档案管理分类方法范文

导语：如何才能写好一篇档案管理分类方法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1 现阶段档案相关工作分析

1.1 档案管理工作存在不足

在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。

1.2 档案归纳整理工作存在的不足

在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。

1.3 档案分类工作存在的不足

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

2 档案管理工作的相关技巧

2.1 档案管理的相关技巧

档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

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一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性

(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。

(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。

(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。

(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。

二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容

明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：

(一)必须规范社区卫生服务档案的构成

从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。

1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。

2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。

家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。

3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。

4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。

5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。

6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。

7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。

(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法

可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。

1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。

3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。

5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。

6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。

7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。

(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节

1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。

2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。

3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。

4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。

三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施

推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。

(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。

(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。

(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。

(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。

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【关键词】服务；档案信息管理；方案

在经济高速发展的今天，人们逐渐发现了提高企事业单位工作效率的主要内容，并不完全在于主体内容的完善上，还需要考虑到与之相关的各项工作内容，尤其是档案信息管理，亟待获得全面有效地改善。在社会的长期实践当中，很多的企事业单位提出了一些科学有效的改进措施，并创设出了一些新颖的管理方案，但是对于整体工作效率地提升并没有太大的作用。究其原因，可以发现，当前的企事业档案信息管理虽然不遗余力地引进一些现代化的管理方法和设备，但是理论性质的服务理念依然没有获得太大地改变，工作人员完全地秉承着“以完成任务去完成工作”的理念去工作，没有太多的工作热情和积极性。当前国内企事业单位的档案信息管理，非常奇怪的一部分内容在于他们都没有形成良好的服务意识和观念，工作人员都没有认识到自己工作的重要性，仅仅认为档案管理是公司的一个必要部门，按秩序去完成其中的工作即可。在这种心理的推动下，很多的工作人员开始出现了懈怠的心理，不愿意积极主动地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而现阶段的档案管理，不仅对整体的服务效益有着相当大的影响，而且成为了服务链中的一项重要内容，能够为客户提供最为直接切实的服务。如果在这个时期，持续保持以往的档案信息管理状态，将会直接影响到整体的服务质量，对于企事业单位的工作进程将会产生较多的阻碍。为此，我国国内的企事业单位，需要对当前时代下的档案信息管理内容进行多方面地完善，秉承单位内部的服务理念，采取最为合理的管理方法，进而推动整体服务质量的提升。

一、分层管理法

在现阶段的企事业单位中，存在相当多的信息资料需要进行合理地分类和整理，如果本身的档案数据资料过于冗杂，将不利于服务工作的开展，查阅资料的速度会显地十分慢，难以满足人们的实际工作要求。分层管理方案便是应对这种状况的最好管理方式，它的特点主要凸显于针对性的分层管理上，即在收集整理资料信息的基础上，对全部的信息资料加以分类，分类的标准一般被定为服务对象，根据不同的服务对象，进行科学的分类。之后再根据不同的类别，提供最为切实的档案信息服务。相比于其他的档案信息管理方法而言，分层管理法的实践性相当强，实效性也会更高。需要注意的是，在以往的企事业单位工作中，已然有相当一部分的档案管理人员对各种资料进行了分类，因而很多人将分层管理法视为一种陈旧的管理办法，本身的实际效用已然发挥到了极致，没有太多提升的空间。但是本文中的分层管理法，并不是简单的档案分类，而是整体档案管理中的分类，包括档案服务对象、信息收集目标、信息资料内容，同时，还有必要在档案信息管理部门下，分设一些下属部门，由这些部门分别对自己的工作内容进行管理。此外，对于不同部门所提供的服务内容，也需要有一定的区别。分层管理法的科学性，主要体现在服务理念的遵循上，之所以要开展多样的服务内容，最主要的原因在于服务对象的不同上，人们在实际的工作中，所需要的档案信息服务内容是不同的，对它们进行科学有效地区分，能够使整体的管理流程更加科学有效，人们能够从中迅速有效地找到自己想要的档案资料。分层管理法的开展，在于对管理主体、管理对象、管理内容的细化，而其中的细化管理，不仅是整体工作开展的基础，而且是优化服务质量的主要方法。现阶段的企事业单位工作，十分注重对工作的细化，而且只有对工作进行细化，只能实现精细化的管理，为人们提供更好的服务，因而企事业单位的档案信息管理，需要实时地应用分层管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各种优点以外，分层管理法还有着一定的局限性，如果企事业单位的档案信息管理工作，本身并没有太大的工作量，如果再对其进行分类，将会是画蛇添足的行为，对于整体的服务质量提升，并没有太大的作用。而且，在应用分层管理方案的时候，需要对服务内容和服务主体进行一定的分类，而相当多的企事业单位没有明确的分类标准，导致很多档案信息，在进行查阅的时候，出现较多的阻碍。同时，在档案信息管理部门下分设相应的分类部门之后，一旦服务内容和责任出现不明确的状况，将会严重影响到档案信息服务工作的正常开展。此外，分层管理法的开展，对于管理内容的分类，并没有明确的分类标准和方向，很多的档案管理人员，习惯于按时间进行分类，将较为陈旧的档案划分到一个下属部门，较为新颖的档案划分到另一个下属部门，以促进整体工作效益的提升。但是，在实际的工作中，这些管理人员又发现了一些严重的问题，那就是时间的划分上，不能确定最为合适的时间标准。大多数的企事业单位在运用分层管理法的时候，将时间的标准设置为两年，两年以前的属于陈旧的资料内容，两年以内的属于较为新颖的资料内容。在这样的分层管理中，档案管理人员需要对档案不断地进行更新工作，严重影响了正常工作地进行。

二、数据库结合法

信息时代的到来，人们的生活发生了很大的变化，很多传统的内容得不到人们的认可，而且不再是当前社会的主题。在现阶段的企事业单位管理中，存在一种科学有效的管理方法，即数据库结合法，将现有的管理设备和管理方法，与数据库完好地结合起来，双方进行科学地互动合作，进而使得档案信息管理的工作内容更加完善科学。数据库结合法的运用基础，在于对网络数据库的完善，在这个过程中，档案管理人员需要优先利用网络技术，创设出独立的数据库，并将收集整理到的全部内容，实时地输入其中，以提高整体的服务效率。数据库结合法的最大效用在于，档案管理人员能够在最短的时间内，迅速有效地为客户找寻到相应的档案信息，并选取针对性的服务内容进行服务。现阶段的企事业单位档案管理，运用最多的方法都是数据库结合法，将企事业单位的整体档案管理与服务，完全地与数据库结合起来，双方相辅相成。由于互联网是该项工作开展的基础，因而这种方案下的档案管理最为完善科学。同时，传统的档案管理采用的主要的是纸质资料的收集整理，当前的档案管理在采用全新的数据库以后，能够全面地更新档案管理方法，为人们提供最为切实的服务，而且信息资料的收藏空间将会变得相当大，不会像传统的档案管理那样，需要对档案进行翻阅查找，整体的搜寻过程十分不易。

数据库结合法也有着自己的缺点，它的最大缺点在于网络的特点，即面向的人群是全体的社会人。因而在运用它进行管理的过程中，容易受到外界的直接威胁。最主要的行为体现在数据信息的直接侵入上。随着科学技术的逐渐完善和更新，越来越多的人群掌握了相当多的信息技术和网络手段，而其中不乏存在一些社会的不良分子，他们对于网络技术的应用，更多地偏向于资料的盗取或删除。虽然企事业单位的数据库建立相对较为独立，但是始终建立在互联网的基础上，于是长期面临着外界的各种挑战和威胁。而一旦档案信息资料遭到损毁，无疑是对档案管理部门的致命打击，整个部门会趋向于瘫痪。在这样的状况下，档案管理人员首先需要具有极高的专业素质，高效地操作电脑，并将数据库的防护措施进行全面的完善，使得整体的工作效益趋向于最高。

三、自我档案管理

在新时期的经济建设发展过程中，企事业单位工作的工作开展，首先必须具有一定的工作理念，而当前的社会，企事业单位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整体的服务理念也应该服务于人。为此，一部分企事业单位对现有的档案管理工作进行了创新，开辟了自我档案信息管理的方式。这种档案信息管理档案，虽然十分推崇客户的自我管理，但指地并不是完全地将管理权利和流程赋予客户，而是为客户提供一定的管理平台，由客户对自己的信息进行更新、完善以及查阅，后台的服务依旧是由企事业挝坏牡蛋腹芾聿棵趴展。在现代化的经济建设进程中，自我档案管理明显属于一种十分大胆的想法，并且也具有了相当高的可行性。在实际的档案管理工作中，一旦客户产生了档案信息服务的需求，首先需要与档案管理人员取得联系，然后将自己的实际需求内容完全地阐述给管理人员，然后再由管理人员进行相应资料的检索。这个过程相对较为麻烦，而且很多时候容易出现多种失误的现象，不利于整体档案管理质量地提升。而在自我档案管理当中，客户可以根据自己的主题需求，直接地检索自己想要得到的档案信息，并进行知识体系内容的攫取。

自我档案管理也存在一定的不足之处。对于自我档案的管理，首先需要人群具有一定程度的认知基础和对先进设备的运用能力，如果客户不具备这些方面的内容，那么自我档案管理将不会产生实际的效用。而事实上，现阶段的国内人群体系，虽然知识人群占据了很大的比例，但是依然有相当一部分人群，缺乏良好的科技认知和使用能力，因而自我档案管理对这部分人群是不适用的。为此，企事业单位的档案管理，往往不能全方位地采用自我档案管理，还需要秉承服务理念，根据客户的不同状况，制定最为切实的服务内容，以获得人们的支持，进而产生相当大的服务效益。

结束语

新时代的企事业单位档案管理，在社会经济发展的重重挑战下，必然需要进行多方面的改革，无论是哪种管理方法的选择，都需要秉承严格的服务理念，切实地为公众提供服务。

参考文献：

[1] 张天龙. 干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 企业改革与管理. 2016（22）

[2] 马欣. 新时期如何做好人事档案管理工作[J]. 赤子（上中旬）. 2016（18）

[3] 张巍巍. 人事档案管理[J]. 中外企业家. 2016（29）

[4] 邓强，马玉妍. 做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓――在发挥大数据优势的背景下[J]. 边疆经济与文化. 2016（12）

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当今社会科技迅速发展，以往收集数据的模式已经无法适应当代社会发展需要。而数据挖掘技术的诞生，提高了数据收集的速度和质量，且在某种程度上还促进了社会的发展。

(一)数据挖掘技术的概念

数据挖掘技术是从许多的、不完全的、相对模糊的、存在噪声的、任意的实际数据当中，找出其中隐藏的、人们原先不了解的、但又是实际存在的、有用的信息和知识的过程［1］。数据挖掘所得信息具有先前未知、有效和实用三个特征。决策者对挖掘所得信息进行分析，从中提取出隐藏的关系和模式，来对未来发生的行为进行预测。

(二)数据挖掘技术的运用

在使用数据挖掘技术的过程中，数学方法经常被用到，但在一些特殊的时候，也会用到非数学的方法。另外，使用数据挖掘技术过程中，除了上面提到的方法外，还可以用演绎的方法和归纳的方法收集数据。在使用数据挖掘技术过程中，利用对相关数据进行挖掘、收集和分析得出相应的结果，并且这个结果在某些情况下，恰好能被用在管理信息、优化查询、过程控制、决策支持及数据维护等方面［2］。然而，由于数据挖掘技术特性，其在使用的过程中，涉及学科比较广，并且还涉及数据库、数理统计、人工智能、并行计算、机器学习、可视化等许多领域。数据挖掘技术中，常用到的有规则归纳、决策数、人工神经网络、遗传算法，以及可视化等技术。

二、数据挖掘技术的形式

数据挖掘分为描述型与预测型两种形式。描述型是对数据中存在的规则进行描述，并且依据数据具有微观性的特点找出其表征的、普遍性强的、概念层次较高的、比较宏观的知识，并对数据进行概括总结和抽象来描述出同一类事物的相同属性。预测型是分析和处理现有的数据，来获得某类事物中某些属性的内容，或者是预测出某类事物将来形成的规律等。在使用这两种挖掘技术时，经常用到的方法有分类方法、关联方法和粗糙集方法。

(一)分类

在运用计算机数据挖掘技术的过程中，分类是挖掘技术里的重点部分。数据收集的好坏，以及收集的数据的属性分析都是由分类决定的。因此，分类在运用挖掘技术的过程中具有非常重要的作用。分类是对数据库属性进行分析，把元组划分成不同种类的过程。并且在其划分过程中，根据数据形成的训练集，来集中对部分数据进行处理划分。然后，再对余下的部分数据做测试，在测试满足要求以后，遵守对应的规则对其分类。在实际分类过程中，比较有代表性的分类过程是:明确分类的范围、找出目标属性、组成训练集、研究属性、算法选取、分类计算、结果显示、选出测试集、分类规则验证、输出分类规则等［2］。

(二)相关规则

相关规则是数据挖掘技术中，比较简单实用的关联分析规则。它可以准确地将相关数据进行描述，并且能够对数据进行严格分析。在相关规则使用过程中，主要是对具体事物进行描写，并按照相同属性进行结合，然后对其进行总结概括，找出其共同属性和模式。一般会将关联规则直接应用到数据库中，统一地记录下每个事物得出的数据，不但可以正确地记录数据，同时消减了数据的搜索空间，使得整个运行系统得到改善和提高。

(三)粗糙集

数据挖掘技术中的粗糙集是被用作对不精确和不确定性知识进行研究的一种数学工具，在系统整个使用中占的优势比较大［3］。首先，在使用粗糙集方法时，相应的信息不需要了解，并且在运算的时候，算法比较简单且容易控制，得到大量的计算机用户的喜爱。其次，在运行粗糙集的过程中，能从数据中发现异常，排除知识发现过程中的噪声干扰，同时还能将这类数据的规律在最短时间内找出，并利用表格对其进行归纳总结，将其变成决策表，为使用者的查询提供方便。最后，在客观世界，应用有些规则的过程中也会出现不确定性。应用数据库的时候会产生许多不确定性的信息，而这些不确定性都得依赖粗糙集对其进行处理，这样就使得数据挖掘的效率得到大大提高。

三、挖掘技术在档案管理中应用的意义

记录历史资料的重要工具就是档案，它直接反映了档案管理人员的智慧和成果［3］。由于计算机网络的迅速发展，在管理档案信息的实际应用中，引入挖掘技术可以使档案的管理水平得到提高，并且改革了档案信息管理的模式。因此，数据挖掘技术应用在档案信息管理中是具有非常重要意义的。

(一)提高档案信息管理的安全性

档案信息是记载一些比较宝贵的资料，由此可知其价值的表现就是档案信息的实体。对档案管理者来讲，保存有历史意义的档案信息的时间应越长越好。保存得越长远，越体现了档案信息的价值。其使用价值相对应地增大了，被使用的频率也相应地增加，使保管工作非常困难，使用次数越频繁，就越容易缩短档案信息的寿命。同时，保密性是档案信息管理的另一项重要工作，万一档案信息外漏，不仅相关人员的隐私权受到侵犯，还有可能对其以后生活造成消极负面的影响，造成了档案保管与使用之间存在矛盾［4］。将数据挖掘技术运用到档案管理中，可以很好地避免这种情况的发生，从而保护档案信息实体和内容的安全。

(二)加快档案管理的效率，降低档案管理的成本

档案管理工作中引用数据挖掘技术，能够有效改变以往传统的档案管理模式。使得档案管理人员的工作效率和档案信息管理水平得到提高。引入数据挖掘技术，工作人员的管理时间被大量节省，处理档案信息的速度得到提高。同时，还可以加快档案鉴定工作的发展。档案管理工作中的一个重要环节就是档案的鉴定，传统的档案鉴定工作是由档案管理人员凭借多年经验来实现的，具有主观性。数据挖掘技术的运用，可以防止在鉴定档案工作中因档案管理人员的主观性而造成有价值的档案丢弃，为档案管理工作提供了比较有效的定量化方法，使档案的鉴定工作有据可依。

四、数据挖掘技术在档案信息管理系统中的运用

随着计算机信息化的迅猛发展，档案管理工作也需要进一步的完善。过去的档案管理方式已经不能适应当代社会的需要，很多数据信息无法有效地使用。要想有效地利用现有的档案数据，使其价值得到充分发挥，使用数据挖掘技术把那些隐含的信息挖掘出来，对其总结和使用是非常有必要的。档案信息管理中使用数据挖掘技术，能让挖掘出的知识信息得到发挥，并且能使档案数据信息价值被充分地利用。档案管理中应用数据挖掘技术的方法有以下几种:

(一)档案分类法

档案分类法是按照不同的种类把许多档案进行整理的方法。把档案中属性相似的放在同一个类别中，把那些档案属性不同的放在不同的类别当中。在档案进行分类的过程中，数据挖掘技术能够详细地划分这些档案的类别，帮助管理员进行档案归类，档案的检索效率和速度得到有效提高。

(二)档案收集法

档案收集法是先分析数据库中的数据，并通过对这些数据做详细的描述建立模型。然后用这些模型和所有的测试样本进行对比，一旦经测试后有一个模型与样本相符合，就可以依据这个模型对管理对象进行分类。

(三)档案保留法

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人力资源和社会保障档案管理工作是一项专业性强的工作，对档案管理人员素质有着较高的要求。同时人力资源和社会保障档案管理的信息化建设，对档案管理人员的素质也提出了新的要求，除专业素质外，还要求其具备一定的计算机、现代化信息管理等知识和技术。但当前人力资源和社会保障档案管理工作中普遍存在着管理人员不足、人员整体素质不高等问题，还有部分管理人员认识不到档案管理工作的重要性，工作态度不认真，不利于人力资源和社会保障档案管理水平的提高。

二、加强人力资源与社会保障档案管理工作的措施

（一）实行集中统一管理。成立专门的人力资源和社会保障档案管理中心，负责各种门类、载体档案的收集、整理、保管和开发利用工作，全面清查分散保管在各科室的档案，实现各类档案的集中统一管理，提高档案管理工作规范化、科学化水平，从而更好地服务民生；建立健全档案查阅、借阅、装订、归档等一系列档案工作的规章制度，并要求档案管理人员严格按规定办事，落实各项规章制度，力求档案管理工作的规范化、制度化、科学化。为落实档案的集中统一管理，首先应提高领导的重视度，促使各级领导将档案管理工作作为完善社会就业和保障体系的重要工作，建立由各级领导组成的档案管理工作领导组，对档案管理工作进行统一的领导，并进行合理分工，由专人负责，开展档案管理工作，做到职责明确；其次，加大档案基础设施的建设，配备工作所需要的现代化设备设施，提高档案保管的安全性，实现档案管理的标准化；最后，应不断加强档案管理的信息化水平，全面开展业务档案数字化建设工作，遵循简明、实用、准确的原则，利用电子扫描技术，有步骤有选择地对所管档案的基本信息进行准确采集和集中录入，逐步实现纸质档案的数字化，促使人力资源和社会保障档案管理模式向信息化业务档案管理模式的转变，并实行动态化管理，随时更新，以便快捷准确地查询档案。

（二）完善档案整理方法。由于人力资源与社会保障档案数量较大，且较为零散，但具有群体性，可进行整合处理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。为充分发挥按“卷”整理的优势，首先应对其进行分类概括，人力资源与社会保障档案多是个人档案，数量大、查阅次数多，且较为笼统，主要利用的是个人档案或整体档案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管辖的方法来进行分类立卷；其次应建立统一的立卷标准，以避免由于不同的立卷人员在理解、业务水平等方面的差异，导致案卷存在较大的差别。如明确立卷名方法，对于分类概括好的档案，列出街道名称、住宅名称、单位名称或所在管辖名称，采用较为简单的方法，以避免由于立卷人员不同而造成立卷名的不同；明确案卷标题的拟写方法，标题应简洁明了，如招工表、劳动合同鉴证册等，以避免争议问题，为人力资源和社会保障档案的调用提供方面。

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[关键词]数据挖掘技术；档案管理；应用价值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-01

社会不断发展，信息技术水平得到提升，且信息技术在档案管理中也发挥着越来越重要的作用。传统的档案管理模式已经无法满足现在社会档案管理的实际需要，因此必须要有一种时效性、系统性和需求量都能满足需要的管理技术模式。而数据挖掘技术的出现很好的改善了档案管理的情况，保证了档案资源得到合理的分类、收集与保留。

1 档案管理中应用数据挖掘技术的价值分析

档案记录的内容都是极为重要的信息资料，且能够在一定程度上反映出档案管理人员的素质与智慧。随着信息技术以及计算机水平的提高，数据挖掘技术逐渐被应用到档案信息管理中，使传统的档案管理模式发生了转变，并促进了档案管理水平的提升，因此在档案管理中应用数据挖掘技术具有重要的价值。

首先，其能够使档案管理更加安全。档案资料中记录的都是比较珍贵、具有一定历史价值的资料，档案信息实体是其价值体现的重要载体。作为档案管理人员应尽可能长时间的对档案信息资源进行保存，更好的体现和增加其价值，并且提高档案信息资源的使用频率。但是这种情况下档案信息资料的保存管理工作就会遇到一定的难度，使用的次数越多，档案的寿命就会缩短。且在档案管理工程中，保密性也是重要的工作热荩如果档案信息泄露，相关信息会暴露，工作人员的隐私权等也会受到不利的影响，使档案管理与使用之间存在着一定的问题。而在档案管理中使用数据挖掘技术能够很好地防止出现这种情况，使档案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技术进行档案管理还能减少档案管理的成本支出，提高管理效率。数据挖掘技术的应用能够在很大程度上弥补传统档案管理的不足，提高档案管理的效率及水平。应用数据挖掘技术也能够节省时间，使信息处理更加快速。在档案信息管理过程中，档案鉴定是极为重要的工作内容，以往的档案鉴定都是通过档案管理人员的经验进行的，主观性较强，而数据挖掘技术的应用能够在很大程度上避免因管理人员主观因素使有价值的档案出现丢失等现象，能够实现定量化的档案管理，保证档案鉴定更加科学、有依据。

2 数据挖掘技术在档案管理中的应用

2.1 档案分类

档案分类就是依据一定的标准规范，对档案进行不同种类的划分，通过档案分类能够将不同种类以及性质的档案分开。在档案分类中应用数据挖掘技术，能够更好地对档案进行分类归档，使档案检索更加快速、有效。

在档案分类分析中应用数据挖掘技术，一般是利用挖掘系统数据库的分析功能，将所有对象划分成为不同种类的工作过程。而在档案管理中应用数据挖掘分类技术能够在很短的时间内、在复杂的用户信息中找到所需的，并结合信息利用者的特点进行分类。如使用者通过网络访问档案馆，数据挖掘技术就能自动保留使用者的访问记录，结合使用者的个人情况以及信息等进行科学的分类。由于利用者的自身特点以及喜好等是存在差异的，因此使用数据挖掘技术能够使用户信息更加准确的被使用，使信息的服务质量及水平得到提升。

2.2 档案收集

在档案收集中使用数据挖掘技术其实就是对数据库中的数据进行科学的分析，并建立数据模型，对数据模型以及测试样本之间的差异进行对比，在测试时，如果测试模型与数据模型之间有相似之处，就可以利用测试模型中的分类方法分类管理对象。数据挖掘技术需要科学的分析数据库中的信息，保证描述方案的科学合理，有效描述已知的数据和概念模型等，并进行对比测试，如果多次测试后模型的准确性比较高，就可以将模型作为标准，对不同的对象进行科学的分类。档案管理工作中信息收集是基础性的工作，要实现个性化的档案管理就需要先做好档案信息的收集工作。如，档案管理人员通过网络调查问卷，将问卷内容输入到数据库中，其主要包括使用者的个人资料等。若有新使用者的信息需要输入到数据库中，程序可以结合档案资料以及实际需要自动进行分析，明确用户类型，使服务更加针对性、更加有效。

2.3 档案保留

档案保留是使用科学的手段对老员工的档案进行有效保管，避免档案出现流失。而科学的挖掘、分析和整合老员工档案流失的情况，明确具体的原因，采用科学的措施方法，能够有效防止人才出现流失。档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的工作效率得到提升，并使检索更加方便快捷，进而将档案管理与人事管理相结合，更好地实现人事管理。

3 结 语

信息技术的发展推动了数据挖掘技术的进步，数据挖掘技术在很多方面都有广泛的应用，能够更好地促进信息事业的发展。在档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的效率得到提升，档案检索更加科学有效，因此需要提高数据挖掘技术在档案管理中的应用，使档案事业更好的发展与进步。

主要参考文献

[1]韩树河.计算机数据挖掘技术及其在档案信息管理系统中的应用探讨[J].电子科学技术，2016（6）.

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关键词：档案管理 现代化 基础 做起

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01

随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。

一、高校档案管理基础工作情况现状

从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。

一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。

二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。

四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。

五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。

一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。

三要分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“人员编制档案”可用计算机程序将人名、地址、时间、用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

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【关键词】档案管理；数据处理；规范化

前言

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

1、档案管理的基础工作中的具体问题分析

就当前我国档案管理现状而言，我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主，这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态，所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，另外各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。

第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。

第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。

第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。

第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。

第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现，我国尚不具备建设计算机档案管理的条件，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，逐一解决上述问题。

2、采用规范化和标准化的档案工作方法、程序，提升档案

管理的基础水平

根据多年工作检验和科学的观念中可知，必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。

2.1实行案卷的全面普查，精益求精

进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化首要步骤。通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准，因此常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率。

2.2案卷的重新组合、及其规范化

对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率。

2.3将著录工作与本馆实际相结合

为了实现现代化的档案管理，案卷著录比不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下，档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本馆的著录细则。

2.4保障档案检索查全率、统一分类号

建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则。加强档案分类过程中的校审力度，及时校验纠正档案分类人员错误。统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。

2.5提高检索查准率、规范题名

只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证，进一步保证档案检索查全率。而单单依靠检索查全率是远远不够的，同时还应保证检索查准率。所以必须在著录时进行档案的统一规范题名。而规范题名必须要抓住题名的要点和原则，也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生。例如将要题名的文种、事由和责任者等填写完整。若无完整的题名要素，就应将其补齐，而对于题名冗长的就应删除多余赘词。同时也应将影响检索准确率的文种统一文种。并利用计算机的独特功能将关键词项中的时间、地点和人名实行分别著录，为日后的检索工具的制作奠定基础。

3、加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备

计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而建馆历史悠久综合性档案馆，其馆藏较为丰富，案卷著录工作量较大、工作极为复杂。因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点。

3.1明确工作重心

为了充分发挥档案对社会作用，使其为社会所用，这就是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。

3.2实施分级次著录整理

按照三个层次实施档案著录整理，对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理，对组合级文件等实施分级著录。以准确完整的揭示档案特征和主题内容，节省档案管理工作人力、财力和时间。

3.3对档案进行分门别类，利用原基础档案

档案基础好的案卷，只要在此基础上对案卷实施分门别类的管理、著录，并利用计算机程序进行案卷目录的直接录入、给予其统一分类号，从而减少档案著录的速度。

结束语

良好的档案管理基础，是建设现代化档案管理的基础。只有做好档案的收集、整理、著录等基础性工作，才有建设现代化档案管理的必要，才能更好的实现档案管理，充分发挥档案作用，为社会提供更好的服务。

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论文摘要：介绍了厦门电业局档案管理信息平台深化应用的背景、目标、实施步骤、效果及前景，以供借鉴。

论文关键词：档案管理;信息化;文件

近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

一、档案管理信息平台深化应用的背景

当前，国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变，努力创建一强三优(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作，并将其作为企业管理重要组成部分，大力推进档案管理信息化。2006年，国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展国家电网公司档案管理信息平台建设项目2009年，在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前，国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统，福建省电力公司随即也全面推广应用，厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业，在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。

厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系统率先晋升为国家一级，连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底，共有综合档案室1个，二级综合档案室17个，共有文书、科技、会计档案近30万卷(件)，机读目录12万余条，照片档案4000余张，及音频、视频档案200多份。

但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题：一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重，无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。因此，急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。

二、档案管理信息平台深化应用的目标

福建省电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间，极大地方便了使用;创新性提出了现行文件层、整编文件层和永久档案层三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。

档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL)，在检索的同时对信息进行智能理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

第一步：引入文件连续体模型。文件连续体(RecordsContinuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引入知识管理理论。知识管理(KnowledgeManagement)是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

档案管理信息平台的深化与应用

四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题

档案管理信息平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了办公效率，降低了档案管理的人力、物力、财力成本，减少了人工检索失误率，提高了办公效率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性，实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，推进了档案管理高素质人才队伍建设，真正实现了档案管理从保管范式向后保管范式的变革，真正实现了思想理念创新与技术方法创新。

因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长，普及性不强，应用用户人数不多，有待进一步宣传推广;检索功能过于简单，有待广泛征求用户意见后，进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立，有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用，还需要抓紧建设。

五、档案管理信息平台深化应用的前景

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数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。

1数字化档案管理元数据需求分析的内涵

在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。

2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源

数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。

就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。

针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。

针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。

3 数字化档案管理元数据需求的分析方法

在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。

3.1自上而下演绎分析法

3.1.1文献参考法

文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。

3.1.2理论推导法

从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。

目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。

以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。

3.2自下而上归纳分析法

3.2.1调查访问法

通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。

3.2.2流程实际法

按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。

以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。

4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构

在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。

首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。

参考文献：

[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）