采购项目档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇采购项目档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.

关键词： 电网建设；项目档案；档案管理

Key words： power grid construction；project files；archives management

中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）34-0084-02

1 新形势下国家电网建设现状

“十二五”是国家电网公司发展的重要战略机遇期，也是加快公司发展方式和电网发展方式转变的关键阶段。“十二五”期间黑龙江省电网将建成以500千伏电网为骨干网架、各地区电网联系紧密、各级电网协调发展的坚强智能电网。其中，一是要加快推进特高压直流输变电工程建设，实现省内东部大型煤电化基地及风电基地的集约化开发和合理消纳；二是要加强500千伏电网与特高压工程的协调对接，完善东部500千伏送端网架结构，保证东部煤电化基地电力可靠外送，完善西部500千伏电网结构，建设西部第二个500千伏输电通道，加速推进500千伏电网向建三江等地区延伸；三是不断优化220千伏电网分层、分区结构；四是加大城乡配电网改造升级力度；五是加快电力生产运行各环节的智能化建设和改造；六是加快建设荒沟抽水蓄能电站，支持风电等可再生能源发展。“十二五”期间，电网建设总投资高达300多亿元。

2 新形势下电网建设项目档案管理的必要性

电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是项目建设管理过程的真实记录，也是公司重要的国有资产。电网建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评优，档案都考核、评选的指标之一。面对着电网大建设、大发展的新形势，为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作。在新的形势下，为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展的新，更好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设，必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上，采取更为有效的措施，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。

3 新形势下电网建设项目档案管理的思考

3.1 应进一步提高对电网建设项目档案管理的认识

3.1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件，也就是说，电网建设项目档案的形成牵涉到上述的各个单位或部门，确保这些文件材料全部归档，不仅仅是档案管理人员的责任，而且与这些文件材料形成的单位、部门和人员密切相关，最为关键的应是提高相关人员对档案管理的认识，将其纳入项目管理程序，纳入“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”管理[2]。

3.1.2 为了提高相关人员对档案管理工作的认识，各级档案管理部门以及项目档案管理部门有责任进行档案管理意义的宣传和进行电网建设项目档案管理专业知识的培训。这种宣传与培训的对象不应只限于档案管理人员，应扩展到相关单位或部门的主管人员以及相关的工作者，使档案意识深入到档案管理的各个环节，贯穿档案管理的全过程，让大家意识到档案管理是全员参与，人人有责；每个部门、每个工作环节都在档案管理过程中发挥不可替代的作用，都在影响着档案管理的质量，以更好地实现档案管理的全过程控制和全员参与意识。

3.1.3 为了确保依法加强电网建设项目档案管理工作，宣传与培训的重点内容应包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、档发[2006]2号文《重大建设项目档案验收办法》，以及国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》和国家电网基建[2011]146号文《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》及《国家电网公司输为优质评选办法》（2008版）的相关条款。

3.2 必须明确项目档案归档时间 国家电网公司及下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件。①参加项目建设的各施工、监理、调度等单位需将施工过程中形成的文件材料，按规范整理，项目档案在竣工投产后1个月内移交到建设管理单位。②设计单位必须按项目档案的管理和工程进度同步的要求，将通过审查、审批后的可研、初设、施工图设计的文件材料整理组卷，1个月后向建设管理单位移交。在项目竣工投产后，设计单位根据竣工图的编制要求进行项目的施工图编制，并在两个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。③采购机构（招标机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等招投标及签订合同、技术协议、设备监造等工作后1个月内，将形成的文件材料移交到物资管理部门（招投标管理中心），由物资管理部门（招投标管理中心）按要求，组织有关单位整理、组卷并向项目法人移交或向项目法人委托的建设管理单位移交。

3.3 必须以合同保证档案的移交

3.3.1 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（以下简称《管理办法》）规定：“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同，协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任[2]。”，即要求在签订项目设计、施工及监理等合同时，应明确各方提交项目档案的套数、整编、移交范围、移交时间及电子文件等具体的责任。合同对于双方或多方是一种具有法律约束力的文件，是市场经济的主要协调手段，将档案移交纳入到合同管理中，进一步地使档案管理走向了法制化轨道，必然对电网建设项目档案管理发挥良好的保证作用，从另一方面来讲，这也是“依法治企”的一项重要内容。

3.3.2 为了充分发挥合同的作用，除了各参与合同起草、签订单位应注意到对项目档案管理、移交的责任外，应主动邀请档案管理人员参与招投标文件、合同等关于档案管理、移交条款的制定、审核以及合同谈判，切实保证能明确规定对档案的要求、相关条款的详尽，同时应在罚则中明确占质量保证的比例，保证档案管理部门参与合同支付控制。通过合同管理，制约档案形成的主体，进而确保档案标准的统一和档案管理的提高。

3.4 明确责任，各负其责 电网建设项目档案管理涉及项目建设的全过程，贯穿项目建设的始终，也就是说项目建设的全过程也是档案管理的全过程。《管理办法》按照“统一领导、分级管理、层层负责”的原则，明确地规定了项目法人、建设管理单位以及包括设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行等各参建单位的档案管理职责，要求各单位建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中[3]。

项目法人负责建设全过程的组织、协调、监督和服务性工作，管理或全权委托建设管理单位负责项目档案管理工作。当项目范围涉及两个或两个以上建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。电网建设项目法人负责建设项目档案全过程的组织管理，并按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系。建设管理单位、各参建单位及物资采购、供应部门应遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案的完整、准确、系统。

落实责任，首先要明确责任，必须使有关领导、相关部门及工作人员明确自己在档案的形成、积累、整理和归档工作中的责任。一提到档案工作，人们往往单纯认为这只是档案部门或档案管理人员份内的事，却忽略了自身的责任。为了治疗这种通病，正如前面所提到的，必须加强对有关领导、相关及工作人员的宣传和档案管理知识的培训，不断提高其对档案管理工作的认识，只有涉及档案管理的所有部门、所有人员明确了责任、负起了责任，才能保证顺利地完成档案的形成、收集、整理和归档等各项工作，才能确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效保管、利用。

3.5 应建立相应的监督机制 为了确保电网建设项目档案管理工作与项目建设同步进行，各参建单位能认真地履行自己在档案管理方面的职责，必须建立相应的电网建设项目档案管理工作监督机制。一方面，监理单位应切实把档案管理工作纳入到监理范畴中，承担起对设计、施工单位的档案管理日常监督工作；另一方面，按照《管理办法》的规定，项目法人负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，或委托建设管理单位债权负责档案管理工作，项目法人或建设管理单位应对各参建单位的项目档案工作进行监督指导；同时档案管理部门应对项目法人或建设管理的项目档案工作进行监督指导。

3.6 应做好项目档案验收工作 项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。①国家发展改革委组织验收的项目，由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，并由国家档案局组织档案的验收。②各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门提出验收申请，由省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报国家电网公司备案[4]。项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：①项目建设及项目档案管理概况；②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；④竣工图的编制情况及质量情况；⑤档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；⑥存在的问题及解决措施。

项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申请表。凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。

参考文献：

[1]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.

[2]国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》.

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关键词：电网建设；档案管理；问题；措施

中图分类号： U665 文献标识码： A

在电网建设过程中涉及到很多重要的资料，包括设计、施工、运维、管理等各个方面，范围很广，而且具有很高的专业性，加强对档案的管理是保证电网建设工程质量的重要途径，并为以后的投资建设、生产经营等活动提供专业的服务。

1电网建设项目档案管理的必要性

电网建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评优，档案都考核、评选的指标之一。面对着电网大建设、大发展的新形势，为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作。在新的形势下，为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展的新，更好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设，必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上，采取更为有效的措施，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。

2 电网建设项目档案管理的思考

2.1 应进一步提高对电网建设项目档案管理的认识

2.1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件，也就是说，电网建设项目档案的形成牵涉到上述的各个单位或部门，确保这些文件材料全部归档，不仅仅是档案管理人员的责任，而且与这些文件材料形成的单位、部门和人员密切相关，最为关键的应是提高相关人员对档案管理的认识，将其纳入项目管理程序，纳入“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”管理[2]。

2.1.2 为了提高相关人员对档案管理工作的认识，各级档案管理部门以及项目档案管理部门有责任进行档案管理意义的宣传和进行电网建设项目档案管理专业知识的培训。这种宣传与培训的对象不应只限于档案管理人员，应扩展到相关单位或部门的主管人员以及相关的工作者，使档案意识深入到档案管理的各个环节，贯穿档案管理的全过程，让大家意识到档案管理是全员参与，人人有责；每个部门、每个工作环节都在档案管理过程中发挥不可替代的作用，都在影响着档案管理的质量，以更好地实现档案管理的全过程控制和全员参与意识。

2.2 必须明确项目档案归档时间 国家电网公司及下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件。①参加项目建设的各施工、监理、调度等单位需将施工过程中形成的文件材料，按规范整理，项目档案在竣工投产后1个月内移交到建设管理单位。②设计单位必须按项目档案的管理和工程进度同步的要求，将通过审查、审批后的可研、初设、施工图设计的文件材料整理组卷，1个月后向建设管理单位移交。在项目竣工投产后，设计单位根据竣工图的编制要求进行项目的施工图编制，并在两个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。③采购机构（招标机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等招投标及签订合同、技术协议、设备监造等工作后1个月内，将形成的文件材料移交到物资管理部门（招投标管理中心），由物资管理部门（招投标管理中心）按要求，组织有关单位整理、组卷并向项目法人移交或向项目法人委托的建设管理单位移交。

2.3 明确责任，各负其责

电网建设项目档案管理涉及项目建设的全过程，贯穿项目建设的始终，也就是说项目建设的全过程也是档案管理的全过程。项目法人负责建设全过程的组织、协调、监督和服务性工作，管理或全权委托建设管理单位负责项目档案管理工作。当项目范围涉及两个或两个以上建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。电网建设项目法人负责建设项目档案全过程的组织管理，并按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系。建设管理单位、各参建单位及物资采购、供应部门应遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案的完整、准确、系统。

落实责任，首先要明确责任，必须使有关领导、相关部门及工作人员明确自己在档案的形成、积累、整理和归档工作中的责任。一提到档案工作，人们往往单纯认为这只是档案部门或档案管理人员份内的事，却忽略了自身的责任。为了治疗这种通病，正如前面所提到的，必须加强对有关领导、相关及工作人员的宣传和档案管理知识的培训，不断提高其对档案管理工作的认识，只有涉及档案管理的所有部门、所有人员明确了责任、负起了责任，才能保证顺利地完成档案的形成、收集、整理和归档等各项工作，才能确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效保管、利用。

2.4 应建立相应的监督机制

为了确保电网建设项目档案管理工作与项目建设同步进行，各参建单位能认真地履行自己在档案管理方面的职责，必须建立相应的电网建设项目档案管理工作监督机制。一方面，监理单位应切实把档案管理工作纳入到监理范畴中，承担起对设计、施工单位的档案管理日常监督工作；另一方面，按照《管理办法》的规定，项目法人负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，或委托建设管理单位债权负责档案管理工作，项目法人或建设管理单位应对各参建单位的项目档案工作进行监督指导；同时档案管理部门应对项目法人或建设管理的项目档案工作进行监督指导。

2.5 应做好项目档案验收工作

项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。①国家发展改革委组织验收的项目，由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，并由国家档案局组织档案的验收。②各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门提出验收申请，由省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报国家电网公司备案[4]。项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：①项目建设及项目档案管理概况；②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；④竣工图的编制情况及质量情况；⑤档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；⑥存在的问题及解决措施。

项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申请表。凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。

3 结语

电网建设项目档案记录了电网整个项目的建设过程，既是工程建设的真实反映，又是工程竣工验收的重要依据，做好档案管理可以为以后的新项目提供最有价值的参考依据，因此加强档案管理对电网工程建设具有非常重要的意义。

参考文献：

[1]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.

[2]国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》.

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随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：

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1.1施工进度

施工进度是农网工程的核心工作之一，在施工过程中，一些监理单位并未严格按照项目的进度计划把握施工进度，检查施工质量，也没有对施工单位的工作质量进行有效的督促。这样做，就会使得工程质量存在一定的风险。未设置有针对性的保障措施，就会对农村生活、工作用电构成较大的安全威胁。

1.2档案管理

农网工程的档案管理工作是农网工程管理的重要组成部分，但它经常被忽略。相关工作人员也并未按照档案管理办法进行科学、合理的档案管理，档案填写人和提交人不明确。另外，存放工程项目的文件时没有分类，没有专人负责存放相关资料，进而使得农网工程的相关文件丢失。

2改进举措

2.1加强对施工安全的管理

强化对施工现场的安全管理，注重施工过程的安全管理，规范农网工程的作业环境，保证工作的有效衔接。管理人员要使用严格的监控手段来管理农网工程的安全，这样才能顺利地完成农网工程建设。工程完成后，所有的施工单位都要对此次工程作全面的安全总结，并认真分析施工过程中存在的问题，总结可行的安全管理措施，提出较好的指导建议，以期为下一个工程施工提供借鉴。

2.2科学管理招投标工作

在农网工程管理之中，要严格把控一些特殊材料和重点设备的质量，确保其质量合格，能够运用到实际的工程建设中。在招投标和采购的过程中，应提前进行市场调研，确保供应商所提供货物的质量，采取择优确定的方法。在集中招投标期间，要全面审核供应商，重点查看中标企业提供的产品与实际招标的内容是否相符，了解其是否为原厂生产，主要参数是不是真正符合电网线路的要求。而一些平时容易被忽视的设备、材料，在农网工程建设中也有非常重要的作用。因此，只有在日常工作之中严把质量关，才能有效解决农网工程管理工作中存在的问题。

2.3动态管理农网工程质量

对农网工程质量的管理以动态管理为主，对工程进行事前、事中、事后管理。事前管理的目的是做到防患于未然，做好工程项目预测和质量管控工作，认真分析工程施工中的不可预见因素，并制订科学的预控措施。事中管理即对工程施工过程的管理。在此过程中要有效监督和控制影响农网工程质量的各类因素，监理应切实履行自身职责，发挥其监管责任，全面监督和控制工程质量。事后控制即农网工程现场施工后，收集和整理现场的资料，并全面核定与其相关的基础资料，为核算工作奠定良好的基础。此外，应严格按照国家和行业规定验收农网工程。工程验收应严格遵循“三级自检”的原则，即监理初检、阶段验收和竣工验收。验收报告应由相关部门人员签字确认，如果发现其中存在问题，要及时下发整改通知书，及时消除农网工程建设中遗留的问题，将农网工程质量管理工作真正落到实处。

2.4对档案资料的管理

贯彻实施档案管理办法，始终坚持“工程立项与档案整理同步”的原则，有序地开展工程档案资料建档工作。在此过程中，要明确各种档案的填写人和提交人，严格遵循管理要求，分类存放资质文件、上级文件、合同文件、技术文件和与每一个工程项目相关的文件。一个工程设立一个档案，并设置专人管理与工程相关的专业资料，确保工程项目的设计文件、有关图纸和施工合同等资料齐全、完备。

3结束语

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1．缺乏系统的档案管理规范

20世纪80年代以来，国家有关部门相继了一些科研项目档案管理的规范性文件，这些规范具有较强的概括性和普适性。随着科研项目种类的增加，项目的规模、执行期、管理方式、验收要求等也有了一定差别，普适性的规范不能满足各类科研项目档案工作的实际需要。归档范围方面，科学技术研究课题档案管理规范》(DA／T2—1992)仍是科研项目文件材料收集的基础性依据，但随着科研项目研究内容的丰富和国家对科研工作管理要求的提高，它对各类项目档案收集工作的指导作用已逐渐显现出局限。案卷整理方面，科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2008)为科研项目档案整理工作提供了明确依据。但目前各类项目缺乏固定的编号原则，往往是验收前由项目主管部门或承担单位确定临时编号，项目验收后各单位再根据《地震档案分类表》编入本单位科技档案。验收要求方面，虽然科学技术档案工作条例》(1980年)和科学技术研究档案管理暂行规定》(1987年)提出应对科研项目档案进行验收，但各类科研项目的主管部门并未以制度形式对档案验收的条件、程序作出规定。

2．前端控制和过程管理相对薄弱

《科学技术研究档案管理暂行规定》提出的科研工作和建档工作在任务下达、进度检查、验收鉴定、报奖考核各阶段的“四同步”管理，是科研项目档案管理工作的基本原则之一。但在防震减灾科研项目档案管理实践中，往往无法做到前两个“同步”，即“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步”，大部分档案工作集中在“验收鉴定”阶段进行。究其原因，一是档案部门不掌握项目报批、启动、执行情况，无法及时指导、督促文件材料的收集整理；二是项目主管部门下达项目任务与年度或中期检查通知时，未提及文件材料归档要求与档案工作进度检查要求，课题组人员未对档案工作引起足够重视。

3．电子文件材料管理不规范，档案管理“重藏轻用”

在电子文件材料管理方面，文书档案、基建项目档案注重以签字、印章等作为文件有效性的依据，纸质文件材料原件在档案中占有更重要的位置，电子文档一般仅作为备份和档案信息化的途径进行保存和积累。而基于防震减灾科研项目的特点，项目执行中形成较多的试验数据、野外照片、测量资料、观测数据、软件、源代码、电子图纸等各种形式和载体的材料，其中部分材料无法形成纸质档案，电子文件材料具有不可代替性。但目前电子文件材料的收集和归档还未受到足够重视，课题组人员往往仅收集纸质文件对应的电子文档，造成项目重要过程材料甚至核心成果未得到归档。科研项目档案不齐全，整理不规范，导致查询不方便，利用价值降低。

4．档案工作队伍不稳定，缺乏专业培训

课题组人员与档案部门人员作为科研项目档案管理工作队伍的重要组成部分，都应熟悉档案工作流程，掌握档案工作技能。在地震系统科研项目档案管理实践中，一些单位科研档案人员流动性较大，年龄结构偏大，人员经验不足。而课题负责人往往将档案工作交给课题组中的在读研究生完成，这些人员不熟悉档案工作要求，且流动性大，易导致项目文件材料的流失，也增加了档案部门指导、监督档案工作的难度。另外，与文书档案、基建项目档案人员相比，科研项目档案人员的学习途径和培训机会较少，业务能力无法得到有效提高。

提高防震减灾科研项目档案管理水平对策分析

1．加强科研项目档案管理制度体系建设

中国地震局档案部门作为地震系统档案工作的主管部门，首先应制定统一的科研项目档案管理办法，对系统各单位的科研项目档案工作提出统一的规范性要求；档案部门还应联合各类科研项目的主管业务司室，针对各类项目的不同需求分别制定档案管理办法；对规模较大、形成文件材料多，或协作单位较多的科研项目，项目承担单位的档案部门也应根据项目实际情况制定本项目的档案管理实施细则。各层面的档案管理制度应根据其规范对象的特点，重点明确以下内容：一是档案管理各主体的职责。主要包括中国地震局档案部门和科技管理部门的职责，项目承担单位和项目协作单位的职责，各单位档案部门、课题负责人和档案兼职人员的职责。二是文件材料收集范围。以科学技术研究课题档案管理规范》为基础，一方面可根据防震减灾科研项目实际情况，增加具有行业、学科特色的内容，如野外照片、测量资料、观测数据、图纸等；另一方面应根据国家对科研、采购、软件开发等工作的最新要求和项目所涵盖工作内容的增加，补充反映相关工作过程的文件材料。三是档案编号原则。可为防震减灾各类科研项目档案规定统一的编号原则，如采取“项目类别号一项目代号(一承担或协作单位代号)一案卷流水号”的编号原则；或根据各类项目主管部门的要求分别为各类项目制定编号原则。四是档案整理各环节工作要求。档案整理过程需要参照的国家规范较多，为便于档案工作人员理解和把握，应将这些规范中对各环节工作的要求进行整合，主要包括文件材料收集、鉴定、分类、组卷、保管期限划分、编页、编号、编目、电子档案整理、照片档案整理、卷盒和表格规格等内容。五是档案验收要求。档案验收的条件、验收要求、工作报告和自查报告的格式和内容等应予以统一。档案验收的组织主体和形式可根据各类项目主管部门的要求分别进行规范。

2．加强科研项目档案全过程管理

任务下达阶段，项目主管部门应在下达项目任务的同时，提出档案收集和归档的要求；项目承担或协作单位档案部门应及时了解项目下达情况，以制度规定的收集范围为基础，结合项目任务书，向课题组提出应收集文件材料清单，并对课题组兼职档案人员进行档案工作培训。进度检查阶段，项目主管部门应在下达年度或中期检查通知的同时，提出对档案收集整理情况进行检查的要求；项目承担或协作单位档案部门和科技管理部门应根据项目执行进度，对照检查档案收集整理工作进度，对文件材料收集不齐全、不及时的，应督促课题组进行补充，对分类、组卷、编目等工作不规范的，应给予指导并协助整改。．验收鉴定阶段，项目承担或协作单位档案部门应对项目档案进行形式审查，并68I卫国档寨2014．7协助课题负责人完成档案工作报告。项目承担单位档案部门应对协作单位(子课题)档案进行检查验收。在项目通过鉴定验收后，档案部门还应继续督促课题负责人提交验收报告、验收意见、成果奖励申报、推广应用等方面的后续文件材料，补充完善项目档案。报奖考核阶段，项目承担或协作单位档案部门应根据有关部门的需求如实出具归档情况证明材料，有关部门应切实将其作为科技报奖、科研人员提职考核的重要依据。

3．推进档案信息化建设，实现档案“藏以致用”

一是电子文件材料收集归档。应根据科研项目档案的特点对电子文件材料收集范围、收集方式、整理要求进行细化界定。二是数据库平台建设。在电子文件档案齐全、完整的基础上，由中国地震局档案部门组织建立科研项目档案数据库管理平台，整合系统内科研项目档案信息资源。三是资源共享利用。通过科研项目档案数据库管理平台，局属各单位档案部门可以更高效地做好本单位科研项目档案的归档和查询管理，同时按一定权限查询利用其他单位的档案信息。

4．加强档案管理网络和档案工作队伍建设

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2018年，是局“深化企业改革，增速提质创效”的一年，集团公司财务处先后制定、修改并下发了资金管理、税务管理、两金管控、差旅费管理、完工收尾并帐管理等13个管理办法。为提升财务和经济行为的合规性，防范财务风险组织开展了财务大检查工作。银西项目财务部按照局集团公司相关文件精神及工作要求，积极落实部门责任，着力做好以下工作，现就2018年的具体工作总结如下：

2018年主要工作开展情况：

一、资金管理情况

1、上交款情况

足额缴纳上交款。按责任状上交金额积极筹措资金，按季度足额上交。

2、资金集中管控情况

一是严格执行集团公司 “无合同不结算，无结算不债务，无债务不计划，无计划、无发票不付款” 资金支付原则，每月按批复后资金计划由局指统一代付所有款项。二是强化资金管控系统的考核。每月按考核办法对两个工区进行考核，兑现奖罚并通报考核结果。

严格执行《中铁二十二局集团有限公司备用金管理办法》，规范备用金借支、使用、核算、核销管理。

二、税务管理情况

1、夯实税务管理基础，筑牢税务控制防线

一是根据局下发的《关于做好增值税税率调整应对工作的通知》要求，项目部与业主及时沟通，梳理4月30日前对已完工程量进行计价、开票，签定税率调整的补充合同；组织参建工区梳理未执行完的采购、劳务合同，对未执行完的合同重新修订税率、合同额条款，重新签定补充合同。对4月30日前已发生经济事项尚未开具发票的单位要求在规定时间内足额开具发票；二是对新修订的《二十二局集团有限公司进项侧管理办法（试行）》的通知(局财〔2018〕188号)、关于修订《中铁二十二局集团有限公司销项侧管理办法（试行）》的通知(局财〔2018〕189号)、关于修订《中铁二十二局集团有限公司发票管理办法（试行）》的通知(局财〔2018〕196号)、关于修订《中铁二十二局集团有限公司增值税会计处理规范（试行）》的通知(局财〔2018〕195号)文件进行认真学习、及时传达，严格按通知精神规范业务处理。

2、做好税负与收入、利润等指标对比分析

（1）进项税额测算

目前，根据参建两个工区进项留抵税额大的情况，组织两个工区财务部、计划部、物设部对已发生进项税额按经济事项、税率进行分类统计，梳理出各税率税额；对剩余工程量进行工、料、机、其他费用成本分解，测算出剩余工程量确认收入的税额。

（2）销项税额测算

统计已确认收入并开具销项发票金额，测算剩余工程量收入及材料调差及变更索赔金额，夯实销项税额。

（3）对比分析进、销项税额

根据进、销项台帐及测算资料，分析进项留底大的原因，做好税负与收入、利润等指标的对比分析，采取有效措施综合平衡现金流、效益、税负间的关系。

三、财务大检查情况

股份公司于3月23日召开了2018年财务大检查部署视频会，银西项目根据会议精神及股份公司、集团公司财务大检查实施方案工作要求，制定下发了《关于开展2018年财务大检查的通知》（局银西铁路综合〔2018〕013号）。项目部成立了2018年财务大检查自查工作领导小组，在项目全范围内按照文件要求立即开展财务大检查自查整改工作，5月18日局第十检查组来项目对局指本级及参建单位进行为期7天财务检查，并形成工作底稿，针对底稿提出的问题，项目财务部组织相关单位及部门进行了认真的分析，查找原因，及时整改。

四、两金压降工作

1、工作开展情况

为提升项目资产运行质量，进一步落实股份公司、集团公司 “两金”压控工作要求，项目将提质增效、“两金”压控、二三次经营等多项管理活动有效结合，多措并举，打好组合拳，努力提升资产质量，改善“两金”占用和财务状况。

在清收清欠和两金压控组织体系上，项目部先后成立了以主管领导为组长的清收清欠领导小组、“两金”压降领导小组、变更索赔领导小组。

在制度建设上，项目部制定下发了清收清欠工作实施细则，按照“谁主管、谁办理、谁负责”的原则，明确了项目主管作为第一责任人。根据集团公司要求制定下发了2018年度“两金”压控方案，进一步明确了两金压降组织机构、部门职责分工、压降目标。

积极配合集团公司办理应收帐款保理业务，利用应收帐款保理实现集团公司表外融资，降低应收帐款金额，进一步达到压控“两金”的目的。

2、主要指标完成情况

（1）“两金”指标完成情况

2018 年9月末“两金”净额0亿元，较年初降低6625.31 万元，高于2018 年度下达的“两金”净额不高于6625.31万元管控目标。

（2）清收清欠目标完成情况

截止2018年9月30日清收清欠考核目标完成40968.57 万元，清收清欠考核目标完成率73%。

五、五乱治理工作

2018年6月5日至16日集团公司“五乱”治理第二检查组对银西项目开展了检查，9月25日集团公司党委专项治理办公室下发了检查问题通报。自下发通报之日起针对通报提出的五方面问题，项目部组织相关部门、参建单位进行了积极整改，并将整改情况上报集团公司归口业务部门。

2018年工作计划

一、进一步做好税负测算分析工作

进一步做好税负与收入、利润等指标的对比分析，综合平衡现金流、效益、税负间的关系。

二、加强两金压控及清收清欠管理工作

今年以来，银西严格按照集团公司要求，强化“清收创效，清欠创收”的理念，逐项落实各项工作。2019年银西项目接近尾声，在收尾阶段清收清欠是最关键阶段。一方面要抓好工程款项确权工作，另一方面就是落实好变更索赔、调概补差工作。争取以保函置换工程保留金。积极利用国家对预留保证金的相关规定与业主单位沟通，降低保留金预留比例，提高 “两金”压控水平，及时回笼资金。

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关键词：固定资产 档案管理 合理利用

档案管理亦称档案工作，是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。固定资产档案是含义比较丰富的企业信息资源，是企业财务的重要部分，为企业的技术革新以及设备更迭提供重要的依据[1]。因此，合理的进行固定资产档案的管理，能确保其档案价值能够得到完整的体现和得到合理的利用，增加资产的利用效率，实现固定资产管理的目的和意义。

目前对于企业设备固定资产的管理手段大多仍停留在传统的手工管理模式阶段，即一个记录设备名称、规格，以及购买、维护、使用日期和存放地等情况的记录本和贴在设备上的记录标签来对设备进行分类管理。当需要对所有设备进行借、还、转移以及对所有设备进行资产评估和逐件核查时，对设备的查找就会带来很大的不便。针对传统管理方式存在的诸多不足，固定资产档案管理的规范化和简单快捷的固定资产档案管理系统已经成为档案管理当中迫切的需求[2]。

1.对固定资产档案进行合理建档

要对固定资产的档案进行合理有效的管理，使用适合自己企业的行之有效的固定资产管理系统工具能有事半功倍的效果。虽然各个企业档案的管理模式都不尽相同，但一般传统的手工管理方式都是按照年份或者设备的所属科室来进行划分。随着计算机管理系统逐渐替代手工管理，如果还遵循以前使用老模式是不甚科学的。如果仍然按照年份或所属科室的方法来管理档案，虽然可能快速的查询到所需资料档案，但是会造成资源的浪费。新型的管理模式应该将档案各自编号，通过资产档案管理系统可以查询到所有设备的编号。这样不仅能够快速精确的查询到所需档案和设备，并且每个设备或档案对应唯一的档案编码，能充分的利用计算机的存储空间，合理的进行资产档案管理。固定资产档案是一个具有多种定义的复杂的档案集合，在对其进行整理的过程中，应该按照固定资产投资项目档案和设备档案的形成特点来进行整理和分类，这样也可以保持其各类资产的特征以及不打乱原有成套的项目档案资料。对固定资产档案可以进行分卷组织，进行馆藏时可以从档案的卷标、题目、目录等对档案进行建档，形成档案目录索引，以方便日后对档案进行检索查询，也可以使档案保持相互联系而又相互独立的特点，保证在日常对固定资产档案管理和统计鉴定工作中的有效控制。

2.加强固定资产档案的管理

设备固定资产档案管理中，存在如设备采购时的资料档案以及票据归档不全，设备仪器的使用和维护记录，以及检测鉴定报告归档不够及时，设备档案管理范围过于宽泛致使管护人员的负担等问题。这是由于档案管理人员管理意识不高，管理制度和责任落实不健全，归档时追求全面而不注重时间等造成的。这样的管理导致档案的使用价值不高，在设备归档的过程中过于追求形成固定资产的数额，致使过多重复或者不必要的档案文件对档案部门造成了负担和使用不便。此外一些企业对固定资产归档的监督力度不够，考核标准过低，甚至根本没有将档案工作列入项目管理的过程当中，造成档案部门和归档人员听从项目工程的被动服务局面。因此经常出现在项目实施过程中档案的指导作用无法有效体现，档案管理工作形同虚设，甚至在项目竣工验收阶段不进行档案验收或者仅仅敷衍了事的情况。

因此对固定资产设备的档案管理，应当从设备的购置甚至设计制造阶段就开始。对设备的安装、调试、使用、维修等设备使用的全部过程都形成图文材料甚至音像记录等各种不同载体的档案材料。并且要注意：①设备开箱接收时必须有档案管理人员进行监督和检查，对设备的文件和检查验收过程进行文字记录并且结束归档，否则出现档案手续不齐全的情况档案管理部门不予记录，财务部门不予核算。而对贵重的设备更应该进行影像记录，以备查验。②设备档案进行分类分卷入档时，应当保持档案文件的原有特点，按照单个设备的成套资料进行整理组卷，将设备的使用说明、维护手册、发票单据等随同设备档案等文件放在同一文件卷组中。③完善仪器设备的管理，使设备的资产记录和实物数据档案完全符合，并随时更新。而对固定资产投资档案的归档，应当将所有能反映和投资项目有关的所有职能活动及有参考和利用价值的所有文件收集齐全，归入固定资产的项目档案之中。其中可能包括前期的立项、可行性报告、审批记录、招投标公告、项目勘察、财务报表等所有项目相关文件纳入档案范畴。

同时对档案的管理工作还需要建立完备的管理制度：一是结合企业实际制定相应的管理办法和实施细则，明确档案管理的工作流程以及项目档案管理职责，坚持项目档案的统一管理以及档案建设同时进行。二是根据固定资产投资项目的目标计划来进行项目档案的管理工作，明确具体的归档内容以及工作责任。三是按照归档计划划分各个项目的具体档案整理范畴，集合建设项目的规模，与各个项目部门以及执行部门进行沟通，建立一个完善、全面、准备的档案范围表，确保档案的完整系统。

总而言之，固定资产的档案管理的范畴较广，系统性较强，是具有宝贵利用价值并能提高资产利用率的信息资源。能为企业的技术革新和资产的有效利用提高依据。因此，做好固定资产档案的管理工作能够提高固定资产的利用价值和利用率，也是固定资产档案管理工作的主要目的和价值体现。

参考文献：

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1 财务管理信息化的必要性

(1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。

(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

2 财务管理的问题及解析

(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。

(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据，例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。

3 加强信息化建设的理论策略

(1)信息化意识的培养。首先是部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求水利建设部门的领导团队本着对国家负责、对集体负责以及对个人负责的态度,重视单位财务管理工作,严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容,即“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。确保财务信息的可靠性。其次,培养财务管理人员的信息化素质,提高水利基建财务人员信息操作水平;严格财务、会计人员的执业资格认证。在水利基本建设财务管理过程中,财务人员是工作主体,要想适应现代计算机软件及网络的发展,自身要有信息分辨和处理的素质,需要专业而持续的学习和培训,确保在财务管理信息化的应用中发挥实效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系。首先,健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映,报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时,能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次,会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化。最后要规范核算制度,健全财务管理监督制度。依据国家统一管理办法,各单位建立健全财务监督监控体系。监督措施应能发挥实效,监督内容应包括预算的编制、物资的采购、资金的结算、财产的管理等诸多方面,要贯穿于经济活动的事前、事中、事后全过程,力图消除会计监督的“死角”。

4 加强信息化建设的实践战术

信息化建设内容包括数据库系统、网络系统、安全系统、信息规模、信息服务等。在具体实践中,应围绕建设质量的高标准,把财务信息管理基础部门工作与改善水利事业单位管理结合起来,有效地促进水利事业管理和发展的信息化、现代化。

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1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。

4.细化合同专用章管理，严格公司合同档案管理。

法律顾问的严谨与细致等优点，还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求，以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务，在一定时期内具有重要的保存价值，生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此，对于审结用印的合同，笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐，及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息，并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案，使合同自始至终都处于受控状态。事实证明，完整合同档案的建立，也便于总结合同履行情况，吸取经验和教训。

5.狠抓合同管理考核，加大公司内部合同管理检查的力度。

为有效防范合同法律风险，公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况，并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》，逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题，评价相关部门合同管理工作，提出改进意见；重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人，给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作，能督促各单位执行公司合同管理制度，在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理，注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则，依法保障自身权益。

6.注重法律知识普及，加强合同管理人员培训。

公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员，人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人，法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制，每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题，结合实务、配合案例宣讲基础法律知识，剖析合同从签订到终结的全过程，针对各环节进行风险防范提示，还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放，以强化学习效果，增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视，一方面促使公司合规文化生根开花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航，从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。

二、结语

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一、内蒙古的人才服务标准化建设情况

目前，我区的人才服务业正处在一个平稳、向上的发展阶段，服务产业化、人才管理网络化、人才交流多样化的人才市场新格局初步形成。人才交流上，以常设性人才集市为主，配以大型人才招聘会和中高级“精品”人才专场。人才资源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才单位所有”的管理模式，人才管理，服务工作逐步走向社会化、规范化和专业化。 根据2009年人社部制定颁布的人力资源和社会保障标准化工作管理办法等文件的要求，全区各级政府人事部门和人才服务机构已逐渐认识到标准化对人才服务发展的重要性，我区各盟市已将人才服务标准化建设工作列为当前重要工作来推进。几年来，相继制定出台了有关流动人员档案管理、人才市场管理、人才就业服务、评价等规章和制度，有效地规范了人才服务工作的开展。现将情况汇报如下：

（一）加强硬件设施标准化建设

我们本着统一管理、方便服务、经济合理的原则，根据职能分工分别设置了行政综合部、流动党员党总支、财务部、人才培训开发部、公共人事服务部、信息交流部、人事部、人才寻聘部、社会保障部9个部门。服务大厅窗口按照现有工作环境配备了统一的标识牌，并且将收费项目、服务承诺、业务流程、监督办法等内容通过大厅的公告栏、宣传单和内蒙古人才网网站予以公布，力争为广大服务者提供规范、诚信、优质、方便的服务，打造“一站式”的服务标准模式，兑现各项服务承诺。

（二）基础制度与业务标准化建设

按照人才服务标准化建设工作要求和所规定的相关标准，结合实际工作，对内我们制定了单位内部的管理制度，包括人员管理、办公设施、财务制度、请休假等方面的规定。对外业务制定了《内蒙古人才市场条例》、《内蒙古流动人员管理暂行办法》、《内蒙古人才交流服务中心流动人员人事档案管理制度》、《内蒙古人才交流中心现场招聘工作流程及分工》、《内蒙古人才网招聘办法》、《内蒙古人才交流中心流动党员管理办法》、《内蒙古人才交流服务中心人才评价考务流程》等14套管理标准和工作标准，各部门的业务都按标准开展具体工作，做到办事有规定，服务有办法。例如，人才市场招聘分为有形市场和无形市场。有形市场有市场的招聘办法与流程，无形市场有网络招聘办法等。人事档案管理有规定、有办法，具体包括档案管理规定、档案转移手续、转正定级手续、集体户管理、出国申报手续、婚姻状况证明以及办理辞职、辞职手续，等等。仅2010年一年有形市场共组织人才交流会36场，全年组织用人单位3235家次，提供就业岗位70087个，上会求职的人才达170万次。无形市场共组织3次网上招聘周活动，招聘信息800余条，平均每天更新内蒙古人才网招聘信息100余条，内蒙古人才网今年继续保持全区人才招聘网站的龙头地位。人才评价业务，共组织政策性考评和社会化考试30场，参加考评的人员达23819人次，最终正式聘用人数2715人。人才派遣业务，目前管理的派遣员工总数为5700余人。社会保障业务共为34家单位的16765人办理了五险一金的缴纳工作。流动党员管理党总支共设4个流动党员党支部，管理流动党员289名。高校毕业生就业见习，全区33家就业见习单位，共征集到3494个见习岗位，区直已上岗人员2333人。

（三）岗位设置与人员管理标准化建设

按照人才服务的专业化要求，科学设置工作岗位。各部门按照相应标准，开展服务。分工明确、责任到人，极大地强化了专业管理，提升了服务品质。不断地加强和规范服务管理标准，完善奖励与绩效考核机制，充分调动了员工们的工作积极性。

（四）工作流程标准化建设

在明确工作人员职责，严格要求员工遵守各项工作规定和制度地前提下，将业务流程通过展板、宣传单和网站方式向社会予以公布，并加强日常监督考核，奖惩兑现。做到了办事有方向、业务有流程、服务有规范。

（五）管理手段信息化建设

信息化是标准化建设的重要内容之一，加强规范服务标准的同时提高工作效率。2009年我区由人才基金投入100万元的政府采购项目，用于加强人才信息网络建设。其中包括服务器、计算机、路由器等硬件设施的更新和数据库系统、安全防护等软件设施的升级。购置开发了“流动党员管理系统”、“人事档案管理系统”、“劳动就业核心业务经办子系统”、“事业单位合同鉴证管理系统”等多个数据库管理系统，真正实现了信息化、无纸化、便捷化的管理模式。同时内蒙古人才网作为我区最大的人才招聘网站，在我区网络招聘、网上求职、信息公布中发挥着重要作用。网站是我中心结合自身实际，设计、制作而成，所有功能和模块都经过了反复的推敲和对比，经过不懈的努力现在内蒙古人才网整个网站系统构架与中华英才、51JOB、智联等知名网站相当。自2009年改版以来，总访问量达5700万次、日均访问量为4万次。

二、存在的问题

（一）人才服务标准化系统性不强

人才服务的标准化建设在人才管理中一直都具有举足轻重的作用，各个单位也分别制定了相应的标准和制度，这是标准化的体现。但是在人才服务系统中，只是存在标准化的现象，并未形成一个统一的制度和标准，这样使得人才的管理和流动出现了较大的空白和障碍。

（二）人才服务标准化横向联系欠缺

人才服务缺乏统一的标准不仅仅在系统内部流转过程中出现空白和障碍，在与其他系统和部门交叉时也造成衔接不顺畅的情况。如高校毕业生的档案流转存在与教育部门、外省区等相关规定衔接不上的一系列问题。例如各地方、各部门就某一具体事项的办理过程、要求和做法的不同，致使办事效率不高、限制太多等问题频繁出现。

（三）人才服务标准化意识匮乏

在日常服务工作中，工作人员没有形成标准化意识，有些人才服务标准内容简单，力度不够，原则性不强、灵活性不够，单纯凭借经验和习惯进行业务操作。其实对于一些熟练和有经验的人员来说，在工作过程中已经形成了一套标准化的工作方法，只是没有及时进行总结和推广，造成了资源和经验的浪费。

三、意见和建议

（一）加强人才服务标准化建设的领导

各级政府及其人事部门应当加大对人才服务标准化建设的重视程度，成立专门的人才服务标准化研究和制定组织，在充分搜集先进的人才服务技术、先进的人才服务手段方式和先进的人才服务管理规范资料的过程中，也要广泛征集相关行业包括国外先进技术和管理经验，在综合分析、试验验证的基础上，出台人才服务标准化建设的相关制度和办法。加强人员培训和队伍建设的力度，保障标准化建设工作的顺利开展。

（二）在档案管理和人才流动方面急需出台相关的标准

目前档案管理的标准在各个地区不尽相同，不利于人才及档案的流动，一些发达城市对档案流转的要求较高，针对各类人群存在着不公平的现象，同时也制约了人才的流动。

现阶段流动人员的档案管理并不规范，没有建立档案追踪机制，用人单位与劳动者对档案的管理意识淡薄，并不重视自身档案的完善，从而使应有的利益受到损害。同时也不便于人才服务机构管理档案。有关档案的统计结果与实际情况不吻合，造成统计数据的偏差。这方面也亟待出台相应的管理办法和统计标准。并且加大宣传力度，保障劳动者的权利。

（三）建立统一规范的人力资源市场