电子档案制度范文

导语：如何才能写好一篇电子档案制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

作为广播电视行业发展全过程真实写照的广播电视节目档案资料管理，在当前的新形势下面临更多的问题亟待解决，阐述了广电节目档案资料管理制度建设的内容，论述了加强此项档案资料管理的重要性，提出了新形势下广电节目档案资料管理制度建设的路径。

关键词

广电事业；档案资料；管理；制度

随着我国改革开放进程的不断推进和我国经济社会的迅猛发展，我国广播电视事业取得了长足发展。可以这样说，人们的生产生活过程中几乎无时无刻不受到广播电视的影响，广播电视和网络一样，是人们须臾不可缺少的信息资讯来源渠道，在提供新闻信息服务和开展舆论监督、促进社会公平正义方面发挥了越来越重要的作用。作为广播电视行业发展全过程真实写照的广播电视节目档案资料管理，在当前的新形势下面临更多的问题亟待解决，只有我们敢于积极面对新形势对广播电视节目档案资料管理带来的挑战，寻求政府及其相关部门的支持配合，探索管理制度建设的方法，结合当前广播电视事业发展的实际做好广播电视节目的档案资料管理工作，才能更好且更充分地挖掘广播电视节目档案资料在促进经济、社会、政治发展中的巨大潜能价值，实现新形势下广播电视节目档案资料管理的效益最大化。

一、广播电视节目档案资料管理制度建设的内容

新形势下的广播电视节目档案资料管理制度建设，其制度建设的范围应包括广播电视节目档案资料管理工作的流程规范、管理技术的提高两个方面，通过规范管理流程、提高管理技术，实现广播电视节目档案资料管理的标准化、科学化，提升档案资料的利用效益，从而更好地满足广播电视采编人员的需求，最终达到促进广播电视事业更好更快地发展的目的。因此，广播电视节目档案资料管理制度建设的内容可概括为如下两个方面。

1.规范档案管理的流程。

规范档案管理的流程，是进行广播电视节目档案资料管理制度建设的重要内容。广播电视节目档案是一种专门档案，与一般的文书档案、艺术档案有着巨大的区别，具有自身独特的特点。比如，广播电视节目具有灵活、广泛、新颖、快捷等特点，而广播电视节目档案资料具有多样性的显著特征，主要是其内容牵涉经济、社会、政治、科教文卫体等众多领域，而如何通过规范其管理的流程更好地管理此类档案，也就成为当前档案管理工作中亟待加以研究解决的重大问题。实际上，广播电视节目档案资料虽然具有自身的显著特征，但是其管理的过程中依然必须遵循一般的档案管理规律。正因如此，按照广播电视节目档案资料现代化管理的流程，切实强化相关制度建设，强化对广播电视节目档案资料的前端控制、过程控制、后续开发方面的制度建设，对广播电视节目档案资料效能的发挥大有裨益，其流程管理方面的制度建设也就成为一项十分重要的事项[1]70。

2.促进管理技术提升的制度构建。

除了切实规范档案管理流程之外，促进管理技术提升的制度构建，同样是新形势下推进广播电视节目档案资料管理制度建设的重要内容。当前，信息技术等现代技术不断推进和发展，这极大地方便了广播电视节目档案管理技术的提升。网络技术、信息技术等现代技术发展十分迅速，可谓“一日千里”，在这样的情况下，如何及时通过运用现代信息技术、网络技术以提升广播电视节目档案资料管理效能，也就成为管理过程中必须引起高度重视的问题。管理人员由于意识、能力等各方面的限制，广播电视节目档案资料管理人员的管理技术无法跟上现代信息技术的情形较为普遍，这就导致管理效能无法提升。因此，通过健全完善制度体系，及时提升管理人员的现代信息技术能力，通过运用现代信息技术强化广播电视节目档案资料管理，成为每一名广播电视行业管理者尤其是节目档案资料管理者及其主管领导应该具备的重要意识，以此更好地实现节目档案资料管理部门和采编部门之间的良性互动，让各种资料得到高效处理和运用[2]27。

二、新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设的重要性

目前，广播电视节目日益丰富。与之相适应的是，广播电视节目档案资料的种类也越来越丰富而多样化，且数量呈现几何级的增长，人们对此类资料的利用频率、利用价值均在不断增长。在此新的形势下，人们已经充分认识到了切实强化广播电视节目档案资料管理制度建设的紧迫性、重要性。然而，当前我国在此方面的实际情况是，广播电视节目档案资料管理制度建设在新的形势下已经逐步凸显出更多的问题，比如内容较为滞后、缺乏体系性、执行力明显不足等，部分广播电视管理机构所制定的制度已经远远落后于时代的发展，无法满足现代化管理的需求，其可操作性、指导性、依据性严重欠缺的情形较为常见，这些问题如若不加以解决，必将严重影响我国广播电视事业的健康、长远发展。信息技术、网络技术的迅猛发展，促使人们将这些新技术运用到广播电视节目档案资料管理的过程中，我国许多广播电视专业机构对此问题作出了积极的探索实践。在实践中目前已经被广为运用的媒体资产管理系统，融合了数字技术，有力地促进了我国广播电视节目档案资料管理的现代化、数字化进程，极大地提升了节目档案资料的使用效益，促进了广播事业的发展。但是，目前我国的媒体资产管理系统还不够健全完善，其处于积极的探索过程之中，在功能模块上还显得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，极大地浪费了人力、物力和财力，对于今后我国广电媒体资产管理统一平台的建立、广电事业的长足发展带来了极大的困扰，这些问题亟待通过制度完善予以解决。因此，切实加强新形势下广播电视节目档案资料管理制度的建设，系不断促进我国广电事业发展、满足广大人民群众广电文化需求的现实需要[3]45。

三、新形势下加强广播电视节目档案资料管理制度建设的路径

加强新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设，能够更加及时全面地总结广电节目档案资料管理工作中的经验，通过制度保障更进一步地完善和规范广电节目档案资料管理工作的开展，更好地发挥广电节目在提供信息资讯、服务社会大众、满足人民群众精神文化生活需求方面的作用。

1.切实提升广电节目档案资料管理重要性认识。

当前我国切实加强了广电管理制度，对广电节目的播出实施严格的审查制度，少数广电节目还因未弘扬主旋律、主题思想存在偏差等因素而被管理机构禁播，广电节目管理制度体系逐步规范化。但是，当前广电节目的档案资料管理制度建设还无法适应新形势下广电事业健康长远发展的需要，档案资料管理制度的欠缺和滞后对广电事业发展、满足群众广电文化需要带来严重障碍，其根源在于对广电档案资料管理重要性的认识不足。据此，当前应不断更新观念、提升意识，充分认识到广电节目档案资料管理对广电事业发展的极端重要性，将其作为事关广电事业发展前途命运的关键性工作狠抓落实，为更加深入推进新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设提供思想认识上的保障，让广电节目档案资料管理成为广电经营模式、发展趋势、改革创新的权威凭证，同时通过这些节目档案资料真实客观记录时展的轨迹[4]26。

2.切实提升广电节目档案资料管理规范化程度。

目前，档案管理的现代化手段不断丰富，比如通过光盘、U盘、电子文件、网络存储等现代化手段进行档案管理，这极大地方便了管理人员、提高了档案资料管理的工作效率。但由于电子档案存储方式存在稳定性差、容易丧失磁性而丢失数据等问题，电子档案如果保存的磁场、温度、湿度等不符合要求，再加上管理方法的不科学规范，便容易导致数据资料的丢失，造成无法挽回的损失。为此，在现代化管理手段不断丰富的情形下，必须对广电节目档案资料的管理予以高度重视，严格要求、从严管理，以规范和严格的条款对此项管理工作进行有效约束，切实提升广电节目档案资料管理规范化程度，包括归档、保管等方面的具体规定必须予以进一步健全完善，同时切实加大监督检查力度，及时发现、纠正管理中的不规范行为，避免由于管理不规范而造成不必要、无法挽回的损失[5]36。

3.切实提升广电节目档案资料管理科学化程度。

目前，我国广电节目档案资料管理制度存在科学化程度较低的问题，管理的不科学导致查找资料较为困难，严重制约了广电节目档案资料的利用效益。同时，因为管理的不科学容易导致纸质档案资料的霉变、数字化档案资料的丧失和改变。因此，必须改变当前我国广电节目档案资料管理科学化程度较低、系统性较差的弊病，对档案资料的管理从整理到归档、从基本的查询到有效的开发利用，均应形成科学、系统管理体系结构，切实提升广电节目档案资料管理的科学化程度，以科学化的管理提升档案资料利用质效。作为广电事业的管理者，必须改变当前依然存在的对档案资料管理投入人、财、物较少的现状，加大对广电节目档案资料管理的支持力度，加大在此方面的投资力度，改善管理硬件、软件两个方面的工作环境，向科学管理要效益、要回报。

4.切实提升广电节目档案资料管理一体化程度。

广电节目档案资料是广电人辛勤工作换来的宝贵资料，能够真实、客观记录时代进程，这些资料随着时间的推移而越发弥足珍贵，如若由于管理不善而导致毁损、丧失，就会造成无法弥补的损失。相反地，通过采取切实有效措施加以妥善管理，这些广电节目档案资料就会在今后的适当时间被加以利用，成为广电部门乃至全社会的巨大精神财富。除此之外，部分广电节目资料在今后能够从其他不同的视角进行再开发，对之前的旧有素材从新的角度进行阐述，实现广电节目资料的“循环利用”。然而，从目前的情形而言，在此方面的重视程度还远远不够，导致广电节目资源的极大浪费。为此，必须通过加快广电节目档案资料管理一体化进程的方法，以网络信息技术的应用建立不同部门之间沟通协作和资源共享的平台，各部门在自有数据库的基础上融入跨部门的数据总库，以管理的一体化实现广电节目档案资料的多重备份、循环利用，避免资料的损毁、丧失，同时提升资料利用效益。

5.切实提升广电节目档案资料管理专业化程度。

广电节目档案资料管理工作的极端重要性决定了必须由高素质、专业化的人员进行管理，但由于认识上的不到位等诸多综合因素，导致管理人员专业化程度明显欠缺，许多非档案专业的人员从事此项工作，甚至部分广电档案机构没有专门人员进行管理，而是由兼职人员从事节目档案资料的管理，严重影响了管理质效。基于这样的现实状况，必须切实提升广电节目档案资料管理的专业化程度，打造过硬队伍建设，培养更多的业务管理人才，切实提升新形势下广电节目档案资料管理的质效，更加充分发挥其各种效用。要认真把好管理人员的“入口”关，让更多的专业人员从事此项管理工作。切实强化对管理人员的在职教育培训，实现管理人员观念的及时更新、专业知识技能的及时充实提高。加强职业认同感、责任感教育，让管理人员能够主动适应新形势下广电节目档案资料管理的新要求。

作者：杨秀红 单位：山西省临汾市广播电视台

参考文献

[1]杨红.浅谈广播电视行业的档案管理与发展[J].兰台世界，2015（S4）.

[2]王妍.浅谈广播电视宣传档案的管理[J].兰台世界，2006（10）.

[3]路梅.浅谈广播电视音像资料管理的数字化发展方向[J].档案与建设，2006（9）.

篇2

1 建立健全电子档案安全法规制度，完善安全法规建设。当前，我国电子档案安全法规还没有形成完整的体系，相关部门应在我国现有电子档案安全法规制度的基础上，借鉴国外先进经验，结合本单位、本地区实际情况，按照突出重点、填补空白、逐步完善的原则，制定出具有较强针对性和可操作性的电子档案法规体系，健全安全管理机制。健全各项管理机制，使安全管理工作具有可操作性，包括：①人员安全管理机制：人才培养制度、岗位责任制、安全审查制度、离岗人员用户身份撤销制度等；②系统安全运行机制：机房管理制度、定期维护和定期检测制度、运行管理制度、网络管理制度、管理日志制度等；③灾害管理机制：灾害预警制度、突发事件应急制度、常规备份和容灾备份制度、灾害抢救制度等；④风险管理机制：风险评估制度、安全等级管理制度等。

强化安全管理规范。强化落实各项安全管理规范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：电子档案安全存储管理规范、应用系统操作规范、服务器管理规范、技术变迁管理规范、加密储存规范、环境控制规范、用户权限设置规范等。

2 选用适宜的电子档案安全技术。电子档案安全技术的实现，应依据档案信息系统的构成、电子档案所处的安全级别，进行安全风险评估，得出安全需求，从而确定适宜应用的安全技术。

基于载体的安全技术。①办公自动化技术；②新材料技术；③磁带、磁盘、光盘、软盘等特殊档案载体的管理与保护技术；④防电磁辐射技术；⑤电子档案恢复与还原技术；⑥档案损坏的测试与评估技术；⑦定期检测和拷贝技术等。基于环境的安全技术。主要有：①库房建筑标准与围护结构功能的设计、施工和实施；②档案保管的设备、设施和有效装具；③档案库房和利用环境的监测技术；④温湿度调节与控制技术；⑤有害因素的控制和防护技术等。基于信息的安全技术。主要有：①内容的原始性技术：签署技术、数字水印技术、加密技术、防写技术、信息隐藏技术、防消息泄密技术、防拷贝技术等；②操作系统安全技术：身份标识验证技术、访问控制技术、审计跟踪技术等；③数据安全技术：数据加密技术、应急响应技术、数据备份与容灾技术、数据库安全技术等；④网络安全技术：防火墙技术、防水墙技术、防病毒技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术、物理隔离技术、服务技术、网络监控技术和虚拟网技术等；⑤用户安全技术：身份认证技术、信息完整性校验技术、数字签名技术和访问控制技术等；⑥安全测评认证技术。

基于长期可存取的保护技术：①软件仿真技术；②过时格式数据迁移技术；③载体转换技术；④版本跟踪技术；⑤背景信息打包保存技术等。基于灾害的保护技术。主要有：①灾害的预警与防范技术；②容灾备份技术（本地容错模式和异地容灾模式）；③安全事件的应急处置技术；④灾后受损档案的抢救与数据烣复技术等。

3 引进先进的管理理念。前端控制：具体到电子档案安全管理中，是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理，建立起统一标准，互为保证、密切相关、相对独立的运行模式，从而组成一个完整、严密的电子档案原始性、真实性保障体系。

全程管理：是指将电子档案的整个生命周期纳入一个系统工程内，全程实行安全管理。

安全等级保护：是指根据电子档案的重要程度遭到破坏后，对国家安全、社会秩序、公共利益以及公民、法人和其他组织的合法权益的危害程度等，由低到高划分电子档案安全管理系统等级，实施相应的保护措施。它可以使电子档案安全工作更有效，资源配置更科学合理。

风险管理：是基于系统、科学、全面、动态的安全风险评估，体现预防控制为主的思想，强调遵守国家有关电子档案安全原则的前提下，选择合适的控制方式来保护电子档案，使电子档案安全风险的发生概率和损失降低到可接受的水平。

篇3

关键词：医院；电子信息档案；建设

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.06.109

t院的电子信息档案是通过数字形态记录下来的一种档案文件形式，涉及到医院行政管理、医疗诊断、研究以及设备配置等内容。当前信息技术快速发展，人类已经进入到信息化时代，医院作为综合性的单位，强化电子信息档案建设管理是极为必要和重要的，是医院档案管理需要处理的重要问题。

1 医院电子信息档案建设的必要性分析

首先，对医院进行电子信息档案建设是与当前社会发展的需要相适应的。当前社会的信息化建设水平逐渐提高，医院临床以及研究中开始广泛的使用计算机网络技术。医院要实现自身发展需要尽快的学习和查阅相关资料知识，了解更多发达国家的医学研究以及医疗信息，使得自身的医疗水平得到大幅度的提升。而且医院的日常诊疗中，国内外的医学交流、网络会诊、交流以及手术等逐渐成为重要的内容，[1]因此必须要医院有完善的电子信息档案系统，能够为医院医疗以及医学工作的开展提供有力的保障。

其次，医院的电子信息档案建设也有助于实现医院的现代化发展进步，医院是一个比较特殊的社会单位，医院中的各个诊疗部门都开始积极使用电子数字信息技术，建设新的电子信息档案管理以及查询系统，对于医院的医疗技术发展，保护患者隐私等都有积极的促进作用。医院中集合了诸多专业化的技术性人才，涉及很多人才档案信息，要需要建立电子信息档案管理系统，进而与国家的人才库相匹配。医院需要满足时展需要，积极学习电子信息档案管理的方法，完善相关的管理体系，更好地实现医院档案信息管理。

最后，要储存电子信息档案是需要一定载体的，当前的主要载体涉及磁盘、光盘、硬盘等，要保存电子信息档案，就需要有相应的载体，使用现代化的档案管理技术，压缩档案信息，节省储存的空间，保证档案信息查询更加便利，缩短查询的时间，使得医院的工作效率得到提升。此外还可以设置保密措施，使得医院电子信息档案的保密性得到提升。

2 医院电子信息档案建设的有效策略

2.1 提高对电子信息档案建设的重视

作为医院的领导需要密切关注医院的医疗情况以及器械水平，同时不能忽视医院电子信息档案的建设与管理，使得医院的医护人员以及患者之间的信息管理问题得到有效的解决，更好地促进医院的持续化发展。医院管理者及各部门需要树立现代化的管理意识，强化电子信息档案管理的投入力度。由于电子信息档案涉及到档案管理以及计算机技术等方面的知识，并且包含的范围比较广，因此必须要认识到电子信息档案建设管理的重要性，各个部门相互配合，处理好电子信息档案的建设，将其落实到实处，更好地提高医院电子信息档案建设的水平。

2.2 完善电子信息档案管理制度建设

医院电子信息档案建设中，要实现良好的建设管理效果就必须有完善的制度作保障，所以需要医院积极建立科学、规范的电子信息档案管理制度，保证医院电子信息档案实现现代化的建设与管理。严格按照相关的法律法规完善档案查阅以及管理制度的建立，同时建立健全档案信息的采集制度、传送制度、保存归档制度、清理制度等，依据相关的管理制度明确管理人员的职责，对于电子信息档案管理中可能出现的问题进行详细的解释与完善，一旦出现问题能够有科学的依据进行处理。相关管理制度指定后还需要认真遵守，指定相应的奖惩策略，使得医院工作人员的积极性得到提升，能够为医院电子信息档案建设提供有力的保障。

2.3 积极强化医院硬件以及软件建设

在医院的现代化发展建设中，需要积极强化医院的硬件以及软件设备建设，为电子信息档案建设奠定坚实的基础与保障。医院的电子信息档案需要有先进的硬软件作为基础，保证电子信息档案管理工作更加高效，同时应用信息管理系统也能够使医院的信息档案管理水平以及效率得到提升。积极与时展相适应，与世界联系沟通，了解世界上先进电子信息技术的发展情况，对医院的相关设备软件等进行更新完善，能够与世界接轨，促进医院信息化水平得到全面的提升。将医院电子信息档案建设放在重要的位置上，更好的为医院发展服务。

2.4 全面提升医院人员的整体素质水平

由于电子信息档案建设管理工作有很强的专业性，因此对人才的要求也比较高，以便更好地提高医院电子信息档案管理的水平。医院每个科室的工作人员都需要进行计算机知识以及技能培训，全面提升医院的电子信息档案管理水平，使得医院的诊疗效率和技术能力也得到全面的提升。作为医院的档案管理人员需要了解当前世界上的电子信息档案管理知识以及发展，学习先进的规范形式，熟练掌握计算机的操作知识，同时编写电子信息档案程序以及检索程序，能够熟练的操作电子信息档案软件。积极学习管理知识，强化自身的业务水平，能够在电子信息档案的储存和处理中独立完成，并提高档案管理的水平。此外还需要注意科学高效的利用电子信息档案，使其服务功能得到充分的发挥。[4]医院不同科室的电子信息档案管理工作有很强的基础性和专业性，要求所有的医护人员都参与到电子信息档案管理过程中，并安排专业的计算机人才到医院各科室中对工作人员进行电子信息档案管理的教育指导，使得医护人员的计算机信息系统操作水平得到提升，医院各部门之间相互协调，形成统一的规范标准，能够在尽可能短的时间内建设电子信息档案，使得医院的管理水平得到提升，为医院的持续化发展奠定坚实的基础。

3 结束语

医院的电子信息档案建设标志着医院的管理模式逐渐实现现代化的发展。建设医院的电子信息档案能够准确地定位，并且管理起来也比较简单，在医院的档案管理中具有极为明显的优势，也是医院管理工作中十分重要的组成部分。因此必须要提高对电子信息档案建设管理的重视，积极推进医院电子信息档案建设，为医院今后的信息化发展起到积极的促进作用。

参考文献：

篇4

由于电子档案的形成设备硬件、软件、文件格式及分辨率等差异，形成的电子信息种类繁多，不利于整理、编排和数据库的建立，并且对档案的调用、查阅带来诸多不便，甚至造信息损坏和丢失。因此，应该对电子档案的范围、种类、格式、运行平台程序等在一定时期内做出明确的规范，形成对内、对外均可兼容运行的约定，建立档案生成、审核、录入、编码、归库、保存、调用等相关的工作制度，从而建立运行规范、顺畅的电子档案工作机制。

电子档案的管理制度是维护档案安全、真实可靠的保证由于网络的开放性和易受攻击性的特点，如何保障电子档案的安全性、可靠性就显得尤为重要。因此，必须不断建立电子档案专人、专机、加密、拷贝、备份、调用审批、传输、操作痕迹记录等技防和人防管理制度，确保电子档案的安全。

电子档案运行软硬件配置是搭建电子档案管理应用平台的基础

电子档案的建立和使用都离不开计算机系统，要不断根据电子信息技术的发展为档案管理软硬件进行必要的配置和更新。硬件部分主要是以计算机系统为标志的配置，主要考虑处理速度、储存空间、网络接口等要件，做到相对先进；软件部分主要是加强管理应用软件的开发、使用、更新，做到安全稳定、系统兼容性高、操作便捷等特性。

档案管理人员素质是电子档案管理平台高效、规范运行的核心

篇5

[关键词]电子信息；档案；管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

（一） 电子信息档案管理保密工作

随着网络技术的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息保密工作也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全，规章制度不够明确；其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高；再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的保密工作是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的保密工作是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好保密工作还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强保密工作，对人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对保密工作管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多渠道、多方式上对保密人员进行教育和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的保密工作人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

（二） 电子信息档案管理风险控制

风险控制与保密工作是相辅相成的，除了上述对保密工作的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说保密工作是事先的、全面的保密工作，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买保险等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的保密工作和风险防范工作。保密工作需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的保密工作》[J]. 管理科学. 2013（6）：49-51

篇6

机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。

我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。

结论

篇7

关键词：电子文档；问题；对策；

计算机和互联网是信息社会的主要标志，也是促成当代社会巨大变化的主要推动力。随着计算机网络技术的飞速发展，办公无纸化已经成为各个部门办公现代化的主要特征，并在不断的发展和普及。面对信息化快速推进和安全环境日趋严峻的新形势，如何在确保工作快速、顺畅运作的情况下，提高对电子文档的保护能力，仍是一个亟待解决和完善的问题。本文以电子文档的管理为研究对象，在分析电子文档的特点的基础上，从电子文档安全管理的认识层面探讨电子文档的安全管理措施。

一、电子文件的特点

1.现在的电子文件已经得到了迅猛的发展，已经不再是以前的纸质文件形式了，那么其阅读方式就与以往有所不同，是需要借助现代办公设备来进行阅读的；现代办公设备可以直接快递的去处理；电子文件目前不受时间和距离的控制，完全是可以共享的，其处理方式也和以往有很大的不同，不像纸质文件那样，处理起来很麻烦。

2.目前电子文件、办公自动化的广泛应用就出现了无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，人们可以根据需要随时对文件信息进行复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。

3.电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。而电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。

二、电子文件管理的现状

电子文档形式多样、容量大、体积小， 不仅有便于信息共享和易于复制的优点， 而且可以通过计算机网络进行远距离传 输。与纸质文件相比，电子文档有着许多 新的特点，主要包括信息的非人工识读 性、对计算机系统的依赖性、信息与特定 载体的可分离性、信息存储的高密度洼、 信息的易变性、多种信息媒体的集成性以 及信息的可操作性等。

近年来，电子文档呈几何倍数增长， 各种信息资源数量剧增。由于档案信息化 建设步伐滞后，加之电子文档存在内容的 易修改性、对外部环境和硬件条件的高度 依赖性等自身局限，以及对电子文档管理 缺乏规范性，主要是没有明确的归档方 式、归档范围、归档制度和归档时间等，致使当前电子文档管理面临的问题日益突 出。其管理比较混乱，给电子文档的保存 和查找带来一定困难，也增加了电子文档 规范化管理的紧迫性和复杂性。妥善解决 电子文档保存的真实性问题、电子文档管 理的规范性问题、电子文档管理的安全性 问题和电子文档利用的开放性问题是电 子文档管理的当务之急。

三、电子文档的保护方法

（一）电子文件的安全保o刻不容缓控制电子文件操作者的权限

防止不相关人员对电子文件系统的非法访问。保管电子文件的计 算机由专管人员负责双重密码，设置开机和系统两级密码。非网络传 播病毒一般是通过软盘和光盘传播的，所以我们应安装病毒卡及防 火墙。及时升级、定期检查。不预览邮件，遇到可疑邮件马上删除。

（二）建立健全制度

加强人员培训加强制度建设是保证电子文件真实性、完整性的 有效手段。单位领导要充分认识到电子文件归档已到了势在必行、迫 在眉睫的关键时刻。要建立健全机构，根据本单位实际情况。制定岗 位职责制和电子文件归档的各类规章制度，层层抓落实。使电子文件 的起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档都有章可循。一份电子 文件有时往往跨越多个部门。要加强各级各类档案人员、各部门文件 保管人员的继续教育，提高技术素质和职业道德教育，电子文件管理 部门要适应角色转变，除了熟悉掌握档案从收集到利用的整套工作 序。还要能熟练掌握计算机操作技能，保证归档文件质量。

（三）保证电子文件的真实性

电子文件形成后因载体和格式的转换而不断改变自身的存在形 式，如果没有相关信息可以证明文件内容没有发生变化，它的真实性 就无从确认。因为跟踪记录具有原始性。可以为电子文件的真实性 提供可靠的依据。所以必须从电子文件生成过程中每个环节开始严 密监管。对各项操作全过程进行跟踪记录。对每份文件的修改、存储、传送各项操作进行实时登记。以密码的形式存储并设立防删改措施。

电子文件与纸质文件或硬拷贝同步归档。生成电子文件的专用软 件也应一并归档。形成内容完全一致的两套档案。公文性电子文件定 稿后。就不得随意修改，如确有需要。需做好修改审批手续。归档时， 使用不同的编目方法和存贮装具。同时，在电子文件归档目录”备注” 项中注明相应纸质文件的档号及存址。解决了归档文件的提供利用和资源共享，确保数据准确。

（四）加强档案队伍建设，为档案管理现代化提供人才保证

现在的档案管理已逐步由纸质档案转向纸质档案与电子档案共 存，那么这就要求档案人员既要有档案管理知识，又要掌握计算机知 识，包括：计算机技术、计算机软件技术、通讯网络技术和设备维护知识等。一方面档案人员为适应信息化要求而主动地学习；另一方面 通过有计划的培训，使档案人员成为既懂得档案理论知识，又懂得信息技术管理的复合型人才。

（五） 制定规范制度

各职能部门的领导要重视档案信息化工作，将电子文件归档工 作纳入部门兼职档案人员的年度考核范围内，实行奖优罚劣。只有制定了制度，才能保证高校电子档案管理有章可循，有规可依，只有执 行制度，才能确保高校电子档案管理朝着标准化、规范化和制度化的 方向发展。

参考文献：

[1] 徐蕴芳，周丽梅，孙建华等.临床实习教学电子档案在护理教学质量控制中的应用[J].东南国防医药，2016，18（4）：378-381.DOI：10.3969/j.issn.1672-271X.2016.04.012.

[2] 胡细玲，杨海燕，邓珊珊等.初始基础胰岛素治疗患者实施电子档案式随访的效果[J].护理学杂志，2014，29（21）：92-93，后插1.DOI：10.3870/hlxzz.2014.21.092.

篇8

一、档案安全物质保障体系

物质保障是档案安全保障体系中最为基础、最为核心的内容，物质保障系统包括档案制成材料子系统；档案馆内外部环境子系统以及资金和人力资源子系统，它们构成一个有机联系的统一整体。具体包括：档案制成材料安全保障，我们要做好档案制成材料的安全保障工作，就必须从档案制成材料的选择和档案保管的外界环境两方面着手，既要选择耐久性好的档案制成材料，又要创造适宜档案保存的外界环境条件。应区别纸质档案、声像、光盘等类型等不同类别采取不同的保护方式；档案馆内外部环境系统建设；档案安全资金及人力资源保障；档案安全资金保障；档案安全人力资源保障，如大力加强档案安全的管理队伍建设，提高档案人员的思想政治觉悟，改善档案部门管理模式，设置专门的安全管理机构，探索新的档案安全管理体制，切实加大档案安全检查的幅度，加深档案安全的监督检查力度等。

二、档案安全技术保障体系

档案安全的技术保障体系可分为传统载体档案安全的技术保障子系统和现代电子档案安全的技术保障子系统。前者着重在借鉴我国档案发展史上有效的档案安全保管技术与方法基础上，构建适于目前条件下传统载体档案安全的技术保障系统；后者主要针对电子文件的新变化、新特征，基于现代信息技术环境，构建电子档案的安全技术保障系统。如对纸质档案的安全保管与修复和2电子档案信息安全保障。制定国家层面的电子档案安全规划。档案部门应加强普遍的教育宣传，全社会都应加强电子档案的安全保护意识。同时，档案部门可以考虑采用通过数据仓库的建设方案、基础档案数据与对外服务档案数据的边界划分机制，内网与外网的分段策略等技术手段来实现电子档案的利用保护。）通过技术升级，保障电子档案信息安全做好档案信息安全管理；实行电子档案等级保护，建立健全档案信息安全工作制度；加快构建档案利用信息安全网，推行基于访问控制的电子文件加密体；进一步完善档案信息安全责任制。我们要做好电子文件的安全管理工作，向欧美国家学习先进的电子文件安全保障技术。

三、档案安全法规制度保障体系

档案管理工作是一项行政行为，任何行政行为都必须有政策法规的指导，档案安全管理也必须有档案安全方面的政策法规作为行动指南，这些政策法规就是档案安全保障工作的基石。统领全局、普遍适用的档案安全政策法规像是一根无形的指挥棒，指导各地档案安全保障工作，否则将会各行其是，一盘散沙。因此，应该修改完善档案法，充实关于档案安全的内容；完善档案行政法规，统一全国档案安全保障工作的内容和程序；完善档案安全管理制度，如完善、配套档案安全管理制度，加强档案信息安全保密制度建设，加强档案应急管理制度建设，进一步拓展完善档案备份制度，加强档案安全管理制度的执行力度，确保档案安全管理制度在实际工作中能够被认真贯彻落实。并切实把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。

四、档案安全应急机制保障体系

篇9

1 机关档案工作管理方法的革新

随着办公自动化系统无纸化办公，产生大量的电子公文须及时归档，原有对文件与档案管理的原则和方法也因此发生了改变。表现在改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理信息系统的特点，对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作环节需要撤销合并等。例如，著录需要在电子文件生成之时就开展起来，贯穿于文件和档案管理的各个阶段，并且，前期著录成果能够为后期档案管理所利用等。

2 机关档案工作实现文档一体化管理的策略

2.1 “前端控制”策略。“前端控制”指档案工作者不能再像过去那样坐等“守摊”，而是需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括电子文件归档）的管理要求融入系统功能设计中。例如：鉴于电子文件数量较大等特点，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。

2.2 档案管理工作的提前介入。提前介入实际上是要求档案工作者从文件的形成阶段就开始介入电子文件的管理工作过程，要求档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且，应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值性和完整有效性。

只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及背景信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的电子文件实施有效管理。

2.3 “全程管理”策略。“全程管理”指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且，各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。

2.4 建立完善相关管理制度和标准规范。科学化的管理不仅体现于有现代化的工作手段，还需要有完善的制度体系。如何做好电子公文的有序管理，关键是要认真研究、建立各项管理规章制度。如电子公文归档制度、电子档案鉴定制度、网上用户身份确认制度，制定电子档案规范格式和数据著录标准等。通过规范文档一体化管理流程，统一公文登记内容和档案著录项目，使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等，这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

篇10

一、医院电子档案管理现状以及存在的问题

（一）档案管理人员专业素质水平不高。传统的纸质档案管理时代，要求医院档案管理人员在掌握基础的科学文化知识和档案专业知识的同时，还要对医院科学研究和医学相关知识有所了解，在如今的电子档案时代，计算机操作技术和信息网络技术是档案管理者必备的工作技能。而大部分医院档案管理中缺乏高水平的专业人才，大部分由行政、医技部门站岗者担当，档案管理人员普遍存在专业知识老化、管理水平滞后的问题，不符合现代化档案管理工作的实际需要。

（二）档案管理缺乏必要的资金投入。电子档案的管理需要长期的资金投入，而医院对档案管理方面的工作缺乏足够的重视，对医疗设备和仪器的投入力度较大而忽略了档案管理所需硬件环境等的资金投入，专业档案软件配置老化想象严重，扫描仪、刻录机等硬件设备的购置方面资金投入不足，档案管理工作网络建设水平不高。

（三）电子文件的特性带来的问题。与普通纸质文件不同，电子文件具有较强的依赖性，保存环境特殊，并具有信息易共享，难识别的特征，这一系列的特征为档案管理工作提供了诸多便利，但是在方便的同时也带来了新的问题，文件资料对操作软件极强的依赖性给重要文件的安全管理带了隐患；而且电子文件很容易被修改和复制，这样就难以保存档案的原始记录，档案将面临盗窃、修改、丢失甚至销毁的危险；此外，电子文件没有正本与副本的差异，在档案的收集和管理工作中难以对其进行正确决断；最后，存储电子文件的光盘和其他储存介质的保存问题也是一个问题。

（四）医院电子档案管理系统制度不完善。目前医院电子档案的管理缺乏一套完善的管理制度来规范档案的管理，医院对电子文件的特性没有充分的了解，所以不能准确预测电子文件管理中可能出现的问题，档案管理制度存在许多不完善的地方。大部分医院没有制定完备的电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等一些列配套的管理制度，档案管理过程随性强，医院信息管理水平有待提高。

二、加强医院电子档案质量的几点思考

（一）提高电子档案管理人员的综合素质。医院应加强对电子档案管理人员的技术培训和指导，更新档案管理人员的知识结构，在具备档案专业的理论知识外，使其掌握必要的计算机网络技术和电子文件知识，通晓知识产权保护和基础的网络安全维护知识，提高工作人员的计算机运用和操作能力，对电子文件的管理发挥必要的监督作用。

（二）加大对电子档案管理的资金投入，实现档案的现代化管理。医院领导应提高对电子档案管理的重视程度，对档案管理加大资金投入，引进现代化的技术和设备，购买高性能的计算机、扫描仪、刻录机、文件管理软件等，还要配置必要的网络安全软件，提高文件管理的安全性；为电子文件建立安全有效的储存空间，加强对光盘等储存载体的保存管理，档案库房配置好除湿、空调、灭火设备。

（三）严格把关电子信息的归档，做好电子信息的动态管理。首先，对电子信息进行严格的检查、鉴定和验收，发现问题及时解决，确保电子信息的专业性和安全性。其次，加强对电子信息的动态管理，及时对其进行更新和补充，实行动态管理。

（四）不断建立健全电子档案管理制。医院应根据实际情况制定相应的电子档案管理制度，并明确档案管理中责任的归属，做到有章可循。电子档案从收集到利用整个过程的工作纳入到科室文件处理和档案管理程序中，并将其纳入到相关人员岗位职责中，规范档案管理行为。

三、结束语