合同档案管理办法范文
时间：2023-05-04 13:20:09
导语：如何才能写好一篇合同档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
随着交通公路工程建设的发展，相应的合同管理工作也犹为重要。近两年，我局对此也非常重视，特制定了《交通重点工程合同管理办法》，以加强合同的管理。但合同档案管理作为合同管理的组成部分，还存在着诸多问题。
（一）合同附件的流失
业务部门没有把合同档案工作纳入部门职责范围内，导致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方运输合同的后续管理因为没有责任到人而出现断签或漏签，因而合同在实际履行过程中因为没有制度的约束而重复付款，造成了不必要的经济损失。
（二）合同原始资料不全
在日常活动中形成的大量合同附件档案均分散保存，散失情况比较多。主要表现在，业务部门合同档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致了合同档案信息的部分流失。
（三）管理比较混乱。虽然建立了相关的合同管理制度，但只着重于合同的签署过程中的管理，而疏忽了对合同档案的管理，也没有建立合同档案的借阅制度。
（四）管理人员职责不明确。今年我们共整理出各类工程合同资料780份，其合同资料的年度跨越之大令人瞠目，最早的签属日期为1988年，显而易见，资料管理员把自已只看作了一个大仓库，合同来一份接一份，而并没有把它们分门别类进行妥善管理，就一个年度产生了多少份合同，管理人员也说不清楚。
二、解决交通工程合同档案管理存在问题的具体办法
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高合同的科学化、高效化，确保施工工程和基他项目的资料齐全、完善、正确，我们的具体做法是建立健全合同档案管理制度。根据《交通重点工程合同管理办法》，结合交通工程实际情况和工程合同档案的管理现状，今年年初，我局特制定并印发了《合同管理补充规定》，建立了一套合同管理体系。整个合同管理的系统结构和流转程度一目了然，所涉及到的对象、职能科室、参与人员环环相扣，职责明确。
（一）合同管理科室及人员
合同管理科室：项目牵头科室、工程科、监察室、法规科、安全科、财审科、办公室、局综合档案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由办公室扎口管理，监察室参与所有合同的全过程。
合同管理小组：党组副书记、纪检组长、总工、项目分管领导、项目牵头科室负责人、工程科长、监察室主任、法规科长、工程安全管理人员、财审科长。总工总负责，并负责正式合同签订工作。
（二）合同流转职责
1、“工程谈判”由党组副书记牵头，纪检组长、总工、项目分管领导配合，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。
2、“工程意向协议”由党组副书记牵头，项目分管领导、牵头科室人参与。
3、“申请立项”由总工牵头，项目牵头科室人员办理手续，办公定规定起草申请文稿。
4、“工程招标”由纪检组长牵头，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。
5、“起草合同草案”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。
6、“合同草案征求对方意见”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。
7、合同草案开始流转后，分别由项目牵头科室负责人、项目分管领导、工程科科长、工程安全管理人员、法规科科长、财审科科长、监察室主任、纪检组长、总工、局主要审阅、签署意见。要写明“同意”或“不同意”。若不同意，要写明理由；若修改的，写修改条款和内容，并签上审阅人姓名、审阅日期。
8、审阅人的“不同意”或修改意见，由项目牵头科室人员汇总后再从流转程序第一道，即“项目牵头科室负责人’开始流转。
9、如果合同草案流转过程中意见不统一，由总工牵头，流转环节各审阅人参与，集中商定。
10、”签订正式合同“由总工负责、办公室配合。合同正式签订时，要向对方讲清合同草案是否修改、修改了哪些内容。若合同双方意见不一致，由总工召集相关人员共同阅览室。
11、正式合同一式8份，由办公室负责分别送达合同对方4份，工程科、财审科各1份，局综合档案室2份。工程科、财审科、资料档案要妥善保管好正式合同。同时综合档案室要及时分类、归档。
12、合同草案流转程序中，流转到哪一个环节，该环节审阅人原则上立即审阅批示，特殊情况不超过一个工作日。
13、办公室指定专人对合同草案和正式合同进行传递、收缴、登记。登记的内容为流转到审阅人时的时间、审阅时间，同时审阅人要在登记薄上签字。
14、项目牵头科室指定专人负责合同草案的起草、修改意见汇总工作。
15、监察室要全程监督合同的管理，特别对合同草案流转过程进行经常性的监督检查，确保合同高质量、快速度签订完成。
（四）合同管理失职处理
涉及合同管理的所有科室和人员，要按《交通重点工程合同管理办法》和补充规定，认真做好相关工作。如因工作不负责任、粗心大意而造成合同错误、合同缺失、合同延误，将按照责任追究制度进行责任追究。
（五）合同档案的整理
局综合档案室做为合同资料流转的最后一道环节，如何把它们及时整理、分类、归档好，也是一项艰巨的任务。具体做法是：
1、工程合同档案的分类。根据工程合同档案的特点，结合工程项目性质进行分类，具体分为：勘察设计合同、技术合同、重点工程道路、桥梁施工合同、道路养护改善合同、农路农桥施工合同、监理合同、绿化合同、拆迁合同、土地租用合同、土方合同合同、交通标志标线合同、路灯合同、供货合同、招标合同等。
2、工程合同档案的编号。以时间结合项目名称进行排序编号。
3、工程合同档案的存放。根据合同档案的分类编号，分别把它们装盒，专柜存放，以确保合同档案的安全。
篇2
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料,随着经济结构的变化,农村土地流转现象越来越多,城乡建设频繁征占用农户承包地,农户土地承包状况时常发生变动,这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要,一方面关系到切实维护农民的正当权益,另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻,事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示,由于种种原因,当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化,保护措施疲软,诸如:有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档,可能导致信息遗失;还有工作人员变动时对档案资料交接不到位,也容易造成信息遗漏和档案损失;再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐,不符合《档案法》的规定,更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖,甚至带来实际的消极影响,给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性,在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式,加强责任意识和忧患防范意识,以期确保档案的完整与安全,为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识,提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制,要注意宣传法制知识。首先,要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训,加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识,促进各单位依法开展档案工作。其次,要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核,考核合格后领取《法制培训合格证》,然后才能参加档案管理工作,这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容,在综合培训中加强法律知识的培训,以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任,严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任,明确管理权限和责任是规范管理的基础,只有这样才能落实依法归档,才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如,签订五年或五年以上土地流转合同的,必须一式五份,县、乡、村、当事人各存一份,还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外,土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管,不得遗失。
一般来说,目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存;土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料,由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座,责任由归,防止管理上越俎代庖造成混乱,杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量,规范收集整理
传统的档案大多是手写体,其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中,土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效,要求数据准确、字迹工整、图谱易读,落款、日期及公章签字等清晰明确,具有可标识性和合法性;纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写,纸张及装订要严格按照档案保护的要求,不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度,责任到人,及时将合同信息及相关材料进行收集整理,完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询,合同整理归档后,应编制目录以备查询。
4.注意安全保管,完善信息管理
篇3
一、今年以来的主要工作
（一）加强学习宣传，提高合同管理人员的整体素质
为适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质，更好地为企业生产经营服务，一月份以来，我厂组织合同管理人员全面、系统地学习了《***矿业集团有限责任公司合同管理办法》、《***矿业集团有限责任公司合同管理实施细则》和《***矿业集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》及相关法律法规，强化合同管理人员职业素质教育和职业道德教育，严格规范合同审查工作人员行为，明确合同审查工作程序，依法履行合同审查工作职责，提升了合同管理战线的整体素质，为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基础。
（二）细化合同管理，保证了成本效益年活动的全面、深入开展
按照《***矿业集团有限责任公司合同管理办法》、《***矿业集团有限责任公司合同管理实施细则》和《***矿业集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》的要求，积极协助合同签订单位依法签订合同，参加重大合同的起草与签订，严格审查合同，1-10月份以来，共签订三类自购合同共计14份，其中：由供应科签订的自购材料合同8份，总标的额86199元；由机电科签订的自购配件合同5份，总标的额24789元；自购机电设备合同1份，总标的额56248元，所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理，各类合同签订时均经局、厂联审，程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，依法检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题和纠纷，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为，并依法监督合同承办人员的工作职责履行情况，依法执行合同审查制度，有效地保证了企业成本效益的全面、深入开展，切实维护了企业的合法权益。
总的来看，今年我厂合同管理工作以依法治厂为方针，基本达到了集团公司法律事务处的要求。但客观地讲，也存在一些问题。一是合同管理人员的素质和工作水平相对来说还有待提高。二是组织机构还有待完善。三是合同管理还需进一步细化。这些问题需要在来年的工作中加以解决。
二、二00六年的工作设想
（一）加强学习，全面提高合同管理人员的素质
按照集团公司法律事务处的会议精神和工作部署的要求，原创：进一步加强和改进学习。重点学习“三个代表”重要思想和合同管理办法、实施细则与相应的法律法规，提高合同管理人员的政治素养和业务素质，强化合同管理人员的职业道德教育和遵纪守法意识，最大限度地保护企业利益不受损失，维护企业改革发展稳定的大局。
（二）完善组织机构，依法履行职责
完善我厂合同管理二级负责制，明确合同审查员和合同承办人员的工作职责，对其职责范围内工作定期检查，发现不符合法律行政法规规定的合同行为，及时制止，并严厉追究其承办人员责任。对造成企业经济损失的违法合同，实行责任追究制度，对涉案人员移交司法机关进行法律制裁，督促合同管理人员依法履行职责。
篇4
1做好黄河防洪工程建设项目档案管理的重要意义
黄河防洪工程在前期、施工、竣工验收等各建设阶段形成的具有保存价值的文字、图标、声像等不同形式的历史记录，构成了工程档案，是治黄档案管理的重要内容。每项防洪工程档案，不仅在静态上反映该项工程面貌，而且从动态上反映着工程的变化与发展，始终同它反映的工程对象的实际面貌保持一致，历史地、客观地反映和记录了工程建设的全过程。防洪工程档案管理作为黄河水利工程建设管理的重要组成部分，具有其它管理不可替代的作用，发挥着技术、经济和社会效益。黄河防洪工程具有项目多、投资大，且建设时间跨度长、资金来源多、参见单位多、工程类型多等特点．防洪工程档案不仅在建设过程的日常管理和工程质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收工作中具有重要作用，而且也是落实工程质量终身责任制以及对已交付使用工程的管理、维护、签订的记录凭证。借助工程建设档案，能够更好地了解和认识过去，把握和服务现在。预见和指导未来。因此，各级工程建管单位在注重工程实体建设的同时，都高度重视工程建设档案管理工作。
2当前黄河舫洪工程建设项目档案管理的现状
2．1黄河防洪工程建设项目档案管理的主体发生变化
1998年以后，黄河防洪工程建设管理模式由计划经济下形成的集“修、防、建、管”于一体的“自营式的旧体制转变到以“三项制度”为主体的新的管理体制，使建设项目档案管理的主体由计划经济下单一的黄河部门过渡到“三制”管理下的施工、监理、设计、建设、质量监督等各工程参建单位，黄河防洪工程建设项目档案管理的主体发生了根本性变化。2005年11月1日水利部下发了《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)，2008年9月9日下发了水利工程建设项目档案验收管理办法》水办[20081366号等一系列文件。黄河水利委员会也下发了《黄河河务科技档案分类及归档办法》(黄办档[2oo816-~-)等文件。客观地对工程项目建设中的档案管理，工程项目竣工时的资料归档范围、竣工资料编制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。
2．2确保黄河防洪工程建设项目档案资料的真实性、正确性带来难度
档案资料的真实性是做好工程资料的核心，更是保证黄河防洪工程质量的技术灵魂。黄河防洪工程建设项目档案资料的整理应该实事求是，客观正确，但是，由于施工单位、监理单位的参与，有些工程资料为了“应付上级检查、联查”而脱离实际，导致了档案资料的真实性、正确性降低。工程档案资料必须真实，只有这样才能准确地处理工程建设过程中出现的一些问题，才能保证工程建设的顺利实施，也只有这样，才能正确的指导工程建设后的运行和管理工作，确保工程效益的真正实现。
2．3黄河防洪工程建设项目档案管理存在的问题
(1)合同条款对档案管理的要求不明确
由于合同条款中对工程参建各方的档案管理没有明确规定，造成业主在工程建设过程中对设计、监理、施工单位工程档案的形成和管理缺乏有效的约束，致使设计、监理，施工单位对工程档案管理的重视程度不够。在黄河防洪工程建设项目档案管理实践中我们发现，某些监理、施工企业对工程建设档案的管理不象对工程进度、施工质量的要求那样严格，不注意平时工程资料的收集、整理、归档，到了工程快竣工时，才被迫组织人员进行“突击”，由于不注意平时工程资料的收集、整理，结果一些该归档的原始依据因被忽视而没有归档。这种偏重工程建设施工，忽视工程建设原始档案资料的收集保存，对工程竣工后原始资料的归档造成了不良影响，降低了工程竣工资料的归档质量，给以后工程管理工作带来了一定的困难。
(2)工程建设项目档案移交不够及时
近几年，黄河防洪工程建设战线长、项目多，增加了工程建设过程中档案管理的难度。据滨州河务局统计自2005~2010年防洪工程项目竣工验收的就有25个，从工程参建各方的工程资料整理情况来看，不同程度存在诸多问题，由于施工单位、监理单位工程资料的整理、归档不及时，加之工程建设项目竣工验收滞后等原因，造成施工、监理单位在工程建设过程中形成的工程档案向建设单位移交不及时，工程建设档案资料损坏、丢失等现象时有发生，给工程资料归档保管工作造成了一定的难度。同时建设单位接受工程建设档案后也存在分类归档保管不及时，没有将应由上级档案管理部门和工程管理单位归档保管的工程档案及时进行移交，在一定程度上降低了工程档案的服务效能。
(3)施工企业档案管理人员配备不足，部分人员水平较低
像堤防帮宽、机淤固堤、堤防道路等一些黄河防洪工程建设中的大型施工项目，跨年度施工，施工工期长，其建设过程中形成的档案资料项目繁多，收集和管理难度较大。因此，其工程建设档案的管理应配备具有一定实际工作经验和技术水平的专职档案人员。但在工程建设由计划经济向市场经济过渡中，由于档案管理体制、管理制度不规范、不健全等原因，造成实际工作中的监理、施工企业对工程资料的收集、整理、归档缺乏足够的重视，忽视了工程建设过程中对档案资料管理人员的要求，使部分工程建设项目的档案管理人员技术水平较低，配置不足，甚至没有专职人员，结果使工程建设过程中形成的档案资料质量较差，给工程竣工后档案资料整理归档及利用造成了极大困难。
3强化黄河防洪工程建设档案管理的措旌
3．1加大宣传力度，提高对工程档案管理工作重要性的认识
工程资料档案是工程建设的重要组成部分，建设单位要加大对工程档案管理工作的宣传，提高参建各单位对其重要性的认识，使之严格按照国家和黄河档案管理部门对工程资料归档管理的规定，采取行之有效的管理措施，及时收集整理工程建设项目各个环节的文件资料，确保工程资料系统、全面、完整、真实可信。并在工程竣工后，及时整理、立卷、移交档案管理部门。
3．2加强领导．增强全员档案意识
工程建设项目档案涉及工程的各个方面遍布工程设计、管理、施工、监理等各部门，工程档案整理是一项贯穿整个项目的系统工程。所以需要领导高度重视，要增强全体参建人员的档案意识。要积极对档案管理人员进行宣传和培训，提高档案管理人员的业务能力和责任感。使全体人员从项目开始，就做到统筹规划。要有专门的人员负责各部门之间的协调，保证档案资料的完整、齐备和及时归档。
3．3建立符合黄河防洪工程建设实际的档案管理制度
目前黄河防洪工程建设项目的管理运行完全按照合同进行，合同中关于工程资料的收集、整理及工程竣工资料的归档，移交的条款从根本上制约着建设项目档案的管理，在工程建设档案管理中能制约监理、施工企业的行为的只有国家颁布的档案法和工程合同。因此，从档案法、合同法等法制的角度去研究、探索黄河招标投标工程建设中的档案管理办法，将工程档案的归档范围、归档程序、归档措施、工程竣工档案的整理、移交作为工程条款写进招标文件，在工程合同中明确业主和施工企业在工程档案管理方面的责任和义务，建立起符合黄河防洪工程建设实际的档案管理制度，弥补目前档案管理的缺陷，提高工程竣工档案归档质量，这是当前黄河防洪工程建设的客观需要。
3．4加强工程建设过程中对档案管理工作的检查、指导
针对目前黄河防洪工程建设中归档管理水平不高的现状，建设单位加强对档案管理工作的检查、指导非常必要。通过建设单位有目的的检查、指导，可以引起监理、施工企业对档案管理工作的重视，及时发现档案管理工作的薄弱环节，予以加强和纠正，预防档案管理不规范等行为的发生。同时建设单位可以将工程资料的归档范围、立卷原则、文件材料的排列顺序、案卷标题的编写、装订要求对施工企业提出要求和指导，使他们知道在工程建设中应形成和收集那些资料，有哪些具体要求，并依据工程档案管理的需要选配和明确工程档案管理的专(兼)职人员，至始至终做到定人、定岗、定责到位。
3．5把好工程档案的初步验收关
由工程部门会同档案管理部门对监理、施工企业初立卷的竣工档案进行检查验收，检查工程档案有无缺、漏项，是否齐全完整，签署手续是否完备，把好技术审核关，保证竣工档案形成的真实性、可靠性、准确性，为工程的竣工验收做好准备。
篇5
1、根据公司新的体制设置及人员定编，抽调部分优秀管理人员及生产骨干到工业园工作，使技改项目投运后，能够正常的安全经济运行。
2、根据公司各部门、单位人员岗位定编、缺编情况，随时作好调配工作。及时、准确下达人事调令和人事指令，力争使人力资源达到最佳合理配置。
二、劳动合同管理做好劳动合同的签订、解除及劳动合同档案管理等工作。本年度重点做好2007年6月30日194人劳动合同到期员工的续订工作。针对本次续签工作，在今年劳动合同管理工作的基础上，需进一步运作新的管理办法，对生产工人及其他工作人员拟采用中期（2年）、短期（1年）合同，对部分人员采取不再续签合同的管理办法。
三、人事考核评价为进一步加强对员工在一定时期内工作能力等方面的评价，正确把握每位员工的工作状况，建立公司正常、合理的人事考核评价制度，从而为员工的奖惩、晋升、调整等提供客观依据。根据公司目前生产经营状况，制定人事评价制度，进行人事考核评价。对不合格人员实行在岗试用、待岗培训或转岗，以保证员工队伍的高效率、高素质。
四、奖惩管理结合公司实际，对在生产、科研、劳动、经营管理等方面，成绩突出、贡献较大的，分别给予奖励。对有违反劳动纪律，经常迟到、早退，旷工；完不成生产任务或工作任务的；不服从工作分配和调动、指挥，或者无理取闹，聚众闹事，打架斗殴影响生产秩序、工作秩序和社会秩序等情况的员工，分别给予行政处分或经济处罚。
五、人才储备工作根据公司现状，结合先进企业的管理经验，参加全国性或区域性的大型人才交流洽谈会，直接引进高层次、高学历人才获得技术过硬、品德优秀的人才队伍。拟在2007年招聘应届大学本科生10名左右，专业主要有：热能与动力专业5-7人，电气专业2-3人，化学专业2-3人。
六、员工职称评定、职业资格证年审工作：随着对人才资源的进一步重视，职称评定等项工作已得到社会的普遍承认与重视。
1、做好2011年度公司员工申报职称工作的办理，重点做好申报初级及中级职称人员的手续办理。
2、做好公司员工职业资格证书的年审与办理工作。按照劳动部门要求，做好职业资格证书年审工作，同时根据实际适时做好职业资格证的申报及办理。
七、其他人事管理工作：
1、做好员工季度劳保及劳动用品发放及管理工作，及时做好员工劳保用品的补充及相关制度修订工作。
篇6
一、我国社保档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
二、社保档案管理的创新举措
（一）尽快将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）施行社保档案分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）建立全国统一管理下分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
篇7
【论文关键词】社会保险；档案；创新
随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
一、社会保险档案管理现状分析
（一）社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。
（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
三、社会保险档案管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、it基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）在全国统一管理下设分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
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近年来建设项目档案工作的基本情况
建设项目档案工作受到各级领导和各行各业的高度重视。各省、自治区、直辖市和有关中央主管部门普遍将建设项目档案工作列入档案事业发展规划，进行统筹谋划，加强宏观管理，开展监督指导。许多地方和部门以及建设单位，将建设项目档案工作，作为工程建设的重要内容，纳入项目建设“四制”、纳入项目建设管理计划和工作程序、纳入工程领导和岗位责任制，同时配置相应的管理资源，保证了档案工作的顺利开展，建设项目档案工作逐步走上良性发展的轨道。
依法管理建设项目档案工作得到进一步强化。国家档案局每年转发国家发改委的全国重点建设项目名单，提出加强项目档案工作的要求，同时加强登记管理，逐年对全国重点建设项目档案登记情况进行通报。北京、福建等地将建设项目档案工作的管理体制、管理原则以及档案行政管理部门、项目主管部门等有关方面在项目档案登记、监督指导、验收、移交方面的职责和要求写入地方法规；水利部、中国电信集团公司等中央主管部门，制定了本系统的建设项目档案管理办法；上海、浙江等地重点建设项目档案验收列入省政府批准的行政许可事项；天津、新疆等地，中国航空工业第一、第二集团公司等系统专门制发了建设项目档案验收办法；各级档案行政管理部门都将建设项目档案工作纳入了执法检查，河北、江苏等省人大常委会会同档案行政管理部门开展了建设项目档案工作的专项执法检查和执法调研。
对建设项目档案工作的监督指导不断加强。档案部门与有关主管部门联合携手，沟通协调，密切配合，共同推动建设项目档案工作开展。福建、广东等地档案局与投资主管部门及专业主管部门联合召开建设项目档案工作的专题会议，对建设项目档案工作进行统筹规划，全面安排。河北、辽宁等地档案行政管理部门与投资主管部门联合印发文件，交通部、中国航天科技集团公司等中央主管部门对建设项目档案工作提出明确要求，档案部门采取有效措施加强监督指导，项目档案登记工作广泛开展，使档案行政管理部门及时有效地掌握信息。档案部门克服人手少的困难，深入项目现场进行指导，针对不同对象，广泛开展形式多样、内容丰富的业务培训，有的还通过档案网站进行建设项目档案管理的问题解答和咨询。
建设单位档案管理水平明显提高 。广大建设单位和参建单位，将档案工作纳入项目建设计划，建立档案工作领导责任制和岗位责任制，明确工作职责，制定规章制度和业务规范，建立项目档案工作网络体系，强化业务基础建设，将档案工作贯穿于项目建设的全过程，形成了以项目建设单位为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、项目主管部门及项目参建单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的管理模式。
建设项目档案工作发挥作用成效显著。近年来，一大批精品工程的建设，印证了档案不仅是项目建设管理的重要基础和依据，是项目建设管理的组成部分和必不可少的环节，项目档案质量更是工程质量的重要组成部分。加强项目档案管理促进了项目各项管理的规范化，提高了项目管理的水平。
卓有成效的档案工作为项目建设管理、科学决策、投产运行、审计稽查、竣工验收、抢险维修、改建扩建、追究责任、维护权益提供了全面可靠的信息和凭证，产生了显著的经济效益和社会效益。
今后一个时期建设项目档案工作的主要思路和努力方向
1、理顺关系，履行职责，全面加强建设项目档案工作
履行职责，加强宏观管理。各级档案行政管理部门要坚持依法行政，对建设项目档案工作实施监督指导的执法主体地位不能动摇，执法主体的权威性不能削弱。开展项目档案登记、进行检查指导、组织或参与项目档案验收是各级档案行政管理部门履行政府监管职责的重要内容，要按照有关规定，认真组织实施，切实抓好落实。建设项目档案是国家档案资源的重要组成部分，各级档案部门要按照国家档案归属流向的整体规划和有关要求，从有利于维护建设单位合法权益和有利于档案资源的社会利用出发，合理确定项目档案的归属与流向。
条块结合，分工协作。实践证明，各级项目主管部门与地方档案行政管理部门之间的互相支持、互相配合是做好各行各业档案工作的成熟经验。各部门、各系统的建设项目分布在各地，地方档案行政管理部门，要在宣传指导和检查验收上给予大力支持和配合；项目的主管部门应发挥在条块结合中的主导作用，积极主动地与地方沟通，将项目信息告知地方档案行政管理部门。除国防科技工业项目外，地方档案行政管理部门应参与各部门、各系统项目档案工作的业务指导和档案验收。
2、强化监管和指导，为项目建设提供优质服务
国家档案局要进一步加强协调和检查指导工作。要加强与中央主管部门的沟通和协调，在政策上和业务标准规范上，为全国建设项目档案工作创造良好环境。今后一个时期，国家档案局将与有关主管部门共同制定《建设项目档案管理办法》、《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》，制定行业标准《建设项目档案工作指南》。研究大型信息化建设项目档案管理的有关问题，制定符合信息化项目特点的归档范围，与国家发改委联合出台国家电子政务建设项目档案管理的有关规定。开展白图归档问题的研究，为信息化环境下工程图纸的归档问题提供科学依据。指导中央主管部门遵循国家档案工作的法律法规，加强建设项目档案工作业务规范建设，进一步制定和修改有关办法和标准。
分级管理，深化服务。建设项目点多量大，进一步加强监督指导力度，要进行任务分解，实施分级管理，明确职责，将工作任务和要求列入年度目标管理考核。对项目档案工作提供服务，实施全程跟踪，要注意抓好以下几个环节：一是全面做好项目档案登记工作，及时掌握项目信息，做好安排部署，尽早介入；二是及时进行现场指导，做好宣传推动工作，指导建设单位制定档案管理的制度和标准；三是开展业务培训，帮助项目一线的专兼职档案人员深入学习和理解有关标准规范，掌握业务技能。
改进方式，提高效能。档案行政管理部门和项目主管部门，应实现从重点指导到全面监管，从注重验收到全程跟踪，从被动应对到主动上门的工作方式的转变。在人手少、任务重的情况下，要将点对点的具体指导与制定完善标准规范、组织巡回检查、开展专题调研、研究解决共性问题、进行业务培训交流等相结合，通过法规引路、分类指导、典型示范等多种方式提高监督指导效能。
借助力量，提供支撑。鉴于目前情况，可以整合各地区、各系统的项目档案管理专家资源，在开展检查、指导、咨询、验收工作，以及开展调研和制定业务规范方面，充分发挥现有人才的作用。要大力培育和扶植提供档案管理服务的社会中介机构，合理利用社会中介力量提供的专业化服务，加强对中介机构的规范和管理，使中介机构在咨询、整理、寄存 、信息化建设等方面为建设项目提供规范、优质的服务，提高项目档案管理效率和水平。
抓住关键，克难奋进。投资主体多元化增加了监管难度，一般情况下非政府投资项目的主管单位不明确，档案行政管理部门很难像过去那样，通过主管部门的管理渠道进行监督指导，特别是一些档案意识和工作基础相对薄弱的建设单位，在没有主管部门的约束下，甚至到项目竣工验收时，尚未建立规范的档案工作。这就要求各级档案行政管理部门，加强与政府投资主管部门沟通，主动上门服务，及时发现和纠正出现的问题，采取有效措施加强监督指导，攻克监管难点避免工作缺位。
3、积极探索，勇于创新，推动项目档案工作深入发展
在研究和探索服务社会主义新农村建设；研究移民档案管理问题；研究和加强境外建设项目的档案工作的同时，还要做好以下两方面工作：
一是研究探索不同管理模式下的项目档案管理。在项目建设管理中，其管理模式逐渐多样化，比如总承包制、代建制、“小业主大监理”等等，同时，外方承包、外商投资的建设项目越来越多，带来了许多不同于国内的管理理念和方法，一些涉外项目中的文件档案管理方式方法与国内有较大的差异。不论是宏观管理还是微观管理模式的多样性对档案管理的影响及对策，都要加强调查研究，根据我国的法律法规，深入探索适应各种管理模式，符合项目实际的档案管理思路、方法和手段以满足项目档案工作的需要。
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我国在海外开展工程承包业务的主体大多为国内企业，但在这一前提下又包含着多种业务开展方式。主要有：以国内企业为主体、在国外成立分支公司并申请当地企业资质开展业务（这也是目前最主要的一种方式），以技术合作形式开展业务、以项目组为主体单独开展业务、与当地企业或者外企合作开展业务、以劳务公司国际劳务大分包的形式以及与国内在海外开展其他国际业务的公司合作等。
二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战
在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽相同，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所未有的新情况、新问题。
1．多元化特点要求对原有档案管理方法必须进行相应调整
多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不相同。比如经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种类和标准也不一样。比如，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外项目和使领馆项目则以国内工程承包合同为基础依据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进行相应调整的迫切需求。
2．多元化特点要求对原有档案管理制度必须进行改革完善
各公司档案管理制度是档案管理的基本依据，但从我们所接触和了解的情况看，大多施工企业虽制定了比较健全的档案管理制度，但以国内工程为背景出台的管理制度对于多元背景下海外工程档案的管理有许多不适应的地方。有的公司虽然建立了自己的工程档案管理制度，但其中专门针对海外工程档案管理的条款并不多，并且不能适用多元化的要求。因此，海外施工企业调整现有档案管理制度就显得尤为迫切
3．多元化特点要求必须加强海外工程档案管理队伍建设
海外工程档案管理存在的另一个突出问题是档案管理人员的数量需求和专业素质难以适应档案工作需要。境外项目大多实行岗位轮换制度，从而导致档案管理人员的不稳定，同时还普遍存在档案管理人员配备明显不足、专业水平低下的情况。以中国甘肃国际经济技术合作总公司为例，目前在海外16个国家有各种大小在建项目70多个。据统计，在这70多个项目中配有专兼职档案管理员的只有11个，包括中国驻印度和埃塞俄比亚使领馆项目，中国政府援建加纳职校项目以及华陇公司承建的加纳高等法院和国会大厦项目，安哥拉公司承建的TPA一期项目和国家培训学院项目等。而其余项目的档案管理人员要么职责不清晰、要么没有配备专兼职档案管理人员，这种现状势必严重影响档案管理工作的开展。配有专兼职档案管理人员的项目，其共同特点是重大项目，并且承接项目的公司实力强，人员充足、管理规范。
4．多元化特点要求海外工程档案管理人员必须提高外语水平
在多元化背景下，海外工程档案管理工作还受到语言问题的明显影响。一般而言，作为工程企业，有限的翻译人员多被安排在经营岗位，主要参与投标资料翻译以及谈判等工作。档案管理人员一般由其他业务人员兼任，而这些业务人员的外语水平相对较低。档案管理人员的语言障碍也会对档案的分类、整理、归档等造成明显影响。如在非洲开展业务，会涉及英语、法语、葡语、西班牙语等多种语言，而甘肃建投国外公司目前葡语专业人员仅有1名。复杂的语言情况和中方人员不相称的外语水平，也明显制约着档案管理工作的顺利开展和档案管理水平的提高。
5．多元化特点要求必须处理好纸质档案的收集归档与归国保管问题
多元化背景下，各公司在海外开展业务的点多面广，在海外设立的分支机构种类多样，机构的性质、规模不同，其档案管理水平也参差不齐。有的境外机构管理水平低，存在档案收集范围不清晰、收集流程不明确等问题，由此导致档案管理分散和部分档案流失等严重问题。在甘肃建投目前档案室保管的资料当中，只有部分较为重要的技术资料，而涉及工程项目的规划许可证、施工许可证、本工程测量成果表以及施工现场形成的机械安全备案表、材料设备出厂质量合格证书、施工日志等资料，均不齐全或者纯粹没有。另外，由于路途遥远，许多重要的纸质档案资料归国保管也存在种种困难。
三、多元化经营条件下加强海外工程档案管理的对策
1．充分认识海外工程档案管理工作的重要性
海外工程档案真实记录了企业海外经营、生产、管理活动的全过程，对企业当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，也是企业规避风险的重要依据。海外工程管理关乎国家形象和企业利益，从施工企业领导层面到一线员工，都要充分认识档案的重要性。海外工程档案管理工作应贯穿于项目的投标、报价到竣工验收的全过程。因此，在各项技术业务开展的同时，应及时完成档案资料的收集归档工作。
2．重视海外工程档案管理人员配备和责任落实
海外施工企业应根据海外施工队伍的实力，配备专（兼）职档案管理人员并保持相对稳定，在国外成立公司或者人员相对充足的施工单位更应如此。对于技术组或者项目组等人员较少的施工机构，则应酌情配备兼职档案管理人员，将档案管理列入相关人员的职责范围，并积极开展档案管理人员尤其是兼职档案管理人员的培训。同时，各海外工程机构要严格落实档案管理责任制，健全和完善相应的考核机制，重点项目可考虑与项目经理签订档案管理目标责任书。另外，对于档案管理工作中的失职渎职行为，要实行严格的责任追究制度。
3．根据多元化业务特点对海外工程档案进行科学分类
多元化背景下的海外工程档案管理必须有所侧重，要根据多元化的业务特点科学合理地区分核心档案与一般档案，并根据不同业主的要求、工程来源和种类等特点区分档案资料的重要程度，针对不同情况采取不同的档案收集归档和保管措施，制定明确、简便、实用的文件材料分类制度。同时，要建立健全规范但不失灵活的档案管理制度，即在坚持档案管理基本原则和基本要求的前提下，根据多元化业务特点制定不同的管理办法，建立科学适用的档案管理制度，提高档案管理制度的针对性和可操作性。
4．充分借助现代信息技术做好海外工程档案工作
计算机网络和电子技术的发展，给档案管理带来革命性变化。多元业务背景下海外工程档案管理面临的实际问题，要求我们重视计算机网络及电子技术在档案管理中的应用。首先，要借助计算机做好电子版海外工程档案的保管工作，以提高档案管理和利用的效率。其次，要借助网络传输，将档案的电子版或扫描件通过网络传回总部，避免纸质档案运输的困难。最后，要建立各公司和各项目的电子档案数据库，提高海外工程档案的现代化管理水平。
四、小结
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重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一，于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统。系统建设运行以来，突破了诸多对传统档案管理的探索和研究，实现了档案资源的整体规划和统一管理。
档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。
一、重庆市电力工程档案管理的探索
结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：
1 项目招投标的档案管理
传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：
涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；
招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；
工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。
因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。
2 跨全宗移交和接收的档案管理
建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。
二、电力工程档案管理信息化的实践
针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。
(一)“档案类型关联”的实现细节
针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：
1 建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型
招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。
2 将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系
由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。
3 “档案类型关联”功能的其他应用
上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。
(二)“跨全宗移交”的实现细节
