档案管理重点范文

导语：如何才能写好一篇档案管理重点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

【关键词】煤矿企业；档案管理；人事档案；要点分析

在煤矿企业档案管理中，人事档案由于种类特殊，在具体的管理中对档案保管、档案信息的更新以及档案借阅行为有着明确的要求，要想做好人事档案管理工作，就要从这几个方面入手，重点做好档案的保管、信息更新和借阅程序的规范。所以，在煤矿企业档案管理工作中，我们不但要掌握正确的管理原则，同时还要对人事档案管理的重点和要点有所了解，做到正确、规范、有效，解决人事档案管理中存在的问题，提高煤矿企业人事档案管理的有效性，满足煤矿企业人事档案管理需要。

一、煤矿企业人事档案管理应做好档案保管

在煤矿企业档案中，人事档案相对特殊，由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息，是干部晋升和员工培训的基本依据，对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解，要想提高人事档案管理质量，做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手：（一）建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量，提高人事档案的保管效果，煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所，温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理，确保人事档案管理工作得到有效开展。（二）将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中，应将干部档案与普通员工档案分开保管，起到分类保管提高保管针对性的目的，提高人事档案管理的针对性和有效性，因此，分类保管是人事档案管理的重要着力点。（三）建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多，在管理过程中只有建立专门的检索目录，才能提高人事档案的查阅质量，为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以，建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。

二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息

由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动，这就需要在人事档案中进行体现，并及时更新档案信息。因此，做好人事档案信息的更新，应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容，具体应做好以下工作：（一）及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动，在人事档案中应对变动信息进行全面体现，这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息，并对人事信息进行及时分析，提高人事档案的全面性。（二）对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后，应进行及时归档，如果不及时归档，容易造成人事档案信息混乱，不利于人事档案管理工作的开展。因此，对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。（三）加强对人事档案信息的审核，提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性，在人事档案管理过程中，应对档案中的信息准确性负责，除了要及时记录人事信息之外，还要加强人事信息的审核，保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。

三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序

考虑到人事档案信息的特殊性，在人事档案管理过程中，做好人事档案管理的借阅工作，对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：（一）对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对人事档案进行调阅，为了规范人事档案的调阅管理质量，应对人事档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。（二）对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查，避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使人事档案做到和借阅之前一样，规范人事档案借阅行为。（三）建立人事档案借阅台账，规范借阅行为。为了有效记录人事档案的借阅情况，在人事档案管理中应建立人事档案借阅台账，并对借阅行为进行规范，对借阅期限进行明确，保证人事档案借阅能够按期归还。

四、结论

通过本文的分析可知，在煤矿企业人事档案管理中，要想提高人事档案管理工作质量，就要结合煤矿企业档案管理实际，根据人事档案管理工作特点，具体从做好档案保管、及时更新档案信息以及规范借阅程序等方面入手，使煤矿企业人事档案管理工作能够得到有效开展，最终达到提高煤矿企业人事档案管理质量的目的。因此，我们应立足煤矿企业人事档案管理实际，总结成熟的管理经验，掌握管理要点，为煤矿企业人事档案管理提供有力的支持。

【参考文献】

[1]王萍.我国档案管理体制改革的要点与难点分析[J].办公室业务，2014（21）.

[2]张惠敏.在企业档案管理中推行精细化管理[J].机电兵船档案，2014（04）.

[3]张淑勤.浅议新时期如何做好企业档案管理工作[J].现代商业，2014（02）.

[4]陈敏.浅谈如何做好档案工作，突出企业档案保管期限表[J].经营管理者，2014（17）.

[5]金银珠.浅谈企业档案管理工作中的几点体会[J].黑龙江史志，2014（23）.

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关键词：重点工程；项目档案；档案管理；思考

重点工程建设项目对我国国民经济的发展有着至关重要的作用，重点工程建设项目档案管理工作是企业的基础管理，也是承包商项目管理水平的体现，但由于建设项目建设周期长、人员调动频繁、数据管理人员分散、数据放置地点多变等问题，重点工程建设项目档案管理工作开展并不顺利，基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。

一、重点工程建设项目档案管理工作的必要性

重点工程建设项目开展的顺利进行离不开项目档案管理工作，这是因为该项工作对重点工程建设项目以及其他日常管理工作提供资料参考，以此推进管理工作效率的有效提升，项目数据收集、分类、整理和通过整个监管过程进行。项目档案是合规管理的重要载体，做好档案管理将使重点工程建设项目工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有史可溯，是可持续发展的基石。

二、重点工程建设项目档案管理工作现存问题

（一）对档案重视程度不足。在当前的档案管理工作中，在管理手段、管理人员和管理体制等方面都存在一些问题。由于档案管理不能直接给项目带来经济效益，重视程度不高，重点工程建设项目档案管理工作也得不到应有的尊重和发展，而在重点工程建设项目档案管理工作基础建设中，规章制度和管理人员培训等方面缺乏长远的规划。（二）档案管理者的专业素养有待提升。在重点工程建设项目中档案管理者并不是专业从事于此岗位，管理工作大多由其他岗位人员兼职完成，导致档案管理质量不高，兼职人员的主要精力在于自己的工作，很难花太多的时间和精力去学习相关的专业知识，进而导致档案管理者的专业素养不高，无法高效、快速地完成档案管理任务。（三）档案管理者工作态度不端正。档案管理工作单调乏味，需要档案管理人员花费大量的时间和精力来完成。此外，大部分时间为人员整理、归档、鉴定、核实档案资料，造成档案管理人员的不当态度。档案管理工作重复性强、单调性强，工作人员在工作中容易产生厌烦和厌倦感。（四）信息化水平不足。档案管理信息化水平低是当前困扰众多重点工程建设项目档案管理工作的主要问题之一。这主要有两个原因，一是档案管理人员缺乏信息技术培训，无法实现档案管理信息化转型，无法利用现代化设施有效提高重点建设项目档案管理效率；二是重点工程建设项目档案管理复杂，档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，并且高层领导缺乏引进专业人才的思想，将档案管理的发展过程局限于信息化，使信息的保存、检索和存取费时费力，此管理方法已然是拉低工作质量，无法高效工作。（五）档案管理体系的不完善。档案管理制度的缺失是重点工程建设项目档案管理工作不能有效完成的重要原因之一。档案管理制度并没有归入发展重点，导致档案管理人员在工作中缺乏准确规范的指导方针，逐渐降低了档案管理工作质量以及效率。

三、重点工程建设项目档案管理工作的可实施路径

（一）加强档案管理培训。借助权威专家的讲解，重新认识档案管理的重要性，普及档案管理的理论知识，提升思想认识，为后期工作的推动奠定思想基础，减少阻力。可聘请专业老师就重点工程建设项目档案管理的内容、方法、体系建设等知识，给档案管理者进行相关培训，培训过程应使档案管理者深刻地认识到重点工程建设项目档案管理工作的所存问题、系统管理能力缺乏。通过专家的指导在一定程度上提升档案管理者的档案管理理论水平，认识到档案管理的重要性，同时可明确下一阶段工作的方向。（二）构建档案管理团队。成立档案管理项目小组，建立重点工程建设项目档案管理体系，以“统一管控，实际操作”为原则，责任落实到人。档案管理组组长主要负责整个项目工作的统筹，协调重点工程建设项目档案管理的相关事务，制定档案管理的工作。计划和档案管理制度。项目成员负责推动、落实档案管理工作。在档案收集、归档阶段，坚持“由谁产生，谁归档”的原则，从而提升档案管理工作质量以及效率。（三）梳理归档文档，制成文档目录表确定应纳入档案管理文件的范畴，锁定档案收集的对象。经整理、分析、归纳，确定应该收集什么文件，保存什么文件，统一收集文件的标准。集中统一保管，降低了重要资料丢失的风险，确保了文件资料的安全，特别是工程建设过程的原始记录、变更资料等。（四）归总文档目录，制成档案目录表。通过对归档文件的梳理，归总成《重点工程建设项目文档目录大纲》，确定了各类文件的收集部门和归档时间，并明确了档案材质和保存方式（电子或实物保存），档案目录大纲，在全面征求意见并得到了相关领导的充分认可后，作为后期档案收集的标准性文件。采用卷内目录、案卷目录、重点工程建设项目文档档案目录表为一体的三级档案目录管理，使得档案管理的保管、查询、借阅更简单、直观。（五）下发体系文件，确定档案管理标准。《档案管理办法》规定档案管理实行一级所有、两级管理体系，全宗单位对本单位的档案具有完全的管理权限，负责档案室的建立，档案的收集、整理、归档、借用以及日常维护管理工作。《档案管理办法》规定档案的归档、分类、编号原则，以及借用程序，界定各管理部门的职责，并包括了对档案管理工作人员的考核和激励机制。档案管理办法搭建完整的档案管理体系，对档案的收集、归档等工作提供了标准，构建档案管理人员体系、制度体系的已搭建完备，使得档案工作有章可循，有法可施。（六）及时归档项目档案。经过前期的准备工作，及时对工程建设项目每阶段的档案进行收集、整理、归档。前期立项审批、勘察设计、征地拆迁、施工阶段、交（竣）工等各类档案都需要一一归档，实现档案的集中管理。（七）落实档案管理的信息化进程。提高档案管理信息化水平，不仅对规范档案管理具有积极意义，而且将大大提高档案利用效率，减少人员工作量。信息管理的方便、规范、快捷等优点，使人们能够在最短的时间内通过搜索引擎快速检索档案。另外，网络管理的实现可以帮助工程档案纸质资料的数字化转换，利用大数据技术提高信息传输和共享的效率，进而建立和完善网络档案管理系统。（八）提升档案管理意识。要进一步提升全员档案管理意识，使之内化于心、外化于行；要建立健全重点工程建设项目档案管理工作分级分类授权机制，做好保密工作，确保重点工程建设项目归档安全有效；要加强档案管理制度建设，确保重点工程建设项目档案制度体系合法合规，可操作性强；要规范档案移交，加强档案管理考核，确保档案移交的完整性、符合性和时效性；要加强培训与交流，着力提升档案业务专兼职人员业务技能；要以外审、内审为抓手，规范档案管理，推进重点工程建设项目档案管理工作合规管理取得实效。

四、总结

综上所述，项目小组和完备的体系能有效地推动档案管理进度。档案管理工作是一个长期、持续的工作，需要保持管理体系的稳定，培育档案管理意识。灵活实用的管理手段能更有效地推进项目档案管理，避免重复工作，在信息化时代，充分借助计算机软件技术提升档案管理的效率和水平，纳入管理体系，从而推动重点工程建设项目档案工作可持续发展。

参考文献：

[1]陆光梅.新时期高速公路档案管理人员素质建设先现状与对策[J].传播力研究,2019,3(16):239.

[2]王巍,李智威,孙利平,唐学军,柯方超,周秋鹏.新时期电力系统技改大修工程项目档案管理的策略研究[J].中国管理信息化,2019,22(03):125-126.

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【关键词】国有企业；经济；档案管理；建设重点

档案管理，是在西方国家经济日益发展和信息化不断进步的情况下提出的。我国将档案管理这一概念引入正是改革化进程不断深入的产物。信息资源的整合有利于国有企业朝着更好的方向发展。但是我国的企业正面临着投资并购混合所有制等转型阶段，如何提高档案管理水平，成为企业关注的热点。

一、国有企业应当培养档案意识

企业应该具备良好的档案管理意识。随着档案信息化进程的加快，我国的档案管理水平也在不断提高。企业应该国家的档案管理事业“同发展，共命运”。

（一）企业领导。作为企业的决策者，面对市场竞争，企业领导不能只把公司的财力物力放在如何提高生产、创造效益上，要对企业档案管理加强关心，是以此从实际上带动企业发展。[1]要想真正促进企业进步，领导就要发挥自身的领导价值，把对档案的管理工作纳入到企业发展的整体规划上来。因此只有制定一套完善的管理制度，同时予以资金和人力支持，才能促进企业档案管理工作的顺利开展。档案库房作为档案最终的“归属地”，“八防”措施这项管理指标，必须要引起领导足够的重视。档案库房内的温、湿度，防鼠、防盗、防光等措施必须落实到位，才能保证档案相对的安全性和保管的长久性，而为达到此目的，必须投入大量的建设资金购置密集架、加湿器、干燥机等设备以实时监测和调节。

（二）档案管理者。档案管理者是最直接接触档案管理工作的，档案工作者需要不断提高管理意识，实现档案管理的正规性。目前，很多企业的档案管理人员工作意识薄弱，最有效的解决方式是接受在岗继续教育培训，只有管理意识增强，才能妥善保管好档案，方便日后档案的利用与统计。同时，档案管理者要懂得并善于沟通，经常与其他部门尤其是档案移交部门进行沟通，才能节省双方时间，事半功倍；加强对所在企业专业性的学习也是必不可少的，例如接收项目档案时，由于档案内容专业性很强，档案管理人员不能仅仅“照单全收”，要做到督促和提醒项目人员什么样的材料应该归档，什么样的材料不必归档，这样才能保证档案馆接收的档案是有长远保存价值且对利用者是用利用价值的。

（三）档案利用者。国有企业的档案大多为企业内部机密，仅供内部人员所用。因此，提高档案利用者的素质和意识与提高档案管理者的管理水平互为因果。档案管理人员的水平提高，意识增强，管理工作有效，则直接节省利用者的时间；利用者的档案意识提高也能保证档案管理人员的工作效率和避免重复性工作，督促档案管理者加强改进管理方法，提高服务水平。

（四）档案的销毁。对于一些达到保管期限，并且不具备保存价值的档案，可以进行销毁。由于档案销毁“不可逆”性，需要经过严格的审查程序，首先，企业要设立档案销毁鉴定小组，由档案管理人员向鉴定组提出销毁书面申请，对于超过保存期限的档案要经鉴定小组和相应专业人员组织鉴定，最终对确需销毁的档案要由主管领导层层审批，档案管理人员要对确认销毁的档案进行详尽登记，并保证销毁档案和登记目录严格一致，销毁现场要有监督人员和档案人员一起见证全过程，销毁登记清册要永久保存。在鉴定过程当中对于有争议的、利用价值模糊的档案要适当延长保管期限。

二、档案管理质量的提高和建设

（一）提高档案收集水平。档案收集是进行档案管理工作的基础。在很多国有企业中，经常出现部门对档案的资料移交不及时、资料不完全或者档案损坏等情况。[3]这需要管理者在收集档案移交的时候，应该严格把控档案和资料的质量关，对于移交材料的多少、文件材质、移交时间要有严格的制度，并作为监督者亲自落实这些制度，并要有档案专业主人翁精神，经常指导移交部门相应的移交常识，保证档案室接收档案的质量，并且可以采取相应的考核和管理措施进行收集。对于不同材质的档案要高度重视。

（二）提高档案工作者的业务水平。一些企业因为不重视管理人员的专业素养，多是安排一些业余人士进行管理，由此导致档案管理缺乏科学性。要想实现国有企业的档案管理工作的有序性，国有企业要将档案管理人员的素质培养纳入企业发展规划中来。企业可以通过引进和培养现代管理人才的方法实现企业的发展。企业还要引进档案管理、精通计算机的复合型人才，以此提高管理水平。档案管理工作者需要不断学习先进的档案管理理念和技术方法，在熟悉企业的管理状况上利用知识进行实践，将档案管理与企业生产更好地衔接，促进企业的档案管理工作更好地为企业服务。

（三）实现数字档案管理。企业应当建立科学的数字化档案管理体系如借助企业OA办公平台开辟档案管理板块，亦或是直接开发出适合企业自身运行发展模式的档案专业转件，将档案收集、借阅、统计等实现数字化发展，推动档案管理向规范的方向发展。国有企业需要不断了解数字档案的地位和管理优势，利用资金和物力支持促进企业的档案管理工作更加规范、标准。

结语

随着国家混合所有制企业发展的理念不断深入，企业更加应该注重对档案的科学化规范化管理，并保证档案利用价值的最大化体现。档案管理部门要在结合本单位生产和对档案信息资源进行整合的基础上，不断加大开发力度，档案管理者要能根据市场的需求和走向，提供具有价值的档案资源，为企业提供更加高效的信息服务，为企业带来经济和社会效益。

参考文献

[1]乔丹丹.国有企业电子文件管理与建设探索与实践[J].科技创新与应用，2012，18：53-54.

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案管理的措施。

1 　 重点建设项目档案管理中存在的主要问题

1. 1 　 档案意识不强 ，没有设立专职档案员鉴于重点建设项目的特点 ，往往是工程量大 ，人员少 ，工期紧等。

建设单位领导往往只顾工程质量和进度 ，对于建设项目档案的收集没有委派专职档案员 ，而由办公室或工程科的有关人员代管。殊不知重点建设项目从开始到方案论证、 设计、 招标投标、 施工、 竣工等一系列活动中将形成大量的、 有机联系的文字材料和图纸 ，它们之间是前后衔接、 左右融合、 互相交叉的。

因此 ，重点建设项目的档案管理必须设立专职档案员。

1. 2 　 重点建设项目的档案管理没有与项目建设同步重点建设项目不同于一般的建设工程 ，它是许多单位工程的综合 ，工程庞大。因此 ，整个工程建设中所形成的重点工程档案的种类就不像一般工程那样单一 ，数量也远远超出一般工程 ，重点工程既有主体工程 ，又有附属工程;既有土建工程 ，又有机械设备安装工程等等。参加工程建设的单位也多 ，因而使得工程建设中形成的档案种类繁多、 数量浩大 ，而且整套重点工程档案的构成也较复杂 ，除了以普通纸张作为载体材料外 ，还有图纸、 照片以及录音、 录像材料等。

有的建设单位往往只顾工程进度和质量 ，对工程档案的管理没有纳入工程计划 ，档案的管理没有与建设同步进行。对所形成的档案往往会束手无策 ，或干脆听之任之 ，各阶段、 各部门、 各施工单位形成的档案都自行保管 ，久而久之 ，等到工程竣工后要求备案时 ，再想到动手对如此庞大而又复杂的档案资料进行收集和整理时 ，往往会造成档案的遗失和不完整这样被动的局面。

1. 3 　 建设项目档案质量不符合要求

建设项目档案质量存在着诸多不尽如人意之处 ，其主要表现在:

① 工程资料不全 ，尤其是安装及设备调试等方面所形成的资料。

② 字迹材料不符合要求 ，往往是圆珠笔和复印件占的比例较多。

③ 各种签字、 签章手续不完备。

④ 竣工图没有按要求用新蓝图绘制 ，竣工图的编制往往不符合要求。以上种种都有悖于国家标准 《建设工程文件归档整理规范》 、 《城市建设档案案卷质量规定》 和 《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》 。

2 　 改进重点建设项目档案管理的措施重点建设项目档案是重点建设项目的重要组成部门 ，也是重点建设项目竣工验收的必备条件 ，重点建设项目档案的真实、 准确、 齐全、 完整和妥善保管及有效利用 ，对于确保重点建设项目安全使用和正常运行都具有非常重要的意义。因此 ，我们采取三个方面的措施来加强重点建设项目档案的管理。

2. 1 提高认识 ，加强领导 ，制定各专项制度重点建设项目档案是建设项目的真实记录 ，它不仅数量巨大、 种类多、 内容丰富 ，而且它所存储的科技信息量大。所以 ，它不仅对本工程的当前和未来十分有用 ，而且对附近地区兴建相同类型的工程 ，都有很大的参考价值。所以建设项目的分管领导、 项目责任人及项目档案管理人员 ，都应该认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、 法规和规章 ，提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。

领导认识提高 ，还须要落实在实际工作中 ，必须做到:一是在档案的收集上要专门配备专职档案管理人员 ，并对专职档案管理人员进行岗位培训 ，以提高他们的业务素质。

二是为了改善建设项目档案的管理 ，应组织人员专门制定 ，相对应的归档制度、 借阅登记制度、 责任制考核等一系列的重点工程建设项目的专项制度。把档案管理真正落到实处 ，而不只停留在口头上。三是要及时请业务指导人员一起到工地上去给监理单位、 施工单位等的相关人员进行指导。

2. 2 　 立项时应同时抓好重点项目档案的收集

重点建设项目建设的周期往往比较长 ，因此形成重点工程档案的周期也较长。针对这一特点 ，为了使重点工程档案达到准确、 齐全的要求 ，第一 ，项目建设单位应抓住文件材料形成与工程进度同时性的特点 ，从工程建设的一开始就确定专人负责技术文件材料的收集和积累工作 ，做到档案管理同工程建设同步。

第二 ，档案工作人员应掌握建设项目全过程包括的工程档案资料 ，以掌握建设项目全过程包括的工程档案资料的主动权 ，在工程的进展中要把握好各阶段的档案管理工作 ，并要自上而下形成一个档案管理 ，把档案工作纳入工程建设计划 ，而且还要根据工程进度与实际情况采取分阶段接收的办法。

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1.档案信息化和电子校务的发展脱节。从上世纪开始，计算机已经开始在我国得到广泛的应用，各卫校也开始逐步的将计算机技术与自身的需求结合起来，开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同，其所建立的信息系统也不相同。这也就造成了多类信息共同发挥作用的局面。许多卫校也建立了网络版的档案管理系统，但是，不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调，也就形成了信息沟通不畅，甚至是无法沟通的窘迫现状，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以怎样实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合，以求达到信息的互通有无是许多卫校所面临的一个巨大挑战。

2.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现校务的公开，快速便捷的查询各种所需的档案信息，这就要求对电子档案有更高的管理水平。一般情况下，档案的信息化内容可以分为两个层次，档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多卫校的电子档案只是停留在目录信息的数字化，只是简单的将档案的目录输入电脑中，只能实现简单的目录查询，这种状况无疑影响了整个学校信息化的过程。

3.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，有效提高了学校档案部门的工作效率，但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵，都在威胁着电子档案的安全。这须引起各个卫校的注意，在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全，一旦大量的档案的流失，造成的损失将无法挽回。

二、卫校电子档案管理的发展策略

电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求，这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。

1.加强信息资源共享。电子档案的数据来自于不同的业务系统，内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中，校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前，卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系，以此来健全各种档案服务系统，从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下，实现档案的统一化管理，可以有效地提高学校教职工的工作效率。

2.加强档案信息化建设。在现阶段，各个卫校的档案中，只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式，大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化，可以进一步实现对卫校档案的管理，还可以提高档案服务的深度，这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多，不同类型的档案的信息价值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高，这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题，学校应该有所选择，尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化，再逐步普及到全校，进而建立高质量的数据库。

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关键词：电力企业；档案信息化；重要性；档案管理；资源管理

在信息技术不断发展的基础上，电力企业档案的建设和管理逐渐实现数字化、信息化。信息化管理系统在档案管理中的应用，很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率。但是在档案信息化的背景下仍然存在很多的问题制约着档案管理建设的效率提高，所以电力企业需要不断加强档案管理的信息系统建设，突出档案管理对电力企业生产实践发展发挥的积极性作用。文章就电力企业档案信息化管理的重要性进行分析，对如何提高电力企业档案信息化管理水平展开研究和讨论。

1电力企业档案信息化管理的重要性分析

电力企业承担着电网建设和改造等工作，所以电力企业的很多档案信息中包含着大量的磁介质和声像等档案信息文件。首先，实现档案信息化可以将电力企业内部的档案内容信息进行数字化的处理，利用现代化的设备技术，改变传统档案信息传输、共享和利用的不便；其次，电力企业的档案管理实现信息化，可以提高文档归类、编辑的效率，尤其现在我国对企业档案管理的要求非常严格，要求企业不仅做好档案管理工作，还要求企业具有信息化管理的能力。所以电力企业档案管理要实现信息化，符合国家对于档案管理建设的要求；最后，电力企业档案管理的信息化能够预防档案信息的丢失，因为信息化建设可以有效保证电力企业的档案管理历程逐步趋于数字化，电力企业可以备份档案信息，如果发生档案信息的损坏或者丢失，可以利用备份数据进行档案信息恢复。

2电力企业档案信息化管理中存在的问题

2.1传统档案建设理念的束缚

在社会主义市场经济体制不断发展的背景下，我国电力企业档案的建设和管理必须兼顾整体性，承担一定的社会责任，认清自身档案管理发展与社会外部因素之间的关系，促使档案信息化建设与社会发展的总体方向保持高度的一致性。但是从档案信息化建设的现状来看，我国档案建设具有一定的滞后性，难以与社会的发展保持同步。造成这种现象的主要原因是受到传统档案管理思想的束缚，我国很多档案管理工作难以实现向信息化转变。

2.2没有健全的档案管理制度

档案信息化管理和运用比较混乱，主要表现在内部档案信息难以保持协调稳定状态。现在我国大部分电力企业没有明确的档案管理制度，只是将重点放在档案建设的表面工作上，例如上级领导的检查、相关的展览活动等，真正能够用于研究应用的档案信息少之又少，所以导致现在很多档案失去了其本身的意义和价值。管理制度的缺失势必难以落实相关的责任，档案信息化管理工作的开展也无章可循，不利于档案信息化管理的发展。

2.3数字化建设的软硬件设备准备不充分

提高档案信息化管理的质量和效率，先进的软硬件设备必不可少，但是现阶段我国很多单位组织的硬件设备陈旧，软件信息管理功能也不够完善，整个硬件和软件系统都处于比较落后的一个状态。在这种情况下，档案信息的互调难度和复杂性就会增大，也是制约档案管理数字化建设的一大因素。

2.4档案信息管理人员的综合素质不高

档案数字化管理和建设对档案管理人员的专业水平技能和素质提出了较高的要求，但是我国电力企业的档案信息管理人员并不具备专业的档案管理的知识，没有系统化的计算机数据的处理能力，并且档案管理人员的素质不高，缺乏复合型信息化档案管理人才，导致档案管理工作的信息化水平都处在一个比较初级的阶段。

3电力企业档案信息化管理的具体措施

3.1构建完善的档案管理网络

电力企业的档案管理部门具有业务指导性的职能，电力企业应该协调各个组织部门之间的合作，实现档案管理与电力工程项目进度保持高度的协调性，积极发挥档案管理部门的档案信息归类、处理职能，发挥其他参与协调部门的监督指导职能。各个职能部门应该设置兼职的档案管理人员，做好本部门档案信息的移交工作，完整地将档案移交到档案管理部门进行归档，形成一个完整的档案管理网络。

3.2强化档案管理者的信息化管理意识

档案信息化管理能够有效地解决档案管理建设工作与互联网信息技术之间的矛盾，但是档案数字化建设和信息化的管理是一个漫长的过程，也是档案管理者与现代档案信息管理客体之间不断磨合的一个过程。所以需要强化档案管理者的数字化意识，并且大力地宣传档案数字化管理理念，引起电力企业档案管理的高度重视，这也要强化档案管理者的数字化管理意识，数字化管理意识的提高是档案管理者整体素质提高的基础条件。综合素质包括档案管理人员的管理意识和专业能力，所以要培养档案信息化管理的复合型人才。对管理者的责任心进行激化，对单位档案管理人员进行思想政治教育，促使档案管理人员在参与工作实践的过程中树立正确的人生观和价值观，有效地增强其爱岗敬业的精神。并且要对档案管理人员进行专业理论知识的定期培训，提高其专业技术技能，及时地掌握计算机应用技术技巧，提高档案信息化管理建设服务能力，推进档案管理工作的系统化和规范化。

3.3结合电力企业的实际，加强数据采集管理

首先，电力企业要建立完整的档案信息数据资源库，在电力工程项目实施的过程中，要将相关的任务模板下发到各个组织部门，各个部门及时地获取、接受档案信息，并做出具体的检验和校正，完善后的档案信息移交到档案管理部门进行归档；其次，要做好档案信息资源的更新工作，电力企业的项目建设档案具有很高的专业技术性，如果涉及到项目规模的改造扩建等，需要同步进行档案信息的调整，这就需要电力企业实现纸质档案和数字档案的同步改进，实现档案的动态化管理；最后，要加强档案数据的资源的建设和管理，例如在电力企业一项工程项目完成之后，就要将纸质档案和电子档案同时移交到档案管理部门进行检验，档案管理部门做出合格判定，才算项目实施完毕。

3.4加强档案信息数据安全管理

档案归档整理的前提是对档案信息进行安全的保存，数字化档案信息一般是存储在计算机中，所以要加强计算机的防火墙设置，防止病毒感染，确保档案信息存储位置的安全性。尤其电力企业的很多档案信息是国家电网建设的保密性信息，电力企业必须确立数据的安全级别与使用权限。同时要严格制定、落实档案信息化管理法规，尽快解决内部档案数字化管理的混乱状态。有效地落实责任问责制度，如果在档案归档的过程中出现严重的失误，则要将具体的责任落实到具体的管理人员身上，最大程度保证档案数据的安全。

4结语

综上所述，档案管理在智能化、自动化发展的过程中，使得信息化管理系统在档案管理中得到应用，很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率，但是档案信息资源变得越来越复杂，导致电力企业的档案管理难度越来越大。电力企业应该在认识到档案信息化管理的重要性的同时，构建完善的档案管理网络系统，强化档案管理者的信息化管理意识，结合电力企业的实际，加强数据采集管理和档案信息数据安全管理。

参考文献

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[3]赵晓蕾．探寻企业档案信息化管理的重要意义研究[J]．价值工程，2014，（27）．

[4]王享秋．信息化环境下电力企业信息档案管理的思考[J]．办公室业务，2013，（10）．

[5]张慧．基于信息化背景的电力企业档案管理的研究[J]．管理观察，2012，（36）．

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1电子技术在档案管理领域应用的必然性

档案工作要适应信息时代的要求，必须有一支政治素质好、专业水平高、工作能力强的档案管理队伍才能适应经济社会发展的需要，提高档案人员的信息技术应用能力势在必行，它是提高档案管理工作的前提。先进的科技手段打破了传统的档案管理的物理时空的限制，使人们对资源的查找有了快捷、便利和及时的方式，现代化的信息库，也可以加强档案管理系统之间的联系和交流，为不同的用户需求提供了多样化的选择空间，档案工作要适应这些新的东西，要求我们档案工作者，在整个档案的信息管理工作方面，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要，档案管理也只有渗透新理念、运用新技术、才能开创档案管理工作的新局面。

2电子技术在档案管理中的作用

通过上述研究可知，电子技术在档案管理中的应用是社会发展的必然，所以，要档案管理方面的相关人员要加强对电子技术的重视和学习。并且在研究其应用作用的基础上促进电子技术的进一步发展。笔者在此对电子技术在档案管理中的作用进行了一定的探索，希望可以提高档案管理工作的水平而做出一些贡献。

2.1促进计算机网络将馆藏数字化

所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

2.2利用网络进行档案著录、标引等工作

技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。

2.3加强对电子文件进行管理

计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该是电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。

2.4利用网络进行档案信息网络开发利用

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论文摘要：网络信息化时代的到采,对学校档案管理工作提出了新的挑战。本文拟通过对中职学校电子档案管理工作现状的分析,探寻适合中职学校档案管理的有效策略。 

 

随着信息社会化的发展,电子文件以其传输快捷、可复制等优点,正逐步代替纸质文件,这给传统的档案工作带来了新的挑战。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,也是评估学校全面建设的重要内容之一。在职业院校学校档案管理工作中,如何配合职业教育发展的需求,做好纸质档案向电子档案管理的转变,适应网络信息时代电子档案管理的环境,已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。 

 

一、中职学校电子档案管理的现状 

 

(一)重视程度不够,管理不规范 

1　制度不完善,管理随意性强。中职学校部门多,教育教学管理工作繁杂,如涉及到教务方面的工作有:教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理、学籍管理等等。由于工作繁杂,资料繁多,有些部门在计算机上起草制作的文件,经常被忽视,没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使其与打印出来的纸质文件不相同,从而失去了归档保存的意义。 

2　归档程序不明确,存储载体不安全。目前很多中职学校对电子文件的归档程序要求不够明确,存储过于分散,未实现集中脱机保管,计算机系统如出现问题,电子文件可能丢失;一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,或以软磁盘作为电子文件存储的介质,一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏,极有可能造成电子文件遭到破坏,甚至全部丢失的严重后果。 

3　归档不鉴定,真伪不辨别。归档电子文件的真假与价值,需要做辨别及鉴定,如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案材料之中,给归档的管理带来诸多不便。 

 

(二)专业人才缺乏。设备落后 

中职学校电子文件的归档工作,不但必须具有一支具备一定的档案专业知识、较好的计算机操作技能的人才队伍,还要引进先进的计算机设备,及相应的管理软件,这样才能充分发挥专业人才的作用。 

 

二、中职学校电子档案管理对策 

 

(一)健全规章制度,完善管理体系 

1　明确分工,形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动,记录教师工作业绩、学生情况等等,这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料,是教师评先晋级的凭证,学生成长的记录。因此中职学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工,形成科学的档案管理体系,发挥档案积极作用,促进学校健康发展。 

2　规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档是否有序规范,不仅会影响档案的完整性,而且影响今后的开发利用。对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索的要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。 

3　严格电子文件的归档管理。电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,运用“双套式”管理模式,将电子文件以纸张和数字化载体(如磁盘、磁带、光盘等)制作双重备份,并分别归档管理,形成两种介质、两套同一内容的档案。 

目前在学校档案管理中,为了便于保管和利用,两套同版本的电子文件,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。为确保电子文件的真实性,归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用txt格式或doc格式,数据文件宜采用dbf文件,图像文件宜采用jpg格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。 

4　健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。 

5　规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。 

6　严格查阅制度。学校档案保存要求完整、准确、系统、安全,便于开发利用,学校的电子档案的查阅同样必须按照档案借查制度经学校相关负责人审批,严格履行登记手续,写明查阅目的。明确电子档案是否能随意复制粘贴。 

 

(二)加大投入力度,充实硬件设备 

中职学校要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。 

 

(三)加强队伍建设,适应技术发展 

从事电子文档管理必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。一要注意引进多方面的专业人才,充实档案干部队伍,建立复合型多层次的专业技术队伍。如电子’计算机软硬件技术或数字通信技术人才,接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,对在职人员进行各种形式的再教育,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,以适应技术发展的需要。 

 

【参考文献】 

 

[1]谭铮培,记电子文件鉴定的特殊性[j],档案与建设,2002(1) 

[2]马学华,高职院校电子档案管理工作发展探讨[j],黄河水利职业技术学院学报,2008(1) 

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在实际工作中，在整理客户信息时，非常容易出现以下三种问题：线路、电压和电源问题。在电路出现问题时，用户的用电信息不能够及时准确的出现在供电线路上，使供电部门不能够准确统计用户的用电量。在进行电路检修时，电力营销部门一般会在提前通知用户的状况下进行工作，避免在用户不知情下断电所造成的影响。因此，在实际工作过程中，电路维修人员必须及时对电路进行检修，保证电路的稳定，为用户用电信息的准确性提供物质保障。

2提高电力管理中客户档案有效性的尝试

2.1主要技术尝试

2.1.1客户复查工作管理方法研究

客户信息在不断地改变，只有将客户信息的复查列为供电所班组的日常工作，才能够很好的保证客户信息的准确度。可以设定为周期性工作或者具有针对性的任务，结合于目前班组日常作业当中，研究客户复查工作具体的管理办法以及管理细则。本项目研究的重点是在不加重班组人员工作量与工作压力的同时带来客户信息准确度的提升。

2.1.2信息化复查手段研究

要以台区为单位开展客户信息复查工作，并将其设定为周期性（临时性）的工作计划，将班组人员所负责的区域划分都相互结合起来，并将工作计划发送给各相关的供电所班组人员。对于工作提醒方面，在出现重要事件时，应以短信的方式（暂定方式）进行提醒，如工作计划新增与变更、紧急任务通知及未完成情况通知等。要保证能够按具体需求以每天、每周、每月的方式发送提醒短信以确保班组人员能够及时获悉自己的工作计划的情况，并及时完成复查工作。针对现场客户信息复查结果应用研究，以明确结果数据能够以规范化的流程，及时的在相应的业务系统进行更新。通过信息化手段对复查工作的情况进行汇总，可以按照周期时间来统计复查工作的进度情况，发现问题能够跟踪到班组人员以分析原因，同时能够配合考核管理制度来确保客户信息复查工作的有序推行。对于现场客户信息复查结果应用研究，通过明确的结果数据以规范化的流程在相应的业务系统及时进行更新。系统通过复查的工作计划来明确所需要的客户信息范围，并提前将数据通过数据接口（暂定数据集成平台）来获取；通过数据同步服务将核查确认的数据同步到后台管理系统。文章结合移动GIS电子地图，用GPS定位模块设定出客户的复查路径，以此为依据指引班组人员进行现场复查，帮助不熟悉现场的班组人员顺利完成复查工作。除此之外，文章区分已复查的用户点与待复查的用户点通过的是移动GIS电子地图上的颜色，不通颜色代表不同用户，通过点击相应的用户点来查询、编辑客户信息。当一个用户点做完复查之后，其状态也会标示为已复查，同时在地图上也会做相应的处理。复查人员可以直观的看到待复查的用户点位置，配合导航功能可以轻松的复查到每个用户点。

2.2关键技术难点

通过寻找复查工作与班组现有工作的切入点将班组现有的工作结合起来，把复查工作平常化，且不会增加工作人员的工作负担。并通过利用GPS、GIS电子地图、客户信息按台区规划复查路径来实现客户信息复查的自动导航。为了适应城市化建设的节奏，电子地图需要定期进行更新维护，以保证客户信息的准确。制定的自动化复查工作计划主要是利用划分好的班组人员来负责区域，将工作周期性的建立起来，无需工作人员手工逐条编排客户信息，减轻了工作及管理压力。在图形处理方面，作者提供多种查询方式满足用户的定位、定性查找设备，可核对设备的数据属性信息，还可以实现在线确认提交和离线确认同步到后台数据库。本项目所涉及的技术研发包括以下两点：一是后台管理系统，二是现场复查终端。后台主要负责的是复查工作计划的编排，通知短信接口自动发送，将复查结果的查看情况与工作进度情况进行汇总。现场复查终端主要利用GIS电子地图技术，并将其与GPS结合，形成客户复查路径导航，能够很好地完成客户信息的复查工作。具体结构如图1所示。以任务为向导，将业务由户内延伸至户外，形成工作闭环。通过集成平台把营配低压客户信息数据同步到后台管理系统，由后台管理系统将业务数据打包和工作单信息采用Push的方式下发到终端设备，核查人员在复查过程中通过图形核对当前设备的位置和属性信息，经过修改确认把数据提交到后台管理系统。在GIS系统的支持下实现终端上设备离线、在线情况的可视化图形查询、数据信息核查。传统上，数据信息核查是通过使用纸质地图，用铅笔勾勒形状和设备信息，然后进入了一个地理信息系统或CAD系统将核查的数据信息保存到数据库中。传统的核查工作存在着多种弊端，主要概括为以下四个方面：第一、核查人员在工作过程中不到位，导致核查工作名不副实；第二、由于无法准确把握核查人员的工作状态，给工作考核带来了难度；第三、核查人员在工作过程中需要携带大量的工作资料，增加了核查工作的不便；第四、核查工作周期较长，核查结果无法及时反馈。使用平板电脑结合GIS移动技术，可以建立高度集中的移动地理信息系统，设计特定领域的工作流程，直接与地理数据库进行同步。该项目充分利用了平板电脑的移动特性，结合GPS、无线通信等技术手段，从根本上解决了传统核查工作中存在的问题。本项目的研究和开发涉及到嵌入式系统的开发，应用到嵌入式硬件软件、移动计算和移动数据库、移动GIS、无线通讯等关键技术。由于我单位现阶段暂没此方面人力资源和技术应用，所以需要外委单位合作完成项目，本项目选择珠海市恒源信息技术有限公司为外委单位，该公司是广东省信息产业厅认证的“双软企业”，针对供电系统领域开发各类应用软件，并获得所有客户一致好评。该公司已在广东电网、云南电网、广西电网、贵州电网众多供电局和供电公司成功实施配电网各类系统。公司多年来从事基于GPS技术电力配网采集和巡检系统，掌握移动GIS、移动终端等关键技术的应用，产品先进性、科学性和实用性均领先于国内同类产品。

3结束语

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关键词：电子管理；档案管理；重要性

随着科学技术的发展，相关单位在档案的管理上以子管理方式为主，此种情况下促进了电子档案的形成。电子档案实际上就是将一些存在相应价值的数据亦或是文件做好详细的归类，存储而形成的电子文件。随着我国国民经济水平的飞速发展，我国科学技术水平也得到了突飞猛进的效果，这种便捷、合理的管理形式在相关领域得到了普遍的认可，在某种程度上将电子化水平加以提升，逐渐为档案管理工作的开展带来益处。对此，本文主要从以下几方面对电子档案在档案管理中的重要性进行研究，笔者结合自身积累的经验论述了电子档案所产生的作用，并提出了自己的一些观点，希望提供给相关人士，供以借鉴。

1 电子档案管理的优越性体现

1.1 电子档案方便快捷，能提高工作效率

相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理档案的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。

1.2 电子档案管理能够防止文件丢失

传统档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。

1.3 电子档案管理形式多样，易于保存

传统的纸质档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。

2 加强电子档案管理的策略

即使电子档案在具体的使用情况下有着显著的效果，然而在实际的管理工作中依然有着诸多的不足之处，例如在档案管理工作中所存在的安全问题，没有制定出完善的规章制度，某些员工的文化水平不高等不足之处。因此，笔者依据此类现象进行分析，并提出合理化的解决方案，提供给相关人士，供以借鉴。

2.1 提高电子档案存放空间的安全性

电子档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子档案管理首先应该强化对电子档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。

2.2 完善电子档案管理制度

相关人员在对档案进行管理的时候，为了文件亦或是相应数据达到安全的目的提供重要的保障，一定要极大对管理制度设计工作的力度，建立一支积极进取的队伍，并培养所有员工的专业能力和文化素养，对电子档案进行相应的编制作业，在实际编制的过程中还需要遵循文件真实的工作理念，并且相关人员应当以档案自身的等级当作划分的依据，在第一时间对档案做好认真的归纳、存储等一系列工作，并且在保存档案的前期阶段一定递交给相关人员检查，从而确保存储数据实现精准的目的。比如，依据某馆藏的具体情况做好科学的整理，依据档案的具体状况来选择恰当的存储形式，包含照相机、光盘的应用，进而建立出相应的管理制度。

2.3 加强电子档案系统管理设计

相关单位处理要进一步将储存的安全性能加以提升以及不断优化档案管理制度之外，还应当加大档案系统管理设计工作的力度就显得格外重要。然而，档案管理体系倘若没有完善的系统，那么就会对信息的安全性带来直接的影响。因此，依据此类情况，就要求相关设计人员在对档案管理系统进行设计的时候采取加密的设计手段，并在特定的情况下更换相应的密码，而且还应当设置有效的访问权限，这样做的目的是为了避免某些黑客通过获取信息，会对档案信息造成破坏的情况出现。与此同时，在特定的时间段，相关人员还需要对管理系统做好相应的维护工作，避免病毒进入而出现系统漏洞，进而最大程度确保电子档案体系实现安全的目的。

2.4 提升工作人员的业务能力和水平

总的来说，随着电子档案管理的不断发展中，会节省大量的人力，然而这不能表现所有的工作都不需要使用人力来促使系统的运行，在实际的操作中，相关人员自身所具备的能力就会对系统是否顺利运作带来不利影响。因此，为了确保具有一定的安全性，相关单位还应当加大培养员工的力度，不断的掌握专业技能，从而为我国的档案事业奉献出一份力量。

结束语

总而言之，随着当前网络信息时代的不断发展，无论是生产还是生活都会涉及到电子科学技术，而相关单位将电子档案使用到相关领域中，采取智能化的设备将人工操作的方式取而代之是未来道路的发展趋势。显而易见的是，在档案信息化建设的过程中，需要将相关硬件和软件技术完美的结合起来，并将档案管理制度加以完善，培养复合型人才，将电子文件制作效率加以提高，最终建立一套完善的管理体系，从而为我国的经济建设做出一份贡献。

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