档案数字化管理方案范文

导语：如何才能写好一篇档案数字化管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理

0引言

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。

1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项

目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。

2房地产档案管理的特点

2.1专业性和项目性

专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。

2.2分散性和集中性

房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。

3数字化技术在房地产档案管理中的应用

3.1在档案检索和查询中的应用

数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。

3.2在系统权限设置方面的应用

在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。

3.3在档案统计工作中的应用

随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。

3.4在档案分析中的应用

所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。

4加强房地产档案管理数字化的策略和方法

首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。

5结语

数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。

主要参考文献

［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).

［2］赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程［J］.黑龙江档案,2016(4).

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1 数字化档案管理体系概述

在数字化档案管理体系当中，档案信息综合管理系统与网络信息共享系统是重要的组成部分。其中，前者主要包括数字化处理子系统与档案信息管理、信息服务和数据库管理子系统，而后者则主要包括了信息子系统与Web管理子系统[1]。从整体角度分析，可以说数字化档案管理体系是以现代化信息技术为切入点，将档案信息作为关键内容，充分利用先进且高效的开发模式而构建的具备多用户标准的分布式档案信息资源管理系统。

2 现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构

因数字化档案管理体系在我国的发展时间不长，因而始终存在不完善之处，具体表现在以下几个方面：

第一，领导机制严重缺失。近年来，科学技术的发展速度不断加快，而人们也逐渐认知数字化档案管理机制的重要作用。然而数字化管理在我国发展时间并不长，正处于关键的发展时期，因而很多内容都需要不断摸索，导致数字化档案管理体系的系统化领导始终不完善，难以构建完善的数字化档案管理工作机制。

第二，保障机制严重缺失。建立数字化档案管理体系最关键的就是要有充足的管理专业人才，然而在实践过程中，人才总量严重不足且结构存在一定的不合理之处，尤其是创新复合型的人才短缺。另外，在对数字化管理人才能力培养与吸纳方面仍有待完善。以上都是影响数字化档案管理机制作用发挥的主要因素。另外，在软硬件投入方面也存在诸多不足之处[2]。当前，档案馆现代化管理的设备与设施更新速度缓慢，难以满足社会与现代档案发展的步伐。其中，档案管理软件的功能相对单一且水平不一，难以与数字化档案管理体系发展需求相适应。

第三，网络安全性能有待提高。在科学技术快速发展的背景下，病毒的种类也更加多样和复杂，严重威胁了网络安全。在实践中，大部分网络系统都会受到攻击，而损失也十分严重。由此可见，数字化网络安全的问题也是亟待解决的问题之一。

3 建立数字化档案管理体系的有效方法策略

3.1 建立并健全领导管理机制

领导层人员应正确认知自身职责的重要作用，进一步强化对于数字化档案管理体系建设的组织管理工作，以更好地构建具有可行性的档案管理机制。在此过程中，将综合档案的数字化管理作为切入点，形成数字化档案管理网络，以保证系统整体环环相扣，进而增强组织领导机制功效的发挥。

3.2 数字化档案管理体系保障机制的构建

所谓的数字化档案管理体系保障机制，具体指的就是实现数字化档案管理团队的专业水平与综合素质，在增加成本投入的基础上，实现档案管理服务作用的充分发挥。所以，各级领导应给予数字化档案管理工作一定的支持，注重对于数字化档案管理系统的资金投入，以保证专项经费的使用充足，实现数字化档案管理体系的正常运转[3]。与此同时，需要及时更新档案管理工作人员知识结构，确保档案团队不断注入新的活力与力量，进一步推动档案工作的数字化与现代化发展。在培训方面，档案部门应当针对不同的对象与需求，采取因材施教的方式，构建具有针对性的培训体系。在此基础上，应定期开展数字化档案管理讲座，全面培养档案管理工作人员的数字化管理能力，通过数字化档案管理的培训，不断获取更为丰富且先进的业务知识。

3.3 注重网络安全管理的重要作用

在网络安全问题方面，最重要的就是病毒防治、恶意攻击的预防以及信息存储与传输过程中的安全问题等等。其中，在防治病毒方面，需要与档案部门实际状况相结合，将防毒软件安装在工作站、互联网网站以及文件服务器当中，以实现多层防御。在恶意攻击的预防方面，效果最明显的就是设置防火墙以及安全岛。以功能与实现原理角度分析，防火墙技术具有一定的大众化特征，并不会增加档案管理部门的经济负担[4]。而对于安全岛的设置来说，其安全程度更高，然而价格也相对较高。为了实现经济性的发展目标，建议档案管理部门采用防火墙技术。如果经费充足，最好采用安全岛设置作为预防措施。在信息存储与传输过程中，应采取加密体制，效果最理想的就是公钥基础设施。另外，操作系统的安全问题同样值得高度重视，可以通过对操作系统的安全防治来达到预防的目的[5]。而在灾难恢复与数据备份方案，所采取的安全措施并不能够确保档案馆不遭受损失，因而，数字档案管理体系恢复系统与容灾系统应当有机结合静态备份与同步备份的方式，最重要的是要事先制定应急响应的措施。

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【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化

近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

作者简介

杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。

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Abstract: With the economic and social development, information disclosure has become a hot issue. To gradually improve the housing system reform, real estate information files management, have gradually drawn much attention. This article analyzes the current problems in the management of real estate records and discusses real estate information management methods.

关键词:档案管理;数字信息化;房地产

Key words: file management; digital information; real estate

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)12-0120-01

0引言

房地产档案是记载城市房地产行政主管部门在房屋权属登记、调查、转移、变更等房屋产权管理工作中有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史资料。它在促进经济发展、推动城市建设和保障社会稳定中发挥了很大的作用。随着房地产业的迅猛发展,房地产数字档案的出现,房地产档案的数字化管理也伴随着信息时代的步伐,发挥了越来越大的作用。然而由于房地产交易活动中出现了大量电子文件,对电子档案收集的规范缺乏理解,使电子文档得不到有效的管理,影响了信息系统的服务水平。如何通过创新管理理念、管理模式、优化房地产市场信息系统,扩展服务功能,使房地产数字档案在收集、储存、传送和利用上有所突破,已成为房地产档案工作者急待研讨的重要课题。

1房地产管理存在的问题

由于产权档案跨越的历史时间长,不同的历史时期,对于产权档案的管理要求不一样,不同历史时期的档案管理人员知识结构和专业素养不同,对于产权档案的认识不一样。在产权档案的管理工作中,存在一些普遍性问题。

1.1 产权档案的抗风险能力有待提高。房地产档案是非常宝贵的历史资料,产权档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响,产权档案的抗风险能力低。

1.2 产权档案具有明显的时代特征,产权档案质量良莠不齐。由于产权档案跨越历史时间长,不同的历史时期,产权档案存在很大的差别。随着科学技术的创新和发展,我国在各方面都发生了很大的变化。

1.3 产权档案载体单一。特殊载体的档案要求采取特殊的保管方法。但在实际工作中,产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力,这些档案没有得到特殊的管理,导致产权档案在内容上不够完整,在载体上不够丰富。

1.4 产权档案收集面狭窄。产权档案与房地产现状的不一致。因此,产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的,档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节,否则该归档的产权档案就难以收集齐全。

1.5 对不符合要求的资料,难以及时纠正。

2房地产档案数字信息化管理方法

2.1 推进房地产档案馆数字化。实现房地产档案馆数字化是房地产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字化房地产档案馆,首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索,无论传统服务还是远程服务,均可无偿义务提供;但网上深入查询或特殊专题检索、下载等,应为有偿服务;对于科技成果,还应收取成果转让费。另外,关于档案开放范围和权限问题,要设立相应的访问权限。对于那些可以对公众开放的档案,公众可在公共网上查询、利用;而只可对内部人员开放的档案,只能通过上内部局域网查询、利用。开放式数字化房地产档案馆的建立,必将进一步提升房地产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2.2 完善房产档案信息收集、检索系统。为了全面、准确地收集信息,就要将房地产档案信息系统与房地产交易系统有机地结合,将房地产交易过程中产生的房屋产权信息,自动归入房地产档案信息系统,形成文本信息。另一方面,要利用扫描仪、数码相机等先进设备,将有关资料以图像信息方式归入房地产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能,建立起完整、准确的房地产档案数据库。由于房地产产权频繁异动的特点,房地产档案的更新速度很快,因此,在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制,保证房地产档案信息与房地产产权状况的同步变动,这是房地产档案管理的核心所在。由于房地产交易涉及面广,这就要求建立高效的房地产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同,对房地产档案信息要求也不相同,因此,必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,实现万能检索,从而提供高效、便捷的查询服务。

2.3 建立准确的房地产档案数据分析系统。房地产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要,而且也应该为职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房地产档案数据分析系统,以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使房产需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的。

2.4 提高管理人员的综合素质。档案信息化管理的日趋完善,要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状,应不断提升自己的业务水平、组织管理能力,主动、及时地加强政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识的学习,做到依法治档,使档案得以安全保管和科学利用。要熟悉档案工作的法律法规,及时贯彻落实有关档案管理的新规定。执行新规范,密切注意国内外档案工作的发展动态,借鉴先进的管理经验和技术,不断提高管理水平,促进档案事业逐渐实现法制化、规范化,推进档案工作的发展。

推广使用新归档方法,减轻档案工作量和劳动强度,提高工作质量和工作效率。实现档案管理的现代化,是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥信息服务功能。

参考文献:

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关键词：数字化；房地产；档案管理

现阶段，基于数字化技术的房地产档案管理技术以其巨大的存储量，智能化以及可以实现信息共享等优点已经逐步取代传统的以手工操作为主的房地产档案管理技术。基于数字化的房地产档案管理在房地产行业的广泛应用，大大提高了房地产档案管理的速度，促进了资源共享，满足了当今房地产行业信息化的需求，提升了房地产档案管理的质量，推动了房地产行业的发展。

1 房地产档案数字化管理的内涵

1.1 房地产档案数字化管理的含义

房地产档案数字化管理是基于数字化技术的档案管理，具体是将传统的房地产档案资源通过先进的数字化信息技术处理转化为数字化的信息并将其进行保存，主要的数字化信息技术有数字摄影技术、数据库技术、计算机技术、扫描技术等。然后将保存的数字化信息通过网络信息技术实现资源的共享，形成一个档案信息化的数据库，再由计算机系统将档案信息化的数据库实现房地产档案数字化管理。通过房地产档案数字化管理，大大提高了房地产档案管理的效率与质量，促进了房地产实现信息化与数字化。

1.2 房地产档案数字化管理的原则

1.真实性

房地产档案数字化管理具有真实性。真实性是档案管理的首要原则，房地产档案在数字化管理的过程中及时纠正错误的档案信息，数字化技术的应用也将房地产档案信息透明化，提高了房地产档案管理的准确性与真实性。

2.快捷性

房地产档案数字化管理具有快捷性。房地产档案管理通过数字化技术，将传统以手工为主的档案管理转化成以信息技术为媒介的档案管理，实现信息的数字化，提高了房地产档案管理的速度，对于档案管理的工作人员来说，也提高查阅档案资料，修改档案信息等工作的速度，实现了档案信息快捷的浏览。

3.安全性

房地产档案数字化管理具有安全性。数字化技术的应用，保障房地产档案管理实现了信息的安全，使得档案信息不再受人为因素危害，避免了房地产信息的泄露与流失，以信息化的方式保存提高了房地产档案信息在存储过程中的安全性。

2 房地产档案数字化管理的现状

我国房地产档案数字化管理从上个世纪九十年代开始的，虽然时间不是很长，但也取得了很大的突破。房地产档案管理从传统以手工为主逐步过渡到了信息化档案管理，对我国房地产行业起到了极大地推动作用。然而在房地产档案数字化管理的发展过程中仍然存在一些问题。这些问题的出现，阻碍了房地产档案数字化管理的发展，具体归纳为以下几点：

（1）收集存储档案信息的过程中存在问题

数字化信息技术的应用的确使得房地产档案管理实现了快捷与便利，但是与此同时，发达的互联网信息每天的更新速度也是相当迅速，这就使得房地产档案管理的信息在整理与搜集的过程中存在一定的难度，这就可能使得档案信息出现缺失。事物的好坏都是相对的，在信息便利的同时，仍会出现各种不可避免的难题，阻碍房地产档案信息管理的发展。

（2）缺乏创新的服务理念

传统的房地产档案管理以服务消费者的理念为主，一直延续到现代基于信息化的房地产档案信息管理。长时间以来，房地产档案管理只是提供消费者便于查询或者证明档案信息等表面上的工作，而档案管理人员忽略了对档案信息深入的挖掘与创新，只停留在表面，没有对档案信息进行深入的开发。因此档案管理人员应变被动为主动，提高自身创新的服务理念，深入开展房地产档案管理工作。

3 房地产档案数字化管理的改进措施

3.1 建立健全房地产档案数字化管理制度

建立健全管理制度是房地产档案管理改进的重中之重。只有建立健全管理制度，房地产档案管理才能够有章可循，严格根据管理制度来实现房地产档案管理工作。档案管理制度的内容如下：一是严格管控机密档案，对房地产档案进行机密性分级，对机密指数高的档案内容进行加密处理，或者将其与其他档案资料分离开单独脱机储存，避免档案内容的更新与修改。二是加强房地产档案管理的环境保护工作。对房地产档案管理的机房人员的出入进行严格的管理，并且对档案管理的环境条件给予充分地保障，防护自然灾害的发生。三是对房地产档案管理应用系统实行安全保障措施。对档案管理应用系统的操作权限，监督管理，数据恢复管理，档案备份管理以及计算机软件的防护管理工作严格落实到具体个人，并通过相关的互联网技术预防对房地产档案进行人为的随意更改。严格按照房地产档案数字化管理制度，加强房地产档案管理的防护工作。

3.2 加强创新型档案管理人才的培养

培养创新型的档案管理人才对改进房地产档案数字化管理起到十分重要的作用。要调整档案管理人才的知识结构，培养高水平，具有创新意识的人才队伍。使其对档案管理的维护，存储与整理工作可以深入细致的开展，使其能够熟练掌握数字化信息技术，提高管理人员的业务水平，促进数字信息化对房地产档案管理的建设。

3.3 建立健全电子档案信息系统

传统的房地产档案管理是通过人工录入档案信息，而基于数学化的档案管理通过先进的数字化信息技术，例如扫描技术，将房地产档案录入房地产信息数据库，保证了档案的准确性与完整性。要保证电子档案数据系统的完整性才能使得房地产数据信息准确无误。同时，还要建立档案目录数据库，这样有利于档案管理人员方便整理，查询档案信息，使得档案管理工作井然有序。因此，建立健全电子档案数据系统极大地改进房地产档案数字化管理。

4 房地产档案数字化管理的意义

房地产档案数字化管理对房地产档案管理具有重要的意义。数字化的档案管理将房地产档案信息转变成方便快捷的电子档案，使房地产档案信息实现了共享，提高了房地产档案管理的效率与质量，改变了传统的房地产档案管理模式。通过基于数字化技术的房地产档案管理模式的运用，使房地产行业实现了互联网时代的变革。随着改革开放和数字信息化的深入建设，房地产行业也将不断发展壮大。

5 结语

基于数字化技术的房地产档案管理是房地产档案管理发展的必然趋势。运用数字化技术也将成为房地产行业未来发展的重要目标。数字信息化将房地产档案信息通过电子档案信息系统存储与互联网中，实现了信息的共享，使房地产档案信息由有形变为无形，方便整理与查询，促进了房地产档案管理的数字化发展，实现了房地产行业在互联网时代的变革。

参考文献

[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014，（21）：154-155.

[2]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013，（2）：47-48+58.

[3]张小虹.房产档案管理中数字化技术的用分析[J].科技创新与应用，2012，（12）：290.

[4]陈永霞.数字信息化在房地产档案管理中的应用分析[J].现代商业，2014，（24）：64-65.

[5]杜海.关于房地产档案管理数字化的思考[J].电子技术与软件工程，2014，（21）：18.

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【关键词】数字化校园环境 学籍档案 管理方法 技术

随着信息技术的发展，当前校园环境已经逐渐向着数字化的方向转变，在这种形式下，校园管理理念不断发生变化，学籍管理方法与技术不断创新。管理者利用数字化技术对学生学籍档案进行统一管理，逐步建设起数字化管理系统，有效提升了学籍档案管理水平。

一、当前学籍档案管理中存在的问题分析

首先，当前还有相当一部分学校对于学籍档案的数字化管理不够重视，档案数字化管理还没有完全普及，尽管应教育部门要求在信息库中录入了学籍基本信息，但是这些信息并不全面，不能满足社会的查询需要，对与能够反应学生综合能力的信息，例如参加过的重要活动、获得过的奖项以及专利等还是要通过纸质资料来查找。

其次，对于学生的学籍档案存在多头管理现象，导致信息孤岛的形成。由于学籍档案中的材料由多个学生管理部门提供，例如，教务处负责提供学生个人基本信息、入学以及毕业信息等，而学生处则提供学生的奖惩记录以及就业信息等，各个部门在管理的过程中存在不统一的问题，不能建立紧密联系，形成信息孤岛，导致学籍材料不能及时归档。

最后，电子文件归档方式与先进的数字化管理模式不适应。很多学校在对电子信息进行归档时，都是采用磁盘拷贝的方式，安全性得不到保证，有可能会出现信息丢失的现象。同时，由于这些信息来自不同的部门，因此存储信息的格式也不统一，无法与先进的软件平台相适应，这无疑会增大管理难度。

二、数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术

（一）明确学籍归档范围、加强数字化管理

首先，各个学校要对学籍归档范围进行明确，突破传统思想观念的束缚，将数字化材料列在归档范围内，管理者要认识到档案数字化管理的重要性。数字化材料中不仅要包括学生的个人信息（如求学经历、专业信息以及研究方向等），还要将能够体现出学生特长的信息包括在内，例如兴趣爱好、参与过的重要活动、获取过的奖励以及专利等，使用材料的部门可以根据这些信息判断出学生的能力，既是对学生负责，也方便了使用者。

（二）学籍信息的采集管理

学校应该加强对数字化学籍档案管理系统的建设，做好学籍信息采集的规划。首先，学校各个部门应该明确自身所管理信息的内容，管理部门根据规章制度制定管理规划，对这些信息进行统一管理；其次，各个部门所管理的内容虽然不一样，但是管理人员一定要认识到这些信息并不是孤立的，部门之间应该加强联系，使用统一的形式来存储这些信息，档案馆在对这些信息进行汇总以后，将这些信息嵌入到数字化管理系统中，保证这些信息的真实性和完整性；最后，对于学籍档案信息的更新要及时，保证系统中所存储的资料是最新的。

（三）归档技术分析

对于学籍档案信息的归档有一个要求就是要做到“实时”，这就需要数字化技术提供基本支持。要想做到实时归档，就要创建一个档案化的标准接口，这个接口有两个功能，第一要能够对信息进行发送、完成数据迁移过程；第二是对数据在完成归档以后，要能够自动对其进行档案化处理，保证这些信息的“标准性”。具体做法如下：首先，向各个管理部门采集学生的所有信息，并将这些信息分成两类，其中一类是共享信息，包括学生的一卡通信息（姓名、性别、学号以及以及学院等）、毕业论文信息等，将这些信息放在数据管理中心共享，因为这些信息除了档案管以外，其他很多部门也会需要。还有一类就是非共享数据，包括学生学籍的变化情况、求学期间的成绩以及答辩材料等，相关部门要将这些数据及时归到数据库中。接口程序会对这些信息进行档案化处理，将这些自动分类、编号，同时盖上归档章等，这样就在归档的同时完成了预立卷工作。

（四）纸质档案与数字档案的统一管理

目前很多学校在档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是学籍档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设数字化学籍档案管理系统的同时，也加强对纸质档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。首先，学校要将学生作为基本管理单位，建立起一个个独立的学籍档案案卷，其内容与电子学籍卡保持一致；其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现纸质档案更新滞后的现象；最后，纸质档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。

三、总结

在数字化校园环境下，学籍档案信息的数字化管理已经成为一种必然选择，各个学校应该积极建立数字化学籍档案管理系统，丰富学生档案内容，并对所有信息进行统一管理，并做到实时更新，除此之外还要加强对纸质档案的管理，二者之间做到同步统一，不断提升学籍档案管理水平。

参考文献：

[1]成小芬，陈国钧.高校学生档案的数字化建设[J].南通纺织职业技术学院学报，2013.

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1 档案数字化的质量控制

所谓的质量控制就是为了提升档案管理工作的效率，提升档案工作的质量所采用的一些技术，这些技术可以对档案管理工作中的一些缺陷进行消除。在档案管理实现数字化的过程中，必须对其质量进行控制。

1.1 质量控制的内容

第一，选择数字化方案。在进行档案管理工作的过程中，要根据档案的特点以及保存的形式来制定相应的计划和方案，所以，进行档案数字化也是如此，数字化方案的制定要尽量符合标准，其中包括档案数字化的原则，技术水平以及操作方式等等。

第二，要选择正确的数字化软件。在实际的工作中，数字化的软件种类繁多，特色各异。在选择的过程中，相关的技术人员要做好调研工作。选择符合档案管理工作的现状，同时能够做到效果最大化的数字化软件，进而提升档案数字化的效率。

第三，人员选拔和培训。提升档案数字化质量的主体是人，因此，做好人员的选拔工作和培训工作是至关重要的。具体来说，工作人员的专业技能和实际的操作能力是选拔的关键，同时其职业道德和专业素质也要达到相应的标准。定期进行人员的培训也是一种较为重要的形式，不仅要将专业的知识进行灌输，同时还要对档案管理的相关制度和规定等进行明确，另外，相关的工作人员还需要对档案管理的相关软件进行熟练掌握，这样才能促进档案数字化工作的效率。事实上，人员选拔和培训所涉及到的内容较为广泛，管理人员应该做好充足的计划。

第四，检查、监督、验收和评估。这可以说是质量控制的最后一个环节，档案数字化的质量主要依靠这一环节来决定。需要注意的是，检查的对象包含的内容相对较广，除了一些设备之外，人员的工作状况以及工作的流程等都是比较重要的方面。所谓的监督就是要根据实际的工作状态找到档案数字化过程中存在的问题，并且提出相应的解决措施。如果监督工作中遇到一些不能解决的问题，需要向上级部门报告。另外，验收工作就是要对画幅的完整性以及清晰度等机型检测，对档案的质量进行扫描，档案信息的数字化成果要充分应用到计算机系统中，做好综合的评价和分析是至关重要的。

1.2 质量控制的手段

第一，明确分工和责任。对档案数字化的集成进行质量控制所采用的手段多样，其工作方案，档案的总量以及数字化的程度不同，因此，相关工作人员的工作任务，工作量等都存在着明显的差异。要想对质量进行严密地控制，需要将分工进行明确，同时明晰工作的思路。

第二，建立健全规章制度。对于档案数字化的流程来说，做好档案信息的建设工作具有重大的意义。在实际的工作中要以健全的规章制度作为指导，同时，实现档案信息的共享。要根据国家制定的规章制度和法律法规来对档案信息的质量进行规定。

第三，落实适当的奖惩制度。为了激励档案工作人员的积极性，可以采用相应的奖惩措施，由于档案数字化工作的系统性和基础性较强，因此，要根据工作人员的优点和缺点来采取相应的奖惩措施。

2 档案数字化的安全保密控制

2.1 安全保密控制的内容

安全保密工作是档案工作的重要内容。档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。

2.2 安全保密控制的手段

安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。

2.2.1 加强教育，提高人员思想素质

档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。第三，组织定期或不定期抽查，发现问题及时纠正，并对参与人员进行批评教育。

2.2.2 强化人员管理

人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。此外，对于退出此项工作的人员，要及时收回其证件、门禁卡等，并在门禁系统中删除他们的认证权限。

2.2.3 落实制度建设和安全系统建设

安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。同时，还应落实安全系统建设，强化技术防范手段，配备安全防护设备，配置信息安全设备和软件，确保档案实体、数字化加工设备和档案信息的安全。制度建设和安全系统建设相辅相成，缺一不可。

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一、加强电子文件收集归档，防止资源浪费和重复建设

电子文件归档工作在基层档案室完成，这是档案信息化建设的前端基础工作。青岛市自2002年即开始了电子文件归档的试点工作，通过试点提出了纸质文件与电子文件“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）的管理模式，得到了国家档案局的认可。为此，市档案局专门开发了适应电子文件归档管理和立卷改革需要的“易初（机关）档案管理系统”，在市各级机关使用，确保了电子文件的归档保存。青岛市市直机关2002年度电子文件归档并移交市档案馆2万多件，文件级目录20多万条，电子公文归档率达到80％以上。2003年度各进馆单位文书档案电子文件归档率基本达到了100％（会议记录和保密文件除外）。

二、建设数字文件中心，深化电子文件归档工作

随着电子文件收集归档工作的深入以及电子政务工作的推进，市档案局提出了建立青岛市数字文件中心的设想，该项目列入了2004年青岛市电子政务工作试点示范项目，并得到了一定的财力支持。建设数字文件中心的目的是在对各级机关产生的数字文件的收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上，将数字档案信息接收到数字文件中心，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户提供利用服务，最终建立起涵盖青岛市、区二级机关的数字档案信息的服务平台。数字文件中心的建设既是对网络环境下档案馆室业务建设模式的一种探索，也是对进馆数字档案的一种前瞻控制，适应了网络环境下档案管理工作的发展，对提高进馆档案数字化率奠定了坚实的基础。

为配合数字文件中心的建设，2004年7月，青岛市档案局与市电子政务办公室联合印发了《关于印发网络环境下馆室一体化实施方案的通知》，为数字文件中心的建设提供了制度保障。方案提出了文件归档移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案工作监督指导馆室一体化等具体实施内容。方案要求凡应依法向市档案馆移交档案的机关、团体和具有行政管理职能的市直事业单位，应于2006年底以前分期分批加入数字文件中心，实施馆室一体化。区（市）直机关、团体应在“十一五”期间全部完成。

三、开展数字化档案室建设，控制进馆档案数字化率

青岛市各机关都建立了自己的局域网络（包括依托电子政务网络建立的虚拟网络），基本实现了网络化协调办公。这就对本机关档案信息的需求提出了较高的要求。青岛市档案局从推进档案信息利用出发，按照青岛市数字档案馆建设规范，于2004年初提出了建设数字化档案室试点工作，得到了支持和拥护。市直机关共有23个单位列入了试点工作，至2004年9月份完成了室藏档案数字化任务，共数字化档案近百万页。这些数字化信息丰富了各机关网络信息的内容，解决了档案进馆数字化问题。同时开展数字化工作，也带动了档案信息内容产业的发展，仅某扫描工作室通过承接数字化业务，就解决了几十人的就业问题，并收到了可观的经济效益。

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1.1电子商务中档案工作内容发生了变化

电子商务是指商品贸易的整个过程都通过电子手段来完成。它强调的是利用计算机网络把卖家、买家、合作方和厂商在企业外部网、企业内部网和因特网相结合的应用。贸易活动是通过网络来进行的，如查询原材料、定购、展示产品、成品储运和电子支付等活动，其核心内容是互相交流和沟通信息。随着新计算机网络的发展和应用，为企业档案工作者提出了新挑战，档案人员不仅要保管和收集好企业档案资源，还要了解更多的企业需求，设法使服务内容扩大。第一，要构建企业信息资料库，通过选取一些有价值的信息资源上网，该资源既能树立企业形象，又能体现企业优势，来展示和宣传自己，从而达到占领市场和吸引客户的目的。第二，要多方获取有效信息，构建一套高效的、科学的、灵活的、多功能的紧盯市场的企业档案信息管理体系，为企业的领导决策、经营生产全程主动地提供多层次的信息服务。

1.2企业档案载体发生变化

企业信息技术的应用，使信息数据的远近交换、传递、处理得到了适时的实现，企业在经营、生产、管理等各项活动中形成的纸质文件逐渐减少，取而代之的是电子文件，电子文件不仅办公进度快捷，而且具有极快的传递速度。电子图纸也在大量出现，其优势也是手工绘制所无可比拟的。计算机辅助设计能够对产品图纸的设计进行随意修改、查询和存储，既方便又快捷。比如开发或生产一项相对较大的产品项目可能需要产生上万份图纸，同时有些还要继承原产品的许多成果，因此电子图纸的生命力更加旺盛，而且电子图纸的保存比底图的保存更有意义，还省力、省时、方便。变化了的载体形式深刻影响着传统的档案管理模式。

1.3企业档案分类发生变化

企业电子文件的大量出现，大大冲击了传统的分类方案，如人事档案、基建档案、产品档案、会计档案、科技档案、文书档案等分类方案，逐渐被企业信息化集成系统流程的设置、各个管理模块所取代。一份完整的档案信息计算机依据工作需要随时进行调整或设立相应类目，虽然不同企业档案信息有着不同的分类方法，但不容置疑的是计算机的管理使档案分类与企业的管理、经营、生产等各种状况更加贴近，具有更加规范、科学和详细的档案分类。

1.4档案信息利用方式发生变化

为了使企业信息化和电子商务进一步发展，构建企业完善的信息管理系统，必须加强企业信息资源的开发利用，在企业经营、生产的各环节充分开发和利用信息资源，使企业经济效益和竞争能力增强。档案既是企业的无形资产，又是重要的企业信息，应充分利用信息技术，加大资源开发力度，来满足企业各方面的需要。企业档案工作人员要始终围绕企业经营生产这个中心，及时把握信息开发和集成系统中的产品信息，找准档案服务企业的切入点，实现正确信息的正确传递，使档案信息达到高层次的处理要求。

2基于电子信息技术的企业档案管理

2.1档案数字化做好统筹规划

要实现大量档案信息技术化、数字化，就必须做好统筹规划。首先对馆藏情况进行详细调查，如档案的信息利用状况、馆藏数量、档案的类型、载体状态等基本情况。然后制订科学规划，包括数字化处理规划、硬件的购置计划等。档案数字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，应从实际出发制度一个长远计划和打算，无论是购置硬件设施，还是数字化过程，都是如此，要使其拥有较强的扩展能力和支撑能力。档案数字化处理规划的制定应遵循“重点突出，分步进行”的原则，先数字化那些利用率高的档案资源和馆藏重点，尽早使大多数利用者的需求获得满足。

2.2档案数字化必须做好选择

馆藏的档案资源数不胜数，达到件件数字化是不可能的，也是没有必要的。档案工作人员应该依据一定的原则进行划分和选择，分清需要数字化的档案和不需要数字化的档案以及需要优先数字化的档案，然后再进行数字化。现实工作中，常常对以下档案首先进行优先数字化，如特色档案、重点档案、珍贵档案和利用率高的档案。因此，凡是能成为数字化的档案信息资源一般都是高利用率、标准、有序、有特色、高价值的信息资源。

2.3优化设置扫描参数，提高数字化质量

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关键词：高校图书馆；档案；数字化建设；分类表

高校图书馆档案是指高校图书馆在各项工作、活动中形成并对图书馆管理具有一定参考价值的文字、图表、实物等多种形式的文件资料，是高校图书馆在开展各项活动保存下来的最原始的资料。随着知识经济的不断兴起，计算机技术与网络技术的迅速发展，以纸本记录为主的传统档案管理工作已经不能适应现代化图书馆的发展需要，取而代之，网络化、数字化成力现代化图书馆的建设方向，作为数字化图书馆的一部分，图书馆档案的数字化建设已成发展之趋势。

一、高校图书馆档案管理的现状

（1）“三特性”——制约档案管理。高校图书馆档案具有“三性”特点，即隶属性、非全宗性、独特性。隶属性指高校图书馆档案是该高校档案的二级管理单位，隶属于该高校档案馆（室），服从高校档案馆（室）的统一管理，接受其工作的指导。非全宗性指高校图书馆不是一个独立从事活动的单位，在行政上、财务上、人事上不是一个独立的活动机构。独特性指图书馆档案材料的收集，仅仅收集与图书馆工作密切相关的文件、政策，以便对图书馆的文献资源、数据统计、馆史文化等做出正确的了解。

（2）“不重视”——淡薄管理意识。高校图书馆的档案管理工作长期以来被忽视，在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，图书馆员工普遍缺乏档案管理意识闭。普遍认为档案管理工作隶属于档案馆（室），不具有全宗性，而是处于从属性的地位。

（3）“不规范”——缺乏制度保障。要想做好高校图书馆档案管理工作，必须要有健全的管理制度做保障。借助档案规章制度来管理，可以最大限度地将图书馆在工作活动中得到的大量原始材料收集齐全，以供发挥更大的作用。

（4）“流动性”——影响档案管理。图书馆档案工作由办公室秘书兼任，并没有设定专门人才管理档案工作，办公室秘书一换，档案管理员就随之更换，造成档案管理员流动性大，不利于档案管理。

（5）“重藏轻用”——不利档案利用。高校图书馆即便是建立起自己的档案室，配备专门档案员，却并没有将档案公开化。

（6）“数字化”——举步维艰，成信息孤岛。大量档案资源不能被读者所利用，严重制约了图书馆档案的利用率，此外，由于图书馆档案信息没有实现数字化建设，不能与学校其他职能部门的办公系统对接，形成“信息孤岛”，不利于图书馆服务水平的提升。

二、高校图书馆档案数字化建设的实施方案

（1）分类标准化——立规矩。高校图书馆进行数字化建设的前提是制定档案分类的标准，俗话说“没有规矩，不成方圆”，对于档案数字化建设来说，制定档案的分类标准就是“立规矩”分类标准一旦确定，通过对高校图书馆的档案进行分类，并建立目录数据库和全文数据库，从而实现高校图书馆档案数字化建设工作。

（2）目录数字化——找眼睛。高校图书馆档案目录数字化，指的是建立档案目录数据库御，是档案数字化建设的基础，也是档案数字化工作的前提，数据库的建设务必做到层级清晰，结构合理，范围广泛，体系完整。

（3）全文数字化——要“有目有文”。如果仅仅是档案目录数字化，高校图书馆档案仍然不能得到充分利用，而是会出现“有目无文”的现象，给检索人员带来不便，因此，将图书馆档案目录数字化和部分档案全文数字化相结合，则成为图书馆档案数字化建设的核心。

（4）重藏重用——数字化的目的。图书馆档案数字化建设工作的重点是为了发挥档案的最大作用，使更多的人能够利用图书馆的档案文献资源，因此，在完成高校图书馆档案的目录数据库和全文数据库的数字化建设之后，对档案数字化的利用与管理也显得尤为重要。

三、高校图书馆数字化建设的作用

（1）节约财政开支，提高服务效率。随着办公自动化和“无纸化”办公时代的到来，产生了大量的电子文档，传统的图书馆档案管理模式已不能适应新时期图书馆档案建设工作，通过高校图书馆档案的数字化建设，可以大大提高图书馆的工作效率。数字化建设也有利于提高档案管理工作人员的办事效率，工作水平、服务质量。

（2）节省物理空间，利于档案保存。高校图书馆档案数字化建设，改变传统的“档案储藏室”为计算机存储，可以大大节省物理空间。通过对高校图书馆档案进行数字化建设，将档案形成系统性，利于集中统一保存，还能代替原件使用，数字化档案副本又可异地存储，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，从而达到存储图书馆档案资源的目的。

（3）网络化管理，为教学科研服务。传统的图书馆档案以封闭的或半封闭的模式管理，在一定程度上造成图书馆档案资源的闲置和浪费，有效开发利用图书馆档案是图书馆档案数字化建设的最终目的。档案资料数字化后有利于为领导决策和馆内各项工作及时准确地提供档案信息。数字化后也有利于实行档案公开，进行档案信息交流。

（4）公开化管理，扩大图书馆宣传。数字化图书馆打破图书馆档案资源丰富却利用价值不大，不能充分发挥档案作用的限制，尝试通过档案数字化建设，实现档案公开，达到资源共享的目的。

高校图书馆充分认识到档案管理工作的重要性，尤其是数字化建设将成为今后发展的重点，更应该意识到档案数字化建设的必要和必须。高校图书馆应按照统一规范的分类标准，对档案目录数字化、全文数字化建设相结合进行档案数字化建设，才能顺应现代化发展趋势，最大程度地利用好图书馆档案资源，发挥应有价值。

参考文献：

[1]施振宏．编制高等学校图书馆档案实体分类法研究[J].图书馆理论与实践，2008(6).

[2]申玉粉．高校图书馆档案管理的现状及对策[J].林业科技情报，2009 (4)．

[3]丁玉芝.高校图书馆档案数字化浅议[J].档案，2009(4).

[4]黄敏.析高校图书馆数字化建设[J]，四川档案，2006(6).