二级档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇二级档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案管理人员；工作关系；处理

高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。

1 几种工作关系现状分析

虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为：

1.1 档案管理人员对二级单位的档案工作指导不力

总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。

1.2 档案管理人员工作方式显得较为单一

由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。

1.3 档案管理人员之间的交流互动较少

高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。

2 关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性

2.1 关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量

文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续。保持文件流转的一致性，提高归档文件的质量。

2.2 关注和协调好与二级单位的关系，能确保档案门类齐全完整

高校十大类档案大都有相对应的预立卷单位，比如：党群行政对应党办（校办）、教学对应教务处、科学研究对应科研处、基本建设对应基建处、仪器设备对应设备管理处、出版对应杂志社、外事对应外事处、财会对应财务处等，其他二级单位相对十大类档案预立卷单位而言，与档案馆的工作互动显得没那么有规律性。但实际上，像党群类档案，就包含了纪检、组织、工会、党委统战部、团委、党委宣传部等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料；行政则包含了人事、监察审计、武装保卫、总务、图书等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料，也就是说，高校档案所有门类实际上是和校属二级单位都有关系的。为了做好高校档案工作，丰富档案馆藏，筑牢档案工作基础，档案管理人员要学会和二级单位领导和兼职档案员打交道，取得各方面的支持，要依靠有关档案管理规章制度和档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一，确保档案门类的齐全和完整。

高校的档案事业可以说是全校各单位、教职工共同的事业，因此，高校的档案要依靠校属各单位和一代代上至校领导重视关心，下至普通教职员工共同积累而形成。具体可以采取以下措施： （1）加强工作指导。《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）出台后，各省纷纷出台了相关细则，江西省就把高校档案管理部门应具有的行政职能写进了细则条款。档案管理部门要建立档案工作网络，与二级单位的工作联系制度，很好地履行对全校各单位档案工作指导、管理、监督、检查的职能，使档案材料的移交形成良好规律；档案管理人员应加强与二级单位领导和兼职档案员的工作联系，采取上门和电话催交相结合的方式，不厌其烦地做宣传、做工作，给二级单位领导和兼职档案员上紧发条，到了时间就按规定及时移交档案材料；另外，档案管理人员还要经常性到二级单位进行档案工作的指导，把国家、省、市以及学校新的档案工作精神传达到单位的领导和兼职档案员，对工作有困难的单位要耐心地进行讲解指导，传授档案工作方法，一次不行两次，两次不行多次，直到二级单位兼职档案员能很好掌握要领，移交符合规定的档案材料为止。（2）加强业务培训。《办法》中档案机构职能之一是开展学校档案工作人员的业务培训。而这里所指的档案工作人员应包括档案馆专职档案员和二级单位的兼职档案员。因此，高校档案管理部门除应加强对专职档案管理人员的业务培训，还应切实加强对全校兼职档案员的业务培训，尤其是十大类预立卷单位的兼职档案员。可以采取走出去，请进来的办法，请省档案局主管业务的专家领导来校开设讲座，组织兼职档案员参加省档案研究会举办的业务培训班，分期分批前往外省高校参观学习先进管理理念和经验等，有条件的甚至可以出国考察，只要是对推动学校档案工作发展有利的都可以去尝试。（3）加强监督考评。《办法》第14条规定：高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。现在有些高校已逐步尝试建立了对校内二级单位档案工作的年度检查考评制度，对考评情况好的单位进行适当奖励，对不重视档案工作，不认真贯彻落实档案工作的单位予以通报。在此基础上，高校档案馆还可以进一步健全和完善档案工作年度考核与评估机制，细化指标体系，使之更具操作性。

2.3 关注和协调好与档案同仁的关系，能有效促进整体工作水平提升

我们这里所指的档案同仁既包括本校档案馆同事，也包括省档案局主管业务部门和外校档案界同仁两层含义。高校的各个部门和岗位只是分工的不同，没有高低贵贱之别，档案管理人员不应妄自菲薄，觉得自己在教辅部门工作，处于从属地位，不被关注和重视，产生自暴自弃的心态，而应加强学习，积极思考，充分认识到高校档案工作的重要性，爱岗敬业；学会以平常心态面对人和事，尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，获得领导和同事的信任，营造和谐的办公环境，注意工作的有效衔接，在领导的指导和同事们的大力支持、协助下，集思广益，做好档案管理工作，实现真正意义的分工不分家，小分工大合作。同时，还应注重加强与上级业务主管部门之间和其他高校档案同仁之间的业务交流，通过交流，及时了解和掌握政策，获取信息，总结经验、特色，查找不足和差距，取长补短，共同推动高校档案工作迈上新台阶。

档案管理人员是高校档案管理工作政策的贯彻者、执行者，档案管理人员的管理水平决定着档案门类的齐全完整，档案材料的保管质量，以及档案利用的效用和评价。因此，档案管理人员一定要有较强的为学校存史的档案使命意识，认真履行职责，提高服务质量。同时，还要关注和协调好与学校发文单位、校属二级单位、档案同仁等几种工作关系，工作中赋予前瞻性、掌握主动性，才能创造性地做好档案管理工作，使自己成为一名优秀的档案管理人员。

参考文献

[1]宋建玲 马学强 档案员应协调好三种关系.中国档案.2002.9

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1制订规章制度,强化基础工作管理

会计基础工作在整个会计核算中,是数据最原始的积累,是核算的开始、结束,没有严格的规范化管理,势必影响整个核算流程,因此,涟钢财务部制订了《涟钢会计基础工作规范细则》、《ERP会计业务操作细则》、《涟钢会计档案管理制度》、《涟钢财务部会计凭证管理办法》、《会计报表编制及要求》、《票据管理办法》、《内部结算管理办法》、《资金收付内部控制制度》等一系列规章制度,强化基础工作管理,建立《财务检查考核办法》,由会计科实施定期与不定期检查,发现问题及时采取措施,将错误消灭在萌芽中。

2做好凭证制单人与审核人衔接,搞好成本费用归口管理

涟钢在2003年实施ERP,会计核算由二级成功转换为一级核算,原来成本费用划分到二级单位控制。实施ERP后,统一由财务部各科室分类控制管理,驻二级单位财务人员制作凭证必须由相应主管科室审核,各主管科室将成本费用细分工落实到人。成本类由成本预算科审核控制,费用类由费用科归口控制,福利、工资、资金等由会计科汇总审核。做到成本费用专人专科控制管理。实施ERP后成果显著,2006年1~2月涟钢生产成本较年度目标计划降低22706万元,在同行业排名21名。

3统一采购付款,加强明细帐管理

涟钢实施ERP前,采购付款是由驻采购部财务科、驻进出口部财务科根据所在单位计划付款。有的供应商在几个部门都有业务,既是供应商又是销售客户,信息没有沟通共享,造成付货款给供应商,供应商又欠公司销售货款,浪费资金资源。实施ERP后,在系统内将信息资源共享,同一客户应收应付款抵减,随时可查客户余额情况。在实际操作中,根据财务部《采购物资承诺付款管理办法》,由资金科按计划统一审核支付,避免重复或应抵减销售货款款项支付,相应节约了资金资源和财务费用,财务费用1~2月较年目标计划节约2189万元。应收应付明细帐由销售结算科、采购结算科专门管理,账目清晰,差错率为0。

4规范凭证制作、传递,保障原始单据完整、真实

涟钢在ERP系统中,会计人员按岗位职责给予权限,由专人负责管理,严格规定凭证摘要、科目设置、附件说明等,使系统按照凭证科目归集成本费用、应收应付明细帐,确保明细帐与总帐相符。涟钢财务部每月凭证约有2000份之多,翻阅查询不便,凭证摘要描述简洁明确是查询的基础,因此根据《涟钢财务部会计凭证管理办法》,要求凭证制单人按照规范填写摘要、附件说明,使附件完整,查询快捷,减少时间浪费。由于会计凭证号是系统内自动连贯生成,凭证汇集需各个科室协助完成,涟钢财务部实际操作是:付款凭证由会计人员直接送到资金科出纳柜,以免凭证及附件遗失。银收、银付、现收现付凭证由资金科银行核算会计整理,造具清单送档案室,记账凭证由各科室专人归集造清单送档案室,最终由档案管理会计装订成册。避免了原始单据丢失、凭证缺号,保障原始单据完整、真实。

5利用计算机信息系统,规范报表

在现代企业中,以计算机为中心,加强信息沟通,已成为规范会计基础工作的重要手段。会计报表是会计核算工作最终总报告,是企业经营成果的浓缩反映,是决策层决断的依据。涟钢下属11个子公司,在合并报表中占有重要地位,财务部会计科利用计算机区域信息网络,规范子公司报表格式、报出时间,使数据信息共享,加快报表报出时间,提高合并报表数据准确率,为领导决策赢得时间。

6完善档案体系,保障会计核算成果真实性、完整性

会计基础工作贯穿整个核算过程,从原始数据、票据取得到报表报出、档案归档,涉及面非常广泛,如采购经办人员、销售人员、班组核算员、成本数据获取人员、基础数据录入员、成本费用会计、资金收付会计、报表会计等等,只有明确分工,衔接到位,既分工又合作,才能将会计基础工作有始有终完成。

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一、新闻与传播学院档案资料的特点

新闻与传播学院档案从属高校档案， 是高校档案的重要组成部分。同时它作为艺术档案的双重身份，根据新闻与传播学院档案形成和存在的环境， 它具有以下一些突出特点。一是复杂性，新闻与传播学院作为高校的艺术院系，它同时具有播音与主持艺术专业，广播电视编导专业，广播电视新闻专业，播音与主持艺术专业与广播电视编导专业属于艺术类专业。新闻与传播学院的艺术档案在种类、内容、载体及外观等方面具有广泛的多样性，这在其他专门档案里是很少见的，2002年 2月1日开始执行的《艺术档案管理办法》将艺术档案定为：文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。i因此，它具有一半以上的艺术档案。由于新闻与传播学院的艺术档案涉及文化艺术和高等教育两个领域，所以作为高校培养专业艺术人才的艺术院系与普通院系相比在学科领域、专业设置、教学方法、课程安排和教材编制上有着艺术院系自身的复杂性。二是规模小，信息来源窄。新闻与传播学院作为高校二级系部单位主要记述了本院系的教学、科研和社会服务活动的过程和成果。与校档案馆相比， 由于校档案馆的服务对象是全校师生， 所记述的是整所学校发展的历史过程。因此， 院 （系 ）档案相对显得规模较小， 信息量较少， 内容较单薄。新闻与传播学院作为学校直属的业务单位， 主要收集的是院 （系 ）教学档案， 如教育教学计划、总结， 教师的教学计划、教案， 教学科研， 学生在校期间的表现和奖惩， 工作实践发明创造等， 主要来源是本院 （系 ）的师生， 信息不够广泛。

二、新闻与传播学院档案管理现状

笔者认为，目前新闻与传播学院档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对新闻与传播学院档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为新闻与传播学院创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。甚至是没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是新闻与传播学院艺术档案管理专业人员不足。很多兼职档案员非档案管理专业出身，专业知识和艺术素质的不足加之继续教育的缺乏，使得部门档案管理工作者力不从心。相当一部分档案管理人员未做到真正的档案管理，处于为了收集档案而进行管理的阶段，档案管理未能有效的融入院校管理，无法做到档案信息管理的系统化和专门化，在管理过程中容易出现漏洞，如不尽快改进对学院的长期发展会产生不利影响。

三、新闻与传播学院改进建议

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关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。

与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.

[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.

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关键词：科研项目科研档案档案管理

在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”项目档案管理的特点分析

（一）归档主体的多口性

“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。

（二）归档内容的电子化

一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。

（三）档案收集过程的复杂性

“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。

（四）档案资源的共享性

“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。

“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。

二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析

（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范

首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。

我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。

第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。

其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。

（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系

由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。

首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。

其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。

最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。

综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。

（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段

对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。

首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。

其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。

最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。

三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析

（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理

首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。

在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。

只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。

最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。

为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。

（二）建立基于项目业务流的全过程管理

“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。

“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。

（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台

构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。

首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；

同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。

其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。

最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。

“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。

注释：

[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20

[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1

[4]关宏玉，刘洋，安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议：典型案例研究[J].山西档案，2011（7）.

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一、进一步明确清理、整理归档文件的重点

清理、整理归档文件的重点是一九九六年以来各镇（区）劳动和社会保障管理服务所形成的文件（具体参考本意见二：各类归档文件保管期限的确定），上级机关普发的文件暂不作为清理、整理的重点。

二、各类归档文件（案卷）保管期限的确定

（一）文书档案

1、被征地农民基本生活保障材料（永久）

2、农村和社会养老保险缴费汇总表、花名册（长期）

3、大集体企业、划规企业养老保险与退休养老金统筹资金平衡表、花名册、登记表（长期）

4、城镇职工养老保险、花名册、登记材料、一次性退保人员花名册（长期）

5、镇（乡）办企业人员花名册、登记表（长期）

6、企业劳动合同制工人花名册、登记表（长期）

7、劳动争议仲裁协议书、处理文件（长期）

8、养老保险进度统计表、资金测算表、年报表（长期）

9、领取失业救济金人员花名册（长期）

10、劳动用工监察文件（长期）

11、劳动和社会保障所年度工作计划、总结（长期）

12、劳动合同文件、外来务工人员花名册等（短期）

（二）会计档案

劳动和社保所形成的会计档案在参照《会计档案管理办法》档案保管期限的基础上，再延长10年。

三、整理方法的选择

各镇（区）劳动和社会保障管理服务所形成的归档文件，原则上采用《*市归档文件整理规则》进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒，如果2003年之前形成的档案案卷质量符合档案工作业务建设规范要求，则可以保留原整理方法，即不再拆卷进行重新整理。

四、加强档案信息化建设

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农业银行档案工作总结

年，我区农行系统的档案管理工作在省分行办公室和地县两级档案行政管理部门的指导帮助，以及各级行领导的重视、支持下，认真贯彻《档案法》和《中国农业银行档案管理办法》，紧密结合《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定（试行）》以及《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，从薄弱环节和业务基础工作入手，在不断完善基础建设，逐步推行规范管理的前提下，积极主动抓了全区各行的档案管理达标升级工作，取得了一定成效。到年末，全区九个县支行和地分行机关个单位的档案室，有个达标，其中个单位达到“省一级”，个单位达到“省二级”，个单位达到“省三级”，个单位达到县（市）一级。所有达标单位均已基本成为门类齐全、结构合理、内容丰富的综合档案室，档案的利用价值和利用效果普遍有了提高。

一年来，主要做了以下几项工作：

一、加强组织领导，建立完善组织管理体系

按照上级行和当地档案管理部门的指示要求，地分行将档案管理工作当作内部管理和加强精神文明、企业文化建设的一项重要内容，给予了高度重视。首先通过组织学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》，以及上级行关于档案管理的有关规定，强化了全行员工，特别是档案文秘人员的执法守法意识和岗位职责意识，使各级领导和全体员工对档案管理工作重要性的认识不断有所提高，为开创全行档案管理工作的新局面奠定了基础。二是明确分管领导和配合协作部门，按照有关规定要求，选拔配齐了具有一定文化素质和有较强实践经验的档案管理人员。每个单位都把档案管理工作列为分管领导的重要议事日程，作为办公室主任的重要职责，定期分析研究档案工作，及时解决存在的问题，并把此项工作纳入岗位责任制中，确保档案工作与业务经营工作同步发展。三是根据上级行和当地档案行政管理部门的有关要求，结合全区档案达标工作的实际，地分行提出争取在年内一次性达标的具体目标，并将此项工作的任务目标落实到具体部门，实行部门领导责任制，从而加强了对各县支行档案工作的领导、督促和帮助，为促进全行系统档案工作的不断规范起到了有力的组织保障作用。

二、认真落实档案管理达标升级工作

我行根据实际情况，提出了具体的贯彻意见和措施，使达标升级工作得到了地县两级行领导的高度重视和大力支持；地分行主管领导对档案达标升级工作经常进行强调，就做好全区农行系统档案管理达标升级工作做了具体部署和要求，引起了各县支行的高度重视，使必要的人、财、物得到了及时落实；同时为了全面带动全区农行的达标升级工作，地分行办公室积极与地区档案处联系沟通，及时对有关达标升级的具体规定事项进行请示、咨询和研究，制定了具体的落实方案。首先从地分行机关抓起，对当年的文书档案按新的要求进行了整理、装订和充实提高，并从管理体系、干部队伍、管理制度、档案设施、业务建设、开发利用个方面中的具体内容抓起，逐条进行认真仔细的补充完善，然后按规定在组织有关部门进行自查的基础上，及时向档案管理部门进行了申报，经检查验收，保持了“省一级”标准。为带动促进全行的档案达标升级工作发挥了积极作用。

三、建立健全了各项档案管理制度

××年，我们在认真学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》的基础上，按照《全省农行××年档案工作要点》及《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》，狠抓落实，把建立和完善各项档案管理制度当作加强档案管理工作的重点，列入了部门工作的重要议事日程。一是邀请档案行政管理部门的专职人员亲临现场指导帮助，对不符合制度规定的有关具体问题及时进行了整改和纠正。二是认真按照档案管理的有关规定和要求，结合农行特点，统一制定了《档案管理制度汇编》，从档案人员的岗位职责，到档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用等各个方面都建立了比较系统完善的制度。三是全面落实了各种登记制度，从收藏、借阅、利用，到保管接交，都统一实行严格的登记签字制度，有效杜绝了丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，初步实现了档案管理的规范化、程序化和制度化。

四、重视加强业务基础建设，档案管理服务水平有所提高

一年来，我们认真按照总行《档案管理办法》的要求，在不断建立完善档案设施和管理制度的同时，集中精力，主抓了业务基础建设。一是通过强调、检查和督导落实，使全行每个单位的档案用房、安全设施、档案装具等管理设备不断完善。二是注重抓了文件的归档收集，特别是对积存文件中一些应归档而未归档的重要文件，进行了再收集，使档案内容不断得到了丰富和充实。地分行档案室在完善达标后，对历年的收、发文件进行了全面的清理清查，对每个部门或个人保存的文件全部进行了清理收回，使室藏案卷卷数达到卷、件，使档案室的门类、结构及信息内容初具规模，为更好地服务全行的改革与经营创造了条件。三是积极提供服务，使档案利用的效果及价值有了显著提高。据不完全统计，××年全行档案利用共多人次，仅地分行机关档案查阅就达多人次，使档案的自身价值得到了充分发挥。

五、存在的主要问题和××年档案工作的设想

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一、认证检查简介

目前，邵阳市直一、二级机构有近200个单位档案工作规范化管理未达到省二级以上标准，为促进这些单位档案工作发展，我局决定2012年开展市级标准认证工作，纳入全年工作计划，并经市委常委会议研究同意，纳入“档案工作规范化管理年”活动一项重要内容。年初，在印发的《邵阳市档案工作规范化管理年》（邵档发[2012]2号）中推出市级认证标准，文件中确定“8月为评估合格认证月”。6月，我局印发了《关于开展首批档案工作规范化管理合格认证检查的通知》（邵档业[2012]4号）文件，首批确定134个单位为合格认证检查对象。8月份，全局领导、干部分成6组开展合格认证检查。截止目前，一共检查了99个单位，达到市级合格标准有50个，限期改正有49个，其中书面限期改正28个，口头限期改正21个，较好地促进了基层单位档案工作的发展。

二、认证检查的特点

1.追究性特点。根据《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，《档案执法监督检查工作暂行规定》第八条规定“县级以上档案行政管理部门对各自管辖范围内档案法规的贯彻实施情况进行监督检查。档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合，检查的内容和重点应根据档案法规实施的情况具体确定”。为此，我们按“检查的内容和重点”结合本地的实际情况，加大对基层单位档案工作薄弱环节的监督指导，以认证的形式，重点检查薄弱环节，促进工作发展。这样，依法检查，合格底线，不容打折。凡是认证不合格的单位，依法追究，限期改正。认证检查与其他检查有明显的不同，非浅尝辄止，而是追究到底，直到合格。追究性特点，提示我们“开弓没有回头箭”。

2.必检性特点。凡未达到档案工作规范化管理省二级标准以上的单位，都在合格检查认证之列，一改过去对那些档案工作管理差的单位没有一个较硬的措施来监督的局面，“江边洗萝卜，一个个来”。同时也强化了档案行政管理部门的职责，就是不能容许档案工作不合格的存在，没认证的必须检查认证，不合格的必须抓紧改正。合格认证评估借鉴《湖南省档案工作规范化管理标准》的评估模式，按照《邵阳市档案工作合格标准评分细则》的内容全面检查评估，集检查、监督、指导为一体，采用100分制，其中组织管理20分，保管保护25分，基础业务工作35分，开发利用20分。通过听、看、评、议等程序，将认证检查情况向被检查单位反馈。必检性特点，告诉我们档案行政管理部门赢得了“发球权”。

3.强制性特点。认证合格除评估总分要求在60分以上，还强调必须具备3个条件：一是必须健立健全档案管理各项工作制度。如档案工作人员岗位职责、保密、库房管理、安全保卫、查阅利用、立卷归档、电子文件归档管理等制度，缺一项扣0.5分，缺3项制度（含3项）的为不合格标准。二是必须不存在安全隐患。三是必须各门类档案整理达到80%的记分比例。如文书档案、业务或专业档案、会计档案、基建档案、特殊载体档案等门类档案整理规范（10分），每门类档案整理计2分。这3条是档案执法监督下达整改通知前提条件，10项行为所涵盖的内容，我们从中选择这3条，是基层单位普通存在的薄弱环节，把它作为合格认证检查的重点，也是单位必须做好档案工作的底线。同时，也是我们开展认证工作的底气，具有较强的强制性。强制性特点揭示认证检查的底线和底气所在。

三、认证检查的意义

1.加大依法行政力度，形成长效机制。合格认证检查的推出，检查对象广，按《档案法》规定属地管理的原则，任何单位无一例外，对档案工作规范化管理未达到省二级以上标准的单位都有了约束机制。档案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓励争创省二级以上标准，使档案工作监督指导得以全面展开，具有追究性、必检性、强制性三大特点，加大了依法行政的力度，并且合格证不搞终身制，3-4年复查一次。由此，激活整个认证体系，形成了对基层单位档案管理长效的监督机制。

2.促进平衡发展，消除死角隐患。我市共有省特级档案室 28个，市直单位省一级档案室65个，而还有为数不少的单位没有达到省二级标准，档案工作缺乏争先创优、上等达标意识，发展不平衡。开展档案合格认证检查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要进行认证，这样对后进单位有较大的促进作用。确保合格的底线，单位再无理由借口，推诿不动，停滞不前，促使全市档案工作全面、平衡发展。特别是消除了基层单位档案工作存在的安全隐患，以及《档案法》难以辐射到的死角。

3.完善认证体系，打造高低呼应的格局。档案工作认证管理，是国家档案局在《加强对基层单位档案工作的监督指导的意见》文件中，给予充分肯定的一种监督指导方式。但仅有的《湖南省档案规范化管理标准》的自愿申报认证模式，尚不足以推动工作全面开展，新建立的市级标准合格认证检查模式，能弥补省级上等达标辐射面的不足。省、市标准一高一低，一柔一刚，这样就自然形成高低呼应、刚柔相济的认证格局，使认证管理体系更逐完善。

四、认证检查的不足

1.出台模式还不够规范。合格认证工作在今年全市档案工作会议上进行了部署安排，合格认证标准在《邵阳市档案工作规范化管理年》文件中推出，而没有单独行文，相应的认证管理办法，由于种种原因没有及时跟进，合格认证管理办法正式出台，要争取市委、市政府两办的名义，甚至以市政府的名义印发，这样文件出台规格高，执行力度大。

2.宣传、行动还不够深入。合格认证工作是我市档案工作的一项新生事物，市直动了，县区没动，这项工作要进一步宣传贯彻落实，统一认识，统一标准，统一行动，要努力形成合格认证大势所趋的氛围。同时对基层单位要掌握认证的主动权，分期分批督促他们达到合格标准。对基层单位也要相应开展以合格标准为内容的专门培训、指导，如我局9月份组织了未合格单位开展档案整理“三集中”立卷活动。

3.评估条款还有待完善。目前认证还处于试行阶段，通过试行检验，评估条款有的需要调整。如评估条款中涉及当前档案中心工作的，可随时调整，如围绕贯彻国家档案局8号令，编制档案保管期限表，围绕民生档案工作，开展家庭建档工作，这些工作有的只是一时的。所以，今后修改时以“档案中心工作或当前档案工作”灵活设置考评栏目为宜。

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一、管理制度创新是拓展服务的前提保证

完善的档案管理制度是制定工作目标的规范和约束，更是档案信息服务的前提保证。国家档案局颁布《企业档案工作规范》以来，中油吉林石化公司根据企业特殊载体档案实际情况编制完善了《特殊载体档案管理办法》，并依据中油《集团公司档案管理手册》，规范了档案工作制度和流程，形成了《吉林石化公司档案管理办法》，统一特殊载体档案等各大类别档案工作标准。从组织管理、设施设备、基础业务、档案信息化、开发利用五个方面入手，建立特殊载体档案“归档制度、保管制度、统计制度、利用制度、保密制度”五大制度，严格执行各项标准，筹划了特殊载体档案规范。在这部分特殊载体档案的管理条件标准的制定上，借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。

针对电子档案的不同载体形成，吉化公司档案馆紧紧围绕公司办公自动化的开展，将电子文件的使用与管理、远程网络服务作为新型档案资源进行管理，将管理和服务制度进行细化，从源头开始，制定了职责明确、高效便捷的规章制度。为此吉化公司专门印制了《电子档案管理手册》，明确了收集、管理、使用、运行、服务、保密、安全等一系列制度和要求，作为企业档案馆、二级企业部门档案室、专兼职档案管理人员的三级档案操作规范的执行标准。特别是在音像档案的收集管理利用上，吉化公司实行三级管理联动制度，凡属在公司内发生的各种重大活动，由所在单位档案部门随时进行拍摄录制，及时上报给上一级管理部门，制作内容全部上传公司档案馆，达到多点采集，集中管理，多点利用，统一标准，使档案信息资源在保证及时共享的同时，有了更适合发展和建设的制度保障。

二、管理措施创新促进基础工作建设

吉化公司档案馆在加强基础建设的同时，注重特殊载体档案管理措施的创新。公司档案馆经常向公司领导汇报特殊载体档案的管理状况，及时宣传这部分档案为企业发展创造的社会价值和经济价值，引起领导的重视。近年来，公司领导对库房改造、设备更新给予大力支持，特别是将新馆建设列入企业发展规划，并进入建设之中。特殊载体档案的管理更加规范，条件更加完善，利用更快捷准确高效。

吉化公司领导十分支持档案工作思路的创新，促使档案工作不断出新。比如对特殊载体档案的管理条件的标准制定上，档案工作没有先例可查，吉化公司档案馆借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。从过去的拍摄、制作、审查、播发，最后再到归档、管理、开发、利用，这是信息再生过程从繁琐复杂中解脱的过程。通过三级联动，简化了程序，推移了档案工作的前沿，明确了原有的影像的拍摄就是档案的形成，制作审查就是档案的整理，播发利用与档案的存档管理同步进行，不仅让档案工作提速，同时也减少了工作环节，也对档案的深层次服务提出更高的要求。

在创新工作上，吉化公司档案馆紧跟时代步伐，随着各种特殊载体档案的增加，档案管理手段也在不断提升。档案信息库的建立，使得企业档案在服务上更便捷，管理更科学有序，资源共享成为现实，特别是在信息化提升的同时，提出要熟练使用E6系统进行多种方式查询，由一般向“查全率、查准率”的优质服务转变，由简单服务向“增值服务”提升，加强了档案管理的软、硬件管理手段。由于发展的需要，公司给予了大量的投入，购置了专业的影像编制、摄制设备、大容量的档案管理终端，确保了档案创新工作的不断深入和持续发展。

吉化公司档案馆在将以往纸质档案数字化处理过程中，采取多种形式进行数字化处理，采取新的输入系统、多方联动、创新工作方式，在较短时间里完成馆藏档案50%的数字化目标，为数字化档案馆做好了数据资源准备。

吉化公司档案馆注重人才培养，每年要让档案工作者有一定的时间进行创新培训学习和经验交流，创建一个良好的学习氛围，鼓励创新工作。吉化公司档案馆对那些在档案创新工作中能够经常有新方法、新思路、新成果的档案工作者给予奖励，有创新成果者，可在年度评先争优中作为一个重要条件加分，特别是对有突出创造才能的档案工作者在职称晋升，职务任免中作为加分条件。建立起这样的一个奖励机制，激励档案工作者在创新工作上不断有新的创造，也是档案工作经常保持在一种活力的状态中，让我们的工作经常出新。

三、管理手段创新提升档案服务能力

为了让各种专项服务能常用常新，吉化公司档案馆专门建立了一个策划实施团队，参加公司生产办公例会，了解各部门日程安排，掌握新项目发展脉络，参与各项工作服务，让档案工作各个部门都能在企业发展建设中动起来，有用武之地。

吉化公司档案馆在筹建“建设与保障”的一个大型回顾展中，将企业发展历史划分了几个大的段落，在相关资料的征集过程中，从上到下进行动员，广泛收集，采取了有偿征集与无偿捐赠相结合的方式，特别是在实际操作过程中，本着走出去摸底排查，请进来“口述历史”的方法，让这部分档案的馆藏数量不断增加，也为企业档案增添了一个新门类——口述档案。

在这部分特殊载体档案的功能开发上，吉化公司档案馆采取多条腿走路的方式，实行边运行边改进的办法，利用这部分档案的特殊性，开发其相关的服务功能。例如，在吉化公司内部网站上开辟“专题图片”专栏，结合业内专题、公司大事、吉化记忆等几个专题公开照片，还专门针对没有说明的旧照片开展“旧照求证”活动，并定期更新照片内容，员工通过网络即可查询到有关图像进行利用，非常快捷、方便。

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【关键词】国土档案；新农村；制度；管理

临朐县总面积1834平方公里，345个中心村，总人口83.43万人，是个人口和土地大县，近几年来，该县不断完善土地管理档案工作，并且以搞好土地档案工作为契机，推动新农村建设档案工作全面开展，取得了较好的成绩。

国土档案是土地历史的真实记录，具有凭证价值和法律效力它详细记录了各项目建设占用土地的情况，土地分类的变化及每一宗房地产的土地权属来源，交易变化过程，是土地确权、土地权属管理、土地利用规划、耕地保护和执法监察等国土工作的科学依据，与政府的工作和群众的生活有着十分密切的关系，为我们提供各种历史资料、数据，对揭开历史遗留问题起了很大的作用。因此提高土地档案管理工作是十分必要的。

一、加强国土系统档案科学化管理工作

临朐县国土资源管理局和县档案局密切配合，强化措施，切实加强国土系统档案科学化管理工作。

1.加强组织领导。成立了以主要负责同志任组长的档案工作领导小组，设立了档案室，配备了专兼职档案人员，将档案工作纳入分局总体工作规划、年度工作计划、岗位责任制考核和各项工作程序，建立起了科学有效的档案监管运行机制，从而确保了档案工作的顺利开展。

2.加强档案管理制度建设，完善了档案资料的归档、整理、保管、保密、查借阅、统计、鉴定销毁、交接清点、安全管理及重大活动档案管理办法等规章制度，使档案工作有章可循，并严格落实执行。

3.加强档案基础业务建设，将文书档案、业务档案、会计档案、科技档案和特殊载体档案等分门别类进行了整理，并全部移交档案室集中统一保管。

4.加强档案信息化建设，县国土局和辛寨国土分局、寺头国土所全面开展室藏档案数字化加工，建立起了数字档案室。

5.加强档案安全管理，设立档案专用库房，配备了能够满足档案保管需要的装具和现代化管理设备，落实“九防”措施，确保档案绝对安全。

6.加强档案信息资源开发利用，编制了全宗卷、案卷目录、全引目录、电子目录等检索工具，搞好档案查阅利用，并积极开发档案信息资源，主动编写为国土资源管理、县域经济发展和农业农村生产服务的档案资料。

目前，县国土局存储各门类档案共218135卷（件、册），安装了规范的网络版档案管理软件，录入各类档案目录15万条，做到了组卷合理，保管期限划分准确，目录清晰，案卷标题明确，装订规范整齐。2015年底，顺利通过了省特级国土资源档案管理工作全面评审验收。

二、以完善土地管理档案档案为契机，推动新农村建设档案工作全面展开

该县认真贯彻落实国家档案局、民政部、农业部《关于加强社会主义新农村建设档案工作意见》，强化措施，不断创新新农村建设档案工作机制，使档案工作规范化、制度化、信息化建设取得新成效，成为新农村建O的重要促进力量。

1.加强档案基础建设，确保档案质量。加强对镇（街道）机关、站所、社区、中心村文件材料立卷归档的指导，实现了完整收集、规范立卷、注重利用的目的，科学规范了农村档案工作。建立了文书、财务、换届选举、村民、土地延包、流转、农业科技、税费改革、粮食直补、下乡补贴、党建、计划生育、国土管理、文明户创评及特殊载体等门类的档案，案卷质量达到国家规范标准。

2.以人为本，健全民生档案工作。与组织、民政、财政、人力资源与社会保障、教育、卫生、计生、残联、国土等部门联合，建立和完善了包括面向困难群体的社会救助、面向特殊人群的社会福利以及农村体制改革、新型农村养老保险、农村低保、农村劳动力、计划生育、农村教育、农村党员、惠农补贴、村民宅基地管理、新型农村合作医疗档案等，形成了涵盖整个民生的档案管理体系和服务利用体系。

3.以点带面，稳步全面推进。根据《山东省社会主义新农村建设档案工作示范县（市、区）和示范乡（镇）实施办法》、《潍坊市社会主义新农村建设档案工作示范村（社区）评定标准》，按照“以点带面，加强指导，全面推进”的思路，结合临朐县实际提出了社会主义新农村建设档案工作的具体目标和任务，并在五井镇、寺头镇和城关街道兴隆村、李家庄村、寺头镇宫家庄村开展新农村建设档案工作示范镇、村创建工作，通过试点不断探索和总结适应临朐农村经济社会发展的档案工作经验，以点带面，全面推进，逐步形成符合农村实际、符合农民需求的档案工作机制与档案服务方式。