公司档案管理范文
时间：2023-05-04 13:17:06
导语：如何才能写好一篇公司档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
篇2
第一条 设立目的
为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 工作原则
公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。
第三条 档案范围
1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；
2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。
第四条 档案管理人员
本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。
第五条 具体管理措施
一、归档工作
1．归档原则_____原始、真实、合符规定。
（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；
（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；
（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。
2．归档时间
（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。
（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。
（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。
3．具体内容
（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
二、管理工作
1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2．档案分类
本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：
（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；
（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；
（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；
（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
3．管理人员日常工作
（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。
（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。
4．档案的销毁
对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。
销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
第六条 档案的利用
（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；
（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。
（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。
（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。
篇3
1.1文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工，公司各类文件资料由办公室归口管理。
1. 2公司在工作中形成的具有参考利用价值的各类资料、原始记录、协议合同、出版物、各种图表、照片等以及与本公司生产经营活动相关的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主办人员上报办公室审核存档。
2.1为保证文件及时传阅，收文后立即将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3.1文件的传阅与催办； 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．2 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。
3.5 办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3. 6 按照阅文范围，一般由有关部门组织学习有关文件，或由办公室通知阅文。
4． 发文的管理
4．1 发文的规定 ；需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，需要发文时由公司统一发文，办公室统一承办，以公司×字×号发文。
4．2 发文的范围
4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：
① 公布公司规章制度；收文检查编号阅批传阅归档公启文件 上级文件 信封文件 文号 编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批示拟办意见 签名收回保管
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
④ 公布公司的经营管理。
⑤ 有关奖惩决定和通报；
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
② 同兄弟单位联系有关公司经营管理等事宜。
5.收文管理；
5.1收到上级文件需认真填写收文登记表，清晰填记收件时间、收件人、发文单位、发文文号等内容。
5.2收文后按照要求传达到相应级别人员，有具体承办内容的要落实具体单位具体承办人。
5.3文件传阅后，原件及时交办公室整理归档。
6文件的立卷与归档
6．1 文件的归档范围 ；文件统一由办公室负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；
③参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材 料等；
④上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑤ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6．2 立卷要求
6．2.1 文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
6．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
6．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清单一式两份。（办公室一份、档案室一份）
7． 文件的销毁
篇4
企业的档案管理是企业管理的一个组成部分，尽管它只是企业整个生产经营管理中的一个细小的局部，但企业的档案管理必须适应企业整体的发展需要。本文试图通过分析国有企业改制后档案管理工作的现状及问题，从企业管理模式探索的角度提出一个适合股份制上市公司企业档案管理的新模式。
一、股份制上市公司企业档案管理工作的特点
1．企业档案管理的内容不尽相同。申请上市的请示和同意上市的批准文件，上市公司招股说明书，发行可转换债券的申请、批复及相关的说明、承诺、法律意见书、资产评估报告、资信证明等文件；董事会、监事会、股东大会形成的各种文字材料；上市公司对外的各种公告、消息的正本与定稿；上市公司上报证券监管部门、交易所的文件材料，以及接受证券监管部门检查所形成的文字材料。
2．企业档案管理的工作程序差异。企业档案保存地点的多样化。根据中国证券监督管理委员会及证券交易所的规定，公司的发行公告、交易公告、发行(上市)时，报送中国证券监督管理委员会的送审材料及半年报、年报(包括附件)和其他要求的备查资料应备，于上市公司的证券部门以供投资者查阅。另外，对于股东大会、董事会、监事会的会议记录本按《公司法》要求应由公司董事会秘书保管，这些材料均是上市公司企业档案的重要组成部分。而其他企业档案仍然由原档案室负责管理，从而使得上市公司企业档案的保存地点具有多样性。
二、现有企业档案管理模式的不适应性
现有企业档案管理模式的不适应性主要是由于企业内部管理体制的变化而引起的。随着股份制改造的实施，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化。
首先，机构的设置与集团公司相比是精简的，没有独立的档案部门，原来由一个部门管理的工作落实在一个岗位上；从人员配置上是精练的，没有独立的档案管理人员。
其次，企业档案管理权限的不同。按照证监[1997]16号《上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，公司董事会、股东大会、监事会的会议记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年。这与我们传统的归档文件必须由档案管理部门保管的规定是不一致的，而作为上市公司则必须按照中国证券监督管理委员会的有关规定执行，因此，而引起的有关档案的管理权限必须根据实际情况重新界定，并制定相应的规章制度，既符合上市公司的管理规范，又利于企业档案的有效管理。
三、股份制上市公司企业档案管理新模式
首钢股份自1997年底改制成功，企业在实施有效管理的模式方面一直在进行着探索，档案管理工作也经历了从无到有，从粗线条到规范严谨，继而追求先进的阶段。首钢股份的股份制上市公司性质决定了企业的档案管理必定带有上市公司的色彩，进而形成了股份制上、市公司企业档案管理新模式，其主要特点包括如下几方面：
1．重点加强企业知识产权、经济往来档案的安全保管。企业知识产权、经济往来类档案蕴含着企业独有的经营管理运作机密，涉及企业的产权、债权债务、营销策略、核心技术。市场经济是一个充斥着激烈商业竞争的环境，企业中积累流传下来的专业技术和技巧、商标、著作权等知识产权档案的安全保管，财务账簿、凭证、文件等侵权证据档案的安全保管，以及企业经营中重大产权交易、资本运作过程当中形成的合同文书等法律文件的安全保管，维系着企业的生死存亡。
2．企业档案管理采取“集中统一管理、外委保管”的新模式。虽然按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(档发字[1998]6号)的规定，“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。”但是考虑到股份制企业在改制后精简的机构和人员难以承担按照原有职责和制度的档案管理内容，充分利用上市公司以外的档案管理资源(包括上市公司所属的集团公司原有的档案管理系统)，采用“集中统一管理，外委保管”的模式。
“集中统一管理，外委保管”模式是指上市公司内部部门对企业档案从内容上集中统一管理，对本企业所产生的有哪些档案及最终形成的档案目录必须做到心中有数；而企业档案实体的保存采用外委保管的方式，外委保管单位以上市公司所属集团公司为最佳。这样不仅可以充分利用集团公司强大的档案管理硬件和软件系统，而且从另一方面保证了集团企业档案的系统和完整性。采用这种方式，只要在上市公司内部部门中查询到的档案，必定能够在外委保管单位找到相应档案资料的实体。
3．档案管理工作创新是企业进步和发展的要求。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”也是一个企业生存发展的源泉。企业档案管理工作是企业管理中一个不可或缺的环节，随着企业的进步和发展必然要求其档案管理工作也要及时跟进，要适应企业经营的变化，从而在档案管理工作上有创新。结合本企业档案管理实践，创新突出表现在对专题会议档案和对外投资项目档案的管理上。
(1)专题会议档案的管理。首钢股份的专题会议档案特指公司股东大会、董事会、监事会三大会议的有关会议议案、会议决议和会议决议公告等文件资料。如果按档案专业的要求，这些专题会议档案及相应的会议记录本是要保存在档案专业人员处的，但是按照{上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，有关这些会议的记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年；针对这样的特殊情况；在进行归档：时，公司专题会议的会议材料仍由档案专业部门保存，而会议记录本则由董事会秘书保存，但是档案专业人员要对会议记录本的保存情况，如记录本内容情况、记录数量、董事会秘书人员变化情况及记录本移交情况进行管理，同时在15年保存期过后，移交档案专业部门与会议材料归在一起，实际上是适当延长了记录本的保存期限。这样的做法，既满足了档案专业管理的要求，又符合中证监对上市公司信息管理的规定。
(2)项目档案的管理。首钢股份对外投资项目基本上是以募集资金为主进行投入，主要是通过占有股权的收益来获得投资回报。除对控股公司委派高管参与具体经营管理外，基本不过问公司的运营。项目的管理始于股权的占有，终于股权的退出，如果没有股权的退出，公司的存续时间即是项目的生命时间，且其管理内容主要是那些能够体现对参股公司重大事项的影响力的文件资料；而传统意义上内部投资项目，项目有一个完整的生命周期，从项目可研、立项、建设、竣工及至投产，围绕项目生命周期的各个阶段，有各自不同重点的归档内容，最终形成一套完整的项目档案。因此，对外投资项目的管理模式与内部投资项目的管理模式是有重大差异的，这也就决定了其档案管理的模式必然要有所创新。
篇5
关键词 档案管理 理念 建设 能力
“十三五”开局之年，公司档案工作有新的要求和规定，要求档案管理工作上台阶、上水平，达到国家A级标准，是公司档案发展的新起点。公司已先后将档案工作纳入到企业“十三五”发展规划，纳入各经营单位第一责任人的绩效考核当中，列入公司年度工作计划并进行了布置。可见，档案工作服务于公司经营管理的重要作用越来越明显。如何适应公司规模发展的需要，找准档案工作的着力点，需要不断思考和探讨。
一、档案工作要坚持四种理念
随着公司经营规模的快速发展，加强企业基础管理和制度化建设已成为“十三五”发展规划的目标和工作重点。档案工作必须与时俱进，坚持科学的理念，努力把握工作的主动权。
一是坚持首要抓好抓紧公司档案资源建设的理念。档案资源建设是档案工作基础中的基础，是一切档案利用、服务、开发及数字化工作的前提，是企业信息资源的重要组成部分。当前，档案工作应遵循公司各类档案资料形成的基本规律，结合公司经营管理的实际需要积极向前推进。一方面要按照“抓重点市场和重大项目、注重实效”原则，对近期或正在形成的档案的进行有效管理和利用；另一方可采取档案征集、对历史档案资料进行专项抢救等有效措施，开展档案资源建设，丰富公司档案室藏。只有通过将凡是涉及企业需要利用的档案、凡是对公司经营发展有利的资料，都纳入档案资源建设管理体系，才能真正做到“拿得出、用得上、不误事”。
二是坚持科技促进的理念。当今时代，信息先导，传统工作经过信息化的重塑已经展示出更大的活力，档案资源建设与管理在信息化浪潮中必将拓展出更达的应用空间。要通过进一步推动档案存储数字化、管理自动化及利用网络化等科技手段，将传统的档案信息转化成电子信息，才能进一步推动公司档案工作的开展。
三是强化服务公司经营管理的理念。要从践行科学发展的高度出发，主动增强服务意识，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，充分发挥档案工作优势，为完成公司的中心任务提供档案支撑，在服务企业大局中发挥独特作用；不断拓展档案的服务功能，使档案成为公司经营管理的得力助手；通过对档案的整合、加工、编研，从大量的档案信息汇总筛选出最有价值的资料，为企业需求提供更多的“增值服务”。
四是加强着眼于未来的理念。当前档案工作处于建立完善阶段，许多发展过程中形成的问题没有得到良好的解决，档案工作由于受主观及客观条件制约而发展不够完美，因此创新档案工作要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在做好现实工作的基础上力求完美发展和新的突破。
二、档案工作要推进“三化”建设
遵循档案形成规律，发挥档案的证据和凭证作用，积极开展档案管理规范化、数字化、分类化工作，主动服务公司经营发展，提高服务效率和服务水平。
一是要加强规范化管理。随着公司档案资源建设步伐的加快，各单位档案工作即将陆续开展，按照标准、规范整理公司各类档案，是提高公司基础管理的需要，是贯彻执行国家、股份公司档案规范性文件的需要，也是优化档案工作目标考核，促进档案工作健康开展的需要。要在结合公司主营业务和企业管理的前提下，尽快完善、健全档案工作的各项规章制度和管理办法，严格按照标准收集、整理公司的各类档案，才能切实提高公司的档案管理质量，促进公司档案工作健康、持续开展。
二是推进档案数字化工作。数字化档案较传统的纸质档案具有自动采集、存储安全、管理科学、利用便捷等优势。要在公司机关室藏档案已全部实现目录检索、部分文书档案全数字化的前提下，根据公司信息化建设的总体安排，按照逐步推进的原则，尽快在“十二五”期间达到文书档案和声像档案的全数字化、部分重要基建档案全文数字化。
三是提高档案细致分类化工作。分类化档案具有分类清晰、便于查阅、细化管理等特点。要在公司档案室形成公司各个方面成果的系列档案。例如，科技开发、安全质量、物资设备、法律成果、人力资源、社会荣誉等。要每五年形成系列成果档案，提高公司的基础管理能力。
三、档案管理人员队伍要加强三个建设
一是完善职能，形成专兼结合的档案管理人员网络。对机关和所属各项目，应按照“精干、高效、有利于工作开展”的原则，结合各项目的实际情况，健全或完善档案工作机构，明确相应的专兼职档案人员岗位职责，负责定期或即时向档案机构移交声像材料。档案机构要定期到各有关业务部门和各项目进行检查指导，督促其把本部门、本单位形成的各类档案材料移交到档案机构，保证档案管理工作的顺利开展。
二是保持专兼职档案管理人员队伍的稳定。专业档案人员是开展档案工作的根本，稳定的专兼职档案人员是推动档案工作的保证。所属各项目应结合本项目经营管理需要，配齐配强专兼职档案管理人员，保证档案收集、整理、归档工作顺利完成。
三是开展业务培训，提高档案管理人员的工作技能。抓好专兼职档案业务学习和培训，是提高管理水平的基本环节。要组织在岗的专兼职人员学习档案的基本知识、基础理论，组织学习档案的管理知识等，有效提高档案的归档质量。
四、档案人员要提高四种能力
档案工作是为时历史、为企业文明传薪火的崇高事业。专（兼）职档案人员除应具备基本的职业道德之外，应努力成为档案工作的行家里手。要围绕“收齐、管好、用活”档案资源，不断提高专（兼）职档案人员的职业素养。
一是提高对档案的鉴别能力。档案的本质表现为人类有意识控制的凭证信息。提高专兼职档案人员对各类档案的鉴别能力，是档案专兼职档案人员最基本、最重要的能力要求。一方面，何为档案，必须经过鉴定后才能接收、收齐。另一方面如何优先提供利用，也需要鉴别，才能及时提供有效服务。只有具备较高的档案鉴别能力，才能收好、用好、管好档案。
二是提高管控能力。管好档案，是各单位专兼职档案人员的重要职责。对本单位、部门的各类档案进行有效管理，要求专兼职档案人员必须养成细致的工作习惯，对于经本人鉴别、收集、借阅的档案，应当做到心中有数，增强安全管理档案的警惕性，确保档案的使用和保管安全。
三是提高档案管理的科研能力。用好、用活档案，是档案工作的主要目的。要着力把蕴藏在公司档案资源中的管理、决策、技术和文化等潜在的价值开发、利用出来，才能切实增强服务企业的效能，才能实现档案的增值作用。
四是提高沟通协调能力。档案工作具有工作环境相对封闭性，工作位置后端性和档案作用渐显性的特点。专兼职档案人员不但要耐得住寂寞，还应主动走出来，通过与系统内档案工作搞得好的单位交流，学习人家的先进经验；通过参加档案业务培训，增强与系统外专业人员的联系，了解档案工作的新方法、新趋势；通过主动征集本单位、部门的档案资料，提高沟通协调能力，从而走出封闭的工作环境，使档案工作变末端为前沿，更好地服务于公司的中心工作。
（作者单位为中铁建大桥局集团电气化工程有限公司）
篇6
关键词 档案管理 系统化 策略
一、企业知识管理与档案工作
企业的生命力在于创新，而创新的关键在于对知识的发现、获取和应用。企业的知识获取一般有两条途径：外部获取和内部挖潜。从企业发展的过程来看，仅仅依靠“外部来源”获取知识，往往使企业陷入需求两难的困境，对企业而言选择“知识自给”模式，其实际意义则更为深远。企业知识自给的一个重要源泉就是企业档案。
企业档案与各种经济信息、情报资源一起， 形成的信息资源。企业档案是企业信息的载体，也是企业经济、科技、管理信息的重要组成部分。广义上讲，企业档案主要包括管理性文件、科技文件材料、会计档案材料、人力资源档案以及特殊载体档案。企业的领导决策、人事工资、财务账目、科技项目、产品开发、科研成果等等都离不开档案管理工作。做好企业档案管理工作，可以对企业技术进步和产品生产起到推动作用。一个企业的管理是否成功，生产能否盈利，在很大程度上依赖于企业档案管理工作的实施。
二、知识管理环境下企业档案工作面临的瓶颈及对策
1.中航油新疆公司档案管理面临的瓶颈。中航油新疆公司在档案管理方面虽然做了大量工作，但由于受到企业体制及企业历史的影响，整个公司的档案管理水平还有很大的提升空间。随着知识管理的引入，一些制约公司档案管理提升的因素也逐渐浮现。
（1）档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。从管理体制上看，目前，中航油新疆公司的档案分别归属不同部门管理，各部门协同合作意识淡漠，淹没了档案管理合作的优势和作用。协同合作意识的淡漠体现在两个方面，一是档案管理故步自封，不愿接受企业先进的管理理念和管理技术；二是缺乏协作意识，缺乏与其他部门融合的意识。
（2）管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前公司档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。
（3）技术方面，硬件不强，软件更软。目前，公司虽有一套硬件平台建设，档案管理的硬件设施也基本可以体现现代化建设的宗旨。但是，实施知识管理需要有一套与知识管理体系相匹配的硬环境建设，并将档案管理纳入知识管理体系，则原有的硬件建设就显现出其薄弱之处。而在公司档案管理的软实力方面，制约档案管理的瓶颈更为突出，管理目标不够明确，各项配套制度建设缓慢；组织文化建设薄弱；团队建设和战略机制建设也不能满足知识管理的需要等。
2.知识管理环境下中航油新疆公司档案管理的对策。（1）开放意识，转变被动管理思维，促进档案知识产品化。企业档案人员需要树立开放意识，摒弃本位思想，培育组织内外的沟通渠道，一方面，及时提供自己的知识成品、半成品或档案资料给有需要的部门和人员；另一方面，积极与其他部门人员有效沟通，掌握动态的、隐性的知识资源，及时归档。同时，档案工作人员应该转变过去工作中被动的管理思维，不仅仅满足于档案实体的安全与责任管理，还要深入探索档案知识资源的加工，促进档案知识产品化，促进知识应用于实际生产过程。
（2）实现文档一体化，促进文档与其他系统的协同。新疆公司在档案管理方面取得了一定成绩，目前，仍然存在较大的改进空间。在接下来的工作中，进一步对企业的档案进行梳理和分类，结合公司实际，逐步理顺档案的归属关系，抓住重点，突破难点，找准方向，循序渐进。实际管理中，在档案工作环节和一些具体的操作手段上需找革新点。一方面立足制度创新、工作手段改进，尽量简化档案管理长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期。另一方面，从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来，实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变，由重管轻用向重用促管转变，由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变，形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。同时建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系，为领导决策、为企业生产经营提供高质量的信息服务。
（3）有效实现档案知识的挖潜、整合和共享。利用公司现有的设施，逐步建立符合新疆公司发展战略的档案管理数据库，真正实现档案管理的信息化和现代化，并在此基础上，进一步借助于计算机和互联网，对档案蕴含的隐性知识进行有效的挖潜、整合，实现企业内部信息资源共享，做到档案工作的全员参与，资源共享，信息互通，逐渐实现档案管理系统的动态循环（图1）。知识共享的过程可以包括知识创造，知识吸收，知识交流，知识理解和知识创新。知识共享效果强烈地依赖于企业成员及企业文化，建立开放的、能够有效传递思想和经验的企业文化是进行知识共享的前提和关键。
三、结束语
企业档案的管理需要在不断的实践中摸索前进，只有管理者充分认识到档案所承载的信息的价值，才会有动力去改变目前档案管理混乱的现状。中国航油新疆公司档案管理工作起步晚、底子薄，抗风险能力差，历史的传统及体制的限制，公司长期以来的管理方式都是粗放式管理。因此，在实际工作中，新疆公司需要改变传统的管理理念，利用创新的头脑去思考档案管理的对策，培养或引进具有档案管理的专业型的人才，逐步建立起企业内部的档案管理数据库，充分发挥企业档案信息价值，为企业的健康发展提供助力。新疆公司的档案管理工作的优化创新是一个循序渐进的过程，相关工作者只要把握好管理方向，理清思路，理顺关系，坚持用创新的理念去改进现有的工作方式，公司的档案管理工作的系统一体化就会逐渐成为现实。
参考文献
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篇7
一、初步实现了各门类室藏档案的电子检索。兴隆矿业公司，已走过了五十多个不平凡的春夏秋冬，形成了大量室藏档案，这些各门类档案既记录着兴隆矿业公司自身企业发展历程，同时也是不同时期国家经济建设个体真实写照，乃至于是整个鹰手营子矿区这座城市从无到有的历史鉴证。在改制前，兴隆矿业公司在档案利用环节，大量工作时间都耗费在档案查找阶段。在档案利用时：借阅人首先要登记，然后需要档案管理人员根据纸质检索目录，在浩如烟海的档案中查找，这个过程中还有可能造成原始档案损坏，从而给查阅人员及档案管理者带来诸多不便。
在企业全面划归开滦集团后，根据上级档案管理部门的指导，兴隆矿业公司着力解决了档案的电子检索问题，截止到2014年11月，兴隆矿业公司档案室共计著录室藏的文书、科技、声像、土地、会计、资料、实物、人事等8个门类档案的电子检索目录57000余条，初步实现了档案利用环节从“手工查找”到“电子检索”的档案信息化管理过度工作。
二、信息化的初步运用，改变了兴隆矿业公司档案管理工作总体水平。一方面，信息化提高了兴隆矿业公司档案工作各环节效率。通过计算机实现档案数据只需一次录入，便可以被档案工作各环节多次利用;录入的数据，还能实现用统一格式，迅捷地打印出相关文件单据、汇总表及档案的各种背脊、封面，案卷目录、文件目录和备考表等;也能实现自动统计档案信息，将需要的档案信息进行统计处理，从而快速形成所需报表等操作。另一方面，提高了档案管理人员工作效率。兴隆矿业公司在档案管理工作中，通过充分运用电子检索等操作，无论在时间还是空间上，都让档案管理工作显得更为方便、简捷。借助计算机软件提供多种查询操作：管理人员也可以实现从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，大大缩短档案利用时间。档案工作融入了现代信息技术后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，可以有更多时间从事档案收集和编研工作，极大提高档案管理部门整体工作效率。
三、进一步降低企业运营成本。兴隆矿业公司在并入开滦集团后，谋划了“一主两翼”企业转型发展战略，针对企业内部各环节提出了“提质、降本、增效”目标。信息化成为兴隆矿业公司，实现这些理念重要桥梁。而档案管理工作，作为企业重要组成部分，便捷、迅速的档案信息化管理工作，能更好服务于企业转型发展全进程理念，已被越来越多兴隆矿业公司各部门所接受。目前，兴隆矿业公司初步形成了依托开滦集团OA电子办公系统平台，实现了文档创建与管理的一体化流程，电子文件经过起草、传阅、审核、会签等虚拟流程，自动将电子文件完成归档收集，初步实现无纸化办公，网上借阅等便捷操作，不仅提高了企业自身运行效率，还进一步降低企业运营成本，从而将档案管理与企业发展进行“无缝隙”链接，初步实现了档案工作要更好的服务于企业转型发展的管理理念。
在行业发展动力不足大背景下，兴隆矿业公司档案信息化管理工作，还面临着许多困难和问题。
一、专业人员不足。兴隆矿业公司若要全面实现企业档案信息化管理，就需要大量现代档案管理专业人才。而现代档案管理人员，不仅要掌握计算数据管理技术，还要熟悉档案专业知识以及敏锐发现档案业务领域最新发展动态。在进行档案信息化建设时，还需要付出大量的前期布局和后期维护等专业性操作，而档案管理岗位所特有的枯燥性和繁琐性的特质，确实与当今社会主流的快餐式生活理念格格不入，再加之兴隆矿业公司档案管理岗位与绝大多数国有企业档案岗位有着类似的缺乏刺激性工资激励机制，使得兴隆矿业公司的档案管理岗位，对于高素质专业人员缺乏足够吸引力，而且档案管理人员流动性相对较大，从而制约着企业自身档案信息化管理进一步升级。
二、档案信息化管理水准还需提高。在电子数据安全性和保密性管理方面还要细化，兴隆矿业公司档案室现已拥有几万条机读目录， 但还未完成按照安全性原则进行的档案电子目录分类保管工作。"开放"目录与"控制"目录数据混合存放在一个数据库中，有的在档案信息著录项目中没有"控制"环节，把原始目录数据直接提供检索利用，机读信息容易泄露。
篇8
【关键词】 总承包项目档案管理 思考
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
纵观我国火电基建项目总承包行业的发展史，大部分总承包企业都是由原来的设计单位发展起来。西南电力设计院作为设计行业第一个敢于吃螃蟹的人于上世纪八十年代就承担了江油电厂三期工程的总承包工作，工作内容涵盖项目前期研究、招、投标、设计、采购、施工管理、调试运行等工程建设全过程的所有范围，打破了单一设计的局面。
总承包项目档案管理立足于项目工程管理的基础上，是基建项目档案管理的一部分，与建设单位项目档案管理相比，有一定的相通性，也存有不同之处。
1 总承包项目档案管理与建设单位项目档案管理的相通性
1.1管理期及范围基本一致
建设单位的项目档案管理期是从项目前期研究开始至项目档案专项验收结束。
工程总承包项目的实施管理是指自合同签订至雇主颁发项目竣工证书的全过程管理。通过对这句话的理解，我们认识到总承包项目档案管理的管理期即自合同签订之日起至项目整套启动；并在项目整套启动后三个月内将整理完毕的总承包项目档案移交给建设单位，总承包项目档案管理工作全部结束（或以合同规定的期限为准）。实际上，无论合同是否约定项目档案管理的结束时间，由于总承包方负有对基建项目总体质量负责（含项目档案）的职责，在建设单位押有一定的质保金，总承包项目档案管理工作实质是在建设单位进行项目档案专项验收通过，甚至机组达标后，方告结束。由此可见，建设单位与总承包单位的项目档案管理期基本一致。
同时，建设单位与总承包单位的文件管理范围趋于一致，都是负责本项目前期指导、过程控制、归档接收勘察、设计、招投标、施工以及整套机组启动中产生的文件材料。
1.2执行标准一致
无论是建设单位还是总承包单位所执行的档案标准是一致的。
（1）国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》、《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)》；
（2）《火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T241-2012》；
（3）建设单位档案管理企业标准。
1.3工作目标一致
总承包单位作为项目参建单位之一，工作目的就是尽可能满足建设单位的要求，为业主争取更大利益，因此建设单位项目档案管理的目标就是总承包项目档案管理的目标。
1.4承担的责任基本一致
（1）建设单位与总承包项目档案管理部门需负责收集、整理本公司（项目管理）各阶段过程中产生的文件材料。
（2）建设单位档案管理部门对各参建单位、总承包项目档案管理部门对分包单位还负有前期指导、过程控制与移交验收的职责；并对在项目档案专项验收中检查出的问题，同样负有督促、整改的职责。
2总承包与基建项目档案管理工作的差异性
2.1管理层面不同
作为建设单位的项目档案管理人员工作只需向建设单位主管领导负责，专业技术方面以地方档案局与总公司档案主管的管理规定为准。
总承包项目档案管理人员则以建设单位的档案管理标准为工作指南，档案管理工作向建设单位项目档案管理部门负责。
作为建设单位的合同单位，总承包单位应认识到在遵循国家档案管理标准的同时，对建设单位的企业标准也不容忽视。一般说来，不同的火电企业在不违反国标的基础上，根据本地区档案主管部门及总公司档案主管的要求，均制订了一整套档案管理标准，并且在最后的档案专项验收工作中，以此为标准进行检查。因此，如果总承包单位罔顾建设单位档案部门的管理要求，必然导致最后全盘整改。同时，总承包项目单位也一定要遵循档案管理无小事的原则，要求业主单位以正式行文的形式下发管理标准，作为日常工作指南。并且在工作过程中对不确定问题时时与业主单位进行沟通，避免出现后期发生问题时，责任不明确的情况。
2.2工作细节不同
建设单位除对本单位在工程建设中产生的文件材料进行收集整理归档外，工作重点在于管理（指导、监督各参建单位的立卷归档工作）并验收（项目竣工后验收各参建单位移交的档案）。
总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、收集、整理、归档和保管工作。在管理（指导、监督分包单位项目文件材料立卷归档）的同时，还要汇总、整理（分包单位提交的项目档案资料）与移交（项目竣工后向建设单位移交完整、准确的项目档案）。
2.3移交份数不同
建设单位在工程前期就会与各参建单位就移交份数进行确定，因为这将涉及到流通文件的份数确定，以及工程移交文件原件的份数，对于基建项目档案管理工作来说，是一个不容忽视的细节问题。一般说来，建设单位要求移交两份原件，如工程在城建范围之类，还要将厂区规划，管网布置等相关文件移交市城建档案馆一份，参建单位移交建设单位就是三份文件。
总承包项目在移交时，份数就会增加一份，因为总承包单位还会留存一份，因此，分包单位在移交工程竣工文件时就是四份（含城建档案）。
3如何做好总承包项目档案管理工作
总承包项目档案管理与设计院技术档案相比，它的特殊性在于：管理时间长，涉及面广、归档内容多，分包单位档案管理人员良莠不齐。
如何做好总承包项目档案管理工作,已成为总承包单位亟待解决的问题。
3.1项目档案基础管理工作是做好总承包项目档案管理的基础
3.1.1基础网络建立。工程伊始，在建设单位档案管理的指导下，确立以“总经理全面负责、总工程师（党委书记）负责档案管理工作，各部门及参建单位行政负责人为档案管理第一责任人”的领导责任制，把档案工作列入总承包项目部（以下简称总包部）领导工作的议事日程，纳入相关人员岗位职责。建立由总包部领导直至各参建单位文件中心档案管理网络，设置专、兼职档案员岗位。使档案管理工作在组织上有了强有力的保证。
3.1.2基础设施齐备。将档案管理基础设施建设纳入总包部基建期工作规划，使之能充分满足项目档案管理的需要，为今后业主的达标创优打下良好基础。
3.1.3人员配置与培训。要求各参建方配置符合要求的档案管理人员，组织上岗学习与培训，做到全现场档案管理专职人员持证上岗。
3.2档案管理工作标准化是总承包项目档案管理及时，完整、准确收集的保证措施
3.2.1制度建设。制定完善的档案工作管理制度，建立相应管理台帐，做到监督考核及时。将项目档案的过程管理纳入总包部工程管理、质量管理制度，明确工程部专工对施工技术文件的完整准确负责，档案室对案卷质量负责，以确保归档工程档案齐全完整、数据准确，案卷质量合格。
3.2.2落实责任。完善档案管理岗位职责，建立档案工作分工表，做到分工明确、责任落实。
3.2.3建设初期，可聘请有经验的基层档案管理人员参与项目档案管理工作规划，并按阶段定期或不定期聘请地方档案局以及中电建协档案专家到现场指导工作，依托专家的技术支持与指导，对档案管理工作进行统筹策划、技术指导等全方位管理，避免档案管理走弯路。
3.2.4现场协调。针对档案工作中出现的问题，组织现场办公会，及时处理遇到的问题及做好内部沟通工作。
3.3档案管理与工程同步，是做好档案管理的关键
档案人员坚持深入各参建单位进行归档工作的超前指导，确保归档文件材料的规范化，使档案管理工作层层把关。
3.3.1加强跟踪。实行项目档案分项、定人、台帐管理原则，将项目档案按前期依据性、招、投标、合同、设备、工程管理、施工技术等文件进行分类，落实至专人管理，并建立相应的移交台帐，以便于跟踪管理。
3.3.2过程融入。对施工、安装、调试、监理竣工文件，总包部工程部专工与档案管理人员应将达标创优工作融入工程建设的过程中，严格按《火电机组达标投产考核标准》要求监督、检查和验收资料。档案管理人员应充分发挥“三勤”：即“嘴勤”、“眼勤”、“脚勤”的工作作风，对项目档案实行全过程跟踪服务，采取《单位工程竣工文件验收记录表》等形式，以确保文件材料的完整、准确、系统，并进行闭环管理，将预控措施落在实处。
3.3.3体系运作评价。为加强项目档案的过程控制，总包部档案室可制定《分包商档案管理体系运作评价管理制度》。从档案体系与管理、协调与控制、质量与要求、检查与验收几个方面对分包商当月的档案管理情况进行评价，交监理单位审核，业主确认。确保档案管理体系运作正常，管理到位。
3.3.4重点监督。竣工图是工程档案中的重头戏。应严格按照《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》的要求，细化竣工图管理流程。重点监督、跟踪其编制工作，避免竣工图的审查流于形式。
3.3.5严格要求。档案管理人员应做到归档文件当天移交、当天入库，严把归档三率。确保档案管理系统数据完整、准确，在线查阅无遗漏。
3.3.6严把验收关。竣工档案移交前总包部档案室应组织各编制方、监理单位、总包部工程部专工等对竣工文件完整性、准确性进行逐卷册会审，并对存在的问题进行限期整改，整改完毕经建设单位确认后办理交接手续。并将竣工资料的验收归档纳入工程进度考核与工程结算中。
以上几项措施可有效控制项目档案移交不及时、不规范这一难题，并确保了项目档案的完整性、准确性和系统性。
3.4勤于思考的工作，是做好档案管理的有效因素
任何工作都不是一成不变的，在工作中，应勤于思考，敢于挑战权威。以工程设备资料的移交为例：设备资料的移交均按照国家档案局的“三同步”之“与设备开箱验收同步”，基本采取档案管理人员参加开箱验收，设备资料当场由档案管理人员拿走归档的方式。而实际工作中设备资料的来源途径大致有三种：
一种是中小型设备，资料大都随设备到达，此类设备可采取开箱验收移交的方式；第二种是大型设备如三大主机，资料量大，一般采取部分随机到达，大批量采用邮寄方式，此类设备生产厂家系大型公司，标准化程度高，第一份文件是资料清单，通过资料清单可以保证该设备资料齐全、完整；第三种是部分中小型设备，存在厂家小，管理不规范，资料有随机来的，有直接寄到设备代保管单位的，有寄到建设单位物资管理部门的，有寄到建设单位工程部专工的，来源渠道广泛。
由此可见，档案管理人员至现场开箱验收不能保证设备资料移交齐全、完整，而且拿回的设备资料是使用在几号机组、什么系统更不能确定。
通过多年的现场实践，总包部可采取实行设备资料专业控制管理，由设备采购部门相关人员负责收集、整理、移交设备资料的方式。加强与物资部、工程部及生产部门等设备使用单位密切联系，发现问题及时反馈，做到图纸到达当天即分发给各分包单位及相关职责职能部门。另一方面，通过组织协调，将文件资料的归档作为付款结算的依据之一，从而加大执行归档制度的力度，较为彻底地解决了少数设备厂家对档案收集工作不重视、不配合和归档资料不完整的问题，完整的设备资料为机组调整试运以及投产后的正常运行做好了技术储备工作。将控制关口前置，实行设备成套单位组织移交，工程部专工审查其完整性的管理模式，已在粤电惠来、国华宁东等电厂实施，效果良好，确保了各家电厂设备资料的齐全、准确、完整。
综上所述，要做好总承包项目档案管理工作，只有建立完整档案管理网络，制定良好档案管理制度，树立牢固的档案意识，配备齐全的软硬件设施。注重前期指导与过程控制，严把质量关，并将工程档案的过程管理纳入工程与质量管理制度，保证档案在形成、收集、整理、归档、利用的各个环节均有章可循，有法可依。才能确保项目档案的系统、完整、准确；确保总承包项目档案管理更上一层楼。
【参考文献】
篇9
［关键词］电力；企业；工程档案
在如今高新技术不断发展的前提下，信息化特点逐渐突出，人们也认识到了信息材料的重要性。除了不断地加强档案内容认识程度，档案管理工作也得到了重视，但是也仍然有很多的企事业单位因为没有对档案管理工作引起足够的重视，造成一定程度上的损失。档案管理在电力部门中的档案管理工作的重要性是显而易见的。
1电力工程档案管理存在的问题
为了加强电力工程档案管理，人们除了要了解当前电力部门工程档案管理工作的现状，还要对问题提出一定的解决方案。通过分析发现电力企业建设工程档案管理存在以下几点问题。
1.1重视程度不够
通过观察大部分电力工程项目建设，人们可以发现很多人的档案管理意识比较淡薄，他们对资料的收集和整理归档工作没有足够的重视，这也就导致出现了资料统计不全的现象。除了引起不必要的麻烦之外还可能要面对其他的问题，比如资料不全，延迟了竣工的投运时间，可能不利于工程档案管理和工程质量监督部门对于工程的资料审查，甚至会涉及工程的质量和安全问题。
1.2电力工程档案管理奖惩制度不够健全
很多的企事业单位对电力工程档案管理奖惩制度的建设还不够健全，奖惩不明导致档案管理人员抱着消极的心态进行工作。很多时候责任胜于能力，细节也决定成败。在实际工作中，部门上交的材料和信息会暴露内容不全以及上交不及时的问题。此时就需要档案管理人员主动上门提取资料，但是由于奖惩制度不健全，使得工作人员缺乏工作积极性，在材料收集的过程中就自然存在收集不全的现象。
1.3人员调动频繁的问题
在很多企事业单位普遍存在档案管理人员身兼数职情况，档案管理部门缺少固定的具备专业水平的工作人员。管理人员不固定的情况很容易导致档案管理混乱等问题。
1.4档案管理人员业务水平有待提高
在国家电力体制改革进一步深化的情况下，市场经济在发展的同时使得企业市场化也已经成为了大趋势。随着电力基础设施方面的建设项目逐渐增多，电力工程档案管理工作的重要性日益凸显。在电力工程建设项目的立项、审批和竣工验收的全过程中，每一个阶段都会产生档案材料。但是由于存在时间长、过程复杂和细节多等特点，材料收集和整理的工作也开始变得异常繁琐与杂乱，这就对档案管理工作人员的业务水平和道德素质的要求进一步提高，档案管理工作人员必须秉持着认真负责和细心谨慎的态度，并且在具备较高的业务水平的前提下不断进步。人们只有这样才能够选择那些正确的人来胜任复杂的电力工程档案管理工作，从而也能够在保证项目顺利进行的同时完成个人的自我蜕变。由于档案管理工作的特殊性，往往存在着繁琐和细致的特点，对于工作人员的要求也较高，而档案管理人员也都是兼职人员，由于专业水平不够的问题逐渐暴露出来，而且兼职人员也不重视专业培训。在应付工作的同时，也暴露出了档案管理部门安排专业培训没有严格执行力等问题，所以人们应注重培养档案管理人员的业务素质并加强对档案的有序管理。
1.5档案整体质量不够高
由于档案管理工作人员专业能力参差不齐，他们在收集档案材料的过程中，往往忽略了材料的质量，秉承着“宁缺毋滥”的原则，大量可有可无的材料堆积在一起，再加上管理混乱的问题，导致档案的整体质量不够高。
1.6档案材料保管不当
在实际工作的过程中，由于档案管理人员和施工单位的档案保护意识不够强导致很多问题。很多施工单位所提交的材料信息不够全面，很多信息的收集和整理也不够及时，这就带给了档案管理工作更多的困难，甚至还会影响工程的顺利进行。
2电力企业建设工程档案管理的改进措施
从以上的资料分析中可以看出，问题主要就在于制度不健全和人们的档案意识上不高。所以，人们在加强电力工程档案管理的层面上，要建立健全电力工程档案管理制度，并提高人们的档案管理意识。
2.1安排专门的档案管理负责人员
企业应该在安排专人负责档案管理工作的同时，增强工作人员的档案管理意识。事实上，人们在面对电力工程档案管理工作烦琐的同时，从工程前期工作一直到竣工之后的验收以及最后的工程资料归档移交这一整个过程中，工作人员需要很长时间来整理，其细节和过程漫长、无趣，这就要求档案管理工作人员进行明确分工，方便管理，以免发生资料收集不全以及重复和归档不及时的情况。这也为人们在发生推卸责任等情况时，便于追究当事人责任，同时还便于及时地采取相应的补救措施。
2.2制定严格的奖惩制度，奖惩分明
企业应将档案管理纳入到部门评优的范围内，对工作认真细心的员工进行必要的鼓励。根据相关法律法规，在建立健全档案管理制度的同时，各部门也应该对此进行严格执行。比如在工程的预检过程中发现问题，需对此进行及时地反馈，在主动督促参建单位及时上交材料的同时，还应进行严格的监督。而对于那些工作不够认真负责，甚至于影响到整体工程进度的工作人员，企业应该对他们进行批评。这样企业就能够在激励档案管理人员认真工作的同时，还可以提高档案管理工作的质量，同时也就保证了工程质量。定期地对档案管理部门工作人员进行针对性的专业培训也是很有必要的，一方面，让他们能够真正地理解档案管理工作的重要性，增强其内心对档案管理正确的管理意识；另一方面，通过让他们学习相关法律法规，使得他们能够在工作过程中做到知法、守法和自觉依法治理档案。除了以上两方面，第三方面，企业应该注重提高档案管理人员的计算机操作水平。由于当前的网络化管理比较流行，大量的计算机管理档案技术开始盛行，企业应在加强员工档案管理精神的同时，，实现企业档案管理的网络化。
3结语
加强电力工程档案管理工作是很有必要的，本文通过探讨电力企业建设工程档案管理的具体问题，并提出了相应的解决方案。在解决电力档案收集的同时也健全了制度和提高了工作人员业务素质，推动电力企业建设工程的档案收集整理工作的健康有序进行。
主要参考文献
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篇10
糯扎渡水电站规模巨大、技术指标高、地质条件复杂、施工强度大，广大建设者在电站建设过程中成功攻克了诸多世界级难题和重大挑战，是我国水电建设上水平、上台阶的又一标志性工程。
糯扎渡水电工程规模大、周期长、环节多、载体多、施工单位多、内外协作关系复杂的特点、因而产生多种的档案载体、归档案卷多、保存利用价值高。糯扎渡水电工程档案是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是全体建设者智慧和劳动的结晶。所以做好档案管理工作是工程项目工作中的重中之重，以下是我近几年来的档案管理工作中的体会认识：
根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T5123-2000《水电站基本建设工程验收规程》和《糯扎渡水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》的要求和规定。糯扎渡水电站前期工程项目档案在归档过程中普遍存在的问题如下：
用纸不标准。原始资料纸张大小不一，档案管理办法里明确规定统一用A4、A3纸张，部分施工单位用的是16k、甚至更小的纸张，给整理和装订工作造成不便，无法保证竣工资料案卷质量。
书写及修改不规范。验收评定资料和原始资料的部分书写字迹潦草，无法辨认、有的用圆珠笔和纯兰墨水笔书写的；时间久了容易褪色，修改不规范，随意用涂改液涂改，修改后未按要求进行签字。
归档资料不齐全、不完整。部分施工单位差开工报告，有的差工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工计划；有的差竣工验收资料（竣工验收鉴定书，竣工验收报告等），有的差施工总结等等。各参建单位资料收集、整理跟工程进度不同步，很多单位都是工程全部完工才开始收集、整理资料，从而造成归档资料不齐全，不完整。
归档案卷整编不规范。部分竣工资料未遵循成套性、系统性原则进行组卷，给以后档案利用带来不便，个别卷内目录文件题名不准确，责任者填写错误、日期填写错误；案卷题名跟卷内文件内容不相符等。
资料内容不准确，甚至不完善。竣工图与实际不相符，无竣工图编制说明，有的无竣工章；工程名称与合同上不一致（无变更依据）；竣工资料上的合同编号跟合同上的编号不一致；盖章签字不符合要求（单位工程验收应盖单位印章，有的盖部门印章，有的没有盖章），备考表上竣工文件章、检查人签名有的立卷人代签：设计变更审批签字不完善：有好几个标段出现重要的、该归档的资料未归，不该归档的资料归档了，没有掌握工程资料归档范围。
归档不及时。竣工档案没有按照竣工验收3个月内移交档案的规定执行，竣工档案管理控制措施在执行时间上滞后，导致工程竣工资料丢失，归档竣工资料出现大量复印件现象。
前期工程项目档案出现诸多问题，主要原因各参建单位领导对档案工作重视不够；档案人员大部分都是临时聘用人员，流动性大，未参加过正规档案业务知识培训，档案专业知识欠缺，档案意识差，责任心不强，工作处于一种应付状态；筹建处档案管理人员对各参建单位工程项目档案工作的指导力度不够。建议公司以后在其它工程建设中档案人员在工程开工就介入到工程管理工作中，了解工程工作内容、特点、工作目标，及时对各参建单位归档工作进行指导，保证工程竣工档案完整性、准确性、系统性。
为保证糯扎渡水电工程项目档案的齐全、完整、准确，在项目档案管理工作中提几点建议：
领导重视、组织健全、制度完善。糯扎渡水电工程各参建单位领导必须高度重视工程档案管理工作，坚持把工程档案管理作为工程建设的一项重要工作来抓，把档案管理工作列入建管局议事日程，同工程建设一起布置、一起检查、一起考核。
为促进糯扎渡水电工程建设项目档案工作的制度化、规范化、科学化，结合工作实际情况，逐步建立和完善了档案管理的一系列管理制度。
纳入合同管理、确保档案及时归档。合同管理是项目档案工作的重要保障。在糯扎渡水电工程的合同中应对项目档案归档份数、归档内容作出明确约定。为保证项目档案归档的及时性，在合同执行过程和工程竣工验收过程中，参建单位必须提交齐全、完整、准确的竣工档案，并填写《糯扎渡水电工程竣工档案审核签证单》经监理单位、建管局质量管理部门以及档案部门验收合格后签字（签章）认可后，合同管理部门方可办理质保金支护。
建立切实可行的项目档案管理控制措施，由筹建处竣工办牵头，组织相关单位及相关人员定期对各参建单位的项目档案管理工作进行检查，发现问题限期整改。
