银行档案管理范文

导语：如何才能写好一篇银行档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

一是进一步健全完善各项档案管理制度。

在认真学习《档案法》和《档案管理条例》的基础上，按照上级行要求，把建立和完善各项档案管理制度当作加强档案管理工作的重点，认真按照档案管理的有关规定和要求，结合分行特点，从档案人员的岗位职责，到档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用等各个方面都建立比较系统完善的制度。从收藏、借阅、利用，到保管接交，都统一实行严格的登记签字制度，有效杜绝丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，实现档案管理的规范化、程序化和制度化。

二是进一步提高档案管理服务水平。

在不断建立完善档案设施和管理制度的同时，集中精力抓好业务基础建设，通过强调、检查和督导落实，使全行每个单位的档案用房、安全设施、档案装具等管理设备不断完善。注重抓好文件的归档收集，特别是对积存文件中一些应归档而未归档的重要文件，进行了再收集，使档案内容不断得到丰富和充实。并将按照正规库房标准配备相应设施，以确保档案工作的正常开展，确保档案实体的安全。

三是进一步提高档案保密意识。

组织有关部门和人员认真学习各级保密工作会议上的讲话及文件，提高对新时期保密工作重要性的认识，组织干部职工认真学习有关泄密事件的情况通报，用铁的事实教育干部职工。进一步加强各行保密工作的投入，提高人防、技防的实际水平;加强计算机安全保密工作，密码定期更换;加强密级文件管理;建立行长负责制，实行保密事故一票否决制，确保全辖无泄密事故。

篇2

    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

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关键词：档案管理 创新因素

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。当前，在知识经济环境下，档案事业应加强创新、提升水平。笔者认为，应该从思想观念、理论知识、技术管理、管理制度、服务意识五个方面探索档案管理事业的创新因素。

一是档案管理的思想观念创新。当今时代，是一个创新的时代。档案工作要创新，就必须解放思想，转变观念，敢于创新。要善于用新的思维，研究新的情况，解决新的问题，积累新的经验，形成新的认识，指导新的实践。随着改革开放的深入，档案工作实现了几个重大转变，即由主要为政治服务，转变为既为政治服务，又为经济建设、教学科研、编史修志服务；由相对封闭，主要为党政机关服务转变为面向社会，全面开放；由被动接待利用转变为主动开发档案信息资源，调整工作思路，从根本上转变观念，形成与市场经济相适应的思想观念，把工作重点转移到为建设社会主义市场经济服务上来，为知识经济服务上来，以思想观念上的跨越求得工作上的突破。

二是档案管理的理论知识创新。随着形势的发展，特别是计算机、无纸档案、电子文件的出现，给整个档案学理论带来革命性变化。目前，我们应用计算机管理档案主要是用计算机建立档案数据库，生成目录、卷内目录、专题目录等，整个管理还是模拟手工操作，随着计算机检索功能的健全，案卷目录、全引目录，都将失去作用，甚至案卷号、目录号都有不存在的可能。电子文件的出现，也将给人们的工作和生活带来巨大的变化。电子文件不同于纸质文件，它具有依赖性、易更改性等多种特点。这些知识对于我们来说都比较陌生，要掌握和利用它，必须不断学习，不断创新，否则就无法跟上飞速发展的时代步伐。

三是档案管理的技术管理创新。加强技术创新，发展高科技，实现产业化，是坚定不移地实施党的十五大提出的科教兴国战略和可持续发展战略的重大举措，档案要实现跨越式的发展离不开科学技术，离不开科学的管理。技术创新就是要以手工管理为主、计算机为辅，转变为以计算机为主，手工管理为辅。管理创新就是对旧的的管理模式进行改革，将传统的人工管理进入计算机管理、网上管理和虚拟管理等模式。通过技术管理创新，实现档案信息电子化，电子档案信息化，以充分发挥计算机功能，大力开发档案信息资源，为提高社会效益和经济效益而服务。

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一、违反殡葬管理行政处罚非诉案件上升的原因

1、 火葬有关费用高于土葬罚款有关费用

近年来，四川省泸州市纳溪区法院先后到辖区内的合面、上马、打古等镇进行违反殡葬管理案件的执行，执行中收集了大量的群众意见，大多数同志对殡葬改革表示理解。但要求政府结合当地实际情况和农民的承受能力，制定适合农民选择的路子。纳溪法院从选择执行的三个乡镇来看，均是纳溪边远乡镇，距火葬地路程较远。以打古、合面为例，暂不考虑运一具尸体到最近的公路边的费用，单从尸体装车运至火葬场车费大约600元，进场火化费、购骨灰盒等费用，大约在1000－1500元。亲属、生前好友前往送行，按30人计算往返一次车费约600元，火化一具尸体所需费用3000元左右。而当地镇政府对违规土葬者罚款仅500元。群众说：“火葬我们经济承受不了，土葬又要罚款，比较下来，选择土葬罚款500元还合算点”！

2、 行政机关行政处罚力度加大

2002年以来，纳溪地区行政机关加大了对违反《四川省殡葬管理条例》事件的处罚力度，对以往未处罚的、当年新发生的，通过调查立案后都予以处罚。纳溪法院2002年度受理并审查非诉执行案件263件，其中殡葬处罚类案件75件。2003年截至5月底受理并审查非诉执行案382件，殡葬处罚类案件113件，与去年同期相比上升223％。同时，行政机关利用法律武器保护自己的合法权益意识增强，行政机关在处罚行政相对人以后，对行政相对人既不在法定期限内申请复议或向人民法院起诉的；对行政处罚决定生效后，又拒不履行行政处罚决定；以前行政机关倾向于上门做思想工作，感化被处罚人自觉履行义务，而现在对上门做工作无效的，则直接向人民法院申请非诉执行，未继续反复做工作，导致殡葬处罚类非诉执行案件数量上升。

3、陈规陋习束缚殡改步伐

破除土葬陈规陋习，节约每一寸土地，是造福子孙后代的大事。执行中发现，在纳溪区的大部份农村，群众按照几千年来的传统习俗，都习惯于土葬。有部分群众及少数干部受传统思想束缚，封建意识浓厚，观念陈旧，对殡葬的认识模糊，甚至有的认为火葬是不忠不孝之举，对《四川省殡葬管理条例》不理解。显而易见，思想问题是推行殡改中最大的拌脚石，导致案件数上升。

4、 群众自觉履行法律义务的意识不强

经调查，死者死后，家属在接受行政机关的行政处罚后，有50%的家属以经济困难为由拒绝交纳罚款，却有钱大办丧事、宴请宾客，请道士进行封建迷信活动。

5、混淆土地使用权

农村实行联产承包责任制后，部分农民对土地权属不明确，认为利用自己承包土地葬坟，并没有侵犯他人或集体的利益，混淆了土地使用权与土地所有权的关系，成为推行殡改的一障碍，导致案件数上升。

6、《殡葬管理条例》贯彻措施不到位

《殡葬管理条例》实施以来，政府部门利用报刊、电台、标语等方式进行宣传，注重形式、轻视具体措施的落实，强调处罚力度，忽视处罚结果，导致处罚决定形同虚设，未达到预期目的。

二、降低违反殡葬管理行政处罚非诉案件的对策

为维护和监督行政机关的行政行为，保障行政机关的权威，维护当事人的合法权益，特提出以下建议：

1、 建立行政配套保障机制，确保《条例》的实施

《殡葬管理条例》能否顺利实施，经济问题是一个事关群众切身利益的问题。广大人民群众在进行火葬与土葬所需费用进行比较后，得出结论，实行火葬费用更高。如果对超过部分费用由政府承担，对财力不足的政府亦甚感困难，要解决好这个问题，建议对费用进行分解：一是降低有关收费标准。二是设置专项补贴基金，聚集财力，主要途径是群众筹资和政府补贴，以此完善保障机制。三是有关部门禁止大办丧事，对违规者进行教育和处罚，净化殡葬环境。

2、 一步加大宣传力度

对群众不理解的或有误解的，分门别类进行深入宣传，让殡改政策家喻户晓，从思想上、源头上扫除殡改障碍。

3、执行政策、有关法规和实际情况相结合，做到严肃和灵活有机统一

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（一）现行《会计档案管理规定》滞后，会计档案管理制度不健全

首先，人民银行总行制定的《中国人民银行会计档案管理规定》制定时间较早，内容滞后，对档案的立卷、保管和借阅、移交等程序规定得比较原则和笼统，随着会计集中核算ACS系统和国库会计TCBS系统的运行上线，形成的会计资料种类和形式发生了改变，要求对会计档案的归档范围、保管和交接等进一步明确化和规范化，原《档案管理规定》已不能适应新形势的需要。其次，一些基层央行对资金的管理比较重视，对会计档案管理重视度不够，没有建立起一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等制度，会计档案管理制度不健全。

（二）会计档案管理意识淡薄、会计资料归档不完整、不及时

但在实际工作中，存在重业务管理、轻档案管理的倾向，会计档案管理工作作为财务工作的最后环节，并未引起业务部门的足够重视，会计资料归档不完整、不及时的现象时有发生。

（三）会计档案管理分散，存放场所不当

目前基层央行会计档案多实行分散管理，营业部门会计、国库会计、县支行营业会计日常核算凭证、账簿由地市中心支行事后监督中心集中保管，定期移交本行档案管理部门管理，市县两级的财务开支档案由会计管理部门自行保管，发行库会计档案由其自行保管。大多数基层央行并未建立起统一集中存放本单位所有档案的综合档案室，档案存放场所分散，存在较大的安全隐患。有的虽有专门的档案室，但安全意识不强，没有安装防盗门窗设施等，防火、防潮、防虫等设施不齐全。

（四）档案管理电子化、网络化程度不高，档案利用率低

随着现代信息技术的迅猛发展，计算机技术和网络技术在中央银行会计核算领域已经得到广泛应用，电子信息正逐渐取代传统意义上的纸质信息，会计档案电子化、网络化管理已是信息化时展的客观需要。但是基层央行档案管理基础设施建设相对滞后，有的支行虽然有计算机和网络，但是使用的计算机机型不一，规格不齐，没有建立起一套既能检索文件又能管理档案信息的专门的档案管理软件系统，档案的管理与利用远远适应不了档案电子化、网络化发展的需要，影响了基层央行档案的利用效率。

二、强化基层央行会计档案管理工作的建议

（一）依据总行《会计档案管理规定》制定细化

办法，完善会计档案管理制度1.现行的《中国人民银行会计档案管理规定》内容滞后，对于会计档案的归档、保管、交接等规定得比较笼统，指导性、原则性较强，可操作性差。基层央行要根据本行的实际情况，根据新系统产生的资料种类和范围，制定适应现时需要的、统一的、细化的实施办法。2.整合现有会计档案管理的相关规定，完善会计档案管理制度。明确规定会计档案的立卷、归档、借阅、保管、移交、销毁等程序，统一指导营业会计、国库会计、货币金银会计资料等的收集、整理和归档，同时严格执行安全和保密制度，使会计档案工作有章可循。

（二）提高会计档案管理意识，及时整理档案资料

各业务部门的领导和档案管理人员，应提高会计档案管理意识，充分重视档案管理工作。会计核算业务完成后，要及时装订，保证会计资料完整。相关人员应及时按时间和流水号对会计资料进行整理、组卷，认真细致地检查原始会计凭证是否齐全、完整，装订粘贴是否规范、牢固，凭证封面要素填写是否准确全面，并确保会计资料的真实性，同时会计档案要体现一定的美观性。对于整理完后的会计档案，按照《会计档案管理办法》的规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”，各会计部门应及时移交档案管理部门，并认真办理移交手续。

（三）实施会计档案集中管理，加强硬件设施建设

会计档案是记录和反映基层央行经济业务的重要史料和证据，对基层央行会计工作的开展、工作方法的改进及相关审计审核工作都有着重要的意义。基层央行应克服办公经费、用房紧张的困难，成立综合档案室，集中统一管理单位营业部门会计、发行会计、国库会计和基建会计、机关文书等档案资料，组织和提供对档案资料的调阅、开发和利用。建立会计档案保管的专用库房，尽量做到防盗设施齐全，配备空调、灭火器、温湿度计等，防止档案损毁、丢失及泄露。严格档案借阅手续，对于归还的档案，要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案散失、抽换或缺损，确保档案资料不丢失，不泄密。

（四）推进会计档案电子化建设，提高会计档案的利用效率

ACS系统充分利用自身集中存放数据资源的优势，与第二代支付系统、国库会计数据集中系统、货币发行信息管理系统、对账系统等多系统相连，将实现会计营业部门的账务数据和人民银行国库、发行等其他业务系统的总账数据全国范围的集中，实现了信息传输网络化和数据资源共享，人民银行可利用ACS系统票据影像管理功能，开发出能够使会计凭证影像扫描传递、会计档案微缩电子化管理、会计档案资料网络查询能够实现同步的软件。在目前尚未开发出这种软件的情况下，可考虑鼓励一些基层央行利用先进的影像识别技术，自行开发相关软件，与央行会计核算集中系统和国库会计集中数据系统对接，探索会计档案电子化、网络化管理的路径。

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1会计档案的收集与整理

會计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分，是记录和反映经济业务活动的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。

1.1会计凭证

包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过帐皮的原始凭证应折叠摆放；银行存款对账单、银行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。

1.2会计账簿

包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。

1.3会计报表

分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。

1.4其他会计核算资料

属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

2会计档案形成与保管

（1）会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

（2）当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

（3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限为25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。

（4）保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。

3做好会计档案管理的几点体会

3.1规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

3.2理顺会计档案管理体制

单位的会计档案，应严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

3.3规范会计档案保管

财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。

3.4加强岗位培训，提高业务素质

会计人员是会计档案整理第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

3.5规范工作程序，加大监管力度

进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

总之，加强会计档案管理，确保会计档案的安全与完整，是各单位的一项重要基础性工作。我们只要思想上重视、制度上完善、操作上规范，就一定能做好这项工作。

参考文献

[1]何燕宁.浅谈会计档案管理[J].经济与社会发展，2015（11）.

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第二条××银行会计档案，是指各级××银行在财务、会计业务活动中形成的，具有查考利用价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映××银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。

第三条××银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称××银行会计档案。

第四条各级××银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。

第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第六条保管期限

1．××银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。

2．因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。

3．各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

4．对已兑付的公债、国库券（含国库券收款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。

第七条会计档案的整理立卷

1．各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列

编号。

2．经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。

3．会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

4．案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。

5．会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第九条磁记录的会计档案，是××银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。

第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。

第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。

第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。

业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。

第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。

第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺

序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。

第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。

第十六条各级××银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。

第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。

第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。

第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部

门经手人应在拆封情况记录上签字。

第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民××银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。

第二十二条本办法自颁布之日起执行。以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求且便于保管的，可维持原状。

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关键词：财务集中管理；会计档案管理；探析

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01

随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。

3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书)、其他财务报告。

4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、档案管理职责

财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

三、会计档案整理及装订

1.会计凭证整理和装订

会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。

2.会计账簿整理和装订

(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。

3.会计报表整理和装订

(1)会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好。(2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。

4.其他档案整理和装订

(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。

四、会计档案保管

1.会计档案保管时间规定

计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。

2.会计档案保管要

(1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。(2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品。(4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

五、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。

3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

六、会计档案移交

当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。

总之，财务集中管理后通过对会计档案的规范管理，有利于夯实会计基础管理工作，适应新形势下对会计档案管理工作的要求。

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电子计算机技术全面在会计工作中的应用，使会计数据、处理及传输高度自动化、电子化、无纸化、实时化和动态化，会计档案以全新的面目出现。会计电算化对传统的会计档案及其管理方式产生的影响主要表现在以下几个方面：

一、会计档案的范围扩大

众所周知，传统的会计档案是指各会计主体在会计核算活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料。在传统的手式操作情况下，形成的会计档案均为纸质介质，主要包括会计凭证类（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告类（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告）、其他类（银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。

电算化会计档案具有以下一些显著特点：

（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

（2）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。

（3）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

二、对会计档案管理的要求加强

会计电算化后，随着档案内容和载体范围的扩大，对会计档案管理的要求也发生了相应的变化。

1、对书面会计档案的管理要求

实行电算化后，书面会计档案不仅包括计算机输出的会计资料，如账簿、报表、财务报告等，还包括会计软件所包含的资料。对计算机打印输出的各项会计资料应同传统方式下的手工资料一样，由有关人员签名、盖章后装订成册保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。书面会计档案保管的具体要求如下：⑴现金日记账和银行存款日记账要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的帐簿，可满页打印。⑵现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。⑶在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

2、对磁性介质或光盘档案的保管要求

实行电算化后，对磁性介质或光盘档案最重要的是在选用保存会计档案的存储介质时，要特别注意选用质量较好、可靠性较高的存储介质。另外建议用“AB备份法”进行数据的备份。

在档案管理方面，也应具有相应的安全保密措施。常用的安全保密措施有：一是用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测和用户权限设置等限制手段。二是实行操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志监督系统操作，留下审计线索。

3、会计电算化档案的防病毒

在磁介质或光盘保存档案的情况下，还有一个很重要的事项就是制定防范计算机病毒的措施。

三、会计处理方法的增强提高了会计档案数据的利用效果

传统会计采用手工方法进行数据处理，选择会计处理方法时既要考虑信息的决策有用性，还要考虑处理方法的简便可行性。实行电算化后，计算机成为数据处理的主体，无论多么复杂的处理方法，只要相关的设置正确，计算机都能在很短的时间内完成。

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关键词：人事档案管理；问题；对策

一、当前人事档案管理工作存在的问题

（一）社会对人事档案管理工作普遍不够重视

人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。很多档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。

（二）档案管理内容不能与时俱进

目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。

（三）档案材料不够规范

一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。

（四）档案材料失实现象严重

有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳，王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。

（五）档案管理的信息化程度不高

大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。

二、加强人事档案管理工作的对策

（一）加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作

单位领导要重档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作井掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。

同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新，收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。

（二）完善丰富档案内容，提升档案利用价值

在档案内容上，耍与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个^特色材料等，提升人事档案的社会服务功能

（三）统一档案材料要求，促进档案材料规范化

一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。

（四）加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力

一是加强宣传教育，严禁为了个人利益涂改、伪造档案材料；二是对于收集来的材料，尤其是学籍、职称、业绩等材料要仔细查验，发现问题立即清退；三是对造假严重者要严厉打击，依法对其进行曝光或处罚。

（五）提高信息化程度，逐步实现档案材料的资源共享

一要建立档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等共建、共享的人事档案信息平台；二要各级档案管理部门要加大资金、人员投入力度，开发或购买相应的计算机管理软件；三要对档案管理人员进行信息化培训，使其尽快掌握信息化管理本领。

参考文献：