档案分类方式范文
时间：2023-04-28 08:42:58
导语：如何才能写好一篇档案分类方式，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
档案保护一般划分为两个层级：一是针对档案实体的原生性保护；二是针对档案内容的再生性保护。前者的目标是保持档案原貌，既强调档案实体的保护，又注重内容的保护；后者通常使用缩微拍摄、数字化、仿真等形式呈现档案信息，方便利用。虽然上述各种类型的再生性保护措施都可以脱离原件来保护其内容和信息，但是仍然需要依托原件实现信息转化或复制，即完整的原件是信息再现的基础。
（一）档案信息化建设背景下，档案实体价值与档案保护现状之间矛盾凸显
随着档案信息化建设的推进，数字化进程中和完成数字化以后，对原件保护（档案实体）的讨论逐渐增多，主要有整体性保护、摈弃保护、弱化保护等观点。尽管观点不同，但实体档案所具有的无可替代的价值和作用是毋庸置疑的。因此，无论再生性保护手段有多少种，技术多么先进，对档案实体的保护都不应该放松。然而目前由于多种原因，不同的档案实体逐渐呈现出老化、破损、褪变等趋势，甚至部分已经处于或者临近濒危，严重者已经失去了保存意义和利用价值。
（二）现有档案实体老化速度加快，破损量大且破损较为严重
由于装订形式不规范，生锈、脱开、折裂、起翘现象较为普遍，导致现存民国档案出现了大量破损。除了民国档案，20世纪80年代之前形成的档案，保存现状也不容乐观，纸张、字迹、案卷外观、装帧等均有程度不同的破损。同时，纸张酸化导致纸质档案实体寿命下降也需要引起重视。美国国会图书馆普通类和政法类图书为酸性，其中80%纸张pH值在5.0以下，属于严重酸化；中国国家图书馆善本特藏文献pH值在6.0以下的约占70%；第二历史档案馆抗战前和抗战后新闻纸pH值在3.7～4.7；美国国会图书馆1700万册藏书中约35%发生脆化现象；日本图书馆发脆不能翻动的图书约占20%；西藏档案馆馆藏300余万卷档案，其中约33%出现破损，因酸化发脆档案约占47.3%，严重者已为片渣状。
综上，笔者在参考《中华人民共和国文物保护法》《文物保护法实施细则》等法律规范的基础上，特别是考虑到其中关于古籍文献的文物定级标准以及文化部已经颁布的多项分级标准及规范，如《古籍特藏破损定级标准》《古籍定级标准》等，并结合我国目前的档案保存状态、实体档案的价值等情况，认为在档案抢救和保护实践中需要开展实体分级或分类保护。分级保护是依据档案实体破损情况，将破损档案划分在不同的等级范围内，开展不同级别的保护活动，优先抢救破损程度最为严重的档案。换句话说，分级保护主要是针对出现病害状况的大批量档案采取的保护行为。保存现状、病害特点、破损等级划分、分级保护措施等问题都需要理论和应用的深入研究，越细化越具体，实际单位越容易操作。分类保护是按照档案实体的价值、重要程度、独特性等，创造不同的保管条件并开展保护活动，比如对特藏和珍藏档案创造最为理想的保存条件，及时开展科学的抢救。一般而言，由于特藏、珍藏档案数量不大，容易划分和筛选，因此，实际单位便于实施分类保护。
二、档案实体的分级保护
在档案破损数量大、保护条件和技术力量有限的情况下，通过开展档案实体分级保护，可以优先抢救濒危状态的档案。分级保护程序首先是对馆藏档案保存现状进行调查，摸清档案病害状况；依据档案病害种类和破损程度，制定破损等级标准；在预防性保护和治理性保护方面分级采取措施。摸底调查是分级保护的前提，划分破损等级是实施保护和抢救的基础，分级保护是实施抢救的主要方式。
为全面了解和掌握各级各类档案馆所藏档案保存现状、破损程度、馆库条件和保管情况等，需要开展全面调查，建立档案保存现状信息数据库。对档案个体调查是对档案纸张和字迹种类、保存现状、病害种类、病害程度、案卷外观状况等相关问题进行的全面调查。主要包括：档案形成时间、档案来源、纸张种类、字迹材料种类、酸化、霉变、虫蛀、老化、污染、撕裂、残缺、糟朽、粘连、皱褶、字迹洇化或扩散、字迹褪色或酸蚀、字迹磨损（纸页中间和边缘）、不规范折叠。
破损等级划分是依据档案实体保存现状和老化情况，通过定量测量或定性分析病害，综合判断其破损程度，考察的主要病害因子为：酸化、粘连、残缺、污染、纸张糟朽、纸张撕裂、字迹洇化扩散、字迹褪色或酸蚀、霉变、虫蛀、老化、不规范折叠等。依据病害类型和程度可将档案实体破损等级分为：特残破损、严重破损、中度破损、轻度破损。档案实体病害程度尽可能量化，只要其中一项病害因子达到等级范围，即可确定其等级类型。以纸张酸化程度为例，比如纸张的pH≤4.0，不用考虑其他病害程度，即可确定该份档案属于特残等级；4.0
分级保护包括预防性分级保护和治理性分级保护。预防性分级保护的范围覆盖整个馆藏档案，属于全程性维护和保管。预防性保护在先且最为重要，涉及库房建筑、保护制度、环境监测与调控、安全维护等，是对馆藏档案批量进行的保护行为，产生效率高，作用明显。而治理性保护是在其后开展的抢救性活动，针对个体进行病害诊断和治理，只需要对破损的档案进行修复，不需要普遍开展，因此，工作开展涉及面较小。治理性保护实施需要考虑修复的技术条件成熟与否、资金支持、技术力量、人员修复水平、修复材料等众多因素。在具体实施过程中，两者互补，是保护工作中不可或缺的部分。同时，两者也面临相似的困境，馆藏的丰富性、复杂性，决定了预防性分级保护和治理性分级保护对象的多样性和复杂性，使得各种分级尝试难以实践。如何得出客观、准确、简单易行的分级办法是保护工作面临的难题。
三、档案实体的分类保护
档案分类保护是针对档案的重要程度或价值或独特性等分别采取不同的保护和修复措施。档案的重要程度需要考虑档案内容、形成时间和在不同历史阶段对社会发挥的作用等，一般分为一般档案、珍藏档案、特藏档案。其具体保护措施如下：
（一）一般档案的保护方法
档案馆中保存数量最多的是一般档案，普通库房即可存放一般档案。一般档案的保护需要严格执行国家档案行业标准《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）中有关温湿度、防光等规定。比如，温度为14℃～24℃±2℃，相对湿度为45%～60%±5%。
（二）珍藏档案和特藏档案的保护方法
1.珍藏档案是指内容价值高、历史远久、形式非常独特的档案，比如清代之前的档案可作为珍藏档案，因其在全国数量不大，可作为优先调查对象，详细开展各项调查，创造特殊的保存环境如微环境。微环境要求温度为16℃±1℃，相对湿度为45%±3%，并采取避光、低氧贮藏、防盗、防爆等。实际工作中常用封闭的橱柜等特殊装具，充氮气或二氧化碳，并采取精准地控制温湿度，避光、洁净空气等措施。
篇2
关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类
档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。
1 档案管理归档整理分类现状
1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。
1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4 归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。
2 档案管理归纳整理分类技巧
2.1 档案管理技巧
在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
结束语
档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。
参考文献
[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.
篇3
社会养老保险档案包括社会养老保险相关业务的所有原始资料，比如参保人个人的信息账户、缴费资料、养老金的发放资料和有关业务的书面资料等。社会养老保险档案管理的有关部门和工作人员在分类管理档案时，应当做到规范化，做到高标准、严要求，并建立健全相关档案管理制度和标准。在管理有关档案时，要严格遵循工作原则，将具有实用性和长远利用价值的资料归档、存档，将能够充分体现单位活动的有效材料完整备案，以满足后期使用和考察的需要。然而，社会养老保险档案的存档并不是将所有资料记录、储存，而是将处在存档范围和要求之内的有关文件和具有实际利用价值的资料分类整理并存档，具有参考性且非最终定稿的文件是不需要存储的。在明确分类的基础上做好档案归档工作，实现档案管理规范化。
此外，档案管理部门要建立健全社会养老保险档案管理制度和标准，要建立能够将所有工作环节包括在内的档案管理制度。以文件的实际来源和自身价值为依据，进一步确定档案管理的方式方法、具体流程、档案资料分类方式等。这些方案的确定要严格遵循《中华人民共和国档案法》等现行法律的规定，以城乡居民社会养老保险的实际状况为重要依据，不断健全档案管理分类制度、档案保密制度和档案存档制度等。在此过程中，要做到每一个档案管理部门都能够严格遵守规章制度，以实现档案管理的规范化和标准化，实现社会养老保险档案的科学分类、集中管理、规范有序等，不断完善我国社会养老保险制度。
2信息化档案管理
信息技术的快速发展和不断进步，使得各行各业的工作效率都在不断提高，以完全人工的方式完成城乡居民社会养老保险档案管理工作已经不能满足时代的要求。人工的方式不仅会耗费大量的人力、物力，也会限制工作效率。传统的社会养老保险档案管理方式大都为纸质书面记录和个人档案的存放，这样不仅占据了大量的工作时间，也占据了较大的空间存放资料，并且这些纸质资料不易保存，随着时间的推移，会出现纸质泛黄、筛选困难等问题。信息化的社会养老保险档案管理不仅能够改变传统的纸质化档案管理工作方式，使其成为信息化、数字化的信息，做到档案管理电子化，还能够完全代替人工实现档案的查询和检索，大大地提高信息检索的效率和准确度。信息化的档案管理方式使大量的原始书面资料被有效地压缩和快速记录，在节省了空间的同时也大大地延长了资料、档案保存的时间，并且有效地降低了保存难度。同时，存档和编码社会养老保险档案并且建立计算机检索信息系统，能够彻底实现档案管理的改革和创新。由计算机检索、扫描获得信息代替人工查找、翻阅档案资料原件，节省了大量的时间，并且在很大程度上提高了工作的准确度和效率。
社会养老保险部门在分类和管理档案时，要科学归档，提高工作质量，要注意记录存档的时间和类型。普通的业务文件、退休记录和审计等资料的存档时间为次年的年中，即6月底，而社会养老保险的结息时间为每年的6月份，会计的管理存档时间为隔年存档，基本信息的档案归档时间为所有业务项目结束之后。其中，最重要的是影音资料和照片等资料档案。这些资料要在第一时间内存档处理，以合理的归类方式完成档案资料的选取、收集和初步记录，根据一定的规律，比如参保人的参保时间或是其他特点建立、记录和合理存放档案，确保再次查找时的准确度，提高档案管理工作的效率和质量。在档案管理的过程中，要实现档案的科学分类和存档，做到存档、归档有律可循，避免无序存档的情况发生，切实提高档案管理工作的有效性。
3实用化档案管理
社会养老保险档案的创建和存储是为了为之后的查找和检索工作提供便利，使参保人与社会养老保险管理部门及时、准确地找到所需要的信息进行核对和审查等。有关档案管理示意图的绘制也是为了档案存储能够更加便捷。因此，档案管理部门应当制订科学、有效的社会养老保险查询和检索工具，比如创建全引式的目录、建立专题形式的索引和编写案卷形式的目录等。在档案管理工作人员的工作过程中，有关部门要配备适应性强的社会养老保险档案管理软件和系统，使信息化的档案管理形式和计算机信息检索方式能够为其提供方便。这样，不仅能够为工作人员的信息检索、查询工作减轻负担，还能够有针对性地保护社会养老保险档案。为了实现社会养老保险档案管理工作服务社会的目标，有关部门要提升工作人员的专业素质和工作能力。新形势背景下的档案管理工作需要具有较高工作水平的工作人员完成档案管理工作。档案管理部门在分配具体的管理工作和责任的同时，应要求工作人员具有能够完成业务办理和档案管理双重工作任务的能力。要将这两项工作任务在年初分配，并将其归入工作任务考核内容中，明确工作职责和标准，明确要求工作人员具备较高的工作素质和政治觉悟，在创新的同时具备专业的工作能力。只有不断提升工作人员的素质，才能为社会养老保险档案管理工作打下坚实的基础，加快档案管理实用化的步伐，达到档案管理工作为社会服务的目的。
4结束语
篇4
关键词：档案网站；信息资源；整合；内容；形式
近年来，档案网站充分运用先进信息技术，按照一定原则、规范及标准，实现了一定范围内档案信息资源的抓取与优化，成为档案信息资源整合的重要平台。这种重在共享的逻辑整合，有效破解了档案信息资源分散、封闭与用户需求综合、便捷之间的矛盾。
档案信息资源整合包括内容整合、技术整合、管理整合、服务整合等多方面，内容整合是其中最核心的部分。本文试以《中国档案报》（2011年11月14日）公布的2011年度综合排名前十位的天津、北京、辽宁、江苏、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省级档案网站为例，着重探讨国内省级档案网站信息资源整合的内容及其呈现形式。
1 国内省级档案网站信息资源整合的内容类型
国内省级档案网站的信息资源通常以一级类目形式来集中体现，换言之，国内省级档案网站的一级类目正是对其所拥有的信息资源进行分类的结果。
从表1统计的数据可以看出，省级档案网站一级类目设置最多为15个，最少为4个，平均10个。使用频率较高的一级类目名称为：“政务信息”9个、“馆藏介绍”7个、“档案业务”7个、“查阅利用”5个、“网上展厅”5个。分析这些一级类目，发现其所指信息资源既包括内容信息，也包括形式信息、功能信息。单从内容角度看，可分为四种类型：
1.1 数字环境下直接生成的电子文件。电子文件数据分布广泛，增长迅速，更新飞快，是档案网站亟须整合的重要信息资源。这些信息并非全部直接由档案部门产生，而是由档案机构进行收集并在网站的政府机关、企事业单位电子文件。国内省级档案网站栏目中的“政务信息”、“政策法规”等属于此类。
1.2 馆藏实体档案数字化产品。借助扫描仪、数码相机等现代办公设备，运用文字识别、数码影像等技术，将馆藏实体档案中的信息转换成计算机可识读的数字化产品，这类信息是档案网站开展信息资源整合的重要基础。网站中提供检索、利用服务的“档案目录”与“档案全文”是此类信息的典型代表。
1.3 区域特色信息。从区域信息或馆藏档案中提取出反映本省（市）特色或馆藏珍品的内容予以突出展示，如天津档案网“津沽史料”、江西档案网“赣域风情”以及浙江档案网“珍品博览”、上海档案网“珍档荟萃”等。此类信息重在展现、宣传本省（市）、本馆特色，发挥历史教育、文化娱乐等功能，目前国内省级档案网站区域特色信息正渐成体系。
1.4 编研成果。以馆藏档案为对象，以满足用户需求为目的，由专业人员汇编出版，经数字化处理在档案网站传播利用的史料、参考资料等信息。这类信息在一定程度上体现了知识挖掘，具有较高利用价值，同样是档案网站整合的重要信息资源。部分省级档案网站有“编研成果”专栏。
上述分类旨在揭示国内省级档案网站网上、网下档案信息资源的密切关系，凸显各类信息的特征。
2 国内省级档案网站信息资源整合后的呈现形式
从网站可用性层面看，网站界面设计包括交互方式、路径方式、反馈方式、信息呈现方式等四类表现形式。[1]相对而言，档案网站更多是对用户进行信息呈现，因而信息呈现方式在档案网站信息资源整合中起着举足轻重的作用。
2.1 信息构架。网站信息构架，可采用三栏、二栏、一栏等形式。2011年度国内综合排名前十位的省级档案网站所采用的信息构架如表2所示：
(1)三栏式。一般左侧小幅面为注册、快捷窗口等，中间大幅面为动态新闻展示、子页面窗口等，右侧小幅面为多媒体档案展示、友情链接等，是现今用得最多的网站信息构架，排名前十位的省级档案网站中有6个使用三栏式。三栏式页面信息饱满而丰富，但有时会给用户造成无从看起的困扰。(2)二栏式。一般左侧小幅面为导航，右侧大幅面为内容。主次分布清晰明朗，令用户不会迷失在信息中，但页面呈现信息量不及三栏式网站丰富。(3)一栏式。一般上方为导航条，下方大片为内容。这种垂直构架虽然单一，但强化了信息的比重，体现了档案网站的“伸缩自如”，给人以“想象”空间，只是客观上要求用户行为尽可能“一致化”。
2.2 呈现样式。有的采用检索窗样式，有的采用目录树样式，有的采用检索浏览相结合样式，各有特色。
(1)检索窗样式。此样式是数据库形成后给用户提供利用较为简便的方式。当用户输入检索关键词发出检索指令时，搜索引擎通过预先设定的程序检索整合的数据库资源，然后返回检索结果给用户。排名前十位的省级档案网站全部使用了检索窗样式，但有的只设关键词检索，有的则提供高级检索。如，在北京档案网高级检索中，用户可选择档号、题名、起止时间等检索项进行复合检索。
(2)目录树样式。此样式是利用Web超链接功能将整合后数据库中抽取相关信息资源按照各种分类联结成一个具有内在联系的有机整体，[2]可将整合结果按目录分类形象直观地显示在页面上。这种样式能使用户通过统一界面逐层深入信息，具有引领用户查询利用档案的导向功能。如，在浙江档案网的馆藏档案资源目录里，点击“历史档案”等，可层层深入浏览分类信息。虽然目录树样式有利于发挥信息展示、宣传功能，终因信息庞杂难以组织等因素而未全面推行。
篇5
一、档案馆机读目录现状及问题
目前各级档案馆、室都已开展档案计算机检索，形成大量的档案机读目录，但质量普遍较差，严重影响检索效果。据浙江省调查材料显示①，质量情况较好的档案馆差错率在12％左右，有的差错率在50％以上，总平均差错率达29％（见下表）。
由此可见，必须对机读目录的质量进行控制。目前档案馆机读目录的主要来源包括以下两个方面：
1．档案馆内形成的机读目录
档案馆内形成的机读目录包括：（1）将原有的已打印的纸质目录通过扫描输入计算机，再通过OCR技术转换的机读目录；（2）对照案卷按著录要求逐项著录标引制成卡片后输入计算机形成的机读目录；（3）是对照案卷直接在计算机上进行著录标引形成的机读目录。这种机读目录存在的主要问题有：
（1） 在著录卡片时由于工作人员笔误造成的错误。
（2） 在录入时由于误操作造成的错误。例如：录入时多按一次回车键，造成录入字段错位。
（3） 前处理环节遗留的问题，包括案卷多册且不连续编号造成档号中卷号重号；责任者没有写全称等。
（4） 扫描时由于原有目录不清或遇容易混淆的字在转换时发生的错误。例如：“纳入”转换成“纳人”等。
（5） 由于著录、标引等标准的变化而导致的数据前后不一致。
2．接收来的电子目录
接收的电子目录主要是从机关档案室接收纸质档案时同时接收来的电子目录，存在的主要问题包括：
（1） 形成电子目录使用的软件各不相同。由于目前国家对于接收电子目录没有统一标准，所以各档案室编制的电子目录，有用EXCEL、WORD、FOXPRO、ACCESS做的表，甚至还有用WPS里CCED做的表，数据格式各不相同，这在接收进馆后都需要进行转换。
（2） 档案室编制的目录和档案馆编制的目录著录项目不同。如：分类号等字段档案室的目录没有，一些档案室有的字段，档案馆的机读目录不需要，要进行增减。如：立档单位、编制单位等。
（3） 相同字段的长度不同。接收来的电子目录即使与馆内机读目录字段相同也存在长度不同的问题，需要与馆内的标准统一。
二、后控方法的提出
鉴于目前机读目录存在问题较多，北京市档案馆提出了对机读目录进行后控的方法，就是在机读目录正式进入检索系统以前，利用各种技术手段对馆内形成的和接收的机读目录质量进行控制。其目的是确保作为检索重要项目的档号、分类号、关键词、责任者、题名、时间等的规范和符合要求。其中最重要的是保证档号的准确惟一性。机读目录经过后控处理，差错率能降至最低。
后控方法：一是自动控制，二是人工控制。
自动控制是将根据有关标准制定的参照系统输入计算机，由计算机自动比照参照系统对档案数据进行规范。它的实现一是采用现有的档案处理软件，二是利用计算机批量处理数据的优势，编制一些实用程序将一些可以用计算机处理的内容统一处理或通过命令、程序操作将著录、标引、录入过程中的问题统一查找出来进行修改以保证机读数据内容的准确。通过自动控制可实现：
1．将自由词转换为主题词和分类号，实际上就是计算机自动标引。目前，国内已开发出一些自动标引系统，其中有抽词标引法、题名标引法和规则标引法等。档案馆可用已有的自动标引软件，结合馆藏内容，选择合适的主题词扩充主题词库，实现档案机读目录自动标引。
2．将不同格式转换为统一格式。对于机读目录数据目前格式不统一的现状，编制程序由计算机自动实现不同数据格式之间的转换。
3．通过查错程序检查数据输入阶段产生的错误。数据在输入阶段不可避免地会出现错误，这些问题都可以通过编制程序查找并解决。
人工控制则是针对自动控制不能解决的问题所采用的方法。例如：在自动标引进行主题分析时遗漏主题或分析错误等，就必须由有经验的专业人员来处理。就目前计算机发展水平看，自动控制和人工控制相结合的半自动方式不失为当前的一个好方法。
三、后控参照系统
1．指标体系
后控的重要方法是建立一套指标完备的参照系统，主要是依据档案著录规则、分类标引规则、主题标引规则、档案分类法、档案主题词表、机读目录后控标准的相关内容，并结合档案工作的实践制定出来。包括①档号②分类号③题名④责任者⑤起始时间⑥终止时间⑦主题词等主要指标，一般的参照系统指标体系如图所示：
2．后控的规则：
（1） 对数据格式的统一。将WORD、EXCEL、CCED等格式的表统一转换成FOXPRO格式，并统一字段名称和字节长度。
（2） 档号由全宗号、目录号、案卷号、页号构成，不能缺少和重复，不能有非法字符，案卷号不能断号。
（3） 分类号按档案分类法标引，不能缺少，不能有非法字母和非法分隔符。
（4） 题名必须能反映档案内容，不能缺少，不能有空格和非法字符。
（5） 责任者按著录标准要用全称或标准的简称，用规定的分隔符，不能有非法字符。
（6） 起始时间和终止时间都要符合档案内容反映事件所发生年代，不能有不合理时间和非法字符。
（7） 主题词不能缺少，且必须为主题词表中的规范词，主题词之间用规定的分隔符，不能有非法字符。
（8） 馆名称、馆代号等字段内容要统一添加。
四、档案机读目录后控的实践
北京档案馆建立了上述后控指标参照系统和后控规则，采用自动控制和人工控制结合方式，自动控制用以发现问题，人工控制用以解决问题。
1．用档案管理软件解决通常性问题
（1） 常见档号问题的解决。用软件对档号通过排序、、查缺，查出档号中案卷号缺号、重号条目。对于漏著、漏录的，补充齐全；对于确实为缺卷的，补上档号，注明原因；对于因为档案多册卷造成档号重号的，在册号中标明；对于卷号确有重复的案卷返回前整理环节。
（2） 常见分类号等问题的解决。用软件对分类号、责任者、题名、关键词等字段通过排序，查出缺少的条目，根据文件内容重新著录标引，保证检索渠道的畅通。
2． 通过数据库命令进行后控
（1） 对数据进行统一替换、增删。例如：将分类号、关键词中的分隔符统一替换；统一增加馆名称、馆代号字段的内容。
（2） 按标准对数据库结构进行修改。例如：将时间项拆分成起始时间和终止时间两项。
（3） 解决个别字段由于前处理环节造成的内容不全问题。例如：对于责任者不全的，根据时期的不同补齐全称。
（4） 解决著录或录入过程中出现的问题。例如：终止时间小于起始时间、日期大于31等。
（5） 用数据库命令查找数据中的错误，并进行修改。例如：查找时间项中不合理时间、题名中的空格等。
（6） 进行数据格式的统一。包括字段名、字节长度的统一，通过另存或数据导入导出等方式，将数据统一转换成表格式，并将多个已转换的数据表进行合并。?笮
注释：
篇6
1 系统总体设计
宁津县国土资源局数字档案信息管理系统由档案管理、检索查询、统计输出、视图、系统维护、审批、库房管理和帮助信息等功能模块组成，并通过档案归档接口和档案利用接口分别和局办公自动化系统、土地交易管理系统、地籍管理信息系统和土地规划利用数据库系统交互，实现无缝连接［4］。
1． 1 功能模块划分
系统整体划分为模块，如图 1 所示。
1． 2 系统功能架构
系统功能架构如图 2 所示。
2 数据整理与建库
2． 1 数据分类
国土资源局的档案数据分类主要包括以下八类: 综合类、计划财务类、地籍管理类、土地利用规划类、建设用地类、国土资源监察类、国土资源宣教科技信息类和地质矿产类。档案数据分类如图 3 所示。
2． 2 数据库表清单
数据库表清单见表 1。
3 系统功能模块的研究与实现
3． 1 登录验证模块
系统要求必须提供合法用户名和密码登录后才能使用具体功能。该功能是系统安全一道最关键屏障。当用户名和密码验证通过后，该模块负责收集当前用户的信息，给其他模块提供当前用户信息，为识别当前用户身份、确认当前用户可用功能提供判断依据［5］。当用户输入信息不合法时，给予友好提示，同时限制用户试探账户的次数以防非法入侵者使用穷举法进行破解。
3． 2 档案管理
档案管理模块提供对系统档案数据的各类管理功能，诸如档案著录、档案修改、案卷剔除、交易系统的自动归档。用于存储档案资料的数据表，手工录入或直接导入其他系统的电子档案到数据库等。
3． 2． 1 档案著录
系统管理员可以利用该功能进行档案手工录入、档案简单查询、档案资料修改等，可以进行案卷目录和卷内目标的录入修改以及电子档案入库。
1) 著录原则
①先选择档案分类。
②由简略到详细方案，案卷信息录入卷内目录录入卷内文件信息上传。
2) 数据字典使用说明
数据字典要方便著录，尽可能减少用户录入工作量，当用户把光标移到输入框时，按下 F2 键后系统自动搜索和当前输入项关联的数据字典，弹出备选项。流程如图 4所示。
3． 2． 2 自动归档
根据对现有国土局系统考察、研究，目前主要考虑实现土地交易系统的半自动归档。为了减少土地交易系统资料的归档工作量，定期使用该功能进行有选择地自动归档，然后把原件的扫描件等电子档案上传补充，从而完成交易系统的资料归档工作。流程如图 5 所示。
3． 2． 3 档案剔除
管理员使用该功能对已经超出保存期限的档案进行剔除，实际是做剔除标识，数据依然保留在系统中。具体实现流程如图 6 所示。
3． 3 检索查询
该模块提供给用户对档案库中各类档案信息进行不同方式的检索和查询功能，包括案卷目录检索查询、卷内目录查询、各种专项查询、条件检索查询、地籍系统属性查询、土地利用现状查询和土地交易系统数据查询等，并包含档案借阅管理的相关功能。
1) 案卷目录查询
用户可以利用该功能结合档案分类，进行案卷目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。可以选择案卷题名、保管期限、密级、类别、存放位置、起始时间和终止时间等字段进行查询。流程如图 7 所示。
2) 卷内目录查询
用户可以利用该功能结合档案分类，进行卷内目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。查询数据可以是文号、责任者、题名、日期、密级和主题词等。流程如图 8 所示。
3) 专项查询
该处包括了多个专项，有按地籍四至查询、按案卷题名查询、按卷内题名查询、按宗地所有权人查询等。主要考虑方便用户快捷查询。
4) 地籍条件查询
用户可以通过该功能直接查询地籍系统的属性数据，可以方便地进行跨系统查询，目前设计考虑不公开图像浏览开发 API，因此只对地籍属性数据查询。流程如图9 所示。
5) 土地利用现状查询
用户可以利用该功能直接查询 MapGIS 系统的土地利用现状，对常用的任意字段查询，可以浏览图形和属性信息。由于土地利用现状是 MapGIS 单机系统，我们采用定期拷贝数据到客户端方式进行动态更新，同时把属性数据同步到当前数据库系统中，在查询时首先连接数据库，查看图形时再联动调取本地 MapGIS。更新流程在数据管理中实现。流程如图 10 所示。
6) 土地交易数据查询
用户可以利用该功能直接查询土地交易系统业务数据。
7) 档案利用记录
该功能对档案的档案利用进行管理，包括借阅人、借阅目的、借阅时间、退还时间等信息的记录。流程如图 11所示。3． 4 统计输出该模块主要完成档案数据统计和相关输出打印功能，包括库存统计、档案利用统计、案卷目录报表、卷内目录报表、卷内备考表输出、案卷封皮输出、档案内容输出和全引目录报表等。1) 库存统计用户可以按档案分类、密级、保存时间等进行库存统计。
2) 档案利用统计
根据档案利用记录，按档案分类等进行利用记录统计。
3) 案卷目录报表
用户输入一定条件( 如归档年代、档案分类) ，按照一定格式进行案卷目录的报表输出。
4) 卷内目录报表
用户输入条件，系统对满足条件的卷内目录进行报表输出。
5) 卷内备考表输出
输出满足条件的卷内备考表。
6) 案卷封皮输出
用户首先输入一定条件，系统查询出满足条件的案卷，再由用户选择封皮模板和案卷目录，系统自动生成封皮内容，可以进行打印输出。
7) 档案内容输出
用户首选输入查询条件，系统可以把电子档案内容进行打印输出。查询检索模块可以引导该输出模块。
8) 全引目录输出
按照案卷和卷内目录索引关系，进行报表输出。
3． 5 系统维护
该模块提供给用户对系统进行设置和维护的功能，包括用户管理、密码修改、系统参数设定、档案分类管理、数据字段设置、保存期限设置、密级设置和系统日志管理等。
1) 用户管理
系统管理员可以利用该功能创建或删除用户，并对用户的功能权限进行设定。同时也涵盖了用户组的管理。
2) 密码修改
当前登录用户修改自己密码。
3) 系统参数设置
系统管理员可以利用该功能对系统的各项参数进行设置。
4) 档案分类管理
系统管理员通过该功能维护档案具体分类。
5) 数据字典
系统管理员通过该功能管理系统的数据字典。
6) 保存期限设置
系统管理员通过该功能维护保存期限用语。
7) 档案密级设置
系统管理员通过该功能维护档案密级用语。
8) 系统日志管理
用户的每次登录或特定功能的使用都会以日志的形式进行记录，系统管理员可以利用该功能对系统日志进行浏览和查询。
3． 6 数据管理
该模块完成数据管理的相关功能，包括数据库备份、数据库恢复和土地利用数据更新模块。
1) 数据库备份
系统提供对档案数据库的自动备份功能，也可由系统管理员进行人工备份数据库。
2) 数据库恢复
当档案数据库遭到破坏时，系统管理员可以利用该功能对数据库进行恢复。
3) 土地利用数据更新
由于土地利用是 MapGIS 单机系统，我们采用定期拷贝数据到客户端的方式进行动态更新，同时把属性数据同步到当前数据库系统中。流程如图 12 所示。3． 7 帮助信息系统帮助信息包括使用该系统的各项操作说明，辅助用户更好地使用和掌握本系统。
3． 8 旧系统数据导入模块
3． 8． 1 旧系统环境
1) 操作系统: Windows 98;
2) 数据库管理软件: Paradox 5． x;
3) 开发工具: Delphi 4． 0;
4) 系统的文档不是很全。
3． 8． 2 数据导入思路
考虑到 Paradox 数据库管理软件和常规简单数据库使用习惯不太一样，我们需要把 Paradox * ． DB 格式数据表转到常用数据库中。经过研究发现 Microsoft Access 可以直接导入，通过“文件”“获取外部数据”“导入”进行导入。
3． 8． 3 档案扫描件存放规则
扫描的数据文件按一定的命名规则存放在数据目录下，有以下具体的命名规则。
1) 系统的所有扫描文件存放在系统对应数据目录的Scan 子目录下;
2) 每个类别的档案对应的扫描文件存放在和类别字母对应的子目录下;3) 每个扫描文件名字为: 对应档案分类号 +“_”+ 案卷号 +“_”+ 页号;
4) 扫描的文件用 JPEG 格式存储。
3． 8． 4 导入数据流程
篇7
1.新时期测绘档案的特征
1.1归档数据量大
伴随对地观测技术的迅猛发展，测绘地理信息数据获取周期大大缩短，测绘档案归档数据量快速增长，主要表现在数据总量大（年均归档量达20TB）、单个数据文件大（单个遥感影像文件普遍在1G以上）、数据文件个数多，需要产生庞大的目录管理信息。这需要具备强大的测绘档案资源信息储备、过硬的测绘成果档案处理技术和高效的利用方式，才能使测绘档案服务满足社会的需求强度。
1.2测绘档案分类复杂、易于变化
按专业类型，分为大地测量、工程测量、摄影测量与遥感、海洋测绘、地图制图等，按资料类别，分为技术文件、外业观测资料、计算资料、成果资料等;按载体类型，又分为纸质、胶片、底片、薄膜、磁带、磁盘、光盘、硬盘等，按数据格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各类测绘档案的实体分类表结构差别较大，难以统一。
1.3现势性要求高
现势性是指所提供的测绘档案服务所提供的测绘成果资源要尽可能地体现当前最新的情况。随着当前城镇化进程的加快，地物地貌和各种信息数据日新月异，在大量的测绘档案涌入的测绘档案保管部门的同时，社会又对现势性好、精度高和大范围的测绘档案数据服务具有迫切的需求，这对测绘档案保管部门的管理和服务提出了更大的考验。
1.4时空特性强
测绘生产是在一定地域范围内进行的，因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征。同时，测绘档案也具有很强的时间特性，同一区域的测绘档案，在不同的历史时期一般具有不同的档案版本，各个时期的档案共同构成了该区域的发展轨迹，对于区域发展脉络的分析研究具有重要作用。
2.测绘档案信息化现状与存在问题
2.1海量数据管理力不从心
数据规模呈指数级增长，导致管理繁重;数据随项目分散存储，导致数据重复、冗余，并使设备资源浪费严重;数据查询提取困难，导致数据使用效率低下;历史档案数据的价值没有得到有效利用，档案数据整体性、安全性无法得到保障。
2.2档案管理与成果利用脱节
测绘档案具有项目特征，测绘项目从项目任务下达、项目任务生产、项目成果质检、成果归档到档案的利用服务，要经过很多环节和部门，当前的测绘服务平台无法实现项目的前端控制和全程管理跟踪，测绘档案的管理环节与服务环节是脱离的，导致测绘档案服务资源的更新速度跟不上数据实际获取的速度。
2.3汇交工作量巨大
一个建设项目所形成的测绘档案数据量往往具有数百GB甚至更大，且种类繁多、内容复杂、表现形式多样，这给汇交工作带来很大的难度。如果采用人工方式进行汇交，需要人工对汇交档案的完备性、规范性等进行检查并进行存储，人工提取相应的著录项信息，不仅工作量大、工作效率低，还容易出错。
3.省级测绘档案管理与服务系统建设
3.1建设总体思路
省级测绘档案管理与服务系统主要针对当前测绘档案信息化管理工作中存在的问题和测绘档案的新特征，综合利用WebGIS技术、数据库技术、文件传输等技术而建立起来的，解决了现今测绘档案在存储、管理、分发利用过程中的种种问题，实现了测绘档案资料从项目任务下达、到档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促进测绘成果档案社会化应用。
系统采用三层架构：基础设施层、数据存储层和应用服务层。数据存储层是核心，存储了测绘档案管理相关的档案实体文件、档案目录数据、元数据、空间索引等信息，空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过Net Framework和ArcEngine 开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案的信息化管理，通过Flex 和ArcGIS Server技术开发B/S模式的web应用，实现测绘档案的网络化服务。
3.2核心解决方案
3.2.1数据组织科学化--解决海量数据存储与管理问题
1.数据存储模式
根据测绘档案的海量、大二进制等特性，采用文件与数据库相结合的数据存储模式，其中档案实体数据作为外部文件存储，档案的元数据、目录数据、空间索引等采用关系数据库管理，通过在数据库中存储实体数据的存放路径来实现关联。这种存储方式使得海量的档案实体文件数据传输快、摆脱了商用数据库数据储存量的限制，将目录数据等存储到数据库中，查询检索便利，提高了数据库利用率。
商用数据库平台选择当前国际上先进成熟的关系型数据库管理系统Oracle 软件，空间数据引擎选择ESRI 公司的 ArcSDE。另外对于档案所特有的光盘、底片、印刷地图、文本资料等采用档案柜存放，并采用虚拟库房的方式进行管理和查询。
2.数据组织形式
测绘档案的实体分类结构非常复杂，结合多年测绘档案管理经验，将繁杂的测绘档案实体分类归纳为四大类：成果类、控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类，成果类又分为基础地理信息、大地成果、模拟纸图、航空航天遥感卫星数据和专题成果五类，每一类再根据实体文件的结构进行细分，控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类不再进行细分。下图是测绘档案的数据组织结构，实线框类别是最小的实体分类，在数据库中各对应一张物理存储表。
3.建立空间索引
测绘档案成果类数据具有空间特性，通过建立空间索引，将地理位置与目录数据、实体文件等建立关联，可实现档案目录资源的可视化表达和检索。
在ArcGIS Server地图服务中，空间索引的质量对数据展现、查询检索的效率有较大影响。因此，在建立空间索引时，应尽量减少空间索引图层的数量，避免数据冗余。
基础地理信息和模拟纸图的空间索引通过图幅接合表来建立，如果为每一类型每个比例尺的数据建立图幅索引层，需要建立近50个索引层，为提高性能，每个比例尺建立一个图幅索引层，由各类型基础地理信息和模拟纸图共用，共建立8个索引图层，大大减少了数据冗余。大地成果的空间索引由点成果的概略坐标生成，需进行相应的脱密处理，水准点、GPS点、三角点、军控点和标石各建立一个空间索引图层。航空航天卫星遥感数据建立2个空间索引图层，其中航片索引图层通过像片的像主点建立，遥感影像数据的空间索引通过提前每一景数据的边界生成空间索引。专题数据需根据数据的实际情况来建立空间索引，例如提取边界建立、根据图幅接合表建立。
3.2.2测绘档案管理与服务一体化--解决管理与服务脱节问题
将测绘项目全生命周期各环节：项目任务下达，档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等纳入到测绘档案信息化服务平台中，实现对项目的前端控制和全程管理跟踪测绘档案的完成情况，项目竣工验收后及时完成测绘档案的收集，对收集档案通过既定的质量管理及档案管理流程，以最快速度完成档案数据的整合，通过网络平台等多种手段，快捷提供利用，保证测绘档案资源的现行效用。
3.2.3测绘档案汇交智能化--解决汇交工作量大、效率低的问题
数据汇交要解决的问题是：如何把海量分类复杂、格式多样的汇交数据分门别类、高效智能的提取录入到系统对应的档案类别和物理存储表中。本文提供的思路如下图所示。
汇交设置环节的核心功能是进行“入库单位设置”，该功能确定了测绘档案管理的深度。在数据上传入库环节，一方面是将档案实体文件通过FTP上传到磁盘阵列进行存储，另一方面则是根据用户的“入库单位设置”自动提取实体文件的目录数据进入临时库中，并建立目录数据与实体文件的关联关系。
3.2.4应用搭建工具化--解决测绘档案分类复杂、易于变化的问题
系统运用工具化的思想，设计了灵活的“三步骤”定制功能。第一步：测绘档案分类可定制，可增加、修改、删除档案分类，以适应分类的调整;第二步：定义实体分类物理存储表，指根据实体分类表结构的变化，可在系统中新建、修改删除物理表及其字段;第三步：建立关系，为测绘档案分类指定对应的实体分类物理存储表，以实现测绘档案的存储，一个档案分类只能对应一张物理存储表，一张物理存储表可对应多个档案分类。这样系统就能灵活定制，可适应业务的不断变化，易于拓展。
3.2.5数据展现时空化
篇8
在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①
由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。
1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。
虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。
与此相对应，基于全宗的档案数据库在建设时都会考虑到这些差异的存在，通过建立多媒体档案数据库来存储管理照片、录音、录像等专门载体档案，通过建立人事档案数据库、会计档案数据库对这些业务性较强的档案实施专门化管理。
2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。
自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。
自由来源原则等理论为城建档案数据库、项目档案数据库等专门档案数据库的出现提供了理论基础。它们以逻辑全宗为单位进行创建，符合其管理要求。
三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
历史上最著名的逻辑主义分类方法应该就是法国国家档案馆馆长卡缪和多努坚持的事由原则，该原则在法国大革命前就应用于各国的国家档案机构，但这些国家档案机构所保管的大都是来源单一的档案，所以事由原则尚能发挥作用。但面对改革后法国国家档案馆中来源、内容、形式、种类、数量各不相同的档案，这种分类方法就显得捉襟见肘了。这两任馆长使用统一的事由原则对全部馆藏进行统一分类，即使他们根据档案复杂性的增加将事由大类由4类拓展到24类，也不能将所有档案都划分清楚。很明显，在综合性档案馆内按照统一事由原则对档案实体进行分类是典型的“刻舟求剑”的行为。但这并不能说明逻辑分类方法不能用于实体分类，而是它更多地适用于档案的内容分类。
逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。比如视图在数据库理论中有个绰号叫“虚表”，就形象地表达了视图具有的逻辑力量，它可以将用户关心的属性从若干个基本表中抽取出来进行组合，满足用户的查询和使用要求。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。
四、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”②
紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where， when）、质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能是通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。
注释：
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电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储、与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。随着目前办公向自动化、网络化、智能化方向的发展，计算机技术在档案工作中的应用范围不断扩展，电子档案在档案管理中也起到了愈来愈明显的作用。
一、电子档案的定义和特性
电子档案是由电子文件转换而来的。关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。电子文件的归宿是电子档案，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。电子档案是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，具有物理实态的特征，在记录方式上有如下特性：
1、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有"海量存储"之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
2、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。
3、信息共享性。电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
4、载体的多样性。电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。
5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改、复制、传输、异地调阅或形成文件。
电子档案的利用虽然快捷方便，给人类在经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性等等。这些特性，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。
二、电子档案的管理方法
在计算机作为办公设备的情况下，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷，案卷这一基本单位也不存在了。
电子档案的接收工作较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、U盘或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交，在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。
电子档案的整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或U盘等载体上，也就是整理接收来的软盘、U盘和光盘。
三、电子档案的鉴定方法
对电子文件来说，因为电子文件具有易逝性、易更改性，文件信息内容"转瞬即逝"，必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，不仅要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，还需要对文件进行必要的技术分析。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。
鉴定程序：归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定；对未进档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。
四、电子档案的编目与检索方法
电子档案案卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、U盘、光盘都要按库房中排列顺序编号，并写标题简要说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索，文件级目录可省去。
五、电子档案的库房管理方法
电子档案多为磁性材料，存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。
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关键词：数字档案馆 传统档案馆 比较 发展趋势
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0236-01
我国是一个具有灿烂文化的文明古国，档案的历史发展源远流长。由于档案的唯一性和凭证性，我国自古以来就非常重视对档案的收集保护管理工作，更不惜重金建造专门的档案馆对档案加以保管，因而传统档案馆的管理技术和理念也相对比较成熟。然而随着信息时代的到来，越来越多的数字档案馆悄悄登上档案业的舞台，并对传统档案馆带来巨大和深远的影响。
1 档案馆发展概述
档案馆是收集、保管档案的机构。自中华人民共和国建立，中国档案事业进入新的时期，传统的档案馆一般是将收集整理的各种纸质文献资料分类存放于不同的档案库房，以供人们查阅浏览。由于纸质档案原件的唯一性和纸张的易损坏性，传统档案馆对档案库房的要求也比较高，并且纸质档案会占据一定的空间，随着时间的推移，纸质档案的积累也会对传统档案馆库房造成一定的压力。
迫于传统档案馆面临的困境和信息革命的大背景，数字档案馆的出现具有现实的意义。数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体，在提倡政务信息公开和向整个社会提供现行文件服务的今日，它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息，实现信息资源跨库共享的、也包括“文件中心系统”于其中的、超大规模、分布式数字信息系统，这也是档案馆从实体跨向虚拟飞跃性的一步。
2 数字档案馆与传统档案馆比较之优势
2.1 存储上占用空间小、成本更低。
传统档案馆保存的档案主要是纸质档案，随着时代的发展，各个领域形成的文件数量激增，档案信息总量也以惊人的速度增长，这导致各大库房“库满为患”的局面。另外纸张的长期保存对环境的要求也比较高，空气温度、湿度的不适宜都可能造成纸质文件的损坏，因而对库房的建造资金投入比较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主，一般是指光盘、硬盘和软盘。这些档案信息载体，不仅集数字、文字、图像和影像于一体，而且有着惊人的存储能力。据了解，目前个人计算机的硬盘容量已达到160 GB（千兆字节）以上；一张普通的光盘可存储3.4亿字节，而一张高密度光盘的存储量更为巨大[1]。与传统档案馆的纸张存储相比，数字档案馆的电磁介质存储的成本大大降低，存储的信息量却更大，占用空间更小。
2.2 信息采集方式上更加便捷性和多样性
传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的，获取方式比较单一，渠道也比较狭隘，这会造成很多有价值的档案文献流失而给社会带来损失。而数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式，让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统，增加其馆藏量。世界各个角落的文献资料只需动动手指就可轻松获取，避免了人工收集方式的繁杂和高工作量。
2.3 操作上速度更快、效率和准确率更高
传统档案馆对某个档案进行查询时，一般是按照分类人工查找，效率非常低，而且还容易出错。而数字档案馆则可以利用计算机的检索功能轻松查找到所寻找的资料，大大节省了时间也降低了出错率。
2.4 服务上方式更加多样、范围更加广泛
收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求，所以档案馆的服务质量很重要。从服务方式上比较，传统档案馆的主要服务方式有阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息、档案咨询以及建立现行文件中心等服务[2]。数字档案馆是从传统档案馆发展而来，其信息服务的方式和传统档案馆有很多相同的地方，比如，档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性，它又具有自己独特的信息服务方式，它是动态的、发展的，不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式，它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整，甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户，是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户，主要指到馆用户，也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。网络用户是指档案馆在线用户，它是基于“虚拟档案馆”提出的概念，档案馆的网络化势必会使其服务对象更加的广泛。
3 数字档案馆与传统档案馆比较之劣势
与传统档案馆相比，数字档案馆有许多优势，但是它也有其局限性或脆弱性的一面。
3.1 内容真实性难以确定
由于电子档案易被编辑修改，所以其内容的真实很难得到保证，无疑这不符合档案的凭证特性，也正因为如此，数字化档案目前还不具备法律凭证效力。这对于档案管理者或档案利用者来说，都是个遗憾，这也使数字档案的作用大打了折扣。
3.2 安全性难以控制
数字档案馆的运行依赖于现代信息技术的使用，而安全问题是计算机网络世界最为头疼的难题，也是数字档案馆建设中的重大难题。其安全问题包括计算机病毒的泛滥、计算机黑客入侵、有窃取行为的间谍活动、人为蓄意破坏等，这些都可能给整个数字档案馆的运行造成巨大的威胁[3]。
4 未来档案馆的发展趋势展望
信息化已经是未来各项工作发展的大趋势，档案工作也不例外。数字档案馆的种种优势决定了其在将来档案事业当中所扮演的重要角色，档案馆的信息数字化建设事业将愈来愈红火。
然而，也有人这样认为：随着科技信息的进一步发展，数字档案馆在将来必定会取代传统档案馆。这种说法显然是错误的，因为数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆，而是以原有的档案馆为基础进行拓展，和传统档案馆是共生共存的关系[4]。只有在完善传统档案馆的基础上，进一步发展数字档案馆，发挥他们各自的优势，将二者融会贯通才是档案事业的持久发展策略。
5 结语
经过上述的比较分析，可以清晰的看到，虽然数字档案馆从经济上、获得方式上、操作上以及服务上都优于传统档案馆，但数字档案馆并未完全具备传统档案馆的功能，也不能代替传统档案馆，数字档案馆与传统档案馆具有共生性。在今后，传统档案馆与数字档案馆并存发展将成为档案馆发展的方向。
参考文献
[1] 陈勇.传统档案馆与数字馆的比较研究[J].档案学通讯，2004（6）：48-51.
[2] 郭燕辉.传统档案馆与数字档案馆信息服务的比较[J].兰台世界，2009（7）：22-23.
