档案管理分类方案范文
时间：2023-05-04 13:14:40
导语：如何才能写好一篇档案管理分类方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
测绘成果资料是测绘生产活动过程的直接记录,是具有使用价值的成果资料,是进行社会决策和经济建设的重要依据。随着测绘数字化的迅速发展,测绘档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着测绘活动的不断开展,测绘资料的不断增加,科学确定符合本单位实际的测绘档案管理方案是提高测绘档案管理效率的必然要求,也是对已有测绘资料进行开发利用的一种需要。虽然国内也有一些档案管理软件,但要做到完全适合本单位的实际情况,还需要我们进一步进行分析。
2测绘成果信息的特点
2.1测绘种类
目前我国的测绘行业中种类可谓繁多,而且随着科技的发展,还会出现一些新的门类。就目前而言,测绘行业的分类大致为:大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息,如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。
2.2测绘载体
随着科技的发展,测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为:观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展,新的测绘载体还会不断出现。
2.3时空分布
测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在,并且随着时间的推移、地形的变化,测绘成果的更新又成为必要,这样就有了不同时间和空间的测绘成果。
3测绘资料档案的管理
以上测绘成果信息的特点具有普遍性,在进行测绘档案管理方案的确定时可以借鉴。但具体到某一个测绘生产单位,则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的测绘档案管理方案,以达到科学管理和开发利用的最佳效果。
3.1测绘档案管理的原则
测绘档案管理的原则主要有以下4个:①统一管理原则;②独立管理原则;③档案标准化原则;④共建共享原则。各类测绘资料档案均应及时归档,并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类测绘档案。完成归档后的各类测绘档案将可以通过本局的局域网进行查询,实现资源共享。
3.2测绘档案管理的目的
通过制定合理的适合本单位的测绘档案管理方案,能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料,使非档案管理人员在较短的时间里熟悉测绘档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料,得到所需要的信息。并通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用,而非单纯的保管。
3.3测绘档案管理的功能
3.3.1测绘档案立卷归档功能
一项测绘项目结束后,必须将所有相关资料提交给档案室,由测绘档案管理人员立卷归档。组卷时一般是按测绘项目进行立卷归档,同时按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放,并考虑到档案资料管理的密级和期限。
3.3.2测绘档案查询应用功能
应该说测绘档案的查询应用是任何测绘单位进行测绘档案管理时的非常重要的一环。因此测绘档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度,也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同时随着现代科技的发展,能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了,效果很好。
3.3.3测绘档案后期维护功能
测绘档案的管理不光是立卷归档和查询应用,在这以外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。统计项目主要包括测绘档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度测绘资料汇总表等。
3.3.4测绘档案高级管理功能
在建立计算机局域网查询系统时考虑到测绘档案信息的安全性,需要对不同的用户设置不同的管理权限,包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权限指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。
3.4测绘资料档案编目方法的确定
一个好的测绘档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的测绘档案编目方法来进行本单位的测绘成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。按照我局的实际情况,我们制定了一个切实可行的方案:在对纸质材料进行立卷归档时,我们按表1进行立卷归档。我局按照测绘项目所在地进行分类,而不是按照测绘大类(诸如大地测量、遥感测量等)进行分类的,再次分类按照测绘资料类别进行。其他测绘单位也可根据自己的实际情况进行更改或扩充。这样就比较方便查询,只要你知道所要查询的测绘资料位于哪个地区,就能比较快地确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。
3.5测绘资料档案的查询
3.5.1信息文件的建立
将每一个测绘项目的纸质材料如技术设计书、选点埋石资料、外业观测、内业计算成果、技术总结、验收报告等进行卷内目录登记。将每一个测绘项目的电子文件材料按测绘项目和年代进行存放,统一管理。而对于地图类等大幅面资料则按测绘项目的年代存放在地图柜内,并在柜外标注起始年份。同时按每个测绘项目进行相关信息的登记建档,如卷内目录文件、电子目录文件(即一个测绘项目文件夹内包括的电子文件名称)、地形测量成果目录统计表(该表内包括测区、名称、比例尺、测区面积、分幅方法、图幅数量、作业依据的规范、细则、图式、坐标系统、高程系统、施测时间等)等。并且根据实际情况我们又在地形测量成果目录统计表内加了起算点坐标、高程等栏目。
3.5.2测绘档案的查询
在建立了上述3个文件后,我们设置了两个关联文件。在查询时分两步可以查询到用户需要的所有该测绘项目的信息。第一步:只要用户输入要查询的地名或类别(也可同时输入这两个信息,查询速度会更快),这时可以显示该地名或该类别的所有测绘项目名称。第二步:输入要查询的具体的测绘项目名称,这时通过关联文件信息可以显示该测绘项目的档案盒内文件目录、所有电子文件名称以及该测绘项目的其他属性(即地形测量成果目录统计表内的信息)。用户即可根据需要到测绘档案室调阅档案盒内文件或电子文件或纸质图形等,非常方便快捷。
篇2
关键词：积存档案；零散文件；组织整理
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
档案是历史文件的积累物，现行文件的立卷整理归档，一般属于文书部门和有关部门的任务，但是由于历史档案的收集及其他某些特殊原因，档案室需要对积存档案或零散文件进行整理，或协助指导有关部门整理积存档案或零散文件，此项工作比较复杂，是一项较为艰巨的任务，怎样才能系统的整理这些文件让它们的价值得到充分发挥呢？本文主要针对云南省水文水资源局的积存档案和零散文件的组织整理情况进行了阐述。
1 现阶段云南省档案管理工作的实际情况
到目前为止全省各个水文观测站点当中保管的相关水文资料以及各类档案材料一共有12万多卷册，在这当中1928-2007年期间的水文原始档案大约有10万余卷册，1937-2005年期间的整编成果大约达到了2万余卷册，1887-2006年期间刊印成果将近3千多册，除此之外还包括文书、实物、财务、地图、声像、基建、专题、设备、民国、照片、科技图书等各种门类、载体档案若干卷册，这些档案仍然以每年3800多卷的数量快速增加；整个水文资料档案排架的长度达到了7400米，一共拥有1500多个档案柜，3栋档案库房，库房的总占地面积接近3000平方米。此外，全省水文数据库存储的水文数据达到了400多兆，并且以每年200多万组数据的速度在增加。但是，在档案整理的过程中积存档案以及零散文件的整理工作还存在很多问题，没有统一的标准，由于积存时间过长或者过于零散等原因很容易被人们忽视，导致水文档案资料不够全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好积存档案以及零散文件的整理准备工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
为了使积存档案和零散文件的整理工作能够顺利地进行，在整理以前，应先了解档案的情况，订出一个整理工作方案。此工作方案包括以下内容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理的要求和具体方法，工作程序劳动组织，以及各次工作完成时间。根据所要整理的档案状况、数量以及参加整理的人数的不同，整理工作方案可详可简。整理工作方案一般以全宗为单位编订。整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。
2.2立档单位的历史沿革
积存档案和零散文件的整理，一般是从研究立档单位的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。立档单位和全宗历史考证，对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据，如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定，采取何种方法等等，均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证，不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料，它对判定文件所属全宗，考证文件日期和所属组织机构等等，都有辅助作用，而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案，也有一定的参考作用。质量较高的历史考证，实际上是一种颇有实用价值的工具书。
2.3 立档单位的档案状况
立档单位和全宗历史考证，一般由立档单位沿革和全宗状况两部分构成。立档单位的主要内容如下：（1）立档单位成立的时间和原因，机关名称的变化，撤销的时间和原因，机关的名称；（2）立档单位的性质、任务和职权范围，它在社会中的地位，它与其他相关组织的关系；（3）立档单位活动的情况，如活动地点、范围等；（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其各组织机构负责人姓名；（5）立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。另外，全宗状况，即档案情况部分，一般包括以下内容：（1）全宗档案内容与成分的概况；（2）全宗的历史：档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案的时间等，入馆（室）后档案管理的情况（如是否经过整理，是否受过损失和经过销毁，及其它情况）；（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；（4）档案被利用的情况。总之，立档单位和全宗历史考证，通常在开始整理全宗之前写出初稿，在档案整理过程中边使用边补充修改，全宗整理结束时最后修订定稿，存入“全宗卷”内。
3 积存档案以及零散文件的整理程序
整理积存档案特别是零散文件，在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时，必须科学地安排整理工作程序，它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存档案和零散文件的工作程序大致如下：（1）区分全宗；（2）全宗内档案的分类（分类中补充区分全宗）；（3）初步立卷（立卷中补充分类），拟写标题草稿；（4）案卷的初步排列；（5）调整案卷，修改标题，系列排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等；（7）确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号；（8）编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是全面系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点：零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的；零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织得更为科学。
4 积存档案以及零散文件的整理措施
最近几年以来，我省水文水资源局在档案管理的过程中存在很多问题，尤其是积存文件和零散文件的管理，给档案的管理和搜查造成了极大的困难。在档案管理过程中，常常会由于档案管理方法以及管理措施过于落后导致管理效率水平低下，造成管理不规范。这就要求我们必须不断的更新改进档案管理方法和措施，提高档案管理的效率。所以，目前在水文水资源局的档案整理过程中需要通过采用现代化信息技术来提高档案整理的效率，确保档案管理工作的顺利进行。
4.1 通过制定统一的分类标准，采用现代化技术进行分类整理
在人工立卷的过程中，工作人员都是按照自己对文件的理解进行分类，虽然分类标准都能够统一，但是每一个人对文件的理解和判断都不尽相同，在分类的过程中也存在一定的不一致现象，难免会发生分类不准确的问题，这就直接影响到了档案的整理质量，在日后对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐，需要大量的劳动力，耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存档案和零散文件的整理，能够获得更佳的效果，不需要再对案卷的标题进行拟定，可以有效的降低劳动强度，缩短劳动时间，并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷，极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响，充分发挥计算机档案整理的优势，有效提高积存档案和零散文件组织整理工作的效率。
4.2 提高积存档案和零散文件管理人员的素质水平
档案整理组织工作的质量会直接受到档案管理人员业务水平高低的影响，为了提高档案管理人员的业务水平，让其能够更好的适应档案组织整理工作的需要，应该尽可能的调动工作人员的工作积极性，增强他们的工作责任心。由于积存档案特别是零散文件不管是从种类上还是从载体上来说，都具有多样化的特点，所以还需要及时更新管理方法，这就对档案管理人员提出了更多的要求。而过去所采用的方法已经无法再继续适应现阶段的发展形式，因此还需要尽快做好档案管理人员的教育培训工作，帮助其尽快掌握管理新技术。
5 结语
总而言之，积存档案和零散文件的组织整理工作非常重要，随着信息化的不断发展，对档案管理的要求也不断增多，这就要求档案管理人员能够做好立档单位和全宗历史考证工作，严格按照积存档案和零散文件的整理程度，不断的引进现代化技术，采取新措施，从基础抓起，制定统一的档案分类标准，优化档案检索，完善积存档案和零散文件的组织整理制度，同时加强对档案管理人员的教育培训力度，确保其能够为实际工作提供更多更全面的档案资料。
篇3
延长油矿是中国四个具有独立勘探开采石油天然气资质的单位之一，具有悠久的历史。中国陆上第一口油井于1905年在延长县七里村完钻，距今已有106年。档案部门主要负责油田各类档案资料的接收、征集、整理、立卷、归档工作。由于油田历史悠久，所以各类档案资料较为繁多，档案工作量较大。
档案部门从1985年成立至今，共形成和保管文书类、科技类、会计类、基建类、设备类、专门类等档案3万余卷。自2000年起用西安创怡科技有限责任公司与档案事业部联合研发的《世纪科怡》档案管理软件。
自2001年以来局域网的建成和OA系统的开发使用，逐步形成积累了一批电子文件。对于电子文件如何收集归档？归档后如何管理？如何保证电子档案的原始性、真实性、完整性？如何开发利用？如何在纸质实体文件和电子文件并列运行的过渡时期内进行综合管理？等等都迫切需要我们提出科学、合理的意见和办法。
二、档案管理软件实施情况
目前档案管理软件能实现电子文档一体化管理，由7个功能模块构成，即文件接收、归档管理、档案管理、档案利用、检索终端、利用终端、系统维护等。
1、文件接收
（1）电子文件接收――提供对本单位办公自动化系统中产生的归档电子文件的接收；
（2）非电子文件接收――提供其他单位来文的纸质文件及本单位产生的纸质文件的接收；
（3）老档案的接收――提供档案室以前年度产生的未进入计算机管理系统的老档案的录入及接收功能。
2、文件归档组卷（件）
归档方案设置：
（1）归档方案表――根据本档案馆藏档案的结构建立无卷归档的方案；
（2）合并同类――提供系统自动组合卷（件）功能；
（3）自动归档――根据分类方案自动提供对归档文件归档时，赋文件档号、转库功能；
（4）临时归档――提供对归档文件的随时接收、随时归档、赋文件档号、转库功能。
3、档案管理
（1）档案检索
综合检索――提供档案库全部著录项目的逻辑组合检索；分类检索――提供实体分类中各分类字段的分类查录、自动排序检索功能；清晰检索――提供档案库著录项目中各字段则清晰检索。简易检索――按检索者日常习惯简单点击就能进行查找检索。
（2）档案鉴定
保管期限表――根据国家规定的档案保管期限表设定每卷（件）档案的保管期限。
（3）档案退库：在已归档库内对不符合要求的档案，作退库处理，或转档案处理库重新处理，符合要求后再入库。
（4）档案接收进库
归档档案接收―接收每年度的新档案并转入进库；各档案的接收一接收以前年度老档案并转入总进库；备份档案的接收―接收从备份库转入进库的档案。
（5）档案的统计
保管期限统计――统计不同保管期限档案的数量；文件类型的统计――分别统计不同分类档案的数量；组织机构档案统计――分别统计各处室每年形成档案的数量；归档年份统计――分别统计不同年度的档案数量。
（6）档案编目
按保管期限编目；按信息类型编目；按各种专题编目。
4、档案利用
（1）档案登记
（2）档案借阅管理
（3）借阅档案管理
（4）档案利用统计
5、系统维护
（1）系统设置表管理――系统全部数据库的用户管理模式；
（2）系统用户管理――系统用户的建立、修改、删除及用户权限的设定；
（3）系统数据备份――提供系统全部数据库的数据备份及恢复。
三、探索与思考
1、首先一定要真正做到无纸化办公、网络上办公，让自动化各流转系统真正运转，这样才能实现电子文件的真实性。我们要以建立数字化油田为契机，从设备、人员培训到工作制度、思想意识等各个方面向这个目标不断努力和靠拢，这样就一定能实现档案工作一体化管理。
篇4
1．1管理制度不健全
制度建设是档案管理工作的保障，建立健全档案管理制度能够保障档案资料及时、准确与完整地归档。个别水土保持部门没有建立健全的工程档案管理制度，致使在档案管理过程中原件资料丢失与损坏现象时有发生。
1．2档案管理不规范
规范的水土保持档案管理必须做到及时、完整、准确、系统，归档的资料首先经过分类整理，并按照要求组成案卷，再按档案管理规定的原则和方法，将有保存价值的资料系统整理并编制目录，最后经过详细核对后装订成宗卷。部分地区的水土保持工程档案资料缺少统一的编码管理，致使个别地区档案资料调阅、调集或查询的难度增加，降低了档案信息利用效率。
1．3个别地区无“专人专屋专柜”管理
个别地区水土保持管理人员不足，做不到水土保持档案的专人管理，致使部分应归档材料未能及时完整地归档。个别地区档案没有专门的档案存放地点和书柜，致使档案资料无处存放，或保管过程中丢失、破损。
1．4管理人员素质亟待提高
档案管理人员的业务高低直接决定了档案管理工作的好坏，特别是信息化和数字化的深入发展对档案管理人员在信息化设备操作能力方面提出了更高的要求。目前，个别地区档案管理人员传统的业务知识和操作能力没有得到及时的更新和提高，不能很好地适应信息化档案管理的新形势和新要求。
2建议
针对目前档案管理工作中存在问题，在总结已有的成功经验的基础上，结合自己参加档案管理工作的实践，谈谈加强水土保持工程档案管理工作一些体会。
2．1领导重视，统筹安排
为了确保水土保持工程档案资料完整、准确与系统地归档，水土保持部门应成立由领导班子组成的档案工作小组负责日常工作的组织协调。在日常管理过程中，将档案管理工作视为内业管理的重点，并从经费投入和制度建设等方面上保证日常管理的需要。加强与专业档案管理机构的交流，探索水土保持信息有偿服务反哺档案建设等事宜，从而不断提高水土保持档案管理水平和档案利用率，使档案管理过程得以顺利实施，为建档工作的顺利开展创造良好的组织保障。
2．2建立规章，规范管理
近年来国家制定了完整的档案工作规章制度与标准规范，对归档文件材料的整理原则和具体做法做出了明确的规定，辽宁省很多地区也都结合本地区的特点制定了细化与可操作性较强的管理制度。如朝阳市水土保持局不断的探索过程中，规范了包括收集﹑整理﹑分类与归档等环节的任务和要求，从而规范水土保持工程档案管理工作的各个环节，使档案管理工作有章可循。在档案管理过程中，针对档案本身的特点和档案管理工作的特殊性质进行科学安排，合理归类。建立完备的借阅制度，做到借阅登记，归还签字，避免丢失，充分保证全部档案资料安全有效地服务于各项工作。
2．3统一标准，科学管理
日常管理严谨细致，统一编号。按年建档，严格分类，认真整理，及时归档，定期整理，确保所有重要资料能够及时归档并妥善管理。规范操作流程和分类标准。首先将全部档案分类:文书档案、业务档案、会计档案、电子档案、声像档案和特殊载体档案7大类。每一类又分为若干小类，例如，业务档案又分为:小流域综合治理规划设计、建设项目水土保持方案、坡耕地治理实施方案、水土保持监测、“四荒”资源出让与治理和水土保持行政执法等7类。每一小类再按照年度细分，同年度的再按照“永久、长期、短期、10a和30a”等5类保管期限分别整理。先录入软件，再打印目录，装入标准的档案盒，盒外按统一格式贴好标签，按照顺序存入档案柜。
2．4专人负责，全员参与
各类档案资料分别由各科室分类整理，待资料全部齐全后移交给档案专管员统一保管。移交时双方分别签字，落实责任，实行层级负责制。各类档案均齐备后移交档案专管员，专管员负责登记、归档，录入档案软件。在档案由专人负责的基础上，每个人将代表单位参加的重要会议材料等资料及时收集、整理、分类、归档，形成了人人参与、人人有责的制度。档案管理时充分发挥单位职工专业技术特长。技术档案及重要技术资料均由多年从事水土保持专业的技术人员负责收集、整理。文秘档案、文件资料及音(影)像资料由办公室人员负责收集、整理。图片和照片由擅长摄影技术的专业技术人员负责收集、整理。电子档案(备份资料)一应俱全，由微机室专门技术人员随时整理，随时归类、存储于专门电脑，并加设密码，严格执行保密制度，其他人员禁止使用。
2．5加强培训，完善设施
加强档案管理人员的现代信息处理技能培训，提高档案管理工作的技术含量。不断补充和完善信息规范化技术采集数据，形成纸质档案库、计算机数据库及查询系统为一体的互动管理模式，逐步实现水土保持档案管理信息化，并根据实际情况和工作利用的需要实时更新档案总目录、编制必要的检索工具。加强基础设施建设，完善档案存储条件，设立专门的档案室，增添电子信息设备，安装档案软件，装备布置档案室，使空调、温湿度计、灭火器等设备齐全，落实防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，有效改善档案室的软硬件条件。
3结语
篇5
[摘 要] 随着时代的发展，对于电力企业档案管理工作的要求也日渐提高。结合当前档案数字化发展要求，考察档案数字化的质量及安全性保障，提出优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估是档案数字化的质量保障，建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设是档案数字化安全性的有效保障。
[关键词] 电力企业；档案管理数字化；质量；安全性保障
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03
0 前 言
档案是记录与反映原始信息的重要载体，档案管理工作具有较强的专业性、服务性与机要性，它直接影响到一个单位未来查核校验的凭证与参考，具有极强的规范化要求。随着信息化的推进，档案管理工作的要求也随之提高，档案数字化也进入了快速发展的阶段，当前档案数字化的方法主要有纸质档案的扫描、缩微拷贝片的扫描、数码相机的拍摄（包括非纸质档案）、激光三维立体扫描、音频、视频档案的数字化采集，本文结合电力企业档案管理工作的岗位要求，探析档案数字化的质量及安全性保障。
1 电力企业档案管理工作的岗位职责
电力企业档案管理工作的岗位职责，既有档案管理工作岗位的一般要求，也有其行业的特定职责，具体来说，主要有以下十个方面：一是负责综合档案室日常业务管理工作，根据上级主管单位档案管理阶段工作目标，制定本单位档案工作任务安排。二是负责局综合档案库房及档案安全管理工作。三是负责局科技档案收集、检查、保管、统计、提供利用、鉴定销毁工作，负责变电站、小型基建工程竣工档案的管理工作。四是负责项目档案工作交底，参加档案中间检查、竣工档案内部验收。五是负责收集、整理档案利用典型实例。六是负责做好全宗卷编制及管理工作。七是负责开展档案信息资源的开发利用及编研工作。八是负责全局各职能部门和区局档案工作指导、监督、检查、培训等。九是负责局档案评价迎检及局属各部门、各单位档案评估工作。十是统筹、协调本组相关工作。由此可见，对原始信息的收集、检查、保管、统计是档案管理工作的基本要求，而负责变电站、小型基建工程竣工等档案的管理工作是电力企业档案管理工作的特定要求。
2 电力企业档案管理数字化的质量控制
质量控制，即为达到质量要求所采取的作业技术和活动，它是为了监视质量形成过程，消除质量环节上所有引起不合格或不满意的因素，以达到质量要求，档案工作的特点要求在档案数字化过程中，必需对其进行质量控制。具体来说，电力企业档案管理数字化的质量控制主要包括优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估。
2.1 优化数字化方案
数字化方案制定直接影响档案数字化的质量，档案数字化方案主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤等，优化数字化方案是档案管理数字化质量控制的首要。
2.2 正确选择数字化软件
数字化软件的种类繁多，各具特色，因此，在选择时，要对其进行广泛调研，并结合各单位自身的特点选对软件，选择适用的数字化软件是控制档案数字化质量的一个重要环节，对之后的工作能起到事半功倍的作用。
2.3 制定标准、确定参数
档案数字化质量控制过程中的关键环节，是制定标准和确定参数。目前，国家已经制定出了档案数字化的国家标准，电力企业可根据自身特点制定出适用的标准。
2.4 及时检验与评估
检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关，档案数据库建设的成功与否取决于它。检查的对象包括设备、人员和工作流程三个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验，粗验主要由自动验收软件完成，细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整性、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。
3 电力企业档案管理数字化的安全保障
安全保密工作是档案工作的重要内容，档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。数字化安全保障是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保障主要包括建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设。
3.1 建立严格规章制度
进行数字化处理的档案中包含程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。
3.2 确立网络安全保密方案
首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故，保证数字化加工工作在安全保密的环境中进行；最后工作人员（即直接接触档案数字化系统的人员）进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入。
3.3 加强安防系统建设
安防系统是安全保密的重要保障。包括门禁系统、防盗报警系统、闭路（带红外）电视系统、消防报警及自动灭火系统、恒温恒湿空调系统等，以保证整个加工场所的安全防护。
4 结 语
伴随着时代的l展，电力工程行业在不断壮大，然而传统电力企业档案管理模式已然难以适应，在未来发展时期与时俱进采用新的档案管理模式，档案管理数字化将是电力企业档案管理工作的内在要求。
主要参考文献
[1]陈秀菊.电力企业档案管理一本通[M].北京：中国电力出版社，2016.
篇6
关键词：档案；分类；农业；成果；
中图分类号： G272.5文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016） 04（c）-0000-00
农业的快速发展始终要靠科技来支撑，农业科技成果转化是农业科技创新体系中的重要环节，也是价值体现，更是农业科学技术转化为现实生产力的最终归宿。当前新形势下，成果转化工作尤为重要，国家近年来的多项相关文件：《中华人民共和国促进科技成果转化法》、《实施〈中华人民共和国促进科技成果转化法〉若干规定》、《黑龙江省科技成果使用、处置、收益管理改革的实施细则》等，都体现了国家对于成果转化工作的重视。成果档案管理，作为成果管理工作中重要的内容之一，应当高质高效的服务成果管理及转化。成果档案的分类是否规范与符合实际需要，直接关系到成果档案管理效率的高低。
一、 定义
梳理农业科技成果档案的定义与内涵则有利于分类方案的制定。
1农业科技档案
我国2008年的《科学技术档案案卷构成的一般要求》中对科学技术文件材料（以下简称科技文件材料）定义为：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的图表、文字、声像等不同形式文件材料的总称。科学技术档案定义为：科学技术档案（以下简称科技档案）国家机构、社会组织以及个人从事社会各项活动中形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件 [1]。黑龙江省档案业务人员培训教材《科技档案管理》中引用了这一概念，并进一步阐述科技档案是生产、科研、基建及管理活动的原始记录[1]。
可见，农业科技档案可概括为，农业科研、生产、基建、设备及管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。
2农业科技成果档案
科技成果，是指通过科学研究与技术开发所产生的具有实用价值的成果。职务科技成果是指执行研究开发机构、高等院校、企业等单位的工作任务，或者主要是利用上述单位的物质技术条件所完成的科技成果[2]。
可见农业科技成果是指，在农业研究与技术开发中产生的具有实用价值的成果。
黑龙江省农科院2016年根据国家法律、法规及规定，结合本院工作实际，将我院的科技成果概括为，本院职工执行科研任务（项目和课题）或者利用省农科院提供的物质技术条件开展智力活动创造的职务科技成果。主要指选育的主要或非主要农作物新品种（品系）、动物新品种（品系、配套系）、肥料、农药、农机、农产品深加工等专利技术及其它职务科技成果（包括非专利技术成果）[3]。
黑龙江省农科院草业研究所，从事草业科学研究。可见，我所的科技成果档案产生于科研任务（执行项目和课题）中产生，主要指选育的新品种（品系）、专利技术以及其他职务科技成果（包括非专利技术成果）等材料。
3.区别
可见农业科技成果档案的归档材料的范围小于农业科技档案。
二、分类
1科技成果类型分类
科学技术成果有几种不同的分类方法，根据于吴敬学先生的研究分类，所取得的成果可分为以下三种类型：第一种，基础性研究成果。它是以创新、探索知识为目的理论性研究近期应用效果与近期经济效果均不明显，但具有很高的学术价值。成果形式一般为学术论文或学术专著；第二种，应用研究成果。这一类研究成果以实用为目的，采用基础研究的原理，研究行之有效的新技术、新品种、新农艺的科技活动；第三种，开发研究。它是运用已有的基础研究、应用研究成果和现有的知识，为创造新产品、新品种、新技术、新材料，以生产产品或完成生产任务而进行的技术活动。它是以获取商业价值为直接导向，其成果能够用于商业化生产或提供商业化服务[4]。
2档案管理学分类原则
档案管理学中提到的，最常用的分类方法有三种，即组织机构分类法、问题分类法、年度分类法。其中根据便于保管和利用为原则，组织机构分类法，适用于立档单位内部机构稳定且分工明确的单位；问题分类法适用于立档单位内部分工简单，或职能有交叉等情况；年度分类法大多单位都适用。
根据工作实际，黑龙江省农业科学院草业研究所以草业研究为工作中心，专业统一，内设机构分工不复杂，但某些部门间职能有交叉。如内部设有牧草育种研究室、牧草栽培研究室、草地生态研究室、玉米育种研究室、种质资源研究室、成果管理室、基地管理室等研究室。由于成果管理室与基地管理室与其他研究科室研究内容或职能设置有交叉。分类方法更
具体将其划分为：牧草育种、牧草栽培、草地生态、饲用玉米研究、种质资源研究等五个类别。既保障分类清楚，又涵盖所内研究各个方向[5]，且方便检索利用。
3.草业所成果档案分类方案
将农业成果档案进行三级分类。一级分类，分为已转化成果档案与未转化成果档案。二级分类，以服务成果转化以依规，根据科技成果类型进行划分，分为基础研究成果、应用研究成果、开发研究成果。三级分类，根据档案管理学分类原则中的问题分类法，分为牧草育种研究、牧草栽培研究、草地生态研究、饲用玉米研究、种质资源研究等专业方向进行分类。
三、结语
全国大多省份都设有省级农业科学院，以黑龙江省农业科学院为例，其直属科研院所共有30个。农业科技成果档案的分类方法或各有不同。针对目前科技成果转化日益受到重视的现象，此类研究具有应用价值。现以草业研究所为例浅尝辄止，进行了分类研究，此类研究仍需后续探究以改进完善。
参考文献
[1] 刘伟.科技档案管理[M]哈尔滨：黑龙江人民出版社，2008：2.
[2] 人大常务委员会.中华人民共和国促进科技成果转化法[EB/OL].中华人民共和国主席令第三十二号.（2015-08-29）.
[3] 黑龙江省农科院.黑龙江省农业科学院科技成果转化管理办法（征求意见稿）.[Z].黑龙江：2016.
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关键词： 教学档案 计算机管理 分类方法 方案
一、教学档案的作用及微机管理的重要意义
随着教育体制改革的不断深入，教学管理方法的更新，有关教改文献资料及教学管理文件、教师业务档案、教学计划以及学生成绩单等文件管理是高校教学档案管理的重要组成部分。这些文献资料的收集整理、管理利用是否妥善直接影响教育改革和教学改革的进程。教学档案在教学管理中起着重要的参考作用，主要有：一是有助于教学规律的研究；二是有助于教学经验的总结和教学改革；三是有助于学生全面素质的培养；四是有助于学校工作的发展；五是有助于教育的发展。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。原来那种手工管理教学档案的方法已经不适应当前形势发展的需要。当前各高校校园网已经建立并投入使用，在校园网的环境下，开发教学档案管理软件，利用网络这一先进的管理工具，组织管理、检索教学档案已成为现实，采用微机管理、查询检索，对提高教学档案的利用率有重大的意义。
二、教学档案微机管理的范围及分类方法
教学档案内容繁杂，它包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例法规和文件，学校的各种教学大纲和教学计划、学期授课计划、图纸、挂图和教学工作总结、学生成绩和各班成绩统计、教师业务档案与有关教学材料。采用微机管理必须对教学档案进行合理地分类，确定微机管理的范围。本人就此提出以下几点看法：
从教学档案构成的方式看可分为：文书文件和非文书文件两大类。其中文书文件包括：教育、教改、专业设置、课程建设、教学计划、师资队伍和学生学籍、学生成绩等有关文献资料。非文书文件是指除文书文件以外的资料。
由于计算机网络的特殊性，我们探讨的利用计算机网络管理的教学档案的范围限于文书文件。
1.教育、教改，包括学校和上级主管部门下发的有关文件、资料，可以按文件形成的年份、文号、性质进行分类编号。
2.教学管理活动中产生的综合性材料，包括上级下达的教学工作方面的规划、指示等；学校制订的教学工作规划、工作计划、工作总结；有关教学方面的制度、规定、办法、教学检查、评估和各级优秀教师质量评奖材料、学生运动会材料等。
3.学科与实验室建设方面的文件材料，包括上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；学校有关学科、专业、实验室评估、申报、审批材料；重点学科专业、实验室建设材料；学科、专业、实验室建设计划、总结材料等。
4.招生管理方面的文件材料，包括上级有关招生工作的文件材料，学校的招生计划、规定、生源计划、新生录取材料及新生名单。
5.学籍管理方面的文件材料，包括新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册，在校学生名册，学生学籍变更材料及学生奖惩材料等。
6.教学计划及课程教学实践方面的文件材料，包括学校各专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排，校历表、课程表，各系、部专业课程试题库，优秀教案、重要备课记录、教师情况登记表。
7.教材方面的文件材料，包括自编、主编教材，自编、主编教学指导书、课程设计指导书、实验指导书、实习指导书和习题集等。
8.教师培训方面的文件材料，包括教师教学情况、教师工作量的规定及执行情况，教师业务考核材料，教师进修培训的计划、总结、学习成绩等文件材料。
三、教学档案微机管理方案
以上所述的教学档案资料大多是以文书文件的形式存在，只有部分资料如学生成绩单和学生基本情况以电子文书形式存在。这就要求教学档案管理人员定期或不定期地将收集到的有关文件资料输入到计算机内，使其成为电子产品，方案如图1：将文书文件以A4纸张大小，通过扫描仪扫描成电子图片，然后再根据其内容加以分类、编号，存入教学档案管理信息库内，以便进行检索利用。
1.教学档案的检索利用
教学档案的检索需要一个教学档案管理信息库的客户端管理程序，通过校园网或Intenet询问信息库，并可以通过终端打印机打印出源文件，该程序应具有如下功能：
A、按年份查找：输入年份可查找到该年份的所有教学档案资料；
B、按分类查找：输入某类文件信息，可找到与该类文件有关的所有资料；
C、按关键字查找：输入某个关键字可找到与关键字有关部门的所有资料；
D、糊查找：通过输入不同关键字进行组合查找。
2.网络连接方案
3.可能性分析
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一、健全机构、配齐人员
两河指挥部根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，充分认识工程档案在建设项目竣工验收中的重要性以及对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改、审计等方面的重要作用，从项目立项开始，就成立档案小组，配备专门工作人员，负责文件、图纸、合同等资料的收集、管理工作。对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
二、加强对档案管理人员的培训
档案管理信息化是新事物，有别于传统的档案管理模式。因此要通过各种形式，组织档案管理人员的培训，使他们学会新知识，掌握新技能，提高对档案信息化管理的重视程度，加大对法律法规的宣传力度，提高档案管理人员的业务素质。一是积极参加各级档案管理部门组织的培训学习。二是在工作中实行一对一的帮扶方法，由业务工作水平较高的档案管理人员对业务能力较差的管理人员进行帮带培训工作，在档案资源、文书等方面的工作能力进行科学有效的培训。
三、建立健全档案管理规章制度
一是档案收集工作。陡河青龙河防洪排涝综合整治工程在与设计、勘察、施工、监理等参建单位签署各类合同、协议时，明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件资料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。指挥部制定了《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档范围及保管期限表》、《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档目录》，按照前期资料、施工资料、监理资料等八项内容将档案整理的收集归档范围进行了分类，明确了建设单位资料接收范围及向城建档案馆移交资料范围。《施工监理阶段资料立卷整理标准》对施工监理单位提出了详细的立卷整理方法及数量等要求。
二是建立合同台帐。合同管理是项目建设中的一项重要内容。项目建设初期应该成立专门的部门对项目建设签订的合同内容进行审核、把关。制定合同审批单，对合同签订日期、内容摘要、审核领导、经办人、份数、保管出处等内容进行详细登记，并分类汇总，建立台帐。围绕合同，由经办人负责收集相关资料，整理装盒后定期移交档案室。并为日常管理工作和审计工作提前做好充分准备。
三是档案移交、鉴定工作。依据《重大建设项目档案验收办法》，为保证项目档案的完整性、准确性、系统性，指挥部结合实际，分别制定了适用于指挥部内部资料及施工监理单位移交程序及表格：指挥部相关各处室、所属各单位均按照《归档目录》要求及移交流程移交资料，遵循“谁形成谁负责”的原则。在掌握审核标准上，坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
四是档案分类编号。为了系统、科学的管理档案，充分发挥工程档案的作用，安全有序的对档案进行保管，档案室首先对工程总体情况进行了摸底、调研工作。按照六个单独立项子项目将档案分类大项依次分类。结合工程实际特点，编制了档案号、档案类目设置、档案分类形式、排序等具体方案。
五是档案数字化建设方案。随着信息社会的到来，信息与信息技术应用在档案基础业务建设中日渐增多，档案现代化管理和信息化建设，成为了档案工作发展的必然趋势。两河指挥部将工程档案及文书档案列入档案数字化范围，按照档案部门规定，制定档案数字化扫描加工方案。
四、加强档案信息化管理软、硬件建设
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关键词：机构档案管理；操作模式；信息分类原则，问题研究
1 区域机构整合化档案管理体系的基本格局
在现代的机构档案管理方面，包括着多种形式的组织结构模式。在管理模式方面，包括四个方面的经营形式，一是直接管理形式，对基本机构的行政及人事档案进行垂直的管理。二是开放平台管理，对企事业单位的操作及服务平台进行规划分析。三是资金服务性管理，利用一定的平台服务进行收费保持机能正常运转。四是趋势发展管理，对管理的层次结构因素进行分析找出关键点推动其重点发展。在具体的实操化管理状态中要结合相应的制度原则，创新原则，分析原则，对既定的管理目标进行相应的优化分析，得出科学有效的结论，推进管理效果的高效集中化，以发展为探讨情况，针对特定的存在进行特定的管理，坚持一切从实际出发的管理态度，才能对实际档案信息进行深刻有效的管理，从而提高管理机能的运转效率。
2 基本档案人事管理职能的主体地位凸显
基本的机构档案管理的过程中要以具体化、精细化的任务为整体导向，即在过程中建立任务具体责任模式，使人员在档案的基本管理中能够保证拥有与利用丰富的服务机会，以真正获得真正的管理经验。任务具体的模式是多种实现方式的集合体，包含着“以具体任务为定向、以管理为过程、以解决为目的”的共同特征。以任务为导向的管理还包括人员走出管理的理念，树立精细化的管理理念。在具体过程中落实到每个人员、每个小组具体的责任，在保证进度和质量的前提下，优化管理结构，多方面进行管理搭配，提高效率。
3 机构信息化档案管理体系主要问题
3.1 管理体系建设问题
深入分析现代的机构档案管理模式，可以感受到在管理方面的核心竞争力的缺乏，但由于目前管理体系不够完善，因而也导致管理模式的建设体系建设与飞速发展的信息趋势不相适应，而组织结构化的管理体系建设与整体制度体系建设密不可分，据有关调查显示：目前有82%的人们对基本的人事档案体系建设不够满意，而有32%的个人和78.5%的产业用户对机构档案制度管理体系建设不够满意；目前还没有建立科学、规范、高效的“管理机构”，有43.2%的社会群体对企事业单位的档案信息管理的信用度不够认可，这说明政府还么有把信用体系建设纳入到机构整体事业管理发展战略当中，这就会导致事业规模不断扩大但由于管理体系不够完善，因而会制约现代企事业机构单位的发展。
3.2 制度体系建设问题
尽管企事业单位的档案信息化建设模式取得了长足进步，而且在未来也有很好的发展前景，但目前仍然没有建立科学、完善、高效的运营管理制度。在管理方面，由于没有相关的制度进行规制，就会使很多不法分子有机可图，无论是社会还是个人的利益都有可能受损，因而会导致人们对管理失去信心。可以肯定的说，目前在管理服务中上当受骗的个人比比皆是，很多社会矛盾纠纷都无法顺畅的解决，很多人也就只能忍气吞声、不了了之。这说明管理在运营制度方面仍然不够完善，这是需要档案管理未来发展战略中必须认真加以考虑的问题，否则就会制约企事业单位的未来发展。
3.3 档案规划制度的问题
档案管理规划制度的不合理和中途不断地改变也是导致管理方案不断改变的重要因素。整体的档案规划体系与整体的管理方案是相互配套实行的，一方面出现问题势必影响另一方面的进度实施。但是在现实中配套管理方案的规划往往成为了被忽略的重要因素，从而使整体规划管理体系缺乏了整体管理方案的导航，导致进度的落后，不能如期完成管理工作。所以选择一个完美合理的方案是解决整体信息档案管理的首要因素。只有这样才能为高效率的档案管理实施打下坚实的基础。
4 协调解决信息化档案管理问题的路径研究
4.1 创新性的组织搭配模式
创新性管理模式是一种新的理念文化。它是源于欧美发达国家的一种工程高校管理理念，同时，创新性管理业是社会分工的精细化的体现，是现代管理模式的必然要求，是建立在常规管理的基础上实行的一种全新型管理运营模式，并将常规管理引向更加深入高效的管理模式，是一种以最大限度地减少技术管理所占用的时间和社会资源和降低时间成本为主要目标的全新的管理模式。
4.2 创新性工作管理方式的运用
现代创新管理有三个层次：第一个层次是制度规范化，第二层次是方案精细化，第三个层次组织分工协调化。创新化管理就是落实到每个人具体的分工管理责任，将管理精细化、方向化，它要求每一个管理者都要把工作做到位。要把具体的工作步骤化并保证每天的工作要完成，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理瑕疵等等。实质上的创新化管理是整个项目工作的运行核心。管理要做好，需要有效运用创新技术与手段来对整体管理工作进行精确指导、促进整体管理的有效运作。在实施创新化管理的过程中，最为重要的是逻辑性与创新思维相结合的意识。创新的境界就是将管理中的不确定性与可操作性完美地结合起来，从这个角度来讲，创新化管理具有把整体管理引向成功的确定性方向。
4.3 信息档案管理模式开发系统的规划性操作
信息管理系统的结构设计本质上就是通过科学方法的综合性分析，充分考虑外界的影响因素，进行机构设计的优化选择从而提出符合实际情况的设计方案从而提高系统的安全性，可靠性。在具体细化分析背景的要求之下，通过系统设计师设计出合理的系统规范设计，充分考虑可变和工程可控性的因素从而提高系统工程的合理性，防止造成系统信息的混乱。其实系统工程的开发操控系数在很大程度上受项目设计师的设计水平和开发部门的开发能力决定的.要充分考虑系统模式的规范性要求，而且还要兼顾到信息管理系统的经济适用性和使用功能耐久性。一般情况下，系统的设计要满足以下的性能规范：
1.系统结构设计的安全性
所谓系统结构的安全性设计是指在不影响信息系统正常工作的前提下，系统结构能够承受各种外界环境因素的影响，有一定的防灾害性能。并且能够在一定的突发状况下面前有一定的防控强度。安全性是系统建设的刚性要求，任何系统的建设都要将设计的安全性作为第一考虑因素。
2.系统结构设计的经济性与适用性
经济性建立在安全性的前提条件之下的，只有保证了系统结构模式的安全性，才能够考虑建筑系统工程的经济性和适用性。在一般的情况下，系统工程首先要有良好的内部稳定条件和设计前景规划，进而创造出良好的档案信息服务系统。
5 结语
满足于趋向化多元化的档案信息服务要求是满足于档案信息基本服务的有效前提，对于在信息媒介影响下的机构档案的信息管理在满足于档案信息高效率操作的前提下，对于既定和传统的档案管理模式进行有效的创新，充分提高档案信息的适用性和信息系统的操作完善性。
参考文献
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关键词:基层单位;工伤保险档案;管理
中图分类号:X922 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)014(C)-0128-01
工伤保险档案是指企业职工在工作过程中遭受意外伤害而就医过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、电子文档材料等,它既是工伤认定过程的真实反映和记录,又是劳动能力鉴定重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。工伤保险档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点。随着我国医药改革的到来,工伤档案的内容、形式、载体等属性也发生较大的变化,而一个完整的工伤保险档案要经过工伤快报、工伤认定、停工留薪审批、劳动能力鉴定等阶段,要经过经办机构、定点医院、上级主管部门、单位等部门,程序繁琐、工作量大,就此对工伤档案管理谈几点粗浅的认识。
一、加强领导,建立基层档案组织
抓好工伤档案工作,首先要从思想上重视工伤档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠地保障,用规范化、标准化来要求工伤档案的收集、整理、归档、保管和利用工作,建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理网络。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识,注重收集与及时移交,防止工伤档案材料的散失;“外”就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与企业劳资人员、定点医院通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立基层档案管理组织,不仅是行政管理的重要组成部分,而且是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将工伤档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自企业报送工伤材料开始,就积极介入。
二、建立健全工伤档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片资料,应根据工伤档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的工伤档案管理实施细则,细则应主要明确本单位工伤档案的范围,归档的基本要求和基本内容,工伤档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织工伤档案的过程中给相关人员提供标准,增加工伤档案资料整理的可操作性。
资料要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好工伤资料的收集工作,坚持档案部门与工伤部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握政策性文件、业务性文件、工伤财务文件、工伤备案材料、工伤认定材料、工伤保险伤残工亡待遇核定材料、工伤保险医疗待遇核定材料、工伤预防费用核定材料、工伤人员登记变动材料的分类工作,齐抓共管,进一步做工伤档案归档工作。
管理要及时,立卷要规范。为确保工伤档案齐全、完整、系统,立卷要做到格式统一、字迹工整、图表清晰,同时根据工伤材料的形成规律,对工伤材料的内容、价值、数量进行系统整理,按工伤保险待遇类别组卷,使档案资料做到齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的工伤档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。
三、加强对档案人员的素质培训完善规章制度
工伤档案是民生档案重要组成部分,它涉及参保人员的基础信息、待遇领取、核准材料等,这些信息和材料有的要伴随参保人员的一生,关系着参保对象的权益和享受社会保险待遇的切身利益。通过现场观摩提高其感性认识;请进来就是邀请档案局、档案馆的专业人员,针对社保业务档案的具体情况,手把手地从工伤保险业务档案基本材料收集整理、立卷、归档等环节进行现场指导,提高实际操作能力。组织本单位档案人员及其相关人员,认真学习贯彻《档案法》及国家关于工伤档案管理的有关法律法规和办法,在各部门间形成档案共识,不断提高业务能力,自觉增强责任意识,做到主动出击、提前拟定计划方案,同时要树立“档案质量,人人有责”的观念,只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。
四、完善档案执法机制、把依法治档工作落到实处
