档案管理规定范文

导语：如何才能写好一篇档案管理规定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

第二条基建档案是指各单位在项目规划、建设、管理工作中所形成应归档保存的有关土建和设备的资料，包括各种图纸、图表、文字资料、模型、样品、照片、录相、录音等各种技术文件材料。作为历史的原始真实记录，是医疗卫生机构建设和管理的重要依据和信息资源。

第三条基建档案工作是医疗卫生机构建设的重要组成部分。各单位均应依照本实施细则，重视和搞好基建档案的管理工作。

第四条卫生系统基建档案管理工作，包括基础设施建设及有关装备的管理，为此将实行统一领导、统一制度、同一标准、分级管理的原则。

第五条市卫生局计财处作为本系统基建档案工作的主管部门，在市档案管理部门的协助下，对本系统基建档案实施统一、宏观的协调和督办管理。其主要职责是：

(一)负责统一管理和指导本系统的基建档案工作；在市档案管理部门的协助下，起草、制定、修改基建档案工作法规性文件、标准、规范，并组织业务培训；组织本系统的检查评比考核；协调基建档案工作与其它工作之间的关系。

(二)参加本系统基建项目工程竣工和装备安装调试的验收工作，审查需长期、永久保存的基建和装备档案，监督各单位做好建档工作。

第六条各单位应设置基建档案管理机构，根据本单位的情况，或成立基建档案室，或纳入综合档案室，建立和健全基建档案管理的各项规章制度，配置专职或兼职管理人员（名单报市卫生局计财处备案），配备用房和必要的装备。其主要职责是：

(一)负责收集本单位的基建和装备档案资料，督促基建管理部门和装备购置管理部门及时、准确地报送有关资料，审核后，进行系统整理、编目、科学排列，为本单位的建设和发展及管理提供服务。

(二)汇编整理资料，按时向市城建档案管理部门移交档案。

(三)配合有关部门认真参与本单位基建工程竣工和装备安装调试的验收工作，接受市卫生局及市档案管理部门的检查和业务指导，参与其组织的各项活动。

第七条根据*市城建档案分级管理规定，市城建档案馆为一级管理单位，各单位基建档案管理机构为二级管理单位。市卫生局作为卫生系统行政主管部门，在两者之间起到协调管理和督办的作用。

第八条本系统各建设单位基建档案管理机构，负责基建工程和相关装备的档案管理，并做好资料的上报工作。

(一)基建工程档案

1、工程项目立项或开工报建至竣工验收的所有原始文字资料。

2、项目设计相关的红线图、方案设计、初步设计、施工图设计和地质勘察等原始图纸、照片、模型和录像资料。

3、工程项目概、预、决（结）算资料，招投标文件，工程合同和其它合同协议等原始资料。

(二)装备档案

1、装备考察论证报告、申请购置报告及有关批复文件、装备购置计划和资金预算文件。

2、装备购置招投标文件，投标商背景资料，装备型号、配置、报价和定标价资料，合同及有关商贸文件，装备商检、安装调试验收材料（包括设计、安装、施工图纸和照片）。

第九条工程竣工档案由各建设单位按下列要求汇总，并做好上报和移交工作；装备档案应及时汇总，与土建有关的装备档案统归于基建档案，其它以报表形式报送市卫生局计财处（市属单位）和区卫生局（区属单位）：

(一)各单位所有建设工程项目的竣工档案，从工程竣工验收之日起三至六个月内移交完毕。装备档案从验收之日起一个月内归档上报完毕。

(二)所有建设工程项目的竣工档案，要求做到一式三套，原件交市城建档案馆，其它两套交建设（或主管部门）和使用单位。所有装备档案（与土建有关的除外），要求做到一式二套，一套上报市（区）卫生局，一套使用单位存档。

(三)归档的基建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编写和书写。

(四)竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人签字、加盖“竣工图”章。

(五)档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。

(六)整理好的工程竣工档案，移交报告及有关资料经市卫生局审核后，由建设单位向市城建档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备，原件由各单位存档，移交书及移交报告的复印件交市（区）卫生局。

篇2

为贯彻落实卫生部、国家档案局关于《卫生档案管理暂行规定》（以下简称《规定》）和卫生部的有关通知精神，加强卫生档案管理工作，现结合我省实际，制定本实施意见。

一、提高认识，规范管理

《规定》是规范全国卫生系统业务档案管理工作的指导性文件，做好卫生档案管理工作是提高各级卫生行政部门、各级各类医疗卫生机构（含医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、血站、妇幼保健和社区卫生服务机构）管理水平与服务质量，维护公民和各卫生机构合法权益的基础性工作。对此我们必须提高认识，增强依法做好卫生档案管理工作的自觉性和主动性。各地、各单位要认真组织档案管理人员，严格按照《档案法》和《规定》的要求，加强文件及有关资料的收集、整理和归档，规范卫生档案管理，切实提高档案管理水平，更好地为我省卫生医疗行业信息公开提供服务。

二、工作细化，全面实施

（一）各地、各单位要认真学习、全面掌握《规定》基本内容，做到准确理解、正确执行、工作细化、全面落实。要提高全体人员自觉归档、依法治档意识。认真查找档案工作中的薄弱环节，结合本单位档案的实际工作，对现有的档案规章制度该修订的修订，该完善的完善，建立健全本单位卫生档案管理制度、档案工作管理办法及各类档案整理规则、质量标准和防灾应急预案等，集中统一管理本单位文书、基建、会计、科技、医疗卫生专业等各种门类和载体的档案。

（二）要重视卫生档案队伍建设，加强业务培训，采取有力措施，切实提高档案人员素质和业务能力。省卫生厅每年适时组织业务培训，积极参加卫生部和省档案局举办的学习班。各市、各单位要组织相关人员认真学习《规定》，请当地档案专业人员讲授国家档案管理法律、法规和档案业务等方面的知识，交流经验信息，开阔工作思路，创新工作方法，按照《规定》要求，推进卫生档案工作规范化、信息化、数字化建设，力争明年年内将本单位的档案工作在原有基础上再上升一个等级。

（三）完善归档范围和档案保管期限。省卫生厅直属各单位要按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》修订本单位档案归档范围和文书档案保管期限，在修订过程中要结合单位职能和工作实际，合理界定文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，尽量细化，便于操作。并于*年12月底以前，报省卫生厅审批备案后执行。

篇3

关于会计档案管理办法

第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档：

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。

附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表(略)

关于会计档案管理办法里的第五条规定

第五条

单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

(一)客体要件

本罪的客体是会计档案管理制度。

会计档案，是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案具有以下主要的特点：

(1)会计档案并非是人为故意制造的，而是机关、社会团体和企业事业单位等会计主体在会计活动过程申自然形成的，是具有合法地位的会计机构和会计人员依法履行职务活动的产物。

(2)会计档案产生的直接目的，不是为了故意形成会计档案供人查阅，而是作为一种核算手段，为了处理会计事项的需要而产生的。

(3)会计档案是反映经济业务活动的史料，但又不同于一般的文献资料，文献资料通常是由特定的机构组织制定的，而会计档案是由会计人员和经济业务的当事人为体现，反映经济业务事项办理会计手续所形成的。同时，会计档案作为会计核算的专业材料、是对经济业务事项的客观记录和描述，没有经过人为的修饰，可以比较客观地反映当时的经济活动情况。

(4)会计档案是按照一定的规律集中保存起来的、会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计资料，不是随意保留下来就自然形成会计档案，而是必须按照一定的要求集中保存起来，才能形成会计档案。

会计档案具有以下主要的作用，(1)会计档案既是国家档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案，是记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况

(2)会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况，如果一个单位存在会计帐目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来;同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可以从会计档案中反映和体现出来。

篇4

第二条根据《暂行规定》第四条的基本要求，档案库房技术管理工作，是档案馆、室的一项重要经常性的工作。省档案馆应设置技术管理机制；省级专业档案馆和地、市、自治州、大型企业档案馆亦应设置专门机构或配备专人负责；县、区级档案馆应明确分工专人负责；各机关档案室也应将库房技术管理作为一项专人业务认真抓好。

第三条已经按照《档案馆建筑设计规范》，建成新库或基本符合库建筑设计标准的档案馆，应切实重视和抓好库房技术管理工作；目前尚未建成新库房的单位，亦应利用现有条件，开展库房技术管理工作。

第四条档案馆应严格坚持专库专用的原则；机关、企事业单位档案室应选择利于通风和防潮、防高温的专门房间作为档案库房，不应和阅览室、晒图室、办公室共用一室，也不应设在楼房的底层或顶层，以便给开展库房技术管理工作创造条件。所有档案馆、室均不得兼作宿舍。

第五条各级各类档案馆、室均应结合具体情况，建立健全档案库房技术管理规章制度，落实相应的重点防护措施，提高库户的技术管理水平，基本达到清洁卫生，温湿度适宜，无虫霉滋生，防治措施完善，最大限度地处长档案的寿命。

第六条《暂行规定》第七、八条规定的档案库户（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45-60℃；保存母片的胶片库温度应控制在13-15℃，相对湿度应控制在35-45℃的指标范围。各地除应按上述指标范围有效的进行库内温湿度控制调节外，根据不同的气候条件应有所侧重。

（1）地处陇南南部年平均气温高于14℃的亚热带气候区的库房，应在高温、阴雨季节做好库区降温、除湿工作，完善库区通风设施，选择适当电动机通风降温。处于该地区的库房应按照《暂行规定》第九条要求配备去湿机。

（2）地处年平均气温低于1-6℃的甘南高寒湿润区和河西南部高寒兰干旱区的库户，应将库区内保温作为技术管理的得要措施。特别是该气候区目前尚未安装采暖设备的库房，尤应在冬季根据实际条件采取安全可行的措施予以增温，增温时力戒库温的急剧变化。

（3）地处其它气候区的库房，亦根据所在地区温湿度变化的特点，采取相应的措施予以控制调节。

第七条档案库房应科学地安置温湿度测记仪表。地、市、自治州以上档案馆库房外应设置气象百叶箱，并合理安放测记装置；库内的测记仪表应安放在中心通风位置。温湿度测记仪表应按要求定期校验，以保证其正常工作。

第八条各档案馆、室库内外温湿度应定时测记并建立资料累积制度。温湿度测记一般每天两次，每年进行一次综合分析。掌握本地温湿度变化规律，制定综合处置措施。

第九条利用旧房作为档案库房的档案馆、室，要注意维修屋顶、墙基，建立库房四周排水系统，防止水浸、水湿档案。

第十条新建和改建、扩建库房峻工后，原则上需经兰年以上通风干燥，逐渐排除建筑水分方可将档案入库。各地可根据气候的具体条件，待湿度基本达到保管档案要求时方可使用。如需提前使用，必须采取去湿措施。

第十一条各档案馆、室应设置消毒室或配备消毒箱。中、小型档案馆相对集中的地、市也可设备共用或购置流动消毒设备。尚未设置或设备不完善的，应设置和完善起来。

第十二条空库和木质柜应事先消毒、杀虫，入库的档案未经除尘、来菌不得入库。消毒杀虫用药，尽可能选用较安全的消毒药剂，并严格按照操作规程消毒处理。

第十三条《暂行规定》中第十六、十七条的库房除尘和防尘，主要应采取以下措施：

（1）库房周围空地应植树种草，绿化环境。可选种能大量吸附和滞留尘埃的树种和草种。对影响、恶化库房环境的灰尘和污染源，应采取措施予以清除。

（2）库房应设置和加装密封门或过渡门，窗户应能全部密封，库区通风洞要安装空气过滤装置。

（3）适当处理库房地面及墙壁，以防库内起尘。河西走廊等多尘沙地区，尤应加强监测手段及除尘措施，处于该地区的库房要配备吸尘器。

（4）档案应放在中性或偏碱性卷皮内存放于柜中，珍贵档案可特制严密的纸盒、木盒或多层密封，以使灰尘的侵入减少至最小程度。

（5）建立防尘规章制度。工作人员进库要换鞋，珍贵档案库房谢绝外人参观；进库的柜架等设备应先行除尘；建立定期的扫除及卫生岗位责任制。

第十四条注意对档案害虫的监测和防治。档案柜架内要施放驱虫剂，以“长效防霉驱虫灵”和樟脑精等为好，失效及挥发殆尽的定期增添更换。

第十五条档案库房严禁堆放杂物及食物，清洁工具应放置库外，以免带来鼠害和其它有害因素。

第十六条档案库户应安装防火和防盗报警装置，门窗应布设置有效的防盗措施。

第十七条库区应安装消防水龙及配备二氧化碳乙基溴灭水器、二氧化碳灭火器等对档案无害的灭火设备，并按照要求定期检查更换。地、市新建档案馆必须设置消防系统和安装防火、防盗报警装置。

第十八条库内导电线路不允许有明线，注意安全使用电器设备，要定期检查用电线路。库内严禁使用电炉及存放易燃易爆物品，下班后应切断库内所有电源。任何人不得将明火带进档案库房。

第十九条各档案馆、室都应配备专兼职安全人员，健全安全防范制度，包括门卫值班，规范用火，安全用电，事故报警，火灾隐患的排除，消防器材的维护保养，火灾事故的报告、调查处理等制度，确保档案的安全。

第二十条房库不宜采用自然光源，宜选用白炽灯作人工照明光源，并可根据各库房的需要，控制其照度。

第二十一条库房窗户应采取遮阳措施，设置阳光档板和厚质浅色窗帘。处在年日照百分率大的河西走廊西部、北部的库房，可在窗玻璃上涂滤紫外线的涂料或采取其它防光措施。

第二十二条各级档案馆、室要经常对库藏档案进行检查，对因缺乏必要的设施、装具或不符合保管条件而造成事故隐患的，应创造相应的条件，及时予以改善。对因保管条件恶劣而造成档案虫蛀、霉烂、破损、纸张老化、字迹褪变的，应及时采取措施进行合理抢救。

第二十三条各级档案行政管理部门，对所属档案馆、室的库藏档案每年要进行一次抽样检查，也可配合上级档案行政管理部门组织实施。对检查出的问题必须及时研究，认真处理。

篇5

一、社保业务档案的概念及特点

2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》。它专门规范了社会保险业务档案管理，维护了社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥了档案的服务作用，依据是《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规制定的档案规章。这一规定，从2009年9月1日起施行，对我们社保部门和社会保险业务档案工作者来说，是最为直接的一个关于档案管理的规范性文件。《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定，本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险业务档案具有其独特的特征：一是数量庞大，随着我国社保制度的改革，全民参保的实现，社保业务档案数量会出现爆炸式增长；二是动态变化，随着个人工作单位、工资数额等情况出现变化，社保业务档案也必须时刻跟随具体情况而不断变化；三是以人为本，社保业务档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证；四是规范性强，从产生的过程到形成的材料，从办理程序到缴费标准都具有固定的标准和规范，不能随意改变。

二、当前社保业务档案管理存在的问题及对策

社保业务档案工作是社保体系建设的一项基础性工作，涉及内容多、范围广、政策性强。社保业务档案是做好社保工作的最基础的前提，它不仅是参保人员维护其合法权益的重要凭证，同时也是社保部门进行科学管理、提高工作水平的必要条件。

1.当前在社保业务档案管理工作中存在的主要问题一是不够重视。主要是对社保业务档案的管理缺少相应的投入，人员配备、经费不到位等。有些部门没有专门的档案室，部分档案室不符合标准，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员存在概念不清、档案意识淡漠的问题。二是档案多头管理，缺乏规范标准。社保业务档案由于涉及的面比较广泛，有养老保险、失业保险等不同类别，不一样的类别的档案分别归属不一样的部门管理，造成一个人的保险资料分别保存在不一样的机构。虽然2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，我省社保系统也于2010年2月25日起施行了《吉林省社会保险档案管理制度》，但其他类别的社保档案管理缺乏统一的规范和标准，造成水平参差不齐，运行机制和工作秩序缺乏科学化、标准化、规范化。三是业务素质不强，信息开发滞后。社保管理机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流不多，档案专业人才很少，兼职档案工作者业务水平偏低，影响了档案管理工作的水平和效率。不能有效地开发社保业务档案的信息资源，社保管理部门缺乏全局意识和长远意识，没有充分认识到社会保险档案的信息开发对推动社会保险改革所起的重要作用。

篇6

要做好士兵档案的管理，首先应该从严格管控新兵档案入手。新兵档案主要由入伍材料和新训材料组成，是士兵档案的基础。多年来由于个别单位对新兵档案管理重视程度不够，导致新兵档案材料丢失、缺件、损坏等问题频发，给后期士兵档案的管理工作带来了不利影响。

一、新兵档案管理存在的主要问题

（一）思想重视程度不高

新兵的入伍材料主要来自于各地区的人武部门或士兵入伍前就读学校，在档案材料产生过程中标准不统一，信息不齐全，填写不规范的现象普遍存在。军队各单位负责接收入伍材料，针对存在问题认为是地方单位的事与部队无关，没有及时与相关单位部门进行沟通解决，给后期的档案管理及士兵退役安置工作埋下了隐患。

（二）入伍前材料填写不规范

新兵入伍前档案材料主要包括：《应征公民体格检查表》、《应征公民政治考核表》、《应征公民入伍批准书》以及党团材料和学生档案等。征兵过程中由于时间紧、涉及部门多，部分规定程序没有严格按照规定落实，导致入伍档案材料中士兵个人信息与实际情况不符，或相关材料内容不一致现象发生。

（三）审核材料不细致

部分军队接收单位在接收新兵档案材料时没有按照要求对材料逐份进行认真细致的审核，导致新兵入伍后出现档案缺件、姓名错误、出生年月或党团时间涂改等问题。

（四）档案保管不正规

在新兵训练期间，部分单位为方便利用士兵档案将档案存放在各自新训中队，没有上交上级档案主管部门进行统一管理，这种行为容易出现因管理方法不当造成档案材料丢失，或随意查阅、私自装入档案材料等问题。

二、管理过程中应重点把握的几个问题

（一）要把好思想认识关

涉及新兵档案产生和管理的兵员征集单位、接收单位、新训单位和士兵所在单位，要利用专题会议和业务培训等时机，搞好宣传教育，明确做好新兵档案管理的重要意义。规范新兵档案管理是落实《士兵档案管理规定》、服务部队建设的现实需要，档案管理制度不落实，工作不到位将对士兵个人成长进步造成现实危害。档案管理工作者在工作中要以严肃认真的态度对待新兵档案的接收、鉴定、建立、收集、整理、保管等各项工作。

（二）把好业务指导关

各级机关要利用兵员参谋业务培训、接兵骨干培训、新训骨干集训等时机，及时搞好新兵档案材料形成的业务指导，明确注意事项;档案主管部门要针对各个环节容易出现的问题，规范信息采集流程、下发填写说明，制作采集样表，帮助相关人员提高业务水平;档案材料形成单位要指定专人负责新兵数据采集和材料填写，同时对士兵本人明确相关要求和注意事项，指导士兵按规范填写上报相关信息，防止出现材料收集不及时，信息采集不准确等问题。

（三）把好档案材料接收审核关

新兵档案材料的接收审核是士兵档案管理的首要环节，档案材料接收审核是否符合要求，关系到士兵的成长进步和档案的保管、利用、转递等各环节工作的顺利开展。士兵档案管理人员应在新兵到达部队后根据士兵来源的不同，区分普通应征公民入伍士兵、大学毕业生入伍士兵、在校大学生入伍士兵及直招士官入伍等不同类别，及时准确的接收士兵的入伍材料、党团材料、学生档案等相关材料，并严格按照《士兵档案管理规定》要求，对逐人逐份档案材料进行认真细致的审核、鉴别。确保新兵档案材料齐全完整、内容真实准确。

（四）把好档案材料整理关

一是填写档案材料一律使用黑色钢笔或中性签字笔，字迹要工整、清晰，内容要简明扼要，不得使用同音字、错别字或不规范的简化字。二是新兵档案填写表格除上级统一制发外，自制表格一定要严格按照上级统一下发模板式样进行印制，避免出现各单位表格形式多样、五花八门的现象。三是档案排序要严格按照《士兵档案管理规定》中明确的材料放置顺序，按入伍材料、党（团）材料、警衔职务晋升调整材料、奖惩材料等类别和时间顺序进行准确排列，并完成档案材料目录，将材料序号、名称、页数、形成时间、备注等内容逐一填写在目录中。四是发现档案材料内容错误时，不可随意进行涂改。重要内容需要更正时，属入伍前情况的须由地方县级主管部门做出书面证明;属入伍后情况的，须由团级以上单位有关部门做出书面证明，经警务部门核实后予以更正，并将证明材料装入档案。

（五）把好档案材料保管关

按照规定新兵到达部队后，其档案应交由团级以上单位警务部门进行集中保管，存放在士兵档案室，并指定专人负责管理。新兵在新训期间或下连后所形成的档案材料，必须经警务部门审核后才能归档，士兵档案保管员和其他人员不得擅自装入档案材料。在日常管理过程中要严格落实查借阅审批登记制度，规范新兵档案的保管。

篇7

关键词：市政管理；市政建设；作用

1市政档案管理的内涵

随着城市进程的加快，市政基础设施逐渐完善，城市规划起着越来越重要的作用，然而不管是建造一个新的城市，还是在旧城的基础上做出相应的改动，又或者其他与城市建设具有紧密联系的工程建设和规划，都需要充分发挥市政工程档案的作用，为城市规划和建设提供重要的参考依据。可见，市政档案管理在促进城市建设方面起着至关重要的作用。

2市政档案管理的作用

2.1市政档案是城市总体规划的基础

在城市建设过程中，市政专业规划是城市总体规划的重要组成部分。不管是打造一座新的城市，还是对旧城进行翻新改造，都需要掌握城市所有的道路交通状况、地下管网情况（供水、供热、排水等）及城市防洪抗灾能力等。这些信息的来源与市政档案密不可分。只有做好市政档案管理工作，提供准确详实的基础资料，才能保证规划编制和调整的合理性、科学性和准确性。

2.2市政档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分

根据《建设工程质量管理条例》的有关规定：“要建立健全项目档案，违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上，10万元以下的罚款”。之后，我国建设部又从实际出发制定了《城市建设档案管理规定》规定中明确提出：“工程档案管理的负责机构是城建档案馆，工程完工后的预验收工作应交由市政档案管理机构负责，在预验收合格之后应由城建档案管理机构给出档案认可文件”。从中可以看出，实施工程竣工验收的重要前提是工程档案必须合格，不仅有助于提高市政工程档案管理水平，还有助于为市政工程的质量提供可靠的保障。

2.3市政档案是科技资源的储备库

从事市政建设工作，不但需要充分的物质资源和资金，同时需要设计文件、勘测、施工和预算资料等科技资源。利用现有的市政档案资料，可以启迪思路、开阔视野，促进科研工作的发展。通过现有的市政档案资料的分析比较，有助于探索市政建设的发展变化规律，为市政建设决策者提供依据，为科研指明方向。

3加强市政档案管理工作的对策

3.1认真贯彻及落实《城市建设档案管理规定》

在市政工程建设过程中，市政建设工作人员起着重要的能动作用，其业务技能及综合素质对市政建设的质量和水平起着直接性的影响。因此，为进一步提高市政档案管理水平，就要加强市政建设工作者的法律意识，使其能够在工作中自觉遵守《城市建设档案管理规定》中的具体要求，切实做好自己的工作，将市政档案的整理、收集以及归档等诸多方面的工作认真落实到位，为入馆后档案资料的准确性和完整性提供可靠的保障，从而实现提高市政档案管理水平及市政建设水平的目的。

3.2建立标准化、规范化的市政档案

市政档案的标准化在市政建设过程中占据着十分重要的地位。档案标准化是规范化管理的基础，建立统一标准化档案是国家的要求，也是城市可持续发展的需要。为了最大发挥市政档案的作用，市政档案管理人员在对档案收集、整理以及立卷归档验收、移交等各个工作环节过程中，要严格按照 相关文件档案管理规范中的具体规定和要求执行，以确保市政档案的管理能够变得更加标准化，提高市政档案的管理水平，为提高市政工程建设提供可靠的保障。

3.3保证市政档案的延续性

随着城市化进程的不断加快，城市对市政工程的要求越来越高，为适应城市的发展变化，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，城市的点、线、面有所变化，市政档案必须跟上，确保其延续性。因此要不断加强档案管理人员的业务技能和素质水平，提高市政档案的质量及管理水平，为市政工程建设水平的提高提供可靠的信息依据。市政档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新，只有确保档案的延续性，以便市政工程建设人员能够在实际工作过程中有的放矢，从而实现提高市政建设水平的目的。

3.4市政档案管理自动化

在科技日异月新的今天，办公条件得到了很大的改善和提高，市政档案管理工作更应该实现计算机自动化，充分利用现代化计算机信息，使档案管理工作更加自动化、规范化，有利于档案人员的效率提高。如可以将重要的文件信息、纸张上的文字信息输入到计算机管理系统中，使地下管网监测网络得以建立，这种做法不仅能够大大降低纸质档案的经济成本，还能够快速地查找到城市中不同地点、不同时间地下管网存在的诸多问题，以便采取及时有效的措施使问题得到有效的解决，为城市人们正常的生活秩序提供可靠的保障。因此，需要实现市政档案管理的自动化，减少纸质档案的数量，降低经济成本的投入，从而实现提高档案管理人员工作效率及促进市政建设的目的。

3.5建立市政档案检查和调审制度

市政档案全面记录了市政工程建设、管理养护工作登实践活动，因此真实性是市政档案的基础与核心。如果不能准确反映工作实践活动，那么档案就失去了它的作用和价值。因此，应定期对重点项目的档案进行检查和调审，确保档案的真实性和准确性。

4结语

总之，城市的建设需要大量的市政档案，用来指导城市的改造、开发，加强市政档案的管理，可以随时发现并及时解决城市日常运转中出现的故障，可以准确判断市政设施的利用价值。在此基础上，才能实现科学管理市政设施、减少勘测设计及试验费用、节约建设资金，从而提高社会效益和经济效益，并创造良好的投资环境。

参考文献：

篇8

【关键词】基层央行 会计档案管理 对策建议

会计档案作为央行会计信息的保存载体，是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，其凭证依据性很强，不仅是经济金融决策的重要依据，而且对保护央行财产、执行央行财经纪律起到监督作用。因其具有较强的专业性、广泛性和严密性，因此，对其加强管理非常必要。然而，在长期以来的会计工作实践中，基层央行往往只注重日常的会计核算工作，对会计档案管理这一会计管理的最后环节，往往容易被忽视，形成会计管理工作的一个薄弱环节，直接影响了会计管理工作的质量和水平。且随着央行会计（营业）、国库、货币金银等部门核算业务的不断系统化、集中化、电子化发展，目前央行会计档案管理已不能适应新形势发展的需要，实际操作中暴露出诸多问题，亟待进一步规范和解决。

一、当前基层央行会计档案管理现状

由于人民银行会计核算业务分散，按会计资料形成部门，人民银行会计档案包括营业会计档案、国库会计档案、发行会计档案、经费会计档案、基建会计档案等。受当地经济、单位环境、设备配置、人员素质等因素影响，目前，基层央行会计档案管理具有多元化、动态化的模式特征。主要分为以下几种管理模式：

（一）会计档案集中统一管理

即建立中心支行综合档案室，由中心支行档案管理部门对本单位所有档案（含会计档案）实行集中统一管理。央行会计集中核算系统产生的所有会计资料（包括中心支行核算中心、专柜和县支行网点柜产生的资料）和中心支行国库部门的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，由事后监督中心负责定期装订、归档，并办理日常会计档案查询和保管，期满后于中心支行综合档案管理部门移交等事宜。

（二）会计档案分级管理

即在央行系统内对会计档案实行分级管理，即中心支行、县级支行会计核算资料经中心支行事后监督中心监督后，形成的会计档案仍返归各级行档案部门自行保管，由其负责归档、查询等后续管理工作。

（三）会计档案分散管理

即由各级行的会计、国库、营业、发行等部门对自身业务核算形成的会计档案自行进行管理。

目前基层央行会计档案管理多为适当集中的分级管理模式。即营业会计档案、中心支行国库会计档案集中到中心支行事后监督中心，由其保管或定期移交中心支行综合档案室。发行会计档案及县级国库会计档案经事后监督中心监督完毕后，返还至货币金银部门或县支行，由其自行保管，而经费会计档案和基建会计档案则由负责核算部门保管。

二、会计档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

各业务部门只重视业务不出问题，忽略了会计业务在会计档案形成过程中的各个环节。在实际工作中，会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化管理知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训和学习，造成会计档案管理质量不高，达不到规范化管理要求。

（二）会计档案管理制度不健全

《中国人民银行会计档案管理规定》只是一个指导性的管理规定，不少基层行没有制定实施细则，没有制定较为完善的会计立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定，也没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中。

（三）会计档案归档不及时

部分重要业务科室的会计档案没有及时整理、装订、归档，而是放置在各职能科室。客观上讲，会计档案放置在职能科室方便查阅利用，而归入档案室保管会给调阅利用造成一些不便。但会计档案不及时归档，一方面不符合会计档案法规定要求，另一方面，由于缺乏专业保管条件和专职保管人员，容易出现会计档案遗漏和丢失的现象。

（四）管理分散，安全隐患较大

有的行虽然建立了统一的档案保管库，但没有实行真正意义上的集中统一管理，而是在档案保管库指定各部门摆放会计档案的位置，会计档案仍由各部门指定人员保管。由于各部门会计档案保管员同时拥有单位统一档案保管库的钥匙，进出档案保管库不受任何限制，管理不严谨，很容易使会计档案存在遗失风险；有的行会计档案由各部门自行保管，由于没有单独的档案库房和充足的档案柜存放，办公室哪里有铁皮柜就往哪里放，随意性很强，加之相关人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管。

（五）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

《中国人民银行会计档案管理规定》规定：会计档案可采用纸、磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存，磁盘保存的会计档案应半年检查并复制一次，磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次，光盘、缩微胶片保存的档案每两年检查并复制一次。然而，在实际工作中，基层行形成的大量磁介质会计档案基本上由业务经办人员保管，有的机构未配备防磁柜，而将磁介质档案随意放置在普通档案柜中，更不用说及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，存在所备份数据无法恢复业务的可能性。有的未按规定期限保管磁介质档案，不符合“统一会计档案以不同介质保存时，保管期限应该一致”的管理要求。

（六）监督检查不到位，不规范操作得不到纠正

在会计工作检查中，检查单位或部门往往只注重会计业务规范的检查，对会计档案的检查仅限于档案登记簿的登记保管和档案的装订整理等，对于档案归类的正确性、入档的及时性和全面性以及安全性等检查较少，使会计档案处于“失控”状态。

三、加强会计档案管理的措施与建议

（一）制订完善会计档案管理制度，确保档案规范化管理

根据现行的《中国人民银行会计档案管理规定》，制定《会计档案归档整理实施细则》，统一指导会计（营业）、国库、货币金银业务会计资料的收集、整理和归档，统一央行会计档案的归档类别、编号方法、保管期限等。同时，整合现有各部门会计档案管理制度，使各基层行之间、同一基层行各业务部门之间的会计（营业）、国库、货币金银会计档案归档类别、编号方法及同类会计档案保管期限达到一致，进一步规范会计档案管理。

（二）实行会计档案集中统一管理，防范安全隐患

把各部门的会计档案集中移交到档案保管库，由本行综合档案管理部门统一管理，既可以减少会计档案在部门人员中经常移交的烦琐手续，又可以使档案部门严密保管好会计档案，做到“防火”、“防虫”、“防鼠”、“防尘”等“十防”，这样一来，既便于档案的库房管理，又确保了档案的安全完整。

（三）加强会计人员岗位培训，提高会计档案案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员上岗前的培训。同时，档案管理部门和业务部门要联合起来，组织会计人员学习有关档案管理制度，聘请专家为会计人员授课，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，并熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

篇9

谈到档案工作，部分专业档案中也存在正卷和副卷的名词概念。例如：

1994年印发的《派出所档案管理规定》中第五条：根据公安部《关于重点人口管理工作规定》，对列管的重点人口(包括暂住人口中的重点人口)进行管理中形成的有关材料，应当建立重点人口卷。已经查实的有法律效用的材料，立为正卷；内部审批的和未经查实的材料，立为副卷。

1991年印发的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中第二十一条规定了“各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序”，阅卷笔录，案件承办人的审查报告，承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录，有关本案的内部请示及批复，合议庭评议案件笔录，审判庭研究、汇报案件记录，审判委员会讨论记录，案情综合报告原、正本，判决书、裁定书原本，审判监督表或发回重审意见书和其他不宜对外公开的材料都在副卷之中。

1991年印发的《公安业务档案管理办法》中的政治侦察案卷、刑事侦查案卷、预审案卷、调查案卷、组织案卷等类档案均需要建立副卷。

在地方专业主管部门和档案行政管理部门参与制发的专业档案管理制度中，也出现了正副卷的字样。如2010年印发的《广东省劳动人事争议仲裁档案管理办法》中第七条：劳动人事争议仲裁档案文书材料按照利于保密、方便利用的原则，分别立正卷和副卷。

既然正副卷名词概念在如此多的专业档案中出现，是否意味着按字面理解，正卷和副卷各自包含的档案形式、内容、保存价值差别巨大呢?

笔者认为显然不是。例如在《劳动人事争议仲裁办案规则》中规定：副卷包括：评议记录、立案审批表、调查提纲、阅卷笔录、会议笔录、底稿、结案审批表等。仔细分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁过程之中形成的，是完整的仲裁档案中不可或缺的组成部分。缺少任何一种材料只能说明仲裁过程某个环节没有进行或者是归档未实现齐全完整。这些文件材料是仲裁过程中部分环节的真实记录，是仲裁档案的组成部分，根本没必要列为副卷。公安业务档案、人民法院诉讼档案的副卷情况类似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》中第六条中规定：罪犯、劳教人员释放、解教、死亡和撤销劳动教养之后，其档案应进行整理，正副卷合并，每个人的档案组成一卷或数卷。这说明正卷、副卷内的档案材料同样重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必将其先分开后合并，增加基层档案工作人员的无效工作呢?

据笔者了解，在实际工作中，仲裁档案的正卷是可以让申请人、被申请人查阅、复制的，而副卷牵涉到仲裁工作人员对当事双方利益平衡问题，因而不能向申请人、被申请人提供利用。这一做法源于2002年12月7日实施的《最高人民法院关于诉讼人查阅民事案件材料的规定》中的条文，民事案件的当事人及诉讼人可免费到法院查阅本人案件的案卷，查阅案卷的范围仅限于“正卷”，包括书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等。

如果说在若干年前手工立卷方式下，必须通过实体分开以达到限制利用的目的，那么在计算机管理非常普及、以件为单位进行整理的今天，再提正副卷这样的名词概念就显得很滞后了。有关部门完全可以通过单独标识、单件利用的方式解决限制利用问题，没必要再使用似是而非的名词概念。

不过也有例外，《派出所档案管理规定》中的副卷中包括“未经查实的重大嫌疑线索和群众检举材料……耳目提供未证实的材料”等材料，而后面又规定“已查明否定的嫌疑材料”属于不归档范围。这就是自相矛盾的规定，属于不归档范围的材料为什么要纳入到档案的副卷去呢?这恐怕就是常识性错误了。

在此需要特别指出的是，根据《中华人民共和国档案法》实施办法第四条规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。如果专业主管机关擅自专业档案管理制度，就多多少少有违法的嫌疑。

篇10

【关键词】工程设计；档案；管理

在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。设计档案不仅服务于本企业的设计人员，同时也服务于业主和施工单位等，这类工程设计档案往往具有其自身的特点。档案种类繁多，包括设计前期资料、图纸、电子图档等；档案形成的周期长，工程设计档案有的设计周期长，周期能达到数十年；档案数量大，一个大型工程的图纸有成百上千张，档案的使用效率高等特点。规范设计档案管理工作，对于提高设计院的管理层次有着非常重要的指导作用。本文将围绕加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用，结合笔者实际工作经验，介绍如何在新形势下开展工程设计档案管理。

一、加大档案管理力度，增强档案意识

加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。

二、建立健全档案管理规章制度

建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。

三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。

四、推进工程设计档案信息化建设

推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85％，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。

五、加强档案开发利用工作

档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。加强对设计人员的培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务。主动推送有价值的信息，从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位、多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息才能够使设计院的专业技术人员、管理者、业主更加快捷地查询到自己所需要的信息，使档案更好地发挥其价值。三要充分发挥信息系统的作用，使档案管理信息系统与设计管理系统、经营管理系统和办公自动化系统等融合，并在融合的基础上逐步升级，实现与互联网连接，实现档案信息的资源全球共享和社会价值，拓展服务渠道。

六、结语

工程设计档案是设计院不可或缺的信息资源和知识资产，对设计院的发展具有重要作用。工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，应结合自身档案特点，做好工程设计档案工作，管好、用好这笔财富，充分发挥工程设计档案的价值，为设计院的发展作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]赵静.综合设计院工程设计档案管理综述[J].城建档案.2014(8).

[2]朱媛.新时期设计院档案管理探析[J].中小企业管理与科技.2014(6)