公司的档案管理范文

导语：如何才能写好一篇公司的档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：科技档案；归档；整理；组卷；电子图纸

随着同煤集团的扩容及企业的做大做强，以及基本建设规模的不断扩大，对同煤的科技档案管理提出了前所未有的挑战。如何对科技档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内容，科技档案工作的根本目的，就是以各种方式、方法、开展和推进科技档案的利用工作，使科技档案在企业建设中产生更好的经济效益和社会效益。实现科技档案价值，使科技档案更好地满足社会需要。

1 领导十分重视档案管理工作，认真抓好机构建设

有独立的档案处，同煤的各二级单位也分别设立档案科，建成了，由集团公司分管领导领导的，以档案处为中心，各二级单位的档案科为主的档案管理体系。档案处承担全局档案工作的规划、组织、协调、管理、指导。使档案管理工作向科学化.标准化.规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求各二级单位把档案工作列入了年度财务计划，纳入了发展的总体规划，这样一来既保证了档案管理工作的发展，又为做好档案收集整理工作打下坚实的基础。为确保档案管理的质量，更好地为生产经营和设备管理各项工作服务，制定了有关档案管理制度，抓好档案材料的收集.整理.归档等环节的工作。

2 科技档案的管理

1科技文件材料的归档：要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。

2科技档案的整理：对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。整理程序，1、分类2、组卷3、卷内文件排列4、拟写案卷标题5、复查定卷6、编页号7、填写卷内文件目录8、填写卷内备考表9、填写案卷封面10、案卷装订11、案卷排列与档号编制12、填写卷盒、装盒排架13、编制检索工具

2.1科技档案的分类，（一）基建档案（二）设备档案（三）科研档案分类（四）产品档案

2.2组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。

组卷方法.基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷.（1）大中型建设项目a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。

设备档案：（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2―3台组1卷。

科研档案：（1）科研成果档案a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型：按单独课题项目直接组卷。（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

产品档案：（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。

2.3复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。

2.4编制卷内文件页号：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。用铅笔编写阿拉伯数字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文档相反。

2.5填写卷内文件目录

2.6填写卷内备考表

2.7案卷装订：拆掉金属物，用棉线三孔一线（8字装订法），图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

2.8加盖归档章：卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，

2.9对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

2.10编制检案工具。

3 科技档案的数字化加工

包括图像扫描；扫描件整理；数据压缩，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到条目下；光盘制作，将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上，使光盘能脱机浏览。把这些纸质文档通过数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，采用文档管理系统进行管理，极方便查询和利用，

4 科技档案保管

选择正确的保管方法，创造良好的保管环境。要最大限度地延长科技档案的寿命，必须注意档案保管室的管理条件，为科技档案创造适宜的保管环境。档案库房管理，要做到七防；防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防光 ，并且坚固安全。远离易燃易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、阅览室、晒图室分开；应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。除此外库房管理还包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等。负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料室内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘.消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，不出现任何事故。

5 科技档案的利用

利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

1、积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

2、应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

3、确通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。 图、实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：―以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题保对电子图纸有效地进行动态管理。

4、认真做好查（借）阅登记工作，按要求按项目一一填写清楚，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

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一、公司档案信息化管理的意义

企业档案信息化管理是企业基础管理工作的一个重要组成部分，不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。

首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。

二、档案管理信息化的基本内容

所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，用计算机对档案信息进行收集、筛选和相应的加工，使之转化为数字化形式的二次文献信息供人们参考和利用的过程。

公司在生产运营的过程中每年都会产生大量的档案资料，内容涉及文书、科技、合同、工程等等各种各样的重要信息，这些信息真实地记录了单位的发展历史，利用计算机将这些信息转化为数字化信息分类、存储在计算机中，以方便公司进行管理。这就是公司的档案管理信息化，实行档案信息化管理，必将更好服务于企业的规划与发展。

三、当前档案管理信息化建设存在的问题及解决方案

（一）当前档案管理信息化建设存在的问题。1.企业对档案管理信息化的意识比较淡薄。企业档案管理信息化是一项复杂的系统工程，投资比较高。有些企业会错误地认为档案不能直接为企业产生经济效益，他们将资金投入到设备改造、工程建设和产品销售上，但对于为企业发展服务的档案事业却疏于管理和建设，对档案信息数字化所需的设备不予配备或配备不齐，电子文件的整理和归档较为混乱。2.企业档案管理人员水平有限。很多企业的现代管理理念不强。它们不注重档案管理人员的业务培训，导致了档案管理人员的经验不够、服务意识不强，使他们的档案管理水平、业务能力难以适应新时期档案管理的要求。3.档案信息安全保障体系不够健全。如设备损坏、病毒危害、恶意攻击和入侵、应用软件漏洞等都属于信息化安全范畴，在提供人事档案信息服务以满足利用需求时，非法用户的进入人事档案信息管理系统和传输过程中的信息被窃听是常见的安全问题。

（二）加强企业档案管理信息化建设的措施。1.转变企业领导的思想观念。企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。为促进企业档案信息化建设，作为企业的领导者，应把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实，意识到企业档案管理信息化将来的影响和效益，正视其复杂性和艰巨性，并关心和支持这一事业，积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。2.增强档案管理意识，提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干、高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。3.建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度，严格执行上网利用档案信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。

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[关键词]知识管理 档案 信息资源

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供档案信息与“知识产品”服务

档案信息服务是指为利用者提供档案信息服务所进行的各项业务活动，促进档案信息流通。地铁公司档案部门最大化的开发档案价值为公司的经济发展提供服务，把隐藏于实体中的档案信息转化为“知识产品”提供对内服务。而在知识管理的背景条件下，档案信息服务将不拘泥于传统的、单一的方式，将所有创新并趋于多元化的发展。由传统的被动提供服务向主动提供“知识产品”服务模式转化。利用专业知识和技能在转化服务过程中提供更多的潜在信息。另外，服务内容由单一向多元化发展，形成数字化档案信息，通过网络和数字载体，提供多元化的档案内容的服务。

二、进行档案信息资源的开发

档案信息资源开发活动是为了获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。地铁公司档案信息资源的开发是为了公司重要经营活动服务，促进地铁公司整体发展。地铁公司档案部门是不直接参与公司的生产经营活动，但是在促进公司生产发展中的作用与实践价值是有目共睹的，有其重要的作用。地铁公司档案信息资源开发，就是“公司档案部门及其合作伙伴，为保证公司内部或社会的利用需求，而通过编目、编研和提供利用等形式，将其有关档案信息挖掘出来，以充分实现公司档案价值的过程。”地铁公司档案信息资源开发的主体主要就是通过公司档案管理部门与其他部门之间合作、沟通，做好开发利用工作。地铁公司档案信息资源开发可以实现地铁公司档案信息资源的价值作用。档案信息资源作为一种信息资源，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，即有用性。它需要与其它资源相结合才能发挥其重要的作用，而这种价值可以放大档案资源本身的价值。在开发利用档案信息资源给用户利用的过程中，档案信息资源本身的价值也得到提升。档案信息资源的开发，为地铁公司经营决策提供科学依据，经营决策的过程中，可以利用档案资源，并运用科学系统的交流，可以提高正确决策的科学化和准确度。总之，对地铁公司档案信息资源进行开发利用，可以最大化的利用档案信息为地铁公司经营决策服务，提升地铁公司档案管理的整体水平，进而提升地铁公司的整体竞争优势。

三、构建地铁公司知识库

地铁公司知识库即包括公司人力资源的现状、每个岗位需要的掌握的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。在建立地铁公司知识库以后，应当采取措施将日常文档的电子化作为公司制度固定下来，使各部门业务中新产生的知识在知识库中得到积累。地铁公司与外部机构合作或交易而产生及获得的数据库也链接到知识库中。这样的知识库与以往的数据库不同之处在于，它不仅包含了专业知识和业务数据，也成为管理流程的一部分而容纳了管理过程文档，由于鼓励个人隐性知识的分享而容纳了有针对性的技巧建议，知识库的层次更丰富。地铁公司知识库的建立是实现知识共享与创新的要求，也是为地铁公司提供科学决策和高效管理的需要，也为地铁公司给各个部门同时提供知识服务提供了信息资源库。地铁公司知识库是地铁公司各类信息的有序整合的整体，包括与公司生产经营活动有关的信息知识，是把信息组合起来的有序集合，是人们获取信息的有效渠道之一，在地铁公司的日常活动中起着非常重要的作用。

四、公司知识管理的关键是对地铁公司档案信息的知识的收集与管理

以知识管理为导向进行创新拓展，实现从公司知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这是地铁公司知识管理的发展的关键所在。公司知识管理过程中的档案信息资源收集与整理，即公司档案部门及有关部门对知识信息进行的收集与管理的环节。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，是地铁公司从实现知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这也是公司知识管理的发展的关键所在。地铁公司档案管理的对象是对公司内部的显性知识记录的载体一文件、档案进行管理。公司知识管理强调信息、知识资源的集成与整合，共享共建信息资源化平台对地铁公司业务管理活动服务。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，实现公司档案信息知识的收集与管理，要求公司档案工作人员重新审视传统的文件归档和档案收集的范围，拓宽档案收集整理的范围，把隐含信息资源作为归档范围进行有效地管理。地铁公司知识管理要求整合公司生产经营过程中产生的全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享与开发利用。通常意义而言，隐性知识比显性知识价值重要，包含的信息量大，对公司经济发展能提供更有效地帮助。但是隐性知识的隐蔽性、不稳定性使它难以被公司获取、传播与利用。隐性知识管理强调是隐性知识显性化的过程，即将隐性知识“编码化”或“固化”于文件资料之中，使之转化成为可供使用的显性知识，通过文件的传递与利用实现显性知识的传播与利用，实现隐性知识的价值。以知识管理为发展方向档案管理，是档案管理发展的必然趋势。从地铁公司档案信息知识的收集与管理创新拓展成为知识积累，固化隐性知识；扩大文件归档范围，控制内源显性知识；收集外部信息，获取外源显性知识。现在越来越多的学者清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。

结论

把知识管理这一系统的管理与方法应用到地铁公司档案工作中，能够有效地开发利用档案信息资源，达到档案信息资源的共享和提供利用服务。探讨分析知识管理在地铁公司档案工作中的应用，对公司组织能力的提升起到重要的作用。

参考文献

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[4] 张中和.市场经济与计划经济条件下的公司档案比较研究[J].陕西档案，2009 （5）.

[5] 刘国能.公司档案工作的发展状况和趋势[J].档案学通讯，2009 （5）.

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一、灌区工程档案管理中人员和设备的配备

（一）需要配备高素质的档案管理人员

在大多数灌区的工作人员都是水利技术人员，而灌区档案管理人员也多数是在这些人员中抽调的，这就导致长期以来灌区的档案管理人员具有较强的一线施工经验，但对于档案管理工作，由于缺乏系统的学习和培训，所以对于档案管理工作还有许多欠缺的地方，缺乏对灌区工程档案管理工作的正确认识，觉得只是简单把资料收集整理下就可以，对管理工作缺乏认真性和责任感，更没有创新精神。目前我国处于社会快速发展的新时期，工程档案管理与工程质量其重要性处于同一水平位置上，任何一个环节档案材料的缺失都是对工程质量不负责任的表现。所在灌区需要加强档案管理工作，做好档案的收集和整理工作，加强档案的开发和利用。这就需要在进行档案管理人员配置时要选择专业的人员，而且还要加强对人员的培训，能够严格履行档案保密性的原则，遵守档案管理职业道德，熟练掌握档案管理的专业理论知识，明确各项工程中的归档要求，从而加快灌区档案管理水平的提升。

（二）档案室的配备

档案管理工作还需要有一个良好的保存环境，即配备一个科学、合理，能够满足档案各项防护工作的档案室。因为在档案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都离不开后期的管理和保养工作。工程档案资料许多都是纸质性质的档案，这类档案对保存环境具有较高的要求，否则在一定时期内，这部分纸质档案则会发生霉变和虫蛀的情况，这时档案则无法满足查看的需要，无法进行开发和利用，所以在进行工程档案管理工作中，需要加强档案室的建设和管理工作，配置合格的各项管理器材，而且在保管过程中，利用拷贝、扫描和复印等功能，确保档案资料能够满足各项归档的要求，在新形势下，进行档案室建设管理工作中，确保其能够满足各项防护工作的需要。

二、加强灌区档案管理的具体建议

（一）强化灌区档案工作的组织领导

随着形势的发展和上级领导机关对档案工作的要求也越来越高，我们更加清醒地认识到加强档案管理工作对新形势下提高灌区工作管理水平的重要性。所以灌区领导应本着对历史负责、对后人负责、对法律负责的态度做好档案管理工作。根据灌区管理的特点，把档案工作纳入全年工作计划，做到年初与灌区管理工作一起研究、一起布置、一起安排。为把档案工作落到实处，根据档案管理要求，分管领导经常检查档案工作，当档案室遇到工作困难时，能够及时加以解决.

（二）进一步加大档案安全保管力度

档案工作安全保管工作重中之重是顺利开展档案管理工作的基础。我们的档案库房在达到防虫、防鼠、防潮、防尘、防盗、防强光、防高温八防要求的基础上，又更新了更加先进的防盗设备，安装了红外监控设施，确保了档案库房的绝对安全。增强档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。档案工作人员能够严格执行档案安全保管制度、保密制度，坚持纠正和制止个别人员不遵守保密制度的现象，加强管理，确保了档案安全。

（三）加快推进档案电子化管理的进程。

随着信息技术的发展，档案管理电子化是档案管理工作发展的重要方向。灌区应加大对档案管理工作中软、硬件设施的投入，加强计算机技术人才的培养，积极借鉴相关部门的成功经验，

（四）加强档案管理和利用的规范化

为了把档案工作落到实处，需要将档案负责人的职责纳入经济责任制考核范围之内，进一步完善了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度，制定了“三同步、四参加”制度，并在有关领导的负责下贯彻落实。同时建立健全档案管理制度，制定一些切实可行的管理规定，进一步规范了档案管理工作。在搞好管理的同时，积极开发利用档案资源，在严格手续的前提下，即外来人员来我处查阅档案，必须持有单位介绍信、本人身份证、工作证，为水利、房产，建筑设计等单位提供查阅档案的服务，为灌区管理工作提供高效优质服务。在抓好档案管理的同时，我们还要不断加强档案资源的开发和利用，利用现有资料，为水利部门专业人士进行相关书籍的编写提供参考依据，从而实现档案资源的有效利用。

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一、办公室档案管理的弊端

进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便的工作，而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：

（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式

淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。

（二）专业水平有待提高的管理人员

首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。

（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展

首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。

二、如何提高办公室档案管理工作的效率

办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：

（一）办公室档案管理制度需要完善

档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性

（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强

目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。

（三）档案管理人员的专业水平还不够高

档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。

（四）档案收集工作不够强化

不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。

（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合

将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率，是管理工作快速有序的进行，网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷，同时也改变了低效率的纸质管理模式，加强了档案管理工作的秩序性，准确性，及快捷性。

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关键词：基层；档案；队伍

基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。作为一名基层档案工作者，对基层的档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，我认为还有许多问题亟待解决。

一、档案意识不到位。这是一种在基层非常普遍的现象，一个单位档案建设的好差，直接反映出领导的重视程度，一些部门档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，也直接影响整个集体对档案的重视程度。近几年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

二、档案人员的队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理员没有专职的，大部分是兼职，再加上档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，档案岗位津贴又不到位，同时档案业务素质又要求高，很多干部都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的部门，直接送到县级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

三、档案的收集、整理不够齐全完整。由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

四，档案制度不健全，资料保管不善。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。

五，档案保管基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

如何解决基层档案工作中存在问题？

一、加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。

二、加大基础投入。档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。各级领导在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障；各级机关要积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损

三、培养造就稳定的、结构合理的、专业素质较高的档案管理人员队伍。档案管理既有实践性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系统性，它对档案员思想素质、业务素质都有很高的要求。首先，举办档案业务知识培训班是从根本上提高档案人员专业技术水平和实际工作能力的有效途径，聘请有关专家就档案有关知识和问题进行授课，并现场讲解，对全面推进档案管理规范化发挥着很大的作用。第二，做到各部门档案工作责任到人，是保证档案工作的顺利开展的基础。在深入基层摸清底数的基础上，主动加强与各机关、企事业单位的联系，明确主管领导，选拔一批政治素质高、业务能力强的人员充实到档案队伍中，夯实基层档案管理的中坚力量。第三，根据实际工作的需要，把《档案法》、《山东省档案工作条例》及有关的档案业务规范标准整理辑印成小册子，分发给各个基层单位，使业务工作的开展学有依据，做有标准。第四，各基层档案部门牢固树立人才资源是第一资源的思想，要对档案工作多一分理解、多一分支持，切实解决本单位档案场所、档案装具、档案保管和保护设施等方面的问题，分管领导分管要到位，不能分而不管，要主动听取档案员的工作汇报，帮助档案员协调解决一些具体问题。多为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，使他们不断得到充实和提高。

四、强化档案资料收集、整理工作。档案的收集、整理不是一个档案员能完全做到的，只有各级各部门都意识到档案的重要性，想做好档案的收集、整理工作，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案员手中，才能顺利地开展这项工作。其次，建立岗位责任制，将文件材料收集归档工作列入单位领导，档案管理人员的目标责任制中，并进行年度考核，考核结果与其奖励挂钩。

五、加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，有着档案法制意识的人必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。一是要大力普及宣传《档案法》和《山东省档案条例》，宣传依法治档的先进典型，增强全社会的档案意识。二是档案主管机关强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。三是通过一段时期的实践，对不符合《档案法》要求的一些规章制度，对照新形势的要求作必要的修改和完善。四是建议各级党委、政府把贯彻落实档案法规情况列入目标管理来考核，确保档案管理工作上新台阶。

参考文献

[1]王云庆《现代档案管理学》2008年2月

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关键词：城建档案；接收；管理

中图分类号：S618文献标识码： A

一、城建档案及城建档案接收工作的认识

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案非常重要，是城市面貌和城市建筑物的记录和反映，对城市的规划、建设、管理、维护都是必不可少的资料。城建档案接收工作是城建档案工作的重中之重，接收工作做的好与坏决定了馆藏档案的数量与质量，决定了城建档案在社会经济建设中所能发挥的作用。

二、城建档案接收工作中存在的问题

近年来，档案的重要性愈发得到人们的重视。自上世纪90年代初期中山成立专门的城建档案机构开始，已有专人对城建档案进行分类管理以及对规划档案的各类别进行接收和整理，但依然还存在诸多不足之处。特别是城建档案的移交工作一直以来没有一套统一的接收方法。在一些城建档案馆，现在依然是采用比较单一的档案接收方式，即由负责各项业务的经办人交至档案馆内进行档案的接收、整理和归档，并且各省市各区域的移交方式也不一致，这导致城建档案馆处于被支配的地位，缺乏沟通协调。档案收集的周期长，发现问题也得不到及时处理，使得档案积压不能及时归档上架进行保存。久而久之，城建档案接收工作处于一个机械化、程序化的疲倦状态，难以依靠自己的力量去开展。

为了给群众提供更好的档案查阅服务，就要着力改进档案的接收工作。尽管近年来有关部门对城建档案的工作越来越重视，却仍然不够。就整个社会环境而言，城建档案的收集工作依旧存在着阻力与困难。要解决问题，我们就要在实践过程中不断摸索，以寻找最适合的方式。

三、如何做好城建档案接收工作

(一)提高服务水平，转变观念

随着时代的发展和变化，传统的服务观念和做法已不再适合新时期的要求。这就要求我们改变服务理念和工作方式，把城建档案接收工作由被动的工作变为主动的工作，提高服务意识，树立以人为本，依法服务，以创造性的思维去解决工作的问题和难点。

加强对城建档案接收工作人员的培训，树立窗口意识，做到服务热情周到，认真负责，举止文明，语言规范，强化、维护档案馆的公众形象和利益，在不断提高城建档案接收工作服务水平的同时，也能达到提升人民群众的城建档案意识的客观作用。

(二)对城建档案接收途径进行创新

目前就各城建档案馆接收进馆档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案，即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集，各城建档案馆主要以房屋建筑工程档案接收为主。长此下去，城建档案馆将成为工程竣工资料的档案馆，馆藏单一，馆藏结构也将不合理，城建档案信息资源的保存和利用价值也将迅速下降。因此，只有不断探索、创新，进一步开拓城建档案的接收途径，才能丰富馆藏，做好新时期城建档案接收工作，比如加大对规划类、土地类、房管类档案的移交接收工作，同时也积极做好消防类、资质类档案的接收和管理工作；对于国家有关法律法规中明确的如城建历史档案，防灾、战备等方面工程档案也应有计划有步骤采取有效措施实现逐步的开始接收，由被动等待转变为主动争取等。城建档案接收途径的拓展，将形成种类齐全、分类合理的馆藏档案体系。

(三)将“咨询服务”与“档案接收”工作结合

咨询服务工作通过为工程建设单位提供咨询、答疑等服务以达到建设单位及时准确移交城建档案的目的，将咨询服务与档案接工作结合能更好提高城建档案的接收工作水平。当然咨询服务是方法，是手段，档案接收是目标，是结果。在咨询服务工作上要建立建设单位档案，实行联系人制度，为重点项目提供现场指导和咨询，实地解决建设单位移交档案工作中提出的问题。实行“三进一访”，实行项目咨询服务负责人进工地、法律法规宣传进工地、咨询服务进工地，对重大项目进行走访的工作制度，随时解决建设过程中遇到的问题，把政策讲透，超前控制，将问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整全面。

同时，将“咨询服务”与“档案接收”工作结合也要适应现代化建设、城乡一体化等新形势的要求。随着全国各城市的发展和扩大，对于新城区的城建档案接收工作也成为城建档案接收工作的重要组成部分，对此部分城建档案接收工作要早明确责任区分，早宣传，早开展，把咨询服务工作做在前面，以利于城建档案接收工作的开展。

(四)加强城建档案接收工作法制化建设

城市建设档案管理是一个跨行业、跨专业、跨部门的系统工作。建设系统以外的单位产生的城建档案，接收难度大，工作纷繁复杂。所以要充分利用法律法规授予的权力，实现依法接档、依法治档。首先应做到有法可依，各地城建档案管理部门应充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上，根据各区、县（市）实际制定本区、县（市）《城建档案馆管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》、《建设工程电子文件与电子档案管理办法》，不断完善适应本地工作新形势、新要求的城建档案工作条例以及城建档案接收归档管理等方面规范性文件；其次，要做到有法必依，对于已制定出台归档文件要依法执行，明确接收的内容和标准，防止违规接收档案的情况，提高城建档案接收工作的法制化建设；同时也要做到执法必严、违法必究，同各地法制工作部门制定规范的执法文书、落实科学严谨的执法工作流程，以维护城建档案工作有序、健康发展。

(五)以信息技术为平台，推进建设工程电子档案接收工作

随着电子计算机及网络应用的普及，越来越多的文件将会以电子文件的形式产生和存储，电子档案的整理与鉴定、管理工作变得越来越重要，也成为一种行业发展的趋势。电子文件及电子档案具有纸质文件及纸质档案不可比拟的优势，具有几乎不占据物理空间的优点，它的建立、处理、保存都比纸质档案方便，备份管理得当，也不会丢失，更不会老化。因此，建设工程电子档案的接收工作是行业趋势，也是各市城建档案馆正在积极开展的工作。建设工程电子档案的接收工作应从接收标准、接收流程、应用软件、后期管理等多方面着手研究，以实现电子档案的顺利进馆，同时把电子档案接收工作推广普及。建设工程电子档案接收工作的开展将实现纸质档案与电子档案并存的局面，为最终实现异地备份、节省库存空间、提高档案利用效率等方面都有积极的推动作用。

(六)做好城建档案接收宣传工作

城建档案接收宣传工作为做好城建档案接收工作能起到积极的推动作用：一方面，全国的各地城市建设工作如火如荼，更多的建设单位和施工单位在全国范围内进行工程建设，这些单位成为城建档案接收宣传工作对象的重要组成；另一方面，城建档案接收工作的动态也是各项目工作人员希望了解和学习的内容。因此做好城建档案宣传工作至关重要，可从以下两方面着手：

一是定期开展档案法律、法规宣传活动，努力做到档案普法书籍送到企业，将档案法律意识传到企业，不断增强企业的档案法制观念，引导企业树立档案观念。

二是利用网络做好城建档案接收宣传工作，通过各城建档案馆网站公布城建档案接收工作的最新资料；通过对网站留言的回复等形式推进咨询服务，既可以减少建设单位在路途上的消耗，减少来馆次数，提高咨询服务工作的效率，同时又加大了对城建档案接收工作的宣传。

结语

总之，科学规范的城建档案接收工作既可以不断提升城建档案工作的管理水平，又可为做好城建档案的开发和利用工作打好基础。随着城市的发展，科学的进步，城建档案接收工作只有坚持与时俱进，以发展为主题，提高创新意识，不断加强人员队伍建设、加强信息化建设，加强法制化建设，才能适应新形势的需要，开创城建档案管理工作的新局面，为城市建设和经济发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]裴晓芳.新形势下城建档案接收范围和收集工作的思考[J]. 城建档案,2009,01:39-40.

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【关键词】建设工程；工程档案；管理；工程质量

随着我国建设行业的快速发展，人们对建设工程的质量也提出了更高的要求。建设工程质量直接关系到建设企业的经济效益及人们的生命财产安全，而工程档案管理工作与工程质量之间具有密切的关系，加强工程档案管理工作对促进建设工程质量的提高具有十分重要的意义。因此，如何加强建设工程档案管理工作成为当前建设企业面临的重要问题。

一、工程档案建设的作用分析

在建设工程中，工程档案占有十分重要的作用，它能够将工程质量直接反映出来。

通常情况下，建设工程质量能够通过工程档案的建立直接反映出来，除了理解其字面意思之外，我们还要从更深层次对其进行理解。有多数工序在工程建设过程中属于隐蔽工程，通常这种类型的工程在竣工之后我们是看不到的，很难对其进行检测。如果想对其进行相应的了解，也只能够借助掩盖之前的图纸、录像、照片以及各种现场记录。站在现代管理科学的角度对其进行分析可知，建设工程质量的重要组成部分也包括了建设工程档案质量。如果一个工程档案质量较高，这也就充分说明了该工程进行了规范管理，工作人员均具有较高素质，并且还具有较高的工程管理质量。

通常情况下，建设工程档案出现在工程建设之前，建设工程项目进行审批、决策以及确立这一过程中的真实记录称之为建设工程立项文件。例如，在进行招标、投标、设计项目概要、编制项目预算的过程中，其重要的参考依据均为建设工程立项文件。但是在招标、投标、设计项目概要、编制项目预算等一系列过程中出现的文件材料优势进行详细设计。勘察测量项目的重要依据。换句话说，在建设工程项目之前，就已经形成了大量资料。如果在一个建设工程中将文件积累这一重要过程去除掉，那么这一建设工程是很难形成的。在施工的具体过程中，具体施工进程和文件材料产生之间也存在密切相关性。

现阶段，随着社会的不断进步与发展，科学管理思潮也在很大程度上获得发展，建筑项目的实施也越来越广泛，这就要求建设工程必须拥有更高质量。尤其是在精细化管理与量化分析盛行时期，这就要求建设工程建立起一套科学合理的精确评价体系。如果我们对建设工程管理模式有着严格要求，特别注重图纸与数据的精确分析，那么我们就会自然摒弃感觉经验模式。在这种新模式下，我们不仅会注重工程现场，而且会将工程档案的建设作为重要基础，并且在此过程中对其进行量化统计分析，最后再对其进行综合性的评价。换句话说，建设工程质量是可以直接通过建设工程档案反映的，所以应该对工程质量采用建设工程档案进行全面性评价。

二、 完善工程档案管理工作

工程项目管理的质量控制在城市建设工程中主要通过施工现场和施工组织质量控制表现，需要对制度、材料、方法以及人员这几个方面进行全面考虑。

（一）制度。通过对国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中的相关内容进行分析可知，第一次站在国家法规的高度，在建设工程质量控制体系中纳入了建设工程档案管理，强制性规定了建设工程的法律责任、报送移交程序、质量要求以及相关内容，《建设工程质量管理条例》属于推动我国城建档案工作发展的一部重要法规。

（二） 方法。档案员要对记录施工方法、流程以及创新工艺的工程文件进行严格保管，确保其完整性与准确性。

（三） 材料。建设工程质量保证资料的主体包括建筑材料使用说明书、出厂合格证以及检测报告等资料。所以在对档案进行编制的过程中，档案员要对其进行认真检查与核对，做好各方面工作，以此来确保工程质量和工程方案相符合。

（四）人员。 在工程建设中，建设工程档案工作人员，也就是所说的资料员具有十分重要的作用。通常情况下，工程档案管理在早期建设工程项目中没有得到充分重视。现阶段，随着工程档案管理工作的不断发展，工程档案管理在早期建设工程项目中的重要性也慢慢凸现出来，对档案管理人员的要求也越来越高，需要其拥有相应的资格证才能上岗。每年在市政建设类工程项目开动之前，市政工程建设处都会起到良好的带头作用，市政建设档案由不同业务科室派出专业人员进行工程档案业务培训。除此之外，将《档案（资料）员合格证》到网上，有利于相关人员进行及时的核对与查询。其次，还要求每一个建设工程项目的工程资料编制工作均要由持有《档案（资料）员合格证》的专职人员进行，在工程完全竣工之后，需要进行档案专项验收申报之后，才能够验收申报过的建设工程项目。

三、 提高建设工程质量

对城建方案馆近期的实际业务工作经验进行科学总结，并且和工程质量监督部门进行积极主动的协调，（下转第177页）（上接第131页）进而建立起一套科学完善的城建档案综合管理系统，并对其它发达城市先进的档案管理经验进行大力借鉴。

在施工合同签署的过程中，首先要对建设方关于工程档案建设的相关要求进行明确，在合同中明确相关责任，要求承建方对专门档案管理人员和相关领导进行明确，并且终身负责工程资料，将其档案管理的责任意识提高。实施方法包括：首先要抓好工程建设源头，在进行工程项目规划审批与报建的过程中，就要和建设单位将工程档案移交报送责任书签署好，通过这样的方式来确保管理方与建设方均了解工程建设的相关信息，同步管理建设工程档案质量及相关内容。其次，要有专人负责工程档案，并且要对其进行全程跟踪以及科学合理的业务指导，如果在此过程中发现了问题，就要对其进行及时性的整改。最后，在快竣工之前，要预验收工程档案，合格之后才能够对工程项目竣工进行验收。这一系列措施和建设行政职能进行充分融合，并且能够工程档案编制与收集的系统性、真实性、原始性，最终提高建设工程质量。

要对管理工作细节之处加强重视，可以采用跟踪服务或者预约服务的方式，谨防资料员在没有做好充分准备的情况下对业务进行重复办理，进而将工作效率提高。通过反复多次的大厅柜台复检业务办理以及现场工程档案业务集中指导，能够形成一个工程档案业务指导日志，并且具有较强的条理性。

在进行建设工程档案业务指导的具体实践过程中，存在着施工单位的实际活动与相关文件不吻合的情况。这就需要我们及时整改出现的这些问题，进而对工程档案的真实性进行有效保证，促使工程质量管理中工程档案管理能够发挥出有效的作用。

四、结语

综上所述，在建设工程中，工程档案管理属于一个十分重要的组成部分，并且工程档案管理工作和工程质量之间的关系具有高度紧密性。为了有效确保工程质量，就必须加强工程档案管理。所以，在建设过程中，档案管理人员要树立起管理意识，提高责任感，对建设工程质量管理中的相关教训和经验及时进行总结，提高档案管理水平，最终达到提高建设工程质量的目的。

【参考文献】

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【关键词】建设工程、归档工作管理、对策

前言

近几年，电网建设工程项目多、投资大、标准高，电力工程档案在规范化管理方面也进行了积极探索和研究。同时系统内开展的创优质工程活动，对作为各项工程管理基础的档案管理也提出了新要求，如何适应新形势、新任务，创造性的开展工作，不断提高建设工程的档案管理水平，如何满足优质工程的要求，如何保证项目档案的齐全完整和项目准确性是现阶段我们应该思考和认识的重要课题。

1分析电力建设工程档案的特点和作用

电网建设工程档案是指电网建设工程项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、调试、竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等形式的全部文件原始材料。一个完整的工程项目建设通常周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、施工等等，到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给档案资料收集整理带来很大不便，极易造成资料散失。因此电力建设工程档案具有专业性强、面广量大、时间跨度大等特点。

但是一份齐全的工程档案在建设工程中也发挥很大作用：

1.1工程档案是电力工程建设和管理工作的重要依据。对于各项电力工程的维护、改扩建、管理，主要靠的是工程档案的储存。只有以原始的档案记录为依据，才能顺利进行科学的规划、建设管理，避免不必要的浪费和损失。对于电力企业来说，如果它拥有数量较多、质量较高的工程档案资料，也就在一定程度上拥有比较雄厚的技术基础，就会避免盲目性投资，减少经济损失，提高企业效益。

1.2工程档案是电力工程建设规划工作的基础。没有工程档案，工程建设就会盲目性，变电所的线路的维修、改扩建就难以进行，造成一片混乱。如果能合理、充分利用工程档案，调阅工程档案做参考，就可以合理开发、合理设计、合理施工，充分发挥投资效益。

2目前施工方档案管理中常见的质量通病及原因分析

目前的工程档案管理实行了“谁牵头谁负责”的项目负责制，变建设单位一家抓档案，为建设、设计、施工、调试、监理多家抓档案，虽然各施工单位的都尽可能规范化的按照归档要求进行组卷归档。但仍暴露出很多问题：

2.1工程文件材料的形成质量不符合规范要求。在工程建设的过程中，相当一部分文件材料的制作不规范，主要表现为：用纸的不规范，文件的制作未严格使用A4纸张；用笔的不规范，有的项目出现铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不合格的书写材料制作文件；签字不规范，有代签、漏签、打印和印章代替签名的现象；记录表式不符合规范要求，有的表式为复印件。

2.2部分工程的档案管理未与工程建设同步。相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后于项目建设的进程：如没有在项目开工之初，即将档案工作的有关要求纳入项目建设的合同之中，对工程档案实行合同化管理；在对项目实施全过程的控制管理的同时，没有将工程档案工作的有关要求列入有关的控制管理内容。

2.3部分工程项目文件收集不齐全。一些项目在文件材料的收集上存在问题，归档资料不完整，相互支撑性文件不全，闭环管理不到位。比较突出的，一是对前期文件收集不完整、不系统，特别是变电站设备的招投标文件收集起来很困难；二是未重视对声像及电子文件的收集。

2.4对工程档案重视程度不够。电力建设工程是临时组成的施工单位，具有很强的阶段性、流动性。个别领导并没有真正把工程档案工作摆在应有的位置，只注重施工进度、工艺质量，而忽视档案管理工作，存在着对档案工作说起来重要，干起来次要的现象，等到工程竣工验收时，施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击加工，致使工程竣工档案质量较差，影响到日后的提供利用。

2.5工程竣工图的编制质量不高。按照国家的有关规定，建设项目的竣工图应准确、清楚，修改到位，能真实反映项目竣工时的实际情况。但有的建设项目竣工图不仅收集不齐全，还存在相当多的问题，如有的项目，工程施工过程中的更改内容未在相关图纸和相关部位上修改到位并注明修改的依据；有的竣工图甚至未在必填项目上填写相关内容。

2.6档案人员配备不能适应工作的需要。档案工作人员的业务素质较低，部分建设、施工单位的档案管理人员都是兼职，事务多、头绪杂，加之更换比较频繁，对档案业务知识的系统学习、掌握不够。

3做好电力建设工程档案工作的对策措施

3.1健全档案制度，档案工作做到有章可循

电力建设项目档案面广量大，要使建设项目档案工作有计划、有步骤、高标准、全方位地有序进行，必须从建设项目开始，就建立科学、合理、适用和可操作性强，力度大的一整套建设项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、各方职责、奖励处罚等方面作出明确的规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及竣工图编制和交接验收等重要问题，提出具体要求，使其有章可循，标准一致，职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

3.2强化过程控制，推进与工程项目的对接。

工程项目是工程档案工作服务的主体，也是工程档案资料的主要来源，要切实做好档案收集与项目建设的对接工作，保证工程档案管理工作的正常开展。电力工程建设时间跨度大，在档案的收集、整理、保管各环节要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案工程和工程建设同步进行。

3.3加强法规宣传与专业培训，重视工程档案管理

首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，对数字化档案馆的使用进行系统培训，让兼职档案员及时了解组卷要求和工程动态。将建设工程档案管理纳入工程建设环节。同时要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，尽早介入工程建设活动。要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

3.4规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

在归档的同时，也需电子文档同时归档，这样有利于项目管理理念的更新，是解决项目管理问题的重要途径。通过无纸化办公，通过密码转换签章技术，实现工程文件的收集、整理、审核及归档一体化。提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。同时也推动企业信息化建设的前进。

4结束语

总之，有效地的措施是保证做好工程档案工作的前提，作为档案专职部门，应加大对建设工程档案工作监督、指导力度。坚持档案材料的标准化和档案管理的规范化，严把“事前、事中、事后”控制关，应制度措施到位，执行有力。同时，一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映，但是工程档案的收集工作又是一项基础性的工作，必须从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，加强电力企业建设工程档案管理工作，有效利用好档案资源。

参考文献：

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【关键词】风电建设工程;档案管理;工作体会

国家基本建设的快速发展，我国各行业档案资料的作用更是显现出来，档案管理工作越来越受到各级领导的重视。国家把工程档案的管理水平列入了基本建设工程整体质量的一部分。各级建设者为了提高档案管理工作的水平，引了信息化管理软件使档案管理工作也由传统的手工操作进步到运用现代办公设备和技术进行管理。收集完整、整理规范、科学管理、合理利用工程档案资料成为了各级建设者不可推卸的质量职责。

1.风电建设工程档案工作的特点

风能是可再生绿色环保能源，有利于保护生态环境。风电建设工程的档案资料是工程建设期的历史记录，它能真实地反映工程建设的全过程。在工程建设期内它是一部各项在建工作的指导和参考书；工程竣工移交给生产（管理）单位后，它是工程设施的维护管理、确保风电工程长期安全稳定运行、充分发挥投资效益的一颗支柱；随着社会的进步和发展，它又将成为工程改扩建的重要依据。总之，工程档案是建设者留给后来人的宝贵财富，它会无时无刻地发挥出经济效益的潜能。由于风电建设项目在建设期要形成大量的管理文件和专业性强的科学技术性资料。它包含文件、文字记录、图纸、图表、计算材料和声像资料及其它有参考价值的载体。历史的经验告诉我们，只有严格地按照国家档案管理规范和风电行业的有关规律对风电建设工程档案资料进行达标投产管理才能做到收集完整，形成规范的、有参考价值的竣工资料。在工程建设期的档案工作有以下几个特点：

（1）风电建设工程涉及管理和施工单位多，参建人员经常有变动；必须存档的资料在施工阶段就应及时收集，否则实现归档完整很困难。

（2）风电工程的构成是一个多学科、专业分散且技术性强的系统工程，它的存档资料要实现科学分类、规范整理、管理人员应具备档案管理的专业知识外，还应熟悉风电建设的全过程并具备一定的专业技术知识。

（3）竣工档案的编制工作是一项繁琐细致的工作。要求管理人员有较强的责任感和事业心，自觉地严格执行国家和风电行业的档案管理规范，有良好的敬业精神。

（4）档案管理人员应善于运用现代办公设备和专业技术，对文件、图纸资料的文字档案编制和电子档案的处理和管理工作。具备使用现代办公条件的素质。

2.风电建设工程档案管理

通过经历了风电站的建设，如何确保工程竣工档案资料的完整、准确、系统、分类科学 ，在参加了档案管理工作后有以下工作体会:

2.1收集竣工资料要从源头抓起

竣工档案资料之所以重要就在于它的真实性和完整性。而风电建设工程的原始资料是由方方面面的参建单位积累起来的。从工程立项到工程竣工验收经历的时间长、人员变化也大，谁施工谁做竣工的原则难以做到。一些参建单位为了应付也只能编制出回忆录似的资料，其真实性已无从谈起。工程一开工，业主就应把档案资料作为一项重要工作来抓。竣工资料的收集工作应按边施工边收集的原则进行。否则，工程竣工后很多应收集的资料无从找起。因此，资料的收集归档工作应在参建项目的合同中有明确约定，并与工程价款的结算结合起来。甲乙双方都要以诚信守约的态度认真履行资料归档的职责。只有抓住源头才能确保资料收集完整、准确。

2.2制度管理

在风电建设工程工作的实践中，对档案资料进行制度化管理是一个成功的经验。工程建设初期业主就建立严格的管理制度，实行统一领导、统一管理、统一标准的档案管理模式。业主、监理和参建各方都要设专人领导、专人管理，各单位要建立档案管理网络和管理制度（包括经济责任制）。业主和监理要明确划分各单位的资料归档责任并定期进行巡查，检查、督促、指导各级的资料管理工作，发现问题及时纠正。对资料管理工作规范、成绩突出的单位和个人要表彰和奖励，对存在问题的单位要责成及时整改。杜绝参建单位的档案管理水平良锈不齐，出现问题成堆而无法整改的局面。制度化管理可以提高建设工程档案管理工作的整体水平。

2.3提高各级资料员的素质

各级资料员的工作水平和责任心是确保档案工作质量的关键。由于参建单位多，各单位的管理水平也会参差不齐。业主要有针对性地组织资料管理员进行业务培训，增强他们的责任感，使他们熟知管理规范和竣工档案编制归档工作的具体标准。要求各单位进入工地就编制出本合同应提供的竣工资料详细目录，包括案卷提名和案卷编号一并提供给监理单位审核。使业主、监理能有效地控制竣工资料在收集时不漏项、编制时分类科学、案卷提名正确；同时，发现问题时便于指导，检查、督促时有依据；参建单位在收集整理竣工资料时也有一个统一的标准。档案资料管理人员的工作素质在一定程度上是竣工档案质量的保证。

2.电建设项目档案管理常见问题

（1）一个独立的事件应单独组卷。从事件的起因、发展的过程、处理的结果应按照时间的顺序归档在一起，便于查阅。往往由于收集不及时会出现收集的资料存在缺漏项不连贯的情况。

（2）档案组卷一般应不少于三套：一套用于存档、一套留作资料查阅、一套用于生产；其中最少应有一套是原件。所谓原件应是红头、加盖红章或手工实名亲笔签字的文件图纸资料。一个风电建设工程经过几年的建设期原件资料的丢失情况比较普遍。

（3）同样由于上述原因，各单位移交的竣工资料中会出现大量的复印件、冒名或签名的文件，签名者不能为所签资料的真实性负责。

（4）竣工资料书写不规范：表现在字迹、图样不清晰，图表不整洁，签字手续不完备，永久、长期保存的文件使用了易退色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。

（5）竣工图的编制修改不完整、不规范，竣工章加盖部位不一致不清晰、签字不完备、图纸折叠方向大小不符合规范要求。

（6）档案资料盒的脊背、封面及案卷提名编写不能表明卷内内容，编码错误，卷内的页码、表格填写不正确等。

（7）电子档案保管不善，编制的档案目录检索查找不便捷。

（8）档案资料管理环境不能防虫、防潮、防鼠。收集的资料损坏严重。