档案管理优秀事迹范文

导语：如何才能写好一篇档案管理优秀事迹，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）理想和人生观方面的教育功能

通常情况下，高校档案馆记录着很多过去的优秀事迹，特别是本学校的先进人物和学者等，以及很多先进工作者的故事和图片等，因此，在个人价值、人生理想和人生观等方面，高校档案馆发挥着重要教育作用。在实际教学过程中，教师可以利用这些优秀的事迹来鼓励学生，并将学生的事迹学习需求、人生目标、未来发展规划等，与档案馆中的相关资料结合在一起，可以起到很好的引导作用，从而帮助学生树立正确的人生观、价值观和世界观，是提高教育教学水平的重要支持。与此同时，高校图书馆的有效建设，还可以为学生提供很多丰富的资料，让学生系统的了解学校的发展历程，从而在各种优秀事迹的熏陶下养成良好的学习习惯，是促进学生综合素质全面发展的重要途径。

（二）爱国主义和爱校敬业方面的教育功能

在我国高校教育事业中，较多档案馆的资料都是学校不同时期各种事迹的浓缩，可以作为很好的爱国教育材料，从而让学生清楚认识到自身担负的重要责任，最终将国家的命运和自己的未来发展紧密联系在一起，是培养学生爱国主义、爱笑校业精神的有效途径。在实际办学过程中，每个学校都有自己的风格和特色，是高校教育事业长期发展总结出来的优秀传统，也是未来发展的重要引导。因此，高校档案馆中很多资料都是学校各种发展成果的重要展示和见证，在增强学生自豪感、增强学生的爱校自觉性等方面有着重要影响，对于推动高校教育事业可持续发展发挥着重要作用。

（三）科研能力和知识创新方面的教育功能

通过长期的实践教学，教师可以获得很多教学成果，是教育科研工作有效进行的重要支持。因此，高校档案馆的有效建设，可以为科研工作提供丰富的资料，从而提高各大高校的科研能力。与此同时，将档案馆的资料和学生的实际教学工作结合到一起，定期开放档案馆，可以有效培养学生的科研兴趣，从而提高学生的创新能力，让他们勇于探索和不断提升，并不断更新档案馆的各种资料。

二、高校档案馆文化教育功能的实现策略

（一）注重基础建设，加强档案馆各种档案的收集、编研

在高校教育工作中，想要有效发挥档案馆的教育功能，就必须注重基础建设，不断完善各种档案资源，制定合适的档案管理制度，加强档案管理工作人员的专业培训和素质培训，才能在技巧档案馆各种资料的收集、编研等工作的基础性上，有效提高档案资料的真实性、准确性和可靠性。在实际的档案管理工作中，不同类型的档案有着相应的编研规则，必须严格按照相关规定执行，此案呢过为利用者提供所需的资料，从而促进高校档案馆建设有序进行。

（二）合理运用现代信息技术，推动档案管理信息化发展

随着高科技信息技术的不断发展，现代信息技术在高校档案管理工作中的合理运用，是社会不断发展的必然趋势，对于提高档案管理工作效率、档案资料质量等都有着重要影响。因此，在实际的档案管理工作中，充分利用各种信息技术，注重档案管理的多样化，在加大档案管理宣传力度的同时，还可以提高档案管理工作人员的管理意识，最终推动高校档案管理信息化发展。

（三）注重“以人为本”，全面提高档案馆管理效用

在高校档案馆的建设过程中，档案管理工作人员发挥着重要主导作用，是档案管理工作效率不断提高的重要保障。因此，注重“以人为本”的档案管理工作理念，注重档案管理工作人员的专业培训和现代信息技术的掌握，不断增强他们的责任感和管理意识，是全面提升档案管理工作人员综合素质的重要保障。根据高校档案馆建设的情况来看，其教育功能的充分发挥，还需要提高档案管理工作人员的服务意识，才能充分体现人文关怀理念，最终全面高校档案管理效用。

（四）提高利用效率，真正有效发挥档案馆的各种教育功能

在高校档案馆各种资料不多完善的过程中，高技能、高素质人才的培养，需要不断提高档案资料的利用效率，才能真正发挥高校档案馆的各种教育功能，从而推动高校教育不断改革和创新。在不断以往教育工作的优秀经验的过程中，学生可以选择性的吸取自己所需的知识，在树立远大理想、明确人生目标的同时，还可以对自己的未来发展进行合理规划，从而将学校的发展、国家的命运和自己的发展紧密联系在一起，尽自己最大的努力去拼搏。

三、结束语

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关键词: 医院 医德医风 档案管理

随着医疗体制改革的不断深化，医疗市场的竞争日益激烈，如何做好医院的医德医风档案管理工作，有效发挥档案的社会功能，促进医务人员道德素质的提高，更好地为医疗、科研、教学服务，笔者有如下几点体会。

一、健全医德医风管理制度，抓好医德医风档案管理的基础工作

我院于2002年建立了医院第一份医德医风档案，但直到2004年为迎接医院管理年活动，医院的医德医风档案管理才有了一定起色。这个阶段，笔者认为，领导重视，建立起较为规范的规章制度，是我院医德医风档案管理工作的起点。首先，医院成立了医德医风管理领导小组，制定了《医务人员医德考评制度》、《医务人员医德医风考核办法》、《医院医德医风档案管理细则》等切实可行的规章制度。其次，确定了医院医德医风档案的基本构成。主要分成三个大部分：第一部分记录职工的基本情况；第二部分记录职工平时的医德医风考核内容、结果和奖惩情况；第三部分是职工历年来医德医风的总结和组织考核意见。再次，培训专职档案管理员。各科室设立了兼职档案员，由办公室档案部门负责档案员的日常考核。个人年度医德医风总结在科室评议通过后，由档案员将考核表载入其档案。其他事迹、材料由档案员收集，存入档案并随时记录在相关表格上。以上措施，有效保证了档案材料收集工作的顺利完成。最后是医德医风档案的立卷工作。我们参照了人事档案管理办法，每人一卷，活页装订，以姓氏笔画为序编制案卷号和案卷目录。卷内材料分表格、个人医德医风总结、奖惩原件、复印件、照片等。每类材料之间设立明显标志，各类材料单独编制卷内目录和页码。每年对上年度材料进行整理装订，经医院医德医风委员会审核并签署意见，年度医德医风档案即告完成。

二、提高认识，重视资源，做好医德医风档案的开发利用

建立医德医风档案的首要目的即是利用。因此，我们采取了多种措施，使档案资源利用达到最大化。一是将档案

资料量化、细化，使档案资料易于操作，便于考评。具体做法就是将医德医风自查自评部分分成10个方面，每部分赋予相应的分值，总分为100分。规定了评议的及格分，即90分，并以此作为奖惩的依据。二是每季度将医德医风建设和考评情况通过专门简报的形式下发各科室，通知到每个职工。这个方面我们进行了大胆尝试，事实证明效果不错。具体做法就是每季度各科室档案员将医德医风档案从档案室领回，让每个职工都能看到自己的档案内容。优秀的同志会更加努力，争取更大的进步；落后的同志以优秀同志为榜样，奋起直追。如2003年我们有4名同志因服务态度方面存在问题，医德医风考核不合格。看到自己的档案内容，这4名同志知道了问题所在，以后就再没犯过同类错误，并以此为鉴，在下一年度的医德医风考核中取得了优异成绩。三是将医德医风档案考核结果作为科室评优、个人评先和职称晋升的重要依据。规定如科室有2%的同志医德医风考核在90分以下，则科室不能参加评优。科室医德医风考核达到100%则自动成为精神文明科室，并给予适当物质奖励。个人医德医风考核连续两年达到优秀则享有优先晋职资格。这些规定的实施，极大调动了科室及职工的工作积极性，为树立医务人员的正

面形象，构建和谐医患关系，打造医院品牌而做出积极的贡献。

三、 加强培训，提高档案工作者的素质

做好医德医风档案的管理及利用，人才是关键。所以自立档之日起我们即把人员培训当作工作的重中之重来抓。

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经过学习和内部试运行，我认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报材料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，我们从最开始的“毫无头绪”到如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，我对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。

在厂领导的大力支持下，我坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、安全生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成绩，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，我认真排版校对，在自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，我在宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”。

7月1日，我通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，主要负责公司档案管理方面的工作。我非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，我一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的我。 平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。

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这一年我从云南大学毕业后非常幸运的来到三环中化。一开始从事硫酸生产工作，对于我来说是不平凡的一年。面对新的工作环境、新的工作岗位，没有因为遇到困难和考验而退缩，而是陌生的领域里积极探索并迎难而上。努力学习硫酸专业知识，工作中我积极主动、认真负责、服从上级分配、听从指挥，平时与同事们和睦相处，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和谐局面。除完成自己的工作外，还积极参与公司和硫酸厂组织的各项活动，共庆祖国60华诞”演讲竞赛中荣获三等奖。同时，非常热爱团队工作，通过竞选成为硫酸团支部宣传委员，协助硫酸团支部书记做好团支部各项工作，为把硫酸团支部建成一个团结活泼、充溢暮气的群体而努力。

公司建议创立“诚信自律”班组活动以来，从6月份。与班组人员一同认真学习公司创立“诚信自律”班组的有关内容。经过学习和内部试运行，认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报资料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，从最开始的毫无头绪”如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。厂领导的大力支持下，坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、平安生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成果，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，认真排版校对，自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”

通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，7月1日。主要负责公司档案管理方面的工作。非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。档案管理工作比较琐碎，一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，以后的工作中我会明确工作的顺序、方向，具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。

尽管有了一定的进步，总结一年的工作。但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。以后日子里，将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。

诚挚的感谢部门领导和同事在工作中对我协助和关心，将会在以后的工作中更加努力。发挥出自己的满腔热情,最后。依靠自己的勤学苦练,自己平凡的岗位上发明一个个不平凡的奇迹。为公司的再次腾飞贡献自己的全部智慧和力量。

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（周口师范学院 院长办公室，河南 周口 466001）

摘 要：改革开放以来，我国高校建设也取得了巨大的发展.但是，在高校的发展的过程中，高校的档案管理工作却严重滞后.高校档案是高校建设中的有机组成部分，高校档案长期被忽视影响了高校全面发展.该文主要说明高校档案的重要性，现代高校档案管理中存在的问题以及解决方案.

关键词 ：高校档案；重要性；问题；对策

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）05-0211-02

1 高校档案管理工作的重要性

1.1 档案是高校发展的坚实底蕴

高校档案是学校在发展的过程中整理起来的，它客观地反映着高效发展的历程，高校在发展中所经历的事件.它从不同的角度反映着学校的人文气息、历史文化和学校传承下来的优良传统.这些体现了高校优良传统的档案，在高校的进一步发展中起着激励师生奋发进取的作用，在高校的建设和发展中起着精神的作用.高校在发展的过程中，通过对学校不同年代事件的的记录，把学校在发展中所经历的历史时刻进行记录和发挥，可以增加师生对高校的归属感，激发师生的创造热情，为学校的发展提供经久的动力.此外，学校可以将学校教育在各个领域中优秀人才的事迹编撰出来，进行不同形式的宣传，他们的成功不仅仅只仅限于他们自己，他们的事迹也将成为高校这个整体的财富.

1.2 对档案的合理利用可以提高的教学质量

高校档案中十分清晰、有系统地记录了高校的教育过程.这其中包括了课程的设置、学生对课程和教学效果的反馈.高校档案在很大的程度上，记录着高校教学的成败经历，这对高校教学的顺利开展在很大的程度上起着指导性的作用.高校在进行课程设置的时候，可以参照档案中所反映出的不同问题，调整专业设置，根据不同的需要设定专业课程，改善教学方式和教学方法.因此，对高校档案的合理分析和利用，可以有根据的改变教学方案，满足学生的需求，适应社会主义市场经济的发展，达到供需平衡.

1.3 档案对高校的管理工作起着指导性的作用

档案是一张晴雨表，记录着学校在以往的发展中取得的经验.高校行政管理是高校建设中的重要组成部分，构成高校日常工作中最基础的部分，是高校一切工作顺利进行的前提.行政管理工作在高校进行改革发展中发挥着后勤保障一般的作用，同时高校的行政管理工作也是高效发展和建设的重要方面之一.高校档案中关于行政管理方面的资料经验，可以为高校行政管理工作的正常进行和进一步发展提供理论上的指导，避免高校在今后的发展中再走弯路.档案中记录的以往行政管理工作的利弊得失，可以为今后的工作提供借鉴作用.

2 高校档案管理中存在的问题

2.1 档案管理中存在着人才稀缺的现状

高校档案的搜集、整理、归档都是在专门人才的整理上下完成的，但是，现在高校档案管理中存在着档案管理人才严重不足的现状.现下高校人才不足，主要表现为两个方面.首先，在高校档案管理中存在着严重的人手不足的现状，随着学校的扩招，以及教育、教学的不断发展.档案的种类和数量也不断增很多.档案管理工作面临着十分严峻的挑战，但是，由于人数不足，导致了档案整理工作的严重滞后.部分学校甚至有数年的档案工作，急需档案管理者去进行管理，但是，由于人手上的不足，导致了档案工作一拖再拖，无法按时完成任务.没有整理好档案无异于一堆另外的信息，档案在高校建设中所起到的重要作用，也无法发挥出来，严重阻碍了学校的发展.其次，专业人才缺少.随着学校的发展，对档案管理者的要求也越来越高.由于编制问题，虽然高校在发展的过程中都有相应的人才引进计划，但是档案管理部门的人才引进却迟迟得不到改善.现代档案的管理，不仅要求管理者有着十分专业的档案管理方面的知识与经验，同时还要求档案管理者有着十分广泛的知识.可以对大量的档案资料进行分门别类，分别完成管理工作，但是由于档案管理者素质良莠不齐，档案管理观念陈后，导致了许多档案管理者已经不能很好地适应现代的档案管理工作.由于专业人才缺少和档案管理者的素质问题，致使档案在管理中总是出现不同的错误.

2.2 档案的管理方式落后

随着科学技术的发展，信息技术越来越深入社会发展的各个方面.实现档案的数字化，建设数字化档案，已经成为档案管理工作中新的潮流.但是，由于资金不足和专业人才上缺乏，导致档案的管理方式仍旧十分落后.建立数字档案具有管理科学、利用便捷、服务人性化等特点.但是，在我国高校中，对档案的管理大都还停留在原始的阶段.就很多高校而言，现在对档案管理工作，还是人工管理，人工检索的方式，档案的搜集、整理、立案、归档等管理工作还是采用纸制版的形式.对于计算机设备的使用，有很多高校还只是处在进行目录管理的形式.这不仅造成了时间和空间的浪费，也导致了档案的利用率不高.造成这种现状的原因有两个方面.首先，硬件设施不足，数字化档案的建设与管理，需要相应的设备来做支持，而硬件设施的缺乏也导致了档案的管理方式严重滞后.其次，专业人才缺乏，建设数字化档案，要求档案的管理者必须拥有十分熟练的现代网络技术和信息技术，而专业人才的缺乏，导致了在建设数字化档案的过程中面临着重重的困难.档案管理模式的落后，严重的限制了档案管理的水平和档案的利用效率.

2.3 高校档案管理中存在着服务能力差的现状

高校建立档案的初衷，除了对必要的信息进行保存意外，也是为了使档案的管理工作服务于学校的建设，服务于学生.但是，现代档案管理工作的服务能力十分差，甚至在部分高校档案馆形同虚设，本来应该起到的作用并没有充分发挥出来.档案服务能力差的表现主题要体现在两个方面.首先，档案管理者在理念上没有意识档案的服务作用，档案者管理在理念上只是为了完成学校交给的任务.对档案管理工作缺乏深刻的认识，服务意识较差，这严重的限制了档案在学校和学生在发展中所起到的重要作用.其次，档案管理的服务能力差.随着人类社会的发展.在进入知识经济时代之后，人们工作学习方式发生了重大的变化.但是，众多高校中对档案的管理模式还处于十分落后的状态，高校档案的利用和使用方式已经与人们的现代生活节奏严重脱节，这也导致人们对高校档案馆鲜有问津.现代高效档案由于其服务能力差的原因，经常处于尴尬地位，一方面随着社会的发展，人们对于档案的要求越来越严格，另一方面，档案的发展严重与时代脱节，不能满足人们的需求.

3 改善高校档案管理工作的策略

面临着高校档案管理中存在的种种问题只有，通过改善对高校档案的管理，才能发挥出高校档案，在建设高校中应有的作用.如何改善高校档案的管理，该文认为可以从以下几点出发.

3.1 要建立的合理档案反馈系统

高校档案的建立是以服务人们的需求为目的的.因此，要加强对高校档案的管理，发挥其服务于用户的功能，必须与用户联系起来，建立用户反馈系统.使用户可以及时地把在档案馆办理中存在的各种问题提出来，从而提高高校档案管理工作的改进和进步.同时，档案管理者也应该不同用户的不同需求，有针对的进行管理，形成自己的特色，满足客户的不同需求.只有实现档案的管理者之间与用户之间的直接交流，才能及时发现高校档案管理中存在的问题和不足，才能有针对的的做出改变，真正发挥档案的作用.

3.2 建立现代化的档案管理方法

随着社会的进步以及人们生活节奏的加快，传统的档案管理模式不论是进行档案管理，还是对用户进行服务，都已经不再适应这个时代.因此，高校就应该加强档案管理的信息化建设.加强档案的信息化、数字化建设，要转变观念，认识到档案管理的重要性.高校在实现档案管理的数字化、信息化时，首先要加大对档案管理工作的投入，满足实现数字化、信息化的硬件设施.其次，要加强对已有人才培养，提高他们的专业素质，同时，也应该主义引进人才.唯有做到这两点高校档案的数字化、信息化建设才有可能取得实效.

3.3 加强不同高校档案管理之间的交流

高校在进行档案管理时，不同的高校之间可以通过建立交流平台，交流档案管理的经验，以促进高校之间档案管理的共同进步.在知识经济时代，敝帚自珍只能导致一起落后.实现高校之间档案管理经验的共享，才能一起解决在档案管理中所遇到的不同的问题，实现共同进步.使档案促进学校发展，促进学生进步的作用真正的发挥出来.

4 结语

在信息化时代，高校档案的作用不再仅仅体现在对学校发展的促进上，同时也对学生、对社会的发展也起着十分重要的作用.但是，现在档案的管理方式显然不能把档案的全部作用发挥出来.因此，改变高校档案管理的模式应该放在档案管理工作的重中之重.

参考文献：

〔1〕江燕,武红桥.当前高校档案管理工作中存在的问题与对策[J].理论探索,2012(17).

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（1.赤峰学院 学报编辑部；2.赤峰学院 科技处，内蒙古 赤峰 024000）

摘 要：高校的档案管理工作是高校的重要工作之一，随着教育教学环境的不断变化，各大高校应顺应时势的发展，不断改革创新档案管理工作，服务好学校的教学科研工作.高校的档案管理工作重要而又复杂，不仅关乎学校的发展，还关乎全校师生的前途与命运，做好档案管理工作也是促进学校发展壮大的重要任务之一.当前的高校档案管理工作还存在许多问题，档案管理体制不全，影响学校的档案管理工作的发展；档案管理设备落后，遗失或缺失问题严重；档案管理人员思想落后，跟不上时代的发展.针对高校档案管理工作存在的问题，本文从几个主要方面展开分析，并结合当前形势的发展，提出创新高校档案管理工作的对策.

关键词 ：档案管理；高等院校；管理创新

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0171-02

档案是国家机构，社会组织及个人在社会活动中形成的，保存以备查询的各种文字，音频，影像的原始记录.高等教育越来越普及，高校的档案管理工作也变得愈加重要，档案管理的作用日益突出.档案管理是高校日常管理的重要工作之一，档案管理工作的水平，体现了高校管理工作的水平，为高校的各项工作提供档案信息服务，从而促进高校的建设与发展.高校档案管理工作的重要性不言而喻，它真实记录着学校各个时期的办学特色与教学风貌，创新高校的档案管理工作变得越来越紧迫.

1 高校档案管理工作存在的主要问题

当前我国许多高校的档案管理工作仍然存在着许多的问题，对档案管理创新内涵认识不足，耽误了档案管理的创新发展.

1.1 落后的观念，淡薄的意识

很少有人能认识到档案管理工作的重要性，一些高校的领导认为学校的主要工作是教学科研与学生管理，只要教学科研成果突出，学生顺利就业，其他的就不那么重要了.档案管理经常被人们所遗忘，档案工作就是高校最冷门的工作，很多人不愿去做档案管理工作，以致高校的档案管理者都是一些年老的工作人员，对于繁杂的档案管理工作经常有心无力.高校对档案管理工作经费投入不足，一些新的档案设备没有及时更新，高校的信息化档案项目发展缓慢，档案管理工作的发展跟不上学校的建设[1].档案管理工作人员思想也较落后，认为只要把档案整理好，保存完整就可以了，没有利用档案资源服务学校建设的意识.在现代社会下，档案管理人员的思想跟不上时代的发展，就会严重阻碍档案建设的发展，最终影响到学校的发展.

1.2 落后的管理体制，繁琐的管理方法

目前各大高校的档案管理体制僵化，缺乏活力，一点创新氛围都没有.对于档案管理工作的机构设置过于简单，管理人员工资待遇不高，缺乏奖励，没有引进专门人才进行管理，整个档案管理部门死气沉沉.档案管理人员即使工作做得再好，也未必能增加薪酬福利、晋升职务，这就导致了从事档案管理工作的人员工作缺乏积极性，档案管理工作停滞不前.传统的档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列繁琐的工作，工作量大，任务重，工作手段落后，档案管理人员未能及时整理出相应的档案资料[1].虽然一些高校也进行了档案管理的信息化，但建设程度低，仅仅是利用电脑进行简单的信息检索，离真正的信息化档案还有很大的距离.高校投入的档案建设经费不足，管理人员只能利用落后的档案管理设备，艰难的整理和保存学校众多的资料档案，有时候光收集资料一项工作就要耗费管理人员大部分的时间，管理人员叫苦连天.没有科学的档案管理方法，先进的技术设备，要想完成高校的信息化档案建设，几乎不可能.档案建设的滞后，导致档案利用低效，信息涵盖不全，最终阻碍了高校的发展建设.

2 管理人才匮乏，档案开放力度不够

档案管理是一项非常复杂的工作，要求管理人员必须掌握相关技术知识，专业性很强，一般的人员没有一定的档案知识，根本无法开展档案管理工作.档案管理还是一项十分枯燥的工作，常常得独自在成山的档案资料里翻阅查询，单调而乏味，管理人员除了要具备专业的技能，还要有沉稳的性格，良好的思想道德素养.在目前的档案管理人员中，出现了年龄老化、专业水平不高、职称较低的问题，整个档案管理部门机构设置与人员配置不合理，造成了档案管理工作人员服务质量不高、工作效率低下的问题，不能完全发挥出档案资源的作用.

随着经济社会的不断发展，人们对高端神秘的档案资源的需求越来越大，档案资源的价值日益突出.然而，由于档案管理部门封闭保守的思想观念，市场意识不强，对档案资源的内容、成分及查询档案的方法宣传报道较少，加上档案管理人员“保密保险，利用危险”的陈旧观念还未根除，把档案资源利用与保密档案对立起来，从根本上限制了档案资源的利用和档案事业的发展[2].

3 高校档案管理创新内涵与作用分析

高校档案管理的创新，不仅关乎高校档案事业的发展，对高校的建设也具有巨大的影响，深刻理解档案管理创新的内涵，认识到档案管理创新的作用，才能更好的发挥档案管理的巨大作用.

3.1 高校档案管理创新的内涵

高校档案管理的创新包括管理理念、管理形式、管理内容的创新，通过转变档案管理的思想观念、建立服务型档案管理部门、丰富档案的内容，达到档案管理创新的目的.转变档案管理人员的思想观念，把以前单纯的保管档案的思想观念，转变为服务学校与师生，充分利用档案资源为学校的建设、师生的全面发展做出贡献.建立服务型的档案管理部门，主动为学校的建设，师生的全面发展贡献自己的力量.衡量档案管理水平的指标，不再仅仅局限于场所面积的大小、设备配套的新旧和馆藏容量的多少，而在于着重考察档案资源的利用价值的发挥，档案服务工作开展的情况，特别是重点查看档案开发利用和档案服务的实际效果[3].不断丰富高校的档案内容资源，开发出更多规范的档案副本，以便广大师生加以利用.

3.2 档案管理创新对高校的作用

档案管理创新，优化了高校的档案管理工作，使用科学的管理方法与先进的技术，促进了高校档案管理工作的发展.高校档案管理创新工作不仅能促进学生各项素质的提高，还可提高教师的教学水平.通过档案展示学校的办学特色，展开对学生的爱校教育；开发和利用本校的先进事迹，开展理想信念教育；开发学生学籍与综合测评资源，展开学风教育和法纪教育.通过形式多样的教育，全面提高学生的素质，为社会培养合格的人才做出重大贡献.通过建立名师档案，促使教师不断提高教学水平；宣传学校最新的科研成果，促使科研队伍努力开展科研工作.通过创新高校档案管理工作，高校的教学科研环境得到了极大的优化.

4 如何创新发展档案管理工作

高校档案管理工作存在许多问题，阻碍了高校档案事业及高校建设的发展，高校档案管理改革创新迫在眉睫，应如何创新，确实值得我们深思.本人从高校档案管理理念、管理形式、管理内容等主要方面入手，提出了高校档案管理创新的几点建议.

4.1 树立科学发展的观念，助推档案管理创新

要想推进档案管理的创新工作，没有观念的转变，几乎就是不可能完成的任务.思想观念的转变，是改进档案管理工作的前提.档案管理要树立以人为本的工作理念，一切工作都应围绕广大师生的全面发展，以促进教师教学水平和学生整体素质的提高为最高目标.树立全面发展的档案管理工作理念，高校各职能部门及二级院系的档案建设应统一到学校的档案建设当中，形成档案工作的全面发展.以加强全校师生的档案意识为目标，全面铺开档案管理工作，促进档案管理的建设.树立协调发展的档案管理工作理念.在加强学校重要教学科研工作的同时，也应重视档案管理工作的发展，协调各项工作的发展，以高校各项工作与档案工作协调发展为目标，加快档案管理的建设，服务于高校各项工作的开展.

4.2 树立服务型的档案管理部门，提高服务水平

档案管理部门要有服务学校建设的意识.档案管理人员应深刻理解“档案利用”的思想，改变过去“保密第一，有限利用”的陈旧观念，打破“看摊守点，等客上门”的僵局.档案管理部门应主动服务于学校的建设，积极参与学校的重大活动，为其提供档案信息服务.

档案管理部门要有服务校园文化建设的意识.充分发挥档案馆丰富的文化资源的优势，为丰富校园文化、促进校园文化建设的发展贡献自己的力量.积极搜集整理有关学校历史的资料，开展校园文化专题展，不断提高学校的文化底蕴与学生的集体荣誉感.开创名师档案，开展优秀学生先进事迹宣传活动，不断优化学校的教学科研工作环境.

档案管理部门应有服务学生就业的意识.高校档案的重要内容之一为学生档案，学生档案数量巨大，内容众多，对学生就业具有重要的影响.高校的档案管理部门应积极、规范地开发学生的档案副本，如学生的心理健康档案、学生社会实践档案、学生诚信档案等等.通过丰富学生档案的内容，不断促进学生的全面发展，提高学生的综合素质，构建学生与社会相连的桥梁，为社会培养合格的现代人才，为学生的顺利就业提供帮助.

4.3 引入专门人才，建设信息化档案系统

高校档案管理的工作者，必须具备全面的专业知识与良好的职业素养，这对如今各大高校的档案管理部门是个很大的压力.专业的人才光靠内部发掘是远远不够的，档案管理部门必须由外部引入专门的人才，全面负责其档案管理的工作.档案管理部门如今最缺的就是既懂最新的信息技术，又具备传统档案管理技能的人才，高校必须投入更多经费，以引进大量的专门人才.建设信息化档案系统必须具备先进的信息技术设备，高校应及时更新档案管理设备，保障信息化档案建设的顺利进行.对高校的各类档案科学合理分类，主要分为教学档案、党政管理档案、设备档案、科研档案、财会档案、人力资源档案、学生档案等几大类[4].规范管理学校的各类档案，对各学院，各职能部门的档案统一用相同的档案管理方法进行管理.不断加强高校信息化档案的安全级别，建立长效机制，保障档案不被泄露、窃取.

高校档案管理的创新工作十分重要，对于全校师生的发展都具有重大的影响.深刻理解档案管理创新的内涵，利用科学的方法及先进的技术管理高校档案，促进高校档案管理的发展，使其为了学校的建设及师生的发展发挥巨大的作用.

参考文献：

〔1〕武锋.浅议当前高校档案管理工作的创新[J].教育与职业，2012（05）：38-39.

〔2〕杨婷.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].中国信息化，2012（14）：97-98.

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【关键字】 高校档案 档案管理 互联网 信息化建设

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录.又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。在信息时代，高校档案信息将日益成为经济和社会发展所不可缺少的重要组成部分。这给当今的档案工作带来了非常大的变化，我们只有充分认识到开展档案的信息化建设对档案工作的重要性，才能改变对档案的传统认识，适应时代的发展趋势，从根本上做好档案的信息化建设。高校档案应建立健全档案管理制度和机制，加强档案信息资源建设，全面推动高校管理信息化建设，为建设数字校园服务。

随着国家经济的发展、教育改革的不断深入，教育事业引来了大发展大繁荣，同时对教育软硬件的要求提出了更高的标准。一方面促使学校重视师资力量、教育硬件条件、生源的综合素质等外部客观因素；另一方面，则更加重视对教育教学工作的管理，着眼于创造和形成学校的教育精神、人文精神、学术精神、科学精神等内容为中心的校园文化。

学校档案是历史的镜子，记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向。学校档案记录了学校的一切活动，保存备查学校各种文字材料的总和，是学校建设的历史证明和依据。学校的制度、文件和活幽谌莨程，就是学校在教育教学工作实践中所形成的一种基本精神和行为准则。通过学校档案就能反映学校的教育教学管理风格、组织结构、工作方式、校园文化等内容。学校档案工作围绕学校教育教学管理建设开展，促进了学校管理模式的形成：

一、档案管理中折射出学校的人文精神对学校整体和学校每个师生的道德价值取向及行为准则起导向作用。档案中记录了学校优秀的传统、先进教师和学生的事迹、多年教育教学工作的总结等等，学习这些内容，可以起到承上启下的作用，把学校管理经验的成果传承下去。

二、学校文化被学校全体师生共同认可之后，会产生较大的凝聚作用。

三、学校文化建设的目的就是造就一个工作氛围、工作环境，使全体师生从内心产生一种情绪高昂、奋发进取、互帮互学、相互尊重的效应。

四、学校对每个师生的思想和行为具有约束和规范作用。学校档案中记载了多年来学校形成的一整套规章制度，记录了学校教育教学目标、职业道德、工作守则、心理素质、人际关系等无形的行为准则，从而推动着学校文化的发展。

五、学校文化建设的成果，是学校物质财富和精神财富的总和，学校文化具有对外辐射的育人作用。

随着计算机信息技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高校档案管理信息化的需求也日益迫切。从当前高校档案管理信息化建设发展现状看，还远不能适应档案管理信息化的需要。尤其对于一些合并升格的高校来说，要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展，转变观念，从队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。近几年高校发展速度越来越快，规模越来越大，所形成的档案数量和门类也越来越多，单以纸质档案为载体来记录信息，在档案整理过程中需要投入更多的物力、人力，而且会占用更大的储存空间，浪费库房资源。同时纸质材料也不易长久保存。所以档案载体类型必须要从过去的单一纸质发展为以磁盘、光盘等多种磁性档案为载体的档案，结合计算机技术，实现档案资料的信息化，只有这样才能保证档案的完整和安全，发挥档案资料的作用。其次，高校信息网络化、数字化，能将整个档案系统和使用者之间有机的结合起来，在这样新的档案工作环境下，档案使用者，无论在什么时间、在什么地方、只要有计算机并且能上网就能进入档案管理系统，查询档案信息。这样使得档案工作人员编研档案，档案使用者查阅档案都变得极为简单、方便。同时这样还保证了档案的安全性，避免了纸质过程借阅中所出现的不必要的磨损。

档案管理在高校改革发展中地位与作用非常重要，其信息化发展是知识经济时代的必然趋势，也是教育信息化发展的必然要求，更是档案管理这种特殊管理工作与时俱进的需要。为此，高校档案管理信息化作为档案管理信息化的一个重要分支，已经成为教育界、档案界研究的热点。高校档案管理信息化是信息化时展的一个标志，是档案管理模式和方式、理念发展现代转型的重要标志，是高校档案管理从管理实物实体档案到管理数字档案转型的一个重要过程。

参 考 文 献

[1]《湖北档案》.2013（9）：26-26

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一、石化科研单位设置科研兼职档案员的重要性

随着石油化工科学技术的不断创新、突破，研究院的科研领域不断拓展、延伸，承担的科研项目越来越多，形成的科研档案也越来越多。例如研究院科研一线有20个部门，每个部门设置多个课题组，每个课题组承担多项课题研究。在这种情况下，依靠人数有限的专职档案员深入一线进行文件资料的收集整理，显然是力不从心的。为了更好地做好科研档案工作，研究院组建专兼职档案员队伍，形成档案管理网络，以加强科研档案前端控制和工作指导。

科研兼职档案员作为档案管理网络的主要组成部分，是科研档案的基础单元，其重要地位由文件材料的原始性决定。科研兼职档案员活跃在科学研究的一线，非常熟悉课题研究工作的进展，熟知各类原始材料的形成和价值，经过科研兼职档案员收集整理的文件材料，更能保证科研档案的完整、准确、系统。因此，研究院要求科研部门从实际工作出发，在部门中设置主要兼职档案员和协理兼职档案员。主要兼职档案员配合专职档案员做好部门档案管理工作，协理兼职档案员分设在不同课题组，配合主要兼职档案员做好课题原始材料的收集整理工作。科研兼职档案员在部门内预先完成科研项目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研档案的预立档工作，这是做好科研档案工作的关键。

二、石化科研单位科研兼职档案员工作中存在的问题

（一）科研兼职档案员档案意识薄弱。研究院的科研兼职档案员普遍具有较高的学历，在部门工作中承担着科研工作。由于科学研究的复杂性，往往需要耗费大量的时间和精力，造成了兼职档案员对“兼任”的档案工作不够重视，缺乏做好档案工作的动力和魄力。一些科研兼职档案员认为档案工作不是自己的专业特长，不能体现个人的价值和能力，而把档案工作视为额外的、临时性的工作，造成兼职档案员档案意识薄弱，思想上不重视档案工作。当科研项目结束，需要归档时，科研兼职档案员才被迫“重视”档案工作，花大力气进行文件材料的收集、整理。预立档工作的滞后，往往造成事倍功半的后果，影响科研档案的质量，不利于科研档案工作的开展。

（二）科研兼职档案员业务素质不高。研究院科研兼职档案员由科研部门自行指定，一般是具有石油化工专业背景的人员担任，普遍缺乏档案知识，档案业务能力也不强。科研兼职档案员经常在归档任务下达后“临时”找专职档案员进行沟通，了解文件材料的收集范围、整理要求，邀请专职档案员进行预立档工作的现场指导。在完成归档工作后，科研兼职档案员又将档案工作搁置起来，不及时进行档案业务工作的经验总结，不开展档案知识的查漏补缺。如果科研兼职档案员队伍专业素质总是徘徊不前，将会阻碍研究院的科研档案管理工作水平的提高。

（三）科研兼职档案员人员更替频繁。科研工作具有不可预见性，一个课题从立项到结题，短的一两年，长的数十载，无法固定课题完成的具体时间，因此，在课题的进展过程中，可能会经历几任兼职档案员。科研兼职档案员的不固定，会使兼职档案员认为做好课题的预立档工作不是自己的责任，甚至相互“推诿”责任。科研兼职档案员的不稳定性，带来科研进展过程中各种文件材料散落在不同时期、不同科研人员的手里，人为的造成收集文件材料的困难。一旦有科研人员离职或退休，兼职档案员没有及时从他们手里收集文件材料，就会造成这些文件材料的缺失，造成该课题档案的不完整，甚至造成科研工作的断层。

三、解决科研兼职档案员工作中问题的办法

科研档案工作是否能做好，关键在于科研兼职档案员队伍的整体素质。提高科研兼职档案员的档案意识、业务水平、职业担当是提高科研档案员队伍素质的决定因素。

（一）加强宣传，提高档案意识。在信息化高度发达的今天，可以通过多种形式的宣传，提高科研兼职档案员的档案意识。在宣传方式上，可以是现场讲座，灌输档案意识；可以是画册展览，表现档案文化；也可以是网络社媒，推送档案信息……通过多种途径、多个视角，以不同的手段进行多维度宣传，不仅加大了信息的受众面，还满足了不同人的喜好，达到了加强宣传、扩大影响的效果，更有效地提高了科研兼职档案人员的档案意识。

宣传内容可以是介绍档案工作人员的先进事迹，学习榜样，宣传忠于职守、吃苦耐劳的档案人精神，传递正能量，提高科研兼职档案员的职业道德水平；可以是表彰优秀的科研兼职档案员，树立典型，用身边人身边事的方式，引导兼职档案员成长为一名合格的科研兼职档案员。还可以宣传档案的法制观念、保密意识，通过端正观念、加强意识，形成严谨细致的工作作风，学会用法制的手段维护科研档案的管理工作，保护好研究院的无形资产。

（二）加强培训，提升业务能力。加强对科研兼职档案人员的培训，提升科研兼职档案人员的业务能力，使得兼职档案员对科研档案实务操作熟稔于心，按照标准和规范完成文件资料的收集、整理，做好科研档案的预立档工作，逐步实现科研兼职档案员从非专业化向专业化的转变。

对科研兼职档案员的培训可以是集中培训和个别指导两种形式相结合。集中培训可以是开展培训讲座，以自上而下授课型的方式，将档案知识传授给兼职档案员；（下转第148页）（上接第131页）也可以是组织知识竞赛，以赛促学，以自学的方式，将档案知识消化吸收。个别指导可以是专职档案员对兼职档案员的档案工作进行现场示范指导，及时纠正工作中出现的问题；也可以是专兼职档案员借助社交媒体“一对一”进行沟通交流，例如微信、QQ、邮件等等，甚至可以通过视频“远程”指导工作。

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一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研活动中直接形成的具有查考价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1、档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3、档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的几点思考

1、增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2、认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

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“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。

一、中职学校档案管理的现状

为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:

1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。

2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置本文由收集整理访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。

4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。

5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

二、中职学校学籍档案管理的内容

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。

三、中职学校学籍档案管理的特点

1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。

2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。

3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。

4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。

四、加强中职学校学籍档案管理的措施

1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。

2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。

3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。

五、做好中职学籍档案管理工作的方法

1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。

(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。

(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。

(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。

2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。

3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。