档案的数字化管理范文

导语：如何才能写好一篇档案的数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、房产档案数字化管理的内容

1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。

2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。

3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。

4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。

5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

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一、 关键词：档案数据库；档案数字化管理；电子文件

信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。

二、 首先是档案数据库的建立和维护。

档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻

辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。

三、 档案数字化管理

在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数字化。二者数字化的原理和技术相同。纸质档案检索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用数字图像技术，将纸质档案文件以及照片、图片、底片等通过输入设备(数码像机、扫描仪、数字摄像机等)所获得的并以数字格式存储的图像，在电脑上利用各种图象处理软件，对图像进行各种技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR 图像文件的管理、检索、打印输出等，以提高保管质量和现代化管理水平。对这些档案进行数字化，可以极大地提高档案和利用效率。一般而言，一个完整的计算机数字图像应用系统包括输入、存储、处理、输出等主要环节。基于输入设备的核心技术主要有光点转换技术、色彩管理技术、色彩校正技术、动态色彩样正技术、三色同步扫描技术；处理技术主要有色彩增强技术、增强图形技术、位增强技术、图像处理软件；存储与检索技术主要涉及图像压缩格式(TIFF 与JPEG 格式)和检索查询技术；输出技术可采用不同方法和设备进行：屏幕显示输出、热转换打印输出、彩色喷墨打印输出、数码扩印技术、胶片记录仪等。一个理想的数字图像系统，不应孤立地考虑某一个环节的处理方法和技术，而是要寻求整体综合效果，系统的每一个环节都必须符合要求，才能保证获得满意的最终效果。数字化的设备的性能，决定了数字图像的质量。

三、是电子文件的收集与归档。

1.电子档案的特点：

（1）、虚拟性：电子档案是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

（2）、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机等设备电子档案不可用。其对设备的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

（3）、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于以往各种人工可识读的信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（4）、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化也是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。

（5）、信息共享性，传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息。

（6）、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传___________输、便于异地调阅或形成文件。电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题如：（一）数据的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改动性；（四）信息的易出错性。由于电子档案这些特性，决定了电子档案在收集、整理、鉴定、编目、检索、保护、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.电子档案的收集。

电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以多角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷。所以就不存在“案卷”这一基本单位了。电子档案在接收方式上可以采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交、在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换以解决不同格式电子文件的识读问题。

3.电子档案的整理。

由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。

4.电子档案的鉴定。

电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定主要是对文件的内容及某些形式特征进行充分的技术分析，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。技术鉴定包括可读性鉴定，无病毒鉴定和介质鉴定等。电子档案的鉴定程序为归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定，对未进入档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。

5.电子档案的保护。

电子档案的保护是电子档案管理工作中的重点。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度，防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。具体要求为：（1）控制适宜的温湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃，相对湿度为40%，光盘保存推荐温度为14℃-24℃，相对温度为45%-60%。（2）防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。灰尘是电子档案载体的最大天敌，在电子档案的保管过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。要防止外磁场的影响，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。（4）防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

6.电子档案的利用。

电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据需要对其信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定的专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。

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长期以来由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需要与档案所提供的档案信息，利用方式之间的矛盾迟迟难以解决造成。档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果不重视档案室数字化档案馆的建设，不能在网络上有效的传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求。随着经济社会的发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增大，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层，各部门之间对档案信息的交流也更加频繁。人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流平台。实现档案馆之间的档案信息资源共享。档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段，当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐。瞄准社会对档案信息资源的需求和加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着金山找饭吃，无疑是不现实的。因此档案工作只能坚持与时俱进。

由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆、又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确的查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用率。

数字化档案管理使资料能及时归档，尽快提供利用，按照以往的传统管理，必须归档后才能查找，而通过网络计算机管理的数字化档案管理使查询资料变得非常简单，数字化档案事实上成为了无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便信息控制中心。

数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，数字化档案的管理，研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从保管，利用职能向信息采集、管理和信息服务智能转变。今后随着计算机，网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。

各国档案馆都在寻求相适应的现代化档案运作模式以增强自己在网络社会中的竞争力，更好的为社会和读者服务，成为未来社会的公共信息中心和枢纽。在我国，档案馆大部分已经完成档案业务管理自动化建设，未来的重点应该是档案的数字化和网络化建设。

档案数字化系统分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化阅读系统三大部分组成。每个部分纵向和横向的各个节点都应到达一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成是不现实的，不可能齐步走。

日常业务管理包括文件查阅借阅登记，上级来文登记，公文处理拟稿等档案室日常办理的业务，这些有些部分已经形成数字化管理，但是还有一些依然用传统的纸质记录。为了实现数字化档案管理就要一步一步尽量利用计算机进行日常档案管理工作，慢慢形成一套日常业务管理工作的体系，依照体系将常用日常业务综合起来，保证信息化数字化处理的时候能做到安全、准确、无误。

档案的数字化采集系统指的是档案在收集的时候把纸质文件转换成数字信息存储在电脑中进行保管，转化的途径有专业的扫描仪，数码相机，摄录机等数字设备。实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。

数字化阅读指的是，将数字化保存的文件提取，进行阅读。最重要的就是通过网络进行档案文件的检索和查阅。如果能做到这一步就真正的实现了档案数字化信息化的建设。

档案网络化是充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空问上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。

数字化档案管理的好处：

1、提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

2、提高整个部门的技术水平

企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

3、有效的进行档案的收集工作

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

4、有效的为科研服务

档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

5、有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

6、部门职能变保管为服务

档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

档案数字化技术是为了顺应新时代新发展的时代潮流，是加强档案管理效率提升的重要途径，同时其也是目前档案事业机构应值得推广的一项先进技术。另外为了使信息数字化档案的使用价值更为高效，相关档案管理机构应该积极学习计算机信息应用的先进技术，从而使档案资料的使用价值能更好的为社会服务。

参考文献：

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关键词：房产档案；数字化管理；策略

房产档案极具实用价值和保存价值，不仅直接关系到百姓的安居乐业，而且与国民经济发展和社会稳定息息相关，在信息时代下，房产档案管理必须与时俱进，顺应潮流，加快数字化建设进程，以此提高房产档案安全性，满足社会服务需求。但我国房产档案数字化管理起步较晚，与发达国家的管理水平存在较大差距，因此我们必须加快房产档案数字化管理建设进程，提升房产档案服务水平。

一、国内外房产档案数字化管理的发展形势

1.国外房产档案数字化管理发展形势

通讯技术和计算机技术的有效融合，促使世界档案管理朝着网络化、数字化方向发展，美国无疑是走在前列的国家，其普遍采用一体化管理模式，以三项基础性文件纲要为房产档案数字化管理建设提供了依据，并借助nail实现了房产档案信息的网上查询、检索和利用，同时利用完善的管理制度和技术优势使房产档案信息的完整性和安全性大大提高。而紧随其后的英国也不甘落后，通过推行《电子文件管理系统功能需求》、《元数据标准》、《鉴定和保护指南》等规定切实为房产档案数字化管理提供了制定标准，并辅以合理规划和技术支持，促使房产档案管理事业健康发展。总之，国外房产档案数字化管理发展形势良好，值得我们学习和借鉴。

2.国内房产档案数字化管理发展形势

相比之下，我国房产档案数字化管理由于缺乏先进的理论指导和相关经验，发展形势不容乐观，虽然部分地区取得了较大进展，但问题依旧层出不穷，其中急需解决的问题就是房产档案数字化管理标准的构建，此外还有不同程度的问题，如数字化管理意识不高、缺乏合理规划、基础设施建设不到位、房产档案信息不完整、管理人员素质不高、忽视档案信息安全等，这些都严重制约着我国房产档案数字化管理的建设进程，因此我们必须吸收和借鉴先进理念和经验，立足国情，解决现实问题，促进房产档案数字化管理健康发展。

二、提高我国房产档案数字化管理水平的策略探讨

1.强化数字化管理意识，合理规划数字化建设

实现房产档案数字化管理是房产档案管理发展的必然趋势，也是提高其管理效率和效益的必要途径，因此房产行政管理部门应立足于工作要求、社会需求和时展趋势，提高对档案数字化管理的认知，正确认识其价值和意义，为后续房产档案数字化管理建设奠定思想基础。在规划阶段，应综合考虑部门历史遗留档案的庞大库存和新增的房产档案，然后对其发展作出合理规划，值得注意的是既应高瞻远瞩构建长远规划，又要立足当下完善近期计划，如针对新增档案，应在不影响登记发证等日常工作的前提下，可在发证后和实物归档前期间实施建档操作；针对库存档案，为尽快彰显数字化档案库的利用价值，可首先对当前有效、利用率高的房产资料进行建档，然后处理剩余档案库存等。

2.规范档案信息，完善数字化管理标准

规范房产档案信息是实现数字化管理的基础，因此在建立档案信息时，应保证信息的真实性、连续性和完整性，具体应涉及产权来源、姓名、身份证、房产类型、证号和面积、使用期限、界定位置图、产权变更的时间、形式、证明等各项房产信息，而且字迹要清晰，排序应规范，图像、数据等准确无误，以此保证房产权属真实、可靠、合法。我国房产档案数字化管理建设的当务之急就是建立一套针对房产档案数字化管理的标准和规范，其标准应基于利用价值、安全保密等因素进行设置，如明确数字化管理的对象；就纸质、图像、声像等不同的档案载体的文件命名、存储格式和类型、分辨率等予以统一规定，特别是要明确、详细划分数据库的建立标准；针对整理卷宗、目录建库、扫描数据、处理数据、筛选分类、存储信息、检索和利用信息等流程和操作标准加以规范；网络设置、系统安全设置等都应予以明确，以此指导各地房产数字化建设有序开展，优化资源配置，提高房产档案管理绩效。

3.加强基础设施建设，为数字化管理提供基

保障

房产行政管理部门应综合考虑实际需求和自身实力，强化基础设施建设，为数字化管理提供物质保障。应以《电子信息系统机房建设规范》为依据，配备标准机房，并保证机房的配供电、综合布线、消防安全、温湿度、防雷、防潮、防尘等条件符合相关要求；配备必要的信息采集设备，如高性能的扫描仪等；在选择基础设备时，应兼顾其实用性和可扩展性，要立足于日常工作量、信息管理系统、房地产业发展趋势等进行设备采购，在选用系统软件时，应注意系统的兼容性、接口的规范性、资源的共享性以及数据的安全性，尽量对其加以规范和统一，并根据实际需要对硬件设备和系统软件进行升级换代，实现资源共享，从而为提高数字化管理利用价值打下坚实基础。

4.提高管理人员综合素质，加强信息安全保护

一方面房产行政管理部门应加强对房产档案数字化管理人员的教育和培训，提高其职业素质，尤其是保密意识，严禁其擅自抄录、外泄、利用、销毁涉密档案，督促其严于律己，忠于职守；提高其业务水准，督促其及时更新理论内容，熟悉房产电子档案的特征和管理规范，掌握更多的现代管理技能和计算机技术，激发其创新潜力。同时还应完善管理制度，包括培训、考核、奖惩等制度，以此约束和激励员工做好本职工作。另一方面应制定严格的安全体系，明确工作细节，如分离工作与休息区，严禁私人物品的带入和工作物品的带出等，并实行责任到人制；根据档案的机密程度划分等级和分类存档，并设置访问和使用权限等，针对机密性较强的信息，应利用技术手段检测其有无潜在威胁；应充分利用防火墙、安全软件、自主设计等保证系统安全运行；此外管理人员还应加强监督和检查力度保证房产档案安全、完整。

结束语：

总之，数字化管理必然是房产档案事业发展的主流，我们只有把握机遇，敢于挑战，着力构建房产档案数字化管理规范，为其提供完善的基础保障，方能实现数字化管理的科学化、标准化，从而推动房产档案管理事业稳健发展。

参考文献：

[1] 李明菊.浅谈房产档案的数字化管理和应用[j].科技视界，2012（07）.

[2] 闫冬.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[j].科技信息，2013（15）.

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[关键词]档案信息 管理办法 数字化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0327-01

随着数字化技术的不断发展进步，现代网络和计算机技术普及到各行各业，我国的档案信息管理模式也由传统的方法逐渐过渡到数字化的新型档案管理形态，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术等将不同载体、不同形态的信息资源用数字化形式存储，利用网络相互连接，方便随时提取信息，实现资源共享。

1 实现数字化档案信息管理的优点

档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。资源管理实现网络虚拟，满足用户档案信息即时搜索、即时提取，实现全方位资源共享。信息资源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，检索速度快、效率高、范围广。使用者可以在任何时间、任何地点、通过网络查阅档案信息，大大节省人力、物力和财力资源。数字化的档案信息管理具有保存时间长，保真性高，内容全面、完整、真实等特点，方便用户随时访问。

档案信息数字化较传统方法先进，将纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节约了保管费用，还节省占地空间，方便迅速查阅，避免反复印刷造成资源浪费。数字化档案管理使资料及时归档，尽快为用户提供，通过网络计算机随时查阅，提供便利的信息控制服务。

2 实现数字化的档案信息管理方法

2.1 推进规章制度规范化

为了实现数字化科技档案管理工作，使其发挥重要作用，首先建立健全岗位责任制，制定工作目标、工作职责。把工作目标、工作职责分解到位，落实到人，实现专人保管，专人负责。制定了档案立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案统计鉴定制度、档案移交制度、档案管理奖惩制度等等，科技档案管理人员按章办事，使数字化档案管理步入正轨。严格遵守保密纪律，对于保密档案妥善保管，绝密档案单独保管。

2.2 努力实现信息化管理

实现信息化管理，建设系统工程，实现信息共享。档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各企业日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享能力。

（1）建立数据查询制度

采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。

（2）建立备份管理制度

一次输入多次输出、科技档案检索快速、信息存储量大都是信息时代带来的好处，信息时代科技档案管理工作带来便利快捷的同时，也存在不稳定性和可变性，因此在日常工作中建立备份管理制度是非常必要的，科技档案管理人员按照制度定期对电子文档复制，防止科技档案信息丢失而造成损失。

（3））完善网络管理手段

档案信息对于探索和掌握生产规律，确定发展方向，实现合理布局有重要作用。计算机技术、网络技术的应用，使得科技档案建立了文献信息采集体系、数据库生产体系和现代化文献信息服务体系，建设以互联网为基础的宽带信息网络，因此要采用数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术对网络加强管理，确保网络安全。

2.3 提升档案管理人员素质和技术水平

随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

信息时代，数字化的档案管理对科技档案管理人员无论是在政治素质、能力素质、业务素质都提出了更高要求，为了适应新形式的发展科技档案管理人员就要不断加强这些方面的学习，才能更好地完成科技档案管理工作。要选拔复合人才，提高档案管理人员的敬业精神和业务素质。全面系统地学习有关档案管理的新知识，使得科技档案管理工作得心应手。

2.4 强化服务意识

强化科技档案服务意识是现代数字化档案工作不容忽视的课题，特别是对于科技档案工作如何适应社会主义市场经济发展而言，科技档案服务意识的强化显得尤其重要。所以需要不断强化服务观念，加大服务力度，不断提高服务水平。

3 结论

档案信息数字化管理是科技发展的必然趋势，也是档案管理的现代化进步的必经之路，档案信息管理部门必须以积极的态度做好数字档案馆的建设，在创新的大环境中不断提高。

参考文献

[1] 赵德美，和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济.2006.21.

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1 事业单位实行档案化管理的必要性

随着现代科技的高速发展，数字化管理的优势日益凸显出来，使用计算机对档案进行数字化管理，具有传统档案管理无法达到的优点，例如：检索快速、查找方便、节约成本、利用率高、存储量大、可以实现资源共享等，事业单位应该跟随信息发展的脚步将数字化管理这一信息产物应用于档案管理中，提高档案管理的效率。

1.1 数字化档案管理有助于提高事业单位经济效益

我国社会主义经济的高速发展，信息量突飞猛进的增长，传统的档案管理粗放型模式的缺陷暴露出来，为了解决这种模式带来的问题，就需要增加办公人员和办公经费，从而造成档案管理成本的提高，然而将数字化管理应用于档案管理中，大大的解决了传统模式档案管理造成的人员和成本的浪费，不仅大幅度节约了单位档案管理的成本费用，还存在着诸多优点，大大的提高了工作效率，从而提高了单位的经济效益。

1.2 数字化档案管理有助于提高办公人员的办公效率

数字化档案管理相比于传统模式的档案管理具有能够准确快速的归档，并且利用时能够迅速高效提供的优点。在当今人员流动性极大的企事业单位中，要想快速准确的统计员工的入职、退休以及人员的调动等动态信息，根据以往传统模式的档案管理，会耗时耗力，还可能出现信息不全面这一弊端，通过数字化管理的档案信息，能够准确快速的查找到所要的信息，还可以查找到相关信息，做到传统档案管理模式做不到的全面性、快速性、准确性，由于档案信息超时空流动的优点，将数字化管理模式应用于档案管理中，大幅度的提高了办公人员的工作效率。

1.3 数字化档案管理有助于提高档案的利用率

在以纸质为载体的传统档案管理模式中，档案需要保存在固定的档案室，这种保存模式造成了很大的不便，档案日积月累，数量繁多，当你在找需要的档案时会造成很多时间和人员的浪费，实施数字化档案管理这一模式，可以快速、准确的找出需要的档案，数字化管理档案还可以实现共享这一功能，不仅大大的节省档案保存空间，使档案管理受时间和空间约束的这一弊端得到完美的解决，大幅度提升了档案的利用效率。

2 事业单位档案管理数字化的现状

2.1 硬件的发展

中国现在很多单位已经普及计算机的使用，能够基本实现无纸化办公，并且拥自己的局域网，计算机网络建设飞速发展，为数字化管理应用于事业单位档案管理提供了强有力的技术支持。

2.2 软件的发展

我国目前已经开发并应用于数字化档案管理的大量软件，用于收集、信息检索、整理、编目、利用等功能的软件，为事业单位数字化档案管理提供了技术保障。

2.3 具备发展所需的人才支持

将数字化管理应用于档案管理工作中，不仅需要硬件、软件的支持，更需要档案人员进行收集、整理、编目、检索、统计等工作的后续工作支持，在档案管理工作中，对档案管理人员的自身素质也有比较高的要求，不仅需要具有较强的专业知识的储备，还需要计算机网络基础和操作技术以及良好的预防能力，相对而言，事业单位人员的总体素质比较高，具有较强的学习能力和计算机基本操作技术，能够将计算机技术与工作有机结合，同时，还应该加强对其基本技能的培训，提高知识储备的同时，加强业务能力，能够使其在今后的工作开展中顺利进行，提高发现问题、解决问题的能力，达到数字化档案管理的工作要求。

3 数字化档案管理的发展措施

3.1 文书处理过程和归档实现数字化管理

在档案管理工作中，作为档案工作基础的文书工作发挥着重要的作用，直接影响着档案的内在品质，为了顺应这一时代信息产物的需求，档案管理人员需要把文件通过计算机进行归档处理，在事业单位的局域网内进行传阅，同时也要设置好催办时间和传阅时间。如果中间任一环节出现问题，都可以得到及时的反馈，确保档案工作能够有效及时的进行下去，从而避免了档案堆积这一历史问题的出现；而且，将数字化管理应用于档案管理这一模式中可以大幅度节省传统模式档案反馈和传递过程中浪费的时间，在减轻工作人员工作强度的同时，极大的提高了档案管理的效率。

3.2 建立工程?w系

档案数字化是一个复杂的工程体系，从思路设计到设备的选型以及软件研发再到扫描系统、录入系统、备份系统、查询系统、安全措施等都是一个庞大的工作，可以将档案管理从操作、环境、保密机制、目录管理等分为几个方面，这几个机制相互配合相互联系，从而能够提高事业单位的信息共享的能力。

3.3 数字化管理建立好与单位办公系统的对接

结合数字化档案的优点，需要结合实际情况制定完善的管理制度，可以从文档一体化、文档网络安全性、文档保密、归档制度这几个方面入手，其中，尤为重要的是数字化信息的安全性，档案作为一种特殊的文献资料，有的档案是公开化的有的则是需要完全保密的，档案信息数字化之后，其安全性应该高度重视，应该从硬件和软件这两方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，应该提高存储载体本身的质量，还应该提高载体保存时间，为文件的数字化存储做好长期准备。同时，存储电子信息的磁盘或者其他载体介质应该有专人看管，能够保证电子信息档案不会因为人为因素或者其自身不必要的原因而报废，同时应该做好电子信息的备份防止意外情况的发生。第二，软件方面，需要通过设置权限以及密码这种安全措施进行控制从而降低安全风险，能够使电子信息能够不被人为破坏、非法入侵，从而能够有效的达到电子信息的安全性。

3.4 建立可靠的信息支持系统

做好档案数字化管理工作，保证能够高效、安全、持续稳定的运行下去，硬件、软件都起着不可替代的作用，同时，可靠的信息支持也起着极其重要的作用。第一，数字化档案管理系统应当具有较好的升级能力，系统拥有较好的升级能力能够极大的提高、完善系统功能，拥有较好的升级能力的前提即通过光纤来连接存储系统，提高系统的存储容量可以通过增加扩展模块来实现，同时，存储系统应该具备较高的可扩展性，能够进行在线扩容，从而能够实现较好的保护功能，从而达到较好的管理效果。第二，系统应该具备较好的可靠性和良好的性能，数字化档案系统的可靠性和性能在档案管理中发挥着极其重要的作用，直接关系着档案管理工作的成效，因此，要意识到数字化档案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存储系统在硬件和其结构能够保证整个系统安全有效的运行，同时硬件需要保证整个系统的连续性，系统数据可以根据不同用户的需求进行设置数据的保密性或者共享从而提高系统数据的安全性。

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【关键词】声像档案；管理；数字化建设

声像档案具有较高的特殊性、形象性、客观性及交流性等特点，是一个集合了声音、文字、图像等多种信息的集合体，一张简单的照片，一段并不长的录像，很有可能会起到大段文字都无法替代的作用。但是，在档案的管理中，声像档案又往往容易被人们所忽视。我们结合医院的具体实际情况，对现有的管理声像档案中所出现的问题进行讨论，并对其进行数字化管理的必要性及主要措施做出分析与探讨，以期使其得到更好的保护，在医院未来的发展中发挥出更大的价值。

一、医院中的声像档案数字化的必要性

在传统的医院声像档案管理当中，由于年限、技术等因素的制约，导致档案极易报废或损毁，从而失去其重要的使用价值，与此同时也给管理方面的工作带来巨大的影响。而且在进行对声像档案的管理工作时，还要对灰尘、温度等多方面的影响因素进行有效的控制，而这些都离不开大量存储设备的购入。此外，声像档案中的磁介质信息载体的稳定性差，在保存的过程中可能会极大地影响资料的质量。并且随着使用次数的增多，声像档案的磨损也会随之加重，可能会导致无法使用等问题。而且声像档案还有需求空间大、手工检索较难等诸多缺点。在这些问题的影响下，就要求我们加快对于声像资料数字化的管理脚步。推进数字化管理可以有效地节约空间，利用移动硬盘、光盘等作为有效的存储工具，将传统的纸质存储甩在身后。而且数字化建设还能更加方便相关人员对于相关影像资料的查阅和下载，使档案资源的共享得到了推动，也提高了声像档案的管理质量与效率。

二、现有的声像档案管理中存在的问题

在医院的声像档案管理中，虽然比传统的纸质档案更加方便快捷，但仍然存在着许多的问题。首先，由于声像档案的相关制度都不够完善，归档率也偏低。声像资料一般都是在宣传科或办公室进行生成整理，对于日常的活动资料拍摄及录像都是上述科室准备好后，定期地上交归档，若是在此期间生成资料的部门对此事不重视或是较忙，则可能会使归档率和档案的质量难以保证。其次，很多档案管理人员本身专业素质不够，这也对其管理质量与工作开展造成了较大的影响。而档案的相关管理者对其开发利用意识淡薄，导致许多档案虽有开发价值却无人问津，发挥不了其自身的作用。除此之外，我国现有的声像档案的开发利用以及管理的手段也都相对落后，亟待提高。

三、关于数字化的具体管理办法

医院的声像档案按照其内容大致分为照片档案、录音档案及录像档案。对于照片档案，我们应首先将其通过扫描的方式转化为电子的形式。照片长期处于空气中或者保养不当则会出现发霉、失真失色等问题，而转化为电子版则能避免上述问题的发生。若是对于一些已经有破损残缺的老旧照片，也可使用Photoshop等相关的图像处理软件进行适当的修复，争取使其恢复原貌。对于录音录像形式的影像档案，也应用相关软件进行处理、播放以及录制，克服传统保存方法的弊端。而在进行录像采集时，我们也应采用不同的处理方式对于不同的载体来进行不同的管理。对于声音类的声像档案。在其转换数字化之前，我们应当采用各种科学手段对其进行剪切压缩，并集中化管理，必要时采用合适的软件来进行声像采集等辅助制作，以保证质量。需要足够的储存空间也是档案数字化重大特点之一。这个空间并非实实在在的空间，而是足够容纳这些资料数据的虚拟空间。并且对于相关的声像档案一定要完成备份，可以采用硬盘或是刻录光盘等各种方式，避免由于网络等客观原因导致的不可预测的风险而造成损失。此外从还应设置索引目录等，方便大家搜索与读取。最后，还应重点注意安全问题，防止病毒的入侵与损坏。一些重要的资料应设置分级密码，防止其恶意泄露。

四、结语

声像档案是一个单位发展的重要见证，医院的声像档案见证着一个医院的历史发展，能给医院的管理提供重要的依据，因而，对其的档案管理工作与保护工作都不容忽视。现如今数字化信息化的不断发展，也为这些声像资料有效地管理提供了良好的契机。充分地利用现有的数字化技术，加快实现声像档案的数字化转换，可以有效地使医院的发展得到推动，使其更地为医院的科研、医疗等工作提供服务。

【参考文献】

[1]杨晓光.浅析医院声像档案的数字化管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院,2016:1.

[2]罗娟,符峰钊,易怀升,高源.浅谈医院声像档案的数字化管理[J].兰台世界,2014(S3):132-133.

[3]罗娟,高江苓,符峰钊,易怀升,高源.医院声像档案数字化管理[J].医院管理杂志,2014(05):439-441.

[4]葛书文.医院声像档案管理与利用刍议[J].经济研究导刊,2009(19):231-232.

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【关键词】社保档案；作用；数据化管理；必要性；保障措施

社会档案管理工作包含的种类非常多，主要是依据不同的适用范围及管理内容进行划分。对民生档案而言，社保档案是其重要组成部分，主要是记录参保单位和个人的参保情况，同时也是维护参保者社会保险权益的重要依据，对社会个人以及我国社会保险事业的发展都具有重要的现实意义。同时我国对社会保险事业的投入力度不断加大，并颁布了专门的社会保险制度，投保人数急剧增加，对社保档案管理工作提出了较大的挑战。我国数字化技术不断成熟，其应用范围也不断扩大，在社保档案管理工作中推行数字化管理是推进管理工作发展的必然趋势和要求。

一、社会保险档案管理工作的作用分析

（一）社会保险档案信息具有重要的使用价值和参考价值。社会保险档案管理具体而言就是对参保单位和个人参保情况的详细记录，主要有个人的文字信息、数据图表以及参保单位的详细资料。社会保险档案管理信息具有较强的真实性、专业性，能够真实有效地反映个体和单位的参保情况，可以直接作为原始信息资源被参保单位或个人使用，同时也是社会个体享有社保福利的重要依据，社保档案管理信息具有较高的使用价值和参考价值。

（二）社会保险档案管理工作是社会保险事业发展的重要基础。近些年来，我国不断加大对社会保险事业的投入力度，而与其相关的社会保险档案管理工作也日趋完善和规范化。我国针对社会保险档案管理工作制定了具体的法律法规，对社保档案管理年限进行了具体的规定，并且细化社会保险档案管理材料，针对不同类型、不同项目的参保人，实行差别收费。这在很大程度上说明了我国对社会保险事业的重视力度，并且其配套服务也日趋完善和规范，正确认识了社会保险档案管理工作对社保工作开展的重要性和必要性。

二、社保档案管数字化管理的必要性分析

随着社会经济的不断发展，我国对民生事业的投入力度不断加大，社会保险业务量大幅增长，而与之配套的社保档案管理的工作量也急剧增加，对社保档案管理工作提出了更高的要求。社保档案管理工作是社保事业开展的基础，它贯穿于社会保险业务的全过程，保障社保工作顺利进行。同时随着社保档案管理工作量的不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足社保档案管理工作的需要，建立一套高效率、规范化、容易储存和利用的社保档案管理信息系统迫在眉睫。就当前而言，社保档案实行数字化管理极大地提高了工作效率，使社保档案信息的使用、储存以及查询都更加地方便快捷。

三、社保档案数字化管理构建的保障措施

社保档案具有较高的社会使用价值，对我国民生事业的顺利发展具有重要作用。相关政府部门应正确认识到社保档案管理的重要性，不断加大对社保档案的管理力度，使其为我国民生政策的制定提供坚实的数据支持。并且我国已经全面进入信息化社会，信息技术、数字技术在档案管理工作中也得到充分的利用，极大地提高了我国档案管理工作效率。因此社保档案数字化管理的构建符合档案管理工作的发展要求，下文将对社保档案的数字化管理的实行提出具体的几点保障措施。

（一）加大对社保档案管理的投入力度。社保档案数字化管理体系的构建是在一定的物质基础上实行的，需要引进先进的信息化设备。因此相关部门一定要加大对社保档案管理的投入力度，为数字化管理体系的实行奠定坚实的物质基础。只有有了充足的活动资金，才能合理配置社保档案的管理部门，配备足够的档案管理人员，为社保档案数字化管理奠定组织基础。

（二）建立完善的系统风险防范措施。档案的数字化管理所生成的电子信息，既然和网络相连接，就存在着一定的风险，这种风险不是主观的，而是客观存在的。社保档案管理者要树立风险观念，积极主动地制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。所以，要在档案实施数字化管理全面分析的基础上，积极地制定详尽的风险防范措施，尽最大努力把风险掌控在一定范围之内，并且及时发现和消除潜在的风险隐患，切实提高社保档案数字化管理体系的安全性与可靠性。

四、结语

综上所述，社保档案是我国民生档案管理的重要组成部分，直接关系到参保民众的社会福利，同时也是我国社会保险事业顺利发展的重要基础，对我国民生事业的发展也具有重要的促进作用。近些年来，随着社会保险事业的不断发展，社保档案管理工作迎来新的挑战，变革传统的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保档案管理相关单位应积极引入信息化技术，推行数字化社保档案管理，提高社保档案管理工作效率，为我国社会保险事业发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业，2014（2）：77.

[2]郝薇.社保档案数字化管理的架构探讨[J].华章，2012（35）：323.

[3]姜华.新时期事业单位档案数字化管理的探究[J].决策与信息（下旬刊），2016（5）：223.

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[关键词]房地产　档案　产权　数字化管理

[中图分类号]F28

[文献标识码]A

[文章编号]1009-5349(2010)09-0048-02

近几年来，随着科学技术的不断发展，房地产档案的管理正在渐渐深入到高科技领域以计算机为核心的现代信息处理技术。通过网络为支撑的计算机技术，实现了房地产档案信息登记查询、收集测绘、整理管理的现代化模式。很大程度上产生、发展了房产档案管理新模式。现在已经逐渐向现代先进高技术手段过渡的档案化管理摒弃了最初的档案管理以人工管理为主的传统手段。档案数字管理化，房产档案的相关内容的录入整理是现阶段的主要手段，它进行一体化管理在档案信息管理系统中采用编排目录，通过编排的目录进行全文检索，把全部文字信息、图像信息及其他相关登记信息全部编写于目录数据中进行统一管理，从而实现查询方便、安全、快捷、保存期限长、内容完整性好、档案利用不受时间、空间的限制等优势。使档案图文信息的全方位查阅、管理得到了更进一步的效果。

一、房地产档案数字化权属管理的内客

数字化房地产权属档案管理内容，包括以下几个方面：

(一)数字化目录的编写规则

数字化目录的编写规则是编制检索工具的工作，指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行等级的划分、全面的分类，以及相关的事项。数字一体化档案对目录的管理内容包括以下几个方面：

第一，系统权限的设置要更加人性化，更加合理化，在数字化档案管理系统中，电子目录数据是搜索、查询档案资料的惟一途径，根据要查找内容的种类、类型，电子目录应能正确地判断是否允许用户进入。

第二，要保障有完整的档案目录，工作人员可以根据实际的应用需要生成档案目录表，快速查询某一卷某一种类型档案资料(宗)产权登记的资料，或查询某一卷(宗)产权登记的资料，通过编排的编目，可以简单、安全、快速查阅。

第三，档案的统计管理要加以完善，对不同类型的档案做出数字化的整理是档案统计的一种方法。对档案管理人员档案管理做出及时有效的对策，都是有一定帮助的。

(二)档案管理网络一体化

网络一体化(包括局域网和互联网)应用是房地产权属档案管理和利用的主要形式，也体现了快速、准确、安全的方式。实现档案管理网络一体化解决了以往利用档案的诸多不便，如果我们能够实现档案管理网络一体化，我们才能及时为房地产交易、房地产权属登记、房地产纠纷仲裁、物业规划、房屋买卖、住房制度创新、城市策划管理、城市建设等各项工作提供保障服务。真正体现档案数字化的各种优势，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。这些功能的实现，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的利用程度，为资源的利用提供了更大的空间。

(三)数字化档案的生成

根据《城市房地产权属档案管理办法》，数字化档案过程即指房地产权属档案的收集、登记、整理和归档。有三种属于建档范围内的文件材料，如下：

第一种是房产登记申请书、收件收据存根。权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表，房地产税费收据存根等。都是房地产产权登记工作中形成的各种建筑范围内的文件材料；

第二种是房地产权登记确权、房地产产权变更及转移、房地产权利人、设定他项权利等有关的属于建档范围内的文件材料：

第三种是房屋属界定位置图及其所占用的土地使用权：房地产分幅平面图、分层分户平面图、分丘平面图等。

这些文件材料扫描建档中管理人员必须加以辅助的工作，辅助工作融合到实物档案的人工整理归档的过程中，因为页面纸张厚薄、大小、纸质均不一致；可以直接转换为位图格式存储，有分丘平面图、分幅平面图、分层分户平面图，已实现计算机绘图。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，并且归档后的资料已不能修改，不利于档案的方便利用，保留矢量图已无必要；对于超大页面，可以采用低成本的数字照相方式，或工程扫描仪扫描。

档案扫描过程与目录管理实现无缝连接，省去为文件取名、建立对应关系等多余步骤，提高建档效率。提高建档效率在档案数量庞大的房地产权属档案管理部门具有特别重大的意义，即使每页的扫描建档时间只节约几秒，最终对整个工作进度的影响可能是几个月，甚至上年。扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式，文件方式虽然简单易于实现，但在检索效率和安全性方面都得不到保障，只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库。即使采用数据库方式，当档案数量大时，如几十万卷档案的记录数就有几百万，方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统。

二、房地产权属档案数字化管理的基本原则

数字化档案是一种安全又快捷的档案管理形式，比普通档案管理有很大的管理优势。解决了以往利用档案的诸多不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。

(一)数字化产权档案管理的基础是全程化管理的重要部分

建立一个完整的管理体系，对数字化房地产权属档案的整个生命周期从产生到永久保存或销毁进行全程管理，这个过程称之为全程管理。这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念，以实现整个系统(软、硬件及信息)资源的最大共享和最大效益，其中包括档案管理的规则、方法质量的要求以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾的全局调控。

(二)实施数字化权属档案的安全性是基础保障

系统软件或硬件免受人为破坏和自然灾害的能力称之为安全性，安全性保障应从制度着眼，技术手段着手，也可以指防止房地产权属档案的散失、泄密。合理设置用户权限，健全安全保密制度，坚持定期数据备份。

(三)数字化权属档案存在的意义是真实性

真实性指档案仍然保持其真实性、可理解的方式输出在经过存储、传统、压缩、加密等处理之后。保障档案的真实性措施应贯穿于全部管理工作的始终，如不能保证档案的准确检索查阅利用，数字化档案也就失去了存在的价值。要统一数字档案的一般程序，文件无论如何变化和存储信息，都必须保证其真实性，必须与原文档相符。

三、关于房产管理部门建立数字化权属档案的一些合理化意见

房地产管理现代化的重要组成部分包含了权属档案的数字一体化管理，目前处于初始起步阶段的权属档案的数字一体化管理，及相关实际情况有几点合理意见，如下：

第一点：国家档案局已就电子文件档案制定了规范标准，房地产权属档案的数字化应当建立合理化的统一规则。房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，为全国性电子文件管理提供了普通管理标准。当前已经建立了权属数字化档案的地方由于种种原因，没有制定出统一的合理化标准，有的在建设过程中还处于摸索阶段，在实际应用中也不是很理想。当务之急应制定出一套适合于房地产管理的数字化档案统一标准，因此，各地的权属档案现代化工作的规范和指导应加以重视。

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[关键词]档案信息 数字化 数据转换

中图分类号：N9211 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0314-01

一、档案数字化的概念

数字化本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效的处理、储存、传输，这就是数字化的基本过程。档案数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化，在信息化技术日益发展的今天，档案数字化也随之迅速发展起来。事实上，各种原始的档案资料数字化具有技术的可行性，在我们描述信息的二进制序列过程中，无论采样的频率有多高，总是存在于实际事物的差别。

档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它使人们进行社会实践活动附带的产物，或者它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。尽管不能机械地理解原始性的含义，但是毫无疑问档案的历史性、真实性是其本质属性。

档案信息数字化的工程不能成为一种时尚，而要在保证档案基本属性的情况下借助于现代信息技术扩展其作用范围，提高其效率。因此需要从档案的特点、成本、效益等方面综合考虑，确定出数字化与非数字化的界限，按照科学合理的方案进行数字化建设。

二、档案管理数字化的目标

档案有两种基本价值，一种是历史凭证价值，从档案的基本属性和档案的内容、形式、特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力；另一种是情报信息价值，从档案的信息存储和所反映的内容来看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。由此可见档案管理的主要价值体现在真实的凭证作用方面，而对效率要求相对处于较次要的地位。

对现实中的信息完全数字化的优势，在于其强大的计算机处理能力、高效的查询功能及信息管理与共享能力，在效率优先的前提下数字化是必须的工作。而对档案的数字化处理必须结合其档案利用的特点与数字化的优势，找出一个最好的结合点。

因此，我个人认为档案管理信息化的目标是在保证档案原始凭证性、真实性、安全性的前提下，利用数字化的优势，提高其管理、查询与传输效率，扩展其服务功能特别是数据挖掘功能。

三、档案管理的数字化现状与问题研究

现有的数字化档案管理系统大部分基于关系数据库系统，基本实现了档案的编目、检索、统计、出借等日常管理，其本质是在原有的档案管理体系上附加了计算机软件，这在一定程度上提高了档案管理工作的效率。但就当前现状而言，档案管理数字化工作面临着一些问题。主要表现在以下几个方面：

1.档案管理数字化的界限问题

档案中哪些内容数字化、哪些内容以原始的内容保存或者二者都进行，都不能十分明确，极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备将其内容全部数字化。

2、档案管理数字化的标准问题

档案信息数字化无相关电子数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下的档案信息的高效率共享。

3、档案数字化信息的管理问题

工作不协调，数字化过程与对数字化信息的管理不能同步进行，所有原始材料的数字化虽然技术上容易实现，但是对于较大型的档案管理部门数字化将是漫长的工作，即使完全数字化了，将会涉及大量异构数据的检索、转存及管理。如果相应的检索和验证管理软件跟不上的话会使问题复杂化，许多前期工作将会前功尽弃。

4.档案数字化信息的安全性问题

数字化后的电子信息安全性与可靠性问题十分突出，如何保证数字化后的信息不被随意访问、篡改、复制是一个十分复杂的问题。要解决这样的安全问题，需要利用计算机数据安全技术，单从技术特征来说要解决的问题是数据的完整性、保密性和可用性，涉及的技术包括数据加密与数字水印。档案信息是需要长期保存的，这将导致加密密钥的管理变的十分困难，因为密钥安全性不仅在于计算的复杂性，而且还在于不断更新，而数字水印技术在一定程度上必然导致原始数字信息的失真，从而进一步破坏档案的原始凭证。

以上数字化过程中，如何平衡各个影响因素，需要我们仔细分析，事实上，以上所有问题都是由界限不清晰带来的，即所有档案材料中，哪些部分数字化、哪些内容不数字化不是十分明确。

四、档案管理的数字化界限划分

如果从档案管理的主要作用来分析，既然是用来作为凭证的，其效率要求相对来说较低。对所要求的凭证信息在一日内一般都能查询确定，就目前的管理体系来说完全能够达到其所要求的效率。因此，数字化的作用在于提高利用效率的同时，扩展原有档案信息的利用价值，即除了其凭证功能外扩展其分析价值，通过对以前档案资料的统计分析及信息挖掘为决策未来提供必要的支持

在实现了对档案的目录、案卷、出借、查询、统计等基本外延信息计算机管理的基础上，我们可以将进一步的档案内容数字化按照需求分为两种，一种是以方便管理应用为主要需求的数字化工程，一种是以分析应用为主要需求的数字化工程。对于大部分单位的档案管理来说，前者不具有普遍性，因此通过分析我们知道，从应用的角度分析其所带来的好处只是检索速度的提高与信息共享的方便，但是，以上均不是档案管理信息主要利用价值的体现，因为其存储、检索与安全维护的代价是巨大的，况且对大量异构数据的管理与应用会增加档案利用的复杂性，从成本利益及安全角度考虑也是不科学的。

所以，以分析应用为主的数字化实现才是最佳的选择，它可以在保证档案管理最基本特征及利用价值的基础上，利用现代信息技术扩展其利用价值，通过对其以前的信息进行数据挖掘，从而为决策分析提供服务。在此前提下应该建立档案管理信息系统、数据仓库、原始档案材料三级管理与应用模式。

1.档案管理信息系统

档案管理信息系统是对档案材料存在与利用信息的数字化及管理系统，具体数字化及管理的内容主要包括：档案的实物存储位置信息、属性信息、审核信息、出借利用信息、统计信息等。

2、数据仓库

与事务处理数据库系统不同，数据仓库是从多个数据源中收集的一个信息仓储，是整合的、主题导向的、长期积累的且内容不频繁更换的数据集合。采用数据仓库的技术，将来源于不同档案部门管理信息的信息资源复制集中到一个数据库中，形成一个资源信息中心。

由于数据仓库不常被修改，也不用于通常的事务处理，只是用于查询、数据挖掘、分析，因此其一定程度的数据冗余是允许的。另外，数据仓库的特性也是符合档案管理的基本应用要求的。

基于数据仓库的数据的单向流动保证了数据的安全性，分布于各个档案部门的数据单向地转储到数据仓库中可以在两方面保证数据的安全性，即使从数据共享的角度来看，作为数据仓库的用户来说，本质上只有只读权限，堵塞了数据的安全漏洞。

建立数据仓库时，数字化的内容并不需要所有的原始档案材料，而可以是能反映原始档案信息内容与作用的摘要信息。它既能够作为查询与信息共享的数据源，又可以作为数据挖掘从而进行决策分析的数据源。