档案整理知识范文

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【摘要】新时期，文书档案管理工作必须要与时俱进，使自身的发展与社会发展节奏相适应，并通过不断地开拓创新，提高档案整理和归档质量。为了进一步促进文书档案管理改革工作的有序开展，强化和规范档案管理工作，本文先着重分析了现阶段文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出一些提高管理质量的策略。

关键词 新时期；文书档案；年度整理；归档；质量

文书档案年度整理归档工作是一项最基本的档案业务工作，在基层各单位档案工作中占据着非常重要的地位。文书档案归档质量的好坏是一个单位档案工作水平的具体体现，它对于档案利用工作的开展具有非常重要的影响和意义。近年来，我国通过各项政策来促进文书档案立卷的改革，大大提高了文书档案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 号令”的实行，要求更加重视年度整理归档工作。但是从现阶段文书档案管理的细节上来看，仍然存在一些亟待改善的环节。

一、现阶段文书档案管理中存在的问题分析

（一）重视程度不够。一些单位的领导对文书档案管理工作的重要性没有足够的认识，因此在工作中也并不重视这方面的关注和投入，从而导致文书档案管理工作的资金投入和人力投入都比较匮乏，那么工作质量就难以得到有效的保障。再加上文书档案管理方式比较落后，管理人员与外界的联系比较少，知识结构更新缓慢，从而导致文书管理工作的效率和质量都比较低。

（二）文书档案收集存在困难。在实际的管理中我们可以看到，一些科室忽视了对文书档案的收集和整理，这主要是由于单位领导存在“重经营、轻档案”的错误思想，在这种情况下，就容易导致工作人员工作的积极性和主动性低下，在文书档案收集方面不用心、也不认真，档案的完整收集存在较大的困难，难以与档案的年度整理归档工作有机衔接起来。

（三）文书档案管理人员综合素质不高。很多机关单位由于不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员的培训进行较多的投入，长期缺乏专业的理论知识培训，这样就会使职工在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。

（四）现代化程度比较低。因为经费投入不足等原因，导致很多机关单位库房的设备难以满足文书档案管理标准的最低要求，档案安全保管的标准和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因。

二、新时期提高文书档案整理归档质量的策略分析

（一）提高领导对文书档案管理的重视。在各单位的管理过程中，文书档案管理都是必不可少的，领导要充分认识到这一点，并在全体职工中大力宣传，把文书档案工作作为提高机关单位整体管理水平的一个重要途径，使全体职工都要有较高的档案意识，及时把档案材料上交整理存档。严格按照有关标准和要求完成公文处理和立卷归档管理工作。与此同时，在档案的管理工作中，领导要经常给予正确的指导和必要的督促，帮助工作人员解决文书档案管理中遇到的问题，进一步做好文书档案工作。

（二）提高文书档案管理工作人员的综合能力。一支高素质、高质量、高水平的工作人员队伍是新时期做好文书档案管理工作，提高管理质量和管理水平的必要条件。针对这一情况，各单位必须要做好理论教育和情感教育，一方面通过理论教育和思想指导，加强文书档案管理工作人员对国家文书档案管理各项规章制度的认识和了解，从而有效促进工作人员档案意识和思想觉悟的提高。另一方面，要对文书档案管理人员的专业技能素质给予充分的重视，通过各项培训工作来促进职工专业素质和技能的提高，为新时期文书档案管理提供人力资源支持。

（三）提高文书档案管理工作的现代化程度。科技化和信息化是时展的潮流趋势，所有行业都开始将信息技术应用于本行业中，使其更好地推动行业的发展和进步。文书档案管理也是如此。在今后的档案管理工作中，要顺应时展的潮流，将信息化技术充分应用于文书档案管理工作中来，例如办公自动化手段应用到文书档案管理中可以实现办公文件快速传递和分享，从而使文书档案的整理和归档效率得到大大的提高，最终实现真正的文书档案管理信息化。

总的来说，在各单位管理工作中，文书档案管理都是必不可少的部分。新时期，信息技术飞速发展，并在各个领域得到广泛的应用，这就为文书档案管理提供了一个新的发展机遇。各单位的领导要正确认识文书档案管理工作的重要性，并加强这方面的资金、人力等方面的投资，通过创新管理方法，完善管理制度，促进文书档案管理工作逐渐向现代化、规范化和高效化的方向发展。

参考文献：

[1] 丁宇欣. 提高档案归档质量, 促进档案事业可持续发展[J].华章,2011,(6):186-186.

[2] 温力伟. 文书档案归档立卷工作应解决的问题[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）,2010,(2):184.

[3] 吴红红. 切实提高文书档案年度整理归档的质量[J]. 档案与建设,2010,(9):57-58.

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一、 政府的责任

政府是履行以下三大职责的集合体：首先是保护本国社会的安全；其次是为保护人民不使社会中任何人受其他人的侮辱或压迫；最后就是建立并维持某些公共机关和公共工程。它作为社会的中枢，发挥何种职能，对于社会的发展与稳定具有关键性影响。我国社会主义市场经济条件下的政府职能主要是经济调节、市场监督、社会管理和提供公共服务。公共档案馆作为一种公共服务部门是政府必须提供的一种制度安排，它是保障公民信息、知识权利的有效措施，体现了政府自身存在的正义性与合法性。

但令人遗憾的是，在现实中，政府的公共事业管理职能明显弱化，使得教育、科技、文化、社会保障、公共服务等公共事业的发展严重滞后于经济的发展。作为社会记忆集散地的公共档案馆本应当成为政府精心呵护和扶持的花朵，却因冷漠和撒手而逐渐枯萎，而没有呈现出与经济蓬勃发展相协调的发展势头。

一些地方档案馆建设的滞后,政府担有责任：一是缺乏对公共档案馆作用的正确认识。我国《宪法》明确规定：“国家发展为人民服务、为社会主义服务的文学艺术事业、新闻广播电视事业、出版发行事业、图书馆博物馆文化和其他文化事业（公共档案馆属于这类），开展群众性文化活动。”但是一些地方政府把公共档案馆事业发展作为软任务，没有把它放在应有的位置，在一些政府报告中，对公共档案馆事业的发展问题往往只有只字片语，一笔带过。二是缺乏硬性的约束机制。上级政府对下级政府的考核指标中，经济指标比较明晰，如经济发展速度、财政收入等，而很少有公共档案馆等社会公共单位的发展指标。三是没有认清政府的真正职能。长期以来，政府管了一些不该管的事，而忽略了应该管的事。政府直接投资和干预竞争领域的企业已是屡见不鲜，而忽略应该投入和扶持的公益事业发展①。

二、 政府推动公共档案馆管理体制创新的障碍分析

1.创新动力的问题

从政府的角度看，在以经济建设为中心的社会背景下，包括公共档案馆在内的公共事业改革和发展并不是十分重要、紧急的事情，所以，在促进公共事业发展上政府不但缺乏应有的主动性与自觉性，而且常以地方财力不足来为自己推进公共事业发展的消极态度辩解，认为好钢要用在刀刃上，有限的财力应该主要用在促进生产力的发展上，政府及其大部分官员从思想上就没有认识到公共档案馆等部门发展的重要性，创新动力自然也就成了水中月、镜中花的事情了。从公共档案馆的角度看，长期形成的思维定势使档案馆害怕担改革的风险，“等”、“靠”、“要”的思想仍然有很大的市场。从利用者的角度看，在人均收入比较低、人们更多地为物质生活而奋斗的阶段，再加上公共档案馆本身的非亲民形象，使人们对公共档案馆改革和发展并不十分关心，认为那是一件对自己还很遥远的事情。

2. 制度环境的问题

从系统论的角度来看，任何一项制度安排都是“嵌在”制度结构中，只有当新制度与其他制度安排能够很好地兼容耦合时，创新才能真正发生。公共档案馆管理体制创新涉及档案资源的整合、人员的分流、利益的调整和各种相关制度的创新，需要各方面的政策紧密配合才能完成。公共档案馆事业要得到真正的发展，需要政府公共服务职能的加强，需要形成经济社会协调发展的共识和机制；实现公共档案馆资源的共建共享，需要打破条块分割的行业管理与财政体制体系，需要重塑政府与公益单位的关系，需要法律法规的支持；公共档案馆人事体制还有待进一步优化，公共档案馆的服务制度还有待进一步完善；需要健全的社会保障体制的支持与协助等。但在相当长一段时间内，我国公共档案馆管理体制创新都缺乏相应的制度支持，改革往往表现出各自为政、单兵独进的特点，没有从系统的角度出发去全盘考虑问题，从而延缓了创新的进程。

三、 政府推动公共档案馆管理体制创新的思路分析

1. 借政务信息公开之东风，提升公共档案馆之地位

目前政府职能体系中并未设立政务信息中心，政务信息公开的主体是各级政府部门。而又由于我国政府条块分割的官僚体制的存在，从而造成长期以来信息分散、各自为战，信息“寻租”现象常有发生。因此搭建一个公正、公开、公平的制度平台尤为必要, 从而在全社会形成一个稳固的开诚布公的氛围。对此, 政府的制度保障就显得至关重要, 通过政府管理创新, 规定某部门从事政务信息收集、整理、整合工作, 通过传统和现代技术手段公布政务信息。此部门虽可新设或可兼管,但考虑重新设立难度大、成本高, 兼管是比较可行的做法。具有信息服务职能的档案馆成了理想的当然首选。可以通过争取政府支持, 给档案馆重新进行制度安排: 各级综合档案馆作为当地的政务信息公开的场所, 在机构设置中给予明确定位②。

2. 利用政府行政管理体制改革之时机，理顺政府与公共档案馆之关系

公共档案馆应借此有利时机，从以下几个方面进一步理顺与明确政府与公共档案馆之间的关系：一是从法律上进一步明确政府与公共档案馆的关系。法律是国家的象征，是公共档案馆发展的最有力保障。尽管我国《宪法》明确了国家发展公共档案馆等文化事业的使命，但作为规范和推进公共档案馆事业发展的《公共档案馆法》却始终没有颁布，使得对于公共档案馆的管理、运行过程中的各种社会关系的调节无法可依。二是建立公共档案馆投入预算约束机制。公共档案馆作为文化事业发展的重要组成部分，其经费应像科技、教育等事业一样有硬性约束。三是发挥政府的行政调控能力，促进公共档案馆事业发展。在公共档案馆的建设上，政府应有所调控，使公共档案馆不仅外观应成为一个地方的标志性建筑与形象，内部也应有先进的设备，严格的科学管理，合理的人员结构，并且制定具有扶持性的制度与倾斜性的政策。

3. 明确主体责任，启动创新之动力

政府是公共事业管理的主体③，这是毋庸置疑的。那么政府就应该有发展公共事业的主动性与责任，改善公共事业状况也是促进民众福利的一种有效途径，也是政府基本职能的体现，所以财政资金的分配与使用应当向公共事业部分倾斜，政府及其官员在促进公共事业上应当具有必要的积极性与主动性。向公共事业倾斜的财政政策，不仅是一种让利于民的举措，也是一种分配思想的根本变革，也是政府心系民生、建设和谐社会的具体体现，更是激发公共档案馆等公共事业部门工作人员工作热情、开启其创新动力的有效手段。同时，调整权力的分配，给公共档案馆以恰当的权力，如部分人事任免权等，并且在给予权力的同时明确规定公共档案馆的对社会、民众的义务，并且吸引民众参与到对其的监督体系范畴中，充分发挥民众的积极性与创造性。我们期待，公共财政的缕缕阳光能够尽快普照到社会的角角落落。

总之，公共档案馆事业的发展根本在自身，责任在政府，关键在体制，出路在创新，其成败在很大程度上取决于我国政府改革的整体进程。因此，公共档案馆管理体制的创新不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，在这个过程中，政府要本着对民众与历史负责任的态度，不断完善公共档案馆事业，为其发展提供环境，为其壮大提供动力。

注释：

①韩安意，政府与公共图书馆关系的思考，乡镇经济，2002(9)

②王厉魏宝丽，政务信息公开中的档案馆角色研究，中国档案，2007(7)

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法律法规对乡镇档案工作的职责要求

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及各省市的“档案条例”，对乡镇档案工作的职责要求都做了相应规定，明确了乡镇政府负责管理本机关的档案和对本乡镇所属单位和组织的档案工作实行监督和指导，并为基层和群众提供档案利用服务。长期以来，按照档案法律法规要求，乡镇的档案工作一直作为乡镇党政机关的重要工作，落实了分管领导、责任部门和档案人员。

《中华人民共和国政府信息公开条例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。条例要求各级人民政府“应当建立健全本行政机关的政府信息公开工作制度，并指定机构负责本行政机关政府信息公开的日常工作”。同时要求乡(镇)人民政府应当在其职责范围内确定主动公开的政府信息的具体内容，明确规定了需要重点公开的八个方面的政府信息。

已经于2004年施行的《上海市政府信息公升规定》也规定了档案部门为政府公开信息受理点，同时要求“有条件的政府机关应当设置公共查阅室或者公共查阅点，配备相应的设施，方便公众对相关政府信息的检索、查询、复制”。

综上所述，档案相关法律法规明确的乡镇政府档案工作职责归纳起来有四大任务：管理好本机关档案；监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作；为基层单位和人民群众提供档案利用服务；进行政府信息公开并提供公开信息的公共服务。

乡镇档案监管和服务职能分离的必要性和迫切性

档案政府监管和档案公共服务两种职能的属性小同。上述乡镇档案工作四大职责任务中，管理和监督指导职责归类为政府的监管职能；档案利用服务(应包括档案实体的接收、整理、保管、开发利用等工作内容)和政府信息公开及提供信息的利川服务属于公共服务事业性质。以上两种不同属性的职能分类，在我国档案行政管理体制中，县(区)级以上的机构由于档案局和档案馆两个机构的同时设置已经做了明确分工。然而在乡镇一级未能从根本上得到解决，成为长期以来乡镇档案事业发展的最大难点。

乡镇行政区域的成倍扩大和新农村建没事业的发展迫切要求拓展乡镇档案的公共服务职能。在农村综合改革过程中，经过乡镇区划调整，行政区域成倍扩大，使乡镇档案工作的对象和工作范围成倍增加。以上海市奉贤区为例，从2002年以来进行了两次大的区划调整，由原来的22个乡镇最后撤并为7个镇，管辖范围和对象是原来的3倍。如区政府所在地的南桥镇，辖区内需要对档案工作直接进行监管指导的行政村、居委会、直属企事业单位就达70多家。同时新农村建设事业的发展使档案服务的工作内容不断增加。政府在建设亲民政府，打造法制政府、责任政府、服务政府中为民做实事做好事，形成大量的涉民档案，这些档案材料与群众利益密切相关，在保护群众利益、调解群众纠纷、提供科技信息支持等方面将会发挥不可替代的重要作用，但努力做好这些涉民档案的收集、整理和开发利用等服务工作既是政府的责任，又是一件十分繁重而困难的事情。

现行的乡镇档案管理体制档案公共服务职能的发挥十分薄弱。我国经济和社会各项事业越发展，对档案公共服务的需求越广泛，档案工作的任务越繁重。当前，阻碍乡镇档案工作健康发展的主要原因是目前的体制、机构和人员状况与档案事业的发展要求不相适应，镇机关明确的档案人员身兼数职，无法承担起乡镇档案工作的各项法定职能，档案公共服务职能的发挥十分薄弱。在乡镇机构改革中，机关编制的压缩更严重影响了档案公共服务职能的发挥并制约了乡镇档案事业的发展。

新出台的乡镇机构编制设置方案不同程度地存在着乡镇档案公共服务职能的缺失。不管是现行的乡镇档案行政管理体制还是部分地区新出台的乡镇机构编制设置方案，都不同程度地存在着乡镇档案公共服务职能的缺失。比如在新批准的上海市奉贤区各镇机关职能配置、内设机构和人员编制方案中，镇党政办公室的主要工作职能有关档案工作方面明确了“档案管理和检查、指导本镇各类单位的档案工作”两大职能，这样的原则规定从积极的意义上看体现了政府机关的职能转变。然而，属于公共服务事业性质的“档案利用服务、政府信息公开和提供服务”等公共服务职能在机关和同时出台的乡镇事业单位机构设置方案中，都没有作出明确规定，这就会造成在乡镇这一层面上档案公共服务职能的缺失。

强化乡镇档案政府监管和拓展公共服务职能的对策

提高对乡镇档案工作监管和服务职能分离重要性的认识。乡镇档案监管和服务职能分离对拓展和落实乡镇档案公共服务职能具有十分重要的意义。首先，乡镇档案监管和服务职能分离是乡镇机构改革的基本方向。建设小政府大社会管理体制的要求势必让那些政府机关无力承担的公共事务性工作从政府机关中分离出去，确保政府部门把有限的人员编制，集中精力加强依法行政，强化政府监管，推进各项事业的全面发展。其次，乡镇档案监管和服务职能分离是发展档案服务事业、推进新农村建设和维护群众利益的重要保证。只有建立专门的档案公共服务事业机构，才能有效地保障各项社会事业发展和群众利益对档案公共服务的各项需求。

推广试行地区的成功经验和做法。据了解，山东省胶州市营海镇改革乡镇档案管理模式取得新成果。该镇建立的档案信息中心于2006年5月投入使用，为正股级事业单位，编制4人，其职能集档案收集与整理、档案信息查阅、现行已公开文件利用、镇政务信息公开、镇情村情教育、档案业务监督指导等多种功能为一体。150平方米的库房集中保管镇党委、政府和27个镇直部门的档案。400平方米的展览大厅，围绕中心工作定期举办各种形式的展览，进行爱国主义教育。湖南省双峰县在1989年作为全省农村机构改革试点县，由原来的64个区、乡、镇合并成16个乡镇。他们抓住机遇，经县委、县政府联合发文，由县编委认可全部建立了乡镇档案馆，为股级单位，管理人员列入公务员或事业编制，档案馆的工作经费列入了乡级财政预算。

以上两种做法共同的特点是为乡镇档案工作建立了专门机构，配备了人员编制，拓展了服务功能，实现了乡镇档案政府监管和公共服务职能的分离。其中山东营海镇的经验更具有时展特点，对沿海经济较发达地区在乡镇机构改革中更具有参考价值和推广意义。

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到2020年基本实现义务教育区域内均衡发展，是教育规划纲要的明确目标，也是提高国民素质、促进教育公平的必然要求。2010年12月9日的《中国教育报》刊文称，应当看到，当前义务教育的不均衡现象依然存在,主要体现在城乡之间、地区之间，也体现在同一地区内不同区域、不同学校、不同群体之间。可以说，择校现象是我国义务教育不均衡发展的突出问题，解决择校问题反映了广大民众对优质教育资源的强烈需求。把均衡发展作为义务教育的重中之重，把义务教育均衡发展作为国家推动教育发展的奠基工程，应完善政策措施，加大工作力度，抓好重点环节。

首先，要明确职责任务，把推进义务教育均衡发展纳入经济社会发展规划。要以县域内实现均衡为工作重点，大力推进县域内义务教育均衡发展，并积极鼓励有条件的地方扩大推进义务教育均衡发展的区域范围。要多策并举推进县域内义务教育均衡发展，加强城乡薄弱学校改造，提高农村学校的办学条件。其次，要加强队伍建设。义务教育阶段正是孩子身心发育的关键时期，校长和教师发挥着举足轻重的作用。即使学校建得再好，没有合格的校长和教师，义务教育均衡也是空谈。要通过体制机制创新，加大义务教育阶段校长和教师的培训、交流力度，继续探索和创新农村中小学教师补充机制。此外，均衡发展要与提高质量同步进行。要进一步完善政策措施，保障全体学生平等接受义务教育。要不断强化督导评估，建立义务教育均衡发展激励机制。教育均衡发展，并不是取消差异、不要特色。怎样能使不同的学生在学校得到更充分的有个性的发展，适应社会的多样化要求，也是学校在保证每一个学生接受公平教育的前提下，必须予以考虑的。

2. 取消重点学校 建立师资流动机制

为何目前优质教育资源明显增加，老百姓的公平感却更差了？2010年12月8日的《法制与新闻》评论认为，教育资源分配不均与财政投入支持不足，是择校之乱的原因根本。北京理工大学教育科学研究所杨东平教授表示，破解的根本之道，是政府履行公共服务的职责，足额提供义务教育经费，促进义务教育均衡发展，减缓并逐渐消除择校热。就解决教育资源的公平分配问题，杨东平提出5点建议。首先，以规范小学阶段的义务教育秩序为重点。择校热的重点主要在初中。如欲治乱，必须实质性地取消初中阶段事实上存在的变相的重点学校，实行示范性高中与所办初中完全脱钩。事实证明，凡是做到这一点的地方，如上海、杭州等地，义务教育阶段的秩序就比较正常，反之如北京、成都等地，择校竞争愈演愈烈。其次，改革中考制度，落实《教育规划纲要》提出的将“优质普通高中招生名额合理分配到区域内初中的办法。”在杨东平看来，“指标下放”的做法各地已普遍实行，下放的比例在内蒙古为50%，安徽为60%，河北为80%，在山东招远甚至已达100%。这并不会降低教育质量，通过生源的均衡能有效促进学校均衡。措施之三，建立义务教育学校教师和校长流动机制。杨东平认为这既是发达国家的惯例，也是《教育规划纲要》的明确规定。据悉，目前武汉市、无锡市已先期实行，流动比例为15%左右。措施之四，分步骤治理乱收费。从现实可行性出发，第一步，家长缴付的择校费、赞助费由教育主管部门统一收取，不再返还给学校，以削弱学校的择校动机。第二步，宣布从2011年春季或秋季学期起，禁止收取任何择校费，违者以违法乱纪论处。上海市严禁义务教育阶段学校收取任何费用，做到令行禁止，早已成为不可触碰的“高压线”。对于“条子生”、“共建生”的老大难问题，杨东平特别指出，中小学与政府部门和大型国企等“共建”，通过利益交换使这些部门的子女能享受“优质教育资源”，是北京义务教育均衡发展的主要障碍。改变特权对教育公平的侵犯，也可以遵循公开――减少――取消的不同步骤。在这个问题上，政府部门如能率先行动，才能树立公众的信心，带动整体的改革。最后，杨东平认为还应建立行政问责制，应当有高于教育部门的党政、人大等机构介入，有社会力量的参与和监督。

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1.1 行政审批制度改革的背景与历程

受到过去计划经济体制的影响，行政审批在社会各行各业都进行着广泛的管理，但是在市场经济发展的过程中却凸显出越来越多的问题，甚至形成对社会生产一定程度阻碍，在此背景下，国家开始就进行改革，经过多轮改革实施、研究谈论，取消了六批审批项目，并且颁布了行政审批法，时至今日行政审批制度的改革仍在继续，并且各地已经探索设立了推进和实施改革的机关部门。

1.2 行政审批制度改革内容概述

在较长时间内持续实施的行政审批制度改革在内容上也涉及很多方面，在此笔者主要介绍三项内容：

第一，对行政审批项目的取消和调整，从第一批取消789项行政审批事项开始，相继进行了六批次的取消和调整，对于一些市场主体能够自主决定的，市场机制能够调整的，相关组织能够规范管理的事项，政府逐渐退出。对于取消和调整的行政审批事项，政府并不是一消了事，而是确定了政府的监管职责。

第二，行政审批新设立的规范化，在社会的发展中总会有一些事项不再需要政府审批，因此改革中就取消了，但是也在不断出现新的事项需要通过政府的行政审批进行管理，也就必须要新设立一些行政审批，但是对于新设行政审批中严格执行依法设立，同时对设立行政审批规定了法定程序。

第三，推进行政审批服务体系的健全，作为政务工作的一项重要内容，行政审批服务体系的健全被纳入到政务中心建设中，并随着政务服务向基层的发展，在基层政务服务大厅也都设立了行政审批窗口，建立了多级联动的行政审批服务体系。同时，在服务方式上也更加便民，推行了网上审批、并联审批，并做出了服务质量公开承诺等做法，使得近年来行政审批服务水平有了显著的提高。

2行政审批档案管理工作的必要性与存在的问题

2.1 行政审批档案管理工作的必要性

在市场经济体制中我们发展经济需要政府在服务方面提供完善的保障，这也是我们进行行政审批制度改革的一个出发点。政府在行政审批中不但要做好业务的办理，更要做好档案的管理工作，

2.2 行政审批档案管理工作中存在的问题

行政审批制度改革一直在持续，每一次的改革都涉及相关工作的调整，在档案整理中存在着改革前的档案没有及时整理，在改革后整理的过程中出现了名称混用、存档资料类目存档不全等问题，对于改革后的行政审批档案也存在名称错误、收集档案类目过多或者不全、审批等级出现错误等问题，由于这些问题存在，必须进行反复修改，给档案管理工作带来了新的难度。此外，行政审批制度改革在一些地方是通过设立临时性改革小组的方式进行的，改革中一些文件资料与有关部门之间没有形成良好的交接和传递，尤其是一些分段进行的改革，前后参与的人员不同也会造成文件资料的丢失，这就导致改革中一些事项存在不明，造成后续改革中落实改革存在理解上的偏差，执行不同的标准，给档案管理工作带来诸多的困扰。

3 行政审批制度改革背景下档案管理工作的对策

在行政审批制度改革背景下，行政审批档案管理工作也要做出相应的调整，适应改革的新要求和行政审批的新情况，做好档案管理工作为行政审批提供服务保障，以下笔者结合自身工作的经验和认识对如何做好行政审批档案管理工作提出几点意见。

3.1 认清改革背景下行政审批业务与档案管理之间的关系

行政审批档案管理是对行政审批所形成的档案进行管理，同时也是行政审批整个制度中的一项内容，因此一定要对改革背景下的行政审批业务以及档案管理工作有清醒的认识。改革不但是业务的改革，更是一种理念的转变，我们从过去的行政理念中走出来，树立服务的行政理念，及时的按照改革的要求开展行政审批工作，这样才能有效的开展档案管理工作。从科学的角度来讲，行政审批业务与档案管理之间存在着相辅相成的关系，只有重视并做好行政审批改革，才能在档案管理方面提供充分的保障，而档案管理工作的强化和完善又能够为行政审批业务的开展提供更好的服务。

3.2 建立并完善行政审批档案管理的规章制度

行政审批事项种类繁多，具体的审批也由不同的行政机关的不同部门负责，在改革的背景下，要想确保改革的顺利推进和落实，要想实现对行政审批规范化管理就必须要建立起统一规范的制度，其中也必然包括档案管理的内容。档案管理规章制度的建立要从改革开始就确定下来，这样能够有效避免上文所述问题中因为人员变动而造成政策解读的偏差。笔者认为档案管理规章制度的建立需要由行政审批制度改革领导小组在整体的规章制度中就进行制定，明确档案管理的责任人制度和档案管理人员的岗位责任制；同时还要制定规范化的行政审批档案管理办法，包括档案收集、整理的规范要求；档案管理制度中还应当包括档案的利用制度，因为行政审批档案管理的功能之一就是提供查询和利用服务，尤其是我们当前进行的信息化档案管理更是具有利用的良好基础和条件，因此有必要在查询、利用方面进行规范。

3.3 利用现代科学技?g发展现代信息化档案管理

在行政审批领域不但有制度方面的改革在不断深化，现代科学技术也逐渐得到了应用，当前以计算机网络为代表的技术正在促进着行政审批档案管理的信息化发展，不但大大提升了档案管理的质量水平，也扩展了行政审批档案的功能，通过档案资源的共享为政务公开提供了重要资源。现代信息技术还有很多功能可以开发应用在行政审批档案管理中，我们还要进一步的进行技术的应用，结合行政审批制度改革的内容，将取消的行政审批事项、调整后的行政审批事项及具体办理方法利用网络进行公示，为公众提供网络自主查询等。

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按照新区**局党组部署和要求，在教育实践活动中分局通过召开专题民主生活会，座谈会和问卷调查对于""问题展开自查和调研，经过认真梳理归纳出""方面的主要问题，7条并针对问题进行整改，提出整改方案如下。

一、""方面的主要问题

（一）形式主义方面的主要问题

1.政治学习不够深入。缺少主动深入学习的热情，政治理论水平和务实的工作能力有待于进一步提高。

2、政治纪律不够硬。有的干部当面不说、背后嘀咕，抓工作热衷于开会、发文件，蜻蜓点水，存在应付场面的形式主义。

3、创新意识不够强。在工作中，思想不够解放，创造性地开展工作不够，办法不多、有时措施不力，工作中缺乏力度和深度。

（二）官僚主义方面的主要问题

4、为民意识还有差距，服务意识还不够强，部分干部还存在工作作风不扎实，服务不到位。

5、调研积极性不高、能力不强

（三）享乐主义方面的主要问题

6、有贪图安逸的心理，存在纪律作风有要求不严的情况。

（四）奢靡之风方面的主要问题

7.在生活和工作中对奢靡等问题思想麻痹、抵制不足，有些方面还存在迎合的现象。

二、整改方案

（一）统一思想，提高认识

召开组织生活会，开展批评和自我批评，集思广益，听取意见，落实整改。

（2）边查边改、边整边改

1、坚决克服形式主义。一要加强和深化政治理论学习。主要解决学习理论浮于表面，学习形式单一，学习不能有效联系实际等问题。处级干部要带头学，要联系实际学，努力提高学习的实效性和自觉性。二要努力消减各类形式性事务，增强工作实效。树立创新意识、解放思想、与时俱进，创造性地开展工作。三要加强调研工作，提升调研水平。要联系工作实际，加强调研工作，了解情况解决问题。处级干部要积极走访联系点调研，帮助解决单位和群众在生产和生活中遇到的的突出问题。

2、坚决消除官僚主义。一要坚持群众观点。牢固树立立党为公、执政为民宗旨，在履行工作职责中坚持以人民群众的需求为出发点和落脚点，一切依靠群众、一切为了群众。二要牢固树立全心全意为人民服务的宗旨意识。端正服务态度，改进工作作风，创新工作方法。摆正位置、清醒头脑。解决好我是谁、依靠谁、为了谁的问题。三要打牢争创一流的信念。认真贯彻落实分局和分局党组目标任务，牢固树立争创一流的信念，始终把争创一流摆在创新发展的首要位置；高标准、求实效。

3、防止和杜绝享乐主义、奢靡之风。一要振奋精神，积极进取。进一步加强思想政治工作，鼓励全体同志"追求卓越，力争上游"。二要严格工作标准，提高工作质量。要在逐步规范各有关工作标准的同时，从严要求，从严把关，提高工作效率和质量。三要整肃作风、严肃纪律。认真落实上级实践教育活动的各项要求，坚持路线教育和业务工作"两手抓、两促进"，切实加强工作作风建设，以严谨的作风、严格的纪律，贯彻和完成上级的各项工作部署。四要艰苦奋斗、厉行节约。坚持并牢记我党艰苦奋斗的光荣传统。坚决反对铺张浪费，杜绝享乐主义和奢靡之风。坚决反对讲排场、浮夸等不切实际、形式主义的浪费行为。坚持勤俭办公、勤俭办事、勤俭生活。

**分局党的群众路线

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关键词：水利工程；档案资料；收集与整理

中图分类号：TV11 文献标识码：A DOI：10.11974/nyyjs.20161033217

1 当前档案资料收集、整理工作中的问题

1.1 部分建管单位对档案工作重视不够

从工程项目的提出开始到立项、审批、招投标、勘测、设计、生产设备、施工、监理、竣工验收结尾，这些工程建设与工程管理过程中产生把那个归档保存的文字、图表、声像等各种载体的材料都是水利工程建设中的档案资料，其收集与整理是档案管理中的重要组成部分。

1.2 档案管理水平不高且没有科学管理

据调查分析，近几年我国水利工程施工单位档案管理水平普遍较差且体质不健全，许多施工单位规章制度如同虚设，没有形成有效的管理制度与监督机制。

1.3 知识结构老化且缺乏档案专业人才

当前我国水利工程档案资料的收集与整理工作中缺乏相关专业的管理人才，导致知识结构老化且知识层次相对较低。这是因为在我国部分水利工程建设中，企业中管理档案的人员一般为新参加工作的员工或是工程技术人员，这些人员在一定程度上缺乏档案专业知识，且对水利工程档案比较模式。其无法科学规范、系统有效的收集并整理相关档案，时常是按上级部门的要求将手中资料进行归纳整合，且在整合中对资料内容要求不严，对档案系统性完整性与准确性要求不高。

2 改善档案资料收集、整理工作相关建议

2.1 理解水利工程归档范围要求

为科学规范的对工程项目建设中的档案资料进行收集与整合。首先档案相关管理人员应深刻理解工程归档范围要求。如：项目法人在项目划分完成后，可以根据该单位工程、单元工程与分部工程划分其具体情况，制定出整个工程文件材料的归档范围、档案分类与保管期限方案，同时分类方案应注重统一管理。相关档案管理人员与技术人员在接到档案规范时应注重学习，理解水利工程归档范围要求，以方便之后的收集与整理工作。另外，为避免资料收集时的重复与盲目性，相关管理者应制定统一标准、统一表格，制定各专业相应资料收集清单，做到人人心中有数。

2.2 建立健全的档案管理责任制

《水利工程建设项目档案管理规定》中要求建设单位应认真做好工程档案收集与整理工作，同时应加强对各参建单位归档工作的监督、指导与检查。另外，也明确表明相关技术人员与档案管理人员是工程档案管理工作的负责人，应积极做好工程档案资料的收集与整理等工作。另外，在《重大建设项目档案验收办法》中要求，法人应将档案工作纳入项目建设管理工作中，并科学严格制定相关的企业领带责任制与岗位责任制，以此提高档案管理水平，保证档案的科学管理。

2.3 加大对档案人才的培养力度

企业可以：要求并组织企业现有的相关档案管理人员通过参加培训、进修与委培的形式学习档案相关专业知识，同时有利于开阔其视野，优化这部分人员知识结构，实现工程档案资料收集与整理的科学、规范化。另外，企业可以通过直接引进档案专业人才以及有经验的档案管理人员，通过短期的培训使其快速的融入企业档案管理工作中，有利于使其更好的为水利建设项目服务。

3 总结

综上所述，档案资料的收集与整理在水利工程中占据重要位置。因此相关人员应积极研究并发现当前我国水利工程档案资料收集、整理工作中的问题。然后针对相关问题积极分析原因并找出相关对策，改进并完善我国水利工程档案资料收集与整理，通过多种有效措施保证我国水利工程档案资料系统性、准确性与完整性。

参考文献

[1]杜晓晓，姚金栋.浅议水利工程档案资料的整理[J].河南水利与南水北调，2013（16）：96-97.

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关键词：电子档案管理系统；收集整理；档案归档；档案上交；档案汇交；档案分发；档案接收

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。

系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。

1 总体功能结构图

“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。

2 档案归档

档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。

2.1 各个子模块任务

2.1.1 预归档

1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；

2）归档部门领导审核；

3）档案管理部门领导审核；

2.1.2 归档整理

1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；

2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；

2.1.3 档案整理

档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；

2.2 档案归档流程步骤

如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。

2.2.1 标准流程归档

对应上图的全部五个步骤12345。

2.2.2 直接归档

归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。

2.2.3 档案部门审核

对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

2.2.4 归档部门审核

对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

3 档案上交

档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。

4 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。

参考文献：

[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).

[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).

[3] 魏薇,高强.档案收集整理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2011(2).

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【关键词】档案管理 城市建设 管理意识

中图分类号：K206文献标识码： A

0、前言

城市建设档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源，但城市建设档案的整理工作繁琐，而且劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技的协助下档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可以充分发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在城市建设档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点击查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间。只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理，在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计，同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理，设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

一、城市建设档案及其相关规范

在《城市建设档案归属与流向暂行办法》中，对城市建设档案的定义为：城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。做好城市建设档案的管理工作，对一个地区社会和经济发展，有着重要意义，对城市规划建设、管理和维护有着重要作用。早在2001年，建设部和国家质量技术监督局联合制定了《建设工程文件归档整理规范》，并作为一个档案国家标准于2002年5月1日颁布实施，该规范是对城建档案流向的进一步细化，对建设单位进行城建档案的整理、移交具有很强的指导意义，是城建档案馆验收、接收城市建设档案的主要依据性文件。随后，国家档案局于2002年制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，并作为一个档案行业标准于2003年4月1日颁布实施，该规范强调了重大建设项目的准确、完整、系统性，强化了建设单位在重大建设项目档案管理中的主导地位，有利于建设单位重视并做好自身档案的管理工作。

二、加强管理意识

城市建设档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

三、掌握现代化管理技能，

提高综合素质以前，城市建设档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要城市建设档案管理工作者去掌握和运用。城市建设档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是城市建设档案工作者的必然方向。所以，城市建设档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理能力。

四、利用现代化技术，整理档案

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源，但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

五、加强继续教育

城市建设档案管理员首先要明确继续教育的原则从而选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性，继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。要坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。

第一，要刻苦学习档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。

第二，学习相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。

第三，学习现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

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关键词：档案员；管理；档案；措施；职业道德

Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。 科学规范的管理档案，是衡量一个单位工作成效与管理水平的重要尺度。 档案管理工作做好了，一方面为机关高层管理人员及时了解本机关整体工作状况，适时调整政策、策略提供准确依据；另一方面有利于社会各方准确认定机关单位工作成效。 因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本单位的社会地位具有重要意义。

一、现代档案管理者应具备的基本素质

1、坚定的政治素质。档案人员必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。

2、优良的思想品质。要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。

3、扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。

4、广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

5、过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。

6、良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。

二、档案员管理档案的措施

1、建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。

2、遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。

3、档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。

4、档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。

5、加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用。

（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。

（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在这方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。