各部门档案管理范文

导语：如何才能写好一篇各部门档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。

1、房地产企业项目公司档案管理现状

1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。

1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。

1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。

1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。

1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。

2、就目前档案管理的现状，解决办法

2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。

2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。

2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。

2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。

2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。

3、总结

针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。

参考文献：

[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.

[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.

[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.

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本8月14、15日，院办组织了对下属单位的档案管理培训。两天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。本文原创网站为中国范例网-

一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为

重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。

培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。

上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。

再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。

三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。

我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定， 财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性，公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。

提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。

五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。

比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。

办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

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【关键词】档案管理;全面控制;全员参与

在新的形势下，如何加强对企业档案工作的全面控制，增强全员档案意识，提高档案工作的规范化、科学化、制度化水平，以更好地发挥档案在企业内部控制、外部维权等过程中的凭证和信息价值作用，就成了当前企业档案管理工作中的新问题和新方向。A公司自成立以来，始终把档案管理作为一项重要工作来抓，2007年9月公司获评“国家二级企业档案工作目标管理单位”。特别是2009年《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）以及2011年《广东省企业档案工作规范测评办法》颁布实施后，A公司与时俱进，推行档案工作的全面控制和全员参与，积极推进档案工作规范化测评，并于2014年9月通过广东省企业档案工作“二级甲等”测评。现将A公司推行档案工作全面控制和全员参与的经验做法介绍如下。

一、加强领导，健全机构，明确责任，完善体系，并将档案管理工作纳入公司日常管理工作

为加强档案工作的管理，A公司成立了以总经理为档案工作领导小组组长的档案工作机构。明确分管公司综合行政办公的副总经理为档案工作分管领导、综合事务部经理为档案室负责人，安排了适应档案工作需要的专业技术人员为专职档案员，并充实各部门兼职档案员。建立了统一领导、分级负责、责任到人、层次分明、运转高效的档案管理机构。公司档案室负责统筹、协调、组织、管理本公司的全部档案管理工作。各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和归档工作，同时，公司将该项工作纳入各部门的年终考核。A公司将档案工作发展纳入《公司“十二五”发展规划》，每年度在公司年度工作报告中对档案工作情况进行总结，并在公司年度工作计划中提出具体的目标和要求，与公司中心工作同部署、同推进、同考核。A公司健全、完善的档案工作管理机构及领导的高度重视对公司档案管理工作实施全面控制和全员参与起到了保驾护航的推动作用。

二、加强档案工作制度建设，完善档案制度体系，确保档案工作行之有据、有章可循

为了实现档案工作的全面控制和全员参与，A公司按照国家、省档案局档案工作规范的标准和要求，公司对原有的各项业务管理办法和制度进行了修订，对原来没有提出档案工作要求的予以补充，对原来档案工作要求不明确的予以修改完善，将档案工作渗透到公司经营管理的各个领域、各项工作中，在源头上对档案工作加以全面控制。

A公司建立了以岗位责任制，档案收集、整理、移交、借阅、统计、应急预案等为主要内容的档案工作制度体系，并将档案工作列入各类业务合同、章程、协议和会议纪要中，促使每位员工在日常工作中时刻注重文件材料的收集和整理。在员工岗位职责中，明确规定了文件材料的形成、收集、整理和归档的职责，并将其纳入员工年度绩效考核中，确保公司档案工作全员参与，责任落实到位。

三、强化档案业务指导，推行档案常态化检查，严把档案移交验收关，做好档案工作的前端、过程和终端控制

为达到档案完整、齐全、规范的要求，A公司档案人员从新一年度工作开始就对各部门文件材料的形成、收集、整理工作进行全过程的跟踪，把工作做在前面。同时按照国家《档案法》和省档案局《企业档案工作规范》的标准和要求，进行不定期的档案工作检查，发现问题后及时进行纠正和指导。到下一年度档案移交时，一律坚持“不规范不接收”的原则，退回直到整理规范后再接收。

针对较难控制的养护工程档案，由于参建单位多，施工周期长，而且普遍存在参建单位领导档案意识薄弱、档案人员缺乏专业技术知识、施工队伍调动频繁等原因，造成档案材料归档不完整、不规范，移交不及时等等问题。A公司积极运用各项行政和经济手段介入档案管理工作。在项目施工招标时就将档案工作列入招标文件，把项目文件材料的收集、整理、归档作为合同的一项内容，明确档案归档质量和移交时限，如不能按时按质按量移交，则不给予决算等等，实行前端控制。同时A公司档案人员在工程项目一开始就严格把关，及时了解工程进展情况，主动配合各施工单位，深入施工现场调查研究，对养护工程档案实施全过程的跟踪，执行档案常态化检查，并加强监督指导力度，及时发现问题，并指导其解决问题。最后工程竣工验收时，严格执行档案有关的法律法规，如发现有归档文件材料不符合要求，则不予以验收，直到达到要求为止。做好档案工作的前端、过程和终端控制。

四、注重档案管理队伍培训，增强全员档案意识，提升档案业务水平

A公司非常重视档案人员的业务培训工作，每年都结合工作需要开展对各职能部门档案人员的业务培训。通过培训，提高其档案意识，使其充分意识到，作为档案工作人员，应主动学习国家、省局的关于档案方面的政策、法规，增加法制观念和依法办事能力，严格执行公司档案管理职责，积极参与公司档案管理的各项活动，在实践中锻炼和提高自身的业务素质和专业技能。

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关键词：信息化；档案管理；人员素质；方法

在信息时代的今天，对人社部门档案管理工作人员的素质素养提出了更高的要求，要求档案管理工作人员要与时俱进，不断转变自身的工作理念。同时也要求人社部门必须建设出一支专业化、高水平的档案管理队伍。但结合实际情况而言，我国人社部门档案管理工作人员素B相对低、工作效率低，导致我国档案管理工作质量始终停滞不前。通过有关实践表明，利用信息技术有助于加强档案管理工作质量、减少档案人员工作量，可见，在人社部门的档案管理工作中，通过与信息技术有效结合，对促进社会保障体系的发展至关重要。

1 信息化背景下的人社部门档案管理人员面临的挑战

在新形势下，档案管理工作具有技术先进、内容丰富和分工专业等特征，技术先进体现在档案管理过程中，广泛使用信息技术和网络技术，在最大程度上提高了档案管理的工作效率；内容丰富体现在网络技术的使用下，衍生出很多信息，挑选出重要的信息，都将其归入到档案管理范围中；分工专业表现在对档案管理的专业性要求更高，各大社保单位都已经高度重视起档案管理的专业性。在人社部门中，只重视对其他部门工作人员的继续教育，却忽视了提高了档案管理人员的综合素养，很多档案管理工作人员学历低、知识面窄，甚至有的档案管理人员是兼职的，并且档案管理人员接受培训和继续学习的机会很少，缺少系统的、专业的培训，导致在实际工作中出现很多问题，造成我国档案管理水平低下。在计算机网络技术的快速发展下，各部门都开始广泛应用计算机信息技术，但是很多人社部门的档案管理依然采用传统模式，造成工作效率低、工作效果差，这些都是我国人社部门档案管理管理中主要存在的问题。

2 基于信息化背景下提高人社部门档案管理人员素质的有效方法

2.1 提高思想素质

信息化背景下，作为一名人社部门档案管理人员，必须要有很高的思想素质，这样在实际工作中，才会不断提高自身计算机操作能力，主动的、积极的完善自身的不足。想要成为一名优秀的档案管理工作人员，热爱自身本职工作是基础，唯有充分热爱自身的本职工作，才会将更多的热情投入到工作中，从而做好档案管理工作。但结合实际情况而言，我国各地区人社部门，并不注重档案管理工作人员的思想素质，甚至认为档案管理工作是一项很简单的工作，人人都能完成、人人都能做好，因此，在提高档案管理工作人员思想素质的前提上，必须要加强有关领导对档案管理工作中计算机技术应用的重视程度，唯有领导高度重视起档案管理工作，才能促使下属重视起计算机技术在档案管理中应用的重要性。另外，将计算机技术应用于档案管理的宣传工作不到位，也是造成档案管理工作效率低下的原因之一，所以有关单位应大力宣传计算机的普及和应用，进一步提高档案管理工作质量。

2.2 提高业务素质

强化业务学习，提升自身业务素质和业务水平是确保人社部门档案管理工作高效开展的实际需要。一是，在条件允许的情况下，有计划、有目的组织档案管理人员进行培训，对他们实施“多元化、全方位”的培训，对新上岗的工作人员展开统一的、系统的岗前培训，对从事档案管理工作多年的人员实施更新知识的培训。与时俱进的更新档案管理工作人员的意识和理念，拓宽他们的知识视野，尤其是要注重开展计算机档案管理方法的培训，提升档案管理人员的计算机操作水平；定期或者不定期聘请有关专家和学者举办与档案管理相关的知识讲座，促使人社部门档案管理工作人员可以掌握好各项新知识和新技能，并熟悉和明确与档案管理有关的业务知识，并落实好与档案管理有关的新法规，并积极落实和执行。二是，培养人社部门档案管理工作人员有创新和发展意识，树立起终身学习的意识，在休息时间内，广泛阅读与档案管理有关的书籍，以此来提高自身的工作能力，对业务知识认真研究，熟悉档案工作的实际要求，将学习和工作有机融合，从而不断提高自身的综合能力。

2.3 更新服务观念

强化服务意识，提升服务水平和服务质量是做好档案管理工作的重要举措，也是新形势下对人社部门档案工作提出的新要求。作为一名档案管理工作人员，应具有创新思维，树立起服务的理念，主动的、积极的服务，提高档案服务水平，不断探索和研究促进档案工作发展的新渠道，在服务中加强工作质量，从而让广大社会公众肯定和满意档案管理工作人员的服务态度和服务水平。同时，人社部门档案管理工作人员还需要时刻关心时事政治，了解国家有关于档案管理颁布的新法规，并将新法规积极落实和执行，结合工作实际需要，积极的提供档案服务；结合网络数字化发展情况，促进档案信息管理的网络化、自动化和数字化，在公众网上提供出查询档案信息的服务，并开设出档案馆网页，为广大社会公众提供出更加便捷的查询信息服务。及时抓住社会对信息服务需求的需求，构建起以搜集信息、检索信息、加工信息等为一体的工作机制，在充分利用市场运作手段的基础上，为社会公众提供出更好的服务，从而进一步完善人社部门信息档案管理工作的不足。

2.4 统一规范管理

档案信息化检索对人社部门的档案工作人员及社会公众获取档案信息途径进行了有效的拓展，促使检索、使用档案信息更加方便、更加快捷。但是，我国人社部门档案管理工作人员，在实际工作中，经常出现失职的情况，致使档案信息泄露、档案丢失情况越发严重，档案信息的泄露，给提供档案的工作者和获取档案的工作者都带来了很大的损失，特别是重要的信息，其损失程度无法估计。所以，想要完善好这一情况，就要求着人社部门档案管理工作人员认真贯彻执行有关法律法规，严格要求自身的言行，让档案管理工作公开化、透明化。同时，单位也要制定完善的档案管理制度规范，严格监督档案管理人员的信息化操作方法是否符合规定，一旦发现未按要求进行档案处理的，要予以严肃处理，防止日后出现类似问题，保证人社部门档案管理的完整性和安全性。

2.5 创设出良好的竞争气氛

缺乏竞争是人社部门档案管理工作中存在的主要问题，档案管理工作人员与单位其他岗位人员对比而言，档案管理部门没有任何实质性的竞争，这极大的限制了工作人员的工作热情，导致档案管理工作人员整体素养偏低。所以，人社部门应对档案管理部门营造出良好的、积极的竞争气氛，提高档案管理工作人员的竞争意识，从而以更加饱满的热情进行工作。一是，人社部门领导应明确档案管理的重要性，进而提高档案管理部门的地位，将其与其他部位公平对待；二是，档案管理内部人员要有竞争的意识，从而引导档案管理工作人员努力的工作；三是，在推行一系列的激励措施后，将竞争理念贯穿于档案管理工作的始终，从而提高档案管理工作人员的积极性，让其深入意识到自身工作的重要性。

3 结束语

总而言之，当前我国社会正处于转型的关键时期，在这个关键时期内，对人社部门档案管理工作人员的素质提出了更高的要求，要求档案管理工作要与时俱进、不断提高自身的工作能力和工作热情，确保其具备相应的计算机技术水平，从而更好的、积极的为社会公众服务。同时，只靠档案管理工作人员一方的努力是不够的，还需要人社部门档案管理部门的努力，加大力度培养和监督档案管理工作人员的素养，使用新要求和新思维来帮助档案人员提高自身综合素养，促使人社部门档案管理更加有效和合理。

参考文献

[1]孙宏宇.新时期提高档案管理人员素质的途径分析[J].办公室业务，2016，（03）：85-86.

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一、合并高校档案管理中存在的问题及原因

1并校期间文书立卷、归档的问题

合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。

2档案的集中管理问题

按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。

3档案网络建设问题

高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。

4档案排序、管理重新理顺问题

合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

二、合并高校档案管理应把握的几个问题

合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。

1强化档案意识，规范档案管理

前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。

2建立健全档案管理工作制度，依法治档

总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。

3合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

4确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢

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[关键词]信息化 新环境 档案工作 改革创新

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）05-0108-01

一、首先要从档案管理的服务手段进行改革创新

（一）创立各部门档案室的网络页面，使档案管理服务直接体现在网络上

目前，伴随着网络技术的飞越发展，各档案室内部的局域网已经逐步建立，各地方的档案领导部门都在充分的使用各部门和单位的专门网站来制作属于自己特点的网络页面，收集整理相关入网的数据资料，以便档案管理工作系统准确地进行网络联系，更好地为用户提供服务。现在，很多单位和部门都在使用网络开展业务服务，已成为档案管理的一项非常重要的工作形式。

（二）成立电子文档及数据的管理服务中心

档案室与各部门和单位资料信息的管理要紧密配合起来，成立电子档案管理服务中心。服务中心设立在本部门档案室内部，使其成为本部门信息和资源库重要的组成部分。电子档案管理中心把本部门的电子文件收集到一起，经过整理和归纳，并在网站上进行合理的分类，要有一个严格的保密限制，以防止被不法分子破坏和窃取，使电子网站在健康环境下运行，真正的实现资源共享，高效实用。

（三）在电子文档的使用过程中，做到自行上传和收集

档案管理部门要努力改变旧的工作方式，在建立的网页上面成立一个电子文件的自动上传程序的工作栏，以在新文件产生的第一时间就可以进行收集工作，同时在服务器内做好归档工作。这一软件的使用是非常方便的，可以随时利用我们身边的微机直接进入网站，做到不用出门就可将文件自动进行归档业务的办理。

（四）在新的档案管理模式下，还可以进行在线服务工作

经济社会的发展，可以说是信息的大发展，信息化改变了人们的工作条件和生活环境，使人们更加重视信息的功效性，并通过信息系统获得更加多的信息资源，以获得更大的经济效益。所以，过去的传统的管理模式自然会被新的服务方式所替代。

二、档案管理工作也应从服务的领域上进行拓展

（一）档案管理的信息服务化和多主体方向发展

把档案管理工作从以部门单位为服务对象向全社会开展服务，这一点已经使档案管理工作者对此产生了很强烈的共识。现今的档案管理部门不仅要针对各机关团体的一切社会生产活动当中的使用和其中可能使用档案资料的各种组织或者单个人，还要有一些较特殊的使用者需要查阅服务。在这样信息的背景下，人们对各方面的信息日益产生了迫切的需求。随着信息技术的快速发展，人们所从事的各项生产活动和科学技术的创新以及行政的管理工作越是科学化，越是复杂化，就自然不能缺少信息服务这一工作内容。当然，根据目前的情况来看，传统管理档案信息的单一性必然会被多方位需求的档案、文件、图书以及资料的检索等综合性需要而替代。

（二）面对当今社会经济发展的新变革，档案工作真的需要转换思路

调整过去旧的观念，试着走向市场，尝试一下创办信息服务的实体，把档案管理这一行业搞活，使其成为各行各业的引导者。我们这一代档案管理者正是处在信息大爆炸的时期，如果从资源拓展的方向来看，档案管理人员已经不再仅仅简单负责档案工作的管理，而应该是当今信息资源的捍卫者和拥有者；档案室不应该是一个简单的馆藏职能，更应该是档案资源的汇集地、交流的中心。社会发展的脚步，使得我们的档案工作的改革和创新的方向必然要走信息市场化的道路，并在为本部门本单位提供信息档案服务的层面上，继续收集多方面的信息资源，为社会提供方便。面对发展需要信息的迫切性，我们更要不断的开发档案信息的潜力，使信息资源更好地服务社会的发展，这便要求从事档案管理的人员更应具有强烈的服务方面的意识和产业方面的意识，主动向社会经济主战场出击。比如在编制各种专题信息领域，在引进先进技术资源方面，为市场调整结构服务方面，尤其是在市场开发上面，可以为企业抢得先机等。

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一、前台接待方面

前台接待是客服部的服务窗口，保持信息渠道畅通，监督区域管理、调度和协调各部门工作，是前台接待的主要职责。接待人员是展现公司形象的第一人，一言一行都代表着公司，是联系小区住户的窗口。

在工作中，我严格按照公司要求，工装上岗，接待来访人员以礼相迎，态度和蔼的接听和转接电话，仔细认真的处理日常事务，耐心听取业主反映的问题、需要解决的困难，细心解答并详细的记录，在第一时间安排人员上门服务。每个月月末，将来电记录汇总，上半年共接到来电68个、去电130个，业主有效投诉2宗。业主的所有咨询来电，我们都给予满意回复；业主的报修问题，通过我们的及时联系，根据报修内容的不同积极进行派工，争取在最短的时间内将问题解决。同时，根据报修的完成情况及时的进行上门回访或电话回访。业主的投诉，已上报有关部门协调解决。

通过这些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明显的提高，受到了小区业主及领导的一致好评，也塑造了我们物业人的新形象。

二、档案管理方面

档案是在物业管理中直接形成的文件材料，严格按照档案管理规定对业主资料、各部门档案、报修单、工作联络函、放行条等资料进行较彻底的分类整理，做到目录清晰，检索方便，各栋住户资料进行盒装化、各部门档案进行袋装化管理，按期、细致的整理完成。实现规范化管理，同时制定完善资料的保密制度。定期检查档案情况，改动或缺少及时完善。上半年共接到各类报修共64宗，办理放行条42张，工作联络函10张。

三、样板间方面

样板间是我们对外展示的窗口，也是树立企业形象的平台。每个月的月末，我都要对样板

间的物品进行盘点，将损坏的物品记录并上报工程维修部，确保样板间的物品完好无损。上半年样板间共接到参观组数70组，参观人数共计187人。

四、各项费用的收缴工作

鉴于物业管理是一个高投资、高成本、低回报的服务行业。要确保工作持续正常进行，

必须做好各项费用的收缴工作，并保证按时足额收缴。上半年共收取物业服务费用79212元；

私家花园养护费50386元；光纤使用费XX元；预存水费1740元；有线电视初装费450元；燃气初装费3300元。

五、经验与收获

半年来，通过努力学习和不断积累，思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，已具备了客服中心工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面，经过半年的锻炼都有了很大的提高，保证了本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务，热爱本职工作，认真努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心、责任心，努力提高工作效率和工作质量。

六、下半年工作计划

1、加强业务知识的学习提高，创新工作方法，提高工作效益。

2、进一步加强客服中心的日常管理工作，明确任务，做到严谨有序。

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【关键词】电力系统 档案 数据采集

计算机和网络技术的迅速发展使其应用越来越广泛，信息化成为社会生产中各部门特别是电力部门进行深化改革、提高效率的重要手段。档案记录了生产活动中的重要信息，这些信息在各项工作中发挥了极其重要的作用。传统的档案管理方式是人工对档案进行分类整理，用户想要查询和借阅相关档案必须去档案馆，非常低效，而且费事费力，管理成本较高。本系统的研发可以更快捷地采集档案信息，更科学规范得对其进行管理，也使得档案的使用更加高效。

1 研究目的及意义

研究设计基于Web的档案数据采集系统，利用计算机和互联网技术对电力部门档案进行数据采集、上传、分类以及检索等操作，更加高效科学规范地对企业档案进行管理。其研究意义如下：

（1）按照电力部门档案管理的需求，设计实现界面友好访问，提供完善的电力部门档案管理流程，实现档案业务处理流程的网络化。

（2）考虑到近期档案类型复杂，人工整合效率低下，为了顺应自动化办公趋势，提高办公效率，加快档案规范性建设，设计档案数据采集系统。

（3）目前大多数企业档案管理系统仍然采用C/S模式，但考虑到其开发维护成本高，扩展性差等问题。在本系统研究中，将采用B/S模式，使系统更易于开发维护，同时提高了系统的可扩展性。

2 系统相关技术

本设计以档案数据采集为设计重点，借助作为技术开发的平台，基于B/S模式，使用C#语言编程，采用SQL Server数据库，浏览器端使用HTML+CSS+ JavaScript的动态网页技术，采用AJAX技术与服务器端进行通讯，动态网页技术比传统的静态网页技术有更多的可交互性，AJAX通讯消耗更少的网络流量设计，主体页面载入后，整个页面就不再进行整体刷新，只有局部数据和页面元素进行改变刷新，这样用户与系统的交互反应更迅捷、界面更友好地对人事档案、工程项目n案等进行数据采集。

3 系统设计

系统登录：进入系统后首先出现系统登录部分，用于验证用户的身份。用户在输入用户名及密码后，点击登录按钮，系统链接数据库，进行对比匹配，从而鉴别其身份信息。如果数据库中不存在相应用户信息，将会弹出提示框，显示登录失败。

用户及权限管理：系统对于权限进行设计，引入角色的概念。权限管理主要用于设置用户和机构部门，同时可以对档案数据进行赋权操作。该系统设计了普通用户、档案管理员、系统管理员三种角色。普通用户根据档案采集要求进行人事档案编辑修改，工程项目档案上传；档案管理员档案上传要求、模板并对普通员工上传的档案进行编辑修改审核录入；系统管理员可以设置用户角色，增删用户。

档案信息管理：登录系统之后，用户根据自己的需要进行相关操作，这是本系统最主要的部分。在档案管理界面点击分类列表名称，可查看该分类列表所含文件目录。还可以创建新档案，上传、下载文档。

主界面左侧是菜单功能区，便于用户进行操作，右侧是相应的操作功能区。系统主要分为两部分：个人人事档案编辑和工程档案上传。

个人人事档案包括学历政治面貌职位工作情况等个人信息。普通用户可以查看相应信息，并且在系统开放时对其编辑修改。如果有需要，可进行个人档案的电子版的上传。档案管理员可以审核编辑修改普通用户编辑上传的信息。个人人事档案的信息存在SQL Server数据库中。

对于电力部门而言，工程项目档案占档案总量的绝大部分，主要包括设计方案、施工图纸等信息需要保存。

在工程项目档案操作功能区可以进行工程档案的添加、修改、删除和上传电子文件等操作。这些操作可由普通用户或档案管理员进行。在操作完成后，由档案管理员进行审核，并添加当前文件的文件标题、顺序号、责任者、备注等信息以及当前文件所属的档案的档案题名、年度、分类号、档号、保管期限、密级、部门、立卷时间、立卷单位、立卷人等信息。审核成功后档案目录进行刷新并显示新上传的文件和档案信息，并可由具有相应权限的用户查看下载。工程档案信息保存在SQL Server数据库中。

系统还包括消息通知界面。主要完成如待审核、审核完成等系统通知消息的查看、点击、过滤、删除等功能。当用户点击消息条目后可以直接打开处理此消息的功能模块。

4 结语

本文针对电力部门档案管理特点，设计了基于Web的电力部门档案数据采集系统。采用B/S架构，在平台上进行开发，并使用SQL Sever数据库进行数据的存储，设计实现了系统登录、用户及权限管理、档案信息管理等几部分功能，提高了电力部门档案采集的水平和效率。高效采集、合理利用管理档案已经成为企业改革的重要工作之一。

作者简介

潘金生（1967-），男，高级工程师，主要从事电网规划设计及管理工作。

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关键词：资料收集；整理；移交；归档

档案材料的收集、整理工作是档案管理工作的一个起始环节，与其他管理环节相比，它有其特殊性和重要性，是档案工作的首要内容。巧妇难为无米之炊，没有详尽、齐全的资料来源，就谈不上档案管理。因为不具备查考价值，其他环节就不再具有意义。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

地铁运营档案室的基本任务是集中统一管理本公司各部门形成的各种门类和载体的全部档案、资料，为本公司各项工作服务，为南京地铁积累档案史料。档案收集工作是整个档案工作的基础和起点。为保证我们接收到和收集到档案资料真实性和有价值性，收集工作就是档案工作的一个重要环节。我们南京地铁2005年9月开始运营至今已经从单线向多线发展，从最初的21.72公里已经增加到现在的85.154公里.特别是 2010年是南京地铁发展的一个里程碑，5月28日一号线南延线、二号线的一次性成功开通，标志着南京地铁从此迈进了网络化运营的新时代。这是一个质的飞跃。从一号线开通后的四年时间里，我们陆陆续续接受了工程竣工档案6000多卷、施工设计土建和监理图纸800多份、所有小行基地、沿线23个车站的设施设备原始资料1800多套。这些完整的工程资料为一号线的运营发挥了无法估量的作用。

在网络化运营开通的前期，技术资料管理工作十分繁重，特别是临近新线开通运营时，各部门、中心对相关技术资料、档案的需求十分迫切，资料室一方面积极配合新线设备接管做好资料移交对接；另一方面将接收的资料、档案及时进行整理、归档、分类、统计，并将所有的文件与资料目录公布上网，便于查阅，方便各专业使用。与此同时，还深入现场，主动了解一线需求，全力做好专业技术服务工作。在新线开通前，根据专业需要，及时复印了二号线门禁系统、环境与设备系统、一号南延线给排水及消防系统等文件资料、车站工程的资料，为一线的运营生产提供了有力支持。

同时大量的资料和档案又给我们的管理和利用提出了高标准、严要求。作为奋战在档案和资料工作一线上的员工，每年对公司各部门档案、资料整理收集，我总结了以下几点：

一、对档案收集工作的重视程度不够。我们没有站在档案为公司服务的角度去认识档案、资料的收集。部门采购设备原始资料收集不上来，有些部门、中心太重视资料的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。这样的情况下还影响了其他部门，同样效法。形成恶性循环从而使档案难以收集齐全。

二、对档案收集工作的认识不正确。有些部门、中心的兼职人员，或者换得太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集等。尽管上级档案业务部门将档案、资料的齐全、完整情况列为档案工作认定的重要依据，但是具体到部门中心，要做到系统地、具体地收集材料，还是有一定的难度。以及造成了运营资料室的资料不完整性，各专业技术人员的技术需求有时得不到支持。

三、档案收集工作权责不清。各部门自成一体，是造成收集困难的重要因素。由于各部门中心分工职责明确，“各人自扫门前雪、不管他人瓦上霜”的现象令人堪忧，各部门之间缺乏沟通，导致技术资料分散保存。往往重要的、反映部门技术重点的材料收集不上来，从而影响了档案的价值和后续工作。

资料收集、整理是我们工作的组成部分，是提高公司档案工作效率和工作质量的必要条件，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。资料收集又是一项最基础、最关键的工作。如何加强档案、资料室的收集工作，确保档案的齐全和完整呢？我认为，一方面是各部门要自身加强对资料收集、归档的重视程度。另一方面档案资料室也要加强业务指导，确保归档文件材料不散失。主要体现在：

一、制定科学完善的收集标准与范围。为了完整、系统地保存公司在日常生产活动中形成的各种门类和载体的工程技术资料，提高归档材料的质量，以适应领导决策科学化和各项生产工作的需要，为我们南京地铁积累门类齐全、结构合理的档案史料，我们在2011年9月份重新修订下发了《南京地铁运营分公司档案管理规定》。明确了档案管理的职责、要求、工作规范以及流程。。为我们的日常收集、资料整理提供了标准和规范。

二、领导重视和支持。因为档案资料的收集涉及到各部门各中心，没有部门领导的重视和支持，收集和整理工作就遇到阻力。一方面，将档案的收集工作纳入部门工作职责范围，在完成一个项目之后，经办人员必须把一整套相关的材料收集归档，或交予负责人员一同归档，否则视同该工作未完成。另一方面，档案工作人员也要采取多种形式，争取领导的重视和支持。广泛宣传档案法律、法规、规章，进一步提高全公司工员贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高对档案工作的支持度和参与度，营造有利于档案工作发展的良好氛围。

三、增强档案专职人员的业务水平。档案专职人员首先要熟悉机关业务和流程，其次要熟悉本公司文件材料的收集归档范围，否则，档案员不知道收什么，各部门不知道交什么。另外，档案人员要有强烈的责任心和高度的责任感，要不厌其烦地开展收集工作，直到完整齐全为止。

总之，档案、资料收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发展的前提条件。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。因此，要做好档案工作必须从源头抓起，档案人员要严格按章办事，加大收集工作力度。档案行政管理人员要严格执法，共同将档案收集工作做好，为国家、为我们南京地铁留下宝贵的历史资料。

参考文献：

【1】 王向明 《档案管理学原理》 上海大学出版社 2009年

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关键词：文件档案；立卷；归档

近年来，随着形势的发展，对档案管理工作的要求逐渐提高，档案工作不但是公文一些对国计民生影响较大的工作也都必须存档，是关系到国民经济的大事，应该非常重视档案的搜集和整理，责成专人管理，在县档案局的具体指导下，各部门档案按照上级的要求已经整理归档。具体工作应该遵循一些原则：

一、立卷归档要与时俱进，提升服务水平

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，县档案局多次下发文件召开会议安排部署，要求在一定的时间内根据本单位的具体情况编制完成，这项工作非常复杂，涉及到全局各个部门和整个工作，以及今后档案的管理、归档和为全县经济建设服务的大事。当前我们在档案工作上做了一些工作，但是还存在许多问题，我们现有的档案还没有进一步规范化管理，还处于保存阶段，还有待于进一步开发进级。我们要加强现有档案的搜集管理以各部门现有的档案为基础，继续做好档案的收集，要把所有涉及环境方面的档案纳入归档范围，特别是声像、影像方面的要搜集整理，对散存的和个人手中的档案做好征集工作。为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全提供良好的制度保证。

二、档案立卷归档的具体工作

（一）归档范围。凡本单位行使职能及各项管理工作等活动中形成的、已办理完毕的、具有查考价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件资料，均应依法归档。

（二）归档时间。本年度形成的材料归档时间为1月1日至12月31日。跨年度的请示和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕处立卷；表彰文件在6月30日前制发的放在针对年立卷、7月1日后制发的放在制发年立卷。

（三）归档份数。归档的文件一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。各类文件应将底稿和复印件一并归档。

（四）归档要求。

1、归档的文件材料应收集齐全，核对准确、完整。按照文件材料的形成规律及其内在的联系分类、立卷，正确地反映本单位各项工作的真实情况。

2、凡归档的文件材料，其制作材料必须易于长期保存，同时要保证图样清晰、字迹工整、签署完备、禁止使用铅笔、圆珠笔和复写纸。

3、归档案卷封面各个项目应填写清楚、准确，卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

4、归档案卷要按一定次序排列、编号，并编制目录。

5、归档手续：各科室将文件材料向档案室移动交时，应编制“归档移交清单”，一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

（五）立卷归档职责

1、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专（兼）档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

2、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

3、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向档案室移交；凡个人在从事的活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向综合档案室移交，集中管理。

三、对档案立卷归档工作的思考

1、收集齐全是前提，价值重要是关键。我们对保存档案的第一要素是齐全，也是我们做好档案收集工作的前提。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。

2、丰富内容是前提，门类齐全是关键。档案内容的丰富是档案齐全重要表现，也是我们对档案收集工作的基本要求之一。档案内容不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。

3、档案丰富是前提，防止重复是关键。所保存的档案丰富是我们的希望，也是我们的目标。但是档案丰富不是盲目的，不是随心所欲的。我们不追求不讲原则的无限“丰富”，这就要求档案收集工作要建立在理性的基础上，在科学的规范要求下进行。我们发现在档案收集上有不按归档原则或过分追求数量的问题，使得有一些档案层层保存，出现多处重复，这是不一个不可忽视严重问题，不仅给档案库房带来压力，还给今后档案鉴定工作增添了巨大的麻烦。因此，档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律，让我们的收集工作从从“宁多勿缺”中解放出来，让我们的保管工作从繁重的负担中解放出来。