建设工程档案管理范文

导语：如何才能写好一篇建设工程档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：建设工程；档案管理；编制；

中图分类号：TU204+.2 文献标识码：A 文章编号：

近年来，随城市建设的快速发展，建设工程越来越多使得档案管理工作得到进一步重视，但相较西方发达国家成熟的管理经验我国仍存在不足。因此，需加强进一步地改革和创新，借鉴西方成熟的管理经验，因地制宜，完善我国档案管理制度，为工程建设提供高效高质的服务。

1.完善档案管理制度

要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。

工程建设类项目精确而又复杂，这项工作的顺利进行需要档案资料的有序管理，这样才能确保资料、图纸的精确、完善及规范。我国档案管理的有关条列规定，工程建设单在项目建设期间，需要掌握建设实际情况，不断完善、准确相关档案管理制度及措施。与此同时，分工要明确，切实保证在施工单位、检查单位、承包单位等各项工程建设项目的各项责任，以免在建设工程中出现的问题无处寻责，并保证规范档案资料的收集、入档，促进档案、各项目之间的同步管理。在此过程中，最重要的是前期资料的准确和完整。一般情况下，工程项目建设时间比较长，以至于建设期间对于档案的管理及形成也比较麻烦，为了减少这一问题对工程建设的影响，从项目建设开始，就需要制定专业人员，做好档案规整工作，确保各项任务的顺利进行，逐步建立并完善档案管理制度，形成一个系统化和网络化的档案管理体系。

2.完善施工管理制度，加强档案材料的编制管理

在工程建设档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建设单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。工程建设单位必须要明确本身的档案管理责任，要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼，提高建设工程档案编制材料的水平。工程管理层要对工程建设施工进行监督管理，定期要对档案材料的编制进行审查指导，达到施工单位对档案材料的要求标准，为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础。为了能够使工程档案材料有计划地记入档案，便于上级领导的审查，明晰责任，就要把档案的管理工作划分到工程计划中去。目前，很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去，而好多承包企业又将工程项目再承包出去，在这样一种层层承包的背景下，工程档案的承包合同（包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等）就需要详细列入档案管理的内容中去，减少建设过程中的失误。

3.利用现代科技对档案信息多样化管理

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，西方发达国家对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式，吸收先进的管理技术，将档案管理工作推向更高一个水平。国内外光盘使用比较广泛，很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使建设工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中。近年来，很多水利、建设工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存。提高各部门档案管理工作的协调能力，提高各部门的档案管理水平，方便各部门对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

4.严格把好竣工验收档案资料质量关

使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建设工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定或不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

5.及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。建设物在，档案在，这是重点工程档案管理的原则，随着时间的推移，工程不可避免地要进行维修、改造。

6.与时俱进提高从业人员技术和综合能力

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【关键词】建设工程；档案管理；工作质量

建设工程档案是在工程建设过程中形成的，工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。它具有成果的成套性、形成领域的广泛性、内容的专业性、利用的时效性、管理的动态性、记录形式的多样性等特点，客观、真实的反映着建设工程全过程，是项目运营、管理、检查、维修的依据和凭证，其质量的高低直接反映着工程建设的成就。

1 建设工程档案管理工作问题分析

1、建设工程档案的作用与影响

工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用，用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响。因此，对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行加强是非常重要，有利于引起我们对工程档案管理的高度重视，更有利于工程档案管理工作的有效开展。

2、缺少专职的档案员

一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益，而对工程档案资料的收集、编制、整理很不重视。缺少专职的档案员，工程档案记录不规范、不完整，档案管理工作手段落后，使档案不能真正反映建设项目的实际隋况，给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦。

3、竣工图质量不高

一些项目的竣工图归档不完整，修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；数据误差时有发现，竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一；由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失实。

4、施工档案不真实

真实性是施工档案最根本的要求，是施工档案的灵魂。失去了真实性，施工档案便失去了本来意义。但事实是，一些工程档案完美得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值均为几毫米，明显不切实际。

2 如何加强档案资料管理，提高工程档案质量

1、项目经理应重视工程档案管理

在工程档案管理中，项目经理是一个关键，他应该对工程档案有较高的思想认识，并负有对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制，奖罚分明，充分调动大家的工作积极性，提高大家的责任心、管理水平，提倡敬业意识、奉献精神，提高全体管理人员的责任心，并且对档案员的工作一要支持，二要培养，要创造一个好的环境和条件，千万不能光重视直观的经济效益，注重眼前的产值、工作量，而看不到施工档案资料与工程质量的关系。实践证明，哪个工程的项目经理重视此项工作，哪个工程的档案管理就搞得好。

2、加强培训和技术交流

定期组织施工管理人员参加工程档案管理的专业培训，学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程，定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验，促进本企业档案管理水平和工程质量的进一步提高。

3、建设单位与市城建档案馆的关系

项目开工前建设单位要与市城建档案馆签订“建设工程竣工档案责任书”，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门档案人员，对工程档案终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发“建设工程竣工档案初验合格证”方能；进行竣工验收，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得建设工程竣工档案合格证”，然后才能去办产权等手续。

4、确保各种档案资料的真实性

目前我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况，而且极易造成工程档案资料混乱，失去其作为工程档案的意义。因此，工程检测单位要对试验负责，严格执行见证取样制度，不符合要求的坚决不出具试验报告。

3 重点工程档案管理工作重在落实

1、一是提高认识，统筹推进重点工程档案工作

重点工程因其责任单位多，建设周期长，档案内容丰富，涉及面广等特点，威海市成立了城建重点工程政策协调领导小组，全面负责城市重点工程项目的政策研究、组织协调工作，每个重点工程项目都成立了工程指挥部，把重点工程档案管理工作作为重点项目管理的内容之一，工程指挥部专人负责档案管理工作，全程参与工程的建设过程，确保重点工程档案的齐全完整。

2、二是责任明确，切实加强重点工程档案监督

城建档案业务主管部门负责重点工程档案监督管理，定期调度重点工程档案整理情况，深入工地现场指导档案收集工作，及时接收竣工项目档案，对重点工程档案资料的收集、整理、归档工作予以监督指导。

3、三是规范实施，有效保证重点工程档案齐备。保证重点工程档案的完整性和真实性，严格把好四关：

3.1 严把前期档案资料关

工程指挥部对建设项目文件材料归档的套数、质量和移交时间等提出明确要求，在建设单位与设计、监理、施工等单位签订合同时，列入合同条款，实行档案管理工作的提前介入，跟踪督促，使各重点工程项目从立项开始，就进行档案资料的收集、归档、整理工作，保证了工程项目立项、可行性研究、项目评估、拆迁资料、设计任务书等前期材料的收集完整。

3.2 严把施工过程档案资料关

建设单位的档案部门和工程部门按照工程进度，对设计、施工、监理等单位文件材料的积累、收集、整理情况进行监督指导，发现问题立即整改，严格按照《建设工程文件归档范围》及整理规范等内容进行整理，确保重点工程档案资料齐全完整。

3.3 严把档案验收关

工程竣工后，首先实行工程项目预验收制度，组织档案专业工作组，严格按照《重点工程建设项目档案验收办法》规定的验收标准进行预验收，预验收不合格的，限期整改并复验。复验合格后，向档案管理部门提交自检报告、重点建设项目档案验收申请报告和申请表，在完全具备档案验收的各项环节后，报档案主管部门进行档案验收。

3.4 严把项目档案移交关

工程建设项目完成后，设计、施工、监理等单位按合同要求向工程指挥部移交工程项目档案，工程指挥部协同城建档案管理部门对文件材料进行审查或会审，严格按照重点工程档案归档范围要求，缺一不可，确保每一项重点工程档案都齐全完整，确认合格后才能办理移交手续。强化培训，努力提高档案人员素质。建设工程档案管理部门要高度重视重点工程档案的培训工作，严格按照《建设工程文件归档范围》及整理规范等内容对施工、监理等单位的档案管理人员进行集中培训学习。通过学习，使每名档案管理人员的业务水平得到提高。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

建设工程项目的管理，在经济建设发展中已得到了相当的重视，各建设单位的基建管理部门也积累了不少项目管理的先进经验，但对于建设工程项目管理中很重要的一个方面---建设工程项目档案资料的管理还没有得到应有的重视。随着建设工程档案资料管理的相关规定出台，各建设单位也开始逐步重视工程项目的档案管理工作，只是许多建设单位这方面专业管理人员缺乏，经验不足，不知道如何做好建设工程的档案管理工作。本文对建设工程项目档案管理体制中存在的问题进行分析，并提出相应措施。

关键词：建设工程 档案 管理制度

一、现阶段建设工程项目的档案管理存在着以下一些问题：

1、在日常的建设工程档案管理工作中，由于建设单位对工程档案管理认识不足，没有很好地履行监督、检查、指导等职能。建设工程项目存在着建设周期长、流程长、阶段多、涉及单位（部门）多等原因，使工程档案管理具有复杂的多样性特点。在工程建设过程中，由于各种经济利益或赶工期等诸多原因，人们往往只重视工程项目建设的施工管理，忽视工程档案资料的管理，给工程档案资料的归档、保管带来一定的影响。

2、许多工程建设单位，由于建设工程档案管理体制不完善，档案管理制度不够健全，以及人员、经费等诸多原因，没有设立工程档案管理部门，配备专职的档案管理人员，工程档案管理工作由其他工程管理人员兼任，由于建设工程管理和工程档案管理的职责、专业性不同，工程管理人员不了解工程档案管理的专业技术知识和档案管理工作程序，缺乏档案管理的实践能力，工程档案资料往往没有按要求妥善保存，使工程档案资料的收集、整理和归档工作不能及时、规范地做好，极易造成工程档案资料的分散、遗失；且没有专门的办公场所，工程档案资料的保管质量、安全得不到保障。

3、工程项目建设中，由于参建单位多，各参建单位之间缺乏相互沟通和交流，参与建设的人员多且不稳定，相关规章制度不健全，以及工程档案管理意识不强，各自管理的标准相互不统一，没有采取规范的管理方法和操作流程，使得工程档案资料的收集、整理和归档工作与工程建设不协调，工程的技术文件、资料存在分散、损坏、丢失等情况，收集的资料质量不符合归档、保存的要求，影响了工程档案管理工作。

二、充分认识工程档案管理的重要性是做好工程档案管理工作的前提和保障

建设部为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，会同国家有关部门共同制订了《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。

根据规范规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经工程项目档案验收或工程项目档案验收不合格的建设工程，不得进行或通过整个建设工程项目的竣工验收。由此可以看出，工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了工程档案资料在建设工程竣工验收中的重要性。

建设工程档案文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括：1、工程准备阶段文件即建设工程前期档案。2、监理文件即监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。3、施工文件即施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。4、竣工图资料即工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。5、竣工验收文件即建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

建设工程档案文件，对工程建设前期及日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，工程项目档案资料收集不齐全、整理不规范、保管不安全，都会影响工程建设项目的工程档案验收和工程项目的竣工验收。

三、如何做好建设工程档案管理工作

（一）要高度重视建设工程档案管理工作

工程项目建设是百年大计，工程档案管理同样也相当重要，没有工程档案资料将后患无穷。建设工程由于涉及的单位和环节众多，形成的各种工程档案资料较多，所以要想把工程档案管理工作做好，建设单位必须从工程项目立项开始，就要建立健全档案管理工作的规章制度，明确工程档案管理岗位责任，指定专人负责工程项目的文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、归档工作。统一负责对本单位及设计、施工、监理等参建单位的工程档案资料进行管理、指导和监督。确保工程项目档案管理工作与项目建设同步进行。

（二）加强工程档案管理，建立健全工程档案管理制度

工程档案管理是工程项目管理的重要环节，加强工程档案的管理，能更好地为日常管理、使用、维护、改建、扩建、技改等工作提供参考。

1、强化工程档案管理意识。我们要从思想上认识到工程档案管理工作的重要性，增强工程档案管理意识、市场服务意识。加强工程档案管理人员的管理，增强工作责任性，遵循档案职业道德，对待工作认真负责。

2、建立健全工程档案管理制度并遵循以下三点要求：①建立起来的规章制度要体现合理性、科学性，必须符合工程档案管理规范和建设单位档案管理的需要。②简明实用，制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，发挥制度的规范和指导作用。③坚持制度执行的严肃性、权威性。在规章制度的执行过程中，要做到有章可循，有赏有罚，规范操作。

（三）做好建设工程档案资料收集、归档和保管工作

建设工程档案是指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。加强对工程档案的规范化管理，严格工程档案管理程序，提高鉴别水平和处理能力。工程档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节，必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

在实际工作中，工程档案管理人员必须维护档案资料的历史真实面貌，了解档案产生的背景和作用，实事求是，据实立档，据实用档。在收集档案材料过程中，要认真鉴别、核实，明辨是非，把真实可靠的档案资料收入档案，把好质量关。在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补工程档案缺失材料并不断完善工程档案资料内容，努力使工程档案资料收集完整齐全、内容真实可靠。要做好收集、整理、编目、着录、标引、立卷、分盒存档等工作。对由于历史原因，确实收集不到的工程档案材料，要查明原因，登记说明，为今后的查找工作提供方便。充分发挥好工程档案信息资料的作用。

在工程档案文件的整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；建设单位要求勘察、设计、施工、监理等单位，将本单位在工程建设过程中形成的文件收集、汇总后，向建设单位档案管理部门移交。

根据工程建设过程，按下列五部分做好工程档案资料的管理工作：

1、工程准备阶段文件指工程开工以前的立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件材料。是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个工程主体单位永久保存的法律原始性凭证。这部分资料包括：①立项文件；②建设用地文件(建设用地规划许可证、土地使用证等)；③勘察、测绘文件（地质勘察报告、施工图审查意见）；④合同（勘察、设计、施工、监理等）；⑤开工审批文件（工程规划许可证、施工许可证）；⑥建设、设计、勘测、施工、监理等单位的信息资料。

只有规范工程前期档案资料管理，明确归档范围，才能保证工程档案资料的齐全、完整，确保工程按时开工，为主体工程的建设和工程档案资料管理打下良好的基础。建设单位的档案管理人员要负责收集、保存好工程立项文件、建设用地文件、各种报批文件、招投标文件、各类合同及建设单位召开的有关工程会议纪要等档案资料。勘察、设计等单位应在本单位任务完成时，将各自形成的有关工程档案资料向建设单位移交归档。

2、监理文件包括：监理规划、月报、会议纪要、进度、质量和造价控制、其他管理事项。

监理是监理单位依据工程建设项目施工合同，对工程建设承包商的生产(进度、质量和投资)，采取组织、协调、控制、措施，进行监督和管理工作。项目监理文件是指监理单位对工程项目的质量、进度和建设资金使用等，进行相关风险控制的一整套组织管理文件。这部分资料在工程项目推进过程中，要求建设单位及时与监理单位沟通、联系，由监理单位负责，按《建设工程监理规范》（GB503129－2000）编制有关工程档案，在工程竣工验收前，向建设单位移交、归档。

3、施工文件:是施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。（如：开、竣工报告，施工现场质量管理检查记录等）。包括：①建筑与结构工程，含：地基基础，主体结构，建筑装饰装修，建筑屋面等；②安装工程，含：给排水，电气，空调，电梯，建筑智能等；③室外工程；④施工验收。

施工文件包括工程施工技术管理资料，质量控制资料，施工质量验收资料。是建设工程施工全过程中的真实记录，在工程项目实施期间，根据施工文件归档要求，由施工单位按各省有关规定，根据各实施阶段，按分项工程的进程，编制有关工程档案，并在工程竣工验收前，向建设单位移交、归档。

工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案资料，并在竣工验收前向建设单位移交。建设工程项目如有几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并在竣工验收前向建设单位移交。

4、竣工图资料:是工程竣工验收后，真实、准确、完整反映和记录工程项目各种地下和地上建筑物、构筑物等施工详细情况的技术文件。包括：①综合图（含：总平面布置图、给排水、电气管网等）；②室外专业图；③专业竣工图(含：结构、建筑、装修装饰、电气、电梯、给排水、消防工程、空调等)。它是验收或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，也是建设单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。这部分资料在工程竣工阶段，由施工单位按国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行，并负责与设计单位合作，根据工程档案资料归档要求，做好各种竣工图的绘制并按时提供给建设单位归档。

5、竣工验收文件：竣工验收是指工程项目全部建成，具备投产运行条件，正式办理固定资产交付使用手续时，建设单位会同设计、施工、设备供应单位及工程质量监督等有关职能部门，对该项目是否符合规划设计要求以及建筑施工和设备安装质量进行专项验收和全面的工程检验和验收，取得竣工合格资料、数据和凭证。包括：①竣工总结；②竣工验收记录（含各职能部门专项验收文件）；③决算文件；④各种电子档案。

工程建设项目完成后，建设单位要与各工程参建单位要相互协作，做好工程建设项目的竣工总结和工程项目的决算工作；运用计算机管理，建立工程档案的信息存储和检索系统，熟悉和掌握复印、缩微、音像、计算机等现代化工作设备，完成工程项目的电子档案资料的归档工作。利用现代化技术和科学管理手段，适应工程档案管理工作发展的需要。

在上述工程档案文件收集、整理、立卷并装订成册后，建设单位、监理单位应对工程档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后，按相关程序办理工程档案交接手续，向城建档案馆和建设单位移交、存档并做好备案手续。

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关键词：建设工程；档案管理；重要性

中图分类号：K206 文献标识码： A

一、建筑工程档案的概述

建筑工程档案是一个很宽泛的对建筑工程中各个环节所需文档的总称，它包括很多内容，主要包括工程前期准备阶段的文件和资料、监理档案资料、施工资料档案、工程验收资料档案、工程质量强制控制资料条文、工程电气资料档案。

1、准备阶段的文件资料

工程前期准备阶段的文件档案资料主要是指在工程未开工建设时，对所要建设工程的各个环节的构想呈现及工程可行性评估及工程选址、工程造价、工程预期、工程目标、工程选材等一系列的工程建设前的准备及评估工作。

2、监理资料

监理档案资料是指工程在整个的建设的过程中，对工程各个方面质量、技术、过程、材料等的评估监理档案记录。如监理实施细则、监理会议纪要、质量评价意见及报告、见证取样和送检报告等。

3、施工资料

施工资料是工程建设中重要的档案之一，它对于工程建设中技术的运用及环节的设计有着重要的指导作用和意义。施工资料档案是指在施工过程中各个施工环节的施工与技术的管理资料以及工程质量控制的管理资料和施工实验报告及见证检测报告及施工记录、地基基础及建筑构造检测报告结果等。

4、工程验收资料

工程验收资料是指工程在竣工后各项指标的验收结果的记录资料与档案。它是建筑工程的最后一道工序，是检验工程质量验证建筑工程各项指标的重要的记录文件。如隐蔽性验收记录文件，是指建筑工程在建设完工后，一些重要的如地下线路是否外露，以及钢筋是否外露等所采取的隐蔽验收记录。

5、工程质量强制控制条文资料

工程质量强制控制条文资料是工程建设前期建设方与施工方签订的重要的建筑工程质量的约束条文，它具有一定的法律约束效应，其对工程的质量与建设过程有着重要的约束作用。

6、工程电气资料

工程电气资料是指工程中的一些电气安装线路与技术参数的记录与质量检测报告等例如室内电气安装线路。

二、建筑工程档案管理的作用

随着经济发展和城市建设的加快，建筑工程的建设也越来越多，其对于改善人居环境，提高人们的生活质量有着重要的作用和意义。对于建筑工程的建设来说，建筑工程的档案管理是非常重要的，建筑工程档案管理对于整个建筑工程的建设、施工等各个环节的进行与施工优化都有着重要的意义和作用。建筑工程在建设过程中会形成各种文件档案资料，这些文案资料记录了工程建设中出现的各种问题及工程建设的流程，对于以后建筑工程的维护与检修有着重要的参考资料。加强对建筑工程档案的管理，有利于集中统一的规范、完整、齐全的保管建筑工程的各个文档，对于系统化的研究建筑工程起到了重要的推进作用。

三、建筑工程档案管理

1、工程档案是建设工程的重要组成部分

工程档案不是工程施工后才开始的，而是在工程开始立项审批时就已开始进行档案记录。所以在一项工程开工前就已有大量的资料形成，这部分与工程建设是不可分的，所以这部分文件材料做为工程档案的一部分而进行归档管理。在前期的工程资料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，对这些材料的质量把好关是至关重要的，对工程中所需要的材料在进场着除了有出厂合格证以外，还要进行相关的检验，通过对材料的各种能进行检测，从而保证材料的质量，这部分检测文件对工程是十分重要的依据。同时在材料使用过程中的配比、用量等也有监督和检测记录，可以说这些记录贯穿于建筑工程的始终，这是建筑工程的一条技术性，是抽象存在的，与实体的操作交织在一起，对工程起着重要的作用。

2、工程档案是建设工程质量的直接反映

随着建造工程项目广泛施行和现代科学管理思潮的发展，对建造工程质量有了严格的定义，即建造工程质量是指工程满意业主需要的，契合国家法律、法规、技术规范标准、规划文件及合同规定的特性归纳，包含：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是跟着量化剖析和精细化管理的推进，对建造工程质量有了一系列准确的评估系统。当咱们的评估由感受性的经历模式上升到以数据和现状图纸为根据的系统化模式时，对建造工程质量的评估就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建造工程档案为根本，以目标的量化统计剖析为手段，进行归纳测评。这实际上是说，建造工程档案直接反映了建造工程质量，咱们应以建造工程档案为根据来全面评估工程质量。

工程档案不仅可以直接反映工程的质量，还可以间接的反映隐蔽工程的质量。在工程建设中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩盖，所以在工程完成后对这部分隐蔽工程的质量我们是无法直观看到的，所以只有通过照片、录像及现场记录等内容即工程档案的记录来对工程质量进行评价，针对这部分隐蔽工程，工程档案的作用是无可替代的。

工程档案管理作为工程管理的重要一部分，工程档案管理的好坏，直接反映了管理人员的素质情况和工程的质量情况，一般情况下，某一项工程如果想在日后参评各种奖项活动时，首抓的就是工程的档案管理，并尽可能做到档案管理的真实完整性，认真、细致、精准的工程档案管理收集和编制工作才能保证档案的精度，反映出工程的优质可靠。

3、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

工程档案管理这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的。

从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

4、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

首先，由项目管理单位把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，项目管理单位一定要与施工单位签订《工程竣工档案责任书》，并填写《工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把工程档案的要求、责任告知施工单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高对档案责任意识；其次，对工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三，是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格后方能举行竣工验收会，由质量监督站查验资料备案后，再完整向档案部门移交工程竣工档案，办理移交签证手续；此外，还由项目管理单位组织工程档案编制执法检查，如进行审计、检查材料送检报告等来加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理，从而提高工程质量。

工程档案在某种条件还成为监督工程的关键，在资料员的记录当中，能及时的发现工作人员在材料上的以次充好现象，遇到这种情况时要及时的向管理单位反映，制止隐患的发生。同时要隐蔽工程中也常存在偷工减料的行为，所以都及时得到了制止，工程质量得到了保证，所以工程档案管理工作对质量的促进作用是毋庸置疑的。

结束语

建筑工程的档案管理对于城市的建设和城市后续的维护工作有着重要的作用，对于建筑工程学的研究有着积极的作用。要完善建筑工程档案的管理就要从工程的各个方面加大投入，引进人才，形成数字化的管理模式。

参考文献

[1]陆剑珍.浅谈建设工程档案的收集[J].城建档案，2003，01：31-32.

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关键词：建设工程质量；工程档案管理；关系

Abstract:This article has carried on an whole research about the relationship between the construction project quality and its archives management, and brings forward that project archives is an organic composing part of construction project, the direct reflection of project quality, and that project archives management is a key tache of project quality control, and an important measure to improve the project quality, etc. It has strong reference value to enhance the archives consciousness of the owners, designers, constructers and inspectors, and to advance the project archives management embed into the project quality guarantee system.

Keywords:Construction Project Quality; Construction Archives Management; Relationship

中图分类号：G271.3

文献标识码：B

文章编号：1008-0422（2008）11-0140-03

1概述

建设工程是资源和智慧的结晶。对一些重大的建设工程来说，其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外，作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门，到普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感，对建设工程档案关注甚少，知之甚少。一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。最近频繁发生的建设工程质量事故，包括桥梁、房屋的突然垮塌，特别是今年汶川大地震暴露出来的怵目惊心的建设工程质量问题，都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因？来认定事故责任？来还原建设过程？建设过程中用什么来促进建设工程质量？来规范建设工程管理？来保留建设的真实过程？因此，建设工程档案管理绝对不是可有可无的，而是建设工程质量控制的一个核心问题，值得引起高度重视和认真思考研究。

2建设工程档案是建设工程的有机组成部分

一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等；在实施中还有旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说，贯穿建设工程过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征；另一条是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远；在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。

关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分，我们的古人早就有朴素的认识。1972年1月长沙市发掘马王堆汉墓，在出土的文物中有一份保存完好的绢帛《长沙驻军图》。其上绘有一座三角形城堡，城垣上设有五个箭楼，四个战楼，并注有"门"、"箭道"等字样。它绘制于西汉文帝之前，距今已有2100多年。在古代，驻军与造城是统一的。这说明古人在造城时，已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。只是岁月的流逝，古城不再，档案依旧，我们只能通过这张珍贵的图纸来遥想古城英姿。

当然，我们也看到，在广大农村地区，在许多偏远的聚落，房建工程并没有档案留下来。特别是这一次遭到地震毁灭性破坏的羌族民居聚落。因为文化相对落后和习惯传统的作用，这些地方建设工程的技术性线条是以手口相传的一种经验模式，而没有形成文件材料和图纸。这并不是对建设工程档案作为建设工程有机组织部分的否定，但的确是对建设工程档案的一个简化，而这种简化造成偏远地区住房安全无法保障，在灾害中往往损失惨重。这从反面揭示了建设工程档案的不可分割性。

3建设工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动看出。凡是有意参评的项目，对建设工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。

4工程档案管理是工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说，这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，实际上是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员，要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体；从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容；从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训（俗称“五大员”培训）一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案；有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，长沙市2008年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的重视。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系，对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定，是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观，从基层技术实践提升到了国家法规意志，这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

5工程档案管理是提高工程质量的重要手段

工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。

从长沙市建设工程档案管理的实践来看，第一步是由市建委把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，建设单位一定要与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，并填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发《建设工程竣工档案初验认可证》方能举行竣工验收会，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续；此外，还由市建委统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。这一系列与建设行政职能相融合的措施，通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。

在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，我们及时向建设单位反映，防止了“以次充好”事件发生；还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。建设工程档案管理对工程质量的促进作用得到了建设单位（业主单位）高度认可。2007年1月，长沙市城建档案馆还与市电业局、电缆管理所联合签发了长城档[2007]02号《关于加强电力地下管线工程质量控制和档案管理，做好工程验收交接工作的通知》的文件，三家相互配合，以加强工程档案管理来促进电力地下管线工程质量。

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【关键词】工程档案管理；工程质量；作用分析

一、工程档案管理是建设工程管理的有机成分

工程档案管理工作深入到工程规划、施工以及验收各个环节，是建筑工程有序开展的重要保障，同时，工程档案是建设工程的有机组成部分。其一，在建设施工之前，工程档案以文件规划的形式，将建设工程项目决策、审批以及立案进行记录，这就做好了事前信息准备，而信息化的提供，为落实项目经费、开支提供了基本参照。同时，建设项目预算支出、设计方案、招标投标等都要以文件的形式确定下来，这就要求相应的档案管理，同时，这些档案内容为以后展开详细设计以及施工测量等提供直接依据，所以说，若将此过程中档案管理缺席，那么整个工程建设则无据可循，更不用说展开以后的施工建设了。其二，在施工过程中，工程档案管理的作用最为突出，其不仅表现在对建筑施工进程的控制上，而且具体到建筑施工的各个项目、各个环节以及各个成分的管理，如材料管理档案中，不仅对材料的选用、进场以及质量进行管理，而且将材料的合格度、与施工现场的适应性，施工中的材料变化数据等进行记录，这就将材料在建设中的全过程进行统计，这不仅有利于有展开材料实用分析，而且为以后建筑质量的评估与检测提供了良好的支持。其三，在建筑工程验收阶段，建筑质量是建筑商和用户共同关注的焦点，工程档案管理记录了建筑施工前、施工过程以及建筑整体质量的各种数据，能为进行建筑质量评估测量提供直接信息支持。

二、工程档案管理规范建设工程质量控制点

工程施工过程中的档案管理，主要集中于对人、材料、设备、技术、环境五方面的管理，而这五个方面的综合性作用，直接影响着建筑整体质量。从五方面具体性管理来看，其管理实施具体表现在：其一，档案管理中的人员管理。在管理中，将每工程建设过程中所用的人员进行小组分配，制定相关的制度和措施，保持施工现场工作人员的进场有序性、施工安全性、人员充分利用性以及人员间的相互监督等；通过档案中对人员的思想记录、施工技能记录、遵纪守法记录、现场操作记录、个人成绩记录等，对工程人员进行管理，这不仅规范了员工的行为规范，而且有效保证建筑施工的良性发展，进而促使了建筑质量的提升。其二，材料管理方面，档案管理中，不仅要对材料进场前的检测结果进行记录，包括材料检测报告、出厂合格证、使用说明等，而且要在施工过程中适时定期检查材料质量，如对水泥的硬化度进行管理、木材与施工要求标准是否适应、混凝土的水分含量等，这就保证了材料的静态质量与动态质量，而材料是整个工程的基础性保证，在档案管理作用下，若发现不合格或不适应的材料，进行及时调整，这就有效保证了工程建设的基础材料因素。其三，设备管理方面，机械设备选用必须适应于现场施工以及建筑质量要求，如设备型号、设备规模必须适应于施工的地质、水文以及技术因素等，这就以配备的设施为工程建设提供了硬件支持；同时，适当安排设备的进出场、现场调度等，以防止设备安置不合理而影响整体工程施工，而加强设备的后期管理方面的档案管理，对设备的损耗、维修成本等多方面记录，这就在一定程度上为以后工程开展提供了有效支持。其四，技术方面，对施工方法、工艺流程等进行记录，其中包括施工技术人员持证上岗记录，进行施工日记等，这就直接规范了工程施工的质量。其五，环境方面，在工程建设的各个环节都要对工程环境进行拍照、录像，将工程环境的整体性变化过程进行记录，这就在一定程度上起到了维护工程内部环境和周边环境的目的，如通过图像中施工废弃物管理，来降低施工过程中产生的固体废弃物污染、大气污染等。

三、总结

工程档案管理具有强大强制力，既可以作为工程管理的前置条件，又能作为工程项目施工和竣工审查程序的一个重要部分，还能指导工程建设进度、力度，这就有效实现了管理约束力本身力量以及适中调整、控制功能的发挥，有力的保证了建设工程质量。

参 考 文 献

[1]李文华.论建设工程质量与工程档案管理的关系[J].中外建筑.

2008（11）

[2]马俊龙.论工程质量与工程档案之间的关系[J].山西建筑.2009（26）

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：最近频繁发生的在建工程质量事故，包括房屋、桥梁的突然垮塌，都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因?来认定事故责任?来还原建设过程?建设过程中用什么来促进建设工程质量?来规范建设工程管理?来保留建设的真实过程?答案是工程档案。建设工程是资源和智慧的结晶。对一些重大的建设工程来说。其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外，作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门，到普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感。对建设工程档案关注甚少，知之甚少。一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。因此，对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要，有利于引起我们对工程档案管理的高度重视，更有利于工程档案管理工作的有效开展。

工程档案的定义及其建立的意义

1、定义

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。

2、意义

如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。

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关键词：电力企业；工程档案；整理

Abstract: with the development of economy and the improvement of science and technology, our country electric power construction is also in the rapid development, electric power construction related engineering archives of collecting, sorting, management, utilization also become more and more complex and specialization also. Power construction the files are correlated, professional and strong, the work quality directly affect the project construction. In the actual work and have many unreasonable places, caused power engineering of the archives management of the chaos, especially in the file collection, is often a lack of integrity and accuracy. Therefore, we must strengthen the electric power enterprise construction engineering an analysis is made of the archives management, the construction of the influence to least.

Keywords: electric power enterprise; Project files; finishing

中图分类号:G271 文献标识码：A文章编号：

1 工程档案工作简介

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。

2 提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性

随着企业档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。同时完善兼职档案人员网络体系，加大档案的宣传力度增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

3 建立档案管理制度 档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

4 抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步”

供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂。单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，同时项目工程档案是随着项目建设环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程一旦竣工，档案完整、准确、系统就已经是客观存在，要保持和维护这种客观性，就要从工程项目初期抓起，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。

5 加强与施工单位沟通，力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，输变电工程建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以做好档案的收集工作不只是档案人员的事情和责任，建立一组完整、准确、系统的工程项目档案，是参加工程建设各路大军共同努力的结果。工程的管理者、技术人员和施工单位对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，因此工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性档案员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交从工程一立项就进行档案工作交底，即（一）项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底；（二）项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底；（三）项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底；同时档案管理人员也应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

6 电力建设工程档案信息化

工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统，这无疑将极大地提高上程档案的利用效益，初步实现档案信息资源的共享。同时，将很多重要的东两输入计算机内，一方面方便管理人员查找；另一方面也方便了后期的查阅，直接就可以在计算机内查找。所以，利用计算机管理，大大提高了工作效率。于是电子文件的大量产生和应用，使档案快速向数字化发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要。

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【关键词】电网；建设项目；档案管理；问题；对策

随着电网建设项目的不断发展，电网工程设计、施工、运维、管理等方面的档案资料越积越多，这些资料牵涉面非常广泛、专业性很强、形成周期相当长，所以妥善管理好这些资料，并为以后电力工程的决策、生产经营及从事科学研究提供全面、及时、准确的优质服务，具有非常重要的现实意义。然而电网建设项目档案管理中仍存在的一些问题，并且这些问题已经妨碍了其作用的发挥，因此清醒地看待这些问题并采取积极有效的对策，是档案管理工作者面临的紧迫而重要的任务。

1.电网建设项目档案管理中的问题分析

1.1档案管理体系不完善，影响档案管理的成效。档案管理体系不完善主要反映在档案管理制度不健全、档案管理工作不规范、档案保管条件差等方面。一些单位不严格按照《档案法》的原则和要求落实本单位的档案管理制度，如设计单位不按要求管理档案，设计变更不使用统一编号等；施工单位记录不全面，材料无质量证明文件等；验收时补录材料、盲目接收等。档案管理时记录方法杂乱，不遵循统一标准，给档案的整理、信息化带来较大困难。施工现场条件简陋，材料保管达不到“八防”标准要求。所有这些都影响了档案管理工作的成效。

1.2档案管理人员配备不足，难以适应档案发展需要。电企档案管理人员往往身兼数职，加上综合素质参差、工作变动频繁，难以全身心投入档案管理工作中，也严重影响到队伍的稳定性。目前，各企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作。很多单位配置档案工作人员只有兼职的1～2人，显然不能适应档案管理的需要。

1.3档案记录不完整欠准确，资料真实性与价值不足。由于电网建设参建单位较多、建设周期长，加上各单位档案意识淡漠、管理手段落后、资金投入不够，造成档案保管设施不全，以致档案资料遗失现象时有发生。同时档案数据记录不真实、不准确，经常出现错漏，如工程变更没有反映在图纸上、签字以图章或打印代替现象等，这些为工程以后运营、维护与管理带来不少麻烦。另外，档案收集只注重纸质资料，忽视声像资料的归档，造成声像档案不完备，其开发利用价值也难体现出来。

1.4档案编研开发力度小，缺乏实用有价值成果。档案编研、开发是充分利用档案信息资源并将其转化为生产力的最有效方式，遗憾的是这方面的力度远远不够。对许多档案室而言，能够做好档案的收集、整理、归档和保管工作已属不易，何况是编研开发呢，但无疑要提高档案的利用价值和服务水平，编研、开发是必由之路。

1.5档案管理信息化程度低，资料更新慢工作效率低。虽然计算机与网络已相当普及，但一般企业也仅是单机、条目式录入，与信息化管理的要求差距较大，主要原因是[1]：信息化管理手段落后；档案信息数据库建设滞后；信息化管理无统一标准，管理混乱、不规范；信息化人才缺乏。由于这样的现实，档案信息化管理徒有其表，体现不出它的优势。

2.提高电网建设项目档案管理水平的对策

2.1健全档案管理体系，明确职责加强领导。档案管理应按照《档案法》及《档案法实施办法》的原则和要求，强化档案法制观念，建立健全档案管理体系。为此应做到：（1）力争企业领导的重视和支持。只有领导重视档案工作，并将档案管理纳入生产经营活动中，才能真正解决档案管理中的实际问题，使档案管理工作走上正轨。（2）完善档案管理规章制度。档案管理要走上规范化、标准化道路，必须有制度做保证，使档案工作有章可循、有据可依。（3）明确档案管理职责。档案收集、整理、归档、保管都需要专人负责，只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。（4）档案管理必须统一平台、集中管理。从设计、施工到竣工验收，所有相关单位都应该按照统一的要求建档、归档，保证档案管理归一化、程序化。（5）将声像档案资料放在与纸质档案资料同等重要的地位，重视声像档案资料收集、整理、开发和利用。

2.2加强档案业务

培训，提高工作人员素质。档案管理人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，应着眼于企业的长远发展，按照档案管理工作的需求，设立专门档案室和配置专职人员。为了不断提高档案工作人员的综合素质，必须加强业务培训工作，可以采用“走出去，请进来”的方式进行培训和教育。为了充分调动档案工作人员学习热情和工作积极性，应将档案工作人员的业绩与工资待遇、职称评定等挂钩。

2.3统一领导分级管理，合同约束档案质量。电网建设项目档案管理过程是与项目建设同步进行的，并贯穿于项目建设的始终，按照“统一领导，分级管理；谁形成，谁负责”的原则落实项目法人、建设单位及勘察、设计、监理、施工、供应、运行等所有参建单位档案管理职责，而要实现这一目标应在签订合同时就明确相关细节和责任，通过合同的法律约束力，达到将档案管理纳入法制轨道的目的，使各参建单位明确自己的职责，自觉地按照合同的规定做好档案管理工作。但仅有合同约束还是不够的，因为电网建设档案数量庞大、内容繁杂，各单项工程完工时间有先后，为了保证档案管理同步、准确和完整，必须建立相应的监督机制，由项目法人或委托建设管理单位与监理单位监督其他参建单位执行情况，档案管理部门再对前者的档案管理进行监督和指导。

2.4创新观念整合资源，编研开发创造价值。档案管理要克服传统观念的束缚，在管理技术和方法上有所突破，就要在观念上创新[2]。档案编研不同于归档，而是根据“存真、提炼、适用”的原则开展的研究性工作，没有创新意识、勇于探索的精神，不可能产生有价值的成果。同时，编研开发又要擅长利用不同的数据资料，整合各种资源，例如档案管理信息化建设是发展趋势，就要善于利用计算机技术和网络资源，提高编研开发的效率和质量。

2.5转变传统管理的模式，实现档案管理信息化。传统档案管理模式是“你归档，我保管”、“你移交，我接收”、“你借阅，我检索”，随着工程项目档案文件数量与日俱增，这样一种管理模式使档案管理人员应接不暇，即使花费较多人力、财力，效果也不理想，所以要转变管理模式。现代科技为这种转变提供了良好的物质基础，档案管理信息化就是最有效的办法。实现档案信息化管理可从以下几方面着手：（1）加强基础设施建设，如规划网络设备、建设数据库存储系统。（2）建立信息化标准规范。（3）通过多媒体手段实现档案文件数字化。（4）通过引进、培养建立档案管理信息化人才队伍。

3.结语

电网建设项目档案既是电网项目建设过程的记录——对历史负责，又是未来发展的奠基石——开发利用好档案资料可以为新项目提供最有价值的参考坐标，所以加强档案管理是非常重要而有意义的事情。提高档案管理水平需要兴利除弊、继往开来，本文分析了电网建设项目档案管理中存在的问题，探讨并提出了相应的对策，希翼能对电力建设档案管理能有所帮助。

参考文献

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关键词：项目工程 档案管理 问题及对策

愈发广泛的信息化范围对企业相关工作的开展提出了更多的要求，简单化、快速化和信息化逐渐成为企业工作的特点。时间和效率在这个信息化时代也因此成为了企业的主要竞争优势，也可以说，其所提供的信息服务品质越高，时间越快，就越能够抢占市场先机。对建设企业而言，更是如此，建设项目工程的档案几乎记录了建设项目工程的所有情况。因此，对建设单位来说，加强对项目工程档案管理的重要性也就不言而喻了。

一、建设工程项目档案管理的重要性

（一）提供建设工程项目活动依据

项目工程的档案除了能够为该工程项目的投标、勘测和施工等活动提供相应依据外，还能够为建设工程的管理、维修、改建、恢复和加固等工程建设环节提供资料，进而确保整个工程项目能够安全而高效地开展，从整体上，保障该工程项目的质量。此外，项目工程档案还能够将该建设工程项目中所涉及到的施工材料与施工质量信息、隐蔽性的施工环节检查记录表以及施工标准的评价资料等信息记录在内，如果后期遇到扩建或者改建等情况时，这些资料便能够发挥巨大作用。

（二）在工程设计和产权纠纷等事件中发挥凭证作用

建设工程通常都是在城市的统一规划和安排下才能开展的建筑活动。比如，工程项目的设计必须要严格按照城市的统一规划进行，设计获批之后，所有的施工活动都必须按照获批的施工图纸来开展，工程竣工之后，也要等到验收合格了才能够正式投入使用。由此便可看出，工程方案在整个过程中充当的是一种凭证材料，为所有施工活动的开展提供相应的依据。另外，当有产权纠纷或者责任纠纷事件出现时，也能够将工程档案调出来，作为解决这些问题的凭证。

（三）为建设工程项目历史考察或经验交流活动提供资料信息

我国有不少诸如长城、故宫、恭王府和天坛等历史悠久的建设工程，这些工程所保留下来的档案信息可谓是相当珍贵的，不仅能够为其历史考察活动提供相应的历史信息，还能够为我国相关工程建设的研究者提供一定的参考意见，进而推动我国建设事业的发展。另外，相较传统的档案管理而言，现在的档案管理无论是在理念、技术还是方法上，都发生了较大的变化。通过各种经验总结交流活动的开展和不断丰富的档案管理，能够从中汲取一些优秀经验和技术等，进而从总体上提高我国的建设水平。

二、当前建设项目工程档案管理中存在的问题

（一）建设项目工程档案管理工作不完整与不规范

建设工程项目通常情况下规模都比较大，所以在对其实施管理时，还是相当困难的。大部分项目都没有设置专人对其进行档案管理，也就更不要说委托专门的机构对其进行档案管理了。一旦有记录档案形成，该工程中的各部门都自行管理本部门的相关档案，对其他部门的档案是不予理会的，这样一来，这些档案就被分散开来了，并且，部门中的很多人都不具备基本的档案管理素质和能力，在收集和整理档案时，经常都会出现收集不及时、不完整和不准确等问题。

（二）建设项目工程档案移交不规范

每一个工程当中都会有很多个部门，并且每个部门都有其各自的档案，综合起来看，整个项目工程的档案量就非常大。通常都是在项目立项之时，就开始有了档案，并且随着建设项目要求的增多，更多的工程部门将会被设立起来，随之而来的档案量也会逐渐增加。而项目的档案形成之后，就必须要将其移交给专门的档案管理人员，还要办理相应的移交手续。日益增多的档案量给档案移交工作带来了巨大压力，也可以说这是对档案管理人员的一大挑战。而当前的档案移交工作中，还存在着很多不足：部分档案在移交之后，被随处存放在相应的职能部门，有的部门甚至在移交时都是很随便的，直接省去了办理移交手续这一环节，这为档案管理工作埋下了一定隐患。

三、建设项目工程档案管理对策

（一）完善建设项目工程档案管理体系

项目工程的各利益相关方在签订承包合同之时，就应该设立一些与项目工程档案相关的要求或者条款，在其中明确各单位在档案管理中应当承担的职责。在整个项目工程建设过程当中，也必须按照国家相关的规范要求以及规定，及时收集和整理与工程建设相关的文件，将档案管理职责具体落实到各单位、各部门以及各相关的责任人。

对施工单位而言，还需要在工程建设的管理程序当中纳入工程档案管理，并建立和健全相应的工程档案管理体制，工程建设和工程档案管理工作双管齐下，同步进行。在验收工程质量时，施工单位应该自觉提供较为完整的工程档案；在工程验收备案办理过程中，也要积极对工程档案所认可的文件进行查收和检验。

（二）强化建设项目工程档案行政管理部门的职能

除了要在重点项目的领导成员中列入档案行政管理的主要负责人之外，施工单位还应该向当地的档案行政管理部门报送与省级的重点建设项目相关的业主单位信息，方便其更好地开展业务指导工作。重点建设项目的档案验收工作是不分行业、不分系统的，作为当地的档案行政管理部门，都应当积极参与到其中去。如果不能达到上述要求，就可以将其定义成为不合格的项目工程。在这一期间，作为当地的档案行政管理部门，更应当积极地和相关部门进行沟通和联系。

（三）提高建设项目工程档案管理人员的综合素质

项目工程的档案管理工作的专业性较强，所以需要专业的档案管理工作人员进行。因此，加强对项目工程的档案管理人员配备与培训，提升其基本业务素质和能力就显得尤为重要。无论是建设单位，还是施工单位，都应选择和配备一些建设业务和档案业务有一定了解的员工从事相关的档案管理工作，并且还要保证这些人员的稳定性，不能因为一些突发性的事情而中断档案管理工作。作为档案行政管理部门，也要为相关的档案管理从业人员提供一定的培训机会，尤其是那些重点项目的档案管理培训。同时，还要健全整个项目的档案管理网络，通过对项目档案管理指导人员及普通管理人员的培训，不断提高其综合素质，提升整个项目的档案管理水平。

结束语：

建设项目工程档案管理的重要性显而易见，尽管现阶段我国在建设项目工程档案管理中还存在着项目工程档案管理工作不完整和档案移交不规范等问题，但只要建设单位引起高度重视，积极采取完善建设项目工程档案管理体系、强化建设项目工程档案行政管理部门的职能、提高建设项目工程档案管理人员的综合素质以及明确建设项目工程档案管理的责权等措施，定能在一定程度上解决这些问题。

参考文献：

[1]陈蔚辉.重点建设项目工程档案的管理[J].城建档案，2010，08：41-42.