档案管理工作细则范文

导语：如何才能写好一篇档案管理工作细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】资料；归档管理；档案管理制度

引言

东莞市防雷设施检测所是东莞市气象局重要的对外服务单位，日常主体业务产生的文书资料、影像资料繁多，为有效管理这些资料，需建立健全的档案管理制度来规范业务工作，以体现公开、公平、公正的服务原则。

1 现行东莞市防雷设施检测所档案管理状况

1.1 东莞市防雷设施检测所主体业务资料

防雷所日常工作所产生的资料繁多，主体业务资料包括建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，风险评估资料，雷灾调查资料，内部评审，外部评审，现行规范，内部文件，实验室资质资料，各项工作细则等。

1.2 东莞市防雷设施检测所档案管理机构

现行防雷所内的档案管理机构主要是审核组，有一名资料收集归档人员和一名资料归档审核人员。资料收集归档员并非专职，仅对建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，报建审核资料，风险评估资料进行收集归档。

1.3 东莞市防雷设施检测所档案管理存在的问题

由于缺乏健全的档案管理制度和专职人员，所内仅对日常主体业务资料进行收集归档，但一些非主流的资料并没有进行有效的管理。例如：归档资料的借阅和查阅，资料销毁，仪器报废维修，会议记录，技术讨论结果等等。

2 东莞市防雷设施检测所档案管理建立档案管理制度

2.1 档案管理原则

（1）加强防雷设施检测所档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。

（2）防雷设施检测所档案是防雷所在各项活动中形成的全部档案是总和，其中以防雷检测档案为主体，包括：新建防雷设施资料，定期年检资料，化学危险品场所防雷资料，报建资料等等。

（3）档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护防雷所经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。

（4）档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。

（5）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

（6）结案后及时交专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2.2 东莞市防雷设施检测所档案管理组织架构

建立四级的管理体制。所长统领整个所内的档案管理工作；归档审核员对各项资料结案确认、编号入室；专职资料收集归档员对各项资料进行收集归档提交归档审核员；报建窗口收集新建、扩建报建资料和发票，审核组收集报建审核资料，检测组收集年度检测资料、竣工验收资料和分段验收资料，风评组收集雷击风险评估资料和雷灾资料，办公室收集上级单位的文件、人事资料、各项工作细则等。

2.3 归档资料范围

2.3.1 东莞市防雷检测所各项工作细则

（1）防雷装置报建审核工作细则；（2）防雷装置年度检测工作细则；（3）防雷装置竣工验收工作细则；（4）雷电风险评估业务操作细则；（5）计费、收费和发票管理工作细则；（6）防雷合格证、副证、报告书发放、更改和销毁工作细则；（7）档案管理工作细则；（8）印章使用操作细则；（9）技术规范使用操作细则；（10）图纸使用操作细则；（11）仪器、设备、办公用品购买使用操作细则；（12）内部管理评审工作细则；（13）实验室资质认定操作细则；（14）文件收发操作细则；（15）保密工作细则；（16）公众网信息操作细则；（17）以上细则修改、作废操作细则。

2.3.2 防雷装置报建材料

（1）防雷装置报建登记表；（2）防雷工程专业资质；（3）焊工证书；（4）相关图纸；（5）建设工程规划许可证；（6）防雷装置报建受理回执 。

2.3.3 防雷装置设计审核材料

（1）防雷装置设计审核申报表；（2）防雷装置设计审核资料补正通知；（3）防雷装置初步设计核准意见书；（4）防雷装置设计核准意见书；（5）防雷装置设计审核受理回执；（6）新建建筑物防雷装置检测手册；（7）防雷装置检测协议书；（8）缴费发票。

2.3.4 防雷装置竣工检测材料

（1）防雷装置竣工验收申请书；（2）防雷装置检测报告；（3）防雷装置合格证；（4）防雷装置检测原始记录表；（5）新建建筑物防雷装置检测手册；（6）图纸（共 张）；（7）客户满意度调查表。

2.3.5 防雷装置年度检测材料

（1）防雷装置检测协议书；（2）交费发票；（3）防雷装置检测报告；（4）防雷装置合格证；（5）防雷装置检测原始记录表。

2.3.6 雷电灾害风险评估材料

（1）建设工程立项批文；（2）雷电灾害风险评估协议书；（3）雷电灾害风险评估报告；（4）雷电灾害风险评估原始记录单；（5）交费发票。

2.3.7 雷电灾害调查材料

（1）雷电灾害调查原始记录；（2）雷电灾害调查报告。

2.3.8 学习、会议记录资料

（1）学习、会议纪要；（2）技术讨论结论记录。

2.3.9 防雷设施检测所人事档案资料

（1）劳动合同；（2）学历资料；（3）职称资料；（4）培训资料；（5）上岗证资料；（6）奖励证书；（7）社保缴交资料；（8）任命文件。

2.3.10 仪器、设备、办公用品资料

（1）仪器、设备、办公用品购买申请、发票；（2）仪器、设备使用说明书；（3）仪器、设备检定证明；（4）仪器、设备使用登记表；（5）仪器、设备维修登记表。

2.3.11 其他资料

内部评审资料，外部评审资料，实验室资质认定资料，现行使用规范，上级部门发放文件，培训学习资料等。

3总结

通过分析东莞市防雷设施检测所档案管理现在的缺陷，针对防雷所的主体业务和对外服务的特性，依据中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》、中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》和《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号等文件精神建立防雷设施检测所档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范所内的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为实验室资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。

参考文献：

[1]中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号，广东省物价局文件，2004年8月1日

作者简介：

朱锦坤（1982—），男，助理工程师，本科，主要从事防雷减灾工作。

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回首城市和建筑发展的历史进程，我们可以清楚地看到光技术和光文化同城市和建筑同步发展的前进足迹，也看到灯光照明的技术进步对城市和建筑面貌及现代城市生活产生了多么重要的作用。随着经济的发展和人民生活水平的提高，城市夜景照明事业在短短五年里迅猛发展。针对城市亮化工程的档案管理工作涵盖面较广，不仅涉及项目展开前期的各项相关资料的搜集、整理与归档，也涉及项目建设过程中的各项合同文书、采购资料与信息以及项目规划的相关文件的归纳整理。这些档案对于工程项目的建设以及后期有效投入使用都非常重要。

1 亮化工程档案管理的重要性

城市路灯亮化工程档案管理能够很直观的反映出一个工程项目各项工程建设情况以及项目使用情况，这不仅是项目建设管理中的第一手资料，这也是项目资产的重要组成部分，更是项目展开、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理，有助于增强项目的技术和知识储备，保护好知识产权和商业秘密，为亮化工程项目的可持续发展提供强有力的保障。并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益。档案管理工作对于工程项目的前期建设与后期投入使用都非常重要。这不仅能够成为建设过程的许多参照，更是能够为项目的投入使用与经营管理抵御潜在风险。这不仅能够保障项目的长期稳定运行，更是对于项目的经济效益的一种有力维护。城市亮化工程是一项工程量大、涵盖主体面广且建设工期较长的大型项目。这不仅会影响一个城市的风貌与发展，好的项目更是能够在美化城市环境的前提下也确保资源的合理利用。这对于一个城市的可持续发展是非常重要的。想要很好的实现这些建设目标，项目建设展开过程中涉及的信息资源将会非常重要，而这些资源的搜集、整理与利用过程正是档案管理工作的重要组成。由此可见，一个好的亮化工程管理将会有助于拓展工程项目信息资源，从而让项目更好的展开建设。

2 当前亮化工程档案管理中存在的问题

档案管理理论基础薄弱，档案管理是一套较为复杂、涵盖的方面非常广泛的管理活动，无论是对于工程建设实况的了解，还是对于工程项目的开发利用，这些都是档案管理的理论基础所在，也是档案管理过程中需要严格参照的基础知识。亮化工程档案对于许多档案管理人员来说都是一个十分新鲜的事物，更不用说在执行相关项目时应当如何借助有效的程序、方法、模式与评价标准等来让管理过程很好的完成。理论基础的薄弱是当下亮化工程档案管理面临的首要问题。如果这个问题不能够得到很好的解决与完善，档案管理工作将会很难高效的得以展开。

档案管理缺乏完善的规章制度，迄今为止还没有一部成文的针对亮化工程档案管理标准、规章体系或者是法律法规，制度的缺乏极大的增加了档案管理工作展开时的难度与障碍，这是城市亮化工程档案管理中的一个重大缺失，也是当下亮化工程档案管理中一个非常显著的问题。

3 档案管理人员专业素质较低

档案管理专业人才的缺乏是亮化工程档案管理工作难以展开的一个重要制约因素，它不仅需要从业人员必要的文字、统计、法律等知识，对于亮化工程档案管理工作而言它还需要人员具备足够的环保意识以及可持续发展观念。还要求档案管理人员要对整个亮化工程非常熟悉，这对于管理人员的知识层面与专业素养要求是比较高的，大部分现有的档案管理人员都难以达到这个标准，这也进一步造成了亮化工程档案管理专业人才缺乏的现状。

4 解决对策

1、完善档案管理规章制度，强化与完善档案管理规章制度是提升亮化工程档案管理质量与管理效率的根本，这也是档案管理工作能够更好的得以展开的前提与契机。强化与完善档案管理规章制度可以主要从两个方面得以展开。一方面，应当确立一部完善可行的档案管理规章体系，要针对工程项目的实际情况确立档案管理范畴，这才能够让档案管理工作真正落到实处。与此同时，要尽快完善档案管理的信息化管理模式，对于档案管理过程中需要展开的信息搜集与整理内容以及需要借助的信息管理手段应该规定相关部门必须给与协助，只有这样才能够确保档案管理工作准确高效的得以展开。另一方面，要尽快建立一套完整可行的档案管理工作细则，细则中对于档案管理工作展开的流程、各方面需要承担的责任和义务要有明确划分，只有这样才能够避免管理时的局限性，让档案管理工作展开更更为规范。

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关键词：高职院校；科研档案；管理；措施

引言

科研档案作为档案的重要组成部分包括科研工作中有保存价值的所有资料，除了常用的文字资料和数据资料外，还有表格资料、音频资料、影像资料等。科研档案资料数量和质量可以反映高职院校科研技术水平，是宝贵的知识和经验财富。对高职院校而言，如何顺应社会发展趋势，对现阶段科研档案管理中的问题进行分析梳理，努力提高科研档案管理工作质量和效率，促进本单位科研工作的健康、快速、可持续发展。

一、高职院校科研档案管理的重要性

科研档案是记录科研活动全过程的最为详尽的一手资料，其真实性和客观性是保证科研成果准确的必备条件。科研档案通过对科研活动进行详细记载可以为今后的科研工作提供经验，有助于促进科研质量和科研水平的提高。可以说，高职院校的科研档案质量在一定程度上代表着院校的管理能力和科研水平，主要包括科研项目档案和相关管理档案两大部分。其中，管理档案包括管理政策、管理制度法规、管理计划目标、科研结果汇总分析等；科研项目档案包括科研项目问卷、实验数字等一手数据资料、音频资料和视频资料等。具体来说，科研档案管理工作包括课题信息的搜集、整合、分析、归类、汇总。因此，科研管理工作者需要对课题项目的确立、课题开展进度计划、科研经费的支出情况、科研结果的准确性、科研成果的产出比。随着科学技术的飞速发展，科研档案已经由传统的纸质版转为了以现代网络技术为依托的电子版，通过有效的检索等工具极大地提高了查阅速度和质量，帮助科研工作者高效地了解相关领域的研究现状，对其管理可以在避免重复劳动的同时，也为科研创新提供有利条件。

二、当前高职院校科研档案管理中存在的问题

1.重视程度有待提升

当前，我国高职院校科研档案管理工作者受到“中庸之道”的影响颇深，高职教师的工作重心主要在教学和科研上，对行政、后勤等重视度不够，亦没有体会到科研工作对高职院校发展的推动作用，所以缺乏对档案管理工作重要性的认识，工作缺乏自律性和自觉性，没有责任心和约束力，导致高职院校科研档案管理工作质量有待提高。

2管理体系有待健全

正所谓“没有规矩不成方圆”。现阶段，我国尚没有针对高职院校科研档案管理工作细则做出明确规定，管理体系还不够完善和健全，实用性有待提高。这也是很多科研档案管理人员，工作拖沓不认真的重要影响因素。比如，没有科研档案工作交接流程，导致在遇到人员调离调整时出现档案遗失，档案存放错位等问题；没有明确的档案借阅制度，导致了资料的缺失。

3.信息化手段应用有待拓展

在我国高职院校中，其科研档案以传统的纸质材料为主，不易于保存和维护、对资料进行再加工的成本较高，查阅资料速度受限，所以整体管理效率不高。随着信息技术的发展和网络的普及信息化手段应用于科研档案管理工作则可以大幅度地提高管理质量和效率。但当下，受限于网络等现代化设备的应用范围和使用者对信息化手段的应用水平，大大地限制了高职院校科研档案管理工作质量和效率。

4.管理人员素质有待提高

据调查，我国高职院校的科研档案管理工作者绝大多数都是兼职人员，文化水平普遍较低，更谈不上专业水平和能力。另外，工作人员的流动性较大，对管理工作没有客观准确的认识。一般情况，工资水平不高，再加上职业素养不高，管理人员的工作积极性受到制约。最后，高职院校对科研档案管理工作人员缺乏全面系统的培训和考核机制，科研档案管理人员素质有待提高。

三、高职院校科研档案管理水平提升的措施

1.对科研档案管理工作的重视

第一，对科研档案管理工作者进行学习教育，提高其对工作重要性的认识；第二，划分出明确的权利和义务，做到专事由专人完成，并对结果负责；第三，提高相关单位和高职院校领导对科研档案管理工作的重视，起到榜样和表率作用；第四，加强对档案管理工作者法治宣传教育，增强工作者的档案法制意识，提高工作重视程度，促使其自觉遵守法律法规制度进行自我约束和管理。

2.建立健全科研档案管理体系

第一，完善科研档案工作交接流程，防止由于档案管理工作人员调离调整而出现档案遗失，档案存放错位等问题；第二，建立健全档案借阅制度，在档案借出和归还时均需要双方当事人确认签字，并对该事件负责；在借出档案时规定好归还的最晚期限和可供借阅的档案范围；第三，对于重大的有借鉴价值的科研档案需要定期移交到指定部门保存；第四，深入科研一线搜集原始科研资料，确保资料的真实、准确、有效、客观。

3.电子档案的应用普及

随着信息技术的发展和网络的普及，将其应用于科研档案管理工作是未来的发展趋势。所以，国家相关单位需要为高职院校配备好网络、计算机、影印机、扫描仪等现代化办公设备，引进国外较成熟的管理体系和模式。对档案管理工作者进行业务培训，帮助其掌握基础的使用方法，逐步建立高效、便捷的本土化检索查询系统，为广大师生的科研工作提供便利。

4.管理人员综合素养的提高

第一，对管理人员进行岗前培训，具体包括业务专业能力和职业素养两大块内容，定期对其进行业务能力学习和考核，并给予相应的奖惩，以提高工作人员的学习积极性和主动性，提升专业技术能力和服务意识；第二，国家各大高校开设科研档案管理专业，并设置档案业务、计算机、网络技术、管理策略等专业课程；第三，加强与先进国家的交流与学习，不断引进新的管理理念和管理模式，开拓档案管理人员的思路和视野，鼓励其通过各种途径学习档案管理相关知识，提高综合素养。

四、小结

综上所述，科研档案管理工作质量对于高职院校科研水平的提升和发展十分重要，所以针对现阶段我国高职院校科研档案管理中的一系列问题，需要进行改进，使得科研档案管理工作更进一步，为提高职高院校科研能力、整体教学水平做出贡献。

[参考文献]

[1]张瑞菊.高校科研论文档案管理中几个重要问题的思考[J].兰台世界，2014年04期.

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一、地质单位人事档案管理工作的现状

（一）领导不够重视，管理部门松散。长期以来，一些领导认为人事档案就是装订、保管、查档等简单的事务工作，对业务建设、人员配备不够重视。人事管理部门也不主动提升业务能力，拓展工作内容，处于得过且过的状态，致使人事档案管理的有关规章制度不够健全，有些管理设施不到位。加之地质单位相对于很多单位来说有自己的特殊性，大部分二级单位及职工长年在野外施工，流动性大，管理起来很松散，人事档案材料的收集就不够及时，这就导致人事档案管理工作会经常出现一些疏漏。

（二）档案管理人员素质偏低。野外地质单位人事档案管理人员，大部分身兼数职，素质参差不齐，档案管理业务不够精通，在忙于人事部门日常工作的同时，也难抽时间学习人事档案管理方面的业务知识，提高自身业务素质，导致人事档案管理人员素质偏低，档案管理不到位，更不懂得如何利用人事档案内的有效信息，使人事档案管理工作变成了普通的保管工作，档案的作用发挥不大。

（三）缺乏人事档案管理数据库。随着社会的进步，信息时代的到来，建立人事档案管理数据库是必然的趋势，简单的档案管理方法，早就不适应现代档案管理工作的需要。但是直到现在大多数地质单位都没有建立人事档案管理数据库，一直沿用简单的档案管理方法，一方面浪费时间，另一方面增加了档案管理工作人员的工作量。

二、做好档案管理工作的措施

（一）加强领导，转变思想观念，强化档案意识，认真细化人事档案管理工作。地质单位领导应重视人事档案工作，配备政治素质好、事业心强、思想作风正派、文化程度高，能够适应人事档案现代化管理工作需要的专职或兼职人事档案管理干部，并保持档案管理人员的相对稳定。督促人事档案管理人员修订完善本单位的人事档案工作八项制度，积极投入资金，改善档案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温）措施落到实处，配备必要的档案保管、保护和办公设备。同时坚持把人事档案目标管理工作列为组织工作年度目标责任制考核的重要范围，做到有计划、有部署、有检查、有落实，保证人事档案工作的顺利开展。

此外，应定期加强人事档案管理人员的业务培训，组织档案管理人员积极参加各级业务培训班、进修班，提高人事档案管理人员的专业技能。而人事档案管理人员应规范认真按时做好人事档案的整理和审核工作。在材料收集工作上立足一个“全”字，做好干部履历表、年度考核登记表、工资审批表、学?v材料、党团材料、职称评定、干部任免等材料的及时收集，并严格按照档案整理工作细则，认真鉴别归档，排列有序，装订整齐，达到完整、真实、条理、实用的要求。

（二）利用人事档案，制定人才培养发展计划。通过对人事档案的查阅就可以了解到每一个员工的长处和短处，所以地质单位人事档案管理人员应该充分利用人事档案中的有效信息，为地质单位制定出更好更科学的人才培养发展计划。比如专业技术人员，可以根据单位资质的需求，对专业技术人员进行业务培训及指导，以满足资质的需要。而且通过上级对专业技术人员的认可和培养可以加深专业技术人员对单位的忠诚度并激发其潜能，通过培养专业技术人员可以提高专业技术人员的工作效率，这样也会为单位带来利益。以此类推，不管是对待专业技术人员还是管理人员都可以通过人事档案制定培养发展计划形成一个良性循环。

（三）建立人事档案管理系统数据库。人事档案是每个人的身份、学历、职务等各个方面的证明，传统的人事档案管理就是保存管理，并不能发挥出人事档案材料本来应该具有的作用。信息时代的到来，促进了信息的数据化，所以建立一个人事档案管理系统数据库是必要的，通过计算机、扫描仪等现代设备和技术，把人事档案中的材料变为电子数据资料，建立人事档案管理系统数据库后，再次查阅、归档、统计人事档案信息的时候，只需要通过计算机人事档案管理数据库就可以迅速完成，为人事档案管理人员节省了大量的工作时间。

除此之外，地质单位这种对于专业人才要求比较高的单位，建立完备的人事档案管理数据库，就可以在需要人才的时候，通过档案管理迅速找到一手资料，为地质单位人才培养储备信息。

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1.有利于选拔优秀的管理人才。医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。

2.有助于做出正确的人事决策。人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。

3.有益于吸引并留住优秀人才。优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。

二、医院人事档案管理面临的困境

1.忽视对人事档案管理的重视。人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。

2.人事档案管理制度不够健全。人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。

3.现代化的档案管理手段缺失。电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。

三、加强医院人事档案管理的措施

医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。

1.提高对人事档案管理的认识。人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。

2.完善医院人事档案管理制度。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。

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改革开放三十年进程，我国人事档案管理工作不断变迁更新，人们在实践工作中的意识思维也形成了根本性变革。我国档案管理法的履行颁布，不仅为档案管理任务提供了有效的法律支撑，同时也为档案管理工作开展提出了更新的标准要求。实践工作中唯有树立创新意识，推动人事档案管理工作模式的全面变革，方能跟上时代步伐，实现全面升华。当前，人事档案管理中较多的工作人员欠缺认识了解档案资料的知情权。基于人事档案管理工作不够透明，无法有效落实知情权进而造成缺陷问题不断增加。一些原因在于原部门记录当事人档案信息过程中存在内容不实性，甚至添加了欠缺实时性依据的档案，导致对当事人形成了不良影响。还有一些单位由于长久不能掌握个人档案导致档案内容不完整甚至无从知晓，因而由人事档案资料欠缺而造成的诉讼以及纠纷事件频繁发生。依照我国制度规定，当前仅有机关事业部门或是国企单位方享有保管人事档案资料的权利，而伴随我国经济建设的深化发展，外资单位以及民营机构的经济成分比例不断提升，该类单位并不具备保管人事档案的权利，而是将档案存储在人才交流中心而无法进行行政权约束，因而达不到有效管理人事档案资料的效果。为此，人事档案管理创新势在必行。从采用方法上来讲，档案随人走的传统模式经受了更大的挑战。伴随市场经济制度改革的深化发展，人才流动更加频繁，人档分离机率大大增加，虽然干部档案以及企业员工档案管理规定对流动人才档案管理进行了要求，然而实践工作中有关管理单位以及流动人才享有的权益以及管理矛盾问题却逐步凸显出来。一些单位为预防人员不良流失用档案作为关卡，导致弃档问题频繁发生。社会上拥护淡化人事档案管理的声音越来越高。制度层面，人事档案资料的汇总收集欠缺力度，同时材料质量不高的现象较为普遍。首先，归档管理体制并不健全且执行欠缺严格性。少量档案机构仅能照搬照抄档案资料归档管理要求，无法制定符合自身特征的工作细则。即便一些单位创建了管理制度也在不同层面上包含执行不到位的问题。另外，汇总收集的资料并不完整精准，尤其是上交人才交流中心管理的档案、员工考核资料、鉴定评估报告等，无法及时的囊括到个人档案之中。再加上欠缺监督核查机制、材料真实性无从考证，导致人事档案管理存在较多不足之处，因此只有全面创新工作模式，引入现代化信息技术手段，方能真正提升管理水平，达到事半功倍的工作效果。

2人事档案管理信息技术应用

2.1引入数字化技术，提升档案管理标准性

当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时展综合需要。

2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统

人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。

3结语

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二、发展趋势

伴随着XX电厂的迅速发展，为了更好适应档案工作的新形势和新要求，做到与时俱进，实现档案管理的现代化，我们要要从改善档案保管条件和工作环境出发，不断改善和优化档案设施设备，最大限度地满足了档案管理的实际工作需要。并始终坚持把档案管理当作企业重要的基础管理工作，按照档案管理的各项法律、法规，以提高档案工作水平为目标，重视和开展企业档案工作目标管理活动，不断从组织管理、设施设备、基础业务建设、开发利用等方面进行巩固和加强。同时，要充分运用计算机网络技术等先进手段，开发应用档案管理系统，早日实现企业档案管理的信息化、网络化和现代化，为企业生产经营及改革发展工作提供更优质服务，创造更良好的经济效益和社会效益。

三、具体工作思路

根据新形势下档案工作发展趋势，制定具体工作思路如下：

1、对于纸质档案。要在进一步健全收集档案信息和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作；要严格按照《xx发电厂档案整理工作细则》、《xx发电厂事档案工作检验考评标准》的要求，切实做好档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

2、对于电子档案。在系统结构结构方面，要在全系统使用档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行；在多媒体档案材料方面。要将工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，从而提高知人、识人的深度和广度。在多媒体档案材料保管和维护方面。要以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护；在多媒体档案材料使用方面。要通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对整个电厂的信息进行统计分析和预测，为以后各项工作的决策提供参考；在多媒体信息系统保密和安全方面。要建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。

3、对于基础建设。要对现有库房进行装修改造，同时添加购置档案设施设备。争取实现库房、办公、阅览、机房“四分开”；库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位；增添库房专用密集架**组，计算机*台、空调*台、去湿机*台、复印机*台，使库房保管达到“八防”的要求；同时，充分运用网络技术，配备专用的档案管理专用计算机系统及数据备份设备，实现档案的微机管理。按照目标管理的有关规定，文书档案、科技档案、多经档案、会计档案、声像档案、实物档案等各个分类实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）。

四、主要目标及措施

1、主要目标

以为xx发电厂提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业的各项工作的开展提供优质服务，使企业的档案工作实现系统化、规范化的目标。

2、具体措施

一要提高思想认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。档案工作是发电厂整体工作的重要组成部分，档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。

二要运用现代计算机技术，加强对档案的科学管理。要运用专门的档案网络管理系统，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。

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（一） 观念落后，重视程度不够

人事档案虽然是一项不引人注目、默默无闻的工作，但意义重大。人事档案能够了解干部，对选拔、使用干部具有重要的作用，它还体现了高校人才的基础信息。人事档案又是计划经济体制下的产物，缺乏生机和活力，例如《干部档案工作条例》中规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定严重侵犯了个人的知情权，剥夺了相对人应当享有的基本民主权力。观念的落后、重视程度不够直接影响到人事档案工作前进的步伐。有些档案管理员不认真，责任心不强，整档不规范，造成档案工作没有继承性、延续性。一些单位的领导也对人事档案工作重视程度不够，认为档案工作就是简单地收存好保管好，不丢失、不损坏，能够应付调动、查档就行了。

（二）档案材料不全，内容失真

人事档案材料是教职工个人不同时期学习和工作的纪录，内容真实是人事档案现实性的基础和前提。有些人填写履历表时不认真填写或者不实际填写，敷衍了事。部分高等院校存在一些情况，例如在医学院校担任课程的教师同时也在医学院的附属医院担任医生职务，具有双重身份。对于是教师职务的人，在医院承担的科研取得的成果、获得的奖项等不能够及时地归入本人档案，造成缺失；对于是医生职务的人，在医学院校承担教学职务，在教学方面取得的成绩又不能在第一时间内存入档案，造成本人档案丢失一部分。

档案材料失真现象也时有发生。内容真实是人事档案的生命，是体现人事档案有效作用的前提条件。内容不真实将会造成许多麻烦，如参加工作时间填写随意大致一个年月就可以了，这为人事部门计算工龄、退休时间的核对、晋升工资及组织部门选拔干部等诸多工作带来了很多问题，也使档案管理失去了真正的意义。还有的档案中考核材料大多只有优点、成绩，没有缺点、差错，做为本人没有实事求是的认真填写，随意性较大。做为人事部门的档案管理人员要及时发现问题，解决问题，如不能如实反映本人的真实情况则不予接受。

（三）落后的管理手段

人事档案工作由于缺乏重视，人力、财力、物力等因素的影响，先进的现代技术管理方法不能够充分发挥。大部分高校还在靠手工操作，效率相当低，根本适应不了当前经济和社会的发展需要。高校档案工作是一项长期的专业性、政策性、机密性、服务性和连续性的工作，不是翻一翻、找一找的事。对于高等院校一些骨干人才存在去进修、留学，毕业后就重新择业，对于这种现象档案管理部门并未建立相应的管理方法和制度，从而削弱了档案管理工作的严谨、严肃的功能。

（四、）档案管理工作人员业务素质低

现高校的档案管理部门大部分工作人员年龄较大、学历层次不高缺乏专业知识和技能，培训专业方面的机会又少，避不了在工作中出现一些误差。人事档案工作具有长期、复杂、繁忙的特点，有些工作人员长期从事此项工作积极性慢慢也不高了，觉得干和不干一个样，干多和干少一个样，干好和干坏一个样，缺乏工作激情。

二、人事档案管理工作改进的对策

（一）人事档案管理工作需加强

一份档案就是一个人历史经历的浓缩，从出生时间到工作时间、学历、学位等各种证明材料都与个人工资、提职、任免有关，尤其是退休，在审核档案材料时关系到退休后的待遇问题。所以，要加强档案管理。做到定期检查工作漏洞，发现问题并在第一时间解决问题。建立健全档案管理制度，使档案工作有规可循、有章可依。遵守相关《收集制度》，档案收集的范围和要求要明确，使人事档案内容充实，反映一个人的情况更全面。遵守《保管保密制度》，采取有力的措施，减少人为破坏，保障人事档案的安全，延长其使用寿命。

（二）高校人事档案管理要规范、内容真实

高校人事档案的规范，就是根据档案管理的相关制度和要求建设和管理档案，严格按照国际通行的做法对档案进行收集、整理、归档、转移、查阅和保护。对各类档案做到规范，收集来的档案材料要认真仔细地鉴定、审查，甄别其真伪判定有无保存价值，从而使人事档案材料完整、精炼、真实。在整理档案的过程中对归类的材料进行排序、编目，做到目录清晰、不粘贴涂改，目录一定与材料名称相符，材料类序号一定和页码填写准确，同时，还要经常对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合要求的档案材料进行技术加工。对于档案室还必须具备现代化技术设备，如：计算机、温湿度器等，让档案能够长久完好地保存下来。

（三）高校人事档案管理者要提高自身素质，加强业务学习。

管理好人事档案管理，档案工作人员起到关键性的作用。人事档案管理者要有较好的思想政治素质和专业素质。在工作中不断学习才能有利于档案工作。因此，档案工作者要有较高的党性原则、较高政策水平和坚定的政治方向，不断学习和贯彻《保密法》、《档案法》，制定完善的保密制度，加强法制观念和保密意识，确保档案实体和档案信息的安全。

档案管理者还要不断提高自身的业务能力，不时地进行档案方面的自学和培训，熟练掌握档案材料的鉴别、分类，熟悉档案工作的每一个环节和要求，还要学习人才、统计等相关专业知识。

总之，时代在发展，社会在进步，在这个网络化、信息化占主导地位的社会中，人事档案工作者的作用是无法替代的，做为人事档案管理者要具备良好的职业道德，精湛的专业知识和熟练的专业技能，为高校人事档案在高等院校发展中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]罗迎芬论高校人事档案信息网络化服务体系建设【J】。

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关键词：企业；文书档案；管理

一、企业文书档案管理滞后性现象与成因

企业文书档案的最终成型首先需要进行有效收集与整理，而后完成科学的开发应用，以上环节需要经历大量时间，因此可以说，在某种层面，企业文书档案管理存在滞后性实属必然。企业文书档案管理也叫做管理类档案管理，由于资料来源广泛、较为分散，涉及业务部门收集标准不一致，便会导致管理类档案资料无法全面完整的问题，阻碍了企业后续的查考编研管理。另外，一些业务单位没有全面重视本部门档案，使得收集环节进展缓慢，存在滞后性。开发应用企业管理类档案是企业发展的根本需要，一些单位却仅仅收集过时资料存储在档案室，没有合理开发应用，呈现出较多资源的闲置现象。即便一些单位进行了开发，然而档案系统却欠缺深度，导致检索应用与查询纸质文件不能有效衔接。任何单位均存在组织结构变化、员工调动等问题，因此档案员工队伍也存在变化，由于他们素质水平参差不齐，一些新进员工不熟悉工作业务，无法掌握全面的工作技能，导致档案管理工作并不规范。一些年龄较大的员工则欠缺创新意识，无法符合现代化管理标准。部分企业文书档案管理显现出闭门造车的问题，由于较为封闭，无法适应管理类档案管理的现实要求，再加上领导阶层不够重视，导致档案工作现代化水平不高。现实工作中企业文书与档案采用分管体制，因此在交接环节较易形成相互脱钩、信息丢失等问题。具体成因在于员工意识淡薄，欠缺专业知识，监督机制不完善，使得档案收集范畴不清晰、装订管理不规范、编号不清晰。当前，较多单位应用管理类档案效率不高，成因在于一些企业没有配备网络化系统，员工专业水平有限，使得管理类档案应用不便利，服务水平不高。

二、企业文书档案管理科学对策

1.规范文书档案管理为全面优化企业文书档案管理，应提升该项工作规范性，确保各项责任全面落实到位。另外，企业可采用一体化管理模式，由文书档案用纸样式、标准直到档案信息的存储格式、撰写要求等均应做出一致统一的要求，制定工作细则。应由资料的最初环节便进行层层控制，对文档资料管理流程做细致把控，同时对做完整理的资料要第一时间存储，进而有效杜绝企业管理类档案资料丢失的问题。2.提升员工专业技能员工具备较高的专业技能方能开展好文书档案管理工作，因此企业应加强员工技能训练，使他们可在内心之中形成对管理类档案管理科学重要性的清醒认识，不应单纯的停留在口头层面。企业可通过集中培训、定期组织讲座增强员工管理意识。管理文书档案的员工自身也应重视理论学习，为自己充电，提升各项工作技能与整体素质。另外，伴随科技的快速发展以及现代社会的稳步向前，企业应根据时代特征，创建现代化办公环境，优化办公流程，进而全面提升工作效率以及档案管理专业性。文书工作以及档案管理密切关联，文件始终是形成档案的核心基础，而档案则是文件的终极形式。因此，文书内容的好坏直接影响到档案管理的效果水平。负责文书的员工应提升档案意识，定期参与培训，唯有通过培训，方能形成强烈的责任感以及管理意识，掌握丰富的专业知识。企业应针对岗位人员组织信息技术应用培训，使员工熟练应用现代化工具做好档案管理。可通过企业内部广泛宣传加强教育，使企业全员明确文书档案管理重要性，积极组织各类档案管理知识普及教育，使得各岗位员工均能认识了解档案管理，明确该项工作重要性，并为文书档案管理开创优质、有序的工作环境，形成良好的工作风气。3.创建完善的企业档案管理网络系统伴随现代化信息技术的快速发展，企业应加快创建完善的档案管理网络系统，围绕档案部门这一核心，各个职能单位组成二级机构，进而形成一体化、全员合作、全方位、覆盖面广泛的档案管理现代化网络系统，企业档案管理部门与各业务单位负责直接领导，确保文书档案管理的层级化开展。文书档案是企业建设发展进程中一项宝贵的无形资产，是当前激烈的市场竞争中的一项重要因素，企业可否占据更高的市场份额，赢取竞争主动，关键要看信息基础是否牢固。因此，为确保档案信息资料的完整、全面与有效，企业应做好文书档案信息的整理与收集，通过科学有效的信息化管理，提升工作效率，达到良好的效果。另外，企业应创建完善健全的管理制度以及监督体系，通过设置有效的奖惩管理制度促进档案管理的更新改革与有效提升。归档管理制度应力求深入到各个单位，预防权责不清晰的问题，应做到切实、认真、客观、具体，细化到文档归档日期、种类范围、各项归档标准等。

三、结语

透过企业文书档案管理水平可清晰的判定企业现代化发展的程度，反映企业整体实力与综合水平。提升文书档案管理质量可全面推动企业单位的长效持久发展。因此，实践工作中应树立现代化工作理念，建立信息化工作系统，符合新时期发展需要，夯实文书档案管理基础。众所周知，企业文书档案印证了其发展的历史进程，通过优质的档案管理可为企业现代化发展形成强有力支撑。为此，应本着科学、严谨的态度规范工作流程，细化各项制度，提升员工服务管理意识，加强各单位的有效衔接，方能确保文书档案管理工作的科学规范性，令其更好的为企业单位建设发展贡献力量。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2012，13（1）：47-49.

[2]侯明，白玉红.谈文书档案管理的现有问题级对策[J].办公室业务，2012，31（11）：1591-1598.

[3]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013，（9）：50-51.

[4]赵欲勤.谈企业文书档案分类体系简化的必要性[J].兰台世界，2013，（23）：43-44.

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【关键词】聘用制；高校；人事档案管理；对策

一、聘用制下高校人事档案管理面临的主要问题

经过几十年的积累，我国高校人事档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但在实行聘用制的大背景下，也面临着不少问题，主要表现在以下几个方面。

（一）档案意识薄弱

档案事业发展的动力来源于良好的档案意识。一个成熟的社会必然对档案高度重视，并将其纳入社会发展的重要组成部分——社会系统建设之中。社会成员也要意识到档案的重要性，并拥有成熟的档案意识，主动应用档案信息。当前，由于宣传、教育、培训、管理、服务不到位，我国很多公民档案意识较为薄弱。这种状况也影响到高校人事档案管理工作，会导致出现建档归档意识、规范管理意识、优质服务意识不强等问题。

（二）档案质量参差不齐

随着高校人才聘用制的发展，人事档案出现了无法完全适应新要求、档案更新速度滞后、内容参差不齐、质量普遍不高等问题。1.档案内容失实。由于人事档案牵扯到个人利益，如职称、晋升、退休、福利待遇等问题，各种归档的资料中档案信息作假的现象为数不少，给高校选拔、任用人才带来了不少麻烦，甚至造成损失。另外，某些学生就业服务部门让学生自行保管档案，也会导致档案遗失、档案造假等现象发生。2.档案内容不完整。人事档案一般涵括个人的自然情况、社会经历、政治面貌、考核情况、职务职称变动等情况，能较完整地反映个人状态。如果缺少某些材料，可能会给个人利益造成损害。但同时，这些人事档案内容单一陈旧，反映出来的人物缺乏个性，千人一面，更不能客观地呈现个人近况，给高校精确筛选人才带来了不便。3.档案管理范本意识薄弱。《干部档案整理工作细则》规定档案整理工作应做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。许多高校档案管理部门管理混乱，在一定程度上存在资料没有整理成册、档案磨损严重、档案不完整、成册后没有按格式分类处理、接收档案材料带有随意性和随机性、缺乏信息技术管理档案的经验等问题，导致档案管理工作杂乱无章，效率低下，重复做工。

（三）档案重建现象频发

一方面，许多高校为了挽留人才，以人事档案为抓手，增加了职工跳槽的难度。另一方面，为了招纳人才，某些高校承诺可帮助跳槽人才重建档案，恢复原有身份，并连续计算工龄。这种状况导致新档案可信度低，伪造、篡改档案的可能性大大增加。

（四）弃档问题严重

市场经济调节下，社会成员的就业观与创业观发生了很大变化。同时，也创造了更多的就业机会，带来了与以往不同的人事制度。企业在招聘时，更多看重工作能力，而不关注个人身份。企业与员工讲求形成契约，制定劳动协议或劳动合同，而淡化了人事档案。聘用制下的高校亦是如此，教职工为了自由流动，往往选择弃档，奔向更好的岗位。在此种背景下，高校的人事档案似乎变得可有可无。而社会人员在第三方机构寄存或托管人事档案时，不仅要办理有关手续，还要缴纳一定的费用；再加上受户籍政策的制约，人事档案的托管目前仍按属地原则办理。为了省钱省事，许多人选择了弃档。再加之人事档案信息单一、信息失真等原因，使弃档人数激增。据国家人事部的统计，2003年全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代管的330万份人事档案中，有60多万份与主人失去联系，成为弃档。

二、聘用制下高校人事档案管理问题的成因

（一）档案管理信息化程度低

虽然教育部和地方教育行政部门先后多次推出了教职工管理系统，但都未形成规模，由于缺乏总体规划、统一领导和科学管理，制约了我国高校人事档案信息现代化管理整体水平的提高。近年来虽然网络技术飞速发展，但是高校的档案管理信息化水平仍然不高。有的高校建数据库没有针对性，纯粹为建库而建库，导致各个数据库之间不能进行信息共享，使用不方便。

（二）档案管理中的监督缺失

长期以来，上级领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理部门缺乏有效的监督指导，这就导致了部分高校档案管理混乱，经常发生档案散失、档案污损、档案缺乏归类、档案受到篡改等现象，这为聘用制下高校的人才的进出考核、选拔任用等造成了非常不好的影响。

（三）档案管理人员素质参差不齐

2010年，我国档案管理科班出身的工作人员不到5%，本科以上学历的人员不足19%，由于档案管理从业人员整体受高等教育或档案管理专门化教育水平不高，导致档案管理工作未能在专业化、专门化、信息化道路上走下去，这对于档案管理事业的长远发展非常不利。虽然上岗后有从业人员选择了继续教育培训，但是很多已经评上中高级职称的人员对档案管理产生了职业懈怠，并未重视培训工作。加之档案管理部门是“清水衙门”，在就业市场上缺乏优势，不少档案管理出身的专业人才选择跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事档案管理策略

高校对聘用制的实施有具体的要求，高校人事档案管理的发展必须与人力资源管理的实际要求相结合。笔者认为，聘用制下的高校人事档案管理应有如下策略。

（一）推进档案管理工作科学化建设

1.推进档案管理工作信息化。第一，广泛应用统一的档案管理系统。经过20世纪80年代至今多年的努力，国家与各级组织人事管理部门在研发与推广人事档案管理系统上获得了长足进步。其中比较突出的是，深圳市委组织部研发的《全国组织干部人事管理信息系统》和江苏省委组织部推广的《干部人事档案信息系统》。这些网络技术能将所属人员建库管理，提高了人事档案管理部门的工作效率。但同时，档案管理部门仍需联同软件开发单位继续改良信息系统。特别是在当前高校聘用制改革的形势下，信息系统的更新更要适应体制的具体要求，并要适应不同高校的不同需求，体现个性化、差异化，便于推动人事档案管理信息系统的广泛应用。第二，创造良好的档案储存条件。确保档案的完整性是档案管理部门的首要任务，虽然常说“纸寿千年”，但是如何保证档案面貌如初，这就需要档案管理部门继续探讨与研究，要给档案创造一个良好的贮存环境与条件，达到利用与保护相结合的目的。第三，促使档案形式的多样性。随着数字化技术的兴起与发展，形形的数据库如雨后春笋般展现在人们眼前，人们不再拘泥于平面化的视觉资料，还对声像资料提出要求。在高校聘用制改革的当下，扁平化的德勤能绩考量已无法全面体现个体的特点，高校人事档案管理应顺应数字建档的要求，既要收纳书面材料，也要收集声像材料，从而逐步实现“纸质档案”到“数字档案”的转变。2.建立高校人员信息数据库。建立高校人员信息数据库应将其重要的材料数字化，如学历学位、科研成果、业绩等。另外，档案管理部门还应对资料进行分类整理，以便组织人事部门考核、选拔人才。因此，档案管理部门的工作应当转向资料管理、数字建设、咨询服务，档案管理要从传统的整理、存储到资料收集、信息处理、利用和提供更全面、完善的职能服务上来。另外，档案管理部门还应与时俱进，借着信息技术发展的契机，依靠先进技术解决信息泄密、信息造假、用户识别等问题。3.完善人事档案管理法律法规。1987年，《中华人民共和国档案法》诞生，这部法律结束了在中国档案没有法律保护的历史，结束了中国档案工作无法可依的历史。高校档案管理必须遵循档案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人员数据库的建立，人事材料的传输，网络建设的开放性，与档案的保密原则有一定的冲突。因此，学校的人事档案管理规章应顺应当下网络发展形势，进行一定的修订与完善，让高校人事档案管理与之配套。

（二）促进高校人事档案管理部门的功能分化

高校的人事档案管理制度应结合集中统一管理和“人档分离”的改革思路，将高校所属的人事档案管理部门、政府人事部门所属的人才流动机构、劳动部门所属的就业服务机构、教育部门所属的毕业生就业指导机构以及政府其他部门所属的相应机构承担的高校人事档案管理职能剥离出来，成立政府所属的统一的高校人事档案中心。高校人事档案中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，应从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步发展成为社会公信力强的人事档案管理机构。高校人事档案管理部门是人事档案的管理机构，其任务是确保档案的安全性与完整性，服务于单位或个人查阅档案的需求，为单位提供分析统计，为师生提供职业咨询、生涯规划、市场供求等信息。另外，档案管理部门还应制定档案处置时间表，档案或长期保存或予以销毁都应经过上级主管部门批准。

（三）实行开放式人事档案管理模式

随着公共服务型政府的建设，政府公务越加阳光、透明。公民也能上网查阅行政机关的相关文件，互联网为公民参政议政提供了技术保障，从而推动了国家的民主政治进程。在这种背景下，再加之市场经济的影响，随着高校聘用制度的发展，人才流动加剧，人事档案中非隐私部分走向开放成为可能。在计划经济时代，人事档案管理注重隐秘性、封闭性。而在市场经济时代，人事档案的政治色彩与神秘色彩逐渐弱化，开放式档案管理模式更适应人才求职应聘的要求，可以利用互联网服务各种社会机构与个人，但这种模式也存在泄密的危险。因此，在实行开放式人事档案管理模式的同时，应更加注重信息的加密。总之，人事档案管理工作的发展并非易事，除了要以国家有关档案的法律法规为保障以外，还应依靠信息技术与监督机制保障其发展。

参考文献：

[1]姜建月.人事档案管理要适应新形势[J].兰台世界，2004，(9).