财务档案管理细则范文

导语：如何才能写好一篇财务档案管理细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

办公室

办公室是宿管会中组织协调其他各部的关键部门，以配合主席团、协调各部门工作为主要职责。其职能可分为日常工作、财务管理、档案管理三大块。为将办公室建设成为一个有特色﹑高效率的部门，更好地修订与落实各项规定，抓紧、抓实地开展各项工作。现将各块工作安排如下：

一、日常工作版块

保证日常工作的有序开展和各项职能的扎实落实，是办公室工作的基点，也是办公室工作的主要责任。

1、起草下学期即将成立的宿管会的计划、总结和各项规范。

2、负责主席团例会和全体会议例会的点到及会议进程记录工作；作好各种会议的通知工作。

3、负责学工办二报刊的收发及增订工作；整理布置学办，购置办公用品，发送比赛请柬，制作席签等日常事务。

4、负责学工办二的值班安排以及抽查工作，并监督各部做好学工办二的财物保管及保洁工作，为大家营造一个良好的工作环境。

二、档案管理版块

由于档案管理具有长期性，且各部活动较多较杂，有些活动档案往往很难收齐。因此，办公室将及时明确各部门专门负责档案管理的人员，每次活动后，及时联系相关人员，收齐相关档案，做到一个活动有一个档案，并及时进行归档、存档。对各类档案的管理，实行具体问题具体分析，对特殊档案实行特殊归档法。

1、保留三年内具有使用价值的旧档案，其余作废。

2、将当前各部所有活动的方案、总结自成一档，档案统一用a4纸打印，一式四份，分别由学工办﹑主席团﹑办公室﹑本部各保留一份。

3、为了使各部的各项活动及各种评比结果能够有档可查，确保档案管理不流于形式。办公室将及时做好对各部的学期工作计划、工作总结以及学期末干事考核结果的归档工作。

4、特殊档案管理，在继续沿用原档案管理细则的基础上作了适当调整，尤其是对基础部各项检查评比结果的归档上作了如下规定，以确保档案管理的严肃性：

①各项检查评比结果在下月初10号前汇总后交办公室归档。

②归档前如发现检查结果有误，基础部可自行更正，并注明理由及负责人签名，归档后原则上一律不得修改。

③归档后如确需修改，到学工办办理申请手续后方可改动。

三、财务管理版块

为了规范即将成立的宿管会的财务收支状况，使各部在经费使用上拥有自和支配权，同时使财务管理更具规范性，将制定新的《人文学院宿管会财务细则》和《人文学院学生活动经费报销手续》。此措施的出台将使各部经费的使用更具目的性和规范性。根据各部的工作计划，做好财务预算工作。平时，对宿管会财务进行宏观调控，统一管理，由专人负责，规范活动经费的申请手续及经费的报销手续，对拉赞助所得收入也及时进行保管和记录工作，既保证各部使用经费的自主性，又确保经费使用有的放矢，避免浪费。在学期末，及时清算帐目，做好财务总结工作。具体程序如下：

1、 活动经费申请：

①申请部门领取活动经费申请表，并按要求填写。

②院领导﹑主席团﹑办公室财务负责人签字后领取资金。

③活动结束后上交活动清单和发票，由办公室记录，申请报销。

④每月30日归还所申请的经费。

2、 赞助收入：

宿管会由外宣部负责拉赞助，各部也可自行去拉，赞助收入交办公室保管并记录，各部需活动经费则向办公室申请，发挥办公室“财务管理中枢”的作用。

3、经费报销：

申请者备好收据﹑财务章﹑必备签字，统一转帐。（详见《人文学院学生活动经费报销手续》）

总之，办公室的工作是琐碎的繁杂的，但却是不可或缺的。在今后的工作中，我们将强化办公室的职能，有序开展各项工作，不断完善自身建设，积极开拓创新，努力协助宿管会做好各项工作。

基础组

基础组是为同学们服务的部门,工作都属常规工作，既琐碎又繁杂。大致分为三个方面：即寝室内务、查夜以及小家电维修。上学期，我们迎来了基础组有史以来的最大的改组和职能转换扩充，我们已成立“学生宿舍管理委员会”。管理寝室方面的各项事务。

篇2

农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题，严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。

一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题：

1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20xx]374号《银行会计档案管理办法》，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。

2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。

3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。

4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。

5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。

二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议

1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施，确保会计档案管理有 章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案收集的齐全完整。

2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。

3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4、加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，各级财务部门要及时为会计档案保管提供有利条件。同时，财务部门应充分利用现代化科技设备和手段，特别是运用会计电子化建设生成的数据，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享，只有这样，会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。

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【关键词】财务；档案管理；工作分析；有效性

文章编号：ISSN1006―656X（2013）12-0176-02

进入21世纪以来，尤其是我国加入WTO组织以后，各单位之间的竞争日渐激烈。财务管理水平作为衡量一个单位综合管理能力的重要指标，更是受到了社会各界的广泛关注。财务档案能够准确反映单位资金的利用情况，是领导决策的主要依据，也是企、事业单位档案管理工作的重点。虽然，近年来我国各单位都在加强对财务档案的管理工作，但是由于传统观念的束缚以及管理人员水平素质的限制，都使得我国单位的财务管理工作仍处于落后阶段，其中存在的问题也逐步暴露了出来，在很大程度上阻碍了正确决策，不利于单位的未来发展。针对这样的现象，本文就简单阐述一下我国财务档案管理工作的含义，提出其所存在的主要问题，并分析行之有效的管理对策加以完善，从而保证财务管理工作的有效实施，帮助企业领导者更好的了解资金情况，并增强其竞争力。

一、财务档案的内涵

想要做好财务档案管理工作，并促进单位的进一步发展，首先就要明确其主要含义。顾名思义，财务档案就是指单位内部有关财务情况的资料档案，是机关、企业单位、事业单位等在经营过程中，对自身的财务活动和资金利用状况进行的记载。而财务档案管理工作则是对这些资料进行科学管理和分析的对策。财务档案能够准确反映单位近几年的资金使用情况和债务盈亏，是反映单位经济活动的第一手资料，也是企业领导者制定战略计划的主要依据。财务档案的有效管理，能够确保单位资料的完整健全，实现资金的合理利用，并保证决策的正确性。但是，由于财务档案管理工作介于财务工作和档案管理工作之间，所以很多单位都忽略了其重要意义，使其成为了单位工作的难点。

二、财务档案管理工作存在的主要问题

第一，财务档案管理意识相对薄弱。据调查了解到，目前很多单位的财务人员都没有重视起财务档案管理工作，认为会计工作就是财务档案管理工作，对两者的界定相对模糊，没有认识到财务档案管理工作的重要意义，忽略了财务档案内容是企业的基本资料，是单位进行决策的重要依据。这样一来，就会导致单位内部的财务资料不健全，经常出现内容丢失的现象，在决策过程中经常出现失误，进而影响单位的正常运行，造成不可估量的经济损失。

第二，管理制度不健全。财务档案管理制度是保证工作能够顺利进行的前提，是科学的管理方法。但是，目前大多数单位都没有健全有关财务档案管理工作的规章体系，其中不仅没有工作的具体流程和细节，甚至有关财务档案管理的大框也相对缺乏，致使财务资料的分类不规范，工作流程混乱，造成出现问题互相推诿的现象，阻碍了企业资金的合理利用，不利于单位经济效益的提升。

第三，财务归档工作不规范，相关基础设施不完善。现如今，很多单位的财务归档工作缺乏规范性，归档内容只限于凭证的收集和帐表的制作，有关单位合同、登记凭证、票据领用、资产评估、检验报告等资料的管理都相对匮乏，难以实现全面归档和全面管理。与此同时，单位内部也没有结合实际情况对其进行严加管理，资料错乱的现象时有发生。

另外，有关财务档案管理的设施也相对落后，没有根据相关要求建立专门的储存室，也没有专人进行管理。即便有些单位设立了专门的储存地点，但是却没有定期对其进行检查，内部的空气环境恶劣，安全保护措施差，导致档案资料受潮、发霉，甚至出现被他人恶意篡改和丢失的现象，严重阻碍了工作的顺利进行。

第四，相关管理人员的工作能力和素质水平有待进一步加强。财务档案管理者是保证资料完善保管的关键，是单位财务工作者中的重要人员，他们的能力水平和道德素质对单位的未来发展具有举足轻重的影响。但是目前很多单位聘请的工作者大多缺乏管理经验，没有扎实的业务功底作基础，道德素质也相对滞后，没有明确自身工作的重要意义，对国家有关财务档案管理的制度法规不了解，有些单位甚至就没有派专人进行管理。这样一来，经常导致财务档案资料的丢失，管理部门之间交叉错乱，信息不健全，甚至出现，改动资料的现象，使企业的进一步发展受到了阻碍。

三、做好财务档案管理工作的主要对策

从上述内容中，我们已经清晰直观的看到了单位在财务档案管理过程中存在的主要问题，并明确了其内涵。为了保证单位财务档案管理的有序性，促进企业良好发展，就一定要对其加以完善，明确相关的制度规章，从而保证工作有序进行。

（一）增强单位人员的财务档案管理意识

意识水平的提升，是保证财务档案管理工作有效性的关键，是确保工作顺利进行的基础。因此，各单位要加大宣传力度，使企业全体人员都认识到财务档案管理工作的重要意义。首先，单位领导者要明确财务档案管理有序性对企业正确决策的重大影响，并通过完善自我来起到带头作用，从而保证上行下效。其次，财务档案管理人员也要意识到自身工作与企业发展的密切联系，在工作过程中能够完善自己的行为，树立为企业服务的意识，从而确保工作的有效性。最后，单位内部的所有员工也要加强对财务档案管理工作的了解，在平时的工作中，发挥自己的监督作用，加大监管力度，从而为企业的进一步发展贡献自己的一份力量。

（二）健全完善财务档案管理的制度体系

俗话说“没有规矩不能成方圆”，想要做好任何事情都要有健全完善的规章体系作基础，单位的财务档案管理工作亦是如此，没有规范严格的规章就好比无本之木，无法保证工作的有效性。众所周知，单位的财务档案涉及的内容和资料繁杂，管理工作受到的阻力较多。为了更好的实施工作，保证管理效力，各单位要根据自身的实际情况健全完善财档档案管理制度。明确管理人员的具体工作，落实责任制，并细化内部的工作细则和具体流程，避免出现问题互相推诿的现象，根据国家有关规定进一步细化内部规章，从而更好的规范档案的收集、整理、移交、归档、保存等工作，实现资料的科学管理。

（三）注重财务档案的分类工作以及基础设施的建设

单位内部涉及到的资料数据众多，为了确保财务档案的规范性，就一定要做好档案的分类工作。建立财务档案数据库，使用电子文档对其进行归档，并细化具体的分类内容。例如可以将会计账簿、会计凭证、合同管理、票据管理、财务报告等进行严格分类，细化具体的电子信息归档内容，使其走上电子化道路，从而提高工作效率。

另外，单位还要完善财务档案管理工作的设备设施，逐步改进以往管理中设施的落后性，逐渐增加资金的投入力度，将信息化技术引入其中，并设立专门的档案管理库，做好内部通风、用电等工作。与此同时，单位的财务档案管理人员还要定期对设备设施进行检测和维修，经常对其进行打扫，保证档案储存室的清洁卫生，避免出现资料遗失和篡改的现象，确保档案不会丢失和损坏。另外 ，单位内部的财务档案管理人员还要健全灭火器、温度计、干燥剂等基础设备，当储存室出现危险现象的时候，要能够及时进行处理。

（四）提高财务档案管理者的能力素养

财务档案管理者的专业管理水平和素质修养是工作能够顺利进行的重要前提，是档案有效管理的关键。因此，各单位一定要派专人对财务档案进行管理，并逐步提高他们的业务能力，加强监管力度。

首先，单位要做好财务档案管理人员的选拔工作，挑选管理能力强，素质过硬的人员进行上岗，并对其进行岗前培训，进一步完善他们的专业能力。在此基础上，还要对他们进行法律知识和规章的教育，使其明确了解国家有关财务档案管理的制度规范，避免在工作中出现违法乱纪现象，能够规范自己的行为。

其次，单位要定期组织培训，结合社会实际和单位情况提高财务档案管理者的能力素养，通过开展大型讲座等方式来对单位财务档案管理者进行教育和培训，从而适时的规范工作思路，培养他们的科学思想。

再次，单位还可以实施“引进来与走出去”并存的发展战略，即坚持不断引进有能力的人员到单位来进行工作，并派遣内部专业能力和道德素养都过硬的潜力股对外进行交流学习。加强与兄弟单位之间的联系，实现工作者的交流沟通，使他们从对方身上看到自己的不足，并能够切实予以完善。

最后，财务档案管理者自身也要明确工作的重要性，并利用业余时间进行学习，加强专业技能，学会新技术的运用。具体来说，单位财务档案管理者要真正了解自身工作的重要意义，多读书，多学习，不仅要提高自身的管理水平，还要完善综合素质，并通过积极参加课后培训班等方式来提升自我。只有这样，才能真正提高自己的水平，实现自我完善，在激烈的竞争中不被社会所淘汰，为企业更好的服务。

四、结束语

总而言之，随着社会经济的飞速发展、单位企业的不断进步以及财务工作的进一步完善，财务档案管理已经成为了企业不容忽视的重要工作。为了有效避免财务档案管理问题的出现，实现资金的合理利用，并保证决策的科学性，增强企业竞争力。单位内部一定要完善与财务档案管理相关的制度规章，提高管理者的能力素养，细化内部的管理内容，并坚持先进设备的创新运用，做好档案的归档工作。只有这样。才能保证资料的健全完善，促进单位顺利发展，提高经济效益。

参考文献：

[1]谢德宽.高校财务档案管理问题探析[J].中华女子学院山东分院学报，2010，02：89-90+93.

[2]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，05：86-87.

[3]孙建红，隋国义.对高校应用信息技术进行财务档案管理工作历程的简单划分[J].思想战线，2011，S1：171-172.

[4]王海波.浅谈财务档案管理中信息失真的预防及控制[J].黑龙江科技信息，2011，36：193.

[5]王海波.关于如何加强财务档案管理的探讨[J].黑龙江科技信息，2012，01：131.

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[关键词]电力企业；会计档案；会计档案利用

[作者简介]钱菊，广西送变电建设公司档案管理员，馆员，广西南宁530031

[中图分类号]G275.9　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2007)06－0072－04

电力工业是关系国计民生的重要基础产业和公用事业，电力企业作为公用事业，其建设资金绝大多数来源于国家财政，实行的是微利原则，有利润也是应用于公用事业。2004年，全国净增发电装机容量4929万千瓦，发电设备总容量达到44070万千瓦，比上年增长12.6％。另外，全国共投产220千伏及以上输电线路22912公里、变电容量10625万千伏安。区域电网和省级电网网架得到加强，全国联网格局基本形成。2005年，新增发电装机容量约7000千瓦。电网建设投产220千伏及以上输电线路25000公里左右，变电容量约14000万千伏安。电网建设将对电网保护与控制设备、输变电设备、电力计量设备等行业内企业产生直接影响。新增发电装机容量创下峰值年，电网建设滞后于电源建设的局面将有所改变。

2005年是电力装备制造业供货任务最繁重的一年，特别是国家投资336.2亿元对县城电网建设与改造工程全面启动，输变电设备的需求缺口加大，输变电设备生产虽然受到原材料上涨的冲击，仍然有一定的利润空间，但是以目前电网企业的赢利能力，还达不到能够正常发展的水平。要解决这一问题，电力企业除了努力消化成本增支挖潜降耗外，还应加强企业内部管理，利用现有资源――文书档案，寻求新的闪光点。本文提到的文书档案侧重于会计档案。

一、会计档案的定义

作为文书档案的一种，会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成，而会计核算是会计的基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位，总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。会计档案应由财会部门按照归档的要求，负责装订成册或整理立卷，按要求移交归档。

二、会计档案的特点和功能

(一)会计档案的特点

1、专业性。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，与会计工作活动密切相关。

2、广泛性。从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。

3、严密性。会计档案形成过程具有严密性，一环扣一环，联系紧密，在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。

(二)会计档案的功能

1、为国家经济建设进行决策及对宏观经济进行监督管理，提供真实可靠的信息。

2、小范围能为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据，大范围能为保护国家财产和打击经济领域不法行为提供有力证据。

3、为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。

三、电力企业会计档案利用的现状

随着市场经济的逐步发展，电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体，电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势。首先，国家宏观调控政策影响逐步显现，经济增长速度放缓，用电市场开拓难度加大。其次，受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响，高能耗企业的用电需求将进一步萎缩，市场形势更加严峻，并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。此外，枯水期需购入计划外电量填补缺口，将增加购电成本2亿元。

会计档案是企业经济发展的重要资料，充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。可惜的是，电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时，由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。

四、电力企业会计档案利用的意义

从各类权威电力投资信息分析材料得知，随着国民经济的快速发展，我国电力市场进人了新一轮景气循环，城市化和重工业化的高速发展带动了电力需求的强劲增长。2005～2007年，我国将新增电力1.80亿千瓦，到2010年我国电力装机容量将达6亿千瓦，2020年将达到10亿千瓦。从2004年到2020年，我国电力将翻一番。我国特高压电网工程的建设给输变电行业带来新商机。据预计到2020年，全国特高压及跨区电网的输送容量约为2.1亿千瓦，其中800千伏直流约为5600万千瓦，另外约1.5亿千瓦由交流构成。从投资角度看，2020年，特高压交流加直流的市场约为4060亿元，其中交流2560亿元，直流1500亿元。

在输配电设备行业，虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要，但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段。电力企业档案记载企业的历史，信息连着企业的未来。充分利用会计档案，可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算，自身可支配资金的动态，整体资金状态的参考分析，以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持，以便更好地把握企业的发展方向。

我们知道，所谓预算管理，就是用货币来计量，将决策目标所涉及的经济资源配置，以计划的形式具体地、系统地反映出来。简言之，就是决策目标的具体化。“预则立，不预则废。”这句古语早已确切地道出了预算的重要性，因此做好电力企业全面预算管理是非常重要的，这又正是会计档案所能提供的。会计档案所记录的是投入价值中的历史成本，而历史成本的可靠性是不言而喻的。

我们知道，资产的定义是预期能够流入企业未来经济利益的资源。我们可以看出会计档案资源和物资资源都符合此定义，即两者都有为企业带来经济效益的能力。会计信息的需求者最关心的是

档案数据为企业创造的价值大小，期望会计档案信息能帮助他们预测企业未来的现金流量，对档案价值的需求相对而言要小些。也就是说，利益关系人并不太在乎企业档案本身的价值大小，他们更关注企业取得和利用会计档案的成本和档案信息给企业带来的效益。总的来说，充分利用会计档案，可以实现以下管理效果：

(一)掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点，研究制定出多种营销策略组合。

(二)监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞

利用会计档案可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因；对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

(三)提高资金的使用效益

利用会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂余缺，可以尽量利用自有资金、减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

(四)对资金状况进行各种分析和预测，提供决策支持

根据资金需求和存量，作出资金预测；通过对资金支付信息的分析，安排对企业最有利的资金付款计划；通过对企业范围内的现金流量的完整分析，作出全面的资金规划；通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析，对融资结构和存款结构进行最优规划。

(五)深化预算资金管理

利用会计档案，继续扩大企业账户规模，加强运作。贯彻国家电价调整政策，确保执行到位。继续做好西电东送输电价格两部制及丰枯电价机制研究。建立统一高效的保险管理模式，加强税务筹划，争取税收优惠政策。

(六)为搞清单位债权债务、理顺和明晰产权关系发挥作用

某些企业的会计人员岗位变动大，情况复杂，但一些历史遗留问题，可以通过会计档案，明确单位与单位之间、单位与内部成员之间的债权债务关系，划分经济责任，理顺和明晰产权关系。

(七)为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析

利用会计档案，建设节约型企业，坚持开源与节约并重的原则，把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本，整改降耗，同时开展节钢、节水、节电、节油为重点的节约工作，牢固树立电力企业节约意识，使资源高效循环利用，促进企业的可持续发展。

五、电力企业利用会计档案管理取得的成果

迄今为止，南方电网公司创造性地运用会计档案的相关数据，取得了不俗的成绩o，

(一)利用档案资源，多方面为企业提供有力证据。有效地挽回了经济损失

从2006年初开始，陆续开展预算执行检查，逐个单位跟踪，逐个指标落实，确保完成全年资产经营任务。有计划地安排已完工项目贷款提前还贷，压减利息支出3000万元，缓解了融资成本上升的压力。

2003年，广西送变电建设公司经审理的案件在2004年已全部结案并进入执行阶段，公司诉玉林市某工行分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失85.6万元；公司诉玉林某农村信用社存单纠纷一案为公司挽回经济损失85万元；公司诉中国农业银行南宁某分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失50万元；公司铁塔厂在与甘肃省天水市锻压机床厂改造合同纠纷一案中运用调解手段维权，与对方达成和解协议，妥善解决了纠纷。

(二)经营管理水平不断提高，效益稳步增长

南方电网公司电价工作取得了新的突破，改善了经营环境。全面预算管理继续深化，经济活动分析质量得到不断提高，加强了对基建成本、购电成本和可控供电成本的管理。因购电结构优化，公司平均购电单价下降了15.33元／千千瓦时，可控供电单位成本比预算下降了2.67元／千千瓦时。出台了《“十一五”节能降损纲要》，继续强化线损管理，全网综合线损率为7.16％，比年度计划指标低0.2个百分点。2006年上半年，公司实现售电量1788.7亿千瓦时，同比增长13.2％，应收电费余额比上年同期减少9.9亿元。公司在全球500强企业中排名上升了50位，列第266位。

(三)南方电网公司配合广西壮族自治区经委、物价局出台了丰水期低谷时段优惠电价政策。开拓低谷用电市场

有60万～80万千瓦的停机负荷重新开机生产，拉动低谷平均负荷增加30万千瓦。重点跟踪的273家企业开机负荷达到253万千瓦，开机率达74.2％。恢复了业扩紧急金，从第一期资金的使用情况看，对开拓居民、商业、非普等优质用户市场，解决局部配网卡脖子问题发挥了较好的作用。公司抓住国家实施第二轮煤电价格联动政策的机遇，配合物价部门制订了广西煤电价格联动方案，疏导电网输配电价矛盾。从2006年7月1日起，销售电价平均提高3.33分／千瓦时，较好地解决了电网建设还本付息、来宾BOT电厂新增电费和国家出台优惠电价造成的电费缺口。重新修订内部经营责任制，实施新的量价结合，更注重市场差异的内部经营责任制考核，调动供电局开拓市场、提高效益的积极性。开展市场调研，分析电价调整带来的影响，为下半年营销工作做好准备。

六、加强电力企业会计档案管理工作的措施

(一)进一步完善企业会计档案管理制度实施细则

电力企业财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印装订成册并进行存档，这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录，账簿封面要填写账簿名称和单位名称，对账簿、报表还要打印页码，认真做好会计档案立卷工作，并根据会计档案管理办法要求，填写案卷目录和卷内文件目录。还应设置专职会计档案管理岗位，由专人负责向公司档案室移交会计档案，在交接时要认真清点，保证归档数量准确，确保会计档案安全完整。应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份：一是采用在专用计算机上进行电子档案备份；二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份；三是对电子会计档案进行异地备份，以防发生事故时使会计档案尽失。同时还应将制定的管理制度，特别是要形成电子会计档案的管理制度，推行电子档案与多套保管制度，对所有

备份的电子会计档案数据以最优质的光盘刻录备份，从而保证数据的实体和信息安全。

(二)加强会计档案管理的硬件投入

电力企业存放电子会计档案的场所，应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中，软件盒须放在特制的防磁档案柜内，对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全，要制定防范计算机病毒的措施，防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成，病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此，企业要加强计算机系统管理，对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱，所有需安装的软件都必须由系统管理员执行，从根本上解决病毒的威胁。

(三)加强组织领导。提高会计档案管理水平

领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键，只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制，明确各人职责，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上，要从整体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神，提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时，档案部门和财务部门要联合起来，组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本企业的会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意，严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据盘片不得带出档案室。另外，对存储会计档案信息的盘片应定期检查，防止出现人为或自然损坏等问题，以免造成电子会计档案信息的丢失。

(四)加强会计档案利用工作

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关键词：核算；预算；资金管理

1 财会机构搭建

1.1 组织架构建设

财会部的组织架构建设应与部门职能相适应，财务会计部主要工作职能包括会计核算、预算管理、资金管理、税务管理、票据及档案管理等。在人员配备上，考虑企业内部控制，防范风险要求，要注意不相容岗位分离原则。比如：出纳人员与核算、档案管理人员不得兼岗；印鉴保管、支票保管相分离；会计人员与审计人员分岗等原则。

1.2 人员配备

财会部门从业人员应取得会计从业资格证，有相应的上岗资格。对于财务负责人的任职资格进行能力、品质双方面的详细要求，子、分公司或办事处的财务负责人往往实行上级机构委派，由上级机构进行垂直领导，对工作绩效进行评价并与薪酬挂钩。

1.3 人员专业培训

财会人员到岗后，应结合公司实际工作组织专业培训。并对工作实务细则进行详细讲解，强调财经纪律，明确岗位职责与分工。随着工作的有序展开，财会人员的培训工作应该常态化，定期化，可以采用自我学习与集中培训相结合的方式，引导财会人员不断更新专业知识，提升专业技能。

1.4 软硬件安装调试

财会部应配备符合要求的档案保管场所、带锁文件柜及保险柜、验钞机、装订机等常用设施，其中档案室与保险柜还应该考虑防盗安全等因素。档案室建立管理制度，不允许随意出入，调阅档案需要办理登记审批手续，并作纸质书面记载。财会人员按人配备专用电脑，并安装调试财务核算系统相关软件，同时安装防火墙与杀毒软件。

2 核算制度的建立

2.1 企业会计制度的草拟

国家出台了统一的会计制度，但在会计估计、计量与核算方法上很多需要企业自主选择与确定。并且为保证核算口径的一致性，这些标准一旦确定往往不能随意变更，所以需要企业财会部门在筹备期就深入思考，仔细研究企业的经营特点，秉承谨慎原则，合理地计量收入与成本。建立符合企业自身特点的会计制度与财务管理制度。

2.2 相关核算科目的建立

企业会计制度明确后，按具体细则，企业需要在国家统一的核算科目中选择适用的会计科目进行建账。一级会计科目即总账科目必须符合会计制度统一要求，进行选择启用，明细科目可以按企业需求自行设计，并按不同要求进行层级的细分，同时选用适用的编码规则对各层级科目进行编码，确保编码总体设计统一性，与单个科目编码的唯一性，便于后序进行系统设置。

2.3 系统设置

包括操作员权限设置，密码安全设置，系统内核算部门、总账、明细账设置等等。需要强调的是对系统安全的重视，对操作员密码的安全维护，这是确保企业信息不外泄的重要手段。同时，软件核算系统里的部门设置不需要与行政部门设置一致，这里的设置往往是考虑企业管理需求。比如，成本管理中心与利润管理中心。过细的设置会增加不必要的工作量与人力成本，过粗的设计往往不能完成企业管理的目的，平衡两者，合理规范，往往是优秀设计方案的基本思路。

2.4 报表模型的建立

筹备期需要建立的报表模型不仅仅包括国家财政部规定的会计报表，更多的是要考虑经营期实现企业管理目标需要上报的数据与信息所采用的内部管理报表。在建立报表模型时，有二个问题需要考虑，一是报表模型的适用性与目的性；另一点是如何利用软件系统功能，实现账务系统与报表系统的关联，自动抽取报表中的数据，既能提高效率，也能减少差错问题的产生。各类报表在正式报送前要进行必要的检查、核对，保证数据真实、准确，报表间的钩稽关系正确。同时必须确保报表的报送时间，确保数据及时性、有用性。

3 预算管理

3.1 预算额度管理

为节约开支，提高投入产出，新筹单位的所有费用开支（包括筹建期费用）应纳入预算管理。筹建期初始，财务会计部需要按各单位实际需求计算汇总拟定预算草案，上报企业管理层。经管理层讨论通过后，财会人员按批示内容对预算进行分解，并将分解后的预算指标下发各预算执行单位参照执行。

财务会计部需要做好预算的执行与控制事项，及时动态地监测预算执行情况，分析预算执行偏差及原因，定期以报表形式上报管理当局，以供决策参考。

自筹建初期，财会部就应该宣导预算的严肃性，严格控制成本费用开支，不得超预算；如有特殊情况需预算外开支，必须报经企业管理当局审批。

3.2 费用开支控制

要将预算管控落到实处，很重要的是严格审核关。对于每一笔费用开支，必须完成有效的审批流程，经过相关授权签批人签字同意。费用开支前，必须确认该笔开支是否在预算内，如无预算必须履行超预算签批程序。如在预算内，经办人必须取得真实反映开支内容的正规发票或相关票据，并填制报销单，履行相关审批程序。其中大额开支需按有效授权单独审批。实行预算归口管理的开支项目，还必须经归口管理部门签署意见。

4 资金管理

4.1 账户开立

企业筹建期可以先开设一个临时银行账户。账户开设后，应及时购买支票等银行票据，保证资金使用的需要。银行票据使用时需做好记录，详细登记每次购买的起讫号码，票据领用人、付款单位名称、付款金额、出票日期等要素，作废的银行票据需剪号登记。

4.2 资金管理制度建设

为完善内控，降低风险，企业应明确现金、银行存款由专人管理，日清月结，并建立定期稽查、现金盘库制度。应结合国家有关规定制定细则明确现金支付范围，禁止坐支，严禁违纪挪用的现象。资金量大的企业建议实行收支两条线管理方式，按日上报资金报表。

财会部要根据企业运营情况，汇总编制资金计划。并根据资金实际占用情况和资金使用动态，及时办理资金筹措、调度和清偿工作，并考核资金使用效果。负责汇总、分析、编制公司资金来源运用表和差异分析报告，并定期上报，确保企业资金的正常运行。

企业正式营业后要注意及时刻制印签章，包括部门章、财务专用章、发票专用章、现金银行收付讫日期章。印签章的领用要有领用记录，并由专人放入保险箱保管。银行预留印鉴更要实行分人保管，以便降低风险。

需要使用网银的企业，还须注意付款和复核分人管理。按金额大小设置不同层级的授权。要求网银使用者妥善保管网银盾，定期更换密码。对使用网银的电脑安装防火墙及杀毒系统。

5 税务管理

5.1 税务登记

新设机构财务会计部应在新设机构取得营业执照后积极办理税务登记。

企业应按属地原则去相应的税务机关办理开户登记事宜，并请税务经办人员进行税种核定，以便及时申报缴纳。

5.2 发票管理

办税财会人员应按税务管理办法及时申购发票，并按份清点，在开票系统内进行发票分发。并严格发票的管理制度，尤其是增值税专用发票，视同现金进行管理。对发票的开具、作废、缴销均按有关规定办理，并登记明细台账。严禁虚开等违规事项的产生。

6 档案管理

筹建期会计档案与其他会计档案一样，均须按国家财政部及档案局的《会计档案管理办法》进行装订存档，做好财务资料、文件、记录的整理、保管和定期归档工作。按规定的年限进行保存。调阅、外借均须按规定办理相应的审批手续。为确保档案的使用价值，财会档案必须真实、完整、规范。

在这一环节中，非常容易忽视的是电子档案的建立。随着各单位电算化核算的普及，传统的手工档案保管往往已不能满足需要。现代财会部门必须着眼现实与未来，及时地建立相应的电子档案，既是对数据安全的备份保证，也能确保未来大数据分析的需求。

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关键词：老年大学示范校档案管理

档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。

参考文献：

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会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。转贴于

3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

3． 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

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（一）管理意识薄弱目前，医院在电子档案管理上普遍存在着管理不到位，管理意识薄弱等问题，医院各管理部门之间没能形成一个整体的电子档案管理体系，管理比较混乱。一般来说，医院只把各种红头文件和具体的实体载体文件作为档案加以保存，而对于那些在工作中产生的具有较高保存价值的文件，保管就相对较差。随着医院加强了对各种管理软件的使用，医院内会形成大量的病例、财务数据、医疗设备等资料，如果不能对这些资料加以妥善保存，医院将面临医疗档案不全的局面。

（二）档案损坏严重在大部分医院的电子档案管理中，各个科室内产生的档案资料一般都是由自己负责保管，没有形成统一规范的电子档案管理，尤其是因为电子档案必须在电脑中加以保存，而各个科室在电脑的网络安全管理、资料管理、病毒预防等方面难免不出现疏漏，在加上管理人员对电子档案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了档案的缺失和损坏，问题十分严重。

（三）资金投入较少医院的电子档案管理工作需要有长期投入。但是通常情况下，医院为了加强医疗服务质量而大量购入医疗仪器和医疗设备，却忽视了对电子档案管理方面的投入，很少去改善和提高电子档案管理的软硬件环境，比如在更换电脑、刻录机、大容量存储硬盘、专业档案软件配置、防磁柜等方面，投入就明显不足。（四）管理制度不全虽然一部分医院建立了统一规范的档案管理体系，但是在实际运用中，效果就很不理想。一是因为不少管理人员的档案管理意识薄弱，随意将档案材料存在电脑中，不去及时归档，导致了大量档案材料的缺失；二是因为医院经常组织医务人员学习专业技术知识，但对于组织档案管理方面的学习就很少，宣传力度也不够；三是医院对于电子档案管理的标准和规范不能明确，因此在医院内出现了电子档案管理制度不健全，跟不上电子档案管理的需求。

二、医院可采取的对策

（一）建立健全的档案管理网络系统医院要在各档案室、各科室之间建立起完善的档案管理网络系统，同时明确电子档案管理的权限以及责任，确保形成统一的管理机构和档案保管实施细则，这样就能使各部门的职责更加明确，从而让电子档案管理工作更加安全可靠、系统规范。同时，还可以利用健全的网络系统，让电子档案管理的过程中，最大限度实现电子资源共享，对医院内的大量病例、财务数据、医疗设备等资料实现统一的管理，并且通过对医院电子档案管理工作的全面监督检查，保证医院电子档案的管理更加到位。

（二）制定科学的电子档案管理标准医院要结合自身实际情况，制定合理的电子文件管理方法。一要让电子档案的分类、排列、保存的方式更加规范，让电子档案得到科学有序的管理；二要制定并完善档案资料的价值评估标准、档案资料的保密措施以及相关的责任制度等；三是要完善档案资料的收集管理工作，档案管理人员要行使好档案的监督指导职责，要从电子文件的源头上进行管理，把电子文件进行鉴定，然后将有保存价值的文件进行归档保存；四要在档案资料的保存中，使用信息集成系统，并要熟悉该系统的运行方法，要学会使用专门的档案管理系统来接受文件信息，这样才能有效保证和维护档案信息资源的有效性、可靠性和时效性。

（三）加大资金投入医院要加大对电子档案管理的资金投入，不断引进先进的现代化技术和设备。医院资金的投入，首先要对陈旧的电脑进行更新换代，并购置性能优越的刻录机、防磁柜和大容量存储硬盘等；其次，医院要配置性能较强的网络安全软件，比如防火墙和先进的数据加密技术等；最后，要保证档案室内的安全，配置灭火器、空调等设施，确保整个电子档案的安全有效运行。另外，医院也要引进高效的电脑管理系统，使医院的各项业务资料、各种行政电子档案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高档案管理人员素质医院档案管理人员的素质高低，决定了医院档案管理水平的高低。一般情况下，医院电子档案管理中存在的许多问题，基本都是由于档案管理工作上的纰漏而造成，而这些纰漏又是因为管理人员的专业管理技能和职业素质不高所造成，所以，提高医院档案管理人员的素质和职业技能大有必要。因此，医院要定期组织对于档案管理人员的培训工作，通过有针对性的培训课程，不断提高档案管理人员的专业技能。在培训过程中，档案管理人员还可以就工作中存在的问题进行讨论，找出解决办法，让医院的电子档案管理工作再上新台阶。

三、结论

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【关键词】基本建设项目档案；工程建设；竣工验收

一、项目前期准备阶段预先谋划

（1）从工程立项开始，建设单位就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。（2）建立档案工作组织机构，明确分管领导和档案人员，做到在人员上的落实。（3）在建设单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。（4）在签定勘察、设计、施工、监理和设备采购合同时，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求.

二、建立完善的档案管理制度

制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。因此，参照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28－2002）、《电力工业企业档案分类规则》等电力档案管理相关标准要求，制定《基建工程档案管理实施细则》、《项目档案保管期限表》、《声像、实物档案管理制度》、《项目档案利用制度》等制度作为各参建单位编制、整理竣工档案的指南。

三、加强档案管理人员业务知识培训

各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，明确各参建单位兼职档案人员，建立档案管理网络，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导工作。

四、定期召开档案工作协调会

定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度，对工作中存在问题并及时解决。

五、做好各单位控制工作

（1）建设单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收，同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。竣工档案正式移交前严格通过竣工文件的编制方、监理部门、质监检部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行逐卷逐册会审；对存在问题的部分一一提出整改内容并限期整改，整改完毕经建设单位确认并办理交接手续。（2）施工方根据法律、规范的规定及建设单位签订的有关建设工程合同的规定接受工程监理方对其建设行为进行的监督管理，接受并配合监理其履行合同。业务上极积主动与建设单位、监理单位档案员沟通好，明确对施工方所要移交的工程档案有什么样的具体要求，这样在施工过程中也可控制形成材料的质量。（3）监理单位除对自身形成的文件进行积累、整理、归档外，须重视对施工资料的监理，按照监理合同中约定的监理范围，负责监督检查施工文件的形成管理情况，在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。（4）设备档案的收集和管理方面，档案人员参加设备开箱工作，及时收集相关资料，并根据工程管理负责人确定的分发单位及数量分发，并做好相关记录。在设备档案的收集过程中，建设单位对设备厂家文件材料不齐全及不规范问题，不是被动地等设备厂家最后付款时才后补有关材料，而是根据设备合同，列出每台设备所缺的详细资料内容、数量与质量要求，通过及时出具“设备资料欠缺单”交计划部及物资部或财务部从厂家剩余的合同款扣款等方式来有效控制资料的追交。

总之、工程项目档案作为工程项目建设的最终结果，它的形成、积累、归档及管理贯穿工程项目的整个过程，涉及到工程计划、设计、管理、施工、监理等多个环节。因此要做好工程项目档案管理，除了搞好档案业务建设工作外，需要各级领导和部门支持。工程项目档案是一项严肃、认真、繁琐的工作，确保它的质量。

参考文献

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会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务的重要史料和证据。目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。