工程档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇工程档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

一、存在主要问题

一是庭院乱堆乱放问题比较突出。因季节特点和生活习惯等因素，每当夏季一些年纪较大的老住户，经常习惯将破旧桌椅、沙发摆在室外聊天打牌，事后将其堆放在楼角或庭院内以便弟二天直接使用。由于堆放物品不是垃圾或废弃物，均属个人财产并有使用用途，所以办事处只能进行劝导，无权进行清理，成为管理难点。

二是环境卫生动态问题比较突出。王兆地区庭院卫生总体是比较好的。但是进入夏季以来，像装修垃圾、乱贴乱画等动态问题有所抬头，经常是保洁人员刚清理完，问题就暴露出来，具有反复性、动态性、不可控的特点，也是其他地区普遍存在的问题。

三是个别物业单位不配合的问题比较突出。王兆辖区内一些大的物业单位与办事处配合是比较好的，但是一些只负责几栋楼的小物业公司由于经费、人员、设施等原因，在环境卫生管理上很难达到行业规范的标准要求，经常将收集的生活垃圾存放在街路上，甚至连续多日无人收集清理，对环境造成很大影响，也成为市、区检查通报问题的重点区域。

四是自管庭院内硬铺装破损问题比较突出。据我们统计，目前王兆辖区庭院内有5处路面破损比较严重的位置，给居民出行带来极大不便，同时也影响到周边环境卫生。由于庭院改造后两年保质期已过，办事处又无力承担维修资金，所以此类问题始终未得到有效解决。

篇2

论文摘要：电力科技档案是电网建设过程中形成的第一手材料，是整个工程建设的真实记录。它不仅是工程竣工投产、达标验收时不可缺少的组成部分，更是今后电网生产运行、改扩建、维修和维护自身权益的基础资料和重要依据。因此，必须做好电网建设项目的档案管理。阐述了电力建设项目档案工作的性质、特点、形成规律、工作原则，探讨了供电企业建设项目档案工作的一些做法，提出新时期科技档案工作的发展和变化，通过对电力科技档案工作的再认识，并针对项目档案工作中存在的一些具体问题，提出健全科技档案的规章制度、加大科技档案管理的投入、加强对基层科技档案人员培训和注重科技档案的利用的建议。

论文关键词：基层；科技档案；电力建设

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。

一、电力建设项目档案的特点和形成规律

电力建设项目按照工程建设性质可分为新建工程、改建工程、扩建工程和恢复建设工程。这些建设项目一般由多个单位工程组成。

电力建设项目档案是指整个电力建设项目按照基本建设程序，一个工程从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产的全过程中形成的、有保存价值的、应该归档的文字、图纸、图表、计算和声像材料等各种形式和载体的文件材料。包括依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工和工程验收的文件材料。由于大的电力基本建设项目从酝酿决策到竣工投产有着工程建设周期长、施工单位多、工程复杂和专业性强等特点，因此，记载和反映工程建设历史全过程的工程档案，也就具有相同于工程一样的形成周期长、专业复杂、成套性强和数量大的特点。而零星项目（如城农网、县城电网建设与改造工程中的10KV及以下工程）则因为工期短、同时施工项目多、分散施工等特点，其记载和反映工程建设全过程的工程档案，也就有着形成周期短需及时积累、整理材料、共用立项、审批文件和典型设计图和数目多的特点。

电力建设项目档案的形成，按照电力建设的基本程序一般分为三个阶段。

一是前期工作阶段，形成的档案主要有立项及审批文件、项目建议书及批复、项目评估、可行性研究、设计基础材料、设计任务书、征用土地、红线图、房屋拆迁及拆迁赔偿、合同协议、工程和设备招投标文件及施工现场的“五通一平”等工程管理性文件。以上这些文件材料多以文字或图册的形式存在。一般来说，格式较为规范，书写材料基本符合要求。一个建设项目虽然从审批立项到开工需要较长的时间，来往文件较多，但只要有专人负责，把住收、发文件关，坚持文件的统收统发、集中管理，特别注意帐外文件的管理，前期文件是能够达到齐全完整要求的。

二是施工阶段，该阶段形成的档案主要有施工许可证、施工组织设计、开工报告、工程技术交底、施工记录、施工图及图纸会审记录、材质证明、设备使用说明书、产品检验、工艺规程、出厂合格证、设计变更通知单、工程联系单、验评资料、质量鉴定、隐蔽工程验收记录、事故处理报告、设备安装调试记录、分项分部工程质量检验评级、工程质量检验评级文件、施工技术总结、未完工程清单和工程项目的监理、生产技术准备、安全操作规程、技术培训、技术准备计划、开停车方案、试生产和涉外文件等方面的文件材料。施工阶段由于现场办公条件较为简陋，设计、施工、监理、调试等多个单位现场工作，文件材料来源多，信息量大，给文件的收集带来了一定的困难，施工阶段形成的文件有图纸、表格、照片、探伤底片、录像带、文字材料和计算机软盘、光盘等多种形式和载体，书写材料很难控制。因此，加大施工阶段档案工作的力度，制定相应的控制措施，认真做好施工阶段各类文件材料的积累、整理、归档工作，是工程档案能否达到齐全、完整、准确的关键，也是档案人员工作的难点和重点。

三是竣工阶段，形成的档案主要有工程竣工图、工程质量的评审材料、反映工程建设过程的现场声像材料、工程竣工验收鉴定书、竣工总结、竣工报告、工程决算报告、审计报告和环保、工业卫生、消防、移民等单项验收所形成的文件材料。竣工阶段形成的文件材料大多为图纸、照片、录音、录像和文字等形式和载体，格式较为规范，书写材料基本符合要求，而且一般比较齐全、完整。这个阶段最为关键的工作是竣工图的编制和编制质量的审查工作，而竣工图质量的高低，主要是做到图实相符。要做到这一点，一是要有完整准确的更改通知单，二是工程监理应认真做好对竣工图的审查工作。竣工图的编制应严格按照国家和电力行业有关竣工图的编制规定，按照不同的企业类别，分别由施工单位或设计单位进行编制。

工程的前期工作到施工阶段再到竣工阶段，形成的档案有着不同的特点，但又与整个工程建设过程的基建程序和专业技术内容相衔接，只有收集到工程建设全过程的文件材料和图纸，才能确保一个电力建设项目竣工档案的齐全、完整、准确、系统。

二、电力建设项目档案工作的特点及原则

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。

1.电力建设项目档案工作的特点

（1）有特定的工作对象。一个具体工程的档案管理。

（2）有特定的工作内容。检查、指导工程建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档，进行建设项目档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用。

（3）有特定的作用。为工程项目的可行性研究、立项审批、工程设计、施工管理、竣工验收、质量验评、生产准备、试生产及投产后的生产和管理等各项工作提供依据、提供服务。而这种依据和服务所起的作用不仅体现在促进工程项目及时投产、发挥投资效果方面，而且还延伸到整个工程交付使用后经济效益的充分发挥。

2.集中统一管理档案是我国档案工作的基本原则

电力基本建设周期长（或极短）、单位工程多、技术要求高、档案数量大，因此，更应该认真贯彻落实《档案法》和《档案法实施办法》。实行集中统一管理的原则，这是强化档案管理工作，确保项目工程档案的完整、准确、安全和有效利用的前提条件，也是我们开展业务指导工作必须遵循的基本原则。

转贴于

三、建设项目档案工作目前存在的问题

近年来，由于国家对档案管理的要求越来越高，特别是国家电力体制改革。厂网分开后，由于输变电工程项目的建设相对于水、火电厂建设而言，受到投资少、建设周期短、电压等级不同、施工队伍的水平参差不齐等因素的影响，不少建设、设计、施工和监理单位对建设项目档案管理不够重视，电网建设中档案管理的问题不断暴露出来，影响到整个工程项目的验收。

四、对基层科技档案提出的建议

基层科技档案工作虽然有一定的提高，但是与新时期对档案工作提出的新的要求相比，尚有较大差距。为使基层档案管理及时跟上社会发展，满足新形式下对档案管理的要求，建议对基层科技档案工作从四个方面进一步加强。

1.健全科技档案的规章制度

近年来，随着社会法制化进程不断地深入推进，科技档案在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的重要性越显突出。随着各界对科技档案管理意识的增强，《四川省档案工作规范化管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《电力工程达标投产管理办法》、《国家电网公司输变电优质工程考核项目及评分标准库（2009版）》等涉及档案工作的管理办法及规定相继出台，基层科技档案工作应抓住这一有利时机，结合工作实际情况，参照建立一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则，明确各级档案管理责任，并加大对基层档案管理贯彻执行情况进行督促检查和考核的力度，做到有章可循，权责分明，一切按制度办法办事。在工作中，结合工作实际情况，制订了《输变电建设工程档案管理办法》、《技改、大修项目档案管理办法（试行）》等管理办法。以《输变电建设工程档案管理办法》为例，在总则中规定了该管理办法的范围、制定原则、管理体系等；在管理职责中细化了相关单位的职责，如建设部门职责、办公室（档案）职责；把归档范围进行细化并落实责任部门；明确档案的归档要求，如必须提交正本、竣工图的编制及修改、归档文件的材质要求等。通过一段时间的执行后，档案工作已初见成效。

2.加大科技档案管理的投入

科技档案管理的投入包括物的投入和人的投入两方面。

“巧妇难做无米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能满足要求的档案库房、阅览室、办公室以及必备的计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、复印机、摄影机、服务器等现代化管理设备，也包括灭火器材、空调机、去湿机、温湿度测试仪、吸尘器、消毒杀虫设备等现代化设施。

配备足够比例的档案人员。在当今快速发展的环境下，要充分认识到人在档案工作中的关键作用。造就具有良好政治素质、多学科知识、掌握现代化管理技术和熟悉档案业务的专业人员，以适应现代化档案工作的需要。科技档案包含的范围广，如电力企业科技档案就包括电力系统生产调度、科学技术研究、基本建设以及设备、仪器四大类。其中，电力系统生产调度又包括电力系统运行、继电保护、自动装置、调度通讯等六类。科学技术研究包括调度通讯、自动化及供用电科研、架空线路、配电网科研、变电站科研、直流输电线路科研等八类。基本建设包括调度自动化通讯工程、架空线路、配电网工程、电力电缆线路工程、变电站工程等八类。设备、仪器包括综合设备、架空线路、配电网设备、电力电缆及检测设备、变电站设备等八类。要做好如此多类别的档案工作，要求科技档案人员一定要有相关的专业基础知识。因此，在配备基层档案人员时，应从科技档案管理的要求入手，注重年龄、文化水平，应特别重视人员的专业结构。为保证档案工作的相对稳定和工作连续性，不要随意、频繁调换档案人员。重视保证档案人员的合法权利，特别是奖励、晋升的权利，稳定档案工作人员队伍。

3.加强对基层科技档案人员的培训

对基层专（兼）职档案人员上岗前实行上岗培训，上岗培训包括档案职责范围、档案知识、计算机知识、档案应用系统知识等，经考试合格后持证上岗。组织定期和不定期的业务培训，结合具体工作开展情况进行业务指导和交流、及时传达档案管理的相关文件和要求。开展继续教育培训以跟上档案工作发展的要求，不断提高其档案工作水平。

4.注重科技档案的利用

科技档案应由过去单一的保管向有利于利用的方向发展，提供利用才是科技档案工作的目的，充分发挥其在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的作用。首先要转变观念，改变公众对科技档案工作不正确的认识。其次，档案工作人员要充分发挥各级人员的主动性，不断提高科技档案管理业务水平，采取多种形式，迅速、准确地提供详实的材料并做好相关记录，总结经验教训，更好地为企事业单位和国家机构、社会组织及个人提供档案服务，充分体现档案的价值、地位、作用和意义。

基层科技档案的利用一般比较简单，主要表现在三方面。一是起凭证作用。一般需要提供档案中的合同、协议。在法制化日趋完善的今天，档案以其权威性对其提供的证据作用已引起公众重视。它使企事业单位和国家机构、社会组织在保护自身合法权利的同时，避免不必要的经济损失。二是通过规范、详实的科技档案利用，使相关工程项目提前竣工投产、设备维修提前使用。一般需要提供的是档案中的设备资料。三是工程设计中重复利用科技档案，既节省设计工作量，而且经重复利用的图纸是经实践考验过的，设计质量又有保证，它在提高科技档案利用率的同时，也大大提高了工程设计的效率，节约了工程设计的人力、物力的投入。需要提供的是档案中的竣工图。宜宾电业局的《利用科技档案节约设计工作量创效益》就获得了四川省开发科学技术档案信息资源成果评奖活动三等奖。针对这三方面的利用，各基层单位档案工作人员可根据已往经验结合其实际情况，开通“绿色通道”，采取有利于利用，又不与档案法律法规相违背的最好方式提供服务。

5.加强科技档案的现代化管理

当今科学技术和信息的发展，档案的信息化、网络化已可行。为此，要改变传统的思维和工作模式，将信息化、网络化引入基层科技档案工作，逐步实现基层档案工作的现代化，同时，提供优质、高效的档案服务。

篇3

一、地下管网建设及其技术档案的重要性

地下管网是城市基础设施的一部分，是城市赖以生存的“生命线”。它包括水网（给水、排水）、电网（民用电、高压电，光纤、通讯等）、气网（燃气、热力等）。可以说，没有地下管网，就没有城市。

城市地下管网技术档案，是城市建设和各专业管线单位的宝贵财产。建立城市地下管网技术档案，能够为城市建设、规划、管理提供依据，也为今后维修、扩建、改建提供依据。其功能体现在五方面：科学管理功能、科学研究接续和借鉴功能、重复利用和技术转让功能、技术传递功能、历史利用功能。

二、城市地下管网档案管理现状及存在的问题

由于我国城市地下管网系统建设时间早，所以系统老化和性能低下，运行效率低，管理日趋困难。平泉县也不例外。目前我县城区内地下综合管网包括雨水管网、污水管网、供水管网、电力管网、弱电管网、燃气管网和热力管网共700余公里。各管网依据建设单位划分隶属关系，相关档案资料由各单位自行保存，具体情况如下：

随着城市基础设施建设步伐不断加快，我县主城区内综合管网建设也得到了稳步的发展，逐步形成了城区综合管网基本上铺设入地。雨污水管网（86公里），由平泉县住建局畅达市政维修处负责建设和维护，档案管理和维护由平泉县住建局负责；供水管网（160公里），由平泉县自来水公司负责建设和维护，档案资料管理由平泉县自来水公司负责；电力管网（27公里），随着城镇道路改造工程的推进逐步铺设入地，已完工程档案资料和维护管理由平泉县供电分公司负责；燃气管网（10公里），目前已覆盖八沟大街、喧哗街、兴平中路和北城新区路网工程，由承德建投天然气公司负责建设和运行管理，相关档案资料由燃气公司负责存档；热力管网（270公里），分为三个片区，城区南部由供热中心负责建造和运营管理，中心城区和北城区由龙鸿热力负责建设和运营管理，北部卧龙镇由康泰热力负责建设和运营管理，与管网相关资料由三家建设单位自行负责保存；弱电管网（180公里），随着城镇道路改造工程的推进逐步铺设入地，管网相关档案资料分别由广通公司、移动公司、联通公司等相关单位负责管理。

总体看，我县的地下管网档案管理还相当落后：一是档案管理分散。有的在城建、规划、测绘部门，有的在建设单位，有的甚至在产权单位技术人员手中。二是档案材料收集困难。一方面对于规划、建设行政部门来讲，还没有将地下管网档案建设纳入必备的行政管理程序之中，行政主体缺位造成了行政客体的独来独往。另一方面施工管线单位缺乏客观上的战略考虑，短期行为多，忽视档案管理，只建不管。因此，严重影响了地下管线档案的形成和收集。三是工程项目信息缺失。其根本原因是缺乏统一的权威性专门管理机构。四是管线工程竣工后，大多没有进行竣工测量，竣工图失准。五是管理资金不足与专业人才紧缺。还没有将专项资金列入预算，也没有专门的技术人员来从事地下管网档案工作。这种状况已经极其不适应高速发展的城市建设的需要，特别是如果一旦遇到类似去年北京7.21严重内涝等紧急情况，我们该如何应对？这恐怕应为我们思考的当务之急。

三、加强地下管网档案管理的对策建议

国务院2005年颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》，2010年又下发了《关于地下管线档案管理情况的通知》，使城市地下管网档案建设有法可依。为保障发挥其应有的作用，提出四点建议：

一是组建综合机构，实行统一管理。要改变当前地下管网技术档案分散管理，各自为政混乱局面，首先必须组建一个综合机构，对所有地下管网档案资料进行统一管理。可以依托档案行政管理单位，也可以依托建设管理单位，增加人员编制和经费预算，成立专门股室负责地下管网技术档案资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作。

二是严格管理程序，加强法规建设。根据国务院《城市地下管线工程档案管理办法》和《关于地下管线档案管理情况的通知》精神，县政府颁布具体的管理办法。进一步明确建设行政主管部门要切实履行城建档案管理职责，将地下管线档案建设纳入城市规划、建设管理环节，严格建设工程的管理程序。地下管线工程的建设单位应当与城市建设档案机构签订建设工程档案承诺书，并以建设工程档案承诺书作为建设行政主管部门办理建设工程施工许可证的前置条件。地下管线工程覆土前，建设单位必须委托具备相应测绘资格的单位，按照国家地下管线探测技术规程进行竣工测量，并在工程竣工后进行专项验收。县政府管理办法还要对地下管网技术档案的移交、利用等作出具体规定。

三是抓好管线普查，打好管理基础。鉴于当前地下管网技术档案管理极其不规范的实际，应当立即组织力量开展全方位的地下管线建设情况普查，掌握地下各类管网坐标、管径、材质、运行年限等具体信息，绘制“城市地下管网综合图”，并及时修正完善，建立城市地下管网数据库，实现动态管理。

四是建立信息系统，提升管理能力。依法做好地下管网工程档案的接收和信息录入工作，构建城市地下管网信息综合管理平台，实施电子信息化管理，定期公布开放档案目录，不断开发档案信息资源，实现地下管网信息资源共享。

篇4

一、城市地下管线工程档案的构成及特点

城市地下管线工程文件材料的构成，主要文件材料有：建设项目的立项批文；建设项目选址(走经)意见书；建设用地规划许可证；土地部门用地批复；规划部门的规划设计审查意见、批复；建设工程规划许可证(走经批复)；业管理部门的审批文件(消防、环保)；测绘部门的定点、定线成果表、走经图；工程竣工验线成果表、走经图；管线工程竣工图、节点样图。

城市地下管线工程档案具有以下特点：

1、权威性。大、中型管线工程是在办理规划审批过程中形成的，它汇集了计划、土地、规划、环保、消防等职能管理部门的审批意见，是工程建设的凭证，具有权威性。如规划行政主管部门批准的走经图，建设单位必须严格遵守，如有改变，必须报规划行政部门批准，并编制竣工图。

2、广泛性。管线档案及供电、邮电、通信、给水、排水、煤气、热力等十余个行业与部门的档案，如有损伤殃及面广，影响大，与城市人民生产、生活息息相关，关系到千家万户的生活质量和品味。

3、特殊性。城市管线在城市星罗棋布，纵横交错，“看不见、摸不着”，隐蔽性很强，管线都埋设于地下，起码的覆土厚度为0.5米，而某些污水管埋深达10米，我们很难发现他们。除了修建地下人防、地铁、广场、停车场、通道及商贸服务设施外，大部分工业输送管道、给排水、污水、中水管道、通信、电力、供热、供气等基础设施安置在地下，形成了密如蛛网的地下管线，成为城市的血管和神经。

因此，要搞好现代化城市的建设和管理，为将来扩建、维修打好基础，必须有完整、准确、系统的地下管线资料。

二、城市地下管线工程档案利用的目的和利用形式

(一)城市地下管线工程档案的利用目的

城市管线档案的利用是城市档案工作的重点，管线档案的价值，只能通过利用才能充分体现，利用者越多，社会效益才会越高，从管线档案利用情况来看，管线档案利用将占馆藏利用的五分之一，目前利用城市地下管线工程档案的目的有：

1、领导部门决策。主管行政部门，规划部门及建设系统管理人员办理工程扩建、改造、转换功能，设立新项目查阅利用管线档案做到心中有数。

2、行政管理设计部门查考。城市地下管线工程档案不仅是工程建设的真实记录，也是城建档案管理人员汇编“城市地下工程管线综合图”等资料的依据。从而能够更好地为城市规划建设提供依据，减少开挖次数，美化城市环境，方便行政管理与设计部门。

3、为建设管理、施工管理提供依据。过去，很多施工单位或管理产权单位，不重视管理档案的收集与保管，甚至遗失档案资料，在开挖时经常挖断邻舍管线，造成停水、断电，此时只能由城建档案提供管线依据。

(二)城市地下管线工程档案的利用形式

城市地下管线工程档案的利用主要采用以下几种形式：

1、档案实体利用。利用者带上有关身份证明，办理查阅手续，直接查阅原始档案。

2、管线档案综合编制利用。利用者说明查阅目的、区域、城建档案管理人员按其要求，选择该区域经档案人员加工完善的管线档案满足查阅者要求。

3、管线档案的复制。根据利用者查阅目的，为其提供档案复制件，如管线竣工纵、横断面图，节点坐标，高程，走经，埋深等方面管线资料。根据多年来城市地下管线工程档案管理实践证明，城市地下管线工程档案是城建档案的核心档案，与城市的发展，建设紧密相连，收集开发完整、准确的城市地下管线工程档案对今后提供利用十分重要。

三、城市地下管线工程档案的接收

(一)城市地下管线工程档案接收中存在的问题

1、集中统一管理难，造成无档可查。由于管线单位不履行地下管线工程建设管理程序，不办理规划许可证、施工许可证，不规划验收，不做竣工测量、竣工备案等，移交档案又缺乏强有力的行政、经济制约措施，导致管线新建、改建信息不明，管理无从下手，档案验收无关可把，城建档案存在一定困难。“无档可查”而盲目施工造成地下管线屡遭破坏、地下管线铺设复杂混乱、管道重复铺设、资源无法共享而造成资金浪费等的问题时有发生。

2、种类繁多，各自为政，造成有档不查。常见的有给水、污水、雨水、电力、通信、热力、燃气七种，随着城市的发展，又拓展出了中水、网络、煤制气等新的管线。但这些管线的权属单位各不相同，管线的建设，维护管理均由相关单位负责。档案管理各属其主。加之各级部门对地下管线工程档案管理缺乏协调，行业、部门之间经常相互“撞车”，管线档案信息收集和集中统一管理难的问题没有从根本上解决。

3、更新快，技术日趋复杂，造成档案不准。城市管线的建设没有中断过，无论什么时候，都在进行着规模不同的各种管线的建设。特别是近几年，城市发展迅速，向外扩张，城市基础设施得以重视，往往新区道路各种管线都预先敷设。老城区则不断进行扩容、翻新、积水点排水管网改造等一系列维护工作，所以，城市管线像是有生命的，不断衰老，也不断生长，时时刻刻，没有停歇。同时，现在的管道，无论从管材，还是施工工艺都发生了质的变化，各种塑料管、非开挖技术、高压力管道系统、超高压输电电缆等都得到广泛的应用。城市扩张，管线系统也扩张，这样系统中的等级角色就多了，有主干，次干、支管之分，管线系统变得越来越复杂，系统中各个单位所起的作用也更加专业，例如某城市环路8km长高压燃气管，不向沿途两侧单位送气，只起到平衡的作用。

(二)接收城市地下管线工程档案的措施

1、主管部门应将地下管线工程的管理纳入正常的工程管理审批程序中。建议主管部门委托城建档案管理机构进行工程竣工备案，或者在工程竣工备案表中设置由城建档案管理机构负责签署的接收工程竣工档案审核意见栏。实现三个同步：一是工程立项与工程建档同步；二是工程实施与工程资料的收集、整理同步；三是工程项目验收与工程竣工验收同步。从而确保工程档案及时接收进馆，并达到完整、齐全、安全、准确的要求。对不进行竣工测量验收、不移交档案的建设单位和施工单位，城市规划管理部门对其后续工程不与审批，直至其纠正为止。通过事前、事中、事后各个环节多项措施的规定确保档案的收集。

2、《城市地下管线工程档案管理办法》的颁布实施将对城市地下管线工程档案的管理工作起到一定的规范和推动作用。为保证《办法》的顺利实施，各省市要结合当地实际，制定好与《城市地下管线工程档案管理办法》相配套的地方性管理办法。在配套办法中应明确下列几个问题：一是配套办法要具体，具有可操作性，有实践指导性；二是《城市地下管线工程档案管理办法》的第十七条涉及罚款问题，条款中只明确了罚款的责任人和罚款数额，但没有详细说明如何收、如何用罚款，在配套办法中应予以补充；三是建议加大城建档案执法方面的执行力度，努力营造一个良好的执法环境，否则罚款只能徒有形式，不能真正达到目的；四是建议在配套措施中能加入关于老管线的管理办法；五是建议在配套办法中统一各类地下管线的技术规范。

3、各级政府和建设主管部门要高度重视，在财力、人力上予以保证。建议由政府部门牵头，城建档案管理机构负责，建立具有实用性、先进性、操作简单、数据生成更新快速方便、兼容性好等特点的城市地下管线信息系统，实现运用先进科学技术对其实行动态管理。

4、城市地下管线工程档案的管理需要一批专业的技术人才。为此应加快人才培养，加强技术应用学习，积极实施岗位培训和持证上岗，要有一批技术熟练和过硬的技术人员进行管理维护。

5、建议由城建档案管理机构负责建立城市地下管线普查机构。为更好地开展城市地下管线普查工作来实现对其有效的管理，普查工作应在政府的领导和监督下，由建设行政主管部门协同各专业管线管理单位以及测绘、施工等企业，完成对城市地下综合管线的补测、补绘等补救工作，从而尽快改善城市地下管线的无序状态。

篇5

标准档案管理办法完整版第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。

标准档案是国家档案的重要组成部分。

第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。

第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上级下达任务的文件;

(二)标准报批稿;

(三)标准编制说明及其附件;

(四)意见汇总处理表;

(五)标准审查会议纪要或函审结论;

(六)标准报批公文;

(七)标准申报单;

(八)标准本;

(九)标准正式出版本;

(十)标准修改通知单及其附件;

(十一)标准作废通知单。

下列文件材料需要长期保管：

(一)论证报告;

(二)调研报告;

(三)试验验证报告;

(四)标准征求意见稿(最后一稿);

(五)标准送审稿;

(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);

(七)标样。

第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。

第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。

国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。

省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。

企业单位负责管理本单位的企业标准档案。

第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：

(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;

(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;

(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;

(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;

(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;

(六)认真执行档案管理制度。

第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。

第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。

第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。

第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。

标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。

第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。

第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：

(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。

(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。

(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。

(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。

第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。

标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。

第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。

第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。

对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。

违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。

第二十条 本办法由国家技术监督局负责解释。

第二十一条 本办法自之日起施行。

档案工作标准化档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。

种类：按照标准的性质可分为管理标准和技术标准，按照标准的实际法定效力可分为强制性标准和推荐性标准，按照标准的相关程度可分为正式标准和参照标准，按照标准的适用范围可分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。

属性：工作程序有专门规定、有固定的代号、在一定条件下具有法律效力、时效性较强、内容相对专一性、具有较强的可操作性、多数属于推荐性标准。

篇6

关键词：公路工程；建设项目；档案管理

公路工程档案，是指从建设项目的立项、审批、勘察设计、施工、到竣工使用的全过程中形成的应归档保存的文件资料。这些工程档案资料, 对工程质量的监督及今后的道路规划、养护及改建、扩建具有重要的意义[1]。公路工程档案，是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它即维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导 、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改建、扩建等不可缺少的科学依据。因此，如何健全和完善公路建设项目的工程档案管理工作，是摆在我们公路档案管理人员面前的重要课题。

根据国家档案局、国家发改委联合的5重大建设项目档案验收办法6规定：项目档案是工程竣工验收的重要组成部分, 未经项目档案验收或验收不合格的建设项目, 不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以说, 公路工程档案管理对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权, 充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外, 公路工程档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建有着十分重要的作用, 工程档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。因此, 做好公路工程档案管理工作对公路档案管理人员来说是十分必要的。

一、公路工程档案管理过程中存在的问题

公路基础设施的不断完善，公路等级的不断提高，公路建设项目的跨越式发展，对公路建设项目的档案管理工作也提出了相适应的要求。一般而言，公路工程建设的完成耗时长，公路建设的每个阶段 都有各自的档案，致使公路工程档案管理呈现复杂性、多样性和成套性的特点。并且，由于可研、立项、招标、工期和管理等方面原因，工程档案的收集、整理与归档工作总被拖曳滞后，最终有可能导致公路工程建设资料的不完备。目前尝存在如下亟待解决的问题：

1、公路工程档案没有设立专门的档案管理机构，或将工程档案由技术管理部门代管，大多是普通办公室，没有防盗门窗，没有报警防火措施，防虫、防腐、消毒等设施没有配备，对档案安全造成威胁。

2、公路工程档案信息意淡薄，有些单位仍处于封闭的工作状态，习惯于只管档案，人求我供，不求不供的被动工作状态，即所谓的你来借、我来拿，坐门等客、看摊守堆[2],没有形成档案信息资源共享的理念。

3、公路工程档案的收集整理标准不统一，建立统一的档案整理标准是各公路部门首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》为参考的单位，使其档案收集整理不断规范，尽可能使档案的查阅、管理和验收达到标准。

4、档案工作落实不到位，如有些单位的档案管理，只注重了形式，为了应付上级部门的检查，使档案工作不能落实到实处。一是，档案机构设置及人事安排不到位。二是，相关的规章制度不健全，岗位设置不严密、档案管理方法和操作流程不规范

5、公路工程档案收录的内容包含许多工程专业知识，比如施工图纸、技术系数。这就要求档案管理员不仅要具备档案管理的专业知识技能，还要能够理解公路工程的专业术语并能将相关数据进行基本分析。目前，缺乏能够满足兼备公路建设与档案管理两个层面专业知识技能的复合型人才。

6、具体操作上还存在规范化的问题，对项目文件字迹、图样，各种表格、签字手续等还仍随意性很大，有用圆珠笔、铅笔签字的现象，不能不引起足够的重视。

7、所有现场指令、监理工程师通知、工程完成进度月报表、整改和反馈，内容的详实和完整，都是不可忽视的问题。

二、解决公路工程档案管理问题的方法

（一）增强管理意识，规范档案管理

1、从源头上抓起，首先要提高单位领导的工程档案管理意识，领导主抓，员工尽力。工程档案人员要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式, 早日使工程档案实现文档一体化,充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神, 为查阅者提供方便、快捷的服务[3]，单位工程档案管理，应按单位实际建立硬件设施和合适的薪酬奖罚制度，从源头方向形成有效约束体制，加大档案管理各环节的指导和监管力度。

2、强化档案人员的工作意识，努力做到以积极认真负责的态度工作，提高档案工作的整体质量和效率。档案人员要加强自身的业务能力，应积极地参加档案管理、工程技术等业务培训，全面掌握档案管理和工程技能知识，确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。档案人员也要加强与一线施工的工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程的档案工作。

3、档案管理部门，应经常性深入基层，监督检查指导。档案管理部门应经常性地组织人员深入到建设单位和施工工地进行监督检查指导服务，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，及时纠正档案资料收集不齐全，书写材料不规范等现象的发生，把好档案管理质量关，才能有效的提高建档归档质量。

（二）从单位实际出发，健全工程档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》、《国家重点建设项目档案验收规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归管理办法》，公路主管部门应结合单位实际，制定出本单位公路工程档案的管理办法，使档案管理人员能切实保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，更好的为公路工程建设项目服。务必确保档案工作可纳入公路工程计划和岗位责任制中；并且实现档案工作与公路工程建设进度同步，与公路工程工作检查同步，与公路工程竣工验收同步。建立一个切实可行的公路工程建设项目档案工作监督体系。

（三）推进工程档信息化管理，充分发挥档案的服务功能

传统的工程档案管理是基于人工的管理过程, 管理效率低下, 档案检索、查找和利用十分不便。在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力, 编制周期长、出错率高, 编制完成的工程档案基本上只有纸文档, 无法提供作为信息化基础的电子文档资料, 很多的资料、档案都成了死资料，以使调阅受限。因此，推进工程档案信息化管理，是时展的需要。档案信息资源开发利用必须以一定的信息资源为基础，因此，在档案信息资源的开发利用中，必须坚持资源建设与开发利用并重的原则，通过档案信息资源建设保障可持续性地开发利用[5]。工程档案人员要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式, 早日使工程档案实现文档一体化, 为查阅者提供方便、快捷的服务。

（四）确保工程档案的完整性，重视档案信息资源的开发利用

档案信息资源的开发利用必须以一定的信息资源为基础，因此，在档案信息资源的开发利用中，必须坚持资源建设与开发利用并重原则，通过档案信息资源建设保障可持续地开发利用[4]。目前，我国的档案信息资源开发利用仍处于起步阶段，尝未形成科学成熟的体系，档案信息资源的开发利用工作成为一项复杂的系统工程。在管理过程中, 工程档案频繁传递和变更, 容易使档案的完整性、有效性发生变化, 因此，工程档案管理人员要及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉, 防止其丢失、损毁、失效, 确保档案的完整性和有效性, 确保各部门获取及时、有效的档案资料或信息。

此外，工程档案的开发利用，是工程档案管的最终目的。要做好档案利用工作，发挥档案的利用效果，就需要编制好检索工具，完整、简便的档案检索工具是档案开发利用的基础。具体做好如下工作：

1、突出服务性，注重工程档案实用效果。工程档案可以适当开放，通过科技咨询、信息交流和科技推广等业务，才能发挥工程档案的实用效果。充分发挥工程档案在工程建设、生产( 使用) 管理、工程维修和改建扩建中的作用。

2、加强工程档案的编研，不断探索与创新。围绕工程项目，重点攻关课题, 对工程档案中原始资料、数据进行归纳、综合、计算、分析、筛选及加工, 把零散的信息变成系统的、实用的编研成果, 努力提供优质服务。

参考文献

［1］胡保存. 公路工程竣( 交) 工验收指南[ M ] . 北京: 人民交通出版社, 2005.

［2］张红霞、浅谈企业档案信息资源的开发利用[J]兰台世界,2007(3).

［3］刘家真 电子文件管理理论与实践[ M ] . 北京: 科学出版社, 2003.

篇7

【摘要】本文根据会计电算化档案的特点,分析了高校会计电算化档案管理存在的问题,提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。

【关键词】高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视,有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付,档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保证会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。

【主要参考文献】

[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法.1998.

[2]财政部.会计基础工作规范.1996.

篇8

一、实现档案信息化建设的重要意义

档案的信息化管理有别于传统的管理模式，利用信息化管理办法，可以对非常庞大且复杂的档案数据进行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以对档案进行快速、准确的分类，在需要查阅档案时可以进行快速、精准查找，不仅提高的工作的效率，同时也降低了工作的错误率。由于信息化管理办法依托于网络技术，除了对档案的保存和操作更加方便之外，还大大降低了运营成本，并且其创造的效益相较于以往传统的档案管理方式也大大提高，交通部门档案管理信息化建设是科技发展的产物，也是现代社会发展的必然趋势，如果现在不重视信息化建设，那么必定会被时代所淘汰，所以进行交通部门档案管理的信息化建设对于交通行业的发展都有巨大的意义。

二、档案信息化建设的主要内容

（一）档案的基础建设

由于档案的信息化建设依托于网络技术，所以要把加快局域网的建设放在首位，这也是所有工作的基础，通过计算机上软件和硬件的开发来实现对档案进行管理的目的，构建完整的网络体系以确保对档案信息的存储和传输。

（二）档案的数字化建设

通过有效的手段将传统的档案信息转变为电子信息，并将档案信息通过分类等方法进行存储，为了以后便于档案的管理和查阅，必须建立完整、准确的档案查找电子目录，这也是数字化建设的必要手段，最终使档案信息实现数字化管理。

（三）档案信息安全保障建设

相对于传统的纸质版档案，数字化档案信息将会面临新的安全威胁，在首要保证档案信息的真实性和可靠性之外，还必须建立网络安全防护墙，避免档案信息遭受到病毒或外来人员的恶意入侵，为做到对档案信息的安全防护，还应该建立一支专业的信息化保障队伍，通过技能培训使工作人员对业务更加熟悉，同时也可以做好对档案信息的安全保障工作。

三、实现档案信息化管理建设的办法

（一）档案管理网站的建设

档案信息的查询必须通过一个可视化窗口，那么就应该建立一个相应的交通档案信息管理网站，不仅可以实现对档案的存储，客户也可以通过网络浏览器对需要的档案信息进行实时的查询，了解到有关交通运输资料的最新信息，客户可根据关键词进行信息的检索来实现对所需信息的快速准确查询，另外在网站上设立专门的人工咨询窗口以便对客户提供问题的解答或者其它的帮助；为保证网站的正常运行，应尽量采用国内外较为先进、成熟的软硬件设备，不仅可以吸引更多的客户加入，也对档案信息化管理的正常运营提供了保障。

（二）档案信息的规范化建设

交通运输部门的档案信息管理也应遵从一定的标准和规范，也可与自身实际情况相结合，建立起适合自己发展的标准规范体系，在之后的发展运营当中不断的查漏补缺，将标准体系不断进行完善；档案内容的格式和存储也应遵从国家的统计标准，另外兼顾档案信息存储的快捷性和高效性，利用开发使用的软硬件实现对档案信息的安全管理；对于已经在网站进行存储的电子信息，为避免遭人修改，可将文件的格式进行相应的设定，从而保证档案信息的真实性，这些存储的电子文件需与纸质文件具有同等的效益。

（三）创新档案管理办法

公路工程作为交通运输部门档案管理资料中的一大方面，而公路工程资料众多，管理较为复杂，为合理安排管理资源，避免出现管理资源浪费的情况，必须采取合理的办法对这种类型的档案资料进行管理，从而促进交通档案管理的全面发展。

（四）档案管理人才资源的培养

在当代信息化发展的潮流下，要主动培养出一批具有高素质的专业技术人才队伍，在拥有先进软硬件的基础上，使这些技术人才能够对这些资源进行充分的利用；档案管理人员要主动去学习先进的技术管理经验和现代化的技术管理手段，要勇于面对工作中出现的一系列问题，并及时通过研究找到解决问题的办法。

篇9

为加强水利水电工程移民档案工作，规范移民档案管理，充分发挥移民档案的作用，国家档案局、水利部、国家能源局根据《中华人民共和国档案法》、《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》等有关法规，结合水利水电工程移民工作实际，于2012年4月联合印发了《水利水电工程移民档案管理办法》(以下简称《办法》)。这个《办法》的出台对移民工作和移民档案工作具有重要意义。

1　规范移民档案管理是移民工作的需要，也是档案工作的需要。中国社会经济发展过程也是国家重大建设项目的建设历史，在这些项目建设过程中或多或少地存在征地、拆迁、移民工作，而水利、水电项目移民工作涉及面广，影响面大，与老百姓的利益联系更密切，早在1991年国务院就颁布了《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》，2006年进行了修订，其第五十五条明确规定：县级以上政府或其移民机构以及项目法人应当建立移民工作档案，并按照国家有关规定进行管理。2011年8月国家能源局的《水电工程验收管理办法》，明确规定工程阶段验收和竣工验收前必须进行建设征地移民安置专项验收。2012年3月水利部的《大中型水利水电工程移民安置验收管理暂行办法》中，明确规定移民档案管理是移民安置验收主要内容之一，并应满足移民档案的收集、整理和归档工作已经完成，并满足完整、准确和系统性的要求。移民档案真实记录了水利水电工程移民工作全过程，它对移民工作的开展，水利水电工程建设和发展具有不可替代作用，但移民档案如何管理，如何保证移民档案完整、准确、系统、安全和有效利用，—直是移民部门和档案部门关心的问题，此《办法》适时出台满足了移民部门和档案部门工作之迫切，又符合实际。

2　《办法》内容全面，对移民档案工作具有监督指导作用。《办法》是规范性文件，共六章三十三条，并有一附件。该《办法》第一章“总则”，明确了适用范围——大中型水利水电工程，提出了移民档案定义、移民档案工作性质、移民档案工作的目标。第二章“管理与职责”，明确了移民档案工作管理体制：统一领导、分级管理、县为基础，项目法人参与，并明确了各级档案行政管理部门、项目主管部门、各级移民管理机构、项目法人以及涉及移民工作的单位的档案工作职责，提出了“三纳入”要求：纳入移民工作计划，纳入移民工作程序，纳入相关部门及其人员的工作职责，“四同步”要求：同部署、同实施、同检查、同验收，强调了在签订移民工作任务合同协议时应设立专门条款明确移民档案收集范围、整理标准、移交时限及质量要求，特别提出了声像材料收集整理要求。第三章“归档与移交”，明确了移民档案归档工作的直接责任人是移民档案形成单位(部门)，并根据移民工作主要内容：移民安置前期工作、移民安置实施工作、水库移民后期扶持工作，移民工作管理监督、移民资金财务管理等提出了相应档案整理要求及移交时间、移交手续，提出了可通过合同、协议约定，在移民安置验收后，省级移民管理机构应将反映移民安置实施主要过程和结果及资金管理等方面的档案复制件或扫描的电子文件提交项目法人备查。第四章“移民档案验收”，明确了移民档案验收是移民安置验收的重要组成部分，移民档案验收不合格的，不得通过移民安置验收，提出了移民档案验收组应由档案行政管理部门、移民安置验收组织单位、项目法人及有关单位的档案人员和相关专家组成。第五章“奖励与处罚”。第六章“附则”，明确规定各相关单位可制定实施办法，本办法由国家档案局负责解释。附件《水利水电工程移民档案归档范围与保管期限表》，根据移民工作主要内容提出的文件归档范围和保管期限，是文件的重要组成部分。该(《办法》既是涉及移民工作的单位或部门对照检查移民档案工作开展情况的衡量标准，也是档案行政管理部门开展移民档案工作监督指导的依据，同时也可作为移民档案验收的依据之一。

3　进一步规范移民档案工作，又能反作用推动移民工作规范。该《办法》是根据《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》要求，按照移民工作程序提出的移民档案工作要求，既解决了移民档案按机关文书档案管理，还是按科技档案管理的困惑，又为涉及具体移民工作任务的单位(部门)提出了文件收集、整理、移交的要求，特别是根据移民工作内容提出的文件归档范围和保管期限，对做好移民档案管理具有重要指导作用。而根据文件归档、移交质量可以看出移民工作中不完善的方面，如文件归档不全可以看出移民工作或没有按正常程序进行或进行了但工作没有结束，因为只有文件归档了此项工作才算结束，因此《办法》对规范移民工作也具有重要作用。

篇10

一、实施廉租住房档案管理的必要性

1.廉租住房档案管理是上级文件精神的要求。建设部2006年出台的《城镇廉租住房档案管理办法》，规定了如何规范城镇廉租住房档案管理，并规定由房地产管理部门具体负责本地区廉租住房档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2.廉租住房档案管理是关系民生的重要工作。廉租住房档案是廉租住房管理的基础，真实记录廉租住房政策的落实情况，反映了廉租住房保障家庭的状况。完整齐全保管利用廉租住房档案是确保低收入住房困难家庭切身利益的关键，不符合规定条件的承租户将不再享受政府的具有保障性质的政策性住房。

3.廉租住房档案是住房保障动态管理的基础。廉租住房的管理是动态的过程，我们需要经常性制度化地开展对每个承租户定期巡访，对其收入、住房状况、人员入住情况进行核查，及时掌握收入变化等情况，对不再符合规定的承租户，停止发放租赁住房补贴，或退回廉租住房。上述情形的管理工作，是以廉租住房档案为依据的，建立健全廉租住房档案显得尤为重要。

二、实施廉租住房档案管理的具体措施

1.明确专兼职档案员。在廉租住房业务部门设立专兼职档案员，认真规范落实廉租住房管理的政策法规和档案技术规范，对实施廉租住房保障过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档、统计、利用，确保档案的完整、安全。

2.确保归档内容齐全完整。廉租住房档案内容应收集齐全完整，包含规定要求的全部档案资料，主要包括承租户的基本情况、家庭收入情况、原居住情况、申请情况，承租户后续管理情况的变化等。廉租住房档案内容具体包括：一是保障住房数据信息，住房保障对象信息，包括保障对象的姓名、身份证、住址、家庭成员、工作单位、电话、户籍、住房情况、收入、财产等；二是住房保障管理信息，包括受理、核查、初审、初审公示、登记等过程信息；三是住房保障房源信息，包括廉租实物配租住房的房屋坐落、面积、户型、配套情况、平面图、房型图等房源信息；四是住房保障资金信息，包括廉租租金、配租资金等发放情况。

3.从廉租住房实施初期阶段抓建档工作。廉租住房建设从2007年开始全面实施，至今工程建设实施4年时间，各地成规模的首批廉租住房小区将相继建成。由于廉租住房建设是我国住房保障体系的重要内容，现处于廉租住房实施初期阶段，并将长期落实下去。廉租住房档案的建档工作正处于摸索完善阶段，从初期阶段重视建档工作的开展，打好扎实的基础，无疑是快速提升廉租住房档案管理工作水平最有效的措施之一，以避免走弯路。

4.严格规范管理档案。依据《城镇廉租住房档案管理办法》，及时建立廉租住房档案，完善 纸质档案和电子档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案数据的完整、准确，并根据最低收入家庭住房保障变动情况，及时变更住房档案，实现动态管理。

5.建立一户一档动态信息档案管理系统。按照“公平、公开、公正”的原则，采取三级审核、三榜公示的方式，接收社会监督、舆论监督、行政监督、法律监督程序，确定申请对象承租资格，建立廉租住房申请家庭、已租房家庭的动态信息档案管理系统，并协调居委会、街道办事处配合房地产管理部门建好档案管理系统。

一是建立动态档案系统。为了做好住房保障对象的资格认定，每年开展对低收入家庭住房状况的调查，建立符合条件的低收入家庭住房状况动态整理档案，并录入计算机管理系统，实行一户一档动态管理，为科学制定住房保障规划提供有力的事实依据。

二是建立公平合理的租住进退机制。让真正住房困难家庭能够及时进住，让不符合租住条件的住户能够及时退出。首先是全面排查，建立“候住库”。就是建立等候住房家庭的信息库，经过全方位的调查核实后，对所有符合租住条件对象的信息资料建立档案。其次是全面公示，排定入住座次。每批廉租房建成后，将分配原则和方案向社会公示，再从“候住库”中按公正、公平的原则，对拟发租住户排定座次，作为安排廉租房的顺序。再次是动态监控，确保适时退出。管理部门建立完整的租住户档案，每年进行一次实地动态核查，确认原住户的真实性，对擅自转租、转借及改变住房用途的，一律予以收回，对谎报住房和收入状况骗取廉租住房的，除收回住房外，还给予一定的经济处罚；收入状况好转已不符合承租条件的，责令退回廉租房。所有收回的房屋，应按排定的座次另行发租。

参考资料：

［1］建设部.经济适用住房管理办法.建住房［2007］258号.

［2］建设部.廉租住房保障办法.建住房［2007］162号.