电子档案管理方案范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、现代的档案管理工作的转变

（一）档案载体的转变

在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

（二）企业档案的分类变化

旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

（三）档案接收和保管上也有所改变

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。

无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。

二、电子档案工作面临的问题

（一）电子档案原件的真实性问题

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。

（二）电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

（三）电子档案保笛的长久性问题

随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

（四）档案管理软件的统一性问题

计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

三、建议采取的对策

（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

（三）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

（四）研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

建议由国家档案局牵头，研制开发适应电子档案管理现代化的软件，并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。

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目前阶段的电子计算机技术在人们生活和工作当中的作用越来越突出，并且其多样化的功能以及突出的使用效果，使得计算机的应用层面越来越广泛，这一点为人们的生活与工作带来了极大的变革，使得企业很好的节约了成本，并且办公的质量、办公的效率得以大大的增长。就目前的信息化时代而言，最为先进的档案管理方式，就是电子信息档案的管理，其对于企业的发展和进步有着极为重要的作用和意义。但是，由于电子信息技术在传输和存储的过程当中，存在着一定的安全漏洞，所以，还需要对相关的风险进行防范和控制，更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠。

1. 预防风险的措施研究

深入并且细致的对预防风险的措施方案进行研究和分析，是开展一系列工作的基础性环节，也是一项重要的工作步骤。防患于未然，是避免风险的最为有效的措施方案，而提前性的对存在的风险进行防范，则可以使得风险的代价降至最低。首先，需要建立起严格的限制权限，各个级别的工作人员需要在权限的范围之内进行工作，并且使用档案。同时，还需要进行逐级别的审批，保证审批工作的严格与可靠，进行工作权限的认定，注意针对信息进行管理和保存。最后，则是需要针对使用的规范，对使用的权限进行确认，对备份的文件进行必要的技术处理，防止信息的泄露，尽量的避免出现信息的整理复制备份。在档案信息使用的过程当中，也需要对其安全性进行研究与探讨，避免错误的操作、避免外界的干扰对操作造成不利的影响。对于整个档案信息的使用过程，进行监督和控制，做好相应的记录。

2. 避免风险的措施研究

针对档案的风险避免，需要从以下几个方面做起：

（1）加强最新技术的获取，同时全面的保证安全的可靠性。在计算机时代当中，信息的发展和安全技术不断的发展，相关的技术手段也是日新月异，而信息的档案规避风险，最为有效的方式，就是针对技术进行创新，只有通过这样的方式，才可以保证电子信息档案得到相关的安全保护。首先，需要对加密的技术进行提升，分级别、分层次的对档案信息进行加密处理，同时保证密码不会在一定的时间之内被更改，这样的操作方式更加有利于进行风险的防范。其次，还需要对适合的档案软件进行制定，选择最佳的软件进行数据的加密处理，并且保证用户安全的级别以及访问的授权、密码的设置等等，有效的确保信息的安全和档案的安全。

（2）培养工作人员的安全管理意识。培养并且提升工作人员的安全管理意识，是全面的提升档案安全管理的重要步骤之一。而电子档案使用过程当中的多样性，相关的操作人员消炎药保证操作方式的正确、规范和标准，同时避免档案的管理工作变得更加复杂。所以，必须要在实践的工作当中加强工作人员的安全管理意识以及档案管理的能力，这一点对于当前阶段的档案管理工作有着重要的作用和意义。

（3）风险的防范必须要做到及时的发现和及时的处理。档案信息的管理工作，是数据安全性的核心部分，而对于电子信息档案的使用过程之中出现的风险问题，也需要做到及时的发现和及时的处理，针对在计算机维修时期之内的风险，有关的企业还需要重点的注重对于可能存在的风险进行防范和控制，采取一系列主动的措施方案进行应对。尤其是对于当前阶段安全信息异常敏感的时代而言，还需要采取必要的、有针对性的并且切实可行的防范措施进行风险的控制和管理。

3. 分散风险的措施研究

根据上文的详细阐述和分析，可以对现阶段档案信息管理过程当中预防风险的措施技术以及避免风险的措施方案有着全面的了解和细致的掌握。接下来，将针对分散风险以及评估风险的措施进行深层次的研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

将档案信息管理的风险降至最低，最为常用的是转移的策略，其实质，是对风险进行分散，并且将风险转移至其他的地方，达到降低风险的目的和效果。在一般的情况之下，诸如针对配置的基本模式进行修改，并且购买相关的保险、外包至其他的机构等等，都可以达到分散风险的目的和效果，并且这一手段方式也是未来对于电子档案信息管理的极为有效的措施手段之一。通过这样的方式，可以使得档案的风险变得更加简单化，对于原来的电子信息进行必要的改进，使得电子信息的管理系统更加的先进，保证档案信息的安全和可靠。

4. 评估风险的措施研究

针对风险进行评估，是非常有效的降低风险的方式和技术，一旦风险发生，如何对风险进行评估，并且如何将风险所导致的损失降至最低，同时找到最佳的处理技术方案，是一项重点性的工作。针对风险进行评估的基本目的，是全面的保证风险的控制计划更加的合理、更加的科学与可靠，而在现阶段电子信息档案实施的基础之上，全面的针对风险所带来的影响进行分析和研究，并且对其后果进行探讨，是非常有必要的。对风险所带来的成本的损失进行探析，同时对档案管理引起足够程度的重视，但是在现阶段的工作当中，部分档案的管理者认为电子信息档案的操作是无危险性和风险的，所以，这样的观点就为风险管理工作带来巨大的阻碍。相关的工作人员，需要时刻的提醒自己，对于风险进行评估和防范，并且采取切实可行的措施手段，对风险进行控制，全面的确保电子档案信息管理的各个细小的工作环节，都得到了有力的保障，所有的工作都有着全面严格的监督控制。最后，在风险评估的工作过程当中，还需要对安全意识进行提升，对于各种类型的安全隐患，需要尽早的发现，及时的进行处理，保证在风险发生之时，将其所带来的危害降至最低。

5. 结束语

综上所述，根据对电子信息档案的风险管理与控制进行全面的分析和研究，从实际的角度出发，深入并且细致的对具体的风险控制和防范的措施方案，进行了深层次的论述，同时，对于分散风险的方式、评估风险的方式技术等，都进行了研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

参考文献

[1]王平.浅议电子信息档案的风险管理与防范的措施技术方法【J】.现代化电子信息技术科学资讯，2010.10：233-238

[2]刘昌化.试论现代化的电子信息档案管理工作的加强以及风险的防治【J】.黑龙江科学信息，2009.7：45-47

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[关键词]单位；档案管理；现代化；电子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。 

1 档案管理现代化和电子化发展的必要性 

档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。 

2 我国单位档案管理中的弊端 

我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。 

以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。 

3 单位档案管理现代化和电子化发展策略 

信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。 

3.1 建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养 

档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。 

档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。 

3.2 通过计算机管理档案资料库房 

在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。 

3.3 实现档案保存和查询的电子化和现代化 

在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。 

3.4 构建档案管理网络系统 

在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。 

4 结 语 

单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。 

主要参考文献 

[1]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场，2015（28）. 

[2]朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李丽鑫.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].城市建设理论研究，2015（21）. 

[4]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012（2）. 

[5]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报，2010（3）. 

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关键词：电子档案；网络安全；互联网技术；计算机技术；防火墙；防范措施

在我国当前的档案管理制度中，对于普通的纸质档案的管理工作而言，无论是在制度上还是技术上都已经取得了举世瞩目的成绩，在这类档案管理工作中，采用专门的档案室防盗技术以及专业的管理人员，且通过严格的文件调阅制度和保密文件便可以有效的保证档案管理安全。但是对于电子档案而言，这一制度却远远无法满足实际工作要求，没有制定出详细的、可操作的安全制度，电子大难管理人员往往在不经意间造成电子档案管理的漏洞，形成安全管理隐患。另外，计算机技术的飞速发展使得计算机工作机制和破坏手段层出不穷，这也给电子档案管理埋下众多的安全隐患。为此，在这里我们有必要对电子档案安全管理和防范措施进行分析。

一、电子档案安全管理问题分析

档案管理所要求的安全问题主要是针对电子档案的保存而言的，因此安全问题的存在可谓是每个档案管理人员都必须要重视和应对的问题之一。在目前的工作中，我们该如何解决科学的解决这些问题，使得其中存在的问题都能够科学解决，这就必须要从工作意识上给予应有重视，体现出电子档案安全管理的重要性。

1.传输安全问题

电子档案传输问题是最为突出的信息安全问题之一，在传输的过程中因为互联网本身是公开的、公众性的，因此极容易出现信息截取和盗窃现象，甚至的出现修改和伪造，这对于一些高度机密的档案而言无疑是致命的威胁。为此在这里我们必须要重点是传输问题。

2、真实性问题

电子档案在管理的过程中，真实性问题也可谓是最为突出的问题之一，它相比纸质档案而言存在着极为突出的特殊性。纸质档案上的单位盖章、领导签字都是具备着法律效应的，其真实性和合法性都比较容易鉴别和确认；而对于电子档案而言，由于它本身容易复制和修改的特点，其真实性和合法性很难得到有效的鉴别，从而存在着一定的制约问题。

3.保存安全问题

电子档案的长期的保存过程中存在着各种不同条件的制约和影响，它包含了载体机械的寿命、计算机软件和硬件设施的生存环境，电子计算机平台的一致性，这些问题的存在严重的影响着电子档案的保存问题，甚至给整个档案工作开展带来严重的影响。

4、病毒威胁

电子档案是基于计算机为基础存在的，它的管理、保存和利用都无法离开计算机这一辅助机械，而计算机本身因为存在病毒或者感染病毒的特征，同时其系统也容易受到恶意程序的供给，从而造成档案信息的安全威胁。

二、常见的电子档案安全管理与防范措施

电子档案的安全可靠运行不仅仅取决于数据本身的运行情况，同时也关系到所有与电子档案业务和服务相关联工作的开展。因此，电子档案管理的网络、主机服务器以及存储器上都需要具备极高的安全保证、管理以及防范措施，以保证电子档案工作的正常进行。

1、防火墙技术

防火墙是计算机内部网络系统与外部公共网络系统之间的首要屏障，也是最为关键的保护措施。在目前的社会发展中，无论是办公计算机还是个人计算机，防火墙技术都是普遍受到人们重视的。从理论上分析，防火墙位于网络安全的最底层，它是负责网络传输信息的安全认可与辨别的关键所在。在目前的防火墙技术利用中，不仅需要完成传统的过滤目的，同时更是要强化网络服务器的辨别与安全预防功能。当今的社会发展中，随着病毒种类的增多、黑客入侵的隐蔽，防火墙在研究的过程中也逐渐朝着这一方向迈进，逐渐形成了即会话访问、应用协议、用户资源分析为一体的综合性设置流程，从而保证通过网络边界的会话层能够得到一定的控制，为整个网络系统安全打下了坚实的基础。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网划分等安全访问控制措施。

2、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统，即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

3、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。

4、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

三、结束语

档案管理的安全管理是全国档案事业正在建设和发展的一项重要工程，档案管理工作应该转变传统的坐守库房的观念，利用信息技术提高档案工作效率，保证信息安全是档案管理工作的发展趋势，也是档案工作者面临的一个新的机遇和挑战。

参考文献

[1].雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

[2].王春森.系统设计师[M].北京：清华大学出版社，2001.

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一、安全风险

（一）环境风险

计算机的磁性载体性能与储备载体性能容易受到自然环境的影响，例如：环境中各因素产生磁场对其进行干扰、环境温度的变化对其造成的影响以及自然灾害导致的影响等，都会导致其性能变质，明显减弱其结构等，最终造成了音、像失真的现象以及数据丢失的情况。在医院，电子类的病历档案的内容是十分丰富的，涵盖的范围比较广，每天录入数据与调出数据的数量非常大，一旦受到干扰，其安全防护工作也将失去其有效性，使其受到很大的损坏，进而造成了巨大的经济损失。

（二）技术风险

虽然医院使用电子类的病历档案确保了其工作的便捷性，但是因为信息化科学技术本身的漏洞与缺陷也会导致病历档案的安全性受到影响，容易出现被非法增删、窃取和盗用的情况。这些电子档案都是存储于计算机系统里面的，基于信息技术、计算机水平的日益发展，我们只有对其软件与硬件进行不断地更新、设置具有高级功能的保护程序，才能确保其安全防护工作的有效性。

（三）人为风险

人为风险指的是相关管理人员、其他的操作人员人为地篡改电子病历或者人为地破坏电子病历的情况，一般都是管理工作的疏忽、操作的不规范以及蓄意的破坏导致的，其中，蓄意破坏情况的发生是因为相关操作人员利用电子病历来谋取利益，使用非正常手段来破坏电子病历的内容、载体或系统等。

二、安全防范的措施

（一）针对环境风险的防护措施

首先，要做好前端的控制管理工作，这是现代化的一种管理理念，可以促进其管理效率的提升，对其管理功能进行优化，把病历档案的保存阶段、形成阶段与销毁阶段等作为整体性的一个过程，即对电子类的病历档案进行管理时，要科学地整合并且系统地分析对其的要求、规则与目标等，通过前端来实现病历档案形成阶段涉及到的各项管理功能，提前实施各环节及其业务的重复性作业等，促进其重复作业及其滞后作业的减少，使其工作效率能够得到最大限度的提升。

其次，做好其安全和风险的评估管理工作。对电子类病历档案进行安全风险管理的工作涉及到的面比较多，安全风险无处不在，我们应该明确只能尽可能地对其进行有效的控制，无法对其进行消除。因此，对电子类病历档案进行安全风险管理的工作时，我们必须坚持风险评估的原则与控制费用的原则。因为对安全风险进行维护工作及其控制措施的实施工作都需要一定的成本作为支撑，与电子类病历档案相比，如果这些成本受到损伤的程度更大，就说明对其的控制措施具有较高的不合理性，不适当；我们还要明确，电子类病历档案的绝对安全性是无法保障的，所以，我们要有选择地对其进行安全风险控制，并且做好残余安全风险的控制工作，使其处于我们的能接受范围之内。对此，要结合损失的预期值和实施的成本来考虑安全风险的接受范围。

（二）针对技术风险的防护措施

首先，坚持静态保护与动态管理相结合的原则。明确系统管理的理念与观念，对于电子档案的生命周期及其每个活动、阶段与要素之间对接的有效性，我们要给予高度的重视，更好地强调系统的整体性与总体效应。做好静态风险的管理工作，指的是传统档案的安全维护工作，在对传统档案进行安全维护的过程中，我们加强对电子档案及其载体的管理以及对档案的库房内进行管理等；对动态风险所进行的管理工作指的是把电子类病历档案的管理工作由档案的库房内慢慢地延伸到其库房外，重视电子类档案信息的安全风险管理工作，在这个过程中，相关管理人员要尽可能地吸收新的安全技术与防护措施，并对其进行有效的应用。坚持静态保护与动态管理相结合的原则，确保其安全保护网络的有效性，使医院电子档案的安全管理工作能够得到有效的控制。

其次，促进管理实施的全面性与全程性。电子类的病历档案应该由文件录入电脑，然后再对其进行统一的销毁，或者是把它们作为永久性的数据信息保存于数据库之中，防止其被随意地割断，确保其形成以后整个过程的管理都能够具有较高的有效性，使每一个环节的信息内容都能够保持一致性。管理的全程性指的就是管理实施的全面性与系统性，结合其管理规则、操作流程与质量控制工作方面的要求出发，使其所有活动的目标体系、技术体系以及程序体系等得到积极地构建与覆盖。

（三）针对人为风险的防护措施

病历档案的相关管理人员可以对其内容与数据进行更改，并且权限不同的相关管理人员等也可以调取电子病历与更改电子病历，在这个过程中，人为操作不可避免。所以，我们要做好相关管理人员的素质加强工作，使他们具有良好的职业道德，增强其对外来诱惑的抵御能力。对此，我们首先可以对病历档案的相关管理人员进行培训，并且加大力度，组织他们学习相应的法律法规与专业知识，提升他们的专业素质与政治素质；其次，做好与各大医院之间的人员交流工作，促进复合型人才的引进

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关键词：电子档案；档案管理；风险管理；信息安全管理体制；不安全因素 文献标识码：A

中图分类号：G276 文章编号：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以计算机磁盘为基础对信息进行储存是电子档案的基本特点，在相互关联的互联网体系下形成了电子档案的巨大集合。在此过程中涉及到的形式主要有磁盘和磁带以及光盘等，而主要的表现形式则主要包括文字、数字、图表及图画等多种形式。上述电子档案不但可以储存于上述多种介质中，也可以储存于云端网络空间。对于电子档案来说，其自身具有极强的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒体继承及信息和载体的分离等多种优势。而电子档案虽然具有较大优势，但是自身也存在一定的风险。基于此，必须不断加强电子档案安全管理和风险防范的研究。

1 加强档案信息安全管理的必要性

对于档案来说，其自身与常规的信息存在一定的差别，档案会对企业自身的发展历程形成准确记录，更会对企业发展过程中的优秀成果进行准确记录，其将会为企业的经营发展提供极大的资料支持，对于所有资料进行科学分析，并形成企业发展的良好教材。而对于部分涉及国家政治、经济、科技、军事及文化等多方面的敏感信息时，倘若被非法利用，则会对社会和国家的安全性和稳定性造成极大的影响作用。在当前的网络信息时代，对档案信息的安全性提出了更高的要求。此外，档案自身所特有的原始性和不可替代性使其在数字环境中进行信息传递时对于可靠性的要求更高，因此在后期发展过程中加强电子文件的档案管理，提升信息安全性将会成为所有档案工作人员必须考虑的问题。

2 档案管理过程中存在的风险

2.1 管理方面的问题

（1）重视技术却严重忽视管理。在长期的电子档案管理过程中都极为重视对于技术的依赖性，但是却忽视了管理的科学性。在实际发展过程中仅仅认为加强防火墙和入侵检测等安全技术体系便能够保证体系的安全，但是安全的电子档案安全保证必须获得科学管理和技术的共同支持，因为缺乏管理将会使技术失去用武之地；（2）过于重视外部安全，但是忽视了内部安全管理。其实在电子档案管理过程中来自于内部的安全威胁远远大于外部，譬如对于岗位以及职责范围划分的模糊性和业务操作权限配置的混乱性以及计算机密码设置等多种问题都会使电子档案的安全性受到极大的威胁；（3）因为电子档案自身具有的多种特性，使其自身对于计算机系统存在极强的依赖性和非直读性以及载体不稳定性都和传统档案存在一定差别，在传统档案管理过程中形成的相关理念和思想并不能满足电子档案。在当前的档案部门针对电子档案的安全管理进行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多种前沿性研究，但是当前所形成的相关理论研究还尚未应用于电子档案的安全管理方面；（4）当前的电子档案管理人员自身的综合素养有待提升。对于从事电子档案的工作人员来说，其在实际工作过程中不但需要熟悉档案业务，更要充分掌握现代信息技术。在当前的电子档案管理过程中将会涉及到建档、接收、整理和利用等多个环节，在此过程中必须充分掌握计算机操作、网络技能应用等多项技能。而对于档案，所涉及到的管理人员都必须经过严格审核，并充分强化其自身的安全责任

意识。

2.2 体系认识方面的问题

保证电子档案的安全性已经成为档案行业中的基本共识，但是并没有获得全社会的普遍关注和认可，普通大众对于电子档案的安全管理意识还极为薄弱，对于传统文件的安全管理的重视程度不够。在当前的信息技术的发展时代，数字信息获取变得极为方便，该便利性使人们在电子档案的实际应用过程中并不能意识到失窃和丢失的可能，进而使电子档案管理在实际管理过程中缺乏基本的规划性。

（1）当前的档案部门在政府电子文件管理和国家信息化建设过程中所占据的地位并不高，而在相关政策法规的实际制定过程中也难以具有档案部门的加入，此外中央和地方在电子档案的管理过程中缺乏应有的协调性；（2）大量机构当前并不认为电子文件是正式性文件，更未将其视为重要资源，因此难以形成规范化管理。此外，纸质化的档案文档难以形成电子文件，更不会得到有效保管，由此造成的数字信息丢失也是难以忽视的重要问题；（3）当前的电子政务体系中对于电子文化的基本范围尚未形成准确界定，在实际工作过程中因为不了解邮件系统、网站、数据库及其他信息体系，对于文本文件之外的图形和图像以及多媒体等文件并不了解，最终也不能将其视作有价值的文件进行保存和

管理。

2.3 技术方面的问题

在我国长期的电子文件科学管理过程中都是以技术为基础进行的，但是因为支撑体系薄弱使得电子文件管理的重要技术指标基本都是空白，核心技g攻关都存在问题。而信息技术更像是双刃剑，其在保证电子档案信息安全的同时也对其自身的发展形成了巨大影响，其主要表现在以下四点：（1）硬件质量低下和功能欠缺以及性能落后等多种问题使得硬件系统常常无法发挥应有的作用，进而造成数据的丢失；（2）因为设计过程中存在的漏洞和使用过程中的不恰当，使得软件在实际运行过程中出现了大量差错，甚至造成系统的崩溃，最终对档案管理造成巨大损失；（3）因为计算机病毒和黑客的入侵使得计算机功能和数据受到巨大威胁，而随着多种病毒在网络中的蔓延使得数据出现泄漏，进而引发严重后果；（4）在服务器和储存系统的正常工作过程中对于周围运行环境的要求极高，倘若对于周围环境处理不当，将会因为恶劣环境使得计算机系统受到巨大

威胁。

3 电子档案管理风险的防范

在电子档案管理过程中存在多种风险，因此加强网络监督和监管其实是防范风险的重要方式，其也是保证电子档案工作正常开展的基础。在此过程中应当从以下四点入手：（1）对于相关法律的不断完善。在电子档案工作的风险控制过程中应当以完善的法律为基础。虽然当前关于电子文件的归档和管理的法律法规已经形成和实施，但是实际工作的效率和规范还必须加强和改善；（2）对于风险的规避与处理。对电子档案进行风险规避的前提是采用一定手段进行预防，依照电子n案隐藏的漏洞进行把控，避免档案在把控过程中档案内部信息遭到丢失。在电脑运行中，可以采取很多措施，其中降低电子档案风险发生比较有效的方法是引进先进的电子计算机技术，此种方法不仅可以保障电子档案的安全性，而且在保护其内部信息方面也有着显著的成效。在规避风险中也可以采用风险评估的方法，此方法主要是为了对电子档案进行全方位的分析，深入探析引起安全风险的因素以及这些不稳定因素所带来的安全隐患，所以制定一整套全方位的风险规避计划对电子档案管理人员来说也是种不错的方法。在风险即将发生时，必须通过一定的技术处理方式对于风险进行拦截和去除。在此过程中必须采取一定的既定计划对风险进行立刻处理，从而避免风险的不断恶化和蔓延，在风险出现之后，必须通过多种技术手段将系统风险降至最低。基于上述分析，对于风险的防范应当通过风险的识别、回避、转移、分散、控制等多个步骤进行控制；（3）对于电子档案的安全处理和管理必须获得高端技术的支持。该种方式也是风险防范的重要方式，在实际应用过程中通常会使用到数据加密、网络安全技术、病毒防护、身份认真以及病毒修复等多种安全技术。基于此，在电子档案管理过程中必须确保相关责任人能够对计算机网络技术的尖端知识和技术形成深入学习和理解，并对于所有操作人员的日常操作行为进行规范。在实际运行过程中一旦遇到多种技术问题，必须通过学习和资料查阅的方式，确保电子档案的真实性和准确性以及连续性；（4）进行规范化管理，在此过程中应当加强对于人员的管理，这是因为电子档案从形成到最终的存储都必须由人进行操作。还应当对于内部流程进行规范化管理，保证对所有环节的重视，而对于风险的防范也应当从所有环节入手。只有不断加强内部管理才能够保证电子档案在形成和鉴定以及销毁等流程的严格把控，最终保证工作的连续性。

4 结语

综上所述，在传统的电子档案安全管理中依然存在大量不足，进而使多种安全风险大量出现，对电子档案体系的发展造成了极大的限制。作为电子档案安全管理体系中的重要组成部分，在风险管理过程中应当不断加强风险预估，选择适当的安全控制方式对安全风险进行控制和规避。通过上述方式不但能够避免电子档案受到损坏，还能够有效促进我国档案事业的稳步发展。

参考文献

[1] 薛四新.文件档案信息安全管理对策研究――风险识

别与应对方法[J].档案管理，2011，（1）.

[2] 韩宝霞.试论电子档案的管理安全与利用[J].办公室

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【关键词】电子档案管理；科技进步；电子文件；应用1电子档案管理的现状

1.1档案管理的标准化进展缓慢，制约电子文件的整理与归档。 档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。

1.2计算机技术尚未大规模应用于档案管理。 由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推厂仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

2电子档案管理中出现的问题

2.1电子档案管理过程中出现的漏洞

2.1.1对电子文件原稿保存的忽视。 目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2.1.2信息安全与保密问题。 电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

2.2电子档案自身的缺陷

2.2.1电子档案的原始性、真实性、完整性问题。 对于纸质文件来说，肉容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

2.2.2电子档案的长期可读性问题。 当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。

3解决电子档案管理中问题的对策

3．1电子档案管理的原则

3.1.1规范性原则。 规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

3.1.2可靠性原则。 人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

3.1.3高效率原则。 档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电予化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统，是档案信息电子化工程的助推器。

3.2解决电子档案管理过程中问题的对策

3.2.1采取切实可行的信息保护措施。 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专‘机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

3.2.2重视和加强对档案管理人员的培养。 在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档窠人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

3.2.3加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。 软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护。参考文献

［1］李玲．浅谈学籍管理信息化的现状［J］.南昌教育学院学报，2010.

［2］殷涛．如何提高高校学籍管理工作水平［J］.重庆文理学院学报，2010.

［3］张安富，靳敏，我国高校学籍管理改革与发展趋势分析［J］．理工高教研究，2005.

［4］敖敏．高校应注意学籍档案管理人员心理素质的培养，内蒙古科技与经济．2003.9.119

［5］刘晓红．开发学生档案信息资源提高管理人员自身素质．浙江海洋学院学报．2001.9.60-62

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一、会计电子档案信息管理平台的搭建

1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3.形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1.寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1.完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2.引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制

统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。

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1．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。

2．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。

二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策

1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。

2．构建各类档案信息库。档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。

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一、数字化发展在高职院校档案管理中的重要价值

首先，电子档案具有体积小，使用寿命长，容易复制，传递速度快和便于存储等纸质档案不可比拟的优势。对目前的社会发展来说，电子档案具有更高的实用性。高职院校档案管理的数字化将会实现从纸质档案到数字化档案的跨越，对传统的档案工作产生了前所未有的冲击，具有很强大的影响力。其次，选择数字化也是高职院校档案信息工作发展的结果。高职院校是人才培养的重要基地，也是传承中华文明应用先进科技的主要机构，具有先进的文化理念。随着高职院校的不断改革发展，档案的门类不断增多，内容更加复杂化、多样化，当然数量也会更为繁多。高职院校档案数字化的管理方法恰好适应了高职院校的发展要求。再次，实行高职院校档案管理的信息化也是档案工作人员不断发展自身素质适应时代要求的选择。传统的纸质档案管理方式明显不能满足新型档案管理的需要，档案管理工作的内容也在不断更新，管理人员的知识结构也会进行相应的调整。

高职院校档案数字化建设是校园工程的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础，是档案信息资源共享的前提。为了使档案信息的利用更加方便、准确与快捷，更好地服务学校、服务社会，必须发展档案数字化。同时这也是国家信息化战略的发展要求。

二、高职院校档案管理的数字化发展策略

数字化是档案管理的必然趋势，目前正值库存档案向数字化转型的重要时期，库存档案数字化是档案数字化建设的核心内容。下文从数字化工作的科学性、实用性、工作途径和工作手段四个方面对高职院校档案管理数字化路径做了详细分析。

1.实现库存档案数字化

（1）优化数字化管理工作。档案资料数量庞大，其中含有大量鉴定后会做销毁处理的档案和未鉴定的档案。如果盲目地将这些档案悉数数字化，只会大幅度增加档案数字化管理工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。要制定科学合理的档案优化方案，做好库存档案的优化工作。根据高职院校档案管理的具体情况以及高职院校档案所属年代、使用频率、保密级别和保管年限等等，对库存档案的优化工作制定出一份科学合理的方案。

（2）有选择性实施数字化发展。根据制定好的档案优化方案，评估鉴定库存档案的利用频率、实用性和价值，按照高职院校档案的保密等级、内容优先级和年度优先级三个方面确定档案数字化的合理范围。首先对那些急需修补的档案和利用频率高的档案进行数字化，确保库存档案资源的有效利用。针对不适合现有的数字化档案管理方法的档案，例如没有解密或密级较高的、暂时不用的和保存价值较高的档案，可以暂时不进行数字化，待档案管理的数字化科技条件进一步发展成熟之后再做科学安排处理，档案信息数字化是有条件有选择的数字化。

（3）选取多种工作手段。目前使用的数字化手段多种多样，比如拍照、扫描、著录编辑等，可以根据库存档案的不同类别，采用不同的数字化手段。针对著录是要特别注意的问题、扫描后的处理办法和扫描的分辨率等等要制定出合理的规范标准，用以提高档案管理工作的效率。由于纸质的文档扫描以后，其本质是图片，依然不能实现全文检索，虽然能通过屏幕进行阅读打印，但打印的文档存在两大问题，首先，费用高，其次，不能起到凭证的作用，需要原件复印以后加盖档案证明章才能有效。声像、实物档案等文件资料可以采用拍音频视频采集或拍照的手段首先形成电子文件，然后上传至高职院校档案数据库。之后，还要对电子文件的单位及人员名称、活动内容、获奖情况等进行著录编辑。

2.实现电子文件档案化

实现高校档案信息化管理的另一个重点内容就是电子文件的建设。

电子文件档案化的第一个要求就是完善档案管理制度，把电子文件的归档纳入管理制度当中去。完善的档案管理制度对档案管理工作起着事半功倍的作用。对于纸质文件相应的电子文件要做到及时的收集并准确注明移交情况，实现文件的远程利用和全文检索。电子文件要有统一的的格式命名标准，例如工程图纸使用DWG格式、图片统一采用JPEG格式、文档使用PDF格式等等。同时，由于电子文档大多是纸质文档转换孤傲来的，内容也与纸质文档相同，因此归档时还要注意避免重复。