文书档案的管理范文

导语：如何才能写好一篇文书档案的管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键字]文书档案 电子化 立卷归档

[中图分类号] G472.4 [文献码] C [文章编号] 1000-405X（2013）-5-323-2

文书档案管理自古以来就是档案工作中的重点，是档案工作的一个重要组成部分。文书档案，是记录（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。

日常工作中，文书档案常作为与科技档案、专门档案、特殊载体档案等相对而言的一类档案的习惯统称，是最为常见的档案类型。文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档管理，转化为文书档案。可以说，文件是文书档案的前身，文书档案是文件的归宿之一，“文件”与“文书档案”实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。下面就文书档案的认识以及管理问题谈一点粗浅的认识。

1文书档案电子化管理是大势所趋

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。

首先，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

其次，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。

再次，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

最后，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

2加强对文书档案归档要求方面的管理

为更有效的对文书档案进行管理，及时归档是必不可少的前提条件。文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。主要有以下6方面的要求。

（1）纸质文件与同版本电子文件同步归档。（2）归档文件必须齐全完整。齐全完整包括三方面内容：一是每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整。（3）归档文件必须系统科学。系统科学是指反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。只有这样的归档文件，才是一个系统科学的整体，才能完整反映一个单位的主要职能活动和历史发展真实面貌。（4）归档文件必须优质精炼。一个单位形成的文件，并不是全部都有保存价值，应把那些反映本单位主要职能活动的、有价值的文件归档保存。没有精炼的归档文件，就不会有高质量的档案。（5）文件归档必须及时迅速。归档工作是一项时间性很强的工作，要及时迅速的完成，切不可拖拉。否则，将会造成文件的积压与遗失，影响档案齐全与完整。（6）文件归档要有交接手续。文件归档时应列出归档清册（单），作为归档文件的移交证据。归档清册（单）上应填写归档文件的提名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间等内容。文件归档清册（单）应归入全宗卷保管。

3实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。

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关键词：办公室文书 文书档案 管理缺陷对策

一、办公室文书档案管理特征

文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。这些信息资料都是被分门别类存放的，这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合，之后对其编目和保存。

文书档案中涉及的内容非常丰富，其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等。

办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系，其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容，之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档。

二、办公室文书档案管理现状

（一）办公室文书档案管理建设力度过低

通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层，潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行，部分档案室非常破旧，加之存放档案的区域受到限制，导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象，这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远。由于档案管理工作得不到重视，从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中，从而档案管理工作建设被完全忽略。

（二）办公室文书档案工作认知尚浅

诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰，档案工作人员平时的日常工作量较大，加以对档案管理工作认识不到位，不愿意花费精力做指导工作，从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性。工作项目顺利开展，首先要得到领导重视，档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视，因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性，认为只要有人管理就可以，因此在队伍建设方面没有加大专业力度。

（三）文书档案管理工作缺乏积极性与规范性

工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。甚至一些工作人员不是专业人员，并不具备文书档案管理工作知识与技能，所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失。工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性，不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平，导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进。

三、办公室文书档案管理工作有效措施

（一）规范文书档案管理工作

在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合，在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择，这样直接影响到文件信息的管理质量，以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理，使其更加规范化。

（二）培养与塑造文书档案管理人员的专业知识与技能

首先，要良好利用受众群体，抓好档案管理宣传工作，要将社会大众的意识作为着力点，强化群众档案管理认知，使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用，同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训，不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识。其次，档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内，在日常工作中不断增强其思想认知程度，摒弃传统封闭的观念，向办公室文书职能发展观念、社会大众服务意识方向发展，在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入，从本质上提高档案工作的发展速度，使之与办公室文书等日常工作齐头并进，为企业经济发展起到助推作用。

（三）激发文书档案管理工作人员积极性

首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。

四、结束语

档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的，所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养，使之能够认识到自身的工作职能，使企业的有效资源得到最大化的利用，最终实现企事业单位信息资源的优化，同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径。

参考文献：

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2011

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关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化

引言

档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。

1 科学化管理的措施

1.1 文档一体化

长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。

1.2 基于计算机的文书档案管理

随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。

1.2.1 电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录．动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用．同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人．数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

1.2.2 电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

2提出档案管理工作的要求

2.1 要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。

2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

2.3 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

3 结语

新颖的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点。正是基于这点，本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化管理的有效措施，极大地提高了文书档案管理的效率性和正确性，使文书档案管理工作走上科学化的管理模式，对文书档案的管理工作具有较高的参考价值。

参考文献

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关键词:办公自动化;文书档案;管理

1办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.

2自动化环境下文书档案管理的优点

2．1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.

2．2实现信息资源的共享

在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.

2．3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.

3文书档案管理中办公自动化的具体应用

3．1规范管理体制

按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.

3．2操作的统一化

办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.

4办公自动化的环境下文书档案的管理工作

在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.

5结束语

综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.

作者:陈庆杰 单位:长春财经学院

参考文献:

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一、我国当前事业单位文书档案管理工作的开展现状

（一）文书档案未实现集中管理。当前事业单位文书档案管理中存在的首要问题就是没有实现档案的集中管理，相应的档案由对口部门集中处理，各部门之间的联系不畅，档案管理效率底下。以某地事业单位的档案管理工作为例，该事业单位共有13个下属事业单位，每个事业单位都有一个档案室，分管医疗档案、养老保险档案、大学生档案、劳动监督档案等，由于我国人口基数非常庞大，所涉及到的工作量和工作范围都极为庞杂，如就业档案管理处掌管着全市7万份事业档案，其他的就业档案更是数不胜数，因此工作量非常庞大，需要更多更加专业的人才从事该工作。另外，各部门之间没有建立统一的共享机制，且各部门之间由于职能、对象等不同，相互之间的交流互动不强，工作效率也无法令人满意。

（二）库房分散、档案存储成本过高。上面已经提到，我国人口基数较大，相应的各类文书档案数量也十分庞大，这就需要更多的库房档案进行存放。纵观我国各地事业单位档案存储现状，所有的档案被分散存储在几个不同的仓库中，且由于档案的材质对存储环境有较为严苛的要求，各个存储仓库都安装有空调、电脑、空气干燥机以及其他必备的办公用品，造成了资源浪费，也使得存储成本持续居高不下。另外，由于一些事业单位的建筑面积有限，没有充足的库房用于存储档案，只能向外界租赁，无疑又增加了存储成本。还有，一些档案管理人员工作中存在粗心大意的毛病，没有严格按照管理制度进行档案的分类管理工作，往往会造成一些关键档案的损坏、遗失等，且档案的安全状况比较堪忧。

（三）文书档案管理人员不足、人才素质不强。事业单位文书档案管理工作的复杂性和专业性决定了从事档案管理人员必须具备较好的专业素质和档案管理技术，也对其组织能力、协调能力和综合实践能力提出了更高的要求。反观我国各地区的事业单位档案管理工作，由于主要工作人员有限且他们还要应对其他各种日常琐碎事务，没有充足的精力投入档案管理工作，很多需要在一定时间内完成的工作中都需要突击完成，难免会忙中出错，甚至会给民众带来切身的利益伤害。一些工作人员的专业素质不强，很多需要分类归档、存储并建立统一的档案目录的档案没有落到实处，工作中效率无法令民众满意。

（四）文案档案管理模式落后。目前很多事业单位的文案管理模式中存在一定的问题，这就在根本上限制了文案管理工作的进一步发展。当前计算机技术与数字档案管理技术已经应用到了社会的各个领域，但是事业单位文书档案管理工作还没有真正实现数字化和自动化，档案管理质量不能满足社会经济技术的发展要求，也进一步影响了服务质量。即使实现了文书档案管理中引进数字技术和计算机技术的事业单位，其在实际管理中也存在诸多不合理之处，没有根据本部门的工作性质和文书档案管理的特点开发个性化的软件挂管理系统，仍然沿用已经淘汰的技术和设备，甚至一些事业单位购置的计算机档案管理系统被闲置，仍然沿用传统的人工管理模式，使得文书档案管理具有一定的封闭性，长此以往必然不利于档案管理工作的长久发展。

二、提升事业单位文书档案管理水平的有效建议

（一）提起对文书档案管理工作的高度重视。大量的分析取证表明，造成事业单位文书档案管理工作效率和质量低下的一个根本原因就是相关领导者缺乏对该工作的高度重视。凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视与关心息息相关，文书档案管理工作也不例外。因此事业单位档案管理部门领导应该首先从自身角度出发，端正工作态度，摆正工作方法，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念与工作态度，将完成档案管理工作与服务大众紧密联系起来，并要求下级工作人员努力完成本职工作，做到身先士卒。另外，还应该加强对档案管理工作的宣传力度，让全社会都认识到档案管理工作的重要性，同时积极向上级领导部门和财政部门申请，争取更多的政策和财务支持，切实解决好档案管理工作中人员匮乏、资金短缺、档案管理混乱、人员责任心不强的问题，争取早日建立一个综合性的、性能更加完备的、工作效率更高的大型综合档案室。

（二）落实基本政策。如果说领导重视是前提，那么落实基本政策就是核心与保障。首先，事业单位要从完善人员配置入手，编制部门要根据不同部门的工作性质与工作强度合理分配不同工作能力和数量的人员参与档案管理工作，明确分工，落实责任终身制度。其次，要努力实现公共资源的共享。事业?挝坏蛋缚葡率舻墓ぷ鞯ノ恢诙啵?若每个单位都配置同样的一套办公设备、档案用具及档案信息系统，必将造成档案管理资源的极大浪费。因此必须将这些资源进行统筹规划，建立完善的办公用品共享系统，合理配置办公设备、避免出现资源浪费的问题。最后，应该逐步实现档案管理系统的更新换代，增强档案管理的效率性、安全性以及系统性。事业单位要设置专项资金用于引进国内外先进的数字化管理系统，逐步淘汰旧有的以纸质档案为主的档案系统，建立更加完备的社会保障档案管理体系。

（三）逐步完善档案管理制度。一套科学、合理的文书档案管理制度是保障档案管理工作高效开展的关键。一方面，事业单位要针对当前文书档案管理工作中存在的主要问题进行系统的探究，针对其中不合理之处出台合理的整改措施，逐步弥补文书档案管理制度中的漏洞，从而在制度上规范文书档案管理工作的高效运行。另一方面，要大力加强工作人员的工作能力和综合素质，提升其专业能力，并定期对档案管理人员进行技能培训，提升其对于数字档案管理工作的认识和实际操作能力，并加强工作人员的保密意识，定期对档案管理人员的工作能力和业务表现进行评测，并逐步完善奖罚机制，促使文书档案管理走向规范化和正规化。

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关键词：文书工作； 档案管理；加强；措施

Abstract: The management of archives is an important part of archives work. The characteristics of paperwork determines the document department to strengthen the archives management be imperative, critical, make archives management job is to represent the general trend of archives management is a strong guarantee for the new era of economic construction services. In order to ensure the scientific and safety leadership and decision service.

Key words: paperwork; file management; strengthen; measures

中图分类号：G271

前言;做好现代文书工作,并使之和档案工作规范衔接,具有十分重要的意义。加强文书管理工作建立健全档案管理体制.文书工作具有特定的前瞻性、规范性、综合性及服务性。文书工作历来都是从属于一个领导机构的。档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、文书处理和档案管理之间的关系

文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。

1、文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。

文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传递、督办、整理、保管等，而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。从这个意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。

2、文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。

文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。

三、加强文书档案管理工作的措施 随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。1. 做好文书档案管理的基础工作 文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3.提高文书档案管理工作人员的积极性

首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。

4、文书人员要树立档案意识。

文书人员在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对于系统性、系列性的事件，不仅要收集正常渠道传送的文件，还有一些账外材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。

5、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职 教育 ，提高文书 档案 管理 人员的整体素质

四．结语：

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

参考文献

[1]胡志勤．做好文书工作是档案工作的基础[J]．机电兵船档案，2008 (3)： 33-34

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关键字：文书；档案；电子化

中图分类号： G472.4文献标识码：A文章编号：

随着社会的不断进步和各项工作的改革发展，文书档案越来越多地在政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的重要作用，而目前传统的文书档案管理形式已经远远不能适应工作的需要。因此，改革目前的文书档案管理工作，健全企业文书档案管理体制，使档案更好地服务于企业是一项十分重要的任务。作为大型的煤炭设计研究院，在设计、科研和管理等工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因此在从事档案工作期间总结了一些心得，下面就现在多数企业档案管理中可能会存在的问题提供一些管理经验。

1当前文书档案工作存在的问题

文件资料收集不完整

当前，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又无法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，许多设计施工单位大多承担了国家、省、市重点项目，企业对科技档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。

文件资料归档过程中存在漏洞

目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。

人员管理和文件印制中造成浪费

大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费，而且反映了机关工作杂乱无章。

2 文书档案工作原则

2.1 保密的原则

保密是文书档案管理、使用的基本原则。要严格恪守“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，在提供使用中要首先把握好。煤炭设计院的文书档案只能给本院各科室、职工利用，其他单位和个人如需要利用，需经院领导审批同意，要按照严格的审批制度和程序进行。计算机保管要有“专属性”，专人负责保管，未经主管领导批准，其他人严禁使用；保密检查要“经常性”，采取各种方式，有效发现违规现象，及时消除隐患；保密管理要有“重点性”，对本单位保密管理情况进行调查摸底。找出薄弱环节，杜绝行为发生。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。

2.2开放的原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用。“以人为本”作为档案利用工作的行为主旨。在煤炭设计院的日常工作中，很多勘测技术需要在全院推广，因此，对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，要及时解密，积极提供利用。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服务。

2.3服务的原则

在新的形势下，档案员要重新定位角色，在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，使档案利用人高兴而来，满意而归。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

3文书档案管理工作的重点

3.1有序性和整体性。

有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映某一项活动的案卷中。不仅每个类别或专题的资料要齐全，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关活动的全貌。因此。平时就要与相关科室保持密切的联系，以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。

3.2专业性和科学性。

随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化提出了很高的要求，文书档案管理系统已具有较高的科学化、专业化水平，有了一套较规范的计算机软件整理、归档、保存和利用的方法。为此，文书档案部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统之中。逐步形成规范化、标准化、科学化的标准模式去管理，以便于更好地整理、保存和利用。

历史性、现实性和未来性

一是要抱着尊重历史的态度去对待每份文书档案。在整理时，要充分考虑到它产生的历史条件和局限性，务必保持其历史的真实面目，绝不能随意进行增、删、改动。二是我们整理、保存的出发点和归宿都是为了研究历史及今后的利用。因此，要在充分尊重历史的前提下。考虑得要扎实、久远，防止出现人为的损坏；要有充分的前瞻性，为后人利用前人的档案创造尽可能周到的条件，做好基础性工作。

4优化文书档案工作的主要途径

4.1实施文书档案管理现代化

一是掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。文书档案管理数字化、信息化是信息社会对文书档案工作的必然要求，也是文书档案工作者的努力方向。二是利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

4.2实行创新性文书档案管理法

当前，文书档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战，都亟待档案管理者不断学习、不断创新。创新文书档案工作方法，需要加强硬件建设， 促进文书档案管理技术现代化是适应煤炭设计院建设发展的客观需要。比如，配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房，购置必备的计算机、复印机、扫描仪、装具、档案密集架，解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控等设备装置，实现电子化、自动化管理。煤炭设计院的文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。设计院档案部门必须由被动服务转变为主动服务， 拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高文书档案查借阅效率，丰富了文书档案查借阅手段，这也是文书档案管理发展的必然趋势。

4.3加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质。

加强队伍建设，提高管理人员综合素质。要做好文书档案管理工作，必须切实提高档案管理人员的综合素质。一是档案工作人员要有创新的思维，工作要有新思路、新设想、新做法，必须紧紧结合煤炭设计院的实际开展工作，与时俱进，跟上飞速发展的新形势，这是做好文书档案管理工作的前提。二是要强化服务意识。在工作中要研究新问题，解决新问题，创造性地开展工作，力求多方面为教科研开发服务。三是提高工作技能，掌握较高水平的计算机操作技能与网络技术。一方面要利用现代化手段对信息资源按照标准化、规范化要求分类、整理；另一方面，把档案索引、主要工作业绩、重要决定决议、科研成果以及获奖情况及时输入微机进行分类管理，这样才能提高文书档案工作效率和服务质量。四是提高知识判断和评价能力，切实保证档案内容的真实性，收集的材料要有针对性，积极为教科研工作、领导决策提供依据性材料。

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1 做好文书档案管理工作的重要性和必要性

一直以来，文书档案都是单位的重要信息资源，该信息资源的准确与完整将直接影响到单位所制定各项重大决策。因此，作为单位管理者，应对文书档案管理工作给予足够的重视。

首先，要认识到文书档案这种信息凭证的重要性。大多数人群仅了解文献内容具有一定的主观性，但文书档案并非等同于一般文献，其中详细记载着单位员工的个人信息以及单位的真实工作，具有强烈的客观性，且伴随着明显的法律作用；其次，单位文书档案在一定程度上起到了补充国家档案的作用。单位文书档案虽是国家档案的重要组成部分，然而由于国家档案信息并非与单位档案信息一样完整，因此完善的单位文书档案信息有效补足了国家档案中的缺陷[2]；最后则是为社会提供信息服务方面。由于单位的文书档案信息中对各方面信息记录均较为全面，因而能够很好的反映出当前我国社会注意市场经济的发展现状，并能为之后的发展提供相应的信息服务。

2 分析当前文书档案管理工作中存在的问题

2.1 文书档案管理不够规范

目前，我国大多数单位在文书档案管理工作方面依然存在不规范的现象，主要表面在以下几个方面：档号不规范、标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱等。导致文书档案管理不规范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能确定任何监督制度。从而导致目前单位的文书档案管理工作的参差不齐。

2.2 文书档案检索效率不高

随着社会的不断发展，我国已全面步入信息化时代。然而在此新的时代背景下，绝大多数单位的文书档案检索工作并未实现办公自动化，即仍以传统的手工检索为主。此外，部分单位的文书档案管理人员，虽编制出了多种形式的检索工具，用以提到检索的效率，然而由于文书档案数量的不断增加，致使检索的效率始终难以得到有效提到。这是因为大多数文书档案管理人员，其所编制的检索工具过于注重检索内容的数量，而忽略了检索的质量。如针对专题类的文书档案，便未能就题材进行相应的归类。

2.3 文书档案管理人员的专业素质不高

随着时代的不断发展，现代社会对文书档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对文书档案管理人员提出了更高的要求。然而目前，国内大多数单位的文书档案管理人员文化程度与专业素质并不满足时展的要求。在信息化与科学化全面普及的今天，甚至有部分文书档案管理人员仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑应用知识。此外，国内针对文书档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的文书档案管理工作质量始终难以得到有效提升[3]。

3 文书档案管理工作的创新途径

3.1 加强制度建设，提升执行力度

上文中我们提到，缺乏相应的文书档案管理制度是影响单位文书档案管理水平的重要因素之一。加之领导对文书档案管理工作缺乏系统的认知，进而导致文书档案管理工作始终难以得到有效开展。因此，要想做好单位的文书档案管理工作，首先应从制度方面入手，新制度的制定要以原有制度为基础，并在此基础上结合我国基本国情进行合理创新。

具体而言，单位的文书档案管理制度制定应在不违背相关规定的前提下，创建一套符合自身发展规律的文书档案管理制度，其中既要包括文书档案管理的要求、结构、形式以及内容，又要包含一套较为完整的领导体制，已明确在文书档案管理过程中各自的责任[4]。此外，在制定出一套相对较为合理的管理体系之后，单位还应建立一套与之相对应的监督体系，用以确保该制度体系的执行力度。如针对单位的文书档案管理工作，相关领导可定期对其进行评审，从而有效提升文书档案管理工作的效果。

3.2 积极构建文书档案管理信息系统，提升文书档案管理水平

造成我国文书档案管理信息化水平不高的主要原因，除了领导的不重视之外，更多的是由于目前所使用的文书档案管理系统已逐渐无法满足现代社会对文书档案管理工作的需求。目前，单位所使用的文书档案管理系统仅仅实现了档案分级录入管理的功能，至于更方便快捷的全文检索则未能得以有效实现。此外，由于传统的文书档案管理系统未能预留能与OA对接的接口，致使单位的档案数据安全存在一定的风险。因此，要想切实提高单位的文书档案管理水平，相关管理系统的革新与升级势在必行。

3.3 优化队伍结构，提高队伍质量

无论国家单位或是企业，其竞争的核心均是人才，文书档案管理工作亦是如此。对此，作为单位领导者，应该在完善文书档案管理制度的同时加强对人才队伍的建设，从而提高单位的文书档案管理水平。首先，在单位用人方面，务必要挑选具有相应资质的专业人才。其次，针对现有的文书档案管理人员，单位应对其展开进一步的培训，以提升相关管理人员的专业素质，进而提升单位的文书档案管理水平。最后则是要及时清除不合格的文书档案管理人员，从而确保文书档案管理的水平与管理人员的素质均符合社会对文书档案管理工作的要求。

3.4 文书档案实现办公自动化，确保文书档案信息的安全性

随着社会的不断发展，各类电子文档以及现代化办公技术的普及标志着我国已全部步入信息化时代。在此新的时代背景下，单位的文书档案管理工作也应逐步往信息化、现代化的方向发展。然而，为了能够实现文书档案办公自动化，首先针对单位文书档案管理的信息录入工作，应采用统一的专业用于以及统一的技术标准，以满足科学管理的要求。其次，单位应积极建立与文书档案管理工作相对应的档案数据库，规范数据的转入与转出。再次，为确保档案信息的安全，针对文书档案的电子信息除了采取相应的监管措施外，还需进行内外网的隔离。通过建立完善的管理体系，推动文书档案管理工作的自动化办公。

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黑龙江省水文局 黑龙江哈尔滨 150001

[摘要]档案作为社会发展过程中的重要凭证，对社会发展过程中的各种信息进行记载。特别是文书档案作为社会发展的记载器，近年来文书档案管理模式发生了较大的变化，这为文书档案管理规范化的实现奠定了良好的基础，使文书档案的价值更好的体现出来。文中从文档一体化、计算机管理及档案人员综合素质等几个方面对文书档案科学化管理进行了具体的阐述。

[

关键词 ]文书档案；科学化管理；文档一体化；计算机管理；综合素质

文书档案记载着社会及各行业发展的历史，在当前科学技术快速提高的新形势下，文书档案管理模式发生了较大的变化，管理模式更具新颖性，这对于文书档案管理水平的提高起到了积极的意义，有效的确保了文书档案信息的有效性和准确性，使文书档案在管理上更具有科学性。

一、文档一体化的实

长期以来在我国各行业发展过程中，文书处理和档案管理都处于分离的状态，录属于不同的部门进行管理。由于文书处理和档案管理工作由不同的部分及不同的工作者负责，这就使其在具体管理工作中不仅易出现错误，而且管理程序也会更加复杂化，从而对文书档案的管理效率带来较大的影响，使档案的信息服务功能受到较大的制约。在这种情况下，文档一体化管理模式成为解决文书档案管理问题的重要途径，在文档一体化管理模式中，其是将文件处理及档案管理统一为一个有机的整体进行管理，有效的确保了文书档案处理的科学性。

在文档一体化实现后，文档一体化管理工作中文书处理工作的质量变得越发重要，其会对文书档案管理的有效性和准确性带来较大的影响，这也使文档一体化的实施有效的提高了文书档案科学化管理水平。在文档一体化实施过程中，需要以公文处理的规范化作为基础，提前对文书档案进行有效控制，从而确保文书档案的价值能够更好的体现出来，使文书档案的效果真正的发挥出来。

二、基于计算机的文书档案管理

近年来，计算机技术和网络技术开始在各行各业中进行广泛应用，这为档案管理工作提供了更多的便利。档案从手工管理模式开始向信息化管理模式转变，同时档案的储存方式也发生了较大的变化，档案的载体也从纸质形式开始向电子形式转变。在当前方书档案管理工作中，其归档及整理工作都是由计算机来完成，这不仅有效的降低了文书档案管理人员的劳动强度，而且对文书档案管理效率的提升也起到了积极的作用。在传统的文书档案管理工作中，当档案归档后再想对文件进行篡改，则需要将装卷的文书档案进行拆装，存在着人力、物力和财务的浪费，而利用计算机来对文书档案进行管理时，对文件的修改变得更容易，只需要通过计算机来将所需要修改的文件调取出来即可完成修改工作。利用计算梵来对文书档案进行管理时，在网络技术的支持下，可以快速实现文书档案的检索，有效的提高了文书档案的查准率，而且有效的解决了文档分离的问题，实现了文书档案管理的科学化。

（一)电子文件的归档与接收

档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（二)电子档案的存储与备份

电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

三、文档档案管理人员自身综合素质的提升

（一)要有高尚的职业道德修养

近年来在社会快速发展过程中，文书档案数量越来越多，这给文书档案管理人员的工作带来了较大的难度。文书档案工作人员长期与档案打交道，工作枯燥乏味，工作较为沉闷，再加之各行业对档案管理工作重视度不够，这也使文书档案管理人员在工作中缺乏活力，对工作积极性不高，在对信息进行记录过程中存在麻痹大意的思想，影响了信息的准确性，并进而对文书档案信息的质量带来了一定的影响。因此作为一名文书档案工作者，需要树立良好的服务意识，加强自身职业道德素质的培养，工作中认真负责，有效的提高文书档案的准确性。

（二)拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

四、结束语

在当前信息化环境下，为了实现文书档案科学化管理，则需要充分的利用计算机技术和网络技术，通过新颖的管理模式来提高文书档案管理的水平，使文书档案管理手段更具先进性，确保文书档案管理效率及准确性的提升，更好的将文书档案的信息功能发挥出来，在社会和经济发展过程中更好的发挥其效能，更好的体现出文书档案的重要价值。文书档案科学化管理势在必行，需要我们加大力度，创造良好的条件，为档案事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]宋晓丽.对文书档案进行科学化管理的策略分析[J].办公室业务,2012-04-05.

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关键词：文书档案；信息化建设；档案管理

文书档案管理工作主要就是对文档资料进行搜集、整理以及保存，因为涉及到的方面比较多，如果工作过程中管理不到位就会造成混乱。另外，因为档案都具有一定机密性，这就对文书档案管理工作提出更为严格的要求。通过对文书档案管理进行信息化建设，不但可以大大缩减工作人员工作量，同时更加能够提升工作效率，保证工作质量，对提高档案管理工作具有重要意义。

1 文书档案信息化建设必要性分析

1.1 提高工作效率

文书档案管理工作是档案管理中的重要组成部分，因为工作内容主要是对档案资料进行搜集、整理以及归档等，任务量比较繁重，对工作人员要求比较高。另外，传统文书档案管理工作中如果遇到内容需要修改的档案资料，还需要对已经整理归档的档案进行拆卷，严重浪费人力和物力。而通过信息建设可以直接在计算机上进行搜索，并且可以直接修改，避免了劳师动众的寻找，和乱涂乱改的尴尬，在缩减工作环节的基础上提高工作效率。

1.2 信息共享

文档管理信息化建设，可以利用信息网络技术将传统纸质文档转变为电子文档，在档案资料寻找时更方便快捷，并且不会受到时间、地点等多方面条件的约束，为人们的生活工作提供了巨大的帮助。另外，传统文书档案管理在对档案资料进行搜集、整理以及归档后只是置于文件柜中，不能做为数据资源进行共享。这样不但使得文件资源的查找变得困难，同时还浪费了大量的资金和资源。通过对文书档案管理的信息化建设，传统的案卷级转变为文件级档案管理，真正意义上对文书档案进行从外到内的控制管理。随着信息网络技术的快速发展，档案信息与载体可以通过分离使用，并且可以与其他信息资源进行互联，使得信息数据的应用效率更高。

1.3 提高档案资料传输速度与安全性

在文档管理工作中，很多时候工作人员会对档案资料进行私存，或者是文档的传递管理不严格，造成档案资料的损坏或者是丢失，这都为档案管理工作的顺利进行造成了不可避免的麻烦。很多情况档案资料的传递都是通过快递来进行，而此种传递方式也会受到一些外在因素的影响，在传递时间以及内容上对工作造成影响[2]。而通过信息化建设则可以有效避免这一问题，可以通过计算机网络进行跨空间短距离的传输，不但提高了文档传递效率，同时也增强了文件的安全系数。

2 文书档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 重视程度比较低

随着信息时代的来临，人们对计算机网络的认识在不断加深，对人们的工作和学习带来了更大的帮助。就新阶段文书档案的管理工作来看，信息化建设状况并不容乐观，依然存在很多问题，如档案管理信息化建设规范化、合理化、科学化程度不高，信息软件应用杂乱等，此类问题的存在都影响着文书档案管理信息化建设工作的进一步发展。造成这种现象的主要原因就是因为重视程度比较低，领导信息化建设意识较淡薄，无论是人力还是物力上投入明显不足，不能针对社会发展的需要对原有工作制度进行调整完善，使其不能满足信息化背景下档案管理工作的需要，阻碍了文书档案管理工作信息化建设更深层次的发展。

2.2 信息化建设标准不完善

档案管理信息化建设存在明显的异构现象，而造成这种现象的原因就是建设标准不完善不统一，每个单位每个部门都存在自己的建设标准，致使建设完成后档案之间的共享性降低。信息化建设标准不统一不完善主要表现在以下几个方面，信息化建设软件缺乏必要的通用性和适应性；计算机与辅助设施型号等各方面匹配上缺乏统一性；文书资料归档缺乏统一和完善的分类编码和检索程序。同时，国家对此方面的管理力度也比较薄弱，没有相关的政策和法规对此文书档案信息化管理进行有效的引导和管理，很大程度上影响了档案信息化建设的进程。

2.3 存在严重的安全问题

文书档案管理信息化建设主要是建立在计算机网络系统上，而网络环境存在很强的不安全性，再加上档案具有很强的保密性质，这就对环境的安全性要求更为严格。环境安全问题主要体现在文件已经电子档案数据的安全，在网络环境下易受到网络黑客以及不良程序的攻击，在文档保存以及传递过程中也极易受到病毒和木马等感染，而造成文档资料受损或者缺失。另外，工作人员专业素质如何很大程度上影响了信息化建设的进程和质量，先进的技术和管理需要素质更高的人才，在文书档案管理信息化建设过程中，需要更为专业的计算机和档案管理人才，能够完成系统开发、服务咨询、信息导航以及程序维护等工作，保证档案可以在安全的环境内进行共享，发挥其具有的最大功能。

3 文书档案信息化建设实施策略分析

3.1 转变档案管理方式

文书档案管理工作传统模式主要是人工搜集、整理、归档等，而文档资料的载体为纸质、录像以及图片等，整个工作工序比较繁琐，并且工作量巨大[3]。想要有效实现文书档案信息化建设，首先要做的必须要转变档案管理方式，以计算机为基础进行文档资料的搜集整理，并建立完善的数据库，实现资源的重复利用和资源共享。另外，单位领导必须要增强信息化建设思想意识，加大人力、物力、财力支持，尤其是保证硬件设施的完备。并且还需要建立完善档案管理工作体系，日常工作必须要按照规章制度来进行，将档案管理工作逐渐由手工转变为信息化、自动化管理。

3.2 提高工作人员专业能力

文书档案管理信息化建设，对工作人员提出更为严格的要求，要求其不但具备档案管理相关知识，同时更需具备高超的计算机技能，熟练掌握信息化技术各项知识。针对此方面，单位可以为员工提供学习、培训的机会，是其可以熟练掌握有关的文化，管理以及理论知识，重点研究管理学、、数学以及计算机等方面内容，根据社会的发展不断丰富自身，保证能够满足信息化建设的需求。另外，可以通过竞聘的方式，选拔具有档案管理学、档案学以及目录学等专业知识的人才。档案管理工作的信息化建设，不但要求工作人员具有档案与计算机知识与技能，同时还需要其他员工与部门的支持，将日常档案资料等通过计算机来进行保存、传递等，为后期档案管理工作的顺利进行提供更多帮助。

3.3 建立完善数据库

建立完善数据库是文书档案资料共享的前提，档案一般都具有很强的保密性，是承载历史信息和公文信息的载体。通过档案管理中心建立完善数据库，可以对文书档案管理信息化建设提供更多技术支持。通过局域网以及内部网络的建立，可以真正意义上实现档案资料的网络化与共享化。通过信息检索等可以更及时便捷的为人们提供有价值有帮助的信息资料。另外，通过数据库可以帮助档案管理人员更快捷的对已入档资料进行修改整理，可以更有效的提升档案管理工作效率。

4 结束语

档案管理工作是影响单位正常运行的重要部分，在信息网络背景下对文书档案管理进行信息化建设，是社会发展的需要，同时更是档案管理部门持续发展的必然。我们需要坚持不懈的对此方面工作进行研究，并针对存在的问题进行研究，积极寻找解决措施，不断提升档案管理工作的信息化、自动化以及有效化。

参考文献

[1] 姚凤琴.分析档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].华章.2012，（19）：23-24

[2] 赵燕.浅议地质档案管理信息化建设的经济效益[J].中国商界（下半月）.2010，（08）：15-16

[3] 王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设.2011，（07）：14-15