档案管理系统建设方案范文

导语：如何才能写好一篇档案管理系统建设方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

【关键词】交通运输；管理信息化；建设

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。特别是近几年来，为了满足社会发展的需要，我国在交通运输业方面进行大量的投入，实现了其突飞猛进的发展。在这其中，不但包括政府进一步完善改革，还包括将信息产业的技术作为交通运输业发展的重要支撑。因此，信息技术的现代化及其不断发展，对我国交通运输业的发展具有重要的意义，其推动交通运输业朝着更加数字化、正规化的方向进行发展。但是在现行条件下，交通运输业的信息化发展水平还存在一些问题，这些问题阻碍了人们生活水平的提高。

一、当前在交通运输管理信息化建设方面存在的主要问题

1.在交通运输管理方面缺乏信息化的意识

目前，很多人员还没有意识到交通运输管理信息化的重要性，其主要表现在部分地方的单位和部门有着根深蒂固的传统思想，他们认为在交通运输中最重要的就是进行修路和架桥，而在交通运输业的发展方面却很少有所注意，从而使得交通运输业在管理基本设施方面的力度不断弱化。尤其是对现代化的信息手段应进行加强，使得其自身能够不断进行发展。

2.从业人员没有较高的业务素质和业务水平

在交通运输管理信息化的建设工作中存在较少的专职人员，在这一职业中大部分都属于兼职性质的人员，也就是说为非专业性的人员，在计算机方面的人员是非常短缺的，特别是那些具有高素质、高水准的复合型人才。现在从事交通运输管理信息化建设的专业人员，通常是指在运输过程中受到的系统教育、专项培训比较少，虽然部分人员曾受到过一定的培训，但因为时代的快速发展，也不能适应当今的时代要求。在当前交通运输管理行业中这个问题是十分常见的。

3.在资源共享方面存在一定的问题

对于交通运输管理中的各个部门，因为掌握不同的储存信息资源，所以各个部门其他部门的信息资源并不了解。这种资源共享的方式使得信息整合的程度大大降低了；不能充分开发和利用高速公路中的基本通信基础设施，导致浪费网络资源的现象非常严重。在交通运输管理的信息网络上只能进行基本信息的、信息的简单查询、政务的公开等，而不能及时、动态、全面有效的数据支持，无法提供全方位、一站式、全过程的服务来为社会大众提供便利。

4.在硬件设施方面还比较落后

在全国范围内，交通运输在信息化管理建设方面的基础设施还比较落后，除了能够实现每人一台电脑以外，扫描仪、打印机、传真机等相应的信息化设施还没有进行齐全的配备，对于一些基础条件差的单位和部门，电脑的配备也没有实现每人一台，只能是每个科室一台，或者更少，在部门之间以及单位自身都很少有完善的局域网络。

二、对于交通运输管理信息化建设的主要建议

21世纪是一个新的历史发展时期，面对交通运输管理信息化建设的挑战，我们应怎样进行政策的调整，实现其快速的发展，笔者结合自己的实践经验，提出以下几点自己的建议：

1.紧紧围绕科学发展观的要求来对交通管理信息化建设进行推进

在交通运输管理信息化的建设过程中应始终坚持经济建设的主要内容，走可持续和高效发展的道路，不断实现和谐社会的构建。所以，在管理信息化的推进过程中相关部门应对涉及到的利益主体之间的关系进行科学化的处理，正确认识对当前和长远、局部和整体之间的关系，并正确进行一定的取舍，确保在交通运输管理信息化的建设过程中能够实现最大化的社会公共利益。

2.将对信息资源的发掘作为主要内容，从而推进电子政务的发展

在信息化建设的过程中运政部门作为新形势下运输行业发展的主要部门，其应加大力度对信息资源进行挖掘和利用，从不同的角度和不同的层次来对电子政务体系进行完善。

3.将政府作为建设的主导，实现物流和客运管理信息化体系的建设

在交通运输管理信息化的过程中，运政部门应对自身定位进行明晰，因为很多交通运输部门不能对其公益信息化管理进行独立完成，所以需要政府进行一定的引导和组织，将信息资源加以整合，将服务结构进行优化，在交通运输管理信息化的建设过程中成为有效的引导者、建设者、监督者。在这其中，需要特别注意的是物流业管理信息化的发展。第一，在建设交通运输公共信息平台的过程中努力提高企业和其人员的素质，在关系到民生工程的交通线路时应做到优先发展、优先考虑。第二，对物流信息化的应用成果要进行大力的推广，用科技的力量来带动人们生活的发展。第三，在对交通信息化管理过程进行规划时，政府应对国外的先进经验进行借鉴，成功打造出一些行业联合机构和半官方性质的组织，以确保工作的组织协调性，使得交通运输管理信息化的程度得到整体提升。

4.充分利用技术、行政、制度等各种手段

首先，在交通运输管理信息化建设的过程中主管部门应首先进行行政协调的方式，来使得信息化标准得到不断完善，制定出科学合理的标准，并努力实现有标可依，有标必依的状态。其次，在对信息进行采集和交换时应紧密结合工作的流程，制定出相应的制度并严格进行执行，以确保在信息流转方面具有畅通的渠道，在信息采集、交换方面具有有效性和实时性。再次，应对信息化的内容和管理进行不断的强化，培养复合型的人才以及专业化的人才，以此来实现高素质信息化管理队伍的建设。

总而言之，我们应加强交通运输管理的信息化建设，积极进行数字化交通的建设，以推动交通运输业的快速高效发展。同时，在交通运输信息化建设的过程中，政府部门应对信息专业的复合型人才进行大力培养、实现数据库质量和信息安全管理方面的不断提高，推动交通运输管理信息化的不断发展，以满足社会发展的需要。

参考文献：

篇2

【关键词】档案管理；信息系统；建设

随着我国档案信息化建设的逐步推进，建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案管理信息系统建设的道路坎坷，许多已建系统带来的效益远远不及预先的承诺与期望，系统建设中耗资巨大、效益难望，或半途而废、或使建设单位背上沉重包袱的情况时有发生。应该说造成上述状况的因素是多方面的，但笔者认为，大多数档案信息管理系统建设不成功的原因除了由于建设单位对问题的复杂性认识不足，对于建设中遇到的困难没有思想准备，缺乏有效克服困难的方法与手段外，主要还有以下几个问题应引起注意。

一、系统开发过程中用户参与程度低

用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各阶段工作的重要依据。由于专业背景不同，信息系统专业人员对用户需求的理解和用户对计算机化的信息系统功能的理解只能随着建设工作的进展逐步加深。在多数系统建设过程中，用户参与程度低，系统建设工作主要由信息系统专业人员承担，信息系统专业人员所习惯的工作结果的描述方式用户难以理解，双方缺乏有效的沟通，用户的许多需求难以表达，在建设过程中也难以反映出来。由于用户需求得不到全面、准确的反映，用户对系统建设中的问题、困难和制约条件也缺乏理解，使得系统建成后，遗留问题多，用户满意度低。

档案管理信息系统的用户是各级各类档案管理机构。满足它们在档案管理活动中的信息需求，是管理信息系统建设的直接目的。由于系统本身和系统建设工作的复杂性，用户的需求不容易一次表达清楚。随着建设进程的推移和工作的深入，用户需求的表达和系统建设的专业人员对用户需求的理解才能逐步明确、深化和细化。而且，档案管理信息系统是人—机系统，在实现各种功能时，人与计算机的合理分工和相互密切配合至关重要，这就需要用户对系统的功能、结构和运行规律有较深入的了解，专业人员也必须充分考虑用户的特点和使用方面的习惯与要求，以协调人—机关系。档案管理信息系统的建设不同于一般工程项目的开发，不能简单地采用“交钥匙”办法进行承包。用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，而用户与系统建设工作脱节，往往是系统建设工作失败的重要原因之一。

二、缺乏科学、有效的系统规划

凡事预则立，不预则废。科学规划对于任何需要经过较长时间努力才能实现的事情都是非常重要的。规划，一般是指对较长时期的活动进行总体的、全面的计划。档案部门作为信息服务部门，适应时展要求，其结构和活动内容日趋复杂，实现档案信息管理计算机化需要经过长期的努力，因而必须对档案管理信息系统的建设进行规划，根据部门的目标和发展战略以及档案管理信息系统建设的客观规律，并考虑到部门面临的内外部环境，科学地制定管理信息系统的发展战略和总体方案，合理安排系统建设的进程。

随着科学技术的进步和社会经济的发展，国际社会和国内信息化进程不断向前推进，档案管理系统建设的需求日趋紧迫。尽管档案管理系统经过这些年的努力已经有了很大的发展，但不少已经建成或正在建设的系统仍然面临一系列问题。其中主要的问题是：系统建设与档案事业发展的目标和战略不匹配；已建成的系统解决问题的有效性低，不能适应环境变化和组织变革的需要；组织结构陈旧，管理落后；系统使用人员的素质偏低；系统开发环境落后，技术方案不合理；系统开发以及运行维护的标准、规范混乱；资源短缺，投入太少，而对系统的期望又过高。造成以上问题其中一个主要原因就是人们更多地关心怎样建设一个管理信息系统，而对于建设一个什么样的管理信息系统却注意不够。对于系统的具体方案考虑较少，对总体方案与发展战略不够重视。

三、系统测试工作流于形式

大多数档案管理系统，特别是与软件开发公司联合开发建设的系统，由于用户缺乏系统开发工作常识，开发单位急于报成果，开发公司刻意缩短开发时间降低开发成本等原因，致使系统测试得不到充分进行，有的甚至流于形式。造成开发人员撤走后，系统运行过程中缺点、毛病百出，许多功能无法实现。因此，不要以为程序设计完成后系统开发工作就已经完成了，其实大量而艰巨的系统测试工作才刚刚开始。系统测试是信息管理系统开发周期中一个十分重要而漫长的阶段，其重要性体现在它是保证系统质量与可靠性的最后关口，是对整个系统开发过程包括系统分析、系统设计和系统实现目标的最终审查。尽管在系统开发周期的各个阶段均采取了严格的技术审查，希望尽早发现问题予以修正，但依然难免遗留下差错，如果没有在投入运行前的系统测试阶段被发现并及时纠正，问题迟早会在运行中暴露出来，到那时要纠正错误将会付出更大的代价，甚至会造成不堪设想的后果。之所以说系统测试是一个漫长的过程，是因为测试阶段占用的时间、花费的人力和成本占软件开发的很大比例。统计表明，开发较大规模系统，系统测试的工作量约占整个软件开发工作量的40-50%。而对于一些特别重要甚至人命关天的大型系统，测试的工作量和成本更大，甚至超过系统开发其他各阶段总和的若干倍。

四、系统维护工作没有得到足够重视

管理信息系统在完成系统实施、投入正常运行之后，就进入系统运行与维护阶段。一般信息系统的使用寿命，短则4-5年，长则达10年以上。在系统的整个使用寿命中，都将伴随着系统维护工作的进行。系统维护的目的是保证管理信息系统正常而可靠地运行，并能使系统不断得到改善和提高，以充分发挥作用。因此，系统维护就是为了保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最新的、最正确的工作状态。

然而系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视。人们往往热衷于系统开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境发生变化，最终用户无从下手，这就是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。系统维护的费用往往占整个系统生命周期总费用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山来比喻系统开发与维护的关系，系统开发工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重视，而系统维护工作如同冰山浸在水下的部分，体积远比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽视；从另一方面来看，相对具有“开创性”的系统开发来讲，系统维护工作属于“继承性”工作，挑战性不强，成绩不显著，使很多技术人员不安心于系统维护工作，这也是造成人们重视开发而轻视维护的原因。从近几年来一些档案部门在信息系统建设实践中得出的正反两方面的经验来看，系统维护确实是信息系统可靠运行的重要技术保障，我们应给予足够的重视。

参考文献：

[1]赵金卓，熊珊珊，刘贇.高校教师诚信档案管理系统实践研究[J].科技信息，2009（15）.

[2]车梅芳.试论实现档案信息化的必要条件和保障措施[J].中国机关后勤，2009（07）.

篇3

关键词：医院门诊 档案管理 网络技术

随着我国现代化建设的不断加快，人民生活水平不断提高，各项社会服务设施不断健全，医疗行业的发展逐渐成为社会关注的热点。我国医疗困难的问题相对严重，如医务人员分配不均衡，医疗资源配置不平衡问题突出，医疗水平和服务水平参差不齐等。随着经济的发展，社会流动人口增多，各地区外来人口迅速增加，这又给医疗行业发展提出了新的挑战。门诊病历档案可以作为医疗方案制定的重要依据，建立完善的门诊档案体系有利于节省医疗资源，提高医疗效率，推动医疗水平和服务水平的提高。现有的门诊档案流动性差、记录保存困难，这造成了在医疗过程中，就医患者和医疗机构都难以提供完整病历信息的问题，患者往往需要重新进行全面检查，造成医疗成本的增加和医疗资源的浪费；医生也难以及时发现患者健康隐患和其他健康问题，从而造成医疗方案的不够科学。

一、网络环境下医院门诊档案的重要作用和建立可行性

（一）建立医院门诊电子档案是社会发展的需求

建立网络环境下的医院门诊档案是现代社会发展的必然需求。随着我国经济建设的不断发展，社会人口的分布发生了巨大改变：一是农村人口大量进入城市，城市内外来人口增加；二是就业岗位多样化，流动办公人员、因公外出人员迅速增加；三是交通条件的改善和人们消费观念、健康意识的转变，使外地旅游、远地度假现象普遍，人口流动性在全国范围内进一步扩大。而我国医疗业发展并不完善，医疗资源的分布并不均衡：首都、省会、沿海城市等经济政治较发达地区医疗资源相对集中，边远地区、农村郊县等经济发展较慢、各项制度不完善的地区医疗资源较为欠缺；同时疾病发生具有偶然性和随机性，人口流动性的扩大，给医疗资源的配置提出了更高的要求；另外，各地区不平衡的医疗配置、差距明显的医疗水平，也逐渐引起了整个社会的关注。门诊病历作为医疗方案制定和实施的重要依据，建立统一、完善的门诊病历档案系统对提高医疗效率、应对流动人口医疗困难等具有重要意义。

（二）建立医院门诊电子档案能够了解疾病变化和用药历史

将网络技术应用于医院门诊档案的建立和管理，对应对流动人口中患者的就医、治疗具有重要意义。现有的门诊病历系统相对封闭，患者异地就医或更换医疗单位时，很难提供准确完整的就诊资料；手写式的病历资料可能因书写习惯的差异造成医务人员识别困难。而医务人员对患者信息掌握不全面，将造成医疗方案制定的困难。网络环境下门诊病历可以不受地域和就医单位的限制，准确快速地提供患者疾病变化和用药历史，节约患者诊断时间和医疗成本。建立网络门诊档案，可以进一步提高医疗效率，节约医疗资源，最大限度减少医疗过程中人为因素造成的医疗事故。并且，建立网络环境下的门诊档案管理体系，不仅是降低医疗压力的重要手段，同时也能够提高整体的医疗效率，加强各地区医疗单位的联系，促进医疗水平的整体提高。

（三）建立医院门诊电子档案能够掌握疾病动态

网络环境下建立统一的门诊档案，为各类疾病信息的汇总提供了更为便利的条件。医院能够通过门诊电子档案及时掌握门诊疾病动态、了解疾病发生情况，这对疾病预警信息的提供具有重要意义。传统医院门诊档案查询过程较为困难，信息汇总速度慢，各项信息的掌握、预警信息的都存在滞后现象。而网络电子档案为信息查询提供便利，对各类疾病的爆况一目了然，为医院制定医疗方案、实行整体控制提供了信息基础。另外，建立电子档案可以为医院了解疾病暴况、医疗方案选择、药品使用和医疗器具消耗情况提供更便捷的途径。

由于各地区医疗水平发展的不平衡，疾病治疗情况的复杂多变，有时患者疾病的治疗需要更换医疗单位，需要两个甚至多个医疗单位的配合和协作。传统的门诊记录在转移过程中可能会造成资料缺失，这对医疗方案的制定将造成困难，甚至耽误患者的治疗。网络环境下门诊病历档案信息能够完整保存，医务人员的交流也更加方便，这为多个医疗单位展开协作医疗提供条件。另外，实现信息资源的共享，对疾病信息远程沟通、异地会诊和医疗技术指导提供了便利条件，对改善偏远地区医疗水平，提高专业技能水平具有重要作用。对于患者来说，实现门诊病历资料的共享可以大幅度降低医疗成本，节省诊疗时间，减轻经济负担，在一定程度上缓和医患关系。

二、网络环境下医院门诊档案管理应注意的问题

（一）保证患者病历信息的唯一性

医院门诊病历资料应与患者的个人身份信息一一匹配，病历信息应具有唯一性和专用性。这就要求在档案管理过程中，门诊电子档案系统要解决不同医疗单位和地区诊所中出现的重复记录和同名误用问题。另外，对个人信息识别卡的损坏、丢失、伪造、盗用情况的应对和解决也是保证个人病历信息准确、唯一的重要因素。

（二）防止病例内容被篡改

患者在进行治疗之前，特征资料更为客观真实，病历记录的借鉴性和可信性更强，医务人员在此时对疾病信息汇总尤为重要。医务人员不能根据治疗结果和治疗手段，修改和删除已有的病历资料，人为地对病历信息进行篡改而造成信息失真。另外，设置严谨的病历信息录入和保护制度，对保证患者门诊病历原始资料信息的准确可靠有重要作用。

（三）隐秘信息的保护

网络信息技术从产生时就伴随而来的信息保护问题，也是医院门诊病历信息电子档案的建立和管理面临的重要问题。互联网技术为信息传递、知识普及、资源共享提供了极大的便利，但同时也为隐秘信息保护、信息妥善保存造成了极大困扰。间谍软件、木马程序等电子病毒的出现也为网络安全管理敲响警钟。医疗信息对患者的健康恢复、疾病治疗，甚至生命安全具有重要意义，个人隐秘医疗信息的泄露可能造成严重的后果。所以在网络环境下建立门诊病历信息档案，不仅需要对相关软件进行及时升级和维护，而且在信息交流过程中也要时刻注意信息安全问题。

（四）特殊病患群体的档案管理

特殊病患群体主要包括智力障碍、精神障碍、语言障碍、休克或昏迷、无民事行为能力人等特殊人群。医疗过程殊群体患者存在识别困难，或无法直接准确地识别身份的问题。在档案建立过程中可以借鉴和使用更广泛的个人信息识别技术，如DNA验证、指纹验证、眼角膜验证等。档案录入和整理过程需要专业人员对相关内容进行耐心询问和认真核实，确保病历信息的真实性和可靠性。

（五）资料存储和维护制度

医院网络门诊病历档案管理系统建立之后，如何对资料进行妥善保存和定期维护也是现阶段档案管理面对的重要问题。医务人员尤其是门诊病历资料录入人员，要熟悉电脑操作，具备基本的网络技术应用能力。建立信息录入和档案存储的统一格式，是实现不同医疗机构间信息交流的基本条件。患者门诊病历档案有很大部分需要长期保存，随着患者档案的逐渐增多，信息存储和维护也是档案管理的重要内容。

三、建立网络环境下医院门诊档案管理的实际意义

（一）网络技术在门诊病历档案管理中的应用效果

当前，我国普通的市级医院每年门诊部接待人数高达80万人次，咨询人数约100万人次，门诊部接待处和问诊台工作繁重，员工工作压力极大。随着电子档案的建立，医院通过开启自助查询、机器挂号等服务，帮助患者更快进行会诊，这大大降低了门诊部门的工作压力，提高了患者的就诊速度。电子档案的建立，促进了整个医院就诊环节的非纸质化办公，从诊断到制定医疗方案、开具处方、进行治疗，逐渐实现电子化办公。这对形成完整的患者资料，对个人病历的整理、保存和借鉴使用都有重要意义。另外，通过对病历资料进行整理，相关人员可以对医院用药、医疗设备使用情况进行初步分析。应用网络技术对门诊档案进行整理和保存，能够有效提高信息查询速度，实现不同地区不同医疗机构患者信息的及时有效交流，便于医院对疾病信息进行掌握和汇总。

（二）新型档案管理系统对医院建设的重要作用

新型医院门诊档案管理系统的建立，能够有效缓解门诊部门工作压力，帮助医院提高整体服务水平。新型档案管理系统建立后，资料收集和调查更加方便，这为大量患者信息的横向、纵向比对提供了可能，从而便于疾病发展阶段的观察和研究；患者间个体差异更加明显，诊断更加方便，同时为多方会诊提供交流平台。新型档案管理系统的建立能够加强不同地区医疗机构的联系和交流，能够有效推动医院医疗水平的提高。另外，新型门诊档案管理系统还能够为患者诊疗记录查询提供便捷条件，一旦有医疗事故发生，档案信息也可以为责任判定提供资料依据。并且，通过原始图像资料存储和查询，便于对疾病个案情况进行资料收集和汇总。另外，通过网络，还能实现各类档案的交流，进行医疗知识培训、多方会诊、远程医疗协助等医疗活动，这便于国家整体医疗水平的提高。

参考文献：

[1] 谢娟，薛满全.以电子病历系统为核心的门诊信息化建设实践[J].现代医院管理，2013（2）.

[2] 邹慧.浅谈电子病历与医院信息化建设[J].数字技术与应用，2011（11）.

篇4

创新与安全的矛盾

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。

档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其他应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其他信息系统整合的可行的解决方案。

标准化、法制化的挑战

在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点：

一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的珍贵档案。由于多头管理，各有归档方法与规范，甚至有管理体系和政策上的不同，造成了管理标准化的困难。

二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党委、人大、政府、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。

三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，使标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。

四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密或降密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。

标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

电子政务的更高要求

当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不是过去办公自动化（OA）、政府信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。政府机构利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。

一方面，电子政务是构建在国际互联网平台上，能够直接为社会和公众提供服务、履行政府职能的公共行政管理工具，改变了以往建立在政府专用网络上的OA系统只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。同时，电子政务本身还成为政府政务优化、业务重组、管理创新和机构改革的技术保障和驱动力。

另一方面，基于互联网、功效等同于手迹和印鉴的电子签名得到广泛应用，使电子政务具有了在互联网上的“虚拟社会”中最基本的电子信任体系，使网上进行的社会活动有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。

在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国“9・11”事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案资料管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。

电子政务建设中的档案管理系统必须考虑到它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建电子档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是解决电子证书在电子档案管理中的应用问题。在互联网条件下，电子档案的应用和管理，需要依靠电子证书来确保电子档案的完整性和不可抵赖性。二是建立政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统，这是完全不同于以往数据安全概念的新事物，绝非什么“双机热备份”之类的数据安全技术可以胜任，它要求的是全方位的创新，首先是档案管理的创新，例如它不可能由各档案管理部门分头各自建设。电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的惟一的物质回报，是极其宝贵的信息资源。三是标准化、规范化推进，这是难中之难，但没有它就不可能有电子档案，其中的核心问题是如何解决电子数据易用性和数据库复杂性之间的矛盾。四是法律保障，只有在立法条件下，才有可能真正推动电子档案的研究、发展和实施。我们应该以全新的理念、缜密的措施、科学的方法，从建设之初，从档案管理的全局出发，自上而下地，有领导、有步骤地就构建电子档案系统开展脚踏实地的工作。

新形势下的基本策略

必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。实践经验表明以下策略十分重要。

1． 积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用电子证书就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。

2． 与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府的文档数据备份，可以毫不夸大地说，至今还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统既不可能，也不合理。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决，值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。

信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备管理和解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。

3． 遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，本单位的管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也有成效，但不具有通用性，使这些珍贵档案在最终归于国家后，无法供他人使用，最终证明这种管理是落后的，必须淘汰的。

采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制订需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。

4． 注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

篇5

关键词：信息化环境；建设项目；档案管理；模式；思考

传统的建设项目档案管理都是人工操作，难免会出现重要数据信息丢失的问题，而且传统纸质档案比较占空间，在查阅相关档案信息的时候不太方便。随着科学技术水平的发展，建设项目档案管理也开始实行信息化建设，这样的模式有助于弥补传统档案管理存在的弊端，保证档案信息化管理水平提高。另外，建筑企业开展科学、合理的信息化档案管理模式，能够促使其实现可持续发展，提升建筑企业的经济效益。

一、档案信息化概述分析

档案是建筑单位在发展过程中各项活动的记录，代表建设企业的发展历程，集中反映建设项目在施工建设期间的各种决策。档案对建设项目的日后发展有着重要的推动作用，提升建设项目的经济利益和社会效益。所谓的档案信息化，指的是在档案管理过程中引进现代化信息技术对档案数据信息进行整理、归纳，从而提升档案管理的规范性。随着互联网信息技术的高速发展，科学、合理地实施档案管理信息化建设工作，帮助建筑企业获得长久发展，提升建筑企业的经济效益。建设项目档案信息化是指建设项目利用互联网信息技术，结合当下建筑行业的市场动态行情变化，积极引进先进的技术设备，将建设项目原本的纸质资料进行有效整合，传输到计算机系统上保存，实现建设项目内部资源的共享。档案信息化帮助建设单位实现档案信息的智能化、数字化、信息化，提高管理人员的工作效率，满足不同工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为建设单位日后发展提供一定的理论数据。

二、档案信息化管理的工作内容分析

1.网络化在互联网信息技术高速发展的背景下，大部分建设项目单位都拥有属于自己的官方网站，官方网站为建设项目的施工建设、生产经营、日常管理提供较先进的技术手段，在一定程度上推动建设单位档案管理信息化的高效发展。在建设项目档案信息化管理过程中，如果有工作人员通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核就可以进行相关操作，在整个过程中，不需要工作人员进入档案管理室，对于提高档案管理工作质量有一定的推动作用。2.数字化建设项目档案信息化管理的基础是数字化。在过去，建设项目档案管理主要是以纸质档案管理为主，随着互联网信息技术的普及，建设项目档案管理已经朝着数字化档案管理模式转变。建设项目档案数据信息的数字化以便捷、高效为基本目标，有利于实现档案信息资源的储存数字化，从而实现资源有效共享，为建设单位的日后发展提供参考。3.自动化随着现代化科学技术的大力发展，给建设项目档案信息化管理模式创造了良好条件，如计算机检索速度快、工作效率高，能够实现档案自动、多角度检索，这是传统检索工具不能与之相比的。基于信息化环境下，建设项目档案自动化管理模式的效果更为良好。

三、信息化环境下建设项目档案管理模式存在的问题

1.缺乏健全的档案信息化管理机制建立符合实际情况的档案信息化管理制度，与过去档案管理工作存在一定差异，其具备速度快、效率高、资料管理期权的特征。但是，档案信息化管理制度也是有其不足之处的，如建设项目单位在建立档案信息化管理模式的初期阶段，要防范计算机存在木马病毒。由于其设立的档案信息化管理机制不健全，在具体使用过程中，一旦管理人员操作不当，就会引发各种各样的问题，如工作人员随意登录各种网站，导致计算机系统不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被严重泄露。对此，建设单位在建立档案信息化管理模式时，必须要做好相应管理机制的把控工作，并将其具体落实到实际工82022年第25期兰台内外数字档案创新研究作中，谨防出现信息泄露等问题。2.基础设备存在的问题随着互联网信息技术高速发展，虽然现阶段我国档案管理工作越来越完善化，但是在具体落实过程中还会暴露出各种各样的问题。档案管理在整个建设项目的施工全过程中占据重要的地位，涉及施工团队、建设单位、监理单位出具的相关数据资料，如果档案管理不当，很容易导致建设项目在最后结算时候产生造价、工程质量安全、施工合同内容等方面的问题。同时，在实际建设项目档案信息化管理过程中，如果相关基础设备配置不到位，还是使用落后的计算机，没有及时更新计算机系统，在一定程度上就会抑制档案管理信息化的发展。3.档案管理工作人员业务水平较低建设项目单位档案管理人员自身的专业技术直接影响建设项目的日后发展。在建设项目档案信息化管理过程中，部分档案管理工作人员专业素养、工作能力有待进一步提升，有的员工对打印、复印、数字扫描信息、多媒体技术等软件的操作不够熟练，影响档案信息化管理工作的效率。在档案信息化管理期间，部分档案管理人员受到传统管理理念的影响，对于现代化的信息管理不太适应，无法借助计算机系统开展档案管理，导致工作效率低、质量差，抑制了档案信息化管理模式的开展。因此，建设项目单位需要将提升档案管理人员的工作能力作为首要解决的问题。4.档案管理理念有待创新在建设项目档案信息化管理过程中，传统的档案管理工作是人工对档案数据信息进行收集、整理、归纳，工作效率较低。究其原因，是受到落后的档案管理理念影响，企业领导对于档案规范化管理工作的认知度较低，只在乎建设项目的施工质量、施工进度以及财政资金的具体落实情况，认为工作人员查阅相关资料的过程就属于档案管理，这种落后的档案管理理念，缺少创新档案管理意识，在一定程度上抑制了建设项目档案管理信息化的发展，甚至严重影响档案管理的工作质量，打消档案管理人员的积极性，还会浪费大量的人力、财力、物力，导致档案管理信息化建设效果越来越差，失去档案信息化管理真正的价值和意义。

四、信息化环境下建设项目档案管理模式的思考

1.档案管理信息化建设项目档案涉及很多归档方面的内容，而且归档文件类型也是多元化的。针对建设项目的类型不同，归档范围及其要求也存在一定的差异性，如果档案管理人员只是使用QQ邮箱或者口头通知的方式，就很容易降低档案管理的工作效率，再加上监督反馈机制不健全，导致档案信息化管理工作仅仅流于表面形式。在信息化环境下，建设项目单位可以建立档案信息化管理平台，及时转变档案管理工作形式，使其朝着信息化、智能化、数字化的方向发展。首先，反馈问题信息化。在建设项目档案管理过程中，分阶段、分批次地反馈建设项目档案管理存在的问题，定期向上级主管部门汇报相应的数据资料，审核通过后，做好归档工作。工作人员使用现代化信息技术手段，及时发现归档文件存在的问题，早发现、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相关工作人员在传统档案管理工作的基础上，使用互联网信息技术平台，重点反映阶段性评审的整改问题，有效落实整改责任制，提高建设项目档案管理的工作效率。同时，信息化方法在对归档文件份数、页数、卷数等数据信息进行统计时，具有更大的优势，能够降低档案管理人员的工作压力，保证统计数据的精准性。其次，质量控制信息化。电子文件逐渐取代过去的纸质文件，针对电子文件做好归档工作，技术人员可以设置“逐级审批”模块，防止出现档案文件“无人审批”的现象。另外，在相关法律法规允许范围内，结合国家和行业建设项目档案管理的规范化要求，建立文件收集模板数据库，为不同施工阶段的文件收集提供相应的指导，并且利用信息化方法对归档文件的真实性、精准性进行不同角度的检测。因此，有效解决纸质档案无人检查的问题，按照国家规定的标准对接全部归档文件，实现档案管理信息化模式转变。2.建设项目档案资料的数字化在新时化背景下，建设项目如果还是使用纸质档案归档，很容易出现丢失或者纸张受潮的情况，不能为建设单位提供基础的信息服务，因此建议相关管理人员可以使用档案管理信息系统，采用电子文件录入和保存的方式，减少档案资料丢失或者纸张受潮、受损而影响相关工作人员使用的情况，并为施工单位、监理单位、建设单位提供相应的数据支撑。在设计建设项目档案管理信息系统的时候，必须要考虑数据来源的分类，包括业务系统数据、邮箱采集数据、外来文件等，针对业务系统数据和邮箱数据的采集，将建设项目档案管理系统对接到前端业务平台，实现电子文件直接向项目档案管理系统的在线归档。3.档案服务知识化首先，提升档案本身价值。为了提高档案的使用价值，转变纸质审批、目录检索、纸质阅读等方式，在内部建立档案利用模块，设置相应的档案检索功能，同时建立目录检索、全文检索、专题档案资料库，便于工作人员在线审阅相应的资料，节省时间和精力。其次，业务指导和进度管理。在信息化背景下，建设项目建立档案管理信息系统，有助于实现线上信息和资源共享。相关管理人员借助档案管理信息系统，可以全面了解建设项目工程的整体建设情况，结合建设项目的实际施工情况，做好档案资料归档工作。通过互联网信息技术平台，将建设项目施工建设期间涉及的档案信息推送给上级主管人员，在临近节点之前，设置自动提醒功能，提醒其在第一时间了解工程变更情况，及时调整档案资料归档，同时将变更的建设项目档案资料提交给相关责任人。在到达节点后，建设项目施工人员、上级主管部门领导在网络平台上可以直接了解档案资料的收集进度，保证档案资料的完整性。总之，信息化档案管理模式有助于减轻档案管理人员的工作负担，有效提高建设项目档案管理的工作效率。4.档案管理系统信息化档案管理信息系统在运行过程中也会存在一系列问题，需要相关管理人员从测试和维护工作两方面确保其能够正常运行。首先，在运行档案管理信息系统时做好测试工作。部分建设项目单位为了盲目追求经济效益最大化，在短短的时间内就开发出档案管理信息系统，并且没有经过相关技术人员测试就将其投入使用，如果使用不当，很容易导致档案管理信息系统出现各种各样的问题，无法满足建设项目的基本需求。因此，在开发档案管理信息系统的过程中，企业不要急功近利，必须经过技术人员对其性能做好测试工作，保证没有任何问题后，才能投入建设项目的档案信息化管理工作中。在测试过程中，如果发现问题，要马上提出解决方案，进行修改、更新。档案管理信息系统的测试工作不是短时间的工作，要经过反反复复地测试才能投入正常运行工作中。在测试阶段，会消耗技术人员大量的时间和精力，尤其对于一些机密、重要的文件数据，测试工作量的成本要比想象中高很多。因此，在档案管理信息系统开发过程中，技术人员要格外注意档案管理信息系统的测试工作，从而保证档案管理信息系统的正常运行。其次，档案管理信息系统维护工作也非常重要。在档案管理信息系统建设完成后，将档案管理信息系统应用到档案信息化管理工作中，需要相关工作人员定期对其进行维护。一般情况下，档案管理信息系统的使用年限是4～5年左右，最长的使用年限可达到10年以上，也就是说，档案管理信息系统维护得越好，使用年限就越久。随着档案管理信息系统建设的不断深入，为了延长档案管理信息系统的使用年限，其维护工作量也越来越大。档案管理信息系统的维护工作占据整个档案信息化管理工作的核心位置，因此在档案管理信息系统建设过程中，建设项目单位要配置适当的维护人员定期对档案管理信息系统进行检测，从而延长档案管理信息系统的使用时间。

五、结语

综上所述，建设项目档案信息化管理模式是一项长期、复杂的工作，不是在一朝一夕之间就可以完成的，需要相关档案管理人员经过反复实践，总结前人经验，结合建设单位自身发展情况，建立一套完善的档案管理信息化模式。在信息化环境下，建设项目档案管理模式实施期间，需要提高管理人员的信息化管理意识，熟练使用计算机等各种设备，提高专业技能，加快档案管理信息化建设目标，促进建设单位在日益激烈的竞争中立于不败之地。

参考文献：

[1]戴娅妮.浅析智慧城市建设环境下档案管理信息化建设发展思考[J].卷宗，2020

[2]赵国志.试谈信息化环境下城乡建设档案创新管理模式[J].信息记录材料，2020

[3]汤刘柳，李海涛.单轨制管理模式下电子文件真实性技术保障对策研究——以“X工程电子文档管理系统建设”项目为例[J].山西档案，2020

[4]谢国强，黄新荣.云环境下大型企业的档案管理模式:企业档案管理中心[J].中国档案，2019

篇6

关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理

档案是事业单位必不可少的资源，档案的收集以及有效管理对于事业单位的日常管理以及长足发展具有重要意义。通过科学合理的档案管理能够为事业单位提供更为便捷的信息资源服务，而随着信息技术的发展和应用程度的加深，事业单位档案管理也逐步实现了数字化，极大缩短了档案查询信息查询时间，提高了档案管理效率。本文将重点就新形势下事业单位的数字化档案管理策略进行探讨。

1 事业单位数字化档案管理的价值

1.1 提升工作效率

将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。

1.2 创造更大效益

在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。

1.3 发挥使用价值

新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。

2 事业单位数字化档案管理策略

2.1 创建系统

事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。

2.2 文书处理

文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。

2.3 优化性能

事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。

2.4 完善衔接

新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。

总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。

参考文献

[1] 赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.

篇7

1系统设计思路

系统依托办公内网，采用先进的计算机技术，汲取国内外各种信息系统的建设经验，从发改委实际要求出发进行设计；在“安全、共享、高效、服务”原则基础上构建广西发改委档案信息管理系统，建立安全可靠的档案信息服务体系；将发改委纸质档案资料进行档案数字化服务，实现纸质档案数字化，为档案信息无纸化利用提供电子信息与元数据，实现部分档案全文检索利用；建立电子档案资源数据库，改变传统的纸质档案管理模式，实现网络化管理与利用，满足以后与上级机构或其他相关机构对档案信息资源的利用需求；建立科学完整的档案管理系统，实现与OA等其他信息系统进行信息交互，避免出现信息孤岛；对数字化后的数据进行压缩加密，并实现异地备份；对大量的历史数据条目进行迁移，确保数据的延续性和完整性；建成以档案数据信息和档案影像的全方位利用为目的，完整、专业、易扩展的综合档案信息管理平台。

2系统的架构、功能和应用安全设计

2.1系统架构

广西发改委档案信息管理系统主要包括收发文管理、归档管理、统计查询、档案借阅及系统管理等模块组成。

2.2系统功能

（1）收发文管理①收文管理收文管理实现对外来公文进行登记和处理。主要用于登记国家各部委来文，党委、政府来文、区直各单位及各地市来文。主要有收文登记、填写拟办意见、领导批示、处室承办、传阅、提交归档等功能。还具有全文检索、条件检索、统计等功能。②发文管理发文管理实现对发改委各类发文的登记和查询。主要登记文件标题、文号、签发人、主办处室等重要文件要素，同时具有提交归档、条件检索、统计等功能。（2）归档管理归档管理实现对业务部门提交的历史档案进行加工归档并入库、档案著录管理、对在库的档案进行统计、分析及利用等。同时提供档案管理人员直接登记、扫描、编目和著录功能。（3）统计查询统计查询是对档案利用率、档案归档、访问量等进行统计。按照发改委要求实现上级部门及地方档案管理部门要求的各类档案统计报表（包括档案的归档情况、库存情况、利用情况），所有统计结果都要可以打印，转换成上级部门要求的档案标准格式。（4）系统管理系统管理包括组织机构管理、用户管理、角色管理、权限管理、分类码表管理、档案卷目设置管理、档案类型设置管理、流程定义、操作日志管理等功能。（5）查阅利用子系统实现机关内部工作人员借阅档案（电子卷、实体卷）申请和档案管理部门逐级审批，根据处室人员权限不同划分可直接阅览、需审批才能阅览，具有规定借阅时间、保留借阅目的和审批意见、各处室借阅资料统计等功能。

2.3系统安全设计

由于系统要求具备很高的安全性和保密性，系统在应用安全上的解决方案是以应用系统的安全设计为基础，以应用系统日志、数据备份与恢复等为主要手段，保证应用系统的访问及数据安全，主要内容包括：（1）按角色定制、设计与分配权限，事前控制用户对系统的访问；（2）采用SSL协议对外部访问进行数据加密处理；（3）为关键的应用系统流程设计日志功能，以便于事后进行安全问题追查；（4）严格按照规定进行数据备份与恢复操作，保证应用系统数据安全。

3系统开发的解决的关键问题

3.1海量纸质文件数字化存储

广西发改委的档案主要包括了文件类、照片类、音视频类、实物档案类、会计类、基建类等档案，分类较多，其中文件类和照片类的档案数量尤为庞大，在档案数字化的过程中，必须将这些档案扫描成电子档案后再存储到信息系统中。存储的公文类图片文件采用黑白二值模式扫描的格式，对于一些对档案图片质量要求较高的图片采用灰度模式或者彩色模式进行存储，虽然采用了TIFF格式和JPG格式已经起到了图像压缩存储的功能，但对于海量的存储和网络访问来说，这种存储方式效率还是较为低下的。为了降低存储空间、减少存储硬件投入成本、提高网络档案检索速度，系统使用格式转换程序将通用格式TIFF或JPG文件通过压缩加密程序转换为HL格式文件。HL格式是广西海蓝公司自主研发的一种图像压缩格式，通过进行HL格式的转换压缩后的图像格式文件的压缩比高于国际通用格式TIFFG4格式的50%。系统只需做简单的路径设设置，转换过程由计算机自动处理，无需人工干预。这不仅可减少成本，而且因该加密技术的特殊性还可保护档案安全不被窃取、盗用。

3.2历史数据迁移

（1）原系统数据库分析新建的档案管理系统需要将原档案管理系统的数据导入进来，但原档案管理系统厂家已经不再继续维护系统，且没有数据库导出接口及有关技术文档。为将原系统中的数据安全完整地导出到新系统中，项目组利用SqlServer事件探测器对原档案系统数据存取机制进行监测，最终分析出数据存取过程和数据所在表格，并成功地将数据完整安全地从原系统导出到新系统中。分析过程如图2所示：（2）数据导入在对原系统数据库分析完毕后，已得到了原系统数据存储的原理、过程和存储位置（所在表格及表格间的逻辑关系）。为确保数据导入完整性和准确性，项目组采取了以下步骤：①先对原系统数据库进行备份；②将原数据库数据导出到Excel表格中，并在表格中标明各字段属性；③将导出的数据总数和数据库中的数据总数进行比对，抽样地对导出数据和原数据进行校验；④修正导出的错误数据，并根据新系统对数据的要求修改；⑤将修正后的数据导入到新系统中；⑥对新、旧系统中的数据进行抽样比对，确保数据完整性和准确性。

3.3与其他应用系统整合设计

档案信息管理系统作为文件的归档管理系统，需要接收来自不同业务系统的归档文件。因此，利用Webservice技术构造了文件自动分类归档引擎，实现了文件自动导入和归档。（1）归档引擎的功能设计引擎可以利用文件标题、文号、分类等各属性中包含的关键字、表达式、归档文种等指标构造分类公式实现文种自动化识别和归档，如公式：“标题:会议纪要&标题:政府&标题:电子公文->收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”，表示将标题中含有“会议纪要”、“政府”和“电子公文”关键字的文档自动归档到“收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”文件夹中。自动分离归档引擎公式配置界面如图3：图3自动分离归档引擎公式配置界面（2）归档引擎的工作流程以OA系统归档过程为例：由OA系统把所需要归档的各种字段自动送到接口的处理模块A中，接口程序根据当前程序繁忙状态，将需处理的数据循环列入归档队列中，档案管理系统定期从接口的中间库中读取数据，实现数据导入。在数据导入的同时，档案系统对数据进行错误检查和校验，如发现读取错误的，则将该条数据标记为错误数据，由OA系统重新更新导入。归档引擎的工作示意图如图4所示：

4结论

篇8

系统建设成为每个形成和保管电子文件单位的崭新且重要的工作内容。然而，在电子文件种类繁多、业务系统架构各异、包括人才在内的专业资源有限的情况下，各单位如何建设合格的系统，逐渐成为当下文件、档案管理领域需要回答的现实问题。本文采用文献研究法和案例研究法，从与业务系统的关系、主导方式、部署方式等角度对ERMS建设的模式进行总结，继而分析其适用性。

一、ERMS和业务系统的关系

一个单位若要建设ERMS，首先要考虑的问题之一就是本单位有多少个业务系统可能产生电子文件，需要加以管理。因单位规模、业务的不同，这个答案的差异性较大。2010年4月，笔者分别走访了北京市地税局和北京市发展和改革委员会，两个单位对此问题的答案依次是50多个和70多个，这还不包括桌面级的应用。事实上，决定启动ERMS建设的单位，其业务系统的数量一般都在几十个左右。

如此之多的业务系统，产生的文件类型、数量、数据结构差异性较大，ERMS的实现方式也不可能单一。笔者曾经在2004年阐述了独立、包含、嵌入等三种业务系统和ERMs的关系，即业务系统和ERMS相对独立，业务系统包含完整的ERMS，业务系统中内嵌ERMS的前端控制模块。国际档案理事会(ICA)2008年颁布的《电子办公环境中文件管理原则和功能要求》，提供了业务系统中产生的文件的管理方案，分别为：(1)在业务系统内部实现文件管理功能；(2)将文件元数据输出到ERMS中，而文件还保存在业务系统中；(3)将文件及其元数据直接输出到ERMS中加以管理。

根据ERMs和业务系统的交互方式以及与之相伴的文件和元数据的存储方式，可以总结出独立式、嵌入式、整合式、互联式四种ERMs建设模式。其特点比较如表1所示。

1.独立式

所谓独立式，就是ERMs相对独立于形成文件的各个业务系统，后者可通过应用程序接口(API)向ERMS输出文件及其元数据，文件及其元数据集中于ERMS保存管理。这种组合模式延续了纸质文件前后端分离管理的做法，对应于现有的组织分工模式，较为通行。在此模式中，ERMS相对被动，被动接收业务系统提交的数据，需要在相应管理制度的配合下，强化业务系统主动提交文件及其元数据的行为。由于向ERMS输出数据的业务系统可能有多个，往往需要定制开发多个接口才能完成数据的顺利交接，这将增加协调和实施的成本。

2.嵌入式

所谓嵌入式，是指在业务系统自行开发完善ERMS的功能，在业务系统内部实现电子文件的捕获、维护和处置。换句话说，ERMS嵌入业务系统中成为其子模块，比如财务管理系统、人事管理系统中自带的文件(档案)管理模块，嵌入到邮件系统中的电子邮件归档管理软件等。在此模式中，包含ERMS功能的业务系统，往往只能管理本系统产生的电子文件及其元数据，适用于业务文件数量大，对于业务系统依赖性强，业务流程较为规范的情况。这种模式有利于特定业务文件的专业化管理和利用。但是，如果一个单位仅采用该模式，那么就会在整体上造成文件信息的分散，若需开展全局性的利用，则还须借助于其他系统。

3，整合式

从某种意义上，可以将整合式理解为独立式和嵌入式的结合，整个ERMS分为两大部分，一部分嵌入到业务系统中，实时捕获文件及其元数据；另外一个部分则集中保管维护文件及其元数据。这种模式兼具了独立式和嵌入式的优点，既能捕获来自多个业务系统的电子文件，又能集中机构的信息资产，并以统一的方式加以维护和开发利用。目前构建在内容管理平台(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用该模式，对业务系统和ERMS之间的集成要求较高。

4.互联式

互联式强调的是ERMS和业务系统相互访问数据的便利性，两者可以相互独立，也可以像整合式一样将部分ERMs功能模块嵌入业务系统中。其区别在于整合式集中保管所有的电子文件及其元数据，而互联式的ERMS仅保存文件元数据，文件则仍然保存在业务系统中，ERMS负责维护元数据和文件之间的关联，始终保证二者之间的互联。这种模式适用于业务文件对原系统环境的依赖性强的单位，通常需要业务系统提供访问接口，以便从ERMS查找利用文件。

二、ERMS建设的主导方式

大多数单位从市场上购买产品而非本单位自行研发ERMS，根据主导市场采购和系统实施的力量的不同，ERMS建设模式也可以划分为用户引导型、厂商引导型和上级主导型。其特点比较如表2所示。

1.用户引导型

所谓用户引导型，是指ERMS建设单立，即用户单位在市场采购和系统实施扮演主导角色。这样的ERMS建设单位，往往用有“明白的用户”，即充分了解本单位业务特点、文件管理需求、IT环境、管理规范阳管理文化的专业人员，他们对于电子文件管理方法和要求有清晰的认识，能够主导ERMS建设的方向，在与厂商的谈判、沟通，产品二次开发以及方案验收的过程中，处于主动的位置，用户参与ERMS建设的程度较深，系统开发周期相对较长。用户引导型的系统建设方式，有助于保证系统满足用户单位的个性化需求。因用户水平的不同，ERMS实施效果可能存在差异。

2.厂商引导式

所谓厂商引导型，是指产品提供方，即厂商在市场采购和系统实施扮演主导角色。很多单位没有贯通文件(档案)管理和IT管理的复合型人才，故而被动地选择厂商引导型的建设方式。由厂商提供包括业务咨询、工作规划、制度建设、软硬件集成等全方位的解决方案。采用该模式的用户单位，系统实施周期短，见效

快，同时也面临个性化需求未得到满足的风险。厂商的系统实施经验和能力在很大程度上决定了其系统建设的质量。

3.上级主导型

所谓上级主导型，是指ERMS建设单位只能选用上级主管部门指定或者统一采购的产品。这里的上级主管部门包括两类，一类是横向的档案行政主管部门，另一类是纵向的行业主管部门或者企业集团。如加拿大安大略省也通过统一采购程序，指定了省政府机关ERMS唯一的产品供应商Opentext。我国也有很多地方、行业系统通过行政手段指定特定政府机关采用一定的档案管理软件。

若上级主管部门指定产品质量较高，那么该模式则有助于横向或纵向水平上的系统的规范化建设和信息的共享。该模式最大的风险就是上级主管部门指定产品质量可能存在缺陷，此外，还可能存在难以满足用户单位的个性化需求，对于用户单位既有系统建设投资保护不足等缺点。若试图主导下级单位ERMS建设的主管部门不止一个，指定的ERMS产品不止一个的话，则对下属单位而言是一场灾难。笔者了解到上海某区财政局，出于各种原因分别拥有3个办公自动化系统和3个档案管理系统，且同时在用，造成资源浪费、数据分散、数据不一致等。

三、ERMS的部署方式

以上两种视角的模式分析，均站在个别ERMS建设单位的立场。下面将立足于全局，从ERMS的部署方式来分析三种ERMS的建设模式，分别是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系统及其中数据的受控程度有别，其特点比较如表3所示。

1.分散式

所谓分散式，即各单位自行部署ERMS，包括自行采购、安装、运行和维护系统等。这是目前主流的ERMS建设模式。该模式对每个单位的文件管理、IT管理资源提出较高的要求。在这种模式下，控制各单位文件管理规范化的手段只能是由主管部门制定相关标准。

然而，并非每个单位都有足够的文件管理、IT管理的资源；集中专业化的人力、设备、软件资源，为更大范围内电子文件管理工作提供支持，是社会发展和IT建设发展的基本要求。随着系统建设集约化程度的提高，集中式和分布式依次出现。

2.集中式

所谓集中式，即由一家单位统一规划、采购、安装、运行和维护一定范围内的多家单位的ERMs，软硬件集中部署，数据集中存储。目前的技术条件下，系统维护单位可以借助于云服务的方式向各个用户单位提供ERMS存储、平台和(或)应用服务。集中式的系统建设模式，必然伴随着系统维护方和使用方之间服务模式的改变。

根据部署范围的不同，集中式主要分为以下两种情况。

(1)行政区划范围内的集中式。即一定行政区划范围的机构，通常是政府机关，统一采购实施ERMS。比如杭州市档案局于2009年年底启动的“杭州市电子文件中心”项目，即采用集中式的系统建设模式。不同于国内其他很多地方政府电子文件中心，该局籽工作任务的重点放在为各党政机关统一建设、部署ERMS上，各单位通过集中部署在杭州市档案局的ERMS，管理本单位的电子文件及其元数据。也就是说，各单位ERMS建设任务集中于档案局。这意味着数字环境下的档案局面向各立档单位的服务功能得以拓展，除了提供政策规范、业务指导和永久文件保存的服务之外，还提供系统建设、部署和维护的服务。据笔者了解，香港、澳门等地都在考虑这种基于云计算的集中式建设模式上。

(2)行业范围内的集中式。即面对某行业范围的机构集中部署同一套ERMS，包括政府行业管理系统内集中部署和企业集团系统内统一部署的情况。前者如北京市地税局，该局自2010年开始建设面向全市地税机关的电子税务申报原件管理系统，该ERMS内嵌于产生电子文件的核心征管系统，与核心征管系统数据大集中的建设模式相匹配，ERMS也将采用集中式。后者如中石油天然气股份有限公司，该公司2006年建成了面向中石油机关和所属单位的统一的ERMS，该ERMS内嵌于办公自动化系统(OA)，所有电子文件服务器都部署在中心站点。根据笔者的调研，由于内嵌于OA的ERMs主要只能管理来自OA的电子公文，所以中石油自2009年启动整合式的综合档案管理系统建设，同样采用集中部署的方式。

集中式最大的挑战有两个：第一，系统维护方的服务能力问题，系统维护方应保证系统和数据的完整、安全和可用，这需要恰当应用数据中心建设和维护的新理念和新方法。第二，不同用户单位个性化的应用需求问题。很多单位之所以将嵌入式作为集中部署ERMS的起点，就是因为采用嵌入式的用户单位，其业务系统是统一的，这就极大地削减了业务系统异构而给ERMS的统一存储和管理带来的困难。基于同样的原因，杭州市档案局尽管部署的是独立的ERMS，不过在项目一期，选择了采用统一OA的13家试点单位，先行完善了OA，为二期ERMS的开发奠定了基础。

3.分布式

分布式可以理解成集中式和分散式的综合。仍然由一家单位统一规划、采购、监管多个单位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考虑，所有数据并不采用大集中的存储模式，部分单位的ERMS可能需要部署在本地，数据也存放在本地。相比集中式，分布式更为灵活，更容易满足个别单位的个性化需求。但是，总部对于分布于本地的系统、管理流程、数据的控制力度就会下降。为实现全局性的信息利用和信息同步，则需要耗费额外的工作量。

四、模式选择

任何一个形成、管理和利用电子文件的单位，首先需要判断本单位是否需要建设ERMs这样的专业软件，不是每个单位部需要以独立软件的方式来管理电子文件。如果确需建设ERMS，那么至少需要从业务系统以及业务文件的特点、管理人员的专业化程度、本单位所处政策环境等方面加以分析，从而决定ERMS的建设模式。

篇9

基层检察机关档案信息化建设

检察院档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是检察工作和其它各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。基层检察机关档案信息化工作不仅关系着本院各项工作的顺利开展，更关系着整个检察机关基础信息化管理程度和档案信息化工作的发展。随着档案信息化工作的不断深入，检察院档案信息化建设中，或多或少存在着这样或那样的问题和不足中，找到解决问题的关键，提出建设性的实施策略，是检察院档案信息化工作顺利进行的必要途径。

一、目前检察院档案信息化建设存在的主要问题

1、档案信息化资源相对分散。随着检察院信息化的不断发展，检察院办公自动化系统的开发，产生了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。而部门的办公软件系统无法融入到档案管理系统软件之中，导致部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

2、电子文件真实性以及长期保管的问题。由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将日益严重。

3、档案管理基础工作不牢。在软件环境上，缺乏档案信息化管理各个环节的标准规范，如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。

4、可用档案信息资源不多。长期以来，基层检察院档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，始终未能摆脱“重藏轻用”的局面：即重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测检察机构对室藏信息的需求；重视室藏服务方式，轻视深层次的信息服务。

5、档案管理人员素质不强。受人员编制所限，档案部门人员配备不足，有些档案管理人员是兼职档案员，本职业务工作就比较忙碌，无暇顾及档案工作，再加上档案专业知识相对比较欠缺，只能边干边学；受思想认识水平所限，有的档案人员认为档案管理工作是服务性工作，难以成就一番业绩，很多档案人员工作一两年就变动工作岗位，难以保持档案管理工作的梯次衔接，更难以实现档案管理工作的开拓创新。

二、检察院档案信息化实施策略的步骤

1、需求分析。调查现有档案资源情况，了解业务部门实际需要，寻求检察院主管部门支持，这一系列问题得到明确解答，档案信息化才能成为可能。解决档案信息化面临的瓶颈问题，然后制定信息化的模式，这一步需要档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与。

2、信息化目标确定。确定上信息化项目之后，便要根据现有条件结合实际制定信息化目标，这项工作不能仅仅看到当前，而应着眼于未来档案部门的发展和检察院信息化水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。

3、标准和规范建设。标准和规范建设是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。

4、档案信息化基础架构实施。进行信息化建设，自然少不了信息化设施，比如网络平台建设、设备购买，这部分工作在信息化过程中的开销很大。对于这部分不同的单位由于基础差别、预算不同和工作模式差异，并没有规律可遵循。因此，档案信息化基础架构要从实际需要出发，随需而变，在此提出一个档案信息化普遍的观点供大家参考。

很多单位在购置设备时常常关注的是一次性的投入，但实际上，一套设备使用过程中的开销并不仅仅是这些，使用中的损耗、升级、维修等费用以及设备停机造成的工作停顿也是一种无形成本。所以我们关注的是应该一段时间内围绕这套设备发生的直接费用。费用的内容包含了软件的投入、相关硬件的投入、购买服务的费用、与此相关的直接的人力资源成本。

低成本构建高可用的档案信息化基础架构，是未来档案信息化系统建设的主要趋势。随着信息化建设的逐步深入，档案信息化系统投资建设的成本收益问题日益得到重视。在建设和运行过程中，选择合适的解决方案，有效的降低总成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的现状

缺乏必要的投资，无法防范病毒攻击。检察院档案部门经费不足，很难争取到必要的安全投资。甚至使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，一旦中毒只能全部短网逐台查杀，严重影响业务的正常运行。

安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，很容易放松设备的日常维护，如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整体安全带来隐患。

员工行为不规范导致病毒感染。没有建立相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来隐患。

（2）应对策略

技术层面：部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员。

制度层面：建立严格的安全制度，杜绝非法操作。

管理层面：经常维护、定期升级、及时发现潜在问题。

三、结束语

篇10

传统的高效科研管理信息系统由于数据吞吐量大，给实际使用带来了诸多不便，本文通过对大数据信息进行分类、筛选、管理、控制，提炼出“关键碎片信息”，并形成各学科或课题的碎片信息体系，大大提高了数据的指向效率，使系统更加快捷、高效。信息平台提供了丰富了应用工具和云服务功能，可以便捷的对互联接口和科研流程进行管理和控制。

【关键词】碎片 科研数据库 云服务 信息安全

1 引言

高校信息化自20世纪80年代开始逐步发展，最初主要用在财务管理领域。随着信息管理便捷、高效、安全等优势的体现，后勤管理、科研管理、学生管理等领域也开始引入信息管理系统，尤其是科研管理解决了过往学校对各学院的横向及纵向项目缺乏实时跟踪、管理不力等难题。

针对当前科研管理系统的现状，本文提出了全新的“碎片化”建设方法及建设思路，以解决问题驱动为数据链，形成整个业务流程的数据闭环。同时，采用远距离相互认证与密钥协商机制，大大提高了科研管理信息系统的安全性。

2 基于“碎片化”的科研管理系统设计

碎片化服务的特点是截取信息的关键片段，建立最小服务单元，使信息化的处理流程更加清晰，对角色、权限的定位更加快捷。在应用的过程中，更容易实现定点定时定人的各种推送服务。同时，在理清数据源头、规范数据标准、保持数据一致方面优势明显，由于业务应用的碎片化，每个业务需求都可以单独定制，大大提高了系统的扩展性，降低了建设周期和维护成本。

2.1 科研管理信息系统服务架构

科研管理信息系统以碎片化服务、开放平台、数据库、云服务为主要框架。“碎片化服务”是整个业务流程的支撑；各课题组与科研管理系统通过信息化开放平台进行交互；按照国家及学校的信息标准模型构建后台数据库，并以应用服务的建设为牵引不断进行更新迭代；云服务为各用户提供了更加便捷的个人信息存储和管理服务。

2.2 信息“碎片化”处理

将大数据进行碎片化，本质上一个信息碎片管理与加工的过程。为了从“巨量信息”中提取出有价值的信息碎片，将“巨量信息”分为有意义和无意义的信息碎片，在有意义的信息碎片中进一步提炼出表征关键信息的碎片，如图1所示。

从图1中可以看出，信息的碎片化处理是一个层层深入挖掘信息的过程，首先需要在“巨量信息”中挖掘有意义而舍弃无意义信息碎片。大数据时代信息碎片的筛选将碎片进行分类管理，使信息碎片变得条理有序。由于科研课题具有独特的专业性，关键信息碎片的筛选一般应由相应的学院或课题组在信息平台上直接进行采集、编辑、分类等工作，并由管理员统一审核、编辑与等处理碎片信息，经过长期积累，形成相应学科或课题的体系。

在数据库检索过程中，关键是对碎片化的指向进行分析，对整个知识体系进行指向归纳，碎片信息犹如人体的各个部件，脱离了知识体系这个生命整体，任何一个部件都会失去原有的意义。如果把碎片知识比作积木，要想搭建高楼大厦，那么还需要进行结构化、系统化的设计与加工，要在汲取相关材料的基础上，应用行之有效的科学方法，使碎片化学习过程中获取的信息碎片体系化。

2.3 信息平台软件设计

信息平台为“碎片化”服务提供了接入与运行的基础环境，由管理中心、流程控制中心、互联总线、应用组件、数据库、云服务等六大核心功能中心组成，管理中心主要负责对系统进行个性化配置，如本地化部署方案、数据接口的提供、身份认证及安全管理等；流程控制中心可以犹地对科研管理流程进行增添、删除、修改流程中的活动节点或更改业务逻辑，重新验证发生变化的流程定义的正确性、合法性等；应用组件，包括校内主开发及第三方企业开发的各类应用，为科研管理系统提供各类应用工具；互联总线负责管理各类接入科研管理信息系统的接口，如财务系统接口、学生管理系统接口等等；数据库提供运行数据支撑；云服务提供各类便捷的云端存储、管理、配置等功能。

3 科研管理信息系统安全设计

3.1 信息安全风险来源

在当前网络环境下，科研管理信息系统安全性的威胁来源主要有以下几个方面：

（1）非授权访问。以假冒身份、寻找“后门”、盗窃账户等方式不经许可，对系统进行入侵。

（2）数据破坏。以非法手段对数据进行破坏，导致整个系统的数据发生致命错误，影响系统的正常运行。

（3）信息盗窃。通过隐蔽隧道，对传输过程中的数据进行窃取，危害极大。

（4）传播病毒。利用软件的漏洞对系统进行攻击或散播病毒。

（5）服务攻击。攻击者不断对网络服务系统进行干扰，改变其作业流程，影响正常用户的使用。

3.2 系统安全设计

高校课题中不乏牵扯到国家安全的保密性项目，一旦信息泄露，将会对国家和人民造成重大损失，因此必须系统的安全设计是重中之重。本文介绍的科研管理系统主要通过以下手段保障信息的安全：

（1）运用现代数据库技术，结合档案归类、保密等级切实建设好电子档案数据库是保证电子档案安全的重要途径。为了保证电子档案的安全性，可采用分布式存储、灾备技术，及时对电子档案建立可靠的数据备份，实施异地保存。这样可以有效地防止自然灾害、黑客攻击和病毒感染等，确保电子档案的安全，提高远程访问的有效性，增强电子档案数据库系统的容错率。根据管理人员职责，分别在电子档案管理系统中分配有效的操作权限，合理划分对电子档案数据访问的控制权限。对于每个电子档案文件，必须标示文件生成过程，以保障电子档案的真实性。

（2）创建电子档案管理系统。一个完善的电子档案管理系统应包括用户模块、分级管理人员模块、系统控制模块和系统认证模块。用户为了获取相关档案的利用，必须将其身份信息与利用请求发送给系统，系统根据请求内容将用户信息和请求转发给相应管理人员。管理人员验证用户信息的真实性和请求的合理性，利用远距离相互认证与密钥协商机制，证实双方身份的真实性，并与用户共享会话密钥。管理人员利用自主控制策略，实现用户权限管理。用户对系统的访问是一次性的，具有一定的时间限制。用户解密后，获取签密文件，但是无法阅读签密文件，只可以验证其有效性。如果验证该文件确实是管理人员签发的，用户把签密文件转发送给管理系统，管理系统自动解密该文件，验证签名的有效性，获取访问消息，从而得知用户能够得到档案的类别及其范围限制等。管理人员的工作密钥和系统的密钥必须定时自动更新，以保障管理系统的前向安全性。如果通过验证，系统启动数据库服务器，数据库服务器访问相应数据库，最后生成利用文件。根据利用文件内容、用户身份信息、管理人员身份等，自动产生认证签章，并且运用数字水印技术，在文件上生成防伪水印。系统自动完成档案利用的记录，包含利用者的身份信息、访问时间等，从而建立可靠、完整的档案利用记录。为了提高电子档案的保密性、可靠性，应实现分级审核和权限审核等功能。

（3）电子档案系统要配备先进的入侵检测系统。电子档案系统要配备先进的入侵检测系统，及时发现来自网内外的非法入侵行为；安装的杀毒软件要及时更新病毒库，真正做到御（敌）于网外；加强电子档案系统的审计系统建设，设置自动启动的电子档案操作日志；从安全日志中分析入侵事件或非法访问，运用网络取证等手段有效遏制入侵、破坏电子档案系统的犯罪行为。

4 结论

“碎片化”使数据流庞大的科研管理信息系统变得更加快捷、高效，在实际使用中取得了良好的效果。通过对大数据信息进行分解、筛选、管理，建立各学科、课题的关键碎片化信息，并构建相应的信息体系，提升了数据库的指向和管理效率。

信息平台提供了各种便捷的应用工具和云服务，可以高效的对互联接口及科研流程进行管理和控制。

参考文献

[1]吴秉健.信息碎片化[J].中国信息技术教育，2016（08）.

[2]陈远，袁艳红.网络信息碎片化机理与对策研究[J].现代商贸工业，2012，24（01）：247-248.

[3]许剑茹.信息碎片化语境下移动终端导示系统设计研究[D].北京印刷学院，2014.

[4]周冰洁.碎片化信息的串联性组织方式研究――设计资源平台规划设计[D].东华大学，2015.