档案管理基本流程范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基本流程，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：会计档案；质量管理；过程方法

中图分类号：F230 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0116-01

会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分，在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上，它是制定一个单位财务计划的数据源，又是进行科学经济决策的信息源；宏观上，它是研究社会经济发展规律的文献源，是有利于历史研究的记忆库，又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要，但由于种种原因，我国会计档案的管理现状却不容乐观，存在着管理制度不健全、收集不完整，归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题，这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论，分析会计档案管理的基本流程，研究基于过程的质量控制方法，对会计档案进行全过程质量管理，是当前加强会计档案建设，提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径，具有很强的理论价值和现实意义。

一、会计档案质量管理的基本依据

（一）理论依据

档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类，档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一，会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求，强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析，质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。

（二）法规标准依据

遵循法规标准的规定和要求，是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。

（三）实践依据

在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上，加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点，把握会计档案的形成发展规律，紧密结合会计档案管理实践，制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。

二、基于过程的会计档案质量控制方法

根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念，应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。

（一）会计档案收集阶段的质量控制

第一，严格依据归档范围，确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律，明确本单位会计档案的归档范围。第二，严格归档时间，确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定，保证会计文件材料按时归档。第三，严格执行归档要求，确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况，制定明确而严格的具体要求，保会计档案的归档质量。

（二）会计档案鉴定阶段的质量控制

第一，严格遵循标准规范，准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范，对档案的保管期限进行准确判定。第二，全面掌握利用信息，合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案，集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三，确保档案安全保密，严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案，档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。

（三）会计档案整理阶段的质量控制

在会计档案整理阶段，第一，严格遵循分类方案，准确定位档案属性，各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求，合理确定分类方案；第二，准确揭示文件内容，完整填写卷内文件目录；第三，准确拟制案卷题名，规范案卷编号。依据分类方案，排列案卷，全面反映案卷内容，完整填写案卷目录。

（四）会计档案利用阶段的质量控制

第一，制度上，建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定；第二，手段上，编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三，功能上，拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径，根据利用者的不同需求，既可以提供会计档案副本或复制品，也可以提供会计档案原件，还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品，满足利用者的不同利用需求。

作者单位：61786部队

参考文献：

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林赛.质量管理与质量控制[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000：2000基于过程的质量管理体系策划[M].北京:中国标准出版社,2004.

[3]孙磊.质量管理实战全书[M].北京:人民有点出版社,2011.

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[6]魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案,2009,04.

[7]唐力,张靖.会计档案的科学管理和利用[J].交通财会,2005,06.

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文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。

2文书工作与文书档案管理系统开发的作用

就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。

3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计

文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。

3.1文书档案管理模块

文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。

3.2文书档案借阅与归还

文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。

3.3综合查询

综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。

4总结

文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。

作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室

参考文献：

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.

[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.

[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.

[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.

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档案管理工作是事业单位运营的最基本工作，做好这一项工作，能够帮助事业单位更好地运行和发展，在新的信息发展形势下，档案管理工作也要符合新的信息化发展模式。目前我国的事业单位在档案管理上还存在着很多问题，如何对档案管理工作进行完善和改革，是新形势下事业单位档案管理工作发展的方向，也是提高档案管理效率的关键。

二、新形势下事业单位档案管理改革的必要性

数字化时代的到来让很多数据的应用和储存变得更加方便，是新时代的信息发展方向，应用新的技术改革事业单位的传统档案管理方式，也可以提高档案管理工作的效率，提高事业单位的工作质量。事业单位的档案管理改革是建立在信息技术的基础之上的，通过对档案的数字化和信息化处理，能够充分发挥档案的管理职能，事业单位的档案管理工作信息化与效率是息息相关的。

在互联网技术不断发展的时代下，各项信息处理的技术也在不断地完善，比如云计算技术，这种高效率的信息管理方式在社会各个领域的应用也逐渐广泛，同样身为信息管理的事业单位档案管理工作也应当将新的技术运用到工作中，适应社会的科技发展。不但事业单位档案管理工作处于改革的期间，事业单位的体制也处于改革时期，改革需要运用新的信息化技术，建立信息化发展的平台，因此加强对档案管理的改革也是推进单位体制改革的有效方式。另外传统的档案保存方法具有易丢失、易损坏、查找不便的缺点，新的档案管理方式能够加强对档案的保存力度。因此新形势下事业单位档案管理改革是非常有必要的。

三、新形势下事业单位档案管理的现状

（一）对档案管理工作认识不到位

受传统档案管理工作观念的影响，一些事业单位的管理者没有认识到档案管理工作改革的必要性，把单位的发展重心都放在了如何提供社会服务上，没有意识到档案管理的重要性。很多事业单位的管理人员和工作人员，包括档案管理的工作人员认为档案管理工作不能给单位的发展带来经济效益，这种整体的不正确意识导致在事业单位的发展过程中疏忽了对档案的管理工作，造成对档案管理工作的人力物力资源投入不合理，影响了档案管理工作的效率。[1]

（二）档案管理方式不科学

现代的科学技术不断发展，信息的处理、储存、传播的方式也在逐渐现代化，在计算机技术的支持下，档案管理工作应当变得更加先进快捷，创建档案管理系统来帮助管理者进行档案管理工作。在实际的档案管理过程中，尽管大多数事业单位都采用了计算机系统来制定管理体系，但一些时候并没有对档案系统的数据进行更新，档案管理者也是缺乏档案管理的意识和专业素质，使得电子信息技术没有很好地应用在档案管理中，造成档案管理方式不科学。

（三）档案管理工作人员的专业素质不高

档案管理工作是一项有较强操作体系的工作，对从事的管理人员专业程度要求也是非常高的，工作人员要具备档案管理工作的专业知识，掌握专业的管理方式和技巧，档案管理的工作具有一定的枯燥性和单调性，需要管理者在工作时适应这样的工作环境，培养仔细程度和耐心。由于档案管理工作不受事业单位的重视，对档案管理的工作人员审核没有那么严格，导致了很多工作人?T的专业素质都达不到良好管理档案的要求，对档案分类和整理缺乏专业性的认知，导致档案的归纳、整理、保管等操作方式不规范，降低了档案管理工作的效率。[2]

四、新形势下事业单位档案管理的改革措施

（一）完善档案管理的业务流程

完善档案管理的业务流程指要对档案管理的流程进行重构，分析在档案管理流程中每个环节的设计和工作效率，发现整个体系中存在的问题，并针对问题进行对该项环节的优化，通过信息技术实现对档案管理也无流程的升级和改造革。新形势下对信息管理提出的要求是从本质上改革，因此事业单位的档案业务流程改革也要从本质上进行。

第一要优化业务流程，完善档案管理内部部门之间的业务衔接工作流程，梳理好档案管理部门与其他事业单位部门之间的业务流程关系，动员全体员工投入到完善档案管理业务流程的工作中来。对各项的档案管理工作流程进行审核，如档案的录入、编排、维护、更新、查找、监管工作，对每个环节都要进行合理的规划。第二，规范业务流程的标准，标准化在档案管理工作流程制定中是非常有必要的，通过标准化的规定将档案管理流程的体系固定下来，根据档案管理的发展需求和实际情况，来分配职责和管理资源，明确每一位管理员工的职责和所在岗位所负责的范围，将长远发展的理念应用到对标准化流程的制定中。[3]

（二）扩展档案管理服务能力

首先要对服务的功能进行扩展，原有的档案服务功能大多数只是对信息的检索和查看，在信息化技术不断发展的时代中，档案的服务功能要借助信息技术进行扩展，可以开发数据的整理功能，让档案数据能够执自行的按类别规整、自动筛选、与其他信息建立一个清晰的对比模型，为需求者提供更多的服务。在档案的服务过程中可以增加其他的服务功能，比如说根据所查找数据提供相应的档案信息，在检索中设置高级检索，让使用者能够根据数据发生的年份或者是方向查找到一类的档案信息，做到更加迅速地找到需要的具体信息，对档案的检索功能更好地运用。其次要扩展服务的内容，传统的档案服务都是等需求者有需要时自己使用，档案管理提供的只是一个数据仓库，在新的服务模式中应当改善被动服务的局限性，逐渐朝着主动提供服务的方向发展。

（三）构建档案管理平台

构建档案管理平台分为两个方面，第一个方面是加强硬件上的建设，档案管理的平台可以以事业单位发展的平台为依托，建立属于自己的发展平台，结合档案管理的职责设计具有针对性的功能平台，建立更加科学更加快捷的档案管理平台，同时考虑事业单位对于档案管理的实际需求，制定符合档案管理发展目标的平台。第二方面是实现对资源的整合，资源的整合可以通过各类的整理软件来实现，档案管理工作的改革也是要利用好这些整理办公软件来进行的，将档案的管理工作融入整个的档案平台中来，借助管理平台实现对档案资源的整合，使档案管理工作发挥最大的效益。

五、结语

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1.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的必要性

疾病预防控制档案所包含的内容较多，既有各种规章制度，也有统计数据、研究报告，还包括卫生监督相关资料，其管理的规范及利用具有重要的现实意义，特别是随着社会公众对政府服务信息公开期望的增强，这种规范化管理将为信息的公开和利用奠定坚实的基础。

1.1疾病预防控制档案规范化管理有利于推动各种法规制度的执行

疾病预防控制法规制度是档案管理的重要内容，而规范其管理，既可以便于政府决策者、相关监督机构以及社会公众查阅，而且这种系统性的存档可以为执法过程中执法人员提供参考，从而便于制度法规得到执行。

1.2可以为决策者提供参考

疾病预防控制档案中包含大量的调查报告、统计资料以及疾病材料，这些调查报告与材料既包含对以往数据的一种统计，可以发现各种疾病预防事件的发展规律，从而便于人们从规律中得到启示，做出有针对性的安排，尽可能的推动疾病预防与控制，也包含当时针对疾病预防控制采取的举措，取得的成效，可以为类似疾病出现后采取有针对性的措施提供参考。

1.3有利于强化卫生监督与管理

疾病预防控制档案还包含对学校、对国境口岸的卫生监督资料，截止2012年，全国被监督学校达到22.4万所，78.2%的学校已建立学生健康档案，这些档案的管理对于预防疾病控制，推动卫生监督与管理具有重要的价值。

2.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的基本途径

要对疾病预防控制档案进行规范化管理，并推动其应用开发，必须把握好其基本途径，只有这样才能提高规范化管理与利用水平。但从实践来看，目前这种开发应用还处于较为粗放的阶段，档案管理信息化程度不高、管理制度不够健全，档案服务决策、服务社会的作用尚未得到全面的发挥，这为未来进一步加强档案规范化管理与应用提供了方向。

2.1疾病预防控制档案规范化管理的基本途径

疾病预防控制档案包括档案的建立、档案的保存、档案的查阅以及外借管理、档案的销毁等内容，其规范化管理的基本途径主要包括三条。首先，管理制度的规范化，即要针对疾病预防控制的实际情况，制定细化的、针对性的管理制度，真正做到档案管理的任意一个环节都有制度可依，有制度可执行。其次，管理流程的规范化，在实践当中，涉及档案管理的各个流程要规范，如档案的存档要有责任人签字审核后依照一定的规则分类存档，在档案的借阅中要有负责人的签字才能查阅，如果要外借必须履行完善的手续。通过流程的规范化推动管理的规范化。再次，管理服务的信息化，即要充分利用信息技术带来的便利，利用电子档案等方式将纸质档案转化为电子档案，做到纸质档案与电子档案并存，以更好的保障档案的完整性。同时这种电子化管理还可以为档案查询等提供便利。

2.2疾病预防控制档案规范化利用的基本途径

疾病预防控制档案规范化利用包括供卫生、疾控部门利用，还包括供研究者、统计单位利用，其规范化的利用途径也包括三个方面。首先，对档案数据的开发利用，通过统计软件或者统计手段，挖掘数据中隐藏的信息，通过数据挖掘找出疾病预防控制的内部规律、发展态势，从而为相关个体提供参考。其次，对疾病预防控制经验的对比总结，通过对同类疾病不同预防控制方案的比较，对不同疾病应对方案的比较，可以发现各方案的优劣，从而便于形成一套完善的应对方案，以提高疾病预防控制能力。再次，对疾病预防控制问题的查摆，通过对档案的查询，可以发现疾病预防控制中存在的突出问题，这就为问题的解决提供了方向。

3.促进疾病预防控制档案规范化管理与利用的思考

疾病预防控制不仅事关政府部门各项工作，而且与群众生活密切相关，因而规范其档案管理是一项影响深远的工作。实践当中，要以基础设施的完善为前提，以档案管理的创新和档案利用的创新为导向，积极推动档案管理的规范化。

3.1完善基础设施为档案规范化管理与利用奠定基础

档案规范化管理与利用的前提是有完善的基础设施做为保障，首先，要积极构建档案管理场所，特别是基层疾病预防控制单位，要积极利用现有的办公场地开设专门的档案室，并购买档案架、档案袋等配套设施，通过设施的完备推动档案管理的规范化，为档案管理和利用提供便利。其次，要积极开发各种软件设施，疾病预防控制部门要通过与档案管理软件供应商合作，开发出符合疾病预防控制部门实际的管理软件，通过软件实现档案数据的查询与管理。特别是，这一过程中要积极推动档案的电子化管理，通过将纸质档案进行编码，并与电子档案相对应，做到纸质档案与电子档案并存的管理模式。

3.2创新渠道推动疾病预防控制档案管理规范化水平的提升

首先，要创新性的完善档案管理制度，在贯彻执行《档案法》等国家法律法规的前提下，要根据档案管理信息化等要求，制定出台适应时代要求的档案管理制度，如信息化条件下的档案信息归档制度等，以此提高档案管理水平。其次，要创新性的完善档案管理模式，在当前疾病预防控制档案分级管理体系下，要通过规范化的制度明确归档信息的收集、整理、存档工作，避免由于工作衔接失误导致信息失真。再次，要创新性引入档案管理新理念，将服务等理念贯穿到档案管理工作当中，提高档案管理水平。

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1.前言

国土资源档案包含多个种类，比如土地利用规划、建设用地以及土地综合档案等，国土资源档案的复杂性与多样性增大了档案管理的难度，而基层国土规划档案信息化建设能够实现档案信息的分类检索，这是提高国土资源档案管理水平的主要途径。国土资源的种类繁多、资料复杂，其档案管理工作相对来说专业性和技术性均较高，所以相关管理人员应当树立正确的意识，明确国土资源档案管理的重要意义，采取有效措施规范档案管理工作，促进基层国土规划档案的信息化建设。

2.基层国土规划档案的特点

2.1多样性

国土规划档案的种类很多，综合类国土规划资源档案主要包括实物档案、科技档案、文书档案、会计档案等；以档案的地籍差异进行划分，主要包括国土资源登记、国土资源调查以及综合性国土资源材料等；以档案的业务性差异进行划分，主要包括国土资源检察档案、建设土地档案以及土地资源规划档案等。所以，基层国土规划档案的多样性在很大程度上提高了档案管理的难度。

2.2复杂性

复杂性是国土规划档案的另一突出特征，例如，从建设性国土档案方面分析，其中的用地协议与征地申请属于文书档案，而用地环境图示以及土地设计文件则属于科技档案。各个种类的档案之间存在一定复杂性，形成错综复杂的网络状，不利于管理人员的高效管理。2.3易变性在国土规划的档案管理过程中，易变性主要是由地籍差异所引起的，虽然土地可以进行划分，明确土地所有权，但是地籍会受到诸多外界因素的干扰，例如自然原因与人为原因，同时，地籍还会受到人员迁移的影响。所以地籍的不可分解是导致国土规划档案易变性的主要因素，在地籍变更是，国土资源部门必须进行准确的记录与信息保存，尽可能避免对地籍分配造成不良影响。

2.4完整性

国土资源档案所包含的信息较为全面、完整，例如，在征用一块土地时，必须经过报批、申请、审核以及考察等多个步骤才能完成基本信息办理，投入土地的使用，且此手续办理过程中的系列问题均有详细记录，产生失误、遗漏等问题概率极低，因此，国土规划档案相对来说信息较为全面和完整。

3.基层国土规划档案信息化建设的意义

国土资源档案管理信息化建设是当前我国国土资源部门建设的主要组成部门，档案资源的信息化建设必须以信息化技术作为核心，先进的信息化技术能够保障国土规划档案的准确性与真实性，能够实现国土资源信息保存、提取、更改以及管理的快捷性，进而提高国土规划档案信息管理的工作效率。基层国土规划档案的信息化建设能够提高人力资源的利用率，减轻管理人员的工作负担。国土规划档案中包含大量关键信息，用于记录和保存国土、单位以及个人的国土资源活动，这一类信息的记录不仅用于人们查阅，还是维护相关人员以及单位的土地利益的关键依据。实现基层国土规划档案信息化建设能够提高档案信息的可靠性以及准确性，传统的档案信息管理通常是由纸质进行记录与保存，在长时间外界环境的影响中，纸质档案会暴露诸多不多，如字迹模糊、损坏以及遗失等现象均会给对国土资源部门造成不利影响，不利于我国社会稳定和谐的发展。因此，国土资源管理人员应当强化国土资源档案管理的信息化建设，以电子版形式记录与保存重要信息，以此达到国土资源档案管理的高效性与永久性。

4.基层国土规划档案信息化建设中存在的弊端

4.1未树立国土资源档案管理信息化建设的观念

目前，国家投入在国土资源档案管理信息化建设中的资金不断加大，国土档案信息化技术也不断提高，但是由于国土资源部门人员更换频繁，而国土资源档案管理部门并无稳定的经济来源，相关管理人员未树立国土资源档案管理信息化建设的观念，没有意识到国土档案信息化管理的关键意义。加之我国国土档案信息化管理发展速度较慢，国土资源档案管理的信息化建设还存在许多缺陷，无法跟上社会发展的步伐，难以达到国土资源管理的根本目标。同时，国土档案管理信息化建设的资金成本较高，大部分管理人员更倾向于选择纸质管理方式，不利于国土规划档案的信息化建设。

4.2国土档案管理信息化建设流程不规范

在国土档案管理的过程中，管理人员的归档工作落实不到位，未达到其实际效果。某些基层国土资源部门未规范相关工作流程，未对档案信息的采集、整理、记录以及归档实行信息化管理，有的国土档案资源信息采集并不全面，而有的档案由于长时间堆压，未经过合理的编排与分类，给国土资源档案的查阅带来诸多不便。还有些基层国土规划管理部门由于工作人员专业化素质不高，在实际的工作中，未按照正确流程处理档案，造成档案信息的混乱，档案设备的不合理运用等问题。

5.基层国土规划档案信息化建设的对策分析

5.1强化对国土资源管理信息化建设的重视

为了实现国土资源档案管理的信息化建设，国土资源部门应当提高对其重视，意识到国土资源档案管理的意义与价值，转变传统观念。同时，国土资源的管理人员应当提高对档案管理信息化建设的支持力度，深入贯彻和落实档案管理的信息化建设，推动国土档案管理的进步。另外，管理人员必须强化国土资源档案管理信息化建设方面的宣传，鼓励工作人员主动积极的参与其中，进而提高工作效率。

5.2提高档案管理工作人员的综合素养

在基层国土规划档案管理工作中，档案管理人员对该项工作的管理水平以及落实情况有着举足轻重的意义，管理人员的综合素质对于国土资源档案的信息化建设效果起着决策性作用，所以国土资源部门应当着力提高档案管理人的综合素质。只有管理人员具备较好的专业知识以及职业修养，才能够热爱档案管理这一工作，进而推进其信息化建设，国土资源档案管理信息化建设属于系统性工作，需要较强的专业性与技术性，档案管理人员必须能够熟练使用计算机并熟悉相关知识，才能够适应国土规划档案信息化建设的需要。

5.3完善国土资源管理信息化建设流程

国土资源的档案管理信息化建设包含着国土资源部门的多项信息与资料，具有较强的系统性，管理人员应当完善国土资源档案管理信息化建设的基本流程，推动档案管理信息化建设落实。同时，国土资源部门应当强化其基本设施，创造良好的工作环境，建立档案管理信息平台，为国土档案的信息化建设奠定基础。另外，管理人员应当及时了解实际情况，查缺补漏保障信息与资料的全面性，保障档案管理信息化建设的准确性以及真实性。国土资源部门的各类档案资料必须依据严格标准进行编排与归类，实现信息的共享以及资料查找的快捷性。在国土规划档案信息化建设的过程中，管理人员要统一所使用的管理软件，通过标准化、规范化的管理模式提高信息化管理水平。

5.4优化国土档案管理的工作模式

国土资源的档案信息与数据具有十分重要的意义，国土资源管理部门应当优化国土档案的管理模式，使其更便于人们的查找与阅读，才能发挥国土资源信息的社会价值与经济价值。管理人员应当积极的提高国土资源档案信息的服务水平，主动为个人以及单位提供国土资源档案信息，进而提高档案的高效应用，充分体现国土规划档案信息化建设的效果。

6.结束语

篇6

(一)完善档案管理制度建设

城乡居民养老保险档案由于与广大人民群众切身利益息息相关，所以需要相关职能部门加快推动档案管理制度的完善，提高档案管理人员的自身素质。对档案管理工作的流程熟练掌控，特别是对于一些纸质的重要档案，不仅需要确保其具有科学合理的排序，同时还要做好纸质档案的保存和维护工作，对于一些具有特殊意义的档案，需要做好备份处理，确保档案的完整性和安全性。作为一名城乡居民养老档案的管理人员，不仅需要对档案备份、保存熟练掌握，而且还要对相关记录及需要查阅的知识做到扎实、熟练，只有这样才能确保档案资料的完整性和安全性能够得到有效的保证，确保档案管理水平的提升。

(二)规范档案管理工作

为进一步规范我国城乡居民养老保险的管理，就必须对城乡居民养老保险档案管理工作实现全面覆盖，主要从以下两方面来实施:一方面，对适龄老年人以及去世老年人的信息进行增补。科学规范化的档案管理工作必需具有充分的灵活性，因此，对城乡居民养老保险实施最基本的档案管理是最为可行也是最有效的手段，也正因为目前我国城乡居民社会养老保险的档案管理工作存在灵活性欠缺这一制约因素，所以对于养老保险的相关档案单位和档案管理人员则需要不断及时的对档案信息进行补充和修正，切实落实每一位参保人员的生活状况，做到对参保人员信息随时可查询，信息随时可归档的系统化管理。另一方面，由于当前我国老龄化现象十分严重，而且拥有巨大的人口基数而就整个社会结构而言，老年人所占的比例逐年扩增，这就要求现代化的档案管理工作必须做到关键信息上的无缺失以及老年人养老保险数据库的系统化的要求。

(三)注重现代化科技的应用

对于城乡居民养老保险档案管理数字化、信息化的要求已经随着我国人口老龄化比例加大的现象越来越明显越来越迫切。档案管理数字化、信息化不仅是现代信息社会对老年人档案管理工作的要求，同时也是档案管理者在将来档案管理工作中的必然努力方向。因此，就需要要将电脑、网络管理等高科技管理手段应用到广大城镇居民基本养老保险档案管理的工作中来，依靠电脑来取代手写，以网页管理来代替布告通知，运用发送电子邮件的方式来减少人工送件，从而更多的解放人力物力，将其应用到更需要的场合中去。

二、结束语

篇7

关键词：现代企业；档案管理；模式；创新；信息化

中图分类号：G27文献标识码：A

一、现代企业档案管理模式分析

（一）集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。

1、集中管理模式的优势

这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。

1、分散管理模式的优势

在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。

2、分散管理模式的不足

企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中―分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。

1、分布管理模式的优势

分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。[1]

二、现代企业档案管理模式创新的切入点

（一）工作平台的切入

企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速，易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:

一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。

二是协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

三是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

四是信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

（二）创新流程的切入

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，企业文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念“，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。

在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少流程的中间环节；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工作流程。

三、推动现代企业档案管理模式的创新的举措

（一）观念创新是创新企业档案工作的基础

创新是时代的要求，观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务企业发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。

档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。

（二）信息化是创新企业档案工作的重要内容

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。

（三）管理创新是创新企业档案工作的重要手段

1、采用“兵团协战”策略

充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。

2、采用“优势互补”策略

利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。

（四）创新学习是创新企业档案工作的关键

信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。

（五）创新服务机制，改善服务方式

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。[2][3]

参考文献

[1]于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊，2011.17.

篇8

【关键词】医院；档案管理；信息化

随着我国市场经济体制的不断完善，传统的医院档案管理模式已不能满足现代社会的需要，引进信息技术，提高医院档案管理工作的效率迫在眉睫。在医院档案管理中引入信息技术，能促使医院档案管理沿着规范化、标准化的方向发展，消除传统档案管理工作中存在的弊端，为医院管理水平的进步创造条件。

一、医院档案管理信息化的重要性

（一）更加有效地保护珍贵档案原件。过去，医院档案原件都是纸质档案，被反复使用或借阅经常造成档案原件的损坏，这与档案管理的初衷相矛盾。档案管理信息化就是借助信息技术等高科技手段，能够实现多人同时借阅，避免了档案原件的丢失，对提高档案管理工作的效率有很强的促进作用。

（二）方便档案信息资源的检索和利用。利用信息化技术，医院可将档案信息输入电脑中，在管理系统中加入电子目录，方便对档案的目录查询。同时借助网络系统，医院各部门都可以在自己的规定范围内直接对档案进行浏览，大大提高了利用率。

（三）改善档案信息资源的管理模式。医院档案管理信息化后，为医院节约了大量的人力、物力和财力，能够确保档案的备份安全，而且存储空间足够，对提升档案管理工作质量具有很强的促进作用。

二、强化医院档案管理信息化的措施

（一）医院档案软硬件基础设施建设。建设档案无纸化，需要所有部门实现网络的共享，不但在电脑配置上要有统一的服务器，也需要有用于部门间信息互存的硬盘，这样电子档案才能存储。另外，纸质档案存储的档案室通风干燥、防火防水防虫等预防措施要充分考虑。档案资料架和档案袋等直接存储档案的物品更要严格把关，不能产生化学或物理反应而损坏档案。电脑存储归档要有标准，方便查找起来节约时间，不易丢失。

（二）专业档案管理人员培养。档案管理员不仅是资料管理员，更是现代档案信息管理技术的专家，要提升医院档案管理信息化水平，须从提高档案管理人员的专业素质下功夫。医院招聘档案管理人员应招聘档案管理专业人员，保证基本的档案管理知识与技能，并集中进行信息化系统的后台管理和操作培训，培养出有较高计算机管理系统操作水平和档案管理专业知识的复合型人才。

（三）档案信息化管理流程。建立一个标准化和规范化的管理流程对于医院档案管理工作来说至关重要。档案的手续、整理以及归档要做到清晰、条理，确保医院档案管理流程的合理与规范。需要多种多样的信息检索模式，便于有效提高医院档案管理工作的效率，为医院的其他工作人员营造一个便捷的工作条件。

医院档案管理的信息化是社会发展的趋势，是提高医院竞争实力的有效方法，关系医疗及医学研究工作的成败，也关系着药方管理、医学经验传承等。这要求我们要以新思维来适应现代信息知识技术的发展，在保证医院档案管理工作高效\行的同时促进医疗卫生事业的长足发展。

【参考文献】

[1]马仁玲.对医院档案管理信息化的思考[J].现代国企研究，2016（02）：102.

篇9

关键词：基本建设项目文件收集归档工作档案工作

基本建设项目文件材料，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的，具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的历史记录。基本建设项目文件材料不仅记录了建设项目发展的历史轨迹，而且为筹划未来发展规划提供了重要依据。本文在梳基本建设项目文件材料收集归档特点的同时，就其收集归档工作中存在的问题，提出相应的解决措施。

一、基本建设项目文件材料收集归档的要求和特点

（一）坚持“谁形成谁负责”的收集归档原则

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中指出：“建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求。完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目文件整理、归档工作。”具体来说，就是在项目建设的过程中，建设单位形成的材料由建设单位归档，设计单位形成的材料由设计单位归档，施工单位形成的材料由施工单位归档，监理单位形成的资料由监理单位归档。由于基建档案是在项目建设和管理过程中形成的原始记录，各承建单位和建设单位是项目文件的形成者，由形成单位进行收集、整理、归档，能够确保建设项目文件内在有机联系的本质特性。因此，明确划分基建档案收集归档责任，坚持“l形成谁负责”的归档原则，是保证基建档案齐全、完整、成套归档的基础。

（二）形成来源具有广泛性

基建项目从提出项目建议书至工程全面竣工验收，需经历项目申请、可行性研究立项、办理征地手续、测量勘察、设计招投标、编制设计文件、建设规划申报、施工图报审、监理招投标、施工招投标、办理开工手续、施工、工程报竣、监理单位组织竣工预验、工程档案预验收、工程竣工质量验收、工程竣工17个环节，归档的材料有红头文件、图纸、会议纪要、招投标文件、合同、证书及照片等；项目工程由审批、城建、勘察、设计、消防、施工、监理、安装等部门共同参与完成，整个建设过程周期长，参与部门多，专业性强，材料来源广泛。

（三）收集归档工作具有阶段性

基建档案的形成分为五个阶段，一是前期准备阶段，这个阶段需要收集归档的文件主要包括项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资请示、批复、征地、报建、工程合同、协议。二是设计阶段，收集归档的文件有工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。三是施工阶段，包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等文件的收集归档。四是竣工验收阶段，收集归档的文件有竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等。五是使用维护阶段，收集归档的文件有改造施工图纸及相关的文件等。建设项目在各个阶段形成的基建档案材料不同，其收集归档的侧重点也不同，呈现出阶段性的特点：前期准备和设计阶段，要注重文件和图纸终稿的收集和保存；施工阶段要注重随时收集和补充多部门参与的文件和资料；竣工验收阶段要注重整改验收资料的收集；使用维护阶段要注重改造施工图纸的收集和归档。

二、基本建设项目文件收集归档工作中存在的问题及原因

（一）参与部门多，导致基本建设项目文件收集归档工作难度加大

完整的基本建设项目文件不仅要涵盖工程项目工作的立项、可行性研究、计划、施工图设计、招投标、施工及管理、竣工验收等一系列固有的基建程序，而且还应详细、真实地反映、记录工程项目建设的全过程。参与归档的单位有建设单位、监理单位、施工总承包单位、专业承包单位。在整个建设过程中参与部门多，参与归档的部门也多，好多文件需几个单位很多部门协同完成，并且参与施工的单位均为驻场机构，完成自己的工作后就撤离了，人员流动性较大，如果在建设过程中形成的文件收集、补充不及时，有可能会给后期的归档工作带来较大困难。在所有参与部门中有任何一个单位出现项目文件收集的缺失，都会造成归档文件的不齐全。

（二）建设周期长，影响基本建设项目文件归档的完整性

基本建设项目从立项到施工直至竣工，建设周期一般是3至5年，项目文件的收集也需要3至5年，与项目建设同步开展文件收集工作十分重要，但是很多建设单位的基建档案管理员并没有参与项目建设的全过程，对文件形成过程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，对收集不完整、缺失的文件不能及时发现进行收集补充，等到工程竣工验收审核时，才发现材料不全，这个时候再去协调相关部门补充，其难度就可想而知了。同时，很多形成的文件资料是在不断变化的，在收集中稍有不慎就有可能出现少归、漏归的现象。如建筑图纸在实际建设过程中经常会有变化，如档案管理员不及时跟进，最终版图纸就很有可能漏归，造成档案材料的不准确，影响档案利用的价值；在成套的招投标文件中，评标报告与中标通知不同时形成，因时间间隔较长，经常会出现《中标通知书》没有被装订到《评标报告》中的情况。

（三）基建项目的专业性较强，收集归档工作的规范性有待提升

基本建设项目文件材料涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多个专业领域，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪些材料应该收集，哪个阶段要收集，进而导致漏归现象的发生。同时，大多基建档案管理人员对档案相关的法律法规不了解、对建筑学专业知识缺乏、对基建文件的归档特性不熟悉，最终导致基建档案管理人员对基建档案的来龙去脉不清楚，只能简单地按照《建筑工程资料管理规程》开展收集工作。但是，《建筑工程资料管理规程》所列出的归档文件条款也比较笼统，在这种情况下，如果档案人员对基建工程专业知识掌握得不充分，就极有可能造成项目文件的错归、漏归。例如，在上述规程中列出的《支付款请示件》一般包括建设单位请示件、施工单位进度申请、项目管理单位工程费用审批单、监理单位工程支付证书，由于没有完全罗列出全部文件，加上部分档案人员判断不准确，在文件收集工作中经常出现错归、漏归的现象。

三、完善基本建设项目文件收集归档工作的措施

（一）提升参建单位领导基建档案意识，建立健全基建档案管理制度

针对基建档案收集参与部门多，文件收集难的问题，一要提高参建单位领导对基建档案管理的重视程度。提高参建单位领导的档案意识，是提高参建全体人员档案意识的前提，只有参建单位领导重视基建档案工作，认识基建档案工作的重要性，基建档案的各项管理工作才能落到实处。二要建立健全基建档案管理制度。在单位《基建档案管理办法》中细化建设单位、监理单位、施工总承包单位的归档范围和档案管理员的职责，在制度里明确规定各参建单位必须配备基建档案管理专职人员并参与基建项目建设的全过程，建立建设单位对监理单位和施工总承包单位档案收集的监督和惩罚奖励机制，同时建立监理挝缓褪┕ぷ艹邪单位对建设单位档案收集的监督和惩罚奖励机制、建立基建档案收集管理工作与档案管理员年度考核挂钩制度，通过切实可行的制度提高全体人员的档案意识，缓解参与部门多导致的收集难的问题。

（二）建立分阶段收集归档流程，提高基建档案管理人员的责任意识

针对建设周期长，影响基本建设项目文件归档的完整性的问题，一是分阶段收集归档基建项目形成的材料。针对基建项目建设周期长的特点，对在建设过程中每个阶段形成的材料及时收集整理归档，发现不规范的材料立即退回整改、缺失的材料及时补充，解决几年后项目竣工时才发现缺失，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的问题。二是提升档案管理员的事业心和责任感。事业心和责任感是基建档案管理人员干好基建档案管理事业的思想基础和必备素质。只有基建档案管理员具有强烈的事业心和高度的责任感，遵守各项档案管理规定，严格认真地收集每一阶段形成的基本建设项目文件，耐心细致地审核整理每一份档案，才能保证《评标报告》中不缺少《中标通知书》，基建档案的完整性才有保证。

（三）提升基建档案管理人员的整体素养，加强收集归档工作的规范性

基建档案管理人员必须加强对档案法律法规、基建档案专业知识、建筑学专业知识、现代信息化技术的学习，不断提升政治素养和道德素养，才能满足基建档案现代化管理的需求。基建档案管理人员必须具备较高的综合业务素质，掌握现代信息化技术，才能提高档案管理水平。基建档案管理员还要熟悉《建筑工程资料管理规程》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，熟练操作和应用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat软件。只有这样，基建档案管理人员才能科学规范地收集整理好基建档案，做好基建档案的开发和利用工作，充分发挥基建档案的利用价值。

参考文献：

[1]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006：31-32.

篇10

1 当前医院人事档案管理工作存在的问题

（一）人事榉案资料的真实性和完整性不足

人事档案是由医院的每一位工作人员的全面信息组成的，对于信息的收集是档案管理工作的重要核心，在人事档案的记录过程里，由于会涉及到之前的信息，因此信息的准确性与真实性无法查证，并且在信息填写时会因书写的不规范导致信息出现误差，大大降低了档案管理的可靠性与合理性。如今大部分的档案记载都是以陈旧的资料为主的，记录的是一些工作者的过往，不能够客观地反映出工作人员的实际能力与素质，例如服务态度、工作效率等，这些都是需要长时间观察才能发现的，以此来作为升职加薪的重要参照，这些在人事档案中是很少体现的。

（二）人事档案管理制度较为陈旧

由于社会的不断进步，社会对于实践型人才的需求每日俱增，人才的流动性也是非常的频繁，适当的人才流动对于医院是有利的，可以为医院注入一些新鲜的血液，改变一些传统的管理模式，由于受到传统制度的影响，医院的人事档案管理方式比较落后，不能适应新形势的需要。对于人事制度的创新可以为档案管理工作带来巨大的突破，但是在一些医院里，人事档案的管理体制并没有得到创新与改进，甚至出现任意涂改的现象。对于医院档案管理的考核体系也不够前卫，并没有把人事档案的管理作为目标来实施考核，关于医院的人事管理制度也不够创新，或者是没有将制度全面贯彻，这些都是限制人事档案管理工作顺利开展的因素。

（三）人事档案的管理手段较为陈旧

人事档案所包含的是工作人员的经历和如今的成绩，包括工作人员的私密信息，所以需要专门的人员进行管理，并且把他们单独地存放起来，人事档案信息的收集会需要一段时间，所以档案管理的工作量会有些大，以往的收集整理都是利用传统的手工方式，这种陈旧的方法己经不能满足现代医院的发展了。同样也不适用于档案信息管理，部分医院的信息化条件还不够高，缺少对信息管理与网络技术的完善。而以手工整理人事档案资料，是不利于网络信息化的发展的，也不利于医院人事档案管理水平的提高，出现错误的几率还比较大，使档案缺乏真实性。这是因为医院的领导者还未察觉到档案管理的重要性，因此在档案管理方面的资金投入较小，所以档案管理的设施比较老旧。

2 新形势下做好医院人事档案管理工作的方法

（一）加强人事档案的程序化管理

我国当今市场经济模式的构建，还有人事管理制度改革的不断推进，其都给社会档案的管理过程充实进了崭新的内涵，而且对此项工作制定出了更为严格的考核标准。在现实这样一个崭新的历史阶段，我们一定要展望未来，利用更严格的标准、全新的观念做好干部档案管理工作，尤其是要遵循档案管理业务的特数化要求，力推其程序化管理进程，依照相关的规范化管理流程、超常化思维及有关法律条例及执行程序体系确确实实履行好历史档案的管护职责。要完成此项管理任务，亟待要求现阶段的历史档案保管人员仔细揣摩关于历史档案保管的所有历史档案管护的工作条例、运作体系，彻底改善执行管理条例的业务运作水平及增强管理实践能力；第二，须树立规范化管理观念，完善所有工作程序，理顺业务运作流程。达到对所有历史档案保管工作科学化执行、档案查阅程序严格化、科学化、档案分类规范化。而且在此基础上，还要认真落实人事档案管理制度及规范，也就是：查看档案资料流程、资料入档控制流程、审查验正执行程序、不同地域查阅方法、资料保密控制程序、档案封存建档告知条例，促使历史档案资料的保管工作按照章程依法实施。

（二）强化人事档案的信息化管理模式

人事档案资料作为一类现成的宝贵信息存储资源，仅在运用现代化管理模式进行科学的管理时，方可在当今的信息化时代中完整展示其应有的价值。在信息技术蓬勃发展的当今时代，其不仅给人事档案管理过程带来了全新的提质机遇，亦给扩大人事档案管理业务领域、流程、方法赋予了完整的技术支撑，人事档案管理业务只有立足于人力、程序及管理工艺三项内容最佳融合的管理构架基础之上，方有希望达到档案保管和使用过程的科学化及时消化。其当使用微机对历史档案中的信息资料进行处理、整合、凝炼，以达到对档案内容处理的信息模式运作化，如此不但可促使档案管理人员有效克服不得不进行繁琐反复人工操作的麻烦，还可大幅度增强档案工作运作效率，也有力促使了档案资料信息技术利用的区域、传递速率、操作模式的持续更新和优化，并且使历史档案管护迈入了崭新的阶段。

（1）基于历史档案管理时加大对网络技术的应用范围，可以有效地完成历史档案信息化的保管，有利于及时地、精确地、方便地查询到每位员工的历史记录，为医院领导做人事调动的决定提供相关的数据材料。

（2）建立回档通知业务的管理策略，便利、精确地收集立刻出现的以往的档案资料信息，加深对历史档案记录内容的丰富。在平常的工作过程中，要有效地掌握与考察每一位工作人员在平时的工作中有没有受到过奖励或者是惩罚，各项新的技术、经验、事迹以及在培训时的状况等，将没有及时补产到档案里的内容做好记录，为档案信息的精准化提供有效的助力，?@便是人事档案信息化管理的基本流程。

（三）加强人事档案团队素质化的管理

在科技发展的当下，提升人事档案的管理是当代经济发展的必然，要想做好人事档案管理必须有一个优秀的管理团队。这个团队具有自主创新与独立实践的特点，是一支含有应用型人才的管档团队，这是实现现代化管理的基本保障。随着计算机等先进技术的出现，对于存档人员的综合素质要求越来越高。只有人事档案管理工作人员具有很高的素质，才可以真正地实现管档工作的顺利进行。所以，最基本的就是对于档案管理人员综合素质的提升。另外，根据工作条例，加强对档案管理人员队伍的建设，也是促进医院的人事档案管理工作持续发展的需要。