职工档案管理范文

导语：如何才能写好一篇职工档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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企业职工人事档案是人才的主要信息源，是记录职工个人基本信息、成长经历的文档，是反映个人德、能、勤、绩的信息材料，是选拔人才的重要工具，是人力资源管理、开发与利用的重要依据，也是职工个人缴纳社会各种保险、退休、退职的重要依据。它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面的综合反映。它的原始性、真实性和完整性，决定了职工档案具有凭证作用和法律效应。但由于个别企业对职工档案管理的不够重视，职工人事档案管理混乱，没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失，因此本文来研究如何加强职工的档案管理。

一、企业档案部门的重新定位

档案是员工的“标签”，也是一种企业资产，潜藏着大量有价值的知识，对档案的有效整理保管、对档案信息资源的开发利用，对档案中蕴藏的各种显性知识与隐性知识的有效挖掘转化能提升档案部门的地位、发挥档案部门的价值，提高企业的经济与社会效益，保证了企业对内对外信息沟通的顺畅。企业档案部门要实现员工档案知识的有效挖掘转化，需要重新对自己的角色进行定位，对自身应担负的职能形成清晰准确的认识。企业档案部门的重新定位也是营造基于相对信息对称的企业档案工作环境的关键举措。企业档案部门不能仅仅局限于对档案进行分类、整理与保管，要主动担负为需要信息的人们及时地提供信息；为领导决策提供依据和思路；记录并传承企业员工在长期的实践摸索中积淀的经验；为企业的研发、管理等方面提供鲜活的材料；弘扬企业文化、增强员工对企业的认同感；为企业的发展总结经验教训等职责。企业档案部门还要对企业进行深入了解的基础上，了解企业的发展动向，即使掌握最新信息，建立企业自身的知识库，方便知识的共享，营造企业知识管理环境，使档案部门成为企业的“信息资源中心”、“知识中心”。

二、深入挖掘企业档案利用需求

深入研究企业员工档案利用需求，可以有效降低企业档案部门与档案利用者之间的由于信息不对称带来的不利影响。主要从以下两个方面着手：一方面，研究企业需求，掌握利用规律主动有效地提供企业档案信息。企业需求是档案信息 发利用的动力，只有通过深入细致的调查研究，了解企业各级各类人员对信息的利用需要情况，才能向他们提供最及时、有效的信息服务，有针对性地满足他们的客观需要。为此，企业档案部门一方面要定期参加企业管理的各种会议和一些重大活动，了解企业当前的管理动向，及时发现问题，并主动提供有价值的档案信息服务；另一方面，通过利用工作，收集反馈信息，总结提供利用的客观规律，掌握提供利用工作的效果和动态，并通过分析研究，提供最便捷、有效的服务方法和途径。从而有效降低信息不对称现象带来的不利影响。另一方面，要深度挖掘企业档案信息资源，为档案利用者服务。企业要振兴发展，不但要从市场上收集各类信息为企业建设服务，更重要的是要从企业档案资源中获取有价值的信息。因为，企业发展具有连续性，档案作为潜在的具有历史价值的信息，开发及时，应用得法，会很快转化为生产力，帮助企业在市场竞争中取胜。这样才能尽量缓解企业档案 发利用过程中的信息不对称，从而解决出现的延误和错误现象。

三、实施企业归档范围动态更新

企业员工档案工作的管理的不规范和信息不对称现象严重影响了企业档案的资源构成。实施企业归档范围的动态更新，可以促进企业档案部门与各部门员工之间的积极沟通，从而降低由于双方之间的信息不对称造成的不利影响，促进企业档案信息资源建设。文件归档范围是档案收集的依据，对于企业档案信息资源的建设具有关键的指导和约束作用。传统企业的归档范围往往是“一锤定终身”，在很大程度上不适应现代企业的需求。为了避免档案收集的盲目性、随意性，首先要准确界定归档范围，对传统企业文件归档范围做适时适当的调整。企业档案部门应该围绕企业经济目标，拓宽档案收集的广度；结合企业信息化进程，拓展档案收集的深度。现代企业管理是充满活力，不断创新的过程，现代企业文件归档范围的制定也需要随着企业的发展而不断发展，即真正做到“与时俱进”。

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关键词：档案管理；企业职工；作用

一、部分企业职工档案管理现状

1.企业管理职工档案现状

随着改革开放步伐的加快，各类用人单位如雨后春笋般迅速而蓬勃地发展起来。用工形式简单、用工管理混乱、职工流动频繁，以及用人单位为缩减建档的管理成本等因素，致使近一半企业没有给职工建立档案；新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定。因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老保险、医疗保险等应享受的待遇也使职工不能享受。

2.职工自身档案管理现状

职工自己因流动性强，档案转移手续复杂等原因而忽略了个人档案存在的意义。有的单位因停产、解体、流转等变故，职工失业多年无人问津，有的人甚至到了办理退休年龄段，连档案在哪里都不知道。还有一些企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,致使不少个人资料遗漏、遗失。

二、职工档案管理中存在的问题

1.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要

由于目前许多用人单位没有专门的档案管理人员，大多数是由人力资源保障人员或办公室人员兼管，其一般未经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理经验。对职工档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得职工档案案卷不规范，难以保证档案的完整性和安全性，致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。

2.档案管理不完善、不规范、不科学

《企业职工档案管理工作规定》要求职工档案要“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”。从实际情况来看，这条规定基本上是一句空话。邮寄或本人自带档案几乎成了家常便饭。《企业职工档案管理工作规定》的一些要求和规章制度，也少有人执行。

3.档案保管条件太差,影响了档案的安全

档案管理的软硬件设施配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差、越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

1.做好企业档案管理的基础性工作

企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织的档案管理知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。

2.分工负责，把好档案进出关

首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部门负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。

其次，要抓好职工档案的收集和整理。一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要及时补充档案材料，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；三是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化，如建立职工档案数据库，提高职工档案的使用价值。同时，要做好职档案的补救、补建工作，特别是对未按常规手续进入企业的高管人员的档案及时进行补建。

再次，要搞好衔接，把好档案转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。

参考文献：

[1]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案,2006,20（05）:32-33.

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关键词：企业；职工档案；管理工作；加强对策；浅析

企业职工档案是企业组织内部生产、组织管理，以及人力资源管理部门在开展企业员工招聘、工作岗位调配、工作技能培训、工作绩效考核、奖惩、管理人员选拔和任用等实务工作环节过程中形成的，关于企业内部员工个体基本成长经历、政治思想建制发展水平、日常工作表现状态、以及工作岗位变动历程的文字性实物记载资料，是基于历史性考量角度形成的职工个体完整人生成长经历的记录。近年来，伴随着我国现代市场经济体制的良好稳定发展，人才市场建设工作的日臻完善以及现代企业人事制度改革事业的逐步完善，企业内部员工档案管理工作在助力企业内部员工队伍建设水平提升过程中的重要作用日渐清晰，与此同时，我国当代企业实体在现实档案管理实务过程中存在的问题也逐步清晰，给企业档案管理工作者切实提升自身的工作技术水准以及实务效能提出了日渐增强的现实要求，有鉴于此，本文将针对加强企业职工档案管理工作的对策展开简要的论述。

一、我国当代企业员工档案管理工作现状分析

（一）档案材料内容填写前后不一，内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、工作履历）记载多样，企业内部职工档案建设与管理工作，是劳动与社会保障工作实施的基础，是企业内部员工个体切实维护自身基本法律权益，政府相关职能部门切实落实相关政策的重要法律凭证基础，是在现有发展实务条件下企业职工顺利获取各类基本劳动保障待遇，以及参与社会保障体系相关活动行为的重压文字记录载体。在现有社会发展阶段环境之下，企业职工档案记载的资料已经远远不再局限于对企业员工基本政治历史发展路径，以及工资晋级变化路径的简单记录，现阶段的企业职工档案最重要的记录功能体现在针对企业员工个体的养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴等项目的缴费和发放行为的关注，以及企业内部职工在进行劳动雇佣合同的签订和解除过程中形成的档案文字信息。档案材料内容的前后不统一给职工办理相关手续带来很大不便。

（二）企业职工档案管理制度有待完善

缘于企业组织本身具备的利益追逐属性，使得现代企业普遍存在职工档案管理实务领域的淡薄意识状态。致使企业职工对档案的认识不够，所以往往在填写相关材料的时候内容不真实。致使归档不及时。这些都会直接影响到案卷质量。

二、加强企业职工档案管理工作的实施对策分析

（一）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响归档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，尤其是对于“三龄二历”的鉴别是否和档案真实性材料一致，人事部门要认真核对信息，对于不符合要求的及时退回，限期整改归档。

（二）切实提升企业职工档案管理工作的地位

1.切实加强相关宣传力度，逐步提升企业领导层的档案管理工作意识。充分利用报纸、电视等媒体形态，逐步加强针对档案管理工作实务领域的法律法规条文的宣传实践力度，要同时引入和运用正反两个角度的宣传实施手段，通过引入现实法院处置案例，切实转变企业领导阶层忽视职工档案管理工作的理念形态。透过针对依法开展企业职工档案管理工作优秀实施案例的宣传，逐步引导企业管理层认知开展企业员工档案管理工作的重要意义，逐步提升企业职工档案管理工作的领导水准。

2.透过对各式各样的舆论及培训形式的运用，切实敦促企业员工真切而科学地认知开展企业职工档案管理工作的性质、任务和作用，为企业职工档案管理工作的有序推进创造充分的实务发展环境。

（三）切实规范企业职工档案管理工作的实施体系

在实际进行企业内部人事档案管理工作是实务过程中，应当针对无法适应现实工作实务开展环境的规章制度，及时实施有针对性的改革，以及修正，并及时建立具备充分的时代与环境适应特征的科学化档案管理实施制度，切实促使现代企业职工档案管理工作具备更加充分的制度化、规范化、以及科学化特质。企业实施原始档案资料的收集工作，应当切实保障其及时性以及完整性，并且在针对原始档案资料展开整理操作的过程中切实保障科学性以及严谨性，并严格控制档案资料的借阅和调取行为，切实保障企业档案承载内容的科学准确性，以及企业职工档案管理工作实务效能的有效提升。

三、结束语

针对加强企业职工档案管理工作的对策问题，本文具体从现状分析和对策列举的角度展开了论述，文中涉及了企业员工档案管理实务过程中的诸多细节，仅供参考。

参考文献：

[1]郭宝珍.关于加强企业职工档案管理工作的思考[J].企业研究，2012，14：45-46.

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【关键词】职工档案管理；管理难点；管理对策

一、学校职工档案管理工作中的问题和难点分析

学校职工档案管理工作直接关系到学校内部师资力量的控制与调配，同时还较大程度影响着其他教务工作的正常展开，尤其是近些年来我们国家高校招生规模急速扩大，院系重组甚至是院校重组都是常用的事，这样一种复杂的局面之下就更加需要通过科学合理的职工档案管理工作来保证各项工作的正常进行，但是在实际的工作当中还是出现了多方面的问题和难点，下文当中结合三个具体的方面来进行说明。

首先考虑到现在较多学校当中职工的档案管理工作并不到位，但是对于职工而言，档案就是其劳动和社会保障工作的基础，也是职工在维护自身义务时候的有效依据，因此必然需要学校帮助其予以妥善的建立与管理。在新的市场背景之下，档案管理工作在较多方面都有优化和完善，主要就是将原有的个人基本资料转移到五险一金和合同保障等重要项目上来，使得档案本身以及档案管理工作更加有意义。其次就是目前教学学校内的职工档案十分不规范，具体表现在职工档案内容的高度雷同上，除此之外，职工的个人资料不准确或者是资料分散等也是出现的比较严重的问题，相当数量的职工档案上都只记载了基本的姓名年龄等信息，这样一些过于简单的人事信息是完全达不到现代人事管理的基本要求的，这样的档案也就相应的失去了实用价值。最后就是档案管理工作本身对于管理人员素质要求较高，但是实际工作当中管理人员通常是没有达到这样一种要求和标准的。

二、学校职工档案管理工作的有效对策分析

上文当中对学校职工档案管理工作当中存在的问题和难点分析进行了阐述和分析，可以看到的是，学校职工档案管理工作的优化和完善必然需要通过合理的机构以及完善的制度离开实现，也只有在这样一种理想的状态之下才能够保证其为学校的教务工作以及人力资源分配提供良好服务。下文当中分析具体的处理对策。

1.建立并完善学校职工档案管理机构

学校内的职工档案管理机构可以由学校所在地的政府来进行确定和指导工作执行，并相应的制定出明确的职工档案管理方法来，这样一种要求和规定的明确并不只是针对于档案管理工作人员，同时对各级档案管理部门都是有一定的要求和权限设置的。从学校的角度来说，则主要是需要在重视的基础之上加强档案管理工作的投入力度，从学校的层面和角度来促进档案管理工作人员的积极性。

2.提高档案管理意识

达到这样一种目的，就要在提高档案管理工作人员基本地位的同时加强对于他们日常工作的要求，具体来说，首先就要加强宣传工作的力度，充分利用学校内部的广播或者是校报等来传达领导对于档案意识和档案管理工作的重视，并开展一些较大型的活动来进一步宣传，使得在整个学校范围内都营造出关注和重视档案管理工作的氛围来；其次就有必要在学校内开展相关方面的培训课程，根据学校职工档案管理工作的特点来进行配合，一方面是使得学校内档案管理工作人员对于档案管理有更加准确的理解和认识并在日常工作当中良好落实，另一方面也是希望加强全体职工对于档案管理工作的认识，这样就能够促使其积极参与和配合档案管理工作的进行。最后强调的就是要注意档案管理工作当中服务意识的体现，通过资金投入的加大以及相关文化制度的建设来促使其不断发展进步。

3.加强管理队伍建设

任何一项工作归根结底都还是要落实到人的，因此学校内职工档案管理工作的优化和完善还需要通过档案管理工作人员自身素质和水平的提高来实现，这甚至可以说是档案管理工作顺利进行的必要前提和基础。首先，需要档案管理工作人员掌握一定的计算机技术，同时还应当具备基本的档案管理工作经验和认识；其次就是要不断加强对于档案管理工作人员的培训工作，通过良好的培训来加强档案管理队伍的素质；最后就还需要鼓励档案管理工作人员自行学习和创新，为档案管理工作开拓新的思路和方法。

三、结语

学校职工档案管理工作的良好进行对于学校内的人才资源分配以及教务安排都有较大影响，因此必然需要通过各个方面工作的进行来保证档案管理工作的优化和完善，最终服务于学校、服务于教职工。

参考文献：

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一、新时期下岗职工档案管理的现状

下岗职工档案管理重视程度有所提高，下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，建立了比较完善的下岗职工档案。同时，为了增强管理的实效性，还扩大了下岗职工档案内容范围，除了个人的基本资料之外，还包括个人建立、与原单位签订的合同材料、参加政府举办的下岗职工再就业活动材料等。一些单位还积极开展的档案管理服务活动，利用掌握的下岗职工档案材料，采取推荐、举办招聘会等形式，促进下岗职工的再就业。

但是，受到体制、观念等多方面因素的影响，现在的档案管理服务工作当中还存在不少的弊端，比如说相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。同时，一些企业没有按照规定建立完善的职工档案制度，档案材料不健全，影响到下岗职工档案管理水平的提高。例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。在这种情况下，企业就无法为下岗职工管理机构提供完善的档案材料，也就无法针对下岗职工的现状，采取针对性的促进其就业的措施。

二、档案管理服务对下岗职工再就业作用发挥

针对新时期下岗职工档案管理的现状，为了发挥档案管理服务对下岗职工再就业的作用，提出如下建议：

（一）强化宣传、加强领导

当前，各级政府及企事业单位应该充分认识到档案管理对于下岗职工再就业的重要作用和意义，在工作当中加强档案管理宣传，让用人单位能够认识到档案管理的作用，从思想上重视起档案管理工作，为档案管理配备专门的档案管理人员，由企业领导专门负责，强化档案管理的领导，保证档案管理工作的顺利进行。从各级政府及劳动部门的角度来讲，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。而劳动者在工作当中，要主动配合用人单位，完善自己的档案管理资源，下岗以后要积极的向劳动部门提供档案，并按照劳动主管部门的要求对档案材料进行完善，在提高下岗职工档案管理水平的基础上，为档案管理服务的发挥创造条件。

（二）推动下岗职工档案管理的社会化

下岗职工再就业不只是劳动部门的职责，而是全社会面临的一项重要社会问题，这就要求在下岗职工档案管理工作当中，不要局限在劳动就业部门，而是要实现下岗职工档案管理的社会化。同时，伴随着我国社会经济的快速发展，企业管理职能呈现社会化的特征，在职工档案管理当中，开始有社会机构的参与，这说明档案的社会功能不断的凸显。这就要求在下岗职工档案管理当中，要推动其实现社会化。劳动就业部分应该针对当前下岗职工档案管理社会化的现状，积极采取针对性的措施，提高社会化管理水平，使档案能够更好的发挥其服务作用。比如对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。

（三）强化用人单位与劳动就业部分的档案管理配合

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这一年我从大学毕业后非常幸运的来到三环中化。一开始从事硫酸生产工作，对于我来说是不平凡的一年。面对新的工作环境、新的工作岗位，没有因为遇到困难和考验而退缩，而是陌生的领域里积极探索并迎难而上。努力学习硫酸专业知识，工作中我积极主动、认真负责、服从上级分配、听从指挥，平时与同事们和睦相处，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和谐局面。除完成自己的工作外，还积极参加公司和硫酸厂组织的各项活动，共庆祖国60华诞”演讲比赛中荣获三等奖。同时，非常热爱团队工作，通过竞选成为硫酸团支部宣传委员，协助硫酸团支部书记做好团支部各项工作，为把硫酸团支部建成一个团结活泼、充满朝气的群体而努力。

公司倡导创建“诚信自律”班组活动以来，从6月份。与班组人员一同认真学习公司创建“诚信自律”班组的有关内容。经过学习和内部试运行，认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报材料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，从最开始的毫无头绪”如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。厂领导的大力支持下，坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、安全生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成绩，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，认真排版校对，自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”

通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，7月1日。主要负责公司档案管理方面的工作。非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。档案管理工作比较琐碎，一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，以后的工作中我会明确工作的程序、方向，具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。

尽管有了一定的进步，总结一年的工作。但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。以后日子里，将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。

诚挚的感谢部门领导和同事在工作中对我帮助和关心，将会在以后的工作中更加努力。发挥出自己的满腔热情,最后。依靠自己的勤学苦练,自己平凡的岗位上创造一个个不平凡的奇迹。为公司的再次腾飞贡献自己的全部智慧和力量。

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（一）重视程度不够。社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，而软硬件投入却相对较少，人员配备不到位，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员档案管理意识淡漠，存在政策不清、认识不足等问题。

（二）管理方法滞后，无法满足参保人群急速增多、业务量剧增和社会保险制度改革的快节奏。近年来随着社会保险业务量的逐步加大，部分实施了档案信息化管理，但由于软、硬件建设及人员配置等方面没有统一协调，缺乏必要的软硬件支持，缺乏专业人才，未能发挥应有效能。相关信息未及时录入计算机系统，不便于业务档案快速准确地检索使用。

（三）业务档案管理缺乏规范性。业务档案分类模糊，档案管理缺乏科学性，造成重要的业务档案遗失或未纳入管理范围，档案材料纸张样式大小不一，装订不规范，装具不达标，封皮目录填写不规范，给业务档案的集中管理和查阅利用造成困难。

（四）业务档案管理人员缺乏系统的专业培训，业务素质有待提高。部分人员程度不同地存在技能单一、知识老化、专业知识缺乏、业务工作能力不足等问题，不能满足工作的需要。随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案数量的剧增，社会保险业务档案管理不能停留在一般水平上，应充分利用现代化信息化手段优化管理流程，不断提升服务质量。

二、加强社会保险档案管理势在必行

社会保险业务档案管理是社会保险管理服务的基础工作，在社会保险工作中发挥着不可替代的作用。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。

（一）深化社会保险制度改革的迫切需要。随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）规范社会保险业务管理的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）提高社会保险工作质量和办事效率的根本保证。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

三、全面做好新时期社会保险档案管理工作责无旁贷

随着社会保险覆盖范围的不断扩大，参保人数的不断增多，社会保险档案数量急速增加，如何实现社会保险档案的规范化管理，保证社会保险业务档案的完整、安全和有效使用，是社会保险部门必须解决的现时问题，责任重大，任重而道远。

（一）提高思想认识，提供全面保障。加大对社会保险档案工作的重视程度，加强政策宣传，及时解决工作中出现的问题和困难，积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社会保险工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）理顺工作机制，规范操作流程。加强社会保险档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社会保险档案的管理科学规范。强化对社会保险档案的形成、整理、保管、利用等各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范，努力促进社会保险档案信息资源的整合与共享，提高社会保险档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。工作中形成的文字材料、业务报表等及时归档，按照集中统一管理的工作要求登记造册。加强保险业务部门的沟通、交流、合作，避免重复劳动，实现保险档案的统一集中管理。

（三）加强信息化管理，实现软硬件与人统一协调。不断推进社会保险业务档案管理信息化，实现社保业务档案管理信息化与社保经办业务处理信息化实时对接，做到业务档案归档实时化，管理电子化。通过采取自动化手段，在不断提高业务档案服务效能的同时，充分发挥业务档案主动防范风险、保证社保经办整体安全的职能。逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计。坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保职工提供服务。

（四）加强队伍建设，提高业务素养。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，在档案管理人员选拔上严格把关，切实将工作经验丰富、责任心强的人员选配到档案工作岗位上外，同时狠抓档案管理人员的培训教育工作，采取岗位培训、派送档案管理人员参加上级主管部门组织的专业培训等形式，努力提高档案管理队伍的专业技术素质和现代化管理水平。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

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一、职工档案工作是否需要档案行政管理部门的规范管理

2004年7月1日，《中华人民共和国行政许可法》颁布实施。大连市在2001年出台的关于各类企业保管本企业职工档案需经行政审批的有关文件，即告废止。而新的职工档案管理办法尚未出台。在这种情况下，各类企业保管职工档案的现状又如何呢？

社会主义市场经济发展到今天，民营企业如雨后春笋。据大连市2005年最新统计，民营经济对全市GDP的贡献率达到50．1％。在民营企业就业的职工数量也不断增长。但民营企业职工档案工作的规范管理工作，发展却十分不平衡，甚至部分民营企业还没有档案规范管理的概念。因此，在档案行政管理部门查办的案件中，民营企业发生职工档案丢失、损毁、涂改等现象屡见不鲜。另外，国有企业在改制、兼并、破产过程中，职工档案的流向、安全保管、转递等工作；“三资”企业职工档案规范管理工作，都存在许多亟待解决的问题。由此可见，在《行政许可法》颁布实施后，各类企业职工档案的规范管理，已经成为新的课题摆在面前。

除上述企业管理职工档案所面临的问题之外，在市场经济条件下，社会上还出现了大量的劳动机构代管职工档案的现象。这些劳动机构，多数是私有经济组织，以就业培训、劳务中介、各类保险为主要经营手段，代管流动职工档案并收取档案保管费。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全、档案的真实性，构成了直接威胁。

上述情况表明，市场经济条件下，职工档案工作面临着严峻的问题。职工档案的安全和利用，关系着职工的切身利益，职工的就业、失业保险、连续工龄计算、特殊工种待遇、退休等一系列问题的解决，绝大部分都需要由职工档案提供原始凭证。大连开发区曾发生一名失业职工因档案丢失无法享受失业金而自寻短见的事情。职工档案的安全和规范管理工作，已经成为维护社会稳定，建立社会主义和谐社会的重要组成部分。职工档案工作，已经不是需不需要档案行政部门规范管理的问题，而是如何针对社会主义市场经济条件下的新情况、新问题，实事求是，创新工作，寻求科学而行之有效的规范管理方法的问题。

二、建立职工档案规范管理的框架体系

2005年6月1日，《大连市职工档案管理办法》颁布实施。该《办法》在建立一个职工档案科学、规范而具有较强可操作性的管理框架体系方面，作了有益的探索。

一是明确规定职工档案的归属与流向。市场经济条件下，职工情况纷繁复杂，职工档案工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。对于各类企业，要求他们在具备规范管理职工档案的条件下，保管本企业职工档案。自谋职业人员、自费出国人员、个体工商户的雇员以及其他流动职工档案，统一交由劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动机构保管，坚决取缔其他任何形式的劳动机构保管职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。实行养老金社会化管理的退（离）休人员档案，由退休人员社会化管理服务部门负责。大连市对职工档案归属与流向的统一和规范管理，覆盖了职工档案的方方面面，不留死角，是确保职工档案安全的基础，是职工档案归范管理的重要组成部分。

二是制定职工档案管理机构保管档案的业务工作标准和规范。针对档案安全及规范管理工作中存在的问题，《办法》从档案库房硬件条件，职工档案的管理体制，各部门及专（兼）职档案员职责，利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、利用，到每份职工档案的规范整理，转递职工档案的方式、方法等，都制定了细致而具体的业务工作标准和规范。

三是制定职工档案管理机构必须履行的工作职责。其中，针对部分企业和劳动机构对职工档案只封存保管，不注重收集的问题，《办法》着重提出对职工档案的收集、归档要做到连续、完整、准确的要求，特别应加强对职工工资、合同、保险、退休等有关材料的收集。

四是制定了职工档案的查阅、借阅和转递制度。在职工档案安全管理工作中，最容易出现问题的环节，往往出现在档案的利用和流动过程中。严格规范档案借阅、转递的工作流程，将最大限度避免档案的人为损失。

上述职工档案管理的业务标准、工作职责、规章制度、归属流向等的制定，形成了职工档案规范管理的框架体系。有规矩，才能成方圆。但这些管理体系的运作和实施，还有赖于档案行政管理部门的依法行政。

三、行政管理和执法部门在职工档案规范管理工作中的职责

在《行政许可法》颁布实施之前，大连市的各类企业，必须在具备管理职工档案各项条件，经市档案行政管理部门及市劳动和社会保障部门认定审批后，才能保管本企业职工档案。新颁布的《大连市职工档案管理办法》，对职工档案行政管理和执法部门的工作职责、工作方法作了较大修改。在对企业管理职工档案的监管工作中，取消了行政审批，代之以法律法规的宣传、行政监督和业务指导。为确保各类企业对职工档案的规范管理，档案行政管理部门通过电台、电视台、报纸，在全市组织了形式多样、内容丰富的宣传教育活动。在此基础上，对各类企业保管职工档案，采取登记、备案这一新的管理模式，即企业管理职工档案，首先到档案行政管理部门登记、备案，档案行政管理部门在备案后，立即按照职工档案规范管理的相关业务标准和规范，开展指导工作。最后由档案行政管理部门及劳动和社会保障行政管理部门共同对企业职工档案管理工作进行检查，作出检查结论后提出整改要求。运用这种管理模式，既明确了行政管理部门的职责，又确保了职工档案管理不留死角，从而使大连市职工档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

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关键词：工程项目档案；法制建设；依法管理

依法管理档案事业是实现依法治国方略的重要组成部分，是国家档案事业发展的根本保障。《中华人民共和国档案法》颁布实施20年来，档案法规体系不断完善，档案依法规范管理不断提高，档案工作取得的成绩十分显著。特别是“十一五”期间，我国的企业档案法制建设取得了前所未有的成绩。企业档案是伴随着企业生产、经营、建设、发展和管理活动而产生、发展的。为了使其更好地发挥作用,更好地为企业、经济建设服务,企业就必须重视档案的法制化建设,必须依法管理档案。

一、科学的档案管理制度是企业档案依法管理的前提

一个企业或一个单位，要想达到档案依法管理，前提是必须建立一套科学的企业档案管理制度作保障。只有档案管理工作和档案管理人员的行为规范化、系统化、程序化了，档案工作才能正常开展，才能达到依法治理的新高度，这样才能适应企业发展的需要，为企业的加快发展提供高质量的服务。

二、依法治档的内涵

依法行政，就是行政机关行使行政权力、管理公共事务必须由法律授权，并依据法律规定。依法治档就是档案行政管理部门，行使档案行政权力，管理档案事务，必须依据档案法律法规，在职权范围内依据法律规定程序，履行法律职责。

三、《档案法》等法规的颁布为项目资料按时归档做保障

建设项目档案归档不按时，是企业档案管理存在的突出问题。因为建设项目建设周期长、文件材料多，档案来源复杂，形式多样，为利用方便，档案形成者不愿及时归档。《档案法》第十条第一款规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”《企业档案管理规定》第七条也明确指出：“企业各部门负责归档文件材料的收集和整理并定期交本企业档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。”《档案法》和《企业档案管理规定》的颁布，为建设项目资料按时归档做了有利保障。

四、树立高度的法制意识和观念

当今时代是法制时代，法制意识与观念是现代人所必须具备的基本素质，这是时代对各行各业的工作人员提出的客观要求。《档案法》是发展档案事业的根本性法律规范，也是调整社会生活中，人们在档案工作领域内行为规范的准绳。法制意识的确立是建立依法管理档案的基础条件。在社会主义市场经济条件下,企业职工的法律意识和法制观念有了极大的提高,依法办事已成为企业职工的普遍行为。企业档案工作者必须树立高度的法制意识和观念，掌握法律武器,利用法律武器维护企业的权益并开展有效的工作。为此,企业档案工作者应从宣传《档案法》及其实施办法入手,使企业领导、广大职工知法、懂法、守法,并充分意识到只有把企业档案工作纳入法制建设的轨道,企业才能持续、稳定、健康地发展。

五、加强档案法制宣传力度，使项目档案工作逐步纳入法制建设的轨道

为了确保工程项目档案的及时完整移交、安全和科学管理，更好的为企业经济建设服务，各级档案行政管理部门应按照档案法律、法规的要求，切实履行监督指导职能，加大对工程项目档案的监督力度，通过对《档案法》等法律法规的学习宣传，不断提高思想认识，使工程项目档案管理朝着法制化、标准化方向健康发展。

六、健全制度、加强监管，确保档案齐全完整

工程项目档案形成于工程项目的确定、设计、施工和竣工阶段，主要包括工程项目投标的标书、中标通知、签订的工程合同、施工组织设计、开工报告、重大设计变更、工程竣工验收报告、工程质量合格证、竣工决算、施工技术总结、优质工程证书等。这些档案资料分别形成于工程、科技等部门，有的工程项目时间跨度长、项目管理人员变化频繁，客观上给工程经营档案的完整归档造成一定的困难。为此，档案工作应做到“三纳入”，即纳入项目综合、工程、科研、经营、财务等部门管理工作计划；纳入项目工程管理、技术管理、经营管理、财务管理程序；纳入项目有关部门职责范围和有关的岗位职责。采取切实可行的有效控制措施，使项目档案工作有章可循，有序运行，确保归档文件材料齐全完整。

七、全面提高依法行政水平，树立依法办事的观念

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关键词：新时期；档案；创新；机制

现代化医院管理中，档案的管理工作已被列为重要的管理内容之一，档案的作用已渗透到医院管理的各个环节，为医院的建设与发展起着重要作用。伴随着医院管理水平的提升以及智能化手段的升级，对医院档案管理的要求、信息化技术的运用、以及原始档案管理与先进的数字化技术的融合发生了革命性的变化。因循守旧的传统的档案管理模式已经不能满足现代医院档案工作的发展要求，因此，建立一个科学的、高效的、满足和适应当前信息化、数字化技术支持的档案管理模式，才能适应社会和医院的快速发展。笔者就新时期档案管理工作的创新机制提出以下见解，与同道探讨。

1 档案管理理念与制度的创新

传统的医院档案管理存在"重管轻用"的现象，具有"等、靠、要"的传统管理模式，同时在制度上也不够灵活，这就直接影响了实际工作的创新及工作效果，大大降低了档案管理的实用性和有效性，这就要求医院管理者和档案管理人员在管理理念上要有创新和变革。

1.1医院要根据全新的管理理念建立健全医院档案管理新机制，在原有的体系里要通过网络对各职能科室各项档案进行统一汇总和技术处理，并加强对各科室档案管理工作的制度化建设，加强日常的指导与监管，使职工充分认识档案的重要性，在日常工作中能够认真履行档案的收集与归档工作。

1.2重视档案管理的硬件建设，开设专门的档案信息化工作室，扩建档案资料存储室，在启动信息化档案管理的同时，大量的原始档案及图像、物品都应该由原来的分散管理改为集中管理。便于档案资料保管、查阅和管理。

1.3档案管理人员要转变管理理念，培养创新意识，力争做到档案资料事前介入，在各个涉及到归档资料的部门，事前就由档案管理人员提出信息资料的归档要求，在源头上规范档案的格式与内容，同时参于事务过程中，主动了解涉及档案管理的工作进度，发现问题及时纠正。如我院在东部院区的基建建设中就做的很好，像工程起步阶段，档案室即介入基建部门，对建设管理和建设工程项目活动过程中形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等资料介入管理，要求基建部门按照标准及时收集留存并集中统一由专人保管；在工程建设过程，指导基建部门档案管理人员及工程技术人员分阶段做好基建文件材料的整理归档，尽可能实行全程标准化、规范化管理；事后及时对基建档案进行归档整理，并对所归档的内容进行系统分析和检查，发现有遗漏的资料及时通知基建部门整理归档，确保在收集过程中，不仅收集主要档案，还要收集次要档案，以实现档案的完整性。

在制度创新上，要进一步强化制度建设。随着科技的不断进步，档案工作经常会面临许多新情况、新问题，因此，在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进新的档案工作制度，积极推进制度创新与完善，以适应医院发展的需要，以及档案管理自身发展的需要。①建立档案管理组织领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作领导水平；②建立档案管理人员责任制，加强对档案材料的控制、积累以及检查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；④建立教育约束和激励机制，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加继续教育，更新知识，提高业务能力水平。

2 档案管理服务方式的创新

在信息技术飞速发展的今天，与时俱进已成为档案工作者应具备的基本素质，改变以往重管理轻服务的管理模式，把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，不断改进服务方式，创新服务功能，实现档案管理现代化。

2.1建立医院档案网页，有利于医院档案普通信息的浏览、专业信息的查阅以及重要的档案信息按照授权通过规范路径的调阅。档案部门的负责人应积极协调信息管理部门，利用单位的网站制作自己的网页，积极发动和组织上网数据和和信息，使档案管理服务系统联上单位内部各部门网址，实现档案信息的网上检索，避免往返档案室查找相关资料的繁锁，为各部门提供便捷高效的服务。

2.2实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。在网页上建立电子文件自动上传功能，在第一时间将其收集并在档案室的服务器上归档。

2.3开展在线服务模式。传统的档案利用方式是到档案部门查找利用档案原件进行借阅、影印等方式，在信息化时代里这些必然要发生一些变化。让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速的信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存利用价值的咨询，同时提供查询和资信服务。

3 档案管理技术手段的创新

随着计算机网络技术的发展，在管理技术上有所创新，实现档案检索的电子化和信息化，以提高档案管理的工作效率和现代化水平。

3.1建立计算机机网络中心，实现医院网络化管理，能够有效促进医院的发展。医院档案部门要建立健全办公网络体系，为医院建立档案网络管理系统提供平台。在内部办公服务网络和公众服务网络上，开设相应的网络档案馆和档案管理专栏，充分利用档案文件的应用价值。

3.2充分发挥医院网站的作用，根据网站反映的各种信息，制定相应的策略，保障档案资源的可靠性和真实性，保障档案信息的传递和共享，提高网络档案的应用价值。

4 档案管理的安全性技术创新

医院档案信息化管理的同时，不可忽视的一点就是档案信息的安全性。根据当前信息化管理的技术要求，对于重要的信息数据要建立严格的管理机制和技术手段，例如要建立内网与外网之间的防火墙隔离，建立小型专用的数据库，建立双倍分获有条件应建立异地备份等措施。对重要档案信息又进行分级分类管理，属于保密级的信息和资料要严格遵守相应的保密纪律和制度。对于信息档案的调阅要严格制定规定和授权，要严格对从事信息化的专业人员和岗位要进行岗位教育和监督。

参考文献：