档案人事管理范文

导语：如何才能写好一篇档案人事管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】医院 人事档案管理

做好医院人事档案管理不但可以不断地提升一个医院的管理水平，实现人事档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和医疗制度改革做出应有的贡献。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。在医院人事档案管理中明确档案人员责任，维护人事档案安全完整，确保人事档案工作连续不断有序进行，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予人事档案人员的职责。笔者认为人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作在确保医院人事档案完整性中是两个非常重要的环节。

1人事档案管理的现状

1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交

2.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题：一是档案交接不及时。二是档案交接手续不严密。

2.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施：

1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。

2.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

3医院流动人员人事档案管理

3.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。

3.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

3.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

3.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。

4结论

人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。

参考文献：

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我院是一所功能齐全、设施完备、集医疗、教学、科研、预防、保健、康复为一体的综合型二级甲等医院，全县基本医疗保险定点医院，1998年被授予国际爱婴医院，1999年被确定为国际紧急求援中心网络医院，被全国政协、国家卫生部、中华医院管理学会授予“全国百姓放心示范医院”称号。在职职工有610人，拥有一支高素质的医疗卫生人才队伍，其中硕士2人，中高级职称人员316人。医院人力资源部对人员的基本资料的归档案管理，让领导对每位职工有一个合乎实际的了解和掌握，为医院选拔人才、使用人才、评估人才、考核人才提供着重要的依据，借助人事档案传达的人才信息，以达到知人善任和人尽其才。

目前医院人事档案管理工作中存在以下几个问题：

一、档案资料不齐全：人事个人档案以履历表、职务变动、工资变动为主，这些资料不能全面反映医务人员个人能力、业绩等情况。

二、档案材料内容重复：如出生年月、参加工作时间、文化程度、工作经历等信息，重复填写的内容较多。考核性、鉴定性材料中程式化定性描述过多。

三、档案管理不规范：因为对人事档案的不重视，就存在人事档案管理规章制度不健全或有章不循等问题的发生；而纸质档案在借阅利用后经常造成污染、破坏、缺损或遗失；因库房条件的限制，较难避免霉变、氧化、虫蛀及鼠类的破坏。

四、档案利用价值不高：由于人事档案内容的不齐全，无法反映出本人德、能、勤、绩、执业资格、职称评聘、职务升降等方面的情况，不能客观地反映本人的真实全貌，其利用价值被相应变低，从而导致医院对人事档案管理意识的进一步淡薄。

近年来，随着医疗卫生事业的不断发展，医院领导班子越来越重视人力资源的开发与管理，向医院人事档案工作提出了新的要求，如何更好地为深化医院内部管理体制改革提供服务，是人事档案管理工作者需要正确面对和认真思考的重要问题。

1 加强人事档案的收集：人事档案材料的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和开展提供利用工作的根本前提。首先对医院人事档案进行分类，包括个人履历、考核、学历、职称评聘、政审、奖惩、任免、工资等，内容多，涉及面广。档案材料的形成除个人提供外，还可由办公室、党委、医务部、护理部等部门提供。档案管理人员应主动与材料形成部门联系，掌握材料形成规律，做好平时经常性的收集归档工作。对收集到的档案材料从手续是否完善，表述是否准确、精练，观点是否明确方面进行认真细致地鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期进行纠正再归档；对于不属于归档范围的材料及时退回给相关部门，做到不散失、不积压。对收集的人事档案材料要及时装订入卷归档，装订档案要做到整齐、美观。

2 改进档案管理办法：以往由于条件有限，医院人事档案目录一直是手写，查阅档案极不方便。随着科学技术的不断深入和发展，电子技术突飞猛进，改进档案的检索方式，档案的现代化管理已提上日程。实行计算机管理人事档案信息，有利于提高档案管理水平和工作效率，也为推动医院人力资源管理和医院发展，加快步伐，在医疗、科研、教学及聘任、选拔人才等方面将发挥出更大的作用。

3 人事档案制度化管理：人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会使我们无章可循、无所适从。因此，我院要参照国家有关法律法规，结合本单位工作的实际情况，建立起一整套档案管理制度，使人事档案管理制度化、规范化。医院人事档案工作人员要严格遵守和落实档案管理制度，建立查、借阅档案登记本、档案转入转出登记本、档案库房温湿度登记本、销毁档案登记本，及时办理登记手续，医院档案工作领导小组要督促档案制度的落实，及时发现问题及时解决。

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一、不断更新管理理念，切实重视档案管理工作

一些单位领导对人事档案管理工作重视不够，认为人事档案管理无足轻重，把人事档案管理作为附属性工作。在这种错误意识的影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，档案工作没有计划，档案管理没有安排，档案管理工作得不到应有的保障。同时个别档案管理工作人员责任心淡薄，档案管理工作常常处于被动应付的状态，严重制约着人事档案工作服务功能的正常发挥。为此要进一步更新领导的工作理念，从传统的认识误区中走出来，充分认识人事档案管理的重要性，把人事档案管理作为干部人事工作的一项重要基础性工作来抓，不断强化档案管理意识，把握人事档案的社会价值，本着对组织和个人高度负责的态度，进一步加强人事档案管理工作。要不断完善人事档案工作责任制和奖惩机制，对于工作完成出色的给予奖励，对工作不力的予以相应惩处，不断强化档案工作人员的责任心，提高工作积极性。要突出工作重点，找准档案管理工作重心，实现档案工作从约束管理向服务管理的转变。要把人事档案的工作重点转移到服务单位的改革发展上来，要从服务干部工作大局出发，认真做好人事档案管理工作。

二、加强档案管理队伍建设，提升档案管理人员素质

人事档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才，优秀的档案管理人才是档案信息化建设的重中之重。目前个别单位缺乏高素质的人事档案管理专业队伍，人事档案管理人员大多年龄偏大、专业素质不高、信息技术能力较差，不能适应人事档案信息化建设发展的要求。一些单位把人事档案管理工作片面化、简单化，不把优秀专业人才放在档案管理工作岗位，也不根据人事档案的特点来配备合适的档案人员，专职人员相对短缺，并且多采用兼职这种形式来应付，严重影响了人事档案管理水平的提高。为适应形势发展的需要，必须大力加强档案管理专业队伍建设，要认真按照《干部档案工作条例》的有关规定，进一步加强人事档案工作的队伍建设，选择政治素质高、事业心责任心强、作风公道正派的党员干部从事人事档案管理工作，要根据长远的需要，以发展的眼光选用合适的管理人员负责人事档案工作。档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。既要熟悉人事工作、档案管理，又要具备熟练应用计算机网络技术等业务素质和能力。要加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，加大培训力度，不断提高档案管理人员的专业素质和业务技能，优化知识结构，发挥他们的工作积极性和创造性。确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

三、完善档案工作制度，加强档案基础建设

目前一些单位领导对人事档案管理工作重视不够，管理制度不健全，档案保管场所、经费和人员投入不够，档案管理工作得不到应有的保障，严重制约了档案管理工作的正常开展。为切实加强档案管理工作，必须建立完善档案管理规章制度和业务规范指导体系。人事档案管理工作是一个动态发展过程，在人事档案材料的收集整编、档案材料的鉴别利用、档案移交和转递、档案登记借阅和检查等各个环节中都要建立相关的管理制度，并在实际工作中不断修订完善，确保人事工作的政策性和纪律性、人事档案内容的连续性和完整性、归档材料的真实性和科学性。要加大现代化管理进程中软硬件的投入力度，严格按照《干部档案工作条例》规定，建立高标准的、防火防潮防盗专用档案库房，配置铁质档案柜，要在库房内设置空调、通风、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盗、防蛀、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。要加快档案保护的现代化，为社会提供高速快捷和全方位的专业服务。

四、创新工作机制，规范档案收集利用工作

人事档案管理需要有一套完备的档案收集归档和整编工作管理制度。然而一些单位没有这样的制度，收集归档工作被动、不及时的现象时有发生，人事档案管理形同虚设。同时档案利用存在着一定的局限性，人事档案内容过于单一，人事档案履历表的填写过于简单，内容过于程式化，缺乏全方位了解干部情况的个性化档案材料，难以全面反映干部的真实状况，在干部人事任免、工作调动、职务晋升、职称评聘等工作中的影响力不强、执行力不够，人事档案应有的考察依据功效不能得到充分的发挥，档案信息资源在服务社会发展的功能和作用没有很好的显现出来。另外干部人事档案管理和利用的方式和手段存在着一定的局限性，档案管理的信息化水平较低，人事档案管理工作效率低下。为此，我们要进一步完善档案材料收集的长效机制，把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制。收集材料是基础，随着干部制度改革的不断深化，考察考核、学历培训、职务聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。要发挥档案工作者的主动性，进一步疏通和拓展档案材料的来源渠道，将各种材料及时收集归档，确保档案资料的真实性和收集过程的规范性。要充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代技术手段及时督促监管档案材料的办理进程。同时创新档案利用方法，充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值，不断丰富档案内涵，在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。要合理开发利用干部人事档案资源优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案提供考察依据的有效作用。要创新干部人事档案管理的方式方法，积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化管理，不断提高档案工作的效率和质量。

五、全面推进档案信息化建设，提高档案管理效能

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关键词：人事档案 不足及对策

随着人事制度的改革和深入，用工形式的多元化，人事档案管理工作在人事管理和人才交流上越来越显示其重要性。人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程。一直以来执行的是随人走制度，比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为社会选拔和使用人才提供方便快捷、真实可靠的依据，为经济社会服好务，人事档案工作在“以人为本”的新时期显得更加重要。

一、当前人事档案管理中存在的不足

随着近几年来政治经济体制改革的推进，企业单位产权制度改革的实施，干部人事制度改革的深化，流动人员的大幅度增加，社会不良风气等均对人事档案管理带来了一定的冲击，旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为：

（一）人事档案管理的重要性认识不足

在人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

（二）管理人员配置不足

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。但由于个别单位人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由组干科或者劳资科的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

（三）管理人员业务不熟

大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

（四）人事档案保密性强

根据国家人事档案管理制度的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，“组织意见”本人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。

（五）人事档案存在弄虚作假

人事档案的生命是真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。

（六）人事档案材料不全

人事档案短缺，材料内容不齐全，填写项目不完整。其原因在于第一，档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全，不能及时将材料进行鉴别归档，造成内容残缺不全。第二，干部职工对人事档案的认识不足。有些材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。

二、搞好人事档案管理的对策

（一）提高认识，进一步加强对档案工作的领导

领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。

（二）注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，补充进个人档案中。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（三）加强业务学习，提升档案管理人员的综合素质

人事档案工作是一项政治性、原则性很强的工作，档案人员的政治觉悟、道德修养、思想观念、业务水平、工作作风等方面的高低、好坏都会直接影响档案工作。一是提高档案人员的政治素质。在政治上应具有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律；要牢固树立正确的世界观、人生观和价值观，不断培育良好的职业道德和工作作风，从而经得起时代的检验，担当起实现现代化的重任。二是提高档案人员的业务素质。在业务上，不但要有默默无闻，无私奉献的工作精神，还要全面学习档案工作、经济工作和人事工作等方面的知识，掌握档案专业知识和一定的科学技术知识，从而成为精通业务的本职工作的行家能手。

（四）健全制度，进一步规范档案管理

实践证明，建立完善的人事档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。对产生的档案资料要制定一套严格的制度，按章办事，加强管理，堵塞漏洞。其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、利用方便，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证人事档案管理规范有序，归档齐全，安全保管，有效利用。

（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设

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【关键词】档案管理；人事工作；医院管理

一、充分理解档案在医院人事管理工作中的地位

（一）档案管理是医院人事工作的重要内容。

做好人事工作是医院开展人员管理完善的前提条件，而档案管理通过为医院的人事提供重要的基础数据，通过为专业技术人员、后勤人员等员工建立档案并进行分类、分级管理，我们可以实时掌握医院人员的现状以及变动情况。具体而言，只有通过对医院专业技术人员的档案进行深入分析，并及时将调出、离职、退休人员的档案进行更新，我们才能知道究竟在岗位的人员比较缺乏，并针对性地开展每年专业医护人员的招聘工作。

（二）为人力资源管理提供宝贵的信息与数据。

通过人事档案进行合理化归档，并将有关数据及时录入数据库，能够掌握医院职工的全职教育、在职教育、脱岗培训、理论进修、职称评聘等方面的综合信息，让医院管理部门及时掌握员工基本情况的变化，同时为人力资源管理提供宝贵的信息。这样做一方面有利于现有人力资源的充分利用与挖掘，另一方面也利于人事部门针对医院员工在知识结构、能力范围方面的缺点，尽早制定有关培训计划，从而提升医院的总体人才实力，增强人才储备。

（三）为医院的人才引进工作提供坚实的基础。

专业化人才的引进是推动我国医院医疗水平提升的重要力量，也是影响医院的知名度与美誉度的重要内在决定因素。然而，人才的引进并非越高端越好，只有适合医院自己的，才是最好的选择。为了让人才引进工作更加切合医院的实际情况，人事档案的文件管理是我们分析医院人力资源情况的可靠渠道，利用好档案工作产生的数据，我们就能在很大程度上保证医院的人事工作顺利开展。通过有效的人事档案管理手段，可以为医院提供合理的管理机制，为医院的领导者提供决策的依据。

二、明确人事档案管理重要性，推动工作理念转变

（一）加强档案有关知识的学习。

随着我国医疗体制的改革，医院的经验模式与管理体制发生了重大的变化，为进一步提升医院内部管理效率，人事档案管理人员应及时转变观念，不能还用老一套的方法在办公室内坐等，而是要积极参加各种培训和学习，主动请教医院内的其他有关医务人员与专业技术人员，并长期坚持深入医疗一线，熟悉并掌握医院患者的接诊、诊断、治疗、回访等医疗救助的各流程环节，结合医院工作的实际，切实弄懂医院的人事分工，找出其中尚不合理的地方，让档案工作专员对各种人事档案、资料做到心中有数、胸有成竹。

（二）明确认识人事档案的价值。

对于医疗机构而言，不管是职工的入职材料、学位档案还是培训记录，都是他们在个人学习、工作道理上辛辛苦苦积累的成果，是社会给予医务人员辛勤付出的一种客观肯定。因此，医院的人事档案具有极高的社会价值和物质价值。一方面，人事档案为医护人员职称的评聘提供相关的佐证材料，提升了有关人员的收入，激发了他们的工作热情与积极性。另一方面，结业证书、培训证书、荣誉证书、劳模证书等人事档案材料也是对那些为医院做出杰出贡献的医务人员的一种社会荣誉与精神鼓励。

（三）正确理解人事档案的商业价值。

随着我国医疗领域改革工作的全面推进与逐步深化，医院的体制改革也提上了议事日程，众多优秀的民营医疗机构已经加入到与公立医院的竞争中来。21世纪，最宝贵的商业资源就是人才，谁拥有了最顶尖、最优秀的人才，就会在激烈的竞争中占据主动，享有竞争优势。在此背景下，优秀的医护人员就成为了各大公立医院和私人民营机构所公开争抢的对象，特别是那些有学历、有经验、有从业资格的医务人员，更是非常容易被各种人力资源的猎头所盯上。因此，如果上述人员的资料、档案没有得到妥善的保管，而将人事信息轻易地外泄，就可能将医院内最顶尖的人才拱手让人，从而让自己陷入被动的局面。

（四）从全局角度理解人事档案工作的重要性。

人事档案是医院在维持日常运营、开展医疗诊治业务、接收各类病患等工作的基础上，所自然产生的伴生物，它不会独立存在。因此，想要充分从根本上做好人事档案有关工作，就要从工作全局的角度理解人事档案工作的重要性，让档案工作与其他业务的开展进行有效的配对。人事管理部门，要从全院的高度，与医务科、各专业科室、后勤、办公室等部门密切合作，将各种生产要素进行融合，并在工作方面互通有无，通过如此密切的配合，才能产生较好的管理结果，才能让人事档案工作与全院的利益共存并取得长足的发展，最终获得更好的经济和社会效益。

三、改进工作方式，发挥人事档案管理作用

（一）以法律为准绳，强化档案工作的重要性。

为规范档案工作的开展，我国出台了《档案法》，我们要以此为契机，结合法律宣传月活动开展多种形式的档案普法教育，从而有效提升档案工作的整体地位，改变医院管理层与医务人员的观念和意识，让员工对档案工作的认识上升到法律的层面，引起他们的重视。进一步增强领导干部和档案人员的档案法制观念，提高依法行政、依法治档的管理水平。要利用医院院刊、下发学习资料等形式来加强档案法规的宣传，或者组织人员参加上级部门举办的法制教育培训，同时建立奖罚制度，对违反《档案法》的行为做到发现一件，查处一件，达到教育全院的目的。

（二）对人事档案实行全面动态管理。

要做好档案工作就应采用动态化的管理模式。一方面，人事档案的更新频次要比以前更快，另一方面，人事档案的内容也必须在原有的基础上加以扩充，将医院每位员工的家庭情况及社会关系、政治面貌等内容都包含进来。具体而言，我们要通过人事档案体察每一个人现阶段的正式情况，就要为他们建立动态化、立体化的档案资料，其中既要包含个人特色的部分，比如体现医德医风的有关资料，又要有医学论文、医学专著发表情况等能说明其医疗技术水平的资料。同时，医院的人事档案还应该增加个人诚信资料，例如病患测评满意度等材料，实现真正意义上的动态档案管理。

（三）加强人事档案人员队伍建设。

随着我国医院医生与专业技术人员、后勤人员等员工人数的急剧增多，档案管理逐渐成为医院人事管理工作中的重要组成部分。做好档案管理不仅能够为人事管理提供依据，还能够在一定程度上提高医院综合管理的效率，为医院员工的招聘、福利发放、后勤保障、人才选拔等提供有力保障。因此，向医院管理者提供有价值、精确化的人事档案信息，工作人员必须了解和掌握科学研究的最新动态、最全面的医学领域发展趋势，这就对工作人员的业务素质提出了更高要求。

（四）提高工作效率，建立新型管理架构。

在信息时代下，依附于一个有效的领导组织，并建立合适的管理模式可以提高医院人事档案管理工作人员的业务水平，从而保障相关工作有条不紊地开展。在东部沿海地区及大部分经济发达地区，公立医院的人手配备较为充足，但人员的专业性不强，使某些医院在深化人事档案管理方面遭遇障碍，大大降低了工作效率，迫使原来的管理模式必须加以改革与创新。

四、结语

医院的档案管理工作还要遵循科学和客观的准则，努力促进医院的改革和发展，进一步提高医院人事工作的效率，促进医院人事档案管理早日上新台阶并跟上我国医疗体制改革的步伐，尽早实现医院人事档案管理和人事档案管理工作相融合，用标准化、一致化的态度，重视档案工作，将其放在重要的地位，从而促进我国医院管理水平向一个新的阶段跨越。

【参考文献】

[1]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011(05).

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关键词：科研事业单位；人事档案管理；创新；大数据

一、人事档案管理及“大数据”背景的有关概念

人事档案管理指的是科研事业单位中人员的基本信息记载，反映了单位工作人员的一些基本状况，还对工作岗位的设置和知识水平高低、工作业绩、奖罚情况以及人员调动等都有所记录，通过人事档案可以清楚地看到每个员工的详细信息，可以说人事档案管理是对人才信息的重要记录。而所谓的“大数据”指的是在大量不同类别的样本数据中，用户快速获取其需要的信息，实现最方便且最快捷的信息服务。

二、目前科研单位人事档案管理的发展现状

1.科研事业单位的人事档案管理工作人员素质参差不齐。

目前我国的科研事业单位中负责人事档案管理的工作人员大部分都是身兼数职，这使得事业单位的工作人员花在人事档案管理工作上的时间和精力有所限制。有些事业科研单位中的人事档案管理的部分工作人员的学历不高，有的年龄也比较大，对于在新时代中新接触的那些东西较难理解，新知识的接受速度较慢，新业务的使用比较困难，甚至在他们这些工作人员当中有些管理人员没有接受过专业培训，对专业知识掌握不足。虽然说科研事业单位中也有一部分管理人员从事人事档案管理工作很多年从而积累了大量经验，但他们一般都是利用传统的管理方法，已经习惯于传统管理模式，这导致他们对大数据背景下的人事档案管理模式接受程度较低。这些问题都是事业科研单位的人事档案管理在大数据背景下创新所需要注意的。

2.事业科研单位的人事档案信息利用率不高。

在事业科研单位中，一般人事档案管理工作的目的是通过收集鉴别及保存员工个人信息而实现为干部员工服务。而目前我国的大部分事业科研单位没有在人事档案管理工作中树立较强的服务意识，对档案材料利用不够，即使部分事业科研单位对档案材料的利用率较高，但其开发利用的深度以及广度都是有限制的，一般对档案材料的查询都只能对员工简历等情况有所了解，且对档案材料的开发利用的途径比较单一，使得人事档案管理工作在事业科研单位中会处于被动状态，导致科研事业单位中的人事档案管理工作没有充分的发挥其应有的作用。

3.人事档案管理技术及基础设施落后。

在科研事业单位中的人事管理队伍建设中，缺乏既懂档案管理又掌握现代科学技术的复合型人才，这就直接影响了大数据背景下的数字化和网络化，导致接收和传递以及存储、利用一体化等新方法和新技术在科研事业单位人事档案管理中的应用遭到阻碍。在科研事业单位的基础设备方面，有些档案室面积不大，设备较为简陋且管理人员数量不够。有些科研事业单位中使用的人事档案管理软件及相关技术较为落后，仅在人员基本信息以及档案目录编辑和档案转递等一些日常管理中的几个环节中实现计算机管理，而信息的存储量小，且功能小、操作频繁，使得信息的统计和综合分析过于复杂，造成人事档案管理信息化程度不高，难以在大数据背景下适应现代信息化发展。

4.科研人才的流失现象严重。

在目前我国的科研事业单位当中，人事管理中的科技人才的规模和素质是科研单位衡量其科技实力及潜力的一项重要指标。而目前虽然人事档案管理越来越受到单位管理者的重视，但科研人才的流失现象依然很严重，其主要原因是有些科研事业单位的经济及环境存在劣势，加之科研投入不足，科研事业的工作艰苦且自身效益较低，使得科研单位的人才福利待遇相对较低，且有的科研设施相对简陋，缺乏与科研中高端研究相匹配的实验条件。另外，由于普通的科研单位独立争取国家、省级的重大科研项目比较困难，导致科研经费严重不足。这一系列原因都使得科研人才流失，导致高层次人才引进困难。科研人才的流失导致科研单位增加成本，降低竞争力，阻碍科研发展。

三、科研事业单位人事档案管理在大数据背景下的创新

1.提高管理人员素质。

科研事业单位人事档案管理工作在大数据背景下的拓展和创新需要配有大量的信息处理人员及信息分析人员和信息研究人员，另外，还需要配有专业的数据库更新人员及专业的计算机设施维护人员等，因此，在大数据背景下人事档案管理的创新对有关管理人员的综合素质提出了更高要求。所以，科研事业单位的人事档案管理工作需要不断更新管理观念，加强档案人员队伍建设，培养和留住单位中现有的优秀人才并引进更多优秀人才。档案管理的工作人员不仅要具备有关的人事档案管理的基础知识，还应对应用信息技术知识有一定掌握。

2.制定激励机制并保障职工利益。

在科研单位中，职工利益是构成该单位利益的基础，所以科研单位需要以员工的个人利益为出发点制定激励机制，要认识到员工的利益和本单位的利益是紧密联系、相辅相成的。激励机制在管理活动中具有非常积极的意义，能够调动全体成员的积极性，提高个体活动效率。所以在人事管理中，科研单位制定好科学合理的激励机制能够保障科研活动的任务或目标有效实现。且在管理中还可以制定好相应的惩处制度以警告、惩罚那些违反科研管理规定、对科研工作持消极态度、侵犯他人知识产权以及违背学术和职业道德等个人或部门，做到人人平等，奖罚分明。

3.推行“终身教育”制度。

科研单位应该是不断出成果以及出人才的一个知识性机构，因此“终身教育”作为知识创新和可持续发展的重要基础，能有力保障科研单位中的人才快速成长。而在科研事业单位中推行“终身教育”要注意将培训、考核及使用结合起来，形成育人、选人及用人一体化机制，积极开展在职继续教育，并将其纳入单位领导业绩考核指标中，要使继续教育的培训和考核以及任职和晋升相结合的制度落到实处，使继续教育工作实现制度化和规范化。人事管理部门要注意根据科研单位的发展目标，对在职人员进行有目的、有计划以及多形式的教育培训。在科研单位中推行“终身教育”，一方面能提高事业单位中人力资源的整体素质，充分挖掘科技人员的潜能，另一方面，则能在单位内部营造尊重知识和人才的良好氛围，进而留住现有的优秀的科研人才，吸引更多优秀科研人才进入本科研单位，形成人力资源开发的良性循环。

4.加强技术支持。

在大数据背景下，我国的科研事业单位人事档案的数据量增长快速，所以在设计档案管理系统时需要考虑到目前快速扩充的数据增长态势以及计算机系统的投资和后期维护成本的降低。应制定好系统安全保护的有关制度，建立好档案防病毒系统以及漏洞检测系统，采用一些专业工具对单位内的档案系统进行漏洞检测，要注意及时安装好补丁程序，另外，还可以建立防火墙技术，以阻挡外部不安全因素对内部网络的影响，减少档案管理系统中的安全隐患，确保数据安全。

5.创立档案管理的新体系。

一套完善的档案管理体系应该是将宏观及微观的管理体系有机结合在一起的体系。目前我国人事档案管理体系的分类及分层次管理方式都为档案管理的体系创新提供了依据，由现在事业单位人事档案的发展趋势来看，在大数据背景下档案管理体系的建立要注意档案管理方式的细节和整体结合，并且要注意各单位关于档案管理的机构统一。事业科研单位人事档案管理要在统一的档案管理制度指导下，合理有效地利用网络手段，全方位掌握人才信息。即利用现代网络等技术和手段，使所有人才的人事档案都能够实现社会化服务。目前，科研事业单位人事档案管理可以充分利用现代科技，利用好多媒体影像、声音及指纹等电子信息，以取代纸质人事档案材料的不足。计算机网络技术在人事档案管理工作中的合理有效使用，能够很大程度上提高人事档案管理的工作效率。

四、结语

科研事业单位人事档案管理相对于其他档案管理工作更具有系统性，在大数据背景下人事档案管理的创新和完善要求科研事业单位提高管理人员的综合素质，在保障职工利益的基础上建立激励机制，注重“终身教育”在科研事业单位中的实现，建立有关数据库并创立好档案管理新体系，实现人事档案信息数据化，加强技术支持。

参考文献

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关键词:档案信息化管理

随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。

1医院人事档案信息化建设的优点

(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。

(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。

(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2医院人事档案信息数据化

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。

3健全与完善医院人事档案信息管理系统

信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:

(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。

(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。

各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。:

(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。

4重视人事档案信息系统的维护。

人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

1)信息录入要完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;

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（一）管理投入不足，硬件滞后

体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（四）加强信息化，提高档案管理水平

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【关键词】医院人事档案；管理工作；探讨；对策

一、医院人事档案管理工作中出现问题的具体表现

（一）医院的领导层对人事档案管理的重要性认识不到位，档案利用率低

医院作为一个特殊的行业，很多单位把绝大部分的时间和精力投入到临床一线管理中去，而人事档案管理工作看起来并不能给医院带来直接的利益，并未认识到人事档案管理工作的重要性。在这种认识的指导下，必然会带来一系列问题，如基础设施不到位、没有设置专门的档案室、没有专门的档案管理人员。大部分的档案管理工作重“保密”而轻“使用”，往往关注的是人事关系变动之时档案的转移和保管工作，档案的利用率较低。

（二）档案收集工作力度不够，档案内容简单粗糙

在实际的工作中，医院人事部门人员主要精力集中在人员工资、考核、培训、合同管理等上面，收集归档工作被动、不及时，在对归档进行统计的时候，收集制度还有待完善，这就造成了归档信息不全面、制度执行能力不强，人事进档材料管理不科学、具体的人事管理数据不精准、对于变更的人事消息不能够及时地进行反映、人事信息内容不够完善、档案卷本在处理过程中过于杂乱、档案材料在查找的时候费时费力。上述问题在无专门人事档案管理人员的医院尤为突出。这种状况使得档案不能全面准确地反映员工的真实面貌，可能仅仅记录一些技术人员考核档案、学历、职称等基本信息，很难为选贤任能提供有效的参考，影响人员的流动，不利于推进人事制度的改革。

（三）人事档案管理力量弱、水平低、手段落后

目前在医院从事人事档案管理的人员大多没有专业的档案管理的知识能力，所以就不具备先进的管理意识，意识不到人事档案管理的重要性，在工作中对档案管理工作中的信息收集、归档、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法还是依靠着多年的整理经验。并且由于医院的特殊性，很多管理人员身兼数职，没有精力对人事档案进行严密、精准的分门别类，在使用人员适应后，也不能够及时将所调阅的信息资料放回到原来的位置，这样就导致了人事档案内容缺少了一定的真实性和准确性。

二、就医院人事档案管理工作中出现问题提出相应的策略

（一）提高对医院人事档案管理的认识

医院的人事档案是记录医院人才信息的主要依据，也是医院能够对现有的或者过去的人才信息进行整合、管理的主要来源，人事档案能够充分反映医院在某一时间段内工作人员的个人信息、工作详情、奖惩情况、历史背景及等重要的个人总结，能够有效地帮助医院领导完成知人善任的人事安排工作。

（二）建立医院人事档案管理制度

医院人事档案的管理是医院进行人事管理中重要的一个环节，能够有效帮助医院内部的人事部门进行内部的人事管理。所以，针对医院的人事档案管理建立起一套服务与管理的制度是非常必要的。在这样的制度指导下，能够充分发挥医院人力资源的利用率，让医院内部的人事工作井然有序地遵循着制度的流程进行运作。确保人事档案的真实性、准确性和严肃性。充分发挥人事档案在医院中的作用。

（三）加强档案管理团队综合素质的提升

医院的人事档案管理的工作，既注重服务性又注重保密性，是一项政策性和业务性都较强的工作。我院现有1700多人，档案工作量大，人事部门专门设立了专职管理人员，建立医院人事接收档登记簿、借阅档案登记簿，在借阅材料时必须确保明确借阅人员的信息，保证归档材料能够及时得到整理和核对。提高档案管理人员的职业素质、加强档案人员责任感，加强学习，提高鉴别能力，对收集的材料要认真核实，对已经无误的材料做到心中有数，在排列的过程中要做到有序、及时、定期检查。对档案信息内的质量问题一定要一丝不苟，保证档案的真实、可靠与完整。

（四）加快信息化建设的步伐

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，尤其是人力资源管理系统、人员晋升、考评、考核、履职等电子档案系统，充分应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，在人事档案管理工作中，将人事档案做成信息数据库，提高档案管理的准确性和检索效率。

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关键词：高校 人事档案 管理

0 引言

高校人事档案是高校管理的信息支撑之一，是学校内部管理体制改革、教学、科研、人力资源开发利用等方面的重要依据，是重要的信息库。同时高校人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。笔者结合人事档案管理的具体实践，谈谈认识档案管理存在的问题及加强人事档案管理的几点见解。

1 传统的人事档案管理存在的问题

1.1 观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。

1.2 管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。

2 加强高校人事档案管理现代化的必要性

随着世界经济技术的飞速发展和普及，信息化已成为一个国家经济和社会发展的关键环节，成为衡量国家现代化和综合国力的重要标志。高校人事档案管理的现代化就是适应社会主义现代化建设对高校档案事业的要求，采用计算机等当代现代的科学技术及成熟的人事管理软件，运用到人事档案管理工作中。只有逐步实现档案工作的现代化，才能使人事档案更好地为学校的各项工作提供最优质的服务。

2.1 高校人事档案管理现代化是时展的必然趋势。随着干部队伍的不断壮大，人才流动的增加，信息复杂性逐步提高。传统的手工检索和统计方式已经满足不了时展的要求，如反映干部个人行政能力的业绩、教师从事教学及科研的成果，业务能力进展、专业特长等收集不全、不及时，使档案材料不能体现本人个性化发展和实际水平的真实记录，成为陈旧的、静态的历史材料；然而电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度输入、存储和输出数据，提高信息处理能力，实现人事档案的统计、编目、检索等方面的现代化，使档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来。

2.2 实现高校人事档案管理现代化是实际工作的需要。科学技术是第一生产力，科学技术成为各项事业的进步与发展提供了动力，人事档案工作的发展也有赖于科学技术。人事档案工作现代化不是孤立存在的，是党和国家社会主义现代化建设事业紧密联系在一起的，随着科学技术的进步，人事档案工作面临着从手工管理向着以计算机为中心的半自动化、自动化方向转变。

实现人事档案管理的现代化。人类已进入信息时代，管理信息化、网络化是人事档案管理的必由之路。为此要将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

3 实现高校人事档案管理现代化的对策

虽然近几年来高校人事部门的办公自动化建设有较快的发展，大都配备了计算机等现代化办公设备，但基本停留在打字及简单的数据资料处理上，造成了设备的严重浪费。目前存在着手工处理方式多，电子方式少；原始信息多，加工整理少；孤立分散的多，可共享的少；部门自我服务的多，可向社会提供的少等弊端。使用人事档案管理信息系统就可逐步改变这种状况，节省大量的人力、物力和财力，实现信息资源的共享。因此，必须重视和加强人事档案信息基础建设工作，并逐步把此项工作向更深一层的网络化方向发展。

3.1 培养教职工的档案意识。档案意识是人们对档案及档案工作这一客观事实的主观反映。也是对档案的性质、构成和价值的认识。高校人事档案是广大干部教师和科研工作者智慧的结晶和聘用的依据。依一般的道理，在具备高深学问、追求民主与法制的广大高校教职工中，档案意识理应十分浓厚，然而实事并非如此，许多人认为人事档案不过是人事部门记录自己永远看不到的材料而已，个人往往持“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄。因此，档案管理部门要利用一切可利用的方法加强干部档案宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案的特点、地位和作用"关心与参与档案工作"自觉地收集材料，及时归档，促成档案工作的良性发展。

3.2 加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。针对高校档案管理技术相对落后的实际， 有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

3.3 开放性管理，实现资源共享，接受群众监督。过去，人事档案神秘莫测，只有少数人看，供组织查证使用，老百姓是不能涉足的。其实，掀开它的神秘面纱，可以发现其大部分内容是可以公开的，可以作为一种资源供社会共享，没有保密的必要。人事档案内容分十大类排序，分别是：履历、自传、考核、专业、证明、党团、错误、奖励、工资和其他类，其实可以粗略分为两大类分别管理，把专业部分抽出另装袋，叫业务档案，其余叫人事档案。业务档案中的内容是可以公开的，经整理加工后，就可以作为人事资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可以公开。这样，人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督了。

3.4 强化业务，提高能力。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

总之，实现高校人事档案信息的计算机现代化管理，为档案工作注入了新的内容，为更好地服务于党的组织人事工作开辟了新的途径，同时也进一步推动了高校人事档案工作的发展。作为人事档案管理的工作人员，必须切实重视思想政治建设、爱岗敬业，忠于职守，不断提高业务水平和能力，促进高校档案事业的发展。

参考文献：

[1]王彩云.高校干部人事档案管理对策.内蒙古农业大学学报.2002（2）.