档案管理责任书范文

导语：如何才能写好一篇档案管理责任书，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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城建档案事业的发展必须依靠制度管理为手段

有了法规的支持，没有强有力的制度管理再详尽的法规实施不了也是一纸空文。2001年，河南省建设厅下文在全省全面实施“一书一证”制度，从这几年的管理效益来看，是搞好城建档案管理工作的有效途径。“一书一证”制度即建设单位在领取《建设工程施工许可证》前，须与城建档案馆签订《建设工程档案报送责任书》，将签订责任书作为领取许可证的一项前置条件，做到有一份《建设工程施工许可证》就有一份《建设工程档案报送责任书》。使建设单位能对工程档案早有认识、早做准备、早抓落实。城建档案验收合格后，城建档案馆向建设单位发放《建设工程档案验收合格证》。这样既明确了建设单位和城建档案馆各自的职责，又使城建档案馆在工程刚刚起步时就能开始跟踪服务，避免事后补救、档案工作滞后等现象的发生。在实施“一书一证”制度时我觉得还需把好这“四关”。即：把好建设工程档案报送责任书签订的“源头关”；把好建设工程档案验收的“审验关”；把好建设工程竣工档案的“催缴关”，把好不按规定报送工程建设档案的“查处关”。“四关”丝丝相扣、环环相连，使建设工程档案的管理形成了一套“闭合式”管理模式，从而使建设档案步入了规范化管理、良性化循环的发展轨道。多方配合，形成合力，是搞好城建档案管理工作的根本。

城建档案事业的发展必须依靠多方配合为前提

众所周知，城市建设档案管理工作涉及到建设系统各部门、各单位，仅仅依靠档案馆单方面开展工作往往寸步难行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作为。在《建设工程档案报送责任书》的签定上，如果没有建设行政主管部门的支持与配合，建设工程档案是难以管理的。在《建设工程档案验收合格证》的发放上，如果没有质检部门的支持与配合，案卷质量是难以保证的。在建设工程竣工档案的催缴上，如果没有城建监察部门的支持与配合，建设工程档案的全部归档是难以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、谋求发展，是我们把城建档案做大做强的法宝。

城建档案事业的发展必须依靠一定的资金作后盾

积极开展技术咨询服务业务，是城建档案管理工作可持续发展的重要保证。因此，适当收取一定的技术服务费用，增强城建档案管理的自我主动性、积极性，是使城建档案事业走上自我造血、自我积累、自我发展的有效途径。在工作中，应结合实际，在服务费用的收取上大胆探索，改变城建档案单一保管、单一查找的模式，使城建档案管理贯穿到整个工程建设中去，做到事前能技术服务、事中能档案整理、事后能查找咨询，提升城建档案自身价值和社会经济价值。一旦与建设单位签订责任书，就承担了相对的责任与技术服务义务，要对建设单位进行档案业务指导，开展工程档案初验、催缴、整理、保管等一系列技术服务工作，把城建档案的技术咨询服务与城建档案管理上的责任相结合，把服务与责任捆绑在一起，融“责任-管理-服务-效益”于一体。

城建档案事业的发展必须构筑出立体式的管理网络

构筑城建档案立体式管理网络，是搞好城建档案管理工作的基础。城市规划区域内不具备招投标条件的建设工程是建设市场的重要组成部分，是建设管理的重要内容，也是城建档案归档管理的一个重要门类，需建立起城建档案管理纵向与横向结合的网络建设。在纵向管理上，针对城市规划区内的各个办事处辖区内的零星建设和私人建房，也可按照以经济促管理的模式，纳入有效的城建档案管理视野，以形成城建档案管理的纵向网络。在横向管理上，加大对城市规划区外各县的城建档案管理业务指导力度。在其建馆建室、业务培训、政策支持等方面给予帮助，使各县的城建档案跟上其城市建设步伐，不至于形成管理的盲点和漏区，最后在全市形成建设系统、建设管理单位在内的纵向到底、横向到边的立体式城建档案管理网络，全方位推动城建档案事业发展的大格局。

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一、签订重点工程档案归档责任书

重点工程档案归档不及时不仅影响了重点工程形象，而且也影响了重点工程建成投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作。通过以往的重点工程档案工作实践，我们认为造成重点工程档案归档不及时的主要原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程的进度和工程的质量上，对工程档案工作不够重视，档案管理不到位，档案工作不落实，把档案工作看成“软任务”，造成重点工程档案归档难。由于重点工程参建单位多，如果没有一种强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，工程档案的归档工作一定会出现很多问题，而且扯皮现象肯定时有发生，最后必将影响重点工程档案的归档时间和档案质量。我们认为以重点工程档案归档责任书的形式加强参建单位领导的档案工作意识是―项行之有效的办法。因此，我们采取了与参建单位签订《重点工程档案归档责任书》的办法。《责任书》明确规定了对参建单位的档案工作要求，工程档案的归档时间、归档档案的质量、违约的处罚等，使有关参建单位领导真正地从思想上重视重点工程档案的归档工作。实施《重点工程档案归档责任书》管理办法后。重点工程档案的完整率、准确率、归档率、合格率基本达到了国家规定的要求。

二、改进重点工程设备开箱随机资料的管理工作

重点工程设备开箱随机资料是指设备的出厂证、合格证、质保书、安装图、使用说明书、保修卡、质检报告等资料。重点工程设备开箱随机资料的归档管理工作长期以来―直是重点工程档案管理工作中的难题。以往，三钢重点工程档案的设备开箱随机资料有的是施工单位收，有的是项目部技术人员收，有的是工程项目部档案员收，比较混乱，造成设备开箱随机资料的归档不完整。为确保重点工程设备开箱随机资料完整归档，我们改进重点工程设备开箱随机资料的管理方法。一是在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时应通知项目部技术人员参加，并做好设备开箱资料的验收签字工作，并在开箱后的两天内向项目部档案员移交，确保及时归档。二是在保证设备开箱随机资料归档的完整性方面，对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者，采取了严格的处罚制度，要求供应公司应将每周的重点工程设备开箱资料清单通知综合档案室，综合档案室不定期对项目部资料室进行检查，若发现重点工程设备开箱资料没有按时移交项目部档案员，由公司企管处从项目部所在分厂月奖中扣罚。通过从制度管理上严格要求，确保了重点工程设备开箱随机资料得以完整归档。三是施工单位做竣工资料用的设备合格证一律到项目部资料室复印，用复印件代替，原件一律保存在项目部资料室，等工程竣工验收后再移交项目所在分厂档案室，由此避免了以往开箱资料遗失责任不清的问题，保证了设备开箱随机资料的完整性。重点工程设备开箱随机资料管理采取新的管理办法后，归档的开箱资料的原件率达到了95％。

三、实施重点工程档案专项检查工作制

重点工程建设的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长(包括调研、论证、决策、立项、勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工、验收等)，文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多。任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员(或管理人员)，在某一个工作环节、某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给重点工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对重点工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作，每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，及时协调、解决档案归档工作中出现的问题。通过实施重点工程档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中发现的问题，另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在归档的原件率比以往明显提高，对专项检查中发现的问题能够及时整改。近年来，通过实施重点工程档案专项检查工作制进一步提高竣工图的编制质量和文字材料的整理质量。

四、发挥监理在重点工程档案审核检查中的作用

国家建设部在2001年5月了《关于认真贯彻国务院第279号令和第78号令加强工程档案管理工作的通知》，其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责：“监理单位要协助建设单位监督检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设；二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对重点工程档案质量的把关有限。而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节、每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因、发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行签章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予签章，这对提高重点工程档案质量，确保重点工程档案在工程竣工后及时移交有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的重点工程档案进行认真、负责地审核检查，使施工单位移交的重点工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订的《重点工程档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交的档案不合格现象，档案部门将通知基建部门按照工程监理款的1％～3％对监理单位进行处罚。”由此使监理单位在重点工程档案的审核检查中真正重视起来，确保了重点工程档案的质量和档案的及时移交。

五、强化重点工程档案的监控力度

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【关键词】精细化 涉密 档案 管理者

精细化管理是细节观念的理论化、系统化、实践化，是细节观念在管理领域的升华。它使细节观念充分深刻地融入到管理之中，使细节观念充分、深入地在管理实践中发挥作用。时代需要精细化管理，精细化管理也非常适应当今的需要。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案，并随着企业生产的发展，规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案，在当今的信息时代，先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便，同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备，稍有不慎，就会导致泄密，给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此，如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。细节决定成败。我们公司在涉密档案管理中实施精细化管理，科学地维护和利用了涉密信息、档案，为国家和企业创造了潜在的价值。

一、宣传保密教育，树立涉密档案精细化管理理念

对企业全体员工进行普法保密教育，宣贯《保密法》。保密是每个公民应该履行的义务，尤其是对涉密档案管理者。因其特殊的工作岗位和身份，了解企业涉密档案内容较多，企业涉密档案有无失泄，跟档案管理者保密责任有着重大的关系，直接影响到企业保密工作的好坏。因此，要对涉密档案管理者及承载场所和载体进行精细化规范，统一管理，定期培训保密法律法规，学习《档案法》、《国家秘密管理规定》、计算机、网络保密防范技术知识，了解各类涉密档案的保管和利用，各种密级档案及其知悉范围，要懂保密，会保密，善保密，努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力，可以通过保密知识手册、知识竞赛、宣传栏、组织观看泄密案例教育片等形式对档案管理者进行保密教育和保密提醒，增强保密意识，提高敏感性和责任心，在工作中自觉遵守保密原则，时刻牢记“敌人就在你身边，泄密就在一瞬间”。用高度的保密意识和理念，及时发现泄密隐患，堵塞泄密漏洞。用严谨的工作作风把守住企业的每个秘密。

二、精细涉密档案管理制度

对制度的行为要求，执行责任，操作程序，监督措施等方面进行细化完善，以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护，完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况，制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则，如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等，使涉密档案管理工作有制度可依，有章可循，同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错，减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、U盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度，各类涉密档案根据密级的不同，按照国家密级保管要求(秘密级10年，机密级20年，绝密级30年)制定不同的管理措施，办理相对应的登记审批手续，任何个人都无权私自存放、使用涉密档案，涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档，不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因，尽快补救，减少损失。这么多年来，我们公司从无发生涉密档案失泄事件，多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。

三、精细责任

人是有责人感的，只要环境适当，人们不仅会承担责任，而且还会追求责任，愿意在工作中发挥自己的聪明才智和创造性。企业建立保密责任制，从公司领导到档案管理人员，层层签订保密责任书。替代压制性管理，推动管理者自觉完成担负的责任。我们公司采取责任双方共同签订的方式，上一层履行监督管理职责，下一层向上一层负责，形成一张“横向到边，纵向到底，一级向一级负责”的保密责任网络。可以“按图索骥”进行责任监督，责任考核和责任追究，做到“层层签订保密责任书，事事明确保密责任人，谁出问题谁负责”。用制度约束、监督，将安全保密责任转化为岗位操作规范，尽量减少知悉者的弹性空间，将对涉密档案人员的管理纳入考核，建立职责考核记录，一方面对考核记录不好的管理者进行保密提醒，扣发保密津贴，对记录好的给予奖励;另一方面注重分析履行职责不力的原因，引以为戒。奖惩分明的实施提高了管理者履行保密职责的能力，增强保密意识。公司对涉密档案各环节的管理制度化，标准化，责任到人，进行系统管理，做到未雨绸缪，防范未然，最大限度地杜绝泄密事件的发生，使国家秘密得到有效保护。

四、精细日常管理

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(一)建设单位不重视地下管线档案

建设单位不重视地下管线档案管理主要体现在以下两个方面：一方面，建设单位不重视自身建设工程管线档案的形成归档移交，地下管线档案的形成时间存在极为严重的滞后性，导致后续工程的利用受到巨大的影响。另一方面，建设单位不重视地下管线档案的利用，在施工过程中因为不清楚原有管线的位置，导致损坏原管线的情况。

(二)缺乏统一的管理体系

城市地下管线档案管理不仅会关系到城管、煤气、水务、广播电视、电力以及电信等各个机构，同时城市规划、建设等政府管理机构也会涉及到地下管线档案管理工作。设计机构过于广泛，同时缺乏一个针对整个城市地下管网工程建设实施综合协调、监管的权威部门，导致档案馆与档案行政管理机构难以针对地下管线档案实施规范、统一、协调的管理。此外，由于地下管线工程缺乏一套统一的技术规范与标准，导致地下管线档案所收集的内容也存在巨大的差异性。城市中各种地下管线档案的形成与管理的内容、范畴都存在明显的差异性，而大部分城市并没有针对地下管线档案管理工作制定一套统一的技术规程，导致地下管线档案管理工作难以进行规范、统一的管理。

(三)缺乏行政管理手段

因为缺乏有效的行政制约措施，导致各个城市并没有制定地下管线竣工档案验收体系；因为缺乏制度约束，造成管线施工机构（建设机构）并没有根据相关要求向城市城建档案馆移交管线工程竣工档案；因为管线工程项目信息资源的缺失，导致地下管线工程项目档案管理难以实施有效的跟踪、监督以及指导。而大部分城市也没有严格落实国务院的《建设工程质量管理条例》，导致不按规定移交地下管线工程档案的机构没有受到应有的处罚。

二、应对措施

(一)加大宣传力度

正如上文所述，地下管线档案管理工作涉及的机构非常多，只是依靠档案管理人员与技术人员是难以保障地下管线档案管理工作的有序开展。这就需要加大宣传力度，切实提升工作人员与广大人民群众对地下管线档案管理工作的重视程度。不仅要向社会宣传地下管线档案管理工作相关的规章制度，同时也要向社会宣传因为地下管线档案的信息不畅、管理分散以及档案不全对整个城市发展所造成的巨大影响。通过宣传，切实提升社会对地下管线档案管理工作的重视程度，从而有效保障地下管线档案管理工作的有序开展。

(二)加大法规建设力度

1.建立健全地下管线管理法规。

要想有效保障城市建设与发展，就必须要针对地下管线规划建设工作进行有效的监管，深入推动地下管线管理法规工作的开展，确立地下管线的执法主体与管理体系，促进地下管线的审批、规划、监管以及建设朝着规范化的趋势发展，尤其是要进一步明确地下管线竣工测量与报送城建机构备案等规定。此外，各个城市还应当制定一套统一的地下管线工程档案管理措施，切实规范地下管线档案管理行为，加大地下管线工程档案的收集、开发、归档以及利用工作，保障地下管线档案管理工作法制化、制度化、规范化的发展。

2.完善地下管线统一管理体系。

地下管线的管理实质上是针对城市地下空间资源所进行的管理，其本身应当属于政府行为。对当前地下管线各个产权机构各自为政的情况，各个城市应当构建一个地下管线规划监管部门，针对地下管线实施统一、协调，由该部门负责整个城市地下管线的规划与建设工作，并且针对地下管线工程的申请、初审、查勘、发证以及挖掘回填等流程进行严格的监管。

(三)健全管理举措

1.建立健全地下管线行政管理举措。

一方面，要深入贯彻落实《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程质量管理条例》等规章制度，采用《建设工程档案合格证》与《建设工程档案报送责任书》制度。对城市中的地下管线建设项目，在进行“施工许可证”与“建设规划许可证”以前，必须要和城建档案管理机构签订相应的《建设工程档案报送责任书》；对没有获得《建设工程档案合格证》的工程不可以进行备案。另一方面，要贯彻落实地下管线竣工测量与归档管理工作。因为地下管线项目所具有的隐蔽性特征，倘若不制定管线施工竣工图、不实施竣工测量，会导致未来新建或者改建地下管线的建设、规划等各个方面受到巨大的影响，并且还会在地下埋下巨大的安全隐患。所以，地下管线项目在进行覆土之前，相应的建设机构必须要委托具备有关资质的工程测量机构来开展竣工测量工作，并按照相关要求制定管线施工竣工图，上报城建档案部门进行归档管理。各个地下管线建设与监管机构必须要严格遵循相关的规章制度来进行专业管网图编制，并定期上报城建档案机构。对不办理建设工程与规划定点许可的机构，必须要进行查处；对没有根据规定进行地下管线查询的，规划机构不能对其管线项目实施规划定点审批。

2.加强地下管线管理。

其一，加大地下管线规划管理工作。必须要把各种地下管线规划工作纳入到城市整体规划工作中来，并且要明确各个管线的建设顺序、建设时间，保障地下管线的建设能够与城市规划进行有机的协调。与此同时，要进一步加大城市道路管理综合规划力度，科学指导各个管线权属机构正确利用地下资源，防止各种管线之间以及有关建筑物之间产生的矛盾。其二，加大地下管线建设环节的管理力度。必须要严格要求各个管线建设机构按照相关标准与要求来执行报批手续，持续加大管线建设工作的监管工作，对随意改造地下管线位置、不执行报批手续以及不根据批准方案进行施工的行为必须要给予严格地查处。同时，还要将建设机构的不良行为纳入到单位信用档案当中，根据危害程度、情节以及性质等各个方面，给予吊销营业证书、降低企业资质、责令停业整顿、限制市场准入、评标扣分、经济处罚等处理方案。

三、结束语

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文书档案是医院工作的一个重要环节，是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发，结合个人实际工作，分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题，并提出改进方法。

【关键词】

文书档案；档案管理；办公室

医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录，其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面；涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况；保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容，对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。

一、办公室文书档案管理特点

（一）文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富，涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。

（二）文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作，文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作，而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的，是文书工作的终点。

（三）文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作，为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务，起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。

（四）文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性，档案利用者也具有局限性，为了尊重医患关系，需要相对较高的保密要求。

二、文书档案管理现状中出现的问题

（一）文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

（二）办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

（三）文书档案管理工作人员缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径

（一）完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以医院形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

（二）保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

（三）实施“自动化”文书档案管理。在自动化环境下，文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率，这是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

（四）加强在职教育，强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量，因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1.由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2.要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。3.加强制度建设，建立长效培训机制。4.明确在职教育的原则，选择课程内容。

四、结语

文书档案管理工作要求既要把握大局，又要严格控制每个工作细节，可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平，认真搞好文书档案与其他工作的衔接。

作者：商枣河 单位：山东枣庄市妇幼保健院

【参考文献】

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.08.096

医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分，是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步经验，推动医疗卫生事业的发展都有重要参考价值。当前，如何准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，最大限度地发挥档案的作用，对促进医疗事业的发展具有重要作用，笔者结合多年档案管理实践，探讨一下加强医院档案管理的几条途径。

1加强全员的档案管理意识

加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部档案工作认识，才能使档案工作顺利开展。

2健全医院档案管理制度

医院档案管理制度内容十分广泛，如档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。从医院整体角度看，医院临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

3拓展医院档案归档范围

医院由于处于一种特定的条件下，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

4重视档案资源的开发利用

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，一方面，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设；另一方面，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

5加强病案的规范化建设

档案管理必须强调制度化，病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象，反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识，要强化管理抓落实。实行监督制度，对病历实行抽查，有奖有罚， 要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度，也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下，很可能由此引起医患纠纷。

6积极制定相应的考核制度

档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。笔者所在医院将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科主任对科室档案工作的管理责任，要求科主任抓好归档材料的收集、整理，促进了档案管理的规范化。

7实现医院档案管理现代化

充分发挥电子计算机在档案管理中的作用。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。加大电子档案管理相关规范的宣传教育，可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

8实现档案管理设施的标准化

地区医院积极实现基础设施标准化，办公设备自动化，保管设施配套化，建立了人事档案专用库房，做到档案库房、阅档室、办公室“三室”分开，配备计算机，打孔切纸机和打印复印、挡描一体机及照相机等器材设备，并在档案库房添置空调、灭菌机、去湿机及灭火器等设备，严格执行防火，防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等六防措施，确保了档案保管的安全，为档案保存提供了更为舒适的环境。

9提升档案管理人员的专业化

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（一）重工程建设，轻档案管理

由于经济利益或赶工期等原因，往往重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房等得不到有效落实。

（二）管理制度不健全，且管理执行不到位

工程档案收集齐全完整难；档案整理环节多，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大。

（三）档案管理人员配备不足，工程建设档案管理体制不完善

由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、规档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。

（四）档案管理现代化水平不高，未能实现资源共享

档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，没有应用专业的档案管理软件。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中，参建单位重视纸质文件的归档，轻视电子文件的归档，纸质文件与电子文件未能同步归档，航道工程档案信息不能实现共享。

二、加强工程档案管理的措施和对策

（一）领导要高度重视工程档案工作

通过档案法律、法规普及及宣传等方式方法，让领导从档案实际应用中认识到档案工作在整个工程建设中的重要作用和地位，从而在各方面给予支持，促进档案工作健康协调发展。

（二）依法规档，树立依法管理的意识

江苏省交通厅航道局二00九年编印的，《航道建设项目档案管理文件汇编》，下发到各工程建设指挥部和各基层单位，通过工作会议、座谈交流、业务培训、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。认真学习，贯彻落实各项文件规定，提高思想素质和理论水平，实行依法治档。

（三）增强档案意识,严格履行职责

建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时,与建设单位签订工程建设档案责任书,明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务,并监督执行。建设单位在工程开工前,应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求,以正式文件的形式印发,以便于各单位(部门)档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料“颗粒归仓”。

（四）制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩

工程建设是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。成立工程建设档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。定期召开工程建设档案工作会议，及时布置相关的档案整理工作。

（五）加强专业化指导和培训，提高

基层档案工作人员档案管理水平讲解工程档案的收集标准、分类编号、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，现场讲解有关注意事项，讲解案卷、案卷目录的填写，图纸折叠是否规范标准、统一，发现问题及时整改。

（六）培养一批专业化工程档案整理

人员到指导工作岗位上去对于政策理论性强，具有丰富管理知识和管理经验，善于协调沟通，并对整个工程前期直至验收竣工整个工程形成的文件、图纸、照片、视频等资料十分了解的专业人才进行重点培养，工程档案整理需要这种新型复合式专业技术人才。

（七）通过网络开展业务指导

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一、本责任书保密主管部门为XXXXXX；保密责任单位为XXXXXX；保密的内容为国家有关法律法规确定的涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的资料、信息、图件及相关技术资料等。提供单位为XXXXXXXXX。

二、保密责任单位已被告知并承诺按照上述法律法规的规定，对XXXXXX提供的资料有责任进行有效管理，切实做好安全保密工作。

三、保密责任单位所申请使用的资料或资料的秘密等级为：XXXX机密级。保密责任单位声明已具备获取相应密级资料的条件，并对本单位所提供信息的真实性负全部责任。

四、资料仅限于本单位使用，不得擅自复制、转让或者转借。未经批准单位的书面许可，保密责任单位不得以任何形式向包括承担单位在内的第三方提供副本。

五、资料存放设施与条件应符合国家保密、消防及档案管理的有关规定和要求，建立完善的保密管理制度，并提供相应的证明材料。

六、申请使用单位被撤销或合并时，应当将资料移交给承担其原职能的机关、单位或上级机关，并履行登记、签收手续。

七、保密责任单位向承担单位提供资料，应比照本保密责任书与承担单位另行签订安全保密责任书。

八、保密责任单位有责任和义务进行经常性的保密教育和检查，落实各项保密措施，使有关人员知悉与其工作有关的保密范围和各项保密制度；支持、配合保密主管部门做好资料的保密检查工作。

九、本责任书自签订之日起生效。

十、本责任书一式三份，分别由保密主管部门、资料分发管理单位、保密责任单位存档备查。

申请使用单位（签章）

负责人（签字）：

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试卷档案 教学管理 档案利用

一、加强高校试卷档案管理的必要性和重要性

1.当前试卷管理仍然存在一定的问题

目前，虽然相当一部分高校的试卷管理达到了一定的水平，但仍存在有待改进的地方：试卷档案的规范化仍有待加强，如试卷归档程序不完善，注重期末试卷归档管理、忽视开学补考试卷归档工作等；试卷档案的电子化建设有待加强。试卷档案材料中，除了纸质试卷本身的唯一性、不可替代性较强以外，其他档案均可建立电子档案形式，但现实是纸质的试卷档案归档一般比较规范，而电子材料则保存不完整，缺乏系统性；重保存，轻利用，档案材料建立的最终目的是发挥其借鉴作用。而高校试卷档案的管理，最受重视的试卷归档过程，一旦试卷材料成为真正的“档案材料”，就被束之高阁，使得试卷的档案价值得不到很好的体现。

2.加强试卷档案管理具有重要的意义

试卷档案作为重要的教学档案，对于学生、教师、院系都具有重要作用。对学生来说，试卷及其附属材料是一学期的学习成果的集中体现。而且学生也可以通过试卷归档材料，检验自己对所学课程知识的掌握程度，总结经验教训，提高学习能力。对于教师而言，试卷归档材料有助于教师增强对课程的理解和把握，为以后提高教学水平，改进教学方法提供了方向。对于院系而言，试卷归档材料反映了本学期教学工作的一个重要方面，反映着学校的教学水平和教学管理质量。同时，试卷档案也是本科教学评估的重要参考资料。

二、高校试卷档案的内容和归档程序

试卷档案管理意义重大，而由于试卷档案材料繁多，归档过程复杂，因此试卷材料的归档，更应明确归档内容和归档程序。

试卷档案建立的前提是充足而完整的试卷归档材料。在每学期开学一周之内，由教学秘书将期末试卷归档材料收集整理，为试卷归档做好准备。试卷归档材料包括：学生试卷；与试卷相关的材料、附件。包括：卷内归档目录、课程教学大纲、命题责任书、空白样卷AB卷、标准答案、试卷分析报告、试卷复查表、考场记录单、学生成绩总表、平时成绩登记表、异常情况说明等。另外，还包括装订成册后所用的试卷封面。附件材料一般用A4纸张，材料需完整有效，凡需要有教师本人、教研室主任、系主任以及教学院长签字处，均需有相应的签名。试卷装订封面的内容应包括考试的课程、日期、班级、学科、课程性质、试卷份数、任课教师、试卷批阅、归档时间等。

试卷归档材料收集完成之后，接下来是试卷材料的归档工作。将学生试卷按学号由小到大的顺序整齐排放，与试卷封面一起装订成册。将试卷归档材料按顺序排列，依次为卷内归档目录、课程教学大纲、命题责任书、空白样卷AB卷、标准答案、试卷复查表、考场记录单、试卷质量分析表、学生成绩登记表、平时成绩单、异常情况说明。将以上附件材料装订成册，与装订好的学生试卷册放在一起。这就构成了完整的试卷归档材料。打印试卷归档目录，将试卷归档材料按年级、专业区分开来，按次序放进试卷柜，试卷归档工作即告完成。

以上所说是期末试卷的归档过程，由于学期期末考试是规模最大、组织最严密、材料最齐全的考试，因此具有较强的示范意义。实际上，高校还有开学补考及毕业补考等试卷材料类别。开学补考和毕业补考试卷材料也是试卷档案的重要组成部分。开学补考和毕业补考试卷归档必须遵循归档工作的一般原则，同时又有其特殊性。开学补考和毕业补考因考生来自不同的班级，而且附件材料的形成过程也不同于期末试卷，因此其归档材料比较杂乱，缺乏系统性，大体包括补考试卷、考场记录单、补考成绩记载表几项。在归档时，将补考试卷按场次整齐摆放，然后将考场记录单、补考成绩记载表放入补考试卷所在的档案盒或档案袋，填写归档学年、学期，补考时间、补考科目、补考人次等项，制成完整的补考试卷档案材料，放入试卷档案柜。由于补考试卷相对于期末考试试卷具有其特殊性，因此补考试卷档案应与期末试卷档案分开存放。

由于试卷归档材料数量庞大，包含的内容非常广泛，而且归档过程耗时较长，因此，归档过程的规范性和有序性就非常重要。试卷材料的归档应遵循以下几条原则：

1.有序排列、完整统一

试卷档案材料的摆放位置，一定要严格按照卷内归档目录进行。试卷归档材料要和卷内归档目录所列条目完全一致。

2.注重时效、按时归档

由于高校每个学期都必然会有期末考试、开学补考，因此试卷材料有很强的周期性。因此，试卷材料归档工作的时效性要求也比较强。一般在考试结束一周之内，试卷归档材料的回收工作便正式展开。在归档材料回收工作完成后，教学秘书就要及时进行材料归档工作。保证材料及时装订、审核，并将试卷档案按时移交档案室。

3.真实准确

真实准确是档案材料的基本要求之一，试卷档案尤其如此。试卷档案的组成材料，如考场记录单、成绩单、纸质试卷等，必须保证真实准确，是当时情况的原始记录，不弄虚作假。

三、试卷档案的管理和利用

试卷档案建立后，需要建立与之相适应的制度，保证试卷档案的正常管理和使用。一是试卷档案的定期检查维护制度。试卷归档后，要定期或不定期地进档案室检查试卷档案的保存情况，检查是否有霉变、破损等情况，发现问题及时修补；二是档案的借阅登记制度。试卷档案的查阅、复印，均需建立严格的登记制度。

档案的建立，其最终目的是为了服务现实的需要，为以后的工作提供借鉴。试卷档案同样也是如此。然而长期以来人们对于档案的认识存在偏差，造成了档案材料的封闭状态。高校的试卷档案利用过程也或多或少地存在类似的问题。试卷档案应摈弃那种只为存档而存档的旧观念，要强化试卷档案为教学科研服务的作用，要研究怎么样使试卷档案成为活资料，更好地服务于教学和教改，服务于现代高校教学管理水平的提高。

试卷档案的管理工作，是高校的一项常规性工作，但又是一项极其重要的工作。试卷档案展现着高校日常教学的成果，是教师教学活动的重要总结，是学生大学生活的重要见证，同时又为教学改革和创新提供线索。如此，必须加强高校试卷档案的规范化管理，充分发掘试卷档案的利用价值。

参考文献：

[1]连红.高校教学试卷归档管理体系的构建[J].浙江档案，2006，（4）.

[2]何祖华.试析高校试卷档案的价值[J].兰台世界，2009，（9）.

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1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。

1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。[3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

4结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。

参考文献

[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3

[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)

[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)

[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)