档案管理步骤范文

导语：如何才能写好一篇档案管理步骤，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。

一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。

收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。

对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。

分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。

分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。

机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制

发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。

文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：

盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。

全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。

类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。

年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。

期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。

件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。

盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。

装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。

盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：

全宗名称为立档单位全称。

年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。

保管期限为永久、30年、10年。

盒号、件号与归档章上的填写保持一致。

文号为文件的发文字号。

题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。

责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。

成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。

页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。

备注填写归档文件需要补充和说明的情况。

篇2

关键词：档案管理；现代化；要求

Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中图分类号：G271文献标识码：文章编号：

引言

随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，信息成为当今社会的宝贵资源，信息的价值将随着社会的发展进步不断上升，无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。21世纪的档案，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作现代化、专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求一切都要与时俱进。现代化的模式管理，现代化的规范操作，是和世界经济接轨的重要步骤。

一、档案管理现代化的内容

档案管理现代化从内容上讲主要包含有以下四方面的内容：档案资源的信息化、档案保护的现代化、管理手段的现代化以及档案管理的标准化等四点。但是从其概念的外延上讲，档案管理的现代化指的则是―个相对的、发展的、动态的概念范畴，因为在不同时期都会赋予档案管理现代化的各种内容。

（一）档案资源的信息化。在当前信息化的大时代背景下，信息化已逐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，因为以信息化的手段逐渐地推动现代化的进步是我国今后国民经济以及社会发展的主要趋势和方向。而在档案资源的管理领域实现信息化更是作为高科技的信息技术在档案管理领域层面所实施的创新实践，主要的工作内容和步骤是将档案资源以及与档案管理相关的各项管理程序，通过科技化的手段实现信息系统加工以及计算机网络整体的运转和传输，最终实现档案管理资源在整体上的合理配置和有效的开发利用，并进一步实现整个档案信息资源的全社会共享。

（二）档案保护的现代化。一般来讲，传统意义上针对档案保护的现代化主要指的是针对档案库房、与档案管理相关的设施设备以及档案载体保管保护的整体水平方面所实现的现代化。伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。

（三）管理手段的现代化。一般情况下，档案管理手段的现代化的内容主要包含有以下几个方面：首先是理论手段的现代化，这个具体指的是要实现档案现代管理方法的理论和应用层面的现代化，适当地通过开展针对已经形成规模的现代化管理方法的学习和借鉴，然后通过针对自己实际情况的结合，在实践中实现自身的提高和进步，并最终实现具有自己特色的档案管理现代化的理论体系。其次是要保证先进技术手段在档案管理实现现代化过程中的应用，在开展档案管理现代化的过程中一定要持续地将现代社会中较为先进的技术设备、手段以及相关的技术成果逐步地引入到档案管理现代化的实践过程中，最终全面、高效地实现档案管理的专业化和自动化。

（四）档案管理的标准化。从本质上讲，档案管理的标准化也作为档案管理实现现代化的重要基础而存在的，因为档案管理的现代化的实现基础是建立在先进的技术、严密的分工以及广泛协作的情况下的，而针对档案标准化的实现则主要是通过制定并积极贯彻相关的一系列的各种标准和规范，进一步使得相关的技术应用以及分工协作实现统―的标准和依据，最终可以保证档案管理的各项工作实现有机地联系和统一，并在最终的档案的管理下现代化的过程中取得最优的效益。

二、实现档案管理现代化的必要性

实现档案管理的现代化不仅仅是档案行业实现自身的突破和发展的需要，同时更是时展的需要。科技化的进步带动了一切相关行业的发展和进步，档案管理行业如果想要实现高效、科学的发展，那么就必须保证自己要时刻紧跟时展的步伐，同时在这个过程中逐渐地发展并完善自身，这样才有可能不在行业竞争中被淘汰。另外一个方面档案管理的现代化的实现也是迎合了时展的需要，在几乎所有行业都实现高科技化的腾飞发展的时候，如果档案管理行业还在固步自封，满足于自己的小进步的话，那么就不仅仅会跟整个时代脱轨，同时更会被狠狠地甩在时展的脉搏之后。

三、实现档案管理现代化的要求

目前我国的发展正处在一个转型时期，时代的进步和发展需要各方面齐头并进，关系到发展命脉的档案的存储和管理更需要十分重视。而要实现档案管理的现代化则主要可以从以下四个方面开始着手。

（一）实现档案馆管理现代化。这一过程的实现要求首先要实现管理思想的现代化，因为思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提，所以，如果想要实现思想观念的现代化，那么就必须要保证解决人对于档案管理层面的相关认识问题的现代化。同时还要求所有档案馆的全体成员尤其是负责档案管理的直接责任人，一定要秉持认清形势，更新观念，解放思想，勇于改革的思想作风，同时还要不断研究新情况，探索新的管理模式和途径。

（二）必须做好档案馆各项基础工作。伴随着科技化、信息化社会的到来，人们在对于高效化、科学化地开发并利用档案管理信息方面的需求越来越旺盛，呼声也越来越高，在这种情况下，就要求档案馆在相关基础工作的开展方面必须要实现新的突破、更高层次的发展。因为只有把档案馆最基础的工作和步骤搞好了，才有可能最终顺利地实施档案管理的现代化，同时也才能使得现代化管理手段得到最好的发挥。同时从未来发展的角度来看，一旦搞好了档案馆的基础建设工作，那么不仅有利于当前人们对于相关信息的提供利用，同时也为现代化管理的实现奠定了坚实的基础。从工作内容上讲，要做好档案馆的基础工作，因为只有将基础工作做得越加地细致和全面，同时准备工作做得越充分，那么档案管理现代化的目标才越可能顺利地开展进行。

（三）全面地保管好各种内容、各种不同载体材料。在针对档案馆的相关信息进行管理的过程中，针对不同种类的信息所进行的档案管理，是最终实现档案管理现代化的核心内容。伴随着科学技术的全面进步和发展，针对档案的种类以及存储载体的不断更新，发展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有纸质档案外，另外还包含有照片、录像带、录音磁带以及磁盘等其他方面，这种情况的存在，就要求相关的档案管理人员必须要在此基础上研究出一套适合自己的管理方法，这样才能为最终实现档案管理现代化的发展趋势贡献力量。

（四）必须实现保管条件以及管理手段的现代化。在保证保管条件以及管理手段的现代化的方面主要应当做到以下四个方面。首先是要保证实现针对档案库房温湿度的自动控制，因为这是关系到未来能否实现现代化管理的一项重要内容。其次是要保证更新档案装具的现代化，这也同样决定之后是否可以顺利地实现档案管理现代化的一个十分重要的条件，再次是要全面保证实现档案载体在材料应用方面的小型化和缩微化，因为这关系到对于相关信息存储设备的移动和携带方面的便携性；最后是要求要广泛地应用电子计算机来针对相关的档案信息管理进行贮存和检索工作，这实现档案管理现代化的必要条件，同时也是大势所趋。

四、结束语

总之，在当前的时代背景下，实现档案信息管理的现代化不仅仅是档案馆生存发展的需要，同时更是契合时展的必要之举，所以这就要求相关的档案管理方面的工作人员在保证自身素质提高的同时，还要尽可能地实现相关管理手段的现代化，这样才能顺利、高效地实现档案管理现代化工作的全面实现。

参考文献：

[1]张磊.浅议档案管理工作的现代化[J].公用事业财会, 2008,02.

[2]金雷,毕鑫瑶.关于档案管理现代化的几点思考[J].松州, 2008,03 .

[3]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案, 2006,05 .

[4]王建萍.浅谈改进档案管理方式、拓宽档案管理思路[J].常州工程职业技术学院学报,2007,01.

[5]胡丽清,徐慎元.档案管理现状与改革研究[J].高校图书情报论坛, 2006,04 .

篇3

一、精心组织，落实责任

1、狠抓落实，确保档案工作万无一失。配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，并保持相对的稳定，责任到人，严格执行档案工作制度，对各部门形成的各种材料的搜集、整理、立卷和归档进行监督和指导，维护档案的完整、准确与安全。

2、增加设备，提高档案管理工作信息化程度。档案管理的规范化，直接反映在档案设备的升级换代上，档案库房温湿度表、温湿度周记仪；档案消毒设备；影像档案储存设备，微机的全程控制。这些档案设备的添置，极大地改善了档案管理的硬环境，为提高档案管理工作科学化程度起到了关键的作用。

二、明确思路，突出重点

1、强化围绕企业中心工作，为领导决策和企业发展提供及时、可靠的资料。从对企业负责的高度，深刻认识档案工作的重要性，从思想上、行动上确保档案工作为企业发展服好务。

2、强化为基层部门档案工作的指导和服务，做到细心和精心。档案工作烦琐复杂，尤其企业档案工作涉及面又广，这就需要档案工作者要做到细心周到的服务，精心严谨的作风，以最快的速度准确地收集到需归档建档的资料。

三、夯实基础，提升水平

1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件。

2、重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

3、统一分类号保证检索查全率。根据《电力档案管理文件汇编》制定出具体细则。根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。统一认识统一标准，从而达到标准化和规范化管理。

4、规范题名保证检索查准率。在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

四、加快推进现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

2、分级次著录，省时省力。为三个层次进行著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目，提高效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号，大大地提高著录速度。

五、转变观念，创新模式

1、档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

2、档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

篇4

关键词： 事业单位 档案管理信息化 建设方略

站在时代的前沿不难预料，未来时代的事业单位档案信息化管理与建设是必须经历的一个阶段，这将极大地简化旧有的工作程序，使得相关档案管理迅捷、容易。那么如今解决好档案信息对应管理任务中的问题，寻找到新的对接点，合适的方法让这些信息化管理思路得以付诸实践。

一、档案管理信息化的阻碍之处

1.对档案信息化的建设关注度不够。一般事业单位中档案信息管理缺乏一定的参与度，涉及信息管理，很难引起关注与取得突出的工作业绩。深受既有观念的误导，大多数人认为此类档案信息的建设工作技术含金量低。此外，在一些高层管理者看来，单位的档案信息管理属于事务性操作，不能直接带来经济效益，有关单位重视不够，甚至于相关领导层简单地将档案信息工作交给普通文员，以至于无法将档案所具有的价值发挥出来，制约现如今档案管理迈向信息化建设的加强。然而，在相当大的程度上，大家都忽略事业单位中的档案资料是深受法律所保护的，带有相当程度的法律效力，不仅仅要求有关档案整理人员的严谨，而且要求相应管理高层在认识上有所转变，重视资金与人才的扶持。

2.建设、管理信息化档案针对性弱。在大趋势下，已经有部分事业单位实施了档案管理信息化建设，可是效果不尽如人意，在技术层面上来说，处于较低级的水准，自然档案管理效率提高不显著。同时，这种缺失体现在有关安全管理度上，一些本应由专业文员、专业部门监控的步骤都被简化，最重要的安全管理步骤缺乏针对性与有效性的考虑和安排。随着诸多单位信息化管理档案的大势，有关建设成效仍旧不容乐观，现实是与电子信息技术连接性弱，多项工作管理深度不够，针对性低，管理建设工作亟待革新。

3.管理员工自身素质的薄弱。一些中小单位，考虑到发展规模、经费限制等因素，在许多人动之时，就忽视对单位的档案管理工作者的上岗考核与相关培训，多数的人员都难以表述清晰档案管理工作的知识与内容。也有些员工简单地理解为是对人事信息的录入，仅仅需要保证录入的正确率即可，但是，这仅是对信息化管理档案的最基础的要求。问题还表现在其他地方，工作人员综合素养偏低，很多具体管理工作进行时都未曾分类化、归纳化，任务完成水平低，严重制约事业单位档案信息化管理工作的开展，特别是在诸多事业单位中档案管理方向上的计算机型人才匮乏，这在一定方面是管理层的不到位所致。人员方面的工作效力不高，缺乏仔细、细致的整理监督流程，继而让诸多问题不能在第一时间反馈给上级部门，乃至于放纵不管，许多安全方面的疏漏都难以发现。因此，培养出专业性档案管理人才刻不容缓。

二、探究与完善信息化建设的方略

1.建立健全有关事业单位档案管理信息化建设的体制、机制。长期以来，档案管理相关工作作为事业单位基本工作之一，却没有在发展与绩效上有所注重。加强对档案管理的信息化建设离不开有关制度层面的约束，必须在既有的体制上多下工夫，寻找与现代信息化管理档案的切合点，并且注入新的思路，让档案管理与建设工作实现划时代的飞跃。在完善管理制度的基础上，应该在单位内组织各类培训，将信息化管理档案的理念、重要性潜移默化地渗透到档案管理工作中，让每一个员工及管理高层都意识到信息化管理手段的必要性。

2.突出在监督上的效力。档案信息化管理工作亟待有效监督机制保驾护航，处于强有力的监督之下，方能调动有关档案整理人员的工作积极性，提高信息化管理档案高效率，继而真正发挥档案的价值与意义，保证档案安全性的初衷。坚决杜绝有关领导及工作人士利用职务之便，篡改他人档案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行为。真正有效的监督机制必须是事业单位内部与外部监管的协调一致、互相补充，在双效的机制下，档案管理信息化工作中存在的隐患无所遁形，可以为接下来解决方案的实施提供帮助，最终有利于整个事业单位管理信息化工作的高效运转。

3.进行档案信息管理硬件的打造。信息化管理档案，顾名思义，需要各类的计算机、电子型存储器、相关数据库等皆是实现信息化管理路径的基础所在。如此一来，相应的事业单位便理应在长远的立场上为单位的档案信息化管理工作助力，加强关注，增加资金投入，使得有关硬件的配备逐渐齐全可靠。譬如，电子磁盘及多种硬盘是不可或缺的，在硬件设施完备的前提下，相关单位的档案管理愈发科学化、合理化。

4.提高档案管理人士的综合素质水准。真正实施事业单位信息化的实践者是这些档案管理人员，这些工作步骤与流程全部都要倚靠他们实施，他们的工作能力与自身素养直接决定了相关工作的进程。于是事业单位必须开展定期的培训活动，乃至是素质考核，凭证上岗，提升他们特定的获取与处理讯息的能力，一旦事业单位档案管理工作人员的综合素养明显提升，那么相关工作也会顺利实施，信息化管理档案将有条不紊地进行。

毋庸置疑，在这个时代的发展要求下，事业单位中的档案资料管理信息化正如火如荼地进行，但是前路挫折颇多，事业单位只有牢牢把握住革新的关键要素，切实处理各种各样的艰难险阻，才能够披荆斩棘，远航。

参考文献：

[1]苏红.事业单位档案信息管理建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2012，（24）.

[2]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2012，（24）.

篇5

档案管理信息化和档案管理现代化成为档案管理发展过程中相伴相生的一对矛盾，如何利用好并且发挥好这一层关系是档案管理部门能否更好地服务社会的关键环节，同时也是社会发展过程中必然面临的问题。本文从信息化和档案的逻辑关系出发，探索在对待档案管理现代化这一共生矛盾的过程中，如何得当地处理好基础和主导的关系问题。

信息化和档案的逻辑关系

首先，档案信息是信息资源中非常重要的组成部分。众所周知，人类本身的发展和文明的进步与发展息息相关，而对信息的记录、利用和传输的过程成为承载文明发展和进步的重要载体，这一客观事实在人类发明了文字之后就得到了验证。信息化背景转变了档案信息发挥功能的途径和条件，传统档案信息通过开发和利用实现价值，信息化档案则通过应用和使用档案发挥价值。人类智慧的结晶都是通过档案传承的，它记载了最真实的人类社会生活。也就是说档案信息在本质上属于信息源，在社会发展过程中必然承担着至关重要的角色。

其次，信息化是知识经济时代的重要特征。信息化时代和知识经济时代是相伴相生的，这样的时代背景意味着信息化将成为人们获取知识的主要来源。近年来，电子通信技术广泛普及，整个地球范围内的人都可以现轻松的沟通，人类社会的生存空间得到了极大的拓展，全球性的信息共同体的形成已经势在必行。在这种情形下，档案管理工作者变革的首要步骤是实现档案管理的信息化，唯有如此才能统一档案管理的内外需求。

再次，信息资源开发和利用应该与客观发展需求相契合。传统档案管理服务效能的开发和探讨建立在原始档案上记载的信息和资料。在原始档案信息化的过程中，满足最初业务处理和运行的最开始需求是着眼点，这也和信息开发利用的一般规律相契合。总体来说，数据、信息、模型是信息开发的依据和前提。在信息资源开发和利用的初始阶段，系统集成和数据集成是重要组成部分，在建立数据库的基础上对信息资源和数据进行深度挖掘，满足不同层面的数据应用。从流程上来看，这和传统的档案管理和利用并没有本质的区别，这样看来信息资源开发应该处于档案管理的范围之内。

最后，档案管理的可持续发展需要借助于信息化的力量。信息化社会具有内容丰富、信息量巨大、信息需求多元化和信息有效性不均衡等多种特征，信息化社会的特点也是当前我们所处时代的明显特点。如何发挥信息化的优势，将之应用在当前管理科学化的进程中并与之有效整合是每一个档案管理工作者都必须思考的问题。为了尽快地让档案管理适应信息化的要求，我们需要重视生产需要和生活需要的重点，落实档案管理体制改革，把握档案管理信息化重要环节。

把握档案管理信息化建设，促进档案管理现代化

将档案管理信息化建设和档案管理现代化建设需求有机结合在一起是正确处理档案管理的标和本的关系的重要途径，也是将档案管理工作推上更高一层台阶的重要手段。接下来笔者欲从档案管理信息化和现代化之间的关系作为出发点，探索档案管理现代化的一些现实问题：

第一，信息化建设对档案管理现代化起到促进作用。笔者通过分析发现，档案管理工作在时展的洪流下必然走上档案管理信息化的道路，似乎我们也可以理所当然地认为档案管理现代化将会是档案管理信息化未来的发展趋势和发展道路，这也是我们在研究二者关系时坚持的理论基础。但是对信息化建设如何走上现代化道路，目前的档案管理工作似乎没有给出明确的答复。笔者认为档案管理现代化应该从日常的工作着手，在有效的管理体系和科学的管理手段的前提下推进档案管理的现代化，比如说从纸质办公发展成为无纸化办公。从目前阶段，这也是开发、管理和利用档案的有效模式。

第二，档案管理现代化可以反过来促进档案管理的信息化。档案管理现代化在发展过程中也会无形地促进档案管理信息化的开展。现代化建设中使用的硬件设备和软件设备都已经在档案管理的具体操作中得到应用了，信息化的步伐实现了跨越式迈进，所以我们需要有效地协调和统筹备方面的利益关系，有效地运用当前绝佳的发展形势，在充分借鉴发达国家经验的基础上进行制度改革，并有效地规避可能出现的错误。

篇6

关键词：交通档案管理；信息化建设问题；对策

中图分类号：U491 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）35-0057-01

档案管理工作不仅能够为同一领域的其他工作提供重要的依据和参考价值，更是记录一个时期内重要事件的有力证据，交通档案管理更是如此，它能够切实有效地反映出交通运输在一个时间段的综合状况，为总结相关的经验提依据，而交通档案的真实性和有效性与交通运输事业的前景有着种种联系，因此，针对交通档案管理的信息化建设过程中出现的问题，并提出相应的解决措施，是现代交通档案管理工作的重点。

1 交通档案信息化管理中存在的一系列问题

交通档案管理工作在保存相关的历史资料的同时，还为现代的交通运输行业提供了一定的帮助，但是，因为交通档案管理工作自身的复杂性，导致管理部门的工作人员短缺，并且档案管理人员从内心深处无法真正重视档案管理的工作，这样就让档案管理意识比较淡薄，档案管理工作中的资料收集和整理很容易被忽视，这就导致很多档案管理部门把档案管理看作成一项可有可无的工作。进行档案管理的工作人员很难从内心真正重视档案管理的相关工作，并且道德素质和专业水平都比较低下，这在一定程度上就造了交通档案管理信息化水平的低下，交通档案管理的工作人员中有很少是经过专业的培训后才工作的，他们中的大多数在日常工作中，只是对相关的工作步骤加以模仿，并借鉴其他工作人员的档案管理工作模式，这就造成经过他们整理的档案存在很多的个人因素，缺少真正的通用性，档案质量相对较低。档案管理中由于自身机构的不规范和不完善，造成档案管理工作的分工比较模糊，往往是由同一个工作人员进行不同的工作步骤，这就导致档案管理工作在核算、创收和分配工作中没有统一的管理理念的制约，并且执行的规章制度也不统一，让整个档案管理部门各自为政，没人负责，从而导致档案管理工作的信息化程度不高，档案管理部门缺少真正的高素质人才，由于信息技术的发展，档案管理工作只有经过一系列的变革之后才能跟得上步骤，传统的管理方法和手段都很难适应信息化的管理要求，因此，档案资料管理水平低下的现状。

档案管理的信息化进程中，档案管理的一些观念问题也会影响其主要进程，受传统档案管理理念的影响，档案管理的相关部门存在着重保管而轻利用的局面，由于现代信息技术的发展，新理念和相关学科不断对档案管理工作进行着种种渗透，这就在一定程度上促进档案管理工作不断出现新情况和新问题，思想观念的陈旧，以及对开放和创新意识的缺乏，都让档案管理的信息化进程受到种种影响，档案的安全和档案的保密受到不同程度的挑战，这些挑战主要来源于两个方面，由于档案管理部门工作人员的保密意识和安全管理意识的缺失，在自我档案的相关网页上各种信息，并在过程中很少管理和审查，这就导致不经意间可能泄露了机密，或者在信息化的交通档案管理过程中存在着一系列的技术问题，导致所用电脑出现故障，电脑黑客对其进行肆意的攻击，这都在一定程度上让档案管理的安全工作受到威胁。

数字化的文件在归档过程中的管理问题表现得更加突出，网络建设和档案信息系统现在呈现着各行其是的局面，层次不一，开发性、服务性和共享性都比较差，很难满足信息共享的要求。当前档案管理工作中所运用到的办公自动化相关的系统在设计过程中没有档案管理的工作人员的参与，或者在使用这些系统的过程中，管理工作人员缺少操作经验，都造成数字化文件的产生的归档工作存在一系列的问题。

2 解决档案管理工作信息化进程中相关问题的措施

针对档案管理的信息化进程中出现的一系列问题，我们在客观分析之后，提出了相应的解决措施。档案管理部门的负责人要从自身角度来重视档案管理工作，与其他负责人要统一协调来进行管理，在档案管理的各个工作环节中，针对不同的工作性质，指派专门的工作人员进行负责，要树立起优秀的档案管理意识，让档案管理的各项工作都能按照基本原则进行。对于档案管理工作中各项政策和制度的制定，要由领导部门统一进行，其他部门必须要对所制定的规章制度严格遵循，不可私设各种条例和工作方法，一旦发现有违背者，必将重罚。在各种政策制定之后，需要对其主要内容进行审核，并上报给有关部门进行审查，只有经过他们同意之后，才能公布使用，尽量避免使用过程中所出现的种种问题。科技永远都是第一生产力，在交通档案管理工作中，我们需要加快管理工作的信息化步伐，将基础业务尽快地转移到信息化建设之上，并把信息化建设融入到档案管理工作的方方面面，大力改善档案管理工作中的各种设备，提高档案管理工作中各种信息化建设的水平，这样才能保证交通档案管理工作的透明程度和规范程度，并让档案管理工作有条不紊地持续下去。同时要提高档案管理工作人员的专业素养和道德水平，首先，要让他们从内心深处热爱这份工作，并且有着把国家利益看作高于一切利益的思想觉悟，对于档案管理工作中需要保密的内容，坚决要做到守口如瓶，同时要具有了乐于奉献和乐于服务的精神。在做好本职工作的同时，学习一些专业的档案管理书籍，掌握基本的文献编撰和档案保护等相关知识，并且熟悉国家的各种法律法规，将这些基本的档案管理知识运用到实际的档案管理工作中。

3 结 语

新形势下的交通档案管理信息化工作被赋予新的时代意义，为了适应这种新的要求，并更好地为交通事业服务，我们需要加强对档案管理工作的认识，针对档案管理工作中所出现的种种问题，我们要在客观分析的基础之上采取正确的应对措施，并结合新的档案管理的种种要求，制定出正确的档案管理方法和策略，从领导到工作人员都要形成对档案管理工作的重视，从而加快我国档案管理事业的信息化进程。

参考文献：

[1] 李明秋.交通档案管理存在的问题及对策[J].才智，2012，（32）.

[2] 陈丽鹦.交通运输企业档案管理的研究[J].才智，2011，（19）.

篇7

在信息化时代下档案管理现代化和档案信息化不仅互利共赢，也是一对主要的矛盾，怎样让他们的关系更好的发挥，不仅是社会的必然选择，也是档案管理部门服务社会的关键。笔者在本文中首先分析了信息化和档案的关系，接着就怎样准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化工作进行了深入的解读。

一、信息化与档案的关系

1.档案信息是一种重要的信息资源

我们都知道，人类自身深深地关系到文明的进步和发展，而这种进步和发展正是建立在对信息的记录、传输和利用之上。这是一种自从人类发明文字以来就被文明发展进程所验证的事实。在信息化时代下，信息档案功能发挥的关键步骤是把开发利用档案转变成应用、使用档案。人类知识的结晶都存在于档案之上，它是对人类生活最真实的记录，也就意味着档案具有信息源的作用，它在社会发展的过程中必然要担当更重要的角色，发挥更大的作用。

2.信息化是知识经济时代主线

信息化主导的是知识经济，在这样的大背景下，各种信息化手段是我们知识的来源，尤其是目前广泛利用的电子通信技术，在整个地球范围内人们都可以轻松的实现沟通，大大的扩展了人们的空间存在，全球性的信息共同体必将形成。在这样的社会形态下，档案管理工作者的第一选择肯定是档案管理的信息化，因为这统一了工作的内在选择和外在需求。

3.信息资源开发利用要服务于客观发展需求

一般说来，当我们对档案管理服务的功能进行探讨的时候，原始档案上所记载的信息资源是我们所依赖的。这种类型的信息化资源就其发展过程来讲，对业务处理和运行进行满足是其刚开始时候的着眼点，当然也对信息开发的内部一般规律相符合，总的来讲，数据、信息、知识的模型是信息开发的依据和基础。从微观层面来看，系统集成、数据集成是信息资源开发刚开始的组成部分，以数据库为背景，深入的挖掘信息资源，并对不同数据的应用进行满足。就流程上来讲，和传统的档案管理利用没有多大差别，这样看来它应该在档案管理的范围之内。

4.档案的可持续发展有赖于信息化提供相应的动力

信息量大、内容丰富，对信息的需求多、信息的有效性不均衡这些都是信息化社会的特点。也是目前我们生存的社会的显著特点，怎样让信息化的这种优势正确的发挥，让它在现代档案管理的科学化整合化中发挥作用，对于这个问题是每个档案工作者需要深入思考的，为了更快地对信息化的需求进行适应，生产需要和生活需要是我们重视的两个点。首先我们要落实对档案管理体制的改革，这才是让档案管理工作实现信息化的重要环节。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

这是正确处理好档案管理标与本合理关系的正确途径，现阶段应把档案管理信息化建设落实到档案管理现代化的根本发展要求中，这样才能更好地推进档案管理工作更上一个台阶。下面我们着重从档案管理信息化和现代化两者的关系入手，探讨分析档案管理现代化的实现问题。主要有以下几个方面的思考：

1.信息化建设促进档案管理现代化

通过分析笔者发现，对档案管理工作而言时代的必然产物是档案信的息化建设，然而这种不可避免的原因我们可以这样认为，档案管理现代化是档案信息化管理发展的趋势和方向，这也是我们对两者关系进行把握的理论基础。但是，信息化建设如何推进现代管理呢，笔者建议从档案管理的日常工作开始，出台有效的管理体系，通过科学的手段如办公自动化系统等，从以前纸质办公发展纸质办公和无纸化办公相结合的方式。就当前阶段而言，这是管理、开发、利用档案的有效方式。

2.档案管理现代化反哺信息化建设

档案管理现代也要反过来对档案管理的信息化建设进行促进，如今有关现代化建设中各种硬件和软件设备已经使用到具体的操作之中，信息化的建设步伐被极大的促进，所以我们要对各方面的利益关系进行统筹协调，更好的利用这种得之不易的发展形势，以发达国家为鉴，避免在对相关制度进行改革的过程中出现重大错误，这也是我国和国际化档案管理行列的标志。

3.正确处理档案信息化和档案管理现代化应该注意的几个原则

（1）前瞻性：数字化档案是档案信息化建设的最终目标，对档案资源和档案管理规定进行信息系统的处理并通过通过网络传输，让档案信息的合理分配和利用得以实现，让社会对信息资源尽可能的共享。这个过程非常的繁杂，离不开硬件和软件的开发、利用。

（2）实用性：对社会需求进行服务的过程中需要突出自己的特色，让我们的信息具有鲜明的特色，让信息需求人员从数量众多的信息资源中选用我们的；我们要以信息使用者的角度为出发点，对信息资源进行加工、处理，让信息的形成更加的紫铜、有序，让它们有机的联合在一起。只有设身处地的为使用者着想，不断地拓展信息资源的实用性，才能实现最终的目的。

（3）协作性：对于这一项矛盾，档案管理的信息化建设和档案管理的现代化需要正确的认识和很好的解决，我们只有对其的深刻性进行充分的认识，才能在具体的操作之中对程序、分类、步骤按照预先的环节有机的结合和进行。

篇8

关键词：档案;管理文件;资料;安排

一、施工企业中档案管理中存在的问题

（一）管理人员思想素质不高

在施工项目当中，企业员的管理观念意识比较单薄，个别的项目部和一些私人单位当中管理制度不完善，并没有设置一定的岗位责任制，大部分工作人员属于兼任的状态，对于施工中的一些主要文件资料还是采用比较传统的手工收集的方法，有些员工对一些领导存在一定的偏见，认为他们在档案管理上没有投入大量的财力和物力，在一定程度上阻碍了管理水平的提高。

（二）档案管理服务不是很规范

现在，在施工项目部当中，对档案的管理要求不是很规范，像工程档案的案卷缺少卷内的目录，档号不规范，组卷比较混乱，案卷标题、数字使用不规范，影响了公文转化为立卷和归档。档案资料的分类级别比较少，其中，对声像和音频有关的资料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都还是注重文字的收集和整理。

（三）档案管理人员的观念淡薄

在现在的施工企业档案管理处，管理员单单认为只是一名文件收集和整理的负责人，只是想着资料能够有效的保存，针对现代化的档案管理缺少一定的创新意识，总是遵循守旧，加上落后的管理手段，使施工企业不能有效利用资料信息，而且他们的工作状态十分的懒散，严重影响了档案管理的规范化进程。最重要的是工作人员容易产生消极的心理，不能正确的认识管理的重要性，责任不到位。

二、施工企业档案管理的相关对策

（一）努力提高管理人员的观念和文化素质

首先，施工企业应该给予管理员一定的重视程度，培养管理员的管理责任意识，同时档案管理员应该有较强的管理悟性，施工企业应该对员工进行组织培训，学习讨论交流专业知识，提高大家的职业能力水平。针对在业外的施工项目部，为了能够对工程进度信息情况清楚的了解，应该及时和建设单位保持联系，详细具体问清楚，在施工企业竣工前期，必须进行集中的管理培训工作，深入了解档案的有关技术规范和法规，争取把每一份文件管理工作做的足够的完善。

（二）提高档案管理规范

施工企业的档案管理工作需要一定的科学管理和统一的操作流程，施工企业在进行档案的类型划分时，应该尽可能的具体全面，灵活调节每一个管理程序步骤。不同的档案级别按照工程建设、管理技术等不同的类别进行管理，建立相应的档案人员岗位责任制，规定各项档案管理的规章制度，原则上应该严谨明确，针对特殊的档案，应提高档案管理的工作，进行一定的保密，档案管理人员必须明确施工企业档案管理范围，对各项档案进行分类整理，装订，入盒，编目录等一系列步骤程序设置。施工企业安排合理的工作流程，使档案管理的各项工作有条不紊的进行，充分提高档案管理工作的效率。

（三）完善施工过程的公文材料，不断收集

在施工过程中，经常会出现上级部门的发文，项目部在公文最初的归档时候要形成一系列的材料，材料必须齐全才可以，因此，管理人员必须在平时应该重视，及时收集相应的文件，如果管理不当的话，这可能会影响到施工企业最后的竣工成果，针对上级下达的发文，档案管理人员必须对每一份文件进行核对和审查，做一定的登记，一部分入档案，另一部分为了供以后的人参考或者使用之类的，按档案整理规范要，用钉子装订，供平时查阅。还有一点需要特别的注意，对于本单位一些领导签发的文件，应该将材料收集完整，按照正式文件，签发，定稿，终稿等一定的顺序集中规整，统一装订。初步做好档案入库前的一系列工作。利用现代电子的信息功能，形成电子信息档案管理，更加方便查阅和选用，实现档案工作信息化的管理。

三、总结

综上所综述，作为一名档案管理者，应该对专业知识有深度的了解和认识，明白施工企业的档案管理范围，努力提高自己的专业水平，不能自己所认为的将文档的类别和价值，一定结合施工企业的要求才可以，增加一定的创造性意识管理。同时，作为施工企业，应该紧抓档案管理工作的积极开展，推进现代信息化管理，提高管理者的管理手段，抛出传统落后的管理理念，提高管理工作效率，档案管理正在实现电子信息普及和应用，档案管理工作是一项比较艰难的挑战，也是施工企业竞争成功的关键因素。我深深的相信，如果我们保持高度的责任感，对档案管理工作有足够的敬业精神，那我们可以将档案管理工作做的很规范化和现代化。建筑业是我国的主要产业，档案管理工作具有指导作用，实现档案的科学化管理，对推动社会经济发展具有重要作用。

篇9

湖北日报传媒集团 430077

[摘要]在我们的日常采购活动中，采购档案管理是一个非常关键性的步骤，它作为采购活动的记录方式，从客观的角度为我们的管理提供依据，具有很高的实证性，也比较利于当前开展的反腐倡廉。所以从严格意义上来说，采购档案管理是对我们的采购活动进行评估、监督、处理投诉等等活动的基础，在企业管理这占据不小的份额，必须得到我们的重视。

[

关键词 ]采购档案；管理；对策

1、采购档案管理的重要性

当前我国许多企业的采购档案管理制度是非常不完善的，这无疑对企业的长期稳定发展形成很大的不利。采购档案作为记录采购过程的书面材料，是客观的，具有非常高的实际意义，对于企业后期采购活动的开展、效果的评估、突发事件的处理等等都具有积极作用，所以在企业生产过程中是非常重要的一个环节。

2、采购档案管理中存在的问题

2.1专业人员缺乏，管理质量差

从我国企业采购档案管理的现状来看，结果是触目惊心的，大多数企业没有给予一定的重视，在采购档案管理上问题多发，其中最重要的一个方面就是在人才的配备上。许多企业认为采购档案管理是可有可无的，所以从意识上就忽略了，人员往往是没有经验和相关资质的人员，缺乏必要的专业性，甚至许多企业的采购档案管理人员还肩负着其他职责，没有形成专人专职，这无疑导致档案管理的质量非常差。

2.2档案收集周期长，影响归档完整性

从我国当前档案管理的现状来看，很多采购中心在工作过程中往往没有严格按照相关规定，采购资料的填写和收集存在着很严重的问题，所以完整性得不到保证。实际生活中有这样的问题，采购中心不能出具验收证明或者是在合同签订方面出现问题等等，都可能影响采购档案的存档。当前我国的投诉机制存在着较大问题，进行投诉的周期和程序比较长，如果是越部门投诉往往因为上级领导的时间原因而被搁置，这就导致档案的收集周期被拉长，档案的完整性受到严重影响。

2.3档案管理与使用脱节

众所周知，档案是为我们的生产生活服务的，必须对档案进行良好的应用才能发挥它的作用，才能体现出档案的效应。我国许多企业的档案往往是为企业提供一些具有专业水平的技术参数或者是企业近期的生产经营状况，也包括一些企业的政策方针、文化特色等等，这些可以在制作标书或者是进行评分的过程中提供良好的理论依据。对于供应商来说，原始性的证明材料是资质相关的一些资料，可以在投标、中标过程中提供依据。从我国当前档案管理的现状来看，档案的使用效率非常低，这在很大程度上是资源的浪费。

2.4档案管理缺乏保密性

档案管理工作最怕出现的就是泄密问题，这也是许多企业档案管理经常出现的问题，在实际的生活中出现过一个采购中心在评标过程中因为泄密而被投诉，在社会上引起了很大的议论。由此看来，如果保密性不好的话就往往成为采购的致命要素，我国许多采购中心没有认识到档案管理保密性的重要性，机构岗位出现不合理的现象，人才方面也做的差强人意，从而导致档案管理问题频发，对于企业长期发展是非常不利的。

2.5档案室软硬件设备严重滞后

因为意识上没有对档案管理工作重视，许多企业甚至没有专门的档案室，往往只是将相关资料堆积到一个房间，没有专门的人对此进行负责管理，这对于企业的长期发展是非常不利的。还有一些采购中心的档案室是空间很小的房间，没有把档案进行分门别类的放置，更不要说将这些资料转换为电子文档。由此看来，我国很多采购中心的档案馆建设还是需要不断加强的。

3、做好采购档案管理工作的有效途径和方法

3.1对采购文件进行科学细致的分类立卷

采购人在开展采购项目活动时，会出现各种原始资料，这也就是我们所说的采购文件。根据中国的相关法律规定，采购文件具体包含如下几个：采购人采购时的相关记录、招投标文件、财政部门审批后的计划表及采购预算、评标报告、评分表、答疑函等。对采购文件进行正确分门别类，理应符合文件的特有情况，可以根据采购的先后顺序和程序进行，确保文件的连贯性，结合相应的价值和利用规律有步骤的开展，从而尽可能的保证档案资料的齐全，提升保管质量。

3.2加强对采购文件的科学有效管理

要想把采购档案工作做到实处，必须强化如下几个方面，第一是加大监督力度，形成专人管理。根据分级管理的相关要求，各个部门应该做好采构档案工作，对指导、检查和监督进行有效管控，在整理和保管文件方面设置专人负责。同时，应该加大培训力度，明确保存档案的场所。第二是合理采集保存采购文件。当采购项目完成时，采购机构应该安排专人负责整理、收集采购文件，并妥善进行保存，切记不能累计到年底来一起安排，不然，容易引发采购资料的遗失，造成档案的残缺。第三要做好采购文件的保密工作，执行统一的档案管理制度，确保采购文件的最大安全性，避免采购文件出现丢失、篡改和损害等。对于投标商进行投标的投标文件而言，由于牵扯到商业秘密，如果没有获得他们的认同，不允许进行公开。第四要加快采购档案管理网络化、电子化的发展步伐。

3.3采购机构要自觉接受监督管理部门的检查

在《采购法》七十六条中，明确表示如果采购机构、采购人违背法律，私自破坏、隐藏理应存档的文件，或者是对其进行修改和变更，要处于采购管理部门的罚款金额为2万到10万元。并处分相关的直接负责人和相应的主管人员。如果有犯罪行为的，应该进行刑事问责。监督管理部门理应正确看待此类问题，并在考核中所有体现，如同检查采购执行问题，采用相应的检查评价，并严格处置相应的违规情况。

3.4不断提高专职档案管理人员的业务水平

采购机构应该加大培训力度，提升专职档案管理人员工作能力，特别要培养相应的责任意识，清楚知晓自己工作内容，进而全面弄清楚应该具备的相关知识，掌握操作技能，营造爱岗敬业的氛围。

参考文献

[1]温娜.落实科学发展观现代企业档案管理创新的探讨[J].中国科技信息,2009(22).

篇10

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质