档案管理规范化范文

导语：如何才能写好一篇档案管理规范化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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文献标识码： A一、当前档案管理工作存在的问题

档案管理观念落后，重视不够：档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程。

档案管理人员素质有待提高：档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做档案工作，导致档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。 管理技术手段落后，设施陈旧：同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。二、档案管理规范化的重要性及研究1档案管理规范化的重要性档案是一个单位能否健康发展的重要因素，随着时代的快速进步，档案的管理工作也更为重要，受到社会各界的重视。要想使档案工作适应新时展的脚步，做好档案管理的规范化是实现档案工作现代化的重要条件。档案对单位的各种决策、提议都提供了有价值的依据，档案管理的规范化能为今后档案的使用提供方便，对单位的信息采集起到的巨大的作用，发挥出了档案的最大贡献。2档案管理规范化的前提工作是公文制发公文经过转化才演变为今天的档案，所以在公文制发中一定要妥善处理好规范化的问题，为提高档案的总体质量以及实施规范化的管理打下坚实的基础。公文用纸的质量要符合标准，纸的尺寸、规格要统一规范。制发公文的签发手续是否符合审批标准，公文的标题是否准确无误，抄送单位和主送单位是否准确，其落款同公文是否相同。公文的使用文种要合理、格式也要规范，文中不能出现简称以及不规范的字，这样做有利于标准化检测手段的实施。公文上的字迹要清晰牢固，不仅是公文还是各种报表、记录、批注，都不能使用容易褪色的笔，要保证字迹的清晰明了有利于长久保管。3档案管理规范化的保证是提高档案的质量通过很多的实践证明了，影响档案价值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷装订质量和立卷方法则成为影响档案工作规范化的主要因素。所以在档案管理规范化的工作中，首先要重视案卷装订方面的质量问题，其次重视解决立卷方法上的问题，这样做有利于档案的规范化管理。4档案管理规范化的关键内容是“以我为主”的归档原则档案管理规范化的任务就是实现档案管理利用价值的最大程度，而实现这个目标的关键就在于“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”原则就是指文件以本单位形成的文件为主，这不仅是我国归档工作中坚持的一条原则同时也是有效推进档案工作规范化的一条重要原则。它要求我们在执行《不归档文件销毁办法》的基础之上解决好以下三个问题：（1）在坚持执行“以我为主”原则的前提上，要维护全宗的完整性。（2）明确立卷归档中的重点以及合理的分工。要在《以我为主》的原则下明确立卷归宗的重点方向，工作中要特别注意在内容形式上有很都相同点的文件，降低档案管理中的重复率，整体提高档案利用的效果。（3）要把握好文件立卷归档的时效性，对现行阶段任务的可以进行立卷归档，但是对没有完成的则不能立卷归档，否则就会造成档案管理的混乱。三.档案管理规范化的改革目标

科技不断发展创新，档案的管理技术逐步发展得更深层次。以前的传统管理方式都是以人力资源来管理，最近的档案管理根据用户的需要在不断提高，不仅在服务质量上有所改进，在不同层面也用不同方法进行尝试。

我们分析档案信息化管理的情况，档案管理技术的大致发展趋向为：对档案进行综合化、分布式管理。要想实现综合化、分布式的管理是需要对管理系统进行多样的改造。在信息管理中，我们要不断的做到一对多的完善工作，例如，可以用一台计算机可以同时兼顾多台计算机的档案管理，这样就可以有效的节省时间，而且会使工作的多台计算机相互之间联系起来，在档案的管理系统中，我们可以利用web对系统进行检测，同时，我们也要不断的完善档案的目录，做到能够“快”“准”的找到自己所需要的档案。这样做的好处既对管理者有利，又对查阅者有利，管理者可以减少很多不必要的麻烦，查阅者又可以通过系统和目录很快的找到自己所需要的档案，对工作效率会有显著的提高。 四、档案管理规范化措施1严格规范档案管理日常工作单位可通过制定明确的规章制度，确定档案工作人员的分工，职责及权限，使得档案工作人员的日常工作的进行有条不紊。实行责任到人制度，促使工作人员之间相互敦促相互监督，让消极懈怠不负责任的行为无处遁形。在制定一套明确合理的考核评估及奖励处罚规定，以引导促进档案日常管理工作规范高效，并紧跟时代的步伐，走向现代化的进程。2.从“利民”角度出发，拓宽服务渠道

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关键词：高职院校；档案管理；规范化

高职院校档案管理脱胎于企业档案管理，在对档案管理工作进行完善过程中，更多地借鉴了其他高校成熟的档案管理经验。高职院校档案管理的本土适应性差，契合高职院校的档案管理规范与措施的缺失，使得高职院校档案管理不能与院校建设相适应，造成档案利用率低、学术成果不能更好地推广，档案资源未能更好地推动高职院校健康发展，反而成为其发展的阻力。要改变高职院校档案管理现状，首先要在思想认识层面端正对档案管理的态度，充分地认识到档案管理的重要性，其次在制度方面进行有效规范，使档案管理规范化、体系化，最后在资源上进行倾斜，使档案管理网络化、信息化，使档案资源的作用得以充分发挥。

一、高职院校档案管理存在的问题

总结而言，高职院校档案管理存在两个突出问题，其一是对档案管理重要性的认识不足，其二是对档案资源利用率低下。首先，对档案管理重要性的认识不足，使档案管理工作长期处于学院管理的底层位置。高职院校现阶段将主要管理精力放在教学管理中，学科建设、学术研究、学生管理等工作是学院管理的重点，对待档案管理的态度则是需要时查阅，不需要时无人关注。陈旧管理制度下的档案管理，也不能发挥出档案资源的价值，在学院建设中，对档案管理的资源投入较少，管理人才滞后、管理设备落后等因素，严重制约档案管理的正常发展。其次，对档案资源的利用率低下。现阶段高职院校档案管理中，档案资源只是作为被查询的资料，被动服务于高职院校建设，而档案管理的目标，是档案资源主动服务于高职院校建设。档案资源的利用率低还表现在档案资源的共享性差，区域内高职院校的档案管理工作各自为政，导致档案管理的重复建设，档案资源不能共享，使得档案资源的深层次价值不能更好地挖掘出来。

二、高职院校档案管理规范化路径

规范高职院校档案管理，应从以下几点做起：以制度为保障，以人员为基石，以技术为支撑，以服务为目的。

（一）以制度为保障

统一化、科学化的管理机制才能保证高职院校档案管理工作的顺利开展，才能实现档案管理工作的标准化和规范化。高职院校应出台针对档案管理的规章制度，以此来强化档案管理，使档案管理真正成为高职院校管理的重要环节。高职院校档案管理制度的出台，要借鉴成熟院校档案管理的先进经验，并以自身特点作为基础，对档案管理中的各个环节进行规范，制定行之有效的档案管理制度。

（二）以人员为基石

档案管理工作的质量与工作人员的素质密切相关。现阶段档案管理工作未受重视，档案管理工作人员也是鱼龙混杂，普遍认为档案管理工作所需要的专业性不高，因此担任管理的人员多不是专业出身。另外，由于对档案管理工作的认知误区，使档案管理工作待遇不高，难以留住专业人才，人员流失现象严重。如果要把档案管理工作提升到一个新的台阶，就必须建立一支专业性强、有责任心、综合素质高的队伍。在吸收专业人才的同时，也要注重现有员工的知识更新，轮番进行技能培训，使专业的管理团队成为档案管理工作全面提升的动力。

（三）以技术为支撑

高职院校应积极推行档案管理信息化系统，使档案的收集、整理、检索更加高效。完善高职院校办公自动化的建设，将文献资料进行数字化处理，丰富档案资源拓展档案服务范围。在档案管理中，不仅要对传统的管理模式进行优化，更要结合信息技术、网络技术、大数据技术等，以技术手段提高档案管理效率，提高档案资源利用率。

（四）以服务为目的

传统的档案管理，更注重档案的归档、保存，新时期的档案管理，其目标是档案资源价值的深层次挖掘。档案管理要突破传统观念，档案资源不仅是记录历史的凭证，更要成为建设高职院校的武器。

三、结语

综上所述，高职院校档案管理的规划化，要从思想认识入手，以行之有效的制度规范档案管理的各个流程，做好高职院校档案管理工作，提高档案管理部门的服务质量与服务意识，立足于档案管理工作是服务于院校建设的基本点，进一步推动档案管理的数字化建设，为高职院校的发展做出应有的贡献。

参考文献：

［1］张艳．浅谈高职档案管理的创新与优化［J］．职业，2016（5）．

［2］殷志伟．如何做好高职院校档案管理工作［J］．天津中德职业技术学院学报，2016（5）．

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（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）

摘要：评估档案的规范化管理是高校评估工作的重要组成部分，也是促进高校教学水平提高的重要方式.学校的精品课评估、实验室评估等评估工作都可以通过查阅档案得到及时的信息反馈，为高校评估工作带来了极大的方便，因此规范高校评估档案的管理一直都是教育界的重要研究课题.本文结合高校评估档案管理的重要地位，分析教学评估中档案管理存在的缺陷，提出高校评估档案规范化管理的优化措施.

关键词 ：高校评估；档案管理；规范化

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0197-02

在高校开展教学评估不仅是政府职能部门管理方式上的创新，也是对高校办学进行规范管理的要求[1].因此为了更好的发挥评估档案管理在教学评估中的重要作用，提高高校评估工作的效率，促进评估过程的可靠性，需要高校转变已有的档案观念以及管理制度，加强档案管理的规范化建设.

1 高校评估档案及其范围

1.1 上级机关的评估文件

这里所指的上级主要是国家教育部以及省（自治区）教育厅，其评估文件则是指有关教学评估的政策性方针，以及对评估工作的批复和正式的评估结论，上级领导来校视察过程中的讲话、会议资料也属于上级机关评估文件的范畴.除此之外，校外的有关评估专家所形成的正式的录音录像等材料也可以被纳入此行列.

1.2 评估专家组形成的指导文件

专家听课，对教学环境、教学设备的实地考察，师生会议记录以及课堂抽查过程中所形成的记录材料都属于专家组的评估指导文件，专家组根据这些记录材料可以对评估结果形成初步的反馈意见，供上级机关参考[2].

1.3 本校有关评估工作的文件资料

本校的教学工作计划、季度总结、请示建议、各种会议材料以及本校的自评总结等资料都属于本校评估工作中的文件.本校根据评估工作制定的一系列规章制度以及关于评估工作的计划和经费支出等，也属于本校的评估文件.

1.4 评估后有关教学整改的材料

高校在评估结束之后，要根据上级的工作指示和教育专家的意见进行为期一年的整改工作，整改是评估工作结束之后的重要环节，是深化教育体制改革的重要手段.高校评估的最终目的是为了提高高校的办学水平与教学质量，因此广大高校要对不符合评估标准的事项进行及时的整改，整改过程中所形成的整改方案需要向教育部评估中心报送，所以有关整改方案的评估材料也是评估档案的重要组成部分[3].

2 高校评估档案规范化管理的重要地位

我国高校普遍实行本科教学水平评估制度，这也是继“211工程”之后教育领域的又一次重大教育改革.在高校开展教学评估不仅有利于进一步明确教学理念，更有利于深化教育体制改革，保证人才培养的质量，提升高校的办学水平和社会地位[4].因此高校评估作为一项重要的实践活动，需要不断向着规范化的方向发展，广大高校也要将这一过程中所产生的文件资料及时的转化为档案，因此加强高校评估档案的规范化整理可以有效的促进教学评估工作的顺利开展.

2.1 保证评估工作的连续性

高校评估工作并不是一次性的评定工作，而是实行“五年一轮”的评估制度，这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作，不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追，努力改变现有的教学情况，兴利除弊，为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况，因此可以保证评估工作的连续性，起到承上启下的重要作用.

2.2 丰富高校档案内容

高校评估作为一项崭新的激励机制，可以极大的促进我国高等教育的快速发展，因此从形式上来讲，评估档案也丰富了现有档案的内容，为高校的教育科研工作增添了新的研究内容，促进了高校档案事业的进一步发展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录，其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程，为高校提供了成功的经验和失败的教训，同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见，对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.

2.4 提高学校的社会影响力

只有提高档案管理的规范化水平，才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息，并能够满足广大用人单位的实际需求，加强学校与社会的联系，因此只有保证档案管理质量，才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息，提高学校的社会影响力和声誉[6].

3 高校评估档案管理的现状

3.1 没有对评估资料进行全面收集

评估档案是对评估资料的归纳统一，要保证评估档案的完整性，就需要对评估资料进行科学系统的收集，形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中，许多高校往往忽略了本校评估资料的收集，而且只注重文字资料的收集，忽视了音像资料等的收集，有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档，造成真正被记载下来的评估资料少之又少，档案沉淀不多，使评估档案失去了完整性，不能有效的记录评估工作的全部过程.

3.2 对评估档案没有进行统一管理

评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动，因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度，在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理，有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了，至于评估文件的档案整理则抛之脑后，教务处、财务处、人事处各管各的，各部门对评估档案进行分别管理，失去了档案资料之间的联系和沟通，严重影响了评估档案的有效利用.

3.3 评估档案归档之前没有进行科学鉴定

在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载，如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围，就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定，去伪存真，实现评估档案的科学管理和有效利用.

3.4 缺乏评估档案的专业管理人员

高校评估工作存在的时间并不长，因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度，许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理，大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员，导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展[7].

4 实现高校评估档案管理规范化的措施

4.1 增强评估档案规范化管理的意识

对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考，因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用，就需要加强档案管理人员的意识教育，通过形式多样的宣传活动，使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里，鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中，增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念，提高自身的服务创新意识，合理的制定评估档案规范化管理的各项制度，保证学校各部门之间的协同合作，形成全员参与的良好局面，实现评估档案管理的规范化和科学化.

4.2 以教学评估档案管理为基础

教学评估是高校评估工作的重要内容，因此学校各部门要切实的以教学评估为基础，不断优化其他各项评估档案管理制度，提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷，是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准，因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位，没有严格落实岗位责任制，归档机制也不健全，最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题，需要建立统一的院系档案，明确各院系的管理职责，加强管理人员的教育培训，提高实践技能，为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础[8].

4.3 健全评估档案管理制度

评估档案规范化管理离不开健全的管理制度，因此为了切实的发挥评估档案的重要作用，需要建立健全高校的评估档案管理制度，制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制，按照评估档案的专题性质进行合理划分，对各类评估材料进行科学的归纳整理，建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门，防止评估资料的漏档.

4.4 提高评估档案信息化管理的水平

信息技术的迅猛发展使其在各行业领域都有了广泛的应用，因此评估档案的信息化管理也成为一种必然的趋势.高校评估档案的信息化管理离不开档案信息管理系统的网络建设，因此要不断加大评估档案的网络化建设力度，确保档案信息在网络环境下的共享和保存.评估档案管理系统首先要保证档案信息的安全保存，只有在对档案信息进行完整保存的前提下才能顺利开展其他工作.提高档案的管理水平还要通过网络信息技术实现对档案管理的动态监督和审查，及时发现存在的问题，保证网络环境的安全和档案资料的完整，保证档案信息化管理的质量.

结语

高校评估档案对高校的教学、科研、党政管理等各项活动都具有非常重要的作用，它不仅能够完整的记录学校的发展轨迹与历史沿革，还能衡量高校的管理水平，因此要切实做好评估档案的管理工作.为了提高评估档案的管理水平，需要增强管理人员的管理意识，加强专业技能的教育和培训，建立健全评估档案管理制度，提高评估档案信息化管理的水平，不断完善高校评估档案的管理，使评估档案管理向着规范化的方向发展.

参考文献：

〔1〕邱亚新.关于高校评估档案管理规范化的思考[J].黑龙江科技信息,2012（02）:151.

〔2〕刘长杰.高校评估档案管理规范化的探索[J].办公室业务,2012（07）:14-15.

〔3〕何艳平.高校评估档案规范化管理的建议[J].湖南广播电视大学学报,2012（03）:81-83.

〔4〕刘廿.浅谈高校评估档案的形成与管理模式[J].劳动保障世界(理论版),2013（09）:127.

〔5〕韩媛媛.高校评估中教学档案及其管理的重要性[J].石家庄职业技术学院学报,2011（02）:18-19.

〔6〕蓝菊.浅析民办高校评估档案与普通档案的管理与异同[J].南昌教育学院学报,2011（08）:61+63.

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关键词：独立学院 档案管理 规范化

中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

独立学院是近10多年来中国高等教育办学体制改革创新的重要成果，是国家为扩大高等教育资源，按照全新的机制和模式创办的本科学院。截至2015年上半年，教育部批准的独立学院共有275所。这种全新的办学方式给独立学院的档案管理工作也带来了前所未有的挑战。办学初期，独立学院是作为母体学院的二级学院存在，因此其档案放在一起进行管理，随着教育体制的不断深入，独立学院正逐步脱离母体院校，独立运行。因此，其档案工作也就不能再鸡鸭同笼管理。成立自己的档案管理机构，加强档案规范化管理，对于独立学院正常业务的开展具有重要的作用。

1 独立学院档案规范化建设的意义

独立学院进行规范化档案管理有助于教学任务的顺利开展。首先，档案管理工作的有效开展，与教学、教务人员以及一些日常事务的开展有着重要的联系，教学工作的开展，都是通过档案管理来实现，其记录的真实性对学校正常业务的开展具有重要的作用。其次，档案信息化在对学校的各项工作进行真实的记录以外，还是档案信息的重要资源之一，学校可以通过这些档案为教师和学生提供信息服务，一方面开展档案规范化管理是为了独立学院自身的发展；另一方面也是学校接受水平评估及专业评估的检查依据；其次，由于独立学院刚脱离母体进行管理，在档案管理工作上还属于刚刚起步的阶段，管理机制不够健全，档案管理人员专业水平也不是很高，只有加强独立学院档案管理的规范化建设，才能更好地保障学校教学任务的有效开展。

2 独立学院档案管理存在的主要问题

独立学院在办学之初，是作为母体学院下面的一个二级学院进行管理，所有的档案管理工作都是放在整个母体学校中统一进行管理的。随着教育体制的不断发展，独立院校逐步从母体学校中分离出来，在档案管理方面独立出来的时间也很短，其自身的设施不够完善，在开展档案管理工作时面临着很多的困难。其主要存在的问题有以下几点。

2.1 意识问题

由于原来独立学院的发展都是依托于母校进行的，在管理方式上有着很强的依赖性，由于其分离的时间比较短，多以在档案管理的意识上还是十分淡薄，不但在教师队伍中的意识淡薄，学校的管理者也不是十分注意对档案的管理，这就使得学校整体上对管理工作不够重视，再加上一些基础设施不够完善，缺乏对档案工作系统的管理。

2.2 制度问题

独立学院原有的管理方式是依托于母校发展的，所以在管理制度上都是与母校一致的，其自身没有明确的管理方案，所以在独立发展以后，一些规章制度并不是十分健全，对一些工作的划分也不是十分明确，而且很多档案材料都存在着丢失的现象，在检查时都是应付了事，严重影响工作的正常开展，在对档案资料进行收集的过程中存在很大的随意性，名有明确的制度来进行规定，给教学任务的开展带来很大的障碍。

2.3 管理问题

独立学院的开展时间较短，没有一套完整的管理制度，使得档案管理工作难以正常开展，其主要表现为以下几方面：档案管理制度不够健全，原有的管理制度都是与母校一致的，并不适合独立学院业务的开展，所以很多规章制度都存在部分的情况；档案管理的工作人员意识薄弱，工作人员没有认识到档案管理的重要作用，而且对于档案的管理水平也比较低，基本上都是属于应付了事的情况；而且档案管理工作与实际工作脱节，严重阻碍了正常教学任务的开展。

2.4 经费问题

原有的独立学院管理经费都是与母校共同使用的，在进行独立运作后，其经费上的力度非常有限，重心都投放在教学上，档案管理上的投入非常少，很多管理设备已经老化，难以适应正常工作的开展，甚至很多管理人员还是用手工的方式对档案进行管理，利用信息化技术进行管理的时候非常少，由于资金支持的不到位，学校也很少为管理人员提供学习培训的机会，在业务管理水平上也存在严重落后的局面。因此在独立学院开展档案规范化管理上，经费问题是最重要的制约因素。

3 规范独立学院档案管理工作的措施

针对独立学院在档案管理中存在的问题，必须采取有效的措施加以解决，加强对档案管理工作的重视程度，这样才能提高其档案管理水平，更好地服务教学。具体可以从以下几方面做起。

3.1 依法治档，建立健全规章制度

独立学院在开展档案管理工作时，要根据国家的相关法律规定进行，近几年针对独立学院的发展，我国颁布了很多的法律法规，所以学院在开展工作时，要依据国家的法律法规进行，把学校的正常工作开展纳入到档案管理的工作中去，以便更好地促进档案管理工作的有效开展。

3.2 完善组织机构

独立学院的发展时间较短，所以在很多管理机构上还不是十分健全，要想有效的开展档案管理工作，首先就要建立专业的组织机构，做好责任划分，把档案管理工作的各个环节落实到实处，通过相应的监督机制对其工作的管理水平进行探讨，把管理人员、技术人员、监督人员分开来管理，以保证档案管理工作的有效开展。

3.3 加强档案人才的培养

独立学院的很多档案管理人员责任心不是很强，多以要想保证管理工作的有效进行，必须要加强对工作人员的培训，使其认识到档案管理工作的重要作用，通过组织其进行学习培训，使其掌握先进的档案管理方法，借鉴其他学校先进的管理方法，针对该学校的实际工作开展，制定自己的档案管理方法，使其可以更好地为学校的业务开展服务。

3.4 开展形式丰富的培训活动，提升档案人员素质

开展各种形式的活动，调动广大档案人员的积极性，促进档案队伍上台阶。不定期对人员进行档案管理技术的培训，更要对人员进行二次培训，以加强档案管理策略的有效程度。每学年举办档案工作评比活动，组织对学校各部门档案工作进行检查、评比。最大限度调动档案人员工作的热情和积极性。

3.5 大力提升独立学院档案管理信息化水平

现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代，作为高校档案建设和管理基础的独立学院，也要与时俱进，适应新时代学校、学院建设和发展的要求，实现独立学院档案管理工作现代化。传统、粗犷式独立学院档案管理模式已不能适应高校改革深入的需要。只有运用现代信息技术，积极推行教学档案的网络化管理，建立教学档案信息平台，利用网络对教学档案进行收集、整理，以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务，才能对独立学院优化人才培养、促进教育事业发展和提高办学质量起到积极的推动作用，使独立学院档案管理工作逐渐步入正规化和现代化的轨道。

4 结语

通过对独立学院的档案管理工作介绍可知，独立学院作为异军突起的新生事物，在发展的过程中还存在着不少问题，尤其是将高等教育作为产业来经营的办学模式，往往只顾及眼前利益，而忽视将档案工作作为一项长期目标进行建设。因此，独立学院档案管理规范化是新时期档案管理工作的明确要求。在当前新形势下，首先需要加快观念的改变，尽快摆脱依赖母体院校的管理理念，完善管理制度，加强基础建设，有效发挥档案的功能性，推动档案管理工作逐渐向着规范化、标准化的道路发展。

参考文献

[1] 杨宏.高校档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2006（5）：15-36.

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【关键词】 文件 文档 一体化

Abstract : Based on the theory of life cycle, the paper analyzes the document integrations and documents center. It points out the necessity and feasibility to establish and reform the integration of filing documents center in China.

1.文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊,这一阶段的文件要经受时间的考验,有的可能没有价值可以销毁,有的一段时间内有价值然后再销毁,有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此,需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据,在理论上是成立的。在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端,造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低,进而导致不能很好的发挥参考服务作用,导致档案部门信息服务功能降低,也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展,文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下,在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构,构成一个严密完整的组织体系文件,也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程,也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为,这并不排斥文件中心在我国建立推广,只要注意文件中心的适用范围后详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

2.从公文制发规范化抓起

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3.严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4.提高案卷质量

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一、新常态下干部保健档案管理存在的不足

提高管理工作水平，实现干部保健档案管理规范化具有重要作用。但一些档案管理工作人员责任心不强，没有严格遵循规范要求，制约管理水平提升，存在的不足表现在以下几点：

（一）认识不足，管理规范化水平低。一些单位将工作重心放在其他方面，忽视干部保健档案管理工作，思想认识存在不足，未能全面采取有效措施提高档案管理水平。又如，档案管理人员缺乏全面培训，制约工作水平提升，未能掌握档案管理的综合技能。或者对档案资料收集不全面，忽视加强整理和归档，也没有严格按要求进行编号，影响服务水平提升。再加上管理过程中对规章制度的执行力度不够，档案管理人员没有严格落实责任心，管理水平偏低，难以有效提升档案管理规范化水平。

（二）干部保健档案材料制作不健全。提升干部保健档案管理规范化水平，离不开资金投入和基础设施建设，但在新常态下，很多单位对该问题不重视，对管理工作中所需要的资金、硬件和软件设施的投入存在不足，忽视信息技术、扫描仪的利用，制约档案管理信息化水平的提高。再加上一些档案管理人员不注重对信息技术的学习，未能掌握数据库建设和使用技术，影响档案材料制作技能提高，导致不能有效适应干部保健档案管理新情况和新趋势的需要，难以有效提升档案管理水平。

（三）干部保健档案基础设施不完善。新常态下，信息技术逐步被广泛应用到干部保健档案管理活动当中。但目前该项工作存在缺陷，一些单位在这方面的资金投入不足，相应的软件和硬件设施投入较少。再加上档案数字化管理技能缺乏，基础设施投入不足，不利于提升档案管理工作效率。

二、新常态下干部保健档案管理规范化的路径和方法

为弥补实际工作的不足，促进档案管理水平提高，推动管理工作的规范化进程，可以采取以下改进措施：

（一）革新思想观念，推动干部保健档案管理规范化进程。干部保健档案管理人员应该革新思想观念，创新档案管理理念，根据新常态和新需要，创新管理方式，有效提升档案管理规范化进程。同时还要革新管理理念，全面收集档案管理信息资料，做好编号工作，及时进行归档和整理，严格遵循和落实档案管理规章制度，提升档案管理规范化水平，为各项活动有效开展创造条件。

（二）严格按规范要求制作干部保健档案材料。以提升管理规范化水平为目标，注重信息技术应用，做好档案资料扫描工作，推动档案数字化进程。在资料整理和归档中，应该创新思想观念，严格遵循技术规范要求，推动管理方式创新发展。做好整理和编号工作，及时归档和管理，方便档案信息资料查询，为有效适应干部保健档案创造便利。注重加大资金投入，重视扫描仪和信息技术利用，有效提升档案管理工作效率。

（三）构建健全完善的干部保健档案管理制度。以提升档案管理规范化水平为目标，健全完善管理制度，推动管理工作制度化和规范化进程。例如，落实管理责任制，明确档案管理人员职责，让他们严格遵循技术规范要求创新管理方式，提升管理工作效率。建立奖惩激励机制，激发工作人员热情，让他们严格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增强工作主动性。此外，管理制度还要落实于干部保健档案管理全过程，激发管理人员热情，对管理活动的每个流程都进行有效管理，推动管理工作规范化和制度化。

（四）加强干部保健档案基础设施建设。结合管理规范化和干部保健档案利用的实际需要，增加资金投入，加强基础设施建设，推动管理活动有效进行。要健全完善管理制度措施，根据档案管理需要加强基础设施建设，从而为各项活动开展创造便利。引进和更新扫描仪、计算机等先进设备，构建并注重数据库的管理与维护，注重档案信息编号工作，方便档案资料查询，也为有效使用档案资料创造便利。

（五）提升干部保健档案管理人员素质。引进专业技能强，基础扎实，责任心强的干部保健档案管理人员，不断充实管理队伍。构建完善的管理培训制度，加强档案管理人员培训，促进他们综合技能的提升，让档案管理人员更好适应管理工作需要，努力提升干部保健档案管理规范化水平。

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企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用:它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。

2.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

3.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

3.1生产记录表格的规范针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任——在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。3.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

4.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

5.结束语

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关键词：电力；档案；管理；规范化；措施

电力基建工程是我国经济发展的基础设施，只有保证电力基建工程的完善，人们生活、办公及工业用电才能得到保障，经济发展也才能有望。电力基建工程事关每个细节，但是最基础最重要的还是针对电力基建工程的档案管理，因为从施工开始采用的管理模式、图纸、施工类型、文字资料等等都是非常重要的，稍有不慎就会影响整个工程的建设。并且档案管理有助于工程完工后的后期跟进。所以，档案管理信息是否正确是我们开展下一步工作的基本保障。我们应该加强档案管理建设，对施工人员资料，施工周期，施工过程、施工方案等这些档案都应该加强管理，对其实行规范化管理和分类处理管理。

一、档案管理中存在的问题

1.档案管理过于凌乱

档案管理是具有法律效力的，因此对电力基建工程的规范化管理主要是为了更好的保障施工企业和合作方两者双向的利益保证。但是，目前由于我国电力方面的技术还是有所欠缺，并且大部分的工程建设量都较大，很多档案从开始到结束都有一定的时间间隔。因此，这些资料往往也会经过多人保管。这样一来，档案就会出现损坏，丢失，信息更改等多方面的问题。而且由于工程浩大，每个施工阶段都会不一样，这样一来对于纸质需要记录的档案，所登记的信息就会与实际施工进度有所区别。很多相关的纸质档案信息就会失去法律效力，施工者和合作方的合法利益也会受到相应的影响。

2.档案信息不够全面、规范

电力基建工程建设是一项比较复杂的工程，里面涉及的内容非常多范围也非常广。如果对这些档案信息没有进行重点的排序，那么登记的信息就会比较复杂，也没有实际意义。但是，我国往往对电力基建工程信息这块没有进行具体的审核，登记的信息也会往往成为无效信息，这样就会失去相应的法律效力，导致企业处于不利地位。而且我国很大部分企业对档案信息都没有实行统一、规范的登记方式，这样就会导致信息登记千姿百态。管理上也会变得非常混乱。

3.档案管理制度不够健全

目前，我国对档案管理方面没有足够重视。相关的档案管理制度也没有出台。这样一来，整体企业都会对档案管理放松警惕，企业对档案管理的不重视，很多实质性、具有法律效力的资料也不会得到完善。员工对整个档案管理都会敷衍了事。没有相应的管理制度进行制约，电力基建工程档案的规范化管理也很难得到落实。其次，由于国家对这方面缺乏重视，相应的档案管理监督机构也就不够完善、公正。因此，档案管理的后期管理就无法得到保障。由于整体行业对档案管理都缺乏重视。导致在实际工作中，人们对电力基建工程档案信息的后期跟进就会出现误差，信息遗漏、破损、信息初期档案不完善而拖延工程进度等一系列问题也会频频发生。此外，相关的档案管理部门没有出台相关的管理政策，成立相应的管理部门进行管理，监督不到位，没有及时进行核对、矫正。就会造成信息与实际施工不符合。信息资料存在误差，对电力基建工程的资金及工程施工的审批都是具有重大影响的，耽误施工进度，施工期限及施工质量都会受到威胁。

二、档案管理规范化的背景

档案管理信息的存档，是我国对施工企业及工程质量、责任主体的一份保障。1.对施工企业施工企业进行施工，必须经过相关部门的审批文件批准才可以进行施工，在这个工程中，我们就需要准备相应的材料，而这些材料信息是否正确、是否符合相关法律制度的要求都会影响审批进度的。并且，在施工完成后，企业还需要对该工程的安全、质量进行后期跟进，而之前的档案信息是我们确保施工质量的一切来源。并且如果真的出现问题，所有的档案信息都会影响施工企业所需要承担的法律责任。2.对法律效力档案管理所有的内容一经登记都是具有法律效力的，如果档案登记信息有误的话，档案的内容还是具有相关的法律效力，但是某个方面来讲，这对企业是及其不利的。

三、针对档案管理规范化的相关措施

1.对档案管理实行系统化、规范化

档案管理过于混乱的话，一定程度上对档案管理的完整性是不利的。针对这个问题，我觉得我们应该对档案管理实行系统化和规范化的管理。我们每个企业应该根据国家的相关政策以及结合每个企业的实际情况制定一份快速、有效、系统的管理模式；其次，我们应该单独成立一个相关部门专门针对档案进行管理。只有不断完善相关的档案管理模式，我们才能不断找出问题，档案丢失、破损的现象也会相应减少。档案系统的规范化管理对施工进度及施工质量都会带来有利影响的。

2.档案管理模式落实到位

在制定出一套系统化、规范化的管理模式后，我们应该结合实际情况，将其真正落实到实处。首先，针对档案管理的前期管理，在施工开始前期，我们会涉及到施工企业的前期投标资料审批等档案的管理，针对这些档案信息进行搜集核对，并把该工程的相关资料进行单独存放，装订成册。

3.完善档案信息及登记方式

档案信息登记内容是否抓住要点，对企业的企业效率保障是非常重要的。在实际管理中，我们应该根据国家相关的法律法规，对相关的档案信息内容进行筛选，整理。档案信息一般都是对涉及企业利益的一些关键因素进行存档。因此，我们存档录入的信息应该保证是重要的，正确、准确的。还有由于管理档案的人员不同，每个人登记的档案信息也会存在差异，这样以来，对于档案信息的存档就会很混乱。因此，我们对档案信息内容和档案信息登记方式实行统一化要求。这样以来，无论是谁尽心管理，所有相同类型的档案信息都是一样的。那么档案放错、放漏的可能性就会大大减小。此外，由于电力基建工程施工的特殊性，我们还应该组织相关档案管理人员对每个工程的相关信息进行跟进，核对。以防止信息出现错误。

4.建立健全档案管理监督制度

档案管理制度是档案管理信息、档案管理模式有效进行的关键点。只有建立健全档案管理制度，让档案管理有保障，我们才能对档案管理真正做到规范化、全面化管理。电力基建工程一般工作周期都比较长，如果档案信息登记以后，没有专门的人负责管理的话，那么前期工作都等于零。档案管理问题同样无法得到有效解决。因此，加强档案管理的机构建设是非常有必要的。在档案管理过程中，我们应该增加人手、增加资源，对档案管理方面做到足够重视。并且设立制定专门的相关管理制度，每个企业可以在遵守制度的情况下结合实际情况灵活管理。让档案管理者做到有章可行。在制度完善中，我们还可以设立专门的档案管理机构，针对每个工程每个企业进行分类式管理，这样管理起来也会相对容易。其次，我们可以针对档案管理设立一个单独的监督机构，针对档案管理内容，定期、定点、定时的进行检查；及时指出存在的问题，及时更改。这样做无论是对后期管理还是企业信息的真实性及企业利益都是有一定保障的。加强信息监督的时效性，严格把控档案管理的每个环节，定期对档案管理人员进行相关培训，增加档案管理人员的使命感、责任感。最后，我们还应该对档案管理程序进行具体化、程序化的落实，每个环节都及时跟进，这样一来，档案管理中对于档案管理漏洞等一系列问题就会得到有效保障。

5.加强培训，提升档案管理员素质

虽然在档案管理中，外界硬性条件非常重要。但是工作人员的自身素质也是特别重要的。因此，在档案管理工作中，相关部门应该定期对档案管理工作人员组织培训，定期考评和筛选。确保档案管理人员的工作状态及责任感。只有不断提高档案管理人员的自身素质，才能从根本上解决档案管理中的问题。

四、结束语

针对以上探讨，我们可以清楚了解到档案管理规范化对我国电力基建工程事业建设的重要性。因此，相关部门应该相互合作，齐心协力。完善档案管理的相关政策，建立健全相关管理制度，为我国档案管理规范化建设提高有力的后勤保障。加强对电力基建工程档案规范化管理的重视，提升工程完工效率，确保工程施工质量。为我国电力基建事业保驾护航。

参考文献

[1]王伟.电力基建工程档案管理中规范化和标准化管理模式的运用[J].科研,2016.5(3):00100-00100

[2]耿华.研究标准化管理在电力企业电网建设项目档案管理中的应用[J].工程技术：文摘版,2016.22(7):00191-00191

[3]梁淼云.数字时代电力基建工程档案管理与信息化问题的探析[J].工程技术：文摘版,2016.15(11):00121-00121

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[关键词] 档案管理 信息化 规范化

地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、成果地质资料及信息载体,是地质工作不可缺少的重要基础资料。它充分反映了我省矿产的发现过程、勘查规律、取得的成就、经验教训及地质工作的全貌,是现在和今后地质工作的重要参考。我省的地质档案资料经过几代地质档案管理工作人员的辛勤工作和努力实践,管理水平尤其是档案管理的规范程度大大提高。

1 加强领导,增强档案管理意识

领导重视是关键。任何一项工作如果领导不重视、不支持,许多具体的工作都会困难重重。地质档案管理工作更是离不开领导的关心和重视,领导对档案工作的概念、态度,对地质工作的发展是十分重要的。领导的档案管理意识及对档案的重视程度,决定着他们对档案工作的态度。除了宣传档案资料的重要性外,档案工作人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果也是决定因素。只有不断增强档案管理意识,爱岗敬业搞好服务,充分发挥地质档案资料在科研、生产、二次开发中的作用,才能得到领导的重视。

我馆从上世纪90年代初至今,在厅局领导的重视和支持下,投入了大量的人力物力,档案基础建设进展显著,体现在:档案管理人员人手一台计算机;配备了服务器,建立电子阅览室;添置了空调、除湿机;更新档案柜、光盘柜;档案人员队伍也得到了充实。领导的重视为地质档案资料管理规范化创造了良好的发展环境。

2 加强制度建设,重在基础管理

加强制度建设,是实现档案规范化的前提。我馆从建立以来,根据地质资料的特性和工作要求不断改进管理方法和制度,先后制定了《库房管理制度》、《地质资料进出库制度(借阅库)》、《地质资料进出库制度(备用库)》、《地质资料保密制度》、《地质资料定期检查制度》、《地质资料抢救修复制度》、《库房资料管理交接制度》、《库房温湿度控制制度》;1997年起对馆藏重要的地质资料进行数字化,制定了相应的《数字化地质资料保管制度》;2007年根据国务院《关于加强地质工作的决定》和国土资源部国家保密局《全国地质资料清理工作方案》,对全馆馆藏地质资料进行地质资料的清理工作,制定了《地质资料借阅制度》。从而使我馆地质资料在归档接收、库房管理、借阅利用等每个环节做到有章可循、有记录可查。

3 加强信息化建设,推动地质档案规范化

健全完善档案管理网络,以信息化推动档案管理规范化。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作发展的方向。在搞好硬件建设的同时抓好基础数据的录入工作是实现档案工作信息化的重要基础工作。

从1997年国土资源大调查数字国土工程项目开展以来,我馆先后使用全国地质资料目录信息服务系统、数字化地质资料光盘综合管理系统VIEN3.4、数字化地质资料光盘综合管理系统VIEN3.6、成果地质资料电子文档制作浏览系统(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地质资料制作浏览系统对原有和新增的重要地质资料进行了数字化处理,使我馆馆藏地质资料信息化水平得到很大提升。2007年,我馆与福州思进办公自动化有限公司联合开发了福建省地质资料电子阅览室系统,推进了我馆地质资料查阅利用方式现代化的变革。该软件通过计算机信息化处理和网络技术,实现对数字化馆藏地质资料的智能检索、权限判别、无损调阅、选择打印、实时统计等目标。为保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效地运行,本系统做到了系统处理的准确性和及时性,系统的开放性和可扩充性,系统的易用性和易维护性,系统的先进性。利用者可以准确、快捷地查阅与调阅各类地质资料,使我馆档案管理规范化达到了一个新的高度。

4 提高管理人员素质,加强档案管理规范化

知识经济的到来、科技进步所引发的档案工作变革,给地质档案工作人员一个新的定位。随着改革的不断深化,档案工作也随之发生了变化,以光盘、磁带为载体的电子档案逐步代替纸质档案;地质档案资料的归档、整编、借阅正通过网络来实现。如何适应这些变化和满足新时期档案工作的需要,如何提高地质档案的管理水平,搞好档案管理规范化,档案工作人员综合素质的提高是一个不可忽视的因素。

地质档案资料管理是一门专业性很强的工作,它不仅要求管理人员既要有良好的职业道德,又要有扎实的档案管理知识,还要掌握一定的计算机应用知识。因此,档案管理人员既要加强管理意识,又要掌握现代化管理技能,还必须了解一定的地质专业知识,如地质勘探、物化探、遥感、英语等,加大知识更新度,做一个既懂地质、档案专业又熟悉信息技术的复合型人才,才能适应档案管理现代化的要求。

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关键词：加强医院 档案管理 规范化

一、影响档案管理规范化的因素

医院档案意指在工作中所需的以各种形式为载体的档案。如电报、书信、盘片、图标等。这些文字资料被视为珍贵的医院收藏，为医院长期发展奠定了基础。因此，提高档案管理的规范性势在必行。目前，影响档案有序管理的因素主要有以下几点：

（一）领导的重视程度

档案管理的设备条件是影响管理工作顺利进行的关键一环。它不仅能从侧面反映领导对档案管理工作的支持情况，而且是医院管理水平的一个重要标志。这就需要领导适时的为档案管理部门添加新的硬件设施。在国家对医院等级评审情况下，引起高层领导对档案工作管理的进一步重视，并筹划一套系统的档案管理机制，令档案管理工作逐步向模式规范化迈进。

（二）充分了解档案管理的重要性

当今，是科学技术领先的时代。随着经济高速发展，若不将管理开展到位，经济市场必将以混乱的场面收尾。所以，在各领域管理模式都趋于规范化的今天，医院也从实践教训中得到启迪：杂乱的文献资料不仅大大降低员工效率，而且起不到促进医疗事业发展的作用。于是医院在充分了解档案管理的重要性后，开展档案管理宣传政策，制定档案管理计划方针，使其期从本质上规范发展，完善医院的档案管理工作。

（三）健全的规章制度是管理规范化的基石

国家不但对医院实施监督，而且完善了对档案管理有关的法律法规，颁布了《医院档案管理实施细则》等宪法法律。要求医院在不违反法律规定的前提下，依照自身发展要求与实际情况，对档案文件开展规范化管理模式。这样做不仅有利于档案的分类与排放、保密与使用，更有利于各步骤环环相扣，提高工作效率。可见，将完善的规章制度落实到实处，是对档案管理最基本的保障。

二、规范化处理档案管理的措施

（一）对管理人员开展专业技能培训

目前，纯手写录入法及检索法随时代的更新逐渐淘汰。取而代之的，是用计算机输入的最高效、最便利的档案管理模式。为顺应科技发展潮流，应组织档案管理人员专门学习计算机录入模式法，提高员工专业素养，增强员工奉献精神，锻炼员工创新思维，努力培养出全方位、高素质型人才。逐步做到管理机制规范化，使每位就职管理员都能得心应手的操作计算机，争取在掌握计算机档案管理模式后，对此方法开展深层次的改革创新。

（二）管理并监督员工将工作落实到实处

加强对档案管理人员的监督，并进一步加强对档案的运用。管理档案管理人员要以人为本，让档案管理人员积极主动地工作，提高工作效率。除此之外，在管理医院管理人员时，可以让他们彼此竞争，优胜劣汰，使医护人员积极地为医院的做贡献，让拔尖的档案人员得到自己应得的岗位，提高医院各方面的效益。医院的档案有着实际功效，它为医院内大大小小的工作都提供了极为丰富。在医院的病历中，有些病例可以为医院解决疑难杂症提供参考，有着无法代替的地位。

（三）增强医院对档案管理重视

档案管理机构的发展离不开医院领导的高度重视。档案文件不仅能及时反映医院就诊近况水平，而且可有效为未来院内发展提供建设性的意见。档案有其固有的医用价值，应要求负责人员主动开发资源管理，化封闭式管理为开发式管理。另外，在管理开展进行中，应将资料文件转化为事实信息传递给有关部门。为病情的诊断提供帮助，同时也可以体现出对病因存在的价值，为医院经济效益开拓一条新的道路。另外，我们应剖析《档案法》，时刻不忘依法归档。加强对档案工作的宣传，让院领导、职工都能严肃对待档案，将档案跟自己的生活和工作紧密联系起来，积极地参与档案管理工作，进而促进形成全员心中有档案的局势。《档案法》第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，其目的是为了维护档案的完整性与安全性，便于社会各领域的开发与使用。还有，医院管理干部等对档案法极其不熟悉，有很大一部分人甚至不知道《档案法》，不懂得要依法归档，所以研习和传播《档案法》极为重要。

（四）发现档案管理的社会效益

挖掘档案的社会功效，为档案的运用提供可靠根据。医院的档案管理的领导、部门、体制、实施和保管都应统一，进而帮助落实上级精神；帮助监督各项档案；帮助采集和使用档案；帮助克服档案整体管理中的各种困难；帮助完备医院档案，促进医院档案的实际运用。此外，要完善对档案运用回馈信息的处理工作，加强各医院间信息的交互，促成档案信息的共享，从而完善医疗、教学和科研工作体系，加强档案的利用，从而发挥档案的最大效用。

三、总结

通过对档案管理规范化进行讨论，明确了档案管理不仅要有有明确合理的计划方案，更要在规划中体现档案管理的特色，同时把先进的技术和思想融合档案管理中来，提高员工的工作积极性，营造一个良好的工作氛围，达到全面发展医院经济效益的目标。对于规范化处理档案管理方面，对几种可行措施进行述评，强调了档案管理的重要性，同时提出了建设性意见，希望规范化增强的档案管理机制对医院整体发挥更大的作用。

参考文献：

[1]鲁席临.浅谈如何做好医院档案的编研工作[J].中国科技信息，2010（5）