档案管理数字化方案范文

导语：如何才能写好一篇档案管理数字化方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。

1 城建档案信息化管理方案

1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设

数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：

第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。

第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。

1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作

换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。

1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设

伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。

2 总结

总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。

参考文献

[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)

[2]张世东.本市举行“2008上海国际档案信息化暨现代办公技术以及设备展览会.[J].上海档案2008(12)

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1 数字化档案管理体系概述

在数字化档案管理体系当中，档案信息综合管理系统与网络信息共享系统是重要的组成部分。其中，前者主要包括数字化处理子系统与档案信息管理、信息服务和数据库管理子系统，而后者则主要包括了信息子系统与Web管理子系统[1]。从整体角度分析，可以说数字化档案管理体系是以现代化信息技术为切入点，将档案信息作为关键内容，充分利用先进且高效的开发模式而构建的具备多用户标准的分布式档案信息资源管理系统。

2 现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构

因数字化档案管理体系在我国的发展时间不长，因而始终存在不完善之处，具体表现在以下几个方面：

第一，领导机制严重缺失。近年来，科学技术的发展速度不断加快，而人们也逐渐认知数字化档案管理机制的重要作用。然而数字化管理在我国发展时间并不长，正处于关键的发展时期，因而很多内容都需要不断摸索，导致数字化档案管理体系的系统化领导始终不完善，难以构建完善的数字化档案管理工作机制。

第二，保障机制严重缺失。建立数字化档案管理体系最关键的就是要有充足的管理专业人才，然而在实践过程中，人才总量严重不足且结构存在一定的不合理之处，尤其是创新复合型的人才短缺。另外，在对数字化管理人才能力培养与吸纳方面仍有待完善。以上都是影响数字化档案管理机制作用发挥的主要因素。另外，在软硬件投入方面也存在诸多不足之处[2]。当前，档案馆现代化管理的设备与设施更新速度缓慢，难以满足社会与现代档案发展的步伐。其中，档案管理软件的功能相对单一且水平不一，难以与数字化档案管理体系发展需求相适应。

第三，网络安全性能有待提高。在科学技术快速发展的背景下，病毒的种类也更加多样和复杂，严重威胁了网络安全。在实践中，大部分网络系统都会受到攻击，而损失也十分严重。由此可见，数字化网络安全的问题也是亟待解决的问题之一。

3 建立数字化档案管理体系的有效方法策略

3.1 建立并健全领导管理机制

领导层人员应正确认知自身职责的重要作用，进一步强化对于数字化档案管理体系建设的组织管理工作，以更好地构建具有可行性的档案管理机制。在此过程中，将综合档案的数字化管理作为切入点，形成数字化档案管理网络，以保证系统整体环环相扣，进而增强组织领导机制功效的发挥。

3.2 数字化档案管理体系保障机制的构建

所谓的数字化档案管理体系保障机制，具体指的就是实现数字化档案管理团队的专业水平与综合素质，在增加成本投入的基础上，实现档案管理服务作用的充分发挥。所以，各级领导应给予数字化档案管理工作一定的支持，注重对于数字化档案管理系统的资金投入，以保证专项经费的使用充足，实现数字化档案管理体系的正常运转[3]。与此同时，需要及时更新档案管理工作人员知识结构，确保档案团队不断注入新的活力与力量，进一步推动档案工作的数字化与现代化发展。在培训方面，档案部门应当针对不同的对象与需求，采取因材施教的方式，构建具有针对性的培训体系。在此基础上，应定期开展数字化档案管理讲座，全面培养档案管理工作人员的数字化管理能力，通过数字化档案管理的培训，不断获取更为丰富且先进的业务知识。

3.3 注重网络安全管理的重要作用

在网络安全问题方面，最重要的就是病毒防治、恶意攻击的预防以及信息存储与传输过程中的安全问题等等。其中，在防治病毒方面，需要与档案部门实际状况相结合，将防毒软件安装在工作站、互联网网站以及文件服务器当中，以实现多层防御。在恶意攻击的预防方面，效果最明显的就是设置防火墙以及安全岛。以功能与实现原理角度分析，防火墙技术具有一定的大众化特征，并不会增加档案管理部门的经济负担[4]。而对于安全岛的设置来说，其安全程度更高，然而价格也相对较高。为了实现经济性的发展目标，建议档案管理部门采用防火墙技术。如果经费充足，最好采用安全岛设置作为预防措施。在信息存储与传输过程中，应采取加密体制，效果最理想的就是公钥基础设施。另外，操作系统的安全问题同样值得高度重视，可以通过对操作系统的安全防治来达到预防的目的[5]。而在灾难恢复与数据备份方案，所采取的安全措施并不能够确保档案馆不遭受损失，因而，数字档案管理体系恢复系统与容灾系统应当有机结合静态备份与同步备份的方式，最重要的是要事先制定应急响应的措施。

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【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化

近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

作者简介

杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。

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近年来，虽然房产档案管理方法在不断地改进和完善当中，但是步伐缓慢，效果不是很明显，其中一个主要的原因就是相关人员对房产档案管理数字化的管理模式的实现缺乏足够的认识，对其重视程度明显不足。不注重房产档案信息采集的分析和归类，将其单纯的等同于简单的文字处理工作，忽视了档案管理工作队企业经营过程中的重要的作用。因此，在实际的管理实施过程中，缺乏严谨的信息采集与分类环节，使得档案材料归档与保存形式化，严重的破坏了信息的完整性，大大的降低了其使用价值，也耽误了大量的时间，拖延了工作进度。

2．缺乏专业的人员指导和开展档案管理工作

随着社会的不断发展和变迁，我们必须清楚认识到现代化的知识型档案管理早已逾越传统的手工劳动范畴。我国在房产档案管理中缺乏对专业人才的投入，大多数档案管理人员都不是毕业于档案管理专业的人员，也没有经过严格的审核和培训，有些是临时从别的部门抽掉过来补充人员短缺的，他们只是单纯的认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集、分类、存放，根本意识不到档案管理工作对企业经济发展的重要性。

3．有效实现房产档案管理的数字化的若干措施

(1)提高房产业相关人员对档案管理数字化的深层认识实现房产档案管理的数字化的主要目的在于科学、系统的管理房产档案，方便档案的调用、查阅等管理要求，保证档案的完整性、科学性和便利性，为企业管理者制定企业决策提供正确的依据。而一旦档案资料在管理过程中因为管理不善，而导致档案内容的缺损、不完整、记录不规范，这必将在很大程度上降低档案信息的真实性和实用性，从根本上失去了其本身存在的意义。房产企业档案管理的发展水平在某种意义上受到人力、财力、物力等相关因素的制约。所以想要快速实现房产档案管理的数字化，不断地提高相关业务管理水平和工作效率，房产档案管理人员应该注重从相关人员的思想认识上着手，深化员工对这一科学的管理模式重要性的认知，突出显示出其在企业在未来市场竞争中的核心竞争力，着重强调其相对于传统的管理模式相比所显示出的巨大的优势，让其从根本上意识到实现房产档案管理数字化的必要性，并在实践中不断地加大资金和人力的投入，更快更好的消除档案管理工作中存在的弊端，推动档案管理工作向着优质、高效的方向发展，促进房产档案管理现代化的建设。

(2)提高档案管理人员的业务能力，实现员工的专业化、规范化［2］数字化房产档案管理，是一门集众多学科于一体，对专业性和技术性有着较高的要求。数字化房产档案管理人才，必须拥有全面系统的知识框架和敏锐的观察和信息处理能力，才能在数字档案建设过程中发挥出其作用。在竞争日益激烈的时代背景下，要想富有成效的实现房产档案管理的数字化，管理部门必须建立一支有专业素养高、文化水平高、思想觉悟高、业务水平高的卓越的房产档案管理人才。因此培养和造就高素质的既懂档案管理业务工作，又熟练掌握办公自动化技术的综合型人才则对企业的发展战略意义非凡。这就要求相关单位应该重视档案人才的教育和培养，充分激发和调动档案人员的自觉性、积极性，不断地提高房产档案人员的能力，打造出一直专业知识过硬、综合实力超强的团队。

4．结语

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一、实现房产测绘档案数字化管理的必要性

（一）房产测绘事业持续发展的需要

随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台，我市房产测绘事业蓬勃发展，房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大，传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要，房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放，成为大数据时代社会共享的资源。因此，房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。

（二）信息时代的需要

随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展，未来社会人类交流的主要工具将是数字网络，来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来，只有实现数字化管理，才能适应社会信息化进程的需要，为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。

（三）实现房产测绘档案社会服务的需要

传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式，开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够，致使房产测绘档案社会利用率较低，不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立，不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷，而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时，还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放，不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督，对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。

二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题

房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理，涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求，但必须注意到，在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。

（一）房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证

在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时，也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。

（二）房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性

国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统，各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同，使得系统的通用性较差，基础数据难以交换、难以共享，不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。

（三）房产测绘档案数字化建设发展不平衡

由于各地区的经济发展水平不同，房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网，实现了计算机辅助档案管理；有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机，资料检索等仍习惯于手工操作，档案管理基本还是纸质化，房产测绘档案数字化管理仍未起步；有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。

（四）房产测绘档案管理队伍素质偏低

在档案数字化建设过程中，档案管理人员是关键因素，各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放，致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低，技能提高缓慢，既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏，影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。

三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议

（一）研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统

严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定，结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求，适当增减房产测绘档案材料收集范围，调整档案目录，增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入，研发适合房产测绘档案数字化管理的系统，切实做到“三统一”，即：实用性与科学性有机统一；信息安全和技术安全有机统一；通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率，加快房产测绘档案数字化管理进程，提高房产测绘档案信息资源的利用率。

（二）加强档案保密工作，确保房产测绘档案信息安全

一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策，明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等，为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识，客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断，根据档案的密级程度确定开放查询范围，严格审查，严格管理，确保计算机网络安全和档案信息安全。

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物质、能源和信息是人类社会赖以生存和发展的三大资源，只是在不同的时代，人们所依赖的核心资源有所不同。在信息社会，核心资源是信息。信息资源已成为国际竞争中极为重要的战略资源，数字化革命将使信息资源成为至关重要的国家财富，经济和社会发展越来越依赖信息技术和信息资源。信息资源不仅有很大的经济价值，还具有丰富的文化价值和战略价值，在综合国力竞争中的地位凸显重要，加快信息资源开发利用是科学发展观的内在要求。要按照科学发展观的要求，实现经济社会全面、协调、可持续发展，就必须改变传统的资源观念、调整资源战略、大规模开发利用信息资源、节约物质资源和能源，走“以信息化带动工业化”的新型发展道路。

IRM理论产生于20世纪70年代后期，自产生以来得到了快速发展。就IRM理论的起因而言，一则得益于信息技术的发展与应用，特别是信息系统的推广；二则归因于信息资源总量急剧增长所造成的信息供求矛盾的激化，人们急需一种理论来解决信息实践中的种种问题，IRM理论最初萌芽于工商管理和政府部门这两个领域。20世纪90年代初，我国图书情报领域的学者引入了IRM理论，并与欧洲学者有相似之处，即在引入理论的同时大量地植入了情报学等学科内容，形成有中国特色的IRM理论。现在IRM主要应用于政府、企业、图书情报及民间信息服务等领域[1]。

一门学科的制度化，即形成稳定的学科规则和模式，应包括以下内容：学科职业的制度化、学习和训练的制度化、研究的制度化、交流沟通的制度化及评价和奖励机制的建立[2]。虽然IRM出现时间短，但在20多年中，理论研究和实践应用都取得了丰硕成果。在我国不仅出现了一定数量的专业期刊，出现了一定数量的地区IRM中心（北京和大连IRM中心等）；而且成立了专门的IRM协会和研究基地（国家IRM北京和南京研究基地，国家重点研究基地武汉大学信息资源研究中心），每年定期或不定期召开IRM会议和论坛（如2004年人民大学IRM学院举办的“2004年中国IRM论坛”和武汉大学举办的第三届“信息化与IRM”学术研讨会），有了相对稳定的研究群体，发表了相当数量的论文和专著；尤其是在我国大学教育中得到了发展：最先是一些相关专业开设IRM课程，后来一些研究生专业开设IRM专业方向，发展到设立IRM硕士和博士专业，而本科专业的设置，在2003年浙江大学、2004年四川大学批准开设IRM专业（由档案学、图书馆学合并调整）后，2005年河北师范大学也被获批准增设IRM专业，在此期间也有一些院系改名为IRM学院（系）。

2、图书馆学、情报学、档案学学科一体化的发展

图书馆、情报、档案学科同宗同源，图书馆和档案馆最初是合二为一的，由于社会发展的需要，这三门学科进行了分流，经过各自独立的发展阶段，又各自为政地形成了三个系统。19世纪初出现了图书馆学，19世纪末档案学开始形成，19世纪末20世纪初出现了文献学，20世纪中期诞生了情报学。这四门学科最初的研究对象有所不同，图书馆学研究的是图书资料，档案学研究文书档案，文献学研究期刊论文，情报学研究科学文献情报的机械检索。由于出发点不同，并且从产生之时就朝着建立各自独立的研究领域方向迈进（特别是情报学），因而它们在很长一段时期呈现出强烈的“离心化”发展趋势。可是，随着实践的深入，图书馆、档案、文献和情报工作的对象逐渐出现了趋同趋势——它们都要处理图书、期刊及其他各种数字文献。由于这些学科研究的对象都是文献，只是研究对象的侧重点不同，在理论、方法、手段等方面必有诸多的相似之处，所以在当代它们之间出现了“集成化”趋势。特别是随着科学技术迅速发展，新技术、新方法的老化周期愈来愈短，现代科学日益向微观方面纵深发展，分支学科也越来越多；与此同时，学科之间相互交叉、相互渗透也越来越多，科学研究方法也在向整体化发展，这标志着科学发展到了一个更高级的综合阶段，“大信息观”的出现正说明了这一现象。

三个学科相互融合的一体化在20世纪50年代已露端倪。1967年，联合国教科文组织将“图书馆组及书目、情报工作与科学名词委员会”改名为“情报工作、图书馆与档案部”。1974年9月，该组织又在巴黎召开了全面规划国家文献、图书馆、档案馆基础结构的世界科技情报服务系统大会，提出了建立“国家情报系统”（NATLB）的计划。许多国家据此采取了推动图书情报档案综合发展的相应措施。由于图书馆学、情报学和档案学研究的对象不论是机构、工作流程，还是资源和事业都有共性，所以它们的一体化自然顺理成章。特别是现在信息技术和网络技术的发展，新的问题的出现，三个学科更是错综复杂，呈现出一种融合的趋势，主要表现在：①研究对象的同一化；②研究人员的一体化；③专业教育的融合；④专业期刊的交叉。叶继元教授甚至认为图书馆学和情报学基本重合，作为过渡性名称，可以称为“图情学”[3]。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆藏有图书、手稿档案（包括23位美国总统的手稿）和科技报告等，所以美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，例如，图书馆工作与情报工作实现一体化，这种模式比较普遍，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。但在一体化理论和实践中存在一些问题，主要有：

2.1　缺乏正确的理论指导

缺乏理论指导的实践是盲目的实践，缺乏正确理论指导的实践将是失败的实践。图书馆、情报和档案学分别指导着图书馆、情报和档案工作的健康发展。然而，那种追求自我完善的学科建设现状是无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导的。目前，少数图书、情报和档案单位进行了一定的一体化实践，但其中大部分仅仅是三个机构合在一起，挂一块牌子，而内部仍然是各行其是，其实是有名无实；而另一些单位则把档案、图书、情报资料无条件地合到一个地方去管理，这又属于一种混合。这些做法与一体化的宗旨是大相径庭的，究其原因就是缺乏正确的理论指导。随着科学发展综合化趋势的日趋加剧，图书馆学、情报学和档案学加强横向联系的趋势也日趋明显，而作为这种相互惨透、相互影响的必然结果是将出现一门研究它们的共同规律，以指导这些学科进一步发展的新学科。在20世纪80年代就有学者提出几种理论，代表性的有文献交流学、文献信息学、文献信息管理学及后来的IRM学等，但由于各种条件限制，都没有很好地应用。

2.2　宏观管理无力

宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立状态，加强横向联系，开展协调、协作，组成全国统一网络的过程。只有实现了宏观管理的一体化，才能使三个独立的工作系统在统筹安排、全面规划、协调发展下，建成统一的国家信息资源保障体系。实现宏观管理的一体化必须要有一个统一的、有权威的、协调咨询性质的机构和系列的规章制度。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容。

2.3　专业设置不合理

我国对信息资源类学科的专业设置经历了一段混乱局面，这种混乱主要表现为：学科的名称不规范而且不稳定；多种分类标准并行，学科设置交叉重复；对学科的归属缺乏长远、一致的考虑，没有一个合适的学科名来统一三个学科的上级一类学科。例如，在历史上，对图书馆学、情报学、档案学的学科性质无一定论，经历了好几次的学科属性变更。在1998年教育部的高校本科专业设置中虽进行了一定的规范，但把情报学删除，而图书馆学、档案学和新增的信息管理与信息系统专业，与行政管理、旅游管理及土地资源管理等共属于管理学门类，很显然，图书馆学、档案学的关系与其他管理学门类中的学科关系更密切。而在国家社会科学基金指南和1992年制定的国家标准《学科分类与代码》中把图书馆学、文献学、情报学、档案学、博物馆学及图书情报文献学其他学科等学科作为二级学科，一级学科取名为图书馆、情报与文献学，这种取名方法也存在一定的不合理性。

现在，社会需要新型知识结构的信息人才，这些人才应是一专多能的，是综合性人才，他们在宏观上能从事信息管理系统的设计和运行，在微观上能精通某方面的业务工作，并能够推动信息综合管理的发展。在实际的专业人才培养中，这三个学科各自为政、独树一帜，大多数学校这三专业之间的联系不是很紧密。培养出来的人才，要么是过于专业化，适应面不广；要么对一些知识仅学到了一点过于广而泛的皮毛，显得空洞。这迫切需要三个学科、协调发展。

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3、在IRM体系框架中三学科的一体化

在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，构建统一的IRM学科体系框架，探索图书馆学、情报学、档案学学科一体化的途径，已是一件迫切的任务。

3.1　在IRM体系框架中一体化的理由

钱学森在《论系统工程》一书中指出[4]：“情报、图书、文献和档案都是一种信息”。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报、档案信息都属于知识信息；图书馆、情报和档案工作均属提供知识信息的服务工作；图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，新的数字化环境下，在三学科理论、方法、手段等方面必有很多的相似之处。通过对国内众多的关于IRM论著的了解，从其发展历程、定义、学科性质、研究对象、研究内容、研究方法和管理过程来看，IRM作为三学科的上一类学科是合适的。

IRM体系框架中一体化可以较好地解决一体化过程中的问题：①IRM理论是一种综合性的管理理论，1993年，卢泰宏在其所著的《国家信息政策》中，指出[5]：“IRM是信息管理中的一个重要的新阶段。”在此基础上，他提出了IRM的内容构架，认为：“尽管关于IRM的阐释不尽相同，但至少有一点是众所一致的，即IRM是信息管理的综合，是一种集约化管理。”可通过IRM理论来指导一体化工作。②可运用经济、法律和必要的行政手段，建立全国性和各地区性的IRM中心，以确保信息资源的充分开发、有效利用以及信息事业的健康发展。制定有关于IRM科学、完备的政策法规和标准规范体系，实现统一的宏观管理。③在学科的设置上，可把IRM 作为三个学科的上一类学科。为适应社会现代化、信息化对培养复合型人才的需求，大学课程设置遵循“淡化专业、强化素质、厚基础、宽口径、强能力、重实践”的原则。图书馆学、情报学和档案学专业可实施按系招生，按“2＋1＋1”或“1＋1＋2”方案组织教学，把这三个学科统一按IRM学科招生和培养，把大学四年分三部分构成：第一部分统一进行政治理论课、外语课、计算机基础课和科学文化基础课综合教学，第二部分共同实施IRM专业课教学，第三部分依照学生自愿分专业，按图书馆、情报和档案学专业实施各自专业教学，组织毕业实习和完成毕业论文（设计）。而硕士和博士研究生的培养，也可遵照上述原则，在统一的IRM学科下，再细分专业和方向。

另一更重要的方面是信息技术在三个学科的形成与发展过程中表现出的强大的整合作用。这三个学科研究的核心问题是信息及其载体的传播、搜集、选择、整序、存储、服务及利用。IRM学科在包含三个学科的基础上融合了新闻学、传播学、咨询学、编辑出版发行学等其他多个学科理论。IRM学科是这些学科在更高层次的集合和发展，这非常有助于促使图书馆学、情报学和档案学吸收其他学科的研究成果和方法以促进自身的成长和发展。同时图书馆学、情报学也能够为其他学科的发展提供知识与方法支持。信息技术在促进学科整合的同时还促进了各个学科之间相互渗透和共同进步。对于图书馆学、情报学，信息技术的发展导致了若干新兴分支学科和交叉领域的产生，例如信息经济学、信息社会学、信息生态问题、信息法学等。这些分支学科和交叉领域是本学科体系成长与发展的重要表现，也对图书馆学、情报学学科体系发生变革提出了新的要求，为其一体化提供了积极因素。

总之，用IRM来统一它们可谓名正言顺。当然，图书馆学、情报学、档案学学科都有各自特色，一体化并不是要取消和瓦解这三门学科，而是要在IRM这个统一的框架中促其协调、系统地发展；统一于IRM体系框架中，也可扩展和深化三个学科的研究领域，使它们得到新的发展。

3.2　IRM体系框架的构建

现在，必须打破现有的学科分类体系，创设IRM学为一级学科，并将相关学科统一列入到该学科之下，形成一个新的学科群。信息类学科可以从宏观上划分为三类：第一类属基础理论研究范畴，属于探索未知，主要研究信息的本质及自然界、人类社会和生物内部的信息机理问题，包括信息论、控制论、系统论等学科和由这些学科以及其他各学科中派生出来的信息理论研究学科；第二类属技术科学范畴，重点是为信息工作研制现代化的技术手段，主要包括计算机科学技术、通信网络技术等，通常称它们为信息技术；第三类属应用科学范畴，主要是运用第一类学科的理论和第二类学科的手段来解决具体的信息问题，这类学科中的以信息资源的建设、开发、管理和利用为研究对象的学科群，就是IRM学，其中主要包括图书馆、情报、档案学，也包括一些新兴学科。

IRM学的学科性质是其基本理论之一，从其形成背景及研究对象来看，IRM具有交叉学科、管理学科、应用学科的性质。IRM横跨信息科学、资源科学和管理科学三大领域，是在信息科学、管理科学和图书馆学、情报学等的理论基础上发展起来的，学科性质应为综合性学科。

IRM的学科体系结构，有众多学者在相关IRM专著和论文有表述，其中有代表性的是霍国庆和谢阳群提出的体系[6]。在新的环境下，结合已有的体系，按学科体系构建的原则和方法，本文提出了有图书情报特色的统一的IRM学科框架（如图1），较具体的适用的学科体系则有待进一步拓展。从整个学科体系来看，作为一门学科的IRM应归属到管理学门类下。在理论研究中，一般理论研究主要是对IRM基础性理论的研究，它也是该学科确立的基本条件；专门理论则是指导某一特定专业领域的特色理论，除图书馆、情报、档案学外，主要还有文献学、编辑出版学等。在应用研究中，IRM活动首先是一个过程，作为信息需求分析到信息服务的系列过程，IRM是由若干相关而有序的环节组成的；IRM活动也是一种宏观调控行为，一般通过行政和法制来规范，IRM法规包括宏观、中观、微观三个层次，包括一些标准和政策法规体系：社会信息化背景下的政策与法律问题、信息采集的政策和法律、信息公开的政策和法律、信息传播与利用的政策和法律、信息安全政策和法律、其他相关政策和法律；IRM活动还是一种技术行为，利用多种信息技术和IRM本身的专业技术来实现其目标；IRM是应用广泛的学科，可以渗透许多领域，对特定领域的信息资源进行高效的管理。

一门学科兴衰的内在规律，主要取决于它是否存在新的足够多的有价值的问题可供研究。作为新兴学科，IRM也存在很多不足和有争议的地方，面对信息化进程中层出不穷的新问题，迫切需要进一步完善，这也是IRM学快速发展的重要基础。在其框架中的图书馆学、情报学、档案学学科一体化也必然会取得新的进展。

【参考文献】

[1] 徐引篪.现代图书馆学理论.北京：北京图书馆出版社，1999:87—98

[2] 李政涛.教育学科发展中的“制度”与“制度化”问题.华东师范大学学报：教育科学版，2001（3）:76—87

[3] 叶继元.图书馆学、情报学与信息科学、信息管理学等学科的关系问题.中国图书馆学报，2004（3）:11—23

[4] 钱学森.论系统工程.湖南：湖南科学技术出版社，1982:87—98

[5] 陈能华.图书馆信息化建设.北京：高等教育出版社，2004:127—139

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档案数字化管理的主要特征

更加便利的信息资源。对企业档案采取数字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息资源。企业档案的数字化管理要求利用计算机、多媒体技术以及网路设备等，为企业的生产经营提供了更多的信息资源。对于这些信息资源的利用比较简单。数字化程度的提高。和其他档案管理方式相比，企业档案的数字化管理，具备了标准化程度高的特征。因为档案的数字化管理，要求该电子档案要符合有关管理标准，同时还需要符合我国档案管理的相关规范等。这使得档案的数字化管理逐渐朝着规范化方向发展，档案管理更加正规。大型网络的运用。企业档案的数字化管理，联合利用各个网络，为提取企业信息提供更有效、便捷的环境。大型网络的运用，势必会成为档案数字化管理的主要特征。在企业档案的数字化管理过程中，唯有改善网络环境，扩大网络应用范围，才能够为企业的生产经营提供更有效的信息来源，才能够确保所提取的数据资料的完整性与有效性。

加强企业档案的数字化管理的重要意义

对企业档案加强数字化管理，能够提高本企业的经济效益。社会的逐渐进步以及市场经济的发展，使得庞大的企业档案资料与传统的办公模式之间的矛盾更加激烈。以往企业采取的是粗放型档案管理模式，通过增加办公人员以及办公费用等措施来解决问题。这样直接导致企业管理成本的增加。而企业在管理档案的过程中采取数字化管理模式，能够节约更多的人力资源与物理资源，节省保管费用，降低管理成本。能够实现档案办公效率的提高。企业在档案管理过程中，采取传统的管理模式，只能调阅纸质档案资料后才能够阅览到档案资料。在阅览档案时，可能会导致纸质档案的磨损或遗失等，并不利于纸质档案的保管。而采取档案数字化管理后，利用互联网实现了档案的无纸化保管，同时还能够提高档案的阅览效率。企业档案的数字化管理是企业管理的必然趋势。信息时代的来领，使得企业在管理档案的过程中，遵循与时俱进的管理原则，促进档案资料的数字化管理，提高档案的保管质量，充分发挥档案资源的实际利用效率。这成为了企业管理的一个必然发展趋势。企业档案的数字化管理，利用计算机、多媒体、网络通讯以及数字化技术等，促进档案的现代化管理进程。企业档案数字化管理的具体应用做好档案资料汇集工作。我国各类企业对档案进行数字化管理的过程中，首先需要做好档案资料汇集工作，将更多的资料信息收集起来，以此应对档案管理系统的各种突发性事件，避免电子档案系统发生问题后，企业信息来源的中断，使得各种工作难以顺利开展。企业进行档案资料汇集的工作中，应灵活运用各种措施，大范围收集更多的有关资料信息，并对所收集到的资料信息采取有效措施进行保管和存放。唯有这样才能够为企业提供及时的信息帮助，推动企业的稳步发展，为企业领导阶层的决策提供信息支持。这是我国企业加强档案的数字化管理的重要内容。企业应制定全新的档案管理方案与管理原则。企业在对档案加强数字化管理的过程中，应充分运用网络技术与信息技术，制定全新的档案管理方案、档案管理原则，提高档案工作效率以及现代化管理水平；搭建全新的档案服务结构以及档案管理模式，充分开发企业各种信息资源；加强对档案资料原件的保护和管理。全面提高档案管理员的工作意识。企业在对档案进行数字化管理的过程中，应全面提高档案管理员的数字化管理意识，提高工作效率。首先企业应大力宣传档案的数字化管理模式，从而让档案管理员树立数字化管理观念。此外，档案管理员则应加强业务培训，提高档案管理能力，掌握计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的应用，使得他们能够利用上述技术对档案加强数字化管理，从而为企业额各个部门提供更优质的信息服务。

企业应处理好传统档案管理和现代化档

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先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。

二、医院档案信息数字化管理的主要问题

（一）张纸存储和信息储存同时存在。

在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。

（二）电脑网络的安全问题。

电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。

（三）对数字化档案管理认识不深。

我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。

三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节

对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：

（一）建设信息系统工程，实现信息共享。

档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。

（二）数字管理的横向性和安全性。

医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。

（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。

由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。

（四）完善医院数字化管理制度。

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【关键词】档案 信息化 企业管理

1 当前电力企业档案管理模式及存在问题

1.1 档案管理模式

随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

1.2 档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

1.3 档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。

2 集团数字档案馆的设想和建设方案

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

2.1 档案信息系统实现的功能

档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

2.2 技术方案

参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。

采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用（Remote Method Invocation）。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。

3 实施方案

（1）第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。

（2）第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。

（3）第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。

（4）第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。

通过建成的数字档案馆，实现档案信息化，做到业务规范化，机构网络化，数据电子化，进一步促进企业集团迈向国际化。

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【关键词】事业单位；档案管理；创新途径

在我国社会行政体系中，事业单位是我国行政服务体系的重要组成，是党和国家行政服务职能发挥的重要机构。在事业单位运营管理中，档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，是服务于事业单位各项管理工作的重要活动。受我国社会主义国家事业单位发展需求，传统的档案管理方法已经不能满足事业单位的实际需求，因此需要企业不断创新并完善档案管理体系。以科学的管理方法及现代档案管理理论，指导事业单位档案管理工作。

1 事业单位档案管理的意义分析

事业单位档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，是提高事业单位工作质量及工作效率的必要条件。在现代事业单位的发展中，档案管理是及时、全面掌握单位整体情况的基础，是分析事业单位运行情况基础。随着现代档案管理工作理论研究及经验的丰富，事业单位必须加快档案管理的创新与改革。以此满足地区经济发展中对事业单位工作的需求，满足新时期事业单位改革后的运营管理需求。

2 事业单位档案管理的创新途径

2.1 以事业单位档案管理现状及问题的掌握确定工作方向

在事业单位档案管理的创新与完善中，首先需要对事业单位档案管理现状及问题进行调研与分析，以此为基础确定档案管理创新途径及内容，促进工作质量的提高。因此，事业单位应首先对自身的档案管理进行调研与分析，发现事业单位档案管理工作中存在的不足，以此为基础确定工作方向。以具有针对性对策制定与执行，保障档案管理创新途径的科学性与适用性。目前，我国事业单位档案管理中主要存在如下问题，档案管理工作不重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足、档案检索及利用效率低等问题。因此，档案管理的创新途径及方向应针对档案管理现状及问题进行制定，促进事业单位档案管理能力的提升。

2.2 创新档案管理制度，强化事业单位档案管理能力

针对事业单位档案管理现状及问题，事业单位需要对自身的档案管理制度进行分析与评价。针对事业单位档案管理需求及管理制度评价结论，确定档案管理制度创新方向与内容。针对事业单位档案内容及岗位机构设置情况，对档案管理制度进行完善与改进。同时，对档案管理制度中的内容进行创新，结合数字化档案管理技术应用情况，提高事业单位档案管理能力。

2.3 创新档案管理服务手段，提高事业单位档案利用率

在我国事业单位的档案管理中，档案利用率较低，影响了事业单位对档案管理工作的重视，影响了档案管理工作质量。因此，事业单位档案管理中应注重服务手段的创新，利用事业单位内部局域网制作档案部门网页，并增强网上信息检索功能。模仿数字化图书馆的建立与运用方式，提高事业单位内部档案使用率、提高档案服务手段及服务水平。另外，事业单位档案管理部门还需要建立在线服务系统，针对现代办公自动化现状，提供在线服务功能，促进档案管理水平及服务水平的提高，促进事业单位领导对档案管理工作的重视。

2.4 创新档案资源共享，提高档案管理服务能力

在我国事业单位的运营过程中，许多事业单位需要信息的共享提高工作效率及工作质量。因此，现代事业单位的档案管理创新中还需要加强档案资源的共享。针对事业单位间的合作需求、建立联合目录及共享体系。通过联合目录方式的应用，使事业单位间能够了解相互档案资源情况。并以互联网数字化档案管理实现信息的互通，促进事业单位档案管理服务能力的提高。

2.5 创新事业单位档案管理人员培训机制，提高档案管理能力

针对我国事业单位数字化档案管理需求、针对事业单位档案管理人员素质现状，我国事业单位还需要创新档案管理人员培训机制。结合事业单位信息化档案管理实施现状、结合档案管理工作时间，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制。以此为基础，实现对档案管理人员综合素质及管理技能的培训，促进事业单位档案管理水平及综合管理能力的提高。

2.6 强化保密机制创新，促进事业单位档案管理能力的提升

在事业单位档案管理中，保密工作是档案管理的重要内容。随着数字化、现代化、信息化档案管理技术应用的不断深入，事业单位面临着档案管理保密工作创新需求。根据数字化、信息化档案管理带来的安全需求，事业单位必须建立相应的保密机制。通过信息拷贝、信息传输等相关制度的建立，规范档案管理人员保密工作。同时，对数字化档案管理的计算机的使用等进行强化，避免数据库及网络安全问题带来保密问题，促进事业单位档案管理能力的提升。

3 完善事业单位档案管理创新方案评测体系，保障档案管理工作的有效开展

在事业单位档案管理创新中，必须建立创新方案评测体系。通过创新方案评测体系的建立，对档案管理工作的创新途径、创新内容等进行评测分析。确保创新途径及创新内容的科学性及适用性，避免创新方案编制不合理、内容不合理等影响事业单位档案管理工作的开展。通过档案管理人员、档案使用人员、单位精英管理人员的参与，保障评测体系能够对创新方案进行有效评测，确保档案管理及使用目标的实现。另外，事业单位还应加强创新奖励机制的建立，以奖励刺激使基层档案管理人员能够根据自身实际工作积极发挥创新主动性，保障创新方案及创新内容符合实际需求，促进事业单位档案管理创新能力的强化。

4 结论

在我国现代事业单位改革脚步不断深入的今天，事业单位档案管理工作面临着诸多的问题。如何提高事业单位档案管理能力、加快事业单位档案管理创新，是新时期事业单位档案管理工作的重点。针对现代档案管理理论发展情况、针对数字化网络化档案管理需求，事业单位应加快档案管理信息化建设，加快相关人员的培训与培养。利用信息化技术提高事业单位档案管理及服务质量，满足新时期事业单位档案管理需求。

【参考文献】