城建档案管理规定范文
时间：2023-05-04 13:18:42
导语：如何才能写好一篇城建档案管理规定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。
本规定所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。
县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。
城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。
第四条城建档案馆的建设资金按国家或地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。
第五条城建档案馆重点管理下列档案材料：
（一）各类城市建设工作档案：
1、工业、民用建筑工程；
2、市政基础设施工程；
3、公用基础设施工程；
4、公共交通基础设施工程；
5、园林建设、风景名胜建设工程；
6、市容环境卫生设施建设工程；
7、城市防洪、抗震、人防工程；
8、军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。
（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、技术经济资料等方面的基础资料。
第六条建设单位应当在工程竣工验收后六个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的工程建设档案。凡工程建设档案不齐全的，应当限期补充。
停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。
撤销单位的工程建设档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。
第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。
第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，其竣工验收应当有城建档案馆参加。
第九条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。
城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。
房地产产权产籍档案的管理，建设部另行规定。
第十条经省、自治区、直辖市人民政府同意收取的工程档案保证金，须纳入城市财政专户管理。其利息经建设行政主管部门报财政部门同意，用于城建档案的保管和保护事业。建设单位按规定向城市建设档案馆报送工程档案资料后，工程档案保证金全部退还。
第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理、编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。
城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。
第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。
第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门或档案行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）无故延期或者不按规定归档、报送的；
（二）涂改、伪造档案的；
（三）档案工作人员，造成档案损失的。
篇2
一、目前城建档案整理中存在的问题
（一）仍然采用传统的档案管理模式，工作效率低下。
城建档案整理是管理城建档案工作基本原则的重要手段。然而，由于目前档案室管理人员的业务素质较低，在城建档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。随着社会不断发展，传统的城建档案管理模式已经不适应新环境发展的需要，比如说对于计算机的应用水平还比较低，这样则严重制约着城建档案管理的工作效率；一些不规范的操作流程也严重影响着城建档案管理的质量。由于城建档案管理涉及的单位较多，城建档案工作的标准也没有统一界定，这就造成了城建档案在归档的过程中出现了质量和内容不统一的现象，正是这些现象给档案室增加了压力。
（二）城建档案管理缺乏科学和系统性，档案资料利用率低。
目前，在一些城建档案资料管理过程中，大部分城建档案管理人员对城建档案资料管理的重要性认识不到位，缺乏科学和系统的管理规定，从而无法将城建档案管理职责落实到个人，严重影响了建筑工程项目档案资料、单位资料、分部资料、建筑工程文件、工程准备阶段文件等工作整理的开展。同时，当前城建档案室工作人员流动性较大，这样很容易造成城建档案资料归档不清楚，甚至出现丢失的现象，严重影响城建档案资料的利用率。
（三）档案资料管理保密性较低，影响了档案资源的共享。
城建档案主要是在城市规划和建设过程中，以及相关管理工作开展过程中形成的，以归档保存文字、图表和声像等各种载体文件管理材料。在当前城建档案管理过程中，其资料管理形式不固定，这样便直接降低了城建档案管理的保密性，容易遭受侵入。同时，电子档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大，从而导致电子信息化城建档案管理人员很难察觉到文书档案管理资料内容的变化现象。同时，城建档案信息在收集的过程中来源于不同的单位，这就需要城建档案管理人员分别对信息进行统计，这样在统计的过程中便会严重影响到城建档案资料的保密性。然而，如果为了确保城建档案资料信息的保密性，而不将信息共享出来，又会在一定程度上影响到城建档案信息的利用效率。
二、完善城建档案整理的策略
（一）建设城建档案数据库系统，实现城建档案管理的现代化，提高城建档案整理效率。
现代电子档案与传统的纸质档案相比，传统的纸质档案管理在存储上、搜索上都较为麻烦，而城建档案的信息化管理却有着很多优点。因此，在今后的发展过程中，城建档案室要以收藏容量大，高密度，联机能力强的电子档案介质作为未来收藏的主要方式。电子档案可以说是全新的档案类型，通过计算机存储之后，并编程为计算机代码进识别。城建电子档案在网络的支持下可以随时随地的被广大用户借阅。档案网站与数字档案的建设是实现城建档案管理现代的主要体现，有利于为城市测绘和地质勘查、城市规划、城市建设、工业、民用建筑工程、市政、公用设施工程建设等提供充足的理论依据。尤其是网络信息化技术的不断深入，城建档案信息网络使用已经出现，可以利用互联网快捷地进行查询，有效突破了地域性的限制。城建信息资源要实现共享，将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上，让城建档案管理更加现代化。
（二）制定科学和系统性的档案管理制度，减少档案管理工作人员流动，提高档案资料利用率。
目前，在城建档案的管理过程中，档案管理人员应该充分认识到城建档案管理工作的重要性，构建科学和系统的管理规定，将城建档案管理过程中的各项职责落实到个人，从而有效提高当前城建档案整理的水平。同时，还应该最大限度减少城建档案管理工作人员的流动，避免出现城建档案资料归档不清楚的现象，有效提高城建档案资料的利用率。
（三）档案收集逐渐走向电子化，利用管理系统完善个人信息，确保档案资料的保密性。
传统的城建档案收集是个人或集体通过记录的方式，而未来的城建档案收集方式完全可以利用信息网络。用户通过登录相应的管理系统将城建信息完善，然后通过网络将城建信息传输到数据库系统中，数据库系统利用特定的编号方式对每一个档案进行编号，管理人员完全可以在终端计算机前面对城建档案进行管理，而这个过程不要面对面，只要准备一台机器与一个网络。同时，应该让信息系统统一处理多个单位城建档案信息，从而确保城建档案管理资料的保密性。
三、结论
篇3
关键词：城建档案：资源建设；管理
1 引言
城建档案是建设工程的重要组成部分，是城市建设的历史记录，是城市可持续发展的重要生产要索、无形资产和社会财富。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中具有非常重要的作用。随着城镇化建设的进程不断加快，如何加强城建档案资源建设和管理，积极为社会经济发展和城市建设提供服务，已经是摆在我们城建档案工作者面前的一个亟待解决的问题。
2 加强城建档案资源建设和管理的措施
2.1完善馆藏结构
我国的城建档案工作开始于八十年代初期，由于当时法规制度不健全，加之城建档案馆没有行政执法职能，城建档案的收集归档比较困难。随着城建档案事业的不断发展，法规制度的不断健全，新建工程档案接收进馆的数量大大增多，馆藏日益丰富，但结构失调的现象比较突出，呈现出馆房爆满，信息资源不全的现象。主要表现在：一是盲目地追求新建工程档案的进馆数量，以馆藏数量的多少论“英雄”、说功绩。二是馆藏结构不合理，有些门类档案数量还很稀少或是空缺。比如：房地产、园林、绿化和城建相关业务等属于城建档案归档范围和内容的城建档案大多数城建档案馆都没有收集归档。不完善、不完整的城建档案信息资源和馆藏结构制约了城建档案服务利用。城建档案要实现档案高效的收集管理和优质服务利用，必须大力加强城建档案的资源建设，不断增加档案种类，改善馆藏结构，着力做好以下工作。一是开展馆藏档案资料摸底和普查。通过摸底普查，分析馆藏结构比例，对应该进馆的城建档案资料，努力争取各方面的支持与理解，将所缺失的城建档案资料最大限度地接收进馆。二是要处理好丰富馆藏与优化馆藏的关系。对新建工程档案进行分类处理，研究制定分类标准，可按照建设工程的重要程度、投资数量、建设规模等情况，进行工程分类。如：区分一类工程、二类工程。一类工程接收纸质档案和电子档案：二类工程不接收纸质档案可由建设单位保管，只接收电子工程档案进馆，但必须建立查询目录，以便服务利用。三是加大其它门类城建档案的收集力度。坚持依法收集，加强工作协调，整合档案资源，构建起“统一领导、依法治档、门类齐全、规范管理、服务利用、和谐高效”的城建档案管理格局。只有保证城建档案信息源的完整、系统，才会有利于档案信息资源的开发和利用，有利于档案价值的最大实现。
2.2注重收集质量
从大多数城建档案馆馆藏情况看，新建工程档案比例最大，解决好新建工程档案收集质量，尤其重要。建设工程档案是建设工程在建设施工过程中的原始记录，是对建设工程质量的真实写照，具有依据、凭证等重要作用。建设工程档案必须做到真实、准确、完整和规范。在工作实践中我们发现建设工程档案的质量存在一些问题，主要表现在的完整性、原始性、真实性上，有差距。内容缺项、技术资料不真实，存在着先建后补的现象。特别是有的建设工程竣工图的编制不规范、不准确。竣工图是工程档案的重要内容，是今后工程维修改造的重要依据。但在报档的竣工图中，有的施工单位直接在施工图盖上竣工章作为竣工图，在图上不作任何更改：有的作了更改，但施工人员未根据实际施工情况进行规范更改和编制，改动的地方不注明更改依据：还有的是施工后施工人员根据记忆补编而成：有的甚至由其它专业技术人员补编完成。建设工程档案是隐藏的建设工程，是建设实体的内在真实反映。如何才能保证建设工程档案的完整性、原始性、真实性，笔者认为，必须采取有效措施，加强监管，明确责任，严格审验，确保质量。
2.2.1强化法规意识
《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规的相继出台和建设工程竣工备案办法的实施，为建设工程质量的提升和依法、高质收集保管城建档案工作提供了法律法规和政策依据。城建档案管理部门要加强对工程设计、建设、施工、监理等参与工程建设单位和人员政策法规的宣传教育，强化城建档案法规意识，通过多种形式的宣传教育，使全体工程参建人员牢固树立法规意识，自觉维护城建档案法规的统一性、权威性和严肃性，提高做好城建档案工作的自觉性。
2.2.2明确编制责任
工程开工建设时，应由建设单位牵头组织建立由建设、设计、施工、监理等单位组成的工程档案管理工作领导小组，加强工程档案收集、整理和移交的协调、部署和监督，着手开展工程建设文件和资料的收集整理。工程建设单位领导、总工程师对工程档案管理负直接领导责任，负责工程档案收集整理的协调和监督；设计、施工、监理单位工程技术人员配合本部门档案资料管理员，与工程建设同步做好建设工程文件、资料的收集、整理，按规定向建设单位档案管理部门移交归档：建设单位档案管理部门负责对工程档案的指导、培训、接收、验收、整理和移交等工作。同时，竣工图的编制必须由施工单位完成，竣工图编制必须规范严谨，对施工变更要及时标注，说明依据和原因。严禁施工后补绘，更不允许其它人员进行竣工图编制。
2.2.3把握关键环节
工程建设文件和资料的收集要遵循工程建设的规律和特点，工程建设文件、资料的收集大致可分为三个阶段，即：工程准备阶段、施工建设阶段、竣工验收阶段。在工程准备阶段，工程档案指导和管理人员对工程前期文件的积累、形成提出要求，开始收集；施工建设阶段，工程档案管理人员要与施工、监理单位保持密切联系，深入施工现场检查指导施工、监理单位工程文件、资料的形成、积累、收集和编制情况，对各种施工、监理文件和资料是否真实，编制是否规范，有无遗漏，对存在的问题提出整改意见；工程竣工验收阶段，档案管理人员要严格按照整理规程，认真检查档案材料是否完整、准确、系统，特别是审验竣工图是否反映工程实际，变更是否规范、符合要求，对不符合规定和要求的工程资料，限期改正。
2.2.4认真审验把关
城建档案馆是确保工程档案质量的最后关口，为此要求各级城建档案馆必须认真按照《建设工程文件整理规程》的要求，重点突出做好“七审”：即：审文件是否为原件：审文件的签名、盖章手续是否符合要求：审归档文件是否齐全、内容是否完整：审文件中的数据是否存在涂改现象：审文件中是否存在不耐久字迹现象：审竣工图的编制是否符合规范；审声像和电子档案是否规范和能有效使用。凡不符合规定和要求的，必须整改，直至达到要求方可接收归档。
2.3完善法规体系
城建档案政策法规建设经历了从无到有，从零散到系统规范的发展过程。经历了计划经
济以单一的行政手段管理、经济手段制约管理、再到市场经济条件下依法治档的渐进过程。二十世纪八十年代以来，国家制发《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《中华人民共和国城乡规划法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等一系列档案法律、法规，它们各自功能不同，构成了国家城建档案法规体系，成为全国各地城建档案工作进行管理与立法的依据。随之，各省、市结合本地实际，先后制定了城建档案的政策法规，城建档案的法规建设逐步形成。但纵观全国城建档案法规建设看，还不能适应城建档案事业发展的需要。一是城建档案法规尚未形成体系、法规不配套、法规之间不协调，给城建档案工作带来一定的困难。二是城建档案立法工作落后于城建档案工作发展的需要。实践证明，坚持依法治档是城建档案事业发展的根本手段和终极目标。但从全国各地城建档案立法工作看，立法难已成为制约城建档案事业发展的“瓶颈”。为此，当前要突出以下工作：第一、着力提高国家层面城建档案工作的立法位阶。应将现执行的《城建档案管理规定》上升到法律和条例层面，以提高城建档案工作法规性、权威性，依法推进各项工作落实，确保城建档案事业持续、健康发展。第二、加强法规的配套建设。制定相应规章、细则，规范工作、统一标准，使域建档案法规体系化、操作性强。同时还应加强与《档案法》等相关法律体系的渗透和衔接，以促进城建档案法规的贯彻实施。第三、加强域建档案重点和难点问题的法规建设。比如：涉及城建档案知识产权保护、保密与开放的内容、城建档案的鉴定、销毁等相关问题应予以明确规定。
2.4加强数字化建设
城建档案信息作为一个国家一座城市社会发展的重要战略资源，是再现历史书写未来的决策依据。城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合，为城建档案数字化建设提供了可能。加强城建档案数字化建设应着力抓好以下工作：一是积极推进资源数字化建设。资源数字化建设是城建档案信息化建设的核心，主要包括两个方面的任务：第一是现有馆藏档案的数字化。第二是加强电子文件和电子档案的管理。电子文件的大量产生并由此带来的电子文件归档管理是数字化城建档案馆面对的重大课题。要突出电子文件的积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、检查和指导，以确保归档电子文件完整、真实、有效和安全，这是做好电子文件和电子档案管理的重要手段和基础工作。二是努力实现服务机制的创新。实现服务机制创新首先要提高对外服务的水平，扩大服务领域，提高城建档案馆的知名度，要使服务的方式由被动变主动，通过网络和利用者进行交流，及时了解城建档案信息的需求变化，有针对性地丰富馆藏、整合档案的信息资源，变被动、滞后的服务为主动超前的服务。要应用信息和网络技术，变“死档案”为”活信息”，要紧密结合城市建设的发展，开发建设信息成果，利用多种形式，发挥城建档案在城市建设中的作用。三是不断加快城建档案网站建设。网站建设是城建档案宣传工作的新途径，是提供档案信息利用服务的新手段。网站应具备档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动。一方面，向社会广泛宣传域建档案工作的方针政策、法律法规，介绍城建档案馆的工作职能，提高城建档案馆的知名度。另一方面，通过网络宣传、利用馆藏，提高档案信息服务利用水平，为城建档案信息开发利用提供新的途径和手段。四是突出人才队伍建设。人才建设是开展数字化城建档案馆建设的首要条件，为此需要努力培养一批既懂业务，又懂信息技术的“复合型”人才，要加大人才选拔和培养的力度，为数字化城建档案馆建设奠定人才基础。
2.5注重服务利用
服务利用是城建档案收集保管的根本目的。城建档案的服务利用应遵循的原则：一是序化准备原则，城建档案信息资源开发应做好准备工作，它的首要任务是使信息资源有序化。二是扩大利用原则，就是使更多的城建档案信息为更多的档案利用者所利用。三是知识激活原则，就是将城建档案的信息经过消化、吸收和利用，而产生的新知识。也就是城建档案信息的编研成果，为利用者利用信息提供方便。四是全面效益原则。当档案信息资源转化为知识资产后，必须考虑有偿使用这个问题，因为无偿使用不能体现将档案信息资源转化为知识资产过程中的劳动价值。实现域建档案信息资源的服务利用必须做好以下几方面的工作：一是以市场需求为导向，开发适合市场需求的城建档案信息产品，满足社会各方面的需要。二是紧跟时代节拍，加快域建档案信息消化、吸收和转化工作，为利用者提供更多的信息“产品”，满足不同利用者的需求。三是积极与物价部门协调，为实现有偿服务提供保障和支持。
篇4
[关键词]城建档案；信息资源；整合；分析
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0330-01
引言
博乐市的地理位置相对来说比较偏远，经济发展的速度并不是很快，城建档案工作的建设观念也比较单薄，这与国家政策中的西部大开发工作出现背道而驰的状态。在城市的现代化建设日益加快的今天，博乐市的城建档案信息管理工作必须解放以往的传统思想，深刻认识其管理工作中存在的不足，认真分析其中的关键问题，全面开展新时期的城建档案信息资源整合工作，下面对其中存在的问题和加强此项服务的有效措施进行深层次的研究分析。
1 城建档案信息资源整合工作中存在的问题
1.1 各部门之间档案管理权责相互矛盾
城建档案工作的管理内容十分广泛，包括本地区内各个社会领域的档案信息资料，而在城建档案馆中的部门比较的冗余复杂，各部门之间需要管理的内容和管理上的权限并没有明显的划界，各部门之间的管理方式又各有不同，管理人员的素质能力和工作意识又存在参差不齐的现象，这些种种的因素使得城建档案的管理工作呈现一片混乱的状态，极容易导致部分档案信息资料的流失。
1.2 城建档案信息资料的综合利用方面有所欠缺
城建档案资料的管理是分处、分部门进行管理的，管理内容繁多复杂，并且各部门之间的管理方式存在一定的差别，其信息共享化的程度并不高，加上各部门之间的沟通交流少之甚少，这对城建档案信息资料尽快实现信息共享构成了很大程度的障碍，进而使得档案信息资料的综合利用率明显降低。
1.3 城建档案的信息化管理在一定程度上有所缺失
一方面是，目前本地区城建档案的信息化建设的基础较差，并没有十分先进且完善的网络设施，硬件设施的缺乏使得城建档案在信息管理上不能实现高效利用；另一方面是，城建档案单位的人力资源管理存在一些问题，档案信息管理的人员没有很高的信息建设意识，比较精通计算机网络技术的专业人才较少，这使得城建档案的信息换管理建设的障碍重重。
1.4 城建档案管理的主动服务意识在有所欠缺
城建档案的具体内容代表着一个城市发展过程中的历史资料，同时也是城市发展进程中具有参考价值的建设规划资料，所以说城建档案的管理工作一定要认真严谨。然而现实情况是，部分单位的领导部门对城建档案的收集整理工作并没有引起高度的重视，在资料的收集整理上信息的整理内容并不完善，严重缺乏了城建档案的信息整合意识，不具备应用的主动服务意识，这使得本地区的城建档案的管理工作仅仅是处于简单的保管工作上，要谈信息化建设更是难上加难。
1.5 城建档案管理所依据的法律法规在执行监督上较欠缺
近年来，随着我国城市化进程的不断加快，城建档案工作越来越受到社会各级部门的重视，与此同时，我国的城建档案管理法规也不断健全和完善。例如中央颁布了《城市建设档案管理规定》，部分地方也颁布了城建档案管理办法等，都对城建档案管理的各个环节做了不同程度的规定。尽管如此，但是针对法律法规而产生的城建档案管理的执行力和监督力却不强，从而导致城建档案的真实性、完整性和准确性都不高。
2 城建档案信息资源整合的优化措施
2.1 加强城建档案的法制工作
树立法制观念完善法规体系，为依法治n提供法律依据。而把法规落到实处，关键在于城建档案执法的实施和监督实施。在执行法律法规过程中，必须要正确运用各种执法手段，使城建档案法规产生更大的效能。因此，为了保证城建档案法规的顺利实施，除依靠档案行政管理部门和建设行政管理部门的监督外，城建档案管理部门要由市建委授权对违反城建档案法规的事件进行现场执法，有条件的最好成立城建档案执法队伍，或者每年定期开展城建档案执法大检查活动，提高社会影响力和威慑力，以促进城建档案事业的健康发展。
2.2 加强城建档案收集整理工作
城建档案信息资源整合工作是以城建档案管理信息系统的建立和完善为前提。首先，在城市档案管理部门之中选择核心城建档案整合领导部门，对具体的信息整合工作进行咨询、规划、指导、监督，明确各个档案管理部门单位之间的分工，加强相互的监督和沟通工作；其次，要建立和完善城建档案管理规章条例，加强对规章条例的执行和监督力度；最后，要加强对城建档案整合工作的价值、作用、管理方式等内容的普及和宣传.对城建档案工作进行统一规划。
2.3 加强城建档案的技术咨询服务
城建档案信息的整合是一项艰巨而复杂的系统性工程，在存放和管理过程中面临各种问题。为此，应努力搭建领导组织结构模型，全面了解城建档案用户的利用需求，为用户提供提前的定制服务，全面构建城建档案信息资源管理系统，促进城建档案集中式管理策略的实现，实现信息服务产品对用户输出，最终实现城建档案信息资源的整合目标。
2.4 强化多样化的城建档案信息资源整合方式
一是建立联机公共检索目录。实现跨馆服务各档案管理部门通过建立各自的档案信息资源数据库，并将其作为联机公共目录查询系统的一部分，按照科学分类和主题分类的方式对档案资源进行分类，以便于用于检索；二是建立公共性联机检索数据库。向用户提供网上档案有偿服务，使用户能够随时随地进入数字档案馆并进行档案预览或下载等操作；三是建立和完善跨馆协同服务。要充分利用办公自动化的优势。在局域网内建立档案管理信息系统，实现跨馆协同服务，使档案处理工作和档案查询工作更加方便快捷。
参考文献
[1] 施丽媛.城建档案馆信息化建设策略与实践[J].城建档案，2011，04：22-24.
[2] 孙丽炜.当前我国档案资源整合实践的比较研究[J].山西档案，2011，03：20-23.
篇5
1.城建档案收集范围
城建档案的范围主要包括以下几个方面：（1）城市测绘和地质勘查方面的档案；（2）城市规划（包括总体规划、详细规划、专业规划、工程规划等）方面的档案；（3）城市建设管理（包括规划管理、土地管理、房地产管理、市政公用设施管理、建设管理等）方面的档案；（4）工业、民用建筑工程（包括厂房、电站、矿山、办公楼、影剧院、教学楼、医院、疗养院、体育场馆、商店、饭店、银行、仓库、宿舍、住宅楼等）方面的档案；（5）市政、公用设施工程（包括道路、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供热、供电、电讯、公共交通、绿化、园林、环境卫生等）方面的档案；（6）交通运输工程设施（包括铁路、公路等）方面的档案；（7）人民防空工程设施与城市建设有关方面的档案；（8）军事设施与城市建设有关的档案；（9）园林绿化、风景名胜、古建筑方面的档案；（10）水利、防洪工程方面的档案；（11）环境保护方面的档案；（12）城市建设科研、设计方面的档案；（13）其它与城市规划、建设和管理有关的档案。
2.城建档案收集方法
（1）利用法律手段进行收集。1996年7月通过的《中华人民共和国档案法》，1997年12月建设部颁发的《城市建设档案管理规定》和辽宁省城市建设档案馆管理规定实施后，城建档案的发展有了法律依据和保障，1997年建设部颁发《城建档案管理规定》，以立法的形式统一和规范了城建档案的工作，各地政府也制定了适合本地区实际的管理办法，各城建档案馆都制定了以城建档案的收集为主，包括保管、调阅、利用、库房管理、鉴定、销毁、统计等规章制度，只有走以法治档、管档的道路，才是加强城建档案的收集，丰富馆藏扩大利用，使档案工作取得发展的根本所在。（2）采取征集形式进行收集。城建档案馆，要按照城建档案的归档范围，征集散失在单位、部门和个人手中的城市建设档案、资料或零散技术文件材料。征集的形式一般有两种。一种是以普法公告的形式，向社会各界、有关单位和个人及其他城市发出征集城建档案资料的启示，说明征集城建档案资料的目的、范围、种类和办法，以取得有关方面的支持和协助进行索取；另一种是有目标的个别向储藏者直接征集。（3）通过协商办法进行收集。目前城建档案工作法规制度，对有些城建档案向城建档案馆移交问题尚无明确规定。对于这种情况，必须通过协商的办法进行收集城建档案。
二、城建档案的整理
1.城建档案的整理工作内容
城建档案整理工作，是在遵循城建档案的自然形成规律、保持城建文件之间的有机联系、方便保管和利用的基础上，对城建档案进行系统的整理和科学的编目。
2.城建档案整理工作的意义
城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节。（1）整理工作有利于维护和反应城市建设的历史原貌。（2）整理工作有利于加强城建档案的科学管理。（3）整理工作是城建档案提供利用的基础和前提条件。
3.城建档案的系统整理
篇6
【关键词】业务指导；标准规范化；具体指导；岗位素养
业务指导工作是指通过业务指导人员的指导、检查、监督，形成和编制符合归档要求的档案资料，是城建档案管理的一项重要内容，是保证档案资料系统、完整、准确进馆的重要步骤。为了提高城建档案的归档质量、完善档案管理工作，就必须与时俱进、创新观念，提高城建档案业务指导工作水平。本人结合几年工作经验，就如何加强城建档案业务指导工作，谈谈自己的几点思考。
一、 加强法制建设、提高行政执法能力。
依法治档是发展城建档案事业和完善城建档案管理工作的保障措施。要做到依法治档，就必须做到有法可依、执法必严、违法必究。
1、有法可依就是要有充分的法律依据，自上世纪80年代以来，我国相继颁布了《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《城市规划法》、《建筑法》、《城市建设档案分类大纲》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》，我省、市也出台了相关的法规、规章，形成了法律权责明确的城建档案法规体系，为有法可依奠定基础；
2、执法必严就是要做到在法律、法规的授权下，依法行政，加强监督检查，首先城建档案馆要加强自身的法律意识，学习、掌握相关法律知识，具备执法素质，其次应设立专门的执法职能部门，具体开展监督检查工作；
3、违法必究就是要做到对不按规定移交档案的单位进行处罚，但处罚不是目的，只是方法和手段。处罚的结果是要提高人们的档案意识，重视档案的收集、整理、编制、移交工作，保证档案接收工作的顺利进行。
二、明确指导内容，制定规范制度。
无论是对建设、施工、监理单位资料员的业务指导还是对各县（市）、区相关业务部门工作人员的指导，指导内容都必须明确化、规范化、有章可循，这是开展业务指导工作的前提条件。
1、要明确工作的范围和内容。城建档案的业务指导范围一般是由城建档案的接收范围来决定的，具体包括：对所管辖辖区范围内的城建档案工作以及各县（区）城建档案管理机构进行业务指导。城建档案涉及专业多、内容丰、载体多样，所以业务指导的内容应包括以下几方面：做好城建档案的宣传工作，普及相关法律知识、提高法律意思，这是业务指导开展的第一步；做好城建档案人员的培训工作，通过培训，提高档案人员的档案管理水平，掌握专业知识；加强指导检查施工过程中形成的建设工程档案，参与竣工验收，确保归档质量；加强对各县（市）、区城建档案管理机构的业务指导，主要针对各单位城建档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、利用、编研等基础工作进行，要注重基层单位的实际情况，以技能和经验交流为主，确保其工作的顺利进行。
2、业务指导要求规范化、标准化。首先在工作程序上，要明确告知城建档案人员交档流程和步骤，在施工许可证前先签订《工程竣工档案移交责任书》、工程竣工验收时，要向城建档案馆申请档案专项预验收，填写《建设工程档案专项验收申请表》，验收合格后，移交档案，城建档案馆出具《城建档案验收认可书》；其次从具体内容上，严格按照移交目录，细化收集、整理、编制、移交的归档要求，逐项审核、严格禁止少项、漏项、后期编造情况的发生，在编制的过程中，要装订整齐，装具统一，确保档案质量。
三、提前介入、全程跟踪、具体指导。
业务指导人员应该在建设单位签订完《工程竣工档案移交责任书》后，主动与建设、施工、监理单位联系，了解工程项目和档案形成的基本情况，提出各阶段的归档内容和具体要求，到工地现场进行实地指导，及时发现工程进行中档案中存在的问题，及时改正，杜绝日后档案收集不全或内容不合格现象的发生。
做好全程跟踪服务，从工程报建到工程竣工，要明确告知工程单位城建档案工作的各项流程，使建设单位能够全面了解城建档案的收集、整理、编制、移交要求，在开工前，施工过程中，档案预验收、竣工验收备案前实行主动业务指导，督促建设单位移交一套完整、齐全、准确的城建档案。
四、提高业务指导人员的岗位素养
业务指导人员的岗位素养，直接影响着业务指导工作能否高质量、有序地顺利进行，所以要加强其职业道德和专业知识水平的提高，加强岗位素质的培养。
城建档案业务指导人员能否更好地履行自己的职责和义务，首先取决于他对档案事业的态度和情感，尤其是在城建档案工作尚未达到令人向往的现代，热爱城建档案事业，乐于为城建档案事业做出贡献的职业道德品质就显得尤为重要。
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关键字: 城建档案工作机制档案管理 管理机构
中图分类号：C93文献标识码： A
一、正确认识城建档案馆的性质与定位
城建档案工作是城市建设系统不可或缺的一部分，所以应将其纳入城建档案事业发展规划与长期规划中，紧密结合城市建设总体战略及发展目标，以确保城建档案工作与城市建设同步协调发展。此外，城市档案为信息技术、城市历史及技术创新等相关工作的研发提供了有力依据。
二、完善创新城建档案工作的内涵
受多方面原因的影响，以致城建档案在服务领域中存在诸多问题，具体表现在下述方面：（1）城建档案服务对象较狭隘。调查研究发现，城建档案服务对象大都为专业技术人员、行政管理人员，其主要用于工程建设、司法调查取证、产权产籍凭证等，而城建档案较少用于学术研究、科研等领域，由此可见，城建档案的开放程度不高，广大社会公众对城建档案的认知不强；（2）服务方式与手段较单一。长期以来，上门利用者查找所需为城建档案的主要提供利用方式，此方式下往往需要档案利用者多次往返后才能够彻底完成查阅工作。所以实现网络化的城建档案信息服务既能够满足社会多方面需求，又是推动城建档案持续发展的重要动力；（3）对外服务提供的大多为原始信息，编研成果不多。与欧美等发达国家相比，我国对源文件信息的深度加工不力，并且对城建档案的研究仍未能够真正意义上实现规范化、科学合理化、系统化，同时不能够实时掌握社会信息需求动态，以致难以及时满足社会发展需求。基于上述多方面不足，要求促进城建档案对外服务由被动逐渐向主动演变，切实做好跟踪服务工作，以提供全方位、多层面服务。
三、健全城建档案工作机制
第一，落实好特色档案收集工作。新知识经济背景下，要求城建档案馆善于应用电子计算机技术与网络信息技术，依托于二者加强特色档案收集，以不断扩大信息源，同时还应尽可能实现档案、图书、情报信息一体化、现代化管理，以满足新时期下社会的需求，不断增强、扩展服务功能；
第二，加大“数字化城建档案馆”建设力度。一是丰富数字化城建档案馆藏量。重点接收城市规划、建设及管理中所产生的电子档，推进城建档案与纸质档档案有机结合，并严格依据《电子档归档与电子归档管理办法》予以执行；二是实现城建档案信息数字化。对城建档案馆内的档案信息进行分类，之后按类逐步完成数字化转换，使其成为数字化信息，然后借助这些数字化信息建立起城建档案信息数据库或地理信息数据库，为实现动态管理提供保障；三是加强城建档案信息更新。实用性、权威性及准备性是判断城建档案信息是否有效的重要指标，所以要求构建起信息采集、汇编、录入及质量检查机制，促使档案信息广泛收集与档案信息应用形成良好循环，以保证城建档案信息的有效性。
第三,构建城建档案保密机制
1、利用本单位秘密以上的档案，利用者应出具所在单位介绍信证明和本人证件后方可借阅。
2、利用外单位秘密级以上的各类档案，利用者除具备以上证件外，还需经档案馆主管领导审批，方可借阅。
3、借阅利用秘密级以上和各类档案，不得代出阅览室，不得在阅览室横向转借给无关人员。
4、属于秘密级以上的档案，不得拍照、复制、摘录，若必须拍照复制时应经管理人员许可后方能进行。
5、不该说的机密绝对不说。
6、 不在普通电话明码电报中传达机密事项。
7、 不在公共场所和家属，子女朋友面前谈论机密。
第四,构建城建档案鉴定机制
1、根据国家制订的统一鉴定标准，对城建档案进行鉴定。
2、城建档案的鉴定工作人员应忠于职守，必须具有高度的政治责任心和谨慎细致的工作作风。
3、对城建档案的鉴定工作由馆领导，有关工程技术人员和城建档案工作人员组成鉴定工作委员会，负责进行鉴定工作。
4、对准备接收进馆的城建档案进行审查鉴定。
5、对保管期限已满的城建档案，由鉴定委员会进行具体分析和详细审查，确定继续规档或销毁。
6、遵照城建档案的特殊性，根据建筑物的在与否，确立其档案的归档与销毁。
第五,构建城建档案收集机制
1、负责收集属于吐鲁番市规划区的有关城市规划管理建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字，图纸、图表、声像等各种载体的档材料。
2、按照《城市城建档案分类大纲》、收集所有门类的档案。
3、按照《城市建设档案管理规定》第十条规定建设系各专业管理部门形成业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管一至五年后全部向城建档案馆移交。
4、在本市规划区内新建改建扩建的各类建筑物形成的档材料、建设单位在工程竣工后三个月内向城建档案馆移交一套符合规定的建设工程档案。
5、按国家标准格式尺寸装具档案。
6、城建管理活动中的其他各级各类档材料按照《档案法》第十条规定“任何人不得据为已有”，定期或不定期向档案馆移交。
第六,城建档案整理机制
1、城建档案的整理方法应严格按照《建设工程档归档整理规范》进行整理。
2、按照档案形成特点，应遵循档的自然规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。
3、在特殊情况下，档案馆接受的零散档按照有关规定进行全过程整理。
4、接受进馆的档案、零散材料有破损，不符合规格的要进行粘贴和托裱。
5、接受进馆的档案，通过系统科学的整理工作，要基本达到便于保管和提供利用的最终目的。
6、按照《城建档案分类大纲》进行科学分类，并编制完成卷内档目录，卷末备考表，案卷目录等编目工作。
第七,利用信息反馈机制
1、充分利用馆藏档案为社会服务，满足各方面的需要，充分发挥档案作用。
2、明确服务方面，端正服务态度，适合新形式发展要求，做好档案提供利用工作。
3、熟悉馆藏档案，不断研究档案提供的利用工作的新情况、新特点，了解和研究利用者的需要，做好档案提供利用预测工作。
4、逐步提高档案咨询工作的质量和服务水平，接受咨询，建立咨询记录。
5、利用馆内现有的编辑成果为社会服务，进一步完善利用登记薄、利用效果登记薄。
6、正确处理档案提供利用和保密的关系。
第八,构建城建档案销毁机制
1、城建档案馆销毁档案，必须由档案馆负责人批准，同时报请主管局领导批准方可销毁。
2、准备销毁的城建档案材料，应编制销毁清册和撰写销毁档案材料内容的分析报告。
3、销毁城建档案应注意安全保密、除主监销外，还应有以二人以上监销。
4、城建档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字并注明销毁方式和日期。
5、销毁后的城建档案案卷应在总登记薄案卷目录上注明“销毁”。
6、销毁后的城建档案，要统计销毁数量和详细内容。
参考文献
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[2] 黄淑莲.档案信息数字化问题刍议[J]. 办公自动化 2008年14期
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[5] 裴莉华.新形势下高校档案管理模式的转变[J]. 现代农业科学 2008年12期
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第一、利用现代化管理手段，维护好城建档案的完整与安全，馆内网站已经建立，不断做好日常数据库的建立和管理工作做好网站内容和信息的补充工作。版权所有!
第二、抓好馆内的基本建设工作为主要目标。保证各信息系统的软、硬件设施工作运行正常，做好馆内各项业务的信息化管理。在馆内已建成使用的局域网和城建档案计算机管理系统的基础上，辅助完成好城建档案收集、审核、接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常业务工作。
第三、加强验收与指导，提高基础业务工作效率。在实行建设工程档案竣工验收备案管理制度中，一如既往的严格推行《城市建设工程档案资料验收合格证制度》、《建设工程竣工档案整理报送制度》。在验收审核、接收、整理工作环节中，坚持履行国家建设部颁布的《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》、《城市建设档案案卷质量规定》坚持实行多次指导、跟踪服务、上门服务等主动服务形式来提高工程档案资料的入馆质量。
第四、在认真执行和落实好各项管理法规和制度的同时做好城区建设工程档案审核和接收。要求馆内人员在不断学习业务的基础上，进一步把握好工作开展过程中的法制、法规的实施和应用，以及其它业务相关的条例、制度，依法治档，提高工作效率和工作质量，加快档案的审核、归档、整理、输入、入库的速度，完成好年度的岗位责任制任务。版权所有!
第五、按照自治区建设厅月日下发的新建办号文“关于贯彻全国城建档案信息化建设规划与实施纲要的意见”的通知，我馆已根据通知要求制定出切实可行的近三年的发展计划及目标，根据《通知》精神的统筹规划，贯彻城建档案信息化标准规范颁布后的实施，全面实现档案管理计算机化，积极落实好上级主管部门下达的信息化管理目标。
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关键词：建设工程；档案；收集；管理
Abstract: This paper based on corporate records management system and mode discussed, on the basis of the analysis of social transformation and digitization in the context of enterprise records management system and mode characteristics put out a file management system and mode of conception. Provide a useful reference on the idea of innovation and mode of evolution of the next file management of construction projects.
Key words: construction project; files; collection; management
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）06-0020-02
随着时代的发展，建筑工程档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是建筑工程实施描述的最原始记录，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，建筑工程档案的管理也出现了一些新模式 ，这对建筑工程档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了建筑工程档案管理工作的进步。
然而，由于许多建设单位和施工单位对城建档案的法律、法规不了解，重建设，轻管理的思想普遍存在。因而，本系统内部产生或管理的业务技术和业务管理档案等收集难度较小，归档率较高；而非本系统的城建档案、开发区建设工程档案，由于其行业和行政划分的制约，收集难度较大，归档率较低。特别是对城市安全息息相关的电力、通信、地下管线等重要工程档案都不能及时接收进馆。为了改变这一现状，某地城市建设档案馆在某地城乡建设规划局领导的大力支持和各相关职能部门的密切配合下，建立了一套行之有效的工作程序。
一、加强城建档案法制建设，依法治档
随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。近年来，国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规，某地城市建设档案馆结合实际，也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前，必须到城建档案馆办理项目登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》（以下简称《责任书》）。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中，进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任，明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件，同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性文件的实施，确立了城建档案的工作地位，为规范城建档案管理、理顺收集渠道提供了法律依据。
二、加强与各职能部门的联系
一方面，由市建设工程质量监督站把关审核工程资料的完整与准确。一方面，严格执行档案专项验收制度，要求建设单位在组织竣工验收前，必须将施工资料按规范分类整理，并组成符合要求的案卷后向市城建档案馆报送，进行预验收审查，经业务室相关人员全面审查工程档案的内在和外在质量，审查合格后出具《建设工程档案预验收意见书》，不合格的提出整改意见，责令限期整改。整改后合格的出具《建设工程档案预验收意见书》，建设单位方可组织竣工验收。另一方面，由市城乡建设规划局建筑工程管理科把关，在办理工程竣工备案时查验建设工程是否有市城建档案馆出具的《陕西省建设工程档案验收认可书》，否则不予备案。通过各部门的通力配合，为建设工程档案归档提供了相应的监督和制约保障，确保建设工程档案能够按时完整、准确、系统的接收进馆。
三、主动服务指导，提高案卷归档质量
在新的形势下，城建档案工作者如果仍然墨守陈规，守株待兔，等待建设单位主动上门移交工程档案，必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难心理，勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿，爱岗敬业，兢兢业业，树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性，通过和建设单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记，馆里将项目划分到业务人员，业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导，服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。一方面，通过在签订《责任书》时向建设单位发放《市建设工程档案报送要求告知书》，让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循，知道自己该做什么，如何去做，遇到问题向谁咨询。另外，通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案资料，收集的档案资料是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作，发现问题随时解决，确保档案资料的真实、准确、完整。如市经济适用房既是保障性安居工程也是大型的连片住宅小区，产生的工程档案资料有房屋建筑、市政等不同类别；施工、监理单位就有十多家；资料员整理水平参差不齐等情况，针对这一情况，为了把问题解决在工程档案进馆之前，多次去工地，现场给资料员讲解工程档案资料的组卷原则、方法、案卷编目等内容，避免出现书写不规范、资料不齐全、签字盖章不全等现象的发生，为建设单位在竣工验收后能按时向城建档案馆报送一套完整、准确、规范的建设工程档案，奠定了坚实的基础。
四、加强业务学习，提高业务管理和业务技能水平
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂，涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。因此，某地城市建设档案馆采取“走出去，请进来”的办法，让单位里的一些业务骨干走出去，请有经验的档案管理人员来馆传经送宝，通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，全馆业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了工程档案的归档质量。
五、加强档案编制单位资料员培训工作
通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位资料员和相关部门档案管理人员进行岗位培训，通过培训让他们充分认识城建档案的重要性，了解城建档案的法律、法规和规章，掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关，宽进严出，考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中，要求档案从业人员持证上岗，为保证工程档案的完整、准确，提高归档质量打下了坚实的基础。
总之，在新形势下，城建档案工作必须摸准时展的脉络，采取有效的措施，加大收集力度，确保工程档案资料的齐全、完整和准确，提升工程档案的归档质量，促进城建档案工作整体水平的提高，更好的服务于城市规划、建设、管理工作。
参考文献：
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[2] 丁修英 ,奚卫华;滕州市依法做好撤并乡镇机关档案收集工作[J];山东档案;2004年05期
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关键词：地下管线，档案管理，问题，方法
城市地下管线是城市基础设施的重要组成部分，是发挥城市功能、确保社会经济和城市建设健康、协调发展的重要保障。随着城市建设的快速发展，地下管线的重要性日益显现，城市给排水、燃气、热力、强电、弱电等地下管线，就像人体内的“血管”和“经络”，为城市发展提供强有力地保障，被称为城市的“生命线”。地下管线一旦损坏，就会危及城市的“生命”。
随着我县城市基础设施建设步伐的加快，挖断管线造成重大经济损失的事例也时常发生，如：县文化广场在开发建设中几次挖断给水管，造成停水；白岩公园南路在挖路基与排水沟时把国防光缆挖断，造成百万元的损失；兴田路改建项目在K0+660处设一临时排水沟，开挖时碰到东南网的光缆，造成大面积电视失去信号，经过一天的抢修才恢复电视信号等等。因此，搞好城市地下管线档案管理是城市管理工作的一个重要环节。地下管线档案是地下管线工程的重要组成，它真实反映了地下管线的空间位置及其属性，是铺设新的管线、改造旧的管线的依据，是保护好城市地下管线、避免挖断管线事故、保障安全运行不可缺少的重要资料，是城市防灾、抗灾、应付突发事件的基础资料。为了减少、避免事故的再次发生，搞好地下管线档案的管理已势在必行。
1.地下管线档案管理工作存在的问题
1.1档案管理意识淡薄，重视不够
1）.在我国普遍存在着地下管线档案收集不全，建设、施工单位“重建设、轻档案”的现象就更加突出。
2）.由于投资体制与管理体制上的原因，造成了地下管线在管理上各自为政的局面，没有向城建档案馆报送地下管线档案。
3）.地下管线档案的利用意识淡薄。建设单位在工程设计时，很少到城建档案馆查找地下管线现状资料，作为设计的依据。
1.2地下管线档案的管理尚未步入法制化轨道
目前，城建档案的法规主要有《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市地下管线工程档案管理办法》等，一些省、市也先后制定“管理办法”，为地下管线档案的管理提供了法律保障。但由于地下管线档案管理的混乱局面由来已久，许多地方、部门没有认真贯彻执行这些法规，依法管理档案的意识不强、水平不高，使城建档案管理工作在标准化、制度化、规范化方面大打折扣。
1.3地下管线工程建设没有真正纳入城市建设集中统一管理
地下管线档案管理失控的首要原因，就是没有将地下管线工程建设真正纳入城市建设集中统一规划管理的轨道上来，实行工程招投标制的项目不多,且大多数没有签订《建设工程档案建档及报送服务合同书》，使城建档案馆不能获得管线工程项目开、竣工时间、工程进度等信息，从而无法对管线工程的档案工作进行跟踪指导管理。有的建设单位只顾眼前的利益，缺乏全局观念，管线工程未办理规划、施工许可证就进行施工，经常见一些道路被“开肠破肚”，挖了填，填了挖，又没有及时形成有关的档案材料。既影响市容整洁，又增加了城市安全的隐患。
1.4地下管线档案保管分散无法实现资源共享
就我县的城建档案馆来看，所收集到的地下管线档案主要是本系统的部门在建设过程中形成的，而强电、弱电等部门所形成的管线档案则基本上都由自己管理，档案多头保管的现象比较普遍，由于部门利益，地下管线产权单位各自为政，这种分散保管不能实现档案信息资源的共享，遇事无档可查。
1.5档案管理手段落后不能满足工作需要
首先是城市城建档案部门办公设备陈旧落后，无法提供高效的服务；其次是管理资金不足与专业性人才紧缺；再次动态管理滞后的问题仍然存在。
2.解决问题的措施和建议
2.1加强宣传，提高认识，强化城建档案管理意识
搞好地下管线档案管理要解决认识问题，要在宣传上狠下功夫，大力宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的重要作用，从而使各个部门自觉采取行动，重视和支持城建档案工作。
加强地下管线档案编制和报送的质量意识，城建档案部门在项目立项之初就应介入，全程跟踪档案资料的中间检查、初验、验收过程，特别关注资料编制和报送的质量情况。主要看所编制的档案资料是否及时、真实、准确和可靠。加强地下管线档案的利用意识，做好地下管线档案鉴定、编研工作。归档是手段，利用才是目的。
2.2进一步建立健全法规制度，加大依法治档力度
由于当前地方法规不尽完善，没有一套完整、系统的地下管线档案管理法规体系，因此出现了有法不依，有法难依的局面。鉴于此，我县应根据部、省管理办法精神制定地下管线档案管理办法，同时各建设单位也应制定相应的地下管线管理制度、措施。使地下管线档案有法可依、有章可循，建设、施工单位也能做到职责明确，奖罚有据，从而保障地下管线档案管理工作逐步迈入法制化轨道。发挥法律手段的作用，依法治档、依法兴档。加大执法监督力度，从根本上杜绝有法不依、有章不循的现象，为实现地下管线档案的法制化、规范化、标准化管理创造条件。
2.3强化管理，理顺档案接收渠道
在城市建设中规划管理是龙头，要彻底改变管线档案管理不善的局面，首先就要从规划管理做起。根据《城市规划法》第三十二条之规定，城建档案馆可以在建设单位办理规划审批手续时与建设单位签订管线工程档案移交责任书，明确建设单位档案编报责任及违约责任，为工程竣工后能接收到齐全、完整的地下管线档案提供了保障。《城市管线工程档案管理办法》第八条之规定，管线工程竣工验收须有城建档案管理部门参加。因此，档案管理部门要主动介入验收阶段的工作，审查管线档案是否符合验收要求并及时提出整改、完善意见，建设单位在验收前必须向城建档案馆提供齐全、完整的档案材料，方可组织验收。涉及地下管网的各行业、各部门要加大档案资料交换和集中管理力度，加快城建档案信息化建设步伐，把城建档案馆建设成为城市建设的重要数据库和地下管线工程的查询平台，更好地实现信息资源社会共享。
2.4开展地下管线普查工作，加强动态管理。
地下管线普查普测，是一个城市为解决地下管线资源现状问题开展的地下管线情况调查、管线探测、管线综合图编绘和资料汇集工作，是解决历史遗留问题的唯一手段。这是一项综合性的城市管理工作，需要相关部门共同参与。城市在发展，管线必然要延伸，有的管线将被改造或废弃，要加强动态管理，及时编制和报送完整、准确的竣工档案。由于管线普查只是一种补救措施，它不可能一劳永逸。
2.5采用现代化手段，加强地下管线档案的管理
