电子文件与电子档案管理范文

导语：如何才能写好一篇电子文件与电子档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子文件电子档案管理

随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。

一、电子文件与电子档案的特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。

二、电子文件与电子档案的管理

综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。然而，由于多方面因素的影响，以至于电子文件与电子档案管理得不到有效的实施。因而，在完善电子文件与电子档案管理的过程中，本文提出以下几种途径：

1.建立电子文件管理制度

建立完善的电子文件管理制度，是完善电子文件与电子档案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的电子文件管理制度，不仅对电子文件的形成、收集、鉴定及管理等实施了全过程的监控，同时还确保管理工作能有条不紊的进行。其次，在管理制度建立的过程中，通过相关条款的约束，明确文件的归档时间及相关数据信息，同时还能对计算机的相关软件及格式等进行管理，从而在一定程度上保障了电子文件的质量。

2.明确电子文件归档范围及方式

首先，电子文件归档范围是电子文件归档以至今后电子档案管理的关键环节。由此可见，电子文件的产生，离不开电子文件归档范围的支持。其次，在电子文件归档的过程中，主要有两种方式，即：介质移交和网络移交。通过这两种方式，来确保电子文件归档后的质量。最后，在电子文件归档的过程中，还应对其进行相应的病毒检测，以此来确保其安全性。同时也为其他电文文件的安全提供了相应的保障。

3.做好归档电子文件的技术处理

在归档电子文件技术处理的过程中，就需要档案管理人员能够深入了解电子文件的具体来源及其管理过程，从而能够对其进行详细的了解及掌握，以便为今后的管理奠定坚实的基础。其次，在处理的过程中，还应结合着文件选择相应的识别结构，使其能够在使用的过程中，顺利的对其进行查阅。最后，在接受电子文件的同时，还应对其进行严格的病毒检测，从而确保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善电子档案的保存

在电子档案保存的过程中，主要有以下几种方式：首先，在电子档案保存时，要确保其周围的环境及温度，使其符合档案保存的要求。其次，存放档案载体的库房必须按照相应规定进行管理，使其各方面达到所规定的要求。再次，在存放的过程中，必须远离磁场，同时还应远离有毒物质。最后，在管理的过程中，应认真核对每一个档案数据，并及时对其进行更改、调整。

5.电子档案的利用和更改

在电子档案的利用和更改中，主要包括以下两点：首先，为保证档案的安全利用，管理人员可以针对部分档案复制出相应的备份，使其在阅读的过程中，使用所复制的备份资料。其次，在档案更改的过程中，应由设计师填写“更改通知单”，并经批准后，档案人员根据“更改通知单”的要求，复制出修改用盘交设计师以改写的方式进行修改，经评审后以修订版本重新归档，其相同内容的纸质文件也应同时更改。

6.积极培养复合型人才，提高档案管理水平

在电子文件与电子档案管理的过程中，其最终操作者还是人，因而就需要在管理的过程中，能够对档案管理人员进行相应的计算机操作培训。使其能够在管理的过程中，使用正确的操作方法对其进行操作，同时，还应加强管理人员对网络的维护及管理意识，使其能够正确的认识到网络管理的重要性。此外，管理人员也应在原有的基础上，不断更新自己的管理理念与管理模式，只有这样，才能为电子档案的安全管理奠定结实的基础。

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Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

关键词:电子文件;档案管理;影响;对策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01

1 电子文件定义及其特点综述

(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电子文件对档案业务管理工作的影响

2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

3 电子文件对档案学理论的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。

4 档案界所应采取的对策

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

4.4 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

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关键词：电子档案文件；安全管理；风险防范

中图分类号：G275．7文献标识码：A文章编号：1671-7864(2015)06-0195-02

作者简介：夏忠球(1964－)，男，江苏太仓人，苏州健雄职业技术学院工程师，研究方向为网络安全、软件技术、数据库技术及应用。

随着电子政务的迅速发展，电子文档成为政府部门和企事业单位体现数据流的主要表现形式，其流程中的浏览、复制、修改、打印过程中，存在着极大安全隐患。目前国内对于电子文件风险管理研究正在深入，经过，对于电子文件的风险类型和风险识别的研究，最早是在《电子文件物理归档完整性风险检测研究》一文中提出。目前，国内对于信息化平台中电子文件风险管理研究停留在比较初级阶段，在《识别电子政务系统中的文件风险》一文中，分析了电子文件管理平台的特点及各阶段存在的基本风险。根据安全调查机构的数据显示，有超过85%的信息泄密来自于企业内部，追溯源头发现，电子信息的明文存储和无控流转是泄密事件频发的根本。档案管理人员的风险意识薄弱，对电子文件的完整性、可读性、可鉴别性等概念认识不足。电子文档安全管理中具体的保护实施，是广大档案管理工作者亟待研究的课题。。

一、电子档案文件保护的特点

电子文档的使用频率已经超过了纸质文档，给日常办公带来了极大方便。电子文档是由文件内容信息和保存描述信息的元数据二者共同构成，以计算机硬盘、光盘、U盘等物理存储介质为载体的文字、图片、音视频材料。电子文档资料可以通过网络传输，通过计算机系统存取。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子扫描版、记录活动的影音文件等。但与纸质印刷品文档相比较，电子文档具有更易复制、更易修改、更易删除和损坏的特点。电子档案文件具备三个特征：(1)电子文档真实一致性，是指电子文件的内容、结构和背景信息与电子文件形成时的原始状况一致，没有被非法篡改；(2)电子文档完整性，是指文件的结构、内容、数据等无缺损，可以正常打开阅读使用；(3)电子文档有效性，是指电子文件具备法律法规的保障，应用电子签名与数字证书，嵌入国家认证的数字证书中心颁发的证书，实现文件和载体的完好。根据电子档案的特征，应从三个方面加强对应的文件保护措施：(1)从电子文件产生、运行、消亡的整个生命周期，加强电子文件运行环境的保护；(2)从电子文件的载体角度，加强对计算机硬盘、网盘等电子文件的存储介质的保护；(3)从电子文件信息内容的保护出发，加强电子文件信息数据内容的可获得和可读取性保护。

二、电子档案文件管理中的安全风险

当前，电子档案文件在数据的访问控制和存储管理等方面存在诸多问题，其安全风险问题越来越受到重视。

(一)电子档案在网络传输中的安全风险

电子档案的在线利用是通过网络开展，在提供便捷利用的同时，也存在各种安全风险。目前网络上用户管理权限漏洞导致存在许多不可预测的安全风险，网络数据被盗取等诸多安全事件越来越多。

(二)电子档案文件在访问控制中的安全风险

在电子档案利用权限方面，给用户授予的权限过大，导致权限划分不清、越权行为的发生。失去对电子档案的监护控制行为，产生诸如电子档案文件的二次传播问题、非法删除和篡改问题，严重的会导致电子档案的丢失。

(三)电子档案文件在信息存储中的安全风险

电子档案在档案管理信息系统中的存储格式一般以常见的Office办公文档格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此类可编辑格式的电子档案如果未经过严格的加密防范措施，在信息存储和利用过程中就可能存在被篡改的风险。

三、电子档案文件的安全存储管理

(一)电子档案文件的归档要求

实施电子文件登记检验制度，把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集。电子文件拷贝至耐久性的介质载体上，最好一式3份，一份封存保管，一份异地保存，一份供查阅使用。

(二)电子档案文件的安全存储

在电子文件的媒介存储方面，应采用带有备份功能的文件存储服务器、磁带、光盘等。存储电子文件的存储介质及包装盒上要贴上包含编号、保密级别、名称、软硬件环境、保管期限等描述性标签，以方便日常的安全管理。电子档案文件的存储安全管理具体要求。

四、电子档案文件安全管理防范措施

(一)使用档案信息管理系统对电子文件进行安全归档

严格按照我国指定的《信息系统安全等级保护基本要求》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/ti18894－2002)等法规，规范用户角色分配、介质存储管理和文件访问控制等手段对电子文件进行过程控制。在政府机构、企事业单位的档案信息管理系统中，设计系统管理员、安全管理员、安全审计员三种角色，符合三员权限及职责的有效分离，实现三方管理的相互制约机制及监督机制。其归档流程，按照以下步骤：使用用户名登录档案管理系统—在线录入文件归档表—按照目录进行归档分类提交保存—档案部门在线审核办理档案移交手续完成归档。

(二)电子档案文件的加密及跟踪保护

对电子文档提供数字标密，并生成电子标签功能。电子文档拥有者可在电子文档生成时，进行实施审批手续制定秘密等级。标密后的电子文档可识别电子文件的创建者、创建时间、秘密等级等信息，能够记录文件的复制、打印和删除等行为，实现动态跟踪保护。在设置文件的授权访问控制方面，可以按照用户和文件两个维度，建立二维矩阵式的内部权限控制体系，提供文件的标准授权、文件的定向授权和文件的向上授权这三种授权方式，给予用户相应的权限。

(三)电子档案文件的安全传递及文件恢复管理

在电子文档的两个关键阶段：文件定密阶段和文件外发阶段，引入流程审批管理手续，实现对电子文档使用过程行为的全程追踪管理。电子档案传递过程中，引入数字指纹技术和数字水印技术实现的安全传递管理。在数字指纹和水印中通过嵌入的是信息拥有者的信息和传递流向的相关信息，实现跟踪监控，能够防范解密后的电子文档被不明身份的用户非法篡改。另外，不同城市之间的异地存储技术目前正应用于电子文档的保护中，当发生档案数据丢失时，可以使用备份文件完成数据恢复，保障档案文件的安全。

五、结束语

总之，电子文档的安全环境是信息安全范畴的薄弱环节，是防范的重点。在电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档及保管方面，需要从管理人员的安全意识、数字指纹物理技术等有效的物理安全防范措施，确保电子档案文件的真实性、完整性、有效性。

参考文献：

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关键词：档案 电子文件 纸质档案 差异

随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。

1.载体寿命的差异

纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.环境条件影响的差异

2.1温度和湿度影响的差异

不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。

2.2灰尘影响的差异

对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3.技术寿命的差异

纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。

而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时，载体上的信息就必须转移或者无法读出，容易造成档案信息的丢失。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，在技术不断创新的今天，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

4.信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，由于电子文件的信息与载体的可分离性，信息的易变性、可操作性和非永久性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒也构成了危及电子文件信息保护的一个关键问题。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。这些保证了电子文件信息的唯一属性和确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

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应抓好电子文件的归档工作

归档是确定电子文件档案身份的过程，电子文件归档关系到具有长远保存价值的电子文件能否纳入档案管理体系。电子文件归档，是将应当归档的电子文件经整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。电子文件归档应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。电子文件的归档坚持按时归档的原则，可由本单位的档案管理部门集中归档，也可由文件形成部门在形成过程中即时归档，待工程结束后集中归档。电子文件形成部门应定期将归档的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件正式文本应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。由于电子文件来源广泛，形成者不仅有生产部门、业务管理部门，还有通过数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等，头绪繁多，与纸质文件相比，受制约因素多，归档涉及的问题更加广泛。档案管理部门可采取电子文件形成、档案管理体系等相结合的方法，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。档案管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，应发挥制定电子文件归档制度和标准的职能，发挥各自的优势，在电子文件归档中紧密联系，共同形成高质量的电子文件档案。

由于电子文件随时产生，可以随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，因此必须选择适当的归档方式。而不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，可在网上进行备份，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，以双备份为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由文件形成部门异地保管。归档电子文件的格式应为通用标准，在对电子文件进行归档的同时，还要注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序也要一并归档保管。

目前使用单位的OA办公自动化系统及各种业务软件普遍采用刻录到光盘或服务器定期备份的归档方法，不但工作量大，而且一旦遇到系统故障或其他天灾人祸，极易造成数据的丢失。应积极开辟电子文件档案存储的新途径，建立一套既简捷方便、又安全保险的电子文件归档方法。可以建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，这需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。在具体操作中，可以由档案管理部门在各生产部门与相关管理部门之间建立电子文件归档专用系统，将具有保存价值的电子文件按统一格式传输给档案管理部门。或者由信息管理部门接收各生产部门的数据后，经过集中处理、汇总后输送给各部门共享；数据由信息管理部门按档案管理的统一要求进行鉴定、编目整理，传输给档案管理部门保存，或直接存入光盘，定期归档。也可以以邮件的形式传递到档案管理部门，或者用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。

做好电子文件的管理工作

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【关键词】电子档案；重要性；整理；归档

随着办公自动化应用进程的加快，电子文件应运而生，档案部门管理电子文件成为必然。正确认识电子文件的特点和性能，采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。如何在借鉴传统的档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特征，采用计算机和网络技术，做好电子文件的归档管理工作是摆在我们面前亟待解决的重要问题。

目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术规范，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。

1 电子文件的重要性

首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。

其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进行集中统一管理归档，这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。

最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。

2 电子文件的整理

电子文件整理时应根据文件整理目标和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。

2.1 电子文件的组织

在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作，防止文件丢失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部门的归档人员来完成。

2.2 建立数据库

电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立“虚拟文件库”。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在“虚拟文件库”中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进行查找。

2.3 电子文件的存取

电子文件的整理是一个完整的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、收集处理、整理归档、保管利用过程中，进行自动跟踪管理，专人专机负责，再进行拷贝或刻录到可以移动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始性和完整性。

3 电子文件的归档

电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子文件是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。

3.1 确定范围

确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。

3.2 明确时间

按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进行归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问题，一般以不超过2～3个月为宜。

3.3 制定规范

及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。

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企业电子文件的组织结构

1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝着以信息为基础，结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理相应可分为归档管理和保管利用两层。

归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了电子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。

保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套电子档案数据原始性、完整性检验报告，即《电子文件生命周期表》；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的档案数据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。

2.在目前实践中，电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管，二是由档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着单位的网络服务器或多终端系统的主机及单位数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方法问题和档案的集中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。所以一种互补型的管理模式成为最佳方案――信息中心下的两个部门。

3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现电子文件流向过程的控制与管理，贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，在一单位和企业必须编制一个规定，来正确全面地进行划定电子文件格式和内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同而采取必要的技术、规范标程及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像与数字影像的双向转换技术。

4.电子文件与纸质文件的双轨制管理。企业电子文件的双轨制管理，使IT技术的发展没有形成相对稳定的过渡时期。电子文件至少在以下三个方面是未知的：一是电子文件载体的保管寿命；二是电子文件格式的通用性还没有定论；三是对软硬件环境的依赖性。

电子文件的管理方式及技术支撑

虽然电子文件从根本上改变了企业内、企业间及企业与市场之间的沟通方式，但电子文件管理的基本原理、职能任务与责任并没有改变。

电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中，很少有档案部门参与企业信息化工作，至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识自己的优势和实力，去争取自己应有的地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。

研究分析本单位计算机应用的现状，由档案部门会同计算机中心和各业务部门，按照本单位计算机应用的范围，具体确定各部门电子文件的归档类目，凡目前尚未应用计算机管理的信息，暂不列入归档类目。随着本单位计算机应用的不断扩展，对该归档类目逐步修订和补充，直至较为完善。

建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施电子文件管理及电子文件归档的首要问题。例如，档案管理位于办公自动化管理系统中的一个支系统，和本单位办公自动化系统处于相同的工作平台及软件环境时，如何符合文档一体化要求。

加强对电子文件的前端控制。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。

档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到办公自动化系统中，实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在无纸办公的环境下如何开展，因此使用的是传统的纸质档案的方法。档案管理软件如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。随着电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理电子档案将是迫在眉睫的问题，也是档案管理软件如何使档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案工作理念发生变化。

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【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养

一、电子文件的特性

电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。

二、电子文件的管理

首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。

三、电子文件的利用

在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

四、电子文件的保存问题

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。

五、电子档案管理人员的培养

首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。

参考文献

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目前，国家对电子档案先后颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。虽然这两个标准对基层档案工作人员来说确实能解决不少问题，有了一个基本的操作依据，但是针对基层工作来说，文件的具体内容还不够详细，在实际过程中，电子档案的移交接收依然没有形成体系，没有相对行之有效的操作规范，同时，由于缺乏统一规划，新建成的OA系统及其它业务系统没有标准档案移交接口，大多只能导出数据重新进行归档，这完全违背了电子档案保真、保密和保存的要求。此外，电子档案收集与移交本身也存在思想意识不够、知识积累薄弱的问题。这包含有两个方面：一是档案工作管理人员意识不够、技术储备不足的问题。电子档案阶段要求档案人员对电子档案的发展趋势要有一个比较清醒的认识，同时由于电子档案的载体规格不同、形状不同、材料不同，档案工作人员必须不断掌握信息技术，积累电子文件与电子档案方面的知识，才能更好地做好电子档案管理工作。另一个是电子文件撰写者档案意识不够问题。要求档案人员要采取各种方法和手段大力宣传电子档案的积累与归档、电子档案管理和利用，提高和增强他们的电子档案意识。

基于电子档案归档与接收存在的种种问题，研究如何最大限度地收集电子档案，并保证其完整性、安全性，围绕电子档案归档管理现状、电子档案接收所面临的问题、电子档案的接收范围、种类和数据格式以及电子档案的移交接收方法和手段等问题进行研究成为电子档案管理非常重要的事情。

广东金融学院从全方位对电子档案管理进行分析并做好技术研究，并重新梳理电子档案归档流程，建立和完善电子档案归档体系，设计一个操作性较强的电子档案收集与移交规范，把电子档案移交与接收纳入到电子档案管理的全局当中，并在研究过程中，充分考虑各方面因素，尤其考虑到电子档案管理所涉及的各种技术问题，把提高档案工作人员的知识积累放在了重要位置，以图做到科学收集、管理、利用、检测和保护档案，也为档案人员提前介入电子文件的形成阶段，做到有效监控各部门电子文件形成、电子档案归档工作做好技术储备。

一、建立完善的电子档案移交和接收体系

广东金融学院在充分分析电子档案产生及管理的各种影响因素，重新梳理电子档案归档流程，建立了完善的电子档案移交和接收体系。电子文件的有效管理不能依靠一项或几项规范而需要一个科学、完备的规范体系，而规范体系也不是单个规范的简单相加。这就从客观上要求制定规范既不能“想当然”，也不能仅满足于对当前实践需要的“应付”。简单地按照“需要一个，制定一个”的思路往往会导致规范制定的滞后、规范作用削弱、规范之间协调、配套性差等诸多问题。

二、建立了部门采集档案的功能模块

广东金融学院档案馆在设计档案管理系统的时候，增加了向部门采集档案的功能，按照要求，学院各部门需在规定的时间内向档案馆移交档案，图1为系统采集截图：

这里采集的是各部门以其他形式产生的电子档案，OA系统产生的电子档案直接由系统抓取，图2是系统向OA抓取电子文件：

三、建立功能强大的采集审核模块

对于不符合要求的档案材料退回重新整理后再提交归档：图3是审核功能截图：

四、建立电子档案检查、隔离中心

在这个中心首先要确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全，避免遗漏。其次，对照同时移交的原始文字材料检查这些电子文件的真实性、准确性、完整性。然后对这些电子文件材料进行病毒或其他问题的检查，这是一项非常艰巨的工作，它需要借助一套专业设备来完成，这套设备完全处于独立状态，即不与任何其他档案信息网络相联结，这种独立运行的环境可以使那些电子文件所携带的病毒或问题被检查并解决时，不会影响和破坏档案馆保存的其他电子文件。最后，每一条检查完的电子文件都要被同时转换成两种文件格式，一种保持其原始状态，称作“原始记录版”，另一种是归档用的，被称作“规范化格式版”，即经过规范化处理后被档案馆（室）长期保存的新的数据格式。目前以美国信息交换标准码（ASC11码）作为文本文件的标准代码，用这种代码存储的文件成为“纯文本文件”。这类标准形式可以被不同系统所识别，不管什么电子文件用什么软件产生的都可以识别。

五、强化档案信息管理员的整体素质

实现电子归档和做好档案管理，首先要有掌握现代办公技术的人员，档案管理部门必须通过各种途径积极地学习新知识，掌握电子档案归档与管理所需要的各种技术，提高自身业务素质，做好电子档案的管理工作。

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[关键词] 电子文件； 归档； 档案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 059

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15- 0091- 01

电子文件作为一种新型的信息载体，以其自身独特的记录形式使工作质量和效率大大提高。随着大量电子文件的不断涌现，及时、有效收集电子文件，做好电子文件的归档工作成为档案管理亟待解决的重要课题。

1 电子文件归档存在的问题

从目前来看，电子文件在归档方面存在很多问题。

（1） 草稿性电子文件易被忽视。目前，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

（2） 电子文件归档程序不够完善。一方面电子文件归档后没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上；另一方面没有把电子文件与纸质文件共同归档管理，对电子文件管理存在潜在的隐患，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

（3） 电子文件存储载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，如果系统出现故障，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘、光盘作为电子文件存储的载体，由于软磁盘、光盘极易遭到损坏，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在较大问题，也极不安全。

（4） 电子文件归档鉴定不科学。现在有些单位对归档电子文件的完整性、有效性、有无病毒、存储介质等不加辨别，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面给归档的管理带来了诸多不便。

2 电子文件归档的原则

为确保电子文件归档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档上需明确以下原则。

（1） 按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件，以邮件或硬拷贝的形式，及时向电子档案室进行移交。然后，由档案管理人员设置一个个文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。

（2） 核对、鉴定原则。有关专业人员定期对各部门已形成的电子文件进行可读性、真实性、完整性和有效性鉴定，同时划分出不同的保管期限。然后用杀毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再将这些电子文件分别转录到与应用网络相隔离的存储器中。在一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存，同时编制文件索引，使查阅更加方便。

（3） 复制备份原则。一般情况下，电子文件从微机转录到光盘上时应该拷贝3份，两份归档，一份对外提供利用。应定期检查已归档光盘的保存情况，尤其是温度、湿度和防尘情况。

3 做好电子文件归档工作的几点建议

做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善。

（1） 建立严密的电子文件归档制度。电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度，明确各方面的职责，显得尤为重要。

（2） 做好电子文件的收集、积累工作。收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行，同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。

（3） 做好电子文件的鉴定工作。电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。

（4） 严格电子文件的归档工作。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求：首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，从归档电子文件的数量看，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，从归档电子文件的格式上看，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。