档案资源管理范文

导语：如何才能写好一篇档案资源管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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企业档案人力资源管理，是指在企业档案工作中建立和实行一整套吸引人才、培养人才的制度，并对其人力资源进行一系列的组织和激励活动，使档案工作和人力资源管理保持最佳组合，实现企业的利益最大化。目前企业档案人力资源管理存在的主要问题是：

1．人力资源开发滞后。人力资源管理与开发是一项投资多、见效慢的行为。我国企业对档案人力资源开发重视不够，高层次人才所占比例太小，具有技术创新能力的人才较少，导致了人力资源开发滞后。而人力资源开发的滞后又影响了企业档案部门工作的开展，这样就形成了恶性循环。

2．缺乏完善的激励机制。我国企业传统上把档案部门定位为后勤服务部门，很少开展绩效评估工作，缺乏完善的激励机制。企业档案管理部门的员工难以得到提升和奖励，难以吸引高素质的档案管理人才。

3．人力资源管理存在严重误区。信息技术和系统导人档案部门的初期，企业普遍缺乏信息技术专业人才。这一阶段处于技术的引进和信息设施的建设时期，信息技术人才扮演着极其重要的角色。这就容易产生一种错觉：档案信息化过程是由信息技术主导的，也是由信息技术专家主导的。但实际上这是错误的。从档案信息化应用需求调研、应用分析到系统选型、实施规划都离不开档案专业人员的工作。只有既熟悉档案管理和业务流程，又熟悉信息技术和应用的人才才是名副其实的信息化人才。

企业档案人力资源管理的对策

1．建立科学合理的人力资源管理机制。建立健全以绩效考核为主要内容的激励机制、约束机制和竞争机制。要根据不同情况，分别编制科学、严格的考核指标和考核方法以及奖惩措施。考核内容要科学、合理，考核方法要公平、公正，操作性强，考核指标应尽可能量化。经过论证并广泛征求意见，一旦实施，必须严格执行。考核结果要定期公布，并及时反馈给员工，以保证起到激励和促进作用。同时要建立人才成长的机制，通过教育培训、出访交流，开展学术研讨等来提高档案人员业务素质和管理水平。

2．优化人力资源配置。通过优势互补，实现档案工作人力资源整体结构的优化配置。由于各人的能力是有差异的，同时各工作岗位所需的技术含量也是不同的。要根据各人的能力安排相应的工作岗位职位，高中低级人才进行合理配置。档案工作各环节联系密切需互相配合共同完成，由于人力资源系统每个个体的多样性、差异性存在着人力资源整体中的能力、性格、见解等各方面的互补性，因此要在档案人员的性别、年龄、知识结构、知识层次、体力性格等方面进行合理配置，发挥个体的优势，扬长避短，合理地选用人才，重视培养人才。

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关键词: 人本管理;档案馆;人力资源;人力资源开发

一、人力资源管理及其重要意义

人力资源管理是上个世纪80年代由著名的管理大师彼德.德鲁克提出的,其主要内容有:人力资源规划和选拔、培训和发展、激励、绩效考核、薪酬管理、安全与福利等方面。人力资源管理始终是围绕着如何充分开发人力资源这一核心目标展开活动。组织中人的因素是越来越受到重视,档案管理中的档案馆自然也不例外。

二、现存问题分析

1、人们的传统观念的影响:

长期以来,由于我们国家计划经济的影响,基层档案馆人力资源管理观念仍然比较淡薄,许多档案馆受计划经济体制的影响,一直沿用传统的人事管理模式,受其制约。在人员的引进上存在很大的随意性。档案馆经常成为上级领导安排门路人员的收容所。结果,人员素质偏低,工作质量上不去。这也极大地影响了档案馆员的积极性和创造性的发挥。同时,对人力资源管理也缺乏足够的重视,管理上“重物轻人”认为档案馆的发展是靠资金投入,看重规模、设备和馆藏,轻视对人力资源的研究;看重经费投入,轻视人力方面的投入;认为人是成本而不愿意去培训和开发。

2、组织环境的影响:

首先从内部来看,档案馆人力资源管理落后,有些基本是停留在人事管理阶段,致使工作人员和一些领导始终处于一种消极被动的状态中,知识得不到充分尊重,才能得不到发挥,使其养成安于现状的惰性,缺乏危机感和竞争意识。从外部环境看,在人们心目中,档案馆工作人员的作用不大,地位不高,形象欠佳,这大大挫伤了档案馆工作人员的积极性。许多专业技术人员对档案馆缺乏认识,对档案、情报、信息利用意识淡薄。有些领导对档案馆很少问津,也鲜见他们到档案馆了解情况,解决问题,综合这些来自内外部的不利影响,所以组织中没有效的激励,是束缚档案管理的又一因素。

3、没有一个很好的长远规划:

因为短期意识浓厚,档案馆中不太重视对工作人员的岗位培训,不能正确运用能级对应的管理原则,即根据人的能力,把人才放到相应的岗位上去。普遍存在着能级不分、职级岗位错位、管理失衡和聘任制有名无实等错误现象,缺乏真正意义上的竞争上岗和激励机制,缺乏规范化的人力资源培养、稳定和业绩考核等方面的制度。再加上工资分配上的大锅饭与分配不公并存,很难调动工作人员的积极性,更谈不上创造性的开展工作。更谈不上个人职业生涯与组织的长远发展。

4、激励不到位,人才大量流失:

比较而言,档案馆工作时间长,强度大,而福利待遇和地位却得不到提高,与此同时还一味强调发扬默默奉献和甘为人梯的精神。在馆员的晋升、评职、业务深造等方面,不按个人能力和论资排辈的一些做法也挫伤了许多人的积极性,使他们丧失了对档案馆事业的归属感和主动进取的精神。在这样的组织里里,档案馆人才的价值与其贡献是背离的,因此,很多档案馆员选择了走人。总之,在目前的档案馆中,一方面是档案馆人力资源缺乏,业务工作得不到应有的发展:另一方面则是,现有的人力资源配置不当,又造成很大的浪费。总而言之传统的人事管理是束缚档案管理的一个瓶颈。

三、讨论

1 合理激励,盘活人才

档案馆员作为知识和智力的载体,在档案馆的生存和发展中成为首要因素,高素质、高层次的创新型知识人才和专家成为档案馆发展最重要的资源。这就要求档案馆进行合理的人力资源管理,坚持以人为中心,把馆员作为档案馆的主体,把人力资源作为档案馆制定发展战略和发展规划的依据;关心馆员个人的发展,把馆员个人的发展和档案馆的发展紧密结合起来,根据馆员个人的专长、能力和知识结构,提供相应的工作岗位,为其设计合理的职业生涯规划,并为馆员的学习和教育培训等提高自身发展的措施提供各种帮助,从而才能达成个人和组织的双赢。

2 系统的看待人力资源管理与档案管理的关系

传统的人事管理和当代的人来资源管理无论是理念上、视角上还是管理方法上都存在根本的区别,人力资源管理是保证档案馆其它资源得到充分利用的需要,除去人力资源这一首要的能动性要素外,文献、资金、设备、技术等其他资源特别是知识和信息资源能否得到用户充分利用、发挥其价值,以及档案馆的整体效益能否得到提高等,最终也都将取决于人力资源的开发与利用程度。有效的实施人力资源管理,能够促进人力资源和其他资源的充分结合,保证组织的顺畅运行和档案馆服务于人的宗旨。

3 更新观念、科学管理

在档案管理中,档案馆的核心岗位,如采访、编目、咨询、系统维护等业务部门的工作具有专业性、技术性强的特点,一般都由受过高等教育的专业技术人员来从事。此外,鉴于档案馆的服务功能和服务模式逐步以简单的借换转向信息化、专业化、专门化,图书馆的专业人才、专门人才和知识专家将承担起图书馆发展规划的参与者、网络信息资源的组织者、知识的创造者这些角色。为了使他们适应这些职能要求,胜任这些任务,需要有意识、有计划的为他们提供继续教育、职业培训、在职教育等机会,从而提高自身素质,掌握从事图书馆创新发展的各种技能,使他们成为合格的知识和信息服务的工作者,而人力资源管理则以全新的视角、科学的理念搭建档案管理高速发展的快车道。

4、可行的模式探讨

现在我们国家档案馆还没有统一的人力资源管理模式,从国内外现有的档案馆人力资源管理模式来看,我国的档案管理中人力资源管理可以选择的模式:首先是以国家设立的标准准入制度作为人员管理的依据。如档案馆职业资格认证制度等。其次突出对专业对口部门服务的资格认证制度。如档案馆学科馆员制度等。此外还有如各单位自行制订的符合自身实际的管理制度、通过行政手段设立相关的档案馆人员编制政策来达到提高馆员素质的目的等。

5 、强化人力资源管理面对当代档案管理面临的各种挑战

当今社会人是组织发展的第一位档案管理永远都离不开人而独立存在,而人有是微妙的,这就使得当代档案馆面临着严峻的考验,用户知识和信息需求向多样化、个性化、专门化方向发展,致使档案馆一切工作的出发点和归宿转变为开展多种形式的知识和信息资源服务,极力满足用户的需求。档案馆将真正实行“以用户为中心”的新型服务理念,一切服务工作都将围绕用户的需求主动来开展,能否抓住用户将决定档案馆的发展命脉。把人力资源管理“以人为本”的管理理念落实到档案馆的具体工作中,便要求档案馆以用户为根本,以用户为中心,研究用户的知识结构、知识信息的需求动向和他们需求的针对性、特色性准确性。用全新的人力资源管理理念搭建档案管理高速发展的平台。

参考文献:

[1] 冯子标:《人力资本运营》经济科学出版社1998年

[2] 赵红英.论民营企业应重视人本管理[J].经济师.2001,(8).

[3]李龙燕;档案馆人员优化问题浅议[J].云南档案,2000(1)

[4]毛福民;开拓创新,埋头实干,全面建设有中国特色的社会主义档案事业[J].2000-12-9

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关键词：国有企业；档案资源管理；创新

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.21.036

国企档案资源管理部门是从资料室、情报室逐渐发展起来。经过长时间的发展，国有企业档案部门已经由管理分散向集中管理、种类丰富、载体多样的综合档案管理部门。随着信息化的发展，对国有企业档案资源管理提出了更高的要求，如何解决当下国有企业档案资源管理的困境，创新档案管理方式和效率，更好的发挥档案资源的价值。

1国有企业档案资源管理现状

1.1国企档案资源管理内容多样化

国有企业与一般企业不同，它是由国家政府直接负责的企业，但是它又与政府事业单位的档案机构不同，所以它的档案管理也不同于一般的企业和政府单位，必须根据企业的具体情况进行。国有企业档案形式多种多样。它可以是综合管理档案室，也可以是档案管理网络，甚至可以直接委托相关的机构进行管理。随着国有企业的改革，国有企业转变经营理念，国有企业档案管理人员除了管理档案还要监管摄像、资料复印等工作。

1.2国有企业档案资源管理工作面临新的环境

国有企业的改革，国有企业经营管理不再由国家政府包办，而是企业进行自主经营，自负盈亏。因此，国有企业也面临复杂的市场环境，企业为了在竞争中取得优势，往往会将调整企业经营方式，向多元化方向发展，延伸企业的各项业务和相关的企业，并向国际市场拓展。企业战略扩展的时候，需要大量的文件资料和相关的档案资源。因此，国有企业档案资源管理部门应该针对企业的不同业务设置不同的门类。为了适应当下经济社会的发展，国有进行了战略重组以及内部改革，企业的产权发生了变化，那么档案管理的隶属问题也发生了变化。重组初期，企业各个部门还需要一定的磨合期，因此，大家很难关注到企业的档案资管管理问题，把一些小企业的档案或者法人代表档遗弃的现象，这样可能造成企业资源的流失。

1.3国有企业面临信息化发展

21世纪是信息化发展的时代，电子计算机、信息化技术广泛应用在社会的各个领域。国有企业对信息的需求也更大了，特别是当前国有企业改革过程中，很多工作可能需要档案资源的佐证。但是大部分的国有企业信息化都不高。

2国有企业档案资源管理问题

2.1档案管理方式落后，无法适应社会发展需求

国有企业长期以来在政府部门的管辖范围之内，因此企业管理方式带有浓厚的政府机关档案管理方式，档案管理也是重藏轻用，档案管理工作人员将大量的工作集中在档案的收集、整理和保管等方面，忽略了档案实用意义，对档案的利用率比较低。

2.2档案管理工作不重视

随着信息化的发展，一些档案部门已经实现档案的数字化、信息化发展。但是大部分国有企业对档案管理工作不够重视。只是简单的给档案部门配备微机，接收企业的电子文件，然后对系统进行编目，方便搜索。连档案部门的网络设备都没有更新，计算机属于脱机运行。这种鼓励的档案信息化方式，无法真正将档案资源的价值发挥出来。

2.3档案管理工作人员业务水平不高

由于企业自身不重视档案管理工作，档案管理人员很多都是其他部门借调过来的，他们本身并没有档案管理的专业知识，因此档案管理水平不高。再加上，长期以来，国有企业都是吃大锅饭的，档案工作人员普遍工作积极性不高，干得好干的差都一个样，所以档案资源管理的效率不高。

3企业档案资源管理创新方式

3.1完善档案管理制度

国有企业当前处于改革阶段，为了避免遗漏企业发展重要的信息，企业应该完善企业的档案管理制度。比如国企重组以后，国企改革以后有很多新的企业加入进来，档案资源管理部门应该将其单独整理出来归档，并标明日期时间，并注明相关的说明。这样就可以避免国有企业重组以后，档案信息混乱的局面，档案工作人员要将企业重组、企业组织架构、人动等情况档案信息收集起来，不因为国企改革而造成企业历史档案出现空白现象。同时，还应该根据国企的实际情况，尤其是国企一般是大企业，档案资源比较多，而且很多档案属于国家档案。国企应该建立档案保密制度，加强档案保管和档案保卫制度，建立档案资源管理日常制度，并明确档案管理人员的岗位职责。

3.2开发利用档案资源

为了更好地利用档案资源，档案资源管理部门应该加强档案资源管理的利用率，将没有开发的档案资源进行开发，企业的新业务也要设立独立的档案单元，并对新业务新产品进行细分，旧档案进行分门别类，方便员工查找。国有企业档案资源也是国家档案资源，但是随着国有企业改革，很多几十年前可能是秘密的档案信息。到现在早已不是什么重要的商业机密，也不会对国家经济社会造成一定的影响，档案资源管理部门应该根据实际情况，公开一部分可以公开的档案信息资源，满足公众对过去国有企业发展的求知欲。

3.3提高档案资源管理人员的专业技能

企业档案的价值对企业未来的发展具有重要的参考价值，档案资源的作用也越来越明显，这就需要我们的档案管理人员不断提高自己的专业技能，充分挖掘档案信息资源，为企业的发展做出贡献。企业应该加大对档案工作人员的业务培训，让他们学习档案管理知识，掌握现代信息技术。同时企业还可以联系一些档案管理工作比较突出的工作单位，组织档案资源管理职工进行学习。为了调动职工工作的积极性，激发档案资源管理部门的活力，档案资源管理部门应该引入竞争机制，在工作中表现突出表现或者在档案开发利用方面做出重大贡献的职工，应该给予一定的奖励。

3.4加强档案资源管理数字化建设

信息化已经成为档案资源管理的未来趋势。传统的纸质、文件档案已经无法满足现代社会的发展。数字档案易存存储、不易损坏，保留时间长。然而，数字档案信息具有一定的物理特性，它必须依靠电子通讯设备或者光盘等介质上。但是电子信息也有一个致命的缺点，就是它的不可恢复性。一旦发生意外，可能造成灭顶之灾，数据信息可能全部毁灭，因此形成电子档案的时候要做好备份工作，并在电子档案上做好相关的记录，记录信息建立的时间以及工作人员的名字以及保护标签。加大对电子档案信息的开发利用，将档案资源信息管理系统与网络系统进行融合，将档案资源信息化建设纳入国有企业信息化建设工作来，档案信息的数据收集、整理与企业的业务部门、资金信息实行共享，从而加快国有企业的信息化进程。

4结语

在网络信息化的今天，国有企业资源档案管理不仅仅只是保存企业信息资源或者记录企业发展信息，它还能增加企业的活力，为企业创造更多价值。当前，国有企业正在大刀阔斧地改革，档案资源管理作为改革的一部分，如何在当下信息化的时代，提升档案管理水平和服务水平，促进档案信息资源管理水平的进步，是当下国有企业的档案管理者所要思想的问题。

参考文献

[1]蒋效君.国企档案资源管理创新方式探究[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（26）：5152.

[2]胡西春.浅论新形势下我国企业档案管理工作的创新[J].企业技术开发（下半月），2013，32（3）：5758.

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一、当前档案信息资源管理系统中曝露的问题

首先，档案归档管理模式陈旧目前。我国档案归档已经慢慢地实现了通过计算机系统进行控制的目录管理以及全文管理，同时，电子档案归档也逐步向着网络化的方向发展。然而，对于归档管理而言，其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳，没有管理好兼职档案人员，对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次，档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者，对于档案管理的流程他们都比较了解，熟悉系统的运作模式，明白业务规则制定以及管理的方法。但是，由于业务规则存在形式是代码，而代码在计算机系统中不集中，计算机系统灵活性和友好性都较差，所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员，然后再由技术人员对业务规则进行修改，这就导致了业务规则调整的时间变长，管理系统的运作效率降低。再次，档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功，然而这却仅仅是工作的开始，在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等，这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而，档案业务人员对于系统的维护工作不懂，必须有专业的技术人员或者公司进行，这势必会造成维护费用的提升。最后，档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成，然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速，管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同，则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化，而规则每变动一次就要对软件进行一次修改，经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。

二、业务规则管理及其系统原理

业务规则是描述信息，它主要功能是对业务逻辑结构进行验证，影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变，业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互独立。所以在编写程序时，可使用专业术语，对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合，包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同，存在方式不同，有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象，向他们提供入口，方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限，保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎，规则引擎调用对应的规则，发生动作。总的来讲，业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则，这些功能共同提高了业务规则管理的水平。

三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用

档案业务规则管理系统组成主要包括了五个部分，首先是档案业务规则集成开发的环境，它主要集成业务编辑器和编译工具，管理业务规则等工作。依据图形界面，能够方便用户建立业务模型对象。其次是档案业务对象的模型，它主要对档案管理工作进行描述，记录档案业务的约束条件和名称等。业务规则语言是通过业务对象模型提供词汇。第三是档案业务规则语言，语言模型能够为技术人员以及业务人员提供了业务规则的语言，语言通过系统的处理后，以代码的形式传给规则引擎，由它进行执行。通常情况下对业务人员提供受限中文业务规则语言，对技术人员提供Java之类的语言。第四是档案规则库，其发挥的作用主要是存储作用。当用户将规则输入后，系统编译后将其存储在档案规则库，规则引擎可以对档案规则库中的规则进行调用和执行。有些公司还对档案规则库进行了分类，方便使用。最后是档案业务规则引起，其工作流程大致是创建对象、加载更换规则集、数据集合的提交、命令、得出结果。

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（一）科学整合人事档案信息资源

当下，医院的传统人事档案管理内容大多雷同。在医务人员的工作晋升、培训教育等方面，人事档案能够反映他们的业务工作能力，但这种动态性的档案材料内容补充不及时、归档不完整，很难有效体现医务人才的业务变化情况，而且也不利于人才的培养。所以，需要整合人事档案信息资源，突破不完善的传统管理方式，以人力资源管理为基础，医院人事档案管理部门联合综合档案管理部门加强人力资源信息汇编，以人力资源开发模式整合人事档案信息。医院综合档案管理部门应该将各类关于医务人才的档案信息进行有序开发，并作为文献实施一次二次汇编，以便于医院领导及管理层能够准确、有效、科学地选拔人才。将医院人事档案信息资源统一管理，以医院人力资源开发为导向，管理体制上注重统一领导、分级管理，档案分管领导作为第一负责人管理人事部及档案室的人事档案，通过纵向逐级负责，横向密切联系完善人事档案管理机制。比如，人事部汇集、整编人事档案文件资料，综合档案室检查人力资源档案资料文件，并收集、统计、分析、编写，整理成论述性文献，为医院的管理发展提供参考。

（二）建立现代化人事档案信息管理

加强人力资源信息档案管理系统建设，以互联网信息技术来收集人力资源信息的方式实现多元化共享。具体来说，在医院信息化工作中，首先要做好电子档案规划，衔接好人事、财务、科研等信息，整合控制医院档案管理部门的人力资源电子档案。统一规划电子档案管理，集中管理人力资源信息，实现人力资源信息共享化。其次，要建立专门的人事档案数据库。医院人事档案管理需要按照相关的信息资源特点来科学规划数据库，从管理、专业、技术等层面建立起囊括医院所有人事档案信息的数据库。最后，还应该建立个人电子档案系统。运用互联网信息技术把纸质人事档案资料转化成电子档案数据，方便长期的统计利用与归档。

（三）提高档案管理人员人事档案信息编研能力

人事档案有别于普通的档案，它一定要结合干部的管理权限来进行范围确定及利用。所以，档案管理部门需要进一步创造人力资源开发服务产品，提高管理人员的人事档案信息编研能力。档案管理人员应该能够在人力资源管理方面有较强的人事档案信息收集能力，对不同的专业文件材料相当熟悉，并从中对医院工作者的职业能力、思想素养、业绩贡献等信息进行分门别类地汇总，以便于以后的人事档案信息加工。另外，要提高人事档案信息的提炼能力。要不断学习，以丰富的信息之类储备来满足当下医院人力资源的使用需求。因此，档案管理者必须要具备良好的人事档案信息加工能力，可以多方面地收集人力资源信息，然后做好加工、分析、整合工作，让人事档案焕发出新的使用价值。还有一点值得注意的是，档案管理人员必须要具备人事档案信息互动能力。因为档案管理者在编研人事档案时，既要有很强的文字叙述能力，又应该能够与医院局域办公网以及医务工作者进行有效的交流互动。医院必须要高度重视人力资源信息开发机档案文化建设，让全体人员能够发挥出极大的热情，积极主动地为医院人事档案管理服务于人力资源管理做出贡献。

二、结语

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【关键词】人事档案；重要性；信息化

传统的人力资源管理效率较低，对档案的分析与整理不够，管理方式采用模糊管理，不利企业发展。随着时代的发展，在企业人力资源管理过程中，人们更加重视其重要性，逐渐将管理模式向着精细化的方向发展，发挥了人力资源管理的重要作用，为企业的发展注入动力。很多企业对人力资源中的人事档案管理不够重视，没有意识到人事档案在人力资源管理中的作用，这使得档案保管不够规范，档案利用率低，对于员工的入职、升职、退休等工作没有发挥应有的作用，这些都是需要解决的问题。

一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系分析

现代企业中，人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等方面进行研究，使其可以在企业中发挥应有的价值，促进企业完成生产、销售等任务。人力资源管理，会涉及很多的学科，如管理学、心理学、社会学等。企业在用人的时候，会对人才进行岗前培训，对人才进行职业生涯发展规划，并对人才的业绩进行考核与评估，满足企业对人才的需求和要求。在企业发展过程中，人才的支撑是基础，也是企业人力资源管理的主体和客体。在市场竞争中，人才的竞争也是非常激烈的，企业人才的流动性不断加强，人才流失越来越严重，对于企业发展不利，因此应重视对人才的管理，人才的管理水平。在企业人力资源管理中，人事档案管理主要是工作人员的信息、资料等进行管理，从而更好地考察员工，对员工进行更合理的安置，这是录用和使用的非常重要的依据，在人事档案管理工作中，发挥着非常重要的作用，可以发挥人力资源管理的职能，推动人力资源的配置，可以有效地对人力资源管理进行预测。因此，在企业发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。

二、加强人事档案管理的重要性分析

首先，人事档案是企业在人才的选用、用人非常重要的依据，是人力资源开发的重要工具。通过人事档案管理，可使企业的管理者对这些人才有更深刻的认识，可以详细掌握每个人才的优点和缺点，优化人力资源管理机构，使得人才结构可以更合理。另外，通过利用人事档案，管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析，在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置，使得人力资源管理更加规范合理。其次，人事档案管理工作，对人才的培训和培养有非常好的促进作用，使得人才可以快速地适应企业，发展自己的技能，更好地为企业服务，成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源，保证各项工作都可以正常开展，企业的各种业务和工作也逐渐细化，这些都对人才提出了更高的要求，不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作，使得人才具有更多能力，可以适应企业对不同工作开展过程中的需求，提升人才的综合能力。在对人事档案统计和数据分析过程中，可以了解人才的各种优点和缺点，有针对性地提升人才的素质。人事档案的利用，可以促进人才合理的流动，调动员工的积极性。因此，在人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的一部分，是人力资源管理的重点。最后，人事档案管理的有效利用，人事档案管理的规范性，有利于对企业中的人才需求进行预测。在实际应用中，通过对人事档案信息的整合，为企业人才利用提供有效的信息，使得管理人员可以更清楚地认识到企业的人才缺口，人才如何配置，提升岗位设置的科学性，提高人力资源管理的效率。一方面，企业中环境的变化，对于人才的需求也发生了非常大的变化，企业利用人事档案进行分析，可以对企业中人才缺口进行掌握，这样可以更好地从外部招聘，或者从企业内部尽心培养。另一方面，通过人事档案的利用，可以更好地进行人力资源发展规划，在引进和储备人才过程中可以防止成本浪费，保证人才的引进是企业发展所需求的。

三、人事档案管理问题分析

（一）人事档案管理重视度不足。当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价值，不能有效地服务于人力资源管理。

（二）人事档案管管理手段落后。传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管理系统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些信息资源，对这些信息数据进行加工；另一方面，一些单位数字化管理效率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。

（三）人事档案利用价值不高。档案管理的目的最终是要服务企业，要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用，这就失去了档案管理原有的意义。另外，一些单位在人事档案管理中，只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息，没有详细了解人才的素质、心理健康状况、需求，不能反映员工的真实情况，因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。

四、人事档案管理在人力资源管理中的运用

（一）建立完善人事档案管理制度。人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

（二）规范人事档案分类系统。当前，企业在人力资源管理工作中，其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析，反映员工的详情，这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中，需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析，提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息，删除重复信息和无意义信息，通过整理与更新，体现出人事档案的价值，也反映出工作人员的态度和思想水平，对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中，应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性，提升人力资源管理的效率。

（三）完善人事档案信息管理系统。数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。

（四）提升人事档案的利用价值。企业不权要重视人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用，体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人事选拔过程中，丰富与优化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容，增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

五、结语

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Abstract： Through stating the informationalized meaning and content of archives management， this paper analyzes the advancement and security of archives informatization， and provides reference for archives information management.

关键词： 档案管理；先进性；安全性

Key words： file management；advancement；security

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）19-0191-02

0 引言

经济全球化的趋势随着科技的进步不断向前发展，全球步入以信息技术为中心的快速发展阶段。随着信息技术的不断普及，全球进入数字化时代，信息技术改变了人们的思维方式，缩短了空间距离，对社会发展产生深远的影响。在这种时代背景下，档案管理工作也在悄无声息地发生着变化，面对数字化和信息化，档案管理工作比任何企业、任何部门都更加地需要。对档案进行信息化管理，是档案事业适应社会发展的必然选择。在信息化条件下，不断提高档案管理的先进性和安全性，使档案管理进入全新的时代。

1 档案管理信息化的概述

1.1 档案管理信息化的含义 所谓档案管理信息化，是指在国家档案管理部门的统一规划和部署下，将现代化的信息技术应用到档案管理活动中，对档案的信息资源进行规范化管理，不断提高服务意识。对档案施行信息化管理，可以从以下几点来理解：第一，实现档案信息资源的数字化和网络化；第二，借助信息技术实现档案信息从接收、存储到利用的一体化；第三，通过信息技术实现档案资源的共享；第四，采用新的管理模式对档案进行管理。

信息化时代是将知识和信息进行融合的时代，它同时具备现代信息技术的特征和知识经济的特点。信息化时代的主要特点是：多样性、综合化、分散化等，借助信息、知识和智慧把信息表现的淋漓尽致。面对纷繁复杂的信息资源，对信息资源进行开发、整理和利用成为信息管理中不可缺少的工作，它直接关系到国家、企业，甚至个人的未来发展。而知识作为信息资源的积累和创新，它借助智力进而被激活，归根揭底人才是知识的主宰，才是社会发展的决定因素。

1.2 档案管理信息化的内容 对档案进行信息化管理，其内容主要包括：建设信息化的基础设施，其中软件基础设施是进行信息化建设过程中必不可少的，这些基础设施是开发、利用档案信息资源和应用信息技术的基础所在，其核心是搭建档案网络。建设标准规范化的档案，是档案管理信息化建设的基础所在，其过程主要包括：对电子文件进行归档实行电子档案管理，逐步建设档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理以及使用的标准化规范化体系；建设档案信息化的应用体系，是档案信息资源开发、利用和搭建档案信息网络的技术保障；建设信息化人才队伍，是档案管理信息化的根本，在一定程度上决定着对其他要素的发展。

2 档案管理信息化的先进性

2.1 档案信息资源的丰富性 通过借助磁盘、磁带、光盘等存储介质对电子档案信息进行存储。光盘作为一种存储介质，凭借其信息存储的高密度性，使得光盘存储的档案信息量极为丰富，被称为“海量存储”，在存储数量级方面远远高于纸质载体所存储的信息。

2.2 档案信息生动形象 借助音频、视频信号或者数字代码等对档案信息进行存储，进而保持了信息资源的原来的形态，生动形象地再现了当时的历史活动情况。从形式上改变了传统纸质档案记录信息的单一性，随着多媒体技术的广泛使用，存储的档案信息更多地彰显了信息的图、文、声、像，丰富了人们的视觉、听觉和触觉，借助多媒体再现了人类社会活动的原貌。

2.3 信息存储与利用的迅速准确性 信息处理的高效率是电子计算机的独特的优势，通过采用数字或代码的形式对信息进行存储、传递、编辑加工处理，最后成为可视、可听的信息。进而，在档案信息开发过程中，不断提高档案信息存储、处理和输出的能力。

2.4 档案信息同步传播性 电子档案本身固有的特点，突破了档案信息的时空限制，载体的限制，使得信息资源具备了共享的特征。电子档案通过电子计算机网络进行处理，可以借助网络终端设备读取设备上存储的档案信息，在一定程度上使信息获取者摆脱时间和空间的制约，进而在同一时间共享不同地域的档案信息。

3 档案信息化的安全性

任何事物的出现都有双面的影响，随着计算机网络的普及和运用，在给档案的管理者和利用者带来方便的同时，也产生档案信息的保密性和安全性方面的问题。由于电子文件缺乏真实性和可靠性，使得人们对其产生不信任感。为有效解决上述问题，结合多年的工作经验，本文认为：

3.1 改变传统观念，提高职业素质 信息化时代对档案管理工作者提出更高的要求。因此，档案管理人员要不断改变传统的管理理念，树立新的管理意识，对电子档案进行科学规范化的管理。同时，不断提升自身的职业素养，调整知识结构，武装自己的头脑，进而抵御现代科学技术对工作要求的冲击，正确看待档案工作。随着信息技术的发展，将会出现新型的档案载体，必然冲击传统的档案管理模式、工作方式和服务手段等。进而，在一定程度上对档案管理人员的素质提出更高要求，要求档案管理人员要具有扎实的基础知识和专业知识，具有一定的计算机知识和外语知识，以适应工作的需要。

3.2 完善和调整档案保护工作，对电子档案进行永久性保存 对档案文件进行保护的最终目的，就是为日后的使用奠定基础。对电子文件进行档案保护，其意义也是不断追求文件信息的长久或永远的保存，以及安全使用。其电子档案进行保护，保护工作主要包括：保护信息载体、保护技术、保护档案所处环境，确保档案信息真实、安全可靠、不丢失，以及数据信息不被篡改等。一些国家针对电子文件的设备依赖性，通过制定相应的政策和措施，将电子文件与原来的环境彼此脱离，在一定程度上，实现了对电子文件的永久保存的目的。

3.3 对电子文件加强运作和管理 结合电子文件的特点，档案管理人员需要积极寻找管理上的方案，对档案的管理要求逐渐延伸到文件管理工作中。具体操作流程为：

第一，为了确保电子文件归档的质量，对电子文件的形成、运作、归档过程的管理，以及设备登记环境、相关数据等由专人进行负责；第二，为了确保电子文件信息的原始性、真实性和完整性，制定相应的规章制度，以及采取相应的措施，对归档的电子文件进行规范化管理；第三，如果电子文件将作为档案进行长期保存，需要将相同内容的纸质文件或者采用备份的形式进行一同归档；第四，对于符合归档条件的电子文件信息定期进行联机传送，并且根据管理档案的格式将电子文件存储到可以进行长期保存的脱机载体上；第五，对于有保密要求的电子文件，为了防止电子文件泄密，通过采用加密、用户权限，以及“防火墙”等技术进行处理。

4 结束语

在信息化条件下，将传统的档案工作与现代化的科学技术进行结合，进而构成档案管理工作。在信息化条件下要顺利完成档案的管理工作，就要研究分析信息化的特点，解决好档案管理工作存在的技术性难题，创新档案管理模式，使档案管理工作逐渐与信息化相融合。

参考文献：

[1]李丽敏.浅析信息时代档案管理的创新与发展[J].价值工程，2010（33）.

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关键词：人事档案；人力资源；管理；功能

要想进一步提升人事档案的功能在人力资源管理中的应用，首先就应该认识到二者之间存在紧密的联系，二者之间的关系是相辅相成的，都是不可或缺的存在，作为人力资源管理中的重要组成部分之一，人事档案的地位是相当主要的。如果没有人事档案源源不断的为人力资源管理提供信息依据，那么人力资管管理的工作就无法正常有序的进行下去，所以应该说人事档案在人力资源管理中的功能主要是以支撑以及服务为主，本文重点对相关的问题加以论述，希望在今后的工作中为相关工作人员带来一定的经验与参考价值。

1 人力资源管理中人事档案的地位

前文中已经提到，人事档案为人力资源管理提供重要的信息，这样才能保证人力资源管理能够顺利的进行，可以说人力资源管理主要是由人事档案所提供服务的，没有人事档案的服务功能，人力资源管理就不能顺利的开展各项活动。作为其主要载体之一，要想加强对人力资源更加高效的管理，就需要选拔出优秀的人才，一切活动以人为出发点，并且遵循尊重人与重视人的原则，选拔出适合企业发展或者其他各个行业的人才。而实现这一目标的前提条件就是要以人事档案为基础，通过人事档案对人才进行全方位的调研，人才的相关信息都是以人力资源为主要依据的。可以人力资源管理能够如此顺利的发展，这与人事档案具有密不可分的关系。当前，人事档案在人力资源管理中得到了更加广泛的开发，功能不断凸显，这也为更加科学化以及规范化的人力资源管理提供了重要的契机，进而逐步提升人力资源管理的发展水平。

2 加强人事档案的管理就要凸显其功能

人事档案在人力资源管理过程中主要起到支撑与服务的功能。首先，其是以现代化的信息手段为人力资源管理提供数据支持的。过去的人事档案管理主要是以纸质档案为主。不仅容易损坏，还极容易丢失，因此影响到人事档案管理的效率，进而对人力资源管理造成极大的影响。在现代化的发展环境下，纸质档案逐步朝着电子档案的方向发展，电子档案的功能不仅可以提供更加高效的管理，也不会出现破损的现象，可以说我们又向信息化管理的方向迈进了一步，这也是当前的一个主要发展趋势。人事档案的信息化管理水平也越来越高。在对人事档案进行管理时，主要依靠的是档案管理系统，并且这一系统的功能也在不断完善中。档案管理系统中又分为了几个子模块，例如查询系统、档案原件管理系统以及档案管理系统等，各部门通过对这一系统的应用，可以实现数据共享的目标，运用计算机进行管理可以令工作效率变得更加高效。同时对人事档案管理人员的专业水平也提出了更高的要求。

建立起专业化的人才队伍在当前的工作中是相当重要的一个任务。因为各行各业的发展都离不开人才，但是各个行业要如何才能组建起有效的队伍为行业提供服务呢？这就需要人事档案提供必要的信息，令各个行业充分的了解人才的个人情况，这样才能选择出合适的人才为各个行业源源不断的输送新鲜的血液。基于这一功能在人力资源管理中的重要作用，更加需要各行业根据自身实际情况的需要建立起相应的人才队伍，将不同的人才按照特点与能力的不同进行划分，令他们可以在工作岗位上各尽其职，各司其用，这样才能从根本上完成人才队伍的建设。人才培养需要一个长时间的过程，如果不及早进行这方面的管理与建设，尤其是高层次人才的培养，是当前社会上急需的人才，那么就会的影响到各行业在自身道路上的发展，进而造成不必要的损失。因此，加强人才队伍的建设实际上也是人事档案对人力资源管理所提供的功能之一。

人事档案的管理理念应该得到进一步的凸显，尤其是在新时期，新环境的发展契机下，需要令更多的工作者认识到人事档案管理的重要性，令人人都具备对人事档案的知情权，因为人事档案主要的功能是为人力资源管理提供源源不断的信息，可以说起到载体的作用，其所提供的信息也是属于公共信息资源的重要组成部分，所以应该为人们所利用，也应该服务于人民。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。

创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享。为推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，创新服务方式，彻底改变人事档案利用现状，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面的服务。这样才能提高人事档案利用服务效率，实现了人事档案信息资源的有效共享，为人力资源管理提供便捷高效的服务。

结束语

综上所述，在对人力资源进行管理的过程中，加强对人事档案功能的认识是十分必要的。人事档案主要为人力资源管理提供了支撑以及服务的功能，在今后的人事档案管理过程中，为了要将这一功能得到进一步凸显，就要不断加强信息化水平的提升，加强档案管理人员专业队伍的建设，对人事档案的管理理念予以进一步的认识，同时将服务方式得到进一步的创新，这样才能真正的将人事档案的功能发挥出来，为我国人力资源管理的进一步发展提供重要的支撑。

参考文献

[1]郭芳.提升人事档案在人力资源管理中作用与策略[J].档案管理，2014（1）.

[2]候永梅.浅谈如何做好企业人事档案管理[J].档案与建设，2013（S1）.

[3]张家英.人事档案利用的困境与突破[J].档案学研究，2012（2）.

[4]罗月桂.公权与私权的平衡：公民人事档案知情权充分实现的必要条件[J].档案，2011（3）.

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一、高校人事档案管理工作在人力资源管理中的作用

（一）高校人事档案是人才信息的基础，可以为人力资源管理及建设提供有效的科学依据

高校人事档案蕴含着丰富的信息资源，全面记载了教职工的自然状况、政治思想、业绩成果、职务职称、专业特长等基本信息，具有较强的利用和参考价值。通过档案可以了解员工的学业及业务发展程度等，依据这些信息，统计分析当前师资队伍的学缘结构、年龄结构、专业结构等，对优化人才队伍建设起到借鉴作用，以利于人尽其才，才尽其用，最大限度地发挥人才优势。是合理选拔人才、使用人才的重要依据，科学的人事档案管理能促进人力资源的有效开发和使用，为高校人才培养奠定基础。

（二）通过对档案信息的有效开发利用，有助于人力资源的合理配置。

高校人事档案管理是人才资源管理的基础性工作，能够为学校教育教学提供相关数据和信息支持，在促进人才的合理流动和优化配置方面发挥着重要功能。利用人事档案能够进一步了解教职工的相关信息，譬如学历程度，是否有出国学习经历，是否有从事相关教学和研究的经验等等，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才优势，促进专业之间、学科之间、校内部门之间人才合理有序地流动。

二、高校人事档案开发利用服务人力资源建设的对策

高校人事档案是高校人才信息的缩影，科学有效及时地收集部门产生的人事档案材料，保障档案内容的真实性和有效性，并对其进行科学管理和有效利用，为全面参与高校人力资源工作提供可借鉴的信息，是人才招聘、师资队伍建设等的重要参考。这就对高校人事档案管理工作提出了更高的要求，针对当前高校人事档案管理工作中的不足，可以从以下几方面来改善人事档案管理工作。

（一）加强高校人事档案管理工作的制度化建设，创新管理模式

高校人事档案管理要解放思想，转变观念，建立科学合理的人事档案管理制度，创新档案管理模式，改进管理方式方法，逐步实现人事档案管理有法可依、有章可循、有条有理、有序发展。要把促进人力资源建设作为档案信息开发的主要任务，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个工作环节制度化、规范化。

（二）加强人事档案的信息收集工作，充实档案内容，丰富馆藏资源建设

人事档案的系统完整关系到其是否能够有效利用，收集工作则是档案工作中的基础，只有全面收集个人的不同阶段的信息，人事档案才有可能得到充分的开发和利用，才能够更好地为人力资源开发提供有利的依据。人事档案管理人员要经常了解和掌握人事工作动态，建立联系制度，拓宽收集渠道，及时收集、主动收集。人事档案收集的内容要根据教育改革和人事制度改革的需要，从人才发展的角度对不同岗位人员的材料收集各有侧重。在材料的收集上要做到及时、完整、真实、有效，在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性。从而提高人事档案在人才开发工作中的信息价值和数据支持作用。

（三）提高档案人员的素质，是做好人事档案管理工作必要因素

随着高校人事制度改革的不断深入，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。因此，人事档案管理工作也应重新定位档案管理人员的岗位标准，全方位考虑管理人员的专业结构、年龄结构等诸多因素，有计划引进思想素质过硬、专业知识全面的专门人才充实到档案管理岗位。同时定期对现有人员进行业务培训，切实提高档案管理人员的整体素质，使他们在工作中端正思想，自觉增强服务意识，创新服务方式方法，进而优化历史原因造成的档案人员结构不合理的现状，更好地为人力资源管理服务。

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关键词：人力资源管理；人事档案管理；企业管理

1 人事档案管理与人力资源管理

1.1 人事档案管理的概念

所谓“人事档案”，指的是形成于相应的人事活动，对员工诸方面情况加以记述的信息内容，可以有效地体现人员的各方面状况，并且集中保存各种以个人为单位的文件资料以备查阅。而所谓“人事档案管理”，则是管理人事档案本身和开发、利用其中诸方面信息和内容的行为的总称。其中，“人事档案实体管理”这一活动主要包括对档案的统计、登记、保管、整理、鉴定、收集之类活动，开发和利用其中诸方面信息和内容则主要包括对其的统计、登记、编研、提供、检索之类活动。

1.2 人力资源管理的概念

所谓“人力资源管理”，指的是借助于一系列科学办法，借助于企业战略指导，基于职位、规划、分析等行为来开展诸如凝聚与整合、获取与配置、安全与保障、培训与开发、规范与约束、考核与激励人力资源等各种行为，最后逐步对员工价值、企业目标之类加以实现的过程。其主要活动包括劳动关系管理、人力资源规划、福利/薪酬管理、配置/招聘、绩效管理开发/培训之类。

1.3 人事档案管理与人力资源管理的关系

①人力资源管理活动中，人事档案管理是一个重要的工作内容和组成部分，可以有效地对人力资源管理产生促进作用。企业方面也会借助于人事档案来对员工情况加以分析和了解，由此成为企业选用人才、开展绩效考核活动的一个重要依据。②很多员工资料都记录于人事档案之中，其成为员工信息和发展情况的一个重要载体。在此过程中，其他人力资源管理行为又是不可或缺的人事档案内容来源。其彼此存在着依赖和促进关系。

2 人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

2.1 确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助

“人力资源规划”这一活动首先要对企业方面的人才供需情况做出确认。在其间，有着诸多层面的信息资料。借助于对之开展的各方面整理、归类活动，能够有效地对企业所需人才类型、情况之类做出提供，并总结其间具体信息和目前企业人力资源存量。如一些员工近期将会离职或退休，档案管理人员可以第一时间内将其情况向人力资源管理者加以反馈，提供重要信息给将来的人力资源管理规划。

2.2 保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据

人力资源招聘活动可以进一步划分为内外部招聘两种形式。前者是招聘和遴选企业内部员工，“找出”所需人才，后者则是从高校、社会等渠道开展招聘。第一，招聘过程中，很多招聘人员会有或多或少的“任人唯亲”行为，并由此导致招聘质量大打折扣，并且给企业内部出现“结党营私”行为提供了“便利”，增加了日后管理的难度。而企业方面借助于统计和分析档案资料的活动，便可以在安排招聘人员活动中使“相关者”能够“回避”，以此来保证招聘质量。第二，内部招聘活动中借助于对员工档案情况加以分析和“大索貌阅”，便能够提供依据给相应的选拔、录用活动。

2.3 帮助企业有针对性地设定员工培训项目

开展员工培训活动之前，企业方面可以用员工信息资料作为依托，来围棋“量身定做”各种培训项目，开展“针对性培训”。如企业可以借助于档案资料中的一些年长员工“厌倦” 知识培训的状况，对之开展健康保健培训等“投其所好”的活动，在调动其培训积极性的过程中促进其工作的有效性。

2.4 了解、分析员工地域文化信息，促进企业的跨地域文化管理

不管什么国家和地区，来自不同地方者都会持有不同的观念、习惯、文化，其间的沟通不畅、思想冲突之类都难以避免。而在企业员工档案这一体系中，必然会存在经历、籍贯之类层面的说明，在此背景下，管理者便可以借助于对其各自的文化特质加以分析，以此来对其将来从事工作的过程中有可能发生的诸多冲突加以有关的预测，并设置具备“预防性”的处理方法和相应机制。与此同时，企业在安排各种形式文化背景的员工“组队”开展合作活动之前，便能够借助于其的档案来对其各自的信息做出有关的了解，提前开展心理、文化等方面的沟通和交流。

2.5 有利于更好的对员工进行职业生涯规划

员工的受教育、离职、调动之类情况和工作表现、专业特长、工资薪酬、职务职称之类内容都会在员工的档案中有所体现。管理者比啊能够借助于上述一系列信息，设置“量身定做”的员工发展路径。如某一做了三年销售人员的员工本身专业是市场营销，销售业绩在三年中一直排名靠前，且具备积极表现，企业方面就能够将此人下一职业生涯目标定位为销售部经理。

2.6 根据员工档案中不同的情况，采取有效的激励手段

很多理论中都提到了人的需求多种多样，且其在生命中不同的阶段中，持有的需求也各不相同，满足各种需求的行为又会进一步产生不同的对人刺激程度。为此，企业可以借助于分析员工档案资料这一行为，来对员工切实需要做出有效了解，并将激励手段予以“针对化”。如：某员工曾长期在外国从事重要职位收入也颇丰厚，如今回国参加工作，则其和其他员工相比，往往不甚看重物质激励，而其档案中又会现实其家人住在国内，由此可以断定其回国的原因多半在于对家庭的眷顾。为此，企业便应有效地对其家庭生活和工作时间予以适当的平衡，一方面要给其本人以相应的比那里，另一方面也应关心和照顾其家人，以此来有效地激发其积极性。

3 结语

在企业人力资源管理这一范畴中，人事档案管理的作用愈发在档案资料的价值中有所展示，其间的管理者能够借助于利用、分析、整理档案资料的活动来服务于企业人力资源管理。其主要的作用体现为：以对人力资源现状的确定来帮助企业开展的人力资源规划活动；以外部员工招聘质量的保证来提供内部招聘方面的依据；从员工培训项目方面来增加企业活动的针对性；对员工地域文化情况加以分析和了解，以此来保证跨地域文化管理的效果；对员工职业生涯规划起到促进作用；从档案中的情况入手来“对症下药”地采取激励办法。在将来，此方面的管理将会结合一系列现代化工具，使档案信息查询更快速，档案信息利用科学化，从而使人事档案管理更科学、高效，更好的在人力资源管理中发挥作用。

参考文献