传统档案管理范文

导语：如何才能写好一篇传统档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。

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[关键词]电子档案；传统档案管理；分析

[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以来，随着我国电子信息技术的不断发展和完善，办公条件的自动化和标准化正在不断进行完善。同时，现代计算机技术和通信技术在办公上发挥着越来越重要的作用。从本质上改变传统办公条件，从而更好地实现了办公上的自动化，但是，可能会对企业机构的内部档案管理产生巨大的影响力，为此，针对当前电子档案和传统档案管理方面的共同点和不同点进行分析，希望能够更好地为建立更加完善的档案管理出一份力。

在当前的电子档案管理中，电子档案管理主要是在社会生活中形成的，充分利用计算机盘片和磁盘等一些化学磁性材料为平台的文字资料，当然，其中也包括是电子文书和电子信件以及电子图纸等等方面。

但是，电子档案与传统的档案管理有着非常大的区别，电子档案管理必须要通过复杂的编码和解码过程，才能进行相应的处理。同时，这也可以进行相应的复制并且存储在不同的介质当中，利用者只是需要获得相应的使用权，就能够随时查阅相应的电子档案中的各种信息。

一、电子档案管理与传统的档案管理共同点分析

（一）档案管理信息的完备

传统的档案管理是电子档案形成的基础之一，并能够将其迅速将信息资源转为电子化资源，这是当前电子档案管理最为显著的特点之一，但是，在电子档案管理信息资源的建设过程中，需要传统档案管理的有效支持。在当前企业和管理机构中，信息资源是不会自动地进入到网络的，除此之外，还需要活动的开展者直接以电子形式提供上网服务外，还有一部分是需要依靠具体传统档案馆进行搜集和整合资源，之后就将这些信息资源完整地输入到档案中，只有转录为电子档案后才能网上使用。只有这样，才能有效地发挥好电子档案的效用。虽然有了电子档案，但是也不能忽略传统档案管理工作，必须要努力做好相应的管理工作，通过建设更加完备的档案信息数据库，有利于开展今后的各种活动。同时，电子档案管理的原始性和真实性必须要有传统档案管理的信息作为保证，尤其在当前电子档案缺乏相应的法律效应的前提下，就必须要充分好传统档案的保障作用。

（二）电子档案逐步拓展了传统档案的信息资源

总体上说，由于电子档案管理的信息资源量都是非常大的，想要轻易地将各种信息资源搜集到档案中去，才能更好地进行使用，在利用电子档案资源的时候，可以达到最佳的效果，在利用电子档案管理调出实际档案的所在地和具置，之后就可以直接进行使用，这种比传统的档案管理寻找方式更加便捷，这是当前电子档案管理和传统档案管理两者结合的完美体现。

（三）在档案管理基本原则上的一致性

所有的档案管理方式都是在继承前者档案管理方式上形成的，电子档案和传统档案管理两者也是这种关系，都是充分利用技术条件来进行一系列的整合改进形成的，在工作管理方式上在前者的基础上进行革新，达到工作的高效率，同时，对于其自身的服务方式和质量方面都有明显的提升，这是当前信息时代所赋予电子档案管理新的职能，使得将传统档案管理中的社会功能进一步延伸和拓展了。

二、电子档案和传统档案管理之间存在的差异性分析

（一）档案的归档时限上有所不同

现阶段来看，电子档案和传统的档案管理的归档时间上具有较大的区别，其中，电子档案可以在文件办理之后随时都可以进行归档处理，又或者是可以在指定时间内统一进行归档整理，通过计算机的方式制成文件形式，通过网络传送到档案部门中去，让电子数码签名封签进行相应的认证，同时，让档案管理人员进行接收，并记录相应的归档信息，详细记录档案分类号，严格限定相应的访问等级，这样就能够方便用户进行相应的查找和利用。通过这样的方式，可以极大提升文件的安全系数，从而确保归档的效率和完整率，更为重要的是，严格遵守了电子文件自身的特点，使得文件传送更加方便快捷，有助于避免档案管理的资源流失，以及相应的病毒侵害。

（二）归档方式上有所不同

通常情况下，电子文件所采用的电子编码技术，其中文件的内容上的可以进行相应的编辑和更改，使得在原文件上不留下一点痕迹。同时，还可以删除和更改某些鉴别文件中的关键性信息，但是，我们可以发现，正是由于这些问题的存在，使得电子文件在传输过程中对信息的真实性产生一定的疑问，需要鉴别的过程非常复杂而且困难。所以，相应的技术人员在进行更改信息时候，就特别要注重数字签名和信息上的认证，切实做好相应的加密保护措施。这样就能够更好地保护文件在传送过程中信息的真实性，以免发生各种错误，使得电子档案的法律凭证更好地进行确立。

（三）电子档案和传统档案管理方式上的不同

在当前的电子档案管理上，电子文件的分类和编目上与传统档案管理有着本质上的区别，其中，电子文件与纸质的文件相比，具有一定的特殊性，电子文件可以实行文件的一级管理，并且，档案管理部门在接受文件的同时，可以相应的给每一个文件编制一个文件名称，同时进行相应的分类和归档号，严格根据上下行之间的关系，之后就可以给出相应的文件号。

在文件归档时，可以更好地进行主题词著录，只有在技术条件成熟的时候，进行多角度和全方位地进行检索，这样就能够在很大程度上方便用户查找相应的文件和各种附件，极大降低了档案管理工作人员的劳动强度。

（四）两者在保管方式上存在较大的差异

在电子文件的载体上可以会发生变质的情况，但是，随着各种信息技术的革新发展，以及新的存储介质产生和发展，这些因素都有可能会影响到电子文件的可读性，所以，档案管理在接收一份电子文件的同时，必须要打印出一份纸质档案进行备份，这样就能够在很大程度上降低电子文件信息资源的损失。但是，这也不是最好的解决办法，最佳的办法就必须依靠计算机技术管理部门和文件形成部门之间进行高度合作，在当档案管理部门接收相应的电子文件时，必须要对格式进行相应的转换，使得所有的文件格式以统一的方式进行保存，这样就能在计算机技术发展后，能够及时准确地读取出之前所存储的信息资源，从而更好地确保信息资源的安全性。

（五）两者查询方式上的不同

在电子档案和传统的档案管理中，在查询方式明显有着非常大的区别。电子档案查询方式上，必须要在一定的技术条件上，用户先进行注册、登记，才能成为获取相应电子文件的各种信息资源，这样，在用户成为会会员之后，就可以随时进行远程登录进行查询各种资源，同时，用户还需要借阅登记和缴纳查询相关费用。而传统档案管理，并不需要进行获取相应的需求，而是可以直接进行查阅相关信息，两种从查询方式上可以看出，电子文件查询方式上更加方便快捷，而传统的档案管理查询流程较为繁琐和困难。

（六）管理人员的技术要求不同

在电子文件的管理人员上，两者也存在较大的差别，从某种程度上看，电子文件的管理工作是一项专业性强的工作，需要熟悉计算机各种流程的专业性人才，只有在熟练掌握各种计算机知识，以及各种载体使用性方面的知识，才能成为一名电子档案管理人员。同时，管理者必须要对自身的计算机知识进行实时更新，熟练运用和操作各种运用软件，才能胜任这一工作。而对于传统档案管理人员来说，管理工作并需要太强的专业技能，只需要对相应的用户进行登记，日常负责打理各种管理方面的事务便可，所以，从两者管理人员的素质上，可以看出，电子档案管理和传统档案管理人员素质上存在很大差别，但是，还是需要对电子档案和传统档案管理工作上进行高度关注，加强管理人员的专业素质培训，才能更好地推动档案管理工作的稳健发展。

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论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。

档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”

过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。

（四）在非公企业，不关心员工人事档案

与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。

（五）人事档案管理改革难以推进的原因

人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

（三）发挥好人事档案管理工作服务作用

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。

(四)执行“收支两条线”

为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。

总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).

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【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施

一、档案管理

近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。

二、电子档案的管理原则

（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。

三、档案管理工作中存在的问题

档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

三、应对和研究措施

（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。

（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。

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1 “互联网+”时代的档案管理机遇与挑战

1.1 “互联网+”时代的档案管理机遇

1.1.1 技术手段不断丰富

在“互联网+”时代背景下，档案管理手段呈现出多元化特点，档案管理技术手段日渐丰富，档案管理信息系统作用下，大幅度降低了档案信息管理难度，也减少了档案管理人员工作量，提高了档案管理效率与质量。在日常工作中，档案管理人员可以借助检索功能，在最短时间内查找各类档案，分层管理档案信息，促使各类档案管理具有鲜明的关联性特点。同时，在“互?网+”时代下，档案存储形式也日渐多样化，比如，视频、音频，大幅度提高了档案管理质量，档案信息数据也更加准确，出现多样化的档案管理技术选择平台，各类管理机构、企业之间的合作、交流日渐增多，各类档案管理系统应运而生，电子档案管理系统具有鲜明的时效性特点。

1.1.2 服务空间不断拓展

在社会经济活动作用下，社会各类信息频繁出现，档案管理者借助互联网信息技术，构建出合理化的档案管理系统，有着较大的管理空间，档案管理呈现出数字信息化特点，在计算机系统中存储着海量档案信息，其存储成本并不高。在日常工作中，档案管理人员可以不受时空限制，查询各类档案数据信息，离线管理各类档案，能够为档案使用者提供优质的远程服务，档案服务空间进一步拓展。

1.1.3 档案时效不断提高

随着社会不断发展，档案种类日渐增多，具有鲜明的时效性特点，传统纸质档案管理已无法有效满足这方面的客观要求，必须对其加以优化完善。在“互联网+”时代下，时效性是互联网信息技术的显著特征，档案管理也具有较高的敏感度，可以动态跟踪各类档案信息，档案管理也具有较好的交互性、动态性。同时，所构建的档案管理系统可以有效整合大数据、数据挖掘技术等，不断开辟全新的档案管理空间，大幅度提高档案管理效率，档案时效不断提高。

1.2 “互联网+”时代的档案管理挑战

1.2.1 管理模式变革

站在客观角度来说，传统档案管理过分注重管理人员已有的经验，不注重档案科学化与系统化管理，和传统档案管理相比，以互联网信息技术为中心的档案管理系统有着明显的区别，急需要优化档案管理流程、管理模式，对档案管理人员也提出了新的更高要求。也就是说，在“互联网+”时代背景下，档案管理迎来发展机遇的同时，也需要更好地应对来自各方面的挑战，必须多层次优化变革档案管理模式，构建标准化的档案管理流程、档案管理模式，不能再采用传统单一化管理模式，才能有效满足“互联网+”时代下档案事业发展的客观要求，确保一系列档案管理工作有序开展。

1.2.2 档案管理意识落后

在“互联网+”时代背景下，档案管理人员构建档案管理系统中，需要构建合理化的档案管理体系，对档案管理人员也提出了更高的专业性要求。由于长期受到传统纸质档案管理的影响，档案管理人员并不具备互联网+时代下的档案管理意识，档案管理意识落后，对互联网信息技术作用下的档案管理系统流程缺乏正确的认识，不具备较高的职业道德素质，责任感不强，影响档案管理工作的顺利开展。同时，档案管理人员不具有较高的业务素质，档案管理操作能力不高，无法有效发挥互联网信息技术多样化作用。

1.3 档案管理难度不断增加

在“互联网+”时代下，传统档案受到巨大的冲击，要求加强档案标准化管理，加上档案信息自身具有鲜明的差异性、动态性，档案信息数据不断增加，档案管理难度也大幅度增加，还要对档案信息进行一系列操作，比如，记录、归档、查阅，档案管理人员必须注重自身专业技能的提高，才能更好地管理各类档案。同时，在互联网信息技术作用下，网络数据不具有较高的保密性，档案数据信息具有较高的泄露风险，一旦没有及时做好档案信息备份工作，相关档案信息丢失，会造成严重的经济损失。

2 “互联网+”时代的档案管理途径

2.1 强化档案管理意识，优化档案管理制度

在档案管理过程中，档案管理者必须与时俱进，转变自身传统观念，全方位正确认识档案管理，要多角度加强自身档案管理意识。档案管理者要多层次掌握各方面专业知识，比如，科技档案管理、企业档案管理、电子文件管理，将其灵活应用到档案管理中，科学管理各类档案。同时，档案管理者要增强自身责任感，具备终身学习意识，注重档案安全性以及准确性的提高，优化利用互联网信息技术，科学管理各类档案信息。此外，在日常运营中，档案管理者必须严格按照“互联网+”时代下档案管理具体要求，优化档案管理制度，明确档案管理一系列内容以及电子档案管理标准，全方位监督档案管理，提高档案管理整体质量。

2.2 优化档案管理模式与服务形式

在“互联网+”时代下，档案管理者必须优化利用互联网信息技术，结合其特点、性质，优化完善档案管理模式，科学管理海量档案信息数据。档案管理者要围绕网络，在最短的时间内有效组织网上海量信息数据，实现档案网上服务，为档案信息使用者提供更加优质的服务，借助互联网技术，构建合理化的档案管理数据库以及数据管理中心，科学管理档案的基础上，开展多样化档案管理工作，比如，查询、服务、利用，实现计算机检索，取代传统手工查询，便于档案管理者以及使用者更好地查询所需的档案信息数据。档案管理者要借助互联网信息技术，优化档案服务形式，比如，电子信箱服务、数据库查询服务、档案汇编专题服务，为档案信息使用者提供针对，有效满足他们各方面客观需求。

2.3 提高档案工作者综合素质

在“互联网+”时代下，互联网信息技术已被广泛应用到档案管理中，传统档案管理方法以及管理模式发生了质的变化。档案局必须意识到档案工作者综合素质的重要性，要根据档案工作者各方面情况，结合当下档案管理特点、性质等，优化利用现代化技术手段，定期对档案工作者提供全面、系统化培训，引导他们学习最新档案管理理念、管理知识、管理技术，能够将多样化现代技术灵活应用到具体工作中，注重电子文件的深入研究，科学管理各类电子文件，在实践中积累丰富的工作经验，成为新时期高素质专业人才，有效开展档案管理工作。

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[关键词]档案；管理；现代化

1.档案管理现代化的内容

1.1档案管理的信息化。档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。

1.2档案管理的虚拟化。传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。

1.3档案管理的标准化。档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。

2.档案管理现代化的必要性

2.1自身发展的需要。随着我国经济和科技的快速发展，信息化程度的提高，我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下，运用新手段新方法，实施档案管理的现代化，能够适应新的发展形势，提高档案管理工作的效率，有利于档案事业的更好发展。

2.2加强保护的需要。另外，由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后，很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题，给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护，则要求我们运用现代化的管理方法，将这些档案以电子的形式保存起来，避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。

2.3充分利用的必要。传统的档案管理还具有“独占性”的特点，一旦某段时间有人使用，其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理，能够很好地解决这一问题，有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。

3.档案管理现代化中存在的问题

3.1缺乏专门的管理人才。档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。

3.2缺乏先进的管理设备。另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。

3.3缺乏有效的管理方法。档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。

4.实施档案管理现代化的方式

4.1人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时，最好还能具备较强的开拓创新意识，从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。

4.2设施的引进。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。

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关键词：档案管理；科学化；途径

档案管理工作对于学校正常教学工作的开展具有重要的意义，在学校的健康飞速发展中承担后勤保障的作用。它主要负责学校教学科研活动、交流和管理的记录，是体现一个学校教学和办学水平的标志。随着信息时代的到来，如何提高档案管理科学化水平，成为众多高校普遍关注的课题[。

1 档案管理中存在的问题

高校档案管理的程序比较复杂，由于管理结构和管理层次的滞后，传统档案管理模式仍是目前主要的管理方法，严重制约了科学化档案管理的发展水平。

1.1 管理方式较为落后

当今高校的档案管理，主要还是传统的手段和模式。无论是材质分析、档案管理环境和档案保管方法上都没有创新。他们大多认为档案管理是一件机密的事情，所以把档案束之高阁，放在极为隐蔽的地方，这就造成了档案借阅的不方便，查阅困难。还有就是档案管理人员没有认识到自己的职责，没有认识到自己是服务者，档案管理模式还存在很大的不足，无法充分自主地发挥档案的服务功能，造成资源的极大浪费。

1.2 服务模式较为单一

传统的馆藏结构导致了服务模式较为单一，没有跟随时代的脚步发簪。档案管理的工作并非只有传统的文书整理、收纳，还应该加强信息化的管理[3]。还有就是很多档案管理都是封闭性的，这就导致了只有学校需要的时候才会打开馆藏，无法充分发挥档案管理的服务职能，就连平素师生的需求都无法满足，大大流失了档案管理的服务职能。

1.3 管理手段较为落后

管理手段大多数还是传统的手工整理，对于信息化的应用还不健全，管理机制较为落后，无法利用计算机进行馆藏资料的有效整理。虽然很多高校将计算机档案管理列入日程，但是目前来看执行的效果一般，大多流于形式。

1.4 管理人员素质有待提高

目前档案管理在学校的教学工作中还得不到足够的重视，虽然高校已经开始为档案管理配备一定的人力物力资源，但是由于传统服务模式的影响，很多档案管理人员无法认识到自己服务者的角色，大多都是被动提供服务。很多管理人员的专业素养也不够，大多都为年龄偏大的职工，对于计算机技术的熟练程度还是很低的。对档案资源也不甚了解，无法主动提供服务，再加上很多高校都没有把档案管理人员的培训工作列入学校工作，所以就导致了档案管理人员的素质普遍不高，难以适应信息时代的档案管理工作。

2 提高高校档案管理科学化水平的途径

信息时代对于档案管理工作提出了新要求，传统的管理手段已经不能适应当下的档案管理工作。计算机技术的引进对于档案管理科学化水平是一个机遇也是一个挑战，如何优化当前档案管理模式，提高科学化水平，是关乎高校能否健康发展的关键因素。

2.1 树立正确的观念，提高重视程度

正确的观念是档案管理科学化进程的第一步，只有学校领导方面给予足够的重视，将档案管理工作纳入学校正常的教学秩序中，充分认识到档案管理的重要性和对学校的影响，将其作为一项不可或缺的工作纳入学校长期的发展计划中，以《档案法》为依据，让师生养成在日常教学活动和科研中进行档案管理的意识，全面提高对档案管理的重视程度，为科学化管理模式打下坚实的基础。

在此基础上可以建立专门的档案管理小组，一般由校长等学校的领导来直接负责，各部门的负责人也要参与其中，通过专门的管理小组来实现档案管理中各项事务的有序进行，比如经费、管理手段和管理设备采购等问题的决策。构建一个全新的档案管理环境，摒弃传统档案管理模式，真正实现与时俱进，科学化管理档案。

2.2 建立科学的档案管理工作机制

一个科学的档案管理工作机制是能否顺利完成档案管理的关键因素，完善的工作机制可以保证档案管理科学规范，有序开展，同时也需要全体师生和学校方面的共同努力。首先要建立基本的档案管理制度，通过考核来完善，并付诸实践；其次是要将档案管理工作纳入到每一个部门的考核中，对于具体的部门是否完成了工作进行严格考察，并关联到每一个人的年终考评和晋升考评，提高人们科学化管理档案的意识，实现档案管理的全方位和高质量开展；最后是要对高校中具体部门的档案管理提出一个具体的明细要求，建立责任制，实现档案管理的有据可考，立卷严格，立案保护，不断完善科学的档案管理机制。

2.3 提高档案管理工作人员的综合素质

一只好的人才队伍是做好档案管理的核心。随着档案管理工作越来越受到重视，学校方面也提供了大量的资源支持。在信息化时代，要不断完善人员配置和素质提高，进行定期的培训工作，尤其是计算机技术的应用。加强档案管理人员的综合素养和专业知识，同时也要提高管理人员的服务意识，认识到档案管理师一项服务工作，要主动提供服务，而不能一味的做被动服务索求者。可以通过建立一系列的现代管理方法，比如配备索引工具、建立数据库、加强个人档案管理等来提高服务态度和服务质量。

3 结论

档案管理在高校正常教学秩序的运转中具有重要的意义，也是学校健康发展的基础。信息化时代的到来，对于提高档案管理的科学化水平提出了新的要求。相关单位和部门应该认识到目前档案管理中存在的问题，加强重视程度，建立科学管理机制，提高管理人员的综合素养和专业水平以及服务意识来加强档案管理的科学化和现代化，与时俱进，促进高校健康发展。

参考文献

[1] 冯久龙.提高档案管理科学化水平的有效措施分析[J].科技创新导报，2012，（4）：197-197.

[2] 郭淑霞.提高档案管理科学化水平的有效途径[J].现代经济信息，2012，（1）：20

[3] 李娟.更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].黑龙江科技信息，2012，（12）：107-107.

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[关键词]信息化时代；档案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-0-01

在信息技术高速发展的现在，企业档案管理工作面临着严峻挑战。传统档案管理模式已经完全不能和先进的科学管理方案接轨，不能适应社会发展需求。因此，企业必须积极改正陈旧的管理方式，寻求全新的管理模式，促进企业档案管理的发展。

1 档案管理现状分析

1.1 档案管理观念落后

对档案管理工作不重视是大部分企业普遍存在的问题。主要表现在以下几方面：第一，大部分企业，缺乏档案管理的专业部门。第二，管理者对档案管理工作认识不足。大部分企业管理者错误地认为档案管理工作就是对企业资料的整理，并不能给企业带来经济效益，这种想法导致企业不愿意设立专门的档案管理部门。

1.2 档案管理信息化水平低

目前，大部分企业档案管理信息化水平低，主要体现在以下几个方面：第一，部分企业仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。

1.3 档案管理不能为公司服务

传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证企业档案的历史记录完整即可。但是，这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的促进作用，在档案中找到企业发展的兴衰点，找到发展的不足并寻求新的解决方案，作用于企业发展，为企业服务。

2 信息化时代档案管理的建议

2.1 科技存档

当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。在互联网上，应实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。

2.2 信息化管理

传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造经济效益。

2.3 工作重心向信息偏移

在传统档案整理实践中，主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中，档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战，传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求，因此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展，使文件整理和保管与科技有机联系起来。

2.4 培养信息化档案管理人才

在档案管理中，应着重引进和培养现代化管理人才，全面提高工作人员素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。为此，首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。其次，企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。

3 结 语

随着信息技术不断发展，传统实体式档案存档方式已不适用于企业的发展。因此，档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革，如何加速档案管理科技化成为当前研究的重点。企业要寻找传统档案管理模式的不足，汲取现代化的档案管理模式，形成符合企业实际发展的方法，更好地为社会服务。

主要参考文献

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【关键词】企业档案；信息化；问题

档案是机关、企业、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多企业在档案管理工作中存在数量繁杂、保管硬件条件差、查阅利用率偏低、管理人员知识单一的问题。档案管理是一个复杂的工程，实现信息化管理更是需要人员、设备、技术、制度等一系列的改进。传统的档案管理模式已经不能适应现代企业管理的要求，这不仅要求企业管理者为档案信息化管理创建相应的硬件环境，更要求在档案管理上逐步向信息技术转变，以推动档案管理信息化建设，同时使档案管理助推对企业良性发展发挥更重要的作用。

一、企业在档案管理工作中存在的问题

现如今企业在档案管理工作中存在的问题：一是重视度不够；二是制度执行不到位；三是人力资源配备不足。要想提高档案管理工作质量，推动企业良性发展，首先要解决以上三个方面的问题。（1）提高企业对档案管理工作的重视程度。档案本身就是为领导决策提供参考，准确地向企业各业务部门提供有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。（2）加大对档案管理制度的执行力度。档案管理制度不仅针对档案管理人员，有好大一部分是针对其他业务部门。比如：会计档案、工程建设档案、业务报表等。企业在执行档案收集的过程中，往往遇到资料难以收集的尴尬，业务部门不重视日常档案的收集整理是主因。所以必须加强档案管理制度的执行力度，以促进档案管理制度化、标准化。（3）配备专业合理的技术人才。档案管理员工作看似轻松，其实把档案管理工作做好也不是一个容易的事。尤其是企业档案管理人员大部分都是兼职，既肩负着公章管理、文件传阅等其他事务性工作，又要兼顾档案的收集、整理、归档、查阅等工作。使其不能把主要精力放在档案管理工作上，势必影响档案管理工作的质量。只有配备适合档案管理的专业技术人才，才有利于企业档案管理工作，才能更好地助推企业发展。

二、实现企业档案管理信息化的几点思考

一是提高档案管理人员信息化技术素质；二是加强档案管理所需的硬件设施建设；三是处理传统管理与信息化管理之间的矛盾。从而为推动档案管理信息化工作创造先决条件。

（1）提高档案管理人员信息化技术素质。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的综合型人才。而目前企业单位信息化人才中，现有档案人员专业知识薄弱且单一，仅能掌握普通操作利用软件，对软件开发、程序设计、系统维护等技术掌握不够成熟。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。为实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，企业领导者应为档案管理工作配备较为专业的管理人才，或有计划地对本企业的档案管理人员进行信息化技能培训，使在其在计算机技术、网络技术、信息工程等方面提高工作技能。（2）加强硬件设施建设。做为企业，不应该只注重经营，更应该注重科学的管理和资料的积累。档案管理者要充分利用档案资源为企业更好的经营做好服务，提供支撑。只有将档案工作注入活力，细化管理条块，充分发挥档案管理的作用，提高管理水平，才能创造出经济效益，为企业发展提供不竭动力。同时，对于传统的档案管理模式，要择其精华，弃其糟粕，摆脱传统思维的束缚，及时配备档案管理现代化所需要的办公设备，加速推进档案管理实用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，提高工作效率，提升工作质量。（3）处理好档案传统管理与信息化管理之间的矛盾。要想实现档案管理信息化，既要兼顾档案传统管理特殊性，又要考虑实现档案管理信息化以后，与传统档案管理之间的矛盾。原始记录性是档案的本质属性。传统的档案管理将这种原始记录性做为档案保存的一个重要形式。比如发文签字的原始记录、会议记录手稿、单位盖章，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性才赋予了档案具有法律凭证的作用。在档案管理信息化中，档案原始记录的本质属性失去意义。如果档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都是以电子版的形式在软件系统中进行，那么其修改、复制的过程将难以体现。这就使电子文档的原始记录性无从考证，法律凭证作用将难以确定。档案管理实现信息化必须兼顾既能保证档案原始法律凭证作用，又能实现档案电子文档信息化管理两个方面，才能保证档案管理信息化的科学性与严谨性。

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一、信息化环境下档案管理工作的现状

伴随着数字化和网络化大潮的推进，档案管理正面临着一次全方位的技术革新，电子档案替代传统的纸质档案已是大势所趋，但在自我发展的迫切需求因素面前，档案管理工作应该克难奋进，努力进行不断创新，将传统纸质档案和电子档案有机结合起来，加快传统纸质档案的数字化改造，主动跨入数字化时代，以取得令人满意的效果。目前，档案工作存在以下几方面问题。一是对档案管理工作的认识不到位。当前档案管理存在着一定程度的矛盾性：一方面，相当一部分档案由于各种原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在进行人才考核、选拔和奖励等工作时很大程度上要参考工作人员的档案信息，这就使得档案管理工作长期处于边缘化和被动的状态。究其原因，还是相关档案管理人员对档案管理工作的重视程度不够，以传统的档案管理工作观念看待问题，认为档案管理就是简单的抄写和记录工作，导致了档案管理的低效率。二是档案管理人员缺乏专业知识。档案管理工作作为一项专业化的信息管理工作，要求档案管理人员必须对信息管理工作具有系统性的认识，而由于对档案信息独特重视程度，档案管理人员更需要具备较高的信息管理水平和技能。但在实际工作中，相当一部分档案管理工作人员持着传统的工作观念，只具备基本的文本抄写和记录能力，且不思学习，无法掌握信息化条件下对档案资料管理的技能要求。甚至在一部分单位中，档案管理人员还兼顾着其他的信息管理工作，不具备足够的专业性。三是档案管理的方式方法有待改进。当前许多单位在档案管理工作中，仍然采用传统的档案记录方式，已经不符合信息时代的发展需要。尤其是在档案管理的自动化程度方面，还存在着大量的无谓重复劳动，同时也缺乏完善的档案管理制度。因此档案管理工作的效率仍然相对较低。

二、信息化环境下加强档案管理的措施

社会的不断进步发展，许多单位已经逐渐认识到档案管理的重要性，推动了档案管理工作开展。在相关工作开展过程中，计算机信息技术的应用，使得档案信息化管理工作发生了质的飞跃，计算机信息技术在应用过程中，其内存较大、能够满足一些大规模的档案储存需求，推动了档案信息化的发展。下面就谈谈当下档案管理的具体措施。

首先，加强档案人才培养提高管理素质。档案电子化的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设电子档案的关键。传统纸质档案时代的工作人员的工作基本模式是人与档案的结合，或者说是以档案为媒介与工作的结合，也就是人与人的结合。而电子档案时代档案工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的 “人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案管理员既要有扎实的传统档案知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识，是通才、复合型的人才。档案要实施数字化建设，第一步要解决人力资源这条“短腿”问题，必须注重对现有人员的信息素质培养，突出档案信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气聘请一批能熟练掌握计算机运行管理和维护的专业人才，并配备若干名专业人才，为档案的数字化改造、信息化?l展和网络化管理作好人力资源的准备。

其次，改善档案管理的设施条件。在信息化环境下的档案管理工作中，不仅要确保基本的办公等场地条件，还要适应时代科技发展，将新兴的信息管理技术引入档案管理工作。随着信息时代的来临，档案管理部门要认识到档案管理工作本质上也是一项信息管理工作，因此要改变传统的纸质档案管理模式，根据信息管理的特点和技术手段，使档案管理工作进入信息化和数字化的时代。对此，一方面档案管理部门要保障具备计算机、光盘和电子储存设备等硬件条件，同时管理人员也要进行相关信息管理知识的培训。随着网络技术的发展，信息的联网管理也是一大必然趋势，因此开发和引进档案管理软件、建立档案管理联网系统，也是改进档案管理条件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科学合理的电子档案管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。