多媒体档案管理范文

导语：如何才能写好一篇多媒体档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

1、是国家信息化和新时期组织工作的迫切需要。进入九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。江总书记关于“四个现代化，哪一化也离不开信息化”的重要指示，明确要求各地各部门要把信息化工作列入议事日程。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期党的组织工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。

二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。

2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题

1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。

2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。

要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。

3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。

4、要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容，与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

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1、是国家信息化和新时期组织工作的迫切需要。进入九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。江总书记关于“四个现代化，哪一化也离不开信息化”的重要指示，明确要求各地各部门要把信息化工作列入议事日程。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期党的组织工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。

二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。

2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题

1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。

2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。

要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。

3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。

4、要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容，与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

篇3

（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限

多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。

（二）使得档案实现无纸世界成为可能

利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。

（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量

多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。

（四）增加了档案信息的保密性

多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。

（五）提高档案信息管理能力

多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。

二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景

（一）多媒体档案虚拟现实系统

未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。

（二）多媒体保安监控系统

多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。

（三）多媒体档案信息检索系统

多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。

篇4

一、指导思想和主要目标

以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。

从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标：

（一）、纸质档案：

1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。

2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

（二）、电子档案：

在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。

1、系统结构

公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。

2、多媒体档案材料

将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。

3、多媒体档案材料保管和维护

以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。

4、多媒体档案材料使用

通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。

5、多媒体信息系统保密和安全

建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。

（三）基础建设版权所有

我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。

照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。

二、现阶段主要任务

2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。

2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。

2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。

三、实现措施

1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。

2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理

2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。

3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作

公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。

4、加强队伍建设，提高人事档案管理人员运用现代化手段管理档案的能力

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一、传统档案管理工作存在的不足

（一）工作效率低下

传统的档案管理是采取纯人工方式管理文件档案，先进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。档案编目流程多，整理时间长，影响了档案管理效率。

（二） 安全性差

多数基层企事业单位档案硬件设施建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，达不到整齐、规范、统一的档案管理要求。各类人员可以随意进入档案室查找和借阅档案，没有及时履行手续，时间一长档案资料就不知去向。这些都对档案的安全造成严重威胁。

（三）存贮要求高

传统档案中多数是纸质档案，纸张易受温度、湿度、强光、酸和氧化剂等环境影响，其中的植物纤维会产生氧化和水解反应，影响到纸张的强度和耐久性，纸张还会受到霉菌和害虫的侵害，因此档案库应做好防光防热防潮防虫害的措施。

（四）过期档案清理不及时

档案保管有效期限有长期、定期两种，传统档案管理中，由于盘点工作困难，工作人员对档案的储存时间信息掌握不准确，致使失效档案不能被及时发现和处理，给管理工作带来额外负担。

二、信息化概述

信息化是现代信息技术应用的过程。现代信息技术（Information Technology，简称IT），是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。IT系统由信息终端和数据中心两部分构成，前台信息终端提供了简便、易用的人机界面，后台数据中心则负责对前台信息终端提交的信息进行相应的处理，并将处理结果返回至前台信息终端显示出来。IT系统核心是数据中心，只有数据中心运转正常，信息终端才能为应用者提供各种服务。

近些年来，信息技术突飞猛进，主要表现在微电子技术和器件工艺、半导体超大规模集成电路的集成数量日新月异；存储介质的存储容量和质量大幅提高，光存储技术发展迅速；系统软件和应用软件的研制，服务用户的多媒体技术和完美的用户界面，以及计算机网络技术提出的新概念、解决的新手段等方面。

三、档案管理信息化的特点

档案管理信息化就是在档案管理工作中利用现代信息技术对档案信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选，为人们的使用提供方便的过程。其特点主要表现在以下两个方面：

（一）管理快捷

电子档案形成后，管理人员可随时对数据信息进行整理、更改。通过编制档案管理软件，可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等手段在档案库中检索出需要的档案信息，并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。相对于传统的人工管理，避免了翻阅大量的纸质档案，缩短了查阅时间，显著提高了工作效率。

（二）利用效率提高

电子文档都具有各自的属性，根据属性信息可设置数据库内不同的档案的开放权限，需要使用档案的用户只需借助计算机网络就能进行相关的查询。档案资料的纸质文本借阅转变为网上浏览模式，不受时间和距离的限制，实现了资源共享，极大地提高了档案资源的利用率，减少了人力、物力和时间的浪费。

四、现代技术在档案管理信息化过程中的应用

（一）档案信息化基本环节

采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。

归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。

查询应用。方便快捷的查询提取，让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。

（二）多媒体技术应用[1]

多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。

实现全文检索，提高了查询准确率。传统的数据检索是基于关键词的检索方式，纸质档案数字化转换后，采用文本形式存贮并建立档案全文信息数据库，查找方便、准确、全面。

利于对音像档案信息的检索。过去查找音像档案资料需借助辅助设备，截取信息十分烦琐。多媒体技术的应用，使用户在计算机上可以听、看音频、视频资料，进行基于内容的媒体信息检索，解决了长期困扰音像档案管理的难题。

利于对档案信息的编研和出版发行。利用多媒体技术进行一个专题的编研，短时间内就可以完成图文并茂的档案资料整理，而且可利用网络、光盘、移动硬盘、U盘等工具快速发行，工作效率显著提高。

提高了档案利用率。公众对档案信息的认知和需求与日俱增，多媒体技术实现了档案信息资源共享，用户不再受时间和空间限制就能很便捷地查询，极大地提高了档案的利用率。

目前，多媒体的运用改变了旧有的工作方式，使传统的档案信息管理手段发生了根本性变化。

（三）信息存贮技术应用

现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。

磁存储具有频带宽广，可以存储从直流到2兆赫以上的信号，信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。

缩微存储是采用缩微摄影机将档案文件资料缩小拍摄在胶片上予以保存。缩微存储具有信息存储量大、存储密度高，体积小、重量轻，价格便宜成本低，保存期长，忠实于原件不易出差错等优点。利用缩微技术储存信息，可以将非统一规格的原始文件规范化、标准化，便于计算机检索。

光盘是用激光束在光记录介质上写入与读出信息的高密度数据存储载体。光盘存储的主要特点一是记录密度高、容量大；二是应用范围广，光盘将声、图、文、像融为一体，是全新的多媒体交互式信息载体；三是存取速度快。在档案管理工作中，可以利用光盘技术建立多功能、多形式的数据库，并有利于促进联机检索的发展，可以建立分布式的原文提供系统，节省通信费用，具有较好的经济效益。

（四）条码技术应用

条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可少的前端采集技术，用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题，提高了档案室借阅和查库的质量和速度，减轻了劳动强度[2]。

（五）汉字识别技术应用

汉字识别技术（简称OCR）是通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用相关软件分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中。OCR实现了文字的自动输入，是一种省力、快捷、高效的文字输入方法，一方面提供了一种新的档案目录数据的录入方式；另一方面把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为文本数据管理技术提供丰富的数据源 [3]。

在档案管理中OCR技术主要有以下几种应用方式：首先，用户查询到所需要的纸质档案对相关内容进行扫描、识别，予以打印或直接提供文本拷贝。减少信息利用过程中的重复工作的同时方便用户，减轻档案人员负担，节省了建库所需的经费开支；其次，输入档案目录；最后，扫描、保存图像并提供利用，只针对指定的图像内容进行汉字识别。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人员维护汉字识别后生成的文本数据。四是建立文本数据库。为全文检索提供数据的同时，节省存储空间和成本。此外还有输入目录并保存图像、输入目录并建立文本数据库、保存图像并建立文本文件数据、输入目录、保存图像并建立文本数据库等应用[4]。

随着汉字识别技术水平的提高，可能还会产生新的应用方式，但无论使用哪一种方式，都必须综合考虑档案状况、人员配备、经费能力、办公自动化水平、档案现代化建设发展规划等多方面的因素，符合本单位档案管理工作的实际，切实提高档案信息资源开发利用能力。

五、基层部门档案信息化进程中面临的问题与对策

（一）面临的问题

工作基础较差。没有建立档案全文数据库，更缺少内部网络实现数据共享，只能单机操作，导致利用效率不高。

经费短缺。对纸质档案信息进行数据化处理过程中，扫描仪、存储设备和正版应用软件等必不可少，都需要充足的经费支持。

安全风险。随着科技的进步，网络黑客攻击日益猖獗，对档案信息数据的保护提出了更高的挑战。

管理人员素质有待提高。基层部门通常都是由办公室人员兼职负责管理档案工作。由于体制原因，基层部门人员编制少，多数岗位的工作人员由下属单位抽调，人员不稳定，再加上缺少对档案管理工作的热爱，导致档案管理人员业务知识贫乏，管理水平跟不上。

（二）对策

增加投入，加快硬件设施建设，及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等档案管理现代化所必需的办公设备。

制定规章制度，明确责任，保障网络及数据的安全运行。

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关键词：学生档案；档案管理；手段；内容；理念

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。[1]

1 学生档案管理的重要性

学生档案系统是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。在这个科学技术的不断提高，且讲究高效率的社会，人工管理档案的方式就显得效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，这已远远不能满足学校和学生的需求。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率。

对于高校学生档案来说，一般应包括中学阶段的学籍卡、中学毕业登记表、高考招生报名表、高考招生体检表等，以及大学阶段的学籍卡、成绩单、体检表、学年鉴定表、高校毕业生登记表、党团材料、奖惩材料等。当然，还可以有其他内容，如学生心理档案、学生活动的视频档案等各种形式与内容。

《高等学校档案管理办法》第二条指出：本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

由此可见，高校档案管理过程中所产生的档案不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件。在手工管理时代，对于此类多媒体档案文件的保管主要是通过磁带、照片、录像等形式进行，此类载体存在寿命低，操作复杂等缺点，因此，许多高校都会将此类档案信息束之高阁，长年都很少理会，造成了大量原始信息的缺损与遗失，更不用说对其进行合理、有效的利用了。

在计算机与网络技术飞速发展的今天，存储技术与检索手段的多样化，使得保存和利用各种多媒体信息变得简单、易行，从而实现了有效保存和充分利用，最大限度的发挥了档案信息的传承与查阅功能。

2 管理手段变革的必要性分析

随着社会的发展与技术的进步，传统的手工档案管理模式已完全不能适应，具体表现在如下几点：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息处于零散的状态，系统化程度较低，同时，由于手工操作较多的依赖于管理人员的细心与经验，因此，对于一些初期进行档案管理的管理人员来说，容易在档案整理、归档等过程中产生一定的差错，在发现差错的时候，如果要对这些差错进行修正也是相当困难的，需要在大量的原始信息中进行搜索，如果原始信息缺失，则修复基本是无法完成的。这势必造成了档案管理的低效率与可能存在一定的错误率。

2.2 易损、毁或遗失

由于纸质文本天生存在的缺陷，使得其对保存环境的要求较高，如对温度、温度的要求，空间大小的要求等，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，就极有可能造成档案原始材料的损、毁或遗失，造成无法挽回的损失。

2.3 查阅与使用不便

由于传统档案管理是基于人工管理，或者虽然实现了计算机管理，但只是基于单机管理模式。当用户需要对某一信息进行查询或使用时，就不得不必须到现场，通过档案管理人员从大量的信息中手工查阅，有时，只是一个小小的查阅要求，却可能需要动用大量的人力、物力，还不能保证查阅成功，效率极低。

为了克服以上缺陷，在计算机网络高度发展的当代，我们完全可以采用网络化的管理模式，变手工管理为计算机、网络管理，将各类档案信息采用统一的技术标准，通过统一的技术规范，进行数字化处理，使之能够适应计算机网络管理的需要，同时，也便于保存与查阅，实现网络查询，完全不必亲自到现场、不受时间和地点的限制，随时随地进行在授予的相应权限内进行查询。

3 管理内容的变化

传统管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各类表格、各种小结等，再辅以各种复印件，如各类证书的复印件等，还有就是一些磁带、磁盘、录像等原始资料。管理内容形式单一，并且管理内容很难全面，同时，对于其真实性的验证存在一定的困难，如获奖证书，由于原件必须交由学生本人保管，而复印件由于各种各样的原因，可能存在造假的行为，这就要求管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除各种虚假信息。而到了网络时代，所有的信息都进行数字化处理，由于数字存储技术的发展，多媒体信息已完全能够作为有效档案信息同步存储，而无需在查阅时从其他途径进行多媒体信息的查询。档案信息由纸质媒体为主向多媒体方向的发展，必将有力的促进档案信息管理内容的进一步丰富与完善，使得档案的内容更加能够全面的反映与展示学生在校期间的成长经历，这一方面，许多的电子档案都已经能够完美的实现，使得档案信息不光是学生成长过程的记录，也成为学生成长的一个有效的添加剂，使得学生在与他人的交流与评价中促进自身的不断反思，从而促进学生更加全面的发展。这一点在《条例》的第十五条中也反映出来了。

4 管理理念的变化

光有管理手段的变革，管理内容的变化，对于档案管理而言是远远不够的，档案管理是人的管理，这就要求我们的档案管理人员必须在管理理念上发生根本的变化。

传统思想中，档案信息是非常神秘的，档案只是作为一种记录手段，很难发挥其应有的教育功能，学生对自己档案中的内容知之甚少甚至是一无所知的，因此，档案对学生发展的促进作用也就发挥得极其有限。而在网络时代，我们完全可以让学生自已参与档案的管理，档案管理人员充当守门人的角色，这样，既减轻了管理人员的工作量，也有效的发挥了学生的参与积极性，使得他们在管理自己档案的过程中，不断的进行反思，不断的提高自己。档案管理人员在充当守门人的角色时，其实也有着非常高的要求，如对档案信息的真实性进行把关、建立档案的索引机制，这就要求我们的档案管理人员不光要精通档案管理的相关专业知识，还要熟悉计算机、网络技术等。

5 档案应用方式的变革

前面提到，传统的手工管理时代，档案应用率很低，特别是大学生的档案信息，基本都是无人问津的，这主要是由于手工管理本身的特征决定的，在手工管理时代，档案查阅时，用户需要直接接触有关的原始文件，而一旦原始文件被恶意篡改，那将是灾难性的，为了保证档案文件的原始性，许多的高校对档案信息的查阅都进行了极其严格的限制，使得不光学生等普通用户无法接触，有时课任老师甚至班主任都无法按需查询相关学生的有关档案信息，使得档案的教育功能无法发挥。

应用了计算机网络管理后，由于档案信息中存在的只是原始信息的数字化形式，而对于计算机数据，可以通过多种途径进行保护，从而确保了信息的完整性、原始性与真实性，同时，可以根据各类不同人群设置不同的查询权限，使得用户只能在自己规定的权限内查阅到相关档案信息，从而保护了档案信息的机密性。

6 学生档案获取方式的改进

运用计算机网络进行学生档案信息的管理，就需要对档案信息进行数字化处理，使得学生档案信息的获取方式发生了一定的变化，由纸质信息向各种媒体信息发展。对于纸质信息，可以通过扫描、拍照等形式进行数字化处理，在接收档案时，可以要求档案提供者直接提供电子版的信息，同时，将其与原始的纸质版信息进行一一比对，确保其真实性。为了防止电子信息被恶意篡改，可以通过诸如数字水印、数字加密等方式对各种多媒体信息进行数据加密。总之，需要通过各种技术手段确保电子档案信息的真实性。

当然，档案管理的内涵还是内容即信息的管理，充分使用现代信息技术进行学生档案的管理，只是为了最大限度的简化管理和使用的复杂度，其最终目的仍然是档案内容的管理，不能本末倒置。

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关键词：网络；信息时代；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）06－0106－02

计算机和网络技术的应用，为档案信息的利用提供了极大的方便，广大公众用户查阅自己所需的档案信息时，可通过网络终端实现，将成倍地提高档案利用率，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。当然，在此进程中也会遇到许多实际问题，会给档案管理带来许多新的变化。

1 网络环境下档案管理的变化

随着计算机网络技术的广泛应用，各个单位或部门的原有传统的纸质档案开始与电子档案并存。纸质档案内容原始真实，凭证性强，耐于保存，而新兴的电子档案，可与多媒体相结合，图文并茂，形象生动。而且，多媒体光盘存储将极大地缩小档案的存储空间，扩展存储能力，便于档案和档案信息的保存、管理及开发利用，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷。电子档案较传统纸质档案有较多优点，这一现代信息技术的应用，就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，要求档案管理人员必须在人才素质、管理方式和方法方面要有所创新，从更客观、更精确的角度去分析网络信息时代下的档案管理，才能适应科技发展的新要求。现代化档案管理技术，是传统档案技术与新的信息技术相结合，以新的信息技术为主导。

1.1 档案管理软件没有系境的平台选型，缺乏通用性

档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素更多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息网络化的进程。

1.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理网络化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。由于历史原因，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作网络化管理。

1.3 档案工作人员的素质有待提高

档案工作人员在档案信息资源管理中起着决定性因素；信息技术只是信息资源管理的工具，档案信息资源的完整性、信息资源的供给、信息的安全性与档案的原始凭证性仍需要档案工作人员的参与。实现档案信息网络化管理，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更是奇缺。

2 网络环境下档案管理工作措施分析

2.1 培养高素质的现代档案管理人才

加强教育培训工作，积极探索新的教育培训模式。应结合实际情况开设短、中、长期培训班，举办各种形式的档案信息开发教育讲座、研讨会。同时，教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求，在课程开设上，在保证档案专业主干课程的前提下。加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络技术和外语知识等教育，培养符合时代要求的高素质档案信息管理人才。

2.2 加强档案部门网上办公先进设备的配置

现阶段档案部门设备比较落后，现代化程度不高。因此，我们要加强宣传，争取领导、社会的支持，加大对档案事业的投入力度。再就是把档案事业推向市场，让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会效益和经济效益，总之要采取多种方式，来解决档案资金的不足问题，以便档案界配置先进的管理设备。

2.3 制订相应的法律规范

根据网络环境下档案管理的特点，制订相应的法律规范，从而在法律上明确档案馆对于社会档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，并合理规范及协调信息的超区域流通等问题。网络环境下档案服务的范围，必须根据国家规定，经过鉴定、划密等工作后，被确定为对社会开放的档案。根据档案工作的特殊性，网站中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。

2.4 建立网络环境下档案安全的制度屏障

在制度建设上，要健全档案管理制度，确保规范运作。一方面，要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度和要求；另一方面，细化档案人员工作职责，包括档案室职责、专职档案员职责、兼职档案员职责等，促使档案管理人员按责行事。在具体操作上，要严格记录，确保制度落实。在档案管理过程中，严格记录程序，将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况。

参考文献：

［1］李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探［J］.农业科技管理，2009（05）：41～43.

［2］孙淑扬，邱晓威.档案计算机管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，1999.12.

［3］赵霞.浅谈医院基建档案管理［J］.中华现代医院管理杂志，2008（4）：327～330.

［4］胡海连.现代网络环境下档案工作的四个变化［J］.科技档案，2006（4）：35.

［5］梁卫，罗亿.我国档案信息网络化面临的三个难点［J］.湖北档案，2007（5）：18.

Analysis of File Management in Network Information Age

Han Xiuhong

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关键词:计算机技术 电子档案管理

信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生，使信息的存储方式发生了深刻变革，由此建立和完善电子档案库就成为必然，就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

一、电子档案库的组成和特点

1. 组成:(1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统，是关系到电子档案库正常运行的关键。

2. 特点:(1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。传统档案信息媒休以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用，档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。(3)档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存贮以数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化，导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。没有计算机及一些必要的辅助设备机读档案就无法存取、管理、传递和开发利用。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。

二、信息时代电子档案管理应解决的问题

1. 抓好档案信息数据库建设

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种档案信息资源数据库。

2. 加强电子档案库的研究和建设

电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需要。

3. 促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用

随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD-ROM光盘以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点，很易于代替传统的档案载体。利用多媒体技术可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储和管理，并能很方便地进行有关图形、图像的存储、显示和打印，特别是能够将档案库中保存的档案资料进行储存与管理，以保护档案原件，并可对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件，利用多媒体计算机的编辑功能进行存储、修补和复原，以提高档案信息的管理能力。可以建立一个多媒体档案信息管理系统，把各种媒体有机地结合起来，改善档案信息的表示方法，使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观、友好，即使完全不懂计算机的用户，也能通过屏幕模拟按键进行操作。

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一、我国的城市建设档案管理及存在问题

在城市规划与建设的过程中形成的文字、图纸以及表格等具有保存价值的文件载体在被归档后统称为城市建设档案。随着经济的发展和社会的不断进步，我国的城市建设也在不断发生变化，城市建设档案也就变得越来越重要。我国城市建设档案直接受到国家相关法律法规的保护，重要的档案信息更是关系着国家的发展和建设，因此，对于负责城市建设档案资料收集、整理、保管以及收藏的相关工作人员而言，防止城市建设重要信息外泄，阻止非法人员滥用城市建设档案等也就成了其首要工作。

我国城市建设档案管理工作在近几年的发展中取得了不小的进步，但纵观其发展现状，我们仍然能够发现不少问题。主要的发展阻碍主要体现在以下几点中，第一是城建档案管理缺乏专业性的人才，尤其是在信息技术日渐发达的今天，我国城市建设档案管理引进了大量的多媒体以及网络信息技术，对于档案管理专业人才的培训却稍显薄弱，无法满足馆内的日常管理需求。第二是由于地域差异，各大城市档案管理工作发展并不平衡。国家对于城市建设规模大的档案馆投入过大，而对于中小型城市建设档案管理工作却没有引起重视。第三是较之国外城市建设档案管理水平而言，我国相关管理技术稍显落后，很多档案管理中的系统尚不完善，对于档案信息的著录和分类检索操作技术也尚未得到应有的推广。

二、论城市建设档案管理集成化发展

（一）档案的集成化管理

城市建设档案管理中所运用的集成化管理主要由信息技术与系统理论组成，将系统内部要素进行有机的组织并让其形成一个整体，从而将原系统的统摄作用扩大化，要做好城市建设档案管理集成化工作，首先就要建设一个有利于档案信息资源收集、整理以及进行业务等集成化的档案管理环境。城市建设档案管理的发展将直接影响到我国城市建设，作为信息服务平台的城建档案管理采用集成化管理是社会发展的必然结果，集成化管理包括了数据的远程访问、计算机技术与通讯网络，同时还包括了数据之间的共享与互换以及超链接信息技术等现代科技化手段。这种多样化的管理方式能够很好的将不同地域的城市建设档案信息进行分布存储，同时还能够为城建档案管理打造相关的网络连接，为其提供更为便捷的数据管理与数据传输。

（二）软硬件设施的配备

随着我国科学研究的不断深入，我国多媒体信息技术以及通讯技术也在逐步的向前发展，加上政府在网上工程的推进，如数码信息网站的开通等政策的提出，城市建设档案管理的发展无疑取得了良好的发展先机，在近几年，我国的各大城市建设档案管理在政府以及有关部门的督促下都统一购置了UCAMIS城建档案管理系统，该系统开启了城市城市建设档案管理的集成化发展，系统在实体档案库房与计算机虚拟数据库中建立了对应的指向链接，管理人员只需要通过指令即可查看档案管理情况，极大的提高了管理人员的工作效率。而随着相关摄像机、扫描仪、计算机一级打印机等多媒体设备的投入，我国城市建设档案管理更是由此建立档案馆内部局域网，使得城市建设档案管理能够更好服务于城市发展。

（三）馆藏档案的数字化准备

对于馆藏档案来说，其发展和进步直接关系到是、城市建设档案管理集成化发展。我国相关对于馆藏档案管理已经实现了数字化，如引进UCAM1S系统来对馆藏档案信息进行著录和检索，所录入的数据极高，馆内局域网基本实现了档案信息著录和数字化检索等城市建设档案信息数据的统计。到2008年时，我国城市建设档案馆还制定了关于馆藏资源频率分析的方案，即通过分析馆藏档案内的信息利用率来进行先后管理，对于利用率高的馆藏档案信息进行优先扫描处理并为其建立电子档案，在此基础上，再通过相关的档案信息管理系统对其进行双载体管理，为馆藏内部的城市建设档案管理提供进一步的信息存储、检索以及使用。

（四）管理人才的培养

随着社会经济的发展，市场对于人才要需求在不断加大的同时，对于人才选择的要求也在不断提高，尤其是在城市建设档案管理中，集成化发展下的城市建设档案管理则针对馆内工作人员提出了全新的技术要求，因为集成化管理中包括了计算机硬软件操作、数字影像技术以及数据库管理技术等各项高科技的管理技术，工作人员仅仅拥有单一的档案专业管理技术或计算机操作技术是无法完成档案管理工作的。因此，我们必须为城市建设档案馆组建一支全能化工作队伍，不仅要求人才具备良好的档案管理知识结构，还要极富创新与合作精神，同时馆内部门人员也要不断加强业务知识的培训，不断提高自身的管理能力，推动城市建设档案管理的集成化发展。

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近年来，随着社会信息化的发展，档案的数量和种类不断增加。档案管理工作存在以下问题：（1）在意识上缺乏对档案管理的重视。尽管做好档案管理对很多企业工作的开张有很大帮助，能够更多的吸纳人才，提高工作效率，但是落实到具体工作上往往没有那么容易，很多企业的很多工作人员并不重视这项工作，因为它不会在短时间内创造利润，所以档案的管理工作很容易得到工作人员的忽略，加上领导对这项工作也很少督促，对档案的管理工作重视度不够。（2）涉及档案管理工作的基础设施建设的十分不完善，随着社会的发展，档案的信息量逐渐增大，这些档案所需要的设施也要逐渐提高，现实情况是档案馆藏地的建设速度跟不上档案信息的发展速度，这样就出现了矛盾的情况，而且现有的档案馆藏地也出现了老化、设备落后等问题，基础设施缺乏和落后给档案管理工作带来了极大的不便。（3）负责档案管理工作的工作人员素质不高。通过上文所述，很多企业对档案管理工作的重视程度不够，对档案的管理工作负起责任来，加上企业又没有做好相关方面的培训和引导，也没有待遇方面的激励，他们缺乏认真努力工作的动力。（4）信息化水平太低。随着时代以及多媒体信息技术的发展，档案载体发生了日新月异的变化，逐渐由以前的纸质载体朝向电子、纸质共存的局面转化，一些企业在信息化方面的工作仍然不到位，没有引进必需的现代化的管理软件，检索的手段依然依靠的是手工，而且档案的利用率也每况愈下，这种现状严重阻碍了档案工作的创新与发展。（5）档案管理的制度不完善。现在的很多企业在档案的管理工作上缺乏相应的制度规范，由于档案管理工作的复杂性，加上企业领导和工作人员缺乏重视，所以不愿花费太多的时间和精力完善这方面的制度。这样就会造成档案的管理工作缺乏效率和相应的规范，时间长了管理上不去，还是会增加成本，所以早一点完善管理制度，并把制度长期贯彻下去，长期下去，最终还是节约成本的事。

二、档案管理工作的创新途径

（一）完善各项规章制度。实践证明，在很多企业内部，任何一项工作形成制度以后，工作效率就会有明显的提升，所以对档案的管理工作也要形成相应的制度。经过上文分析，目前很多企业的管理工作之所以出现混乱的局面，也和没有形成完善的制度密切相关。所以，很多企业的档案管理工作要根据具体的实际情况和社会的发展情况，健全和完善管理制度，并坚持将制度落实到具体工作中。

（二）领导和员工要提高对档案管理的重视程度。领导要充分认识到很多企业的档案管理工作从长远来看还是节约成本，创造经济效益的事情，想要引进人才，必须做好这项工作。领导对这项工作的重视程度提高了，再叮嘱员工做好具体的管理工作。对档案管理人员要做好相关专业知识的培训，根据他们的工作量和工作效率发薪金，并建立奖惩制度，工作优秀的给予奖励，工作问题多的给予适当的惩罚，这样就能增加员工工作的积极性。同时档案管理人员自身也要提高责任感，做好自己的本职工作，不断提升自己的工作水平和自身素质。

（三）提高信息化管理水平。信息化对现代社会的重要作用不言而喻，对于档案管理工作，一定要提高信息化管理水平，这样既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，现在社会信息化的高速发展对档案管理工作也提供了很多机会。实现档案信息资源的全面开发，档案管理的价值在于它所存储的信息资源，如果管理得好，信息资源就能得到合理有效的利用。

（四）提高管理人员素质。多媒体信息技术的不断发展和进步，让档案管理工作面临着更多的发展机遇和更大的挑战。作为一名优秀的档案管理人员，不仅要具备成熟的档案操作技能与知识量，而且要树立科学的信息管理的意识，对于网络信息技术与计算机技术要做到全方位的熟知。1．专业人才的培养要符合专业的要求，档案管理人才必须符合档案管理的要求。首先在人才的引进上，要注意吸收高素质高水平的专业人才，在这样的高基础之上，再对他们进行相关的培养，通过专业的培训和实践的锻炼，让他们渐渐成为档案管理方面的人才。2．员工要协助领导的管理工作，做好创新。包括：（1）意识创新。创新首先要从意识上开始，如果意识上都没有创新的动力，何谈实际行动中的创新，所以一定要注意意识创新，这是对档案管理工作者的首要要求，在此基础上将创新落实到实际行动中。（2）能力创新。电子文件的传递与产生等一般都以网络环境为基础，而信息技术的更新换代和发展的速度非常的快。信息存储能力以及生产速度的增强，让档案、文件工作面临着更多的压力，档案管理者不仅要具备熟练的运用多媒体计算机技术去管理、开发档案的能力，更重要的是要注重不断地夯实与增加现有的知识储备量，并且将其转化成相关的服务于开发能力，培养自己的新技术、新理论的开发能力。从而借助于求变的能力和态度去应对新挑战和新任务。

三、结语