档案管理情况范文
时间：2023-05-04 13:14:30
导语：如何才能写好一篇档案管理情况，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
镇委、镇政府把做好档案管理工作，作为搞好自身建设、服务民众、提高办事效率的一项重要基础性工作来抓，坚持档案工作规范化、制度化、科学化管理，积极探索，努力实践，不断提高管理水平，做到了组卷合理，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，卷内目录清晰，案卷标题明确，装订整齐规范，案卷排列科学, 使全镇档案管理工作取得了一定成效，为促进__镇建设和镇委、政府工作发挥了重要作用。截止目前，共整理档案：文书档案5152件，永久保管1456件；短期档案3696件。其中，新整理2011文书档案21盒，2012年文书档案盒16盒。档案室总面积45平方米，配备铁质档案柜4组，木质档案柜10组。
1、领导高度重视，成立档案工作领导小组。在组织建设上，切实加强对档案工作的组织领导。镇委、镇政府把档案管理工作列入重要议事日程，把提高档案管理水平作为加强自身建设的一项重要工作来抓，并成立了档案工作组织机构，纳入了本镇年度工作计划中。一是明确分管领导，强化档案工作责任意识，并做到定时检查，定时总结，把档案工作的决策贯彻好、落实好，把工作落到实处。成立了以副镇长吴光伟同志任组长、党政办主任饶弟明同志为副组长的档案管理工作领导小组。领导小组下设办公室，由饶弟明任办公室主任，具体负责机关档案的收集、整理、保管、利用等相关工作。各村配备一名兼职档案员，分别负责各村档案收集、移交工作。二是加强学习，提高认识。今年以来，镇委、镇政府先后组织工作人员学习了《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、《机关档案工作条例》、《档案管理违法违纪行为出风规定》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》以及本单位制定的档案工作规章制度，积极参加上级相关部门组织的档案工作人员培训，组织召开各村兼职档案员培训会，加强对各村文件材料的收集、整理、归档，有效地保证了档案工作的顺利开展。
2、强化档案安全工作，制定安全保管及制度。事前防范，制定档案安全保管制度。要求：档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的保卫、保密工作，确保库房安全。档案库房应配备防盗、防火、防水湿、防高温、防强光、防尘、防有害生物等必备设施。库房标准温度应控制在14—24摄氏度，相对湿度为45%—60%，为控制库房温湿度情况，应配备精确、可靠的温湿度测量仪器，定期测量并建立登记制度。库房应严格封闭，保证库房内环境的相对稳定，并采取相应措施加以调整和控制。建立严格的进出库制度，非档案工作人员原则上不能进入档案库房。库房内档案柜应统一编号，排放有序，并与墙壁保持一定距离。档案库房必须具备防磁、防震、防静电、防磁厂、防化学腐蚀等条件，符合温度、湿度等要求。建立定期检查制度，对库房安全等情况定期进行检查。库房内不准存放其他物品，严禁存放易燃、易爆及易潮霉变物品。保持库房卫生整洁，库房中无人时必须关灯、关窗、上锁。
定期进行安全自查，在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，防止发生各种危害档案安的全事故。建立健全了档案保管、利用、保护、保密等规章制度；同时，做好室内通风、防虫工作。从自查情况来看，我镇档案无霉变、褪色、破损、虫蛀、鼠咬、丢失等现象，切实做到了安全保管。截止目前，我镇无档案损毁、丢失、失泄密、将应归档文件占为己有等违反《档案法》事件发生。
3、在业务建设上，严格把握每一个工作环节。为了切实提高档案管理水平，我镇认真对照《机关档案工作业务建设规范》和《档案工作专项检查的通知》要求，逐一查找问题，从抓每一个细小工作环节质量的提高入手，按照缺什么补什么的办法，有针对性地制定整改措施，加强整改，使档案业务工作质量和管理水平得到了较大提高。一是各种门类档案实行了集中统一保管，做到无积存未整理档案。二是把好立卷质量关。组织精干力量，按照要求，对镇委、镇政府开展的重要活动、发生的重大事件和建设的重大项目等进行了收集整理，并立卷归档。三是把好文件装订关。我们对原有档案、资料进行集中清理的同时，对所有资料进行规范整理，重新装订。四是在村档案管理上，切实做好注重指导工作。定期召开村级档案专门会议，传达有关会议及文件精神；定期组织村资料的整理收集工作，对各村档案管理工
篇2
一、基本情况
目前，我单位现有专职档案员1名，各业务科室兼职档案员1名。 受客观条件限制，我街道现档案室、档案柜等各种硬件条件严重不足。档案室与办公室公用办公场所1间，档案柜4个。现存档案共 余件（卷），其中：文书档案 件（永久 件、30年存档期限 件，10年存档期限 件）；照片档案 册，共计 张；实物档案 件；电子档案 盘；会计档案 件；科技档案 卷 ；专业档案 卷。
二、多措并举，进一步做好档案管理工作
（一）加强组织领导，健全档案管理网络。为加强对档案工作的组织领导，我单位成立了档案管理工作领导小组，负责对档案工作的领导、监督、检查和鉴定工作。综合档案室专职档案管理人员，统一管理全单位文书、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用，指导和监督各科室档案管理工作。各科室主要负责人为本科室档案管理第一责任人，安排一名同志担任兼职档案员，负责收集、整理本科室已形成的文件材料，按规定时间向站档案室移交应归档的文件材料，协助综合档案室做好有关档案整理工作。
（二）健全管理制度、加强档案规范管理。建立健全各项档案管理制度，使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，不断完善、细化全单位档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环节管理工作。收集和整理做到齐全完整、分类清楚、编排有序，无当年积存零散文件；文件归档做到归档范围明确、保管期限准确、档案完整安全；在档案移交上做到数据准确、及时上报、全面移交。不断加强档案的保管、鉴定、统计工作，档案保管安全，从没有出现过档案失密、泄密、损坏等违反《档案法》现象，档案鉴定工作在正常的规范制度下进行。在现代化管理上，我单位配备了“档案管理软件”，实现了便捷、高效、安全的计算机检索与查询，较好地发挥了档案现代化管理工具的作用，提高了档案利用效率和效果。
（三）加强能力建设，提高档案管理水平。我单位按档案规范化管理标准，要求全体工作人员都参与档案的收集、整理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消除了各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。一是加强自身建设，提高服务意识。我单位以转变干部作风，加强行政效能建设为契机，认真学习上级文件和领导讲话精神，不断提高业务水平，并在加强档案基础建设、推进档案管理创新、强化行政职能、提供档案服务等方面做了大量工作。二是加强档案法制建设，推进档案事业发展沿着制度化、规范化方向迈进。我们认真组织相关人员学习《档案法》和省、市有关档案工作会议精神，在全单位干部职工中树立档案法律意识。在工作中增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证了档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。定通过建立健全档案保管、利用、保护、保密等规章制度，做到了档案使用制度化、规范化。三是重视对档案管理人员的培训。除积极参加市档案单位组织的业务培训外，还组织档案管理人员及各村（居）“两委”到市档案局学习经验，交流心得，使档案管理人员业务水平和工作能力有了明显提高。
三、今后主要思路和打算
今后档案工作重点做好以下几项工作：
一是以《中华人民共和国档案法》为指导，认真贯彻实施太原市、古交市的相关档案管理制度，严格按照档案管理的要求，不断夯实档案工作基础，提高档案服务水平。
篇3
市社会保险业务档案管理达标验收工作领导小组：
按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：
一、组织管理
（一）管理办法
1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。
2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。
3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。
4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。
此项标准分5分，自查得分5分。
（二）档案人员
1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。
2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。
3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。
4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。
5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。
此项标准分8分，自查得分8分。
（三）管理措施
1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。
2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。
3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。
4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。
5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。
此项标准分7分，自查得分7分。
二、设施建设
（一）档案用房
1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。
2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。
3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。
4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。
5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。
此项标准分10分，自查得分10分。
（二）档案用具
1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。
2.业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。
3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。
此项标准分5分，自查得分5分。
（三）设施设备
1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。
2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。
3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。
此项标准分10分，自查得分10分。
三、专业建设
（一）相关制度
为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。
此项标准分5分，自查得分5分。
（二）归档
1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。
2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。
3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。
此项标准分7分，自查得分7分。
（三）收集
1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。
2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。
此项标准分6分，自查得分6分。
（四）整理
1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。
2.业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。
3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。
此项标准分10分，自查得分10分。
（五）保管
1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。
2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。
3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。
4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。
5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。
此项标准分5分，自查得分5分。
（六）鉴定销毁统计
1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。
2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。
3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。
4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。
此项标准分4分，自查得分4分。
（七）移交
1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。
2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。
3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。
此项标准分3分，自查得分3分。
四、利用服务
（一）检索工具
1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。
2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。
3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。
4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。
5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。
此项标准分8分，自查得分8分。
（二）利用
1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。
2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。
4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。
此项标准分5分，自查得分5分。
(三)查询
1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。
2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。
此项标准分2分，自查得分2分。
综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。
特此报告
自查评分表
重庆市xxx区社会保险局
篇4
一、北京市档案馆现有数据情况
北京市档案馆馆藏数据主要包括：各类档案数字化副本（纸质文书档案、纸质照片档案、音视频档案等数字化副本）、电子文件（含数码照片）、档案机读目录数据、档案系统管理数据等。其中档案系统管理数据通常包括档案实体表、档案存址表、档案原缺表、利用者信息表、调归卷信息表等数据。
这些数据可分为结构化数据和非结构化数据两类。结构化数据是指存储在数据库里，可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据。非结构化数据无法用数字或统一的结构表示，如文本、图像、声音、网页等，称之为非结构化数据。结构化数据包括档案机读目录数据和档案系统管理数据。非结构化数据包括各类数字化副本、电子文件、数码照片等。两类数据存在问题和解决的方法不同。结构化数据整体存储在数据库中，数据清理依赖数据库执行指令完成。非结构化数据是以单个文件形式存储在磁盘驱动器中，可以人工进行清理，但当数据量非常大的情况下，则需依靠定制开发计算机程序完成。在向北京数字档案馆系统迁移数据的过程中，纸质档案数字化副本和档案机读目录是存在问题最多、清理工作量最大的两类数据资源。因此，数据清理的重点也集中在纸质档案数字化副本和档案机读目录数据上。
二、北京市档案馆数据质量存在的典型问题（以机读目录和纸质档案数字化副本为例）
（一）档案机读目录数据存在以下四类问题：
1.重复数据
数据重复主要有两种情况，一种是在同一个库表中存在全部字段值完全相同的记录；另一种是在不同的库表中存在相同的记录。产生的主要原因均为数据被重复导入，数据库没有唯一性校验造成的。应保留一份数据，删除重复数据。
2.缺失数据
数据库表中很多记录缺失关键字段值，关键字段例如“全宗号”“目录号”“案卷号”“档号”“题名”“开控状态”等字段。产生问题的主要原因是目录在手工录入过程中遗漏造成的，数据库在设计上完整性约束不足也是原因之一。这些关键字段值应进行补充以保证数据检索、利用的需求得以满足。
3.错误数据
数据库表中有的记录中“档号”字段值编制错误，例如照片档案档号结构应该是“全宗号-目录号-案卷号-张号”，但是实际录入的是“全宗号-目录号-案卷号”。有的记录赋值错误，例如有的“张页数”字段中含有“+”等非法字符，其值域范围本应仅限于正整数。有的记录编制位数不足，例如“起始页号”字段值按照目前标准应该是5位，但是早期的记录只有3位或4位。这些错误的原因有的是由于手工录入错误造成的，有的是由于字段值编制标准发生变化造成的。错误的数据应通过数据清理进行修正。
4.无效数据
数据库表中的历史测试数据，暂存数据等，应通过清理工作直接删除。
（二）数字化副本数据存在四类问题
1.数据命名不规范
数字化副本文件命名有如下几类：3位流水号.tif、4位流水号.tif、5位流水号.tif、a_p流水号.tif、档号.tif。产生这种情况的原因是由于不同时期数字化加工采用的标准不同，还有一些不符合规范采用手工命名导致的特殊命名方式。不符合命名规范的数字化副本在数据管理和数据挂接中存在隐患，容易产生挂接错误等问题，应采用统一的命名标准，保证数据在案卷级和文件级挂接的可靠性。
2.数据质量不可靠
个别数字化副本存在无法打开的情况，属于数据扫描质量问题。错误的数据会导致无法挂接，系统无法正常读取数据。可以使用软件检测图像的可读性，保证数据质量。
3.数据保存不唯一
有些档案的数字化副本在系统中存在两份，彩色一份、黑白一份，黑白的是早期的数字化成果，彩色的是近期数字化成果。重复数据不利于数据管理，也浪费存储空间，选取图像质量好的副本进行存储即可。
4.存储方式不?y一
数据在磁盘上的存储方式不同，存在多种形式。有在线存储管理方式和离线存储脱机管理方式两类。在线存储管理方式使用不同的系统其数据具体存储方式也不相同。建议将同类型数据集中管理采取统一的数据存储方式。
三、北京市档案馆数据清理的步骤
档案数据清理的步骤为：数据分析、确定清理工作流程和清理规则、数据清理验证、清理脏数据、干净数据整理和核对。
（一）数据分析
数据分析是整个数据清理流程的第一步。数据分析的作用是在于得到一些数据的特征，根据这些属性可以确定合适的检测算法和清理规则，因此，数据分析也是数据清理中的非常重要的一步。档案机读目录采用结构化数据库管理，因此对数据库表进行分析是第一步。通过数据库表的单表查询和多表查询功能可以发现重复数据、不完整数据、错误数据和无效数据。数字化副本一方面实体存储在服务器磁盘，另一方面其命名、存储位置等信息也是由数据库保存，所以其数据问题可以从文件实体角度发现，也可以从数据表的查询对比中发现。
（二）确定清理工作流程和清理规则
数据清理工作根据数据分析的结果及数据所属标准定义清理工作流。数据清理的标准来自于各类数据所对应的数字档案馆标准和规范，这些标准和规范同时也是数据分析问题的来源和依据。由于各类数据存在的问题不同，清理的方法也不一样，要根据实际数据情况确定需要执行的数据清理的具体流程。
（三）数据清理验证
这一个阶段主要验证数据清理的正确性、评估工作流程的效率。可以根据数据分析情况和清理规则对部分待清理数据进行测试，通过测试发现问题，提高效率和准确性。
（四）清理“脏数据”
经数据清理验证无误后，可以按照数据清理验证阶段制定的规则对数据进行清理。但在这一个阶段特别要注意数据的安全性，应首先备份源数据，再对数据源进行数据清理，避免操作不当对数据造成的严重损失。清理过程可能持续时间会比较长，应该做好记录和管理工作。数据的修改有可能需要人工参与，需要相关部门的配合。
（五）干净数据整理和核对
数据清理工作完成后，将干净的数据进行整理和核对。可以将干净的数据集中整理存储，有必要的话可以再备份一份，可以有效地保障数据的安全性。
四、数据清理工作的经验总结和相关建议
（一）数据清理工作的几点经验
1.控制清理时间。数据集中清理工作尽管工作量很大，但时间不宜过长，一般应控制在4个月以内。
2.做好过程管理。要提前制定?细的清理计划，严格按照时间进度进行清理，并做好相关工作记录，清理过程中暂不接收导入新数据。
3.保证清理质量。数据清理工作主要依靠数据库技术、软件批量重命名技术、图形图像质量查验技术等，在具体操作之前要进行必要的测试。例如对数据库值的转换，从日期型转换成字符型就有可能出现丢失数据现象。
4.部门协同工作。数据清理是一个复杂的工作，需要多个部门共同实施。以北京市档案馆为例，在数据清理过程中，信息化部门负责牵头和管理工作，运维公司负责技术支撑工作，档案馆业务处室负责清理标准的提供和特殊数据修改的审核，各部门各司其职，协同工作。
（二）数据清理工作要把好数据入口关
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关键词：企业档案；精细化管理
为了更好地促进企业档案管理水平的提升，本文分析了企业档案管理过程中存在的问题，并针对这些问题给出提升企业档案管理效率和水平的对策，以此促进企业在激烈的市场竞争中获得长远的发展。
一、 企业档案管理的现状
（一）档案管理人员老龄化严重
当前已进入信息化时代，很多企业相继引进信息化技术助力档案管理工作，加强对档案的管理，提升档案管理的效率。但时代的进步对档案管理工作也提出了更高的要求。据有关调查显示，我国档案管理人员的老龄化现象比较严重。一些企业领导认为，档案管理工作是一项较为简单的工作，因此不需要招聘专业化、高素质的工作人员，所以不少企业的档案管理人员年龄偏大，思想意识陈旧，专业能力也不强。虽然他们有几十年的档案管理经验，但是这些老化的经验已经不适应当下的社会发展需要，而且因为理念陈旧，依然采用传统的档案管理方式，当然不利于企业档案管理工作的进步。
（二）档案管理人员专业水平不高
档案管理工作质量的提升，不仅需要档案管理工作采用现代化的管理技术，还需要档案管理人员具备专业化的档案管理知识和技能。随着信息化的不断发展，档案管理信息化已是大势所趋，在不久的将来，档案管理工作将全面实现信息化管理，在这种情况下档案的管理人员也必须要具备信息化档案管理的知识和技能，从而保障档案管理工作的高质量完成。但就目前的档案管理情况来看，企业对档案管理人员的专业能力不够重视，对相应的专业培训投入较低，不利于档案管理工作的开展。
二、精细化管理在企业档案管理中的意义
（一）为企业档案管理提供有利的条件
在企业进行档案管理的过程中，通过应用精细化的管理模式可以促进企业档案管理人员之间形成有效的联系，提高工作人员的协同效率，降低企业档案管理存在的风险，由此对企业的常态化管理带来极大的促进作用。
（二）有利于明确企业档案管理人员的职责
在企业的档案管理工作过程中，通过实施档案精细化管理可以有效地将企业档案管理工作落实到位。有利于加强企业档案管理制度的建设，明确企业档案管理人员的工作职责，使企业的档案管理工作有层次、有条理，同时还可以有针对性地对企业档案管理人员进行培训，以此为企业档案管理工作管理体系的构建奠定坚实基础。
三、对企业档案进行精细化管理的措施
（一）更新企业档案管理理念
在企业的档案管理过程中，档案管理人员必须要对自身工作有一个较为深刻的了解和认知，改变原先传统的档案管理理念，实现传统档案管理理念与新时代下档案管理理念的转变。除此之外，企业档案管理人员必须要提高自身的档案管理能力和水平，积极参与企业所提供的档案管理培训。企业必须要为员工提供必要的培训机会，为企业的精细化档案管理奠定基础。由于企业档案管理工作流程较为复杂，并且档案种类繁多，涉及面广，因此很容易导致在档案整理过程中出现工作质量不高的情况。在这种情况下，档案管理工作部门就要将精细化档案管理理念和要求传达给企业的档案管理人员，让其认识到新时代背景下档案管理工作的目标，并帮助档案管理人员提高自身的信息技术水平，促进企业档案的规范化发展。
（二）营造档案管理工作的竞争意识
适当的竞争可以有效地激发档案管理人员不断地提升自身的工作水准，适应新时代下的档案管理工作。在传统的档案管理工作中，由于企业没有意识到竞争的重要性，因此档案管理人员的存在感一直比较低，档案管理部门的活力也不强，这在很大程度上阻碍了档案管理人员业务素质的提升，不利于企业档案管理部门发挥其价值。要想处理好这个问题，企业就必须要重视档案管理部门的工作，引入竞争机制，建立起良好的竞争氛围以及文化氛围，加大档案管理人才的引进，促进档案管理人员不断提升自身的工作水平。
（三）建立健全档案管理制度
在传统的企业档案管理工作过程中，档案管理是以存储为主的，并且绝大多数的企业没有认识到档案管理的重要性，因此没有健全相应的档案管理制度，档案管理人员大多都是依靠自身的工作经验来完成档案管理工作，在这种情况下就容易导致档案信息出现混乱或者丢失的情况。为了帮助企业减少这种情况的发生，企业必须要结合实际发展情况与发展目标，建立完整的企业档案管理制度，按照企业档案的时间、种类以及对象进行科学合理地分类，重视企业档案管理制度的制定与落实，提高档案管理的精准性和规范性，进而有效实现企业档案管理的精细化发展。简而言之，为了更好地提升企业档案管理工作的精细化水平，促进企业的长远发展，就必须要采取行之有效的措施，提高企业档案管理人员的工作质量和效率，建立完善的企业档案管理制度，促使企业档案管理精细化得到有效落实，进而切实提高企业的档案管理水平。
参考文献：
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[2]于世奇.企业档案管理的社会化问题[J].企业改革与管理.2016(19).
[3]李娟.企业档案管理存在的问题及解决对策[J].中外企业家.2014(21).
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档案资料没能及时更新
基层国土资源的档案管理工作是对地方国土资源等的利用情况进行统计整理。土地利用情况不断发生变化、地方矿产资源的储存量也在发生变化，因此，档案管理工作要能时时更新统计工作。但从目前来看，由于经费的限制，档案管理工作的更新情况比较差。档案所记载的事项与现实情况出入较大。同时，管理人员在档案的管理中没能尽到保管的职责，长时间不对档案进行整理，虫蛀、受潮等对档案造成损毁的现象经常发生。
利用率低
目前对档案管理工作的认识局限于对资料的保管上，而没有真正发挥档案管理的作用。档案管理工作的内容局限在资料的查找的范围内，资料的利用率低，管理人员的工作主动性比较差，工作效率低下。
基层国土资源的档案管理的策略分析
（一）争取政府支持，健全机构设置
基层国土资源管理部门为地方政府管辖，其资金来源于政府的财政拨款。因此，要努力争取地方政府的支持，在资金、人员的安排上做到有利的配置。同时，部门领导要重视档案管理工作，在档案管理工作中，加强部门领导和有效组织。在档案管理工作中，将部门人员分成若干小组，相互监督，做好档案管理工作。同时，上级主管部门要加大对对档案管理的机构建设和必要设备的投入，配备专门的灭火器和吸尘器等设备，减少档案管理工作中危险因素。
（二）加强制度建设和管理人员的素质建设
上级主管部门要制定统一的档案管理的制度，在实际工作中对各项制度加以落实，并将档案管理制度的落实情况纳入年度的绩效考核中。在文件资料入档前，管理人员要进行检查，防止不符条件归档情况的发生。同时，部门人员要认识到档案管理工作是一项复杂性的工作。部门领导要不断加强管理人员的专业素质建设和爱岗敬业的职业道德建设。再者，要在档案管理工作中明确管理人员的职责，明确责任的归属。在对管理人员进行专业培训时，可以邀请优秀的档案管理专家到所进行业务指导，在工作中对档案的收集、保管和整理等进行具体的指导，取长补短，做好档案管理工作。
（三）做好档案管理中的文书处理
文书处理是档案管理工作中的重要内容。在加强制度建设的同时，要做好文档的归档处理。公文文书要采用规格统一和质量上乘的纸张，一律实行左侧装订。同时，在归档时，管理人员要检查公文发文机构的签发手续是否完完备，主送单位、抄送单位必须明确，落款和盖章必须符合公文要求。在公文的字迹上，要做到清晰和鲜明，能长时间保存。这些都是档案管理中文书处理的要求。
（四）加快档案管理的信息化建设
科学技术的发展和互联网的普及，对档案管理工作的信息化建设提出了新的要求。档案管理工作中的信息交流也越来越频繁。在基层国土资源的档案管理中，管理人员要在对现有档案进行妥善保管的基础上，加强对电子档案的未来发展趋势的认识。在档案管理的网络环境下，管理人员要对社会的需求进行分析，做好档案管理工作，在电子档案的录入中，要加强安全性和保密性设置，防止部门机密资料的泄漏和病毒入侵。同时，要根据实际的变化情况，对档案管理工作中所归档的资料进行实时更新，以保证其准确性和现有的利用价值。
（五）改变传统的档案管理工作的思路
现代经济的发展，档案管理工作的作用越加明显。档案管理部门的工作也越来越多：不仅涉及档案的借阅，还有部门咨询和公开咨询等等。在新的形式下，档案管理工作将越来越复杂，因此，管理人员要不断改变传统的档案管理工作的方法和思路，在档案管理中，牢固树立为人民服务的思想，满足人民群众的需要，使国土资源档案管理工作真正服务于民。
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当前，由于低碳经济理念才刚出现不久，这使得我国建立的档案管理保障体系中没有涵盖这一理念，所以也没有建立专门的环境档案管理准则、标准，在已经建立的制度和相关法律法规中也很少涉及环境问题，有关环境档案信息和管理体系的制度规范也不完善。这一情况使得我国档案发展受到了较大的阻碍，档案信息的交流局限在一个较小的范围，不仅使得我国的环境档案管理工作无法紧跟时代需求，还导致我国的环保工作很难取得较好的效果，无法实现国际交流与合作，致使我国的环境保护工作很难被国际认同，也很难达到国际水平，在一些环保机构和发达国家看来，我国仍处于一种污染避难所的现状；二是没有建立健全完善的环境档案管理操作体系与支撑体系。
现阶段，我国对环境档案管理要素的认识仍不够全面，所以也就缺乏与之相关的原则与准则。使得我国各地之间对于环境档案信息披露内容的范围、程度以及形式方面均存在差异，缺乏统一有效的规范，大部分企业在处理环境档案信息都存在高调面对、低调处理的情况，通过这样的方式来尽量降低披露出的环境档案信息对企业自身所造成的不利影响，从而致使环境档案信息的真实性、可靠性缺乏保障。
2、低碳经济背景下的环境档案管理要求
2.1建立健全完善的环境档案管理保障体系
当前，我国现行的档案管理工作规范以及档案法律法规中都缺乏环境方面的内容，所以，为了符合低碳经济背景下对档案管理工作的要求，应结合我国档案的实际发展情况，修改档案管理方面的法律法规和工作规范，环境方面的内容纳入其中，通过法律法规来明确保障环境档案管理地位与作用，从而为建立健全完善的环境档案管理保障体系奠定坚实的基础。除此之外，还应不断完善环境法规保障体系和环境保护相关政策，并以此建立科学的生态环境评价体系。
2.2建立健全完善的环境档案管理操作体系
当前，我国现行的档案管理操作体系明显不适应低碳经济背景下的环境档案管理要求。因此，国家档案管理部门必须革新档案管理操作体系，通过借鉴国外先进经验，结合我国档案管理现状，围绕低碳经济背景下对环境档案管理的要求，构建一个新的健全完善的环境档案管理操作体系。通过这个新的健全完善的环境档案管理操作体系，来指导和规范环境档案管理工作，同时针对环境档案信息披露状况，建立有效的监督体系并制定严格的审核机制，以此监督和审核环境档案信息的真实性、可靠性、合法性、全面性。
2.3创新齐抓共管体系
建立的环境档案管理制度要想得到具体落实和执行离不开政府部门的监督指导。因此，政府相关部门应通力合作，针对环境档案管理情况制定一系列相关制度、准则、标准，以此为环境档案管理工作的顺利进行与完成提供可靠的保障。此外，政府各部门还应根据建立的环境档案管理制度出台相应的规章和措施，对环境档案信息披露作出基础规定，制定严格的惩罚措施，一旦发现有违反环境档案管理的行为按照制定的惩罚措施严惩不贷，以此使得环境档案管理实现制度化、科学化和规范化。
3、环境档案管理未来发展趋势
低碳经济背景下的环境档案管理未来发展趋势必然是全面实现电子化信息化。实现电子化信息化的环境档案管理，不仅有助于提高档案管理工作质量与效率，还有助于提高企业的档案管理水平，同时亦是时展的必然结果。环境档案管理工作只有电子化信息化才能更好的符合低碳经济背景下的发展需求。而环境档案管理电子化信息化的核心就是电子文件归档，相较于传统纸质文件归档，电子归档具有存储查阅方便、不会出现档案资料破损情况且档案信息安全性高的特点，在电子归档中确保档案信息真实、完整、安全非常重要。环境档案管理工作电子化信息化避免了传统纸质档案中容易发生的问题，还提高了环境档案的利用价值和安全性，真正实现了环境档案信息资源共享，使得我国环境档案管理与国际接轨。可以预见的是，随着电子化信息化的全面普及和飞速发展，实现环境档案管理电子化信息化是档案管理未来发展的必然趋势。
4、结语
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关键词：医院档案管理；规范化；可行性分析
医院档案管理在医院的发展中非常重要，医院作为基础设施建设中一个重要的环节，不能被忽略。在医院的建设中，要重视医院档案管理，随着医疗卫生事业的不断发展，热门对医院档案管理也有着较高的要求，尤其是医院档案管理上的要求在逐渐增加，在医院档案管理的过程中，对规范化有着较高的要求，医院档案管理应该实现规范化，这样对医院档案的使用也是有利的，也会减少医院档案丢失的情况，在档案管理上规范化是一个重要的发展趋势。
1 医院档案管理的发展现状
医院档案管理在医院的发展中是非常关键的，医院档案主要是记录医院的具体工作情况，对医院的患者基本情况进行记录，医院档案还可以为领导的决策作出贡献，除此之外，对医院的正常运转也有着重要的影响，在医院档案的管理中还存在着很多的问题，如果不将这些问题解决，那么我国的医院档案管理是无法发挥作用的。现在的医院档案管理中存在着很多不规范的行为：
首先，在档案管理方面的人才十分的少，有很多的档案管理人员并不了解档案，由于医院的不重视，这样就导致了医院档案管理人员有些是借调，有些是其他岗位的即将退休人员，这样就导致了档案管理面临着规范化的问题。其次，在医院档案的收集上仅仅重视对病历档案的收集，对其他档案的收集并不重视，这样就导致了有很多的医院档案存在着丢失的情况，在出现问题的时候没有可以参考的依据。
再次，医院档案管理在机制上缺乏统一性，医院档案与其他的档案是不同的，这主要是由于医院档案管理有着特殊性，因为医院档案的种类较多，就导致了档案管理的时间和程度是不同的，在有限的时间中，其他的档案就无法进行保存，在管理上也去缺乏措施，没有进行分级管理，仅仅是通过同一个档案管理层级进行管理，这样对档案管理有着很大的限制。
最后就是医院档案的设备存在着落后的现象，由于医院对档案管理并不重视，为了减少成本并不会及时进行设备的更新，在管理设备上就存在着落后的现象，在信息化设备出现的今天，医院的档案管理已经无法满足医院发展的要求。大部分医院的管理设施还是比较落后的。仍然采用传统的纸质载体与传统的书面档案管理方法，受保存地点的环境、湿度影响较大，同时保存时间段较短。海量的患者档案严重的占用了医院有限的档案管理资源，保存与管理设施的落后直接导致了档案管理工作的混乱，严重制约了医院正常的工作秩序。
2 医院档案管理规范化可行性的分析
2.1 保存传统的档案有利于进行规范化的管理
医院档案有很多的用处，是医院发展的依据，利用传统的手段保存的档案在整个医院发展中是十分关键的，从这些档案中可以看出医院的发展历史，也可以从这些传统的档案中找到医院档案管理中存在的问题及时的解决。传统的医院档案管理虽然面临着不规范的问题，但是由于由很多的纸质档案都保存下来，这样可以作为医院档案管理规范化的必要依据，在对医院档案进行规范化管理的过程中，要将整个医院的档案进行有序的整合，按照患者的病情进行分类，这样就可以将档案进行划分，还可以根据实际的需要，将档案按照就诊的时间进行划分，总之，可以按照医院的正常标准对医院档案进行分类，保证医院档案管理的规范化。
2.2 利用传统的模式建立统一的管理体系
传统的医院档案管理中主要存在的问题就是缺乏统一的管理，在整个医院档案管理的过程中，要想进行规范化的管理，就要建立统一的管理体系，参照传统的医院档案管理模式可以将医院档案管理中存在的问题进行合理的解决。传统的医院档案管理中存在的问题有很多，例如分工不明确，在保存上缺乏有效性，都是传统的医院档案管理中存在的问题，面对这些问题可以有效的规划，对这些问题进行分析和研究，将有利的一面应用到医院档案管理体系中，在新档案管理模式下，杜绝传统档案中出现的问题，完善档案管理体系，对整个医院档案管理有着重要的影响。
有的医院是各个科室各自保管患者的档案，有的医院是患者档案与其他档案分开管理，只有统一的患者资料档案管理办法，对其他例如行政、人事档案的管理并不重视，所以没有建立一个有效的档案管理体系。没能将整个医院所有的档案都纳入到统一的档案管理体系当中来。在新的规范化档案管理中，正好需要建设统一有效的档案管理体系，这不需要过去已有的管理基础重新建立一个管理体系，只需要设立一个崭新的管理体系，一定程度上简化了规范化管理的程序。
2.3 科技的运用使管理更加方便
传统的档案管理虽然能够保证档案储存的长久性和完整性，但也存在很多问题，往往占用大量的空间，工作人员在查找时也比较麻烦，费时费力。随着网络科技的发展，档案管理逐渐实现电子化管理，医院逐步建立了档案数据库。电子档案管理可以节省大量的存储空间，同时减少了贮存面积，使工作人员检索起来更加方便，从而提高了工作效率。电子档案管理应该和传统档案管理结合起来，对于特殊的档案实行数据库管理。这不仅使档案管理更方便快捷，还适应了科技发展的要求，使档案管理更加科学规范，有利于实现医院管理的科学化、规范化。
2.4 可以为规范化管理节约资金，减少浪费
由于过去投入不足等原因，导致医院相关的档案保存管理设备不齐全，保管条件不达标，甚至保管场所不够用，各种因素都制约了医院相关档案的管理与保存。新的规范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音频、视频、射频等方法对档案进行分类管理，并且需要高科技的保管场所与保管设备。这些都需要投入大量的资金与人力物力。但是由于许多医院以前本身并不具有这些相关的设备与仪器，在一定程度上避免了设备的折旧与浪费。由于设备与管理人才的缺失，正好可以引进最新的科技与人才，从头建立一个完善的档案管理系统。
3 结论
在当前的情况下，随着经济的不断发展，人们对医疗水平需求的提高，以及正在进行的医改等活动，对医院的档案管理提出了更高更艰巨的要求。医院要充分把握好这次改革的机遇，通过对规范管理的可行性分析，建立一个完善的档案管理体系，为医疗水平的进步提供充实的保障。
参考文献
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【关键词】高校；档案管理；现状；问题；分析；对策
现如今，对于我国的高校档案管理工作而言还非常落后，其中还存在诸多缺陷，怎样才可以有效地建立一套完善的档案管理工作，从根本上满足学校教学以及科研等方面的实际需求，成为了高校档案管理者共同思考的一个问题。本文主要根据实际情况，从高校档案管理工作的现状进行了探讨，并根据凸显出来的特点提出了改进思路，从而确保高校档案管理工作能够为教学、科研以及管理等各方面带来更加有利的帮助。
一、目前我国高校档案管理工作现状
（一）高校档案管理制度有待提升
就从目前情况来看，我国很多高校档案管理并没有建立一套完善的管理体制，对高校档案管理的标准也大不一样，在整体的档案管理上缺乏统一，对于那些重要的文件或档案资料只是杂乱的堆放在一起，并没有做出整理和归类，当需要查找或利用这些档案时，给查找工作带来极大不便，严重缺乏完整性以及系统性。对于提交的档案也有手写的，这种档案资料在装订过程别麻烦，装订好的档案资料严重影响美观。
（二）高校档案管理工作有待进一步提高
就目前而言，我国的高校档案管理工作并没有得到重视，主要表现在以下几点方面：首先，高校档案管理严重缺少归档、整理以及收集的专职档案员。有很大一部分工作基本上都是由办公室的兼职人员来完成的，学校也并没有在这方面安排专人去负责。正如之前所说，高校档案管理是一项过程繁杂的工作，不可能一天两天就将其做好的，如果没有专门的管理人员，则会让重要的档案资料散落在不同的经办人手上，使整体的档案形成材料不完整、系统不完善的情况出现。其次，大部分高校内部并没有设立档案室，很多重要档案并不能得到统一管理。现在很多重要的档案普遍都是放在纸盒或者文件盒里，严重缺乏基本的保护措施。如果文件放置时间太长，则会出现纸张破损、受潮等情况，严重影响到了档案的利用。
（三）高校档案无法有效利用
对于高校中的档案馆而言，它是整个学校的窗口部门，是学术研究的核心，在高校档案管理工作中，会产生一系列宝贵的档案材料，这些材料早已成为了领导决策或学术研究的重要原始数据。充分利用收集来的档案，可以对今后的发展起到很大程度上的帮助。
二、提升高校档案管理工作的有效方法
（一）不断提升档案管理水平，对组织领导进行加强
1、首先要使领导从思想上引起档案管理工作的重视
若要想在高校内部搞好高校档案管理工作，那么首先就要让领导对高校档案管理工作足够认识。赢得学校内部领导对档案管理工作的支持。只有当领导或管理人员充分认识到了这份工作的重要性之后，才可以树立一个正确的存档意识，在思想上对档案管理进行重视，从而确保档案工作的顺利进行。
2、不断改善硬件设备和软件设备
除了要让领导以及管理者们引起足够重视之外，还应当不断完善硬件和软件设备。硬件方面主要是增添打印机以及计算机等现代化办公设备。而软件上则是指的要安排专门的档案管理人员。对于高校档案管理工作来讲，需要具备较强的责任心和耐心，因此需要将有实践经验且业务能力较强的档案管理者安排在管理岗位上，充分将他们的主观能动性发挥出来。现如今，随着计算机技术的应用，可以将重要的档案数据录入到计算机系统里，在学校内部建立一套大型的电子档案库，从根本上提升档案储存、控制、处理以及查阅信息的能力，使高校档案管理工作逐渐现代化、科技化。
（二）对其中的管理制度得到改善
要想从根本上搞好高校档案管理工作，那么首先则应当建立一套完善的管理制度。在此基础上，应当以我国颁布的《合同法》为参考，并根据学校的实际情况，制定相应的管理措施和方法。大致上讲可以分成以下几个步骤进行：
首先，在学校内部建立一套完善、科学合理的运作机制以及管理组织，将其中的科学管理形成档案文件，同时还应当在收集、整理以及归纳等方面制定出有关的规章条例，逐渐让高校档案管理走向正规化、制度化。
其次，不断落实和建立高校档案管理工作的责任，确保高校档案管理工作的收集、整理以及归档可以落入实处，并且还要落实好相应的责任人，确定好个人职责。
最后，在学校内部建立各种规章制度，在进行高校档案管理过程中要做到按照规章流程办事，保证高校档案管理能够做到有条不紊，确保档案万无一失。
（三）不断对档案进行开发和利用
当高校做好档案管理工作之后，应该对档案进行合理的开发和利用，具体可以从以下几方面入手：
1、不断对档案的信息化建设进行强化。现如今早已进入网络化信息时代，用户普遍具有方便、快捷以及准确等特点，根据用户这些特点对档案管理数据进行更加深层次的开发。
2、在对高校档案管理日常工作中，应当配合领导进行决策管理，确保馆内工作能够提交档案材料，使其能为其他工作提供良好服务。
3、不断提升档案管理工作的利用率，做好宣传工作。在不久的将来，档案资源共享将成为社会主流发展趋势，传统的档案管理模式早已跟不上时代节奏，我们应当深刻认识到这一点，从社会各界上宣传档案管理工作的重要性。
（四）对高校档案管理实行分级管理，从而确保能够科学分类
由于高校自身具备服务性、学术性以及专业性等特点，所以在收集档案过程中，应当拓宽收集范围，确保做好档案的收集、整理以及存储工作。根据各档案部门的要求，结合实际情况，并找出部门以及内容形式上的相同点和不同点进行分类。
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高效的交通档案管理工作可有效地提升交通系统各个单位工作的效率，特别是最近几年来我国私家车数量的不断增加，给交通档案管理工作带来了较大的挑战。而通过信息化建设可以增强档案管理工作效果，进一步增强交通档案管理工作的质量。但是在交通档案管理信息化建设的过程中仍旧存在多方面的问题，严重制约了交通档案管理信息化建设的质量，因此，全面地分析当前交通档案管理信息化建设中存在的问题对交通档案管理工作有着实际意义。
1交通档案管理信息化建设的重要性
1.1推动交通档案管理工作专业化
在传统的交通档案管理工作中，因为档案多数均为纸质的材料，这就限制了档案的有效使用，并降低了档案保存的安全系数。在进行档案管理工作时使用现代信息技术，可消除传统的借阅交通档案资料在地域和空间上的差异，减少了档案管理工作者工作难度，提升了档案管理工作的效率。
1.2符合当前时展的需求
当前国内私家车数量越来越多，为了更好地使车辆服务于人民，需要提高交通档案管理的效率。而通过将信息化技术加入交通档案管理工作，能够实现交通档案管理工作与现代化社会有效的接轨，降低交通档案管理工作中出现错误的概率，增强交通档案管理工作的实效性。
2当前交通档案管理信息化建设中存在的问题
2.1对交通档案管理信息化建设重视程度较低
对交通档案管理信息化建设重视程度低制约着交通档案管理信息化建设，具体主要表现在两个方面，首先，在交通管理部门中，档案管理部门为辅的科室，地位总体较为边缘化，交通档案管理实际需求人员较多，但具体从事人员较少，特别是专业的信息化建设技术人员更为缺乏，多数交通档案管理部门存在一人多岗的情况，这在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作为交通档案管理人员自身也没有认识到信息化建设对于自身的重要性，传统的交通档案管理工作思路与方式仍旧处于主置，限制了现代化信息技术在交通档案管理工作中的应用。
2.2交通档案管理信息化建设工作对应的规章制度较为缺乏
现阶段，因为多数单位的交通档案管理信息化建设处于初级阶段，具体的机构设置、专业技术人员配置等方面还存在较多的问题，规章制度不够完善，在信息化建设实际工作开展的过程中，存在职责交叉、分工模糊等情况，甚至部分区域的交通档案管理工作经过信息化建设之后，出现了各自为政的情况，导致交通档案管理工作非常混乱，信息化技术应用较为表面。
2.3交通档案管理高级信息化技术人员较为缺乏
当前由于受到传统交通档案管理工作的影响，实际的交通档案管理信息化建设人员并非科班出身，往往是经过了一段时间培训之后就直接上岗，在受到工作压力等方面的影响时，对应的在职培训工作也不能及时地跟上，限制了管理人员信息化技术水平的提升，再加上多数工作人员心态等方面因素，导致了高水平管理人员较为缺乏的现状。
2.4信息管理使用软件不统一
现阶段导致交通档案管理信息建设水平较低的另一个主要原因就是在进行交通档案管理信息录入的过程中，使用的录入软件不够统一，导致格式不够规范，导致后续在使用相关数据的过程中非常容易出现数据不兼容的情况，这在很大程度上导致了交通档案信息化管理工作的混乱。出现这种情况的主要原因与我国信息化技术起步较晚有着直接关系，在交通档案管理信息化建设的过程中间还没有形成一个较为统一的标准，非常容易导致交通档案管理工作出现混乱、不兼容的情况，降低了交通档案管理信息建设的效果。
2.5信息化管理资金投入不足
交通档案管理信息化在建设的过程中涉及到方面较多，所包含的工作也较为琐碎，再加上我国当前交通档案管理信息化建设水平较低，在完善交通档案管理信息化过程中需要大量的资金投入。但是，当前我国对这方面的投入比较少，不能够满足我国交通档案管理信息化建设的需求，使交通档案管理信息化的建设水平比较落后。
3完善交通档案管理信息化建设的相关对策
3.1构建完善的交通档案管理信息化建设工作规章制度
无规矩不成方圆，所以在进行交通档案管理信息化建设的构建过程中，要制定出比较完善的工作规章制度。在实施时首先要针对性地进行分析，对其有比较全面的了解，然后再把信息化建设过程的需求添加到交通档案管理工作制度中。另一方面，在进行完善的过程中，可以进行听证，邀请相关专业的专家、学者及工作技术人员等进行听证，并给予专业性的指导，其次，在交通档案管理信息化建设工作制度运行的过程中，应采取动态性的调整策略，保证交通档案管理工作制度更好地服务于信息化建设。
3.2增强交通档案管理信息化建设技术人员的综合素质
针对当前交通档案管理信息化建设技术人员综合素质较低的情况，应制定具体的措施。首先从源头上进行控制，主要从三个方面入手，第一，从招聘环节入手，对于招聘的工作人员，应该设立必要的有针对性的招聘条件，选择那些专业与信息化建设相接近的人员，并提高工作人员的待遇条件，以便能够吸引到优秀的人才，保证工作人员的能力水平。第二，制定出完善的在职培训策略，由于交通档案管理信息化技术和知识是处在不断发展和进步的过程中，这就需要对已经在职的交通档案管理工作人员进行在职培训，使其能够掌握最新的知识动态，保证技术人员的信息化技术水平得到不断的提升。第三，建立合适的考核机制，合理科学的考核对于调动工作人员的积极性是十分重要的，应对传统的理论考核方式进行变革，可多采用一些互动性的考核方式，并将考核结果与工作人员的晋升、薪酬等挂钩，保证培训工作与考核工作的效果，防止出现考核流于形式。
3.3增强对交通档案管理信息化建设的重视
为更好地增强交通档案管理信息化建设，增强对交通档案管理信息化建设的重视是必不可少的。在具体的实施中，应当树立交通档案信息管理理念，提升相关工作开展的紧迫性，认识到该项工作的重要性，从而对所有工作进行统一协调管理，这对于增强交通档案管理工作效率与质量是非常重要的。
3.4明确交通档案管理信息化建设途径
为了切实增强交通档案管理信息化建设效果，应当明确交通档案管理信息化建设途径。首先构建完善的交通档案管理信息化数据库，最为根本的任务就是对其中包含的所有档案进行整理，将整理的结果形成数据，这是形成交通档案管理信息化数据库的基础。其次是进行归档，在归档时应当对所用的电子文件进行分项检查，保证所收集信息的真实性和完整性。若纸质原件和电子文件不是完全相符的，则应当进行完善调整，保证今后使用过程中所有数据的真实性。另外，应当和交通设计部门、监理部门等相关的单位形成计算机网络，在确保档案资料保密的基础上，将所有的资料融入到计算机系统中，更加方便后续资料的使用和收集。同时，还应当从复杂的交通信息材料中将其中具有结论性和代表性的数据提炼出来，形成完善系统档案材料和严谨的档案构建，从而为后续档案调用和决策工作提供更为便捷和完善的档案服务，实现交通档案管理工作的规范化和科学化。
3.5规范交通档案数字化软件的操作
针对当前交通档案管理信息化建设中存在的标准不够统一的情况，应当在全国范围内形成统一的交通档案管理信息化录入标准，形成统一的录入规范，这对于提升交通档案管理信息化建设的标准化水平是非常必要的。在具体的实施中，应当将纸质档案与电子档案的衔接工作落到实处，避免出现档案数据的流失，这是十分重要的。其次，还应该利用计算机网络技术保证交通档案信息的录入工作顺利进行，保证信息的真实性和可调查性。第三，结合当前我国多数交通档案信息的实际情况，与IT等相关部门进行有效对接，研发出适合当前我国交通档案信息化录入工作特色的数字化软件，并在全国交通档案单位内进行全面培训，保证每位人员均可以使用这个软件，这将在很大程度上增强交通档案管理信息化建设的规范化水平。
3.6增加交通档案管理信息化建设的投入
针对当前我国在交通档案管理信息化建设方面投入较少的问题，应当针对性增加对交通档案管理信息化建设的投入工作。在具体实施过程中，相关的管理与运营单位应当认识到交通档案管理信息化建设是一个一本万利的项目，虽然在初期的投入比较大，但是在后续的工作中，会增强交通档案管理工作的效率，提升交通档案管理工作的质量。同时，在具体实施中，交通档案管理信息化建设单位应当充分发挥项目较大且属于国家使用的优势，严格采用招投标的方式进行交通档案管理信息化建设，在确保交通档案管理信息化建设效果的基础上，提升交通档案管理信息化建设的性价比。
3.7完善交通档案管理信息化检索工具
完善交通档案管理信息化检索工具对于及时掌握信息化建设动态有着非常重要的作用。在具体实施中，首先应当完善交通档案的内容，让使用者可以迅速地定位自身需要的信息，构建出专业索引目录，让使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通过多方面的途径，将各个部门的信息进行收集，形成完善的交通档案，然后进行交通档案基础数据的汇总，及时将交通档案的项目向领导汇报，以便给领导的决策提供客观的依据，增强决策工作的科学性和合理性。第三，加强信息的反馈工作，交通档案管理人员要及时将收集到的信息进行整理和反馈，这样不仅能够反映档案信息的内在价值，还能增强社会档案的意识，将交通档案信息资源服务于为交通建设，充分发挥交通档案管理工作的作用。
4结束语
