单位档案管理基本情况范文

导语：如何才能写好一篇单位档案管理基本情况，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、事业单位专业技术人员档案管理内容

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平

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清原满族自治县念好“三字诀”，贯彻落实从严管理干部要求，创新档案管理方式，规范操作程序，建立共享体系，有效提升了干部人事档案管理水平。

念好一个“建”字，不断夯实工作基础。建立健全《干部档案工作制度》《干部档案安全保密制度》《干部档案管理人员职责》等制度；规范了《干部档案借阅登记簿》《干部档案查阅登记簿》《干部档案材料收集登记簿》等8类簿册，使干部档案管理记载清晰、查阅方便。按照《干部档案转递工作制度》，在干部提拔、调动时，采取“三看”的方式对档案进行严格审查。一看材料是否齐全；二看内容是否真实；三看有无涂改现象。同时，在接转过程中坚持“三不转递”原则，即个人带档不转、没有调函不转、接收单位不明不转，确保档案转递无差错。

念好一个“严”字，不断规范日常管理。严把“材料收集关”，在档案材料收集过程中，严格审核干部提供的表彰奖励、学历学位和入党资料等，并对干部违纪、违规、违法处理材料及时装档。对材料不完整、模糊不清、残破难辨的不予接收。各类材料均实行登记后入档，确保档案材料的真实性、完整性和有效性。严把“政策规定关”，干部档案转入后，首先对干部的年龄、党龄、工龄和学历学位进行严格审核认定，通过认真查阅原始资料，依据认定原则，进行客观认定，确保“三龄两历一身份”准确无误。严把“整理归档关”，凡属应归档的材料，均按照《干部档案整理工作细则》整理立卷。将收集的每份档案材料进行分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

念好一个“享”字，实行干部信息动态管理。利用计算机、扫描仪等设备，将干部基本情况、职级、学历等干部档案信息整理录入系统。全面反映干部的基本情况等固定信息，记录职务变动、工作履历等动态信息，做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性，使干部档案管理工作达到数据化、信息化的要求。同时建立了干部档案信息网络化管理体系，按照干部管理权限，在领导和相关组室间，建立了干部人事档案信息管理局域网，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户，通过密码和身份确认后，及时提供所需信息。改变过去从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，实现从形式上变被动服务为主动服务，内容上由单一狭窄变为丰富全面，确保了干部人事档案管理的高效性。（作者单位：清原满族自治县委组织部）

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人力资源档案是单位管理的重要组成部分，在分析事业单位人力资源档案管理现状的基础上，如何加强档案管理展开讨论、提出时策，通过不断加强人力资源档案管理，确保在单位人才战略中充分发挥重要作用。

【关键词】

事业单位；人力资源档案；管理

事业单位人力资源档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分。它为事业单位选人用人提供重要的信息和依据。充分认识事业单位人力资源档案管理的重要作用，分析其现状，探讨持续改进的措施，将会极大的推动事业单位管理改革，从而对事业单位管理的创新和发展将会发挥重要作用。

一、事业单位人力资源档案管理的特点

(一)档案材料内容单一，形式缺乏特性。

事业单位是知识分子聚焦地，所有技术人才的专业性和学术性，决定了事业单位职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性，目前人力资源档案的采集与记载不能突出这种独立的个性特征。职工的科研成果、学习进程等资料收集整理极为分散，缺乏有效持续的归纳，职工的才能和特长并不能真切地从档案中一目了然。

(二)档案利用服务低下，创新意识淡薄。

事业单位人力资源档案管理长期被认为就是单纯保管、查档工作。档案管理者将大部分时间精力用于档案的基础性手工劳作和装订成卷等，却忽略了档案的开发利用。由于没有对人力资源档案材料做到透彻、详尽的分析，造成事业单位人才数据库的不完善，更谈不上为事业单位领导决策层准确地提供后备人才支持。

(三)管理手段方法陈旧，设备设施落后。

现阶段一些基层事业单位，人力资源档案仍然采取传统的手工化操作，方法繁琐，操作困难，缺乏现代化的管理方式及手段，导致档案资料收集不完整，涂改、抽取档案材料的现象时有发生。有些事业单位运用档案软件，只是简单录入职工个人基本情况、档案目录等基础材料，职工的科研成果、著作、再教育等资料都没有收集，导致人力资源档案实用性不强。

(四)管理人员专业性不强，业务水平不高。

人力资源档案管理专业性较强，对档案资料收集鉴别及整合要求较高，但事业单位档案管理者并非来自档案专业，大多是从其它岗位上因年龄偏大转岗而来，部分还是兼职档案工作，档案管理人员更换频繁，对于数字化背景下的电子档案归档等新技术不能熟练掌握，现学现卖的状况特别普遍。

二、提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性

（一）有利于促进事业单位的可持续发展。

事业单位人力资源档案管理，对事业单位的发展有着较大的影响，其可以帮助管理者充分掌握公司职员的基本情况，可以为管理者制定发展策略以及规划提供必要参考。只有最大限度地利用人力资源，才能提高企业的竞争力，才能做到才尽其用。充分利用人力资源档案，可以了解员工的特长，可以将其安排到适合的岗位中，充分发挥员工的聪明才干。

（二）有利于挖掘出员工身上更大的潜力。

事业单位在发展的过程中，管理者为了提高企业的经济效益，必须对人力资源进行最大化利用，在调动工作时，一定要考虑员工的业务能力以及性格特点。人力资源档案管理对员工的工作情况有着真实的记录，在员工的职业生涯中，人力资源档案有着重要的地位，加强人力资源档案管理，是管理者重要的工作，人力资源档案中还记录着员工职称的评定情况以及工资调整情况，对于特殊职称的人员，需要对其工龄材料进行合理确认。

三、事业单位人力资源档案管理的措施探讨

(一)健全管理制度，改善硬件设施。

健全的、规范化的人力资源档案制度是档案管理者工作的依据。人力资源档案管理工作繁复杂，要求有一套完整的规章制度来规范档案的接收、保管、查阅等具体细节，确保人力资源档案工作逐渐程序化、规范化和标准化。同时，积极创造条件应用计算机管理软件提高档案管理效率。通过人力资源档案数据库管理系统，增加存储和检索功能，建立人力资源档案的动态管理机制，便于档案的更新、查阅、归档和统计，保证档案的时效性、真实性和准确性。加大资金投入，改善档案管理的硬件设施，建设专用档案库房，分开设立档案查阅室、档案库房和档案人员办公室，为人力资源档案管理者营造一个良好的工作环境。

(二)丰富档案内容，提高利用价值。

根据事业单位聘用岗位的多重性，及时更新调整人力资源档案收集类目，着重收集反映医务人员临床教学科研能力的原始记录和影像资料，对不同医疗技术人员以专业技能、知识水平、项目成果以及病患的满意评价率等为内容，分别有针对性地收集和管理，形成系统的人力资源档案管理体系，尽量发挥人才配置的最大作用，确保事业单位人力资源档案更具全面的实用价值。

(三)优化管理队伍，转变服务观念。

加强人力资源档案管理者思想教育，促使档案管理者不断更新专业知识，提高专业技能。积极吸纳档案管理专业人员，优化事业单位档案管理队伍，为事业单位人力资源档案管理注入新鲜活力。并相应提高人力资源档案管理人员的福利待遇，不断为事业单位其他各项工作的开展夯实基础。同时，事业单位人力资源档案管理者要逐渐改变长期以来的“保管员”身份和地位，要充分发挥主观能动性，努力直接参与到档案开发利用中去，积极为事业单位选人用人、政绩评审等工作发挥强大作用。

总之，做好事业单位人力资源档案管理工作，是优化事业单位人力资源的重要保障，是配合事业单位人事制度改革的关键。在事业单位管理不断加快的前提下，充分发挥人力资源档案管理的优势和潜在价值，将会对促进事业单位体制改革发挥重要而深远影响。

作者：陈娜 单位：铁力市铁力镇益康社区卫生服务中心

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随着电子计算机技术在石化管道应用范围的不断扩大，加快数字化档案建设，通过数字化，逐步提高开发利用档案信息的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，更好地为企业的各项工作服务，促进档案信息资源的共享以及提高档案资源的利用率己日益紧迫。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。

一、目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化档案管理的内涵随着信息技术快速发展，依托计算机技术、存储技术、扫描技术发展产生了数字化档案信息交互管理形式，我们将这种以数字化为载体的档案信息存储提取模式称为数字化档案管理。

二、提高办公效率。数字化档案管理系统能够存储大量各种形式的信息，用户可以方便地通过网络进行访问，以获得包括多媒体在内的各种信息，并且其信息存储和用户讯问不受地域限制，轻轻一点鼠标，就能够通过网络迅速查询，方便快捷。以人事档案管理为例，由于石化管道点多线长，企业管理对象繁多，且具有大的流动性，如员工人员、退休、调动等，要准确统计，及时了解工情况，按传统管理方法，必须“归档”才能查知，而通过计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让管理人员足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空观流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

三、数字化档案建设存在的问题。纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。这是一个庞大的工程，以管道储运公司新乡处为例，新乡处1985年成立至今，档案积累数量庞大，且文书档案的形式多样，要是将所有的纸制档案转化为数字档案，工作量异常繁重。不但需要大量的经过培训的录入人员，还需采用先进的高速扫描仪、储存设备等，硬件投入较大。

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目前，县级医院人事档案管理仍基本上沿用十几年前的管理模式，医院人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。

1.1 人事档案管理制度不健全。近几年，我院自主引进数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理人事，但同样因缺少原始的人事资料，无法核定工资标准。还有的因原单位不同意放人，致使他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，“有档无人”、“有人无档”的现象比比皆是，给新录用单位在人员管理、人事审核、审批工作中带来不便。

1.2 人事档案管理不集中、模式单一。县级医院档案管理模式采用“封闭式管理”，过于强调保密性原则。人事档案调遣、查询“门槛”太高，一般需领导审批和专门介绍信，甚至是多个或多级领导同意。人事档案利用范围小，只用于政审、调资、年终考核、办理退休。人事档案管理通常分四个部门，历年由人社局统一招聘分配的，有编制的正规高校毕业生，档案由人社局档案室保管；我院自主聘用的高层次专业技术人才、正规高校毕业生转正定级前、部分合同制员工，档案由人才交流中心保管；其他在编员工，但非人社局招考分配的，档案由主管部门卫生局保管；另部分合同制员工，档案由我院人力资源科保管。

1.3 人事档案管理手段滞后。第一，资料收集不及时。如医护人员的外出进修、科研论文、职称晋升、各级表彰等档案多保管在医院的医务科、护理部，遇到归档或查询时，档案员要经常往返于各科室之间进行搜集、整理、复印。第二，档案信息资源利用率不高。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、工资调整、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。第四，工作量大。现人事档案是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，工作量巨大，步骤也繁琐。

1.4 人事档案管理人员业务不精。在我院从事档案管理的大多是一些即将退休的老护士长。由于年龄大，从事临床护理工作吃力，便照顾到行政后勤管理档案。专业知识不足、档案业务不熟、变动频繁，势必影响档案管理工作的质量和利用。

2 人事档案管理工作措施

2.1 重视医院档案管理人员的培养。可通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来，并且保持档案管理人员的相对稳定。同时，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划。不但要进行档案管理现代化的知识培养，而且要提高法制观念，自觉参与档案的管理与利用。

2.2 建立统一的开放式档案管理模式。由于我院员工原始人事档案分四个部门管理，导致医院为员工建立的临时性档案材料不全，使医院在员工职称晋升、学习培养、干部选拔方面获取信息量不足。补充完善人事档案材料，建立统一的开放式档案管理模式势在必行。第一，完善基本档案材料。包括个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及学习进修证明、证书；年度考核表。第二，收集卫生专业技术人员开展工作档案资料。包括开展的新技术新项目；参加援川、强基工程、义诊等活动；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同；发表著作、论文、科研成果鉴定书；典型病历、抢救成功的病案、手术分析；“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议证书等。第三，开放式档案管理模式。人事档案管理必须走向开放性，才能适应经济发展和人革新形势。把人事档案作为记录员工综合素质的信息储存和保管，促进人才合理流动和人才市场主体到位。

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一、体制人员方面

为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。

二、制度设施方面

档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。

三、管理利用方面

为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。

四、监督指导方面

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一、基本情况

我们公司是中铁大桥局集团公司下属的一个二级子公司，成立于年月，现有干部职工名，其中，具有高级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名。机关管理办公人员名一线工作人员名。下设厂部和室。公司近年来，坚持科学发展观，开拓进取，追求卓越，在市场经济大潮中勇立潮头，实现了社会效益和经济效益的双丰收。

二、工作做法

（一）加强组织领导，统一大家思想认识

首先，公司党政领导高度重视人事档案管理工作，成立了专门组织机构，有专门分管领导负责此项工作的指导与协调，定期或者不定期亲自督促检查，并一次次对人事档案管理工作提出提出明确任务和具体要求，并定期听取汇报，对工作中出现的问题及时分析和处理。同时，通过组织召开有关人员参加的会议，统一和提高大家的思想认识，经过学习讨论，使大家深刻认识到：档案信息资源是中铁大桥局集团信息资源的重要组成部分，在企业经济建设中发挥着越来越重要的作用。我们从企业人事档案最薄弱处下手，全面健全人事档案体系，就是想通过人事档案管理，进一步提高整个企业管理水平。为了保证人事档案标准化、规范化整理如期完成任务，公司领导统筹兼顾，从基层单位抽调力量解决人手不够的问题、及时解决档案库房装具等问题，由于领导的重视，保证了人事档案管理工作顺利开展。

（二）加强制度建设，实现管理规范有序

没有规矩，不成方圆。根据我公司实际，对公司所属各单位的人事档案管理部门提出了干部档案管理工作的具体要求，并先后制定了《干部人事档案管理办法》、《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案保管保密制度》等多项制度，确保了档案收集、归档、鉴别、转递、查借阅等各个环节的规范性。同时，制作《查（借）阅人事档案登记簿》、《档案材料收集归档登记簿》、《档案转递登记簿》等记录簿，使机关人员坚持照章办事、按程序办事。制度的建立健全，使得我们人事档案管理工作步入了规范化、制度化的轨道。

（三）加强人员培训，提高业务工作素质

人事档案管理的好与坏，培训强化是关键。我们组织了业务专题培训，采取派员去总公司培训和自己本公司自己组织培训两种形式。通过培训，使公司机关和来自公司下属单位的人员学习了干部档案管理的基本知识以及基本操作技能。在培训中，学员们认真学习了人事档案管理办法及档案实务操作规范制度，进行了工作研讨和实务操作，讨论在工作中出现的一些问题。大家通过学习，进一步明确了方向，熟悉了管理人事档案工作的规范要求和工作标准，为下一步档案管理工作的开展打下了坚实的基础。同时，公司人事档案管理部门还及时了解档案管理工作中出现的新情况、新问题，积极探求解决的方案和办法，根据各下属单位提出来的一些具体问题，经过认真研究，再以电话、通知、以会代训等不同方式指导下面开展工作，并且鼓励大家业余坚持自学业务，使大家明确了解决问题的对策，有效提高了心理素质和业务素质。

（四）加强大硬件投入，夯实基础设施建设

为了加强人事档案管理基础设施建设，不断改善管理环境安全条件，我们公司解放思想，内部挖潜，千方百计从别的地方挤出经费，对档案管理的硬件加大资金投入力度，先后为公司人力资源部档案室添置了计算机台，彩色打印机部、裁纸打孔一体机部、专用打孔机部、裁纸刀和先进的档案装具-密集架，具备中央空调、消防监控等各种先进硬件设设备，不断改善人事档案管理条件，经过努力，已经基本达到总公司提出的“三室”分开的要求，保证了“六防”措施的有效落实，同时，要求我们公司所属的各基层单位对档案管理的硬件加大投入，经过各个单位的努力，档案库房建设基本上达到了总公司的要求

（五）加强机制完善，达到管理优质长效

建立和完善了人事档案管理的长效机制，确保管理运行的工作效率和工作质量。1、实行关口前移，调查摸底先行：在健全人事档案之前，首先对全公司人事情况作了充分的调查，对不同员工的情况做好记录，保证了人事存档的准确性和真实性。2、实行安全防范，依靠组织保障。首先，各级人事档案管理部门领导高度重视防范工作，积极实施了有关档案系统安全方面的各项措施；其次，让管理人员对档案安全性作深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项安全制度和措施，防患于未然，降低了人事档案信息系统的安全风险。3、实行规范操作，依靠制度保障。通过制定相应的政策与规范，并采取必要的措施强化落实，做到制度规范人事档案管理行为，保障人事档案信息执行到位。4、实行优质服务，提供信息依据。

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关键词：档案管理；问题；建议

一、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识还较为淡薄

一是思想认识模糊。部分单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识。二是领导重视不够。三是缺乏主观能动性。

2.档案管理力量还较为薄弱

一是管理质量还较低。比如：首先有的档案员仅懂归档立卷的基本常识，对档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号识别不清，会发生盖错章、编错号的情况。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案无法找到索引表，导致在用时用不上，无法很好地为单位工作服务。二是队伍不稳定。在基层单位，档案管理人员通常由办公室勤杂人员兼任，并且更换较快，专业化程度较低，面临不会不学、不懂不问的情况，造成档案管理、整理的混乱。

3.档案管理观念还较为落后

一是资金保障不到位。基层单位办公经费短缺，用于档案保管、收集和整理的资金投入较少，在一些程度上影响了档案管理工作的有效开展。二是管理方式落后。目前档案管理工作以计算机与手工管理为主，档案的整理、收集、检索、编目和查阅大部分使用此两种模式，其它现代化管理手段的运用较少，导致档案查找速度慢，使用效率低，管理质量较差。

4.管理与服务还面临脱节情况

一是重保管轻使用。个别基层单位在工作中，缺乏对档案资料作用的重视，不习惯或不愿通过档案资料为单位管理、为单位战略发展提供服务，以此来增加工作效率，减少工作成本，此想法导致大量信息资源空闲。二是档案资源有流失的情况。因为保管不善的或历史等原因，有的档案面临断代情况；个别管理人员认为自己保管档案资料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成个别重要的档案资料丢失、损坏。三是档案种类还不齐全。有的单位仅关注户籍、文书档案的收集，可忽略实物、声像档案以及与单位业务相关的资料的收集，影响了单位档案的完整性和系统性。

二、加强档案管理工作的建议

1.各级领导应支持重视档案工作

档案工作是单位各项管理工作的基础，各级领导必须应支持重视档案工作，应以对职工高度负责、对历史高度负责的态度.切实提升对档案工作的领导，做到对档案工作投入到位、重视到位，对档案工作人员关心到位。档案工作汇报应定期进行，档案工作中的重大问题应第一时间研究解决.为档案工作的顺利开展打造优良的环境；提升对档案工作经费的保障力度，为档案工作的进行给予必备的物质条件，在政治上关爱、工作上关注、生活上关心档案人员，重视档案干部队伍建设，提高档案干部队伍的活力和生机，全心全意帮助档案工作人员解决实际问题和困难，让档案工作者感到有奔头、有希望、有温暖。使创业做事的主动性、创造性、积极性得到最佳发挥。

2.收集收齐归档文件材料

“巧妇难为无米之炊”，保证档案完整、准确、系统、齐全的基础工作是做好归档文件材料的收集。必须做好收集工作，档案人员一定应掌握和熟悉收集工作的各种方法和渠道，处理好档案形成过程中各个部门、各个环节的关系，对档案形成的全过程进行动态检查与监督，此外，还应持续增加全员档案意识，落实全方位的严格管理，运用各项适用方法，做好单位档案资料的收集工作。档案的查准率、查全率、准确率、完整率、归档率方能够达到高标准。

3.档案集中统一管理

档案工作的基本原则是集中统一管理本单位形成的全部档案.是档案法规法律对单位档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的重要基础和前提。

4.搞好档案工作信息化、标准化建设

档案工作信息化，是推动单位信息资源全面开发、整合、收集的主要基础，经过档案信息化建设，可以落实对单位信息资源的集中管理，成千上万倍地增加使用效率，全面地支持各级信息服务和单位决策，潜在的社会和经济效益无法估算。而档案工作的标准化是档案信息化的基础，没通过标准化整理的档案无法落实信息化，所以，单位档案部门应认真学习相关档案工作标准，钻研档案工作业务要求，增加档案管理的标准化水平，为档案工作信息化落实基础。

5.强化档案保管条件及方法

提高档案保护，包含对电子档案、纸质档案的保护：一是对电子档案，一方面应提高对电子档案的信息保护，另一方面应运用一定的方法，提高对电子档案的载体保护，二是对纸质档案，应提升库房“八防”设施的配备，让档案库房达到防尘、防有害气体、防虫、防光、防湿、防高温、防盗、防火的安全防控规定，禁止出现档案虫蛀、污损、褪色、霉变、鼠咬现象及各类事故。

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进入到二十一世纪以来，各地社区档案部门根据国家档案局关于社区档案管理工作的总体要求与部署，根据实际情况采取措施，并通过整合社区档案资料及对社区建档等各种方式，主动积极的进行社区档案管理工作，取得了较大的成绩。但是因为受到许多相关体制、实际条件以及传统观念的约束，社区档案管理工作或多或少的存在着一些问题及相对薄弱的地方。首先是思想上认知不够，对社区档案管理的重视程度不足。许多社区根本没有将社区档案管理工作纳入日常议事日程，在实际工作的安排上，过于偏重处理繁杂事情及完成上级布置的任务，往往忽略了收集整理档案资料的相关实物及图像以及积累档案管理的资源；其次基础设施落后，档案散失严重。由于社区办公经费紧张，基础条件不到位，缺乏专人统一管理，档案资料分散保存问题突出，造成档案材料散失甚至损坏；最后是档案业务不熟，管理缺失。由于社区整体工作起步迟，工作人员由街乡基层单位选派，多为新手，业务能力参差不齐，特别是对档案基础知识和基本要求了解不够，对档案资料的收集、整理、分类、归档不甚规范，许多有价值的文件材料不能及时归档，档案收交、查阅、利用等管理制度不健全，缺乏约束力。

二、社区档案管理规范化措施

（一）强化宣传，加强档案意识

社区档案管理工作关系到社区居民委员会的种种工作的开展，仅仅依靠档案部门来工作是不够的，必须应用多种多样的方式，积极组织社区居民委员会工作人员学习与宣传《中华人民共和国档案法》，加强社区居民委员会工作人员的档案观念，将社区档案管理工作与领导责任挂钩，以此来保证社区档案的完整。

（二）健全档案管理，建设合理的社区档案管理制度

根据社区档案管理工作的需求，制定并健全社区档案管理的相关制度，促进社区档案管理工作纳入法制轨道。加强对档案管理办公用品的投资，完善社区档案管理条例，要将制约社区档案管理工作发展的因素一一解决。

（三）加大对档案人员的业务培训与指导工作

积极组织各个社区档案部门的工作人员参与关于档案的培训，让其了解档案整理与立卷等规范的工作形式，同时还需要对社区工作相关知识有一定的了解。社区档案管理工作人员只有熟练掌握社区档案工作的详细步骤以及了解社区工作的相关职能与性质，才可以在日常工作中做好社区档案管理工作。

（四）加大档案管理的信息化建设

社区档案管理工作要提升档案管理人员的综合素养，就必须加大档案管理信息化建设的步伐。当今世界计算机和网络信息技术的迅猛发展，国内计算机档案管理的网络程度也在持续强化。而档案人员必须要通过现代化的先进技术以及先进的管理观念来强化社区档案管理工作，并改善档案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落实好电子企业档案的网络安全工作，针对一些十分重要的档案文件，需要应用非常严格的保密方式，实施重点保护。另外，要尽量保障一些关系到商业机密及知识产权的档案文件的完整。与此同时，社区档案部门的工作人员要积极学习，拓宽知识面，掌握工作所相关的知识以及行业的现状与未来，提升自己的综合素质，应用现代化的科学装备与技术，应用先进的管理方法进行指导及改善档案工作，这样才能做好社区档案的管理工作。

（五）明确社区档案管理工作的职责，加大监督力度

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（一）人事档案管理信息化的存在意义

人事档案管理信息化，顾名思义，是在档案管理中应用现代化计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来便捷和快速，方便查阅。人事档案的信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只提高了办公的水平，也将管理理念彻底转变，将纸变为电子，全面步入数字化操作模式。

（二）全面的信息化建设的必要性

人事档案管理的信息化，使档案的生成、采集、分档、储存等都节省了很多时间，而且区别以往的工作流程，不需要进行琐碎的资料整理工作，通过专业化的平台快速的将数据入库分类，提高了人事档案部门的工作效率。人事档案的管理实现了档案管理的系统化、网络化、全面化。有机统一了薪酬管理、业绩考核、人事信息、档案检索等各个模块。减少了对原始档案的接触和破坏，有利于对档案纸质主体的保护，而且为资源的查阅和共享提供了便利。通过人事档案的信息化管理，对企业员工和各级干部的“德、能、勤、绩、廉”能够快速全面的了解，为晋升和奖罚提供参考依据。所以，人事档案管理信息化建设是迫在眉睫的。

二、人事档案信息化管理存在的问题

（一）重视程度不够

目前、我国事业单位和各企业对人事档案信息化建设工作缺乏重视，大多数人认为，人事档案管理只是后勤部门，是企事业单位的辅助部门，所以，人员扩充和资金投入都是极少的，认为人事档案部门只需要保存好资料，掌握基本工作内容就可以了，阻碍了人事档案管理信息化建设的进程。

（二）传统管理方式效率低下

很多企事业单位的人事档案管理工作仍在用传统的工作方式，依靠人力劳动，机械化的重复工作内容，工作效率低，为查阅上也带来不便，人事档案的数量较多，即使进行分类整理，也很难快速的找到指定目标。目前我国，人事档案的保存与利用，还在以原始实体为主，重复性的查阅也会导致主体文件遭到破坏。

（三）人事档案信息数据库系统不完善，忽视信息安全建设。

目前，我国人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，数据库建设缺乏整体性和系统性，数据采集不全面，部分信息不准确，信息更新不及时，导致人事信息相对紊乱。而且只是在人员基本信息、档案目录编辑、档案传递等方面实现了计算机管理，信息化程度不高，难以实现资源共享。

（四）对计算机信息技术掌握程度不达标

目前人事档案管理工作的从业者，平均年龄较大，工作内容的枯燥乏味，导致年轻的专业人才不愿意长时间从事这个行业。大部分从业人员只掌握简单的计算机使用知识，对专业程序的操作很陌生，计算机知识的匮乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素质的复合型人才

传统的人事档案管理工作是依靠手工操作来完成的，装订、分类、查阅全部由部门的管理员手动工作，相对工作很简单。但伴随着人事档案信息化改革的发展脚步，我们需要高素质的综合性人才来为行业注入新鲜力量，将人事档案管理工作完成的更加优秀。

三、加快人事档案管理信息化建设的若干对策

（一）转变观念、健全制度、加大投入、稳定队伍

人事档案管理信息化建设应该从转变观念开始，在根本处认识到人事档案管理的重要性，增强对数字化管理的重视程度。多渠道筹集资金，保证信息化建设和系统运行所需经费，加强软硬件基础设备建设及人事档案信息网络化的研究和开发工作。同时建立健全系统安全保密体系、信息化工作自检自查制度，为人事档案管理信息化建设奠定基础。另外，重视队伍建设，建立高效培训机制，培养一批既具备人事档案管理知识和技能，又熟练掌握计算机技术知识、信息化系统操作知识等的复合型人才队伍。

（二）加强人事档案信息数据库建设

企事业单位在进行人事档案管理信息化建设之前，应结合单位的实际情况，对全体的职工进行档案信息的甄别核实，以保证录入系统的资料是准确的，通过电子档案和数字化的管理，建设完备的基本情况库、干部职历库、工资情况库、专业技术人员科研成果库、表现情况库（德能勤绩廉等）干部照片库、人事任免工作库等。同时还要不断的丰富人事档案信息，将职工的工作变动，取得的成绩等录入信息库，以保证每一份人事档案的全面性、真实性。将信息库进行模块分类，需要查阅档案资料时，分类检索，结果快速准确，有效的促进档案信息系统科学有序的运转。

（三）加强人事档案信息数据库的网络化建设

以事业单位网络服务器为数据平台，重视网络建设和人事档案管理信息化的辅助软件建设，提供安全、可靠的信息网络服务，扩大人事档案信息化涵盖的范围。同时以单位各职能部门的管理权限为准划分模块，融合相关部门的数据资源，实现多方面的计算机网络化管理，建立完整、多层次、智能型、安全保密的人事档案管理信息网络系统，为人事决策提供参考依据。

（四）对人事档案部门人员进行计算机技术培训

想要促进人事档案管理信息化的转变，基础条件就是对计算机的掌握。当前，我们必须对人事档案工作者进行计算机网络技术的培训。对软件的使用，还有对系统的维护管理，都要依靠熟练的计算机技术来完成。由此，建议各企事业单位集中相关工作人员进行能力培养课程，掌握先进的电子技术，熟练使用办公软件，以提高工作水平。企事业可以定期的对相关人员进行考核，以督促人事档案工作者不断学习进步，实现岗位价值。

（五）加强人事档案管理信息化网络安全防护

加强人事档案管理信息化网络完全防护，应注意，第一，重视网络安全检测工作，将入侵检测系统配备到共享网络设备上，及时统计分析进出网络数据流。第二，要指定有效的应对措施，设立安全的访问密码，防止出现信息平台被恶意破坏和攻击的情况出现。信息库的数据要及时做好备份，一旦遭受到攻击，通过已备份的资料进行还原。避免影响企业内部的运转。第三，配备访问控制软件系统或通过防火墙技术加强访问控制。通过以上措施的实施，以加强信息库管理与维护。