档案管理应急预案范文

导语：如何才能写好一篇档案管理应急预案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：计算机；档案；管理

中图分类号：TP3文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2007)05-11274-01

1 引言

利用计算机实现档案管理。是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势。具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。不仅可使工作人员从繁琐的手工工作中解脱出来，而且工作效率高、质量好。这样，大大减少了人力、物力、财力，本文就计算机应用与档案管理的有关问题进行探讨。

2 我国档案计算机管理目前的状况

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二十世纪中后期计算机技术的成熟和发展，为档案管理提供一种全新的技术手段，使档案作为一种信息逐步在信息时代展露头角。在近二十年的计算机管理过程中，各个档案部门形成了大量的数字化信息，其中既有档案目录信息、档案原文信息，又有档案利用、统计等方面的信息。根据我国档案馆网的规划布局，各档案馆管理、保存的档案以时间、地域和行业进行划分，因而馆藏档案绝大部分是不重复的。目前，保守地估计在各个档案部门存储在计算机中的档案目录数据库多达10亿条，约100TB的数据量。随着数字化档案馆建设工作的展开，数字化的档案信息将成倍增涨，而现有档案计算机理系统只能对这些信息进行检索和简单的统计分析，远远不能满足档案管理工作和档案利用工作的要求，也使得这些档案信息在数字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪费，因此大力加强我国的档案计算机管理工作具有重要的意义。

3 计算机档案管理的实践途径

如前文所述，计算机在现代的档案管理中发挥着重要的作用。而在众多的计算机应用的实现形式中，档案网站和数字化档案馆是最重要也是最先进的两种方式。

(1)档案网站的建设

档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。它的建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。好的档案网站的内容十分丰富，包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息等等，因此功能就十分强大，具体来说有以下几个方面：(a)档案网站在档案机构和网上用户之间起到桥梁和沟通的作用。档案网站主页是档案机构的广告牌，具有对档案、档案馆、档案工作、档案事业的宣传功能。利用网站宣传档案工作，具有迅速，及时、直接，极强的交互性、双向性等特点，能取得较好的宣传效果。同时其宣传面较广，反馈渠道多样，及时，灵活，如可通过电子邮件，BBS论坛等方式进行反馈。(b)档案网站的服务功能，其主要表现在两方面，一是为档案工作者的服务，二是为档案用户的服务，即我们通常所说的档案利用工作。(c)交流功能,档案网站的交流功能是指档案网站能够为档案作者之间和档案工作者与用户之间的交流提供了一个平台。

(2)数字档案馆的建设

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。在数字化时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，一个人、一个地区、一个国家获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争的能力，因此，需要大力建设数字档案馆。数字档案馆将为21世纪档案馆的发展方向。

数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础，传统档案馆的某些管理方法、经验和原则，将会在数字档案馆的管理系统中得以体现，特别是其中本质性的东西不会丢失。数字档案馆的馆藏内容，即各种数据库的内容，将会完全包含传统档案馆原有馆藏内容。从某种意义上说，数字档案馆完全是对传统档案馆的继承。虽然数字档案馆是传统档案馆的发展方向。但在建设数字档案馆的过程中，必须要避免重复建设，在全国范围内，要进行统筹规划，合理布局，最终建成以国家档案局为首，在全国建立几个档案信膝中心为辅的局面。因为数字档案馆最大的便捷之处就是打破了时空的界限，人们可以随时利用档案馆的信息，即远程利用，此时，档案网站上的信息必须集中，才能吸引广人用户，提高点击率。

4 计算机档案管理实施的对策

(1)加快机读档案的建设计算机在档案管理中的普遍应用。使档案的文本、图形、图像、声音等多媒体的信息在计算机上得以综合处理，使处理结果以图、文、声、像并茂的方式提供给用户，并且有不老化、不失真、不褪色的性质。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向自动化的档案管理发展。

(2)加速档案信息的网络化建设

上文已述，档案网站和数字档案馆建设是计算机档案管理的重要实践途径。特别是随着计算机技术与现代通讯技术的结合，档案信息可实现联网检索，从而打破地域上的限制，加入到社会化的信息网络中，使计算机相对有限的存贮相互得到补充。各档案管理部门为实现资源共享，都积极把管理手段转向计算机的配置、软件的选用上来，使档案管理又向现代化迈进一步。现在我国只有少数有能力的单位建立起了大型或中小型计算机系统，进行档案信息系统管理。而对于一般单位来说，由于人力、物力、财力等种种因素的制约，想要发展大中小计算机系统困难重重，最好立足于地区现有的经济条件和各单位实际情况，采用当前应用较普及、而且性能与价格比又十分优良的计算机和档案管理软件，逐步建立具有各单位特色的档案管理计算机网络系统。

(3)加强档案工作者自身素质建设

首先主管档案工作的领导应更新观念，提高认识，充分重视计算机的应用工作，计算机作为一个高科技产品，已广泛地应用于社会各行各业中，且发挥着巨大的作用，掌握计算机知识是适应时代适应社会的举措。档案部门抓普及计算机知识正是为了早日实现档案工作的现代化管理进程。为实现这一宏伟目标，就要从现在抓起，把这项工作作为档案部门基础性工作长期来抓。其二要培养一批高素质高水平的新型档案专业人员，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高。逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作.将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。进而培养和造就一批信息化建设的管理型技术型和复合型人才。

参考文献：

[1]李喜萍，杨吕仓.档案管理自动化现状与发展[M].档案学通讯，2000(5).

[2]项文新，王应海.数字化时代的档案计算机管理[M].档案学通讯，2000(4).

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【关键词】 计算机 网络系统 档案管理

我校档案室全面实现了计算机网络系统的管理。电子化，自动化是现代档案管理的发展趋势。其目的是利用现代化技术与设备提高档案管理的工作效率，改善服务手段，更好的为领导决策服务，为职工服务。通过几年的实践证明，计算机网络系统管理的效果是显著的，计算机网络系统的优势是手工无法比拟的，它彻底改变了传统工作模式，使档案管理工作进入了自动化的新阶段。下面我从以下几方面进行论述：

1 计算机网络系统提高了档案工作效率，减轻工作人员的劳动强度

我们学校从事档案工作的有4人，大专部、中专部、教学、学生档案的管理、学校人事、文件史料、信息等档案的管理。这些档案都要人手工登录编目、装订成册。用时先查目录，逐项查找，然后到档案库找原件，特别是涉及人事哪怕一条信息，那也要把一个人的档案找出来看一遍，方能找到所需的信息，费时、费工、费力。

实现计算机网络系统管理后，极大提高了工作速度和质量，好处是检索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、促进了管理水平和服务水平的提高，有利于掌握各种数据、信息等，也是档案部门走向科学化、正规化管理的一个必然趋势。

2 利用计算机检索目录，全面揭示档案信息

档案列入计算机管理还是近几年的事。档案管理除保管档案实体，延长档案保存寿命，维护历史真实性外，其重要任务就是管理、开发档案信息，提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面具有一定的优势。

引入计算机网络管理后，我们原有档案目录以及档案的部分信息输入了计算机，再检索起来就方便快捷多了，与过去手工检索比，有许多优点：（1）提供了多途径检索，起到了揭示档案的作用。一是分类检索、二是序号检索、三是主题检索、四是题目检索。（2）检索速度快、省时、省力。（3）档案去向查询，改变了以往档案传借手工记录的方式。

3 计算机网络系统的建立还有待于进一步的完善

目前我们运用的计算机网络系统对档案的管理，还只是粗浅的简单的管理。从档案管理的角度看，无论是档案目录计算机管理还是文书管理都是计算机在档案中最基本的运用。从长远看档案管理还应是多方面的，运用计算机的目的就是要对各类档案进行综合开发和利用，充分利用网络优势建立起横向互联、纵向贯通、全方位、多层次的档案信息管理系统，只有这样才能真正发挥档案在教学、科研、管理方面的作用。

4 必须普及计算机网络技术在档案管理中的应用

计算机现在已进入生活的各个领域，计算机网络技术的应用为档案信息开发注入了新的活力，为档案信息建设开辟了广阔的前景。普及计算机技术、实现档案管理自动化是未来的趋势。计算机技术是信息化先进技术手段的核心，它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断。它在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案检索、编目、编辑等，几乎无所不能，从而能大大提高了档案资源管理的效率，也能够大大提高信息开发利用的效率。

5 计算机网络系统的应用，提高档案工作人员的素质

档案工作人员是实现档案工作现代化的主要因素，充分发挥主要因素的作用，是提高工作效率的有力保证。现代化管理需要复合型人才，在传统档案管理与现代档案管理转轨时期，提高档案工作人员的业务水平，强化档案工作人员的素质教育，是实现档案现代化的首要任务。

5.1 创造条件，培养学科带头人

学校档案也肩负着教育，情报职能，文献档案与各专业建设，专业发展联系也越来越密，档案管理也越来越需要更专业的人来承担，这样才能发挥档案馆的作用。要达到这一目的，应必须有在专业知识，外语水平，文书文献知识，自动化技术于一身的“复合型”人才，来带动整体档案馆人员规范业务工作内容程序，积极进行科学探讨和研究，达到利用档案学知识和现代化技术促进专业的发展，利用专业知识不断完善和充实档案管理工作，进一步促进计算机技术应用的深度。目前档案专业带头人尚未纳入发展目标之内，应积极创造条件，培养德才兼备的学科带头人，使学校档案管理工作与学校专业发展同步进行，更好地为学校的发展做贡献。

5.2 注重工作人员素质教育

档案工作人员在提高职业道德的同时，首先要精通计算机网络系统技术知识。应该结合其工作实际学习计算机技术，拓宽知识领域。我们采用的方法是：（1）进行计算机技术教育，对50岁以下的档案工作人员要求必须听课或自学，并且要拿到计算机操作等级证书。对档案管理软件的使用、对工作中经常用到的内容要求必须掌握。（2）派出到外地院校对部门组织的学习班学习、专门就软件使用进行培训。除此之外，还要求档案人员养成良好的学习习惯，倡导经常学习、终生学习、时刻学习，以提高自身素质。

当然这些还远远不够。还应该完善继续教育制度，避免以拿文凭为目的的所谓学习，认真规划专业课程体系，完善管理制度，应以掌握档案学科，计算机学科为主，兼修中文，英语等知识。积极鼓励自学，加强传、帮、带，在工作中由高级职称人员带动和辅导中、初级人员，边工作、边学习、边提高。

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关键词：体育档案管理运用

学校体育工作是学校教育的一个重要部分，是全面推进素质教育的重要方面。建立健全的体育档案，既是学校规范体育教育工作的有力保障，又是学校对体育工作重视程度的具体体现，同时，也有利于体育教师不断总结经验、不断扩大知识领域，阅读收集教学参考资料，并根据需要选取合适的材料用于体育教学中，更有利于全面开展学校的体育工作。

一．体育档案的内容

学校体育档案的内容非常之多、之广，主要包括以下几方面：

1．上级部门及学校有关体育的文件。

2．体育教学大纲、课程标准、体育课本、及相应的体育教学参考书。

3．体育专业用书，如体育理论、运动生理、运动心理等教学理论书籍；体育词典、运动竞赛规则等工具书。

4．学校有关体育的各项规章制度和体育工作计划。体育法规包括《学校体育工作条例》、《学校卫生工作条例》。

5．各年级常年体育教学计划、学期体育教学计划、教师教学教案和教学笔记，体育课成绩质量分析汇总表等。

6．学生身体素质和达标档案册。

7．学生参加早操、眼保健操、课外活动等考勤登记表。

8．学生体检表及病免、请假证明材料。

9．体育课教案及器材出借、成绩考核和出勤情况资料等。

10学校运动队训练档案，包括：运动员档案、训练计划、考勤、竞赛成绩等。

11学校每年举办的各类竞赛资料，如田径运动会、广播操比赛、球类比赛、长跑比赛、跳绳等。

12教师自编的教育教材内容。如体育理论试题、大课间操资料等。

13教师各类获奖情况档案，如论文、基本功比赛、培训证书等。

14学校体育组的科研档案。

15体育教学相关报刊、杂志及摘抄、复印文献资料和网络资料。

16学校体育领导小组、体育组及其各有关部门的工作职责和要求。

17其它，如学校对体育场地改善和维修、学校器材配置、学期体育经费的开支、体育教师的待遇等。

二．体育档案的整理和分类

由于学校体育所收集的材料内容广、教材大、数量大，加上各个学校的实际情况不同，因此，必须根据学校与教学的实际需要加以整理、分类、汇集成册或加工成资料库，并编排年月、次序和目录，以便在体育教育工作中提供查阅和上级领导各部门的检查、参观。根据我们学校的实际情况和教师教学需要，我校是从以下几方面进行整理和分类的。

1．按材料内容分，如校内同一运动竞赛类（学校运动会、各种小型竞赛）、活动类（早操、课外活动）等。

2．按时间顺序，对不同类型材料进行整理，一般学校以一学期或学年为一单元进行材料整理。这类档案可参加《两个条例》的要求进行分类整理、建档。

3．按实际情况需要整理。除上述两种或在上述两种整理分类方法的基础上，根据需要对经常要使用或较有参考价值、可重复使用的资料进行单独组卷。如达标、合格表的成绩册、教师的教案及教学记录、摘抄的图片资料或剪辑的网络资料、照片等。

4．按上级部门的要求来分，如：按两个《条例》的备查目录分类建档。

三．建立体育档案应注意的问题。

1．学校体育教育是学校教育工作的一个重要部分，牵涉的内容广、影响的面大，因此，做好体育档案工作是一项细致、复杂的工作。在收集、整理建档的过程中，我们要坚持长期性、整体性、有序性、创造性的原则。

2．档案建立后，需加强管理，最好建立档案厨，将资料分类放置档案盒子内，记录所存档案的类别、目录及时间。

3．合理使用并及时更新或充实内容。对有时限的或不再适合当前教学形式的内容应及时装订成册，归案入档案（加编号），以便日后检查或其他用途备用。而对那些理论性知识或政策法规、计划要注意当前教育动态和形式变化结合本校、本教研组的工作特点及时调整，以便能更好的指导学校体育工作，以适应新的体育教学要求。

4．保存档案要规范，材料要完成。通常学校体育档案的目录等要依照“档案法”要求，规范、清晰、可避免不必要的重复。也有利于查找和收集，整理。

四．建立学校体育档案的意义

1．使学校体育教学工作正常化、规范地开展，有利于宏观调空学校体育工作。

2．体育档案的建立把学校领导的办学思想、体育教师的工作情况以书面形式体现出来了，同时也推动了学校体育的不断发展，促进了体育教师能力。

3．有利于体育教师将零散的材料系统化、将实践的经验理论化，同时随着档案内容的增加，也丰富了体育教师的知识，为开展体育教科研活动指明方向，并提供大量的经验资料。

4．有利于促进学校开展各项体育活动，档案的建立可促使各项体育活动长期、规范地开展下去，从而一方面不断丰富学校体育活动，另一方面也有利于体育教师组织开展各种教育教学活动。

五．运用体育档案应注意的问题

1．要及时、经常性地把收集、整理的材料进行科学分析，并建成档案，运用时要结合教学、训练等，以参考为主，以推动为目标。

2．要以档案为准绳，规范学校体育工作，全面深入地推动学校体育工作的开展。

3．要把学校体育工作档案作为指导学校体育工作、督促体育教师不断提高业务能力的指挥，不要把它做一种摆设或作为应负上级部门检查的内容。

参考文献：

1．赵云林《怎样建立体育档案》第五届中国学校体育论文报告会汇编

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关键词： 影像档案 设备 视频 非线性编辑

随着摄像技术的普及以及摄像器材价格的相对下降，越来越多的基层单位使用摄像设备记录日常的公务活动。因此，影像档案作为声像档案的一个分支在档案资源中所占比重不断上升，做好影像档案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于这种需求，笔者所在单位正在进行影像档案管理设备配备的前期准备工作，通过对相关设备的考察了解，总结出本文所谈的基层单位影像档案管理流程与设备配置方案。

一、加强基层单位影像档案管理

的必要性和意义

（一）时展促使影像档案的地位日益凸显

影像档案是以图像（或配有声音）为主要记录符号的档案，它直接提供所记录下来的场景和画面，而不是通过文字描述来获得联想和想象。因此，影像档案直观的反映所记录的内容，其原始记录性和证据性作用过硬；信息传递直观性强，信息受众覆盖面广，其传递的信息不受受众文化水平的限制，更易于为普通人接受，在文化宣传上有明显作用。在当代文化大发展、大繁荣的格局下，尤其是在历史文化宣传和体现亲民文化上有重要意义。2010年宁夏档案馆就曾派人到中央新影、中国电影资料馆查找涉宁影像档案，征购到《中央访问团到宁夏》、《宁夏人的喜事》等4部1950年反映宁夏历史状况的纪录片。①加强影像档案管理可以使档案资源得到极大丰富、强化档案资源建设，还可以提升服务水平、加强声像档案的安全保管能力。

（二）加强基层单位影像档案管理，避免由摄录人员保管、移交意识薄弱所造成的重要影像保管不利

一些单位影像档案资料相对匾乏，无法逃脱“三不”（种类不全、数量不多、质量不高）的困境。究其原因，不是没有拍而是没存好。影像信息与文字信息不同，没有事后补救的机会，一旦错失重要历史瞬间，将可能成为永世遗憾。传统上影像资料由于载体的特殊性以及对设备的依赖性在很多单位都是由宣传、电教部门或网络、新闻中心进行管理，档案部门仅就其主动上交或可知的单位重大宣传片等进行收集保管，很多珍贵影像未能归档。通过对一些市属企事业单位的调查了解，摄录人员往往认为拍摄任务完成往宣传部门或媒体一报送用完就完了；只重视当时的新闻效应，往往不会主动顾及到今后长期的保管和再利用，甚至一盘带子长时间反复用。有时随着人员或机构的调整，珍贵影像还可能发生流失或失控，这对影像的长期保存和开发利用十分不利。

（三）加强基层单位影像档案管理和设备配备，为档案部门解决设备不足难以正常开展影像档案管理业务的尴尬局面

一些单位的档案部门苦于没有专业设备无法保证接收来的影像得到妥善保管，直到目前都没能正常开展影像档案的接收、管理工作。设备配置不足使档案部门对于影像资料监管困难、管理被动，很多重要影像因疏于存档或存档不规范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用时找不到或没法用。有些单位即便将拍摄好的录像带或其他载体的影像资料交到档案部门，但由于缺乏设备，档案人员对于这些影像的保管无法进行有效监察，保管不当就可能造成文件损坏或文件格式、版本变化导致的不可正常读取等现象的发生。因此除了争取领导支持、加强制度建设和执行、做好前端控制与相关部门做好协作之外，档案部门配置相应的管理设备十分必要。

二、影像档案管理流程中的控制要点

虽然载体相对特殊，影像档案管理工作的日常主要环节与普通文书档案的接收、保管、利用、编研、统计等各环节相类似，理解起来很容易，档案人员完全能够胜任，只是需要具体的设备来支持。

（一）严把接收采集环节，保证影像质量

因为载体和来源不同，一般常见的影像文件主要有三类：一类是以磁带为记录载体，另一类是由摄像机自带的硬盘、直录光盘或移动存储卡为载体，第三类是经过摄录人员拷贝或转换格式后的文件。为方便管理、同时符合档案管理规定中对于影像文件的要求（《北京市档案馆电子文件接收办法》中规定“影像文件以MPEG、AVI为通用格式”）从移交来源所获得的影像经过采集后，对于需要转换视频格式的文件要进行转换加工，加工后进行存储、归档，无需转换格式的可直接存储归档。

（二）安全保管、定期维护环节

影像保管工作主要包括三个方面：一是保管环境，分为硬件库房环境和软件管理系统；二是选择相应的保管设备，如光盘柜、磁盘阵列或是传统磁带；三是做好后期维护工作，如定期检查文件的可读性、倒带、复制、备份、转换等。

老式的影像磁带在保管时要注意定期检查、倒带，做好温控、防潮、防磁等工作，有条件的可以逐步转化、备份成数字文件。电子格式的视频文件由于视频编码与播放器编码不匹配等问题有时会无法正常播放，所以收集视频时对于相匹配的播放器也要适当收集、对于保管中的视频文件要注意按需转码以及相应转码软件的配备。

（三）编研和提供利用环节

影像档案的利用分为两种，一种是提供直接利用，即把所存的影像档案直接调取提供给利用者，二是对原始档案经过不同程度的后期剪辑形成符合利用需求的新影像。影像档案不同于照片和纸质文件，它所记录的是一个时间片段，而不是一个单独的时间点。在这一时间片段中的所有信息不见得在利用时都需要公布、都可以公布。举例来说就是在某个展览上受时间限制只能展示10分钟片长的影像，但原始片长可能有60分钟；某段影像档案中有一小部分不宜公开的内容提供利用前需要先剪掉；再比如为了制作一段专题反映某一领域发展变迁的视频需要从若干影像档案中截取有用的相关片段进行合并。基于这些原因档案部门需要使用剪辑设备来进行编研和提供利用的工作。

（四）做好编目、统计，进行系统管理

影像档案管理的编目、统计工作和其他类型的档案统计工作基本接近，如果业务量大用专业的档案管理软件或媒资管理系统进行为宜，业务量小也可采用Microsoft Office软件的组件辅助人工管理的方式。Microsoft Office软件远比一般人想象中的功能更强大：Microsoft Access（数据库管理系统――用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息），Microsoft Excel （数据处理程序――用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据），对于中小型单位档案管理中的一般表单管理、分类统计、运筹计算等都可胜任。

三、基层单位影像档案管理设备基本配置与整合方案

不同单位因为拍摄器材和拍摄需求的不同所产生的影像文件有一定差别，影像档案管理的需求层次、对档案管理的经费投入能力的不同都会影响到对于影像档案管理设备的选择。一般基层单位配备应对日常工作的影像设备要根据自身情况以及影像档案管理的特点来进行。

（一）档案工作影像管理设备的特点

出于开展档案管理目的的影像工作设备配置与普通的影像制作工作存在差异。普通影像工作以“录、采、编、播”四大流程为主，档案管理则主要涉及“采、存、编、播”。“采”、“播”是共同的重点环节，档案管理对“录”、“编”的要求相对较弱，可剪可接、加字幕、加音轨、能做简单编辑即可，但是“存”的设备一定要好。在经费有限无法对每一个环节做充分投入时，档案部门可以参考此特点对经费进行合理分配。

选用非线性编辑（Nonlinear Edit）系统是技术发展的趋势，而且更经济。传统线性视频编辑是按信息的记录顺序从磁带中重放影像数据进行编辑，需要放像机、录像机、字幕机、特技发生器等外部设备较多，工作流程比较复杂；但非线性编辑技术（简称非编）借助计算机进行数字化制作，几乎所有主要工作都能在计算机中实现，所需外部设备相对简单、操作更简洁，适合档案部门采用。而且非编对素材的调用简便，无需在磁带上反复寻找、打破单一的时间顺序编辑限制，信息存储位置并列平行、可按各种顺序进行排列，与接受信息的先后顺序无关。同时，它还有信号质量高、制作水平高、寿命长、易于升级、易于传播的优势。

2．基层单位影像档案管理设备基本配置和选择建议

非编系统由软硬件共同构成。基层单位影像档案管理设备基本配置可以简化为非编软件（有时还需转码软件）+采集卡+PC工作站+存储设备（磁盘阵列、光盘柜）。通过这些基本配置足以实现档案部门对本单位日常业务中形成的影像文件的接收、保管以及编辑、调用，工作人员技术过关的情况下也可以完成档案专题短片的制作。如果库藏老式磁带数量较多则需加配放像机以完成采集工作；影像档案数量庞大的可以选择专门的媒资管理系统相配合，以实现各功能的总体控制；条件允许的情况下还可以配备如监听音箱、专业监视器、非编键盘等设备，以方便后期编辑预览、输出。针对不同的信号源和用户的需求层次可有不同的配置方法。比如收集来的影像信号源有高、标清之分；用户对影像加工的不同需求也会影响设备的配置――总后档案馆数字影像工作室从专业角度来看，其设备和技术力量就已达高端影像工作室水平。②

市售主流软件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。笔者认为价格不能作为唯一的判定因素，所谓的“广播级”、“专业级”、“消费级”分级也不能作为档案部门选择非编产品的硬性标准。消费级主要面向家庭和个人使用者，在此不做讨论。广播级、专业级的区别不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指标。例如，专业级非编通常不具备SDI接口，数字接口多采用1394、HDMI这些消费级接口，视频处理通常采用8bit或10bit量化。当然随着技术进步，视音频的处理质量总在不断提升，比如DV50曾经是典型的广播级格式，现在已成为专业级设备的标配。广播级非编永远采用最高端的技术，提供最高质量的视音频处理；产品多以整机交付，提供整机售后服务；采用帧内压缩（4:2:2或4:4:4采样格式），多代复制性能更好；提供面向多种应用的专用功能模块，具有网络化扩展能力和严密的管理功能。专业级产品大多是提供板卡+软件，提供板卡售后服务；专业级产品只采用简化的处理方式；用户的制作流程相对简单，基本无多代复制的需求，对采样格式和GOP结构不敏感；专业级非编多使用帧间压缩（4:1:1或4:2:0采样格式）；另外和广播级产品对数据安全处理级别也不同。各单位可以根据自己的经济实力以及实际需要进行选择。

经过研究比对，从软件的稳定性、易操作性、对中文语言环境支持以及视、音频格式兼容性、素材模板等方面考虑笔者认为采用大洋ME系列或EDIUS系列非编软件更适合档案部门对影像档案的管理特点。他们随机支持多制式混合编辑，可在同一时间线上混合编辑NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱词功能；能支持导入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持导出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按档案要求进行统一管理和提供利用。

3．整合解决方案

在档案管理资金充足的情况下，寻找合适的技术厂商做整体解决方案是最理想的状态。比如索贝的MAMSpace媒资网解决方案和大洋的iMAM2浩博声像管理系统都是不错的选择，浩博声像管理系统还在天津、呼和浩特、抚顺、长沙、武汉等地的多家档案馆得到采用，具有丰富的实践经验。虽然前期投入比购买前述简单方案中的设备要大，但是采用整合系统的好处是可以得到厂商的系统培训，设备之间的技术衔接也可以得到更专业的指导，便于后期维护。

在这个大发展、大繁荣的时代里，社会对档案工作者提出了更高的要求。为实现对影像档案的有效管理，档案工作者要顺应时展，掌握影像档案的管理技术，了解影像档案的形成过程，有的放矢地争取领导支持，为档案部门配备相应的专用设备或允许档案部门与其他部门共用本单位、本系统的影像管理设备，做好影像档案的管理工作；力争将更多有价值的影像纳入档案部门的管理中，做好妥善保存、开发利用，发挥其最大效用。

注释：

①李传芳.宁夏加大影像档案征集力度[J].兰台世界,2011(1月上):41.

②耿志东,邓昌军.主动出击 开创影像档案管理新天地[N].中国档案报,2011年5月5日,第三版.

参考文献：

1.卫奕.影像档案与历史研究[J].军事历史研究,2010(增):86-89.

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【论文摘要】计划生育工作的内容比较繁杂，包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等，就是统计上报各种数据，这些数据为国家和各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及计划生育动态提供原始资料，然而其多年来一直沿袭着以书面表格逐级上报的形式，在操作上有很大的难度，本文结合多年的工作实践，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在计划生育档案管理中的应用的一些思考与实践。 

 

《中华人民共和国人口与计划生育法》已于2002年9月1日正式施行，贯彻落实该法是计划生育职能部门头等重要的工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真正纳入了法制化管理，对建立新的、更完善的管理机制具有十分重要的现实指导意义。在我们这个人口众多的国度里，计划生育历来是我国的一项基本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视计划生育工作，许多考核都实行计划生育工作“一票否决” 制。与十年前相比，计划生育工作已从规范化、制度化步入到法制化的轨道，渗透到各项工作的方方面面。如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等等都与计划生育工作有关。本文结合多年的工作实践，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在计划生育档案管理中的应用的一些思考与实践。 

1 问题的提出 

计划生育档案管理工作十分重要，要管理的内容丰富，工作量大。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广大农村，由于外出打工者规模的扩大，致使流动人口急剧增加且档案数据变化频繁，这些都大大地增加了农村计划生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，仅靠建立相关登记簿(结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等)和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，显得十分重要。 

2 计划生育档案管理工作的现状 

目前计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。 

主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。 

3 利用计算机等现代化的手段，改人工管理为计算机管理 

目前在全国范围内，计算机技术在计划生育信息管理方面的应用还不够广泛，现在大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，与当今的信息时代显得极不协调。工作人员在抄录数据、统计计算的过程中，难免出错，故很难提高速度和质量。另外传统报送报表过程中的辅助开支(路费或邮寄费、人工费)也较多。基于以上原因，我们可以根据实际情况，编制统一的计划生育档案管理软件，下发到各单位。下级单位(或基层单位)，根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间；数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；节约成本，不用纸张，不用乘车送报表，不用花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；不用手工统计计算，大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。 

   　要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法， 即要求档案管理的收集、整理、 鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 

一要全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计划生育档案由于多年来未做全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。三要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。四要规范题名，保证检索查准率，因此在著录时要统一规范题名。 

4 加快数据准备，推进计划生育档案现代化管理进程 

一是分清轻重缓急，循序渐进。计划生育档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计划生育档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。二是分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。 这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。三是分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。 

 

参考文献 

［1］ 顾云霞 刍议计划生育档案管理［j］ 江海纵横2004(3) 

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关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段

中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS�的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》�GB／T17678－1999�把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件�最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

参考文献

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1、注册较为烦琐

进入档案网站，可以发现，一般的注册登录方式有市民邮箱和公众用户两种。相应的在网上查档时需要选择这两种方式注册登录之后才能进行。注册内容严格，除了一般的用户名和验证码之外，还要求填写真实姓名、邮件地址、联系电话、身份证号和联系地址，如果是企业用户的话还要填写公司名称和公司主页。用户注册成功后，网站将给予每个用户一个用户账号及相应的密码，也就是说在注册成功之后，并不能马上登录使用。该用户账号和密码由用户负责保管，用户对以其用户账号进行的所用活动和事件负法律责任。而根据规定，到馆查询档案，作为大陆公民只需要持有身份证明材料，就可直接到国家档案馆利用开放档案。这样看来，利用档案网站查档似乎比到馆直接查档更加烦琐。

2、内容冗杂

进入档案馆网站的主页，常常给人以无所适从的感觉。网站上内容虽然琳琅满目，但真正要找到自己所需要的信息，却要花费点时间。仅作为标识作用的一级类目，就“千人千面”。最多的档案网站，有二十多个，最少的只设有1个一级类目。相同的功能放在不同的类目之下，例如同是爱国主义教育功能，有的单独设置一个类目，有的则归入网上展厅。笔者也曾到国外档案网站上浏览过，以英国档案网站为例，在一级类目之前设置了站点导航性链接，包括帮助、联系我们、A到Z索引、站点检索、权限五个方面，对网站的所有功能及用户的使用权限进行了介绍，而到了一级类目部分，值得欣赏的是每个一级类目的第一个子类目都对这个类目的功能与使用做了解释，对于第一次使用档案网站的用户来说十分方便。此外，有些网站虽然类目繁多，但仔细观察发现其中不少类目可以合并。过多的类目对于用户来说的确很不方便，而作为标识性的类目都给人以冗杂的感觉，那么在其指示下的内容就更容易让用户感到混乱了。

3、检索功能不尽如人意

网站上的检索功能包括档案检索和文件检索，由于注册烦琐，笔者选择不需注册也能检索的文件检索进行体验。对于文件，有的网站进行了分类，检索起来相对比较方便，在检索方式上，主要有浏览检索、单一检索、复合检索三种，检索的结果也都可以以复制、打印等方式获得，检索结果多为目录，原文较少，而且即使是原文，也多为文本，很少有图像甚至是多媒体类型的文件。总的来说，并不能让检索者满意。

4、个性化服务鲜见

网络用户的需求呈现个性化的特点，而网络本身也具有提供个性化服务的能力。但是，在档案网站上基本看不见个性化服务的踪影。在以便捷、开放、主动为前提建立起来的档案网站上没有个性化服务，的确令人有些遗憾。而在图书馆网站、或者国外一些档案网站上，个性化服务开展的很好，吸引了众多用户。例如南京图书馆的个人阅览室，用户可以订制自己喜爱的杂志，并可以将喜爱的文章保存起来，供以后反复阅读；英国国家档案馆也提供定制功能，可以对在英国国家档案网站上公布的最近开放的文件、英国国家档案馆近期开展的活动、专题讲座进行定制，下载安装一定的阅读软件即可进行阅读。

5、缺乏档案馆的特点

档案不同于图书、资料，具有社会性、历史性、确定性和原始记录性，尤其是档案的原始记录性，这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。档案馆作为保管档案的场所，在选址、建筑、设备、制度等方面也有其特点。而到了档案网站，笔者很难看出它与其他类型网站的区别。在网站上，常常能看到一些便民服务包括交通、旅游、票务、购物、就业、气象预报等等，也许设置的出发点是为了体现档案网站的休闲利用功能，但问题是有专门的网站已经做得非常出色，用户应该不会“舍近求远”。我认为，档案网站首先要能够提供查档的服务，其次应具有社会气息、文化气息或一些趣味性，在做好这二者的基础上才能体现档案网站的休闲利用功能，凸显档案网站的特点。

二、针对目前的利用现状应采取的对策

1、找到正确的定位

档案网站提供服务，首先应明确服务的主体，找到自己的定位。打开欧美一些国家的档案网站，很容易判断出他们的服务主体是公众，从栏目设置到具体的内容与功能都站在公众的角度，所以在它的一级类目里安排了为第一次访问的用户而特别设置的指导子类目，网站的主体部分不断更新的是最近开放的档案、档案馆举办的活动等等，网站上甚至有电子商务的内容。我们的档案网站态度似乎不那么明确，网站上最新动态里有关档案部门自身的事务、与政府有关的文件、当然也有针对用户的内容，于是网站服务的主体包括档案部门自身、政府、公众三个部分，而面面俱到的结果，是使得网站内容变得冗杂，尤其对于普通公众而言，真正与自身相关的内容寥寥无几。我认为根据档案馆的性质以及档案形成的历史来看，档案网站应以公众与政府为主体，在内容与功能设置上都应以二者为前提，这样才能提高档案网站的利用率。

2、对现有资源进行有效的整合

根据普查的结果可以发现，我国档案网站的建设已经完成了从无到有的阶段，网站的内容在量上是有保证的，在质上仍有待完善。要提高网站内容的质量，首先要做的工作就是对现有的网上资源进行整合。所谓网上资源整合是指依据一定需要，对各个相对独立的数字资源系统的数据对象、功能结构及其互动关系进行融合、类聚和重组，使之成为一个效能更好、效率更高的新的数字资源体系。这种整合包括不同载体、不同类型的信息资源之间的整合以及本地资源与远程资源之间的整合。简单来说就是让网上资源完成一个从无序到有序的过程。丰富而有序的信息资源是做好档案网站服务的基础，如果不对网上资源进行合理有效的整合，必然影响数字资源的有效利用，通过整合，可以充分保障用户所需的档案信息，为确保网站服务的质量提供保障。

3、做好数字化等基础工作

网站上缺乏个性化服务，现有的服务质量水平不高，无法达到用户的满意程度，表面上看是我们的技术水平比较落后，但技术只是服务的手段，没有可供服务的资源才是关键。因此，要加大档案信息数字化工作力度，从源头保证档案网站的服务质量，才能提高网站的利用率。一方面通过相关技术与设备，加快现有纸质档案的数字化，另一方面要加强电子文件的收集管理。要动静结合，考虑使用动态网页和后台数据库技术加强和拓展网站功能。要学会换位思考，站在用户角度思考网站还存在哪些缺点，及时调整和修改。当然除了要做好数字化工作，档案传统的八项基本工作也要做好，因为他们是做好数字化工作的基础。

4、完善宣传工作

网站不同于其他传播媒体，有其自身的宣传手段。档案部门建立档案网站之后，除了采取档案馆手册、指南这些传统媒介开展宣传工作之外，还要善于运用搜索引擎、友情链接、电子邮件、新闻组和BBS这些网络上常用的宣传手段，下面据此做一些简单的介绍。

（1）注册搜索引擎。搜索引擎的网络导航作用使得它成为通向互联网络的必经之路，利用搜索引擎是上网用户获取他们不熟悉的网站或内容最常用的方法。在注册搜索引擎时，需要注意，把网站递交给搜索引擎有免费递交、亲自去各站点手工登记、付费登记、利用搜索引擎的递交软件递交四种方式。它们各自有各自的特点，要在充分了解其情况的基础上选择合适的递交方式，其次要注意避免选择不当的关键词，档案部门可以请教相关的专家，根据档案馆的具体情况拟写适当的关键词，否则会影响网站排名。统计表明，90%以上的用户通常只点击分类搜索结果的第1页，而在同一页，排在前面的网站点击数也远高于排在后面的网站，因此取得良好的排名意义重大。

（2）用友情链接进行宣传。与不同站点建立链接，可以缩短网页间距离，提高站点的被访问率。一般而言，建立链接有以下几种方式：(1)在行业站点上建立链接；（2）申请交互链接。寻找具有互补性的站点进行链接；（3）在商务链接站点申请链接。特别是当档案馆提供免费活动的时候，可以向网络上的许多小型商务链接站点申请链接。需要注意的是一般图片链接的点击率大于文字链接，如果是文字连接要注意文字修饰。

（3）用电子邮件宣传。电子邮件发送费用低，受到很多网站的青睐。其关键在于收集用户电子邮件地址，一般可以利用网站的反馈功能记录愿意接受电子邮件的用户，这需要档案网站加强自身的互动交流服务；另外还可以通过租用一些愿意接受电子邮件信息的通信列表，也可以电子新闻邮件，利用“签名档”，填写档案馆的名称、地址、电话号码、电子邮件以及特色服务等信息，从而起到宣传作用。

（4）在新闻组和BBS上宣传。互联网使得具有相同专业兴趣的人们组成成千上万的针对性很强的公告栏和新闻组，加入这些讨论，利用上面提到的“签名档”可以起到很好的宣传作用。BBS也是网民交流信息的重要场所，不过管理较新闻组严格。在使用时要注意技巧，首先要选择合适的BBS宣传，其次主题行要具有可读性和创意性，另外最好在讨论问题时进行宣传，以避免广告之嫌。

参考文献

1、张照余：《档案网站：定位、内容、建设与运行模式》，《北京档案》2001年第9期。

2、罗理希：《国外档案网站介绍》《北京档案》2002年第11期。

3、周林兴、苏君华：《中外档案网站比较》《中国档案》2003年第9期。

4、京波：《档案网站建设的四大误区》，《山东档案》2004年第2期。

5、阎婷婷：《北美国家档案网站教育体系建设对我国的启示》，《档案时空》2004年第6期。

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一、社区居民健康档案管理系统的作用简介

由于居民健康档案是一份动态信息，随时都会发生变化，所以建立居民健康档案是一项长期的工作，要在健康档案使用的过程中对建立的方式不断探索与创新。所以我们设计并完成了基于网络环境的社区居民健康档案的管理系统，接下来我们对此操作系统进行具体阐述。

我们所创建的社区居民健康管理系统由五个功能模块组成，包括档案管理、信息服务、家庭监护、信息传递和系统管理，居民健康档案根据普通患者、儿童患者和心脑血管疾病患者三种群体进行分类。

社区居民健康系统的五个模块所产生的功能具体如下：

档案管理模块的主要功能是既可以生成和打印所需要的档案报告，还可以进行档案的修改、添加和删除。信息服务模块利用了先进的网络技术，通过网络把社区服务中心和用户家庭关联起来，在社区居民从网上查询所需医疗信息的同时还可以将自己的健康信息情况上传到服务中心，这样社区卫生服务中心就可以及时地了解社区居民用户当前的健康情况，并根据实际情况对社区居民制定出合理的康复计划。家庭监护，这个模块主要是针对社区的独居老人以及患有心脑血管疾病的老人，社区卫生服务中心通过先进的网络技术对有需要的家庭进行监护，防止和减少意外情况的发生。信息传递，主要是使用先进的网络技术完成社区医院和中心医院的网络互通，如果病人需要在大中型医院进行治疗，那么医院医生就可以将所需要的病历档案通过网络及时地获取，同时社区医生也可以通过互通网络来获得中心医院专家的技术支持和指导。系统管理的主要功能是社区居民用户用来对信息进行修改、添加和删除，以及社区用户设置权限，修改用户密码和对系统数据的备份和还原。

二、社区居民健康档案管理系统的保密安全

社区居民健康档案管理系统的保密安全主要从三个方面来进行控制，即操作系统、数据库管理和应用程序。用户登录时采用双密码，一个密码进入应用程序，另一个密码用来进入数据库，双密码的主要作用是防止其他人仅用一个密码就可以直接打开应用程序并进入数据库。

用户进入管理系统的主要流程是：首先用户要用一个账号来连接注册表，在注册表中查找是否有此用户，如果有，系统将用户输入的密码与系统进行比对，密码正确用户就可以进入应用系统并将第二层数据库密码解密，然后系统把该用户ID和密码再次进行比对，正确则进入数据库，如果错误就退出系统。应用系统密码是由用户本人进行设置和更改，用户的ID号是系统的管理员进行分配。

三、社区居民健康档案管理系统的表现方式

首先是社区居民健康档案管理系统的数据库，数据库主要是把居民家庭住址、社区医生安排、常见疾病和体检情况等基本信息情况进行记录。在系统中，我们把居民的姓名、年龄、联系电话等个人信息存放在居民基本信息表里，在社区服务中有需要的时候可以快速从表中提取。

接下来是社区居民健康档案管理系统的服务器终端，社区居民健康档案管理系统是运行在Windows2000应用程序所提供的进程，其中主要用到了COM组件，因此这个服务器终端的应用程序没有应用界面。

社区居民健康档案管理系统在原有的两层服务器结构基础上添加了新的业务逻辑层，运用了三层服务器的结构设计。业务逻辑层主要是把数据库和客户端链接起来，起到相互传送信息的作用，数据库既可以收到客户端发来的请求，又可以将处理结果发送回客户端。因此新填入的业务逻辑层在提高工作效率的同时又减轻了整体服务器的工作负担。在管理系统中，连接数据库、打开记录集和对字段或字段集的操作主要是使用ADO属性和方法，因为将来如果需要对程序进行扩展完善，一定会需要对参数的查询和存储功能，所以在设计服务器终端的同时，也为这些属性进行了保存。

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1 信息技术对高校档案管理的意义

1.1 信息技术的应用可以实现高校档案的大容量储存

在高校档案管理工作中有效地应用信息技术，能够达成海量信息的存储，使得工作人员能够较好的来对应管理不同类型的档案信息。在以前实施档案管理工作重点是应用手工来进行分类整理，不仅工作任务繁重，并且还显现出较低的工作效率。在档案管理工作中有效应用信息技术，能够达成自动化与网络化的档案管理，并能够促进档案管理人员工作效率与质量的提升，其仅需在计算机中输入相关数据，就可以达成重复使用。另外，在系统输入相关数据之后，仅能够有着报表的自动生成，并来统计和分析相关的信息，由此也给予学校其他工作事务以便利性。

1.2 信息技术的应用可以为档案管理人员提供工作上的便利

在高校档案管理工作中有效应用信息技术之后，可使档案管理人员自以往固有的繁复手工劳动的当中走出来，并使其工作重点导入到汇聚和编撰资料当中，如此一来就能够较好提升档案资源的整体性和丰富性，由此也给予学校其他工作事务以便利性。另外，汇聚分类、开发应用档案也是一种繁复的工作，倘若档案管理平台缺乏完备性，则工作效率与质量也会较低。在档案管理工作中有效应用信息技术，即可达成档案资源的共享。首先教师能够以自我所具有的权限来对相关的资料进行浏览和下载；其次，工作人员也可通过网络传递交接相关档案资料，以此来对于高校整体的各项工作的质量与效率进行有效提升。

2 高校档案管理现状

2.1 高校档案管理观念落后

在以往不少高校的高层管理者通常会关注于教学与科研工作方面，而忽视了档案信息自身所具有的作用与价值。教师也是全身心投入到平时的教学实践当中，不注重建设与管理档案信息资源，认为自己与档案管理工作没有工作交集，滞后的档案管理理念让所建设的档案信息显得不完备，各类时间较长的信息资料都累积了起来，难以进行有效管理。导致产生了缺乏的实用性的档案信息，对于档案信息的客观真实性直接构成了影响。。

2.2 高校档案管理模式陈旧

伴随着我国社会经济的高速发展，档案信息资源已升华成为了社会进步的战略型发展资源。但是，部分高校还具有着较为滞后档案信息管理方式 依然应用手工来对档案进行分类整理，既有较大的工作量，而且质量与效率也较难提升，也未有专门的的档案信息资源库。同时“注重于管理，不注重于服务”也形成了在日常管理中的单一化，使得查阅档案时手续较为繁琐，未能较好的利用好档案信息。

2.3 高校档案管理水平整体低下

现今因为部分高校仍然在应用以往固有的人工管理档案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查阅，管理的质量与效率较低。另外此种方式，会让较多的人接触到档案，难以保证档案的保密。并且不便于保存、查阅、更新档案，并直接造成了档案的长期的累积，形成了就会较多的档案资料的存储，不便于保存、查阅、更新档案。

3 信息技术在高校档案管理工作中有效应用

3.1 信息技术中硬技术的应用

高校档案管理工作中应充分应用计算机、移动硬盘、打印机等多种辅助设备，能够有助于工作人员顺利实施档案管理工作。在以往固有的档案管理工作，是应用手工的方式来汇聚和处置档案资料数据，使得工作量较大，而且形成了工作效率低下。巨大的档案信息量使得查阅时较为困难。而在应用和推广信息技术之后，在高校档案管理工作大都配置起了计算机及其辅助设备，能够使得工作人员直接从网络来获取需要的资料信息，并转换和制作为电子版文件进行存储，以此来达成档案资料的数字化形式。电子文件不仅方便存储和保管，而且不占用保管的空间。由于电子文件是新型的信息载体，近数年以来，现今的电子档案已经逐渐替代了原先的纸质档案。学校所荣获的各类奖品，因为保管过程中会出现破损和陈旧等情况，所以应该拍摄出视频或是照片来进行影像保存，另外所荣获的各种纸质的奖状与证书等，能够制作成扫描件作为电子文档保存到计算机中。

3.2 信息技术中软技术的应用

即使是早期的文件系统也能够转化为电子文档进行有效的存储，由于此部分文件具有着繁琐的数据信息，在共享数据和检索信息等诸多方面都有着部分的弊端，因此难以进行的范围的应用推广。在当今信息技术的持续发展趋势下，为能较好的在档案管理工作显现出电子文档的管理工作数据库的作用。应用数据技术的能够较快的达成消除数据信息的冗余消除、有效检索信息、存储和共享信息。在高校构建起了档案信息管理的数据库，能够较好的应用计算机自身的快速检索、密集存储的功能，既可有效提升高校档案信息的保密性，还可有效提升档案管理工作质量与效率。作为世界性的计算机网络的互联网技术，是自规模不同、类型相异的计算机网络所汇合构成的。由于计算机网络化的普及，产生了共享的信息资源，随着持续性发展的互联网技术，在设备的配置及技术方面性能互联网技术都可达成档案的网络化管理的标准化要求。互联网技术既可达成传递、接收、汇聚数据档案，还可达成真正意义上的共享网上信息资源数据，并使得高校档案管理工作效率与质量得到较大提升。

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关键词：工作流；档案管理；ERMS

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)13-3063-05

Research and Application of Customization-Supporting Workflow Based on ERMS

FAN Xue-ying

(Automation Research Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Research and explore a customization-supporting workflow based on ERMS. First, introduced the design ideas and technical line of the customization-supporting workflow subsystem .And detailed designed the workflow subsystem in the Three-tier system. And then as an example of the archive operations in the ERMS to achieve specific of the customization-supporting workflow, and demonstrated the effect.

Key words: workflow; file management;ERMS

中国石油档案管理系统（以下简称ERMS）是中国石油统一的档案管理平台和档案信息资源共享平台。档案管理流程复杂、业务涉及层面广，特别是一些密级高、利用价值高的档案文件，需要在各分公司之间、分公司和总部之间以及总部和国家相关部门之间进行共享，而且各分公司的档案管理流程不尽相同，这就使管理业务跨度大、管理流程差异大，需要灵活的工作流管理策略的支持。

早期的基于工作流技术的档案管理系统大多采用了固定流程的开发方式，在系统开发之前，先对客户的实际业务流程进行建模分解，以抽象出来的工作流为模板，严格按照流程规定进行开发。我们把按照这种方式实现的系统称为定制式系统。由于业务流程固定，一旦有更改需求，就可能造成系统大规模的改动，使得系统维护难度大，费用高。为了克服定制式系统的弊端，许多著名的软件厂商与研究机构纷纷提出了多种解决方案。这些方案采用不同方法，不同程度的实现了从固定工作流程到可定制流程的转变，实现了工作流的可定制性。

ERMS采用可定制工作流技术，使得系统能够处理复杂多变的管理流程。业务人员能够通过可视化的方式分析和定义业务流程。在组织结构和业务流程发生变化时，能够在较少修改甚至不修改原来应用的情况下，仅通过适当调整或重新定义工作流程就能满足变化后的需求。

1可定制工作流设计方案

1.1技术架构设计

通过分析，该文得到如图1所示的工作流架构。

1.2数据层设计

工作流过程定义信息、工作流实例信息，组织模型定义信息以及系统日志，以特定的实体形式保存在关系型数据库中。主要的数据库表有以下六种：

1）工作流过程定义表（tblWorkFlowProcessDefinition）：保存过程定义主要信息，如，流程Id（ProcessId）等。相当于一个流程模板。

2）工作流活动定义表（tblWorkFlowActivityDefinition）：流程图导入数据库后活动Id（ActivityId）等相关信息存放在该表当中。一个工作流过程定义，由若干活动(Activity)组成。工作流程中每一个活动保存为一条记录。

3）工作流变迁定义表(tblWorkFlowTransitionDefinition)：流程图导入数据库后变迁Id（TransitionId）等相关信息存放在该表当中。

4）工作流过程实体表（tblWorkFlowProcessInstance）：工作流流程启动后，会生成相应的过程实例。该过程实例的相关信息存储在本表中。当前工作流状态和当前操作者可以用来追踪工作流实例的运行状况。

5）工作流活动实体表（tblWorkFlowActivityInstance）：工作流流程启动后，按照流程设置执行每个活动，执行到某个活动时，将按照过程定义，生成对应活动的实例。

图1工作流架构

6）工作流变迁实体表（tblWorkFlowTransitionInstance）：存放工作流变迁实例的相关信息。表关系如图2、3所示：

图2定义表关系

1.3逻辑层设计

业务逻辑层设计工作流引擎核心类。从图4可以看出，工作流引擎所涉及到的核心类有七个：过程定义类ProcessDefinition.cs、活动定义类ActivityDefinition.cs、变迁定义类TransitionDefinition.cs、活动实例类ActivityInstance.cs、过程实例类ProcessInstance.cs、变迁实例类TransitionInstance.cs，流程类型类EnumProcessType.cs。

一个工作流过程定义类对应多个工作流活动定义类;一个工作流过程定义类可以实现多个过程实例，过程实例由多个活动实例组成;一个工作流定义流转方向由多个工作流转换条件类定义。

1.4展现层设计

通过开发自定义控件ApprovalCommit.ascx，将工作流功能封装为组件，向ERMS业务模块提供工作流管理功能。实现开发控件的可复用性，大大减少了开发工作量和维护成本。

用户控件ApprovalCommit.ascx操作整个工作流的流转，进而实现对业务流程的管理。具体方法是，向业务表单添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，设置ProcessType属性，该属性为枚举类型，表示当前系统支持的流程类型，用来获得指定的流程模板的相关信息。控件为业务页面提供一个“工作交接”的操作区域，并在后台提供启动流程及提交活动的方法：启动新流程方法（StartNew Process()和StartNewProcessAndCommit()）和提交流程的方法（Commit()），用来对工作流的流转和状态进行控制。

图3实体表关系

图4工作流引擎核心类设计

2可定制工作流在ERMS归档业务中的应用

ERMS的主要用户功能包括档案查询、工作助理、收集整理、档案保管、档案统计、档案利用、应用管理和系统管理。其中，工作助理、收集整理、档案保管和档案利用四大模块都采用了可定制工作流进行流程管理。下面就以其中的收集整理中的归档业务为例，详细介绍可定制工作流在ERMS中的应用。

2.1工作流程分析及过程定义

参照工作流过程定义，对流程进行抽象：归档流程整体抽象为一个“过程定义”。归档流程中，有三个步骤，分别为:归档部门人员收集归档信息，归档部门领导审核，档案部门人员审核，这三个步骤分别抽象为三个“活动”，均需要人工参与完成。在各个活动之间有若干连接线，表示活动的流转过程，将这些连接线抽象成为“变迁”。“归档部门人员收集归档信息”活动出发，有一条变迁，流转到下一步活动。“归档部门领导审核”活动出发，有两条变迁，按照哪一个变迁流转与审核是否通过有关。为了表达这个变迁条件，将“是否通过”抽象为一个变量A，A的值是否等于0决定了下一步活动，A不为0表示“通过”，反之，A为0表示“退回”。“档案部门人员审核”活动发出的变迁也有两条，变迁条件与“归档部门领导审核”相同。

为了完成三个活动，需要开发对应的业务逻辑应用程序。为人工参与的活动开发对应的表单页面以及表单数据处理程序。抽象本过程定义相关资源：两个应用程序，分别命名为“归档事宜”，“工作提示”。

最后，抽象参与执行本过程定义所需的参与者，“归档部门人员收集归档信息”为过程实例发起人，“归档部门领导审核”的参与者是角色“管理员”，“档案部门人员审核”参与人是角色“超级管理员”。

归档流程图如图5所示。

2.2工作流程业务逻辑的实现

过程定义完毕之后，要根据过程定义开发相应的业务逻辑。归档流程中主要业务是由若干流转与审批过程组成的，需要保存的业务数据都是与归档信息及审核有关的内容。

图5归档流程

向业务表单添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，设置ProcessType属性，该属性为枚举类型，表示当前系统支持的流程类型，用来获得指定的流程模板的相关信息。对于归档流程，ProcessType属性设置为“EnumProcessType.归档流程”。

2.3实际应用效果

1）定制归档业务工作流：业务人员根据本公司实际归档业务流程，在“流程模板管理”页面“新建模板”或者选择符合本公司业务流程的模板，系统通过权限控制，实现流程模板与归档单位的一一对应。如图6。

图6流程模板管理界面

2）归档部门用户登陆进入“归档事宜”页面，新建预归档档案,进行信息填写并提交任务，如图7。

图7预归档档案信息界面

3）活动指向的归档审核人员在其“工作提示”下的“待办任务”列表中查看已提交的任务，如图8。

图8工作提示界面

审核人员点击任务名称，进入档案信息页面，审核预归档文件信息，确认是否可提交到档案部门。

4）同样，活动指向的档案部门审核人在其任务提示下的“待办任务”列表中查看已提交的任务，如图9。

图9工作提示界面

档案部门人员点击任务名称，进入档案信息页面，对归档部门提交的预归档条目进行审核，确认无误后完成电子文件归档操作。至此，归档流程结束。

3结论

本文提出了一套设计成熟、开发简单的可定制工作流的实现方案。本方案实现了工作流的可定制性，很好地满足了中国石油分公司多，不同分公司之间业务流程差异大带来的需求。

随着研究的深入，对可定制工作流的稳定性、安全性、扩展性，以及基于工作流的企业信息系统集成的研究将是下一步主要工作。

参考文献：

[1]于洋.基于可定制工作流的OA系统的设计与实现[D].大连:大连理工大学,2008.