公司的档案管理范文

导语：如何才能写好一篇公司的档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：科技档案；归档；整理；组卷；电子图纸

随着同煤集团的扩容及企业的做大做强，以及基本建设规模的不断扩大，对同煤的科技档案管理提出了前所未有的挑战。如何对科技档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内容，科技档案工作的根本目的，就是以各种方式、方法、开展和推进科技档案的利用工作，使科技档案在企业建设中产生更好的经济效益和社会效益。实现科技档案价值，使科技档案更好地满足社会需要。

1 领导十分重视档案管理工作，认真抓好机构建设

有独立的档案处，同煤的各二级单位也分别设立档案科，建成了，由集团公司分管领导领导的，以档案处为中心，各二级单位的档案科为主的档案管理体系。档案处承担全局档案工作的规划、组织、协调、管理、指导。使档案管理工作向科学化.标准化.规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求各二级单位把档案工作列入了年度财务计划，纳入了发展的总体规划，这样一来既保证了档案管理工作的发展，又为做好档案收集整理工作打下坚实的基础。为确保档案管理的质量，更好地为生产经营和设备管理各项工作服务，制定了有关档案管理制度，抓好档案材料的收集.整理.归档等环节的工作。

2 科技档案的管理

1科技文件材料的归档：要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。

2科技档案的整理：对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。整理程序，1、分类2、组卷3、卷内文件排列4、拟写案卷标题5、复查定卷6、编页号7、填写卷内文件目录8、填写卷内备考表9、填写案卷封面10、案卷装订11、案卷排列与档号编制12、填写卷盒、装盒排架13、编制检索工具

2.1科技档案的分类，（一）基建档案（二）设备档案（三）科研档案分类（四）产品档案

2.2组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。

组卷方法.基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷.（1）大中型建设项目a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。

设备档案：（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2―3台组1卷。

科研档案：（1）科研成果档案a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型：按单独课题项目直接组卷。（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

产品档案：（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。

2.3复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。

2.4编制卷内文件页号：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。用铅笔编写阿拉伯数字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文档相反。

2.5填写卷内文件目录

2.6填写卷内备考表

2.7案卷装订：拆掉金属物，用棉线三孔一线（8字装订法），图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

2.8加盖归档章：卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，

2.9对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

2.10编制检案工具。

3 科技档案的数字化加工

包括图像扫描；扫描件整理；数据压缩，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到条目下；光盘制作，将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上，使光盘能脱机浏览。把这些纸质文档通过数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，采用文档管理系统进行管理，极方便查询和利用，

4 科技档案保管

选择正确的保管方法，创造良好的保管环境。要最大限度地延长科技档案的寿命，必须注意档案保管室的管理条件，为科技档案创造适宜的保管环境。档案库房管理，要做到七防；防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防光 ，并且坚固安全。远离易燃易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、阅览室、晒图室分开；应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。除此外库房管理还包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等。负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料室内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘.消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，不出现任何事故。

5 科技档案的利用

利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

1、积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

2、应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

3、确通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。 图、实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：―以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题保对电子图纸有效地进行动态管理。

4、认真做好查（借）阅登记工作，按要求按项目一一填写清楚，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

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一、公司档案信息化管理的意义

企业档案信息化管理是企业基础管理工作的一个重要组成部分，不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。

首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。

二、档案管理信息化的基本内容

所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，用计算机对档案信息进行收集、筛选和相应的加工，使之转化为数字化形式的二次文献信息供人们参考和利用的过程。

公司在生产运营的过程中每年都会产生大量的档案资料，内容涉及文书、科技、合同、工程等等各种各样的重要信息，这些信息真实地记录了单位的发展历史，利用计算机将这些信息转化为数字化信息分类、存储在计算机中，以方便公司进行管理。这就是公司的档案管理信息化，实行档案信息化管理，必将更好服务于企业的规划与发展。

三、当前档案管理信息化建设存在的问题及解决方案

（一）当前档案管理信息化建设存在的问题。1.企业对档案管理信息化的意识比较淡薄。企业档案管理信息化是一项复杂的系统工程，投资比较高。有些企业会错误地认为档案不能直接为企业产生经济效益，他们将资金投入到设备改造、工程建设和产品销售上，但对于为企业发展服务的档案事业却疏于管理和建设，对档案信息数字化所需的设备不予配备或配备不齐，电子文件的整理和归档较为混乱。2.企业档案管理人员水平有限。很多企业的现代管理理念不强。它们不注重档案管理人员的业务培训，导致了档案管理人员的经验不够、服务意识不强，使他们的档案管理水平、业务能力难以适应新时期档案管理的要求。3.档案信息安全保障体系不够健全。如设备损坏、病毒危害、恶意攻击和入侵、应用软件漏洞等都属于信息化安全范畴，在提供人事档案信息服务以满足利用需求时，非法用户的进入人事档案信息管理系统和传输过程中的信息被窃听是常见的安全问题。

（二）加强企业档案管理信息化建设的措施。1.转变企业领导的思想观念。企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。为促进企业档案信息化建设，作为企业的领导者，应把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实，意识到企业档案管理信息化将来的影响和效益，正视其复杂性和艰巨性，并关心和支持这一事业，积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。2.增强档案管理意识，提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干、高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。3.建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度，严格执行上网利用档案信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。

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[关键词]知识管理 档案 信息资源

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供档案信息与“知识产品”服务

档案信息服务是指为利用者提供档案信息服务所进行的各项业务活动，促进档案信息流通。地铁公司档案部门最大化的开发档案价值为公司的经济发展提供服务，把隐藏于实体中的档案信息转化为“知识产品”提供对内服务。而在知识管理的背景条件下，档案信息服务将不拘泥于传统的、单一的方式，将所有创新并趋于多元化的发展。由传统的被动提供服务向主动提供“知识产品”服务模式转化。利用专业知识和技能在转化服务过程中提供更多的潜在信息。另外，服务内容由单一向多元化发展，形成数字化档案信息，通过网络和数字载体，提供多元化的档案内容的服务。

二、进行档案信息资源的开发

档案信息资源开发活动是为了获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。地铁公司档案信息资源的开发是为了公司重要经营活动服务，促进地铁公司整体发展。地铁公司档案部门是不直接参与公司的生产经营活动，但是在促进公司生产发展中的作用与实践价值是有目共睹的，有其重要的作用。地铁公司档案信息资源开发，就是“公司档案部门及其合作伙伴，为保证公司内部或社会的利用需求，而通过编目、编研和提供利用等形式，将其有关档案信息挖掘出来，以充分实现公司档案价值的过程。”地铁公司档案信息资源开发的主体主要就是通过公司档案管理部门与其他部门之间合作、沟通，做好开发利用工作。地铁公司档案信息资源开发可以实现地铁公司档案信息资源的价值作用。档案信息资源作为一种信息资源，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，即有用性。它需要与其它资源相结合才能发挥其重要的作用，而这种价值可以放大档案资源本身的价值。在开发利用档案信息资源给用户利用的过程中，档案信息资源本身的价值也得到提升。档案信息资源的开发，为地铁公司经营决策提供科学依据，经营决策的过程中，可以利用档案资源，并运用科学系统的交流，可以提高正确决策的科学化和准确度。总之，对地铁公司档案信息资源进行开发利用，可以最大化的利用档案信息为地铁公司经营决策服务，提升地铁公司档案管理的整体水平，进而提升地铁公司的整体竞争优势。

三、构建地铁公司知识库

地铁公司知识库即包括公司人力资源的现状、每个岗位需要的掌握的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。在建立地铁公司知识库以后，应当采取措施将日常文档的电子化作为公司制度固定下来，使各部门业务中新产生的知识在知识库中得到积累。地铁公司与外部机构合作或交易而产生及获得的数据库也链接到知识库中。这样的知识库与以往的数据库不同之处在于，它不仅包含了专业知识和业务数据，也成为管理流程的一部分而容纳了管理过程文档，由于鼓励个人隐性知识的分享而容纳了有针对性的技巧建议，知识库的层次更丰富。地铁公司知识库的建立是实现知识共享与创新的要求，也是为地铁公司提供科学决策和高效管理的需要，也为地铁公司给各个部门同时提供知识服务提供了信息资源库。地铁公司知识库是地铁公司各类信息的有序整合的整体，包括与公司生产经营活动有关的信息知识，是把信息组合起来的有序集合，是人们获取信息的有效渠道之一，在地铁公司的日常活动中起着非常重要的作用。

四、公司知识管理的关键是对地铁公司档案信息的知识的收集与管理

以知识管理为导向进行创新拓展，实现从公司知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这是地铁公司知识管理的发展的关键所在。公司知识管理过程中的档案信息资源收集与整理，即公司档案部门及有关部门对知识信息进行的收集与管理的环节。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，是地铁公司从实现知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这也是公司知识管理的发展的关键所在。地铁公司档案管理的对象是对公司内部的显性知识记录的载体一文件、档案进行管理。公司知识管理强调信息、知识资源的集成与整合，共享共建信息资源化平台对地铁公司业务管理活动服务。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，实现公司档案信息知识的收集与管理，要求公司档案工作人员重新审视传统的文件归档和档案收集的范围，拓宽档案收集整理的范围，把隐含信息资源作为归档范围进行有效地管理。地铁公司知识管理要求整合公司生产经营过程中产生的全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享与开发利用。通常意义而言，隐性知识比显性知识价值重要，包含的信息量大，对公司经济发展能提供更有效地帮助。但是隐性知识的隐蔽性、不稳定性使它难以被公司获取、传播与利用。隐性知识管理强调是隐性知识显性化的过程，即将隐性知识“编码化”或“固化”于文件资料之中，使之转化成为可供使用的显性知识，通过文件的传递与利用实现显性知识的传播与利用，实现隐性知识的价值。以知识管理为发展方向档案管理，是档案管理发展的必然趋势。从地铁公司档案信息知识的收集与管理创新拓展成为知识积累，固化隐性知识；扩大文件归档范围，控制内源显性知识；收集外部信息，获取外源显性知识。现在越来越多的学者清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。

结论

把知识管理这一系统的管理与方法应用到地铁公司档案工作中，能够有效地开发利用档案信息资源，达到档案信息资源的共享和提供利用服务。探讨分析知识管理在地铁公司档案工作中的应用，对公司组织能力的提升起到重要的作用。

参考文献

[1] 徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案，2008，1.

[2] 齐虹，石慧敏.知识服务及其在档案管理中的实现[J].北京档案，2012（8）：20-22.

[3] 冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯，2011（6）：47.

[4] 张中和.市场经济与计划经济条件下的公司档案比较研究[J].陕西档案，2009 （5）.

[5] 刘国能.公司档案工作的发展状况和趋势[J].档案学通讯，2009 （5）.

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一、灌区工程档案管理中人员和设备的配备

（一）需要配备高素质的档案管理人员

在大多数灌区的工作人员都是水利技术人员，而灌区档案管理人员也多数是在这些人员中抽调的，这就导致长期以来灌区的档案管理人员具有较强的一线施工经验，但对于档案管理工作，由于缺乏系统的学习和培训，所以对于档案管理工作还有许多欠缺的地方，缺乏对灌区工程档案管理工作的正确认识，觉得只是简单把资料收集整理下就可以，对管理工作缺乏认真性和责任感，更没有创新精神。目前我国处于社会快速发展的新时期，工程档案管理与工程质量其重要性处于同一水平位置上，任何一个环节档案材料的缺失都是对工程质量不负责任的表现。所在灌区需要加强档案管理工作，做好档案的收集和整理工作，加强档案的开发和利用。这就需要在进行档案管理人员配置时要选择专业的人员，而且还要加强对人员的培训，能够严格履行档案保密性的原则，遵守档案管理职业道德，熟练掌握档案管理的专业理论知识，明确各项工程中的归档要求，从而加快灌区档案管理水平的提升。

（二）档案室的配备

档案管理工作还需要有一个良好的保存环境，即配备一个科学、合理，能够满足档案各项防护工作的档案室。因为在档案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都离不开后期的管理和保养工作。工程档案资料许多都是纸质性质的档案，这类档案对保存环境具有较高的要求，否则在一定时期内，这部分纸质档案则会发生霉变和虫蛀的情况，这时档案则无法满足查看的需要，无法进行开发和利用，所以在进行工程档案管理工作中，需要加强档案室的建设和管理工作，配置合格的各项管理器材，而且在保管过程中，利用拷贝、扫描和复印等功能，确保档案资料能够满足各项归档的要求，在新形势下，进行档案室建设管理工作中，确保其能够满足各项防护工作的需要。

二、加强灌区档案管理的具体建议

（一）强化灌区档案工作的组织领导

随着形势的发展和上级领导机关对档案工作的要求也越来越高，我们更加清醒地认识到加强档案管理工作对新形势下提高灌区工作管理水平的重要性。所以灌区领导应本着对历史负责、对后人负责、对法律负责的态度做好档案管理工作。根据灌区管理的特点，把档案工作纳入全年工作计划，做到年初与灌区管理工作一起研究、一起布置、一起安排。为把档案工作落到实处，根据档案管理要求，分管领导经常检查档案工作，当档案室遇到工作困难时，能够及时加以解决.

（二）进一步加大档案安全保管力度

档案工作安全保管工作重中之重是顺利开展档案管理工作的基础。我们的档案库房在达到防虫、防鼠、防潮、防尘、防盗、防强光、防高温八防要求的基础上，又更新了更加先进的防盗设备，安装了红外监控设施，确保了档案库房的绝对安全。增强档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。档案工作人员能够严格执行档案安全保管制度、保密制度，坚持纠正和制止个别人员不遵守保密制度的现象，加强管理，确保了档案安全。

（三）加快推进档案电子化管理的进程。

随着信息技术的发展，档案管理电子化是档案管理工作发展的重要方向。灌区应加大对档案管理工作中软、硬件设施的投入，加强计算机技术人才的培养，积极借鉴相关部门的成功经验，

（四）加强档案管理和利用的规范化

为了把档案工作落到实处，需要将档案负责人的职责纳入经济责任制考核范围之内，进一步完善了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度，制定了“三同步、四参加”制度，并在有关领导的负责下贯彻落实。同时建立健全档案管理制度，制定一些切实可行的管理规定，进一步规范了档案管理工作。在搞好管理的同时，积极开发利用档案资源，在严格手续的前提下，即外来人员来我处查阅档案，必须持有单位介绍信、本人身份证、工作证，为水利、房产，建筑设计等单位提供查阅档案的服务，为灌区管理工作提供高效优质服务。在抓好档案管理的同时，我们还要不断加强档案资源的开发和利用，利用现有资料，为水利部门专业人士进行相关书籍的编写提供参考依据，从而实现档案资源的有效利用。

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[关键词] 地铁工程； 档案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02

1 前 言

目前，我国已经迎来了城市轨道交通建设的新，在全国范围内，轨道交通无论是在建线路里程还是规划线路里程，其规模都是史无前例的。地铁工程作为轨道交通工程的重要组成部分，具有投资大、风险高、建设周期长、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂的特点，是一个庞大的系统工程。

地铁工程档案管理工作作为地铁工程建设中的一部分，是一项系统化的长期工作，在地铁工程管理中占有重要的地位，在这种形势下，如何加强对地铁工程建设项目档案的管理，应做进一步的思考与研究。

2 地铁工程档案的重要性及其特点

地铁工程档案如实反映了地铁工程建设管理的全过程，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、招（投）标、施工、监理、到竣工验收、试运行等各个环节，是整个建设活动的真实反映，是地铁工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，对地铁工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。它具有以下几个特点：

（1） 档案数量多、载体多样、保存价值高。

（2） 涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就会影响档案材料的完整性。

（3） 形成时间长。地铁工程的工期较长，从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，工序复杂，环节较多，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。

（4） 门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。地铁工程涉及线路、轨道与路基、车站建筑、结构、区间、车站配线及联络线、车辆段与停车场、控制中心、主变电站以及车辆、供电、通信、信号、通风空调与采暖、给排水及水消防、自动售检票、屏蔽门、防灾与报警、环境与设备控制、自动扶梯与电梯等不同门类和专业，地铁工程档案是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

3 当前地铁工程档案工作存在的主要问题

3.1 档案意识淡薄，对档案管理的重视不足

当前，许多参加地铁工程建设的单位偏重于工程建设，对项目档案管理工作的重视不够，推进力度不强，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，减弱了档案信息化建设对推进全局工作的功能和贡献。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位重施工生产轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工，却未能及时列入工作日程，与工程施工不能同步，待到工程要竣工验收时，再投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算账”的工作方式，致使工程档案的成套性较差，准确性、真实性、完整性得不到保障，这些档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用，从而影响到日后该工程档案的利用。

3.2 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差

有些地铁工程建设单位的档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络，建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成档案资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完成得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作。许多参建单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。

3.3 档案工作人员业务水平不高，缺乏现代化档案管理技能

档案工作人员一般是新参加工作的人员，且多为兼职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究，对工程档案比较陌生。部分档案工作人员虽然掌握一定的档案管理知识，但缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中，开发了一些专业应用软件，但未进行系统地培训和学习；部分档案管理人员虽然使用了计算机，但仅限于目录级检索，缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，严重影响了地铁工程档案的归档质量和利用效率。

3.4 档案质量欠佳，档案资料移交不及时

目前，多数地铁工程建设的工程档案普遍存在着原始资料归档不完整、不及时、归档不齐、档案电子文件、电子信息内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、部分归档资料不具备完备的法律手续、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整，纸质文件未根据GB ＼T1182-2000《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理，图纸未按照GB ＼T10609/3-1989《技术制图复制图的折叠方法》的要求统一折叠等，难以达到地铁工程竣工档案及时向当地城建档案馆移交的要求。

4 加强地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高认识，加强领导，构建科学适用的地铁工程档案管理机制

做好档案工作就要把档案工作纳入地铁工程建设的总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在地铁工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、利用与管理等做出具体规定；建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序；出台地铁工程档案的考核与奖惩办法，把档案管理纳入项目建设的年度工作计划，列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核，使档案管理工作真正做到有章可循，有序进行；在预验、整改和验收工作中全程跟踪，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态，确保资料完整与及时归档。

4.2 完善制度、加强地铁工程档案的规范化管理

地铁工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，完善管理制度。① 要制定与地铁工程相协调的档案管理建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路。② 要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立地铁工程数据网上归档流程等各专业的档案归档并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化。③ 运用合同条款和档案管理的有关规定来提高地铁工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量。④ 参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总账”。

4.3 加强业务指导与培训，提高档案工作人员的综合素质

地铁工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。在地铁工程建设过程中，针对档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训，经常深入施工现场进行跟踪指导服务，一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，提高其业务技能和水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

4.4 推进档案管理现代化，强化地铁工程档案的服务效能

档案的生命在于利用，地铁档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，只有对地铁工程档案开发利用，才能真正体现它的潜力和价值。应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高地铁工程档案的管理和利用水平。建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。

5 结 语

在地铁建设大力发展的今天，抓好地铁工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需要各相关单位的密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好地铁工程档案管理工作，一定能为城市现代化建设取得更好的社会效益和经济效益。

主要参考文献

[1] 孙祥海. 严格把关超前控制国家重点工程的档案[J]. 中国档案，2000（4）.

[2] 黄小林. 谈施工企业工程项目资料的管理[J]. 山西建筑，2006，32（2）.

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关键词：基层；档案；队伍

基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。作为一名基层档案工作者，对基层的档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，我认为还有许多问题亟待解决。

1.档案意识不到位。这是一种在基层非常普遍的现象，一个单位档案建设的好差，直接反映出领导的重视程度，一些部门档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，也直接影响整个集体对档案的重视程度。近几年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

2.档案人员的队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理员没有专职的，大部分是兼职，再加上档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，同时档案业务素质又要求高，很多干部都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的部门，直接送到上级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

3.档案的收集、整理不够齐全完整。由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

4.档案制度不健全，资料保管不善。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。

5.档案保管基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

如何解决基层档案工作中存在问题：

1.加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。

2.加大基础投入。企业要在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损。

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关键词：城建档案；接收；管理

中图分类号：S618文献标识码： A

一、城建档案及城建档案接收工作的认识

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案非常重要，是城市面貌和城市建筑物的记录和反映，对城市的规划、建设、管理、维护都是必不可少的资料。城建档案接收工作是城建档案工作的重中之重，接收工作做的好与坏决定了馆藏档案的数量与质量，决定了城建档案在社会经济建设中所能发挥的作用。

二、城建档案接收工作中存在的问题

近年来，档案的重要性愈发得到人们的重视。自上世纪90年代初期中山成立专门的城建档案机构开始，已有专人对城建档案进行分类管理以及对规划档案的各类别进行接收和整理，但依然还存在诸多不足之处。特别是城建档案的移交工作一直以来没有一套统一的接收方法。在一些城建档案馆，现在依然是采用比较单一的档案接收方式，即由负责各项业务的经办人交至档案馆内进行档案的接收、整理和归档，并且各省市各区域的移交方式也不一致，这导致城建档案馆处于被支配的地位，缺乏沟通协调。档案收集的周期长，发现问题也得不到及时处理，使得档案积压不能及时归档上架进行保存。久而久之，城建档案接收工作处于一个机械化、程序化的疲倦状态，难以依靠自己的力量去开展。

为了给群众提供更好的档案查阅服务，就要着力改进档案的接收工作。尽管近年来有关部门对城建档案的工作越来越重视，却仍然不够。就整个社会环境而言，城建档案的收集工作依旧存在着阻力与困难。要解决问题，我们就要在实践过程中不断摸索，以寻找最适合的方式。

三、如何做好城建档案接收工作

(一)提高服务水平，转变观念

随着时代的发展和变化，传统的服务观念和做法已不再适合新时期的要求。这就要求我们改变服务理念和工作方式，把城建档案接收工作由被动的工作变为主动的工作，提高服务意识，树立以人为本，依法服务，以创造性的思维去解决工作的问题和难点。

加强对城建档案接收工作人员的培训，树立窗口意识，做到服务热情周到，认真负责，举止文明，语言规范，强化、维护档案馆的公众形象和利益，在不断提高城建档案接收工作服务水平的同时，也能达到提升人民群众的城建档案意识的客观作用。

(二)对城建档案接收途径进行创新

目前就各城建档案馆接收进馆档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案，即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集，各城建档案馆主要以房屋建筑工程档案接收为主。长此下去，城建档案馆将成为工程竣工资料的档案馆，馆藏单一，馆藏结构也将不合理，城建档案信息资源的保存和利用价值也将迅速下降。因此，只有不断探索、创新，进一步开拓城建档案的接收途径，才能丰富馆藏，做好新时期城建档案接收工作，比如加大对规划类、土地类、房管类档案的移交接收工作，同时也积极做好消防类、资质类档案的接收和管理工作；对于国家有关法律法规中明确的如城建历史档案，防灾、战备等方面工程档案也应有计划有步骤采取有效措施实现逐步的开始接收，由被动等待转变为主动争取等。城建档案接收途径的拓展，将形成种类齐全、分类合理的馆藏档案体系。

(三)将“咨询服务”与“档案接收”工作结合

咨询服务工作通过为工程建设单位提供咨询、答疑等服务以达到建设单位及时准确移交城建档案的目的，将咨询服务与档案接工作结合能更好提高城建档案的接收工作水平。当然咨询服务是方法，是手段，档案接收是目标，是结果。在咨询服务工作上要建立建设单位档案，实行联系人制度，为重点项目提供现场指导和咨询，实地解决建设单位移交档案工作中提出的问题。实行“三进一访”，实行项目咨询服务负责人进工地、法律法规宣传进工地、咨询服务进工地，对重大项目进行走访的工作制度，随时解决建设过程中遇到的问题，把政策讲透，超前控制，将问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整全面。

同时，将“咨询服务”与“档案接收”工作结合也要适应现代化建设、城乡一体化等新形势的要求。随着全国各城市的发展和扩大，对于新城区的城建档案接收工作也成为城建档案接收工作的重要组成部分，对此部分城建档案接收工作要早明确责任区分，早宣传，早开展，把咨询服务工作做在前面，以利于城建档案接收工作的开展。

(四)加强城建档案接收工作法制化建设

城市建设档案管理是一个跨行业、跨专业、跨部门的系统工作。建设系统以外的单位产生的城建档案，接收难度大，工作纷繁复杂。所以要充分利用法律法规授予的权力，实现依法接档、依法治档。首先应做到有法可依，各地城建档案管理部门应充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上，根据各区、县（市）实际制定本区、县（市）《城建档案馆管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》、《建设工程电子文件与电子档案管理办法》，不断完善适应本地工作新形势、新要求的城建档案工作条例以及城建档案接收归档管理等方面规范性文件；其次，要做到有法必依，对于已制定出台归档文件要依法执行，明确接收的内容和标准，防止违规接收档案的情况，提高城建档案接收工作的法制化建设；同时也要做到执法必严、违法必究，同各地法制工作部门制定规范的执法文书、落实科学严谨的执法工作流程，以维护城建档案工作有序、健康发展。

(五)以信息技术为平台，推进建设工程电子档案接收工作

随着电子计算机及网络应用的普及，越来越多的文件将会以电子文件的形式产生和存储，电子档案的整理与鉴定、管理工作变得越来越重要，也成为一种行业发展的趋势。电子文件及电子档案具有纸质文件及纸质档案不可比拟的优势，具有几乎不占据物理空间的优点，它的建立、处理、保存都比纸质档案方便，备份管理得当，也不会丢失，更不会老化。因此，建设工程电子档案的接收工作是行业趋势，也是各市城建档案馆正在积极开展的工作。建设工程电子档案的接收工作应从接收标准、接收流程、应用软件、后期管理等多方面着手研究，以实现电子档案的顺利进馆，同时把电子档案接收工作推广普及。建设工程电子档案接收工作的开展将实现纸质档案与电子档案并存的局面，为最终实现异地备份、节省库存空间、提高档案利用效率等方面都有积极的推动作用。

(六)做好城建档案接收宣传工作

城建档案接收宣传工作为做好城建档案接收工作能起到积极的推动作用：一方面，全国的各地城市建设工作如火如荼，更多的建设单位和施工单位在全国范围内进行工程建设，这些单位成为城建档案接收宣传工作对象的重要组成；另一方面，城建档案接收工作的动态也是各项目工作人员希望了解和学习的内容。因此做好城建档案宣传工作至关重要，可从以下两方面着手：

一是定期开展档案法律、法规宣传活动，努力做到档案普法书籍送到企业，将档案法律意识传到企业，不断增强企业的档案法制观念，引导企业树立档案观念。

二是利用网络做好城建档案接收宣传工作，通过各城建档案馆网站公布城建档案接收工作的最新资料；通过对网站留言的回复等形式推进咨询服务，既可以减少建设单位在路途上的消耗，减少来馆次数，提高咨询服务工作的效率，同时又加大了对城建档案接收工作的宣传。

结语

总之，科学规范的城建档案接收工作既可以不断提升城建档案工作的管理水平，又可为做好城建档案的开发和利用工作打好基础。随着城市的发展，科学的进步，城建档案接收工作只有坚持与时俱进，以发展为主题，提高创新意识，不断加强人员队伍建设、加强信息化建设，加强法制化建设，才能适应新形势的需要，开创城建档案管理工作的新局面，为城市建设和经济发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]裴晓芳.新形势下城建档案接收范围和收集工作的思考[J]. 城建档案,2009,01:39-40.

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【关键词】建设工程；工程档案；管理；工程质量

随着我国建设行业的快速发展，人们对建设工程的质量也提出了更高的要求。建设工程质量直接关系到建设企业的经济效益及人们的生命财产安全，而工程档案管理工作与工程质量之间具有密切的关系，加强工程档案管理工作对促进建设工程质量的提高具有十分重要的意义。因此，如何加强建设工程档案管理工作成为当前建设企业面临的重要问题。

一、工程档案建设的作用分析

在建设工程中，工程档案占有十分重要的作用，它能够将工程质量直接反映出来。

通常情况下，建设工程质量能够通过工程档案的建立直接反映出来，除了理解其字面意思之外，我们还要从更深层次对其进行理解。有多数工序在工程建设过程中属于隐蔽工程，通常这种类型的工程在竣工之后我们是看不到的，很难对其进行检测。如果想对其进行相应的了解，也只能够借助掩盖之前的图纸、录像、照片以及各种现场记录。站在现代管理科学的角度对其进行分析可知，建设工程质量的重要组成部分也包括了建设工程档案质量。如果一个工程档案质量较高，这也就充分说明了该工程进行了规范管理，工作人员均具有较高素质，并且还具有较高的工程管理质量。

通常情况下，建设工程档案出现在工程建设之前，建设工程项目进行审批、决策以及确立这一过程中的真实记录称之为建设工程立项文件。例如，在进行招标、投标、设计项目概要、编制项目预算的过程中，其重要的参考依据均为建设工程立项文件。但是在招标、投标、设计项目概要、编制项目预算等一系列过程中出现的文件材料优势进行详细设计。勘察测量项目的重要依据。换句话说，在建设工程项目之前，就已经形成了大量资料。如果在一个建设工程中将文件积累这一重要过程去除掉，那么这一建设工程是很难形成的。在施工的具体过程中，具体施工进程和文件材料产生之间也存在密切相关性。

现阶段，随着社会的不断进步与发展，科学管理思潮也在很大程度上获得发展，建筑项目的实施也越来越广泛，这就要求建设工程必须拥有更高质量。尤其是在精细化管理与量化分析盛行时期，这就要求建设工程建立起一套科学合理的精确评价体系。如果我们对建设工程管理模式有着严格要求，特别注重图纸与数据的精确分析，那么我们就会自然摒弃感觉经验模式。在这种新模式下，我们不仅会注重工程现场，而且会将工程档案的建设作为重要基础，并且在此过程中对其进行量化统计分析，最后再对其进行综合性的评价。换句话说，建设工程质量是可以直接通过建设工程档案反映的，所以应该对工程质量采用建设工程档案进行全面性评价。

二、 完善工程档案管理工作

工程项目管理的质量控制在城市建设工程中主要通过施工现场和施工组织质量控制表现，需要对制度、材料、方法以及人员这几个方面进行全面考虑。

（一）制度。通过对国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中的相关内容进行分析可知，第一次站在国家法规的高度，在建设工程质量控制体系中纳入了建设工程档案管理，强制性规定了建设工程的法律责任、报送移交程序、质量要求以及相关内容，《建设工程质量管理条例》属于推动我国城建档案工作发展的一部重要法规。

（二） 方法。档案员要对记录施工方法、流程以及创新工艺的工程文件进行严格保管，确保其完整性与准确性。

（三） 材料。建设工程质量保证资料的主体包括建筑材料使用说明书、出厂合格证以及检测报告等资料。所以在对档案进行编制的过程中，档案员要对其进行认真检查与核对，做好各方面工作，以此来确保工程质量和工程方案相符合。

（四）人员。 在工程建设中，建设工程档案工作人员，也就是所说的资料员具有十分重要的作用。通常情况下，工程档案管理在早期建设工程项目中没有得到充分重视。现阶段，随着工程档案管理工作的不断发展，工程档案管理在早期建设工程项目中的重要性也慢慢凸现出来，对档案管理人员的要求也越来越高，需要其拥有相应的资格证才能上岗。每年在市政建设类工程项目开动之前，市政工程建设处都会起到良好的带头作用，市政建设档案由不同业务科室派出专业人员进行工程档案业务培训。除此之外，将《档案（资料）员合格证》到网上，有利于相关人员进行及时的核对与查询。其次，还要求每一个建设工程项目的工程资料编制工作均要由持有《档案（资料）员合格证》的专职人员进行，在工程完全竣工之后，需要进行档案专项验收申报之后，才能够验收申报过的建设工程项目。

三、 提高建设工程质量

对城建方案馆近期的实际业务工作经验进行科学总结，并且和工程质量监督部门进行积极主动的协调，（下转第177页）（上接第131页）进而建立起一套科学完善的城建档案综合管理系统，并对其它发达城市先进的档案管理经验进行大力借鉴。

在施工合同签署的过程中，首先要对建设方关于工程档案建设的相关要求进行明确，在合同中明确相关责任，要求承建方对专门档案管理人员和相关领导进行明确，并且终身负责工程资料，将其档案管理的责任意识提高。实施方法包括：首先要抓好工程建设源头，在进行工程项目规划审批与报建的过程中，就要和建设单位将工程档案移交报送责任书签署好，通过这样的方式来确保管理方与建设方均了解工程建设的相关信息，同步管理建设工程档案质量及相关内容。其次，要有专人负责工程档案，并且要对其进行全程跟踪以及科学合理的业务指导，如果在此过程中发现了问题，就要对其进行及时性的整改。最后，在快竣工之前，要预验收工程档案，合格之后才能够对工程项目竣工进行验收。这一系列措施和建设行政职能进行充分融合，并且能够工程档案编制与收集的系统性、真实性、原始性，最终提高建设工程质量。

要对管理工作细节之处加强重视，可以采用跟踪服务或者预约服务的方式，谨防资料员在没有做好充分准备的情况下对业务进行重复办理，进而将工作效率提高。通过反复多次的大厅柜台复检业务办理以及现场工程档案业务集中指导，能够形成一个工程档案业务指导日志，并且具有较强的条理性。

在进行建设工程档案业务指导的具体实践过程中，存在着施工单位的实际活动与相关文件不吻合的情况。这就需要我们及时整改出现的这些问题，进而对工程档案的真实性进行有效保证，促使工程质量管理中工程档案管理能够发挥出有效的作用。

四、结语

综上所述，在建设工程中，工程档案管理属于一个十分重要的组成部分，并且工程档案管理工作和工程质量之间的关系具有高度紧密性。为了有效确保工程质量，就必须加强工程档案管理。所以，在建设过程中，档案管理人员要树立起管理意识，提高责任感，对建设工程质量管理中的相关教训和经验及时进行总结，提高档案管理水平，最终达到提高建设工程质量的目的。

【参考文献】

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【关键词】税务档案；工作管理；认识

随着社会科学技术的发展，档案越来越成为一个单位持续发展的重要资源之一。档案是一个单位发展历程的真实记录，而税务档案就是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，是征、纳双方依法办税的法律文书，具有不可动摇的法律效力。因此，不断强化税务档案管理，保护档案资料，提高档案利用率，充分发挥档案无可替代的凭证作用，责任至关重大。在计算机和网络技术快速发展的当下，为档案管理工作提出了更高的要求和挑战。

一、各级领导重视，是做好税务档案管理工作的前提

税务档案工作就是要围绕“规范管理、精细服务”这一中心开展，要重视档案信息利用，提高档案工作质效。各级领导要关注档案管理工作，把档案管理工作纳入重要议事日程，做到常议常抓常检查，定期加强硬件投入，如购置防潮防磁柜、加湿器、防光窗帘、报警器、电脑等，以设施设备更新，增强档案管理安全系数。各业务部门要重视档案规范化建设，要制定科学的税收业务档案整理方案，增强税收业务档案规范化建设的可操作性，提高税收业务档案建设的整体水平，实现税务系统业务档案资源共享。

二、提高综合素质，是做好税务档案管理工作的基础

增强档案管理人员的综合素质，是提高税务档案管理水平和档案服务质量的先决条件。随着电子档案、声像档案等新型载体的出现，对税务档案管理人员提出了新的要求。

（一）要有过硬的政治素质。由于税务档案管理工作行业的独特性，要求档案管理人员必须具备过硬的政治素质，需要有较高的政治理论素养，必须懂得与档案管理相关的法律、法规知识。同时，档案管理人员要把“德”放在首位，要有高度的组织纪律性，遵守国家和单位的各项规章制度，才能确保不发生失泄密事件。

（二）要有高尚的职业道德。税务档案管理工作是一项以服务纳税人、方便于工作为主的工作，税务档案是征、纳双方之间的纽带，所以，税务档案管理人员应该树立真心实意为纳税人服务和热情为单位税务工作奉献的思想，爱岗敬业，不计得失，在平凡岗位上勇于奉献。

（三）要有精湛的业务技能。要结合单位实际，定期组织档案管理人员进行业务培训，将培训内容与实际工作相结合，除学习专业理论知识外，还要懂得文书学、档案管理学和税务知识，熟悉国家有关档案工作的法律，清楚上级部门对档案管理工作的要求，明白自己的业务工作职责，通过“一专多能”的技能，把档案管理专业知识灵活运用于工作实践，才能高标准做好税务档案管理工作。

（四）要有强烈的岗位意识。一是税务档案管理人员在工作中要树立较强的责任意识，发扬敬业奉献精神，真正了解本职岗位的责任，以严肃负责的态度，认真对待每卷档案，从整体到细微，都要尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟，才能适应岗位需求和工作需要。二是税务档案管理人员在工作中要具有创新意识，当前信息发展较快，档案管理人员要发挥聪明才智，消除档案员就是保管员的思想，想方设法提高业务工作水平。三是税务档案管理人员在工作中要树立服务意识。税务档案不仅为单位决策提供服务，还是纳税人提供依法纳税的依据。因此，档案管理人员应积极发挥主观能动性，不断改进工作作风，完善服务内容，提高服务质量，为档案使用者提供主动热情，及时准确，全面周到的服务。

三、坚持规章制度，是做好税务档案管理工作的关键

加强税务档案管理制度建设是持续做好档案管理工作的基础。一是入档资料收集从实。税务档案主体有的是文字，但也有图像及其他各种形式的原始材料，为了查找、索引方便快捷，在入档材料收集过程中要严格规范档案卷宗整理，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定、销毁等环节，都严格遵守档案管理制度进行，不降档案收集标准，对制度落实不打折扣，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确。二是日常档案管理从细。加强税务档案日常管理，规范档案借阅程序，建立健全各种规章制度。近年来，先后制定了《克拉玛依市地税局档案管理办法》《文件材料归档范围和文书档案保管期限》《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》等相关规章制度，明确了档案管理的工作职责和任务、档案的归档范围及整理要求，使档案管理人员对文件材料的形成、收集、整理有据可依，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。三是定期检查考核从严。加强档案管理工作考核，是促进税务档案管理和提高档案从业人员技能的有效方法。除上级业务部门定期进行例行检查外，本级档案主管部门也要不定期进行检查，在档案检查过程中，要专门建立详细的业务档案考核细则，通过实施推动档案管理规范化建设。近年来，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，建立档案管理人员岗位责任制，充分调动档案工作人员的积极性。

四、完善档案资源，是税务档案管理工作持续发展的源泉

一是要不断拓宽税务档案工作服务领域。要持续做好各类文件材料的收集、整理、分类、归档工作和稽查档案、专业会计档案、照片档案和设备档案以及各类专业档案的移交接收工作、电子档案的著录工作。

二要加大档案信息化力度。加大电子文件接收力度，接收纸质文书档案和实物档案的同时，完成文书档案电子化，切实做好电子档案扫描工作，实现电子档案和纸质档案同步归档。

三要抓好档案归档质量。实现档案整理规范化、目标管理制度化，做到档案收集完整、划分保管期限准确、整理和编目科学、检索和利用方便、保管条件科学安全。

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一、当前档案管理工作发展现状

近年来，随着各级对档案管理工作重要性认识的不断提升，档案管理工作被提到了前所未有的高度。以本人所在单位为例，我们始终坚持以《档案法》为依据，加大宣传力度，加大资金投入，健全管理机制，转变服务方式，档案管理工作不断取得新进步。

1.档案管理工作不断加强

随着《档案法》宣传力度的不断加强，通过演讲比赛、知识竞赛、网站宣传等多种形式，有力宣传了档案的作用，提高了广大干部群众的档案管理意识。各业务单位加强了档案管理工作的领导，建立健全了档案管理工作领导机构，明确管理人员职责分工，使档案管理工作步入规范化、正规化建设轨道；健全完善了相关档案管理制度，使档案管理工作做到有规可依、有规必依、违规必究。

2.加大档案管理资金投入

随着档案数量的与日剧增，对档案载体的管理提出了新的要求，对档案相关保管条件提出了新的需求，因此，各级加大了档案管理的资金投入，加大档案库房的标准化扩建、改建力度，进一步优化档案馆舍环境，增大档案馆藏容量。同时，加强各类独立型档案馆舍的建设，配齐档案管理设备，配备数字化档案管理设备，及相关软件设施，规范统一档案管理程序，提高了档案管理的时效，在促进当地经济社会发展发挥了档案管理工作应有的作用。

3.强化档案服务方式转变

随着档案资料数量的不断增加，档案在各个领域的应用越来越广泛，人们对档案服务的需求也越来越高。这种新的形势要求档案管理部门，必须进一步解放思想，转变服务方式，完善档案服务功能，提升档案服务效能，强化档案管理的动态化、常态化与可持续化，提高档案资料数据的更新速度，增强档案的可靠性、权威性。

二、当前档案管理工作遇到的主要矛盾与问题

虽然档案管理重要性的认识不断得到提升，档案管理工作不断得到加强，档案管理工作面临前所未有的历史机遇，档案管理工作也取得了长足的进步，但在看到取得成绩的同时，还必须要清醒地认识到，当前档案管理工作中还遇到一些突出的矛盾和问题，需要认真进行面对和解决。

1.档案管理工作重要性认识有待进一步提升

档案工作的重要性虽然整体上得到了认同，但对于极个别单位，特别是一些主要领导，由于档案工作属于幕后工作、隐性工作，导致对档案工作的重要性的认识明显不足，认为档案工作既不产生经济效益，也不会对其它工作产生直接影响。因而淡化了档案管理意识，对于档案管理工作仍然处于说、做“两张皮”，说起来重要性很突出，但实际工作中往往认为档案管理工作不会触动全局工作，也不会对全局工作产生不良影响，往往会被推到一边，而成为一种提起来重要、放下来不要的尴尬局面，主要领导同志完全没有把档案管理视为经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设的重要组成部分。

2.档案管理工作的基础根基有待进一步牢固

档案管理工作是一项相对稳定的工作，重在持续，无论是工作的持续性、完整性，还是干部队伍的稳定性，都需要有一个稳定持续的环境。同时，档案管理工作又是一项基础性很强的工作，档案数据、资料必须详实、可靠，这些都需要做大量的工作才能够圆满完成。然而，现实工作中由于受档案管理工作实际的限制，导致档案干部队伍变动十分频繁，工作连续性出现间断，而且由于工作环境的影响，一些人员不能安心工作，浮在面上，深入不进去，不愿花费时间和精力去做好做扎实档案基础工作，给后续档案管理工作埋下了众多隐患。特别是对于广大基层单位，由于受人员的限制，档案管理人员身兼数职，很难做到独善其身，专心做好档案管理工作。一方面，对档案工作人员的配备缺乏长远的谋划，不能形成良好的梯次配备良性格局，既不利于管理人员积极性的调动，也不利于人才的培养和保留，容易造成人才断档。另一方面，由于专业人员少，多数管理人员缺乏资格认证，从事档案管理工作的人员缺乏必要的档案管理知识和能力，很难有效开展好档案管理工作。

3.基层档案管理机构基础设施有待进一步完善

档案管理工作经过这么多年的发展，无论是资金投入，还是馆舍建设都取得了长足的进步，但对于一些基层单位，由于受种种因素的制约，一些基层单位缺乏独立的档案馆舍，档案资料还依托于办公室等机构来进行存放，很难保持档案资料的完整性和可靠性，往往会造成档案资料丢失、数据不完整等问题。同时，有些档案管理部门由于受经费的限制，对管理设施的建设力度明显不足，导致档案管理设备不配套，不利于档案资料的收集、整理和归档，更不利于档案的保护。有些单位档案管理工作仅限于应付性管理，只有在上级进行档案工作检查时，才会进行突击性的整理，这种“临时抱佛脚”的做法，很难保证档案管理工作的质量。

三、积极探索加强档案管理工作的新举措

新的形势新的要求，必须积极探索加强档案管理工作的新举措，才能更好地为经济社会发展搞好服务，做出档案人应有的贡献。

1.解放思想创新档案管理思路

解放思想、实事求是是新形势对加强和改进档案管理工作的总要求。要始终坚持把解放思想、更新观念作为档案管理模式创新的先导，注重突破旧的档案管理体制与理念的束缚，积极探索有效管理档案的方法、途径，拓展档案工作的思路，敢于破旧立新，破除旧有的错误观念，建立全新的档案管理新理论，彻底改革现有档案管理落后的状况。要始终坚持档案管理工作要为经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设服务的理念，把档案管理的触角延伸到档案管理的方方面面，拓展档案管理工作服务的视野和途径，真正发挥档案管理在“五位一体”战略定位中的积极作用，不断增强档案管理工作的影响力。同时，要大力加大档案管理信息化力度，依托信息技术优势，拓展档案管理工作服务功能，让档案管理工作真正成为推动经济社会发展的重要力量。

2.加强档案相关资源建设

档案管理工作的核心是档案资料收集、整理和归档。缺乏可靠的档案资料，将会造成无档可管理的困局，因此，要大力加强档案资料的征集工作，以第一手的资料来丰富档案管理的内容。首先，要进一步加大对档案基础设施建设的投入力度，千方百计筹措资金，改善档案管理环境，扩大档案存放容量，打牢档案管理的硬件基础。其次，要加大档案资料的征集、搜集工作，不断丰富馆藏内容，逐步建立起完备的档案资源体系。第三，要立足本单位实际，加大档案资源的整合力度，加大档案资源布局优化调整力度，充分发挥档案资源的作用，服务当地经济社会发展。

3.加强档案干部队伍建设