财务档案管理要求范文

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关键词：高校;财务档案管理;信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年2月2日

高校财务档案管理信息化是指高校财务档案管理部门在科学收集、整理、归档、开发、利用、存储和管理各类高校财务档案时大量运用包括数字化、网络化在内的现代信息技术，最终形成财务档案信息资源科技含量高、财务档案资源存储便捷安全、财务档案信息查询迅速准确、财务档案管理全面电子化、财务档案载体实现环保无纸化的高水平的高校财务档案管理。目前，随着我国高校教育改革的不断深入和发展，高校财务档案出现了一些新的特点，如信息量增大、时效性增强、内容更新迅速、标准变动频繁等。高校财务档案的新特点不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战，而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求，而加强高校财务档案管理信息化建设无疑可以主动应对和适应这些新特点的有效措施，进而全面提高高校财务档案管理的现代化水平。

一、高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题

1、领导重视不够，基础设施投入不足。高校财务档案管理信息化建设成功与否在很大程度上取决于学校领导的重视程度。高校财务档案管理信息化建设是一项系统工程，是一个关乎高校发展全局的工作，做好财务档案管理信息化建设需要高校各部门的配合和协作。目前，许多高校领导对于财务档案管理信息化建设重视不够、认识还不全面，导致高校财务档案管理信息化建设速度滞缓。有些学校将财务档案信息化看作是财务部门的事情，档案管理部门仍然采用传统的管理模式，按照以往的思路办事，财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案，没有进行必要的归档和整理。此外，高校财务档案管理信息化建设的重视程度不够及认识不到位也直接导致高校在财务档案管理信息化建设方面投入的人力、物力明显不足，软件、硬件等基础设施达不到应有的要求，影响高校财务档案管理信息化建设的进程。

2、管理制度不完善，建设目标不明确。高校财务档案管理信息化建设的相关提议尽管早年就已经被提出，而且一些主管部门也为该项工作制定了相关制度规范，但大多数高校财务档案管理信息化建设的规章制度零散的见于相关部门的文件中，目前没有形成一套完整的规章制度体系，高校在进行财务档案管理信息化建设的过程中，缺少必要的理论指导与支持，导致高校财务档案管理信息化建设目标不明确、标准不统一，在一定程度上影响了财务档案管理信息化进程。由于没有统一的标准，高校在财务档案管理信息化建设过程中制定的制度、措施等多种多样、五花八门，财务档案管理信息化建设的各个环节也存在着这样或那样的问题，如何规范高校财务档案管理信息化建设已成为高校信息化建设的首要问题。

3、管理人员素质不高，缺乏相关专业知识。高校财务档案管理信息化对于财务档案管理人员提出了更高的要求，它要求财务档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识，这些知识缺一不可。然而，目前我国高校财务档案管理人员素质整体不高，缺乏相关的专业知识。我国高校从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少。一些高校财务档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员，缺少专业的档案管理知识和财务知识。此外，许多高校对于档案管理人员的培训和指导也不到位，既懂财务又懂档案，既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏，这在一定程度上影响了财务档案管理信息化建设的进程。

二、高校财务档案管理信息化建设相关策略

1、加强领导，完善财务档案管理信息化建设制度。毋庸置疑，领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者，领导信息化意识程度的高低决定了信息化建设的力度和深度。当前，高校领导者要全面树立科学的管理思想，摆脱传统思维的束缚，认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性。高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视财务档案管理信息化工作，建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度，如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等，积极推进高校财务档案管理信息化建设。此外，高校还应明确财务档案信息管理的管理职责，要以财务和档案管理部门为中心，其他相关部门积极参与，密切配合。财务部门负责财务档案的电子化、数据化，档案管理部门负责档案资料的网络化应用。

2、加大基础设施投入力度，构建财务档案管理信息化平台。基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络化，它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度，完善各种基础设施，如存储器、服务器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等，构建财务档案管理信息化平台。高校在构建财务档案管理信息化平台上，主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设。财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源;二是财务档案信息化数据库建设。财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等。

3、强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力。财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能，还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否，不但取决于工作人员的固有知识与技能水平，还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。因此，高校财务档案管理部门必须积极通过多种途径对财务档案管理人员进行业务培训，建立一支高素质的财务档案管理队伍，逐步改变当前财务人员队伍知识结构单一的局面，不断加强财务档案管理人员的技能培训，使财务档案管理人员的知识始终保持在前沿水平。另外，高校还要因地制宜地建立财务档案管理人员考核机制，通过各种激励措施激发财务档案管理人员的学习热情和工作热情，培养出一支高素质、高水平的综合性财务档案管理人才队伍，以适应技术发展带来的新要求。

主要参考文献：

[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企业与科技，2010.7.

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一、财务档案管理中存在的主要问题

在财务管理中，必然是存在一定的问题的，但是只要我们抓住重点，并且加以解决，就一定能够不断完善财务档案的管理工作。下面我们就其内部经常出现的问题加以阐述，希望能够为相关的财务工作人员提供思路，找出解决财务档案管理问题的方法。

1.对建立财务档案管理的重视程度还有待提高

企业不仅为国家创造了巨大的经济财富，还为人们提供了更多的工作机会，因此，企业的根本任务就是创造更大的社会价值以及经济财富。在这种趋势下，要想保证企业的不断发展，就应该加强企业的财务档案管理，财务档案是企业在发展过程中各种活动的一种书面表现形式，是一种依据，所以我们应该重视对这方面的管理，这样才能保证企业在规范合法的环境下运行，并且在市场竞争中占据优势，甚至是在激烈的国际竞争中占据一席之地，为祖国争光。可见财务档案管理的作用是十分重要的，在各种市场活动中同样也离不开财务档案管理的指导性作用，如果我们要想充分促进企业的发展，就应该将这一工作得到充分的重视，只有这样，我们才能在今后的工作得到顺利的发展。但是当前在财务档案管理工作中面临的首要问题就是人们的重视程度不够，甚至是不能形成有效的机制对档案进行管理，在这种情况下，企业领导如果没有形成高度的重视，没有用长远的眼观看待问题，那么企业在内部的财务管理中就很难得到发展，进而影响到企业整体发展水平的提升。

2.对相关法律法规的执行不积极

缺乏统一的财务管理标准，自从国家的《档案法》和《会计档案管理办法》颁布实施以来，经过多年的摸索实践，在财务档案管理上取得了一定的进步，但从整体的情况来看，许多企业的财务工作人员和管理者仍然对财务档案管理的认识和相关流程的实行自觉性比较差，导致最后的执行步骤不积极不到位。有些企业对于财务管理工作的认识以为只是银行业务上的转账、汇款等方式，更有许多的管理者根本就不知道财务档案建设是我国相关法律法规的硬性要求，严重阻碍了企业财务档案管理工作的开展。同时我们还必须清楚的看到，虽然国家立法部门已经为财务档案管理制定了相应的法律法规，但大都是宏观上的规定，多流于形式而已。

二、解决当前财务档案管理工作问题的几点建议

通过上文的论述，我们对企业的财务档案管理中存在的问题有了初步的认识，为了避免在今后的工作中不再出现类似的状况，我们就要找到行之有效的措施加以解决，将这项工作落到实处，要想促进企业的长远发展，财务档案管理是其内部源源不断的动力。

1.制定统一的财务档案管理标准

在进行财务档案管理的过程中，一定要遵循相应的管理制度，因为制度是保证工作正常运行的根本，如果我们不能按照制度办事，就很难对工作的效果具有统一的评判标准。无论是何种工作，相应的规章制度都是起到约束性的作用的，在财务档案管理中也是如此，制定规范化的、统一的标准是当前财务档案管理中的首要任务，建立相应的制度能够确保在工作中具有一定的依据，对企业在发展过程中的财务状况进行归档的整理，同时建立系统性的档案管理，也方便今后工作中对相关档案的查找，我们还要对财务档案加以保护，这样才能更进一步的加强财务档案的管理工作，为企业的发展做出贡献。在进行管理的过程中，还应该注意要将每一项开支明细仔细的进行记录，留有相应的备案，以便在日后的工作中进行查找。

2.加强管理者重视和财务档案管理队伍建设

第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，考核通过的人员才能继续参与岗位工作，考核不通过的应该给予一定的处罚，并要求继续参与学习，学习期间待岗，待考核通过以后才能再次上岗工作。另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，包括档案资料收集、分类、入档、登记等情况，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩，财务档案管理工作表现突出的工资待遇按一定幅度上调，表现较差的薪资待遇按一定幅度下调，只有这样才能让管理人员充分重视财务档案管理工作。

3.建立信息化的财务档案管理体制

规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定是企业工作的重点任务。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要在经营管理当中合理地使用财务档案，为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，企业要重视财务档案安全管理。对于财务档案，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准，同时能在企业内查阅的，应该尽量在企业内使用。企业内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的，除了经过档案管理部门的同意之外，还应该严格做好借阅登记，涉密档案材料只能查阅摘抄，不能复印。除了财务管理部门之外，其它部门工作人员没有财务档案资料的查阅权限，即便是公司的领导层，查阅权限应该也要受到严格的限制。

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关键词：财务档案管理;问题;对策

一、引言

自改革开放以来，我国经济飞速发展，经济体制改革也越来越深入，我国的经济体制也由原来的计划经济向着市场经济转变，这些都给我国的财务管理工作带来了全新的挑战。在这一时代背景下，企业要想获得长足的发展必须全面了解财务档案管理工作在新时期的工作要求和工作特点，并在创新思想的引领之下，大胆进行财务档案管理工作改革，建立适合企业发展的新型的财务档案管理机制。

二、财务档案管理中存在的主要问题

1.不重视财务档案管理工作。对于企业而言，财务档案是企业开展各项经济活动的重要表现，也是日后解决各项财务纠纷的重要依据。对于国家而言，财务档案也是国家相关部门进行监督检查、打击违法犯罪的有利武器。所以，财务档案管理工作尤为重要。但是在当前的财务管理工作中，财务管理工作存在的突出问题就是人们不重视财务档案管理工作，不能对财务档案实行有效的管理。甚至很多的管理者在传统财务管理观念的影响认为财务档案应该严格保密，不宜让外界过于了解，并没有建立相应的财务档案更不会对其进行管理。还有一些企业虽然建立了财务档案管理体系但根本就不对财务信息进行分类整理，使得财务档案管理工作流于形式。2.不积极执行国家相关法律法规的规定。我国《档案法》和《会计档案管理办法》等相关法律法规的颁布实施促使我国的财务档案管理工作取得了很大的进步。但从整体来看，很多的管理者以及财务档案管理工作人员积极履行国家相关法律法规规定的意识不强，使得规定的执行落实不积极不到位。甚至有些管理者认为财务管理工作只是银行转账、汇款等方式，更有一些管理者不知道建立财务管理档案是我国相关法律法规的强制性要求。这些问题的存在都导致了部分管理者和工作人员在进行财务档案管理时不能积极高效的执行国家相关法律法规的规定，严重阻碍了财务档案管理工作的有效开展。3.缺乏财务档案管理的制度性规范。很多企业对于财务管理工作往往有着明确规范的制度，但却缺乏对财务档案管理的制度性规范，对财务档案管理工作的内容和职责并没有一个明确具体的说明。这就导致了很多企业的财务档案管理工作是依照财务管理工作进行的，这就使得财务档案管理工作的针对性、约束力较弱。这一问题的存在也成为限制财务档案管理岗位充分发挥其职能的重要因素。4.缺乏统一的管理标准。与西方发达国家相比，我国的财务档案管理工作起步较晚，所以我国的财务档案管理工作还存在一个突出的问题，那就是现阶段我国的财务档案管理工作缺乏一个统一的管理标准。虽然国家相关部门制定了有关财务档案管理工作的相关法律法规，但这些规定往往是一些宏观性的规定，指导意义不强。5.信息化水平低。在科技发展的推动之下，现代社会已经进入了一个信息时代，信息技术被广泛应用于各行各业，极大的方便了人们的工作和生活。但在现实的工作中，很多企业尤其是中小型企业财务档案管理工作的信息化水平较低，仍然沿用传统的纸质档案管理模式，不仅成本高而且工作效率低下，限制了企业财务档案管理水平的提高。

三、改进财务档案管理工作的具体措施

1.转变思想，高度重视财务档案管理工作。提高财务档案管理工作的工作成效，必须首先转变管理人员的思想意识使其高度重视财务档案管理工作。只有转变管理人员的思想才能促使其积极的投身到财务档案的管理工作中去，从而积极落实国家、企业对于财务档案管理工作的相关规定，提高财务档案管理工作的成效。除此之外，高度重视财务档案管理工作不仅是财务档案管理人员的职责也是企业的职责，企业也应该高度重视财务档案管理工作，加大对财务档案管理工作的投入力度。通过增加预算、加大投入、优化部门结构等形式，切实的提高财务档案管理人员的积极性。2.规范财务档案管理制度。规范财务档案管理制度不仅是要建立明确的财务档案管理制度，更重要的是要加强对财务档案管理制度的执行监督。加强财务档案管理制度的执行监督主要应从以下两方面入手：（1）加强对财务档案管理工作的培训。企业应该选定专门负责人对参与培训的财务档案管理人员进行严格的考核，考核合格的人员可以继续上岗工作，考核不合格的人员应该继续学习培训并接受一定的惩罚，待考核合格后方能再次上岗工作。（2）在财务档案管理制度中应该明确规定相关的监督处罚措施。企业应该对财务档案管理工作人员的工作进行定期检查，这其中包括档案资料的分类、入档、登记情况等，管理人员必须严格依照国家的相关法律规定做好财务档案的立卷、归档和保管工作。3.制定统一的财务档案管理标准。财务档案管理工作的有效开展需要遵循一定的管理标准，如果财务档案管理工作没有一个统一的标准我们就无法评判财务管理工作的有效与否。所以，制定统一的财务档案管理标准是当前改进财务管理工作的重中之重。统一的财务档案管理标准使得财务档案管理工作的开展有据可依，促进企业财务档案管理工作的有序进行。需要注意的是，在进行财务档案管理工作中一定要仔细记录每一项开支明细，以方便日后的查找。4.提高财务档案管理的信息化、数字化水平。在当今时代，信息技术的应用越来越普遍，改进财务档案管理工作的重要内容就是要提高财务档案管理的信息化、数字化水平，从而有效提高财务档案管理工作的效率。比如，在传统的财务档案管理模式中，如果需要查阅某一个部门或者某一年的财务档案需要工作人员花费很长的时间才能够找到。这种传统的财务档案管理模式不仅费时费力而且效率低下。而现在通过信息化和数字化的方式可以直接通过电脑快速查找到所需要的资料，省时省力效率高。不可否认的是，这一目标的实现首先需要将纸质档案进行数字化的存储。5.科学考核和评价财务档案管理人员。财务档案管理工作的实施需要依赖财务档案管理人员来进行，提高财务档案管理人员的工作积极性进而提高财务管理工作的成效就需要对财务档案管理人员进行科学的考核和评价。考核的内容应该充分体现财务档案管理工作的特殊性和系统性，考核的结果应该与财务档案管理工作人员的工资、福利待遇等结合起来。所以，企业应该细化考核标准，不断完善考核内容，并将财务档案管理人员的工资态度、信息哈技能、工作成效等有机的结合起来，进一步提高财务档案管理人员考核、评价的科学性。

四、结语

综上所述，财务档案管理工作对于企业的长足发展和国家经济社会的稳定有着深远的现实意义，应该受到人们的普遍关注。国家应该加快制定财务档案管理的统一标准、完善财务档案管理方面的法律法规；企业也应该从思想上高度重视财务档案管理工作，积极提高财务管理工作的信息化、数字化水平，从而共同推动我国财务档案管理工作的发展，切实提高我国财务档案管理工作的成效。

参考文献：

[1]张晓红.财务档案管理中存在的问题及对策探讨.办公室业务,2016(5):77.

[2]刘丽华.财务档案管理中存在的问题和对策研究.人才资源开发,2016(10):183.

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1高校财务档案管理的主要特征

高校财务档案管理的特征主要表现为：（1）财务档案由财务部门归集，一般是先在财务部门保存1～2年以后，才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放，移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。（2）高校财务档案既是高校档案的重要组成部分，又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。（3）在高校财务实务中，财务?n案主要包括两方面的内容：一方面是会计核算的专业材料，另一方面，是财务收入票据类。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况，完整地反映高校财务状况。（4）随着高校财务会计电算化的普及，会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存，还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。

2高校财务档案管理存在的主要问题

2.1财务档案管理制度不完善、机构不健全的问题

《会计法》规定，出纳人员不得兼任会计档案管理。目前。高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案，一般情况下，往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案，分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料，各自为政。这对财务的内部控制的实施，防止经济犯罪都有不利的影响。即使档案管理由专人负责，也片面的认为档案只要做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了，这与财务档案的规范化管理还存在一定的差距。

2.2财务档案管理的认识问题

财务档案管理工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护高等学校各项工作的正常、顺利运转、随着高等学校不断扩大办学规模，逐步深入教育改革，高校开始拥有越来越多的自主权，财务档案管理作为高校管理工作中极其重要的组成部分，却是高校管理中的薄弱环节。目前，相关很多档案管理人员没有认识到财务档案管理工作对高校发展的重要性，只关注了档案管理的形式，而对档案资料的收集。资料的整理缺乏应有的重视，导致很多重要的财务档案信息流失或失真。

2.3财务档案管理人员素质问题

素质是一个综合性的概念，其包含了文化知识、业务水平、法律常识、职业道德等一系列重要的要素。从事高校财务档案管理工作，不仅要拥有档案管理相关的专业知识，而且要能够将纸质的财务档案转化成电子的财务档案。

3加强高校财务档案管理的措施

3.1健全完善财务档案管理制度与机构

（1）做好档案管理工作的制度建设、制度规范人，人遵守制度，这是高校制定制度来保障财务档案“规范化”管理的初衷、高校应依据《档案法》和《财务档案管理办法》等文件规定，结合实际情况，制定并颁布一系列法律法规，不断完善财务档案管理的归档制度、保管制度、查阅和复制登记制度、销毁制度、立卷制度、岗位责任制度、移交制度等，努力克服人员编制和机构设置两者之间存在的矛盾，使高校的档案管理工作能够真正的做到有章可循，有法可依，确保了财务档案管理的权威性。（2）实现档案管理部门的独立性，档案管理不能隶属于其他职能部门或与其他部门合并，高校应设立独立的档案管理部门，确保其工作范围足够广泛，增强独立性、权威性、根据高等学校的办学规模，确定专门负责财务档案的管理人员，管理人员一方面要遵守财务相关资料的保密原则，另一方面要保管好财务资料，对所有的财务制度、财务文件、会计凭证、会计资料等妥善保管，按时归档，避免丢失。

3.2增强财务档案管理的认识

（1）加强对档案管理工作的认识，大力宣传财务档案管理工作对高校发展的重要性，使所有人员都能够真正的了解到高校所面临的严峻形势和档案管理的各项要求。高校财务档案管理工作的相关人员非常重要，要形成档案管理人人有责的氛围。（2）组织高校负责人、档案管理人员以及其他相关人员进行定期或不定期的培训。通过对财务档案管理工作重要性的宣传，引导他们的思想，提高高校负责人、档案管理人员以及其他人员的档案管理意识，使所有人都能够认识到档案管理工作不只是领导和财务部门的事情，而是与所有人息息相关。此外，财务档案管理人员的工作不仅仅是审核、监督、并管理好财务档案，而是要加强对整个财务工作的监督作用，全心全意为财务档案的管理工作做好服务，发挥好档案部门的监督和协调作用。

3.3全面提高财务档案管理人员的综合素质

（1）配备专业的财务档案管理人员。从事档案管理的人员既要拥有档案管理的专业知识，也要具有较高的业务能力。随着高校办学规模不断扩大，财务档案数量的逐渐增加，对档案管理人员也提出了越来越高的要求：一方面，档案管理人员要对会计或审计的专业知识熟练掌握，另一方面，对于档案工作中涉及到的管理、经济、计算机、法律等相关的内容，也要有一定的了解，能够很好的应对各种情况的发生，财务档案管理人员要成为具有各方面综合知识和能力的“多面手”，而不是单一的档案管理人员，这样，才能推动档案管理人员队伍的多元化。（2）规范职业道德，提高对财务档案的管理水平。首先，结合高校的实际情况，建立一套关于职业道德的规范体系，进而使档案管理人员都能够做到目标明确，整体观念大致趋同。其次，制定《高校财务档案管理人员职业道德规范》，并使其与高校制定的法律法规等保持一致，成为高校对档案管理人员的主要道德准则。同时，管理者应该明确的向教职工传达道德规范，并且在自己的言谈和行动中不折不扣的表现出来，不失时机的对教职工进行宣传和教育，大力推广高校所制定的道德规范制度，使其明确了解哪些行为是可以接受的，哪些行为是不可以接受的，当遇到不道德的行为时应该采取什么样的行动来规避这种行为的发生。

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在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录处理；对凭证的制作、审核、汇总、登帐、确认均由计算机自动完成打印输出，借贷平衡等工作也由计算机自动完成，同时可以根据需要生成各种会计报表，提高了财务人员的工作效率，也避免了计算加总等工作出现的错误。在保存方式上，保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空问，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。

二、企业财务档案管理中的现状

企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触涉密财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。

三、企业财务档案管理信息化问题的对策建议

1.提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件。

2.强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。

3.规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。

4.搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。

5.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。

6.搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。

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会计工作是企业的重中之重，是保证资金能够顺利运转的基础。进入二十一世纪以来，为了适应现代企业战略管理的要求，并不断推动财务职能的转变。我们将会计的档案管理工作与新的网络数据库技术充分的结合了起来，推出了财务共享的模式，极大的促进了档案管理工作的进步。本文对相关问题进行了探讨。

财务转型和财务共享模式的介绍

改革开放以来，我国确定了市场化经济为我国主要的经济模式，经济迅速增长，实现了跨越式的发展，在经济发展的同时，也意味着财务的转型和发展。我国的财务工作从多种记账方法逐渐统一到借贷记账法，并随着一系列的政策出台，为我国的财务管理工作提出了新的要求和标准，也使会计工作能力和效率有了很大的提高。此外，随着企业规模的不断扩大，企业的财务管理也有了升级和革新，企业的财务组织开始摆脱了原油的狭隘职能，转向以股东价值创造为基础并参与公司战略。企业财务转型呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务支撑、优化财务组织、降低成本等特征，并逐渐重构更加高效精简的企业财务组织。而财务共享模式正式在财务转型的指引下，形成的以信息技术为主要手段，实现财务信息共享的管理模式。

财务共享模式对企业会计档案管理环境的影响

会计档案管理工作是企业财务工作中非常重要的一部分，根据国家规定，会计档案是指会计凭证会计账簿以及财务报告等专业材料，记录并反映了单位的经济状况，一般来说，一个企业的会计档案都要进行正式的立卷、归档以及保存的工作，以备以后的使用和查找，同时，要安排专人进行负责，保证档案能够被妥善的管理，防止造成失窃秘的情况。当档案已经确定不再使用之后，我们要及时进行销毁。传统的财务档案管理主要是依托于纸质版，其管理难度和保存难度都比较大，而随着科学技术的不断发展，我们将计算机和网络技术逐步运用到了会计档案的管理当中，形成了目前的财务共享模式，同时，企业的财务工作量变得越来越大，很多企业建立的了财务共享服务中心，这样，大部分的财务职能就都集中到了一起，使财务工作效率大大的提高，同时，电子化和集中化的会计档案管理，也极大弥补了纸质档案管理的不足。

财务共享模式的建立使企业的财务有了更加精细化的管理模式，为会计档案管理环境带来了很大的变化。首先，是管理体系的变动，财务管理的集中使以往较为混乱的管理模式转变为了以财务服务中心为主体的新型管理模式，同时，传统的会计档案管理也由分散变为了集中管理，并利用电子档案的形式弥补了纸质版档案的不足。其次，是支撑系统的变迁，目前，我国大多数企业已经形成了电子会计档案的系统，将以往纸质版的档案通过扫描或者是拍照的形式转变为了电子档案，其良好的可查找和处理性为会计的工作提供了极大的便捷。第三，就是流程管理变得越来越复杂。在财务共享的模式下，会计档案的产生链条变得越来越长，同时，会计答案的形成也从单纯在经营单位所在地延伸到了财务共享服务机构，这就使档案管理工作的过程变长，环节变多。第四，是责任主体的变更，从原来的单一财务部门的管理，到目前的财务共享服务中心的共同管理，使财务责任的主体发生了变更，也就对监理工作提出了更高的要求。

财务共享模式下会计档案管理的建议

针对目前的财务共享模式，我们要采取一些更好的手段，对会计的档案管理进行优化。我们要利用当前的先进技术手段，对关键的关节进行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系统，不断提高管理能力和水平，做好会计的档案工作。

建立统一的会计档案标准化、数字化的处理平台。财务的共享模式从根底上将就是要实现财务信息的统一化管理，并利用数字化和媒体化的技术实现更为便捷和快速的管理。这就要求我们要建立统一的会计档案标准化和数字化的处理平台，建立档案的接受、传递和处理储存为一体的网络管理系统。目前，我国的档案管理工作已经逐步转型到电子档案的管理上，但是由于各类企业的要求不一，所以，标准化和数字化的推进并不够深入。在接下来的工作当中，我们要结合当前的会计档案管理规定，推动国家或者地区的档案统一管理标准，并将这一标准与数字化的管理系统充分的结合起来，不断加深会计档案管理工作水平。

建立系统化的管理制度体系。随着我国对会计答案管理工作的越来越重视，逐步出台了一系列的管理规定，对档案管理进行了统一的要求。但目前数字化的技术和手段不断深入，对会计档案的管理工作形成了很大的冲击力，也促进了管理制度体系的建立。第一，是要建立会计档案的归档制度，所有的档案要以统一的标准进行归档工作，并进行记录和副本的保存，防止出现丢失的问题。第二，是要建立严格的使用手续制度，如果需要查看和使用档案，要严格的落实手续制度，保证安全。第三，是要对档案进行定期的备份。

加强关键环节的风险控制与安全防范。随着财务共享模式的不断深入，我们最为关心的就是会计档案的真实性和安全性，所以，我们在关键的环节上要采取合理的手段进行防微杜渐。首先，我们要建立一个专门的监理小组，对档案在的真实性进行排查，因为在纸质档案变为电子档案时，存在一定的差错。第二，就是要长期建立安全保护的机制，设置专门的房间和责任人对会计档案进行负责，要查看的必须履行对应的手续，并承担出现问题而造成的损失。此外，就是要防止一些客观的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

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关键词：财务档案；管理；问题；措施；

中图分类号：F253.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

一、财务档案管理工作中存在的问题

改革开放后，我国社会经济不断发展，并在各方面取得了巨大进步。各项管理工作也逐渐完善起来，并取得了很大成就。财务档案管理作为管理工作的重要组成部分，也在不断进步，取得了很好的成绩。但在管理工作中依然存在很多问题，主要有以下几点：

（一）缺乏财务档案管理意识或管理意识薄弱。记录单位财务信息的的财务档案是本单位运营情况的真实写照，财务将各种财务信息收集并整理归档，使之成为单位管理人员进行科学决策的重要参考依据。但是很多财务管理人员或者企单位的管理层缺乏财务档案管理的意识或者财务管理意识薄弱，导致很多财务信息的遗漏或遭到损害。其中不乏重要的财务资料和信息，这些财务资料和信息的遗失或损害会直接或间接影响单位的正常运行，从而给单位造成不同程度的经济损失。

（二）缺乏专业管理人员。目前，只有在大型企事业单位才设有专门的人员来管理财务档案，并在财务档案管理工作上有明确的分工。其他企业很少设有专门的工作人员管理财务档案，且管理分工非常混乱，管理部门之间、管理人员之间的职责分工不明确。管理工作的缺位、越位、错位等现象普遍存在。

（三）财务归档工作不规范。目前很多单位的财务归档工作不规范，难以实现全面归档和全面管理。归档的内容大多只限于收集凭证，制作账表等简单的管理工作，对单位经营的各种合同、登记凭证等缺乏有效的管理，或者对档案资料归档不合理，保存不完整等。而正规的财务档案管理工作除了对账表及报表的进行归档外，还应对企业单位的经济合同、各类票据领用登记表、资产评估报告、检验资产报告、各种审计报告等进行归档，并送往专门的档案室保存完整。目前财务档案管理工作中存在的这些不规范行为，企业领导应引起足够的重视。

（四）财务档案管理的基础设施不完整。属于财务档案管理的档案资料宜储存在专门的档案室，以便整理归档和查找。但目前我国大多企业单位，除一些大型企事业单位外，没有设立专门的财务档案管理室进行档案管理。或者即使设有档案室，但里面的基础设施也相当有限，有些只有档案架子和桌椅.

（五）财务档案的管理体制不完善。实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。

（六）从事财务档案管理的人员不专业。实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。

二、对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见

（一）强化财务档案管理意识。首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。

（二）设立专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作关系企业单位领导的决策，针对很多单位领导忽略财务档案管理工作的行为，建议管理者重视财务档案管理工作，并设专人负责该项工作。重视培养财务档案管理人员的专业素质，组织相关的培训，提高管理人员的业务能力。使其掌握财务档案管理的流程，并注重细节，将档案编号入册，便于查找。若企业的档案不多，则可将整理好的档案统一交至档案室储存，并分类摆放。

（三）注重财务档案的分类。利用先进的信息技术，将财务档案资料科学归类，建立财务档案数据库，逐渐转化旧的管理模式，实现电子文件归档的电子化，是财务档案管理的必然趋势。财务档案分类细化，

（四）定期培训，提升财务档案管理人员素质。一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。

（五）完善财务档案管理的基础设施。完善财务档案管理的基础设施，并加大对基础设施建设的投入是提高财务档案管理的有效途径。如设置专门的财务档案管理室，并优化档案室环境，完善档案室的基础设备，这些基础设施的配备和完善，是提高财务档案管理水平的有力保障。

总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。

参考文献：

[1]崔剑非.企业财务档案管理和企业经济发展[J].档案管理，2008（05）.

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当前，信息化建设已经成为推进中国特色军革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。

一、军队财务档案管理信息化的紧要性

在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。

军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。

电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

二、军队财务档案管理信息化的主要内容

一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。

二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

三、军队财务档案管理信息化的基本措施

财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。

一是领导高度重视和大力推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。

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关键词：会计档案问题对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够,缺乏充分的认识,意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。

3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

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会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表，以及其它会计资料等专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供祥尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考，通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理中存在的问题

(一)对会计档案管理工作的重要性认识不够。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,只注重内部财务项目的实施,认为只要出具了财务报告,提出了财务意见,作出了财务决定,该财务项目就结束了。目前，大多数单位的财务人员虽然熟悉账务处理，但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性，不重视财务档案管理的培训。在实际操作中，每个财务人员都按自己的一套方法去管理，造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化，没有一套固定而完整的管理制度，从而影响了整个单位的管理。

(二)会计档案管理制度不够健全。设置会计档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

(三)会计档案装订、立卷、归档不规范。会计档案管理不规范:第一,有些单位不能及时装订会计凭证,而是将会计凭证随意放置在办公桌上,或长时间放在一个纸盒里;第二,装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，第三，相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作,形成会计人员对会计业务非常熟练,但对档案知识,特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少,同时档案管理制度也不完善,没有配备专人管理会计档案。

（四）会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

（五）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

（一）提高档案意识，加强规范管理。实践证明，要管理好会计档案，首先，要改变传统观念，对会计档案有一个正确的认识；其次，要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。

（二）要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

（三）落实责任，明确分工；确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、装订、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强，所以单靠一个管理员的力量是不行的。财务处各岗位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性，建立良好的服务网络，按照分工合作、密切配合的原则，落实责任，相互协调，保证会计档案管理工作的顺利进行。