人事信息档案管理范文

导语：如何才能写好一篇人事信息档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：信息时代；高职院校；人事档案

引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平

在信息时代，高职院校的人事档案管理从传统模式向信息化模式转型的过程中，对人才的综合素质提出了更高的要求。因此，打造专业化的档案管理队伍是高职院校提高人事档案信息化管理水平的必然选择。在传统档案管理模式中的管理人员，不仅从技术层面难以适应信息化管理环境，在思想认识层面也缺乏服务意识，导致高职院校的人事档案管理难以建立完善、主动的服务体系。因此，高职院校要依托信息化档案管理转型的机遇，实现对专业档案管理人才的培养。（1）培养档案管理人员的职业道德。完整、真实、系统、安全是人事档案质量的基本要求，而要想达到这一标准，需要管理人员具备良好的职业道德。因此，在人才培养中，高职院校应根据国家档案管理的基本要求对其职业责任建立标准，通过思想政治教育，提升其职业道德水平，以负责任的态度参与到档案管理工作中来。（2）培养管理人员的团队合作精神。随着档案资源的开发，高职院校人事档案的利用率也不断提高，而在信息化管理模式下，每一个管理人员都应该在履行自身职责的同时，兼顾整体管理效果，并通过团队合作不断完善档案服务体系。基于此，高职院校应加强管理团队培养，利用团队合作优化档案管理模式。（3）加强信息化管理技术技能的训练。高职院校应依托当前信息化档案管理平台，为管理人员提供技术技能训练指导，例如结合专门的档案管理软件为管理人员设计技术培养方案，提高其软件操作能力，有效利用软件功能，降低档案管理的失误率。（4）提高管理人员的服务意识与服务能力。档案管理本身具有浓厚的服务色彩，因此，高职院校在人才培养中，应立足档案管理的服务功能，对管理人员的思想观念进行引导，打破传统管理理念的局限，从服务角度重新定位人事档案管理工作；结合学校自身发展需要，将人事档案服务纳入教育教学管理工作的各个环节，并在实践中驱动管理人员改善服务；利用绩效评价评估社会体系建设效果，检验管理人员的服务能力，并体现高职院校人事档案管理的社会服务职能。

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【关键词】人事档案管理 信息化 重要性

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-069-01

一、背景资料

根据国务院事业单位绩效工资改革的部署，事业单位绩效工资改革分三步完成。第一步，首先在义务教育学校实施，第二步，在专业卫生事业单位实施，第三步，在其他事业单位实施。

所在单位是一个非教育、非卫生部门的财政全额的事业单位，绩效工资改革于第三步实施。经过两年来的协调工作，今年年初，所在单位的绩效工资改革也大部分完成。这次工资改革体现了不同岗位实行不同的工资级别，而且根据业务、管理等技能岗位的不同，在分配中实行多劳多得、优绩优酬的特点，重点向一线职工、骨干职工和做出突出成绩的其他工作人员倾斜，但随之而来的问题便是人事档案管理的同步和势在必行。

二、档案管理信息化的重要性

人事档案来源于人力资源管理活动，反过来又为人力资源管理服务，他是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述，是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

随着新工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗位变动、薪资变化，生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图，也体现出了人生的全部价值。

人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库，而现有的信息库只单纯具有职工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、岗变薪变而匹配，某些单位还出现人事档案信息与岗位、薪资变动情况严重脱节的现象。这就要求我们尽快建立信息库，并将相关信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动作出有效分析。档案信息库应针对每一个人每一组信息数据，进行合同时效分析、培训分析、奖惩分析等，使绩效工资与岗位变动、职称高低等直接挂钩，充分发挥出档案管理信息库的真正功效。

三、人事档案管理信息化的措施

既然人事档案管理信息化如此重要，那应如何才能实施人事档案管理信息化呢？根据多年来人事及档案管理工作经验，应从以下几点入手：

（一）管理人员方面

首先，单位领导应高度重视，挑选熟悉与通透国家政策、具有运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求的管理人才。其次，针对新形势下对人事档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。可采用集中授课、自学等多种方式，掌握多项技能，重在讲实效，避免走形式、走过场，对重点难点进行攻克，探讨出现的问题，各个击破。另外，人事档案管理应与时俱进，努力配备或培养高素质复合型人才。自古就有“术业有专攻”之说，而新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。需要用现代信息技术的创新理念、技术、设备对档案管理业务流程、绩效实施方案、管理模式进行重新整合与定位，为实施岗位绩效政策提供有力的数据与保障。

（二）档案管理方面

一要建立一人一档制。将每位职工的工资以电子表格的形式呈现，包括职称变动、历次薪资调整、岗位设置、竞聘情况，如此一来，一目了然，方便检索，即可作为职工成长电子档案备查。二是要优化存储设备。为保证人事档案的保管安全、提供方便和利用准确，单位应根据信息量配置网络化存储设备，用科学发展的眼光建立存储系统。第三，要形成过程的控制。职工人事档案资料从形成到归档，常常跨越多个部门，要加强归档的组织领导，明确责任意识，建议调档时以只读形式调阅，以防删改与误操作而造成文件的改变。

（三）收集整理方面

档案管理人员要将每年发生在职工身上的信息，积极整理存档，尽量不放过任何一个细节，特别是对于成绩特出的职工，相关的培训、论文、学术交流、采访录像、珍贵照片等资料都应一一保存，留心收集，整理成册，最好是有电子资料，这将对每位职工的职称评定、晋升岗位工资起到不小的促进作用。

（四）跟踪完善方面

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【关键词】档案管理 信息化 建设 对策

一、人事档案管理发展信息化建设的意义

在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。

结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。

二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析

在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：

1、人事档案管理信息化建设发展不均

由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。

3、信息化建设成本较高

软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。

4、档案信息安全形式严峻

档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。

三、人事档案管理发展信息化建设对策

通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：

1、加强信息化建设的投资力度

档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。

2、加强专业人才培养力度

人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。

3、完善档案信息化管理的安全系统

一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。

四、总结与展望

总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。

参考文献：

[1] 董洁. 信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.

[3] 朱伟玲. 人事档案管理的信息化建设探析[J]. 科技创新导报，2012，10：201.

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【关键词】事业单位；人事档案；信息化管理

随着事业单位加入市场化经营，事业单位的生存和发展面临着激烈的市场竞争，人力资源是企业的生存之本，也是企业的核心竞争力之一。只有做好人事档案管理工作，才能为人力资源管理提供支持和保障，使企业充分发挥人力资源优势，在激烈的竞争中谋求更好的发展。信息化管理是事业单位人事档案管理的主要发展方向，只有不断提高人事档案管理的信息化建设水平，才能为人事管理提供更有力的支持。

一、人事档案信息化管理现状及存在问题

随着信息技术的快速发展和在各行各业中的广泛应用，人们已经意识到信息化建设对提高生产、管理水平有重要作用，将成为提高企业竞争力的主要手段。在此认识下，我国从上世纪90年代开始兴起信息化建设的浪潮，信息技术被广泛应用于企业生产与管理的方方面面。信息技术在档案管理工作中的应用改变了传统的档案管理方式，大大减轻了档案管理工作的人力负担，使档案存储和调用的效率显著提高，也有效解决了纸质档案容易丢失和损坏的问题。

（一）对信息化建设缺乏重视。事业单位的档案管理部门普遍引进或开发了档案信息管理系统，实现了人事档案的信息化管理。但是从目前事业单位的档案信息化建设水平来看，其技术水平远远跟不上信息技术的发展速度，没有充分发挥信息化管理应有的作用。这体现出单位领导和档案管理人员对于档案管理信息化建设的重视度明显下降。具体表现为档案管理信息化建设的资金投入不足，信息化技术设备更新缓慢，缺乏对专业人才的培养，从而导致目前事业单位人事档案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件设备老化、技术落后。信息技术自出现以来，一直保持着迅猛的发展态势。信息技术与信息技术产品的更新速度快，新的技术产品的性能和功能往往会有明显提高。目前，我国已经进入互联网+时代，先进企业都十分注重信息技术产品的更新换代，从而最大程度地发挥信息技术的作用，提高生产运营效率。相比之下，许多事业单位在人事档案管理方面的信息技术和硬件设备更新缓慢，技术设备严重落后，仍旧采用几年前甚至十几年前的技术设备进行人事档案管理，已经与先进管理水平产生了较大差距。

（三）档案管理人员的信息技术水平偏低。信息技术在人事档案管理中的应用虽然极大提升了档案管理的自动化水平，但档案管理人员仍然是管理工作的主体。由于目前事业单位对认识档案管理工作缺乏重视，安排的档案管理人员信息技术水平有限，通常只具备基本的计算机操作能力，但对设备的维护升级和安全管理知之甚少，难以满足认识档案管理的实际需要。

二、提高信息化管理水平的有效对策

（一）从上至下提高对信息化建设的重视。事业单位的领导应充分认识信息化建设在企业发展中占据的重要地位，在信息时代下，企业的信息化建设水平从一定程度上决定了企业的竞争力。人事档案管理是企业管理的重要内容，必须加强人事档案管理的信息化建设。在此基础上，应发挥领导的管理作用，从上至下提高相关人员对人事档案管理信息化建设的重视，注重技术的更新和专业人才培养，不断提高事业单位信息化建设水平，从而提高人事档案管理的效率和管理质量。

（二）及时更新设备、注重技术创新。在提高人事档案管理信息化建设重视度的基础上，应制定明确的建设规划，加强资金投入，切实提高人事档案管理的信息化建设水平。首先应尽快更新信息化设备，积极引进新的设备，并引进先进技术。如果在资金投入上有实际困难，也应对现有设备和软件系统进行升级，提高信息基础建设水平。同时着眼于云计算、大数据等前沿技术的使用，为各项人事档案管理工作的开展提供技术保障。

（三）提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员是事业单位人事档案管理工作的主要执行者，也是信息技术设备的操作使用人员，其信息技术水平的高低，对人事档案信息化管理效果有直接影响。因此，必须注重对管理人员队伍的建设。可以采用两种手段尽快提高管理人员的整体素质，一是加强人才引入，积极招纳具备档案管理经验和信息技术的复合型人才。二是加强对现有管理人员的培训，尤其注重信息技术方面的培训，使其尽快掌握岗位所需的各项技能，确保人事档案信息化管理工作的有效开展。

三、结束语

虽然事业单位人事档案管理的信息化建设已经不是一个新的问题，但由于信息技术的快速发展，其建设内容也在不断发展和更新。因此，应做好长期建设的准备，提高对人事档案信息化管理的重视，加快设备与技术更新，注重人才培养，从而使档案信息化管理切实发挥作用，促进档案管理效率的提高。

【参考文献】

[1]余明富.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].经营管理者,2016(22):279.

[2]宋宁.浅谈事业单位人事档案信息化管理问题及对策[J].科技展望,2015(24):211.

[3]王凤春.浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].科技与企业,2014(23):39.

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一、构建信息化人事档案管理的作用

（一）随着社会发展的步伐，实现人事档案管理的现代化

近几年随着计算机信息技术的快速发展，我国的信息资源逐步的增加，信息的价值也显得格外的重要。信息资源的共享化，推动了我国社会的进一步发展，在这发展的过程中，我们必须加强多人事档案信息的管理，由传统的人工化管理转变为信息化管理的方向发展，适应时展的潮流，在提高人事档案管理的同时还能提升档案管理的质量。

（二）人事档案的信息化管理可以使信息资源的共享化

在当前的信息化时代，信息资源已经企业发展的一种重要的战略物资，而且在社会的发展与进步中更是发挥着重要的作用，加强人事档案的管理不仅仅是对信息资源的科学化管理而且还能实信息资源的共享化，促进现代化信息建设的进一步发展，有利于我国社会经济稳定的发展。

二、当前人事档案信息化管理中存在的漏洞

（一）人事档案信息化管理的設备不健全

当前我国企业在人事信息档案管理方面有很大的欠缺，要想实现人事档案管理的科学化，就必须健全基础设备，例如在人事信息档案管理中需要计算机、扫描仪、以及一些硬件设备，只有健全基础的设备，才能确保人事档案信息的传送和贡献。经过调查就会发现，我国很多企业人事信息档案管理的硬件设施并不是很健全，这就给企业人事档案信息管理带来了不便，严重影响企业人事管理的质量，并在一定程度上制约企业的经营与发展。

（二）没有完整的人事档案信息管理标准

企业单位人事档案管理必须要严格的管理标准作为支撑，在此基础上才能确保企业单位人事管理的质量。但是从我国当前企业单位人事档案的管理来看，在人事档案管理的过程中并没有严格地管理标准作为支撑，几乎都是从自身的利益出发。只是形成了人事档案信息管理的内部通畅，没有实现信息资源的共享化，这就降低了人事档案管理的意义，人事档案管理的重要性在企业没有得到充分的体现。

（三）人事信息档案管理人员的素质普遍较低

人事档案信息管理人员的素质也是影响档案管理质量的重要因素。因为在档案管理的过程中，人还是档案管理的主体，只是采取了不同的管理手段，所以认识档案管理的质量很大一步取决于档案管理人员的自身素质。当前我国很多企业单位人事档案管理人员的技术以及自身的素质普遍的较低，很难胜任档案管理这一工作，这就为人事档案管理埋下了安全隐患，甚至会有一些管理人员恶意操作，这都将严重影响我国人事信息档案管理的质量。

三、信息化人事档案管理的措施

（一）完善管理的基础设施

完善人事档案信息管理的设施，这是人事档案管理的前提，是实现信息资源共享化的基础。因此在企业单位人事档案管理的过程中，管理人员一定要意识到档案管理的重要性，加大投资，购买先进的人事档案管理设备，同时还要对管理的技术进行革新，强化管理的基础设施。

（二）做到资源的共享化

在信息化的时代，档案的管理存在纸质材料的管理以及电子文件的管理，所以档案管理管理部门要对这这两者进行收集和共享，要将信息的储存以及再一次开发利用作为档案管理的重点。并且在管理的过程中要制定严格的管理标准，构件按大型的管理数据库，将管理的范围拓展到全国，实现人事资源管理的共享化。

（三）加强对人事档案管理人员的培训

人事档案管理人员的素质将直接绝决定档案管理的质量，因此在一些大型企业都要对档案管理人员进行培训，提升档案管理人员的素质，使其意识到档案管理的重要的，同时还要加强档案管理人员内部的练习和沟通，避免管理人员之间矛盾的产生，确保人事档案信息管理的有效性以及实用性。

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关键词：人事档案管理；信息化；趋向

一、人事档案管理现状分析

人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题。为使人事档案的管理更加完善，我们要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施，使人事档案管理更科学、更实用。

档案工作已从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化，档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。由传统的管理理念向现代管理理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。

面对海量的档案信息，其加工、整理与传输如果还停留在手工管理水平，必将为历史所淘汰。计算机技术的普及，为人事档案数字化建设奠定了良好的基础。目前，人事档案信息化建设工作已纳入政府电子政务建设工程，硬件设施建设有了一定基础，数据库建设已经开始进行，档案信息化建设工作刚刚起步，但还处于初级阶段，与其它行业信息化情况比较，人事档案信息化建设起步迟、发展缓慢。

人事档案信息化建设缺乏统一的技术标准。档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前，没有一个可用于档案信息化管理的计算机管理软件系统。档案自动化管理工作尚无统一标准，无法全面推广。同时，档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法、目录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。特别是人事档案信息系统和网络建设形式层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，制约了人事档案信息化管理的进程。

人事档案信息化建设缺乏专业人才。要实现档案信息化，首先要有现代化的管理人才，档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，人事档案管理部门普遍缺乏现代信息技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更缺，大部分档案人员计算机水平偏低，甚至有机盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息化。

二、新形势下人事档案管理信息化发展的必然趋向

（一）充分认识实行人事档案信息化发展的必然性。

1.人事档案信息化是现代科学技术发展的必然趋势。所谓信息化档案管理，就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行存储、管理和提供利用服务。也就是说把静态的信息转化为动态的管理过程，而这种转化不能只拘泥于形式，而是要达到根本转变的效果，因为有很多地方已经离不开信息技术的支持了，同时新的信息技术为档案工作实现新的发展和飞跃提供了可能。发展人事档案信息化是新时期档案工作缩小与其他行业信息化差距的迫切需要，也是国家信息化建设的必然要求。

2.人事档案信息化是信息规范化内在的要求。从档案管理的改革整体来看，信息化发展是总的方向，而信息化的核心内容就是要利用电子计算机和网络技术，对各类信息进行编辑和管理，达到存储、检索，实现档案资源共享的目的，从而提高人事管理的整体效率。

3.人事档案信息化可以实现资源共享。网络信息系统提供了全方位的信息资源，可以随时更换档案信息内容，可以得到最新的档案信息，从而获得第一手资料，大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查询时间，能够在短时间内提供大量的信息，提高工作效率，降低工作强度。

4.人事档案信息化可以为大家提供更为全面的信息服务。当人事档案信息数据库及信息网络建立后，每一个上网者都可以利用这个网络在允许的范围内点击想要得信息，这样能够更好的克服对资料占有的不公平，实现从纸质媒介向信息电子媒介的飞跃。

（二）人事档案信息化发展趋向的现实可行性。

计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，从客观上改变了信息的存在方式，即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值，更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量，进一步促进了社会对信息的需求和依赖，从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求。随着计算机技术的引入，建立人事档案的自动化系统，实现人事档案自动化管理，完成档案管理的信息化已成为可能。

通过建立人事档案信息网络中心，按照《干部档案工作条例》规定的十大类别和上级组织部门有关档案材料分类的具体要求，根据档案编号查询系统程序，对干部的“三龄一历”、职务职级、家庭信息、奖惩、考核、工资等资料，可以在设权条件下自由检索、任意提取、综合分析。积极推行人事档案信息管理工作标准化，对电子文档的采集、制作、分类、存储等各方面进行规范统一，有效地避免文件的混乱现象。在人事档案信息化基础上，形成以信息化为内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的新型人事档案，实现信息共享，由信息化人事档案系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。现代科技及网络技术的进一步普及推动了人事档案办公自动化、档案库房保护技术现代化和档案管理信息化的实现。

（三）人事档案信息化建设具有更深刻的战略意义。

实现人事档案信息化、管理网络化是信息时展的必然要求，是电子政务发展的必然趋势。传统的人事档案管理方式已不适应新形势下人事工作的需要和信息技术发展的时代特征，尽快开展人事档案信息化工作是当前急需解决的问题。

首先，实行人事档案信息化可以解决传统的人事档案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁琐的手工劳动效率低；需求信息量大和难以形成综合性的信息资料的矛盾；传统的档案管理手段落后，使一些企图伪造、篡改档案材料的人有了可乘之机，影响了干部队伍纯洁性；传统管理模式使管理者以常规心态、常规思路分析问题，拘泥于用老办法解决新问题，不思进取，最终将使得档案管理工作打不开局面，提高不了层次。

其次，利用计算机管理人事信息将大大提高整个人事档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性，可为人事管理现代化奠定基础，进而推进整个人事工作的大变革，这是历史发展的必然。

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【关键词】人事档案；信息化；建设策略

在新时期，强化人事档案管理信息化建设是为了更好地适应现代社会发展的需求。由于人事档案管理工作具有较强的持续性和完整性特点，所以需要采取系统化的管理措施。其中，信息化建设的重要性主要凸显在以先进技术代替传统的纸质档案管理，从而保证人事档案管理的准确性和科学性，有效提升档案资料的利用效率。

一、新时期人事档案管理的现状

目前，在单位人事档案管理过程中，由于受到传统观念的影响较深，所以对人事档案管理的现状认识不全面，缺乏有力的组织领导，常常造成人事档案丢失现象严重。同时，部分人事档案资料均以纸张形式的原件或者复印件进行管理，这样在经过时间的洗礼之后，导致档案资料的部分字迹无法辨认，制约了人事档案后期的开发利用。其中，因为单位人事档案管理工作具有较强的专业性和特殊性，所以需要档案管理人员必须掌握较高的档案管理技能，而当前人事档案管理工作人员的综合素质参差不齐，难以灵活处理人事档案管理过程中出现的问题，从而影响了单位人事档案管理工作的效率。

二、新时期人事档案管理信息化建设策略

（一）创新信息化档案管理理念。在新时期人事档案管理过程中，为了有效提升信息化建设水平，便需要积极树立信息化档案管理工作理念，创新人事档案管理工作策略，促使人事档案管理工作逐步朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。其中，在单位人事档案管理过程中，工作人员应该始终坚持以科学的发展观作为重要的指导思想，充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性，敢于创新，与时俱进，切实解决好人事档案管理中存在的问题，从而全面提升单位人事档案管理工作的水平。

（二）强化人事档案信息基础建设。为了能够更好地实现人事档案管理信息化，需要强化人事档案信息基础建设。首先，应该创建良好的人事档案库房保存环境，为人事电子档案的保存和信息化建设提供良好的环境条件。其中，在建设新的档案库房过程中，应该严格按照新的建设标准，合理引进信息化设备。合理改造已建成的人事档案管理库房，对于纸质档案管理库房应该严格满足温度和湿度控制条件，创设良好的人事档案管理环境；对于信息化档案资料的管理库房，应该切实完善网络中心机房、服务器、电子档案库房，完善信息化档案资料的防静电设备和防磁设施，有效提升人事档案资料的管理技术，从根本上防止人事档案信息泄露；针对已经建设完成且投入使用的纸质档案，应该根据实际情况进行区分保存，综合考虑做好库房的功能型结构改造，从而保障人事档案资料管理的合理性。其次，网络环境是人事档案信息化建设中非常关键的一个条件，所以我们应该采取科学有效的措施来布置网络，提升设备共享率，从源头上消除人事档案的安全隐患。

（三）实现动态化档案管理机制。目前，虽然人事档案的信息化管理工作具有一定的要求，但也并未禁锢在固定的模式中，明确规定人事档案资料应该全面反映单位内部组织的综合情况和动态变化历程。因此，在新时期单位人事档案信息化建设过程中，应该积极构建动态化的档案管理机制，充分利用现代信息化平台同步更新人事档案资料，从而保证人事档案资料能够全面真实地反映出单位发展情况。其中，人事档案管理工作人员应该积极整理详尽的档案原始资料，并创建专属档案管理内容，全面提升人事档案管理的关注力度，从而推动人事档案管理资料不断更新，有效提升人事档案管理的信息化建设水平。

（四）提高档案管理人员专业水平。在新时期人事档案管理过程中，为了有效提升人事档案管理信息化建设水平，便需要全面提升人事档案管理职业能力。其中，一方面应该提升人事档案管理人员道德素质。不断提升人事档案管理的监督力度，有效增强人事档案管理人员的责任意识、法律意识，逐步构建以爱岗敬业、服务群众和严格管理的观念，合理制定科学合理的法律法规，从而保证人事档案内容的全面性、正确性，切忌借助权利查阅人事档案内容；另一方面，应该逐步提升人事档案管理工作人员的业务素质。通过指导工作人员定期不定期参与人事档案管理培训工作，或者安排人事档案管理人员到附近单位进行学习，积极引入先进的档案管理方法，指导工作人员学习网络化管理理论知识，全面了解网络化管理技术和手段，有效提升新时期人事档案管理效率。只有通过采取上述几项措施，才能够从根本上提高人事档案管理工作人员的综合素质，最大限度发挥人事档案资料的利用价值。

三、结论

总之，档案管理信息化是人事档案管理今后发展的重要趋势。人事档案管理信息化建设是一项系统化、复杂化且耗时较长的工作，所以需要创新人事档案的信息化管理理念、强化人事档案信息基础建设、实现动态化档案管理机制、提高档案管理人员专业水平。只有这样，才能更好地实现人事档案管理信息化，从而更好地满足现代社会经济发展的要求。

【参考文献】

[1]李晓玲.浅议流动人员人事档案信息化建设[J].办公室业务,2016(8):153-153.

[2]王萍.探索人事档案的信息化建设路径[J].卷宗,2016,6(2).

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关键词：人事档案管理；信息化建设；企业管理；信息资源；制度保障

所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。

1人事档案管理工作中存在的一些问题

1.1缺乏足够的重视

目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。

1.2缺乏专业的人才

当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

1.3缺乏先进的手段

面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。

1.4缺乏完善的制度

如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。

2新形势下人事档案管理信息化建设的意义

2.1有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求。因此对企业的人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

2.3有助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

3新形势下人事档案管理信息化建设的建议

3.1强化认识

目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。

3.2配备设备

想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。

3.3确保安全

总而言之，想要实现人事档案的信息资源共享，就必须要保证信息的安全，这二者是共存、相互统一的。只有加强了档案信息的安全，才可以保证档案信息不会泄露。所以各级的档案管理部门必须要加大对档案信息的安全保护，同时加强建设网络的权限，一旦有信息泄露的情况发生，必须要进行严惩，以保证网络的安全。另外，也要加强对档案管理人员的教育培训，以确保不会发生人员泄露信息的情况。

3.4加强培训

在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，企事业只有建立起具有管理型人才、复合型人才和高科技人才的管理工作队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，以确保档案管理的工作人员不会对档案工作造成阻碍。

3.5建立制度

制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

4结语

综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，促进其信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥其真正作用，最终促进企事业单位发展有着重要意义。

参考文献

[1]姜以敏，于霞．加强人事档案管理信息化建设[J]．黑龙江档案，2014，（3）.

[2]彭芬辉．人事档案信息化管理之我见[J]．湖南行政学院学报，2015，（3）.

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(一)人工管理人事档案的劣势

一另外时间一长,会产生大量的工作文件和人事数据,对于档案的查找、更新和维护来说有着很大的困难。企业在耗费了大量人力进行陈旧的人事档案管理工作,一方面加大了员工的工作量,使员工的负担过重,难免产生较大的工作压力;在这样负面的工作状态下,很难人事保障档案的准确性、可靠性和机密性。由于企业人员流动大,再加上社会不断地发展和迁移,许多由人工记载的历史资料在迁移的过程中还会发生丢失或者严重的残缺。如此负面循环,会造成诸多不便,使企业无法得到更好的发展。在信息化、网络化、数字化得到广泛应用的今天,企业如果仍然采用陈旧,落后的手工方式进行人事档案管理,那么档案管理工作的就极易出现这样那样的纸漏,人力、财力等方面的资源浪费仍将持续,这与“厉行节约、反对浪费”的时代强音很不和谐。

(二)人事档案信息化管理的优势

随着社会的发展计算机系统管理随着社会的发展计算机系统管理己经逐渐替代人工管理,采用信息化管理手段的事实档案管理体制己逐步形成,在社会主义市场经济条件下进行探索和研究,逐渐进入了人事档案管理的新模式。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理有着局域手工管理无法比拟的优点,比如:检索迅速、查找方便、可靠性强、存储量大、机密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理信息系统是一个非常典型的管理信息系统,所以它能够为用户提供很好的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式,以便快捷准确的查询出结果。圈加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整和动态、立体的管理体系,可以及时、准确和全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

二、如何加强人事档案管理信息化建设

(一)建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作的好坏,在很大程度上决定了企业能否更好的发展,它直接影响着企业正常运行的决策与管理,然而,不少企业对于人事档案管理缺乏科学的认识,仍然采用陈旧的管理方式,不仅耗费了大量的人力,也无法取得事半功倍的工作效益。这种现象,在社会急速发展的今天,对于一个企业,无疑是致命的。企业利用计算机的现代化技术和专业的网络人才,构建科学完整的信息系统,能够充分的使用资源,达到资源共享的信息化建设,及时对那些不适应新时势、新要求、新手段的规章制度进行改正,确保建立安全合理、科学、规范、民主、公正、严谨的人事档案管理制度。实现计算机对人事档案完整、准确的工作定位,产生立体的管理体系,能够及时的配合人事的调配和企业工作的需要,提高组织人事部门的工作效率。

(二)注重系统的管理与维护

由于利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有局限性。一旦失去电力支持,整个人事管理系统会进入瘫痪界面。因此,我们要在保管好实体档案的基础上,将有关信息全部录入计算机,实现人事档案的电子化,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,使得档案的检索和查询更加迅速和便捷,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索,以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。实现上述目的,需要建立在一定软件系统的基础上,还要添置必要的设备,比如计算机、打印机、扫描仪等设备,加大对档案管理的资金投入,使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

(三)确保档案信息数据化和服务网络化川

收集人事档案信息是为了能够充分使用资源,达到资源共享的效果。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,以人事档案管理系统为中心,还可以实现跨界的工作调配,方便快捷。如通过人事信息系统完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,有些直接可以发放到员工本人手里,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中获取收益。因此,一目了然的数据化信息可以提供准确便捷的信息,可以让企业管理者主观的感受到个人和企业的具体情况,为当今快节奏的社会发展节省了不必要的时间。

(四)为人事档案信息化提供硬件设施和技术保障

科技不断的更新和迅速发展中,计算机也在不断的推旧出新,因此,需要企业的财力支持,引用最先进的技术和硬件设施,保障人事档案信息化工作系统的正常运行,为人事档案管理工作更好的适应现实需要打好坚实的基础。各级领导要充分重视人事档案工作,在加快相关软件开发的步伐的同时,加大对人事档案工作者培训的力度,使他们熟练掌握运用现代化设备管理人事档案的本领,不断提高人事档案的管理水平,同时开展相关的人事档案信息开发工作,从而适应人力资源开发的需要[4j。相关部门也可以针对性的招纳一些符合人事档案现代化管理和信息化建设,具有较强能力的综合性人才,全面开创人事档案管理工作的新局面。

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中职学校档案管理信息化建设是一个非常重要且复杂的工程，不仅需要依照国家的相关规定还要利用现代新型信息技术来转变传统的档案管理工作，实现学校档案管理的信息化，利用大数据和云存储等现代网络技术来加强档案管理信息化建设，能够有效的提高档案管理效率，使档案信息能够更高效的得到利用。档案管理信息化建设是相应国家信息化战略，并以国家的相关规划和部署进行开展，能够使学校档案管理得到有效的转变。通过分析，我们认为中职学校档案管理信息化建设具有以下属性：

1.整体布局、有序安排

学校档案管理信息化建设是国家信息化建设的其中一项重要内容，并且也是积极响应国家信息化建设的一项重点工程，是在国家的整体布局规划下有序的开展中职学校档案管理信息化建设。目的是为了能够适应国家信息化发展的步伐，所以必须要依照国家相关规定进行建设。

2.有效的利用现代科学技术

中职学校档案管理信息化建设离不开现代信息技术，所以中职学校档案管理信息化建设其实也就是实现档案管理的多媒体化和信息化，利用互联网络来储备和传送大量的档案数据，这必须要有效的利用现代科学技术，要在档案管理各个步骤中将现代科学技术进行融入，并且要不断的进行技术革新，要让档案信息化水平跟上科学技术发展步伐。

3.科学分配和管理

中职学校档案管理信息化建设的最终目标就是要加强档案信息数据的科学分配管理，让档案管理能够更加的规范、统一，利用网络来推动档案管理效率的提升，能够使档案管理的相关数据能够完整、安全的得到妥善的保存和应用，能够满足校内校外对档案信息数据的需求。

4.转变档案管理模式

中职学校档案管理信息化建设是将传统的纸质档案转化为电子档案，为学生提供更加便捷的档案管理服务，这个建设过程是一个漫长的过程，要将现代科学技术应用到档案管理中，从而使中职学校档案管理模式转变为现代化管理模式。

二、中职学校人事档案管理信息化建设的必要性

中职学校档案管理信息化建设，要结合学校的实际发展情况，并利用现代化信息科学技术来对档案资料进行管理，将传统的纸质档案转变为数字化，实现电子档案管理，并以信息化手段完成教学档案的采集、整理、管理、储存和调动等，实现现代化管理。这也是建设信息化校园的重要内容，有利于提高档案管理工作效率，实现档案数据的校内校外共享。

1.中职学校档案管理信息化建设符合时展

随着信息化社会的实现，在教育行业也逐渐开展信息化改革，现代教学工作已经和现代信息和科技密不可分，中职学校的教学工作的开展也开始融入现代信息设备，在管理工作中出现了各种教务管理系统软件，能够为学生提供更加便利的选课、查课、学籍管理、信息查阅等服务，因此进行中职学校档案管理信息化建设能够通过多种形式来存储档案信息，并且随着现代科技的进步，能够使档案管理模式不断地发展更新，使其越来越便利，不管是形成模式还是管理方法都得到了更新。

2.符合现代信息校园建设的必要需求

信息化技术已经被广泛应用到各行各业中，并且我国已经颁发《全国档案信息化建设实施纲要》，已经将中职学校档案管理信息化建设政策性要求，因此在中职学校档案管理信息化建设中必须要严格遵循相关要求，要实现电子档案统一规范化管理，加强档案的数字化和数据库建设，要为相关人员提供便利的查询服务。

3.档案的价值最大化

高校档案信息数据具有非常大的价值，不管是对于学生还是教师，因此将原有的纸质档案转变为信息数据，能够利用现代化信息科技来构建高校档案信息数据库，能够使校内校外的相关部门通过信息手段来查询相关的档案信息，能够使原有的纸质档案查找更加便捷，节省步骤和时间。同时能够将档案信息最大化共享。

4.工作效率提升

中职院校的人事档案复杂，种类繁多，如果仅仅依靠传统的纸质档案人工储备，不仅需要大量的空间，还需要大量的工作人员。因此实现中职学校档案管理信息化能够让档案储存更加高效便捷，并且还能够更长时间安全得保存，使中职学校档案管理效率大幅度提升。5.档案服务更加便捷中职学校档案管理信息化建设能够将档案管理实现数字化，能够使数据收集更加及时，并且能够为需要的人员更快速的提供。将档案信息通过电子设备进行录入，建立统一的数据库来储存档案信息，能够使档案管理更加方便，实现智能化管理。

三、中职学校人事档案管理信息化建设内容

1.构建完善的档案数据库

中职学校想要建设档案管理信息化需要将原有的资源进行重新构架，需要将大量的档案资源进行详细的分类整理，并将其转化为数字化形式。因此档案信息化建设必须要将原有的档案进行良好的整理，想要有效的快速的将档案进行信息化整理必须要构建一个容量大且安全的档案数据库，这样才能够将大量的档案数据通过有效的措施进行整合储存，数据库要具备保存、防护、搜索信息的功能，并且要不断完善数据库系统，让其能够更快速有效的提供相关信息。

2.实现电子文件管理

随着信息化社会的发展，在人们的日常生活中记录和储存信息已经离不开电子文件，尤其是在办公领域中电子文件已经被广泛的应用，并且地位越来越重要，在建设中职学校档案管理信息化的时候通过电子文件来管理，能够使建设速度快速提高。电子文件具有严密的管理体系和科技手段，能够使档案管理更加真实安全的储存。

3.建设档案管理系统

中职学校档案管理信息化需要依靠统一完善的信息网络开展，建设统一的档案管理系统，对档案管理信息化建设速度和效率具有重要影响。所以中职学校要根据学校的实际情况来开展档案管理系统建设，要建立一套完善的符合学校实际情况的综合档案管理系统，在完善的档案管理系统下开展档案管理信息化建设，能够更好地应用各种计算机档案管理应用软件来推动。

四、中职学校人事档案管理信息化建设对策

1.加强人事档案管理信息化领导

要有效开展中职学校档案管理信息化建设，必须要校内各个领导和部门的配合，因此校内领导必须要正确认识档案工作的积极作用，通过正确的领导来开展档案管理信息化建设工作。

2.完善档案管理信息化基础设备

中职学校档案管理信息化建设必须要以学校信息网络和实际需求为基础，建设适合学校的档案管理系统。中职学校在档案管理信息化建设中具有一定的优势，中职学校培养的大多是实用性技术性人才，可以利用这个优势来健全人才团队，构建和完善校内档案管理系统。

3.保证资金投入

中职学校档案管理信息化建设离不开各种现代化信息设备，虽然学校可以承包给专业的企业或机构来实行信息化管理，但是都需要一定的资金投入。所以学校就必须要给予充足的资金投入，以保证学校档案管理信息化建设能够顺利的进行。总之，随着现代化信息进程不断加快，在我国教育事业中的应用也刻不容缓，中职学校档案管理信息化建设不仅符合时展需求，而且也能够满足学校管理需求，能够使学校的相关工作更好的开展，实现校内校外的资源共享，能够为师生提供更好的服务，让师生能够更快速的获取相关的档案信息，能够推动给中职学校的发展，提高社会竞争力。

参考文献：

[1]佚名.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018,No.297(16):72