高效档案管理范文
时间：2023-04-28 08:43:08
导语：如何才能写好一篇高效档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
关键词：机关档案管理；意义；问题；对策
档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。
(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。
二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。
(二)档案管理模式落后
目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
(三)档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、档案管理科学化的若干对策
档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。
2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。
3.积极开展业务培训和指导
档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
4.积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
(二)机关单位自身层面
1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。
2.构建科学化档案管理机制
只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。
3.科学利用信息化手段
在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。
参考文献：
[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界,2007(6):24.
[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报,2007(4):35-37.
篇2
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。
与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。
1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。
2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。
3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识
高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。
2.服务对象受限
很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。
3.技术水平落后
由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。
4.归档工作不科学
大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。
5.安全性有待提高
由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识
工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。
2.提高服务效能
服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。
3.提高队伍专业素质
加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。
4.提高归档科学性
归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。
5.提高管理安全性
安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。
电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.
篇3
【关键词】信息时代；高校人事档案；档案管理
一、信息时代的特征
信息化的不断发展，得益于科学技术的不断进步，以及世界上各个国家之间的联系的不断密切。信息化进程的加深与时代的发展是一个相互促进的关系，双方是彼此前进的有力支持。各个地区之间的联系在不断地加强。信息的传递速度也随之在不断地提高，在无形中提升了信息的价值。信息化正以其独特的优势得到越来越多的人的欢迎，信息化工程的建设正在如火如荼地进行着。信息化正在被医院、学校等各个领域应用到自身的建设中。信息化程度的不断加深，促进了信息在不同地域之间的传递，方便了人们对信息的了解。在速度竞争不断激烈的时代中，信息化的发展在无形中提高了信息本身的价值。各个企业之间随着信息化程度的不断加深，交流与合作也变得更加的顺畅和高效。
二、目前高校在人事档案管理方面的工作现状
在现阶段我国的高校在建设的过程中，较为重视对教学、环境等方面的工作，但是人事档案这个较小的部分，往往不能够引起高校领导者的重视。对于高校的人事档案管理工作来说就缺乏了有效系统的领导和管理。
（一）缺乏管理意识，管理方式单一
在很多高校中，没有对人事档案管理的工作有一个正确的认识，还停留在较为落后的阶段，没有注意到这项工作的重要性。在很多学校，因为受到工作人数等条件的限制，缺少专业的管理人员对人事档案进行管理，往往只是由相关人员进行兼职管理。很多管理者认为人事档案只要在需要的时候能够查找得到就是完成了这份工作。就是这种较为落后的管理意识，导致目前我国有些高校的人事档案管理工作没有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和运用。在现在很多的高校对人事档案的管理一般还是采用传统的纸质实物形式，并没有采用拥有跟多先进优势的大数据方式。这样的管理方式在信息化不断发展的时代显得较难适应时展的要求，有的时候会给一些需要进行档案查阅的工作带来一些不必要的麻烦。
（二）缺少专业人才，管理系统不完善
专业化的技术型人才对于不断发展的信息化高校人事档案管理显得尤为重要，但是目前我国在这方面的专业人才比较紧缺，这可能与档案管理工作的枯燥性有一定的关系。此外，对档案管理工作的重视程度较低，导致目前我国具有较高能力的专业人才较少，目前只能寻找一些有一定工作能力的人员来进行相关的管理。另一方面。由于资金、地域等的限制，我国高校目前的人事档案管理信息系统的建设有很大的不足，存在着系统建设不完善、管理不到位、技术应用不过关等一些问题。只有不断的建设和完善我国的高校人事档案管理系统，才能促进我国高校人事档案管理逐渐地走向正规化和合理化。
三、针对目前我国高校人事档案管理中存在问题的解决办法探究
信息化已经成为这个时代的重要标志，各个领域都要在不断地将信息化应用到实际的工作中，这样才能跟紧时代前进的步伐，不断地前进。虽然目前在我国高校人事档案管理工作中仍存在着一些问题，但是我们要结合时展特色，来进行有效的解决。
（一）重视档案信息管理，提高档案管理意识
在现阶段我国的档案管理工作还没有得到相关领导的足够重视，我们要通过有效的宣传手段，进行关于高校人事档案管理工作重要性的宣传，提高人们对档案管理工作的认识。加强档案管理工作的意识。基于信息化的不断发展，在进行人事档案管理的过程中，要不断地更新工作方式，适应时展的要求。
（二）注重管理人才培养，完善档案管理系统
在现如今人才竞争如此激烈的环境中，人才成为了一种重要的资源。在进行高校人事档案信息化建设的过程中，也需要很多的专业人才的支持。为了能够更好地培养人才和留住人才，高校要制定相关的制度，促进内部人才的培养。在管理的过程中要强调科学的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的资源不断地加强和完善人事档案管理系统的建设，这样可以方便档案信息的管理和运用。
四、结语
在历史的长河中，人们通过每个时代特有的方式记录下来重要的事件的发生。在先进科学技术的作用下，在新时代人们有了新的记录信息的方式。我们要将这种先进的方式应用到实际的工作中，在进行高校人事档案管理工作中，就可以应用新的大数据的思想，建立起能够更好地保护信息、促进交流的信息管理系统。让先进的科学技术真正的为人民服务。
参考文献：
[1]高小丽.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技,2013(28).
篇4
关键词:高校人事档案管理 档案管理意识 规范性管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
加强高校人事档案管理的必要性
高校人事档案管理是高校组织、人事管理工作的重要内容,是干部、教师队伍建设的基础，也是衡量一所高校工作质量的标志之一。高校人事档案管理为高校改革、发展、稳定提供服务，是落实干部政策、选拔干部、调整工资、解决待遇、通过国家教学水平评估等工作的重要依据，影响组织、人事工作的宏观决策,直接关系到教职工本人的切身利益。高校人事档案管理将关系到高校人才队伍建设, 是高校“知人、用人”的重要依据。
高校人事档案管理的现状
1、档案管理人员人事档案意识薄弱 ，对高校人事档案管理的重要性认识不够。 长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。 因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。
2、目前高校人事档案基础设施建设滞后,档案室面积狭小、设备简陋、管理人员数量不够,许多高校达不到国家规定的编制。许多档案管理人员专业化不够、培训不足,影响了高校人事档案管理科学化、现代化。一方面,高校人事档案管理涉及的事务繁杂,并要做到高度保密、随叫随到,另一方面,不少高校的人事档管理人员职务、职称晋升困难，待遇偏低,许多专业人员不愿到档案室工作。同时,由于高校教师等专业人员的流动非常频繁,高校对档案的利用,以至于依赖程度在增强。高校几乎所有与教职工相关的工作都需要人事档案提供相关信息。
3、档案管理人员存在年龄较高,学历层次较低，专业化知识不足。高校的档案管理人员中只有少部分档案专业毕业,其它专业毕业的管理人员其学历也大多是中专毕业。年龄较高,学历层次较低是这些高校档案管理人员的明显特点。非档案专业的毕业生缺乏专业知识与技能。档案员所学专业不对口,有的只取得档案管理专业方面的单科合格证。实践也充分证明,这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式无所适从,其在档案管理中很难胜任此项工作。
4、高校人事档案材料准确性、规范性、及时性有待加强。教职员工人事档案材料的真实性、完整性难以保证。在许多人事档案材料中，我们看到部分内容是经过干部本人或者是相关管理人员人工填写上去的，例如出生年月、工作日期、入党日期等情况。但是在实际工作中，我们经常发现很多人事档案的部分内容出现前后不一致的情况，并且存在较多错误。例如：一个人不同档案中的出生年月能够相差好几年，出现了许多次前后不一致的情况，这为职工管理工作造成了许多阻碍；另外，高校干部经历、干部任职时间、工资调整与数额等方面也经常出现误差。我国组织部出台的《干部档案管理条例》中明确规定了，“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。然而，现实的高校人事档案材料中，普遍存在着缺少加盖的公章、签字，字迹并不符合国家规定的档案材料，尤其是院校新调进来的教职员工，人事档案材料内容可谓是五花八门。例如有些履历表并没有填表年月日期以及本人签字，也没有上层组织审查意见与公章，部分考核表也存在着诸多类似的问题。部分人事档案材料中字迹有圆珠笔写的，有蓝色水笔写的，甚至有铅笔写的，这些诸多不合格的人事档案材料不但增强了人事档案材料管理的难度，也使得人事档案材料不完整。
加强高校人事档案管理的对策
1、提高认识，加强领导，重视发展，加大投资。高校应成立档案工作领导组，提高党委对人事档案管理工作的重视，专题研究人事档案工作，必须做到认识到位、组织到位、措施到位，将档案工作与学校的长远发展规划、教师职工队伍建设、干部队伍建设、退休人员管理、年度计划及相关部门的职责考评相结合， 同步发展，定期召开专题会议，学习有关文件精神，总结档案工作中遇到的问题， 不断探讨和研究工作中出现的新情况、新问题并提出可行性方案并付之实施。 同时，还需加强对人事档案管理工作的宣传力度，将人事档案管理工作放在高校发展建设中的重要地位并充分发挥其作用，切实提高教职工的思想认识，认真对待档案材料，将自己的实际情况收录于档案之中，自觉禁止弄虚作假。 加大投入，加强和完善基础设施建设，改善基本条件，建立人事档案专用库房，实行档案室、阅档室、办公室的分开，同时建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行考核管理，建立“ 定性、定量、定质” 的标准化管理，配合人事管理制度改革的进度，为促进高校人才合理流动做出贡献。
2、实现高校人事档案管理的标准化。人事档案工作的标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制,以获得最佳档案管理效益,既要建立和完善人事档案的术语、代码、分类、计量、统计等基础标准,也要建立和完善档案的收集、整理、编目、检索、鉴定等技术标准。高校人事档案管理的标准化,就是按照国际通行的做法管理和处理档案,使档案材料的归类、借阅和保护制度符合国家和国际标准。标准化也意味着规范、科学、人性化,是档案建设和管理的时代要求。
3、实现高校人事档案管理的规范化。高校人事档案的规范化,就是根据档案管理的相关制度和要求建设和管理档案,严格按照制度和国际通行的做法进行档案材料的收集、归档、整理、转移、查阅和保护。由于档案的类型、功能、时效性等存在 差异,因此,应该制定不同的规范和制度,促进档案与档案管理工作不断走向科学化、现代化。《干部档案工作条例实施细则》对工作体制、人员配备和职责,内容及分类,管理范围,材料收集、鉴别和归档,档案的整理、保管与保护,提供、利用和递转等,都有严格的要求和规定。这些规定是人事档案管理走向规范化的重要保证。高校人事档案应该严格按照这些规范进行管理。
篇5
（一）缺少完善的管理体系
如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在逐步建立了档案管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。
（二）?w档存有分散性
高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。
（三）电子文档丢失现象
信息化时代，也很容易出现电子文档丢失。由于在高校中，有的电子文档是由各个部门汇总而成的。但是，恰恰因为各个部门都各行其是，才致使电子文件丢失或重复存储，虽然很多高校不断提高了办公信息化，加强了办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备不健全，所以导致了很多文档的丢失，以及不能及时归档。
二、加强高校档案中电子档案的应用
（一）提高电子档案管理人员的素质
随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。
（二）强化规范操作流程，完善管理机构
首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。
（三）优化服务方式，拓宽电子档案管理功能
档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，充分运用信息技术、多媒体技术、光盘技术，坚持档案管理便捷、快速、个性化，真正实现电子档案资源安全性共享。其次，合理妥善保存电子档案信息，可以储存在光盘里，实现计算机技术具体操作，档案管理人员坚持“以人为本”的服务准则。构建网络在线高效服务体系，提供在线咨询服务，更好地服务于电子档案管理。
（四）为电子档案创建安全的网络环境
高校在进行电子档案管理的过程中，必须严格控制网络环境，保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理，定期对硬件系统和软件系统进行升级，保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份，防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中，可以通过建立身份验证、网络防火墙、病毒预防和数字签名等，对查询和复制档案信息的人员进行身份验证，严格防止有人恶意拷贝文件。
（五）加大对电子档案应用资金的投入力度
随着电子档案在高校档案管理中应用的发展趋势，在信息技术时代，加大科技经费投入显得尤为必要。只有这样，高校档案管理才能有序地进行。如何通过资金投入促进电子档案管理的发展？我们主要可以采取以下办法：作为一所大学，我们必须加大对现代设备的投资。例如，使用计算机检索更方便，档案数据可以通过缩微胶片、扫描技术等有效地加以保护。只有运用现代高科技手段，才能有效地提高电子档案在高校档案管理中的应用效率，从而有效地克服过去档案工作的落后。因此，增加现代化设备是十分必要的，同时也能使整个高校档案管理工作朝着更加现代化的管理模式转变。
篇6
关键词：电子档案 优缺点 具体应用
一、电子档案的主要特点
第一，电子档案是数字化形式，信息与载体可以分离。电子文件信息以数字信号方式存在，而非之前的固定实体状态，可以在不同载体之间存在与转换。第二，电子档案对计算机有依赖性。电子文件运用数字代码，需要通过计算机机读与识别，并依靠计算机保证电子文件的可读性与保管性。第三，电子档案信息存储具有快捷、高密度与共享性。电子档案可以利用计算机实现快速、有效、多方位的组合，通过压缩技术增大信息存储容量，并可以根据不同需求进行分类。并且，一份电子档案可以同时被不同地方的不同人使用，增加了其使用价值。第四，电子档案保管条件要求相对较低。电子档案信息的内容与形式相对独立，方便数据更新与修改，可操作性强，对环境的温度与湿度等要求比较低，但纸质转化为电子档案时容易失真。
二、高校电子档案管理的优缺点分析
1.电子档案在高校档案管理中的优势
（1）电子档案利用计算机高效的处理能力，可以提高工作效率。通过采用计算机技术对资料进行收集、存储、分类、统计与查阅等处理，相较于传统的人工档案管理工作，不仅可以节约大量的人力物力，而且可以减少疏漏错误，提高信息的准确性与可靠性。
（2）电子档案可以通过电子文档方式存储，实现信息的交流与共享。传统的纸质档案调档麻烦、繁琐，文件查找困难，信息的共享、调度与更新效率很低。通过电子档案管理，不仅可以利用办公自动化软件实现高效的体系管理、索引灵活方便、查找快速简便，而且可以根据不同的需求进行分类、排序与查找等，从而使文档管理与调度更加简便。
（3）电子档案文件的传输速度与安全性高。电子档案读写速度很快，远远超越传统书写方法，且存储信息的空间大。电子档案可以实现信息资源共享与传递，可以提高文件的安全性与时效性。而且，电子档案保存形式较之纸质文档要求低，具有很强的稳定性。
2.电子档案在高校档案管理中存在的问题
（1）电子档案存储的安全性存有隐患。由于电子档案存储量大，且读写速度快，如果丢失或者被盗，受损失程度远超过传统的方式。如果一些学校对电子档案管理不善，存有删改的风险，也可能因为计算机的问题导致电子信息丢失、被修改或被盗等。鉴于高校保管的档案大多是教职工与学生的重要信息，安全问题必须重视。而且，电子文档采用统一字体与标识，不利于分辨真假。
（2）管理方式相对落后，管理机构不够健全。现阶段我国高校电子档案管理没有实现真正的电子信息化，仍然存在采用手工操作的部分，管理方式落后，难以满足社会需求，影响工作效率，不利于教育事业的长期发展。且不少高校管理机构不够完善，缺乏必要的电子档案管理机构，导致电子归档与保管不能符合档案管理的要求，欠缺规范化，容易影响档案管理的质量。
（3）管理人员素质亟待提高。目前不少高校对档案管理工作人员重视程度不够，不注重对其进行培训，存在电子档案管理人员素质不够高、专业知识欠缺现象。且存在不少高龄档案管理人员，对电脑知识不熟悉，只起到保管作用，不利于电子档案价值的实现。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
1.加强电子档案存储及计算机的安全
首先应加强电子档案存储设备的安全，采用有密级要求的归档电子文件，注重对软件、硬件进行升级更新与维护，检查其存在状态是否良好，并注意对电子档案进行备份。平时工作过程注意防磁、防划伤等，保证电子信息的完整与安全。其次是加大电子档案防火墙的保护，利用身份验证、数字签名、病毒防护等保证电子档案的完整与安全，注重改进现代化存储手段，加强电子文档在存储、传输与保管等方面的保密与安全，努力提高安全水平。
2.强化规范操作流程，完善管理机构
首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。
3.加强培训，提高档案管理人员综合素质
加强对档案管理人员的培训，提高其专业知识与业务水平，使其掌握计算机网络技术，转变传统管理观念。重视档案管理作用，努力提高管理人员的文化水平，规范工作标准，实行集中管理，提高管理人员的队伍素质，以利于实现电子档案管理的作用。
参考文献：
篇7
关键词：高校档案管理 档案管理科学化
高校档案管理师对高校日常工作中产生的各种文件资料的整理、保存和应用工作，档案管理是高校管理层进行决策以及高校师生开展日常教学工作的基础，档案管理工作的发展影响着高校其他工作的效率，值得我们进行深入的思考和探索。
一、高校档案管理概述
（一）档案管理工作的基本情况
当下我国高校档案管理从传统管理进入到了信息化管理模式下，立足于网络的信息化管理模式能够有效提高管理效能，但是传统档案管理的工作结构仍然影响着该项工作的整体发展，各高校档案管理部门都在寻求更科学的管理模式。
（二）档案管理工作科学化的必要性
档案管理工作科学化即以符合高校实际情况、符合国家档案管理相关法律以及档案管理工作发展需求为目标，进行管理工作改进。档案管理科学化的目的是为了提高高校档案的使用效能，进而助力高校发展，这既是档案管理工作信息化的结果，又是档案管理工作发展的必然。
二、科学化档案管理的思路
（一）以职业能力提升作为科学化管理的基础
档案管理工作发展的基础是参与该项工作的管理者，从事管理工作的职员怎样理解档案管理工作、怎样寻求工作的改进，怎样进行工作中的创新，是档案管理工作科学化发展的前提。因此，进行科学化档案管理，首先要提高管理者的职业能力，只有档案管理工作者的职业能力提高了，信息化管理以及档案服务等科学化管理事务才有可能顺利进行。从高校档案管理发展来看，管理者所需要提升的职业能力包括基本的档案管理能力、信息化操作能力，还包括对待档案工作的创造能力、与档案应用相关的研究能力以及进行档案服务工作的态度和决心等。
（二）以管理制度的改进作为科学化管理的保障
高校档案管理工作科学化发展，即意味着档案管理工作的精细化和制度化，管理制度改进是科学化管理的保障。管理制度的改进包括对原有的档案管理制度的评价，以及对制度能够反映的档案管理工作问题的研究。发现其中不科学的部分并加以改革，以高校自身的特征以及档案管理工作在不同的校务工作中的辅助作用发挥为重点，编制新的档案管理规范等。
（三）以信息化管理的推进作为科学化管理的实践途径
高校档案管理工作已经进入信息化时代，但是，科学化管理的实现，仍旧应该以信息化管理的推进为主线。信息化管理不仅仅是应用互联网进行档案收集或者应用，也不仅仅是改纸质档案为电子档案，用电脑进行档案存储等。信息化管理与其说是管理方法，不如说是一种管理思路，将档案管理工作放置于高校校务工作的大环境中，以网络化的思维去思考档案管理工作的改进方向和改进方法。将已经开展的信息化管理工作进一步深化，不断推行更高效的管理策略，都是信息化管理推进的表现，也是践行科学化管理的方法。
三、实现高校档案科学化管理的建议
（一）重视档案管理人才培养
档案管理人员要从自身工作能力方面入手，通过自主学习或者是单位组织继续教育等方式丰富管理人员的计算机理论知识，同时强化工作人员的计算机操作能力，能够将传统的手工档案管理工作转变为全面计算机操作，减轻自身工作压力的同时提高档案管理工作效率。在此基础上，档案管理人员还要培养自身的个人素养，要爱岗敬业，重视档案管理质量，能够实现工作岗位的自我约束，为我国档案管理事业的发展贡献一份力量。
（二）进行档案管理业务基础建设标准化
档案管理工作制度的改进以业务基础标准化建立为前提，只有业务基础标准化实现了，才能够进行精细化的岗位说明，才能够进行管理制度调整。要实现高校档案管理科学化，关键在于按技术标准要求进行档案资料整理和计算机系统的标准化工作；要按标准化要求对档案资料进行技术处理，使得档案资料始终处于科学化管理状态之下；严格按照高校档案实体分类办法和规范要求进行操作，才有可能为实现高校档案管理科学化奠定良好基础。
（三）加强档案管理信息化的资金技术投入
高校档案管理信息化的进一步建设既包括了档案管理的硬件建设，也包括了软件建设。在硬件建设方面，档案管理的场地以及信息化需要的电脑、网络接入和特殊治疗的存储空间等都有待提升；在软件建设方面，档案资料数据库以及档案资料服务相关的应用程序等还有待升级。我国高校档案管理工作的历史和现状，决定了为实现科学化管理就必须投入相当数额的资金。这种情况，还必然会持续很长一段时间。因此，高校领导在制订预算时，应当为学校档案管理硬件设施建设的资金投入留有一席之地。同时，还应当保障对档案管理的资金投入真正做到专款专用。
四、结语
综上所述，高校档案管理的科学化是该项工作发展的必然结果，进行科学化管理，应该思路清晰、逻辑简明，从档案管理发展的基础入手，理清档案管理工作中的主次轻重，以科学的思维方式开展管理工作，只有这样，高校档案管理才能够进一步完善和加强。
参考文献：
[1]张文艳.提高档案管理科学化水平的路径分析[J].才智，2016，（05）.
篇8
然而，在高校图书馆档案管理发展过程中，还存在着诸多问题亟待解决，有些来自外部环境或自身管理等因素而引发的各种问题，常使其成为危机萌生地，如何加强高校图书馆的危机管理，减少危机事件的发生及利益相关者的损失，提高高校的声誉口碑，成为了高校图书馆发展所面临的重要问题。
一、高校图书馆档案管理现状
（一）忽视档案管理的重要性
图书馆的档案是图书馆发展历程的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考价值。但在高校中，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，某些图书馆甚至认为档案对评估没有多少存在价值，因此在档案的管理上七零八落，没有专人管理，也没有相应的管理制度做约束，对档案缺乏保护措施，档案管理无法做到集中统一，从而造成档案的严重缺失。
（二）缺乏系统的管理模式
目前很多高校的图书馆都没有建立一套适合自己发展的管理制度，缺乏统一的标准与管理模式，由于管理上的混乱以及许多工作人员的疏忽，导致图书馆档案无法完整的保存，更没有正规的对档案卷宗进行及时的分类编目，标注及登记造册等，使缺失的档案无法保持其完整性，特别是某些档案在提交装订过程中，采用不用规格不同材质的纸张，有些档案文件则采用不同的墨水进行手写，不仅装订起来不够美观，同时不利于保存，从而给查找利用带来不必要的困难。
（三）危机意识淡薄
高校图书馆的危机通常可分为潜在性危机与突发性危机，若按环境因素来划分则分为外部危机与内部危机，外部危机通常为：台风、地震、火灾、水灾等自然灾害引起的造成图书馆断电、倒塌、水管破裂、文献受损等情况；内部危机通常产生于管理体质不完善，工作人员专业素养不高，服务质量地下所导致的图书馆声誉受损等情况，目前许多高校图书馆都把没有把危机管理放到重要位置上来，缺乏危机处理能力，无法及时发现危机隐患，将危机消灭在萌芽中。
（四）人力资源管理水平落后
人才作为图书馆文献资源之外的另一宝贵资源，已不再是传统意义上的毫无价值的图书管理员，而是真正能够负担起信息专家，信息导向与信息管理等方面技能的专业人才。但目前许多高校都没有把图书馆员真正作为一种资源，传统的人事管理无法满足现代人才发展的需求，人力资源管理水平的落后，加之许多管理制度的不健全，不能起到正面的约束作用，致使图书馆员无法摆正自身位置，工作积极性不高，人浮于事，服务意识淡薄。
二、高校图书馆档案管理中存在的问题
（一）档案藏量无法满足查阅者需求
由于高校的重视力度不够，加之资金投入不足，人力、物力、财力在供给上的缺失，导致图书馆档案藏量严重不足；在图书馆档案管理过程中，由于管理模式存在方方面面的问题，导致部分档案利用率不高，档案资料形同虚设，且有些工作人员缺乏档案保管意识，致使部分档案在经年累月中存在缺失现象，无法从根本上满足查阅者对文献资料的需求，从而导致查阅者对图书馆抱持怀疑及不信任的态度，不能做出正面评价，图书馆领导有时也疏于过问档案的管理情况，这也是成为制约图书馆档案管理发展的重要因素之一。
（二）人员配置不适应现有发展
目前许多高校图书馆都没有配备专门的档案管理人员，大多数还属于兼职工作， 只负责登记、收藏、保管等一般性工作，没有经过业务知识培训，也没有进行必要的思想教育，所以在工作中不能产生正确的认识，认为这是一个无足轻重的工作。
另一方面，由于档案管理人员对于档案管理工作投入的精力不够，加之经费不足及领导对此项工作缺乏正确的认识和重视，导致档案管理人员不断的更换，使得许多档案不是缺失就是断档，甚至许多资料该登记的没有登记，该存档的没有存档，导致档案工作在管理过程中出现严重的纰漏，甚至危及图书馆学高校声誉。
档案管理人员的业务水平及工作态度已无法满足现阶段档案管理发展需求，因此，提高图书馆档案管理人员综合素质及档案管理能力，成为了当前图书馆良性发展的主要任务。
（三）档案数字化进程缓慢
在信息化网络时代，许多高校图书馆的档案管理还处于手工存取阶段，从档案载体来看，纸质档案比重较大，电子档案、影像资料文献档案的种类和数量相对较小，档案管理还是沿袭传统的管理模式，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步发展，导致档案数字化进程缓慢。在文献信息交流自动化的网络时代，这种馆藏档案的结构和内容已无法满足人们多渠道获得档案文献资料的需求，特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。
（四）危机处理能力薄弱
高校图书馆作为一个开放的有机体，诸多内外因素都可能对其发展和生存构成威胁，形成危机。然而，目前许多高校图书馆对危机管理的重视程度与危机处理能力还很薄弱，人员配备不够，资源匮乏，服务措施不利，这些都是当前普遍存在的问题。
目前我国学术界对图书馆的危机管理主要还是以学术研究为主，能立足于高校图书馆面临的具体危机做调查研究的尚属少数，缺乏强有力的数据和案例支持，因而其针对性和可操作性不强。从现存的图书馆危机的文章中来看，对于高校图书馆危机问题的研究也多是流于形式的那些困难，对于某些存在危机的问题还没有形成足够的危机意识，如对外国留学生的信息服务和对残疾人的信息服务等，探讨的很少。即便有，也没有深入的探讨危机产生的原因，提出的解决策略也多为空泛之谈。
（五）无有效的评估制度做指导
目前很多高校图书馆都施行了绩效评估制度，但大部分都做的不够深入，不是使评估制度流于形式就是违背了绩效评估的初衷，评估效果之所以难以达到预期，归纳起来有如下原因：
首先，考核目的不够明确。绩效考核的首要目的是对管理过程的一种控制，通过评估发现员工工作的不足，明确改进方向，提高员工绩效，从而更好的实现组织目标。但在实施过程中，被考核者往往错以为考核只是走走形式，没有对考核进行正确的认识，可以说完全背离了考评的初衷。
其次，评价指标定位不明。目前许多图书馆在实施绩效考核中都出现考核标准的界定过于笼统、宽泛，指标设计缺乏可量化行的问题，让被考核者对指标的理解存在歧义，使考核失去公平公正的原则。
再次，缺乏反馈机制。在考核工作中，有效的沟通是整个绩效管理系统不可缺少的一环，也是实现考核效果的重要保证。然而，目前许多图书馆在反馈问题上都是类似于年终小结的形式，无法做到双向的反馈沟通，这种为考核而考核，不重视考核结果的做法直接影响到馆员对考核结果的正确认识，从而影响到馆内团结，导致馆员工作质量下降，使考核失去了原本的目的。
最后，是缺乏奖惩机制。目前许多高校图书馆在考评过程中，往往只重视考评过程，轻视奖惩环节，不能从根本上实现考评与奖惩相挂钩，考评结果的好坏对馆员无实质性的影响，这种没有奖惩机制的做法，使考评流于了形式。
三、改善建议及具体措施
（一）实现资源共享，满足查阅者日益增长的需求
在现阶段发展过程中，由于科学技术的不断更新和进步，图书文献资料的价格不断增长，居高不下，没有一个图书馆能在有限的馆舍条件、经费和人力的情况下，把所有的文献资料搜集齐全，加工整理，有效传递。而要想解决这个问题的根本途径，就是要做到资源共享。 图书馆的资源包括各类馆藏、目录及人员设备等，若有两个以上的图书馆共同使用这些资源时，就做到了资源共享。 现在许多高校的图书馆都已经采取了各种措施，在采购、编目、存储、馆际之间互相借阅等领域开展多种形式的馆际工作，使资源得到充分利用，实现资源共享。这不仅节约了人力成本和经费，而且还为开拓新领域，扩大服务范围，提高服务质量等方面，带来了新的资讯与发展契机。资源共享作为高校图书馆的一个发展目标，终究会得以实现。
（二）提高员工素质，健全管理制度
档案管理是高校图书馆管理工作的首要任务，因此，提高员工素质，完善各项管理制度，建立标准化的管理体系就显得十分必要。在用人方面，可选用责任心强、并具有较高学历及文化素养的人才，主要承担图书馆档案管理的全部职责， 档案人员一经落实，需保持相对稳定，不要随意变动。另外还需从实际出发，开展档案人员的业务学习，多让他们参加专业培训班和实际操作学习， 逐渐积累档案管理的专业知识和经验。同时档案管理人员还需更新观念，掌握先进的计算机和数字化的网络应用技术，打造一支具有广博的知识、敏锐的信息意识和较高的信息处理能力的复合型专家队伍，以适应档案管理工作现代化发展的新趋势。
要搞好图书馆档案工作，必须建立一系列科学、系统、并且适合本馆发展的规章制度。要结合图书馆工作的特点和具体情况，以制度的形式确定内部管理沟通的执行方式、途径渠道，以及评估方法，使内部管理沟通有依据可循，不以某个领导意志的改变而改变，这是图书馆内部管理沟通能够长期存在并付诸实践的必然条件。
档案管理服务于管理又作用于管理，图书馆完善的管理制度和规范化的管理工作程序，能有力促进图书馆档案现代化建设的进程。
（三）加快图书馆档案数字化建设步伐
加快图书馆档案数字化建设是当今世界经济和社会发展的大趋势，随着时代的发展， 人们对档案信息的需求及档案开发的要求越来越高，读者通常可以通过计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到计算机中所需的数字化的文件内容，极大地方便了用户，这不仅最大限度地延长了档案的寿命， 更快捷地为读者提供了档案信息。
国内某高校甚至研发了一个文件档案管理系统，数据信息可包含文本、图像、视频、音频及其他类型的信息数据，系统可实现文件审核、高级检索等功能，使档案管理可实现数字化管理与传统的纸质档案的管理并存。
这种档案管理模式，逐步实现了图书馆档案的数字化，为档案管理开辟了广阔前景，同时也给档案工作带来变革。因此，档案工作必须采用计算机为主的数字化发展技术，结合高校图书馆的特点，最大限度地开发高校图书馆档案信息资源，为图书馆管理工作提供积极有效的服务。
（四）建立有效的危机管理体系
高校图书馆在管理过程中可能会遇到各种类型的危机，如果对危机管理过于忽视或是危机意识不足，极有可能给图书馆造成无可挽回的重大损失，因此当务之急，就是要建立有效的危机管理体系，将危机消灭在萌芽。
首先要建立危机管理机构，并成立危机管理小组，加强与外部危机处理机构的合作，建立危机预警机制，制定危机应急方案以及应对措施。其次，需加强图书馆网络安全建设，加大监控力度，建立高效的数据备份与恢复系统，定期检测硬件的安全性，做好维护工作。再次，完善评估制度，将危机管理工作的指标纳入考核指标体系，同时还要培养员工的危机意识，进行必要的教育培训，提升员工危机处理的知识和经验。
最后要在馆内建立和谐的文化氛围，培养员工的爱馆意识，增强员工的归属感，认同感，提升馆内凝聚力及向心力。只有这样，才能激发员工的工作热情，降低摩擦，减少不必要的损失，使图书馆具备较强的危机处理能力，从而达到预防、弱化和消除危机的目的，保证图书馆健康和谐的发展。
（五）管理模式向企业化发展转变
图书馆向企业化发展是指图书馆参考企业的管理模式与方法，以读者为导向提供服务，运用现代企业科学的管理方法改革图书馆管理模式，提高图书馆的经济和社会效益。由此可见，图书馆实行企业化管理并不是要把图书馆当作企业来经营，而是要把企业先进的管理方法运用到图书馆的管理中。
首先，需建立符合本馆发展的管理体制和制度，明确职位发展定位，制定具有积极性的激励机制与约束机制，培养图书馆自主经营意识，精简机构，提高效率，使组织趋于扁平化结构管理。
其次，是实行岗位责任制，引进现进的人事管理体制，改变过去权责不清，分工不明，效率不高的工作状态，注重激发图书馆工作人员内在潜能，提高工作积极性和创造性，提高工作效率，实现个人价值。
篇9
【关键词】档案管理人员；职业素养；培养方式
一、新时期高校档案管理人员职业素养的内容
（一）道德素养。档案管理人员要严格遵循档案管理工作的规章制度，在档案管理过程中，要遵守档案道德规范准则。始终保持积极的工作态度，做到爱岗敬业，要有较高的责任心和敬业精神，积极主动、一丝不苟地做好档案管理工作，严格遵照档案法的相关规定办事，不能遗漏和错录档案，要确保档案信息的真实和全面。（二）业务素养。档案管理工作具有很强的专业性，需要档案管理工作人员熟练地掌握有关档案方面的政策法规和专业知识，并结合信息技术建立电子档案，实现档案建设信息化。因此，作为一名档案管理工作人员，需要密切关注国家政策的动态与方向，不断创新自身的思维，从宏观和微观角度不断地满足档案管理工作的需求。将政策法规与档案方面的工作要求结合起来，全面掌握档案工作的规律，选取具有针对性的档案政策，促进自身业务素质的提升。（三）能力素养。就能力素养而言，主要是组织协调和档案收集以及决策制定等方面的能力，最终促进档案管理管理工作高效实施的同时，为各项决策的制定提供意见建议。（四）文化素养。文化素养在于注重自身文化素质水平的提升，在档案管理中做到以人为本，注重自身在档案管理中的作用发挥，提升自身对档案文化的认识，促进档案文化的传播，加强档案文化的学习，提高文化素养的同时，促进自身专业素养的提升。所以文化素养也是高校档案管理人员的职业素养之一。
二、职业素养的培训方式
（一）加大重视，落实职责。在高校档案管理工作中，为促进档案管理水平的提升，我们必须要确保档案管理工作责任的落实。因此，作为高校档案管理人员，应切实意识到强化档案管理工作的重要性，并及时地掌握有关政策法规，不断提高自身的档案意识，尽可能地为档案管理工作的开展致力于良好环境的创设。所以必须在档案管理之前，就需要对档案管理职责进行明确，确保档案管理规范并不断完善，切实注重档案管理的投入，加强对档案管理的监督，不断强化其责任意识，切实注重档案鉴定与审核工作的开展，为档案管理工作的开展提供强大的支持。（二）完善制度，规范科学。在档案管理中，需要对各项管理制度不断完善，致力于思想观念转变，确保各项档案管理工作得到高效的开展。在制度完善过程中，需要科学规划档案管理的流程。严格按照有关法律法规和高校档案管理的实际，及时地制定有关档案管理细节，对各项管理职能进行科学的划分，并结合自身的实际，对工作目标进行制定，并对档案的查询和保存以及归档等制度进行明确，确保整个档案管理工作更加科学规范。（三）强化信息化建设力度。在做好上述工作的基础上，还应加大档案信息化建设力度，切实借助计算机网络科技信息技术，尽可能地提高档案的数字化与网络化水平。既要注重自身在档案管理中作用的发挥，还要加强专业知识的学习，提高档案的信息化建设进程，加强财务管理软硬件的建设，将财务管理工作与自身的各项业务活动进行有机的结合，确保档案归档的及时性和有效性。此外，还应切实注重财务信息的采集与整理，及时做好数据的升级和完善，才能更好地便于档案的利用，更好地促进档案管理作用的发挥。这就需要对档案管理系统功能进行完善，加强对有关档案人员的教育和培训，及时提高其专业知识水平，才能更好地加强对其的应用，将档案的价值发挥出来，提高信息化的建设成效。（四）开展高校档案管理人员职业素养教育。职业素养的培养，在做好上述工作的同时，还要在日常工作中加强对其的职业素养教育，引导其意识到自身在档案管理中的作用，坚持职业道德，强化职业道德素养教育与培训，不断强化其自身的责任意识和管理意识，主动积极地参与到高校档案管理工作之中，并加强对其的改进和优化，通过强化对其的职业素养教育，进一步促进其职业素养的培育。此外，还要加大对其的培训力度，切实提升其专业技术水平，才能适应未来发展的需要。
三、结语
篇10
关键词：信息化；高校档案；现状分析；管理措施
现阶段，全世界的高等教育早已经进入了一个信息化的时代，高新信息技术在高等教育管理中扮演着重要的角色。在信息化的背景下，高校档案管理与新技术的相互融合，使得档案管理效率大为提升，进一步也使得高校的管理工作迈进了一个崭新的阶段。
高校档案管理现状分析
1.相关人员思想观念滞后
在高校的各项管理工作中，档案管理一直是重要的组成部分；而在信息时代，高校档案工作更是作为校园信息资源实现现代化的重要基础。高校档案管理工作伴随着技术的发展，其工作形式与内容也在不断变化。面对不断发展的档案工作，相关管理人员对其的重视程度不高，没有充分认识到工作的必要性及其对整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作无关紧要。因此，在实际的工作中，思想意识上忽视档案管理的作用，实际行动上对档案管理的支持不够，档案事业发展缺乏规划与总结。此外，在固有思想及不合理体制的约束下，高校档案管理部分通常只重视档案的基础性管理工作比如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设却无实质性的操作措施。高校档案管理中，还存在相关管理人员专业素质不高，以至于无法胜任档案管理的现象，管理人员缺乏培训。
2.档案管理工作效率低，缺乏相关基础性设施
高校档案管理工作一项较为复杂的工程，目前高校中大多数档案为纸质档案，在进行档案分类、校订中通常需要大量人员协同合作才能完成，而且工作的质量无法得到可靠保障，严重耗费人力资源，工作效率低下。高校档案管理中，因为相关投入资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了我国现阶段大多数高校的档案管理仍处于一个高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞。此外尽管一些高校在硬件建设上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致开放出的管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。
3.资源共享存在弊端，高校合并带来新问题
目前高校的档案管理分工较细，人事档案管理及学生档案管理隶属不同管理部门，导致在对信息收集与统计过程中存在信息重复收集，资源无法实现共享，浪费人力物力。此外今年来随着高等教育体制的改革，许多高校是由一些学校经过合并重组而成，这就使得档案管理工作面临了很大挑战，一些新问题也随之出现。比如学校档案流失、档案整理归类困难及档案交接困难等。
提高高校档案管理水平的若干措施
1.优化高校档案管理模式
纳入管理模式、非纳入管理模式是高校档案管理主要的两种模式。纳入模式指的是高校本校档案馆管理高校各个部门所用的档案，实行档案业务管理；非纳入管理模式是相对于纳入管理模式而言的，其表现形式多变，不同部门的档案管理模式不一致。举个例子，一些高校中人事部门专门管理人事档案，而学生档案则由学校教务处等部门进行综合管理，更细化的分，非纳入模式也可以分为按归口部门分散管理模式即相对集中的管理模式。针对纳入与非纳入两种管理模式，非纳入管理模式能够充分发挥现有设施功能，实现档案信息资源的可靠共享，需要投入的人力也较少；而纳入管理模式更利于对资料收集过程中存在的问题，通过大类档案查找的方式加以补充，较为方便。
2.高校档案信息的数字化
高校档案管理信息化的实现，依赖信息的数字化。针对高校档案的具体特点，管理人员要通过转变思路，运用先进的科学技术，推动档案信息数字化的实现，最终为高校发展提供更好的服务。高校档案的数字化建设需要大量人力、物力及财力的支持，需要多方的高效合作，在具体的数字化建设过程中考虑到学校档案资料量的巨大，也没有必要对所用的档案进行数字化处理，只需要针对其中价值较高的档案进行处理，此类档案资料能够在社会生产中产生较大的经济效益及社会效益；而其他类别的档案资料则暂时不考虑实施数字化处理，使得档案信息资源的数字化效率大为提升。在整个档案信息资源数字化建设的过程中，要做好档案资料的调研工作，依据前期的调研结果制定高效的数字化方案，严格把握档案资料数字化处理的具体程度，严格控制处理的成本，提高资源的利用率，减少浪费，降低后续的档案管理成本。总而言之，高校档案的数字化建设，要重视成本控制，讲究效益。
3.依照标准规范进行高校档案信息化管理建设
在高校档案信息化建设过程中，要按照相关规范标准进行电子资源归档、标识、描述、查询及传输管理等。档案信息化建设中的标准规范好比公路的交通规则，各种信息资源的管理要严格遵守规则，以保障档案管理信息内容及运行的畅通无阻。档案管理中统一输入格式、代码符号及转换规则的制定，是实现档案管理现代化的前提，各类标准规范是档案信息化建设的基础。高校档案信息的标准化管理主要包括三个方面的内容：（1）管理性标准规范；（2）业务性管理规范；（3）技术性标准规范。档案管理计算机使用的相关规定标准、信息资源合法性判断规则是管理性标准规范的主要构成部分；业务性标准规范包括了档案处理规范、档案术语标准、信息资源标识标准及数据格式标准等；而数据加密、数据存储压缩格式规范及水印技术规范等则组成了技术性标准规范。
4.提升档案管理队伍素质
信息化背景下的高校档案管理建设归根结底还得依靠人来完成，提高高校档案管理队伍的专业素质有利于实现档案管理的信息化。高校档案管理信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质，要具备一定的信息技术知识。具体而言，高效档案管理队伍应该具备以下素质：（1）较好的政策解读能力，较高的思想政治素质；（2）信息化的管理理念，团队合作的精神；（3）掌握现代化的管理手段与方法。较高的政策水平及思想政治素质是管理人员做好档案管理工作的重要前提，档案管理是一项较为繁琐的工作，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质有利于管理人员提升事业的荣誉感，在工作中实现自我价值；信息化管理理念及团队合作的精神是实现高校档案信息化的关键所在，通过树立信息服务理念，加强管理队伍间的相互协作，为档案管理工作的顺利完成提供重要保障；而通过运用先进的管理手段，能够有效地提升高校档案管理工作的水平，适应信息化档案的管理建设，提高档案管理的工作效率，以有效的资源投入获取较大的成效。
21世纪是一个信息化的时代，高校档案管理向信息化转变是必然的趋势。通过合理运用网络资源，实现高校档案管理的信息化、网络化，实现信息资源的共享，有助于高校提升管理水平，为社会提供高质量的服务。档案作为一个极为重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴随着档案管理信息化水平的逐步提升，其管理将迈上一个崭新的台阶。高效的档案管理系统就为社会生活提供更加优质的服务，也在为高校档案社会化的实现奠定了扎实的基础，使得高校档案管理更加适应于社会发展的需要。
参考文献
[1]管中慧.信息化背景下高校电子文件归档的若干问题与对策[J].徐州教育学院学报，2008， 23（1）：52-53.
[2]杨菊洪.数字化校园建设背景下高校档案信息的优化管理策略探析[J].科技情报开发与经济，2011，21（27）：85-86.
