人事档案转递办法范文

导语：如何才能写好一篇人事档案转递办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：人事档案，人档分离，人事制度

 

一、人事档案管理存在的问题

自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不规范。

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。

尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材

料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。

(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。

随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:

第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。

第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:

1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。

2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。

3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。

4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。

三、解决对策

“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。

（一）防止“无头档案”产生的措施

为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。

第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:

(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。

(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。

(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。

(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。

（二）对“无头档案”的处理

处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。

第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。

第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。

参考文献

[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).

[2]纪红卫.对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案,2002,(07).

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【关键词】规范；员工；档案管理；提升员工素质

随着人力资源的学历教育与社会培训的进一步推广与加强，社会经济的日益多样化与不断的发展，企业对人力资源的需求也在不断的增加，企业员工进一步的增加，为了规范管理本企业的员工，促进企业员工合理分配，建立和规范企业员工档案管理，以提高人力资源的使用效益与合理流动。

一、新员工的档案管理

（一）学历教育毕业后初次参加工作的员工的档案管理

1、填写新员工的入职申请表

新聘用员工报到应到人事部门办理以下手续：（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续。

2、签署劳动合同及确定试用时间

新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。

（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。

3、接收从学历教育学校转来的员工档案并进行登记管理

（二）从本企业以外的单位调入的员工的档案管理

1、填写新员工的入职申请表

（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续；（6）与原单位解除劳动关系的证明文件。

2、签署劳动合同及确定试用时间

新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。

（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。

3、接收从其他单位转来的员工档案并进行整理归类

凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，并及时整理装订进入员工档案袋。

二、转正后的员工档案管理

为规范公司员工的转正程序，做到既有章可循又保证转正考核流程的良好实施，特规定：转正员工的人事档案初级建立必须具备：员工登记表、身份证复印件、学历证复印件、员工转正申请表、员工转正考核鉴定表、员工转正通知书、劳动合同书。员工必须具备以上档案内容、人事部方可为其建立企业员工人事档案，缺以上任何一项者将影响转正。

人事处负责公司人员的转正手续的办理、审核并通知财务对转正人员做出薪资待遇标准的调整。相关部门负责新入职人员试用期间对其进行在岗培训及转正人员的初步审核。符合转正条件的员工需提前一周到人事处领取《员工转正申请表》并认真填写，报于部门负责人审核，部门负责人全面了解试用期内员工工作情况及需求，如实评价员工的个人鉴定，指出员工的缺点与不足，并提出改善建议并签署是否同意转正的意见。转正材料签批后转人事处，由人事处审核并提交符合规定的转正人员信息给财务部以调整员工薪资用。

各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理员移交归档。

（一）分类别、分部门进行对档案进行管理

档案管理员应对管理档案及时进行更新、存档、维护，以确保人事档案的可追溯性。员工人事档案由人事部专人负责保管、整理。任何人不得以任何名义私自查阅人事档案资料。因特殊原因需查阅档案时，必须经人事处及分管领导批准，并登记查阅原因说明，方可查阅。档案保管员只给其提供与查阅原因相关部分的档案内容。查阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。

（二）转递人事档案注意做好保密工作

转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。转递人事档案材料通知单分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。

（三）临时人员寄存的档案管理（代管档案管理）

员工离职时均不允许带走个人人事档案，离职员工档案在离职满三年后，在与企业无任何纠纷条件下经本人同意后销毁或寄还本人。

三、加强档案管理对企业人才合理管理与流动的好处与作用

（一）有利于企业内部人力资源发挥效益

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

（二）企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

（三）企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

（四）改进档案管理的传统模式，为企业生产建设服务。人力资源档案管理，必须适应现代企业管理的要求，积极扩展管理职能，利用现代计算机技术与现代信息技术，使人力资源档案管理工作真正适应企业地发展需要，为企业的生产建设提供有力的坚强保障。现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

1.利用现代化的管理技术和管理方法

充分利用现代化的管理手段为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

2.健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

3.加强人事档案管理队伍建设

管理队伍是企业发展的核心力量，档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用。高素质的档案管理队伍，不但是人事档案管理自身的需要，也是企业人事制度改革的重要任务。企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系。从大的方面来讲，企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲，人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，进而保证人事档案队伍的整体素质。

新时期加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷，还要正视这种缺陷，并采取积极的措施来克制这种缺陷，进而使人事档案管理完善化和科学化。

参考文献：

[1]四川路桥通锦房地产开发有限公司人力资源管理制度汇编.

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一、以企业发展为核心，夯实人事档案基础

人事档案是一个不断更新的过程，对大中型企业来说，人事档案错综复杂，只有打好基础，才能扎实推进档案管理的各项工作，提高人事档案工作水平。

1.转变档案管理思想，以服务公司为基本宗旨

公司内的每一个员工都应该完善或建立属于自己的人事档案，只有把历史资料和现有资料相结合才能真实完整的反应一个人的资历，发挥人事档案对人力资源的重要作用。人事档案管理人员每天面对大量的信息、数据和表格，必须认真仔细核对、收集、整理，最后完善每一个员工的人事档案。因此，人事档案管理人员应以为公司服务为基本宗旨，重视人事档案的收集、整理过程，加强对人事档案的管理，严格要求自己，才能更好的完成本职工作。

（二）完善人事档案管理制度，充实人事档案管理依据

俗话说：“无规矩不成方圆”，一个企业如果没有系统的人事档案管理制度，人事档案管理就缺失了准则，工作将无法顺利进行。人事档案管理制度是完成人事档案管理工作的重要依据，也是人事档案管理人员的工作标准。在人事档案管理工作中，大量基础性工作都是零碎的，如何使这些工作变成有序的、让分散的东西统一起来，这就需要制定符合公司实际情况的人事档案管理制度，明确档案归档方法、档案归档要求、档案查借阅手续、档案检查管理办法等，让日常人事档案管理工作提升到制度层面中来。人事档案制度的完善使档案管理人员有章可循，做到及时、整理规范、转递清楚、查借阅手续齐全，还可以避免人事档案材料丢失、泄密、涂改、造假等一系列现象的出现，确保每一个公司员工的人事档案内容齐全、规范。

（三）以收集鉴别、归纳总结等方法建立人事档案管理基础

人事档案的收集整理。人事档案材料众多，如个人履历、自传、鉴定材料、考核材料、学历技术职务材料、整理审查材料等，档案管理人员应熟知人事档案材料的主要内容，并根据资料属性分类整理，将同一类型材料装订在一起，并做好目录，方便查找和使用。

人事档案的审核。主要的审核应由人事档案管理人员的直接领导参与负责，首先应审核新收档案的完整性，与交接单相对应，严审是否有内容的缺失，若有，应及时登记并与交接人对接缺失原因。其次应审核已接收资料整理是否规范，是否做到账目与实物相符，是否及时更新档案内容，组卷方式是否合理，内容是否真实，确保档案的真实性和完整性。

人事档案日常管理。企业应建立人事档案查借阅登记簿，列明查借阅日期、查借阅原由、查借阅人、归还日期，严格办理查借阅手续，确保档案的安全。在档案转递上，要明确做到按规定办理，做到各人带档不转，没有调档函不转，接收单位不明不转，避免人事档案流失现象的出现。

二、以现代化为媒介，促进人事档案的管理

现今社会，随着科技的进步，人事档案管理软件也如雨后春笋般出现，大中型企业的发展速度日益加快，尤其是劳动密集型企业，人员众多，人事档案管理软件不仅可以满足企业发展现状，更能满足大量人员调动需求。管理软件具有手工表格无法比拟的优势，大量人员信息可以建成人才数据库，使用者只需将人事档案资料的更新到软件上，查找方便，各部门之间设置好权限还可以实现资源共享。在程序上设定好类别、权限、档案调入调出的管理，方便快捷。

三、加强人事档案对企业发展的作用

（一）为企业选人用人提供依据

企业在录用、选拔、调动员工时，首先要对员工的基本信息进行考察、比较，如果不能熟知员工的各项信息，就不能确定这些人员是否满足公司所提供的岗位要求。现在有些企业的个别岗位都对从业人员是否有类似的工作经验有明确要求，而真实、准确的人事档案则为企业提供了重要的决策依据和参考。

（二）为企业的绩效、考核提供依据

员工的绩效、考核很大程度上都是和奖金、薪资挂钩的，企业应给予员工怎样的薪资待遇，员工为企业产生多少效益，这些都要以员工个人的工作成绩为依据，也就是说，在人事档案中员工的日常考核结果、员工在一年中所获得的各种奖惩经历等都是人力资源管理部门对员工的业绩、素质、能力等综合分析的依据，也是职务晋升和聘用、职称评聘、资格考察、选派人才挂职锻炼、任期考核等等的依据。

（三）为员工的职业发展提供依据

人事档案伴随着员工个人的职业生涯，对员工个人具有同样重要的意义。一个人从学校走进工作岗位，不仅是他人生的重要转变，也是未来将会有何发展的开端。随着工作年限的增长，员工个人的职位晋升、职称评定、工作调动等都离不开人事档案。人事档案还是员工辞退、退休、离职之后，划定工作年限的重要依据。

（四）是一种企业文化的体现

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据有关方面统计，从1978年到2003年间，我国的各类留学人员达到70余万人。在他们当中，自费留学生人数增长迅速，1998年仅为1.1万，到2003年达到11.7万人，增加了10倍多，2002、2003两年，自费留学人员的比例均占到出国留学人员的93%，成为中国留学生的主流。他们中的很多人对留学期间自己的档案应当如何存放以及由此会给将来回国就业所带来的麻烦不甚清楚。也有不少出国留学生对档案管理意识淡薄，出现了许多自己保管档案、档案遗失甚至档案记录失实等情况，对于留学人员在国内就业发展造成很多影响。

我国的人事制度规定，自费出国留学人员是流动人员中的特殊群体。国家对于留学人员回国就业有着特殊待遇，只要他们获得国家认可的国外大学本科以上学位或者出国前具有本科以上学历并在国外留学一年以上，不论是否是应届毕业生，只要经双向选择落实国内接受单位，既可被派遣他们落户当地，落户地点不受限制。

据了解，自费留学生出国前的情况不尽相同，他们或为各类学校的在校生，或为尚未就业的高中以上毕业生，或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道即纳入无业人员范畴，又会为出国留学和日后回国工作带来很多麻烦和困难，国家对留学人员的优惠政策难以落实。

为此，经国家主管部门批准，中国（教育部）留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事出国留学人员和赴香港、澳门地区就读人员人事档案的管理工作，并可为他们提供各种相关服务。

下列人员（不受地域限制）是留学服务中心人事档案管理服务的对象：公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；自费出国留学人员和自费赴香港、澳门地区的就读人员；公派赴港澳就读、研修已和原单位脱离关系的人员；出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员；尚未在国内落实工作单位的留学回国人员和虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。

中国留学服务中心留学人员档案室可以为出国留学人员提供的服务包括：

第一，可以使服务对象免受社会无业人员办理出国留学手续的诸多不便，回国后不必作为无业人员去街道办事处办理求职证和招工就业登记手续，而是根据“双向选择”的原则在全国范围内择业，最终由留学服务中心为他们办理工作派遣和落户手续。

第二，能使服务对象充分享受教育部留学服务中心的“一站式”服务。如办理出国留学手续（教育部留学服务中心所属北京嘉华世达国际教育交流有限公司可提供出国留学中介服务），办理档案存入、转递，开具各种人事证明，办理国外学历学位认证，办理回国工作派遣和落户手续等等。

第三，中国（教育部）留学服务中心是政府所属的面向全国的人才服务机构，具有对留学人员的人事派遣、调配职能，可为存档人员办理跨地区的档案转递。留学人员回国后无论在哪儿就业，档案转递均无障碍。

上述职能和特色，是其它人才服务机构、街道办事处、职介中心、用人单位和学校都不具备的。这种“一站式”、全方位服务，方便了留学人员，也得到了学校、用人单位和社会的普遍欢迎。

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关键词：大学毕业生；弃档；原因及对策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）27-0256-02

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。个人人事档案是个人真实的履历材料，它是个人工作、学习、生活经历的重要证明材料。同志曾经指出：借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。同志也说过：人事档案有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣。近年来随着我国社会主义市场经济的不断发展和传统社会的急剧转型及社会流动性加大，越来越多的人变成了“社会人”，人事档案被一些人看作是“可有可无”的身外之物。对其随意处置甚至遗弃。特别是很多大学毕业生走向社会后，自己的学生档案并没有随着自己的流动而流动，要么放在学校保管，要么被转递到本人的户籍所在地或人才交流中心，而自己却不管不问，最终成了无人认领的死档或弃档。2002年人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心。根据有关方面的统计，全国范围内高校毕业生大约有60万人弃档。例如武汉市人才服务中心所的5万余档案中就有1.5万份无人过问和领取。四川省人才管理部门初步估计，全省范围内没有理会的废弃档案超过20万份，成都市人才中心代管的人才档案中就有■成为没有人要的死档案。《新华网》2009年12月3日报道：记者从贵州省人才交流中心与贵阳市人才交流中心了解到，人事托管的10余万份人事档案中，多年无人问津的占到■，有近7万份。据了解，这些档案90%以上的“主人”大部分都是这两年毕业后暂时找不到接收单位，而把档案留在学校，随后一直都置之不顾的大学生。其余只有少部分为企业普通职工或其他辞职、辞退人员的档案。贵州省人才交流中心毕业生就业服务中心相关负责人更是无奈地告诉记者，他们这里无人问津的档案最长达到了13年之久，许多档案从放进之日起，就成了“死档”，但人才中心又不得不对这些档案进行保存。

一、大学毕业生“弃档”的影响

废弃档案对于大学生本人而言，一方面可能会影响大学毕业生的转正定级、工龄计算等。大学毕业生在一年见习期满后转正定级在我国几乎是约定俗成的，初次认定技术职称及确定工资级别，作为干部身份的依据。“转正定级”的时间是一项确定工资核定及工龄长短的审核标准，影响着退休后的工龄计算。部分大学毕业生到单位上班后，没有及时将档案转移到单位，工作后发现档案还是学生档案，人事档案不完整，影响了自己的转正定级、工龄工资以及退休金的发放。另一方面耽误职称评定、工作调动等。职称评定是我们国家一直在进行的对专业技术人员的考评定级，不仅涉及自身的荣誉、成就感，关键是涉及工资收入。职称的申报是要根据个人转正定级的时间，工作年限及以往的工作成果来综合评定的。有些大学毕业生工作后在评职称时往往由于弃档而没有评上。在单位上班后要求调动时，发现需要办理上班后的人事手续，接收单位需要在转正定级后才能正式调动。三是影响大生办理个人证明、个人公证、社会保险、购房等，有的甚至丢掉了干部身份。由于现行的许多政策，涉及个人利益的证明都离不开人事档案，如办理社会保险、领取失业金、退休金等，都需要个人档案记录。考研、报考务员、转正定级、出国、升学、结婚、生育等，都需要人才市场开具相关证明，这些都需要档案。其四，影响毕业生的户籍档案。毕业生走向社会后自然要购买房屋，在银行办理房贷手续时必须出具贷款人的户口证明当，也需要出具档案。弃档对于单位而言，有些单位有档无人，再需要进人的时候受专业、学科构成、学历层次等限制，导致人事调配不能科学合理进行。而有些单位有人无档，在绩效考核时没法对工作人员进行有效的考核。对于社会而言，大批的弃档，一方面造成大量社会管理资源浪费，另一方面也不利于充分发掘社会人才信息资源，达到人尽其才、才尽其用。

二、大学毕业生“弃档”的原因探析

1.大学生就业多元化、社会流动频繁的主要体现。随着我国社会主义市场经济的不断发展，参加经济活动的主体也日趋多元化，劳动用工制度也随之发生了变化，人才流动已经成为普遍现象，传统人事档案管理办法正在经受市场经济条件下多元就业方式和自主择业观念严重影响，档案的有于无越来越不为大学毕业生所看重，这是社会进步的表现。

2.反映了我国传统人事档案管理制度的缺陷。过去我国人事档案是多头管理，对人才的管理除了组织人事部门外，还有职能管理部门下属的职业介绍机构、行业成人才管理机构、外企人才管理服务机构等，在多头管理体制下导致一些人事档案流失，造成“弃档”现象的发生。还有就是人事档案内容单一，档案信息可用性、可信性低。现存档案内存放的还是个人家庭背景、生活经历、学历情况、政治面貌、职称、奖惩等程式化、标准化的内容，很少有个人的特殊才能、个性特点、交往能力、协调能力、创造能力等方面内容。人事档案的转递死板、僵化。有些单位为吸纳高层次人才和特殊人才擅自为引进的人才重新建档，而有的单位为了挽留人才、阻止人员调扣压档案，不按相关规定转交档案，一些大学生索性就放弃档案，形成弃档和死档。

3.与部分单位、企业和个人不重视档案有关。随着计划经济向市场经济的转轨，就业的多样化，一些外企、乡企、区街企业、民营企业、私营企业等自身没有人事档案管理权，其人事档案只能依托有关人事部门代管，这些单位在录用大学毕业生的时候为了减少工作量、简化手续，对档案要求不高，甚至不强调档案办理手续。特别是外企、私营企业的人事管理方式不一样，提职、加薪考核的是个人的能力和绩效，对员工的约束和管理主要靠合同，档案不作依据，涨工资无须历史记录，实行普涨。对于个人而言，现在证明自己能力的途径很多，职称不再是唯一的标准。档案对自己的求职所起的作用已经在在弱化，是可以随便丢弃的“身外之物”。甚至有人说档案不适应当前社会的发展变化，应该取消了。还有就是档案存放在人才服务中心或原单位，即使个人不管，任何单位和个人也不敢毁掉，或许正因为这一点，存档的大学生也懒得去给自己找麻烦。

三、处理大学毕业生“弃档”的对策

首先是改革现行的档案管理制度，加强人事档案的服务功能，丰富档案内容。我国的人事档案制度的改革应该加强人事档案的开发利用，加强其服务功能，淡化其社会控制及凭证功能。丰富档案的信息和内容，提高静态信息的准确化和简洁化，补充动态信息如个人的业绩和个人的信用等。建立以国家档案行政机构统一领导、各级区域人事档案中心分级负责的人事档案管理体制，节省人力、物力、财力，方便服务社会。健全人事档案传递机制，保证人事档案传递的频率和速度及安全，避免“有档无人、有人无档”现象的出现。档案管理要逐步实现社会化，开放化，加强人事档案管理的服务功能。其次是加强档案宣传工作，培养大学生的档案意识。大学生档案意识的提高应该从在校就开始抓起。大学可以以办展览、办校史馆、甚至作为一门公共选修课纳入高校教学计划等形式加强对大学生的档案教育使其深刻认识档案，加强档案意识。有的学者认为可以“利用新生入学教育的机会对学生进行档案基础知识教育和档案信息运用技能培训”、“与图书馆联合开设一门有关信息综合运用技能的公共课”。从档案、图书情报一体化的角度看，开设一门信息综合运用技能的公开课是可行的。课程可开在大学一年级的第一学期，这时新生刚入学，乐于接受新事物、新知识，因此是对他们进行宣传教育的最佳时机，或者开设在大学四年级的第四学期，这时大学毕业生马上就要进入社会，对他们讲清楚档案的作用及重要性，弃档会对个人的利益产生哪些方面的消极影响，档案转交的流程等。这样可以最大程度上减少大学生的弃档。在教学过程中可以利用档案馆与图书馆的人力、物力资源，多样化的课堂教学，提高大学生档案意识。再者要加大推进人事档案的信息化和网络化，建立人才信息服务网络。传统、单一的纸质载体已无法满足现实需要。随着社会数字化、电子化和网络化的发展，人事档案也可采用磁盘、光盘等大容量的载体，建立电子档案，更快更好地为相关部门和人员提供人事档案信息。在网络化的条件下，可以把不的人事档案信息实现全社会共享，实现人事信息的充分利用。

大学毕业生大量的弃档，从根本上反映了我们计划体制下档案管理模式与我国社会主义市场经济快速发展的严重脱节。大学毕业生个人应该重视自己的学生档案和人事档案，国家和社会也应该不断进行档案管理制度的改革，以适应社会的快速发展，也可逐步改变大学生的弃档现象！

参考文献：

[1]唐晶，刘佳亲.高校毕业生“弃档”现象探究[J].山东档案，2014，（6）：24-27.

[2]张盼.关于“弃档”现象的分析及思考[J].兰台世界，2013，（23）：63-64.

[3]林妙影.浅析高校毕业生“弃档”现象的成因[J].兰台世界，2013，（S1）：66.

[4]王洪涛.对流动人员“弃档”现象的调查[J].人力资源管理，2012，（10）：114-115.

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民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

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【关键词】人事档案 管理 对策

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009―914X（2013）35―437―01

一、我国人事档案管理中存在的问题

（一）管理方法和管理手段老化

目前，不少部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主。很多地区管理手段落后，档案管理不规范，没有配套的硬件设备，完全停留在手工操作，档案库房设置不合理，保护技术跟不上，档案的物质载体不断受到人为的破坏。伴随着人员增加和个人档案材料的增多，人事档案管理工作日趋繁重，个人档案越来越厚，每天会有各种不同的资料送达，等待处理。如果仍采用落后的管理手段，显然已不能适应社会需求。

（二）流动人员人事档案管理混乱

在社会主义市场经济条件下，人才的流动越来越频繁，随着我国劳动人事制度改革的不断深化，单位和个人双向选择的余地在逐步扩大，这在客观上加大了流动人员档案管理的难度。流动人员人事档案管理混乱主要体现在以下方面：一是流动人员人事档案转递混乱，移交不及时或不移交时有发生。二是流动人员人事档案管理机构混乱。三是人事档案管理人员思想的混乱。四是流动人员人事档案管理办法的混乱。

（三）规章制度不完善

随着人事制度改革的不断深化，人事档案的规章制度也越来越不适应社会主义市场经济和人才流动的需要，暴露出来的问题越来越多。诸如收集、归档、变动登记、鉴别、销毁、统计、划分保管期限、提供利用等，这些都需要根据新形势制定相应的制度和标准，补充和完善原有的规章制度。

（四）人事档案的保密工作中存在的问题

人事档案具有机密性强的特点。近些年来在职称评定、提拔干部、晋升工资等过程中，一些人盗窃人事档案的机密信息，打击报复、压制他人，甚至篡改档案内容，以谋私利的现象日益增多。这主要是一些领导，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全，保密措施不得力等原因造成的。

（五）人事档案“分散多头”的管理现象

随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案的作用认识不足，我国人事档案出现了“分散多头”管理现象，主要表现在两个方面：一是人事档案隶属混乱。参加主管人事档案的有组织、人事、劳动等部门，甚至一些无权保存或管理人事档案的单位也来保存和管理人事档案，人事档案出现“多头”管理状态；二是人事档案极其分散。人事档案有的保存在用人单位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，处于一种“分散”管理状态。

（六）擅自弃档、建档现象严重

在由传统社会向现代社会、由计划经济向市场经济转变时期，人事档案的神秘性逐步被打破，有一些人对人事档案的作用产生怀疑，社会上出现了一些擅自“弃档”、擅自“建档”等不正常现象，出现了越来越多的“弃档族”。擅自“弃档”、擅自“建档”已成为当前人事档案管理过程中值得引起关注的重要问题。

二、人事档案管理中相关问题的对策分析

关于当前我国人事档案管理中存在的问题，以上已经进行了相关的分析，那么如何解决好这些问题呢？以下将提出相关的建议。

（一）树立正确的思想意识

要进一步解放思想、更新观念，提高全民档案意识，探索新形势下人事档案工作的新模式，管好、用好档案；要重视人事档案工作，提高管理水平。要树立正确的人事档案理念。我们既要重视人事档案的历史鉴定作用，又要重视个人的现实表现和能力。我们要改变在计划经济时代凡个人的一切事物都“唯档是举”的弊端。同时也不能片面认为，在市场经济主导的今天，人事档案就“一无是处”，要不要无所谓。毕竟按国家现行政策规定，当前的人事档案仍在发挥着重要的作用我们要正确认识人事档案的历史作用和现实作用，“善待”人事档案。

（二）做好人事档案的收集归档

必须加强人事档案的基础业务建设工作，从档案材料的收集上下工夫。必须建立健全归档制度，积极宣传人事档案的重要性，宣传什么样的档案材料应归档，让每个职工本着对自己负责的态度，积极将个人手中的材料及各部门形成的对个人有价值的材料归档保存。另外，收集档案时必须注意形式和内容的规范化和标准化，以及内容的真实性与可靠性。做好收集归档工作，提高案卷质量，才能更好地为开发、利用人力资源打下基础，为人事制度改革服务。

（三）加强规范化和标准化建设

长期以来，我国人事档案在管理思想，管理方法，管理手段和条件等方面寻在着许多无序现象，制约着我国人事档案管理工作的发展。因此，在新的历史条件下，加强人事档案的规范化管理，对于全面地了解干部，更好地开展组织人事工作，开发人事档案信息资源，为社会现代化建设服务，具有十分重要的意义。人事档案的规范化管理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地，系统地，动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大的效能。在人事档案管理中，要实行规范化管理，目标化管理，完善法律法规体系及制度建设，制定规范化标准，并严格执行，以保证人事档案收集完整，鉴别准确，整理有序，保管安全，利用方便。

（四）改革人事档案内容

要对人事档案内容进行创新，在人事档案管理中，要克服公式化，突出个性化，实现档案内容的立体化、动态化。人事档案是以人为单位整理而成的专卷。每一份人事档案都应具有各自的特点。

应根据时代变化，根据人们职业的多元化，对其进行重新分类，重新确定收集范围和收集标准，有选择地不断补充新产生的人事信息内容。

（五）强化以人为本

人事档案工作要强化以人为本，树立人才资源的思想观念。必须真正实现四个方面的转移。首先，在思想观念上，必须实现从只注重政治材料、思想品德评价向注重综合素质、发展潜能和创新能力方面转移。从“突出政治”的圈子里跳出来，树立人才意识，及时补充新材料，努力实现人事档案立体化，以利于选拔人才。第二，在其档案内容的收集上，必须实现由一般性收集、被动性整理向人才开发及经济建设的一线转移。第三，在其管理形式上，必须实现由过去传统的封闭式管理向开放式动态管理、科学管理转移。第四，在其服务职能上，必须实现由保管型向利用型的根本转移。

（六）使用现代化手段

要推广运用现代化管理手段和方法，使人事档案工作更好地为现代化服务。人事档案以其材料越积越多为特点，大大加重了档案管理工作量。因此，类似手工作坊式的工作方法已不适应现代化发展。随着计算机技术的推广运用，缩微技术已运用于不少档案中，国外一些先进国家甚至运用激光技术存储档案信息。随着时代的发展，先进的技术以其方便、快捷、省时、省力、省空间、易管理等优点，为人事档案管理引出了微机化、网络化管理的道路。

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关键词：高校干部人事档案 管理 利用 创新

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）04（a）-0206-01

所谓高校干部人事档案，通俗的说就是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载。它为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供了可靠的第一手材料。社会在发展，会出现许多新的情况，这些新情况也对高校干部人事档案管理和利用提出了新的要求，当下的一些管理和利用的漏洞和缺陷逐渐凸现出来。所以，我们在平时的工作当中必须切切实实的做好人事档案的管理和创新，努力提高我们的工作效率。

1 当下高校干部人事档案的管理与利用的问题

1.1 思想观念滞后，与当下社会需求脱节

（1）对人事档案管理工作重视程度不够。不少单位的领导错误的认为高校干部人事档案管理可有可无，在资料管理的工作岗位上甚至不安排专门的人，只是让其它岗位的工作人员兼职；（2）高校干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与我国目前的新环境需求脱节。随着我国社会的不断发展和进步，一些新情况和新问题不断出现，这也就要求从事高校干部人事档案管理工作的相关工作人员要及时的更新其工作理念和意识，在面对新问题时能够拿出行之有效的办法。

1.2 档案资料归档工作不规范，缺乏创新

一是档案收集归档工作具有被动性。通常情况下是等待领导安排，或是上级下达了通知，人事档案的工作人员才会去收集资料。这样做往往由于时间紧迫，收集到的材料来的可信度就没那么高，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道需要多样化和经常疏通，人事档案材料的来源过于单一；三是档案归档制度不健全，这也就导致了平时工作的不规范，特别是在不符合归档要求材料的出来方法上。

1.3 建立完善的保管制度是人事档案进行有效管理的重要组成部分

人事档案管理：材料归档管理制度；检查核对制度；转递交制度；保卫保密制度；统计制度。

（1）材料归档制度。对于新形成的档案材料应尽快及时处理归档，归档的大致流程程序是：首先，对材料进行鉴别确认，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案[1]。

（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

1.4 档案利用功能发挥不充分

档案功能的发挥不充分。首先，是档案内容单调、呆板，很难从各个方面反映干部的真实情况。在统计和记录相关干部人员的材料中，内容过于简单和呆板，角度也不全面是其重要的问题；其次，是高校干部人事档案在高校干部人事的任免、调动、晋升中执行不够彻底，这也就使得档案应有的考察依据的功能的不到充分的发挥；最后，是过于注重高校干部人事档案的保存和存档，往往忽略了其开发利用功能。

高校干部人事档案管理和利用的方式方法不够科学。首先是现行的高校干部人事档案管理部门的工作方式方法过于滞后，一些单位只有纸质档案而忽略了电子档案的记录和保存；其次是在计算机和现代网络信息技术的应用方面还单单是利用其保存，这并没有把现代科技的优势很好地发挥出来，工作效率没有提高到应有的程度；再次是从事相关人事档案管理的工作人员专业素养不强。很多档案管理者都是一些年纪较大的工作人员，受习惯思维的舒服较大，在面对当代社会的新环境时拿不出行之有效的管理策略和方法。

2 加强高校干部人事档案管理与利用的相关策略

2.1 从内心重视档案管理

一是对于领导来说必须更新其工作理念，从内心重视档案管理工作。相关单位领导必须从传统的管理理念中走出来，打好人事档案管理这一管理工作的基础；二是建立健全高校干部人事档案工作的责任与奖励机制，提高工作人员的工作积极性。对于在实际工作中成绩突出的工作人员要适当的鼓励和奖励，而对于工作相对较差的人员予以相应的警告和出发，甚至可以形成竞争机制，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。

2.2 档案资料保存规范化，加强创新

（1）在人事档案管理的搜集过程中，要把相关人员的各个方面的材料通过不同渠道采集到一起，通过分析和验证做出正确的记录并保存；（2）档案资料来源多样化。在资料采集时，资料来源是重中之重。资料来源决定了其真实性程度和可信度，工作当中必须做到相关资料的全面性和可靠性。

2.3 充分发挥人事档案功能，加强创新

（1）充分发挥高校干部人事档案的相关功能，最大限度体现其存在价值。在干部的任免、调度、考核过程中，高校干部人事档案应当发挥其应有的作用，为其提供可靠的事实依据，使得相关工作能够迅速有效的得到进行，这也就能够体现出高校干部人事档案存在的价值。

（2）加强管理方式方法的创新。一充分利用现代科技，运用信息化平台。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长和档案管理人员信息处理经验不足等原因，使得很多高校还只是将很多档案以纸质打印的方式存档，而没有将其存储于计算机中或是其它磁性介质上归档保存，从而影响到档案的完整性。更新高校干部人事档案的管理方式方法，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二提高相关工作人员的素质。[3]吸收一些具有高校干部人事档案管理专业素养的工作人员，并通过奖惩机制充分发挥其工作的积极性、主动性。组织相关工作人员参与人事档案管理工作的培训和交流，提高其专业素质。

总之，高校干部人事档案管理工作是管理工作的基础，做好这项工作才能使得其他的管理工作顺利有序的进行。随着我国社会的不断发展和进步，高校干部人事档案管理的工作理念应该得到及时的更新，适应社会的需求；管理的方式方法必须运用现代科学技术，以提高其工作效率；培养和吸收专业的高校干部人事档案管理工作人员，使得工作能够规范，有效的进行。

参考文献

[1] 马冬梅.加强高校干部人事档案管理的必要性和措施[J].办公室业务，2011（8）：47.

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当前职工档案管理存在的主要问题

1　档案丢失、损毁。由于企业改组、改制、兼并、破产或是由于单位归属变化、单位搬家、档案管理人员变动等原因，职工档案没有及时妥善处置，造成职工档案的丢失、损毁。

2　档案信息失真。由于部分单位具体工作人员或本人没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，档案年龄前后不一致、出现多个参加工作时间、个人经历前后记录不完整等，造成个人档案信息失真、可信度差。

3　自动“弃档”。在市场经济环境下，有些职工频繁“跳槽”，几经调动后，个人档案已不知去向-还有些职工在单位不同意调动的情况下，不辞而别，自动“弃档”，对个人档案弃置不顾。

4　强行“扣档”。一些单位为了留住人才，在留人不成的情况下，强行扣留职工档案，还有一些单位以员工离开单位时不交培训费、不退住房、不交纳违约金为理由扣留职工档案不放；更有个别单位为达到控制职工的目的，强行扣押档案不给，使职工办不成调转手续、养老保险或医疗保险等。

5　自行“建档”。针对“扣档”现象，一些单位提出可以不要档案，而在用人单位重建档案以达到人才引进的目的。重新建档的内容主要有恢复原有身份、连续计算工龄等。

6　职工档案转递问题。有些单位由于经济不景气，管理松懈，对职工档案的转递制度执行不严，放任职工自带档案直接去就业；还有个别职工图方便，干脆把档案放在自己手里。

7　不建立职工档案。有些劳动密集型企业、为数不少的私营企业和一些计划经济时代的集体企业，用工不规范，与企业职工不签用工合同，不建立职工档案。

职工档案管理存在问题的原因

1　收集鉴定工作不到位，内容缺乏实用性和真实性。一些基层单位档案意识薄弱，档案材料收集不全，不能做到及时补充新材料，导致部分档案材料不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，是鉴定工作问题。近几年来，年龄、工龄、学历等造假现象严重影响了职工档案的真实性和严肃性，给有关部门工作带来了很多麻烦。在这些问题中，无论是个人为了自己的利益而故意篡改档案，还是填写过程中的失误和管理的差错，归根到底还是职工档案管理标准不统一、管理制度不健全及鉴定工作没有真正发挥作用。收集和鉴定工作的不到位，直接导致职工档案的作用被削弱，严肃性降低。

2　职工档案管理“分散多头”。主要表现在两个方面：一是保管分散。职工档案有的保存在当前用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心、职业介绍中心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的职工档案处于一种“分散”的管理状态。二是隶属混乱。现行的职工档案管理体制是在计划经济时代建立起来的，参与管理职工档案的有组织、人事、劳动、企业主管等部门，甚至一些无权保存和管理人事档案的部门、单位、中介机构也保存和管理职工档案。职工档案出现“多头”管理状态，常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明、相互推诿。职工档案的“分散多头”管理，使得职工档案成为许多单位控制人才流动的一种重要工具。

3　职工档案管理费用过高。按照现行的职工档案管理政策，职工档案保存在用人单位、人才交流中心或职业介绍中心。保存在用人单位的，可以不需要交纳档案保管费用。保存在人才交流中心或职业介绍中心的，需要交纳一定的档案保管费用。目前的收费标准大约在每人每月10～20元之间，但从人才交流中心或职工介绍中心调出职工档案时，尤其是流动人员的档案，有些地方需要一次纳4000～6000元不等档案管理费。这样的标准对于还没有找到正式工作、还不能挣取生活费用的人来说，是一种严重负担，结果导致不少人员被迫或主动“弃档”。

4　档案法律法规不健全，可执行性差。涉及职工档案和专门针对职工档案的法律法规有不少，宽泛的有《档案法》，专门的有《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员档案管理条例》等等，但这些法律法规管理调节范围却难以涵盖到所有职工档案工作情况，或有涉及却难以真正执行，与现实中的问题存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。

加强职工档案管理的根本措施

加强职工档案管理的根本措施就是要紧紧围绕“以人为本”、“构建和谐社会”的原则和要求，抓紧对《档案法》的修改，将职工档案的管理规范纳入档案管理体系之中，切实保障人民群众的合法权益。修改《档案法》增加职工档案管理内容要体现以下几点原则：

1　“救济”的原则。救济的思路，是指为保护当事人的原权利，在当事人的原权利受损的情况下，赋予原权利人救济受损权利的权利。它是不当行为人的行为发生时，法律对社会资源的再分配，属于“矫正的正义”范畴。从执政为民关注民生的角度来看，建立人事档案救济制度不失为当前的一种有效措施，《档案法》的修改也应从救济的角度考虑。黑龙江省哈尔滨市和江苏南通市分别通过地方法规和规范性文件，对此进行了有益的尝试，值得借鉴。《哈尔滨市档案管理条例》第二十条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案发生丢失、损毁的，有关单位应当及时采取补救措施。补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。具体认定办法由市人民政府另行制定。经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力。”南通市在实践上先行了一步，为确保人事档案的完整与安全，保障档案合法、有效利用，切实保护公民的有关合法权益不受侵犯，出台了《南通市人事档案救济的暂行规定》，明确指出人事档案救济是指公民因人事档案缺损、丢失等原因影响有关待遇的正常享受，由公民本人或其所在单位提出申请，由行政机关启动的行政救济制度，并从启动、救济、效力等几方面作了具体的规定。

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【关键词】独立学院；档案管理工作

独立学院是近年来我国高等教育办学体制模式创新的重要成果，为发展高等教育事业、促进高等教育大众化做出了贡献。随着独立学院的蓬勃发展，学院内部各项工作也全面、有序地进行，但是学生档案管理工作一直没有得到足够的重视。因此，提高独立学院学生档案管理水平，增强其服务毕业生就业的指导功能，对独立学院来说意义重大。

一、学生档案管理的意义

高校学生的学籍档案是国家人事档案的重要组成部分，它翔实地记录了每位学生在校期间学习、生活及参加校内、校外社会实践活动经历，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。目前，高校毕业生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、双向选择、自主择业”的市场化机制，用人单位和毕业生实行双向选择，不少用人单位都以档案为录用大学毕业生的参考依据，因此，高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用。

2008年8月根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），《高等学校档案管理办法》将高校学生档案纳入高校档案管理与利用的范围，表明高校学生档案管理工作有了国家层面的制度化规范。

二、燕山大学里仁学院学生档案管理工作现状

燕山大学里仁学院成立于2001年7月，是经河北省人民政府批准、教育部确认的独立学院，近年来在“中国独立学院排行榜”连续多年名列前茅。在这里借鉴—些里仁学院学生档案管理的模式对独立学院的学生档案管理方法进行一下探讨，以期对其他同类院校提供一点经验，进一步提高学生档案的管理水平，提升学校的办学质量。

燕山大学里仁学院的学生档案管理工作主要分为以下三部分：

1.新生建档工作

综合档案室从大一新生入学时开始为其建立学籍档案，规范归档材料格式，统一归档材料标准，并逐一核对新生档案的高中原始档案，确保档案材料的真实性。2012年10月，我院综合档案室为2012级3500名新生建立了学生档案。

2.在校生档案的整理和转移工作

大学阶段形成的各类学生档案材料，由各系辅导员收集、整理，每学期结束前20天向综合档案室移交归档。学生在校期间的奖惩材料由学生工作部于每学期末集中向综合档案室移交归档。综合档案室对该学年形成的档案材料进行及时归档，减少时间滞后造成档案材料遗失的可能性。

3.毕业生档案转递工作

毕业生档案的转递是综合档案室的一项重要工作，每年6月份由各系档案兼职管理人员将毕业生档案材料在学生毕业之前移交综合档案室归入学生档案。综合档案室对毕业生档案进行分类：1、签约就业、升学或申请回生源地的学生档案，每年七月份综合档案室将档案密封后机要形式转递；2、未就业申请留校的学生档案，综合档案室留档；3、两年就业期满或就业期内需转递档案，学生凭报到证、调档函或研究生录取通知书到综合档案室办理转递手续。

三、独立学院学生档案管理工作存在问题

1.学生档案内容单一、片面，不能客观反映学生的全貌。当前，里仁学院学生档案归档材料主要有学年考评表、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生体检表、报到证存根、学位认定书、党团材料和奖惩材料等。在教育发展的新形势下，学生的心理素质、能力素质等方面都出现了较大变化，特别是学生在校期间社会实践活动材料、计算机等级证书、技能竞赛、大学生能力、英语等级证书等，这些材料更是能够反映学生在校期间的学习、生活以及综合素质的表现，但是却没有被纳入到档案管理的范围。

2.学生档案知识薄弱，档案意识差。一方面，学院对于学生的相关教育不多，没有对学生进行档案知识的专题教育；另一方面，学生的档案意识薄弱，对如何处理自己的人事档案缺乏足够的认识和重视，自身“弃档”现象越来越严重，造成了人档分离、无人问津的局面，给毕业生就业及后来的相关利益带来了不良的影响。

3.科学化水平不高，信息化程度较低。学生档案管理模式陈旧，技术落后，缺乏创新，仍限于手工操作，还停留在纸质管理层面。数据库、网络等现代化档案管理工作条件不具备，虽辅助以计算机管理，但未能形成纸化电子档案，这些都与当前档案工作现状严重不符，严重影响了学生档案工作的发展进步和创新。

四、加强独立学院学生档案管理工作设想

1.完善档案规章制度，规范学生档案管理。建立健全的规章制度是做好学生档案管理的关建。学院学生档案管理由形成、收集、整理、归档、登记、移交、转递等一系列环节组成，每个环节的缺位都会给工作带来不便。在学生档案管理中，做到有章可循，收材料时，层层验收，发现不符合要求的材料，一律返工，决不迁就，从严要求，规范学院学生档案管理。

2.加强学生档案信息收集，丰富档案内容。学生档案材料的收集归档，除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理人员，应采取积极主动的收集方式，全面掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性。规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。3.加大对学生档案管理工作的宣传，强化学生档案意识。学生是否具备档案意识，影响到学院能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。学院应该充分利用广播、橱窗、校报、板报、档案网站等宣传工具，引导学生重视档案价值，提高档案意识。通过加大宣传力度，让毕业生知道学生档案是干部档案的重要组成部分，档案并非可有可无，政审、转正定级、职称申报、出国、考研等均要以档案材料为依据，缺少档案材料会对自己今后的发展不利。同时，还要让毕业生了解机要邮寄的查询期限、档案转递后要及时落实接收情况、自带的档案不能拆封等档案常识。

4.实现学生档案工作的信息化管理。随着招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，为了提高档案管理工作效率，更好地为学生服务，就应该实现学生档案管理工作现代化和信息化。首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次应充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现学院学生档案管理的标准化、规范化。

总之，档案管理者应该不断更新观念，创新理论，树立现代化的档案管理意识，对学生档案管理工作进行重新审视，积极探索适应社会发展的学生档案管理之路，更好地发挥独立学院学生档案的服务功能，提高毕业生的就业率，增强独立学院的社会信誉，促进独立学院自身建设。

参考文献：

[1]肖囡.高校学生档案管理工作中存在的问题及建议[J].科技信息，2011（27）