个人档案的重要性范文

导语：如何才能写好一篇个人档案的重要性，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、建立个人健康档案的必要性与重要性

个人健康档案形成者，主要指医院、社区卫生服务机构、社会健康服务机构等。档案内容，个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。档案的形式，主要有图、档、卡、册、表。档案的本质即个人在医疗、保健等个人健康管理活动中形成原始的历史记录，它是医疗保健过程顺利进行的依据。个人健康档案，就是个人身心健康（健康状态、亚健康状态的疾病预防与保护、非健康状态的疾病治疗等）过程的规范、科学记录。它是以个人健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素、实现信息多渠道动态收集、管理，满足个人自身需要和健康管理的具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。由此可见，个人健康档案是个人自我保健过程中不可缺少的医学资料，它记录了每个人疾病的发生、发展、治疗和转归的过程。建立健全公民个人健康档案对完善我国公共卫生和医疗服务体系、加强疾病防治和预防保健等工作具有重要意义。

二、个人健康档案的内容与独特性

1、个人健康档案的内容

个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。个人健康档案可由个人基本信息、基本记录和专项档案等部分组成。个人基本信息包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、教育程度、婚姻、民族等；基本记录即个人健康行为记录：如家族史、吸烟、饮酒、就医行为以及个人各种化验及辅助检查记录、预防性记录等；专项档案指特殊疾患流程，是指对某一问题的进展情况进行跟踪随访的动态观察记录。包括症状、体征、用药、转会诊结果等。

2、个人健康档案的独特性

2.1内容的全面性与形式的多样性。个人健康档案不是简单地将纸质病历记载的各项内容输入电脑，还记载了居民平时生活中的点滴健康相关信息，在任何时间、任何地点收集个人健康档案，不仅能记录病史、诊断治疗情况可以完成以个人健康为中心的信息集成，而且也是在医疗过程中形成的所有文字、数据、图表、影像等资料的有机整合。个人健康档案的形式多种多样，它以图、卡、档、表、册等形式出现。

2.2内容变化的动态性。一份完整的个人健康档案记录了个体从出生到死亡过程中在各个健康状态下的所有生命体征的变化以及客观反映疾病病情、检查、诊断、治疗情况及其转归的全过程记录。它是一个动态连续且全面的记录过程，并通过各种形式详细地记录健康信息的变化，从而为将来的医疗保健以及健康管理过程提供完整的医疗诊断依据。

2.3检索使用的方便性与灵活性。传统意义上的查阅档案，必须是要先通过查找索引，找到相关索引一层层进入后才能进行翻阅，这不仅速度慢，劳动繁琐，而且检索的查全性和查准性又无法得到保证。个人健康档案以个人为单位，以特有的数据格式集中存储，有利于迅速检索查询、调用处理各种信息，为科学研究、临床提供全面可靠的资料，大大提高了档案的利用效率。

2.4内容的保密性。由于个人健康档案记录了大量的涉及个人隐私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就显得很高。个人健康档案涉及的隐私信息主要有注册信息，包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业等，有对于个人健康有关的某一问题的跟踪动态观察记录，如就医行为等，还有用户的潜在信息，即基于个人信息从中发掘出来的潜在信息。

三、进一步建立健全个人健康档案管理制度

1、建立完善的管理流程和机制

首先是完善个人健康档案的收集制度。个人要有自我保健意识，尽可能地将与自身健康相关的所有记录全面、妥善地保管起来。各个卫生服务机构，如医院、社区卫生服务中心、社会健康服务机构等要形成制度，从个人出生开始建立健康档案，把个人健康资料纳入各个医疗保健机构的档案管理流程中。其次要确定个人健康档案管理机构。个人健康档案是个人健康情况的原始记录，具有从属性与唯一性，其归属权属于个人所有。医院等健康机构在受聘管理的期限内，负有形成。收集、归档和妥善管理的职责，严禁健康档案的散失。要根据有关规定在一定期限内做好个人健康档案的交接工作，保证档案资料的完整性与延续性。再次是不断探索好的管理方法和经验，培养一支高素质、业务能力强的档案管理人员队伍，高校快捷地提供利用服务，最大限度地提高个人健康档案的利用价值。

2、个人隐私安全与保护问题

隐私的基本涵义就是自然人对个人生活秘密和个人生活自由保有不受他人干涉的权利。个人健康档案中有关个人信息完全属于个人隐私，这种隐私权主要表现在个人对整个就医、保健过程中档案上记载的个人资讯或信息部分享有的支配权。目前，我国正在进行医疗体制和社会保障机制的改革，医疗法制尚不健全，易患纠纷日益增多，作为医疗保障体系之一的个人健康档案工作也应纳入法制轨道。如何有效保护个人隐私不被泄露，是保障个人利益的一个重要方面，应该引起足够的重视。个人健康档案管理机构要从提高服务质量，建立起如医患双方密切的信任关系，抵消提供个人信息的顾虑；制订完善的个人隐私制度与隐私保护技术；开展个人隐私保护教育，提高隐私保护意识与行业自律管理意识等几个方面入手，将个人健康档案的管理与保护个人隐私权相结合，走出一条符合我国国情的个人健康档案管理之路。

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关键词：高校；毕业生；档案管理

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

采用先进的信息化手段加强毕业生档案管理，建立毕业生电子档案库，实行毕业生档案网上查询，提高管理效率和水平。充分发挥网络优势，建立毕业生网站、QQ群等，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密档案文件信息进行加密处理，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。用人单位可以通过上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。

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一、大学生毕业档案现状

每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、大学生毕业生档案去向

毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。

三、做好大学生毕业档案管理工作的建议

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第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

（1）档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

（2）档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情r调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

（3）管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

三、加强高职院校档案管理的措施

（1）建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

（2）增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。

参考文献：

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【关键词】干部人事档案；管理；利用；创新

在现实中，人事档案管理往往容易被企业单位所忽视，随着新时期党的新要求部署，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，更高的标准，越来越重视人事档案的管理，现行的一些人事档案管理和档案利用方面的不足逐渐凸现出来。

一、 干部人事档案，管理与利用中主要存在的问题

（一）始终未能认识到档案管理的重要性。长久以来，档案管理人员甚至企业未对人事档案管理予以足够的重视，认为档案管理不过是保存曾经的历史信息记录，甚至个别的新员工不知道有个人档案的存在，也不知哪些该归档，从领导到具体的管理人员也存在得过且过的思想，导致长期不重视人事档案，管理制度不严，人事档案工作长期处于不被重视，被动应付的状况。

（二）管理人员配置不足。目前许多单位的人事档案管理人员都是兼职，没有专职人员分管人事档案工作，管档人员平时没有时间整理档案，只在需要时才会去档案室查阅，加之长时间的无专人管理，致使企业或单位的档案管理工作根本无法达到标准化的要求。档案存放凌乱、部分档案内容缺失等问题更是常见，甚至有部分材料根本未经专业处理，只是机械地放入归档，入档不及时，没有分类、归档、鉴别。在平时工作中也常出现以往档案归档不及时，导致部分档案在使用时所查无据，影响工作中的使用。

（三）档案交接方面的问题。首先，档案交接不及时，部分单位根本未对档案交接工作给予足够的重视，领导也未能做到严格把关。于是，常常出现人员离岗，其档案仍在原单位的情况出现。此外，由于未能及时办理档案交接手续，致使档案数量、档案真实性等问题责任不清，长此以往便会产生历史遗留问题，更是无法得到有效解决。其次是档案交接手续的不规范。根据档案管理的相关规定，档案交接是一项责任极其重大且不容一丝马虎的工作，且应指定专人负责档案的交接工作。然而现实是，由于基层单位档案管理人员职位的频繁变更或离岗，为方便起见，管理人员的交接未能按照规定程度来执行，该查不查、该签字不签字等现象更是屡见不鲜。再次是对档案交接工作的监管不严格。按照档案管理的相关规定，档案交接过程必须接受领导的监督，待领导确认并签名后方可生效。然而部分单位领导将档案交接的监督工作视为其他事务，认为这是档案人员之间的事而与自身无关。从而面对档案交接工作，往往只是签个字，没有遵循首问负责制，甚至从不过问档案交接的准备工作。1.人事档案内容失真。在人事档案审核工作中，经常发F个人档案内容中出生年月公历、农历随意填写，有的出生年月随意更改，有的档案中甚至有多个年龄，严重影响档案质量。又如：参加工作时间填写不一致，由于本人不负责任地随意填写，给相关部门带来不便，使得相关部门需投入人力、物力、时间去甄别鉴定。2. 人事档案材料不全。由于人们对人事档案不重视，觉得履历表、年度考核表经常填，有的人在填写表格时，不根据要求填写；有的人不知道应及时将学历、培训、职称等材料存放单位的人事部门人事档案中，导致个人档案材料内容不全。

（四）人事档案的管理手段落后。目前，我国大部分单位在人事管理方面，虽启用了电子数据库，并能通过数据库进行查找管理。然而针对电子信息档案的管理却无任何措施。随着时代的不断发展，企业或单位必须建立相应的电子信息档案，如此才能满足现代社会发展的需求。

二、 加强人事档案管理的几点措施

首先，相关工作人员必须革新自身的工作理念，对档案管理工作予以高度的重视。人事档案是企业或单位人事管理的重要档案，应引起各级领导乃至全社会的高度重视，现在党和国家对人事档案管理越来越重视，制度越来越严格，宣传力度越来越亲民，革新工作理念，高度重视人事档案管理工作，保证档案管理工作的规范化。

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关键词：流动职工；档案管理；对策

1企业流动职工的档案管理现状

近几年，各级劳动部门和档案管理部门都相应的制定了一些档案管理规定，在不同程度上开展企业流动职工的档案管理活动，不断促进职工的合理流动。可是，在某些单位、某些部门仍不同程度地存在着与国家档案管理政策不相符的问题。

1.1档案材料不齐全

主要表现在职工档案里个别材料丢失，个别材料没有入档，特别是一些比较重要的材料，如学历证、职称证、工资和养老金的个人账户等多方面材料缺失，没有将档案凭证依据的作用发挥出来，不能客观地反映出个人档案信息的全貌。

1.2档案转移交接混乱

有一些单位没有将流动职工的档案及时交给当地劳动就业管理机构，而是将档案交给流动职工个人保管，有一些档案在邮寄传递时出现丢失现象，有些档案在交接时间上拖延，甚至有些职工到新企业工作之后仍没有办理档案移交手续。

1.3档案管理不规范

档案里的材料由个人自由存放，有一些企业职工被单位除名、辞退、解除劳动合同之后，该员工的档案没有遵从相关规定进行移交，仍由职工本人自己保管，出现档案丢失、涂改和不及时续档现象。

1.4档案的内容被人为泄露

档案的内容被泄露主要是个别的劳动人事人员、档案管理人员没有按照工作纪律，对档案里的内容随便泄露和议论，给档案管理工作带来不良影响。

1.5档案管理制度不能适应市场经济发展的要求

有些企业的职工档案由许多部门一起管理，各个部门的职责会出现重叠管理现象。人事部门管理干部档案，多数的企业会管理合同制的工人档案。但是，下岗、失业和自谋职业以及破产的企业职工的档案会交给劳动保障局进行管理。该种管理的方式，与当前实行全员劳动合同制度相悖，会给企业对职工的基础管理带来很多麻烦，不利于保障企业职工的个人利益，不能够促进劳动力的合理流动，妨碍规范劳动力市场。一些国有企业进行制度改革之后，对于企业档案的管理重视程度在减少，企业职工档案无人管理，有时出现丢失现象，企业职工在进行工作调动时，找不到档案或是将档案长时间放在某一个人手里，有些企业负责人为了达到控制职工的目的，私自扣押员工档案，等等。出现这样的问题会给档案管理工作的严肃性带来很坏影响，并且会侵害企业职工的个人利益。

2加强企业流动职工档案管理的对策

2.1创新管理方式

企业档案管理制度要与企业经济发展和新型的劳动力发展需要相适应，从多级分散管理转变为集中统一管理，有条件的大中型企业需要由劳动保障部门进行指导，将档案管理工作独立分开，小型企业和个体、私营以及外资企业职工的档案主要是由劳动保障部门劳动事务中心进行管理。运用计算机网络技术，将个人档案、失业和养老保险建立好，这样，可以保障企业员工个人档案的安全管理，同时，还能够方便企业对职工的管理，杜绝企业档案管理过程中的不良现象，并且还能将劳动保障部门的服务功能充分发挥出来，提高其办事效率。

2.2加大执法监督力度

要纠正和克服现在档案管理工作的有章不循、管理制度无章可循的现象。相关的主管部门，尤其是劳动保障部门，一定要依照法律法规，加强监督和指导的力度，做到有法必究、坚持原则和令行禁止。例如，在进行档案收集和鉴别的时候要注意内容的真实性，文字是不是清楚，档案的材料是否完整和齐全。在进行档案整理时禁止发生私自涂改档案的行为，进行技术加工时要保持档案的原貌，不能任意缩小和扩大范围。保管档案时，与档案管理无关的人员不能进入档案管理室，禁止任何人保存他人档案。将档案借出时要妥善保存，禁止涂抹、拆卸、折叠和批注档案材料。传递档案时要将档案严密包装，在档案封口处盖上密封印鉴和公章，严禁本人公开邮寄和携带。无论何人都不能借用和查看本人和家属档案。

2.3强化组织领导

市场经济并不是自由经济。各级别领导要提高对企业职工档案管理必要性和重要性的认知，要建立健全企业职工档案的科学管理制度，维护企业职工的合法权益，减少劳资纠纷并且努力消除上访的隐患，保证劳动力的合理流动，是建立和谐社会的需要。所以，相关的档案主管部门要为上级分忧，同时为职工群众服务，明确员工的责任和分工，提高职工档案的管理水平。

3结语

职工档案的管理机构、用人单位和相关管理人员要提高职工档案的管理意识，并且严格执行企业职工档案相关的法律规定和业务标准，做好职工档案的材料核查与甄别工作，保证企业职工档案材料的完整、齐全、有序和真实，不断加强与提高企业职工的档案管理工作，维护企业与职工的合法权益，构建和谐的社会服务环境。

作者:郝栗 单位:吉林省大安市企业职工档案室

参考文献：

［1］尹庆达，宋迎斌.企业流动职工档案管理存在的问题及对策［J］.山东档案，2005，（03）:49.

［2］赵宏娟.企业职工档案管理中的问题与对策［J］.统计与管理，2013，（01）:126-127.

［3］胡启桥.浅谈企业档案信息资源与档案管理机制［J］.湖北档案，2005，(09):15-19.

［4］王新宇.民营企业发展离不开档案管理［J］.陕西教育(高教版)，2007，(07):26-33.

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人事档案是档案管理工作中的重要部分，也是人事部门管理工作之一。人事档案是一种专门的档案，是组织人事部门在对工作人员进行管理过程中形成的材料。它记录了工作人员的主要学习经历、工作经历及行为表现等等情况，是反映一个人全面信息的重要资料，也是提供各种信息的重要依据。做好人事档案的管理工作，充分认识人事档案的利用价值，对于全面准确地考察了解选拔培养人才，实事求是地落实人事政策具有特别重要的意义[1]。

1人事档案利用的现状

当前，我国经济蓬勃发展，单位的人员需求及人员流动大大增加，人事档案管理工作也随之出现了一些问题：对于人事档案，人们似乎并不陌生，但又不十分清楚，甚至有些人不知道“什么东西是人事档案”“自己有没有人事档案”，导致有些人没有个人档案，有的人找不到个人档案，还有的人丢弃个人档案，使得人事档案管理出现混乱。同时，由于一些单位人事档案管理人员素质不高，缺乏档案管理的专业知识，导致人事档案归档整理不及时，内容整理不规范，档案内容不完整，严重影响个人档案的真实性和权威性，降低了人事档案的可信度，制约了人事档案的利用。截至目前，人事档案的利用仅限于新工作入职、工资核定、工作调转、办理社会保险、退休审批及家庭成员关系认定等等，远远没有发挥出人事档案的利用价值。随着人才流动的加速，“档随人走”、“人档一体化”的格局也逐步被打破.伴随而来的是由于档案观念淡薄、档案转递等制度不健全原因造成的人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象，使人员流动、人才引进等工作受到制约.从而阻碍人事管理的发展。

2提高人事档案利用价值的建议

2.1重视人事档案的利用价值人事档案是个人发展的真实记录。具有重要的、长久的凭证和参考作用，它产生于人们的社会实践活动，又成为人们实践活动的可靠凭证。如学习经历、工作就业、工作调转、参军入伍、复员转业、工资调整、直至退休等等，人事档案记录和反映了一个人的全部信息，它是个人能力和个人价值体现的重要的依据；同时人事档案也可以反映某个历史阶段的重要依据，如通过人事档案，人们查证过许多“时期”老干部和知识分子的历史情况，澄清了有关事实，纠正了大批冤、假、错案；也充分反映出时期的特定历史情况。因此，每个人都要从根本上意识到人事档案的重要性，重视人事档案的利用价值。

2.2提高人事档案管理人员的职业素养人事档案工作有自己独立的工作对象，特定的工作内容，人事档案的工作材料都是以个人为对象形成的，以个人为单位组卷保存，并随时间的推移不断积累，以此来反映个人活动情况[1]。由于人事档案本身需要收集、整理的材料很多，数量很大，内容很复杂，工作起来也比较单调枯燥，因而人事档案管理人员要热爱档案管理工作，认真仔细，坚持原则，严格遵守相关管理制度和标准，确保人事档案的真实性、严肃性；人事档案管理人员要具备一定的文字表达能力、信息意识能力、综合分析能力，尽到保护、管理人事档案的义务，确保人事档案完整、真实、安全；人事档案管理人员要保守所管理人事档案内容的机密，养成良好的保密习惯；人事档案管理人员要不断学习档案管理方面的相关学科知识，发扬开拓进取的奋斗精神，积极探索人事档案管理工作的新标准、新方法，如文件整理标准，案卷装订标准等，并结合工作实际，大胆探索，探求最佳工作方法。同时，单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，培养既懂档案专业知识又懂计算机管理、熟知法律法规的综合型档案管理人员，这样才能真正管理好人事档案，才能进一步挖掘人事档案的作用与功能。

2.3强化人事档案内容改革人事档案的内容主要包括：履历材料，自传，鉴定、考核材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史审查材料，党团材料，奖励材料，违纪材料，工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料等等；为适应社会的发展，人事档案的内容必须进行新一轮的改革，应在原有的人事档案内容中加入反应工作能力的内容，如技术水平、工作态度和所获成绩；加入反应成就贡献的内容，如科研成果、、发明创造、培训学习、特殊贡献的内容。从而使用人单位更好地选拔人才、培养人才、使用人才，也让人事档案更好的利用于现代社会。

2.4加强人事档案管理信息化随着科学技术的发展，随着社会信息化及电子商务的出现，人事档案管理也由手工方式向信息化过渡，计算机在文字处理、辅助设计、数据处理、实时控制等方面都有成熟的技术，使人事档案的一切业务及管理工作都实现数字化、网络化。先进的人事档案管理信息系统几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作，节省了人力和时间，带来了方便，提高了工作效率，改变了过去在堆叠的档案室里，一份份分拣、整理、存储、提取纸质档案的手工操作，减少了纸质档案因为反复查阅、天气、存放时间等影响而发生破损，增强了人事档案的安全性，打破纸质档案的“唯一存在”。

首先，将原有的人事档案的电子化，利用人事档案管理软件将人事档案有关信息输入系统，通过电子手段建立个人信息体系，并以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，在此基础上，利用计算机系统进行人事档案的编目、分类、整理、归档、分析工作，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需要的人员基本情况及综合信息，发挥人事档案的利用价值。

其次，利用计算机管理系统，建立完善人事档案信息数据库，规范数据标准，制定统一的人事档案数据条目，比如人员编号、姓名、性别、民族、出生年月、身份证号、科室、岗位、职务、职称、参加工作时间、毕业时间、毕业学校、所学专业、学历、学位等等信息；同时人事档案信息数据库及时更新，建立动态信息收集网络机构，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息。并与相关的档案管理部门建立网络信息平台，实现人事档案信息共享。

3提高人事档案利用价值的意义

人事档案是考察、了解和合理使用人才的重要依据，在人事管理中的作用是不可替代的。健全、规范和真实的人事档案对人力资源建立与开发有着十分重要的作用。因此，要加强人事档案的管理力度，优化人事档案的管理模式，充分挖掘人事档案的利用价值，以促进人事管理健康、和谐的发展。

综上所述，新形势下人事档案管理工作需要提高人事档案利用价值，不断深化对档案工作重要意义的认识，转变以往思路，使它具有现实意义，人事档案管理的最终目的是指导我们更好地开展工作。

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关键词：私人档案；对比；启发

一、私人档案的定义和重要性

（一）我国的私人档案定义

私人档案，私人档案是指人们在私人活动中形成的档案，其形成主体主要为个人。私有档案，则是强调某些档案的所有权掌握在个人手中。仅从定义中可以看出，私人档案强调的是个人在活动中直接形成的；而私有档案不一定是个人在活动中直接形成的，也有可能是个人通过各种合法途径，比如说购买等获得的。因此，两者不同。

（二）外国对私人档案定义

“在法国，凡不由国家经费的挝缓透鋈诵纬傻牡蛋讣罢府官员在非公务活动中形成的档案，均为私人档案。”，《扎伊尔共和国档案法》“凡是个人、自然人或法人所占有的档案都是私人档案”在外国大多数国家，私人档案的概念却是较为笼统的把不属于公共范围的档案，均看做私人档案。

（三）私人档案的重要性

私人档案作为档案中的一个不容小觑的“成员”，随着社会的不断发展和整个社会人文素质的提高，它们已经成为了一个民族文化的重要组成部分。私人档案已经成为了一种“流行文化”。总之，私人档案作为国家文化财产的重要组成部分，其本身具有科学价值、历史价值和文化价值。因此，应该加强对私人档案的重视，加强对私人档案的保管和利用。

二、中外私人档案利用

（一）我国私人档案利用

1.家庭档案的利用

家庭档案，属于私人档案的一个分支。在我国的档案界中，在家庭档案的定义上，学者们各抒己见。但是笔者还是比较同意这个观点的。“家庭档案，大多是在家庭成员的私人活动或家庭职能活动中产生的，如购物发票、家庭外出旅游照片等，私人或家庭职能活动形成的档案构成了家庭档案的主体。”1从这个档案中，笔者认为，家庭档案的一切意义都是相对于家庭而言的。比如，家庭档案的形成者是家庭成员，形成“环境”是在家庭中（或者家庭一起外出的各种活动中），家庭档案的价值是针对于这个家庭的重要性而言的……

家庭档案，不仅可以体现一个大家族的世代变化，还可以反映社会世代的变迁；家庭档案，不仅记载着一个家庭中的各种“大事”，而且还能反映出社会风俗文化的各种变化。因此，给这些家庭档案举办各种展览，对这些家庭档案进行各种利用，可以提高人们在日常生活中的档案意识，也可以通过这些私人档案让人们对历史的变迁，经济的发展和生活水平的提高有更深切的体会。

2.名人档案的利用

名人档案，当人也是私人档案的一支。名人档案，也是名人全宗，是指社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。首先必要的条件：形成者必须是名人。

名人档案的利用时很多的。比如说，根据一些名人档案的记载，、的个人档案而出版的人物传记，这些人物传记对鼓舞下一代，激励下一代克服困难前进，永不放弃有着积极作用和不可替代的地位。这当然也是对名人档案的一种利用。

3.“学生成绩”档案

成绩对于高中生来说尤其的重要，因为面临着高考的大选。但是学生成绩是否公开，也是一个让人们热议的话题。某些学校有自己的网站，而这些网站上则会有“成绩查询”的系统（这个系统中会包含学生从入学开始后，参加的每次考试的历史记录），通过这些系统学生不仅可以知道自己的学习成绩情况，也可以知道其他学生的考试成绩，有些甚至可以查到某人考试以来的所有成绩记录。

（二）外国私人档案的利用

1.谱系档案的出现利用

美国档案馆里的谱系档案，一种私人档案利用的表现。寻根溯源，不仅仅是中国人的一种特点，而是全世界人们的一种共性。每个人都希望了解自己的祖先，每个人都希望知道自己是哪个“根”上的“枝”。而美国的这种谱系档案为美国公民的“寻根问祖”提供了一种便捷的途径。

谱系档案，也被称作族谱档案、家族档案，是以一姓一族为记录对象，反映一家之史的一种专门档案。它是各个时期的家族信息资料被不断充实、整理形成的。这些谱系档案，主要包括人口普查档案、军队档案、移民档案和土地档案。涉及的内容比较广泛，这使得利用者在查找家族档案资料时可以有更多的选择。这些无疑都是档案馆对私人档案的一种利用的表现形式，这种表现形式更加方便快捷，更加新颖独特，可以说是一种文化休闲的一种娱乐方式，就好像在打游戏时的“过关斩将”，充满着神秘。

2.名人档案利用

对于名人档案的含义，档案界的概念应该相差无几。曾经对社会或者世界产生过重要影响的人物，其私人档案也同样备受世人的关注。像最近，古巴首次开放的海明威的私人档案就引起了档案界，文学界等的重视。对于海明威档案的整理等情况，从一定程度上缓解了古巴和美国之间的紧张气氛。

三、启示

第一、明确私人档案的定义，建立明确的私人档案的鉴定标准。以便凭标准识别“真金”。只有明确的鉴定标准，才能防止珍贵档案的外流。

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1.关注特殊学生，开展针对教育

班主任从接到一个班开始，用专门的记录本，建立起特殊学生群体，包括每一名家庭经济困难学生、学业困难学生、人际交往困难学生，以及学习特别优秀的学生和有特殊专长的学生的个人档案。个人档案中的基本信息包括其家庭情况、父母联系方式，主要记录学生每学期的在校情况，如学习成绩、特长、性格、奖惩情况、所反映问题、最关注问题以及谈话记录等，准确、及时、全面地了解和掌握需要重点关注学生的思想动态和各方面需求，为进一步提高思想政治教育的针对性和实效性奠定基础。

2.完善谈话制度，加强沟通交流

班主任要对所带的每一名学生分别进行一次深入的谈话。在此基础上，根据所带年级学生的思想实际和学习、生活的实际以及每位学生不同的需求，适时再与所带的学生有重点地进行谈话。尤其要对每一名需要特殊关注的家庭经济困难学生、学业困难学生以及人际交往有困难的学生，每月定期谈话1至2次，及时沟通思想、交流感情、掌握动态、了解需求，以热诚的态度积极引导、帮助学生认识和处理他们在成长过程中遇到的各种问题和烦恼，培养良好的生活和学习习惯 ，促使学生朝健康有利的方向发展。

3.倾听学生意见，了解思想倾向

班主任要关心学生的生活，了解学生实际需求，掌握学生思想动态；班主任要根据所带年级学生特点，适时开展调查，了解学生中存在的突出问题或倾向性、普遍性问题，并做好调查后的数据处理和分析工作，不仅掌握全年级的学生思想动态，而且要具体到每个班级、每个学生的思想情况，针对班级和每一名学生的具体情况开展工作。

二、学生思想教育空间精细化

1.走入学生家庭，开展家访活动

班主任以亲自走访、电话家访、书信家访、网络家访等形式，深入对家庭经济困难学生、学业困难学生、单亲家庭学生和特长生、优等生、潜力生等学生的家庭开展家访，保证每个班主任每个学期都能以各种方式与学生家长至少进行一次有效的沟通。班主任针对家访情况撰写形成班主任家访报告，可适时召开班主任家访活动总结交流会。通过家访，使班主任充分了解学生个人和家庭的实际情况，增进家校情感沟通和信息沟通，拓展育人环境外延，提高班主任的思想政治素质和工作水平。

2.运用信息手段，开展思想教育

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[关键词]人事档案；档案管理；问题与对策

人事档案管理是为社会人力资源管理提供人事数据和信息支持的一种管理活动。对于人事档案的定义，国内外有着不同的表述，但就具体内容来说，大多是指各种机构、组织在人事活动中形成的，能够反映人员经历、德行、才能以及工作表现的，保存备查的文字、表格等形式的原始记录。随着我国经济体制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主择业已经成为了当今社会人力资源调配的一种常态，在新的形势下，人事档案的管理也面临着新的挑战，存在着一些新情况与新问题，应当予以重视。

1、人事档案管理的意义

真实、准确、完整的人事档案能够全面的反映一个人的经历、德行、能力、工作表现、工作业绩等，是用人单位选贤任能的重要参考工具。人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据，对一个人的就职、晋升、调职等起着举足轻重的作用。

随着我国人事制度改革的不断推进与深化，人们在就业选择上有了很高的自由度，人才的流动频率不断加快，过往人事档案对人才流动造成的制约作用呈现逐步弱化的趋势。在这种状态下，很多人对于人事档案的重要性产生了质疑，以至于一些人产生了错误的“档案无用论”的思想，不但使人事档案管理工作陷入被动，也使得个人的发展受到了影响。二十一世纪的竞争是人才的竞争，对于人才的管理是现代人力资源管理的核心，而人事档案是对人才进行管理的最基本的信息来源与依据，它真实地记述了档案人的个人经历、德行才能以及工作表现等信息，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此，加强人事档案管理工作，充分认识到人事档案及其管理工作的重要性，对于个人、单位以及社会整体发展来说，都具有重要的意义。

2、当前人事档案管理中存在的问题

2.1人事档案内容失真

人事档案内容的真实性可以说是其存在价值的根本，而就我国现有人事档案来说，其真实性却并不是很高，档案内容失真问题较为严重。具体表现为对档案材料中需要填写时间的地方表现随意，公历、阴历不分随意填写，重要事件日期如参加工作时间、入党、入团时间等填写不够准确，经常只填写大致时间且每次填写不一致；填写姓名时不填写曾用名也不加以说明；很多人事档案中的考核鉴定往往只有优点，只表现成绩，对于缺点与工作中的差错往往不加以说明。这些问题的存在致使人事档案不能如实反映档案人的真实情况，给人事档案的利用带来较大的影响。

2.2人事档案的材料不够完整

人事档案的一些基本材料的不完整，使得人事档案的利用价值大打折扣。如一些基本材料如履历表、年度考核表及学历、职称、工资等材料的不完整，对人事档案的利用价值来说是具有重要影响的。这种问题的产生究其原因，一方面是档案人对人事档案的认识不够全面，对于人事档案材料的完整性不够重视，填写时能省则省；另一方面是在单位或组织机构的人事部门在对人事档案材料进行归档时没有收集完整，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当人员调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

2.3人事档案利用率较低

对人事档案进行充分的利用是人事档案价值的具体体现，也是人事档案工作的主要目的。从我国人事工作的现状来看，对于人事档案的利用率比较低，利用范围狭窄是主要原因。按照我国传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要集中在了党政机关、国有企事业单位。随着我国经济体制的改革不断深入，非公有制经济发展迅速，这种人事档案利用范围的狭窄在很大程度上制约了人事档案价值的发挥，对社会经济以及人才的发展与流动都造成了一定程度的影响。

2.4人事档案管理不规范

对人事档案进行规范的管理，是确保其准确、完整、真实有效的重要保障。但在实际工作中，对于人事档案，很多时候并没有进行规范的管理，一些档案管理部门只知道照搬《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成适合自身特点的实话细则与制度规范，在管理过程中存在着随意性大、不严格等现象，造成了材料收集、归档工作被动不及时等问题；一些档案管理人员在人事档案的管理工作上流于形式，往往只是一个保管员或是接收者的角色，对于档案内容的齐全完整没有进行甄别鉴定，不规范的操作导致了很多人事档案管理上的混乱问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率。

2.5人事档案管理手段落后

目前，我国档案管理部门在人事档案管理手段上还比较落后，对于现代化的计算机技术、信息技术等的应用相对较低，计算机在管理中的应用还仅仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，科学与技术的优势在管理中并没有得到充分的发挥，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

3、应对策略

3.1提高档案管理人员的素质

人是一切活动的根本，人的素质往往是决定工作好坏的关键。对于人事档案管理工作来说，人员素质也决定着工作的好坏。因此，提高档案管理人员的素质，对于人事档案的管理来说是十分重要的内容。对于人员素质的提高，要体现出“以人为本”的原则，要体现人事档案管理工作的严肃性，人员应具备的素质包括了原则性、纪律性、保密性。此外，还需要人员具备高度的责任心，尽量避免工作中的失误与差错；要注重人员专业水平的提高，应掌握科学的管理方式与原则，从而提高工作效率及档案质量；要积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

3.2提高对人事档案管理工作的重视程度

在人事档案管理工作中出现的很多问题，都与管理者对人事档案工作的重视程度不够有很大关系。因此，应加强人事档案管理工作重要性的宣传与培训，提高对人事档案管理工作的重视程度。随着社会的发展与进步，人事档案管理机制的滞后使人事档案的管理工作陷入的被动的局面，很多的观念与思想发生了变化。面对形势的变化，转变观念与意识是十分有必要的，但对于根本性的原则问题，还是应加强宣传与重视。当前出现的“档案无用论”思想，对于人事档案管理工作也带来了负面的影响。加强人事档案管理人员的思想教育，提高对人事档案管理工作重要性的认识，提高对工作的重视程度，在当前环境下具有十分重要的作用。应根据形势的变化，合理引导，正确应对变化，才能确保人事档案管理工作的高效顺畅。

3.3创新档案管理模式

在人事档案管理模式上，要具备创新精神与意识。在这一点上，可以通过借鉴国外人事档案管理的经验，取他人之长，补自身之短，再结合我国当前人事档案管理中的现实问题来着手。档案工作者在实际工作也要善于思考，从不同角度，不同侧面针对工作中发现的问题来寻求解决之道。