不动产档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇不动产档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

一是企业职工档案管理分散，职责分工交叉重叠。当前，职工档案在全社会处于多头管理的状态，人才交流中心、劳动保障部门、用人单位都可以保管职工档案。一些属于中介性质的劳动机构也擅自扩大经营范围，收费管理职工档案，甚至有的保存于职工本人手中。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全及档案的真实性构成了直接威胁。有些保管单位不能对档案内容进行及时更新与补充，使职工的档案材料不准确、完整，甚至成为死档案。

二是在民营、外资企业中，职工档案管理，由于国家有关法律法规和政策的不健全，职工档案处于割裂状态。职工在企业录用前的个人档案企业无权过问，只能保管本单位录用后的档案材料，而且大部分企业的职工档案没有制度，档案也没有整理，散存在档案袋里，没有目录，没有检索工具。特别是在一些小型企业和个体工商户中，职工的录用和辞退都非常随意，根本就没有建立职工档案，特别是不给农民工建档的现象十分普遍，职工本人也没有档案意识，致使职工的切身利益根本无法保证，造成了严重的社会问题。

三是有些没有交纳养老保险金的破产企业职工档案仍在原单位保管。由于破产后人心惶惶，留守人员根本没心管理。有的放在麻袋里，有的锁进铁柜里，没有安全保护措施。还有的流放到个人手中，个人档案丢失现象屡有发生，影响职工办理各种保险及退休手续，给社会带来了不安定因素。

四是在各单位中，职工档案管理基础设施较差，保管条件落后，管理水平较低。职工档案大部分没有专门库房，放在办公室的柜子里，有的还是木柜。没有防火、防盗、防潮等安全设施，没有空调、去湿机等设备。管理基本以传统的手工操作为主，缺乏利用现代化技术设备。

五是档案内容缺失现象比较严重。由于历史原因，现存职工档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系的材料多，反映历史材料多，而反映职工个人特长、能力、性格、诚信等的材料少。特别是有的缺少招生录用审批表、合同、协议等要件，影响到职工办理各类保险。

六是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案，使职工办不了调动手续，侵害了职工的切身利益。有些职工为了跳槽，放弃了档案，导致了大量死档案的产生。

针对职工档案工作面临的新情况、新问题，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行规定》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》(以下简称《备案办法》)，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得了新进展。

1、明确了管理机构。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

2、健全了管理体制。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作的职责，四个部门各司其职，齐抓共管，保证了职工档案在管理上的连续性。从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员、退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。

3、拓宽了归档范围。增加了养老、失业、医疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面材料的归档，丰富了档案的内容，体现了职工档案的使用价值，为保障职工的基本权利提供了保证。

4、规范了改制与破产企业职工档案管理。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的，职工安置方案。

5、完善了制度建设。建立健全了职工档案管理的法律法规和相关政策，规范了职工档案管理，对职工档案的收集、保管、销毁、利用、转递、法律责任等方面加以完善。转递时间由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。

6、提出了处置办法。针对死亡职工档案无限期保管提出了具体处置办法。死亡职工档案在原档案保管部门保管15年以上，可以按有关规定经鉴定后进行处置。

7、用人单位招聘职工，必须100％签订劳动合同，否则不给予备案。签订一年(含一年)以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。

8、职工“跳槽”单位不得扣押档案。过去职工“跳槽”不辞而别，单位无奈，只能扣下其档案索要违约金来“挽回损失”，今后，用人单位这样的行为将被禁止。

9、职工档案丢失可以补办。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制，以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。

10、单位丢失档案，由单位负责保障职工待遇。因用人单位原因造成职工档案丢失，影响职工不能按规定享受社会保障待遇的，由职工单位或主管部门解决和落实相关待遇。

篇2

【原刊地名】南京

【原刊期号】200310

【原刊页号】49～51

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考

【 作 者】赵国洪

【作者简介】赵国洪　张家港市档案局，江苏张家港　215600

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：

1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。

3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。

1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。

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*年，全市档案工作的指导思想和主要任务是：在市委、市政府的领导和上级业务主管部门的监督指导下，认真贯彻党的*届六中全会和*大精神，牢固树立科学发展观，不断加强档案干部队伍建设和档案法制建设，继续推进档案工作规范化管理，抓好档案基础业务建设和档案信息化建设，全面提高档案馆工作水平，使我市档案工作继续保持持续、健康、协调发展，为促进和谐社会建设和绵阳跨越式发展做出新的贡献。

一、加强档案法制建设，依法管理档案事业

要继续贯彻依法治档方略，认真搞好档案法制宣传教育，加大执法监督检查力度，进一步规范执法程序，提高依法治档水平。一是抓好档案法制宣传教育。要以《中华人民共和国档案法》颁布20周年和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》修订并重新公布实施为契机，积极开展形式多样、内容丰富的档案法律法规知识宣传教育活动，提高全市档案工作人员的法制观念及依法行政的能力和水平，同时，要认真开展“*”普法档案法制宣传教育活动，加强对各级领导和广大人民群众的宣传，使社会各界听到档案的声音，看到档案的作用，增强社会的档案法制意识。二是开展执法培训，进一步规范行政执法和行政许可行为。按照合法管理，程序正当、诚实守信、权责一致的要求，正确行使权力，强化责任意识，提高办事效能。三是进一步加大执法监督检查力度。切实履行《档案法》和《档案法实施办法》赋予的职责，认真开展学习贯彻《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、现行文件报送、档案工作规范化管理等专项执法检查，依法查处和纠正违反档案法律法规行为，依法管理档案事业。

二、大力推进机关档案工作规范化管理，认真开展档案工作

等级评审和复查认定工作要在认真总结*年工作经验的基础上，继续推进档案工作规范化管理。一是大力推进机关档案工作规范化管理。继续抓好四川省人民政府办公厅转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知（川办函〔*〕103号）和四川省档案局《关于实施〈四川省档案工作规范化管理办法〉（试行）有关问题的实施意见》（川档发〔*〕22号）的学习宣传贯彻，提高对开展档案工作规范化管理的认识，主动争取党委、政府的支持，把档案工作规范化管理纳入政府和有关部门目标管理，充分发挥领导机关、行业主管部门在档案工作规范化管理工作中的领导和带头作用，提升系统、行业档案工作规范化管理水平，确保机关档案工作规范化管理按计划分步骤进行。全面完成*年5月日前已达标升级单位档案工作等级复查认定；未升级的乡镇以上机关档案室要有40％以上达到三级以上规范化管理标准。二是认真贯彻落实国家档案局第8号令。年内，市、县市区档案局要审定本级50％以上机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。

三、加大档案信息化建设步伐，提高档案信息化工作水平

要按照“统一规划、分步实施、利用优先、资源共享、安全保密”的原则，加大我市档案信息化建设步伐。一是要将档案信息化建设纳入本地电子政务建设总体规划，争取解决档案信息化

建设所需资金、设备、技术、人才等问题；二是要认真贯彻执行《四川省电子公文归档管理暂行办法》，继续加大《四川省电子文档管理系统》软件的推广使用力度，规范电子文件归档、管理与接收工作；三是要以《四川省电子文档管理系统》档案馆版推广使用为契机，加大数据库建设力度，开展全文数据挂接，做好档案信息的录入和现行电子公文的收集、整理和利用工作；四是要依托四川省电子政务内、外网，积极开展“三网一库”建设，已建成的要进一步完善功能，加大信息储量，方便查阅利用。未建成的要加大建设力度，尽快建成建好；五是要加强网站管理，提高信息化条件下档案安全意识，要建立健全网络安全和档案数据安全等各项制度，档案信息不在网上开展查阅利用服务。

四、进一步加强和改进档案馆工作，努力提高服务水平

1、顺利完成市档案馆搬迁，并积极争取经费改善馆舍基础设施。市档案馆的安全搬迁任务艰巨，要提前准备，精心组织。要认真做好档案消毒杀虫、打捆、装箱、安全押运、整理上架等项工作。同时，要积极向政府争取馆舍建设经费，配置必需的设施设备，确保馆藏档案资料安全和工作正常开展，并为市档案馆顺利通过省一级档案馆复查验收创造条件。*县档案馆亦应做好搬迁的各项准备工作。所有国家综合档案馆要进一步完善功能，努力提高服务水平。

2、抓好重点档案抢救和档案安全工作。要认真调查馆藏档案纸张老化破损和字迹褪变情况，主动向党委、政府汇报馆藏档案保管保护存在的问题，按照川财教〔*〕124号文件精神，及早

安排清代档案、民国档案、革命历史档案资料等国家重点档案和建国初期档案的抢救工作。要积极争取中央和省财政补助经费，落实地方配套资金，解决好资金和设备问题。同时，要把档案安全工作放在各项工作之首抓紧抓好。要实行一把手负责制和档案

安全一票否决制，确保档案资料的绝对安全。

3、依法加大档案接收力度，面向社会搞好利用服务。要按照《绵阳市人民政府办公室转发市档案局关于在机构改革中做好档案管理的意见的通知》（绵府办函〔*〕101号）精神，继续做

好机构改革中撤销、合并单位档案资料的移交、代管工作。除开展正常的移交接收工作外，还要在优化馆藏档案结构、突出特色上下功夫，特别要做好本地区重大活动、重要会议、重点工程,尤其是声像档案和名人、名产、名胜等特色档案资料的接收征集工作。要进一步争取党委政府的支持，增设已公开现行文件利用服务机构，加大已公开现行文件的收集和向社会提供公益信息服务的力度，全面开展已公开现行文件利用服务工作，把档案馆现行文件利用服务中心真正建成当地党委政府信息公开的场所。要不断完善服务方式和手段，为构建社会主义和谐社会提供更多更好的档案，充分发挥好窗口作用。

4、认真开展档案馆工作规范化管理和等级复查工作。*年，安县、*区档案馆在年底前要按照《四川省各级综合档案馆工作规范化管理标准》，分别晋升为省二级、三级规范化档案馆。

*、*、*、*县档案馆亦应按照《四川省各级综合档案馆工作规范化管理标准》，做好晋升省二级、一级规范化档案馆的准备工作。三台、涪城、江油市档案馆要在巩固省一级规范化档案馆的基础上进一步加强档案馆功能建设，努力提升档案馆现代化管理水平。

五、加强经济、科技档案工作，为构建和谐社会服务要继续抓好经济、科技档案工作和社会基层组织档案工作，科技城建设、县域经济发展、构建和谐绵阳服务。

1、加大企业档案管理力度。要认真贯彻执行《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》，坚持“政策引导、典型示范、有效服务”的企业档案工作方针，突出重点，分类指导，主动与国有资产管理部门和经济主管部门加强联系，积极探索社会主义市场经济条件下企业档案和企业职工档案管理工作，有针对性地提出改进和完善企业档案管理的措施和办法。坚持依法监管和有效服务相结合，协助企业建立正常的档案工作秩序，稳步推进企业档案信息化建设。要认真贯彻川办函〔*〕103号文件精神，在国有大中型企业中开展档案工作规范化管理等级复查和评审工作，对未达到规范化管理的国有企业，年内要完成50％以上的考评工作，继续开展对过去已达标国有企业的等级复查认定工作。要按照国家规定，积极参与企业资产与产权变动档案处置工作，确保国有档案资源不散失。在继续抓好国有企业档案工作的同时，积极做好民营企业档案工作的指导和服务。

2、认真抓好园区和科研院所、高等院校档案工作。按照“起点要高、标准要严、管理要规范、使用要方便”的原则，指导和协助各园区重点做好园区建设与管理、招商引资、撤迁安置、村改居档案和高等院校、科研院所中的科研档案工作。年内，对未达到规范化管理的科技事业单位，要完成50％以上的考评工作，继续开展对过去已达标科技事业单位的等级复查认定工作。

3、切实加强重点工程、重要技改项目档案工作。要按照《国家重点项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目文件归档与整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》、《四川省基建项目竣

工验收办法》等规定，积极采取措施，加大监管力度，规范建设项目档案管理。主动与计划、建设、交通以及重点办等主管部门加强联系，追踪重点建设工程、重要技改项目立项、开工建设进展情况，搞好重点建设工程、重要技改项目档案的指导监督检查，及时做好档案资料登记上报，参与竣工档案资料验收工作，确保国家重点档案资源齐全完整。重点抓好武引二期、江电二期、*水电梯级开发、*漩坪电站等在建项目和绵遂高速公路、长虹PDP、攀长钢50万吨棒材生产线等项目以及有关企业事业单位重要技改项目规范建档的指导监督检查和档案资料的登记上报工作。

4、加强城市建设档案工作。市、县市区档案局要高度重视和大力支持城建档案工作，协调城建档案部门与电力、电信、有线电视、天燃气、自来水等部门的关系，实现城市建设档案资源的集中管理与资源共享。各级城建档案部门要进一步创新工作机制和服务机制，进一步改善档案保管条件，加强基础业务工作，加快信息化建设步伐，提高现代化管理水平，发挥好城建档案在城市规划、建设、管理中的基础性作用。

5、加强社会主义新农村建设和社区档案工作。各级档案部门要主动争取党委、政府和有关部门的支持，做好社会主义新农村建设中档案资料的收集整理和管理工作，充分发挥档案工作为建设社会主义新农村服务的作用。要认真做好乡镇综合改革中撤销乡镇档案资料的移交接收工作，研究乡镇综合改革后加强农业农村档案工作的措施和办法。要以健全和完善村务公开、民主管理为契机，切实做好村务公开、民主管理档案资料的收集保管利用工作。要积极参与扶贫攻坚、农业增效、农民增收、农业产业化龙头企业、农村专业经济合作组织和农村合作医疗、养老保险等领域档案的指导调研工作。要在全面完成社区建档任务的基础上，进一步提升社区档案的规范化管理水平。

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近年来，在各级党委、政府的关心和重视下，经过各级档案部门和企业主管部门的共同努力，我市大部分国有改制企业档案得到了妥善处置。但是，仍然有一些国有转制企业存在档案管理职责不清、保管条件差和无专人管理等问题。为了进一步加强对我市国有改制企业档案的管理，切实防止国有企业档案的流失和损毁，发挥国有企业档案维护企业和职工合法权益的应有作用，根据《中华人民共和国档案法》和《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等法律法规的有关规定，结合我市实际，现就进一步加强我市国有改制企业档案管理工作提出如下意见：

一、切实加强对国有改制企业档案管理工作的领导。国有企业档案是国有企业发展建设、经营管理的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。做好国有改制企业档案管理工作，对于维护国家和企业利益，保护职工合法权益有着重要作用。为此，各国有改制企业主管部门和企业，必须对企业改制过程中的档案管理工作予以高度重视，确保档案工作有领导分管；有专人管理；有符合法规要求、具体可行的档案保管、处置办法；有保存档案的必要条件；有整理、保管、处置档案的经费保障。

二、严格把握国有改制企业档案处置工作的基本原则。做好国有改制企业档案工作，必须遵循维护国家安全和利益，保守国家机密和防止档案散失的原则；维护档案安全和便于档案保管利用的原则；区别情况依法合理处置和有利于企业保持经营管理连续性的原则。

三、合理处置国有改制企业档案的归属。国有企业资产与产权变动后，要根据企业的具体情况做好国有转制企业档案的处置工作。

（一）国有破产企业档案、国有企业被非国有企业兼并的企业档案，按国有企业隶属关系由县级以上地方国家档案馆接收。其他国有改制企业的档案由企业主管部门接收。

（二）国有改制企业要及时向企业主管部门和当地档案行政管理部门办理申请档案处置事宜，依法处置好企业档案。国有改制企业的档案人员必须在档案处置工作完成后才能离岗。

（三）接收国有改制企业档案的企业主管部门或企业，要做好档案的整理、鉴定、编目等工作，完善必要的保管设施，确保档案的完整与安全。

（四）缺乏必要档案保管条件的国有改制企业，可与市和所在县（市）区国家档案馆联系，由市或县（市）区国家档案馆提供档案寄存服务。需要寄存代管的，由企业主管部门委托代管单位并签订代管合同。寄存、代管的档案均应收集齐全、整理规范、目录清晰，并按有关规定办理交接手续。

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关键词：办公自动化；医院档案管理；策略 

作为医院管理工作中重要的一部分，医院档案管理记录工作为医院基础和设施正常运转、医院的科学研究和医疗技术进步奠定重要基础，并且极大促进医疗事业的进步和发展。由于新知识经济时代的飞速发展，自动化、现代化成为档案管理工作新的发展特征，开始逐渐更新工作思想和理念，传统人工操作的方式已经不适应当前办公自动化的发展需求。在科技的发展和带动下逐渐产生的办公自动化是一项系统工程，这一科技成果是建立在计算机和网络的基础之上的，以办公人员和业务为主体逐渐形成的人机信息系统。在医院档案管理中广泛应用办公自动化，能实现高效的档案管理工作，还能促进档案管理的巨大发展和飞跃。 

1 办公自动化环境下医院档案管理的必要性 

在信息和办公室工作中，运用计算机网络和计算机等技术设备，以完成良好地输送、接收和存储信息的过程，促进信息快速自动流动，保证提供真实、可靠和稳定的信息即为办公自动化。这一方式克服了传统手工归档管理模式的不足，实现高效的医院档案管理工作，保证稳定完整地实施医院档案管理。由于不断推进改革医药卫生体制，促进医疗卫生工作的进步，逐渐产生了巨大数量的医院档案，并且覆盖领域更宽，亟待进一步促进医院档案办公室自动化管理。 

1.1 档案管理工作及时有效 

因为医院不同部门的职能存在差异，包括科研、人事、病例、声像、文书、实物和专题等各个方面的档案，涉及治疗、教学、财务、基础设施等对医院正常运转直观重要的一系列环节。在医院应用办公自动化系统对不同部门之间职能、工作程序及工作人员等方面具有至关重要的影响，这种方式能克服传统人工操作的障碍，科学、有效、合理地开展档案管理工作，对检索和使用信息产生极大便利。 

1.2 档案管理更安全 

由于受到外部环境的影响可能会损坏传统纸质档案，难以完整保存纸质档案，占用空间较大并且还可能产生丢失的风险。而相比纸质档案，电子档案的优势就在于易于读取，具有较长使用寿命，结合需要的不同选择的载体也不同，办公自动化电子档案能够利用网络不受时间和地点的限制能自由传输，存储空间比较少，丢失的可能性也大大减少。 

1.3 实现信息共享 

医院综合档案室长期形成了多部门管理和分散档案的现象，难以完整保存和使用档案。在办公自动化条件下能发挥计算机的优势，实现科学化、标准化和规范化管理档案，高效、快速、便捷地查询所需要的档案信息，摆脱空间束缚；利用网络能够实现其他部门的工作动态和档案管理信息动态。办公自动化系统能够对文件进行严格归档，规范使用步骤和审批权限，维护信息的保密性。 

2 办公自动化环境下医院档案管理策略 

2.1 转变传统的工作方式 

办公自动化条件下的文件具有独立性。自动化档案管理不同于传统归档工作，它的最小单位是文件，对其进行处理之后直接归档，而传统档案工作全部由个人或者部门承担，所以，电子化档案的归档工作涉及的不仅是一个部门作为主体，而必须借助档案部门和信息技术部门的帮助，一起归档所有文件，二者缺一不可。此外，在建立自动化办公系统初期，就必须在设计阶段实施管理，同时必须前端控制也要运用系统功能。 

2.2 开展标准化管理 

医院档案管理的业务流程和工作内容主要包括收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等。必须科学有效建立各项档案标准，严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行。同时，要必须以医院档案的现状为基础，实施标准化管理，严格控制和管理好归档材料手续、表述和观点等，保证归档和存储有价值的档案信息资源。医院档案管理制度必须随时进行调整，明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制，规范管理好档案的各项工作。 

2.3 有效利用档案管理资源 

医院档案管理部门主动性不够，必须积极转变工作态度，实施档案信息服务，为病患提供便捷、高质量的服务。第一，要充分使用档案资源，参与院庆、学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等。第二，要将档案信息资源充分挖掘出来，对医疗信息、文件和专题进行整理和汇编，针对不同的视角挖掘医院档案信息资源，为医院领导和工作人员在教学、科研和管理等方面的工作上奠定基础。第三，对医院档案服务理念进行更新，针对不同视角和层面展开调研，全面搜集档案信息需求，按照一定的方向和标准，找出具有价值和意义的信息，以便服务质量的提高。 

2.4 建立专业档案管理队伍 

由于医疗卫生事业不断发展，产生了很多的内容和领域，医院档案数量也逐渐增加，内容和形式得到丰富，增加了管理方法的难度，因此亟待增强档案工作人员的素养。一方面，必须严格管理档案法规、档案管理、信息管理等相关专业知识的技能培训，积极举办医院档案科学研究和管理经验交流活动。为了培养高素质的专业档案管理人员，必须进行人才培养计划，提供晋升机会。另一方面，扎实学习专业理论知识、信息知识和计算机技术知识，有助于促进档案信息化管理。 

2.5 加强网络安全建设 

作为计算机系统的网络系统包含硬件、软件、技术设施和存储的数据材料等各个部分，其优势在于安全、可靠、高效、经济等。网络安全必须保证不能破坏、更改和泄露网络系统中的所有部门，维护系统正常运行，保证网络服务的连续性。利用防火墙、数据加密、攻击检测和数据恢复等技术能够实现和保证网络安全。患者能否安全顺利完成诊疗和康复受，医患双方合法利益是否得到保障，受到医院病案信息的重要影响。在办公自动化要求下，医院亟待执行上述措施有效保证医院内部网络和工作平台数据的安全。 

3 结语 

总之，在现代科技发展的环境下，必须将现代技术积极运用在医院的档案管理工作中。现如今，计算机已经在各行各业得到良好运用和发展，人们对将计算机技术和媒体技术运用在办公自动化中给予更多重视。使医院档案管理实现办公自动化，一方面能够帮助档案提高规范化管理水平，另一方面能实现高效管理和使用档案。所以，医院在面对将来的档案管理时，必须对档案管理的作用给予高度重视，找出医院档案管理工作的不足，归纳和概括相关经验，不断对策略进行调整，将医院资源充分利用起来，使医院管理能力提高。 

参考文献 

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摘 要：我们现在的时代是电子信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题。本文紧密结合工作实际，就网络环境下的"无纸化办公"给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了认真研究。

关键词：无纸化办公 档案管理 特点 新挑战 研究

中图分类号：TP39 G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0017-01

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的

产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。OA办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

1.档案部门参与归档工作的新挑战

办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

2.电子文件归档法律效应的新挑战

电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

3.电子文件档案利用的新挑战

电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

4.电子文件保管的新挑战

电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

三、结束语

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关键词:无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是office automation的缩写（简称oa系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。

oa办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

（一）档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

（三）电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

（四）电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

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一、农业行政执法档案的特点与作用

农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。

它的特点是：

1.专业性强。农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人，这些都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同，并明显反映出一定的专业特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农资管理等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的专业性。

2.成套性。一个独立的专业执法活动，如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会影响其使用价值。

3.现实性。主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就能收到经济效益和社会效益，故有现实性。

4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。

它的作用是：

1.农业执法档案是执法活动的依据和凭证。在农业执法活动中，一切活动都程度不同地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据。在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。

2.农业执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上各种各样的交流占有重要位置。同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。

3.农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。

二、农业行政执法档案业务的主要工作内容

农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：

(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。

(二)整理。就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。

(三)鉴定。就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，以及销毁那些无需保存的部分。

(四)保管。就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

(五)编目与检查。农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。

(六)利用。就是创造各种条件为满足对执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式，介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。

三、做好农业行政执法档案管理的几点意见

农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。

(一)加强领导，建立组织

搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

(二)制订制度，明确职责

制订档案管理各项规则制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。

(三)加强培训，掌握技能

首先，要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂农业法律法规、热心于农业行政执法工作和责任心较强的执法人员，担任农业行政执法档案的管理员。其次，加强学习培训，既要管理人员掌握农业法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，还要掌握计算机的应用技术，不断提高管理者的业务水平。

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关键词：艺术档案；研究；现状

艺术档案是专门档案的一种。刘国华的《科技档案管理学》中：“专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，在专门活动中形成的所有档案。包括：会计档案，人事档案，诉讼档案，病历档案，婚姻登记档案等”。珍贵的文化艺术档案，不仅是文化艺术活动的真实见证，也是民族文化的根脉。艺术档案工作是文化事业的一项重要基础性工作。自1983年文化部，国家档案局联合印发《艺术档案工作暂行办法》以来，艺术档案工作已经走过近30年历程。近年来，随着我国文化艺术事业的不断繁荣发展和各地文化艺术档案管理实践的不断深入，文化艺术档案工作得到稳步推进，有序开展。文化艺术档案收集整理进展顺利，为国家留存了极其宝贵而丰富的文化艺术档案遗产。同时，艺术档案作为一门新兴的档案学边缘学科，已初步拥有了自己的研究成果。概况为：在艺术档案工作实践中，用于指导，监督作用的，由文化主管部门和档案管理部门制定的艺术档案有关的文件，法规，教材，行业标准及一线艺术档案工作者撰写的实践经验等理性总结。尽管和别的档案分支学科相比显得数量小，稚嫩，单薄，浅显，处于起步阶段。有必要对其进行梳理汇总，以勾勒出其基本的研究现状供参考。

一、相关文件

艺术档案产生在文化艺术单位，文化行政主管部门根据艺术生产，研究，活动的各自特点制定了用于规范，指导艺术档案工作的针对性意见，通知，政策等文件，是艺术档案研究成果的重要组成部分。

1.用于指导艺术单位艺术档案工作的文件

艺术档案工作开展前期，主要是通过检查，评选先进，经验交流会等形式使全国艺术档案工作能够较快发展。2001年9月，文化部办公厅办机档发〔2001〕33号《文化部办公厅关于进一步加强艺术档案管理工作的通知》,是为进一步加强对艺术档案管理工作，督促，指导，贯彻落实好新修订的《艺术档案管理办法》和《省级文化艺术单位艺术档案检查要求》的文件。

2.用于指导“大型艺术活动”艺术档案收集的文件

国内，国际各类文化艺术节，评奖，调演，汇演和大型展演等活动学术会议，是文化艺术档案的集中展示。近年来，我国大型文化艺术赛事活动名目繁多.以戏剧为例。如：“世界戏剧节”“国家文华大奖”“文华新剧目奖”“中国艺术节大奖”“国家舞台艺术精品工程”、“五个一工程奖”“全国现代戏会演”“中国戏剧节”“中国曲艺节”“中国豫剧节”等。这些活动不仅生成了大量的纸质文件材料，而且形成了丰富的照片，图表，录音，录像，光盘和实物等不同载体的艺术档案。2006年3月文化部办机档函〔2006〕80号《文化部办公厅关于加强大型文化艺术活动档案管理的通知》，强调了大型文化艺术活动中艺术档案收集的重要性，明确规定主办，承办单位的职责。从制度上保障了大型艺术活动档案的收集。

3.用于指导“文艺基础资料保护”的文件

为了保护多姿多彩、辉煌灿烂的优秀的民族民间文化，建国以来，文化系统组织开展了多次规模不等的民族民间文化调查活动，收集，整理了大批第一手资料。特别是始于80年代被誉为“中国文化万里长城”的“十部民族民间文艺集成志书”的编撰。在此过程中，全国十多万文化工作者经过20多年的采风，普查，整理，收集，积累了许多宝贵基础资料，成为中华民族传统文化遗产的重要组成部分，是建设中国特色社会主义先进文化的重要基础。这些珍贵资料大都保存在承担“十大集成”主要撰写任务的文化艺术研究单位图书资料部门。2006年7月13日文化部，文教科函〔2006〕1334号《文化部关于加强文艺基础资料抢救，保护，管理工作的通知》针对民族民间文艺基础资料的重要性，采取有效措施进一步提高文化系统基础资料建设和管理水平，制定完善的规章制度。强调充分利用现代科技手段进行抢救和数字化永久保护。采取摸清文艺基础资料的数量，种类，珍贵程度，保存状况，建立数据库，保护的认定，备案，问责制度等措施。

4.用于宏观指导艺术档案工作的综合性文件

为了对初步形成的文化艺术档案工作骨干队伍进行培训。2008年9月8日由文化部中国艺术档案学会主办，苏州大学社会学院承办了“文化部艺术档案业务培训班”。会后文办发〔2008〕37号《文化部关于进一步加强文化艺术档案工作的意见》是近年来全面、科学、具体，指导艺术档案工作的综合性文件。

二、相关法规

1987年颁布的《档案法》标志着我国档案事业管理步入了依法治档的新阶段。2002年2月1日文化部，国家档案局第21号令《艺术档案管理办法》，是艺术档案专门法律法规。它科学界定了艺术档案主体的权利和义务，规定艺术档案定义，明确管理，机构与人员。从内容上，载体形态上划分归档范围。明确文化艺术单位对艺术档案的权限，收集职能，艺术档案与艺术资料的区分。明确了收集与整理原则，强调名老艺人艺术家和散失艺术档案征集。规定了分类设置，组卷规则，及非纸质载体艺术档案的分类编号，艺术档案的保管期限。明确管理制度，职责范围，撤销合并接收，运用先进技术开发艺术档案信息资源。划定艺术档案归档范围。为健全文化艺术档案领导管理体制，管理机构，加强收集整理和队伍建设等方面提出了具体的任务和要求，为艺术档案的管理和建设，依法监督检查，维护艺术档案的完整提供了有力的制度保障。它的颁布和实施，对保护积累我国优秀文化遗产将产生的积极作用。使艺术档案理论上升到法理层面。

三、相关教材

艺术档案作为一门新兴学科，已经成为当代档案学领域一个充满生机活力和具有美好发展前景的学科。随着文化体制改革，艺术表演团体企业化管理，艺术资料人才奇缺，艺术档案流失严重，在就业压力越来越大的今天，艺术单位公开招聘的艺术资料岗位也成为众多高校毕业生的选择。由此产生了对艺术档案专业人才的需求市场。为了更好地指导、规范全国文化艺术档案管理人才市场，提高和培养艺术档案人员的业务素质。2008.11文化部办公厅编《艺术档案管理读本》由文化艺术出版社出版。它吸收档案管理办法及相关文章作为教材的重要组成部分，关注国外理论前沿借鉴先进理论成果和丰富经验，详细阐述了艺术档案与艺术档案工作，艺术档案收集，艺术档案整理，艺术档案的利用和检索，艺术档案信息化与数字化管理，艺术档案的保护与库房管理等基本理论，基本技能。突出科学性，时代性，简明性，实用性，体现文化艺术档案学科最新研究成果和知识。全方位、多层次地展现文化艺术档案管理的主要内容和基本特征，是艺术档案学第一部全面、科学、系统的理论专著。

四、行业标准

标准化工作是档案管理现代化的基础条件和必要前提。艺术档案整理是指按艺术材料形成的来源、内容、时间、形式等方面的要素，对艺术材料进行系统分类、组合、排列、编目和数字化处理，使之有序化的过程。为实现艺术档案整理的制度化，科学化，规范化。提供行业管理遵循的基本法则。文化部颁布《艺术档案整理规则》（征求意见稿），要求严格按照《艺术档案整理规则》，切实做好各种载体形式的文化艺术档案材料的收集归档工作，确保艺术档案，艺术资料规范整理。

五、研究文章

目前全国有5000余人从事艺术档案工作。笔者以中国知网《中国期刊全文数据库》为数据源进行统计。输入“主题”“艺术档案”检索出629条艺术档案文章，范围在（1980―2011）年度。对某一领域研究论文的主题进行分析，可以揭示该领域研究的基本特点，发展动向和发展规律。在629篇艺术档案论文中，经过分类梳理其研究主题涉及：

表1 文章主题统计：

分析：艺术档案研究主题主要集中在三个大的方面：1.基本概念研究（艺术档案本体的定义，性质等基本概念）2.管理方面研究;：各类型艺术单位，各种载体形态的艺术档案管理方法。3.综合性主题研究：现代科技在艺术档案中应用，文化体制改革，大型艺术活动，非物质文化遗产等艺术相关主题。存在问题：虽然艺术档案研究文章主题广泛，但论证不够深刻，仍处于实践总结的较浅层面，起步阶段。

表2文章数量统计：

分析：艺术档案主题文章只占档案主题文章的0.38%。说明其在档案学术研究中的边缘位置。

表3 文章作者单位统计：

分析：1.发现艺术档案具体涉及和分布集中在上述部门和单位。2.作者来自文化系统内的机关企事业单位，和系统外的新闻媒体，图书馆，档案馆，艺术高校等机构。人员数量不多涵盖面广。说明艺术档案理论研究已经深入到文化艺术一线。并得到重视成为一个新的研究领域。

表4艺术档案发文量统计：（1980―2011）

分析：发表过4篇以上艺术档案文章的期刊有30种。主要分布在档案类核心期刊，戏剧，电影，图书馆类期刊占总发文量的58%。其余的42%文章则分散在全国各地121种报纸期刊中（图书馆学，文艺，艺术，科学，教育，美术，戏曲艺术，科技信息，广播，影视，档案）可谓五花八门。说明艺术档案理论研究是具有普遍性，广泛性，兼容性，渗透性，交叉性的，各个相关学科都能接受。从文章形式看多是工作经验总结，调查报告，会议记录，管理方法等，明显处于初级阶段。从文章的发表分散程度来看，说明艺术档案文章还没有一个相对固定的刊物可供发表。在档案类期刊中《浙江档案》发表艺术档案文章最多，在艺术类期刊中《内蒙古艺术》发表艺术档案文章最多，说明艺术档案的边缘和交叉特点。

结论：目前艺术档案学是一个位于档案学和艺术学的边缘，交叉学科。作为专门档案的一种，艺术档案研究现状是比较完备的。得到各主管部门应有的重视，初具规模并具有美好发展前景。

参考文献：

[1]文化部办公厅.艺术档案管理读本[M].文化艺术出版

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[2]刘国华.科技档案管理学[M].河南人民出版社,2006,8 19-20

[3]张萌.新时期的艺术档案收集工作[J].兰台世界 2010，

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[4]唐淑香,李利.国内图书馆营销研究论文的定量分析 [J].河

南图书馆学刊,2011.3.34

篇10

Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.

关键词： 煤炭企业；档案管理网络；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

随着煤炭企业改革开放的不断深入发展，循环经济得到较快发展，特别是立足煤、延伸煤、超越煤，拉长产业链条，形成了以煤炭生产为主多种产业结构并存的格局，煤炭企业纷纷成立了各大集团公司，这就使档案馆的工作必然担负起集团公司下属的各子、分公司、参股、控股公司的全部档案管理工作的任务，建立怎样档案管理网络？形成怎样的工作体制、运行机制，是摆在我们面前的紧迫课题，需要深入思考，进行一一探讨。

1 面临的问题

1.1 档案工作运行机制与煤炭企业发展脱轨 目前，不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标，认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用，不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心，以二级单位档案科（室）为重点，部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱，机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落，文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用，企业档案工作被忽视。

1.2 档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要 随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入，集团化大公司不仅规模大，而且子公司众多，性质各异、区域分散，比如：潞安集团公司是以煤炭为主业，同时始终把循环经济作为资源型企业，发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化，企业档案的形成大大超越了原来的范围，其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制，必然无法满足企业个性化的要求，不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3 档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应 档案工作是一项十分专业的系统工程，不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干，没有技术含量，抱着资料装装订订，存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能，生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2 煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1 没有形成一套强有力的管理网络核心 形式多样、性质各异的子、分公司存在，造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职，各自为天，特立独行，没有统一的档案管理网络核心，不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上，职责不明确。

2.2 没有形成一套系统完备的档案管理网络制度 不少煤炭企业档案管理制度不健全，没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如：由于档案管理网络监管不到位，某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步，往往先开工后审批，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失；没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准，分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如：没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，大型设备不经档案人员参与验收签字，随意开箱运行，造成档案资料丢失。

2.3 企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识 不少单位往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法，极易造成档案分散保存。同时，档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备，必然导致档案缺失。

2.4 在企业产权变动中，企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失 如一些公司在关停过程中档案随意堆放；在破产清算过程中会计档案频繁借出，未办理借出、收回手续；企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走；职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等，都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3 决解问题的办法

3.1 建立健全档案管理网络体系，统一领导，分级管理 规范全宗管理，统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系，统一领导，分级管理，便于了解掌控各级档案管理部门工作动向，及时进行监督、指导，有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例：1988年潞安集团公司档案馆成立，为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里，集团公司档案馆改进工作思路，及时对公司所属各单位进行调查摸底，对符合构成全宗三要素的单位，给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范，并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系，形成档案管理网络有机整体，便于统一领导，分级管理，有效地保护和利用档案。

3.2 健全档案网络工作体制，坚持依法办事 建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制，形成开展工作的有效运行机制，提供坚强组织保证，是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法：以公司档案馆为龙头，对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”，有目标、有考核、有监督。有目标：开局之年就制订详尽的工作计划和方案，并以文件形式下到所属各立档单位执行，从而推动档案工作开展；有考核：根据每年的工作目标，相应制定考核办法，进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作，确保档案安全保管，提高档案工作者的业务技能，增强为集团的服务意识。

3.3 创新管理模式 建立档案协助方阵 为建立起“管理科学、服务高效、运转协调，门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式，实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区，规模增大，机构层级增多，办公地点分散，这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置，积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域，交通情况，划分十二个方阵，每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑，权衡管理水平、人员素质之后，才被列入负责单位。采用这种管理模式，一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系；另一方面又解决路途遥远，不必要的人力、物力、财力浪费，可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式，能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展，提高档案信息资源开发利用，推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设，更好地为集团公司服务。

3.4 全面夯实档案管理网络基础，确保档案工作走向规范化、标准化轨道 由于煤炭企业档案工作发展不平衡，各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐，存在太多漏洞，不少单位档案工作得不到重视；档案硬件设施跟不上，档案没有固定存放处；保管条件恶劣；档案库房乱堆乱放杂物等等，严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础，确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例：该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶，积极与所在省、市档案局联合，制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度，开展评比、达标活动。经过不懈努力，不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库，并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员，制定了相应的档案管理制度，建立了符合本单位实际情况的档案分类标准，大大夯实了档案工作基础，为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5 用档案管理网路控制单位、控制人员，防止企业档案流失 煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，根据自己所管辖各立档单位，有针对性地下发年报统计文件，及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向，从而及时掌握破产企业状况，并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作，督促这些单位夯实责任，加强档案妥善保管，确保档案万无一失；就人员控制：各立档单位形成与人事、劳资携手，档案不移交，不签字，不允许调动制度。

3.6 培训档案管理网络圈内档案人员，需建立灵活多样培训机制，提高人员素质 要有一批以煤炭企业档案馆为核心的管理网络圈内的能胜任煤炭企业档案工作的管理人员。培训管理网络圈内档案管理人员，可根据本单位实际情况而定。一种方法：选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，稳定档案专业队伍。另一种方法：直接邀请上级档案主管部门选派专业骨干人员深入基层，改变以往站在讲台理论教学模式，采用和学员互动教学或直接亲自手把手教学，以干代训，让从事档案工作人员尽快掌握档案工作基本原则、工作流程、分类方法，同时熟悉了解本单位生产、经营、管理、安全、基建等等方面工作内容，提高档案人员的综合素质和服务本领。

参考文献：

[1]徐建民.档案管理中心[Z].中远集装箱运输有限公司年鉴，2002.