企业档案管理分类方案范文

导语：如何才能写好一篇企业档案管理分类方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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基于知识服务的档案管理模式的主要实践

1.基本活动方面

(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统(包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等)的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化(文档化)的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。

(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。

(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。

(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。

2.支撑活动方面

(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。

(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。

(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。

(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24(每周7天，每天24小时)的档案馆，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。

3.基于知识服务的档案管理的总体成效

(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100％；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100％；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80％以上；内部知识型员工的隐性知识显性化(文档化)达到50％以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。

(2)档案开发利用体系初步形成。2005-2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次／年，利用人次平均为39478人次／年；档案利用覆盖率达到90％，用户满意度达到80％以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。

(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100％通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。

基于知识服务的档案管理模式的创新之处

1.理念与模式的创新

(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。

(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。

(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进

的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。

(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息(图书情报)也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。

2.业务与制度的创新

(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐『生知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。

(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。

(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。

(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。

3.技术与方法的创新

(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导人与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。

(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。

基于知识服务的档案管理模式的推广意义

1.可以提升企业核心竞争力

RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。

2.可以提高档案工作的地位与作用

RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。

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【关键词】服务；档案信息管理；方案

在经济高速发展的今天，人们逐渐发现了提高企事业单位工作效率的主要内容，并不完全在于主体内容的完善上，还需要考虑到与之相关的各项工作内容，尤其是档案信息管理，亟待获得全面有效地改善。在社会的长期实践当中，很多的企事业单位提出了一些科学有效的改进措施，并创设出了一些新颖的管理方案，但是对于整体工作效率地提升并没有太大的作用。究其原因，可以发现，当前的企事业档案信息管理虽然不遗余力地引进一些现代化的管理方法和设备，但是理论性质的服务理念依然没有获得太大地改变，工作人员完全地秉承着“以完成任务去完成工作”的理念去工作，没有太多的工作热情和积极性。当前国内企事业单位的档案信息管理，非常奇怪的一部分内容在于他们都没有形成良好的服务意识和观念，工作人员都没有认识到自己工作的重要性，仅仅认为档案管理是公司的一个必要部门，按秩序去完成其中的工作即可。在这种心理的推动下，很多的工作人员开始出现了懈怠的心理，不愿意积极主动地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而现阶段的档案管理，不仅对整体的服务效益有着相当大的影响，而且成为了服务链中的一项重要内容，能够为客户提供最为直接切实的服务。如果在这个时期，持续保持以往的档案信息管理状态，将会直接影响到整体的服务质量，对于企事业单位的工作进程将会产生较多的阻碍。为此，我国国内的企事业单位，需要对当前时代下的档案信息管理内容进行多方面地完善，秉承单位内部的服务理念，采取最为合理的管理方法，进而推动整体服务质量的提升。

一、分层管理法

在现阶段的企事业单位中，存在相当多的信息资料需要进行合理地分类和整理，如果本身的档案数据资料过于冗杂，将不利于服务工作的开展，查阅资料的速度会显地十分慢，难以满足人们的实际工作要求。分层管理方案便是应对这种状况的最好管理方式，它的特点主要凸显于针对性的分层管理上，即在收集整理资料信息的基础上，对全部的信息资料加以分类，分类的标准一般被定为服务对象，根据不同的服务对象，进行科学的分类。之后再根据不同的类别，提供最为切实的档案信息服务。相比于其他的档案信息管理方法而言，分层管理法的实践性相当强，实效性也会更高。需要注意的是，在以往的企事业单位工作中，已然有相当一部分的档案管理人员对各种资料进行了分类，因而很多人将分层管理法视为一种陈旧的管理办法，本身的实际效用已然发挥到了极致，没有太多提升的空间。但是本文中的分层管理法，并不是简单的档案分类，而是整体档案管理中的分类，包括档案服务对象、信息收集目标、信息资料内容，同时，还有必要在档案信息管理部门下，分设一些下属部门，由这些部门分别对自己的工作内容进行管理。此外，对于不同部门所提供的服务内容，也需要有一定的区别。分层管理法的科学性，主要体现在服务理念的遵循上，之所以要开展多样的服务内容，最主要的原因在于服务对象的不同上，人们在实际的工作中，所需要的档案信息服务内容是不同的，对它们进行科学有效地区分，能够使整体的管理流程更加科学有效，人们能够从中迅速有效地找到自己想要的档案资料。分层管理法的开展，在于对管理主体、管理对象、管理内容的细化，而其中的细化管理，不仅是整体工作开展的基础，而且是优化服务质量的主要方法。现阶段的企事业单位工作，十分注重对工作的细化，而且只有对工作进行细化，只能实现精细化的管理，为人们提供更好的服务，因而企事业单位的档案信息管理，需要实时地应用分层管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各种优点以外，分层管理法还有着一定的局限性，如果企事业单位的档案信息管理工作，本身并没有太大的工作量，如果再对其进行分类，将会是画蛇添足的行为，对于整体的服务质量提升，并没有太大的作用。而且，在应用分层管理方案的时候，需要对服务内容和服务主体进行一定的分类，而相当多的企事业单位没有明确的分类标准，导致很多档案信息，在进行查阅的时候，出现较多的阻碍。同时，在档案信息管理部门下分设相应的分类部门之后，一旦服务内容和责任出现不明确的状况，将会严重影响到档案信息服务工作的正常开展。此外，分层管理法的开展，对于管理内容的分类，并没有明确的分类标准和方向，很多的档案管理人员，习惯于按时间进行分类，将较为陈旧的档案划分到一个下属部门，较为新颖的档案划分到另一个下属部门，以促进整体工作效益的提升。但是，在实际的工作中，这些管理人员又发现了一些严重的问题，那就是时间的划分上，不能确定最为合适的时间标准。大多数的企事业单位在运用分层管理法的时候，将时间的标准设置为两年，两年以前的属于陈旧的资料内容，两年以内的属于较为新颖的资料内容。在这样的分层管理中，档案管理人员需要对档案不断地进行更新工作，严重影响了正常工作地进行。

二、数据库结合法

信息时代的到来，人们的生活发生了很大的变化，很多传统的内容得不到人们的认可，而且不再是当前社会的主题。在现阶段的企事业单位管理中，存在一种科学有效的管理方法，即数据库结合法，将现有的管理设备和管理方法，与数据库完好地结合起来，双方进行科学地互动合作，进而使得档案信息管理的工作内容更加完善科学。数据库结合法的运用基础，在于对网络数据库的完善，在这个过程中，档案管理人员需要优先利用网络技术，创设出独立的数据库，并将收集整理到的全部内容，实时地输入其中，以提高整体的服务效率。数据库结合法的最大效用在于，档案管理人员能够在最短的时间内，迅速有效地为客户找寻到相应的档案信息，并选取针对性的服务内容进行服务。现阶段的企事业单位档案管理，运用最多的方法都是数据库结合法，将企事业单位的整体档案管理与服务，完全地与数据库结合起来，双方相辅相成。由于互联网是该项工作开展的基础，因而这种方案下的档案管理最为完善科学。同时，传统的档案管理采用的主要的是纸质资料的收集整理，当前的档案管理在采用全新的数据库以后，能够全面地更新档案管理方法，为人们提供最为切实的服务，而且信息资料的收藏空间将会变得相当大，不会像传统的档案管理那样，需要对档案进行翻阅查找，整体的搜寻过程十分不易。

数据库结合法也有着自己的缺点，它的最大缺点在于网络的特点，即面向的人群是全体的社会人。因而在运用它进行管理的过程中，容易受到外界的直接威胁。最主要的行为体现在数据信息的直接侵入上。随着科学技术的逐渐完善和更新，越来越多的人群掌握了相当多的信息技术和网络手段，而其中不乏存在一些社会的不良分子，他们对于网络技术的应用，更多地偏向于资料的盗取或删除。虽然企事业单位的数据库建立相对较为独立，但是始终建立在互联网的基础上，于是长期面临着外界的各种挑战和威胁。而一旦档案信息资料遭到损毁，无疑是对档案管理部门的致命打击，整个部门会趋向于瘫痪。在这样的状况下，档案管理人员首先需要具有极高的专业素质，高效地操作电脑，并将数据库的防护措施进行全面的完善，使得整体的工作效益趋向于最高。

三、自我档案管理

在新时期的经济建设发展过程中，企事业单位工作的工作开展，首先必须具有一定的工作理念，而当前的社会，企事业单位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整体的服务理念也应该服务于人。为此，一部分企事业单位对现有的档案管理工作进行了创新，开辟了自我档案信息管理的方式。这种档案信息管理档案，虽然十分推崇客户的自我管理，但指地并不是完全地将管理权利和流程赋予客户，而是为客户提供一定的管理平台，由客户对自己的信息进行更新、完善以及查阅，后台的服务依旧是由企事业挝坏牡蛋腹芾聿棵趴展。在现代化的经济建设进程中，自我档案管理明显属于一种十分大胆的想法，并且也具有了相当高的可行性。在实际的档案管理工作中，一旦客户产生了档案信息服务的需求，首先需要与档案管理人员取得联系，然后将自己的实际需求内容完全地阐述给管理人员，然后再由管理人员进行相应资料的检索。这个过程相对较为麻烦，而且很多时候容易出现多种失误的现象，不利于整体档案管理质量地提升。而在自我档案管理当中，客户可以根据自己的主题需求，直接地检索自己想要得到的档案信息，并进行知识体系内容的攫取。

自我档案管理也存在一定的不足之处。对于自我档案的管理，首先需要人群具有一定程度的认知基础和对先进设备的运用能力，如果客户不具备这些方面的内容，那么自我档案管理将不会产生实际的效用。而事实上，现阶段的国内人群体系，虽然知识人群占据了很大的比例，但是依然有相当一部分人群，缺乏良好的科技认知和使用能力，因而自我档案管理对这部分人群是不适用的。为此，企事业单位的档案管理，往往不能全方位地采用自我档案管理，还需要秉承服务理念，根据客户的不同状况，制定最为切实的服务内容，以获得人们的支持，进而产生相当大的服务效益。

结束语

新时代的企事业单位档案管理，在社会经济发展的重重挑战下，必然需要进行多方面的改革，无论是哪种管理方法的选择，都需要秉承严格的服务理念，切实地为公众提供服务。

参考文献：

[1] 张天龙. 干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 企业改革与管理. 2016（22）

[2] 马欣. 新时期如何做好人事档案管理工作[J]. 赤子（上中旬）. 2016（18）

[3] 张巍巍. 人事档案管理[J]. 中外企业家. 2016（29）

[4] 邓强，马玉妍. 做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓――在发挥大数据优势的背景下[J]. 边疆经济与文化. 2016（12）

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关键词：民营企业，档案管理，管理模式，协作式管理

Abstract: according to the time development of information technology, the file management department of information collection means has been in digital age, because each field has a large number of documents and files, thus the private enterprise's archives management methods should be corresponding to reform, for enterprise development provide a solid foundation. Cooperative management mode is the centralized management mode and decentralized management management model of complex, it is to point to the private enterprise in the file management system, the standard and the leaders insist on centralized and unified, archives entity classification of stratified classification respectively centralized management.

Keywords: private enterprise, file management, management mode, cooperative management

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

1. 协作式管理模式的特点

协作式档案管理模式下企业建立总档案室同时各下级部门也要设立档案分机构，二者都按照总档案室制定的统一管理制度和标准管理档案，总档案室要保管有关企业命运和大局的档案，各下属档案机构遵循企业总档案室的领导并各司其职，保管有关本职能机构及下属单位的档案。

(1)统一指导与分散管理相结合民营企业档案管理在领导上、制度上和标准上集中统一，档案实体则分类、分级、分层次、分别集中管理。协作式档案管理模式是一个企业内部的管理行为，企业统一制定相关的档案管理标准，对档案管理工作进行全方位指导，对下级档案管理部门工作中存在的问题，给出指导性意见。各档案机构是独立于企业之外的机构，在企业的全面指导下进行档案管理工作，当各下级管理机构产生问题时，及时与企业相关领导部门沟通，共同协调并提出解决方案。

(2)管理层次多样化协作式档案管理模式在统一体制之下，使档案的管理工作由原来的单一部门负责变为在一个部门主管下多个部门共同负责，责任的明确更有益于档案工作的开展。运用贝塔朗菲原理，把具有一定区别而又相互联系、相互渗透的两个或多个事物密切地联系起来视为一个有机整体。利用图书、情报、档案一体化管理体制是企业适应市场经济体制变革的要求，同时它也是提高经济效益和管理水平、实现信息资源共享的有效途径。

(3)管理网络化特别指出协作式档案管理模式能凸显网络化信息管理的优越性，各职能部或下属部门的档案机构利用网络信息技术而连成一个网络，实现了网络管理和集中管理，坚实的保证企业档案管理的高效性，例如浙江省新安化工集团公司就是采用的这种档案管理模式。

需要注意的是，档案实施分散保管时不能过度分散，过度分散很难保证档案的完整性与安全性，也不方便利用。也不能过早或过度集中，因为过早、过度集中管理不利于提高效率，更不便于现实工作的利用。

2.协作式管理模式的适用性分析

根据我国目前民营企业发展实力不均实际情况，需要一种管理体制更加弹J哇的档案管理模式。

(1)协作管理模式下的追求目标

管理模式下的经济效益性与民营企业的追求目标吻合，协作式档案管理模式下企业各部门拥有自，这样便于档案的保管和利用，工作效率提高的同时又督促企业对档案要认真对待，提高了档案资源的利用率，为企业管理效率高，减少了工作时间及劳动成本，在提高档案的信息量的同时还降低了档案管理费用，为企业的运行及管理带来一定经济效益。民营企业是考虑到现实的生产和经营才建立了相应的档案管理组织，目的很直观就是为了现实利用，但不会花费大量的财力人力去开发，而是建立相对简单却实用的体系来为企业服务。

(2)协作管理模式下的模式使用

协作管理模式的灵活性适用于民营企业，目前民营企业普遍采用这种协作式档案管理模式，各机构在发现问题时能够及时向上级部门报告并提出解决方案，调动了档案机构的改进及管理技术和水平的提高。档案机构的集中领导有效的防止了“各自为政”情况的产生，采用这种模式的档案管理更方便灵活。

(3)协作管理模式下的宗旨与理念

协作管理模式为用户服务的宗旨与企业服务理念相同，民营企业档案管理模式的目标就是满足用户需求，企业积极的开发档案通用服务，在工作内容和服务方式上创新，为企业档案需求者提供更全面的服务功能，这与民营企业为用户服务的理念相符合。现代企业大规模的将现代化手段加入到企业的生产过程中，档案工作也同样得到升级，服务手段不断提高，这与企业不断进行技术创新，提高服务水平的理念相符合。企业档案管理事业的创新其中企业三项考核指标:提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益，这些工作要落实到各种档案管理中，违背三项考核指标就是与企业升级原则违背，会造成企业档案管理混乱，企业要针对三项考核指标要求全力以赴实现企业档案管理升级工作，从而为企业的升级服务。

因此，协作式管理模式的实施条件为公司规模较大，企业和各职能部门或下属单位都形成庞大的档案信息，或公司驻地分散，往来不便的企业。

3.协作式管理模式下的档案处理过程

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1 信息时代档案管理工作的内容

1.1 何为信息时代档案管理工作

信息时代档案管理工作的工作原理同传统的管理工作不同，其管理工作建立在现代化信息技术基础之上开展的，并利用计算机和互联网系统实现档案的管理整合。档案管理工作涵盖了录入电子档案、收集信息资料、档案检索、档案共享等。信息化管理方式用电子档案取代以往的实体档案，并借助信息化的管理软件管理档案信息，并对不同的档案进行细致、明确的分类。不仅如此，信息化档案管理下高效的档案检索大大提升了档案信息的价值，杜绝了由于检索复杂而导致档案信息使用效率低的现象。

1.2 信息时代档案管理工作的优势

信息化是档案管理工作的必然发展趋势，信息化档案管理可以充分满足工作需求。信息化档案管理较以往的档案管理有几个突出的优势：第一，信息化档案管理具有统一的法律法规；第二，信息化档案管理用电子档案取代了实体档案，可以借助互联网实现档案的信息共享；第三，信息化档案管理有着巨大的现代化科技做支撑，可以实现档案管理的自动化。

2 信息时代档案管理工作的现存不足

2.1 实体档案较多、分类检索复杂

尽管我国的信息化档案管理工作已经在各行各业中国被广泛的采用，但在实际工作中还尚存很多不足。在目前的档案管理中，还有很多的单位使用的是实体档案，档案管理的困难程度因此大大增加，档案管理人员需要付出大量的精力对档案进行整理，实体档案的存储量越大，档案的分类检索也越困难。不仅如此，由于实体档案的检索十分复杂，导致大量的档案资源遭到浪费，档案的真正价值没有得到很好的体现。

2.2 管理意识落后、服务理念不足

我国目前的档案管理工作管理意识落后，导致现代化档案管理工作难以取得很好的进展，并且档案管理的服务理念不足，档案管理服务存在很多的弊端，导致档案管理工作很难取得进一步的发展。

2.3 管理不够规范、管理效率低下

目前的档案管理工作在国有企业中较为完善，而不同企业之间由于企业资金、工作领域上的不同，档案管理工作也存在一定的差异，这就导致档案管理工作的规范性差。并且由于我国目前的信息化档案管理技术还不够深入，档案管理的信息化程度不够高，档案管理的工作效率低下，导致档案的资源共享受到很大的阻碍。

2.4 缺乏对档案管理的重视

档案属于事业单位的重要组成部分，对于单位的健康发展有着重要作用。近些年，我国社会经济快速发展，面临着愈加严峻的市场竞争，事业单位在此背景下以追求经济利润为目标，忽视开展档案管理工作，不重视对档案管理的资金投入，导致档案管理依旧处于信息整理的初级阶段，依旧采取人工手写方式，且多用档案袋存储档案，而这极容易造成丢失档案的问题，对于事业单位的长远发展极为不利。

3 信息时代档案管理工作的创新和实践策略

3.1 借助网络技术、提升管理效率

信息化档案管理工作是基于计算机和互联网系统开展的，因此在实际的信息化档案管理工作当中，档案管理人员要充分借助互联网技术对电子档案进行管理。同时，还要革新以往的档案编辑模式，利用计算机将相关信息编辑为电子档案，从而使档案的编辑工作高效化。除此之外，档案管理人员还可以借助互联网，在网络上通过身份认证之后对电子档案内容进行检索和查看，实现档案资源的共享，大大提升档案的使用效率和价值。不仅如此，在科学技术水平不断提升的背景下，智能档案管理和自动化档案管理是档案管理的必然发展趋势，对档案的自动化编辑和分类，可以大大提升档案管理工作的成效。

3.2 转变管理观念、提升服务质量

信息化档案管理工作的开展，首先要转变管理观念，摒弃传统的档案管理方式，针对档案管理的现存不足做出档案管理模式上的革新，要将提升档案资源的价值作为工作重心，实现档案资源共享、提升档案的利用效率。不仅如此，档案管理人员还要提升服务质量，进而提高档案管理质量。

3.3 做好档案录入、强化数据管理

信息数据库的建立很大程度上依赖于档案的录入和数据的管理，因此要充分做好档案录入工作、强化数据管理，档案管理人员要建立完善、细致的信息数据库建立方案，并严格按照方案对信息数据库进行加强。同时，管理人员还要充分将现代化技术引入到信息数据库当中，从而提升档案管理的质量。

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档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在石油工程技术企业在建设综合性国际能源公司进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。

作为石油工程技术企业的档案工作者，首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识，紧紧围绕企业的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，并对档案信息资源进行综合加工、深度开发，为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品，创造档案信息服务的新形势，开拓档案信息服务的新领域，实现档案信息服务的新目标，归根结底一句话，就是要把技术档案管理放在首要的位置上，并以此服务企业的中心工作。

一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。

二、档案管理课题的提出和运用的技术手段

近年来，在石油工程技术企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和石油施工企业的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、石油施工企业达标投产考核办法、石油施工企业优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，项目施工、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。

编制技术档案中包括管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围

一是以企业档案分类表为纲。《企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第526期2013年第43期-----转载须注名来源虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。

二是编制技术档案中的管理档案时，必须充分利用已有的成果，补充技术档案特有的文件材料，同时，剔除项目中不可能产生的文件类型，使其既具有丰富性、完整性，又具有简便性、实用性。

三是注重全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加，发挥其了解各类管理范围和标准，了解建设过程及需求的优势，使归档范围的制定更加符合项目的实际情况。

2.明确类目设置

石油工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着石油技术服务行业的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。为解决这些问题，可以在研究石油技术服务行业档案分类表的类目设置情况的基础上，掌握类目设置的思想、原则、方法，根据其按工程的建设阶段为主线，结合文种进行类目设置的情况，在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上，依照档案分类学的原理，调整不合理的类目设置，增加个别类目，明确新增文件类型的归类方法，使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。 转

3.确定整理方式

按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。

三、石油企业技术档案管理的突破及其实施效果

1.工程项目文件的归档范围

国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足石油技术服务行业工程项目特别是的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。

2.工程项目文件的分类方法

编制项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高项目文件整理的规范化、标准化水平。

3.工程项目文件的整理方法

编制项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。

四、石油工程技术企业技术档案管理的应用范围及其效益

石油工程项目档案管理导则适用于项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。 它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：

提高了劳动生产率。项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。

丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。

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【关键词】档案管理；整理方法；数字化

档案，作为电力企业发展历程的真实写照，包含着丰富的知识信息和资源，是电力企业发展过程中一笔宝贵的财富。电力企业管理工作在当下要紧跟时代和电力企业的发展步迈，要以管理创新、知识服务为主要工作目标，严格和规范档案整理方法，提高管理效益，并切实加强档案信息化建设，不断拓展企业档案工作新领域，从而为电力企业经济发展提供有力的信息保障，促进电力企业经济的快速发展。

一、电厂企业档案管理的整体原则

随着信息社会的到来，企业的档案工作也面临着复杂的局面。而由于电力企业作为国民生活和经济发展的基础性，其档案管理就尤为显得重要而艰巨。电厂的档案管理工作，首先应从档案的基本概念和基本规律入手，要求档案管理工作人员具备这些基本的理论素养。对归档的材料遵循最基本的整理原则，电厂档案材料整理的基本原则是：寻找材料之间的形成规律，探索和保持材料之间紧密而有机的联系，对文件材料做不同的价值区分，以便于保管和利用。同时，对声像档案进行严格管理。在时间上，应在摄录工作完成后的一个月内归档。在材质上，必须是原版、原件，照片和其相应的底片应一并归档，应没有污迹、水斑、磨损和未发生变质。

二、电厂企业对档案文件的整理方法

在多年的实践中，笔者所在企业摸索出一套符合企业自身发展的档案整理方法。即以“件”为单位的、分别进行分类、排列、编号、编目等过程，并使之形成有序的联系，以达到档案管理的要求。

分类是档案管理的基础和关键。笔者所在企业的对档案分类的主要要求是：对归档的材料根据年份、问题（主题、机构）、保存时间等几个方面进行分类，一个全宗内（企业给立档单位编制的代号）应采用统一、稳定的分类方案。在这个总体分类要求下，具体再进行细分。比如，凡企业内比较齐全、职责固定的机构，均采用“年度―机构―保管期限”的分类方法；企业里，简单或职能交叉不便分类的机构，采用“年度―问题―保管期限”的分类方法；产生档案文件数量少的、内设机构规模较小的，可采用“年度―保管期限”分类法等。

此外，笔者所在企业对档案的保存期限做了划分。凡是反映企业历史面貌和重要职能活动的档案文件以及对企业和国家建设有影响和长久利用价值的档案材料，需要进行永久保存；记录企业一般的生产活动，在一定长度时间内有参考价值的档案文件，进行30年的定期保存和管理；在一定时间内对企业有一定参考和利用价值的档案文件，划为10年的定期保管。

从机构规模和时间性需求两个方面对档案文件进行厘定，解决文件的保存和主次等问题。一般来说，经过装订、分类等处理之后，归档章表现出一个规范、条理的面貌，其具体内容包括：全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等。在此分类原则下，再对归档文件进行逐件编目。对归档的文件目录设置件号（填写归档文件的排列顺序号）、责任者（制发文件的组织或个人）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题）、日期、页数等项目。此外，归档文件目录要制作和编制目录索引，索引的主要内容包括：保管期限、所在页数、起止件号、备注等项目。最后，归档文件整理完毕，企业要求档案管理人员按照年度分别填写年度归档文件的整理说明。在这些说明中，企业档案管理人员要说明年度归档文件的总数量，注明该年度归档文件补充、修改、移出等情况。此外，档案管理人员还要注明归档材料的负责人。

需要注意的是，笔者所在企业对声像档案的分类基本按照“年度―问题”分类法，比如，“1行政管理”“2经营管理”“3生产业务”等。声像档案按载体形式分别分为：照片、影片胶片、录音磁带、录像磁带、计算机光盘等。其中后四种载体的声像材料的母胶片或原带、原盘与其拷贝片或复制带、拷贝盘不分别设类、以相同编号的正、副本方式区别之。同时要求在录音、录像带分类时要把永久性和周转性的分开，机密性的和一般性的分开，不同版本（原版、复制版、播出版）分开。

经过这样一个有序化的档案整理过程，档案呈现出有序、富有逻辑、可资利用的信息架构，从而让档案成为企业建设和发展过程中重要的依据和不可或缺的一部分。

三、电厂企业档案数字化处理

在今天的大数据时代，档案数字化是企业档案管理和建设中的一个终极指向。档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库”。笔者所在企业在档案管理、整理方法上所做的大量工作均为档案的数字化做了富有“技术含量”和富有“逻辑成效”的工作。主要如下内容：印刷品档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化、实物档案的数字化等。同时要求，如果对室藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

对档案数字化设计了一系列的环节，主要包括：数据转换、数据处理、数据存储、数据挂接、数据验收、成果管理等。在档案管理模式的基础上，笔者所在企业对档案数字化做了进一步严谨的要求，以确保档案数字化质量。比如，强调和规范档案里面的相关目录内容；在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物等。

一个基于良好方法论和数字化逻辑的档案信息系统，是一个现代化的电力企业不可缺少的一环，也是电厂企业在信息化建设中的追求目标之一。电厂企业对档案管理模式和数字化高度重视，并不断探索，以努力适应和满足企业制度和信息现代化的要求，助推电力企业更好更快地发展。

参考文献：

[1]王雅琴.电力企业档案管理：问题、成因与对策[J].现代企业教育，2011（9）

[2]王向明.数字档案管理系统的研究与开发[D].复旦大学，2010

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关键词：石油化工 档案 管理

Abstract: Archives petrochemical engineering design is a kind of can directly record design thought and method, a true reflection of a historical process of petrochemical engineering design practice, industry and petrochemical engineering design archives in addition to the general characteristics of science and technology, also has its own characteristic. Full understanding and grasp of archives management in petrochemical engineering design units of various characteristics and management strategies, are important to the quality of archives management in petrochemical engineering design units to improve.

Keywords: Petrochemical archives management

中图分类号：TU276.7 文献标识码A 文章编号

档案管理工作是企事业单位发展的重要基础，对传承企业文化的重要工作。各个单位需要加强档案管理工作，不断建立健全档案管理机制，把档案管理工作纳入发展管理规划中去。提高关于石油化工工程设计单位的档案管理，做好工程项目设计的档案收集和整理工作，促进单位档案的科学规范化，不断推荐单位档案工作的创新，有效利用和保护档案，能够更好的为企业的各项工作服务。

一、石油化工工程设计单位档案的特点

（一）组成的成套性

通常一个独立的工程项目，石油化工工程设计单位需要把各种不同专业的设计人才分成设计小组，按照程序开展设计工作，形成比较严密的文件材料系统，使得石油化工工程设计单位具有成套性。石油化工工程设计的档案收集、整理，保管以及利用要求把工程的设计材料文件收集齐全。依据工程的不同阶段进行配套整理，系统的反映工程的技术设计信息， 不能把其他项目的图纸混淆，保证档案资料的完整齐全，方便以后的利用。

（二）形成的阶段性

根据石油化工工程的设计工作的程序，一般一项工程需要有准备阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，如果前一个阶段的设计工作不能完成，那么下一个阶段的工作也不能彻底的开始，只能做一些准备，前一阶段的设计过程中用到的文件经过批准之后很可能成为后一个阶段的设计依据。

（三） 内容的专业性

一项石油化工的工程设计需要很多的不同专业的设计人员参与，相互配合。所以一项工程的设计方案材料是多个专业联合创作的过程。不同的专业有着自己的专业性特点，所以，石油化工工程工程设计的档案在分类归档过程中，需要考虑文件资料的专业性和专业之间的联系性。不要把不同专业的技术信息文件混淆在一起。

（四）修改、补充的多变性

石油化工工程设计是从技术上对即将建造的工程的全面规划，在施工的过程中对设计方案的修改情况是经常出现的，如果设计的方案在某些地方出现了缺陷或者错误，就需要及时的对设计方案进行补充修改。有些工程的设计图纸经过了多次的补充修改，有的设计图纸成套作需要设计人员进行重新的设计。设计文件的修改或者变更是无法避免的，同时也是很有必要的，这也是石油化工工程档案和其他一些单位的档案管理的不同之处。如果设计方案出现更改的时候，必须要把设计更改的材料和工程设计的技术文件资料进行配套的整理，确保石油化工工程设计档案管理的准确和完整。

（五）使用的通用性

石油化工工程设计本身就是一项具有创造性和继承性的工程，设计师在继承和借鉴别人优秀设计成果的基础上进行新的设计，石油化工工程设计的一些元素通用性强，设计的部分内容可以进行多次的使用，具有很强的通用性。石油化工工程设计档案的通用性可以大大避免了单位的重复劳动，加快设计的速度，提高单位的工作效率。

（六）数量浩大

石油化工工程设计的内容比较多，过程复杂，形成各种各样的设计图纸和文件资料。图纸文件资料的数量是浩大的，在归档管理上需要有足够的存储档案的空间。同时做好档案的信息化管理。

（七）使用价值的时效性

石油化工工程设计的档案用于工程项目的次数还是比较多的，第一次利用发挥作用后还会有第二三次， 具有长期的使用价值。但是工程设计档案有部分经过一定的时间之后就失去原来的利用价值，所以作为档案管理人员还需要定期的对档案资料进行整理，把已经失去价值或者价值不大的资料进行销毁或者保存到不常用的地方。

二、提高石油化工工程设计单位档案管理的策略

（一）落实档案管理制度，加强档案管理

对于石油化工工程设计单位来说，合理的制定本单位的档案管理制度，是有序的开展企业石油化工工程设计档案工作的前提需要。从各方面比较全面的进行规范石油化工工程设计单位在档案工作的过程中遇到的各种实际问题，能够及时的对相关石油化工工程设计工作档案管理制度进行制定，做好文件的归档工作对于加强企业的档案管理，提升石油化工工程设计单位整体的档案管理水平是十分必要的。在建立档案管理制度的同时，必须要把档案管理制度落实到工作中去，抓好对石油化工工程设计单位档案工作质量的考核。单位通过对各项制度的制定和落实，对于解决石油化工工程设计单位在发展中遇到的新问题，提高石油化工工程设计单位关于档案管理的工作质量，规范企业的档案管理有着十分重要的意义。

（二）加强档案信息化管理，促进档案管理改革

石油化工工程设计单位要把档案的信息化管理工作认真抓起来。工程设计图纸和技术标准等档案可以为石油化工工程设计单位以后的工作提供参考，同时也是非常重要的凭证作用，但是传统的档案存储方法比较落后，查阅起来也不是很方便。工程档案的信息化建设，可以实现工程设计图纸和技术信息的数字化，不同的工作人员依据自身岗位的权限，可以随时通过计算机查阅浏览所需要的工程图纸、资料和相关的其他信息。石油化工工程设计单位的档案信息化管理，提高了整个企业的档案工作水平，方便了工作。同时企业也可以在单位相关的网页，把工程的信息上传到网上，方便了交流和沟通。石油化工工程设计单位要积极的推荐企业的档案信息化进程和电子文件的管理。尽早实现企业档案管理的网络化、数字化。

（三）把握重点工程建设，抓好项目档案管理的全过程

作为石油化工工程设计单位的档案管理，是需要把项目工程从开始设计规划到最后竣工验收的整个过程中产生的资料、文件、图纸进行归档的。需要认真做好关于重点工程的档案记录，注重对工程设计在各个不同阶段时期的资料信息的收集归档。对工程的相关文件材料要同步的积累和管理，保证归档的质量。由于工程施工一般周期比较长，整个过程中产生的文件数量大，种类也比较多。这也给石油化工工程设计单位的档案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困难，带来很大的工作量。档案管理工作人员要根据工程的进度，对工程的材料及时收集，保证档案归档的完整准确性。

总之，石油化工工程设计单位档案管理的特点是由设计单位自身的性质以及石油化工工程设计活动的规律所决定的。在石油化工工程设计的过程中会产生一定的技术设计成果，对这些工程设计成果重要的记录载体就是单位的工程设计档案。充分的认识和掌握石油化工工程设计单位档案管理的各种特点以及管理策略可以不断提高设计单位的水平，发挥档案管理的作用，为石油化工工程设计单位的长远发展做出贡献。

参考文献：

[1] 薛延芬, 如何做好石油企业档案管理工作[J]. 陕西档案. 2011(02)

[2] 王玲, 石油化工企业科技档案的管理与开发[J]. 才智. 2011(19)

[3] 尚真, 中国石油档案管理的理念与模式[J]. 北京石油管理干部学院学报. 2007(02)

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1.1管理力量薄弱

当前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。同时，由于档案管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

1.2对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。同时，还认为档案工作不能给单位创造经济效益，能应付外调、查档就行了。部分基层检察院的档案人员只注重档案资料收集、整理和保管，对档案资料进行收藏、整理、归档之后，就等待查阅者上门查阅，正是由于有了轻视档案工作的思想，没有意识到档案的开发与利用在档案信息化建设中的重要性，没有最大限度的开发利用档案，都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求，导致对档案管理工作积极性不高。

1.3 档案管理不够规范，检索效率不高

档案是开展各项业务活动的原始记录。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，大部分案卷缺少卷内目录。第二，案卷标题不规范。第三是档号不规范。第四是组卷混乱现象比较严重。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

1.4 档案利用率低，未发挥最大效用

档案在利用率上很低，档案资源整合能力较弱。目前，基层院对档案资源主要用于提供领导决策的工作思路；提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”和提供在执法监督中，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。档案资源的利用程度与作用发挥，在很大程度上取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。

2 档案管理现代化标准实现策略

2.1 加强对档案管理整改

首先，针对薄弱环节，加强工作力度。我们认真梳理了档案管理存在的问题，认真编研材料编撰、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上，还是在内容上，都得到了不断的充实。其次，制定达标方案，落实责任人员。我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限。第三、重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准、移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一套比较完整的档案管理制度。同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关股室及时完成达标方案布置的工作。

2.2 加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大些瘄利用率高低，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。其次，对于那些建馆时间较长的综合性档案馆，由于馆藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

2.3 高标准强化档案管理工作

首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予了高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息化时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。

2.4 提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作标准化质量的操作性因素。同时，为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端界入、过程控制的方法。因此，在推进档案工作标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

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【关键词】工伤保险 档案管理 科学管理

工伤保险档案是指企业职工在工作的过程中遭受意外伤害，在就医过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、电子文档材料等，是工伤认定过程的真实反映，也是劳动能力鉴定的重要依据，还是单位维权的凭证。

一个完整的工伤保险档案要经过工伤快报、工伤认定、停工留薪审批、劳动能力鉴定等阶段，还要要经过经办机构、定点医院等相关机构部门，程序繁琐、工作量大。因此需要加强工伤保险档案的管理，提高人员素质，及时收集，按时归档，严格交接，推动工伤保险档案工作的规范化、科学化和信息化。

一、档案管理科学化的必要性及其存在的问题

（一）档案管理科学化的必要性

档案管理是机关单位管理的基础环节，档案材料无须零散保存，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。档案也是机关单位信用管理的重要保证，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的窗口。工伤保险档案科学化档案管理对机关效益有重要影响，能提高绩效，增加效益。

（二）档案管理存在的问题

档案管理重视程度低：各单位往往重视财务、人事、组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。

档案管理模式落后：目前的机关档案管理虽有一定规模，但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，整体上处于零散无序状态。

档案管理科学化水平低。随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，传统的档案工作模式和技术水平已不能适应。

二、工伤保险的档案管理科学化的具体措施

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，积极完善和宣传档案法律法规。档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。开展业务培训和指导，档案行政管理部门要采取切实措施，举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适各地各层面的工商保险档案工作作制度。

（一）构建科学化工伤保险档案管理机制

只要符合国家档案法规，就可以一切从实际出发，建立工伤保险档案管理机制，保证档案能够及时、完整的收集、保管和提供有效利用。编制分类方案和规则制度，对已经收集的文字、图纸、图片资料，进行科学的分类整理。根据各地各单位的实际情况和具体要求，制定工伤档案管理实施细则，明确各地各单位工伤档案的范围，归档的基本要求和基本内容等。

在编制分类方案时，要正确区分和把握政策性文件、业务性文件、工伤财务文件、工伤备案材料、工伤保险医疗待遇核定材料等相关材料，根据工伤材料的形成规律，对工伤材料的内容、价值、数量等进行系统整理，按工伤保险待遇分类，使档案资料做到分类准确、方便管理，保持其整体功能。并将立好的工伤档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

（二）加强领导，建立基层工商保险档案组织

抓好工伤保险档案工作，要从思想上重视工伤档案管理工作，提高认识，用规范化、标准化来要求工伤档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。建立起基层档案管理组织，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人办事，将工伤保险档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料。作为档案人员，应有针对性地列出所收集的资料名目，自企业报送工伤材料开始，就积极介入。

（三）科学利用信息化手段

档案信息化是工伤保险事业发展的需求，也是改善自身档案管理的需要。在机关单位进行信息化建设，档案部门要充分利用计算机，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。实现档案信息数字化，信息编目，信息检索和信息传输。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档的纸质文件与归档的电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。

（四）加强对档案人员的素质培训，完善规章制度

工伤档案是民生档案的重要组成部分，涉及到参保人员的基础信息，这些信息关系着参保对象的权益和享受社会保险待遇。档案馆的专业人员，应针对档案的具体情况，手把手地从工伤保险档案基本材料收集整理、立卷、归档等环节进行现场指导，提高实际操作能力。

组织各地相关单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于工伤档案管理的有关法律法规，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。

三、结语

总之，工伤保险档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，实现工伤保险档案的信息化，达到工伤保险档案信息的数字化，实现信息接收、传递、存储和提供利用的一体化和网络化，实现高效适用的档案管理和利用。

参考文献：

[1]邓秋柳.刘海珍.完善我国农民工工伤保险制度的思考[J].财经理论与实践.2008（5）

[2]余桔云.匡小平.我国工伤保险预防机制的研究J].经济问题探索.2007（12）

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［关键词］标准化；档案信息化建设；规范体系；重要性

0引言

近年来，国家档案局、国资委针对新时期档案信息化建设目标陆续出台了一些新标准、新要求，当下的档案建设工作主要体现在电子文件中心建设与数字档案馆建设、电子文件管理与档案信息资源开发利用等方面。在这一轮特色鲜明的档案信息化建设大背景下，如何结合企业自身档案管理工作特点，建立科学合理的标准规范体系尤为重要。企业档案工作新理念是在认识档案的信息和知识属性基础上，把档案信息资源确立为企业发展的战略性核心信息资源。建立核心信息资源管理理念，既是目前企业信息化建设的需要，也是未来企业持续发展的需要，更是档案工作管理创新的必然，标准化规范体现的建设也就成了管理改革创新的重头戏，本文主要以企业档案信息化工作的具体建设来阐述标准化工作在企业档案信息化建设中的重要性。

1档案信息化建设的必然性

档案工作是企业管理的一个重要组成部分，档案工作必须适应企业发展需求。企业在信息化建设工作的初期编制信息化建设指导纲领，描述了企业的未来信息工作管理体制、组织结构及主要工作内容，提出了信息系统建设项目实施的优先次序和项目初步的解决方案，其中档案信息化建设成为企业发展的战略之一，体现在以下方面。

1．1标准化的必要性

档案工作从实体管理向信息资源管理转变是新形势下企业管理对档案工作的要求。相应的工作模式转变，依据国家及行业的标准、制度，相关的标准规范及制度必须结合新的工作形式及要求完成制定，更好地规范指导企业档案信息化工作。

1．2业务需求的必然性

随着“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”档案工作目标的制定，档案业务工作的明确。具体需要大力开发和利用企业档案信息资源，发挥企业档案工作的信息作用，实现企业档案工作为企业发展提供信息服务的主要任务和宗旨，展现企业档案工作在经济建设中的地位和作用。

1．3资源集成的必然性

企业的信息化工作经过井喷式的发展，即将完成从集中建设向集成应用阶段的转化，加之大多数企业数字化、集成化和智能化逐步开展，信息资源的集中管理需求在档案业务中日益凸显，对档案信息化建设提出了更高的管理要求。

1．4信息价值的必然性

应用产生效益，信息资源的价值必须通过业务应用才能实现。信息资源开发利用是当前信息化建设工作的核心，在确保信息资源和系统安全的基础上，通过专业档案管理平台，更广泛共享资源，更深入挖掘数据价值，努力提高资源利用效率，提升资源价值。

2标准化在档案信息化建设中的指导作用

企业开始档案信息化整体建设之前，部分下属单位通过该企业整体信息化工作的带动，建立了自己的档案管理系统、完成了目录数据库建设、相应地制修订了一些档案信息化的规章制度，信息化建设取得了阶段性的重要成果。但从企业整体来看，各下属单位档案信息化水平参差不齐，没有形成统一的管理平台，执行的业务管理制度以及标准化不统一，信息资源共享程度相对较低，不能适应企业业务发展需要，档案信息化建设亟需进一步加强。在这样的情况下，坚持标准先行原则，统一并建立了完整的业务规范及标准，保证标准化工作在管理、业务、技术层面为公司档案信息化建设的开展尤为重要。

2．1编制统一的业务规范

充分调研企业下属单位档案管理的实际，结合国家及企业档案分类、标识、著录规则，规范档案的收集、整理、保管、利用等业务环节及流程，纳入企业档案工作规定，制定信息化管理要求，编制企业《档案管理手册》。其中重点对档案业务管理规范进行规范。包括对业务规范、流程进行重新梳理，并在后期的系统设计上将业务规范向系统流程靠拢，实现两者的相对统一，在遵循规范统一的基础上，满足实际业务需求。（1）统一分类。广泛征求各单位意见，结合企业档案工作实际，确定档案分类原则及具体类别。（2）统一标识。按照信息化条件下简化整理的原则，统一全宗号和档号，简单直观，易于理解。（3）统一著录项。根据类别及具体档案业务特色，分公共著录项、公共必著项、专有著录项，并确定具体的数量。（4）统一业务流程。按类别及业务环节自上而下统一企业档案业务流程。（5）统一报表格式。结合实际档案报表需求，区分业务用表和统计报表。

2．2制定企业标准

在档案管理系统设计过程中，要对海量的电子文件进行归档管理。针对归档电子文件的格式及元数据需求，参考国家及档案行业相关标准，结合企业归档电子文件的特点，形成了该企业的《归档电子文件格式规范》《归档电子文件元数据规范》企业标准。（1）合规的归档电子文件格式是电子文件长期、有效保存的基础保障，规范归档电子文件的格式是保障档案管理系统发挥知识内容管理平台、满足档案管理利用需求的重要环节之一。《归档电子文件格式规范》规定了归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则，并给出了电子文件归档格式和利用格式的要求。（2）《归档电子文件元数据规范》是档案管理工作的基础保障和重要内容，规范归档电子文件的元数据有助于跟踪电子文件的全生命周期和提高电子文件的后期利用水平。《归档电子文件元数据规范》规定了归档电子文件元数据的元素、结构、表述方法和表述，并给出了有关封装格式的定义。

3档案信息化建设对标准体系形成的推动

建设统一、先进、科学的标准体系是一个循序渐进的过程。在档案信息化建设前期通过标准化的制定保障了项目建设的顺利开展。同时在项目建设过程中，通过档案信息化工作的日益成熟，分层次系统地梳理现有标准，查漏补缺，逐步形成了标准体系。由管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个方面全方位支撑业务的运行，形成统一、科学、高效的档案工作体系。

3．1档案数字化规范

形成企业数字化规范。规定了纸质、照片、录音、录像和缩微胶片档案数字化工作的基本原则、处理流程和技术要求。

3．2档案分类规范

形成企业档案分类规范。规定档案分类原则和分类方法。适用于档案的分类整理。

3．3档案标识规范

形成企业档案标识规范。规定了档案全宗号、档号的结构，档案标识的编制原则和编制方法。适用于档案全宗号、档号的编制。

3．4档案著录规范

形成企业档案著录规范。规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源以及著录项目细则。

3．5档案业务管理规范

形成企业档案业务管理规范。规定了信息化档案业务的收集、整理、保管、利用与编研、统计。适用于档案业务管理工作。

4结语

任何企业管理的本质可以从效率体现，建立并执行科学合理的标准体系，是企业发展的管理创新手段之一，也是企业能高效运行的制度保障。企业标准化的发展要始终按照“坚持标准先行，推进标准化建设，提升发展质量”的总体目标，无论是档案管理还是其他领域的业务管理，标准化创新管理理念，建立和执行统一、先进的标准体系，使工作过程有标准可依、工作环节可控，提升管理质量、优质高效服务，任何时候都是行之有效的方式。

主要参考文献

［1］李和平．《企业档案工作规范》实施指南［M］．北京：中国档案出版社，2010.