档案管理基本要求范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基本要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】水文档案；基本工作；管理措施

水文档案是在水文观测活动中产生并归档的原始观测材料。水文档案反映水文气象、陆地水文、海洋水文、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水旱情预报的情况，为水利和其他国民经济建设部门提供基础资料。由于水文档案资料涉及到的领域多，应用水文资料的行业广，做好水文档案管理工作形势比较严峻，随着信息化的高速发展，网络、人为、直接和间接管理都可能会发生工作管理不到位的情况，这给做好水文档案管理工作带来了很大的难处，笔者结合自己所在单位的情况，提出以下做好水文档案工作的措施。

一、实行工作管理责任制

（一）建立法律追究责任制。单位领导干部负责人要担负起本单位档案基本工作管理全面责任制，重视和关心本单位档案管理工作，对那些疏于管理，或在管理工作方面失职，不认真履行管理工作规范的领导干部实行责任追究制。还要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》，视情节轻重，依法追究法律责任。

（二）落实行业内部责任制。在水文部门提供给各行各业的《水资源论证报告》《水文分析计算报告》《工程水文分析报告》中，要利用水文档案基础资料进行数据分析，并把成果编入报告，才能充分说明所分析研究的项目论证报告。在做某个项目报告中可能涉及一部分重要资料，如果这类报告管理工作制度跟不上，报告中部分水文资料可能会造成间接性失误，这就要求我们必须从源头上做好水文档案管理工作，落实行业内部责任制，加强规范化管理。

二、健全档案管理制度。

（一）常规制度。结合本单位水文档案管理的具体情况，制定好本单位的对外服务制度：一是水文档案资料的性质确定、变更和解除制度；二是信息及网络载体管理制度；三是信息系统和信息设备管理制度；四是水文资料信息公开提供审查制度；五是领导干部对档案管理督查、督办制度；六是档案管理人员各方面业务知识教育和管理制度；七是管理工作实行年终责任考核制度等常规性制度。

（二）日常制度。在单位内部做好日常档案管理制度，如水文资料年终整编成果归档制度，历年资料查（借）阅登记制度，档案资料复印、摘抄、录制等日常管理制度。

三、完善档案管理防护措施

（一）防护措施到位。档案管理工作的本质特征决定了工作必须以防范为主，把工作重点放在预防上，做到防范于未然，最大限度地减少档案资料遗失、损坏等事件发生，加强人防、物防、技防相结合的综合防范体系。

（二）技术措施到位。加强对整个水文系统计算机网络信息技术的管理：一是要实行分级保护，信息系统要按照规定的程度不同，采取不同强度的管理措施。二是计算机技术防护，设施、设备要按照国家标准及水文行业信息系统同步规划、同步建设、同步运行。三是要明确在计算机操作规程中禁止事项。四是明确网络运营商、提供仪器设备服务商双方的法律责任，建立规范审查，严防因网络、仪器设备问题损坏档案资料事件发生。

（三）人防措施到位。水文行业内部档案管理工作主观因素取决于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作责任心强，警惕性高的人才能防止水文档案不遗失损坏。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔离，运行设施、设备放置场所要符合水文行业标准，要保证信息的完整、可用、可控性。计算机在购买前必须是未使用过的，没有联接过互联网的，最好是国产的，这样才能做到万无一失。

（五）技防措施到位。单位计算机处理涉及水文档案信息时，设施、设备技术防护没有达到高标准要求，存在的安全隐患和漏洞的要责令停止使用。

四、开展档案管理宣传教育

（一）加大档案管理工作宣传力度。由于水文工作行业的特殊性，水文档案从开始到形成成果，是一个漫长的过程，在收集整编的过程中要经过很多道工序环节，涉及的水文资料及人员很多，扩大了我们工作知悉范围，要抓好水文档案管理工作，只有按照《水文行业技术规范》的相关规定，加大档案管理工作宣传力度，让每一位涉及到水文资料的人从思想上认识到位，这样才会取得实效。

（二）加强档案管理工作教育培训。单位应定期对工作人员特别是领导干部和人员进行新形势下的法律法规、专业技术防范知识等方面的教育培训，以增强档案管理意识和保护技能。对从事档案管理工作人员，要加强对新修订的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》等相关法律法规的培训和学习，或讲解一些实际案例作为教育学习材料，利用集中授课方式、个人自学方式等多种学习方式开展档案管理宣传教育培训。让传统档案管理工作观念向新时期档案管理工作观念转变，进一步提高针对性和实效性，从而做好水文档案管理工作。

五、加强档案管理工作检查

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关键词：农村合作医疗；档案管理

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2012）-12-0012-1

1 新农合现状

档案管理工作是新型农村合作医疗管理的基础工作，工作的好与差直接关系到新型农村合作医疗事业的健康发展。作为新型农村合作医疗档案管理人员如何根据新农合改革发展的新形势和新特点，做好档案管理工作等一系列基础工作是我们的首要任务。

据有关部门统计分，析2011年全国共有2637个县（市、区）开展了新农合工作。其中，东部地区有556个，中部地区有1039个，西部地区有1042个。2004～2011年，全国新农合参合人数由0.80亿人增加到8.32亿人，参合率由75.20%增加到97.48%。2011年，民政部门资助参加新农合的农村医疗救助对象人数4705.66万，占当年农村医疗救助对象总人数的92.05%，比2010年增加了约5个百分点。2011年，全国新农合当年筹资总额已达到2047.57亿元，其中，中央财政补助金额为771.97亿元，地方财政补助金额为955.79亿元，参合农民个人缴费301.62亿元。2011年，参合农民个人缴费中，由民政部门代缴的资金为13.42亿元。

新农合档案，是指各级新农合经办机构和定点医疗单位在开展新农合工作中形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的历史记录。上级要求新农合经办机构和定点医疗单位应将新农合档案工作纳入本单位档案综合管理体系，实行集中统一管理，确保新农合档案的齐全、完整、准确和安全，并积极提供利用，为新农合工作服务。

2 参保档案管理基本要求

（1）参保人员的个人信息，不能仅仅采用姓名作为参合的依据，这样做存在同音错名等各类情况，给部分参合人员就诊和报销带来很大麻烦，需要现在建立电子档案，进一步完善参合人员的信息，做到一人一账，实现了参合对象的参合信息与身份信息的全面对接。

（2）为统筹做好这项工作，身份核对要做到一个不漏、信息登记要做到一个不错，要采取上门登记、短信登记和个别身份信息调阅等多种形式收集参合人员的基本信息。所有参合对象对自己的门诊报销、住院补偿等信息了如指掌。

3 基金支付档案涉及的内容

（1）定点医疗机构、经办机构必须按照补偿范围、标准进行支付。

（2）经办机构应督促定点医疗机构实行患者就医实名制，患者就医诊疗记录、费用清单医生护士签字确认制。

（3）参合农民补偿信息，必须经过定点医疗机构初审、乡级经办机构首次复核、县级经办机构二次抽样复核三个环节，方可为定点医疗机构进行结算；对在县外就医的参合农民补偿信息，至少应在公示、入户复核后，方可给与补偿。

（4）县级经办机构应每月及时将审核、补偿业务开展情况、支出户基金使用情况报送财政部门。

4 新型农村合作医疗改革的基本要求

卫生部党组书记、国务院医改领导小组副组长张茅说：推进基本药物制度和基层医疗卫生机构综合改革是各地今年必须完成的硬任务。各地要根据地方实际，开展适合本地基层医疗卫生机构实际情况和基本药物实施条件的综合改革工作。他还要求有关地区创新思维，勇于探索适宜的改革路径方法等；采取针对性的策略和措施，加快建立基本药物规范采购机制，切实落实补偿政策，推行人事制度和收入分配制度改革，建立基层医疗卫生机构考核和激励机制，加强基层医疗卫生机构人才培养力度。卫生部、财政部、人力资源和社会保障部要求要根据工作数量、质量和服务对象满意度、居民健康状况改善等指标，对基层医疗卫生机构及医务人员进行综合量化考核，考核结果与基层医疗卫生机构补助和医务人员收入水平挂钩。

5 切实加强管理和督查，促进合作医疗工作规范运行

（1）规范全新型农村合作医疗的管理，管好用好农民的保命钱，建立新型农村合作医疗管理组织，设立办事机构，落实专职管理人员和专项工作经费，并统一规范了合作医疗相关规章制度和各类表格，明确从参保农民医药费票据的收集、登记、审核、测算、审批到补偿各个环节具体工作要求。按照新型合作医疗保险的要求，不断完善各项管理制度，重新修订或补充规定新型农村合作医疗制度实施细则或管理办法，提高合作医疗保险的抗风险能力和管理水平。

（2）加强新型农村合作医疗定点医疗机构档案管理。定点医疗机构评审档案、签订协议等等，对于少数定点服务机构不规范的服务行为，限期整改，整改不达标的取消定点资格的档案都要妥善保管。

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[关键词] 油田勘探开发研究院；档案管理；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 072

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02

0 引 言

档案管理工作是油田勘探开发研究院的重要组成部分，也是油田勘探开发研究院工作的一项重要内容，在油田勘探开发研究工作过程中，具有着不可或缺的作用，油田勘探开发研究院的档案管理，促进了油田勘探开发工作的发展。为了将档案管理在油田勘探开发研究方面起到的作用得到更好的发挥，将油田勘探开发档案的价值得到最大程度的实现，服务于油田勘探开发研究院的各项工作和发展，笔者将之与油田勘探开发研究院的实际工作进行联系，研究档案管理工作的重要性。

1 油田档案管理概述

油田档案主要包含油田开发经营生产中，构成的原始记录、行政文书、人事档案和重要凭证等。油田档案对油田发展方向来说，是一种无形的资产，因为油田档案既将油田开发生产的过程进行记录，又可以将油田在各个时期的发展情况进行纵向对比。因此只有有效管理油田档案，才可以提供油田勘探开发的参考。统计档案、编目档案、开发利用档案、检索档案、保管档案、整理档案和档案价值鉴定等步骤构成了油田档案管理的主要工作内容。

在开发油田档案的过程当中，加工信息和输出信息这两项最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填档案目录和文献进行收集和编制。而输出信息则指的是，油田档案的展示、出版、借出和阅览。

要将油田档案管理效率进行提高，管理过程中就必须要遵守以下三个原则：

第一，使用现在科学技术手段一体化管理油田档案，使得档案利用率得以提高。

第二，管理模式应该根据市场环境变化进行调整。这样，档案管理工作可以更好的服务发展油田的企业。

第三，同时使用分布式管理和集中管理两种模式，在管理过程中要做到细致化，才能使得档案管理工作的规范和高效获得保证。

2 油田勘探开发研究院档案管理工作的重要性

2.1 有利于档案管理工作队伍的加强

随着油田企业生产建O的持续发展，也对油田勘探开发研究院的管理工作提出了更深层次、更高标准的要求。全力实现规范化、标准化和科学化的档案管理工作，有必要将档案管理队伍的综合素质，在油田勘探开发研究院范围内进行提高。所以，档案管理人员要定期的接受油田勘探开发研究院领导的业务培训，档案管理工作要达到精通的程度，打好档案管理工作的基础。与此同时，还要将档案管理工作人员的政治素质和觉悟进行提高，档案人员的保密教育进行加强。这些工作的进行都有利于档案管理工作队伍的加强，档案管理人员的业务素质还可以持续提升。

2.2 有利于档案资料的规范

档案管理水平得到提高的前提和基础条件是公文制作。在档案资料制作的过程中，首先要选择较好的公文用纸，尺寸规格幅度都要遵循统一的规范标准。接下来，要统一排版的形式，合理的引用文字，规范使用字体，字迹一定要清楚。只有这样进行档案管理的工作，才能达到油田勘探开发研究院和国家规定的要求。油田勘探开发研究院积极开展档案管理工作，对于档案资料的规范性有着提高作用。

2.3 有利于档案管理体制改革

统一且集中地将油田各部门、各层次和各单位形成的全部档案进行管理，这是油田勘探开发研究院档案管理工作的基本原则，也是将档案工作做好的重要前提和基础，更是档案相关法律法规对于油田勘探开发研究院档案管理工作的基本要求。所以，开展档案管理工作，有助于目前档案管理模式的改革，统一管理研究院内各门类形成的档案，将职责进行明确，将岗位进行分配，使得管理得到强化，促进了档案管理工作和档案法律法规对油田勘探开发研究院档案管理工作的相关要求达到符合，有利于档案管理体制改革，将档案进行统一管理的工作模式得到实现。

2.4 有利于档案的收集和整理

档案管理人员在档案管理工作中的基本要求是将档案资料整理工作和收集工作做好，档案资料收集的方法和方式，是档案管理人员必须掌握和精通的。全方位的检查和监督形成档案的过程，档案资料要保证从根源上全面准确的收集，档案管理工作只有这样进行，才能够实现比较优秀的档案准确率、完整率和归档率。油田勘探开发研究院档案管理工作的开展，有利于档案的收集和整理，使得档案资料的准确度和完整度都得到了保障。

2.5 有利于提高档案管理工作的重视程度

油田勘探开发研究院工作的基础是档案管理，各级领导和相关工作人员要对档案管理工作给予高度重视和支持，要有为职工负责、为油田行业发展负责和为历史负责的责任感和使命感。对档案管理工作的开展和进行要做到切实的增强，重视和投入档案管理工作，对于档案管理工作中的问题，要及时的进行充分的研究并解决，创造良好的工作环境，使得档案管理工作可以顺利的进行。与此同时，对档案管理工作的资金投入要到位，档案管理工作的相关硬件要及时进行改善，完备齐全的物质条件是档案管理工作进行的重要条件之一。油田勘探开发研究院进行档案管理工作，有利于提高档案管理工作的重视程度。

3 结 语

综上所述，做好油田勘探开发研究院的档案管理工作，有利于档案资料的规范、档案管理工作队伍加强、档案管理体制改革、档案的收集和整理。所以，在日常工作中，对于档案管理工作存在的不足要及时进行注意，采用相应的措施积极的进行改善。除此之外，管理油田档案还要采取多种综合的方法，对当前的档案管理经验和方法进行不断的总结和有效持续的创新，使得油田档案信息的作用得到应有的发挥。

主要参考文献

[1]黄福堂， 陈树跃. 强化科技档案管理 为油田稳产做贡献[J].办公室业务，1997（3）：26-27.

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关键词：企业档案；信息化；管理

一、落实企业档案信息化管理的必要性

（一）档案信息化管理是企业发展的必然需求

科学技术的飞速发展给信息资源网络化带来了新的契机和挑战。信息资源突破了过去传统意义上的数量较少和内容单一的问题，已发展为信息存储量大、内容涵盖面广的基本现状。这样引起更多的企业对于信息资源的依赖性也越来越高，从单纯的查找、存档和备案等，已转化为对信息化资源的全方面的综合需求。要想实现信息资源的时效性和准确性为企业发展服务，势必需要采取信息网络化、资源共享等现代化管理手段。因此，传统的档案管理已根本不能满足于企业发展的需求，档案信息化管理势必成为企业发展的必然需求。

（二）档案信息化管理是企业日常管理模式的重要手段

由于受传统管理模式的限制，档案管理难以突破工作环节以及工作步骤的束缚，使档案管理单纯地停留在以业务活动为主的固化式工作流程，导致企业档案管理的工作水平和工作效率低下。而实现档案信息化管理的深化和创新，以信息化管理系统为依托，加快文档一体化的进程，能极大地提高企业档案管理的工作效率。在档案信息化管理系统中，业务流程是其中不可分割的组成部分，文件是信息化系统运作中重要的信息基础，应将两个流程系统有机地融于一起，也就是在文件信息中将业务信息得以体现，亦或将业务信息直接嵌入文件信息中，最终达到企业档案信息化管理的有效实现。

二、目前企业档案信息化管理的基本问题

（一）传统观念使企业档案信息化管理的开展受到局限

基于传统档案管理观念的束缚，使企业对于档案信息化管理缺乏足够的重视，仍存在一些认识误区，认为可以短期内比较显性地实现预期效益。在过去传统管理观念的指引下，对于企业档案信息化的管理，重产出轻投入，由于对企业档案信息化管理缺乏一定的科学认知，而和现代企业管理理念严重脱离，导致企业档案信息化管理处于岌岌可危的发展境地。

（二）信息化管理软件已不能满足档案信息化管理的要求

企业信息化管理软件仍不能完全满足于各种性质、职能不同的企业档案信息化管理的基本要求，目前还未开发和应用完全适用于各企业发展的文档一体化管理系统软件。在实际的档案信息化管理中，由于各企业独立开发的软件系统具有不规范的数据接口，不能实现共用和互用，使文件和档案管理的信息化资源在不同阶段得不到互换和共享，严重影响了信息资源成果全方位的互通。

（三）基础工作缺乏规范性，制约了档案信息化进程

档案信息化管理涵盖了档案工作的各方面和各环节，其中主要是档案标准的建立和实施，以及业务流程的规范化管理。目前在企业档案信息化管理工作中，仍存在档案标准和规范相对滞后的现象，档案信息化系统严重脱离于网络化建设的形式，使信息化资源达不到层次的统一、规范，导致服务性和共享性较差，尤其是各种类型的档案细则缺乏足够的相容性，严重制约了企业档案信息化进程。

（四）企业档案信息化管理与企业体制改革、创新缺乏协调性

很多企业的档案信息化管理是在传统的管理体制下运作的，由于企业人事管理部门缺乏先进的档案信息化管理观念，尤其是缺乏与企业体制改革、创新协调一致的思想意识，使档案信息化管理不能与体制改革、创新保持同步，严重影响了企业档案信息化管理对于提升企业综合竞争力的基础性作用的发挥。

（五）企业缺乏档案信息化管理的长远规划

企业档案信息化管理的长远规划是企业为实现企业信息化管理的目标而做出的战略性规划方针和政策，由于目前很多企业的信息化规划方案都停留于技术规划的角度，没有与企业核心竞争战略做到切实有效地结合，使企业的档案信息化管理缺乏明确的目标和方向。

三、强化企业档案信息化管理的具体措施

（一）摒弃传统观念，追求档案工作的创新

档案工作的创新就是突破传统观念的束缚，开拓适合时代要求的信息化管理工作的新局面。一般来讲，主要包含理论的创新和实践的创新，以理论创新为指导，加强和实践创新有机的结合，最终促进档案信息化管理工作的顺利开展。实现档案工作的创新，应遵循档案工作发展的客观规律，认真分析档案工作的发展目标和方向，严格遵守国家对于档案工作制定的规程和规范，不能和企业的实际发展情况产生严重的偏离。创新需要企业进行反复的研究和验证，创新成果必须经得起实践的切实检验，确保符合企业自身档案信息化管理的基本要求。

（二）建立和健全档案信息化管理制度

企业档案信息化主要是通过技术、制度和管理等各方面的创新，并建立科学合理的现代化企业管理模式。企业档案管理要充分利用档案信息化的新思路和新模式，采用先进的技术措施和手段，积极实现企业档案信息化制度的管理和创新。建立和健全符合现代化企业发展需要的档案信息化管理制度，确保企业档案工作在竞争激烈的市场环境下得以健康有序的发展。第一，建立企业文件材料管理制度，完善文件的电子化归档方法，使企业在信息化发展过程中形成具有较强保存价值的电子文件信息资料。第二，扩展企业档案信息化管理的收集范围，依据企业发展要求及时调整档案信息的接收范围，尤其要确保对于企业可持续发展具有潜在价值的文件资料的收集工作。第三，建立和健全数字化信息档案管理制度，严格电子档案信息的数据安全和存储安全的相关规定。将企业档案工作和信息化管理进行全方位的衔接，加强对各种类型文件信息资料的有效监控，以确保电子文件和纸质文件的一致性。

（三）建立符合信息化要求的档案管理系统

随着信息化技术的高速发展，目前很多高科技的手段已被广泛应用于企业档案信息化管理中。企业档案信息化管理应迎合时展的需求，在企业档案管理中将现代高科技手段得以科学的应用。第一，计算机系统的应用。充分利用档案管理的硬件和软件系统，比如，档案馆管理系统和小型档案室管理系统等，以确保信息资源整理和归档的实现。第二，缩微技术的应用。通过各种现代化高科技手段，对具有潜在价值的文件档案资料，进行微缩处理和编辑。能有效节约人力和储存空间，且能确保长期保存。第三，光盘存储技术的应用。基于光盘本身存储量大和信息处理便捷的特点，完全适用于档案信息的检、参考和查询等各种综合服务。第四，现代网络、通讯和视听技术的应用。充分利用现代网络化技术，各种通讯技术，广播、电视等视听技术，通过多种渠道将档案信息资源得以，以实现使用者在不同地域达到资源共享的目的。

（四）加强企业档案信息化管理人才队伍的建设

档案管理人员素质的高低直接关系到档案信息化进程的发展。档案管理人员应具备严谨的工作态度、完善的档案管理知识以及先进的管理技术，这是对于档案管理人员的基本要求。定期或不定期地组织学习和技术培训以及企业间进行经验交流等手段，加强业务知识和技术方法的改进，这样才能做好档案信息化管理工作，以避免出现失误而引起档案删除或丢失的现象。应加强理论和实践有机地结合，档案管理人员需要具备丰富的理论知识，还要将理论知识付诸于实践中的得以实施，不断积累综合的实践技能。理论与实践有机结合的培训方式是提高人员素质的一个重要手段。另外，加强信息化管理的培训，并严格档案管理系统的熟练使用，以确保档案信息化管理健康、平稳的运行。

（五）档案信息进行网上开发，并确保档案信息网络的安全防护

配置现代化的各种办公设备，积极开发和应用符合行业性质特征的档案管理软件，并实现档案信息的网络化建设，通过网络实现全方位的信息资源共享。进行档案信息化管理工作，将各种类型文件、档案资料等以文字、数据和图表等载体形式传输入网，并制定访问和检索的权限，以及文件浏览和借阅利用等功能，让各级领导以及广大员工都能通过网络获取参考信息，也能进行各类载体文件的归档，构建信息网络化高速运作系统。另外，企业档案信息化管理网络化系统仅供内部人员被授予权限的情况下使用，建网时应设置安全防护机制，以确保网络的安全稳定。积极建立档案信息网络化的安全管理制度，将档案信息网络设置防火墙，安装防病毒软件等，并对主机采取高科技的防护措施。同时，应实现级别控制，将用户访问权限进行级别确认设置，依据级别的不同规范档案信息查阅的具体规定范围，以防止未授权者的违规违章操作。

四、结语

总而言之，企业档案信息化管理是档案管理工作上的重大突破和技术创新，给档案管理工作带来了新的契机和挑战，并产生了积极深远的影响。作为企业档案管理工作者，应加强思想和行动上有效的配合，积极采取各种先进技术和手段加强企业档案资源信息化管理的改进和创新，不断推进档案信息化管理工作健康、持续发展。随着科技的发展和时代的进步，在实现资源共享的同时，一定要加强信息资源的安全保密性。我们要切实保证理论知识和实践有效地结合，迎合现代化信息化发展的要求，将档案管理工作做的更加完善和具体，以期为企业的健康、高效发展提供快捷的服务。

参考文献：

[1] 刘春波, 孙颖. 省管企业档案管理的问题与对策[J]. 黑龙江档案, 2008,(05).

[2] 李燕芬. 浅析企业档案信息化建设存在问题及对策[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2010,(04).

[3] 李连恒,王旭. 对中小企业信用信息档案化管理的思考[J]. 中国档案, 2011,(08).

[4] 张艳玲. 关于物业供热企业档案信息化管理问题的思考[J]. 黑龙江档案, 2011,(01).

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在信息技术发展的今天，我们只有不断地加强学习，提高自身的职业素质，才能学会用新思想、新观念、新技术正确处理在档案工作过程中出现的新情况、新问题，才能培养现代化的档案管理人才，以适应和实现档案管理的信息化建设。

一、充分认识培养档案人员职业素质的重要意义

随着知识经济的出现，将会给整个人类社会带来深远的影响。与知识信息密切相关的档案工作也在发生着深刻的变化，档案载体变得更加多样化，档案管理手段由传统的手工操作变为现代化管理，信息管理的网络化和信息资源共享已经成为可能。这些变化，不仅给档案工作的发展带来了新的机遇和挑战，同时也给档案人员提出了新的更高的要求。面对新的时代、新的形势，要造就一支适应社会发展要求的高水平的档案人员队伍，就要努力加强档案人员的职业道德，提高档案人员的职业素质，这是档案事业发展的根本保证。因此，档案人员必须尽快提高自身的综合素质以适应时代的发展。

二、充分理解档案人员职业素质所包含内容。

（一）档案人员要具有丰富的知识素质。

档案人员的知识素质是指档案人员从事本职工作应具备的基本知识。这些基本知识包括科学文化基础知识，档案管理专业知识，相关行业专业知识和从事档案工作所必需的辅知识。

1、科学文化基础知识。

只有科学文化基础知识是对档案人员知识素质的最基本要求。档案工作是一项科学的管理工作，所管理的档案资料，内容丰富。而且技术知识含量较高，具备最基本的科学文化基础知识是做好档案工作的前提。特别是现代化的档案管理迫切需要档案业务精，专业理论水平高又掌握一定数字信息化的技术的复合型优秀档案人才。

2、档案管理专业知识。

档案工作是一项专业性很强的工作，它具有自身的一套专门理论原则和技术方法。档案管理人员必须不断地努力学习，熟练掌握档案管理的专业知识和业务知识，并将这些知识运用到实际工作中，真正做到理论与实践相结合，才能具备基本的业务素质，适应档案管理的工作要求。

3、相关行业专业知识。

档案的内容包含专业门类非常广泛和丰富，它涉及文书、科技、会计、特殊载体等内容。因此要想成为一名合格的档案管理人员做好档案管理工作就必须了解和掌握专业知识以外其他相关行业的专业知识。

4、辅知识。

要想做好企业档案管理工作，档案管理人员就要学习外语、法律、科技信息等辅助知识，扩大知识领域，丰富知识内容，具备多元化文化结构。

（二）档案管理人员应具有较强的能力素质。

档案人员的能力素质是档案人员从事本职工作应具备的基本能力，这些基本能力包括语言文字能力，创新能力，信息开发能力和运用现代化科技手段能力等。

1、语言文字能力

档案管理是一种综合性的工作。它要求档案管理人员必须具有一定的语言文字能力。只有具备较强的阅读理解能力和一定的概括表达能力才能做好档案的各项管理工作。

2、创新能力

在新形势下，档案管理人员要及时更新观念，转变工作作风，冲破传统老做法的禁锢和束缚，积极创新，勇于开拓。在工作实践中不断探索新路子，发现新问题，形成新知识，找到新答案不断为档案工作注入新的活力，推进档案事业的创新发展。

3、信息开发能力

档案是一种不可再生的信息资源，它在企业中起着举足轻重的作用档案信息的开发和利用是档案工作的重要组成部分也是档案工作的根本所在。作为档案管理人员在工作和学习中不断培养具备一定的信息开发能力，积极主动地开发、推广、利用档案信息资源，实现信息共享，为企业的各项建设提供服务。

4、运用科技手段的能力

为适应现代化档案管理的发展要求，档案管理人员除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，只有不断更新观念，优化自身知识结构，熟练掌握计算机等现代化设备的基本操作技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发，从而适应和推进档案管理信息化建设。

（三）档案管理人员应具备健康的身体素质和心理素质。

档案人员具备健康的身体素质和心理素质是从事档案管理工作的保证和基础。只有拥有较好的身体素质和心理素质才能有效地干好工作，以适应各种环境和工作任务的变化。

三、提高档案人员职业素质的方法。

（一）加强档案管理人员的业务培训

档案培训是提高档案人员职业素质的重要途径。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案管理人员能够适应现代化档案管理工作的需要，跟上新形势的发展，必须对档案人员加强继续教育，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，更新、拓宽、优化知识结构，掌握现代化管理的基本操作技能。不断提高业务能力水平，以适应和促进现代化档案工作的发展。

（二）建立和完善档案人员竞争机制。

在现代化的人力资源管理中，建立和完善具有生机和活力的档案人才机制是培养高素质档案人才的根本保证。公开、公平、公正的档案人才竞争机制，使人员能上能下、优胜劣汰。这就使档案人员产生一种危机感、紧迫感和压力感，激励档案人员积极自觉地去学习新知识、新技能，不断提高自身的职业素质，以适应社会发展和科技进步给档案工作和档案人员带来的新要求。

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[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好实验室规范。档案管理工作是GLP管理体系中重要的组成部分。通过结合该类机构的档案管理工作，本文介绍了GLP实验室中的电子档案及标本档案管理的方法，以为其他同类实验室提供一些帮助。

[关键词]GLP；档案；标本；电子档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。

1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求

1.1 操作规程

结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。

1.2 档案管理中对人员方面的基本要求

试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。

2 电子档案的管理

2.1 电子数据的来源

在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。

2.2 电子数据的存储介质

电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。

2.3 电子档案的检验与接收

送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。

2.4 电子数据的保管要求

（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。

（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。

（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。

（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。

2.5 有效性保证

（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。

（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。

（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。

2.6 电子档案的使用

电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。

作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。

3 干湿标本的管理

3.1 干湿标本的来源

干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。

3.2 干湿标本的接收

档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。

3.3 干湿标本的储存

储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。

3.4 干湿标本的借阅

干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。

3.5 防虫害管理

档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。

3.6 干湿标本的处理

如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。

4 结 语

档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。

主要参考文献

[1]陈铁春，蔡磊明，等.经济合作与发展组织良好实验室规范准则与管理系列（修订版）[M].北京：化学工业出版社，2008.

篇7

关键词：机场档案管理；重要性；建议

中图分类号：K206 文献标识码： A

引言

档案在人类社会中起着十分重要的作用，为人们提供查阅、参考和凭证等服务，是人们进行进一步活动的事实依据，因此，为了更大的发挥档案的作用，我们应该加强档案的现代化管理进程，而随着人类文化的进步和社会活动的增多，传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求，档案管理的现代化能够帮助人们更加方便快捷的对档案进行查阅，方便档案管理人员对档案的整理和保存，对档案管理有重要意义。

一、机场建设档案管理的重要作用

1、信息技术的应用有利于未来机场档案的管理

现如今，人类社会已经发展成为信息技术的时代，信息技术的应用已发展到我们工作和生活的方方面面，而在机场建设档案管理领域中的应用是一次创新的实践活动，机场档案在诸如通信、导航等方面具有高度保密性，在进行档案资料的整理和管理过程中，如何将现代化的科技手段合理安全的利用到机场建设档案这一特殊档案的管理中逐渐成为档案管理人员一个急需解决的重要课题。2014年7月4日，民航局综合司在广州组织召开“民用机场建设项目档案归档规范”评审会。会议决定适时联合出台《民用机场建设项目档案管理规定》和技术支持文件，推进民用机场建设项目档案工作的制度化、规范化。

随着社会的进一步发展，现代化的信息管理必然会成为机场档案管理工作的主要方式，是社会发展的必要走向。

2、机场档案管理现代化有利于档案资源的存储

自古以来，卷宗都是我国的档案存储的主要方式，由于机场建设档案的特殊性导致资源的繁多，内容的繁杂以及施工时间的跨度大，这就要求档案管理方式系统性强，具有明确的编制体系，编制要求、案卷质量标准、文件结构划分、文件归档范围等规则需要严格符合档案管理法律法规和规范要求。竣工文件编制办法与档案管理实施方案，要为档案管理工作的事先指导、事中控制、事后检查、验收把关等环节提供保障。档案管理要充分考虑机场工程建设的实际，明确档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义。

2011年4月8日专家对《南京实禄口国际机场二期建设工程竣工文件编制办法》及档案管理实施方案进行评审一致认为：档案管理实施方案总体思路准确，建立的组织体系、制度体系、运行体系等三个体系科学、完整，提出的合同约束、培训交流、预立卷、首件制、过程检查与审查、考核奖惩等实施途径和方法，技术路线合理，可操作性强，对促进我国民用航空工程建设档案管理水平的提高具有积极的借鉴作用。

3、机场档案现代化管理有利于维护公司的合法权益

机场建设过程中由于参与单位繁多，各项建设项目的专业要求高，专业难度大，各个环节错综繁琐。对于机场建设工程的质量不容半点纰漏，一旦出现问题后果无法想象。作为工程的查找依据一份齐全完整的机场建设档案，既可以在建设过程中起到监督管理的作用，又可以作为日后意外突发问题的责任依据，既可以作为工程质量安全的基础保障，又为日后的机场扩建改建工程提供了重要的理论依据。

二、机场建设档案基本内容。

我国《民用机场建设项目民航专业工程文件归档要求及档案整理规范》、《民用机场建设项目民航专业工程施工质量技术资料统一用表》充分考虑了民用机场现阶段工程建设的实际，明确了档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义，应该严格执行。根据《中华人民共和国民用航空法》、国务院《建筑工程管理条例》、《民用机场管理条例》等法规，机场建设档案最基础的方面应涵盖：场址论证、初步设计、建设施工、工程验收等。

1.场址论证阶段

场址论证阶段包括机场所在地形、地貌的基本状况，气象条件，参考点地理坐标，跑道方位或主要起将方向。机场导航、供油、供电、供水、供气、通信、道路、排水等设施（系统）的建设条件。城市规划、土地使用、文物保护及环境保护的要求。

2.初步设计阶段

初步设计阶段包括飞行区场道、地基、飞行区排水；航管工程（通信、导航、气象）的组成、主要功能及设施；助航灯光照明设置及供电、飞行区供电及照明；旅客航站楼流程、设计方案、结构、给排水、暖通、防火及消防、弱电等方案及技术要求；站坪和机库的平面、结构和配套设施设计；机场消防救援工程及设施设备配备方案；辅助生产用房的组成、功能 、面积、设施及配套需求；机场给水、供冷、供热、燃气工程；供油工程；场外配套工程；机场总图工程等。

3.建设施工阶段

建设施工阶段包括：施工合同，工程预算，施工定位测量记录、测量复核单及成果图，工程检查验收记录，质量评定，施工材料质量保证文件，施工管理文件，工程竣工文件，监理文件；设备工艺安装文件及声像材料。

4.工程验收阶段

工程验收阶段包括：完成建设工程设计和合同约定的各项内容，完整的技术档案和施工管理资料，工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告并附有《工程竣工项目一览表》，勘察、设计、施工、监理等单位分别签署的质量合格文件。

总之完善的档案资料是机场运行安全和使用的保障，是监督工程质量是否符合国家和行业现行的有关标准及规范的关键。一份健全的机场建设档案资料有效的保证了工程投产使用各项准备工作严格符合有关规定。

三、做好机场建设工程机场档案管理工作的几点建议

1、大力提升机场档案管理意识

要加大宣传力度，让所有参与者都要提升机场档案管理意识，认真做好档案信息收集整理工作。同时要结合机场建设项目档案的特点，有针对性的加强档案业务培训，使机场建设机场档案管理工作贯穿整个建设的始终。施工、设计、管理人员手中有大量的第一手档案资料，他们是档案信息的重要来源，因此要提升所有参与者的机场档案管理意识和业务水平，才能保证信息的真实性、系统性和完整性。

2、确保机场档案管理与工程建设同步

机场建设项目机场档案管理是一项庞大的系统工程，它几乎涉及到机场建设的每一个阶段，每一个工程，每一个专业、每一个单位或部门，要实现档案工作与工程建设同步设计、同步实施、同步验收的三同时目标，才能保证档案资料的真实、准确、完整。建设指挥部必须将工程档案的收集和整理工作与工程节点进度相结合，在机场建设之初，机场档案管理部门就要提前介入，前端控制，及时向参建单位明确档案归档的具体内容和要求，规范机场档案管理行为；在施工中要根据工程进展情况，有针对性的加强业务指导，提高施工资料员的机场档案管理水平；同时根据工程的建设情况及时加强对档案资料的检查与监督，重点抓好各阶段工程验前检查、预验收、竣工验收环节，发现问题及时指出，提出整改意见，督促档案人员提高档案质量。保持工程文件的收集、整理、归档、移交等工作与工程、工程立项准备、建设、竣工验收同步进行。

3、确实做好监督检查管理工作

一方面，档案的产生及管理部门须参照公司档案管理的要求建立自己的一系列制度并遵照执行，每年将档案的内容、种类、数量、流动情况、利用情况、整理方法变化等相关问题报给集团公司档案室；另一方面，集团公司档案室要在年度评估中到业务部门实地进行检查，尤其对日常档案管理进行指导监督，严格按照国家有关规定，以国家相关法律法规为行为基础，组织档案的人员定期学习国家有关法规交流工作经验，使其有能力履行对这些重要档案的管理职能，与公司档案室保持密切联系。

4、实体档案整理及保管工作

公司档案资源的载体有电子形式（如电子文件、电子邮件、短信平台、网络公告、系统数据库等），也有非电子形式的（如纸质文件、各种证明证书、相关单据等），因此在档案实体的保管方面，除了遵照上一条的原则进行相对集中管理即设立分室之外，还需将非电子形式的档案资源通过扫描、拍照等电子化，一方面满足公司监控的需要及档案安全备份的要求，另一方面也为提供档案利用提供了更多便利和可能。根据档案有效期的长短，对档案进行长期可读方面的整理和保护。业务部门对档案的安全直接负责。

结束语

总之，机场建设机场档案管理工作是一项复杂的系统工程，它是否能够顺利完成关系到项目工程建设的质量。只有每一个建设、施工、监理单位提高意识、加强合作，明确机场档案管理原则，采取有效的机场档案管理模式，才能要保证机场建设机场档案管理的专业性和有效性，进一步提升机场建设机场档案管理工作的质量和水平，充分发挥机场建设档案的实际作用。

参考文献

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关键词 互联网 档案管理 人员素质 培养

中图分类号：G637.2 文献标识码：A

1当前中学档案管理人员的素质问题

随着中学档案内容的日益丰富，档案信息载体多样化、档案管理手段的日益先进，无疑对中学档案管理人员的素质、能力要求越来越高，但目前中学档案管理人员的素质与互联网技术带来革命的要求存在着很大的差距，主要体现在以下几个方面：

（1）档案人员专业文化素质与信息化技术要求之间匹配。通过对湖北省境内的一些重点中学的调查情况得知，中学档案管理人员主要是一些未接受正规教育的、半路出家的、文化程度不高的人员，这些档案管理人员基本都是中学毕业，对于档案管理所需要的专业知识严重缺乏。有的档案管理人员虽经过短期培训，但由于文化程度不高，导致培训对这些档案管理人员素质的提升成效不大。

（2）档案管理人员缺乏与信息化技术要求的手段与方式。档案管理是一项长期单调而枯燥的工作，有些档案管理人员在长期的档案管理中形成了路径依赖，导致档案管理的许多工作按部就班，缺乏档案管理的创新意识，随着互联网技术的迅猛发展，互联网的变革对传统的档案管理工作形成了巨大的冲击，导致档案管理越来越需要经历一场新的变革，而这些档案管理人员由于工作方式与手段的落后，难以适应新的技术变革引发的档案管理变革。

2当前中学档案管理人员素质问题的原因分析

（1）中学对档案管理的不重视。造成中学档案管理人员素质不高的原因在于，我国的中学教育还是应试教育，中学的许多工作围绕中考、高考而展开，而对于重要的档案管理工作在中学教育中处于弱势，导致领导对档案管理的工作重视程度不够，从而使档案管理在中学处于边缘化，档案管理工作的边缘化必然导致档案管理人员的素质难以得到提升，并且档案管理人员的培训也是走过场，这样导致了档案管理人员素质的恶性循环。

（2）对档案管理人员的认识不够。档案管理人员需要各种基本的档案管理理论编辑能力等技巧，需要现代化的信息技术，包括微电子技术、光电子技术、通信技术、网络技术、感测技术、控制技术、显示技术等，且档案管理信息数据库需要不断的完善，开拓新的平台，信息化管理不论是从建立数据库的过程，信息采集过程，还是后期维护，都离不开高素质的专业管理人员。

3当前中学档案管理人员素质的培养

（1）领导要高度重视中学档案管理人员的素质。一方面，加强对高层次档案管理专业人才的引进，通过引进高层次的档案管理人员的引进，改变目前中学档案管理人才匮乏的局面；另一方面，加大对中学档案管理人员的培训力度，要求中学档案管理人员每年参加信息化的档案管理知识的培训，通过专业化的档案管理培训，提升档案管理人员的素质。

（2）加大对中学档案管理的软件与硬件投入力度。对中学档案管理的硬件投入主要侧重于信息化改造，通过信息化改造，提升中学档案管理的信息化程度；对中学档案管理的软件投入主要侧重于档案管理的制度建设，逐步建立、健全档案人员考核制度，对档案工作者各方面工作成绩进行综合量化考核。考核不通过者，提出整改。对于自觉参加多种方式学习和提高思想表现好、管理手段先进、成绩突出的档案员进行奖励。

（3）档案管理人员应具备使用现代设备的能力。计算机、网络及现代通信技术在档案领域已广泛应用，要求档案人员不能只凭借原有的知识、经验、资历等传统的管理模式进行管理和工作，只有更新观念，学会新的思维方式，熟练掌握现代科技设备，才能结合专业知识真正提高档案工作的效率和质量。由于办公自动化、无纸化的出现，使人们摆脱了传统的手工管理模式，办公自动化以系统化、信息化，计算机、网络科学为基本应用理论和工具，运用以计算机、网络等现代科技设备，自动处理、储存、管理和传递信息。档案人员应具备驾驭现代设备能力，设备与系统的相互依赖，信息载体的互相转化，文件信息的容易更改，信息多媒体集成性，信息存储的高密度性等等，这都要依赖具有一定操作能力的工作人员，实现档案信息资源的共建、共享，才能使档案管理适应新形势，才能使档案事业的发展具有可持续性。

（4）要有坚实的系统知识。档案记录着人们过去和现在从事各项社会实践活动的真实轨迹与发展过程，档案工作人员在进行收集、整理、鉴定、编研，档案科学研究等工作中，只有熟悉并掌握档案形成过程和档案内容涉及的政治、历史、经济、军事、天文、历法、医药、教育、文艺、哲学、伦理、宗教和民俗等诸多领域的系统知识，才能正确判断档案的参考凭证价值和社会价值。中国人民，档案申遗成功，这充分明了档案工作者所具备坚实系统知识。

（5）档案人员要掌握现代化管理手段。档案工作是一项专业性很强的工作，档案工作信息来源广泛，信息载体多样性、信息使用的现实性与拓展性决定了档案工作的责任重大，科学技术的发展日新月异，创新的科技成果在现代化管理中应用越来越普遍。能熟练运用计算机等现代化的管理手段进行档案管理，已是对档案管理人员的基本要求。这些手段的运用是档案现代化的重要标志之一。现代化的设备的被利用在档案管理中，极大地提高了工作效率，给档案管理工作人员带来了方便快捷。通过网络可以增加档案信息的传递和利用。

参考文献

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【关键词】医院档案；档案现状；档案管理

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）08-0666-02

1医院档案工作的现状与发展

医院的档案管理工作是记录整个医院历史和知识的载体之一，档案内容包括文件所有患者及医院内部科研的资料管理、医院文化建设、医生履历管理、优秀案例及医学教学实践记录、学习和生活管理、人事关系档案管理、工作岗位基本情况及奖惩信息等方面的文字材料、声像、电子资料。医院档案记载与收录了全院医生和患者的大量最原始和可靠的信息。这些信息能够客观真实地反映医院的发展历程，成为医院不容忽视的信息资源，对医院的发展有着举足轻重的作用。另一方面，医院档案中还汇集了医院现有的各种知识成果，是医院建设中最珍贵的财富，有着很高的开发利用价值。对这些资料进行综合分析，能够从全局的角度了解医院工作等多方面的沿革和发展情况，帮助患者对自己的病情有更立体的认识。这能够为医院的进一步建设提供参考和客观依据，促进医院形象的建立以及价值观的引导。

医院档案的内容涉及医院从招聘医生、治疗的患者、到科研教学、日常管理等直接形成的对患者和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，包括了档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。从工作特点的角度来看，档案管理工作和其他文献管理工作一样，包含了信息的录入、储存、处理、输出这样一个完整的信息传输过程，是一种信息控制系统。虽然针对不同的档案类型在管理上有不同的方法，但基本的要求是一致的。如我国医院档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科学性要求；规范性要求；经济性要求；现代化要求。

医院档案管理工作在最初采用的是较传统的人工管理模式。在人工管理模式下，经过长期积累产生的大量的信息与资料，会导致文件的归档和检索都非常的繁琐，当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。因而，文档的更新和维护也存在着许多困难，在很大程度上制约了医院档案管理工作人员的工作效率。同时由于在这一过程中档案会接触到较多的主题，不利于档案保密工作的进行。而随着社会经济和科学技术的飞速发展，医院档案管理工作中开始融入了现代信息及网络技术。运用网络信息技术进行管理的现代化档案管理模式，通过初步的尝试和实践，展现出了传统的人工管理模式无法与之比拟的明显优势，例如检索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、资料储存量大、档案保密性好、寿命长、成本低等，这些特点可以大幅地提升档案管理效率及利用工作的水平，降低人力、物力、财力的消耗，是医院档案管理正规化科学化的重要条件。

2医院档案工作的优化措施

目前，现代档案管理的一个发展方向是档案信息资源的共享，这在档案界已普遍达成共识。要实现档案信息资源的共享，其关键就在于具体的实施问题。医院本身就是一个信息源，而作为这一信息源管理部门的医院档案，应该更具有开放的意识，在建立信息网络化管理结构的同时，档案馆应对搞好档案专题信息数据库的建设给予足够的重视，强化档案的收集、归档等工作，提升档案资料的归档率、完整率、合格率。同时应加强医院的办公自动化，使信息化建设落到实处，从而进一步推动医院数字化档案馆的建设与完善。

2.1管理层加强档案意识

医院的管理层对档案管理工作应有足够的重视，成立以院长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，使工作人员有明确的工作依据，使档案管理工作能够顺利开展。

2.2提高专职管理人员的素质

启用档案专业或受过培训的档案工作人员，除了业务水平，还应重视档案工作人员的政治思想素质和职业道德修养。加强医院档案工作人员自身的业务素质，一方面积极参加医院档案业务培训，学习医院档案专业理论知识；另一方面建立档案工作网络，学习运用现代化管理技术和先进技术设备，提升档案管理水平。

2.3扩大档案管理工作的基层宣传

积极向全体医院职工宣传医院档案管理工作的重要性，通过举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛等措施，来切实提高医院档案工作人员的服务意识，使医院档案管理工作受到各科室人员的重视和支持。医院各科（组、处）室可设兼职档案员，积极参与并配合医院开展档案管理工作，进行档案的收集、整理和归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。

2.4实现现代化的服务和管理

随着现代科学技术的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化的高科技手段提高医院档案管理工作的效率，使档案工作从落后的人工管理模式走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将医院档案管理信息及时提供给医院领导、各教研组和社会有关部门，提供便利的查阅和使用，提高档案资源的使用利用率，使他们切身体验到档案信息的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

3结语

在知识经济当道的时代，医院档案信息管理和利用事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分，在社会和科技的发展进步中将产生不容小觑的重要作用，其地位正在日趋升高。然而目前医院在档案管理和利用中任存在诸多问题，没有得到很好的解决。当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。这就使得医院的档案管理模式和档案管理的工作人员都面临更新更严峻的挑战。因此，医院的管理层和各档案部门应当从加强档案意识，树立新的档案观念入手，以提高档案管理工作人员的素质为根本，实现科学化和现代化的医院档案管理，加大开发档案信息资源的力度，使其能够真正为知识经济而服务，使档案管理工作充分发挥其应有的社会和经济效益。

参看文献

[1] 缪正宇. 浅谈医院档案管理工作[J]. 丽水学院学报. 2012， （06）[2] 卢志兰. 医院档案管理特点、现状、对策[J]. 魅力中国， 2011， （71）[3] 王燕萍. 医院档案的管理和利用[J]. 南昌高专学报. 2013， （01）

篇10

论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。