电子档案管理细则范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、电子档案管理原则

（一）完整性原则

电子文件在形成过程中，不仅各部门可以完成，而且个人也可以独立形成电子文件，这就导致电子文件处于分散式的分布状态。而且电子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非实体化的特征，这就导致其无法像纸质文件那样直观的体现出来，所以为了确保电子档案的完整性，则需要在电子档案管理的各个环节采取相应的措施确保信息的完整性，而且在归档时需要确保信息、程序、软件及纸质文件的完整性。

（二）可读性原则

电子文件生成过程中由于其所使用的计算机硬件和软件的不同，则其存储的格式也会有所不同，再加之目前计算机技术的快速发展，硬件和软件不断的更新换代，在这种情况下，一些新的设备和旧设备之间存在着不兼容性，这样存储的电子文件脱离了所支持的硬件和软件系统后，则不具有可读性。所以在电子档案管理工作中需要在进行档案收集时，将其记录的支持软件归入到收集工作中来，使所收集的档案符合信息格式的要求，对其可读性进行技术分析，确保日后能够更好的进行利用，使其具有长期的可读性。

（三）可靠性原则

电子档案的存在离不开可靠性。由于电子文件可以不留痕迹的对其进行修改，无论是文件的签署和对网络信息进行控制都需要具有专门的技术，这样就导致电子档案的可靠性受到人们的质疑。所以需要采取各种切实可行的技术措施、制定科学合理的制度规范，从而实现对电子文件可靠性的保障。同时在对电子档案管理工作中，还要把好收集关，确保进馆的档案具有真实可靠性，同时还要对各个环节的操作规程进行严格遵守，做好备份，避免信息丢失，确保信息的真实性和可靠性。

二、电子档案管理中应该注意的问题

（一）集中统一管理

近年来，随着办公自动化（F0A）和计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。

（二）纸质文件和电子文件双套归档

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。

（三）实行文件、档案一体化管理

目前计算机信息系统中，文件与档案之间的界限是无法分清的，大量电子文件的产生也加快了档案一体化管理的进程，而且在电子文件的形成过程中，及电子文件的运转阶段，电子文件管理都需要以文件和档案一体化的模式出现，这已是其必然的选择。文件、档案一体化管理并不是两项管理工作的简单累加，而是需要在合程管理和前端控制原则指导下重构整个管理流程。

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关键词：电子文件；管理；办公自动化

对于目前电子文件的管理，国家也采取了积极的措施，及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》，但是也只能算是宏观上的法规，而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理，除了要有宏观的管理制度，本人认为还应该做好以下几个方面：

一是领导重视，宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理，只有领悟了它的重要意义，才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性，广泛发动学习电子文件的管理知识，深刻认识其重要性，增强全员的电子档案意识，营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。

二是建立健全规章制度，随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更周全，更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道，才有利于做好现时代的电子文档管理，才能发挥出电子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时，要按照国家、省、市档案局有关精神和要求，制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。

三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档，同时硬盘拷贝存档，以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后，“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明，以便查询时参照互补。

四是做好电子文件安全保密工作。随着计算机信息管理网的建立与发展，以及OA办公系统在各行各业的广泛应用，网上传阅、批示、输送归档的电子文件利用率非常高，现在各类电脑病毒的冲击以及“黑客”的猖獗，使电子文件的机密性受到严重威胁。要做好电子文件的安全工作，应做好以下几个方面：

1、电子文件归档时，应严肃归档程序，必须由创件人亲自整理拷贝至档案室，同时报送纸质文件，以确保电子文档的原始真实性。

2、使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间、印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围信息内容的复制拷贝更是要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的查询修改记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力以及自动备份功能，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

4、多重备份，以备应急之需。对于归档保存的电子文件至少要备份一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝。目前，对于长久保存的电子文件，则需要定期进行检查复制，以防止信息丢失。

五是加强收集管理，及时保存。由于电子文件对技术环境的限制、存在存贮介质的质量和使用寿命等问题，归档时间一般以不超过2个月为宜。这就要求档案管理人员加强督促收集管理工作。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理考核工作，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

六是要将先进的科学技术应用到电子文件管理中。电子文件随着信息技术的发展和应用而产生，而信息技术的迅猛发展，电子文件管理工作将会不断出现新问题，必须认真研究新情况，积极主动学习，利用先进的管理方法和技术成果，解决电子文件保真、保密和保存等问题，使电子文件一样得到科学的保管和有效的利用。

七是加强电子档案管理人才的培养和队伍建设。纸质文件管理经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有成熟的管理经验。开展电子文件管理也要以人为本，形成一支高素质的专业队伍，承担此项工作。由于纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，有必要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

1、广泛吸纳高素质的复合型人才。从档案管理人员选拔上，就要高瞻远瞩地看到当前电子文档对管理者的要求，公开选拔或者聘请那些既懂的档案管理，又精通计算机办公软件的应用者到档案管理部门，真正发挥其专业所长应用到档案管理中来。

2、必须坚持对档案管理者进行各项技能培训，而且培训还要常规化。网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的电子文件管理。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。比如：无纸化办公软件的培训、电子文档的流程培训、计算机应用培训等等。

3、建立健全档案竞争考核机制，激发档案管理人员的创新精神和自主学习的能力。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质和专业素质，同时也要鼓励竞争，力求高效多能，以适应档案工作不断发展的需要。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须具备自主学习的能力，加强自身知识的更新，引进、消化信息技术成果，使自身拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

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关键字：办公自动化；电子文档；管理；措施

1 前言

随着信息时代的到来，人们在接收和处理信息的过程中，更多地应用了电子文档的方式。在办公领域中，办公自动化系统投入使用之后，一方面能够大大提高办公的效率和准确程度，另一方面也给电子文档的管理提出了新的挑战。现阶段，我国在电子文档管理方面还有不少弊端，需要进一步优化。

2 办公自动化下的电子文档管理分析

2.1 办公自动化与电子文档管理

电子文档在一定意义上可以理解为办公自动化的附属产物，是指在办公自动化和信息化中产生的各种具有特定意义的电子文件。它们主要是作为档案进行管理的。纵观其发展趋势，办公自动化主要包含以下两种系统：计算机信息处理系统和网络通信系统。随着计算机技术的飞速发展，办公自动化产生了根本性的转变。原有的纸质文档越来越多地被电子文档所代替，文件的形态和存储方式也发生较大改变。由此看来，在办公自动化的大背景下，如何有效地提升电子文档的管理水平，是当前研究的重要课题。

2.2 办公自动化下的电子文档管理存在的问题

（1）电子文档管理人员专业水平不高

从事电子文档建设和管理的工作人员不仅具备较高档案管理技能，同时需要具备一定的计算机及网络技术。现实中，从事电子文档管理的人员多数并不是档案管理相关专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是多数人对计算机技术仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设电子文档管理系统的过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入，造成电子文档管理信息化水平不高。

（2）电子文档建设制度不够完善

电子文档管理属于档案管理的一部分。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》早已颁布并实施。但是，落实不足，也没有相应的电子文档管理细则以供参考。因此，多数单位内部并没有形成一套完整的制度体系。在没有具体实施细则指导的前提下，电子文档建设长期停步不前。多数电子文档信息化建设仅停留在计划设想中，并没有落实在具体的实践中。

（3）电子文档管理的安全患

电子文档的产生和使用过程离不开网络技术和计算机技术的协助，所以电子文档的管理对于办公自动化系统的软硬件设备的依赖程度较高。这就给电子文档的管理环境提出了新的要求，要求办公自动化系统具有较高的网络稳定性和硬件设备稳定性。分析发现，现阶段我国办公自动化条件下的电子文档管理安全性存在较大的漏洞，主要包括以下几个方面：黑客攻击、病毒入侵、人为错误操作等，稍不留意就可能造成电子文档被篡改或者删除。由此可见，如何在网络化办公的环境下保证电子文档的安全性是电子文档管理的又一大难题。

3 提升办公自动化下的电子文档管理水平

3.1 制定电子文档管理的制度

现阶段，办公自动化条件下的电子文档管理是企事业单位文件管理的主要内容。随着社会和经济的发展，电子文档的数目越来越多。原始的人工管理和纸质文件已经不能满足海量数据的管理要求。各单位迫切需要对电子档案进行统一、规范的管理。电子文档的管理制度应该贯穿电子文档整个“生命周期”，从产生到使用，直至最后被销毁的全过程。在管理制度中，应注明电子文档整理的时间节点、文件类型和归档的范围等，同时对于使用权限和安全防护措施制定详细的操作守则，尽可能保证电子文档的真实性和有效性。

一般来说，制定电子文档管理的规章，可以从以下几个方面入手：首先，明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理配备专用的软硬件设施；其次，档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理的制度。在日常电子文档管理时，做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。最后，成立专门的电子文档管理的部门，培养一批具备过硬专业素质的管理专业人员，对于电子文档进行专门的监督和管理。

3.2 加强电子文档的安全防护

电子文档的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制电子文档信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装必要的杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体实施上，就是制定详细的档案管理规章制度和惩罚措施，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

3.3 建设实用的办公自动化系统

在信息化时代，办公自动化管理软件如雨后春笋般涌现。市场销售的办公自动化控制软件品类繁多，质量参差不齐。在选用时，一定要结合本部门行业特点和本单位的电子文档的特点，选择一款适合的软件。由于办公自动化条件下的电子文档管理具有数字化、信息化、一体化等特点，需要在电子信息部门、档案管理部门和电子文档使用部门的协商下，共同完成系统的安装与调试。尤为重要的是针对可能出现的安全问题，未雨绸缪，及早制定安全管理预案，将电子文档从生成、使用直至销毁的全过程纳入到安全管理之中。

4 结语

对文档的高效管理是现代社会中办公管理追求的目标。如何在办公自动化的条件下，完成对电子文档的快捷高效管理是亟待解决的问题之一。本文的研究对于该问题的解决具有一定的积极意义。

参考文献

[1]林曲虹. 加强办公自动化条件下电子文档管理的几点思考[J]. 黑龙江档案，2012，（03）：110.

[2]张俊平. 办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析[J]. 科技信息（科学教研），2008，（02）：51-52.

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随着人们生活节奏的不断加快、信息科技的不断发展以及办公条件日益自动化，使得档案管理电子化已成为不可阻挡的趋势。顾名思义，电子档案是指将人们所需要记录、保存的信息、内容，以文字、图表、数字、图形等方式记录在计算机上面，并将其制作成可供人们阅读、传输以及处理的电子文件。但是，电子档案并不是无懈可击的，如果没有做好十足的安全措施，它将很容易丢失、被篡改。因此，这也意味着电子档案是不能够完全的取代传统意义上的纸质档案在人们生活中的重要性。但是，电子档案给人们生活和工作所带来的便利性，却是传统纸质档案不能替代的。

1 档案管理电子化的现状及问题

1.1 没有统一的档案管理系统

由于目前我国的档案信息管理系统和网络建设形式没有统一的标准，没有建立数据交换的机读目录档案系统，使得其在层次、规范上具有较大的差异性，从而导致其开发性、服务性和共享性较差，不能真正意义上的实现档案信息的资源共享。

1.2 缺乏通用性，不能对其进行统一的信息管理

众所周知，我国档案管理电子化兴起的时间还比较短，因此，还存在着较多的问题，其中缺乏通用性就是其存在的问题之一。同时，由于目前各公司和单位所使用的计算机型号、规格不统一，且档案管理的软件存在较大的差异，使得各公司之间的资源不能实现共享。而且，目前也没有一个软件能够使其既能够应用于文件检索，又能够对所有文档进行统一的档案信息管理。由于这一缺陷，给档案的信息管理工作中的快速编辑带来了巨大的困挠，也使得我国档案管理的电子化发展受到了极大的阻碍，给其发展带来了巨大的挑战。

1.3 缺乏标准、规范的档案管理工作

档案信息管理要想实现标准、规范的电子化，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。但是由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性较差，因此，每个档案管理系统只能根据自身的需求对其进行归纳，从而使得档案管理工作缺乏统一的标准和规范。

2 相应的解决对策及路径

2.1 建立统一、完善的电子档案管理制度

为了未来能够更好地发展电子档案管理制度，建立一个统一、完善的电子档案管理制度将是目前的档案管理工作的首要任务。为了建立统一、完善的电子档案管理制度必须要做好以下几个方面：首先，应该规定一个统一的电子档案制作、收集及归纳的标准，让每一个需要进行档案管理工作的企业和单位都能够有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对所制作的电子档案进行整理、分类、归纳以及总结，使其能够方便人们的使用和查询；最后要安排专人对其进行保管，以防其因工作的调整、计算机的损坏、工作的交移过程等原因而造成的档案的丢失、遗漏、损坏、被篡改等问题，确保档案资料的完整性。

2.2 建立电子档案的资源共享平台

建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

2.3 加强对电子档案管理人员的技术培养

对于当前的电子档案管理工作者主要有两个来源，一是拥有专业计算机知识、技能的人才所担任的，另一种是企事业单位现有的电子档案管理人员。对于拥有专业计算机知识、技能的人才，一般需要单位从外部进行招聘，并对其进行相应的短期培训，使其了解本企业单位的实际情况，并很好的适应工作的需要；对于现有的电子档案管理人员，要加大培训的投入力度，让其能够掌握系统、全面的电子档案管理所需的基本知识、计算机知识等技能，从而解决电子档案管理人员短缺的问题。

2.4 做好硬件设施的维护、更新工作

由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。随着电子信息化的不断发展，档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度，使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。

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档案的业务管理工作包括检修、科技以及技改项目，尤其科技档案是对国家机构及事业单位或个人组织中有价值的文件资料的保存，不仅关乎国家的发展更是关乎民生的重要事情，因此，建立健全档案的各项规章制度是确保档案创新工作实施的基础，将所有馆藏资料都予以准确、完善的保存才能够在需要是时候发挥其应用的价值。主要的创新方法是要对档案中各县业务的细则进行归纳整理，尤其是数据资料的统计与分析，档案管理人员如果发现问题需要及时做好变更记录，确保管理工作中档案具备连续性、有效性和完整性[1]。另一方面，就是实现档案业务的数字化管理，建立信息资源数据库，推行电子档案在各个馆藏中的应用，西方发达国家已经拥有完善的数字化信息资源档案库，并取得了良好的应用价值，我国也应当结合实际情况，运用现代化的管理手段，创新业务管理，从而实现档案工作应有的社会价值与经济价值[2]。

2创新档案管理技术

档案管理技术的创新离不开数字档案馆的信息资源共享，计算机网络技术的进步对档案工作提出了新的要求，新时代下，档案工作原则要本着统一平台、统一规划、统一管理和信息共享，只有实行一体化的战略指导思想才能够真正适应现代社会的发展，提升我国档案管理工作的综合竞争实力。实际上，一体化平台能够充分的整合信息资源，帮助档案管理工作达到事半功倍的效果，例如，我国的太钢集团就积极响应国家信息化的建设要求，将档案管理工作放到信息化的集成平台当中，同时引入能源数据分析、项目管理系统以及企业资源规划等内容，实现了一种统一的数据交换方式，不仅能够规范档案管理系统的运行，还可以为档案管理软件的研发与应用打下坚实的基础。另一方面，建立健全电子文件的整理标准也是档案管理工作的新思路，电子文件可以为档案的搜索与查阅提供更加方便、快捷的服务，相关部门应严格按照我国规定的《电子文件归档及管理规范》中的要求进行操作，对于电子文化的组织结构、鉴定流程以及存储格式都要严格管理，确保档案的安全、真实、有效。最后要强调的就是档案管理工作的优化问题，硬件设备与软件设备都要符合创新形式的需求，对档案信息进行数字化的加工，建立档案公文网站，为信息的存贮与查询提供更便捷的途径。

3创新档案管理服务功能

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【关键词】学校档案管理；信息化技术；电子档案

学校代表了知识，是人才的培养基地，一直走在科技的前沿。而学校档案则是组成国家信息资源的一个重要部分，因此具有非常重要的地位。档案信息化就是指利用现代信息技术，对档案信息进行收集、管理以及利用等。对于档案的信息化建设，涉及到了信息存储的数字化以及管理收集的网络化等等方面，因此是一项较为庞大的工程。我国档案信息化管理技术的起步较晚，由于经验和技术方面有很多不足之处，因此在档案信息化建设过程中会遇到很多困难，这都是摆在我们面前亟待解决的问题。

一、中学学校档案信息化中存在的问题

1、信息管理不规范。档案管理信息化的首要条件就是标准化和规范化。中学档案数字化的资料非常少，而经常被查阅和使用的资料还没有实现数字化的存储和管理，这样一来就限制了档案资源的利用。此外，从目前情况来看，中学学校档案业务的水平普遍较低，尤其对于档案细则的著录细则来说，相容性尤为差。这样一来，系统软件的相容性也就会随之变低，工作人员无法对档案进行电子化统一。进而限制了档案信息电子化发展和建设。

2、信息技术的标准较低。从我校档案的组织程序以及技术标准上来看，非常不适于计算机信息处理技术的发展。文档的存储形式大多是光盘、磁盘，这与档案信息技术建设中所要求的十分不符。不仅如此，档案管理队伍的业务素质以及管理理念都和档案信息化的发展不协调，教学部门也没有对档案工作予以相当的重视，档案只重在收藏，却轻视了对它的使用。很大一部分管理人员对档案的利用和管理意识相当的淡薄，缺少认真的态度。

3、档案的安全性问题。从目前的档案的组织程序以及技术标准上来看，有很大的安全隐患。这是因为，信息网络是一个开放性的资源，深入到各个领域，一旦管理不善，就会造成档案丢失或者泄露。究其原因，主要有以下几点：

（1）技术问题。现在无论是黑客的恶意攻击还是各种电脑病毒，都能够侵入档案系统，这几大的威胁到了档案信息的安全。

（2）人为因素。一些档案管理人员的安全意识不够，责任心不强，没有对的信息作认真的审查；其次是缺乏计算机网络安全知识，操作不规范，没有及时的对数据进行备份处理，致使档案数据丢失以后不能找回；另外，档案管理队伍的业务素质以及管理理念都和档案信息化的发展不协调，没有对档案工作予以相当的重视。

二、解决的办法

1、完善设备设施。首先要加大资金的投入，对于那些必要的设备设施一定要配置齐全；其次，要使用适合中学学校档案管理的软件系统，操作界面不仅要清晰，还要易学易用，操作简单；最后，主要操作的规范性。要求档案人员在进行资料的录入时，一定要遵循现有的统一标准，这样做可以直接实现资源共享，不会给他人带来“看不懂”的问题，避免资源浪费。

2、提高系统的技术水平，增强系统的安全性。想要发挥电子信息化档案的优势，就必须要将目光放长远，实行全部电子化，从资料的收集、录入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系统；此外，还要制定出一套严格的规章和制度，目的就是为了建立档案信息化的安全保障体系，要责任到人。督促档案管理人员提高安全意识，对信息进行严格的管理和审查。

3、加强网络化人才的培养力度。每一次技术的更新都离不开人才的培养，同样，档案信息电子化的发展也急需一批懂信息技术的人。因此，我们应该加快网络化人才的培养力度，并不断的学习先进的知识和技术，如果条件允许，可以对现有的知识结构进行更新，优化人才的培养体系。与此同时还要多多引进一些高素质的计算机人才，对他们进行再教育，这样可以缩短培训教育的时间。

4、决策的科学性和民主性。目前，我国各中学学校的档案信息电子化建设工程已经步入了一个新阶段，重点突破和整体推进已经紧密的结合了起来，一方面推进现代化的进程刻不容缓，另一方面又是繁重的任务和不断涌现的技术难题。在这种情况下，合理的协调和正确的领导就显得尤为的重要了。所以必须要提高行政决策的民主化和科学性，主要体现在：行政领导在做重大决策之前，应该和各部门共同商议、研究，集思广益才能作出一个好的决策；与此同时还要加强对档案信息电子化建设的协调管理，保证系统建设的各个方面都能齐头并进，为系统建设中长期发展目标制定出一个科学的指导方针；此外，对系统建设过程中取得的每一个阶段性目标都要进行审定，对技术路线以及项目的执行工作要进行监测和审查，还要成立专家小组，保证在进行重大问题的决策之前能够做出充分的论证，提高行政决策水平。

三、总结

信息社会给学校档案的管理工作推向了电子化，而面对着信息技术的挑战，想要实现真正的信息电子化，我们要做的工作还有很多。但是一旦完成了档案管理信息化的建设，中学学校的资源也就实现了共享，这必将会为中学学校的教育提供一个更加丰富的资源以及更方便快捷的服务。

【参考文献】

[1]郑金月.关于档案信息化人才队伍建设的反思[J].中国档案，2006(05).

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[关键词]高职院校；档案；数字化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）02-0174-01

1 高职院校实现档案信息数字化管理现状

1.1 高职院校的档案管理部门缺乏共享与合作意识

目前，很多高职院校的档案管理部门对于档案管理的认知停留在完成本部门的档案管理任务上，缺乏与兄弟院校档案部门展开深入协同与共享合作的意识，影响高职院校之间的信息互交。同时，由于档案管理部门长期在传统的档案管理模式中，对传统的档案管理模式产生较强的依赖性，由此导致其对档案管理模式的变革产生抵触情绪。

1.2 高职院校档案数字化工作中制度建设方面不够完善

目前，很多高职院校的档案数字化管理工作缺乏统一标准规范，各个部门之间缺乏沟通，高职院校针对具体的档案管理事务都需要独立制定档案管理办法和整理细则，造成高职院校档案的同类管理办法的重复制定。

1.3 系统不兼容

办公自动化系统与档案管理系统不兼容，办公室与档案室在管理软件的衔接不到位，对电子文件的归档工作造成很大困扰。

1.4 Office软件升级

Office软件升级后，由于高职院校科室电脑里安装的Office版本不统一会出现归档时由于版本不兼容造成电子文件打不开的问题。

1.5 大多数高职院校还处于电子文件与纸质文件同时保存的状态

这是指同时保存具有相同内容的纸质文件和电子文件，同时将文件在各个部门的办公化自动化网络中传递，这种过程提高了工作效率，但是纸质文档保存的过程需要在文件办理完成以后进行，造成不必要的浪费，更主要的问题是，电子文件的应用受到影响，信息的数字化建设进程得不到很好的发展。

1.6 电子文件的不安全因素，影响了保存期限

电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等特点的同时会带来一些不安全因素，如不能直接读取、信息与载体相分离，数据丢失、感染病毒、对软硬件设备条件依赖等。这些都给电子文件的安全存储和长期保存带来威胁。

2 高职院校实现档案数字化管理的方法策略

2.1 高职院校档案信息数字化管理的基础是要做好归档收集工作

电子文件的归档意识不强和电子文件收集归档制度尚不完善造成了在高职院校档案工作中经常出现一些收集不到或丢失文件的现象。在完成收集工作时必须将以下问题解决：第一，要建立相应的电子文件的收集制度；第二，对于电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作应当充分重视，为了协调好利用与建库成本的关系，应当将不应归档的电子文件剔除在外，将重要文件打上归档标记；第三，对于归档前与归档后的著录工作也应当重视起来。最后，注意加密工作，特别是要防止泄露、篡改和破坏。

2.2 选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键

电子文件，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。大量的电子文件产生以后，首先需要解决的问题是软件平台。目前，档案管理比较混乱，很多软件的功能单一，跟不上高职院校的发展需要。针对档案管理软件种类繁杂的实际，档案工作上水平，高职院校应选择以档案原文扫描为基础的媒体管理软件。

2.3 建立高水平高素质的专职档案队伍，增强档案管理的制度建设

人在档案信息数字化的过程中是重要的，要做好档案数字化建设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下工作意识。要充分了解电子计算机技术，熟练掌握档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术，只有这样才能在技术上对档案数字化网络建设提供足够的支撑。档案工作人员要具有高度的责任感和保密意识，具备较强的政治觉悟和良好的职业道德。高职院校档案部门应当加强对在职人员的培训的工作，及时引进双重知识结构复合型人才。第一，进行档案数字化培训和专业的定期考核。应当根据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求，在进行系统的数字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质。第二，使人员配置机制更加灵活。采用竞争上岗的方式，对外引进优良人才，使管理人员实现良好的流动。第三，建设专职数字化管理队伍。作为现代化办公之上的一种知识密集型工作，档案管理工作既要高职院校档案管理人员具有很强的分析能力和相应专业知识，还要管理人员具有较高的素质和技能来保证使用者能够提供大量数据档案信息，在这个过程中将传统的档案管理转型为数字化管理，在IT行业和信息时代迅速发展的过程中。高职院校档案的数字化管理将成为档案管理的重中之重；同时，要注重加强高职院校的档案管理制度建设，促进高职院校档案数字化建设进程。

3 结 语

高职院校档案数字化建设是当今信息社会对档案管理工作的必然要求，也是高职院校档案工作发展的必然趋势。但高职院校档案信息数字化的建设需要循序渐进，只有清楚的认识了每一个环节，才能对高职院校档案信息数字化进行有效地规划和建设，为今后更高的发展打下良好的基础。

主要参考文献

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如今，风险管理已经是信息安全保障工作的一个主流范式。信息安全防范工作越来越基于风险管理。把风险管理与电子文件联系起来是每一个与电子文件打交道的人，特别是文件、档案管理者无法回避的视角和观念。电子档案归档主要用磁带和光盘。电子档案的特点：信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。电子文件主要包括文本文件、命令文件、图像文件、数据文件。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用的技术方法不同，档案管理员必须对此有深刻认识才能做好电子档案的管理工作。同时，电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性，使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密，造成灾难性后果。而且人们对计算机的依赖性越强，其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理，应当成为信息化安全，乃至社会安全的一项重要内容。

一、风险产生的原因

当前电子文件安全管理存在明显的薄弱环节。首先，安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订，绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的，而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的。其次，缺乏关键的风险评估环节。没有风险评估，电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木，缺乏决策行动的依据与方向，大部分管理部门的各种措施只是进行简单的跟风或对安全产品与技术进行简单地堆叠，对其用途更是“知其然，不知其所以然”，最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。最后，电子文件是动态存在的，其安全现状也是随时在变化的。在采取安全措施后，还必须强化电子文件全生命周期的风险监控，实时监视残余风险、识别新风险，执行风险应对计划，以及评估这些工作的有效性。然而现有的电子文件安全监控力度十分有限，绝大部分是局限于电子文件载体的温湿度控制，而不是对整个生命周期的残余风险、新风险的监控。

传统的电子文件安全管理，虽然在理论上我们强调要收集全电子文件相关的背景、结构信息，但具体实践中由于没有科学界定电子文件安全管理范围，其背景、结构信息也就难以收集齐全，自然安全管理工作就不系统。另一方面，电子文件的安全管理不仅要对电子文件自身所面临的风险进行管理，更重要的是对其依赖的信息系统风险进行综合管理。而传统的安全管理大都是从电子文件本身风险因素出发而制定安全措施的，这很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。此外，传统的电子文件安全管理大多是静态地管理，更多的是实践经验的总结与应用，一般将文件按其形成过程分成若干阶段，分析各阶段潜在的风险因素，从而制定相应的对策。这种方法很难应对日益复杂、严峻的电子文件安全问题。

信息安全风险管理宗旨之一，就是在综合成本和效率的前提下，通过安全措施来控制风险，使残余风险降低到可接受的范围。实际上，绝对安全是没有的，电子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部门不同种类的电子文件，对于安全的需求是不同的；同一份电子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但没有必要，而且还会造成资金上的浪费。然而，当前，很多文件、档案管理部门在没有对本部门安全现状和安全需求进行认真分析的基础上，为了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全产品与技术，结果采用了一大批新安全产品与技术，却收效甚微，造成资金的严重浪费。

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本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理更加规范，从而推进各项工作的有序发展。

【关键词】

办公室；档案管理

办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。

一、办公室档案管理的现状

（一）单位领导对档案管理不够重视。

档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料，是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况，如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训，档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全，室藏档案数量不完整，平时不注意文件、资料的收集、整理，档案制度都不完善等。

（二）信息化建设相对落后，社会现代化发展管理软件缺乏统一性。

一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主，形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（三）档案管理相关规章制度不健全不完善，落实不到位。

一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范，导致收集工作处于无序状态，或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位，执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁，大大增加了档案查找的工作量，至使档案管理难以发挥其效力。

（四）档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。

越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（五）档案信息管理人员的素质有待提高。

实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、如何加强档案管理

（一）提高对档案管理工作的重视程度。

做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。

（二）加强档案管理信息化建设。

网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高，并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力，即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件，使检索工作变得更加准确便捷。

（三）建立完善的档案管理制度。

提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式，办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。

（四）提高档案管理人员的素质。

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关键词：档案管理；事业单位；高效；科学；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中图分类号：G271文献标识码A 文章编号

档案是人们进行各种活动的最原始记录，体现了单位及个人的成长和发展的历程，是一笔重要的财富和第一手信息来源。所以，加强档案的管理是各个单位应该重视的问题，尤其是在事业单位，应该致力于通过对档案的科学化管理来助推单位的高效化运行。

一、科学化管理档案的重要意义

档案管理作为事业单位的一个重要基础性环节，应予以高度重视，档案出现混乱必将给单位带来管理上的隐患。当前，一些事业单位的人员流动较快，导致档案出现在流动的个人手里或个别部门，这就容易造成单位秘密泄露，甚至导致知识产权流失等严重后果。首先，在事业单位中，档案还承担着信用管理的重要作用，档案是信用资源的有效印证，科学的档案管理能有效印证事业单位的科技成果及管理水平的高低，在社会的信用体系建设中，档案管理建设也承担着重要的角色。其次，档案是事业单位文化建设的一个重要源泉，文化建设都是从源远的历史发展中提炼获得的，而档案就是一个最好的反映载体，它能全面真实的反映出单位的历史状况、发展规律、文化特点等元素，为文化建设提供有力支撑。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）管理制度不完善

当前，一些事业单位对于档案的管理没有形成一整套制度，对于资料收集也是抓一时，没有形成系统的收集制度做以支撑。尽管当前有些事业单位已经意识到这一情况并做出努力，但是呈现的是，有一定的管理规模，却和单位的发展未有效衔接，各部门分散的管理着自己部门的档案，或者设立档案室后，未形成一系列查阅、登记等制度，没有形成管理规模，不能做到系统、准确的对档案进行管理。

（二）单位重视程度不够

档案管理工作一直都是容易被人忽视的岗位，因此，在具体的工作中，事业单位往往对人事或组织及财务工作管理力度较大，而忽视了对于档案的管理工作，忽视了档案管理在单位发展中的重要作用，没有意识到档案的材料是一个单位的重要信息来源。久而久之，档案管理呈现出应付的状态，也就无从谈起加强管理加强服务。

（三）科学化管理水平低下

伴随着信息化、办公自动化进程的加快，档案的存在方式也发生了很大变化，电子档案已悄然出现在人们的视野中，其易于复制、删除等特点使得传统的管理方法已经适应不了现化化的要求， 对档案的管理提出了新的挑战。因此，要创新管理方法，提高科学化、信息化水平，研究出适应电子档案特点的新方法。

（四）档案管理人员水平不够

当前，一些事业单位的档案管理人员大多是由兼职人员担任，或者有全职的保管人员也未经过岗前培训，因而缺乏如何借阅、登记，如何通过自动化手段实现档案管理等知识，大大限制了档案管理的科学化建设。

三、构建档案管理科学化的措施

（一）建立科学化管理制度体系

一项工作的具体开展，必须依托于完善的制度作保证。因此，事业单位应致力于建立起科学化管理档案的制度，可依据国家相关档案管理规定，结合本单位实际情况，制订出相应的实施细则，包括档案的借阅、登记、转出、销毁等具体规定，将制度悬挂上墙，组织单位人员深入学习，让档案管理有法可依，要以能否满足社会和时代的发展需要为准则，为档案的作用发挥提供支撑。同时，要加强检查和监督，确保制订的制度能够深入人心，能够落到实处。

（二）加强对档案管理的重视

作为事业单位的领导，要高度重视档案管理在单位建设中的重要作用，从顶层设计中把档案管理工作提上议事日程，增强工作的事业心和责任感，可成立单位档案管理领导小组，具体负责档案管理的开展，并择机召开档案管理形势分析会，总结经验和不足，及时查找出问题隐患，以不断的改进工作方法。可以单位中挖掘了宣传档案管理工作中的优秀人物，发挥他们的“辐射”作用，引导全体人员认识到档案管理的重要性，以带动单位档案管理工作的发展

（三）加强科学化管理建设

单位要致力于档案管理的科学化建设，依托计算机、网络等信息化工具加强档案的管理，组织技术力量有针对性的研发档案管理系统，单位提供相应的财力支撑，可主动与地方单位交流档案管理心得，学习借鉴他人科学化管理的经验。对于电子档案的存储、复制要严格予以控制，将纸质档案和电子档案有效结合，通过建立电子标签等方法集中整合管理，建立起规范化、完整化、系统化的档案体制。

（四）加强档案管理人员培训

档案保管员的素质高低直接决定着单位档案管理水平的高低，因此，单位要加强档案管理人员的培训，不仅要学会相关的管理知识，更重要的是要学习通过科学化、信息化手段来管理档案方法。可通过举办培训班的方式，系统培训档案管理工作流程及相关计算机软件使用，并注重平时工作中的帮带督导，培养档案保管人员发现问题、解决问题的能力。还可采取“请进来”和“走出去”相结合的方法，与先进单位挂钩结对，提高单位档案管理人员的综合素质。

结 语

综上所述，档案管理是一个单位的重要历史财富和信息源泉，事业单位领导应高度重视起此项工作的重要性，建立完善起相应的档案管理制度，加强科学化管理水平，努力提高档案管理人 员的综合素质，多措并举提高档案管理的科学化水平，以促进事业单位管理的高效化。

参考文献：

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[2] 赵连强.小议现代电子档案管理存在的问题及其解决建议[J]. 中国科教创新导刊. 2007(12)

[3] 贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J]. 佳木斯教育学院学报. 2010(06)