档案管理细则范文

导语：如何才能写好一篇档案管理细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

第一条 为加强企业安保台帐资料档案管理，夯实安全管理基础工作，合理利用安保台帐资料档案信息资源，根据《中华人民共和国安全生产法》、国务院《企业事业单位内部治安保卫条例》和《广东安全生产条例》等法律法规，按照《广东××安保档案管理办法》的要求，结合我市××企业实际，特制定本管理细则。

第二条 安保档案是指将企业安全保卫、安全生产管理工作，用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和枪支管理等。

第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。

第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市××企业安保档案实施监督考评管理。

第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。

第七条安保台帐资料档案归档的范围：

一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：

（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。

（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。

（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种作业人员培训、考核、持证上岗记录等。

（七）工程建设项目中安防设施审查（验收），包括：新建、改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，各种证照领取资料。

（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全检查记录；重点部位、专项安全检查记录。

（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；整改要求、计划措施；整改结果等记录。

（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调查报告、处理结案材料和防范措施等。

安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。

（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果等。

各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档案材料收集归档。

二、支局（班组）范围：

（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。

（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计划和总结；

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。

（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设备）、电源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。

（六）安全教育台帐，包括：上级下发的教育的年度计划和本单位年度安全教育学习安排表；参加上级组织的安全培训、知识竞赛活动记录；本单位组织进行的职工安全教育学习记录簿；案例通报等有关学习资料。

（七）案件、事故及事故隐患自查情况上报登记记录，案件、事故（隐患）报告材料（上报后自留一份存档）。

第八条 安保档案工作实行“同步”管理，即：下达任务与提出安全工作要求的文书材料的形成、积累、整理和归档同步；检查工作与检查记录材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收安防设施与鉴定、验收建设工程文件材料的立卷和归档同步；发案（事故）情况、调查处理、结案和归档同步。

第九条安保台帐档案资料的归档应在以下时间内完成：

(一)文书和声像档案由经办部门或者经办人员在每一项工作任务完成后移交档案管理人员归档；

(二)工程建设项目中安防设施档案，在工程任务下达后安全主管部门督促承建单位在工程验收后两个月内，复印一分交安全部门归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；

（三）重要的安全工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理人员归档。

（四）带有密级的安全管理文件材料，应由经办人随时形成随时归档。

（五）破案和事故处理后即将材料整理归档，随后将对责任人的处理结果也一并归档。

第十条收集安保档案材料时，应保证安保档案材料的完整。整理材料时，应遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和使用。

第十一条安保档案材料整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。对未完成的档案材料，整理时应单独存放，等完成后组卷归档。

第十二条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的安保档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。

第十三条反映和记录本单位在安全管理或活动中并对以后有重要参考借鉴作用的安保档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的安全活动中形成的，并具有一定参考价值的档案材料，应长期保存。

第十四条 在职务活动中形成的文件材料，必须定期移交档案管理人员集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

第十五条因机构调整安全部门变动时，应当妥善保管安保档案，整理登记后向接收部门移交，不得散失。

档案管理人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。

第十六条 安全部门保存的档案主要供本单位使用。外单位的工作人员查阅档案时，需说明使用其目的和使用范围，并经安全部门负责人批准后方可查阅。

第十七条借用安保档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在安保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。

第十八条重要和密级的安保档案，需要向外单位或个人交换、复制时，须报请单位主管领导批准。

第十九条 安保档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经安全部门负责人批准。

第二十条 安保档案的销毁由档案管理人员执行，并经安全部门负责人批准。销毁档案时，由档案管理人员和安全部门指派人员监督销毁并在销毁清册上签字。

档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。

库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。

第二十一条 凡有下列事迹之一的，应给予奖励。

（一）安保档案的收集、整理或者开发利用方面做出成绩的；

（二）对安保档案的保护和现代化管理做出成绩的；

（三）执行国家档案法律、法规和企业档案管理制度表现突出的。

第二十二条 违反本办法有下列行为之一的，由所在单位对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿。

（一）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的安保档案；

(二) 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理人员移交的；

(三)擅自提供、抄录或者公布有密级档案的；

（四）涂改、伪造档案的；

（五）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

篇2

第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。

第五章附则

篇3

关键词：电子;档案;管理;原则;体系

我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。

1．电子档案管理原则

电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

随着计算机技术的广泛应用，机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。这种文件存储在特定介质上并加以命名，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读或打印用，将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中，全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。

1．1完整性原则

随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。

1．2可读性原则

目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此，在电子档案管理中要特别注意确保其可读性。例如：在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。

1．3可靠性原则

可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

2．电子档案管理体系

电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题：

2．1集中统一管理电子档案的问题

近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。

2．2纸质文件和电子文件双套归档问题

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。

2．3实行文件、档案一体化管理问题

在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上，将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。

这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加，而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况，有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。

参考文献

篇4

关键词：综合档案馆 质量管理 基本原则

ISO9000标准是国际化通用的质量管理体系，诞生于工业行业，在吸收各国管理经验的基础上，做了多番修改，形成最新的2008版《质量管理体系 要求》。标准1.2指明了其适用范围“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。”①然而综合档案馆的质量问题一直被忽视，档案工作者更多的是关注档案这一客体的质量，对于其他各方面，如管理质量、服务质量等还未关心。作为党和国家发展和建设的储备力量，综合档案馆更应该适时地引进先进理念完善自身发展，但是在引进先进理念之前，我们首先要明确的是标准所涉及的相关要素及基本原则，秉承“吸收、引进、借鉴、发展”的原则，制定适合综合档案馆自身发展的质量管理体系。

一、综合档案馆质量管理体系要素确定

质量管理体系的三大要素，即组织、产品、顾客。这三大基本要素是任何一个组织所具备的，但是综合档案馆是科学文化事业单位，其在组织管理、输出产品及服务用户上与企业略有不同。

（一）关于组织的分析

组织是人们为实现同一目标、按照一定的形式、分工协作结合而成的集体或团体。《档案法》第八条已明确指出了档案馆的性质、目的、组织形式、职责。“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”②可见，综合档案馆是具有自身服务职能及管理权限的组织，同样存在着“输入――转化――输出”的过程，接收、收集各归档单位形成的文件，经过一系列的整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、宣传等工作，最终形成有序的、方便利用的案卷，以达到最终为其他组织和个人利用的目的，是完全符合ISO9000标准所明示的组织体系。

（二）关于产品的分析

产品是过程的结果。档案馆为用户提供的产品并非有形的实物产品，而是为用户提供具有凭证及参考价值的信息及服务，二者都是无形的。

“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” ③从文件到档案本身就是一组输出的过程，档案信息也就是这个过程的产品，档案信息是信息的一种存在形式，档案信息的价值是不可估量的，这取决于不同利用者对档案信息的不同需求。

服务是档案馆为用户提供的另一产品。档案馆所提供的服务由三个要素组成：档案馆、用户及档案馆与用户之间完成至少一项活动的结果。服务与服务过程都是在与用户的接触中发生的，不同的档案用户对档案的需求是截然不同的，随着时间的推移，档案的价值形态及作用也在发生变化，档案馆也要及时更新服务观念、服务方式，适应不同时期不同用户的需求。

（三）关于顾客的分析

顾客是指享受服务的组织或者个人。档案馆的顾客就是在社会生活中需要档案信息服务的各层次、各类型的利用者。综合档案馆的顾客主要有以下四类：机关、企事业单位组织，查找先前的记录，从中得到依据及参考信息，以保证各项经济建设工作的顺利进行；学术研究者，寻找古今中外可借鉴的信息以填充学术材料，以传承历史文化；影视、新闻工作者，借助档案馆丰富的资源制作回首往事、展现地方特色的剧作、记录片、报道材料等；其他个体，个人利用档案的目的很明确，就是为了解决生活中所遇到的困难，借助原始档案以提供凭证，解决争端及棘手事件。

二、综合档案馆质量管理体系的基本原则

八项质量管理原则是ISO9000 标准的精华思想，是在总结质量管理实践过程中的理念与经验基础上，用高度概括、精炼准确的语言所表述的、具有一般通用性质管理准则，是建立与实施ISO9000标准质量管理体系的指导思想。结合综合档案馆质量管理体系，全面把握八项基本原则，是综合档案馆质量管理体系必须严格遵循的准则。

（一）以顾客为关注点

以顾客为关注点是ISO9000标准成功运行的指导思想，也是综合档案馆存在的动力，只 有用户有效利用档案，才能发挥档案的作用，实现档案的价值。档案馆的发展依赖于不同层次、不同类型的档案用户，一切工作围绕用户的需求展开，了解用户眼前的及长远的需求，明确用户潜在的、隐含的需求，并争取超越顾客的期望。综合档案馆保存的大多是党政机关形成的档案，相对于企业档案馆、专门档案馆来说，综合档案馆的用户相对分散，且具有不确定性，有组织，也有个人，对档案的需求也不尽相同。 综合档案馆在实施本原则时， 应注意以下几个方面：

1．运用不同方法调查、识别不同类型档案用户现行的及潜在的需求与期望

档案利用群体不同，档案所发挥的作用也是不同的，“对于各级各类机构、社会组织而言，档案具有不可替代的资治作用；对于专家学者而言，档案具有文化、教育作用；对于个人而言，档案具有凭证、参考作用等等”，档案用户的期望主要体现为档案的真实性、有效性、实用性。分析档案用户各群体的比例、查档方式，为质量管理体系的有效运行提供依据。

2．确保档案馆的质量目标与用户的需求和期望相一致

最高管理者在制定质量目标时要始终坚持以用户需求为宗旨，以实现用户满意为最高目标，并在全馆范围内建立沟通与理解的平台，确保用户的利益为档案馆工作的方向。档案用户的需求是具有时效性的、是不断变化的，综合档案馆在体系运行的过程中要时刻与用户保持联系，了解用户需求动态，及时更新服务方式方法，始终与用户建立良好的合作关系。

（二）领导作用

质量管理体系运行成功的关键在于最高管理者及各层管理者的重视度，领导者应求真务实、以身作则，积极参与档案工作的各个环节，确定综合档案馆的中长期战略目标，为确保组织的宗旨与运作方向相统一，为员工创建良好的工作氛围。具体应做到以下几点：

1．确立具有创新、发展、挑战性的战略目标

最高管理者应在全面考虑各方（包括供方、员工、利用者、社会等）的因素，为综合档案馆制定具有本馆特色、创新发展、富于挑战性的战略目标，并与质量方针保持一致，策划完备的质量管理体系，根据工作的实际情况，及时调整策略，保持质量管理体系的完整性。

2．创造适合员工发展的内部环境

为员工创造适合其发展的空间，对员工在本岗位所作出的特殊贡献给予肯定并加以褒奖，营造竞争的氛围，鼓励创新，激发员工潜能的发挥，调动员工主动参与的积极性，使员工在融洽的工作环境中更好地向着既定的目标努力。协调好各部门之间的合作关系，避免各部门之间权责分化、互相推诿，各岗位员工擅离职守、工作怠慢的现象发生。

3．建立具有良好道德伦理、价值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是综合档案馆现阶段发展的一个重要任务，树立良好的职业道德，创建良好的人际关系网，将综合档案馆的管理升级为馆内文化，使得员工在软文化的影响下自觉地遵守各项规章制度，按照质量管理体系文件办公。同时还要为员工提供可利用的相关软硬件资源，让员工在自范围内发挥其创造性。

（三）全员参与

档案工作者是档案馆创新发展的源泉，是档案工作的具体实施者。从人力管理到人力资源管理再到人本管理，体现了以人为本的核心思想。人本管理是从人性出发来分析问题，以人性为中心，按人的基本状况来进行管理的一种普通管理模式。综合档案馆在进行人本管理时应采取以下措施：

1．让档案工作者明确自身在馆中的价值

树立档案工作者的主人翁责任感，明确其所处岗位的重要性，对本职工作的职责、权利有所了解，勇于承担责任，面对挑战，按照相关要求完成本岗位的工作目标，并配合好下一步的工作，正确处理、解决工作中出现的问题。

2．让档案工作者主动进行自我鉴定

档案工作者的自我鉴定主要是指档案工作者根据各岗位的目标对其所完成工作进行鉴定，肯定其对档案工作做出的贡献，让档案工作者在完成任务与目标的同时，获得成就感，激发继续工作的热情与斗志，同时也是档案工作者发现不足并予以改进的有效措施。

3．加强档案工作者的自我修养

自我工作意识、服务意识的提高，要比强加的责任更有成效，特别是在信息技术快速发展的今天，科技进步日新月异，单凭某一领导或组织去发现新动力是远远不够的，培养档案工作者自主思考、领悟的能力，调动全员工作的积极性，才能适应不断变化的环境。

（四）过程方法

过程方法是将输入转化为输出的活动，是将相关的资源作为过程进行管理的活动。档案工作从接收直至利用的每一个环节都可以视为一个过程，采用过程方法进行管理，可以确保每个过程都按照最终目标组织运作，达到预期的结果。

1．必须从增值的角度考虑过程方法

增值的活动可以是有形的，也可以是无形的，实现档案工作质量管理的增值活动，是基于对每项工作环节遵循相应的准则与方法进行有效的管理，为用户提供超过其期望的服务。采用过程的方法，降低工作中的成本、减少失误、控制偏差、缩短工作时间、优化工作流程，确保过程间的协调运作、实现资源的高效利用，为持续改进提供动态的循环过程，进而使档案馆的整体工作处于不断循环上升的过程，每一次的循环都是一次增值活动，为档案用户提供符合需求的服务。

2．将档案管理的所有活动及相关资源视为过程进行管理

档案质量管理工作由用户需求分析、立卷归档、收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、过程监控、反馈、持续改进十二个环节组成，每一个环节都视为一个过程，每一个过程的输出都是下一个过程的输入，也可以是多个过程的输入，将这十二个环节视为一个整体的环节，不断循环，以达到预期的目标。档案工作的十二个过程体现了质量管理的四大基本要素，以顾客的要求为输入，顾客满意度为输出，同时也要将各种资源纳入到过程控制中，包括人员、方法、设施、环境等。

（五）管理的系统方法

质量管理体系是由相互关联的过程链形成的过程网体系，综合档案馆本身就是一个庞大的系统，各个部门都是它的子系统，各个科室又是下一层次的子系统，直至每一位馆员也是系统构成的一个部分，各系统之间相互制约、相互影响。利用系统的方法实施管理，以提高档案馆工作的整体效率。

1．确定分析系统内各个过程的运行状态

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成具有特定功能的有机整体，过程可以说是系统的基础，每一个过程的运行状态都对整体的系统运作产生一定的影响，这种影响可以是积极的，也可以是消极的。在系统运行过程中，确保每个过程都处于良性运行状态，为综合档案馆的发展产生积极的影响，是综合档案馆系统功能发挥的前提和保证。

2．识别与控制各过程之间的“接口”

档案工作的每一个过程都不是独立存在的，档案工作质量的形成依靠每个过程的有效实施，每一个过程都有各自要实现的目标，且这些目标都是以满足用户为宗旨的。过程与过程之间的对接是保证系统运行的重要节点，控制、协调档案质量管理各过程的运行，使之有效的运行，减少制约，加强合作，实现综合档案馆质量管理的终极目标。

（六）持续改进

持续改进是综合档案馆发展的永恒不变的目标。社会环境的不断变化、用户需求的更新与提高是持续改进的内在动力，持续改进的核心是提高综合档案馆质量管理的有效性和效率，提升综合档案馆的竞争力、迎接外界挑战。

1．将持续改进作为一种制度加以强化

持续改进不是一蹴而就的，是一项长期的工作，测量、分析、改进不断循环的过程。培养档案工作者持续改进意识，对档案工作者进行持续改进方法的培训，将持续改进纳入到日常工作中，不断深化理解，提高档案工作质量。每一次循环改进都有一个设定的目标，满足档案用户的需求，每一次改进都向着更好的方向发展，始终坚持不懈地贯彻持续改进，使综合档案馆处于不断发展和完善的进程中，提高档案馆的应变能力，提升档案工作者的整体意识。

2．将各类评价结果纳入到持续改进的范围

持续改进是每个过程、每个系统都需不断坚持的，因此，每一个过程的测评、每一个阶段性的测评都是持续改进的动力。基于档案馆总体的质量方针与质量目标，通过对内部审核、用户满意度测量、第三方审核结论等相关数据进行客观的分析与评定，并将测评的结果纳入到持续改进的范围内，这些结论是反映质量管理体系运行状况的直观结论，是持续改进工作最准确的数据支撑。

（七）基于事实的决策方法

有效的决策建立在数据和信息分析的基础上。决策贯穿于综合档案馆质量管理体系的始终，依靠决策才能持续改进每个过程的业绩。可以说，没有客观的、基于事实的决策，质量管理体系很难取得有效的管理，最终的目标也难以实现。

1．确保信息、数据来源可靠

在信息收集、整理的过程中，要保证相关信息、数据来源、获悉渠道、接收方式准确无误。决策是以所采集的信息、数据为依据的，弄虚作假的信息、数据将会阻碍系统的正常运行，因此，务必要保证所采集的信息、数据源于基层工作及真实的工作记录。

2．确保分析方法正确

对采集到的信息进行科学的统计技术分析，确保其分析结果的精确性，为改进提供凭证。科学的统计技术可以通过测量、分析、调查、取证等方法对相关信息、数据进行处理，寻找需改进的方面，防止决策失误。

3．基于事实的分析

基于事实的分析，要求避免主观的直觉判断与经验判读。客观的证据是支持综合档案馆质量管理体系运行的真实性数据，完全依靠经验或直觉得来的数据往往带有浓郁的主观色彩，比较片面，难以准确地说明体系在运行过程中所出现的不利因素，不利于体系的检验与改进。

（八）与供方的互利关系

综合档案馆最关键的供方是同级党政机关，是案卷的来源，也是资金的来源，与其他组织不同的是综合档案馆与其供方是隶属关系，二者虽然有互利的关系，却存在着领导与被领导的关系。其次是相关设备的投入方。在综合档案馆在与关键供方建立互利关系时要处理好以下关系：

1．权衡眼前利益与长远利益

立档单位形成的案卷是档案质量的关键，综合档案馆不能脱离各级政府而存在，同时，党政机关也是为人民服务的部门，其服务理念同样是满足用户需求，这与综合档案馆的质量管理目标是一脉相承的。文书部门与档案部门相互扶持，案卷质量的不高将严重阻碍综合档案馆质量目标的实现，因此，在收集案卷的过程中，正确处理与同级政府之间的关系，深入指导立档单位进行规范化的立卷归档工作，建立长期的互利共赢的工作机制。

2．与供方建立合作基础上的互利

与供方部门所要建立的互利关系，首先是合作，只要有效的分工协作，才能保证互利。建立有效的沟通渠道，进行透明地、开放式地交流，与同级党政机关共同理解用户的需求与期望，肯定党政机关在管理与控制过程中做出的贡献，共享成果，增强双方共同创造价值的能力，密切合作，实现成本最优化，共同取得档案用户的满意。同时关注同级党政机关的状况，为其便民服务提供帮助，增强党政机关提供高质量案卷的积极性，以达到互利的效果。

综上所述，综合档案馆具备建立与实施ISO9000标准所描述的三大基本要素，ISO9000标准适用于综合档案馆。同时有效运用八项质量管理原则，以用户为关注点、加强领导在组织中的作用、倡导全员参与、采用过程方法与系统方法、以事实为决策方法，坚持持续改进，是建立“公平、公开、公正、透明”的档案馆服务模式的最佳途径。

注释：

*本文为黑龙江大学学生学术科技创新项目(项目编号：20110282)阶段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008质量管理体系要求[S].北京:中国国家标准化管理委员会,2008:1.2条款.

②中华人民共和国档案法.北京:中华人民共和国主席令（第七十一号）,1996:第八条.

篇5

档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。

篇6

关键词:德育档案;管理工作;创新研究

引言

德育档案管理工作是德育工作的重要环节，在学校教育中德育教育是首要的教育任务，它也是学校教育事业发展的关键。在学校教育中只有对德育档案管理工作规范化才能更好的促进德育教育工作的开展，学生德育档案管理工作是需要学生与学校双方来配合完成的，所以学生德育档案管理工作对于学生的未来发展以及学校教育工作的顺利进行都是起到很重要的作用的。

1学生德育档案管理工作的实际意义

学生具备良好的思想道德素质是其综合素质的一个关键组成部分，正确的思想道德教育才能对学生的人格与个性的形成起到重要的作用，同时也能提高学生的综合素质。德育工作应该是贯穿学生的所有学习阶段的，它也是学校教育工作中不能忽视的重要部分，应该引起足够的重视。德育工作是一个长久性的工作，本身就有一定的复杂性，在新时代的教育发展阶段，它影响着学生的思想观念和思维结构，会使其发生很大的变化，怎么正确的培养学生的思想价值观，使其能够养成良好的道德素质和文化修养，对教育工作者来说都是一个不小的挑战。

2目前学生德育档案管理工作的现状

教育事业的不断发展，各种教育结构的改革，对于学生的综合素质、道德品质的关注度越来越高，也就是如此学生德育档案所发挥的作用也越来越大。在现代企业招聘中对于学生的德育品质的考核被放在了首位，知识与技能的不足可以在实际的工作中进行在培训是可以很快得到提高的，但是德育品质不好那么其他的都不重要了，这样德育品质差的人是不被企业所接受的。

2.1不够重视

我国的教育活动中长久以来对于学生的科学文化知识的关注度一直都是放在首位的，也就是专注的对学生文化素质与文化技能的培养，而对于德育教育的重视程度明显不足，德育档案的建立则是属于长期的空白状态，即使有也只是对文化档案的一个补充，并不是完整独立的档案体系，发挥的作用很小。随着教育改革的不断推进，德育档案工作与过去有了较明显的区别，但是也没有得到全面的普及，只是在一些重点学校会有所涉及，且学校中的教师与学生对于此并不怎么关注，这也是德育档案管理工作关注低的重要因素之一。

2.2管理制度不完善

虽然我国有专门的《档案法》，但是在实际的档案管理工作还是存在着一定的薄弱环节，而德育档案管理就是属于其中的薄弱环节，它的相关管理制度还并不是很完全与成熟，在部分地区虽然已经有了明确的德育档案管理的制度与规定，但是还是存在个别地区的德育档案管理处于空白状态，制度的不完善就不能很好的指导德育档案管理工作的有效开展。现阶段在高校中对于学生的德育档案管理工作主要分为两种，即集中管理和分散管理。

3学生德育档案管理工作创新措施

3.1制定德育考核细则

在进行学生德育档案管理工作之前需要学校根据自身的德育教育特点再结合整体的德育教育方针来制定适合本院校发展的德育考核细则。德育考核细则中要明确的规定德育考核的具体内容，主要的内容有:思想政治方面、文艺体育方面、科技活动与社团活动、社会实践活动方面、纪律遵守方面以及其他方面等，把每一个方面在进行相关的细化，列出详细的考核标准，以此来作为学生德育档案记录的主要方面与内容。

3.2健全德育档案管理机制

为了让德育档案管理工作更加的科学、合理，就需要健全德育档案管理机制，这是德育档案管理工作的基本原则，只有明确了责任才能在德育档案管理工作中发挥好自身的工作职能，使得德育档案管理工作长久有效。德育档案管理工作是需要全体师生共同参与完成的，加大德育工作的宣传力度，可以克服部分学生和教师对于德育工作的排斥与抵触心理，并且规范了档案管理工作的严肃性，严禁私自修改档案内容。

3.3建立班级德育考核管理组

可以建立班级德育考核管理组，在班级里为每一个同学建立德育考核档案，并且在班级里组建考核小组，有专门的同学负责填写，而学生会下属的各个部门都要对每个班级学生的思想政治活动、纪律遵守情况等为每个班级进行分类管理，将整理的结果与每个班级的专门负责人进行沟通，如若某个学生觉得自己的德育档案记录有问题可以提起申诉，经调查确定情况属实的可以进行更改，而这些德育档案最后都要进行电子登记录入。

4结语

总之，在高校建立学生的德育档案对于学生德育发展和培养是十分必要的，并且德育档案管理工作水平的不断提高，可以使得用人单位对于学生的在校表现能够了解的更加全面，以此来增加认同感，这也为毕业生的综合评定提供了可靠的依据，学生德育档案管理工作也能有效的锻炼学生的自主管理能力，是对自我的一种管理锻炼，也是对其德育培养的有力约束，所以学生德育档案管理工作的不断创新既是学校档案管理工作的需求，也是时展的需求。

参考文献:

［1］马晓峰.高职院校学生德育档案管理工作创新研究［J］．兰台世界，2013，05:40－41．

［2］马玉妍，宋巍巍.高校学生档案管理工作创新研究［J］．边疆经济与文化，2016，08:109－110．

［3］吴洁，李婷.高校学生档案管理工作创新研究［J］．办公室业务，2016，23:112．

［4］龙洁.通过“以人为本”分析学生档案管理工作创新［J］．民营科技，2014，11:113．

篇7

关键词：医院人事档案；管理信息化；问题；对策

中图分类号：G2759文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）07-0235-01

一、医院人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）医院对人事档案管理信息化管理重视不够

医院管理的中心环节是医疗，各方面力量的投入都可以给医院带来效益，然而对于人事档案的管理一直作为医院管理的辅工作来对待，所以这种工作并未引起重视，再加上档案本身就含有轻易不能外泄的信息。由于上述原因，对人事档案的宣传力度不够，由此而产生的经济效益也就不充足。当前，有很多领导意识不到人事档案给医院管理带来的经济效益和人事档案信息化对医院管理的重要性，对人事档案信息化的利用不够熟练和充分，所以造成了对这种资源的开发利用程度不高，就无法显示信息化的作用。这种信息资源停滞，导致了信息建设的缓慢发展。

（二）档案管理软件较落后

目前，大多数医院关于人事档案管理方面的设施落后，医院的人事档案信息都需要人工来操作，虽然有些医院配有计算机，也有相对应的人事档案系统，但是由于计算机的系统落后，不能对人事档案信息进行及时更新和维护。而这些医院所掌握的信息都是工作人员的基本信息，不能保证人事档案的完整性和详细性。这种信息数据的不完整，造成了信息查阅工作的不便，影响了医院对人事档案管理资源的利用和开发。

（三）医院人事档案管理信息化建设制度不完善

虽然《档案法》已经公布实施，《全国档案系统信息化建设实施纲要》也予以颁布，但医院人事档案管理信息化建设的水平远远达不到国家档案局的标准。当前，国家并未针对医院人事档案管理信息化建设工作制定专门的指导性的政策、实施细则和相关的法律、法规，这些因素都导致了当前医院人事档案管理信息化仅流于形式。

二、改进医院人事档案管理信息化建设的措施

（一）加强领导，提高认识

医院人事档案的管理工作离不开领导的重视和关注。所以，要想搞好医院人事档案管理工作，首先要增强领导关于此方面的认识并加大宣传力度，使他们努力做到对人事档案管理工作的全力支持和配合。一方面，主管此工作的部门领导应该认识到这项工作的重要性，将这项工作作为重要日程纳入到平时工作中去。把人事档案这项工作当作和其他工作同样重要来对待，做到定期检查，及时更新，尽快使人事档案管理步入正轨，提高人事档案管理的责任意识。而另一方面，从事人事档案管理的工作人员要加强对于本职工作的责任感，并不断强化专业知识和专业技能，根据社会的发展，不断更新观念，提高自身对于人事档案管理体系的认识，使这种信息化健康发展，同时还要提高自身的工作热情。把这种管理由封闭式改成开放式管理。管理人员要主动更新和开发信息，使人事档案工作能更好地为医疗、教学等方面做出贡献。

（二）建立一套标准化和规范化的人事信息系统应用软件

要想成功建立标准化和规范化的人事信息系统，首先要对基本框架加以规定，即各种资料数据库的建立，数据录入，快捷的网络系统等，为了节省时间，这几个步骤可以同时进行。对于这项工作来说，准确采集信息资源是关键，也是本项工作的基础环节，并将信息采集工作制度化、规范化。信息资源的完整直接关系到整个人事档案管理工作的生命，所以应该作为一项重要工作来抓。其次要加大投入，对整个系统进行完善，补充和改进，提高此工作的整体性。工作人员要在日常工作中不断积累经验，相互讨论。

（三）健全档案信息系统维护制度

人事档案管理工作如果想发挥作用，首先要提高工作人员的素质和培养信息化、现代化意识。录入的信息要准确和完整，并对数据库进行定期检查和及时更新。在此基础上，要对数据库的安全加以监控，要确保人事信息不外泄，软件正常使用和网络健康运行等。在医院人事档案管理工作中，对工作纪律加以明确，严格执行规章制度，增强工作人员的责任感和思想政治素质。针对不同的人群，设置不同的检索权限，规定范围和内容，这样既保证了数据库的安全，也方便了医院查找信息，最终也就提高了医院的经济利益。

篇8

1 医院基建档案管理的现状

1.1 基建档案收集不够齐全

工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。

1.2 基建档案内容质量与实际不符

基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。

1.3 文件填写或书写签字不规范

由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。

2 医院基建档案存在问题的原因

医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。

3 医院基建档案管理的对策

3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键

医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。

3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证

基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。

3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础

基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。

篇9

关键词：规范化管理 人事档案 事业单位

人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

[1]安胜男.浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策[J].黑龙江档案，2010，3

[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45

[3]马夺正.浅议人事档案管理中存在的问题及建议[J].科技情报开发与经济，2010，21：105-106

篇10

1 油田社区综合管网档案管理现状

1.1 档案收集规范度不高。油田建设开发初期的综合管网档案，由于油田档案机构和管理制度不健全，档案部门不能准确掌握工程项目开工、竣工时间，无法动态监管和规范约束，造成管网工程建设文件材料归档不全，部分管网档案仅有交工资料无竣工图纸，特别是部分住宅小区水、电、气、暖、通信等改扩建、维修施工形成的档案材料归档不全问题突出。

1.2 档案整理规范度不高。在油田社区综合管网档案整理的过程中常有卷内目录和档案资料实体不符的情况出现。另外，由于个别施工单位工程技术人员责任心不强，在编制竣工图时缺乏对管线埋设的深度、节点、材质、管线走向及附属构筑物进行深入细致的调查，使竣工图成为所谓的“示意图”，不能准确反映出管线现场具体的施工建设信息，给以后的档案利用带来了一定的困难。

1.3 档案管理方式落后。随着住宅小区的改扩建，新管线不断增多，旧管线也在不断更换和废弃，各类管线的规模和复杂程度也越来越高，形成的综合管网档案也越来越多，使得传统手工管理及计算机目录级查询的社区综合管网档案管理方式已无法迅速、准确地提供档案信息。

1.4 档案人员素质待提升。综合管网档案是否系统、完整、准确，关键是做好管网工程文件材料的收集工作，而能否把好收集关，则取决于整个工程建设工作的管理水平和档案人员的自身业务素质。而目前一些施工单位不设专人收集、整理管网工程资料，或临时抽调一些不懂专业的人员管理，这样就会造成资料收集不齐全、填写内容不准确，内容不真实的档案，给今后档案管理和利用带来隐患。管理人员的管理知识结构老化，也严重影响了档案管理工作的技术水平。

2 对策

2.1 纳入合同管理。工程建设单位在与施工单位签订工程项目承包合同时，除对施工单位移交竣工技术文件材料的时间做出具体要求外，还应对竣工技术文件，尤其是竣工图的编制任务、归档文件材料的质量检查标准等做出明确规定。如明确规定由施工单位编制包括竣工图在内的竣工档案资料，并预留工程概算总造价的3%作为竣工档案保证金，竣工档案经建设单位和辖区内档案管理部门验收合格后，再将保证金如数退还，竣工档案不合格者保证金不予退还。

2.2 强化日常监管。以质量控制前移为端口，保证归档文件材料的质量。档案人员应当转变观念，在加强对建设单位工程技术人员的业务指导的同时，对施工单位技术人员进行业务指导，加强编制竣工技术文件的质量要求和规范，引起施工单位对编制技术文件材料的重视。要做好从形成到归档的全过程归档文件材料的管理，把综合管网文件材料的形成纳入建设单位的行政、经营、生产技术管理中，做到管网档案归档与项目建设进程同步，保证归档文件材料的质量。

2.3 把好工程验收关。工程施工单位在办理施工许可证时，如果不附管网工程档案归档承诺书，将不予办理施工许可证；工程完工后，必须有档案管理部门参与竣工验收，了解工程施工内容，审查档案移交是否齐全完整，否则工程不予通过验收。

2.4 强化档案业务培训。档案人员应更新观念，增强责任意识、现代化意识，提高自身业务素质同时，加强对相关部门档案业务指导力度，定期举办由建设单位专兼职档案员、施工单位和监理部门资料员参加的档案培训班，以油田基本建设档案管理细则、建设项目档案验收细则、科学技术档案案卷质量标准为主要内容，对管网档案归档内容、整理标准、装订方法等系统讲解和实际操作演示，通过培训提高人们的档案意识和业务素质，保证归档竣工技术文件质量。