档案管理办法细则范文

导语：如何才能写好一篇档案管理办法细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

部门档案管理办法及实施细则一第一章　总则

第一条　为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。

第二条　本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。

第二章　申报、考核与审批

第三条　中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。

第四条　中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。

第五条　各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。

第六条　考评工作程序：

(1)听取申报单位自检情况的汇报;

(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;

(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;

(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。

第七条　中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。

第三章　考评组的组织

第八条　根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。

考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。

第九条　局级评审员的条件：

(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：

(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;

(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。

第十条　评审员的职责：

(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;

(2)参加目标评审工作;

(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。

第十一条　国家级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。

第十二条　局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。

第四章　奖励、监督与检查

第十三条　档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。

国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。

第十四条　对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。

第十五条　国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。

第五章　附则

第十六条　本实施细则由国家中医药管理局负责解释。

第十七条　本实施细则自公布之日起实行。

部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。

标准档案是国家档案的重要组成部分。

第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。

第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上级下达任务的文件;

(二)标准报批稿;

(三)标准编制说明及其附件;

(四)意见汇总处理表;

(五)标准审查会议纪要或函审结论;

(六)标准报批公文;

(七)标准申报单;

(八)标准本;

(九)标准正式出版本;

(十)标准修改通知单及其附件;

(十一)标准作废通知单。

下列文件材料需要长期保管：

(一)论证报告;

(二)调研报告;

(三)试验验证报告;

(四)标准征求意见稿(最后一稿);

(五)标准送审稿;

(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);

(七)标样。

第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。

第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。

国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。

省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。

企业单位负责管理本单位的企业标准档案。

第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：

(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;

(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;

(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;

(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;

(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;

(六)认真执行档案管理制度。

第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。

第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。

第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。

第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。

标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。

第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。

第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：

(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。

(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。

(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。

(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。

第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。

标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。

第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。

第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。

对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。

违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。

篇2

【关键词】资料；归档管理；档案管理制度

引言

东莞市防雷设施检测所是东莞市气象局重要的对外服务单位，日常主体业务产生的文书资料、影像资料繁多，为有效管理这些资料，需建立健全的档案管理制度来规范业务工作，以体现公开、公平、公正的服务原则。

1 现行东莞市防雷设施检测所档案管理状况

1.1 东莞市防雷设施检测所主体业务资料

防雷所日常工作所产生的资料繁多，主体业务资料包括建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，风险评估资料，雷灾调查资料，内部评审，外部评审，现行规范，内部文件，实验室资质资料，各项工作细则等。

1.2 东莞市防雷设施检测所档案管理机构

现行防雷所内的档案管理机构主要是审核组，有一名资料收集归档人员和一名资料归档审核人员。资料收集归档员并非专职，仅对建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，报建审核资料，风险评估资料进行收集归档。

1.3 东莞市防雷设施检测所档案管理存在的问题

由于缺乏健全的档案管理制度和专职人员，所内仅对日常主体业务资料进行收集归档，但一些非主流的资料并没有进行有效的管理。例如：归档资料的借阅和查阅，资料销毁，仪器报废维修，会议记录，技术讨论结果等等。

2 东莞市防雷设施检测所档案管理建立档案管理制度

2.1 档案管理原则

（1）加强防雷设施检测所档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。

（2）防雷设施检测所档案是防雷所在各项活动中形成的全部档案是总和，其中以防雷检测档案为主体，包括：新建防雷设施资料，定期年检资料，化学危险品场所防雷资料，报建资料等等。

（3）档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护防雷所经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。

（4）档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。

（5）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

（6）结案后及时交专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2.2 东莞市防雷设施检测所档案管理组织架构

建立四级的管理体制。所长统领整个所内的档案管理工作；归档审核员对各项资料结案确认、编号入室；专职资料收集归档员对各项资料进行收集归档提交归档审核员；报建窗口收集新建、扩建报建资料和发票，审核组收集报建审核资料，检测组收集年度检测资料、竣工验收资料和分段验收资料，风评组收集雷击风险评估资料和雷灾资料，办公室收集上级单位的文件、人事资料、各项工作细则等。

2.3 归档资料范围

2.3.1 东莞市防雷检测所各项工作细则

（1）防雷装置报建审核工作细则；（2）防雷装置年度检测工作细则；（3）防雷装置竣工验收工作细则；（4）雷电风险评估业务操作细则；（5）计费、收费和发票管理工作细则；（6）防雷合格证、副证、报告书发放、更改和销毁工作细则；（7）档案管理工作细则；（8）印章使用操作细则；（9）技术规范使用操作细则；（10）图纸使用操作细则；（11）仪器、设备、办公用品购买使用操作细则；（12）内部管理评审工作细则；（13）实验室资质认定操作细则；（14）文件收发操作细则；（15）保密工作细则；（16）公众网信息操作细则；（17）以上细则修改、作废操作细则。

2.3.2 防雷装置报建材料

（1）防雷装置报建登记表；（2）防雷工程专业资质；（3）焊工证书；（4）相关图纸；（5）建设工程规划许可证；（6）防雷装置报建受理回执 。

2.3.3 防雷装置设计审核材料

（1）防雷装置设计审核申报表；（2）防雷装置设计审核资料补正通知；（3）防雷装置初步设计核准意见书；（4）防雷装置设计核准意见书；（5）防雷装置设计审核受理回执；（6）新建建筑物防雷装置检测手册；（7）防雷装置检测协议书；（8）缴费发票。

2.3.4 防雷装置竣工检测材料

（1）防雷装置竣工验收申请书；（2）防雷装置检测报告；（3）防雷装置合格证；（4）防雷装置检测原始记录表；（5）新建建筑物防雷装置检测手册；（6）图纸（共 张）；（7）客户满意度调查表。

2.3.5 防雷装置年度检测材料

（1）防雷装置检测协议书；（2）交费发票；（3）防雷装置检测报告；（4）防雷装置合格证；（5）防雷装置检测原始记录表。

2.3.6 雷电灾害风险评估材料

（1）建设工程立项批文；（2）雷电灾害风险评估协议书；（3）雷电灾害风险评估报告；（4）雷电灾害风险评估原始记录单；（5）交费发票。

2.3.7 雷电灾害调查材料

（1）雷电灾害调查原始记录；（2）雷电灾害调查报告。

2.3.8 学习、会议记录资料

（1）学习、会议纪要；（2）技术讨论结论记录。

2.3.9 防雷设施检测所人事档案资料

（1）劳动合同；（2）学历资料；（3）职称资料；（4）培训资料；（5）上岗证资料；（6）奖励证书；（7）社保缴交资料；（8）任命文件。

2.3.10 仪器、设备、办公用品资料

（1）仪器、设备、办公用品购买申请、发票；（2）仪器、设备使用说明书；（3）仪器、设备检定证明；（4）仪器、设备使用登记表；（5）仪器、设备维修登记表。

2.3.11 其他资料

内部评审资料，外部评审资料，实验室资质认定资料，现行使用规范，上级部门发放文件，培训学习资料等。

3总结

通过分析东莞市防雷设施检测所档案管理现在的缺陷，针对防雷所的主体业务和对外服务的特性，依据中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》、中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》和《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号等文件精神建立防雷设施检测所档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范所内的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为实验室资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。

参考文献：

[1]中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号，广东省物价局文件，2004年8月1日

作者简介：

朱锦坤（1982—），男，助理工程师，本科，主要从事防雷减灾工作。

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四川省社会组织登记档案整理实施细则最新全文第一条 为切实做好社会组织登记档案管理工作，规范社会组织登记档案整理，根据《 社会组织登记档案管理办法》及档案管理相关规定,制定本实施细则。

第二条 本实施细则的社会组织登记档案整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第三条 社会组织登记档案文件材料归档范围按照《社会组织登记档案管理办法》附件规定执行。

第四条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕30个工作日内完成归档文件材料的收集和移交，社会组织登记档案管理机构应在自收到归档文件材料后60个工作日内完成归档文件的整理工作。

第五条 社会组织登记档案归档文件材料以件为单位进行整理，每件归档文件材料应印制标注有文件名、责任者、成文日期、社会组织名称、社会组织登记证号、所属盒号、本件件号等有效信息的文件封面。(封面式样见附件)

社会组织一项申报事项办结后所形成的文件材料为一件，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件(一次办理事项应将全部申报材料作为批准文件的附件)，传真件复印后与原件作为一件处理。

社会组织登记档案件内文件材料的排列应与《社会组织登记档案管理办法》附件所列各项目的文件材料排列顺序一致。

第六条 每件文件以棉线采用缝纫机轧边或用三孔一线方式固定，并按顺序依次装入档案盒保存。

第七条 社会组织登记档案归档文件材料按照形成时间的先后顺序以三位数编制件号，盒内文件件号从001起顺序编制并排列。通常一个社会组织的文件材料拉通编一个流水号。

第八条 一个社会组织登记档案的所有文件材料按照形成时间顺序排列装盒。如社会组织存续时间长，材料较多，可分别装入若干盒内。

第九条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，并按照社会组织登记证号的顺序进行排列。社会组织登记证号按六位数排列，不足六位数的用0补足六位，如001234(民办非企业单位从第三位开始用0补足六位)。

第十条 社会组织登记档案按社会团体、民办非企业单位、基金会三类分类编号排列。

第十一条 社会组织登记档案盒号由正号和附号两部分组成。正号为五位数，第一位为社会组织识别号，1为社团，2为民办非企业单位，3为基金会，后四位为该社会组织登记档案在该类中从0001起的盒号顺序号。一个社团组织登记档案有若干盒时，需编附号，附号为一位数，与正号用-隔开，附号从1开始顺序编制排列。

第十二条 社会组织登记档案盒内需编制归档文件目录。归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。

后续追加的归档文件材料须在追加的同时补入归档文件目录中。社会组织登记档案管理机构应视补入目录情况，重新及时编制归档文件目录。

第十三条 社会组织登记档案应当在社会组织注销或撤销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。社会组织登记档案管理机构应在档案移交后，对所空盒号作说明。

社会组织主要功能整合

所谓整合是指调整对象中不同构成要素之间的关系，使之达到有序化、统一化、整体化的过程。具体表现为组织的各种规章制度(包括有形的、无形的)对组织成员的约束，从而使组织成员的活动互相配合、步调一致。通过组织整合，一方面可以使组织成员的活动由无序状态变为有序状态，另一方面，又可以把分散的个体粘合为一个新的强大的集体，把有限的个体力量变为强大的集体合力。这种合力不是1+1=2，而是1+12。显然组织整合功能的有效发挥有利于组织目标的实现。

组织内部各职能部门、各组织成员尽管都要服从组织的统一要求，但是，由于他们各自的目标、需要、利益等方面得以实现或满足的程度和方式存在着事实上的差异性，因此，组织成员之间或组织的各职能部门之间必然存在一些矛盾和冲突。这就需要组织充分发挥协调功能，调节和化解各种冲突和矛盾以保持组织成员的密切合作，这是组织目标得以实现的必要条件。

3、维护利益的功能

社会组织是基于一定的利益需要而产生的，不同的组织是人们利益分化的结果。组织利益与个人利益息息相关，正所谓一荣俱荣，一损俱损。维护利益功能的有效发挥能充分调动组织成员的积极性、主动性和创造性，提高组织的凝聚力，增强组织成员的向心力，从而顺利高效地实现组织目标。

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部门职能：

全面负责机场公司的财务管理工作，保证各项工作合理、有序进行，为公司决策提供科学的参考资料。加强财务预算管理，做好机场公司收入结算和成本控制工作，根据会计准则、财务通则，按现行会计制度及时准确地完成各项会计核算。

负责机场公司节能降耗、经营绩效考核工作。

工作职责：

一、收入核算

1.负责制定及完善公司收入核算相关管理规定;

2.负责公司航空性及地服收入的核算工作;

3.负责公司非航及其他收入的核算工作。

二、费用报销

1.负责制定及完善公司内部报销管理规定、差旅费报销实施细则、资金审批权限管理规定及财务制度执行考核办法等相关管理规定，并组织实施;

2.负责报销单据的审核、资金拨付、账务处理等工作。

三、 资金管理

1.负责对公司各类资金收付加以管理，并真实记录每笔经济业务的发生;

2.负责对公司资金进行管理，将公司闲置资金进行定期存款业务，增加公司利息收入;

3.负责及时催收航空性等应收款项，及时回笼资金。

四、投资管理

1.参与公司所有投资的谈判工作;

2.负责制定各基建项目指挥部财务内部报销管理办法;

3.参与固定资产投资验收工作;

4.负责在建工程、固定资产账面管理工作，并对出售、调拨、报废和清理等资产进行相关账务处理;

5.配合市场规划部进行固定资产清查工作。

五、税金管理

1.负责各类税金的计提、申报及缴纳工作;

2.负责发票的领取、使用、保管工作;

3.负责发票抵扣联的认证、装订工作。

六、报表管理

1.负责华北局、首都机场集团、财政局、内蒙机场集团各类月报、年报的编报工作;

2.负责统计局月报、年报的编报工作;

3.负责编报公司内部分析报表，及时准确反映公司预算执行及经营情况。

七、预算管理

1.负责制定预算管理及考核相关管理规定;

2.负责收集汇总各部门运输生产预算、费用预算、投资预算、人工成本预算，将通过公司会议审定通过的年度预算上报集团公司;

3.根据集团公司下达的年度预算，以及公司各部门年度预算需求，分析整理各部门年度预算需求并报公司预算委;

4.监控各部门预算执行情况，按照各部门预算严格控制各部门费用支出，以保证公司年度财务预算的完成;

5.负责对各部门预算执行情况进行考核。

八、 合同签署的审核

在合同签署的审核中，财务审核侧重于对合同中涉及财务条款的审查与核对：

1.对合同金额进行审核;

2.对结算条款进行审核;

3.对涉税事项进行审核;

4.对特殊事项进行审核;

5.负责合同印花税的计算工作。

九、会计档案管理

1.按照会计档案管理办法，对会计档案进行装订、保管;

2.按照会计档案管理办法，对会计档案进行归档;

3.按照会计档案管理办法，参与会计档案的销毁等工作。

十、保险业务管理

负责机场公司机场责任险等保险业务的办理及理赔工作。

十一、节能减排

1.制定公司节能减排管理规定和节能减排考核方案;

2.组织实施公司节能减排管理。

十二、绩效管理

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一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

篇6

会计委派制是由政府部门和产权 管理 部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1）“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2）“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政 管理 权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

1）委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理 方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

2）会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案 管理 办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案 管理 仍存在一些问题，其主要表现为：

1）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。

2）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3）会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。

4）财政部门与档案行政 管理 部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5）会计档案 管理 制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。

针对会计 管理 体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1）加强会计档案 管理 ，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案 管理 及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

篇7

关键词：高校档案管理；重要性；内容；措施

中图分类号：G25 文献标识码：A文章编号：1005-5312（2011）27-0257-01

知识经济时代的到来，要求高校科技创新、体制创新、知识创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展， 尤其高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。这就要求高校档案管理工作做出顺应时代的创新。

一、高校档案管理的重要性

教学档案利于基层教学改革、基层教学管理，院系教学档案建立以后。从事教育者根据大量以往的教学材料总结出新经验，改进以往传统教学当中的一些欠缺。从而更为有针对性地对教学过程、教学方法进行改造，提高教育水平，高校档案管理能够促进教育管理。教学档案中保存有大量教师教学方式方法和学生学习成绩、德育水平记录，教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。学校教学档案为教育管理者优化教学结构，制定管理政策等提供了重要依据。教学档案是学生学籍管理的一种形式，由于教学档案是长期保存的。―个学生毕业若干年后其学籍可能会散失，而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况。可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。

二、高校档案管理创新的内容

首先是思路创新。观念创新是档案各方面工作创新的基础。同时，要有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源。而且，档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户。其次是管理创新。面对信息化浪潮的剧烈冲击，实现档案管理现代化已是刻不容缓、时不我待。档案管理工作只有改变传统的手工管理方法，创新管理模式。寻求新途径，才能适应知识经济时代，才能满足社会发展对档案信息的需求。档案部门要紧紧抓住信息时代带来的发展机会。更新馆藏设施，改善办公条件，改变管理模式，建立完善档案信息系统网络，开发丰富的馆藏内容，让更多的人知道，使其发挥更多更大的作用。第三是服务创新。高校档案管理工作是一项服务性很强的工作。它以为高校中心工作服务为目的。档案开发利用工作向深层次服务转化，向多种服务转化，多结合高校教学和科研工作的需求。

三、高校档案管理创新的措施

（一）加大宣传力度，提高全员档案信息意识

档案信息对个体、群体而言都是非常重要的历史信息资源。经过多年的努力，高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件都得到了改善和加强。因此，要积极宣传档案在为社会服务和经济建设中所发挥的作用，以生动鲜明的事例、丰富多彩的活动，利用各种媒介进行宣传和指导，提高全员的档案意识。

（二）建立科学的档案管理体系

首先是档案管理的制度化。要按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定《高校档案管理办法》实施细则，把《高校档案管理办法》真正贯彻执行下去，是完善档案管理制度体系、规范高校档案管理工作的根本保证。其次是提高档案管理人员的配置和业务水平。造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型高素质的档案管理队伍。对高校档案工作的科学、快速发展至关重要。第三要有先进的档案管理设备。先进的档案管理设备是现代化管理手段的根本保证，现代化管理手段靠先进的设备得以实现和发展。

（三）适应社会化服务的需要，逐步实现高校档案管理的网络化、数字化

全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发。数字档案馆是通过建立网络支持平台、信息服务平台、业务管理平台，实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。

四、总结

随着社会的发展进步，在档案事业发展的进程中出现了许多新情况、新问题。要使高校档案齐全完整、准确率高，并能使之在学校今后的各项事业中产生最好的效果，要求档案工作者具备创新精神，有敏锐的观察力，对各类档案实行超前管理和加强档案立卷的超前指导，使档案管理工作更具特色。

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档案管理依据

为便于航道整治工程的档案管理，交通运输部研究制定了有关档案管理办法，长航局结合长江干线水运工程特点，针对该办法做了进一步的细化，出台了相关的实施细则。目前，航道整治工程档案管理的依据主要有：交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2009]225号）；交通部《航道建设工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）；长航局《长航局系统建设项目文件材料立卷归档管理细则（试行）》的通知（长航办[2012]16号）；对于整治工程中配套建设有船舶的，还需遵照长航局《长航局系统船舶建造项目文件材料归档要求及管理规定（暂行）》的通知（长航办[2012]17号）。

档案形成过程

航道整治工程档案的形成，主要有以下几个过程：

收集：在工程实施的不同阶段，各参建单位分别对照档案管理有关办法，从日常工作中记录整理形成原始资料，经收集并分类后统一归档至专职档案管理员处，并检查资料是否闭合，完整。

编辑：在整理档案资料过程中，本着“态度决定一切”、“细节决定成败”的理念，高标准、严要求，从内容到形式都要符合标准的要求，不放过任何一丝细小的错误。在整理工程档案过程中，要加强监督与指导，对不规范、不符合归档要求的地方及时进行整改，直到满足归档要求。

审核：资料归档后，交由档案验收部门组长、副组长进行审核。从内容、纸张、规范程度等查看是否符合整理要求。若发现不合格，则立即返回重新进行整理。

立卷：在立卷前，对工程资料再次进行了全面检查，查看资料是否存在缺页、不规范等情况，确保档案资料的准确性、完整性、规范性。然后立卷，做好档案盒封面及卷内目录，将对应的资料装入档案盒。

档案管理措施

1、工程建设与档案工作同步管理，确保档案的及时性

工程开工时，建设单位作为档案管理的核心，把档案管理工作摆在工程建设的重要位置，与工程各项管理工作同部署、同推进、同考核，及时成立了档案管理小组，全面负责项目档案的组织、协调和监督、指导工作，同时对施工、监理及设计单位提出了明确的档案收集、整理的具体要求。要求各单位配备专职档案管理员，添置必要的档案保存设备，将工程档案进行集中管理。在日常巡检中，建设单位在检查工程进度的同时检查文件资料的形成情况，确保档案的形成与工程进度同步。

2、严格执行工程档案管理有关规定，确保档案的完整性

工程档案是随着工程的筹备和建设而形成的，是工程建设活动的真实反映和历史记录。在日常的档案管理中，建设单位组织各参建单位认真学习档案管理的有关文件，要求各参建单位熟练掌握在工程实施的不同阶段内，各自的档案管理职责，档案收集范围、内容、数量及相关的材料整理要求。

建设单位督促各参建单位各负其责，使各级人员达成共识，齐抓共管，将工程档案管理贯穿工程的立项、实施、验收等各阶段，实行档案全过程管理。按照档案管理的依据性文件所规定的内容，做好自身有关文件资料的收集、整理工作，同时督促施工、监理单位将工程项目建设过程的各类文件、图纸按要求整理、归档，并及时向建设单位移交。每个单位工程或合同段施工完成后，要求必须经过档案检查合格后才同意交工验收，从而确保了工程档案的完整性。

3、认真审核，加强检查、及时督促各参建单位同步整理工程档案，确保档案的准确性

工程档案是工程建设过程中的重要依据，在工程建设的整个阶段，建设单位作为项目文件材料立卷归档工作的负责人，按照“谁形成，谁负责”的基本原则，始终强调工程档案真实性的重要。对施工、监理、设计单位上报各类工程资料，建设单位都按要求认真审核，重点对工程计量支付、工程隐蔽工程检测、原材料送检、现场安全管理等资料严格把关。每季度均组织对项目进行绩效考核，考核过程中，将工程项目档案的整理作为一项重要考核内容，对资料中存在的问题进行通报，督促各参建单位限期进行整改。同时，积极邀请档案专家对工程档案进行检查和指导，及时发现问题进行整改，确保工程档案的准确性。

4、科学分类，合理组卷，确保工程档案的系统性

档案管理最终的目的就是在于服务。要发挥好档案的服务作用，就必须进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。建设单位根据工程建设过程特点，按照工程前期、准备、实施、竣工四个阶段进行整理。

工程前期阶段文件，由建设单位负责收集与整理。主要包括工程立项、环境评估、防洪论证等资料。盒内按照批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。

工程准备阶段文件，由勘察、设计单位对工程勘察、设计资料进行整理，并于工程实施前向建设单位移交。建设单位负责收集整理工程开工前的建设准备资料，主要包括招标投标、合同管理、开工备案、质监登记等资料。

工程实施阶段文件由各参建方在工程施工时，同步整理工程档案，并于交工验收前向建设单位移交。本阶段主要收集了工程实体形成的过程资料，主要包括工程管理、质量保证、质量评定、过程图纸等资料。按照资料编制单位和单位工程（合同段）划分情况进行排列。

工程竣工阶段文件由建设单位负责，各参建单位配合收集与整理，主要包括参建各方的竣工总结、工程效果分析报告、竣工审计报告、竣工验收鉴定书及证书等。

资料整理后，建设单位按规定进行统一装订，并在案卷封面和卷脊编写了案卷流水号，便于查阅，确保了档案的系统性。

档案管理应用实例及效果

以长江中游沙市河段航道治理腊林洲守护工程为例，开工伊始，在建设单位的统一组织和领导下，各参建单位高度重视工程档案的收集、整理和归档工作。档案工作以“抓规范、求提升、争一流”为目标，认真对照档案规范建设标准，全面加强档案建设，确保本工程档案形成、收集及整理均符合要求。

施工单位成立了以项目经理为组长的档案管理领导小组，设立了档案室，对工程施工中所形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。严格实施档案工作责任制，形成了一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。在整理过程中，将工程《档案资料目录表》中的项目、任务分解到人，责任落实到人，做到每一项均有小组成员负责和指挥，又有具体人员去整理。强化每一个人的责任同时强调团队合作精神。扎扎实实的推进档案资料整理工作，取得显著成效。

监理单位注重加强资料信息管理，设立专职信息监理员，采用计算机管理和无线、网络通信相结合手段，建立以监理部为中心的信息收集和传递体系。同时按照工程资料管理的要求，督促指导施工单位做到工程资料和工程实体同步。监理工程师从施工准备阶段、施工阶段、交工验收到汛后维护等各阶段充分收集工程资料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出针对性的监理意见或指令，另一方面，筛查原始资料信息，将工程真实信息及时反馈给业主、设计等相关部门，确保及时形成全面可靠的工程资料。

工程完工后，该项目共整理档案94卷，其中工程前期文件5卷；工程准备文件24卷；工程实施文件63卷；工程竣工验收文件2卷。

该工程全套文件资料按照《长航局系统建设项目文件材料收集归档范围》所规定的内容，将工程建设全过程中应该归档的文件、图纸归档，各种文件原件齐全，技术数据准确可靠，签字手续完备；并遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律成套性原则，保持文件材料的有机联系分类科学，组卷合理；能够真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，满足今后维护使用的需要。

结语

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关键词:高校毕业生 档案管理 转递

高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、高校毕业生档案工作存在的主要问题

1.缺少具有针对性的法律法规的约束

近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。

2.学生档案管理缺乏规范化

高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表――如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。

3.档案管理模式老套,缺乏信息化

大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。

4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范

(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。

(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出――学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。

二、高校学生档案管理工作的对策与措施

1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展

近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。

2.及时收集、有效整理

毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。

3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节

笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。

4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。

(1)在学生毕业前做好宣传工作,可以通过发放就业指导手册、开设就业指导课程、组织模拟签约以及档案管理专题讲座等形式,强化毕业生的档案意识,让毕业生充分认识到人事档案不是可有可无的,对毕业生今后的就业、生活等各方面都有极其重要的影响。

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论文摘要：电力科技档案是电网建设过程中形成的第一手材料，是整个工程建设的真实记录。它不仅是工程竣工投产、达标验收时不可缺少的组成部分，更是今后电网生产运行、改扩建、维修和维护自身权益的基础资料和重要依据。因此，必须做好电网建设项目的档案管理。阐述了电力建设项目档案工作的性质、特点、形成规律、工作原则，探讨了供电企业建设项目档案工作的一些做法，提出新时期科技档案工作的发展和变化，通过对电力科技档案工作的再认识，并针对项目档案工作中存在的一些具体问题，提出健全科技档案的规章制度、加大科技档案管理的投入、加强对基层科技档案人员培训和注重科技档案的利用的建议。

论文关键词：基层；科技档案；电力建设

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。

一、电力建设项目档案的特点和形成规律

电力建设项目按照工程建设性质可分为新建工程、改建工程、扩建工程和恢复建设工程。这些建设项目一般由多个单位工程组成。

电力建设项目档案是指整个电力建设项目按照基本建设程序，一个工程从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产的全过程中形成的、有保存价值的、应该归档的文字、图纸、图表、计算和声像材料等各种形式和载体的文件材料。包括依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工和工程验收的文件材料。由于大的电力基本建设项目从酝酿决策到竣工投产有着工程建设周期长、施工单位多、工程复杂和专业性强等特点，因此，记载和反映工程建设历史全过程的工程档案，也就具有相同于工程一样的形成周期长、专业复杂、成套性强和数量大的特点。而零星项目（如城农网、县城电网建设与改造工程中的10KV及以下工程）则因为工期短、同时施工项目多、分散施工等特点，其记载和反映工程建设全过程的工程档案，也就有着形成周期短需及时积累、整理材料、共用立项、审批文件和典型设计图和数目多的特点。

电力建设项目档案的形成，按照电力建设的基本程序一般分为三个阶段。

一是前期工作阶段，形成的档案主要有立项及审批文件、项目建议书及批复、项目评估、可行性研究、设计基础材料、设计任务书、征用土地、红线图、房屋拆迁及拆迁赔偿、合同协议、工程和设备招投标文件及施工现场的“五通一平”等工程管理性文件。以上这些文件材料多以文字或图册的形式存在。一般来说，格式较为规范，书写材料基本符合要求。一个建设项目虽然从审批立项到开工需要较长的时间，来往文件较多，但只要有专人负责，把住收、发文件关，坚持文件的统收统发、集中管理，特别注意帐外文件的管理，前期文件是能够达到齐全完整要求的。

二是施工阶段，该阶段形成的档案主要有施工许可证、施工组织设计、开工报告、工程技术交底、施工记录、施工图及图纸会审记录、材质证明、设备使用说明书、产品检验、工艺规程、出厂合格证、设计变更通知单、工程联系单、验评资料、质量鉴定、隐蔽工程验收记录、事故处理报告、设备安装调试记录、分项分部工程质量检验评级、工程质量检验评级文件、施工技术总结、未完工程清单和工程项目的监理、生产技术准备、安全操作规程、技术培训、技术准备计划、开停车方案、试生产和涉外文件等方面的文件材料。施工阶段由于现场办公条件较为简陋，设计、施工、监理、调试等多个单位现场工作，文件材料来源多，信息量大，给文件的收集带来了一定的困难，施工阶段形成的文件有图纸、表格、照片、探伤底片、录像带、文字材料和计算机软盘、光盘等多种形式和载体，书写材料很难控制。因此，加大施工阶段档案工作的力度，制定相应的控制措施，认真做好施工阶段各类文件材料的积累、整理、归档工作，是工程档案能否达到齐全、完整、准确的关键，也是档案人员工作的难点和重点。

三是竣工阶段，形成的档案主要有工程竣工图、工程质量的评审材料、反映工程建设过程的现场声像材料、工程竣工验收鉴定书、竣工总结、竣工报告、工程决算报告、审计报告和环保、工业卫生、消防、移民等单项验收所形成的文件材料。竣工阶段形成的文件材料大多为图纸、照片、录音、录像和文字等形式和载体，格式较为规范，书写材料基本符合要求，而且一般比较齐全、完整。这个阶段最为关键的工作是竣工图的编制和编制质量的审查工作，而竣工图质量的高低，主要是做到图实相符。要做到这一点，一是要有完整准确的更改通知单，二是工程监理应认真做好对竣工图的审查工作。竣工图的编制应严格按照国家和电力行业有关竣工图的编制规定，按照不同的企业类别，分别由施工单位或设计单位进行编制。

工程的前期工作到施工阶段再到竣工阶段，形成的档案有着不同的特点，但又与整个工程建设过程的基建程序和专业技术内容相衔接，只有收集到工程建设全过程的文件材料和图纸，才能确保一个电力建设项目竣工档案的齐全、完整、准确、系统。

二、电力建设项目档案工作的特点及原则

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。

1.电力建设项目档案工作的特点

（1）有特定的工作对象。一个具体工程的档案管理。

（2）有特定的工作内容。检查、指导工程建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档，进行建设项目档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用。

（3）有特定的作用。为工程项目的可行性研究、立项审批、工程设计、施工管理、竣工验收、质量验评、生产准备、试生产及投产后的生产和管理等各项工作提供依据、提供服务。而这种依据和服务所起的作用不仅体现在促进工程项目及时投产、发挥投资效果方面，而且还延伸到整个工程交付使用后经济效益的充分发挥。

2.集中统一管理档案是我国档案工作的基本原则

电力基本建设周期长（或极短）、单位工程多、技术要求高、档案数量大，因此，更应该认真贯彻落实《档案法》和《档案法实施办法》。实行集中统一管理的原则，这是强化档案管理工作，确保项目工程档案的完整、准确、安全和有效利用的前提条件，也是我们开展业务指导工作必须遵循的基本原则。

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三、建设项目档案工作目前存在的问题

近年来，由于国家对档案管理的要求越来越高，特别是国家电力体制改革。厂网分开后，由于输变电工程项目的建设相对于水、火电厂建设而言，受到投资少、建设周期短、电压等级不同、施工队伍的水平参差不齐等因素的影响，不少建设、设计、施工和监理单位对建设项目档案管理不够重视，电网建设中档案管理的问题不断暴露出来，影响到整个工程项目的验收。

四、对基层科技档案提出的建议

基层科技档案工作虽然有一定的提高，但是与新时期对档案工作提出的新的要求相比，尚有较大差距。为使基层档案管理及时跟上社会发展，满足新形式下对档案管理的要求，建议对基层科技档案工作从四个方面进一步加强。

1.健全科技档案的规章制度

近年来，随着社会法制化进程不断地深入推进，科技档案在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的重要性越显突出。随着各界对科技档案管理意识的增强，《四川省档案工作规范化管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《电力工程达标投产管理办法》、《国家电网公司输变电优质工程考核项目及评分标准库（2009版）》等涉及档案工作的管理办法及规定相继出台，基层科技档案工作应抓住这一有利时机，结合工作实际情况，参照建立一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则，明确各级档案管理责任，并加大对基层档案管理贯彻执行情况进行督促检查和考核的力度，做到有章可循，权责分明，一切按制度办法办事。在工作中，结合工作实际情况，制订了《输变电建设工程档案管理办法》、《技改、大修项目档案管理办法（试行）》等管理办法。以《输变电建设工程档案管理办法》为例，在总则中规定了该管理办法的范围、制定原则、管理体系等；在管理职责中细化了相关单位的职责，如建设部门职责、办公室（档案）职责；把归档范围进行细化并落实责任部门；明确档案的归档要求，如必须提交正本、竣工图的编制及修改、归档文件的材质要求等。通过一段时间的执行后，档案工作已初见成效。

2.加大科技档案管理的投入

科技档案管理的投入包括物的投入和人的投入两方面。

“巧妇难做无米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能满足要求的档案库房、阅览室、办公室以及必备的计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、复印机、摄影机、服务器等现代化管理设备，也包括灭火器材、空调机、去湿机、温湿度测试仪、吸尘器、消毒杀虫设备等现代化设施。

配备足够比例的档案人员。在当今快速发展的环境下，要充分认识到人在档案工作中的关键作用。造就具有良好政治素质、多学科知识、掌握现代化管理技术和熟悉档案业务的专业人员，以适应现代化档案工作的需要。科技档案包含的范围广，如电力企业科技档案就包括电力系统生产调度、科学技术研究、基本建设以及设备、仪器四大类。其中，电力系统生产调度又包括电力系统运行、继电保护、自动装置、调度通讯等六类。科学技术研究包括调度通讯、自动化及供用电科研、架空线路、配电网科研、变电站科研、直流输电线路科研等八类。基本建设包括调度自动化通讯工程、架空线路、配电网工程、电力电缆线路工程、变电站工程等八类。设备、仪器包括综合设备、架空线路、配电网设备、电力电缆及检测设备、变电站设备等八类。要做好如此多类别的档案工作，要求科技档案人员一定要有相关的专业基础知识。因此，在配备基层档案人员时，应从科技档案管理的要求入手，注重年龄、文化水平，应特别重视人员的专业结构。为保证档案工作的相对稳定和工作连续性，不要随意、频繁调换档案人员。重视保证档案人员的合法权利，特别是奖励、晋升的权利，稳定档案工作人员队伍。

3.加强对基层科技档案人员的培训

对基层专（兼）职档案人员上岗前实行上岗培训，上岗培训包括档案职责范围、档案知识、计算机知识、档案应用系统知识等，经考试合格后持证上岗。组织定期和不定期的业务培训，结合具体工作开展情况进行业务指导和交流、及时传达档案管理的相关文件和要求。开展继续教育培训以跟上档案工作发展的要求，不断提高其档案工作水平。

4.注重科技档案的利用

科技档案应由过去单一的保管向有利于利用的方向发展，提供利用才是科技档案工作的目的，充分发挥其在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的作用。首先要转变观念，改变公众对科技档案工作不正确的认识。其次，档案工作人员要充分发挥各级人员的主动性，不断提高科技档案管理业务水平，采取多种形式，迅速、准确地提供详实的材料并做好相关记录，总结经验教训，更好地为企事业单位和国家机构、社会组织及个人提供档案服务，充分体现档案的价值、地位、作用和意义。

基层科技档案的利用一般比较简单，主要表现在三方面。一是起凭证作用。一般需要提供档案中的合同、协议。在法制化日趋完善的今天，档案以其权威性对其提供的证据作用已引起公众重视。它使企事业单位和国家机构、社会组织在保护自身合法权利的同时，避免不必要的经济损失。二是通过规范、详实的科技档案利用，使相关工程项目提前竣工投产、设备维修提前使用。一般需要提供的是档案中的设备资料。三是工程设计中重复利用科技档案，既节省设计工作量，而且经重复利用的图纸是经实践考验过的，设计质量又有保证，它在提高科技档案利用率的同时，也大大提高了工程设计的效率，节约了工程设计的人力、物力的投入。需要提供的是档案中的竣工图。宜宾电业局的《利用科技档案节约设计工作量创效益》就获得了四川省开发科学技术档案信息资源成果评奖活动三等奖。针对这三方面的利用，各基层单位档案工作人员可根据已往经验结合其实际情况，开通“绿色通道”，采取有利于利用，又不与档案法律法规相违背的最好方式提供服务。

5.加强科技档案的现代化管理

当今科学技术和信息的发展，档案的信息化、网络化已可行。为此，要改变传统的思维和工作模式，将信息化、网络化引入基层科技档案工作，逐步实现基层档案工作的现代化，同时，提供优质、高效的档案服务。